PROCEDIMIENTO Código F

CONTROL DE VENCIMIENTOS, AVERIAS Y DEVOLUCIÓN Versión 1

DE MEDICAMENTOS Y/O DISPOSITIVO MÉDICO A
BODEGA. Fecha 25-02-2021

1. OBJETIVO.

Asegurar el control de vencimientos y averías de los medicamentos y/o dispositivos

médicos que deben ser devueltos a la bodega y desarrollar las actividades que aseguren su
correcto manejo.

2. ALCANCE.

Este procedimiento aplica para todos los puntos de dispensación, cuando realizan control
de vencimientos, averías y devolución de medicamentos y/o dispositivos médicos a la
bodega por los siguientes motivos:
 Errores en el despacho a los puntos de dispensación, por parte de la bodega.
 Cuando se presenta baja rotación de los medicamentos y/o dispositivos médicos.
 Cuando los medicamentos y/o dispositivos médicos son devueltos por próximo
vencimiento de acuerdo a las políticas establecidas por la empresa.
 Cuando los medicamentos y/o dispositivos médicos no cumplen con los requerimientos
técnicos de documentación (Invima, lote, etc.) y/o características organolépticas de los
productos previa disposición del proceso de recepción técnica.

3. RESPONSABLES.

 Regente de Farmacia.
 Auxiliares de Farmacia.

4. DEFINICIONES.

 FECHA DE EXPIRACIÓN / VENCIMIENTO / CADUCIDAD: Es el límite de tiempo hasta

que se garantiza que el producto mantiene las características de calidad (físicas,
químicas, microbiológicas, terapéuticas y toxicológicas).

 AVERÍAS: Cualquier inconformidad de la unidad de producto con respecto a sus

especificaciones (Avería por transporte, de producto terminado, entre otros).

 PRODUCTO NO CONFORME: Producto que no cumple uno o varios requisitos técnicos

y/o administrativos para ser almacenado y/o distribuido. Se considera producto no
conforme aquellos medicamentos y/o dispositivos médicos con fecha de vencimiento
menor de 2 meses.

 RESOLUCIÓN 1478 DE 2006: Por la cual se expiden normas para el control, seguimiento
y vigilancia de la importación, exportación, procesamiento, síntesis, fabricación,

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distribución, dispensación, compra, venta, destrucción y uso de sustancias sometidas a

fiscalización, medicamentos o cualquier otro producto que las contengan y sobre
aquellas que son monopolio del Estado.

5. GENERALIRALIDADES.

5.1. El tratamiento o Desecho de los productos farmacéuticos vencidos de control especial

del fondo de estupefacientes deben separarse e identificarse en una bolsa de color rojo
hasta que el ente regulador en salud los recoja o se lleven físicos al ente regulador con
previo diligenciamiento del Anexo 6 de la Resolución 1478 de 2006.

5.2. Los costos que se generen por la mala gestión de este procedimiento serán asumidos por
los responsables de la ejecución del mismo y se cobrará el valor del medicamento y/o
dispositivo médico.

5.3. Para el envío de medicamentos de control especial a la bodega, estos deben tener
adjunto el documento de salida (Remisión) y oficio de autorización por el ente regulador.

5.4. Por política de la empresa, los puntos de dispensación NO reciben devoluciones de

medicamentos y dispositivos médicos directamente de los usuarios. El servicio
farmaceutico. dispondrá de una red de recipientes en alguno de sus puntos para el
tratamiento de los medicamentos pos consumo, en los cuales el usuario dispondrá
directamente de los medicamentos a devolver en éste recipiente para su transporte y
disposición final realizado por un operador de residuos hospitalarios y similares

5.5. Las devoluciones de medicamentos se someterán al siguiente procedimiento: Área

especial. Deben guardarse aparte del área de productos disponibles para la dispensación
y se debe prevenir su redistribución hasta que se decida que están disponibles. Esta área
es considerada como Área de Producto NO Conforme.

5.6. Área de producto no conforme se encuentra debidamente demarcada y señalizada. Esta

área se divide en las siguientes sub-áreas:

a) Devolución: en esta sub-área se ubican los medicamentos de baja rotación, sobre-stock

o próximo a vencer, debe gestionarse su devolución con la bodega. También se incluyen
los productos no conformes de calidad cuya disposición se deben devolver al proveedor
a través de la bodega.
b) Averías: en esta sub-área se ubican todos los medicamentos que no cumplen algún
requisito de calidad técnica y cuya disposición sea desechar. También incluye las averías
y los mutilados.
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5.7. Siempre que se realice una devolución de medicamentos y/o dispositivos médicos a la
bodega, se deben enviar junto con la respectiva remisión de salida o el formato control
de devolución de medicamentos y/o dispositivos médicos , solo en caso de no contar
con internet o energía eléctrica en el punto de dispensación; quedando la copia en
medio magnético o física en el punto de dispensación, custodiada por el Regente de
Farmacia como evidencia de la respectiva devolución.

