Puerto Cabello, Enero 2023

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

VICEMINISTERIO DE EDUCACION PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA
DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL BOLIVARIANA
U.N.E.F.A.
COORDINACIÓN DE POSTGRADO
SISTEMA DE GESTIÓN LOGÍSTICO DOCUMENTAL, BASADO EN LA NORMA

ISO 15489-2001 PARA LA OPTIMIZACIÓN EN EL AREA DE PROYECTOS DE
LA EMPRESA DIQUES Y ASTILLEROS NACIONALES, C.A. (DIANCA)
Autora: Ing. Belkis Carrera

Tutora: Dra. Migdalia Quevedo
Puerto Cabello, Enero 2023

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
VICEMINISTERIO DE EDUCACION LA DEFENSA
U.N.E.F.A.
COORDINACION DE POSTGRADO

“Trabajo presentado como requisito parcial para optar al título de Magister Scientiarum en
Gerencia Logística”
Autora: Ing. Belkis Carrera

Puerto Cabello, Enero de 2023
iii
U.N.E.F.A.
APROBACIÓN DEL PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
POR EL TUTOR
En mi condición de Tutor del trabajo de investigación en donde se enmarca el Estudio titulado

Sistema de Gestión Logístico Documental, basado en la Norma ISO 15489-2001 para la
optimización en el Área de Proyectos de la empresa Diques y Astilleros Nacionales, C.A.
(DIANCA)., presentado por la ciudadana: Ing. Belkis Yolimar Carrera Márquez, , CI:
11.750.077, para optar al grado académico de: Magister Scientiarum en Gerencia
Logística.; considero que ha cumplido con los requisitos exigidos por esta Universidad y
reúne los méritos suficientes para ser sometido a la evaluación por parte del jurado
examinador que se designe.
En la ciudad de Puerto Cabello, en fecha 22 de noviembre de 2022.
________________________
Tutora
Dra. Migdalia Quevedo
C.I.: 7.160.483
iv
U.N.E.F.A.
APROBACIÓN DEL PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
POR EL JURADO EXAMINADOR
Los suscritos, integrantes del Jurado Examinador del proyecto de investigación, constituido en fecha
22 / 11 / 2022 hacen constar que, la investigación que propone la estudiante: Belkis Yolimar Carrera
Márquez, CI: 11.750.077, titulada: Sistema de Gestión Logístico Documental, basado en la
Norma ISO 15489-2001 para la optimización en el Área de Proyectos de la empresa Diques y
Astilleros Nacionales, C.A. (DIANCA). cursante del programa: Magister Scientiarum en
Gerencia Logística., perteneciente a la cohorte: 3-2022, de la Extensión: Núcleo Puerto Cabello,
reúne los requisitos y méritos suficientes para ser aprobado, además de cumplir con las normas
establecidas en los “Lineamientos Generales para la Elaboración y Evaluación del Trabajo de
Investigación” y del “Reglamento de los Estudios de Postgrado” del DIP-UNEFA
Por tanto, en cumplimiento de la normativa vigente, pásese a conocimiento de la División de

Investigación del DIP-UNEFA para su debida aprobación.
____________________ ___________________
Dra. Migdalia Quevedo M.Sc. Rafael Peña

C.I.: 7.160.483 C.I.: 4.840.904
Tutor Jurado Examinador
_______________________
Ing. M.Sc. Zoila Marín
C.I.: 9.577.067
Jurado Examinador
v
U.N.E.F.A.
ÍNDICE GENERAL
APROBACIÓN DEL TUTOR...............................................................…………… iii

APROBACION DEL TRABAJO DE GRADO POR EL JURADO………………. iv
INTRODUCCIÓN……………………………….………………………………… 1
CAPITULOS
I EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema………………….……………………………… 2
Objetivos de la Investigación………………………...……………………… 8
Objetivo General…………………………………….…………………… 8
Objetivos Específicos………………………………..…………………… 8
Justificación de la Investigación……………………………..……………… 8
Alcance y Limitación de la Investigación…………………………………… 10
II MARCO TEÓRICO
Antecedentes de la Investigación………………………………..…………… 11
Bases Teóricas………………………………………..……………………… 17
Logística…………………………………………………………….......... 18
Gestión de Documentos…………………………………………………… 19
Sistema de Gestión Logística de Documentos…………………………… 20
Ventajas de los Sistemas de Gestión Documental…………………… 21
Gerencia Logística…………………………………………………………. 23
Norma ISO 9000:2000………………………………………………… 24
vi
Norma ISO 9001:8 15489………………………………………………….. 24
Diques y Astilleros Nacionales C.A. (DIANCA)………………………… 25
Misión…………………………………………………… ……………. 26
Visión…………………………………………………………………... 26
Política de la Calidad……………………………………………………….. 26
Bases Legales…………………………………………….………………….. 31
Definición de Términos……………………………………………………… 37
III MARCO METODOLÓGICO

Diseño de la Investigación………………………..…….…………………… 39
Tipo de Investigación………………………..…………….………………… 40
Diseño de la Investigación………………………..…….…………………… 40
Nivel de la Investigación……………………………….…………………… 41
Modalidad…………………………………………………………………… 42
Población……………………………………………………………………. 43
Muestra……………………………………………………………................. 44
Técnica e Instrumento de Recolección de Datos……………………………. 46
Validez………………………………………………………………………. 47
Confiabilidad………………………………………………………………… 48
Técnica de análisis de los Datos………………………….…………………. 49
IV ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
Resultados de los análisis de la investigación…………………………….. 59
Conclusiones del Diagnostico……………………………………………..
V LA PROPUESTA…………………………………………….
Presentación de la propuesta……………………………………………….
Justificación de la Propuesta……………………………………………
vii
Objetivos de la Propuesta……………………………………………………
Factibilidad de la Propuesta…………………………………………………
Desarrollo de la Propuesta
VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Recomendaciones
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS……………………………………
viii
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
DE LA FUERZA ARMADA
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA PÚBLICA
NÚCLEO PUERTO CABELLO
ÍNDICE DE TABLAS
TABLAS Pp
1 Distribución de población de la Investigación……………………

2 Criterios de decisión para la confiabilidad de un
instrumento………
3 Presupuesto de Gastos de la Investigación………………………..
ix
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
DE LA FUERZA ARMADA
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA PÚBLICA
NÚCLEO PUERTO CABELLO
ÍNDICE DE ANEXOS
ANEXOS Pp
A Cuestionario………………………………………………………
B Constancia de Validación del Instrumento……………………….
C Resultados Coeficiente Kuder Richardson……………………….
D Cuadro técnico
Metodológico…………………………………………………….
E Cronograma de
Actividades………………………………………. ………………
x
U.N.E.F.A.

Autora: Belkis Carera

Fecha: Enero de 2023
RESUMEN
El trabajo de investigación tiene como objetivo general, Proponer un Sistema de Gestión
Logístico Documental basado en la Norma ISO 15489-2001, para la optimización en el Área
de Proyectos de la empresa Diques y Astilleros Nacionales, C.A. (DIANCA). Puerto Cabello
Estado Carabobo. Metodológicamente respaldado por el paradigma positivista, orientado
por una investigación de campo con un nivel descriptivo, respaldado por un diseño no
experimental, apoyado modalidad Proyecto Factible, utilizando como técnica de recolección
de datos, la observación y la encuesta. La población y muestra estuvo conformada por
cuarenta (40) empleados del Área de Proyectos. La técnica de recolección de datos utilizada
fue un cuestionario conformado por quince (15) ítems conformado por alternativas de
respuestas tipo dicotómica (SI- NO). Las técnicas de análisis utilizadas serán la estadística
descriptiva de frecuencias y porcentual, gráficos estadísticos de tortas. Las conclusiones son
las siguientes la Gestión Documental es una estrategia útil, ya que favorece en renovar todas
las funciones y actividades, a partir de la recogida, caracterización, evaluación, eliminación,
mantenimiento, organización, descripción incluso la divulgación de los documentos. Es de
relevancia para los profesionales que trabajan en el departamento la gerencia de proyecto de
Dianca no solo estén en el conocimiento de la normativa legal, sino que deben saber emplear
en forma correcta y eficiente, por las irregularidades ocasionan atraso en el trabajo
Descriptores: sistema de gestión logístico documental, norma ISO 15489-2001, proyectos
xi
INTRODUCCIÓN
La Empresa Diques y Astilleros Nacionales, C.A (DIANCA), ubicada en el municipio

Puerto Cabello, estado Carabobo, teniendo una trayectoria existencial de ciento diecisiete
(117) años, con el enfoque de atender las necesidades del Estado en lo que respecta al área
de construcción, conversión, reparación, mantenimiento y desguace de buques,
embarcaciones menores, estructuras navales y afines en acero y aluminio, entre otros,
relacionados a la industria naval, inicialmente funcionó como una empresa privada, luego
bajo la denominación del Ministerio de las Fuerzas Armadas, seguidamente bajo el
lineamiento del Ministerio de Energía y Minas (PDVSA) y desde el primer trimestre del
2020, todas las acciones pasaron al Ministerio del Poder Popular para el Transporte.
En la actualidad, la empresa al realizar el cambio de órgano de adscripción al Ministerio

de Transporte y expandirse a otros nichos de mercado conlleva a establecer un nuevo
procedimiento en la entrega de documentos para los proyectos, y motivado a que es un
proceso nuevo y el nivel de exigencias es distinto, se observa, que los procesos de la gestión
logística de documentos en DIANCA, se llevan de manera inadecuada generando retardos en
la entrega de los proyectos e insatisfacción por parte de los clientes
En otro orden de ideas, es conveniente considerar la importancia que representa la

realización de un nuevo proyecto que ha sido gestionado por la Gerencia de Proyecto de
DIANCA con las especificaciones exigidas por parte de la Administración Pública, motivado
a que el mismo serviría como antecedente a la necesidad de este nuevo proyecto, por ello,
debe existir una información concreta en cuanto a esta gestión que conlleva a presentar un
informe adecuado y eficiente a la Gerencia General u otras gerencias si así lo requiera, debido
a que se obtendría una información completa y de fácil acceso de proyectos de ingeniería y
navales.
En vista de la situación señalada, se evidencia la importancia de realizar un proyecto

factible con la propósito de proponer el desarrollo de un Sistema de Gestión Logístico
1
Documental, que busca resolver en un escenario viable mediante una adecuada gestión
logística documental para el abordaje eficaz, eficiente y efectivo de los nuevos proyectos
afrontados por DIANCA bajo los criterios del Fondo de Desarrollo Nacional (FONDEN), así
como, los lineamientos emanados por el Ministerio del Poder Popular para el Transporte
(MPPPT).
La investigación está enmarcada bajo la modalidad de proyecto factible en el ámbito de la

investigación cuantitativa, no experimental; con una metodología basada en el tipo de
investigación de campo y documental, a un nivel transeccional y descriptivo que permiten
explicar la forma como se genera y desarrolla el Sistema de Gestión Logístico Documental.
En consecuencia, la investigación se estructuro y desarrollo en tres (3) Capítulos:
Capítulo I: Se describe la problemática existente en la Gerencia de Proyecto y desarrollo

de la propuesta del Sistema de Gestión Logístico Documental la actualización en el uso del
mismo, En un primer capítulo plantea y formula la necesidad de la investigación, los
objetivos a alcanzar y la justificación, delimitación del estudio.
Capítulo II: En este capítulo se desarrollan los antecedentes; así como el marco teórico
vinculado con la temática, las teorías sobre la cual se basa el trabajo de investigación, como
trabajos de investigación que son apoyo y sustento para el presente estudio, igualmente, el
aspecto legal por el cual se rige este proyecto.
Capítulo III: Se plantea toda la metodología a utilizar en el desarrollo de este trabajo de

investigación, tales como; Diseño, Tipo, Nivel y Modalidad de la Investigación, la Población
y Muestra, Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos y Técnica de Análisis e
Interpretación de los Resultados, Validez y Confiabilidad del Instrumento, Técnicas de
Análisis de Datos, Sistema de Variables, Técnicas para el Análisis, Interpretación y
Presentación de los Resultados y Fases de la Investigación.
Capítulo IV, se evidencia el análisis de los resultados correspondientes a las cuadros,

gráficas, diagnóstico, las conclusiones para finalizar se presenta
2
Capítulo V, la propuesta que contiene presentación, objetivos, justificación,
fundamentación, factibilidad y estructura de la propuesta recomendaciones.
Capítulo VI: constituido por las conclusiones y recomendaciones y finalmente referencias

bibliográficas y anexos.
3
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
En el mundo empresarial y la dinámica de los grandes cambios económicos mundiales,

propician que las empresas se enfrenten a diversos retos, y uno de los más resaltantes en el
nivel gerencial, es la necesidad de organizar la información y manejarla desde una gestión
documental eficiente que les permita adaptarse a las transformaciones y exigencias de la
realidad mundial, como lo afirma Granada (2008),
Una correcta gestión documental logística es imprescindible en estos

tiempos modernos donde la información va de la mano con muchas teorías
y decisiones estratégicas, siendo vital que, un gerente conozca en su
totalidad el funcionamiento de su organización, para así ser capaz de
elaborar planes de desarrollo y proyectos de una forma organizada, en base
a un verdadero entendimiento del negocio. (p.43).
Estos proyectos deben comprender planes estratégicos que permitan definir los objetivos
primarios, secundarios, los planes a corto, mediano y largo plazo; así como, conocer y
supervisar los planes operacionales, para esto es necesario una gestión documental eficiente,
eficaz y efectiva. Todo ello aplicando en concordancia con aquellas herramientas que
permitan obtener procesos de calidad como lo son las normas ISO 9001; son normativas
específicas que tratan sobre la seguridad y la gestión de la calidad.
Dentro de este marco, el papel que desarrolla la logística en la economía de un país está
creciendo en importancia. El gran reto sigue siendo la concienciación de la misma en las
organizaciones empresariales, ya que, tiene como misión: planear y coordinar todas las
actividades necesarias para alcanzar los niveles de servicio de calidad deseados por los
clientes, de manera tal que, conecta los mercados con las operaciones de la organización,
usando un costo competitivo. Asimismo, Urbano Sarria (2020). Expresa que
4
La logística tiene como objetivo principal satisfacer la demanda en las mejores
condiciones de servicio, coste y calidad. Garantizar la calidad del producto y/o servicio es
una ventaja competitiva y reducir costes permite aumentar el beneficio de la empresa; por
ello, la logística se encarga de gestionar los medios necesarios (locales, medios de transporte,
programas de gestión informática...) y movilizar los recursos humanos y financieros más
adecuados (p.6)
Por otra parte, la norma ISO 9001:2008 en el capítulo 4 determina que “La organización
debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad y
mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de esta norma internacional”.
De estas afirmaciones deriva la importancia de la presente investigación, dado que se hace
evidente la necesidad de contar con un sistema de gestión logístico de documentos, para que
la gestión institucional sea eficiente, alcanzando los estándares de calidad y productividad
establecidos en el nivel nacional e internacional.
Del mismo modo, para cualquier organización la gestión documental es un gran reto, tarde
o temprano tendrá que enfrentar, a menos que quieran ser organizaciones obsoletas y poco
actualizadas, es un reto difícil, ya que es necesario realizar tareas como auditoria de
información y gestión electrónica de documentos, entre otras para lo cual muy pocas personas
están capacitadas.
Es por ello que, Granada (2008) considera que la gestión documental es el inicio de la
gestión institucional que establece los procedimientos de entrada, proceso, salida y
retroalimentación de la información. (p.43). De acuerdo con la normativa ISO, “la gestión
documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción,
el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos”. (ISO 15489-
1:2001).Una gestión documental inadecuada, genera subutilización de recursos de la empresa
tanto tecnológicos como humano, debido a las disposiciones legales son extensas, y tienen
una ardua labor de búsqueda, en la actualidad muchas empresas de las empresas nacionales
no cuentan con una adecuada gestión documental logística documental que le permita
tramitar con eficiencia el manejo y organización de la documentación producida y recibida
por las entidades, desde su origen hasta su destino final, para su utilización y conservación.
5
A esta realidad, no escapa la Empresa Diques y Astilleros Nacionales, C.A (DIANCA),
ubicada en el municipio Puerto Cabello, estado Carabobo, en la que se observó
específicamente en la Gerencia de Proyecto una gestión documental inadecuada, que por
supuesto genera subutilización de recursos de la empresa tanto tecnológicos como humano,
debido a que las disposiciones legales que maneja en la actualidad, son extensas y tienen una
ardua y complicada labor de búsqueda, ya que poco se gestiona los documentos utilizando la
Norma ISO-15489-2016, visualizándose el desconocimiento de esta normativa lo que
ocasiona muchas veces atraso porque no cuentan con una adecuada gestión documental
logística que le permita tramitar con eficiencia el manejo y organización de la documentación
producida y acogida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, para su
utilización y conservación.
Otro aspecto a considerar es la necesidad de que se realice un nuevo proyecto, por ello,
debe existir una información concreta en cuanto a esta gestión que conlleva a presentar un
informe adecuado y eficiente a la Gerencia General u otras gerencias, debido a que se
obtendría una información completa y de fácil acceso de proyectos de ingeniería y navales.
Por lo tanto, la importancia que representa la realización de un nuevo proyecto que gestione
en la Gerencia de Proyecto de DIANCA las especificaciones exigidas por parte de la
Administración Pública logrando con ello concretar una gestión de documentos idónea.
En este sentido, las unidades que manejan este tipo de gestión están centradas entre la
Gerencia Comercial y Gerencia de Proyectos, unidad que hacen las estimaciones adaptándose
a las nuevas exigencias de la Administración Pública. En este sentido, hubo un representante
del Ministerio de Transporte, quien señaló estructurar la documentación con todas las pautas
requeridas, específicamente en el caso del Instituto Nacional de Canalizaciones les
proporcionó una guía donde indicaban que todo proyecto debe llevar una memoria
descriptiva y otra de cálculo, y allí se muestra de forma general el material utilizado, la
simulación del diseño, plano general y todo que requiere el proyecto y ser integrado a la
planificación.
6
Desde esa perspectiva, la empresa al realizar el cambio de órgano de adscripción al
Ministerio de Transporte y expandirse a otros nichos de mercado conlleva a establecer un
nuevo procedimiento en la entrega de documentos para los proyectos, y motivado a que es
un proceso nuevo y el nivel de exigencias es distinto, se observa en consecuencia, que los
procesos de la gestión logística de documentos en DIANCA, se llevan de manera inadecuada
generando retardos en la entrega de los proyectos e insatisfacción por parte los clientes. Por
todo lo señalado en la descripción de la presente investigación se hace necesario generar las
interrogantes siguientes:
¿Cuáles son las necesidades de un Sistema de Gestión Logístico Documental, basado en la

Norma ISO 15489-2001 para la optimización en el Área de Proyectos de la empresa Diques
y Astilleros Nacionales, C.A. (DIANCA)?
¿Cómo son los fundamentos teóricos que permiten sustentar el diseño del Sistema de
Gestión Logístico Documental, basado en la Norma ISO 15489-2001 para la optimización
en el Área de Proyectos de la empresa Diques y Astilleros Nacionales, C.A. (DIANCA)?
¿Cuál es la factibilidad de la propuesta de un Sistema de Gestión Logístico Documental,

basado en la Norma ISO 15489-2001 para la optimización en el Área de Proyectos de la
empresa Diques y Astilleros Nacionales, C.A. (DIANCA)?,
¿Cómo debe ser el diseño del Sistema de Gestión Logístico Documental, basado en la
Norma ISO 15489-2001 para la optimización en el Área de Proyectos de la empresa Diques
y Astilleros Nacionales, C.A. (DIANCA)?
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Proponer un Sistema de Gestión Logístico Documental basado en la Norma ISO 15489-

