Ud. Sesión 7

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Mindset digital

Sesión 7
Unidad 7: Métodos para gestionar proyectos de Software.
Resultado de aprendizaje

• Aprender a gestionar un proyecto, o módulo, con una


adecuada interfaz de usuario intuitiva que facilite la
colaboración del equipo y la adaptación a los cambios.
• Permitir establecer prioridades, compartir archivos, y realizar
seguimientos de los flujos de trabajo.
Contenidos o temas

• Contenido 1: ¿Qué es un software de gestión de proyectos?.


• Contenido 2: ¿Cuáles son los 10 Mejores Software de Gestión
de Proyectos en 2022?.
• Contenido 3: Funciones destacadas de las herramientas de
gestión de proyectos y tareas.
• Contenido 4: Ventajas del trabajo en equipo con un software
de gestión de proyectos online.
• Contenido 5: Tableros Scrum, Kanban y diagramas de Gantt
para gestionar un proyecto.
Contenido 1: Introducción

• Un proyecto es un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto, servicio o


resultado única.
Contenido 1: Introducción

El Project Management Institute es una


organización sin fines de lucro que asocia a
empresas e instituciones relacionadas con la
gestión de proyectos. Desde principios de
2011, es la más grande del mundo en su
índole al estar integrada por cerca de 500.000
miembros en casi 100 países.
https://www.pmi.org/
https://pmi.org.pe/
Contenido 1: ¿Qué es un software de gestión de proyectos?

Un software de gestión de proyectos


es un conjunto de herramientas que
mejoran la eficiencia del equipo de la
empresa que está llevando a cabo el
proyecto y le permite controlar mejor
el tema y los recursos asignados.
Contenido 1: ¿Qué es un software de gestión de proyectos?

Las tareas principales de un software de gestión de proyectos son:

❑ Centralizar la organización y la gestión.


❑ Planificar los proyectos.
❑ Obtener una visión global de las tareas asociadas a cada proyecto.
❑ Control de los costes.
❑ Permitir la colaboración y la comunicación entre los miembros de los distintos
equipos.
❑ Asignar tareas y funciones y comprobar la carga de trabajo de cada persona
dentro de los proyectos.
❑ Rastrear todos los pasos, etapas y cambios por las que los proyectos van
pasando.
❑ Calcular de forma realista las fechas estimadas para completar cada proyecto.
Contenido 1: ¿Qué es un software de gestión de proyectos?

Saber manejar un proyecto de forma


profesional, especialmente si también tienes
que gestionar un equipo detrás, puede ser
un reto complicado. Los programas
especializados en esta área de gestión son
herramientas diseñadas para facilitar los
procesos, contar con ellas como aliadas de
tus planes solo puede traer ventajas a tu
empresa.
Contenido 1: ¿Qué es un software de gestión de proyectos?

La utilidad de un software de gestión de proyectos


abarca áreas desde la planificación, desarrollo,
producción, coordinación, seguimiento y relación con
clientes hasta la coordinación de los distintos
proyectos simultáneos de las empresas. Añadir uno
de estos programas te permitirá aplicar metodologías
ágiles, orientadas a generar valor y eficiencia, que
suponen menos estrés que las soluciones clásicas.
Contenido 2: ¿Cuáles son los 10 Mejores Software de
Gestión de Proyectos en 2022?

Conoce estos software de primer nivel, elegidos por ser útiles, intuitivos y
muy valorados por las empresas:

