Elementos que constituyen un sistema de contabilidad

Un sistema de información contable está compuesto por los siguientes elementos:

los métodos y procedimientos, el software de aplicación, las bases de datos, el hardware o equipos de
cómputo y lo más importante, el personal capacitado, los cuales interactúan entre sí de manera
coordinada para llevar un control de las actividades financieras y generar información resumiéndolas, en
forma, útil para la toma de decisiones.

1. Ciclo de vida de un sistema de información contable computarizado. (Métodos y procedimientos)

Se sintetizan en cuatro fases el ciclo de vida de un Sistema de Información Contable Computarizado, las
cuales se desarrollan a continuación:

1.1. Identificación de la Necesidad. La organización debe ser consciente de la necesidad de

actualización o cambio en su visión tecnológica, para posibilitar la mejora en sus procesos de negocio.
Demostrar como un Sistema de Información Contable Computarizado ofrece una nueva forma de
entender el negocio y, fundamentalmente, identificar debilidades a ser superadas con la nueva visión de
los procesos automatizados.

1.2. Selección del Sistema. Un Sistema de Información Contable Computarizado que no solo cubra los
procesos típicos del negocio, sino que vaya más allá, adicionando valor agregado a los procesos de
negocio. La selección de un Sistema de Información Contable Computarizado deberá seguir
procedimientos adecuados para la selección de un software, destacando la posibilidad o el potencial
para el moldeamiento de los procesos, mediante el levantamiento de información previo, permitiendo
validar la funcionalidad del software y confirmando el Sistema de Información Contable Computarizado
como soporte a la secuencia de procesos determinados.

1.3. Implementación del Sistema. Una vez seleccionado el producto (software), la fase de
implementación podrá comenzar. Una de las tareas críticas es la configuración de los parámetros del
sistema. La metodología de implementación es fundamental dentro del proceso, ya que de esta
dependerá gran parte del éxito y óptima utilización del nuevo sistema.

1.4. del nuevo sistema. Con la operación del sistema, un Sistema de Información Contable
Computarizado empieza a convertirse en un generador de conocimiento, del cual se podrá extraer,
fácilmente, valiosa información para la toma de decisiones.
2. Registro de operaciones contables. (el software de aplicación)

2.1. Estructura de un sistema contable. Un sistema de información contable sigue un modelo básico y
un sistema de información bien diseñado ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una
relación aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa, independientemente
del sistema contable que utilice, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando la relación con las
actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo, el proceso
contable involucra la comunicación entre quienes estén interesados en la interpretación de la
información contable, para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

a. Registro de la actividad financiera

b. Clasificación de la información

c. Resumen de la información

Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyendo los medios que se
utilizan para crear la información contable.

3. Acceso a la información contable. (las bases de datos)

3.1. Utilización de la información contable. La contabilidad va más allá del proceso de creación de
registros e informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e
interpretación. Un gerente comercial u otra persona que esté en posición de tomar decisiones y que
carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciará hasta qué punto la información
contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas.

3.2. Objetivos de la información contable. La información contable debe servir fundamentalmente

para: Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga
de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el
resultado obtenido en el período.

Predecir flujos de efectivo.

Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.

Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.

Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.

Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.

Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.

Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.

Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica representa para la
comunidad.

3.3. Cualidades de la información contable. Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la
información contable debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que, además, la
información sea comparable.

La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender.

La información es útil cuando es pertinente y confiable.

La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor de predicción y es

oportuna.

La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida que represente fielmente los
hechos económicos.

3.4. Importancia de la contabilidad en función de los usuarios de la información. La contabilidad es de

gran importancia, porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus
negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su
patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener
información de carácter legal.

4. Seguridad del sistema de información contable. (el hardware o equipos de cómputo)

4.1. Introducción. La seguridad informática busca la protección contra los riesgos ligados a la
informática. Los riesgos son en función de varios elementos:

Las amenazas que pesan sobre los activos (datos) a proteger.

Las vulnerabilidades de estos activos.

Su sensibilidad, la cual es la conjunción de diferentes factores:

La confidencialidad

La integridad

La disponibilidad o accesibilidad

Revisión anticipada de la información

4.2. Análisis de Riesgos. El activo más importante que se posee es la información y, por lo tanto, deben
existir técnicas que la aseguren, más allá de la seguridad física, establecer previsión sobre los equipos en
los cuales se almacena.
Los objetivos para conseguirlo son:

a) Restringir el acceso (de personas de la organización y de las que no lo son) a los programas y archivos.

b) Asegurar que los operadores puedan trabajar, pero que no puedan modificar los programas ni los
archivos que no correspondan (sin una supervisión minuciosa).

c) Asegurar que se utilicen los datos, archivos y programas correctos por el procedimiento elegido.

d) Asegurar que la información transmitida sea la misma que recibe el destinatario al cual se ha enviado,
y que no le llegue a otro.

e) Asegurar que existan sistemas y pasos de emergencia alternativos de transmisión, entre diferentes
puntos.

f) Organizar a cada uno de los empleados por jerarquía informática, con claves distintas y permisos bien
establecidos, en todos y cada uno de los sistemas o software empleados.