2001, para la optimización en el Área de Proyectos de la empresa Diques y Astilleros
Nacionales, C.A. (DIANCA).
7
Objetivos Específicos
- -Diagnosticar las necesidades que presenta el Sistema de Gestión Logístico

Documental, en el Área de Proyectos de la empresa Diques y Astilleros Nacionales,
C.A. (DIANCA).
- -Establecer los fundamentos teóricos que permiten sustentar el diseño del Sistema de
Gestión Logístico Documental, basado en la Norma ISO 15489-2001 para la
optimización en el Área de Proyectos de la empresa Diques y Astilleros Nacionales,
C.A. (DIANCA).
- -Determinar la factibilidad de la propuesta del diseño de un Sistema de Gestión
Logístico Documental basado en la Norma ISO 15489-2001 para la optimización en
el Área de Proyectos de la empresa Diques y Astilleros Nacionales, C.A. (DIANCA).
- -Desarrollar un Sistema de Gestión Logístico Documental basado en la Norma ISO
15489-2001 para la optimización en el Área de Proyectos de la empresa Diques y
Astilleros Nacionales, C.A. (DIANCA).
Justificación de la Investigación
La presente investigación se justifica desde varias perspectivas: teórica, práctica,

metodológica, legal y normativo; destacando la importancia del estudio que es un Sistema de
Gestión Logístico Documental, basado en la Norma ISO 15489-2001 para la optimización
en el Área de Proyectos de la empresa Diques y Astilleros Nacionales, C.A. (DIANCA). Es
necesario resaltar que la empresa carece de una adecuada gestión logístico documental que
les permita tramitar con eficiencia y eficacia, el manejo y organización de la documentación
producida y recibida por los clientes en la gestión de los proyectos.
Desde la perspectiva teórica se fundamenta en el Sistema de Gestión Logístico

Documental proporciona una información organizada y eficiente, que favorezca la
productividad empresarial, en el área de producción de DIANCA, Además, almacenar,
administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización.
8
Desde el ámbito institucional, la empresa está dispuesta a su aplicación. y de esta manera,
ayudar a la incorporación del Sistema de Gestión Logístico Documental para el beneficio de
DIANCA y muy especialmente en la Gerencia de Proyectos También se justifica porque sería
de gran utilidad para lograr la transformación y mejoramiento del proceso de gestión logístico
documental y a su vez para satisfacer la necesidad de servicio del cliente.
Desde el aspecto práctico este estudio se justifica, ya que permitirá aportarle a la empresa
objeto de estudio, una información concisa sobre los beneficios, y ventajas sobre el
requerimiento relativos al Sistema de Gestión Logístico Documental que permita garantizar
una información organizada y eficiente para la optimización en el área de la Gerencia de
Proyectos
De igual manera, desde el ámbito metodológico, el presente estudio servirá de apoyo a

futuros investigadores como referencia a la temática de un Sistema de Gestión Logístico
Documental, basado en la Norma ISO 15489-2001 para la optimización en el Área de
Proyectos de la empresa Diques y Astilleros Nacionales, C.A. (DIANCA). De igual manera
se justifica porque está enmarcado en la Línea de Investigación Gerencia, Programa Gerencia
Logística.
Aunado a lo citado anteriormente, requiere mejorar la eficiencia en su sistema de gestión

logístico documental en su organización, capacitación, procesos, por esta razón surge la
necesidad del diseño de un Sistema de Gestión Logístico Documental , que otorgue a la
empresa como optimizar y facilitar el desarrollo de las actividades a niveles directivos y
operativos que garantizan la implementación de procesos costo eficiente para la
administración de información documental, que asegure el cumplimiento legal y normativo
que regula cada sector empresarial.
En el contexto legal y normativo de esta propuesta se fundamenta en asegurar el

cumplimiento de los requerimientos, disposiciones y principios establecidos basado en la
Norma ISO 15489-2001, así como las normas y políticas que rigen la función archivística en
la empresa. La empresa no cuenta en la actualidad con un sistema de gestión logístico
9
documental que facilite a los empleados de la Gerencia de Producción el desarrollo de sus
funciones enmarcadas directamente con los proyectos., generando retrasos y pérdidas de
documentos, producto de esto la compañía incurre en altos costos administrativos
Para finalizar, es importante resaltar que metodológicamente, la investigación ya que

persigue servir como herramienta de estudios para futuras investigaciones, considerando que
su objetivo ha sido escasamente abordado por investigadores locales, regionales y nacionales
con pertinencias reales.
Alcance y Delimitación
La presente investigación será desarrollada en la Gerencia de Proyectos de la empresa

Diques y Astilleros Nacionales C.A. (DIANCA), ubicada en el municipio Puerto Cabello del
estado Carabobo. Siendo esta una importante empresa del Estado adscrita al Ministerio de
Transporte. Asimismo, cabe resaltar que la misma se encuentra enmarcada en las líneas de
investigación Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada Nacional
(U.N.E.F.A), específicamente en el área de Gerencia, Programa Gerencia Logística,
motivado que persigue, proponer un diseño de Sistema de Gestión Logístico Documental
para la Gerencia de Proyectos de la empresa Diques y Astilleros Nacionales C.A. (DIANCA).
Y está delimitada de manera temporal entre los años 2021 y 2022.
CAPITULO II
MARCO TEÒRICO
10
El marco teórico o marco referencial es el producto de la revisión documental –
bibliográfica, y consiste en una recopilación de ideas, posturas de autores, conceptos y
definiciones, que sirven de base a la investigación a realizar. Para ello, se toman en cuenta
los Antecedentes, Bases Teóricas, y las Bases Legales. En este capítulo del trabajo se
definirán los antecedentes, bases teóricas sobre las que se sostiene el propósito de la
investigación para cumplir su objetivo, así como las bases legales que contribuirán a
determinar la base conceptual que regirá este estudio.
Antecedentes de la investigación
Los antecedentes son componentes importantes para el desarrollo del trabajo de

investigación, por la orientación y punto de partida que aportan para el desarrollo de
investigaciones futuras con criterios validados por otras academias, lo que es una gran fuente
de apoyo conceptual.
A continuación, se describen los trabajos de investigación realizados por anteriores

maestrantes, en el ámbito Nacional e Internacional, que precedieron en el camino de la
creación de producto intelectual, sobre aspectos que guardan relación y significancia con el
trabajo de investigación que propuesto. Por otro lado, reflejan los avances y el estado actual
del conocimiento en un área determinada y sirven de modelo o ejemplo para futuras
investigaciones. Estos resultados guardan referencia con lo que se intenta lograr en el
presente estudio, porque pretende al igual que esta investigación enfatizar el uso de un
Sistema de Gestión Logístico Documental basado en la Norma ISO 15489:2001 en el área
de Proyectos de la empresa DIANCA, Entre las investigaciones más cercanas al tema del
presente estudio, se encontraron las siguientes:
En la búsqueda de fuentes investigadas y seleccionadas se destaca en primer lugar a Cerna,

Gálvez y Zavala, (2020). El Desempeño y la Gestión Logística en la Municipalidad Distrital
de Huaso. Editorial: Universidad Católica de Trujillo Benedicto XVI. Perú, el presente
trabajo de investigación cuyo objetivo es: Determinar el grado de relación del desempeño y
11
la gestión logística en la Municipalidad Distrital de Huaso. Como requisito para optar al título
de Maestro en Auditoría y Gestión Pública de la Universidad antes mencionada.
Con respecto a la metodología es de tipo descriptiva-correlacional, con diseño no

experimental transaccional descriptivo correlacional y de carácter cuantitativo. La población
estuvo conformada por sesenta y un (61) colaboradores de la municipalidad distrital de
Huaso. Para la obtención de la muestra se tomó como muestra universal, es decir, muestra
censal, tomándose para la misma a todos los colaboradores de las áreas usuarias que
intervienen directa o indirectamente en el proceso de abastecimiento y suministros, en cuanto
a la técnica de recolección de datos fue la encuesta, y se elaboraron dos (2) instrumentos de
recolección de datos los cuales fueron: el cuestionario para estimar el desempeño y el otro
medir la gestión logística.
En cuanto a los resultados obtenidos en la investigación han determinado que existe una
relación altamente significativa directa entre la variable desempeño y la gestión logística; ya
que se ha obtenido un coeficiente de correlación de Rho Spearman de 744 ** que indica a un
alto nivel del desempeño, le corresponde un alto nivel de gestión logística o un bajo nivel de
desempeño, le corresponde un deficiente nivel de gestión logística. Verificamos que las
conclusiones están prescritas de que hay que mejorar los mecanismos que se llevan a cabo
en la gestión logística ya que tienen una relación directamente con el desempeño de los
colaboradores de la municipalidad distrital de Huasos.
Este trabajo referencial se consideró relevante para este estudio es su adecuación y

conexión en la presente investigación, debido a que se está proponiendo un Sistema de
Gestión Logístico de Documentos que indica al obtener un alto nivel del desempeño, le
corresponde un alto nivel de gestión logística, variable considerada de relevancia y enfocada
a la atención del cliente, por lo tanto, su aporte para esta investigación está plenamente
vigente y vinculado con el trabajo del autor.
Como aspecto a destacar. el trabajo de Padilla (2019) Modelo de gestión de los servicios
de apoyo en empresa de la biotecnología [Doctorado en Ciencias Técnicas, sin publicar]. La
12
Habana, Cuba: Universidad Tecnológica de La Habana; planteando en su investigación que
el sistema empresarial biotecnológico cubano adolece de herramientas de gestión que
integren las actividades logísticas que componen este sistema. Se propone como objetivo:
Diseñar un Sistema de Gestión Logístico que favorezca la integración de los procesos de
servicio. En consecuencia, se desarrolló un sistema que posee como componentes: los
resultados de modelos logísticos, un plan de medidas para la mejora del proceso y un sistema
de indicadores logísticos.
Desde el ámbito metodológico es una investigación de campo y apoyándose en la revisión

documental de fuentes primarias y secundarias, las cuales constituyeron el basamento teórico
del presente trabajo, realizó análisis de documentos de la organización y del sector
biotecnológico, así como la bibliografía nacional e internacional sobre el tema. Se aplicaron
técnicas como la tormenta de ideas, lista de chequeo y diagrama Ishikawa, arrojando como
resultados que la implementación del Sistema de Gestión Logístico integra los procesos
mediante la articulación de la gestión estratégica y el control de gestión, utilizando
indicadores asociados a la logística, que responden a las exigencias y necesidades de las
empresas.
Esta investigación se vincula con el presente trabajo de grado, al implementar el Sistema

de Gestión Logístico que conllevaron a la satisfacción de la empresa, en un proceso de
gestión de estrategias y control del mismo, donde los resultados de modelos logísticos, y un
plan de medidas que mejora el citado proceso situación que se desea obtener en esta
investigación proponer un Sistema de Gestión Logístico de Documentos.
Otro aspecto entre las investigaciones referenciales se citará a Báez, (2018), en su trabajo
de grado titulado: Modelo de Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional para el
Proyecto CADCA, tiene como objetivo general proponer un modelo de sistema de gestión
de seguridad y salud ocupacional para el Proyecto CA de la Constructora Norberto
Odebrecht, en este contexto es importante destacar que la seguridad laboral en la actualidad
representa a juicio de la Organización Mundial para la Salud. (OMS, 2011), la Organización
Panamericana para la Salud (OPS, 2014) y la Comisión Interamericana de los Derechos
13
Humanos (CIDH, 2015), un ámbito fundamental para asegurar la calidad de vida de los
trabajadores, así como consolidar la prevención en materia de riesgos y enfermedades
ocupacionales. Dada las problemáticas que tiene esta organización en el área de seguridad,
la salud ocupacional y otros riesgos que debilitan la motivación y productividad del talento
humano. Por ello, se abordaron teóricamente aspectos como la gerencia de proyectos, el
sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional, así como su importancia y factores
determinantes.
Con respecto a la metodología es una investigación de campo, tipo descriptiva, con un

diseño no experimental que utilizará como técnicas para la recolección de datos la Encuesta
y las Entrevistas. Para el análisis de los resultados del estudio se seleccionó el paquete
estadístico SPSS (Statiscal Product and Services Solutions) y como apoyo la técnica de la
Triangulación Interestamental de Fuentes propuesta por Cabrera (2005), con el fin de realizar
como propuesta el diseño de un modelo de sistema de gestión de seguridad y salud
ocupacional para el Constructor Norberto Odebrecht. más del 70% de los trabajadores
En relación con los resultados de la investigación se obtuvo entre algunos de ellos; que
los trabajadores manifestaron el deseo de participar en el diseño de un Modelo de gestión de
seguridad y salud ocupacional para el Proyecto CADCA en la empresa Constructora
Norberto Odebrecht, tomando en cuenta que según su marco de desarrollo social no sólo insta
a la promoción de las iniciativas productivas generadoras de oportunidades de trabajo e
ingresos, sino fortalecer la confianza en el ser humano y en su capacidad para desarrollarse
por medio del trabajo con el establecimiento de nuevos compromisos.
Este trabajo referencial, aun cuando fue ejecutado para un nivel Académico de
Especialización y no de Maestría de un modelo gestión de seguridad y salud ocupacional, se
consideró relevante por su adecuación y conexión con el uso del Modelo de gestión de
seguridad y salud ocupacional, variable relevante de este estudio debido a que se pretende
con el objetivo general es Proponer un Sistema de Gestión Logístico de Documentos y entre
los alcances a obtener está considerado la participación de los trabajadores con el desarrollo
14
de este Sistema, lo cual proporciona satisfacción y motivación organizacional y un nivel de
compromiso para los empleados por la labor realizada.
Continuando con la labor de investigación se presenta el trabajo de Grado ejecutado por

Díaz, (2017). Gestión logística para incrementar los stocks de abastecimiento del área de
compras de la empresa consorcio Linely. Cerro de Pasco. Universidad César Vallejo. Perú,
se utilizó fundamentos de Bureau, Mora, Cruelles, García, Gutiérrez. La metodología de la
investigación fue del tipo aplicada, con un diseño Cuasiexperimental, de enfoque
cuantitativo, se realizó pre prueba y post prueba con un solo grupo, pues se tomaron datos
antes de la propuesta de mejora y después de implementar la propuesta para poder comparar
los resultados obtenidos. La población y muestra está constituida por veinticuatro (24) hojas
de registro de despachos del almacén en cuatro (4) meses (pre test) y cuatro (4) después (post
test). Los instrumentos a utilizar fueron: hojas de registro de seguimiento de proveedores,
supervisión de productos entradas y salidas de producto.
De esta manera, el plan de mejora de la empresa tras el diagnóstico de la problemática se

planteó a tres (3) líneas básicas dentro de la investigación almacén físico, reingeniería de
proceso y sistema de información lo cual garantizaran que la Gestión Logística dentro de la
empresa mejore a gran escala. Los datos tomados fueron para la aplicación de las fórmulas y
medición de los indicadores trabajados en la presente investigación, también serán
procesados y analizados empleando el software SPSS versión veintidós (22). Los resultados
obtenidos permitirán determinar las fallas presentes en la gestión logística, todo ello conduce
a la conclusión por el cual se deberá aplicar las mejoras. A través de la prueba estadística de
T de student se probará con un nivel de significancia del cinco por ciento (5%) que la mejora
de la gestión logística incrementa la productividad del centro de distribución.
Esta investigación se enlaza con el presente trabajo de grado, al enfocar la satisfacción del
cliente y las mejoras continuas desde el aspecto logístico beneficien la gestión de documentos
para los proyectos solicitados por los distintos clientes. Igualmente utiliza herramientas y
criterios para mejora del proceso con el apoyo del Sistema de Gestión Logístico de
Documento que pudieran ser de utilidad para esta investigación al dar valor al estudio,
15
considerando aspectos relacionados con logística, gestión y elemento indispensable dentro
del proceso.
Otro estudio relacionado fue el de Piñero, (2017), titulado “Diseño de una Propuesta de
Implementación de un Sistema de la Calidad basado en la Norma ISO 9001:2015 para una
empresa Manufacturera de películas plástica.” Realizada en la Universidad de Carabobo.
Valencia, Carabobo: Teniendo como objetivo la mejora continua de sus procesos y
satisfacción de sus clientes, siendo una empresa manufacturera líder del sector plástico es
objeto de estudio para diseñar una propuesta de implementación de un sistema de gestión de
la calidad, basado en la norma ISO 9001:2015.
Desde el punto de vista metodológico, el tipo de investigación es de campo, con un diseño

no experimental y nivel descriptivo. El método para seleccionar la muestra fue de tipo no
probabilístico, a conveniencia. De esta forma, se trabajó en el diseño de un sistema de gestión
de la calidad para el proceso productivo de extrusión de PVC en una empresa líder en la
manufactura de películas plásticas extensibles para la envoltura de alimentos. Así mismo, en
el desarrollo de la investigación se identificaron las debilidades, oportunidades, fortalezas y
amenazas, de acuerdo con los factores internos y externos de la empresa, las cuales se
consolidaron en una matriz DOFA. Resultando como estrategia general, establecer un
sistema de gestión de la calidad basado en la norma ISO 9001:2015.
En lo referido a la evaluación del nivel de cumplimiento, la organización se encuentra por

debajo del treinta por ciento (30%) en todos los requisitos de la norma ISO 9001:2015, de
acuerdo al resultado de la auditoria diagnóstica; por lo que se va especificando para cada
requisito lo necesario para implementar un sistema de gestión de la calidad es la empresa en
estudio. De igual manera, el desarrollo del proceso metodológico se fundamente en ejecutar
el conocido ciclo de Deming; Planificar el levantamiento de información y documentación,
hacer la capacitación e implementación, verificar a través de la medición de resultados y
actuar en las mejoras del Sistema. En ese contexto, se concluye que el manual de la calidad
constituye la base para realizar el control y seguimiento a los procesos existentes y establecer
las acciones pertinentes y de esta manera lograr la mejora de la organización.
16
Finalmente, este trabajo de investigación se vincula con el presente estudio, debido que
todo Sistema debe cumplir con unas fases que van desde la planificación hasta cumplir con
el objetivo final en este caso: la satisfacción del cliente mediante el servicio recibido y esto
se logra con el control, seguimiento y las acciones si fueran necesarias para el logro eficaz
del servicio prestado.
Bases Teóricas
Las bases teóricas constituyen el corazón del trabajo de investigación, pues es sobre este
que se construye todo el trabajo. Una buena base teórica forma la plataforma sobre la cual se
cimienta el análisis de los resultados obtenidos en el trabajo, sin ella no se puede analizar los
resultados. Arias. (2006): “…Las bases teóricas indican el desarrollo amplio de los conceptos
y proposiciones que conforman el punto de vista o enfoque adoptado, para sustentar o
explicar el problema planteado” (p 107). Tal como lo expresa el autor, las bases teóricas
forman y asimismo lo sustenta el cuerpo teórico de la investigación para darle mayor
consolidación a la temática del trabajo.
Sistema de Gestión Logística de Documentos
Es un sistema que permite coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a
la creación, recepción, ubicación, el acceso y la preservación de los documentos. ISO 15489-
1: 2001. Los objetivos de un Sistema de Gestión Documental (SGD) son los siguientes:
Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la
ubicación, el acceso y la preservación de los documentos. Custodiar y recuperar la
documentación que se genera de un modo eficaz. Garantizar el buen funcionamiento de la
organización y el cumplimiento de la legislación vigente.
En este orden de ideas, se refiere a la ordenación que debe realizarse a partir de las series
documentales, como vimos, para verificar tales propósitos, al respecto, Cruz (2003) señala
que la ordenación “Es una tarea material consistente en relacionar unos elementos con otros
de acuerdo al criterio establecido de antemano, bien sea por fecha, las letras del alfabeto, los
números”… (p.248) esto se refiere a un repositorio de documentos de una organización,
17
cuenta con índices e información que permite el uso, localización y almacenamiento de los
documentos, según Jiménez (2003) explica los diferentes sistemas de ordenación contiene
métodos de ordenación alfabética basándose en una palabra que identifique los documentos.
Cronológico: se realiza la ordenación por la fecha de los documentos. Numérico: se toma
como referencia un número atribuido a los documentos. Mixto o alfanumérico: combina los
signos alfabéticos y numéricos. (p.12)
De manera similar es importante destacar la importancia en la Gestión Documental en el

sector Logístico la fusión entre la gestión documental y la logística convirtiéndose en la unión
perfecta, ya que las dos se sirven mutuamente y generan beneficios gracias a la otra, trayendo
en consecuencia, un sistema de gestión documental que ayuda a los procesos de
automatización y distribución de la logística, tomando en cuenta que la gestión documental
destaca por ser eficaz, transparente y segura. Estos rasgos definitorios la sitúan en una
posición elevada y esencial dentro de las tecnologías innovadoras y no es para menos, pues
las facilidades de trabajo que aporta son variadas.
Aunado a ello, se describe las ventajas y beneficios que obtiene una empresa con un
sistema de gestión documental adecuado en concreto, en el sector logístico las ventajas que
ofrece son:
- Registro de las incidencias: Con la gestión documental existe la posibilidad de que se

registren las incidencias que puedan surgir en la empresa, ya sean parciales o totales.
- Realizar acciones en un instante: Permite firmar la Carta de Porte con solo un
dispositivo inteligente como un smartphone o una Tablet.
- Gestión del ciclo de vida de documentos: Consiste en un proceso sencillo y fácil que
ayuda a los transportistas a ahorrar tiempo. Les facilita el trabajo porque, sin un
sistema de gestión documental, esa función la deberían hacer ellos y desempeñarla le
llevaría demasiado tiempo.
- Almacenamiento de archivos de forma segura: Cada entrega que se produzca se va a
guardar y conservar de forma segura, ya que se pueden digitalizar una gran cantidad
de documentos.
18
- Imprimir documentos: Se posibilita la impresión de información como la de los
albaranes.
Por otra parte, en el contexto legal y normativo el Sistema de Gestión Logístico de