01. Software de gestión de proyectos Holded

Holded es un programa de gestión de empresas


especialmente diseñado para pymes y autónomos
con multitud de herramientas. Es un ERP en la nube,
muy completo, que permite automatizar todas las
áreas del negocio de manera completa gracias a sus
múltiples funcionalidades, una de las más útiles, la
parte de gestión de proyectos.
Contenido 2: ¿Cuáles son los 10 Mejores Software de
Gestión de Proyectos en 2022?
02. Monday.com
Monday es un programa en la nube que permite
crear flujos de trabajo (también
llamados workflow) que los equipos de cualquier
tamaño pueden usar para la gestión de proyectos
por etapas en cualquier lugar, de manera eficaz y
productiva. Los equipos forman workflows y
proyectos con plantillas, sin necesidad de
programar, con una plataforma adaptable que
automatiza las tareas manuales y conecta a los
equipos en un espacio de trabajo digital.
Contenido 2: ¿Cuáles son los 10 Mejores Software de
Gestión de Proyectos en 2022?
03. Wrike
Se trata de un software de gestión de proyectos
con versión gratuita y de pago. Esta herramienta
basada en la nube se basa en la colaboración
entre equipos sin importar en qué lugar estén
y ofrece una solución de principio a fin, es decir,
lleva los proyectos desde la semilla inicial hasta el
seguimiento del progreso y los resultados finales.
También ofrece la creación de informes para
evaluar el proyecto a posteriori.
Contenido 2: ¿Cuáles son los 10 Mejores Software de
Gestión de Proyectos en 2022?
04. Asana
Es una herramienta web que cuenta con
aplicación móvil para llevarla a cualquier lugar,
que se centra en simplificar la gestión de
proyectos mediante la organización de tareas y
equipos, aunque estén trabajando en remoto. Es
una de las herramientas de gestión de proyectos
más populares, ayuda a que organices el trabajo
para que cada miembro de tu equipo sepa lo que
hay que hacer, cuándo y cómo deben proceder
para conseguirlo.
Contenido 2: ¿Cuáles son los 10 Mejores Software de
Gestión de Proyectos en 2022?
05. Smartsheet
Un software online de trabajo colaborativo para tu equipo que permite no
solo administrar la gestión de proyectos y adaptarlos a tu empresa, sino
escalar las tareas según el tamaño de tu negocio y las necesidades del
mismo.
Contenido 2: ¿Cuáles son los 10 Mejores Software de
Gestión de Proyectos en 2022?
06. Clarizen
Se trata de una herramienta de software que permite la gestión de
proyectos de forma colaborativa. Los equipos que cuenten con esta
herramienta podrán trabajar en sus tareas a través de ella en tiempo real,
como por ejemplo sucede en otros software como Google Drive.

Interfaz adaptativa
Crea tableros con lo que necesitas ver en cada momento para automatizar
flujos de trabajo, en un programa intuitivo, muy fácil de usar, con versión
web y aplicación para poder realizar la gestión de proyectos desde
cualquier lugar.
Contenido 2: ¿Cuáles son los 10 Mejores Software de
Gestión de Proyectos en 2022?
07. Trello
Un maravilloso software de gestión de proyectos que funciona mediante la
creación de tableros de proyectos y tarjetas de tareas personalizables con
campos como etiquetas, fechas de entrega, responsable asignado,
horarios, etc.
Contenido 2: ¿Cuáles son los 10 Mejores Software de
Gestión de Proyectos en 2022?
08. Jira
Un software de gestión de proyectos muy popular para las empresas,
basado en la nube, que es parte de la compañía de software Atlassian,
propietaria también de Trello. Este programa de gestión está
especializado en proyectos de software, pero es usado para toda clase de
tareas.
Contenido 2: ¿Cuáles son los 10 Mejores Software de
Gestión de Proyectos en 2022?
09. Notion
Notion no es solo un software de gestión de proyectos multiplataforma,
sino que también es una herramienta para tomar notas y de gestión del
conocimiento. Este espacio de trabajo online tiene versión web y versión
iOS y Android.
Es una de las opciones más populares también para la planificación
personal de proyectos, no solo para empresas.
Contenido 2: ¿Cuáles son los 10 Mejores Software de
Gestión de Proyectos en 2022?
10. Colmena
Esta es una de las opciones de gestión de proyectos que está enmarcada
en un software de gestión de empresas alojado en la nube. No cuenta con
una aplicación específica para iOS y Android, pero su interfaz es
adaptable a todos los dispositivos.