6. DESARROLLO

6.1 Control de vencimientos.

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
6.1.1 Identificar los Identificar en el proceso de recepción, los productos con fecha de
productos con próximo vencimiento menor o igual a 6 meses e identificarlos con sticker de
vencimiento. color rojo.

6.1.2 Revisar estanterías. Revisar los primeros 5 días de cada mes, las estanterías detalladamente
y actualizar el formato de control de vencimientos para gestionar la
rotación de los mismos, a través de los clientes (internos o externos) o
con el proveedor teniendo en cuenta la política de devolución de los
mismos.

6.1.3 Realizar y enviar Diligenciar formato de control de fechas de vencimiento de

informe de control de control medicamentos y/o dispositivos médicos, con los productos con fecha
de fechas de vencimientos. de vencimiento menor o igual a 6 meses.

Enviar informe

6.2 Devolución por inconsistencia en la inspección técnica y administrativa.

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
6.2.1 Verificar condiciones Las causales para devolución a la bodega por inconsistencias en la
técnicas y administrativas. inspección técnica y administrativa, son:
 Cuando los medicamentos y/o dispositivos médicos despachados
no fueron solicitados, generando un sobrante, siempre y cuando
la bodega autorice la devolución.
 Cuando los medicamentos y/o dispositivos médicos no cumplan
con las condiciones de calidad requerida para su almacenamiento
y dispensación.

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
 Cuando los medicamentos y/o dispositivos enviados por la bodega
no corresponden con los solicitados, siempre y cuando la bodega
autorice la devolución.
 Cuando los medicamentos y/o dispositivos enviados por la bodega
no cumplan con las políticas de vencimiento, siempre y cuando la
bodega autorice la devolución.
6.2.2 Registro de Registrar la novedad en el formato Acta de recepción manual o acta
novedad. recepción electrónica.

6.2.3 Reportar novedad a Comunicar inmediatamente a la bodega a través del ítem observaciones
devolver. de novedades de inventario en el sistema y/o en caso de que el sistema
SIGESPRO no funcione, comunicarlo por correo electrónico ó teléfono.

Adjuntar el reporte a la respectiva acta de recepción.

Nota: Una vez comunicado a la bodega, el producto averiado

identificado en el momento de la recepción; debe ser enviado toda la
caja o presentación completa del producto para que el proveedor
pueda reconocerlo y hacer el cambio.

6.2.4 Descargar Solicitar autorización y realización del traslado de devolución al correo

medicamentos y/o , con el motivo de la devolución, lafecha de vencimiento y Nº de lote
dispositivos médicos del del medicamento y/o dispositivo médico.
inventario.
Imprimir el soporte del traslado y revisar que todo lo que se va a
devolver se encuentre relacionado en la hoja de traslado, quien realice
esta revisión deberá firmar la hoja de traslados. Si no cumple este
criterio no se recibirá, se regresará al punto de dispensación
correspondiente, donde asumirán el valor del flete.

6.2.5 Almacenar el Separar producto en la zona especial, de acuerdo a lo establecido en el

producto a devolver. numeral 5.5 y 5.6 del presente documento, e identifica el producto con
un sticker de color rojo o bolsa de color rojo para evitar su uso.

6.2.6 Enviar los Enviar a la bodega para realizar la gestión con proveedores o su
medicamentos y/o tratamiento, únicamente del 10 al 15 de cada mes.
dispositivos médicos a la Excepciones:
bodega.  Medicamentos de cadena de frio: Tener en cuenta que estos
medicamentos solo se podrán enviar a la bodega entre el lunes y
miércoles de la semana en curso sin tener en cuenta la fecha
anteriormente descrita.

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
 Medicamentos y/o dispositivos médicos que se requieran de
manera inmediata en la bodega o en otros puntos de dispensación
(estas causas serán notificadas desde la bodega al punto de
dispensación).
 Devolución por mala calidad o producto no conforme el cual debe
estar previamente informada para proceder a dar la autorización
a la devolución a la bodega.

En los tres casos, igualmente se debe relacionar la hoja de traslado con

la fecha de vencimiento y Nº de lote y las cantidades en físico enviadas
de los productos farmacéuticos.

6.3 Devolución de medicamentos y/o dispositivos médicos próximos a vencer y por

inconsistencias evidenciadas por fuera de la inspección técnica.