Documentos se fundamenta en asegurar el cumplimiento de los requerimientos,
disposiciones y principios archivísticos establecidos en la Ley 594 de 2000, el Decreto 2609
de 2012; así como para dar cumplimiento a lo solicitado por la Superintendencia de industria
y Comercio bajo el decreto 2578 de 2012, y la ley 1712 de 2014y su resolución No 84295
del 2015, así como las normas y políticas que rigen la función archivística en el país.
Con el fin de mejorar la eficiencia en su sistema de gestión logística documental en su

organización, capacitación, procesos, por esta razón surge la necesidad de la implementación
del mismo, que permita a la empresa optimizar y facilitar el desarrollo de las actividades a
niveles directivos y operativos que garantizan la implementación de procesos costo eficiente
para la administración de información documental, que asegure el cumplimiento legal y
normativo que regula cada sector empresarial.
La empresa no cuenta en la actualidad con un sistema de gestión logístico documental que

facilite a los empleados el desarrollo de sus funciones diarias. Se presenta desorden en el
manejo de la documentación en todas las áreas de la compañía, generando retrasos y pérdidas
de documentos, producto de esto la compañía incurre en altos costos administrativos.
Importancia de la Gestión Documental
Un programa de gestión documental puede ser entendido como un conjunto de

instrucciones que se les indican a cada departamento dentro de la organización, estas
instrucciones están relacionadas con la correcta implementación de las operaciones
archivísticas que se realicen en cada departamento, con el fin, que en líneas generales se
manejen los documentos de igual forma en los diferentes departamentos, facilitando así la
gestión documental dentro de la organización. Al implementar o elaborar un programa de
gestión documental se buscan alcanzar una serie de objetivos, como lo comenta Mejía (2005)
entre los que se pueden mencionar:
19
-Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de cualquier
institución pública o privada. -Buscar la racionalización y control de la producción
documental, basándose en los procedimientos archivísticos, con el fin de evitar la producción
de documentos innecesarios o que documentos que no lo ameriten sean conservados por más
tiempo del necesario o el reglamentario.
-Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de calidad que se

empleen, todo en busca de la preservación del medio ambiente.
-Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.
-Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como verdaderas
unidades de información útiles no solo para la administración sino también para la cultura.
Para la puesta en marcha de un programa de gestión documental es necesario tener unas

consideraciones básicas, como lo comenta Mejía (2005), se puede resumir diciendo que estas
consideraciones son de tres tipos, Administrativas se enfoca, en la administración de la
empresa, en aspectos como la transparencia, el aprovechamiento de materiales, y la eficiencia
de la administración. Económicos, se refiere a la evaluación del ahorro que genera la gestión
de documentos, al evitar la conservación de documentos innecesarios y el buen
aprovechamiento de los recursos destinados para la gestión documental.
En el mismo orden de ideas la autora antes mencionada, comenta que son necesarios una
serie de aspectos en cuanto a la planeación de éste programa de gestión documental, entre
los que menciona el diagnóstico, los requisitos técnicos y los requisitos administrativos. El
Diagnóstico es entendido como la búsqueda e identificación de problemas, oportunidades y
objetivos, así como el análisis y evaluación de las necesidades de información y
mantenimiento del programa, además de planes de mejoramiento y planes de contingencia.
Los Requisitos Técnicos, se refieren a los instrumentos con los que se cuentan para llevar a
cabo este programa documental, como pueden ser manuales de procesos y procedimientos,
manual de funciones, tablas de valoración documental y tablas de retención documental entre
otros.
20
Beneficios Sistema de Gestión Documental
 Reducción de costes gracias a la información estructurada

 Menor porcentaje de errores de documentos
 Aumento de la velocidad de creación de contenidos
Ventajas de los Sistemas de Gestión Documental
Huerga (2012) la gestión documental consiste principalmente en controlar los documentos

que entran y salen en la empresa, pero no sólo es esto sino la gestión de los documentos en
la empresa. Hay que tener en cuenta que en las empresas existen muchos papeles y datos
personales, por lo que una correcta gestión de todo esto es muy importante, y esto se puede
hacer con software de gestión documental o simplemente con pautas de gestión de
documentos. Sea lo que sea, el ahorro de tiempo, dinero y las ventajas que suponen son varias.
Una de las principales ventajas de la gestión documental es el ahorro de tiempo, que incide
también en ahorro de dinero ya que el tiempo es muy importante en la empresa y si se ahorra
se puede utilizar para cosas más útiles, ya que permite lograr una recuperación selectiva y
oportuna de los documentos de la empresa. De esta manera, se logra tener lo que se quiere
en el momento en que se necesita.
Permite además la posibilidad de utilización, difusión e intercambio siempre que sea

necesario. Es muy importante para la toma de decisiones en la empresa, ya que obtener la
información que se requiere cuando es necesario ayuda a la toma de decisiones en base a esta
información, que en muchas ocasiones se guarda filtrada para un mayor acceso a ella, pero
un acceso al que sólo se permite llegar a personas autorizadas.
Digitalización de documentos: Comenzar a trabajar con un sistema de gestión documental

significa llevar a cabo la digitalización de documentos en papel. Con la colaboración de un
escáner, los documentos físicos se convertirán en versiones digitales que se almacenarán en
una localización central. Este procedimiento puede ser tedioso y bastante costoso, sin
embargo, una digitalización organizada y planificada es primordial para el correcto
aprovechamiento del sistema.
21
Localización central: La cantidad de canales a través de los que la información llega a las
empresas es amplia. A consecuencia de esto, grandes volúmenes de información quedan
desestructurados y repartidos entre los distintos sistemas de una compañía. Un sistema de
gestión documental almacena y organiza toda la información proveniente del trabajo diario
de la empresa en una ubicación central. La empresa decidirá qué empleados pueden tener
acceso a los documentos alojados en dicha localización gracias al mecanismo de concesión
de permisos. Esta centralización de la información supone terminar con la búsqueda infinita
de documentos por las redes de carpetas de la organización agilizando, de esta forma, el ritmo
de trabajo.
Mejorar el flujo de trabajo: Un DMS puede convertir los flujos de trabajo en procesos más
eficientes y productivos. Gracias a la automatización de las funciones, el sistema
proporcionará una imagen global de los procesos de trabajo dentro de la compañía. Este
control de procesos permitirá seguir las tareas incompletas, conocer aquellas que ya han
finalizado o automatizar tareas repetitivas que terminarán ahorrando tiempo a la
organización.
Seguridad de la información: Aún son muchas las empresas que mantienen sus documentos
almacenados en ficheros físicos y, de este modo, la posibilidad de que un archivo termine
perdido o deteriorado es alta. Los DMS solucionan este problema. Estableciendo copias
digitales de documentos en papel, el riesgo de pérdida disminuye de forma considerable. De
esta forma, la organización trabaja con la certeza de que toda su información está segura
ubicada en un mismo sistema, sistema que puede incluir entre otras características, la
recuperación de datos en caso de desastre.
Compartir documentos: Muchos documentos son creados para ser compartidos. Los
sistemas de gestión documental facilitan esta tarea. A través de la creación de grupos o con
accesos ilimitados a la localización central, los documentos pueden ser distribuidos tanto de
forma interna como externa. Los gestores documentales permiten a diferentes grupos
externos a la empresa (proveedores, clientes…) el acceso a documentos necesarios para la
22
relación que mantienen. Con esta característica ya no son necesarias las pequeñas memorias
USB, o los emails con diferentes versiones de un documento.
Gerencia Logística
De acuerdo con Ocampo (2009). Considera en relación con la Gerencia logística: “La
logística es una filosofía que se encarga de aplicar las buenas prácticas en los macroprocesos,
procesos, procedimientos, tareas y productos dentro de una organización, con el fin de
satisfacer las necesidades del cliente, quien es la razón de ser de la empresa. La intención es
explicar la existencia de procesos y macroprocesos de clase mundial en la logística, gracias
a los cuales hay una gran oportunidad de mejora para las organizaciones, con el fin de
reestructurar los procesos estratégicos, tácticos y operacionales de cada Unidad de Negocio,
para convertirse en empresas más competitivas.
Asimismo, desarrollar competencias en aplicaciones de técnicas, herramientas y

conocimientos administrativos dirigidas a la eficaz solución de problemas de Gestión
Logística. De la misma manera, capacitar con las técnicas y herramientas más innovadoras,
desde una perspectiva de aplicación, que permita seleccionar las mejores opciones y tomar
decisiones acertadas y propiciar el sentido del trabajo en equipo y la actitud para responder
eficazmente en diversas situaciones.
Aunado a esto, entre las responsabilidades del gerente de logística se busca que se
encargue de la gestión general de la cadena de suministro, y el objetivo es gestionar todo el
ciclo de pedidos en cuanto al uso del Sistema de Gestión Logística Documental para la fluidez
de la gestión de los proyectos lo cual conlleva la mejora en el desarrollo empresarial y
garantizar la sostenibilidad y la satisfacción del cliente.
Por otro lado, para dar cumplimiento a lo señalado anteriormente, es necesario que el
Gerente de Logística requiere habilidades que son fundamentales para la hora de gestionar el
equipo y afrontar situaciones adversas del sector, y para ello, debe ser capaz de extraer lo
mejor de su equipo y asegurarse de que todo el trabajo en el sector logístico consiga los
resultados estratégicos de la empresa.
23
Norma ISO 9001: 15489
La Norma ISO15489 Internacional Standard on Records Management fue aprobada en el

año 2001, constituye el marco normativo del proceso de gestión de documentos, con origen
en la Norma Australiana AS 4390. Proporciona una guía sobre cómo gestionar o administrar
los documentos y su correspondencia con los sistemas electrónicos para la conservación de
archivos en diferentes soportes. Esta norma brinda directrices aplicadas a la política de
gestión documental, explica en forma completa la asignación de responsabilidades que debe
definir un organismo en un sistema de este tipo, además, resalta la importancia de la
supervisión y auditoría.
Asimismo, consta de dos partes: la primera, denominada “generalidades”, define los
resultados que sería preciso obtener en la gestión de registros, plantea los objetivos
principales que deben regular los documentos y formatos, soportes recibidos o creados por
cualquier organismo en ejercicio de sus actividades o por cualquier individuo responsable de
crear o mantener documentos; ofrece una serie de términos y definiciones relacionados con
la gestión documental que aclaran su uso y previenen otras interpretaciones; indica las
responsabilidades de las organizaciones respecto de los documentos y las políticas,
procedimientos, sistemas y procesos relacionados con estos documentos; facilita el diseño y
la administración de sistemas de gestión documental como apoyo a los sistemas de gestión
de calidad; e incluye los beneficios de la gestión documental, así como, los principios que
debe atender este tipo de sistema; y llama la atención acerca de las características de los
documentos, especialmente de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.
La segunda parte especifica la metodología para la implementación de la norma, esta es

aplicable en todas las organizaciones, respetando la legislación y reglamentación que
corresponda a nivel nacional.
La elaboración de diversas normas vinculadas a la gestión de documentos, información y
documentación, en especial la Norma ISO 15489-2001 de Gestión de Documentos, ha sido
influenciada por los factores indicados anteriormente
24
El objetivo principal de la aplicación de la Gestión de Documentos según (Morales,
2010:7), es “garantizar que una organización sea capaz de crear, conservar, y utilizar los
documentos de archivo que necesita”. Para cumplir con el mismo se ha de utilizar la Norma
ISO 15489-2001, la cual surge como resultado de apoyar otros sistemas como el sistema de
gestión de calidad implantado en una organización a través de la aplicación de la norma ISO
9001.
En tal sentido, los objetivos que persigue la norma ISO 15489, especificados en su texto,
pueden resumirse en:
1. Orientar los criterios con que debe diseñarse e implementarse un Sistema de Gestión
de Documentos (SGD) y los requisitos que este debe cumplir (fiabilidad, integridad,
conformidad, exhaustividad, carácter sistemático).
2. Ser interactiva con los sistemas de gestión de calidad (ISO 9001) y medioambiental
(ISO 14001)
3. Posibilitar la integración de la gestión de todos los documentos, tradicionales y
electrónicos, en un único sistema de gestión de documentos (SGD).
4. Establecer criterios sobre qué documentos hay que crear dentro de cada
procedimiento, qué datos y estructura deben contener, cuáles deben preservarse y con
qué requisitos.
5. Determinar todos los aspectos de la producción y gestión de los documentos dentro
de un sistema incluyendo su incorporación, registro, clasificación codificación,
almacenamiento, uso, acceso, conservación o eliminación. y los criterios con que
debe hacerse.
Normalización ISO de la gestión de documentos
En el sitio web de la ISO (2017) se define a los estándares o normas como documentos en
donde se detallan los requisitos, especificaciones, directrices o características que se pueden
utilizar constantemente para asegurar que los materiales, productos, procesos y servicios sean
adecuados para su propósito. Existen miles de normas o estándares ISO elaborados para las
25
diferentes áreas del conocimiento. Sin embargo, la elaboración de estándares o normas
relacionadas con la gestión de documentos comenzó su génesis en el año de 1996 cuando en
Australia se aprobó la norma AS 4390-1996. A partir del texto de esta norma, la International
Organization for Standardization (ISO) inició sus labores en pro de elaborar y aprobar en el
año 2001, la primera norma internacional de gestión de documentos, la norma ISO 15489-1
(Sánchez y Rondón, 2015).
Según Sánchez (2017), hasta la fecha ya se han aprobado diversas normas e informes
técnicos centrados o relacionados con la gestión de documentos tanto en soporte físico
(papel), como el electrónico. Cada país adscrito a la ISO, e interesado en la aplicación de
normas técnicas, adopta las normas internacionales y las homologa para sus propios intereses.
Actualmente el Comité ISO de Gestión de Documentos está trabajando en la actualización

de las normas ya existentes, así como elaborando otras relacionadas con temas como el
almacenamiento en la nube (Clud Computer), la normalización del vocabulario en materia
de gestión documental, Open Data, Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos,
Metadatos, entre otros.
Aplicación práctica de la gestión de documentos
Las normas e informes técnicos ISO de gestión de documentos sugieren tanto directrices
como requisitos a ser adoptados por las empresas interesadas. El fin último de la aplicación
de las normas ISO de gestión de documentos, es la consolidación de un Sistema de Gestión
de Documentos (SGD), también denominado Sistema de Gestión de Documentos y Archivos
(SIGEDA). Este sistema lo definen las normas ISO 30300 (2011) y 15489 (2006) como un
“Sistema de Información que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos a largo
del tiempo”. Entre los requisitos para la consolidación de un Sistema de Gestión de
Documentos (SGD) incluidos en la norma ISO 30301 (2011), se encuentran.
Definición del alcance del SGD: La organización debe definir y documentar el alcance de
su SGD. El alcance del SGD puede incluir la totalidad de la organización, funciones
26
específicas, secciones específicas, o una o más de las funciones de un grupo de
organizaciones.
La alta dirección debe demostrar su compromiso: asegurando que el SGD es compatible

con la dirección estratégica de la organización; integrando los requisitos del SGD dentro de
los procesos de negocio; proveyendo los recursos para establecer, implementar, mantener y
mejorar continuamente el SGD; divulgando la importancia de un SGD eficaz que cumpla con
los requisitos; asegurando que el SGD alcanza los resultados esperados; y dirigiendo y
apoyando la mejora continua.
Política: La alta dirección debe establecer una política de gestión documental, la cual debe
divulgarse e implementarse en todos los niveles.
Roles y responsabilidades: La alta dirección debe asegurar que los roles, responsabilidades
y competencias se definan, asignen y comuniquen en toda la organización.
Los objetivos de gestión documental deben ser consistentes con la política de gestión
documental; ser medibles (si es posible); tener en cuenta los requisitos aplicables; y
supervisarse y actualizarse cuando sea necesario.
Recursos: La alta dirección debe asignar y mantener los recursos que necesita el Sistema de
Gestión de los Documentos (SGD) para su correcto funcionamiento.
Documentación: La organización debe documentar su SGD. Esto debe incluir declaraciones

documentadas y disponibles sobre el propósito del SGD; la política y los objetivos; la
interdependencia y relaciones entre el SGD y los otros sistemas de gestión en la organización
o entre organizaciones; los procedimientos documentados; la documentación que la
organización haya determinado como necesaria para asegurar la efectiva planificación,
operación y control de sus procesos.
La norma ISO 15489 (2006) en sus dos partes, establece una metodología para consolidar
y mantener un Sistema de Gestión de Documentos y Archivos que puede aplicarse a cualquier
27
tipo de organización sea esta pública o privada, con cualquier tipo de misión, por ejemplo,
una universidad. En la parte dos de esta norma, se expone el siguiente esquema para implantar
un Sistema de un Sistema de Gestión de Documentos y Archivo en una organización,
denominado DIRS, el cual puede concebirse a través de la ejecución de ocho (08) etapas
incluidas en el punto 8.4 de la Norma ISO 15489-1 (2006) (Sánchez, 2011):
Normas ISO como marco del Sistema de Gestión de Calidad (SGC)
En Venezuela la búsqueda de la organización eficiente con respuesta efectiva al

consumidor también ha encontrado su guía filosófica en los sistemas ISO, que son de amplia
aceptación a los fines certificar las operaciones y la Cadena de Valor de una empresa de
bienes y servicios.
Las normas ISO 9000:2000: fueron creadas en 1987 por la (international organization for
standardization) para garantizar los niveles de calidad determinados. Los elementos
adicionales en estas normas son: planificación estratégica, orientación hacia el cliente
relación con los proveedores, equipo GC, cooperación interna y externa, infraestructura
proyectos específicos, resolución de problemas, control estadístico, información y análisis,
28
herramientas específicas y pro actividad.
Las normas ISO se actualizaron en el año 1994, donde se implementó los siguientes
elementos: Seguridad al empleado, formación, reconocimiento, gestión de procesos,
inspección y prueba, gestión por hechos, aseguramiento de la calidad, ambiente de trabajo,
organización como sistema, documentación y auditorias. Es prioritario el enfoque en
procesos los que ha evolucionado y son aplicables a productos y al servicio al cliente como
nueva forma de gestión empresarial cuyo fin es satisfacer al cliente y lograr la eficiencia
económica, siendo este último punto relacionado con la presente investigación motivado que
este estudio propone desarrollar un Sistema de Gestión Logística Documental, y la finalidad
es optimizar el área de Proyectos de la empresa DIANCA. Como nueva forma de gestión
empresarial cuyo propósito es satisfacer al cliente y lograr la eficiencia económica.
Metodología Designing and implementing RecordKeeping Systems (DIRKS) Norma

