Presentacion Normas GTC

Presentado por:
Sandra Araque
Jiovany Rojas
Jose Rodrigues
Mafe Rodriguez
Paula Ramos
Luzdary Rativa
Cartas
Memorandos
GTC 185 Circulares
Actas
informes
cerfificados y
connstancias
Cartas:
Se recomienda la laborar la carta con logo y
membrete y pie de página, estos elementos
deberían estar preferiblemente en todas las
hojas.
Se recomienda hacer su identificación,
descripción o aclaración dentro del texto
Caracteridticas:
Las características de la carta la carta
tiene como objetivo fundamental
informar y persuadir a su
destinatario
Memorandos Son comunicaciones escritas que se
utilizan para transmitir información
orientada y pautas entre las
dependencias locales, regionales,
nacionales e internacionales
Redactaré en forma clara breve directa sencilla y por qué
Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
Tratar un solo tema por memorándo
Hacer llamados de atenciónReiteran información requerida o solicitud
urgente
informar de un hecho en breve
se sujiere escribirlo en mayúscula fija de preferencia se escriben los
dos apellidos
Aportes que llevan y son
encabezado
la palabra memorando debe ir en mayúscula sostenida y centrada
CIRCULARES
Comunicación escrita de interés

común con el mismo contenido o
texto dirigido a un grupo específico
de personas tanto interna como
externamente.
CARACTERÍSTICAS DE
REDACCIÓN Y
PRESENTACIÓN.
CIRCULAR CON CIRCULAR CON

CARÁCTER INTERNO CARÁCTER EXTERNA

Se utiliza para informar Se utiliza para dar a

disposiciones normas conocer reglas de negocio
lineamientos y políticas. nuevos productos o
servicios.
SE DEBEN TENER EN CUENTA LOS
SIGUIENTES ASPECTOS.
Tratar un solo tema
Redactar en forma clara precisa concreta y concisa
Usar un tratamiento respetuoso y cortés
Emplear un estilo gramatical natural sencillo y continuo
Utilizar los formatos normalizados en el manual de

procedimientos de cada organización
Destruir el texto de acuerdo a su extensión.

Actas
Las actas expresan lo tratado en una
reunión o situación específica. Son
documentos que
adquieren valor administrativo, legal y
jurídico desde el momento de su creación.
Las actas deben cumplir lo ordenado en la
legislación vigente y en algunos casos se
debe registrar o presentar ante la entidad
competente; en este caso el acta se debe
elaborar en papel con membrete.
Existen varias clases de - actas de comités,
actas entre las cuales se - actas del concejo municipal,
destacan: - actas de consejos,
- actas de junta directiva,
- actas de asamblea
- actas de reuniones administrativas,
- actas de levantamientos de cadáveres.
- actas de baja de inventarios,
- actas de eliminación de documentos,
- actas de sociedades y
- actas de entrega.
Las Actas van organizadas por un
título, número de documento, encabezado,
lugar y fecha de reunión, representantes,
invitados, orden del dia, desarrollo,
compromisos, convocatoria, firnas nombres
y cargos.
informes
es obra escrita, visual u oral
realizada con la intensión
especifica de proveer
información de una manera
ordenada sobre ciertos evento o
hechos
CARACTERISTICAS DE LA REDACCION Y
LA PRESENTACION
tratar un solo tema por informe;

redactar en forma clara, precisa, concreta y
concisa;
usar tratamiento respetuoso y cortés;
redactar en forma impersonal (se proyecta, se
estudió)
utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con
los manuales de cada organización;
disponer el orden en que se van a describir y
contar las actividades realizadas, y
elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el
tono para presentar los hechos.
UTILIZACIÓN DEL INFORME
regular o aclarar una situación;

informar sobre un hecho, expresar
necesidades o hacer requerimiento
tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
reiterar una información, un
requerimiento o solicitud urgente;
impugnar o corregir una situación, y
presentar detalles sobre un aspecto
determinado.
resumen ejecutivo,
CLASES DE que tiene de una a
tres páginas,
INFORMES
informe corto, que
consta de una a 10
páginas y
También existen informes
periódicos o extraordinarios,
de acuerdo con las informe extenso, de 11
necesidades de la entidad. páginas en adelante.
Resumen ejecutivo
Es un informe que tiene de 1 a 3 páginas.
Se usa para:
informar sobre el desarrollo de un evento organizacional
dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificación de asuntos
administrativos
reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunión.
Pueden tener o no portada. En caso de no tenerla se debe reemplazar con un encabezamiento se
recomienda que el resumen incluya :
encarecimiento, conformado por razón social, dependencia, número o código, título, lugar de origen y
fecha de elaboración
autoría del resumen ejecutivo
objetivos
numerales o temas
Conclusiones o recomendaciones
firma
Informe corto
Consta de 1 a 10 páginas
Para que se usa
Es un documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudios, investigacin o
proyecto de carcter administrativo
Certificados y
constancias
El certificado:
es un documento de carácter
probatorio, público o privado, que
asegura la veracidad y la legalidad de un
hecho o acto solemne (acontecimiento
acompañado de formalidades
necesarias para la validez de un acto
judicial, juramento, ceremonia, norma y
requiere registro notarial).
Con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse
certificados de:
calificaciones obtenidas dentro de períodos

académicos;
registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de
defunción, y
becas, donaciones, exenciones,
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CONSTANCIAS
La constancia es un documento de carácter probatorio, que no
requiere solemnidad, puede ser personal. Según el hecho o el
acto, se clasifican en constancias para:
tiempo de servicio,
experiencia,
salarios u honorarios,
clases de trabajo,
jornada laboral,
cumplimiento de comisiones y
comportamiento del trabajador, entre otros.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
tienen como objetivo fundamental dar a conocer información de
carácter personal.
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

a) redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
b) usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortés;
c) emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
d) utilizar los formatos establecidos en cada organización;
e) distribuir el texto de acuerdo con su extensión;
f) suministrar la información en forma personalizada, y
g) expedir siempre en original.

PARTES
Código:
es opcional; se escribe entre cero y una interlínea libre del margen superior
Lugar de origen y fecha de elaboración: Puede ir al comienzo del documento, después del código o al
final del texto.
Cargo:
El cargo: de la persona responsable, se escribe en mayúscula sostenida, centrado, precedidode los
artículos el o la, también en mayúscula sostenida, a una distancia de entre cuatro o cinco interlineas
libres de la fecha y lugar de elaboración
Identificación del documento:

Las expresiones certifica o hace constar, según sea el caso, se escriben seguidas de dospuntos (:).
Texto:
Cada párrafo del texto se inicia con la conjunción que, escrita en mayúscula inicial, a dos
interlíneas libres de la identificación.
Remitente y firmas responsables

Se utiliza de igual forma que en la elaboración de la carta. Véanse los numerales 5.4.8 y
4.5.8.3 respectivamente.

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Se utiliza para informar Se utiliza para dar a

Tratar un solo tema

Redactar en forma clara precisa concreta y concisa

Usar un tratamiento respetuoso y cortés

Emplear un estilo gramatical natural sencillo y continuo

Utilizar los formatos normalizados en el manual de

Destruir el texto de acuerdo a su extensión.

tratar un solo tema por informe;

regular o aclarar una situación;

calificaciones obtenidas dentro de períodos

Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

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