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
6.3.1 Identificar causas de Identificar la causa de la devolución (próximo vencimiento, baja
devolución. rotación, sobre-stock, avería) y verificar que ésta corresponda al estado
de los medicamentos y/o dispositivos médicos.

6.3.2 Verificar políticas de Aplicar Política de Devolución de Puntos de Dispensación - Ver Anexo 1.
devolución.

6.3.3 Descargar Solicitar autorización y realización del traslado de devolución al correo

medicamentos y/o [email protected], con el motivo de la devolución, la fecha de
dispositivos médicos del vencimiento y Nº de lote del medicamento y/o dispositivo médico.
inventario.
Imprimir el soporte del traslado y revisar que todo lo que se va a
devolver se encuentre relacionado en la hoja de traslado, quien realice
esta revisión deberá firmar la hoja de traslados. Si no cumple este
criterio no se recibirá, se regresará al punto de dispensación
correspondiente, donde asumirán el valor del flete.

6.3.4 Almacenar el Separar producto en la zona especial, de acuerdo a lo establecido en el

producto a devolver. numeral 5.5 y 5.6 del presente documento, e identifica el producto con
un sticker de color rojo o bolsa de color rojo para evitar su uso.

6.3.5 Enviar los Enviar a la bodega para realizar la gestión con proveedores o su
medicamentos y/o tratamiento, únicamente del 10 al 15 de cada mes.
Excepciones:
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
dispositivos médicos a la  Medicamentos de cadena de frio: Tener en cuenta que estos
bodega. medicamentos solo se podrán enviar a la bodega entre el lunes
y miércoles de la semana en curso sin tener en cuenta la fecha
anteriormente descrita.
 Medicamentos y/o dispositivos médicos que se requieran de
manera inmediata en la bodega o en otros puntos de
dispensación (estas causas serán notificadas desde la bodega al
punto de dispensación).
 Devolución por mala calidad o producto no conforme el cual
debe estar previamente informado en, para proceder a dar la
autorización a ladevolución a la bodega.

En los tres casos, igualmente se debe relacionar la hoja de traslado con

la fecha de vencimiento y Nº de lote y las cantidades en físico enviadas
de los productos farmacéuticos.

7. REGISTROS

 Formato control de fechas de vencimientos de medicamentos y dispositivos

médicos.
 Formato de control de averías de medicamentos y dispositivos médicos (si aplica).
 Formato de control de devolución de medicamentos y dispositivos médicos.
 Remisión o traslados de salidas y/o entradas del sistema
8. ANEXOS

Anexo 1 Política de Devolución de Puntos de Dispensación.

ANEXO 1.
POLÍTICAS DE DEVOLUCIÓN DE PUNTOS DE DISPENSACIÓN.

1. No se aceptan devoluciones por productos vencidos, sólo se aceptan devoluciones para

medicamentos genéricos con 1 mes antes del vencimiento y medicamentes comerciales
con 2 meses de anterioridad a la fecha de vencimiento y/o según las políticas de devolución
de los proveedores.
2. No se aceptan productos con sellos rotos, productos incompletos, blister mutilados sin la
fecha de vencimiento, envases en mal estado, etiquetas destruidas y/o deterioradas por el
mal almacenamiento.

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3. Todas las devoluciones generadas por los puntos de dispensación deben estar soportado
por el documento de salida del sistema y adicionalmente nota aclaratoria de dicha causal,
la fecha de vencimiento y el N° de lote, con firma del responsable de la operación, dejando
copia en cada establecimiento farmacéutico.
4. La remisión o traslado de salida de los puntos de dispensación hacia la bodega.
5. No se aceptan reclamos de recepción efectuados después de 72 horas hábiles de la fecha
de llegada del pedido.
6. Los medicamentos y/o dispositivos médicos que envían a la bodega que no cumplan con
las anteriores políticas se registra como una No conformidad y se implanta la sanción
disciplinaria que aplique.
7. Sólo se pueden recibir productos farmacéuticos con fecha de vencimiento menor de 2
meses, en aquellos puntos de dispensación que garantizan su rotación y el producto este
acompañado del Sticker rojo que lo identifique como producto próximo a vencer.
8. Es responsabilidad del Regente de Farmacia, el cumplimiento de las políticas anteriormente
descritas.

9. REVISIONES DEL DOCUMENTO

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA ACTIVIDAD
2 12-11-2019 Se realizaron ajustes a la estructura documental.
Se agregó el ítem 5 “Generalidades”, Se ajustaron detalladamente las
actividades que se deben tener en cuenta para el control de vencimientos,
3 10-02-2020 averías y devolución.
Se agregó el anexo 1, donde se establece políticas de devolución de puntos
de dispensación.

10. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

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