ISO/TR 15489
En el año 2001, se publica la primera versión de la norma que publicó en dos partes, la
primera titulada “Gestión de documentos - Parte 1: Generalidades”, donde se establece los
conceptos básicos, principios y requisitos fundamentales para la gestión de documentos en
una organización. Determina qué elementos se debe tener en cuenta para la gestión
documental. Define las responsabilidades, que recaen en los directivos de la organización y
de los responsables de custodiar el archivo. Asimismo, provee una metodología para el
diseño e implementación de un sistema de gestión, que cumpla con garantizar la autenticidad,
integridad y confiabilidad de los documentos.
Para facilitar su empleo, se publicó el TR 15489-2:2001 bajo el título “Gestión de

documentos - Parte 2: Directrices”. Este informe técnico proporciona los lineamientos y la
metodología para la implementación de un sistema de gestión documental en una
organización, es decir el cómo comprender e implementar el estándar (Healy, 2010). Esta
metodología denomina DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping System),
sugiere un conjunto de requisitos funcionales aplicable a cualquier tipo de organización, sean
29
públicas o privadas, donde se debe tener en cuenta las necesidades y características de la
organización (Del Castillo y Mena, 2011).
A continuación se presentan las etapas de esta metodología que se presenta como ejemplo
en la norma ISO/TR 15489-2:2001:
Fuente: Etapas de la metodología Designing and implementing RecordKeeping Systems

(DIRKS) Norma ISO/TR 15489-2.
Etapa A: Proporciona la comprensión del contexto de la organización, con el fin de

identificar los factores, fortalezas y debilidades de la gestión de documentos.
Etapa B: Examina los circuitos documentales de los procesos y actividades de una

organización.
30
Etapa C: Determinar los requisitos que se tienen que cumplir para la creación y gestión del
documento, mediante un análisis sistemático de los aspectos internos como externos de la
organización.
Etapa D: Complementariamente a las etapas A, B y C, se analiza el sistema de gestión de

documentos y sistemas relacionados para evaluar el cumplimiento de los requisitos de la
etapa C.
Etapa E: Determinar los procedimientos, responsabilidades, políticas, normas y

herramientas se deben implementar y diseñar para asegurar una correcta gestión.
Etapa F: Con base a la etapa anterior se realiza un plan de actuación donde se integran los
diferentes elementos del sistema.
Etapa G: Puesta en marcha el plan de actuación en fase prueba.
Etapa H: Evaluar y medir la eficacia del sistema de gestión de documentos, . Asimismo,

Findlay (2018) sostiene que el proceso de elaboración en lugar de especificar una
metodología para el diseño e implementación de unos sistemas de gestión, se optó por
considerar las especificaciones de otros estándares ISO que se relacionen al contexto de cada
organización, de esta manera se ofrece oportunidades para la visualización de otras normas.
Fondo De Desarrollo Nacional SA. (FONDEN)
A fines del año 2003, el presidente Hugo Chávez planteó en uno de sus programas
televisivos su deseo de que el Banco Central de Venezuela (BCV) le transfiriera al Gobierno
Central un millardo de dólares de las reservas internacionales con el fin de utilizar esos
recursos en el financiamiento de proyectos agrícolas. Ese planteamiento, que no fue atendido
por el instituto emisor, causó estupor, ya que el mismo estaba reñido con el estamento legal
vigente y, de materializarse, violaría la Constitución, la cual establece taxativamente que el
BCV no puede financiar políticas fiscales deficitarias. No obstante, el presiente insistió en su
31
planteamiento, lo cual llevó a que la Asamblea Nacional, institución que en esos momentos
estaba conformada en su gran mayoría por diputados afectos al gobierno, sancionara en julio
de 2005 una modificación a la Ley del BCV, con el fin, entre otras cosas, de posibilitar la
transferencia de parte de las reservas internacionales en poder de esa organización a un fondo
que sería creado por el Poder Ejecutivo con el fin de acumular recursos que serían utilizados
para financiar gasto público.
Misión: Custodiar y administrar los recursos asignados para el financiamiento de los

proyectos de inversión real productiva, sociales, comunitarios, y los derivados de situaciones
especiales, reembolsables y no reembolsables, nacionales e internacionales, contribuyendo
también, a mejorar el perfil de la deuda pública, con un capital humano de alto desempeño
ético y profesional comprometida con un nuevo modelo de sociedad.
Visión: Ser el promotor y el instrumento financiero capaz de apalancar el crecimiento

económico y el desarrollo sostenible del estado venezolano, al menor costo posible,
promoviendo la eficacia, eficiencia, celeridad, responsabilidad y transferencia en los
procesos, que contribuyen de manera oportuna al desarrollo integral de la Nación y a generar
procesos de cambios estructurales en la realidad venezolana.
Objetivo: Financiar proyectos de inversión real productiva de todas las áreas, además del
mejoramiento del perfil y saldo de la deuda pública externa e interna. Adicionalmente, podrá
destinas sus recursos al apoyo de la gestión de gobierno en situaciones especiales que así lo
requieran y a la atención de eminente necesidad y conveniencias nacional o de cualquier otro
aspecto que redunde en el desarrollo económico y social del país.
Los recursos asignados a través de esta sociedad podrán ejecutarse con carácter
reembolsable y no reembolsable, a nivel nacional e internacional, en moneda nacional o
extranjera; de acuerdo a lo establecido por el Directorio Ejecutivo, todo esto previa
aprobación del Presidente de la República Bolivariana de Venezuela. La Sociedad podrá dar
garantías, emitir títulos y realizar operaciones financieras que representen endeudamiento.
Sin perjuicio de que para el cumplimiento de este objeto el Fonden, S.A, pueda realizar
32
operaciones de Inversión en moneda nacional o extranjera; a corto, mediano y largo plazo,
dentro y fuera del territorio nacional, contando con la previa autorización del Presidente del
Fondo.
Diques y Astilleros Nacionales C.A. (DIANCA)
La Empresa Diques y Astilleros Nacionales, C.A (DIANCA), ubicada en el municipio

Puerto Cabello, estado Carabobo, teniendo una trayectoria de ciento diecisiete (117) años,
inicialmente funcionó como una empresa privada, luego bajo la denominación del Ministerio
de las Fuerzas Armadas, luego el Ministerio de Energía y Minas (PDVSA) la parte económica
que le suplía a DIANCA, por concepto de pago de nómina, horas hombres, pero DIANCA
generaba los recursos propios y se comportaba como una empresa privada.
En este contexto tiene como Misión: Atender las necesidades del Estado en lo que respecta
al área de construcción, reparación, mantenimiento, conversión y trabajos de gran
envergadura relacionados a la industria naval. Asimismo, su Visión: Ser el mejor Astillero
en el Caribe, con sentido social, reconocido nacional e internacionalmente por la
confiabilidad y calidad de sus procesos y servicios, garantizando seguridad, calidad, precios
y justo a tiempo en los trabajos, utilizando tecnología de vanguardia y personal calificado.
En este orden de ideas, presenta la Política y Objetivos de Calidad por la cual se acogen,
y los mismos son:
Política de la Calidad
En DIANCA, diseñamos, construimos, reparamos, modificamos y mantenemos buques,

embarcaciones menores, estructuras navales y afines en acero y aluminio, empleando
materias primas que cumplan con los estándares establecidos, personal adiestrado y
capacitado, equipos de tecnología actualizada y procesos controlados, que nos garantizan la
más alta calidad; empleando mejoramiento continuo, para satisfacer las necesidades de
33
nuestros clientes, de acuerdo a sus expectativas en términos de precio, calidad, tiempos de
entrega y seguridad integral.
De igual manera se señalan los Objetivos de Calidad:
- Diseñar, construir, reparar y /o modificar buques, embarcaciones menores,

estructuras navales y afines dentro de las especificaciones.
- Garantizar precio, calidad, tiempos de entrega, de acuerdo a los requerimientos del
cliente.
- Mantener y asegurar la eficacia de los procesos del sistema de gestión de la calidad.
- Garantizar el desarrollo de nuestro personal.
Al mismo tiempo, DIANCA tiene como enfoque atender las necesidades del Estado en lo
que respecta al área de construcción, conversión, reparación, mantenimiento, entre otros,
relacionados a la industria naval. Asimismo, se asocian principalmente a la elaboración de
estructuras metálicas y otros.
De igual manera, se describe las características de la Gerencia de Proyecto, que forma

parte de la estructura jerárquica de la empresa precitada, por lo tanto, la gerencia de proyectos
como disciplina científica ha construido, modelos teóricos fundamentados en principios
administrativos y herramientas de muy alto nivel que permiten asumir la implementación y
realización técnica, racional y sistemática de proyectos, de manera que existen razones
éticas importantes de considerar, pues como lo aduce Forero (2002), implica la interacción
entre todos los miembros de la empresa ya que no sólo son los ejecutores directos del
proyecto (personal encargado de su desarrollo), sino con las personas que son los
beneficiarios.
Desde el punto de vista metodológico, como lo señala Márquez (2015), a este respecto,
explica el proyecto como un emprendimiento temporal que se lleva a cabo para crear un
producto o servicio, es en todo caso, un proceso con una duración determinada y un fin
concreto, compuesto por actividades y tareas diferentes, que puede ser elaborado de manera
gradual. De modo que todo proyecto necesita ser dirigido o gestionado por un director de
34
proyectos, quien se encargaría de la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas
y técnicas para las actividades que componen los proyectos, con el fin de satisfacer los
requisitos del mismo.
Del mismo modo, para la metodología en ese orden de ideas, la Dirección de proyectos se
logra mediante la ejecución de procesos, usando conocimientos, habilidades, herramientas
y técnicas de dirección, explicando, además, lo concerniente al ciclo de vida de ese proyecto,
el cual se puede considerar como un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales
y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de
gestión y control de la organización u organizaciones que participan en el proyecto, la
naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación.
A la par, este concepto es flexible y se adapta a las necesidades y requerimientos que

puedan tener las organizaciones ejecutoras de los proyectos, al igual que se debe tener en
cuenta que todo proyecto tiene un inicio y una finalización, pues proporciona una referencia
básica en su ejecución.
De igual forma, en el ciclo de vida se define el desarrollo del proyecto, desde sus etapas
iniciales hasta de cierre y la duración de cada una de ellas, así como. las características
particulares que posea. A continuación, se mencionan ciertas características.
- Define el comienzo y el final de un proyecto.

- Establece el trabajo técnico que se realizará en cada fase.
- Define que entregables se generarán y como se revisarán.
- Define quién estará involucrado en cada fase.
- Establece cómo controlar y aprobar cada fase.
En relación con lo expresado, el autor Palacios (2008) comenta cómo la vida de un proyecto
es completamente cambiante y evolutiva, cada avance está basado en el paso anterior y se
definen unas fases básicas e iniciales del trabajo por venir las cuales son:
35
- Visualizar: en esta etapa se determina la posibilidad de mejorar un proceso existente
o de diseñarlo o crear uno nuevo que mejore los resultados que se obtenían con el
anterior, por lo general implica una “idea genial” e involucra a muy pocas personas.
En esta etapa sólo existen ideas dispersas en torno a un tema específico.
- Conceptualizar: en esta etapa se le comienza a dar forma a la idea y a concretar un
poco más la Misión del Proyecto, así como sus principales objetivos, la división de
tareas, roles, etc. En esta fase ya se involucra el equipo en su totalidad.
- Definir: es en esta etapa en la que se desarrolla la planificación del proceso de
ejecución del proyecto, los tiempos, el aprovisionamiento, el presupuesto, etc.
- Implantar: consiste ya en la puesta en marcha del nuevo método desarrollado bajo la
Metodología de proyectos.
En el caso del contexto de la investigación, el Proyecto a desarrollar se identifica en el área

de Producción, donde se implementaría, el cual comprende todo lo referente a la
completación de la ingeniería y montaje de las unidades pertenecientes al área a desarrollar,
interconexiones entre las plantas adyacentes y obras complementarias, como se indica en el
organigrama señalado a continuación:
Bases Legales
Mediante la evaluación del marco legal de la investigación, se pretende dar a conocer los
argumentos legales vinculados al ámbito del gobierno electrónico. La información que se
presentará a continuación es extraída de la Constitución Nacional de la República Bolivariana
de Venezuela (1999), Ley Orgánica de la Administración Pública (2008), Ley Orgánica de
Ciencia, Tecnología e Innovación (2005) así como decretos inherentes al tema.
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999)
Artículo 110. El Estado reconocerá el interés público de la Ciencia, la Tecnología, la

Innovación, sus aplicaciones y los servicios de información necesarios por ser instrumentos
fundamentales para el desarrollo económico, social y político del país, así como para la
seguridad y soberanía Nacional.
36
Artículo 143. Los ciudadanos y ciudadanas tienen derecho a ser informados oportuna y
verazmente por la Administración Pública, sobre el estado de las actuaciones en que estén
directamente interesados e interesadas, y a conocer las resoluciones definitivas que se
adopten sobre el particular.
El análisis de los referidos artículos de la Constitución de la República Bolivariana de

Venezuela (1999) tiene relación con el proyecto de investigación, ya que establecen que
reconocerán las aplicaciones de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación por parte de los
ciudadanos. En consecuencia, el presente estudio es el desarrollo del Sistema de Gestión
Logístico Documental, situación directamente relacionada con la tecnología e innovación
que generaría un procedimiento eficaz de los documentos de los expedientes de proyectos
mediante la adecuación de la gestión a las exigencias de los clientes y un servicio eficiente
para los mismos, en consecuencia, repercute en el desarrollo económico y social del país.
Ley Orgánica de la Administración Pública (2008)
Artículo 6. Los particulares en sus relaciones con la Administración Pública tendrán los
siguientes derechos: Conocer en cualquier momento, el estado de la tramitación de los
procedimientos en los que tengan interés y obtener copias de documentos contenidos en ellos.
Del análisis de este artículo de la Ley referida, se desprende que toda persona tiene derecho
a tramitar documentos a través de la Administración Pública, además de obtener información
de interés para la obtención de dichos trámites y de cualquier información relacionada a las
labores realizadas por cualquier órgano del Estado.
Ley Orgánica de Ciencia, Tecnología, e Innovación (LOCTI).
Actividades Consideradas Aporte e Inversión en Ciencia, Tecnología e Innovación y sus

Aplicaciones.
Artículo 27. Actividades consideradas como factibles de ser llevadas a cabo con los aportes
a la ciencia, la tecnología, la innovación y sus aplicaciones. A los fines de la presente Ley,
las siguientes actividades serán consideradas como factibles de ser llevadas a cabo con los
aportes a la ciencia, la tecnología, la innovación y sus aplicaciones:
1.- Proyectos de innovación relacionados con actividades que involucren la obtención de
37
nuevos conocimientos o tecnologías en el país, con participación nacional en los derechos de
propiedad intelectual, en las áreas prioritarias establecidas por la autoridad nacional, con
competencia en materia de ciencia, tecnología, innovación y sus aplicaciones:
1: d) Participación, investigación e innovación de las universidades y centros de investigación

e innovación del país, en la introducción de nuevos procesos tecnológicos, esquemas
organizativos, obtención de nuevos productos o de procedimientos, exploración de
necesidades y, en general, procesos de innovación con miras a resolver problemas concretos
de la población venezolana.
Con relación a la LOCTI, en este proyecto se logra establecer una relación entre la logística
y en el sistema de gestión logístico documental de la empresa DIANCA, apoyando la Gestión
logística documental, fortaleciendo la mejora continua, base de las mejoras tecnológicas y de
organización contemplada en esta ley.
Además, también se apoya en el Reglamento de la Industria Naval Gaceta Oficial No.

5.758 Extraordinario del 27 de enero de 2005:
Art 1º. Objeto El presente Reglamento tiene por objeto desarrollar las
normas relativas a la instalación, funcionamiento y actividades de los
astilleros, varaderos, fábricas de buques, talleres navales, industria naval de
apoyo, sociedades clasificadoras, empresas consultoras navales, oficinas
técnicas y de proyectos dedicados a la construcción, reparación,
mantenimiento, modificación y desguace de buques y accesorios de
navegación, las cuales conforman la Industria Naval.
Art. 33º Normas y Procedimientos de Construcción Para la construcción,

reparación y modificación de buques se deberá dar cumplimiento a las normas
relativas al procedimiento de construcción, en cuanto a escantillones,
relaciones, formas y control ambiental, así como pruebas de calidad,
almacenamiento, preservación, manipulación y certificación aplicable a cada
caso de acuerdo al material utilizado en el proyecto.
Por la orientación del tema, es importante mencionar el Reglamento de la Industria

Naval, que en los dos artículos anteriores, manifiesta en primer lugar las actividades
relacionadas a la industria naval y los proyectos dedicados a la construcción y mantenimiento
38
de buques, como lo es el caso del presente proyecto, en cuanto a las embarcaciones de fibra
de vidrio. Por otro lado, las normas y procedimientos que se deben seguir para el referido
mantenimiento y/o modificación de embarcaciones.
Ley Orgánica del Sistema Venezolano para la Calidad
El Ministerio del Poder Popular de Comercio Nacional y su ente adscrito, Servicio