4.3. Puesta en marcha de una política de seguridad. Generalmente se ocupa exclusivamente de

asegurar los derechos de acceso a los datos y recursos, con las herramientas de control y mecanismos
de identificación. Estos mecanismos permiten saber que los operadores tienen solo los permisos que se
les dio. La seguridad informática debe ser estudiada para que no impida el trabajo de los operadores en
lo que les es necesario y que puedan utilizar el sistema informático con toda confianza. Por eso en lo
referente a elaborar una política de seguridad, conviene:

Elaborar reglas y procedimientos para cada servicio de la organización.

Definir las acciones a emprender y elegir las personas a contactar, en caso de detectar una posible
intrusión.

Sensibilizar a los operadores con los problemas ligados con la seguridad de los sistemas informáticos.

4.4. Las Amenazas. Una vez que la programación y el funcionamiento de un dispositivo de

almacenamiento (o transmisión) de la información se consideran seguras, todavía deben ser tenidos en
cuenta los circunstancias “no informáticas” que pueden afectar a los datos, las cuales son a menudo
imprevisibles o inevitables, de modo que la única protección posible es la redundancia (en el caso de los
datos) y la descentralización -por ejemplo mediante estructura de redes- (en el caso de las
comunicaciones).

Estos fenómenos pueden ser causados por:

Un operador:

Unos programas maliciosos:

Virus informático o Gusano informático o Troyano o Bomba lógica o Programa espia o Spyware

Un intruso:
Cracker o Defacer

Script kiddie o Script boy o Viruxer

Un siniestro (robo, incendio, por agua): una mala manipulación o una mala intención derivan en la
pérdida del material y/o de los archivos.

El personal interno de sistemas. Las pugnas de poder que llevan a disociaciones entre los sectores y
soluciones irrisorias incompatibles para seguridad informática y/o desarrollo y/o tecnología y/o
producción y/o arquitectura. En definitiva, nosotros mismos.

4.5. Copias de seguridad. No es ninguna novedad el valor que tiene la información y los datos para
nuestros negocios. Lo que resulta increíble de esto es la falta de precauciones que solemos tener al
confiar el núcleo de nuestros negocios al sistema de almacenamiento de lo que, en la mayoría de los
casos, resulta ser una computadora pobremente armada, tanto del punto de vista de hardware como de
software.

Es importante por esta razón, respaldar la información valiosa. Imaginémonos ahora lo que pasaría si
esto le sucediera a una empresa, las pérdidas económicas podría ser cuantiosas. Los negocios de todos
los tipos y tamanos confían en la información computarizada para facilitar su operación. La pérdida de
información provoca un dano de fondo:

Pérdida de oportunidades de negocio.

Clientes decepcionados.

Reputación pérdida.

Etc.

5. Información del proceso contable. (el personal capacitado)

El objetivo de la contabilidad, como sistema de información que es, se resume en transformar una serie
de datos, recogidos en las empresas, en información. El programa de contabilidad por el ordenador está
diseñado de forma que, a partir de los datos que introduce el contable, los procesa y analiza, elaborando
unos resultados o información final necesaria en la empresa.

5.1. Identificación recogida y entrada de datos. Un programa de contabilidad requiere de una serie de
datos mínimos, que deben ser introducidos previamente por el contable para poder obtener resultados.

Estos datos mínimos se enumeran a continuación:

a. Datos identificativos de la empresa

- Los programas de gestión contable solicitan, al comenzar su funcionamiento, una serie de datos
característicos de la empresa, como son su nombre, una clave secreta de acceso, etc.
- Esto es especialmente importante para los grupos de empresas, ya que habrá programas que
permitirán llevar la contabilidad de más de una empresa, obteniendo así estados consolidados.

- La clasificación entre corto y largo plazo se realizará teniendo en cuenta el plazo previsto para el
vencimiento, enajenación o cancelación. Se considerará largo plazo, cuando sea superior a un ano
contado a partir de la fecha de cierre del ejercicio.

b. Plan de cuentas adecuado a las características de la empresa

- El profesional contable debe adaptar el plan general de cuentas a la propia empresa, añadiendo o
modificando las cuentas que son específicas para el funcionamiento de su empresa.

- Al crearse un plan de cuentas específico para una empresa, se puede definir sus características y cómo
deben ser tratadas por el programa.

c. La entrada de datos o asientos

- Los datos a introducir, por el profesional contable en el programa, aparecen normalmente recogidos
en los documentos de uso habitual por la empresa: facturas, boletas de venta, recibos por honorarios,
váuchers de depósito, cuentas bancarias, recibos, etc.

- De estos documentos, el profesional contable debe ser capaz de extraer los datos más significativos,
los cuales registrará en el soporte contable elegido.

características principales para la entrada de datos:

- Ano y mes del asiento.

- Capacidad de reorganización.
- Rapidez y facilidad en el acceso a la información de las cuentas.
- Avisar de las cuentas no existentes.
- Asegurar la exactitud y corrección del asiento.
- Integridad del sistema contable.
- Permitir eliminar asientos ya introducidos.
- Identificación por códigos de los documentos.
- Permitir la gestión del impuestos.

5.2. El resultado o información final. Una vez que el profesional contable ha introducido los datos y el
ordenador ha procesado la información, este puede ofrecer la información que se le pida. La
información de los libros principales y auxiliares como diario, mayor, balance de comprobación o de
sumas y saldos y los estados financieros básicos como estado de ganancias y pérdidas y balance general.