Autónomo para la Normalización, Calidad, Metrología y Reglamentos Técnicos (Sencamer),
como institución rectora de la calidad en Venezuela celebra los 18 años de la promulgación
de esta ley orgánica, la cual tuvo lugar en Caracas el 23 de octubre del año 2002 mediante la
Gaceta Oficial N° 37.555.
El objetivo de este instrumento jurídico es establecer mecanismos que permitan garantizar

los derechos de personas a disponer de bienes y servicios de calidad en el país, de
conformidad a los lineamientos establecidos en la Constitución de la República Bolivariana
de Venezuela, y en lo que al Sencamer respecta a través de los subsistemas de Normalización,
Metrología, Acreditación, Certificación, Reglamentaciones Técnicas y Ensayos.
Esta ley establece las directrices requeridas para el Sistema Venezolano para la Calidad
(SVC) en lo que refiere al desarrollo de las actividades enmarcadas hacia la competitividad
nacional e internacional de la industria, el comercio, la producción de bienes y prestación de
servicios, así como la garantía y satisfacción de consumidores y usuarios.
De igual forma regula y controla las actividades del SVC que se realizan en el campo del
área de la salud, seguridad, ambiente y demás prácticas, en protección de quienes demandan
bienes y servicios, en este mismo contexto, están las normas de calidad y se refieren a
conjuntos de directrices, sistemas, métodos, requisitos y especificaciones que sigue una
organización para garantizar la calidad constante de los procesos y los productos. Las normas
de calidad, que se aplican sobre todo en el sector manufacturero, son establecidas por los
organismos reguladores de la industria para contribuir a la satisfacción de los clientes y
mantener el cumplimiento de las normas. A nivel mundial, las normas de calidad ISO son el
conjunto de normas más ampliamente aceptado y aplicable a diversas industrias.
39
Definición de Términos
Gerencia Logística. - Consiste en planear y coordinar todas las actividades necesarias para
alcanzar los niveles de servicio de calidad deseados por los clientes, así como, colocar
productos, bienes y servicios dónde son solicitados, en el momento preciso y en las
condiciones deseadas, con rentabilidad.
Gestión del ciclo de vida de documentos. - Proceso sencillo y fácil que ayuda a los
transportistas a ahorrar tiempo. Les facilita el trabajo porque, sin un sistema de gestión
documental, esa función la deberían hacer ellos y desempeñarla le llevaría demasiado tiempo.
Gestión documental. - Es el inicio de la gestión institucional que establece los

procedimientos de entrada, proceso, salida y retroalimentación de la información.
Ley Orgánica del Sistema Venezolano para la Calidad. - Establece las directrices
requeridas para el Sistema Venezolano para la Calidad (SVC) en lo que refiere al desarrollo
de las actividades enmarcadas hacia la competitividad nacional e internacional de la industria,
el comercio, la producción de bienes y prestación de servicios, así como la garantía y
satisfacción de consumidores y usuarios.
Logística. - es una filosofía que se encarga de aplicar las buenas prácticas en los
macroprocesos, procesos, procedimientos, tareas y productos dentro de una organización,
con el fin de satisfacer las necesidades del cliente, quien es la razón de ser de la empresa.
Normas ISO 9000:2000. - Garantiza los niveles de calidad determinados. Los elementos
adicionales en estas normas son: planificación estratégica, orientación hacia el cliente
relación con los proveedores, equipo GC, cooperación interna y externa, infraestructura
proyectos específicos, resolución de problemas, control estadístico, información y análisis,
herramientas específicas y pro actividad.
40
Norma ISO 9001:8 15489. - Internacional Standard on Records Management fue aprobada
en el año 2001, constituye el marco normativo del proceso de gestión de documentos, con
origen en la Norma Australiana AS 4390. Proporciona una guía sobre cómo gestionar o
administrar los documentos y su correspondencia con los sistemas electrónicos para la
conservación de archivos en diferentes soportes. Esta norma brinda directrices aplicadas a la
política de gestión documental, explica en forma completa la asignación de responsabilidades
que debe definir un organismo en un sistema de este tipo, además, resalta la importancia de
la supervisión y auditoría.
Sistema de Gestión Logística de Documentos. - Es un sistema que permite coordinar y

controlar las actividades específicas que afecten a la creación, recepción, ubicación, el acceso
y la preservación de los documentos. Custodiar y recuperar la documentación que se genera
de un modo eficaz, en este orden de ideas se refiere a un repositorio de documentos de una
entidad, cuenta con índices e información que permite el uso, localización y almacenamiento
de los documentos.
Sistema de Gestión Logístico de Documentos. – En su contexto legal y normativo se

fundamenta en asegurar el cumplimiento de los requerimientos, disposiciones y principios
archivísticos establecidos en la Ley 594 de 2000, el Decreto 2609 de 2012; así como, las
normas y políticas que rigen la función archivística en el país.
41
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
De acuerdo con lo señalado por Balestrini (2006). “El marco metodológico es la

instancia referida a los métodos, las diversas reglas, registros, técnicas y protocolos con
los cuales una teoría y su método calculan las magnitudes de lo real”. De allí se deriva la
importancia, centrada en la formulación del marco metodológico en una investigación, ya
que su propósito es permitir, descubrir y analizar los supuestos del estudio y de reconstruir
los datos, a partir de los conceptos teóricos habitualmente operacionalizados para cumplir
con los objetivos de esta investigación la cual se enfoca a proponer un Sistema de Gestión
Logístico Documental, basado en la Norma ISO 15489-2001 para la optimización en el
área de Proyectos de la empresa Diques y Astilleros Nacionales, C.A. (DIANCA).
Enfoque de la investigación
El enfoque de la presente investigación se vislumbra hacia lo cuantitativo, tal como lo

menciona Hernández, Fernández y Baptista (2003) “utiliza la recolección y el análisis de
datos para contestar preguntas de investigación y probar hipótesis establecidas
previamente y confía en la medición numérica, el conteo y frecuentemente en el uso de
la estadística para establecer con exactitud patrones de comportamiento de una población.
(p.5)
Tipo de Investigación
La presente investigación está apoyada en un estudio de campo según Arias (2006)

“consiste en la recolección de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos,
sin manipular o controlar variables alguna”. (p. 94). Los datos necesarios para llevar el
desarrollo del trabajo, se han obtenidos directamente del sitio donde se realiza la
investigación en el área de Proyectos de la empresa Diques y Astilleros Nacionales, C.A.
(DIANCA), Puerto Cabello estado Carabobo.
42
Modalidad de la investigación
Se denomina Proyecto Factible la elaboración de una propuesta viable, destinada

atender necesidades específicas a partir de un diagnóstico. Tal como lo plantea, Arias,
(2006), señala: “Que se trata de una propuesta de acción para resolver un problema
practico o satisfacer una necesidad. Es indispensable que dicha propuesta se acompañe
de una investigación, que demuestre su factibilidad o posibilidad de realización” (p.134).
En este caso se pretende proponer un Sistema de Gestión Logístico Documental,

basado en la Norma ISO 15489-2001 para la optimización en el área de Proyectos de la
empresa Diques y Astilleros Nacionales, C.A. (DIANCA), Puerto Cabello estado
Carabobo, la cual busca darle solución a una necesidad presente en la gestión logística
documental de los nuevos proyectos afrontados por DIANCA bajo los criterios del Fondo
de Desarrollo Nacional (FONDEN).
Diseño de la Investigación
El diseño de investigación es la estrategia que adopta el investigador para responder

al problema planteado. Los diseños transeccionales, son aquellos que se proponen la
descripción de las variables, tal como se manifiestan y el análisis de éstas, tomando en
cuenta su interrelación e incidencia. En los diseños transeccionales la recolección de los
datos se efectúa sólo una vez y en un tiempo único. Al respecto, Hernández y otros (2008)
sostienen que el estudio es transeccional o transversal en el cual se recolectan datos en un
solo momento y en un tiempo único. Su propósito es describir las variables y analizar su
incidencia en un momento dado (p.208).
De manera que en esta investigación analizara el estado de ambas variables en un

momento dado y se efectuó la recolección de datos en un tiempo único, a través de un
corte en el tiempo. Ello permitirá describir la propuesta sobre el Sistema de Gestión
Logístico Documental, basado en la Norma ISO 15489-2001 para la optimización en el
43
área de Proyectos de la empresa Diques y Astilleros Nacionales, C.A. (DIANCA), Puerto
Cabello.
Nivel de la investigación
El nivel de investigación se refiere al grado de profundidad con que se aborda un

objeto o fenómeno. De manera que, se escogió un nivel descriptivo porque consiste en
la caracterización de un hecho, se miden de forma independiente las variables. Según
Palella y Martins (2010), “describen de manera inequívoca el tipo de una investigación
descriptiva. El propósito de esta, es el de interpretar realidades de hechos. Incluyen
descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual, composición o
procesos de los fenómenos”. (p.43) Es por ello, que la presente investigación se limita a
describir las variables Sistema de Gestión Logístico Documental, y la Norma ISO 15489-
2001 considerando sus dimensiones e indicadores en forma precisa y objetiva.
Población y Muestra
Población
La población o universo de estudio para Hernández, Fernández y Baptista (2010).

Dentro de este marco, expone que:
Una vez que se ha definido cuál es la unidad de análisis, se procede a

delimitar la población que va a ser estudiada y sobre la cual se pretende
generalizar los resultados. Así una población es, de acuerdo al citado
autor, el conjunto de todos los casos que concuerdan con una serie de
especificaciones.
Par esta investigación la población está constituida por el personal que conforma la
Gerencia el cual consta de cuarenta (40) personas que hacen vida laboral en la misma,
vendrían constituyendo la unidad de análisis sobre qué o quiénes se van a recolectar los
datos, en relación a lo planteado y al alcance del estudio. El siguiente cuadro 1 da una
visión preliminar de la población objeto del estudio, estratificada en niveles conforme las
figuras citadas del estatus organizacional, en función del proceso.
44
Cuadro 1 Distribución de la Población
Cantidad Porcentaje
Nivel o estrato Parcial
%
I. Jefe de División de Proyecto. 01 2,5
II. Jefe programación de Proyectos 01 2,5
III: Jefes de Proyecto 07 17,5
IV: Inspectores de proyectos 05 12,5
V: Controladores / Planificadores 08 20
VI: Preparadores o Asistente 17 42,5
Técnicos administrativos
VII: Asistente administrativos I 01 2,5
Total Población 40 100
Fuente: Gerencia de Proyectos DIANCA
Muestra
Según Morles, citado por Arias (ob. cit.), la muestra es un subconjunto representativo
de la población. (p. 83).La muestra fue no probabilística, ya que se seleccionaron a los
sujetos siguiendo determinados criterios procurando que la misma fuese representativa.
El muestreo fue de modo intencional u opinático, el mismo, donde los elementos son
escogidos con base en criterios o juicios preestablecidos por el investigador (p.85). Por lo
tanto y a juicio del investigador, la muestra será de diez (10) trabajadores, siendo la misma
representativa para el fin de la investigación.
Cuadro 2: Distribución de la Muestra
Cantidad Cantidad Porcentaje

Nivel o estrato Parcial
total %
I. Jefe de División de Proyecto. 01 1 2,5
II. Jefe programación de Proyectos 01 1 2,5
III: Jefes de Proyecto 07 2 3%
IV: Inspectores de proyectos 05 1 2,5
45
V: Controladores / Planificadores 08 2 3%
VI: Preparadores o Asistente 25%
17 4
Técnicos administrativos
VII: Asistente administrativos I 01 1 2,5
Total, Población 40 12 44%
Fuente: Gerencia de Proyectos DIANCA
Sistema de Variables
La operacionalización consiste en el proceso que le permite al investigador precisar

con detalles las variables y los indicadores que hacen posible detalles el problema que se
estudia; según Balestrini (2006), se define como “la selección de los indicadores
(contenidos) de acuerdo al significado que se le ha otorgado a través de sus dimensiones
a las variables en estudio, supone la definición operacional, la referencia empírica” (p.
114).
Por lo tanto, según lo mencionado por la autora, la operacionalización significa

focalizar el problema en estudio, partiendo de los objetivos para extraer las variables, de
los cuales hacen las dimensiones y los indicadores, estos últimos son la parte visible, es
decir, la parte que se percibe y que conduce a la indagación.
Cuadro 3
Objetivo General: Proponer Sistema de Gestión Logístico Documental, basado en la

Norma ISO 15489-2001 para la optimización en el área de Proyectos de la Empresa
Diques y Astilleros Nacionales, C.A. (DIANCA),
OBJETIVOS
VARIABLES DIMENSIONES INDICADORES ITEMS
ESPECIFICOS
46
Diagnosticar las Necesidad de un
debilidades que Sistema de
presenta el Gestión Logístico Organizacional Administrativo 1,2
Sistema de Documental
Gestión Logístico Tecnológico 3,4
Documental, en la
empresa Eficiencia 5
DIANCA.
Establecer los
fundamentos
teóricos que Fundamentos Norma ISO 15489-2001 6,7,8
sustentan el teóricos que
diseño del Sistema permitan sustentar Normativa legal
de Gestión el diseño del
Logístico Sistema de Sistema de Gestión Logístico 9,10
Documental, Gestión Logístico de Documentos
basado en la de Documentos
Norma ISO
15489-2001
Desarrollar un Incorporación del. Planificación, 11, 12
Sistema de Sistema de
Gestión Logístico Gestión Logístico Acciones 13, 14
Documental Documental
basado en la Seguimiento y 15
Norma ISO
15489-2001 para Propuesta Control
la optimización en
el Área de
Proyectos de la
empresa Diques y
Astilleros
Nacionales, C.A.
(DIANCA).
Fuente: Carrera, B. (2022).
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos

47
Las técnicas de recolección de datos son las estrategias que utilizo el investigador para
recolectar información sobre un hecho o fenómeno. Según Arias (2006), indica que “las
técnicas de recolección de datos son las distintas formas de obtener información”. (p.53).
Las técnicas de recolección de datos que fueron utilizadas en la presente investigación se
basaron en la observación directa como técnica y la encuesta como instrumento con
preguntas dicotómicas.
Observación directa
Según Hernández, Fernández y Baptista (2010), “la observación consiste en el registro

sistemático, cálido y confiable de comportamientos o conductas manifiestas” (p.309).
Esta técnica permitió observar de manera clara el fenómeno en estudio, en el cual se
realizó el registro la necesidad observada en la gerencia de proyectos observadas en la
empresa objeto de estudio.
Encuesta
La encuesta es un procedimiento que permitió indagar cuestiones que hicieron a la

subjetividad y al mismo tiempo se obtuvo información importante y necesaria que
ofrecieron los docentes encuestados, además se describió a la encuesta como la búsqueda
sistemática de información en la que el investigador pregunta a los investigados sobre los
datos que desea obtener. Según Palella y Martins (2012). Señala que:
La encuesta es una técnica destinada a obtener datos de varias personas

cuyas opiniones interesan al investigador. Para ello, a diferencia de la
entrevista, se utiliza un listado de preguntas escritas que se entregan a
los sujetos quienes, en forma anónima, las respondes por escrito. Es una
técnica aplicable a sectores amplios del universo, de manera mucho más
económica que mediante entrevistas individuales. (p.123).
En ese sentido, se utilizó un cuestionario, conformado por quince (15) ítems con dos
alternativas de respuestas dicotómicas (SI-NO), aplicado a la muestra en estudio. El
cuestionario tuvo instrucciones precisas atendiendo rigurosamente su privacidad al
momento de responderlo.
48
Técnica de Análisis e Interpretación de los Resultados
Después de obtenida la información del cuestionario se procedió a codificar, tabular y

analizarla de manera que se entendió, y de ese modo, obtener una visión más clara de los
datos arrojados. Todo ello con la finalidad de sistematizar y simplificar su manejo, aparte
de esto se pudo presentar los mismos datos o resultados obtenidos del cuestionario, ya
que se agruparon las respuestas en una tabla de distribución de frecuencias, como la forma
más sencilla de describir las variables, en dicha tabla para que se asocien dependiendo de
las respuestas, el porcentaje (%) obtenido y los totales.
Por su parte, Ander-Egg (2004), define a la tabla de frecuencia como, “la

representación tabular que consiste en ordenar los datos numéricos en filas y columnas
con las especificaciones correspondientes acerca de la naturaleza del mismo” (p.207).
En este orden de ideas, para ilustrar los datos que se obtuvo del cuestionario, las
respuestas fueron representadas también a través de gráficos de torta. En consecuencia,
para el tratamiento estadístico de los resultados se estimó conclusiones sobre los datos
codificados, con operaciones intelectuales de razonamiento lógico deductivo y ubicando
los datos en un contexto teórico.
Validez y Confiabilidad del Instrumento
Validez
La validez del instrumento garantiza dominio especifico de las variables que se

medirán, en este sentido y a fin de verificar que el instrumento cumple con todos los
objetivos que el investigador se propuso medir. De acuerdo con Palella y Martins (2006),
Se entiende por validez “…la ausencia de sesgos. Representa la relación entre lo que se
mide y aquello que realmente se quiere medir.” (p.172). Existe la validación por expertos
y prueba.
Asimismo, y para obtener la validez del instrumento se estableció la relación que
49
guarda el mismo con lo que se pretende medir (objetivo del estudio) y con la forma cómo
se pretendió medir (contenido de instrumento). Además, este proceso estableció las
características descritas en el cuadro de operacionalización de variables, las cuales actúan
en correspondencia con la construcción da cada reactivo (ítem) y con la estructura general
del instrumento.
En este orden de ideas, el proceso de validación continuó con la revisión y observación

que realizaron tres (3) especialistas en el área, en cuanto a los aspectos de redacción,
coherencia y precisión de cada ítem. Posteriormente se tomaron en cuenta las sugerencias
y se llevó a cabo la reformulación de los ítems que así lo requirieron hasta que finalmente
se redactó el instrumento definitivo. Seguido a esto se procedió a aplicar la prueba piloto
para el instrumento.
Confiabilidad del Instrumento
Dentro de este marco, es importante aplicar la prueba piloto, que ha de garantizar las
mismas condiciones de realización que el trabajo de campo real. Según Palella y Martins
(2003) (p.51), la prueba piloto se aplica antes de iniciar el trabajo de campo, es
imprescindible probar el instrumento sobre un pequeño grupo de la población. “La
confiabilidad de un instrumento de medición se refiere al grado en que las mediciones
están libres de desviación por errores causales, la precisión de una medida, asegura que
se repita nuevamente, al repetirse, debe arrojar iguales resultados”.
Los resultados obtenidos fueron tomados para determinar la confiabilidad del

instrumento a través de la aplicación de métodos de consistencia interna, se utiliza el
modelo de; Alpha de Cronbach. Se aplicó una prueba piloto a doce (12) trabajadores
Cálculo del coeficiente de confiabilidad por el Alpha de Cronbach, con la fórmula:
50
Dónde:
α = coeficiente de confiabilidad
Z = número de ítems que contiene el instrumento
St2 = varianza total de la prueba
∑S2 = sumatoria de la varianza individual de los ítems
Z = 22
St2 = 132,99
∑S2 = 17,7803
α 0,9076
Los resultados del cálculo de la confiabilidad indican que se evalúan, el instrumento

tiene una confiabilidad de 0,9076 lo que demuestra que el cuestionario tiene una
confiabilidad muy alta, de acuerdo a la presente escala:
Escala Confiabilidad
0,80 – 1,00 Muy Alta
0,60 – 0,79 Alta
0,40 – 0,59 Media
0,20 – 0,39 Baja
0,00 – 0,19 Muy Baja
Fuente: Palella y Martins. (2010).
Una vez obtenida la validez y la confiabilidad se procedió a la aplicación de los

instrumentos a la muestra seleccionada.
Técnicas de Análisis de Datos
51
Después de aplicado el instrumento se procedió a recabar la información necesaria
para llevar a cabo este proyecto de investigación, luego se tabuló y analizó los datos
presentados en cuadros estadísticos y diagramas de barras. La estadística utilizada para
procesar los datos generados fue la descriptiva. Hernández, Fernández y Baptista (2008),
señalan al respecto que “La primera tarea es describir los datos o valores obtenidos por
cada variable, se hace con base en una descripción de frecuencias absolutas y relativas
(porcentajes).
Fases de la Investigación
Según Palella y Martins (2012), “las fases para desarrollar un proyecto factible son:
Diagnóstico, Factibilidad, Diseño de la propuesta (...)”. Estas fases o etapas describieron
el proceso por el cual paso la investigación para que la misma se desarrollara en un
contexto seleccionado.
Fase I: Estudio del Diagnóstico Esta fase debe estar en correspondencia con el primer
objetivo de la investigación, para el presente estudio la investigadora compilo una serie
de datos, tanto de fuentes primarias como de secundarias, con el propósito de realizar un
diagnóstico de las necesidades actuales que presenta el Área de Proyectos de la empresa
Diques y Astilleros Nacionales, C.A. (DIANCA).
De las fuentes primarias, se obtendrá información específica por medio de la

aplicación de un instrumento tipo cuestionario de preguntas dicotómicas (Si/No) y en la
segunda instancia se tomara en cuenta antecedentes e investigaciones realizadas en el
pasado que sirvieron como base y que serán elementos básicos para el estudio.
Cabe agregar, que todas estas informaciones que se logró le permitieron a la autora
conocer la situación real en estudio, y la ubica hacia la determinación de la necesidad de
poner en marcha el Sistema de Gestión Logístico Documental.
Fase II: Factibilidad Se hizo necesario realizar la fase de factibilidad, por estar
orientada dentro de la modalidad Proyecto Factible, la cual contribuye a determinar con
52
base al análisis e interpretación de los resultados, la elaboración de la propuesta Sistema
de Gestión Logístico Documental. En el que se tomó en cuenta los siguientes aspectos:
legal, institucional, técnico y económico de la misma.
Fase III: Diseño de la propuesta: Elaboración del Sistema de Gestión Logístico

Documental, basado en la Norma ISO 15489-2001 para la optimización en el área de
Proyectos de la Empresa Diques y Astilleros Nacionales, C.A. (DIANCA)
Durante el desarrollo de la presente fase, la autora realizo una serie de investigaciones

en el que obtendrá informaciones notables sobre la importancia del Sistema de Gestión
Logístico Documental, Norma ISO 15489-2001, a través de, planificación de
actividades referidas a la temática.
CAPÍTULO IV
PRESENTACIÓN Y ANALISIS DE RESULTADOS DE LOS DATOS
Análisis de Datos
El presente capítulo contiene el tratamiento de datos del contexto estudiado, a través

del llenado de instrumentos de recolección de datos utilizados. Es decir con la escala con
53
alternativas de respuestas (SI-NO), bajo el escalamiento dicotómico se aplicó el
instrumento a los empleados en el área de proyectos de la empresa Diques y Astilleros
En ese sentido, el análisis de datos pertenece a un elemento componente del método

estadístico para recolectar, organizar, resumir, presentar y analizar datos demandados
mediante método científicos, y para la obtención de relaciones desde de un cuerpo de
datos cuando se observa solo una parte de este logrando de este modo reducir el dilema
con respecto a un problema de investigación.
Al respecto, Hernández, Fernández y Baptista (2010) la definen expresando: “Usa

la recolección de datos para probar hipótesis con base a medición numérica y el análisis
estadístico, para establecer patrones de comportamiento y probar teorías” (p.4) es por ello
que se proyectó la medición estadística de la investigación para analizar los resultados
de los entrevistados y así establecer con mayor veracidad los datos arrojados en la
investigación.
Asimismo, el análisis de los datos se realizó a través de la aplicación de técnicas

presentados en cuadros de distribución de frecuencia, porcentajes, y graficas circulares,
agrupando los valores por dimensiones, tomando como referencia el cuadro de
operacionalización de las variables. En el mismo orden de ideas, el análisis se efectuó
relacionando los aspectos más relevantes de la investigación. Seguidamente se presentan
la aplicación y análisis estadísticos de la investigación:
Cuadro 4
Dimensión: Organizacional
Indicador: Administrativo
N° 1 Ítem ¿Cuenta la Gerencia de Proyecto con una gestión documental adecuada?
Alternativa Frecuencia absoluta Frecuencia relativa
Si 10 25%
54
No 30 75%
Total 40 100%
Datos arrojados de la aplicación del cuestionario a los empleados que laboran los
empleados en el área de proyectos de la empresa Diques y Astilleros Nacionales, C.A.
(DIANCA).
Gráfico 1
Análisis Descriptivo: Los resultados arrojados en el cuadro 4, grafico 1, los empleados

encuestados consideran que el 75% que la Gerencia de Proyecto no cuenta con una
gestión documental adecuada, el otro 25% respondió que la Gerencia de Proyecto si
cuenta con una gestión documental adecuada. Al respecto, Cruz (2011) señala que una
gestión documental adecuada “se encarga de todos los procesos relacionados al
tratamiento y control documental, que inicia desde la creación del documento hasta su
destino final, con el fin de racionalizar la masa documental que se genera en una
organización”. (p.23) Evidenciándose que las respuestas ofrecidas verifican que la
empresa no cuenta con un control adecuado de documentos que deben llevarse y generara
una organización.
Cuadro 5
Indicador: Administrativo
N° 2 Ítem: ¿La gestión administrativa de la gerencia de proyectos, es responsable
del control eficiente y sistemático de los documentos?
Si 25 62%
No 15 38%
Total 40 100%
55
(DIANCA).
Gráfico 2

encuestados consideran que el 62% que la gestión administrativa de la gerencia de
proyectos, si es responsable del control eficiente y sistemático de los documentos, el otro
38% respondió que la gestión administrativa de la gerencia de proyectos, no es
responsable del control eficiente y sistemático de los documentos. Para Bustelo Ruesta
(2007), menciona que para “poder implantar un sistema de gestión de documentos en una
organización es imprescindible abarcar la gestión de documentos en toda su complejidad”
(p.7) un sistema de gestión documental es un tanto complejo, por ello requiere eficiencia
y organización para lograr concordancia en este trabajo y así la gerencia de proyectos
podrá tener la responsabilidad y manejo de este sistema.
Cuadro 6
Indicador: Tecnológico
N° 3 Ítem: ¿Considera que la gerencia de proyectos debe apoyar la búsqueda en la
información desde la tecnología?
Si 30 75%
No 10 25%
56
Total 40 100%
(DIANCA).
Gráfico 3

encuestados consideran que el 75% que la gerencia de proyectos si debe apoyar la
búsqueda en la información desde la tecnología, el otro 25% respondió que la gerencia
de proyectos no debe apoyar la búsqueda en la información desde la tecnología. De
acuerdo a, Giménez-Chornet, (2014) refieren que “los archivos de hoy requieren de la
innovación articulada con las TIC, para lo cual las empresas deben apuntarle a la
innovación. (p.56) Es decir que, la gerencia de proyectos debe apoyar la búsqueda en la
información desde la tecnología para estar a la vanguardia en cuanto a su proceso
documental.
Cuadro 7
Indicador: Tecnológico
N° 4 Ítem: ¿Ud. Cree que la organización de la información a través de la parte
tecnológica, es un recurso idóneo en nuevas formas de trabajo, para garantizar
la gestión de documentos para la gerencia de proyectos?
Si 40 100%
57
No 0 0%
Total 40 100%
(DIANCA).
Gráfico 4

encuestados consideran que el 100% que la organización de la información a través de
la parte tecnológica, si es un recurso idóneo en nuevas formas de trabajo, para garantizar
la gestión de documentos para la gerencia de proyectos. Según Burck y Horton (1988)
señalan que “La Gestión Documental se relaciona estrechamente con la Gestión de la
Información esta puede coordinar, dirigir y controlar los flujos de información que se dan
lugar dentro de los flujos de trabajo en los procesos del sistema”. (p.34) Evidentemente
se reafirma que la tecnología es un recurso idóneo para garantizar la gestión de
documentos para la gerencia de proyecto.
Cuadro 8
Indicador: Eficiencia
N° 5 Ítem: ¿Existe eficiencia en el manejo y organización de la documentación
producida y aceptada por la gerencia de proyectos?
Si 13 37%
No 27 63%
Total 40 100%
58
(DIANCA).
Gráfico 5

encuestados consideran que el 63% respondió que no existe eficiencia en el manejo y
organización de la documentación producida y aceptada por la gerencia de proyectos, el
otro 37% expreso que no existe eficiencia en el manejo y organización de la
documentación producida y aceptada por la gerencia de proyectos. De acuerdo a, Bustelo,
(2007) refiere que “la gestión documental en términos del desarrollo de nuevos productos
y servicios dirigidos a satisfacer las necesidades tanto del cliente interno como del
externo, contribuyendo en el rendimiento de la organización” (p.67) Indudablemente la
eficiencia en el manejo y organización de la documentación, busca satisfacer los aspectos
internos y externos de un área definida, de manera que esta contribuiría al rendimiento
efectivo de la empresa.
Cuadro 9
Dimensión: Normativa legal
Indicador: Norma ISO 15489-2001
N° 6 Ítem ¿El sistema de gestión debe ser mejorado continuamente de acuerdo con
los requisitos de la norma internacional?
Si 40 100%
59
No 0 0%
Total 40 100%
(DIANCA).
Gráfico 6

encuestados consideran que el 61% respondió que sí existe eficiencia en el manejo y
organización de la documentación producida y aceptada por la gerencia de proyectos, el
otro 39% expreso que no existe eficiencia en el manejo. Al respecto, a norma ISO 9001
2015 “no requiere de un sistema de documentos, sino de un Sistema de Gestión de Calidad
documentado”. Lo que significa que la gestión documental requiere de la cantidad de
información documentada para aclarar la planificación, operación y control efectivo de
los procesos que necesita para desarrollar la misma.
Cuadro 10
N° 7 Ítem: ¿La norma ISO 9001:2008 es un documento normativo importante para
establecer los requisitos necesarios de un Sistema de Gestión de la Calidad en
la empresa?
Si 35 88%
No 5 12%
60
Total 40 100%
(DIANCA).
Gráfico 7
encuestados consideran que el 88% respondió que la norma ISO 9001:2008 si es un
documento normativo importante para establecer los requisitos necesarios de un Sistema
de Gestión de la Calidad en la empresa, el otro 12% expreso que la norma ISO 9001:2008
no es un documento normativo importante para establecer los requisitos necesarios de un
Sistema de Gestión de la Calidad en la empresa. De acuerdo a, “la importancia de la
norma ISO9001 y su estatus en cuanto a implantación de Sistemas de Gestión de Calidad,
exigen que la norma sea modificada para actualizar los contenidos y requisitos, a fin de
adaptarlos a las últimas tendencias”. Es decir que, la ISO 9001:2008 establece los
requisitos que comprueba que el Sistema de Gestión de la Calidad verifica la necesidad
de adaptar el mismo según sus criterios normativos.
Cuadro 11
N° 8 Ítem: ¿Facilita el sistema de gestión de documentos, la conexión con los
sistemas de gestión de calidad (ISO 9001)?
Si 23 58%
61
No 17 42%
Total 40 100%
(DIANCA).
Gráfico 8
encuestados consideran que el 58% respondió que si facilita el sistema de gestión de
documentos, la conexión con los sistemas de gestión de calidad (ISO 9001), el otro 12%
manifiesto que no facilita el sistema de gestión de documentos. Según la norma ISO 9001
se establece “los requisitos de un Sistema de gestión de la calidad, que permiten a una
empresa demostrar su capacidad de satisfacer los requisitos del cliente y para acreditar de
esta capacidad ante cualquier parte interesada”. En ese sentido, el Sistema de gestión de
la calidad si facilita el vínculo sistema de gestión de documentos, ya que está guiada al
logro de la calidad en una organización.
Cuadro 12
Indicador: Sistema de Gestión Logístico de Documentos
N° 9 Ítem: ¿Considera que la Norma ISO-15489-2016 plantea las instrucciones
para regular los documentos y formatos, soportes en el ejercicio de sus
actividades por organismos que así lo requieran?
Si 22 55%
62
No 18 45%
Total 100%
(DIANCA).
Gráfico 9
encuestados consideran que el 55% respondió que la Norma ISO-15489-2016 si plantea
las instrucciones para regular los documentos y formatos, soportes en el ejercicio de sus
actividades por organismos que así lo requieran, el otro 45% respondió que la Norma
ISO-15489-2016 no plantea las instrucciones para regular los documentos y formatos.
AENOR (2006) señala que:
La gestión de documentos que producen las organizaciones, ya sean

públicas o privadas, con fines externos o internos de forma que se
aplica a la gestión de documentos, con independencia de su formatos o
soportes y de las tecnologías creadas o utilizadas por una organización
en el transcurso de sus actividades. (p.34)
La norma ISO-15489 utiliza de guía y suministra normas para orientar a todas

aquellas organizaciones que persiguen la optimización de su gestión y que pretendan
desarrollar un sistema de gestión de documentos fuerte, eficiente y de calidad.
Cuadro 13
Indicador: Sistema de Gestión Logístico de Documentos
63
N° 10 Ítem: ¿Ud participa en la gestión de documentos tomando en cuenta su
capacidad para desarrollarse por medio del trabajo?
Si 8 20%
No 32 80%
Total 100%
(DIANCA).
Gráfico 10
Análisis Descriptivo: Los resultados arrojados en el cuadro 13, grafico 10, los
empleados encuestados consideran que el 80% respondió que no participa en la gestión
de documentos tomando en cuenta su capacidad para desarrollarse por medio del trabajo,
el otro 20% respondió que si participa en la gestión de documentos tomando en cuenta
su capacidad para desarrollarse por medio del trabajo. Al respecto, Ruiz, (2001) señala
que en “las organizaciones de servicio, esto significa ofrecer una gama de servicios que
sean seguros y eficaces y que cubran las necesidades y los deseos del cliente” (p.32). Esto
sugiere que la gestión de documentos en la organización debe ser segura y eficaz para que
se cumpla una calidad de trabajo por parte de los empleados del departamento.
Cuadro 14
Dimensión: Propuesta
Indicador: Planificación
N° 11 Ítem: ¿Considera que el Sistema de Gestión Logístico Documental basado en
la norma ISO 9001:2008 permite que la gestión institucional sea eficiente,
64
alcanzando los estándares de calidad y productividad establecidos en el nivel
nacional e internacional?
Si 35 88%
No 5 12%
Total 40 100%
(DIANCA).
Gráfico 11
empleados encuestados consideran que el 88% respondió que el Sistema de Gestión
Logístico Documental basado en la norma ISO 9001:2008 si permite que la gestión
institucional sea eficiente, el otro 12% respondió no permite que la gestión institucional
sea eficiente. La norma ISO 9001:2008 “promueve un enfoque basado en procesos
cuando se desarrolla, se implanta y mejora la eficacia de un sistema de gestión de la
calidad, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus
requisitos” para que una la gestión institucional sea eficiente y esta funcione de manera
eficaz, tiene que identificar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí.
Cuadro 15
Indicador: Planificación
65
N° 12 Ítem: ¿Es necesaria la planificación de un sistema de gestión documental que
permita controlar de modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el
mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos en Dianca
C.A?
Si 40 100%
No 0 0%
Total 40 100%
(DIANCA).
Gráfico 12
empleados encuestados consideran que el 100% respondió que si es necesaria la
planificación de un sistema de gestión documental que permita controlar de modo
eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la
disposición de los documentos en Dianca C.A. Para Heredia (2008) “la importancia de la
gestión documental reside en que está presente, por transversal, en todas las demás
gestiones de las Organizaciones” (p.47). En efecto en todas las áreas de la empresa se
producen y reciben documentos que están sujetos a gestionarse durante todo el trámite
hasta su disposición final.
Cuadro 16
Indicador: Acciones
66
N° 13 Ítem: ¿Es favorable gestionar los documentos Norma ISO-15489-2016 y su
correspondencia con los sistemas electrónicos para la gestión de los
documentos con los diferentes soportes?
Si 40 100%
No 0 0%
Total 40 100%
(DIANCA).
Gráfico 13
empleados encuestados consideran que el 100% respondió que sí es favorable gestionar
los documentos Norma ISO-15489-2016 y su correspondencia con los sistemas
electrónicos para la gestión de los documentos con los diferentes soportes. Bustelo.
(2007). Señala que Heredia,(2008) que “La Gestión Documental es garantía del
funcionamiento de las organizaciones puesto que demuestra la transparencia,
antecedentes y es el apoyo para responder los requerimientos legales, técnicos, contables
e históricos de la organización” (p.43) De acuerdo a esto, es necesario que la gestión
documental se realice mediante la Norma ISO-15489-2016 ya que permite su
correspondencia con las tecnologías siendo un soporte necesario.
Cuadro 17
Indicador: Acciones
67
N° 14 Ítem: ¿Considera que la Norma ISO-15489-2016 plantea los objetivos que
deben regular los documentos y formatos, soportes recibidos en ejercicio de
sus actividades por organismos que así lo requieran?
Si 40 100%
No 0 0%
Total 40 100%
(DIANCA).
Gráfico 14
empleados encuestados consideran que el 100% respondió que la Norma ISO-15489-
2016 si plantea los objetivos que deben regular los documentos y formatos, soportes
recibidos en ejercicio de sus actividades por organismos que así lo requieran. Tal y como
lo plantean, Casadesús (2017), mencionan que “los procesos de gestión de los
documentos se deben diseñar a partir del análisis de los procedimientos de trabajo, con la
finalidad de definir los requisitos y responsabilidades, evaluación de los riesgos y
analizando los agentes”.(p,.54) desde esa visión se considera necesario que los
procedimientos de la gestión de documentos se plantean basado en la Norma ISO-15489-
ya que permiten concretar las exigencias y responsabilidades del mismo.
Cuadro 18
68
Indicador: Seguimiento y Control
N° 15 Ítem: ¿El uso de la Norma ISO-15489-2016, favorece área de proyectos de la
empresa Diques y Astilleros Nacionales, C.A para lograr los resultados que
sería preciso obtener en la gestión documental?
Si 40 100%
No 0 0%
Total 40 100%
(DIANCA).
Gráfico 15
empleados encuestados consideran que el 100% respondió que el uso de la Norma ISO-
15489-2016, favorece área de proyectos de la empresa Diques y Astilleros Nacionales,
C.A para lograr los resultados que sería preciso obtener en la gestión documental.
Giménez (2015) realizo un análisis de las principales normas y la norma ISO 15489-
1:2016 es parte de un conjunto de normas e informes técnicos que abarcan aspectos sobre
la creación, captura y gestión de documentos, las cuales se relacionan entre sí.(p.43)
considerando que la Norma ISO-15489-2016, beneficia la gestión documental área de
proyectos de la empresa Diques y Astilleros Nacionales.
Conclusiones del Diagnóstico
69
Una vez aplicado el instrumento, se procedió al análisis de la información recabada,
mediante la tabulación de datos para su interpretación a través de gráficos, esbozada por
variables. Considerando los resultados obtenidos, se puede decir, que la Gerencia de
Proyecto no cuenta con una gestión documental adecuada, siendo esta área responsable
del control eficiente y sistemático de los documentos.
Por lo que la gestión documental es inadecuada, ya que genera la subutilización de

recurso de la empresa tanto tecnológico como humano. Además se visualiza ya que poco
se gestiona los documentos utilizando la Norma ISO-15489-2016, visualizándose el
desconocimiento de esta normativa lo que ocasiona muchas veces atraso porque no
cuentan con una adecuada gestión documental logística que le permita tramitar con
eficiencia el manejo y organización de la documentación producida y acogida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, para su utilización y conservación.
Es de importancia que los profesionales que trabajan en el departamento la gerencia de

proyecto de Dianca no solo estén en el conocimiento de la normativa legal, sino que
deben saber emplear en forma correcta y eficiente, porque las irregularidades ocasionan
atraso en el trabajo.
Es por ello, que se considera importante la realización de una Propuesta de un Sistema

de Gestión Logístico Documental basado en la Norma ISO 15489-2001, para la
optimización en el Área de Proyectos de la empresa Diques y Astilleros Nacionales, C.A.
(DIANCA). Puerto Cabello Estado Carabobo., mejorar el cumplimiento de los deberes
formales que se deben llevar en la empresa, razón por la cual, se procede al diseño de la
propuesta, en el capítulo V, de la presente investigación.
70
CAPÍTULO V
LA PROPUESTA
Título: Sistema de Gestión Logístico Documental basado en la Norma ISO 15489-2001,

para la optimización en el Área de Proyectos de la empresa Diques y Astilleros
Presentación de la Propuesta
El diseño para la propuesta Sistema de Gestión Logístico Documental basado en la

Norma ISO 15489-2001, para la optimización en el Área de Proyectos de la empresa
Diques y Astilleros Nacionales, C.A. (DIANCA)., dicho sistema es un conjunto de
71
normas, técnicas y prácticas empleadas para administrar el flujo de documentos de todo
tipo en una empresa, además permite la recuperación de información a partir de ellos,
determina el tiempo que los documentos deben guardarse, elimina los que ya no sirven y
asegura la subsistencia indeterminada de los documentos más valiosos.
Desde esa radio de acción, Sistema de Gestión Logístico Documental basado en la

Norma ISO 15489-2001 comprende la gestión de documentos electrónicos, y la
atribución que tienen las nuevas herramientas en el sistemas de gestión documental de
última generación en los procesos de acciones correspondidos con la creación,
administración, control y gestión de documentos.
Las áreas de las empresas que se facultan de dichas actividades interactúan

diariamente con una gran cantidad de documentos, tales como: recibos, facturas, pruebas
de entrega, cartas porte, seguros, incidencias, trámites de aduana, entre muchos otros.
Asimismo, un sistema de gestión documental apropiado tiene un rol central como punto
de partida para la automatización de procesos y la eficacia en la operación de la
dependencia, concibiendo un aumento en la productividad, disminuyendo errores y costos
para brindar un servicio a la altura de las perspectivas de clientes cada vez más exigentes.
En este sentido, esta propuesta Sistema de Gestión Logístico Documental basado en

la Norma ISO 15489-2001, para la optimización en el Área de Proyectos de la empresa
Diques y Astilleros Nacionales, C.A. (DIANCA). Cuyo abordaje está basado en la gran
cantidad de documentación que generan: facturas, seguros, trámites de aduana, partes de
entrega… Por ello, la logística esté íntimamente relacionada con la gestión documental.
El sistema de gestión documental simboliza eficiencia, eficacia, incremento en la
productividad, minimización de errores y ahorro de costes. Cualquier proceso requiere
la gestión y envío del producto físico, unida a la gestión de documentos relacionada al
producto y a la operación de venta.
Justificación de la Propuesta
72
Una vez realizado el diagnostico a la institución objeto de estudio, se visualizó la
necesidad de facilitar en el Área de Proyectos de la empresa Diques y Astilleros
Nacionales, C.A. (DIANCA), el sistema de gestión documental basado en la Norma ISO
15489-2001, surge a partir de las variadas actividades que se dan por la reproducción y el
uso de la información, adicional a los procesos intermedios y de acceso, a partir de la
fuente al destinatario. Este desarrollo metodológico permitirá a los usuarios
institucionales la vía directa a la información, será un medio para transferir y gestionar
datos, información y conocimiento de forma organizada y oportuna además, tiene como
propósito lograr que los documentos sean operados de manera eficiente para lograr la
efectividad en el área de proyectos.
Igualmente, esta propuesta se justifica porque permitirá ofrecer a través del sistema
de gestión documental el cambio necesario ofreciendo las respuestas a las carencias del
área de proyectos conlleva a constituir un nuevo procedimiento en la entrega de
documentos para los proyectos, y determinado a que es un proceso nuevo y el nivel de
exigencias sea distinto.
Esta parte de la Norma ISO 15489 sistematiza la gestión de documentos de las

organizaciones que los han producido, ya sean públicas o privadas, para clientes externos
e internos. Por lo que se recomienda su aplicación de todos los elementos expuestos en
esta parte de la Norma ISO 15489 para certificar que se crean, incorporan y gestionan los
documentos de archivo adecuados.
La norma propone una metodología específica para realizar el sistema de gestión de

documentos, definir los procesos técnicos, elaborar los instrumentos principales (cuadro
de clasificación, calendario de conservación, tabla de acceso y seguridad) y establecer las
actividades de evaluación, medición y aprendizaje que conduzcan a la mejora continua
del sistema. También destaca la importancia de los metadatos para la gestión de los
documentos electrónicos y señala los requisitos que éstos deberían cumplir. Como
compendio de buenas prácticas de gestión de documentos que ha sido adoptado en
73
numerosos países, la norma ISO 15489 comporta nuevos retos, a la vez que abre nuevas
perspectivas a los profesionales de la información.
Objetivo General de la Propuesta
General
Promover Sistema de Gestión Logístico Documental basado en la Norma ISO 15489-

2001, para la optimización en el Área de Proyectos de la empresa Diques y Astilleros
Nacionales, C.A. (DIANCA.
Específicos
- Presentar el marco normativo el bajo el cual se elabora Sistema de Gestión Logístico

Documental en el Área de Proyectos de la empresa Diques y Astilleros Nacionales, C.A.
(DIANCA)
-Definir los elementos del Sistema de Gestión Logístico Documental al aplicar la Norma
ISO 15489 en área de proyectos de la empresa Diques y Astilleros Nacionales, C.A.
(DIANCA)
-Plantear las actividades y procesos que componen el sistema de Gestión Logístico

Documental en la recuperación, almacenamiento y verificación de documentación física
y digital del área de proyectos
•Describir la metodología basado en la Norma ISO 15489-2001, para la optimización en

el Área de Proyectos de Gestión Logístico Documental de la empresa Diques y Astilleros
Propósito de la Propuesta
Con esta propuesta se pretende solucionar el problema existente en el Área de

Proyectos de la empresa Diques y Astilleros Nacionales, C.A. (DIANCA la misma se
74
efectúa con la finalidad de mejorar las debilidades observadas y analizadas a través de
los instrumentos de recolección de información, la propuesta de dicho sistema de gestión
documental se hace mediante la necesidad de emplear la Norma ISO 15489 los cuales
se abordaran desde las directrices que describen los procedimientos que permiten
desarrollar una gestión de documentos conforme con los principios y elementos expuestos
en esta parte de la Norma ISO 15489.
Factibilidad de la Propuesta
Análisis de la Factibilidad
Para realizar la propuesta Sistema de Gestión Logístico Documental basado en la

Norma ISO 15489-2001, para la optimización en el Área de Proyectos de la empresa
Diques y Astilleros Nacionales, C.A. (DIANCA se tiene la disponibilidad de los recursos
necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas señaladas, es decir, si es viable cumplir
con las metas que se tienen en un proyecto, tomando en cuenta los recursos con los que
se cuenta para su ejecución.
Factibilidad Técnica determina si la empresa Diques y Astilleros Nacionales, C.A.

(DIANCA) dispone de los conocimientos, habilidades, equipos o herramientas precisos
para llevar a cabo los procedimientos, funciones o métodos involucrados en la propuesta
se puede decir, que existe plena disponibilidad de todos los recursos y materiales en la
empresa, solo se debe realizar un hincapié de las funciones de cada uno dentro de la
organización.
Factibilidad Operativa Se considera factible operativamente ya que esta propuesta,

permitirá el desarrollo de talleres, es decir, será de fácil aplicación en los procesos de
trabajo ya establecidos.
Desarrollo de la Propuesta
75
Marco normativo bajo el cual se elabora Sistema de Gestión Logístico
Documental en el Área de Proyectos de la empresa Diques y Astilleros Nacionales,
C.A. (DIANCA)
ISO (la Organización Internacional de Normalización) es una federación mundial de

organismos nacionales de Normalización (organismos miembros de ISO). El trabajo de
preparación de las Normas internacionales se suele realizar a través de los comités
técnicos de ISO. Todo organismo miembro interesado en una materia para la cual se haya
establecido un comité técnico tiene derecho a estar representado en dicho comité. Las
organizaciones internacionales, públicas y privadas, que están en contacto con ISO,
también participan en los trabajos. ISO colabora estrechamente con la Comisión
Electrotécnica Internacional (CEI) en materia de Normalización electrotécnica.
Las Normas Internacionales se proyectan de acuerdo con las reglas establecidas en la

Parte 3 de las Directivas ISO/CEI. El principal cometido de los comités técnicos es la
preparación de Normas Internacionales. Los proyectos de Normas Internacionales
adoptados por los comités técnicos son enviados a los organismos miembros para que se
proceda a su votación. Para su publicación como Norma Internacional, se requiere, al
menos, la aprobación del 75% de los organismos miembros que participan en la votación.
En circunstancias excepcionales, cuando un comité técnico haya recopilado datos de

un tipo diferente del que normalmente se publica dentro de una Norma Internacional (lo
más novedoso en la materia, por ejemplo), puede decidir, por mayoría simple de los
miembros participantes en la votación, publicar un Informe Técnico. El carácter de un
Informe Técnico es íntegramente informativo y no tiene que revisarse hasta que se
considere que los datos que en él aparecen ya no son válidos o útiles. Cabe señalar la
posibilidad de que algunos de los elementos de la presente parte de la Norma ISO 15489
puedan estar sujetos a derechos de patente. ISO no asume responsabilidad alguna respecto
de la identificación de cualquiera de dichos derechos de patente, o de la totalidad de los
mismos.
76
Campo de Aplicación
Esta parte de la Norma ISO 15489 es una guía de implementación de la Norma ISO
15489-1 para su uso por parte de los profesionales de la gestión de documentos y de
aquellas personas encargadas de gestionar documentos en sus respectivas organizaciones.
Asimismo, presenta una metodología que facilitará la implementación de la Norma ISO
15489-1 en todas las organizaciones que necesiten gestionar sus documentos.
Proporciona una visión general de los procesos y factores que las organizaciones que
desean cumplir con la ISO 15489-1 deberían tener en cuenta.
2.3. Responsabilidades
2.3.1. Objetivos de la definición de las responsabilidades y competencias
El objetivo fundamental de la definición de las responsabilidades, competencias y sus

interrelaciones consiste en el establecimiento y mantenimiento de un régimen de gestión
de documentos que satisfaga las necesidades de las partes interesadas, tanto internas como
externas. En concreto, la definición de responsabilidades, competencias y sus
interrelaciones debería conducir a la aplicación de prácticas normalizadas o reglas de la
organización que:
a) Exijan a los empleados que documenten correctamente las actividades de la

organización en las que toman parte, creando documentos de acuerdo con las necesidades
y procesos de negocio;
b) Garanticen que los sistemas de información y procesamiento que sirven de soporte a

las actividades de la organización permitan la creación de documentos apropiados como
parte de dichas actividades;
c) Garanticen la transparencia de los procesos documentales y la idoneidad de los sistemas

de gestión de documentos a lo largo de su vida activa (los documentos que son necesarios
para el funcionamiento habitual de la organización y los que están sujetos a un uso
77
frecuente suelen estar ubicados cerca del usuario, si se trata de un documento físico, u on
line a través del sistema informático);
d) Garanticen que los documentos se mantengan, almacenen y conserven durante todo el

tiempo en que sean útiles para la organización y, cuando sea apropiado, para entidades
externas, como instituciones archivísticas, investigadores y auditores;
y e) Aseguren que la disposición de documentos sólo se realice de conformidad con un

proceso de aprobación previamente definido.
2.3.2. Competencias y responsabilidades dentro de la organización
Una organización debería definir las competencias y responsabilidades de todo el

personal implicado en la gestión de documentos. Es probable que se incluyan las
siguientes categorías:
a) La dirección ejecutiva debería asumir el mayor nivel de responsabilidad para garantizar

el éxito del plan de actuación de gestión de documentos. El respaldo de la dirección
ejecutiva se traduce en la atribución de recursos a niveles inferiores y en el fomento del
cumplimiento de los procedimientos de gestión de documentos en toda la organización.
b) Los profesionales de la gestión de documentos asumen la responsabilidad principal de

la implementación de la Norma ISO 15489-1. En concreto, establecen las políticas,
procedimientos y normas generales de gestión de documentos para toda la organización
e implementan los procesos descritos en el capítulo 4 de la Norma ISO 15489-1:2001.
c) Los jefes de las unidades de negocio o de las agrupaciones organizativas son

responsables de garantizar que el personal a su cargo cree y mantenga documentos como
parte integrante de su trabajo y de acuerdo con las políticas, procedimientos y normas
establecidas. Además son responsables de facilitar los recursos necesarios para la gestión
de documentos y actuar de enlace con los profesionales de la gestión de documentos en
todos los aspectos expuestos en el capítulo 4 de la Norma 15489-1:2001.
78
d) Otras personas de la organización que tienen obligaciones específicas en relación con
los documentos son los responsables de: la seguridad, el cumplimiento de las
disposiciones legales y el diseño y la implementación de sistemas mediante las
tecnologías de comunicación e información.
e) Todo el personal que crea, recibe y mantiene documentos como parte de su labor diaria
debería hacerlo de acuerdo con las políticas, procedimientos y normas establecidas. Esto
incluye la disposición de documentos únicamente de conformidad con los instrumentos
autorizados. Cuando el plan de gestión de documentos de la organización sea llevado a
cabo por contratistas externos, es importante garantizar que éstos cumplan con las normas
establecidas en las políticas de la organización.
Definición de los elementos y Objetivos del Sistema de Gestión Logístico

Documental al aplicar la Norma ISO 15489 en área de proyectos de la empresa
Diques y Astilleros Nacionales, C.A. (DIANCA)
El Sistema de Gestión Logístico Documental en área de proyectos de la empresa

Diques y Astilleros Nacionales, C.A. (DIANCA) se regirá por los siguientes políticas,
procedimientos y objetivos de a Norma ISO 15489.
Elementos Políticas
Planificación La creación de los documentos debe estar administrada por
el análisis legal, práctico y archivístico que establezca la
utilidad de estos como demostración, en la que se a facilite
su tarea. El efecto de dicho análisis establecerá si debe
hacerse o no un documento.
Oportunidad Las entidades deberán implementar elementos que avalen
que los documentos están utilizables cuando se pidan y para
las personas calificadas para consultarlos y utilizarlo.
Eficiencia Las entidades deben producir únicamente los documentos
precisos para el desempeño de sus objetivos o los de un
oficio o un proceso.
Disponibilidad Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran
aparte del medio en que fueron creados y diseñados.
79
Eficacia Los documentos que se gestionen se deben lograr con la
mínima cuantía de recursos, el punto clave es la reducción
de recursos al mínimo.
Control Se deben asegurar el control y alcance de la totalidad de los
documentos que produce o recibe en desarrollo de sus
actividades.
Procedimientos internos Descripción

Plan de acción El proyecto debe evolucionar y archivar fácilmente cada
documento electrónico, necesitará que se enumere su plan de
acción de manera clara y concisa. Al indicar clara y
sucintamente lo que planea hacer, podrá identificar dónde
necesita ajustar su enfoque.
Organizar y Su plan de gestión, debe comenzar cargando sus datos y
reestructuración de materiales existentes. Si sus archivos antiguos y nuevos se
archivos y documentos administran de dos maneras totalmente incompatibles,
actuales entonces va a crear mucho trabajo adicional para muchas
personas del equipo
Eliminar los documentos Poner en funcionamiento el nuevo plan que liberará espacio
repetidos para optimizar de almacenamiento. Así facilitar que los datos e información
sus recursos sean fácilmente encontrados y accesibles.
Inspeccionar la Cualquier documento que decide quitarse debe eliminarse
eliminación y el acopio adecuadamente. Esto podría ser mediante su equipo técnico
seguros de toda la interno que pueda borrar copias de seguridad y discos duros
documentación antiguos. No importa qué combinación de estos necesite,
asegúrese de seguir todas las reglas y regulaciones al pie de
la letra. De esa manera, sabrá que cualquier información
confidencial no caerá en manos de terceros.
Ejecutar una prueba de Poner a prueba un plan de gestión es algo que muchas
su nuevo Sistema de personas en la empresa son reacias a hacer, y por una buena
gestión razón: no quieren que falle. Para validar y mejorar su
sistema, en lugar de poner en duda la capacidad de las
personas que lo crearon.
Proyectar mantenimiento El mantenimiento regular y las sesiones de actualización son
periódico y sesiones de esenciales en su infraestructura y procedimientos para que su
actualización sistema pueda desarrollar en paralelo con la organización. Es
necesario que todos en el área sepan cómo usar los procesos
que ha implementado.
80
Elaboración propia (2023)
Objetivos
La Norma ISO 15489 indica que los objetivos que hay que alcanzar son los siguientes:
1) Satisfacer las necesidades de gestiones presentes y futuras mediantes:
• La conservación de información relativa a decisiones tomadas y actividades realizadas

como parte de la memoria corporativa que ayuda a nuevas tomas de decisión y a la
continuidad de las actividades.
• La conservación de elementos que son evidencia de las actividades presentes y pasadas

para cumplir con obligaciones de auditoría y rendición de cuentas.
• La eliminación, lo antes posible y de manera sistemática y autorizada, de los

documentos que ya no se necesiten.
• La conservación del contexto del documento, lo que permitirá a futuros usuarios juzgar
su autenticidad y fiabilidad, incluso en sistemas de gestión de documentos cerrados o que
hayan sufrido importantes cambios.
2) Cumplir los requisitos legales, garantizando que se documenta, entiende e implementa

la normativa aplicable.
3) Satisfacer las necesidades presentes y futuras de las partes interesadas, tanto externas
como internas, mediante:
• La identificación de los intereses legítimos y exigibles de las partes interesadas, que

pueden indicar un periodo de tiempo superior al requerido por la propia organización; las
partes interesadas pueden ser socios, clientes, otras personas afectadas por las decisiones
o acciones de la organización y cualesquiera otras a las que la organización deba facilitar
los documentos para cumplir los requisitos de rendición de cuentas, tales como servicios
81
de auditoría, autoridades administrativas y judiciales y autoridades archivísticas o
investigadores.
• La identificación y la evaluación de los beneficios legales, financieros, políticos,

sociales y de cualquier otro tipo que se deriven de la conservación de los documentos al
servicio de la investigación y de la sociedad en su conjunto.
• El cumplimiento, en su caso, de las directrices de la autoridad archivística competente.

En los procesos de valoración es importante tener en cuenta la identificación de:
• Los documentos de conservación permanente, y
• Los documentos esenciales o vitales. Aunque cada organización debe definir cuáles son
sus documentos de conservación permanente y cuáles son los documentos esenciales,
podemos identificar grandes rasgos en los que basar el proceso de la identificación. Los
documentos de conservación permanente son genéricamente:
• Los que proporcionan información y evidencia sobre las políticas y las principales
actuaciones de la organización (planes, memorias, informes, etc.);
• Los que proporcionan información y pruebas sobre la interacción de la organización con

aquellos a quienes presta sus servicios;
• Los que documentan los derechos y las obligaciones de individuos y organizaciones;
• Los que contribuyen a la elaboración de la memoria de la organización con fines

científicos, culturales o históricos, y
• Los que contienen información y pruebas relativas a actividades de interés para partes
interesadas externas e internas. Los documentos esenciales son aquellos que resultan
imprescindibles para la continuidad de la organización en caso de desastre o aquellos en
los que se sustenta la esencia de los negocios llevados a cabo (por ejemplo, las escrituras
de propiedad o los contratos firmados con los clientes).
82
Plantear las actividades y procesos que componen el sistema de Gestión Logístico
Documental en el registro, almacenamiento y verificación de documentación digital
del área de proyectos
La operación de registro supone la asignación de un número, código o identificador

único dentro del sistema, que normalmente va acompañado de una breve información
descriptiva que identifica el documento.
La Norma ISO 15489 estipula que el registro debe reunir como mínimo los siguientes
elementos: • un identificador único, asignado a ser posible de forma automática; • la fecha
y la hora del acto que se registra; • un título o una descripción abreviada del documento
o el elemento registrado, y • el autor o el emisor y, eventualmente, el receptor del
documento registrado.
En muchos casos, la operación de registro puede considerarse la formalización del

proceso de captura. El proceso de registro es totalmente necesario cuando se quiere dejar
constancia del momento de la captura, como por ejemplo en los registros de entrada de
correspondencia, en los que el momento de recepción de una comunicación tiene un valor
específico a la hora de computar los plazos.
Esto puede deberse a las exigencias del procedimiento administrativo en las

relaciones con las administraciones públicas o a los compromisos de responder en unas
horas determinadas. Además, el registro puede tener la connotación de secuencialidad, lo
que impediría que se intercalen documentos en la secuencia, que a su vez es evidencia del
orden de captura o llegada.
En la implantación del procedimiento de registro: 1) un documento se registra cuando

se incorpora al sistema; 2) no puede desarrollarse ningún proceso que afecte al documento
hasta que se complete su registro en la implantación de modelos de gestión de documentos
electrónicos, se puede automatizar el proceso de registro de manera que sea trasparente y
no requiera la intervención de una persona.
83
Como norma general, un identificador es una secuencia de caracteres con una sintaxis
controlada que debería presentar las siguientes características:
• ser único en su ámbito de aplicación;
• ser válido en cualquier plataforma tecnológica;
• perdurar a lo largo de toda la vida del documento, y
• ser independiente de su ubicación.
La preocupación por normalizar los identificadores de los documentos creados en

un dominio público, como la World Wide Web, ha llevado a distintas iniciativas, que
deberemos tener en cuenta si en algún momento los documentos electrónicos que
gestionamos van a ser publicados o accesibles mediante Internet.
Entre las iniciativas más conocidas podemos destacar: • URI (uniform resource
identifier), que es un estándar fomentado por el World Wide Web Consortium y la
Internet Engineering Task Force (IETF). Se trata de es un sistema global para identificar
recursos en la web. El URI identifica el recurso con independencia de dónde se encuentre.
• DOI (digital object identifier) (www.doi.org), que proporciona un nombre único para
cada objeto de forma totalmente independiente de su localización.
• OAI Identifier, un identificador propio de la Open Archive Iniciative, que se utiliza en

muchos repositorios abiertos.
El momento y la forma de captura
Para poder implementarse, el proceso de captura y registro de los documentos debe ir

siempre acompañado del procedimiento de captura. Esencialmente, el procedimiento de
captura debe determinar:
• el momento en que los documentos se van a capturar;

84
• La forma en que se van a capturar los documentos, y
• Quién es su responsable.
Las combinaciones entre estas tres variables pueden producir muchos procedimientos
distintos, todos ellos válidos siempre que aseguren que el proceso de captura y registro
cumple con los objetivos y propósitos que hemos estudiado.
En una misma organización pueden –e incluso deben– existir distintos procedimientos

de captura. En este caso, debe quedar absolutamente claro a qué grupo de documentos se
aplica cada uno de ellos. A continuación se detalla un ejemplo de procedimientos
establecidos en una organización. Se han definido tres procedimientos de captura de
documentos en una organización, que se describen como sigue:
1) Procedimiento de captura de documentos recibidos en formato electrónico. Los

documentos recibidos a través del registro electrónico se capturan en el mismo momento
de su recepción, en que se recogen automáticamente los datos necesarios y quedan
almacenados en “documentos recibidos pendientes” hasta que la unidad a la que van
dirigidos acepte su recepción e inicie los trámites oportunos. En este momento se asocian
los metadatos y la localización definitiva en el repositorio de documentos electrónicos.
2) Procedimiento de captura de documentos recibidos en papel. Al recibir

documentos en papel, los responsables de registro deben registrarlos de forma manual y,
al mismo tiempo, proceder a su digitalización. Los documentos digitalizados quedan
almacenados en “documentos recibidos pendientes” hasta que la unidad a la que van
dirigidos acepte su recepción e inicie los trámites oportunos. En este momento se asocian
los metadatos y la localización definitiva en el repositorio de documentos electrónicos.
3) Procedimiento de captura desde aplicaciones de gestión. Los documentos internos,

creados en las aplicaciones de gestión, se capturan en el repositorio de documentos
electrónicos en el momento en que son validados y firmados electrónicamente por los
85
responsables. Sin embargo, existen algunos principios de buenas prácticas aceptadas que
nos pueden indicar cómo establecer este procedimiento:
• El momento de la captura debe producirse lo antes posible. En este sentido, en muchas

implementaciones se va optando por definir el momento de captura de los documentos
que se generan internamente incluso en las fases iniciales o de borrador
• Hay que automatizar en lo posible la forma de captura, evitando la intervención manual

en este tipo de procesos.
• Siempre hay que establecer cuál es la forma en que se puede rectificar una captura o
registro que se haya realizado erróneamente. Cuando las evidencias de una acción se
pueden encontrar en forma de datos de una base de datos, siempre hay que decidir si es
mejor convertir estos datos en un objeto documento para incorporarlos a un repositorio o
gestionar las evidencias en forma de datos en la base de datos donde se ha creado. En el
estado actual de la tecnología, la mayor parte de las implantaciones optan por los objetos
documento, ya que esta solución resulta más fácil de implementar y controlar.
Metodología basado en la Norma ISO 15489-2001, para la optimización en el Área

de Proyectos de Gestión Logístico Documental de la empresa Diques y Astilleros
La Norma ISO/TR 15489, Información y documentación. Gestión de documentos, se

compone de las siguientes partes: Generalidades y Directrices [Informe Técnico]. En la
primera se establecen los conceptos y los principios fundamentales para la creación,
captura, gestión de documentos y especifica los objetivos que deberían alcanzarse
En la segunda parte de la norma se presenta una guía y metodología para la

implementación de lo que se explicita en la parte 1 se abordan estrategias para el diseño
y la implementación de un sistema, especificaciones sobre los procesos de gestión
documental, aspectos de supervisión y auditoría y ofrece elementos para la formación de
los profesionales de la gestión de documentos.
86
Según esta norma, las etapas para la implementación de un sistema para la gestión de
documentos electrónicos son:
A-Investigación preliminar.
En esta etapa es donde se deben recopilar la información necesaria para poder comprender
el contexto empresarial de Diques y Astilleros de la organización, ubicada en el
municipio Puerto Cabello, estado Carabobo, en la que se observó específicamente en la
Gerencia de Proyecto una gestión documental inadecuada, que por supuesto genera
subutilización de recursos de la empresa tanto tecnológicos como humano, debido a que
las disposiciones legales que maneja en la actualidad, son extensas y tienen una ardua y
complicada labor de búsqueda.
Otro aspecto a considerar es la necesidad de que se realice un nuevo proyecto, por ello,
debe existir una información concreta en cuanto a esta gestión que conlleva a presentar
un informe adecuado y eficiente a la Gerencia General u otras gerencias, debido a que se
obtendría una información completa y de fácil acceso de proyectos de ingeniería y
navales.
B-Análisis de las actividades de la organización.
Las unidades que manejan este tipo de gestión están centradas entre la Gerencia
Comercial y Gerencia de Proyectos de DIANCA unidad que hacen las estimaciones
adaptándose a las nuevas exigencias de la Administración Pública. En este sentido, hubo
un representante del Ministerio de Transporte, quien señaló estructurar la documentación
con todas las pautas requeridas, específicamente en el caso del Instituto Nacional de
Canalizaciones les proporcionó una guía donde indicaban que todo proyecto debe llevar
una memoria descriptiva y otra de cálculo, y allí se muestra de forma general el material
87
utilizado, la simulación del diseño, plano general y todo que requiere el proyecto y ser
integrado a la planificación.
Diques y Astilleros Nacionales, C.A. (DIANCA)

Área de Proyectos
Código de Código Nombre de la Código y Unidad Tipología
Dependencia de la serie nombre de la documental documental
serie subserie
2 1 Actas -Actas de Acta 2023 Act
comité
-Acta de
convivencia
-Acta de
reuniones
2 2 Informes Informes a Informes Inf
otra entidades 2023
2 3 Anteproyectos Anteproyectos P
2023
C-Identificación de los requisitos.
Los requisitos a cumplir por la organización no están aislados de los requisitos que
deben cumplir los documentos para la gestión electrónica.
Los productos sugeridos serían:
1. “Lista de las fuentes que contentan requisitos documentales importantes”
2. “Lista de requisitos legales y reglamentarios de las necesidades más generales de la

sociedad relacionados al mantenimiento de los documentos”
3. “Informe de evaluación de riesgos”
88
4. “Documento formal dirigido a la dirección y al personal de la organización, donde se
establezcan los requisitos del mantenimiento de los documentos.”
Esta etapa puede ser una fuente de información para la construcción integral de un
Moreq, Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos electrónicos de archivo
(MoReq) es un instrumento archivístico de planeación, el cual identifica y formula los
requisitos funcionales de la gestión de documentos del contexto administrativo
electrónicos de archivo mediante un sistema de gestión de documentos.
La Etapa D. Evaluación de los sistemas existentes. Consiste en analizar cualquier

sistema de gestión o de información que usen en el interior de la organización. Se trata
de identificar la utilidad de los sistemas y ver si se ajustan a las necesidades del personal
de la entidad. También ver en qué nivel garantiza que la documentación cumpla con sus
características esenciales de autenticidad, fiabilidad, disponibilidad e integridad.
En esta etapa se procede a identificar vacíos, oportunidades de mejora se podrá

determinar el modo de proceder mejor con respecto a la implementación del sistema para
la gestión documental electrónica.
Los productos que sugiere la norma en esta etapa serían:
1. “Inventario de los sistemas ya existentes”
2. Informe donde se especifique cómo estos sistemas cumplen con los requisitos
identificados por la organización.
Etapa E. Identificación de las estrategias para cumplir con los requisitos necesarios
para asegurar la producción documental en el interior de la organización. Se deben
determinar políticas, normas y/o herramientas que lo garanticen.
Según recomienda la norma, algunas organizaciones pueden incluir estrategias como la

adopción y formulación de políticas (una política de gestión documental electrónica, por
89
ejemplo) el desarrollo de normas el diseño y evaluación de nuevos componentes de los
sistemas.
Conforme a una revisión de las funciones que requiere el personal en un sistema, para
ello la formulación de un MoReq para el SGDEA, Sistema de Gestión de documentos
Electrónicos de Archivo, es de utilidad.
También, en lugar de diseñar nuevos componentes, puede resultar más factible la

definición de estrategias que faciliten implementar un sistema completamente nuevo.
Estas actuaciones van encaminadas a garantizar la disponibilidad, autenticidad,

integridad y fiabilidad de la documentación electrónica.
El resultado de esta etapa puede ser “un modelo donde se relacionen las estrategias y
los requisitos y un informe dirigido a la alta dirección recomendando una estrategia de
diseño global”, con el objetivo de tener una propuesta sistemática y planificada que pueda
servir de base para la etapa siguiente.
Etapa F. Diseño de un Sistema de Gestión de documentos. Aquí habrá que aplicar y

materializar las estrategias que fueron seleccionadas en la etapa E y los requisitos
definidos en la Etapa C. Según la norma aquí deberían incluirse tres momentos:
-diseño de cambios en los sistemas y procesos,
-adaptación y/o integración de soluciones tecnológicas
-definición del modo más adecuado que pueda asumir más óptimamente los cambios y,
con ello, mejorar la gestión documental.
Dado que puede resultar un desafío notar el final y el principio entre la Etapa E y F (sobre
todo en la formulación de estrategias sobre el diseño del sistema y su implementación),
90
La norma viene a recomendar centrarse en la verificación y en la aplicación de cada
estrategia (E y F) por separado, de tal modo no se dejarán de lado aspectos, elementos o
puntos importantes relacionados con las estrategias identificadas y con los requisitos
definidos con anterioridad.
La norma sugiere estos productos: el plan del proyecto donde se definan o las tareas,
o los responsables y o los tiempos
- informes de las revisiones periódicas del diseño
- documentación sobre cambios en los requisitos
- reglas de funcionamiento del sistema
- especificaciones del sistema
- diagramas donde se representa la arquitectura y componentes del sistema
- flujos de datos que representen los procesos
- detalladas especificaciones sobre los componentes tecnológicos precisos
- cuadro de clasificación documental plan de integración del proyecto en o los sistemas o

o procesos ya existentes
• Plan inicial de formulación y validación
• Plan de implementación del sistema.
Etapa G. Implementación del sistema de Gestión de documentos, orientada a la

aplicación y ejecución sistemática de lo que se produjo en la Etapa F. Debe hacerse una
integración armoniosa entre procesos, procedimientos, personas y tecnología.
91
En esta etapa pueden surgir riesgos. Es preciso identificarlos previamente. Debe hacerse
desde la Etapa A y debe repasarse con anterioridad a poner en marcha la Etapa G. Hay
que minimizar las amenazas por medio de una planificación adecuada. Es prevención en
Archivística y Gestión Documental.
Etapa H. Revisión posterior a la implementación. Se trata de hacer un seguimiento,

una medición, un control del sistema implementado, verificar su desarrollo, en caso de
que satisfaga las necesidades del personal, si es necesario, realizar modificaciones.
Es importante no hacer todo esto una sola vez, sino que la entidad debe planear y tener
presente un cronograma de posteriores revisiones para garantizar el mantenimiento para
medir el nivel de la entidad en relación a la producción y gestión documental electrónica.
Las revisiones periódicas nos permiten anticipar cambios técnicos o requisitos para los
documentos. (Ver Gráfico)
1, Entrada. Recibir el proyecto
2, Revisión de la documentación
92
3 Si no, se le devuelve a la Gerencia de Proyectos para arreglo de los documentos
faltantes u observaciones pertinentes.
4, Evaluado el proyecto y cumplido todos los requisitos, se deriva a registrarlo en la base

de datos y se despacha el certificado de registro en el banco de proyecto y su respectivo
código BPI.
5, Si se le determina recursos para la ejecución del proyecto, hacer seguimiento a la

inversión hasta la liquidación del proyecto por parte de la Dirección del Banco de
Proyecto. Si no, se archiva y tiene una vigencia de dos años en el cual se puede restablecer
para asignar recursos si es de interés de la Gerencia de Proyectos (Al cumplir la fecha y
este no se ha renovado se saca de la base de datos del BPI).
6, Entrega de certificación que cumple con los requisitos para su respectiva ejecución.
93
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Al cumplir con el trabajo de investigación se llega a las siguientes conclusiones:
1. La Gestión Documental es una estrategia útil, ya que favorece en renovar todas

las funciones y actividades, a partir de la recogida, caracterización, evaluación,
eliminación, mantenimiento, organización, descripción incluso la divulgación de
los documentos.
2. Es de relevancia para los profesionales que trabajan en el departamento la gerencia
de proyecto de Dianca no solo estén en el conocimiento de la normativa legal,
sino que deben saber emplear en forma correcta y eficiente, por las irregularidades
ocasionan atraso en el trabajo.
3. Un sistema de gestión logístico de documentos, en el departamento la gerencia
de proyecto de Dianca permite que la gestión institucional sea eficiente, en la que
alcanzara los estándares de calidad y productividad establecidos en el nivel
nacional e internacional.
4. La importancia en la Gestión Documental en el sector Logístico fusiona la gestión
documental y la logística convirtiéndose en la alianza perfecta, ya que las dos se
sirven alternativamente y forman beneficios gracias a la otra, trasfiriendo en
consecuencia, un sistema de gestión documental que se destaca por ser eficaz,
transparente y segura.
5. Un Sistemas de Gestión Documental se considera para la empresa de gran ventaja,
ya que la digitalización de documentos significa llevar a cabo la digitalización de
documentos en papel. Con la colaboración de un escáner, los documentos físicos
94
se convertirán en versiones digitales que se almacenarán en una localización
central.
6. Las normas e informes técnicos basados en la ISO de gestión de documentos
sugieren tanto directrices como requisitos a ser adoptados por las empresas
interesadas es la consolidación de un Sistema de Gestión de Documentos (SGD).
7. -Se concluye que el Sistema de Gestión de Documentos basado en la Norma ISO
15489 de, la cual determina a esta práctica gerencial como el ámbito de la gestión
administrativa comprometida del control eficiente y sistemático en la creación,
admisión, mantenimiento, uso y eliminación de los documentos, conteniendo
procesos para aprisionar y mantener la prueba y la indagación de las actividades
y transacciones en forma de documentos.
Recomendaciones
1.-Es recomendables que el departamento la Gerencia de Proyectos de Dianca apliquen

un Sistema de Gestión Documental que les permita controlar y organizar todos los
documentos que ingresan y salen de dichas dependencias, ya que ello ayude al logro de
sus objetivos institucionales.
2.- Enfatizar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje
natural de la administración pública, para la actividad de la misma, elementos ineludibles
para la intervención ciudadana, apoyos definitivos para la transparencia y el control de la
gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.
3.- Garantizar el éxito en la aplicación de un programa de gestión documental, este debe

estar bajo la dirección de un profesional con experiencia en el manejo de archivos
institucionales, para la recepción y selección de los documentos.
4.- Es importante que todas las áreas externas y las áreas internas de la institución,
implicadas en la generación y producción de información técnica, realicen coordinaciones
para uniformizar los procedimientos de trámite documentario y evitar la pérdida de
tiempo.
95
REFERENCIAS
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101
ANEXOS
102

CONSTANCIA DE APROBACIÓN DEL INSTRUMENTO
Quien suscribe, ________________, portador de la Cedula de Identidad Nº

__________________, mediante la presente hago constar, que el instrumento de
recolección de datos del proyecto titulado: SISTEMA DE GESTIÓN LOGÍSTICO
DOCUMENTAL, BASADO EN LA NORMA ISO 15489-2001 PARA LA
OPTIMIZACIÓN EN EL AREA DE PROYECTOS DE LA EMPRESA DIQUES Y
ASTILLEROS NACIONALES, C.A. (DIANCA), autora Ing. Belkis Carrera,
aspirantes al título de Magister Scientiarum en Gerencia Logística., expreso que reúne los
requisitos suficientes y necesarios en el Área Metodológica para ser aplicados en el logro
de los objetivos que se desean obtener en esta investigación.
Constancia de aprobación que se expide a solicitud de la parte interesada a los _____ días
del mes de noviembre del 2022.
Atentamente
__________________
C.I.V.
103
FORMATO PARA VALIDAR INSTRUMENTO A TRAVÉS DE JUICIOS DE
EXPERTOS
INSTRUCCIONES GENERALES
A continuación, encontrará un criterio y escala sobre un cuestionario con una serie de

preguntas que tienen el propósito de proponer un Sistema de Gestión Logístico
Documental, basado en la Norma ISO 15489-2001 para la optimización en el área de
Proyectos de la empresa Diques y Astilleros Nacionales, C.A. (DIANCA).
El instrumento está estructurado con tres (3) alternativas de respuestas y observaciones:
(Pertinencia), (Coherencia). (Claridad), veintidós (22) ítems y cinco (5) alternativas.
1. El cuestionario es estrictamente individual.

2. La información que usted proporcionará se manejará en estricta confidencialidad,
sólo será utilizada para el Trabajo de Grado para lograr objetividad en recolección
de información, se agradece contestar los ítems con la mayor sinceridad posible,
de su información depende el éxito de esta investigación.
3. Lea cuidadosamente cada pregunta antes de responderla.
Marque con una equis (x) la alternativa que considere conveniente.
Criterios y escalas del cuestionario sobre el Sistema de Gestión Logístico Documental,

basado en la Norma ISO 15489-2001 para la optimización en el área de Proyectos de la
empresa Diques y Astilleros Nacionales, C.A. (DIANCA).
104
Pertinencia Coherencia Claridad Observaciones
Ítems A B C D A B C D A B C D
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
105
Tabla 5: Cronograma de Actividades
Actividad/ meses Año 2022 Año 2023

Sep Oct Nov Dic Enero Feb Marz
Elección del tema de
investigación
Redacción del
Capítulo I
Revisión de la
propuesta
Presentación de la
propuesta
Desarrollo Capitulo II
Antecedentes
Bases teóricas
Bases legales
Def de términos
Capitulo III
Elección de
población
Diseño de
instrumento
Prueba piloto
Confiabilidad y
validez del
instrumento
Análisis de datos
Elaboración del
informe
Presentación del
proyecto
Fuente: Carrera, N. (2023)
106

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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

SISTEMA DE GESTIÓN LOGÍSTICO DOCUMENTAL, BASADO EN LA NORMA

Autora: Ing. Belkis Carrera