Gestión de negocio
Este software cuenta con herramientas totalmente personalizables para la
gestión de todos los aspectos de las empresas, además de la parte de la
gestión de proyectos. Permite controlar el stock de los inventarios o hacer
un seguimiento de las ventas relacionadas con los proyectos.
Contenido 2: ¿Cuáles son los 10 Mejores Software de
Gestión de Proyectos en 2022?
10. Colmena
Esta es una de las opciones de gestión de proyectos que está enmarcada
en un software de gestión de empresas alojado en la nube. No cuenta con
una aplicación específica para iOS y Android, pero su interfaz es
adaptable a todos los dispositivos.

Gestión de negocio
Este software cuenta con herramientas totalmente personalizables para la
gestión de todos los aspectos de las empresas, además de la parte de la
gestión de proyectos. Permite controlar el stock de los inventarios o hacer
un seguimiento de las ventas relacionadas con los proyectos.
Contenido 3: Funciones destacadas de las
herramientas de gestión de proyectos y tareas.
La gestión de proyectos es importante porque ayuda a crear equipos felices
y motivados que conocen muy bien su trabajo, logrando que den lo mejor
de sí y garantizando que se entreguen las cosas de manera correcta y que
se ofrezca un retorno real de la inversión.

Algunos de los objetivos de las herramientas para gestión de proyectos


son:
· Gestionar el arranque y evolución de los proyectos.
· Administrar y resolver problemas que puedan darse durante el proceso
· Facilitar las tareas de finalización y aprobación del proyecto.
Contenido 3: Funciones destacadas de las
herramientas de gestión de proyectos y tareas.

Sin la gestión de proyectos, los equipos de trabajo y los clientes están


expuestos a una gestión caótica, objetivos poco claros, falta de recursos,
planificación poco realista, alto riesgo, resultados de baja calidad, proyectos
que superan el presupuesto y entregas tarde.
Contenido 4: Ventajas del trabajo en equipo con un
software de gestión de proyectos online.
LA MOTIVACIÓN ES UNA DE LAS VENTAJAS DE USAR UN GESTOR
DE PROYECTOS ONLINE PORQUE:

•…mejora la comunicación. Uno de los pilares básicos de todo equipo de


trabajo sano y transparente. Gracias a un desarrollado sistema de chat en
gestores inteligentes que piensan para y por el bienestar de los usuarios,
éstos pueden comunicarse sin trabas y encontrar información y comentarios
pasados fácilmente. Intercambio de ideas, discusión de perspectivas,
exposición de dudas o cuestiones que amenacen el buen funcionamiento del
proyecto. Multitud de palabras que hacen que el equipo se mantenga unido.
Contenido 4: Ventajas del trabajo en equipo con un
software de gestión de proyectos online.
LA MOTIVACIÓN ES UNA DE LAS VENTAJAS DE USAR UN GESTOR
DE PROYECTOS ONLINE PORQUE:

• …fomenta la productividad. Realizar adecuadamente y a tiempo las


tareas son dos condiciones necesarias en la descripción de todo
colaborador motivado y satisfecho. El día que no podemos hacer todo lo
que nos habíamos propuesto, la sensación con la que lo terminamos,
puede resultarnos un tanto amarga. Por ello, una de las ventajas de usar un
gestor de proyectos online pensado exclusivamente para potenciar la
eficacia del esfuerzo realizado, es que ayuda a fomentar esa productividad
tan necesaria. Las actividades están marcadas en el panel y el resto del
equipo las está visualizando. De modo, que no hay cabida para diferir
tareas.
Contenido 4: Ventajas del trabajo en equipo con un
software de gestión de proyectos online.
LA MOTIVACIÓN ES UNA DE LAS VENTAJAS DE USAR UN GESTOR
DE PROYECTOS ONLINE PORQUE:

• …aúna esfuerzos. Se trabaja mucho mejor cuando las herramientas


piensan en el bienestar laboral de las personas. Un gestor de equipo que
se interese en compensar y optimizar el trabajo de sus colaboradores, no
sólo hará que estos den todo lo mejor para lograr un buen resultado, sino el
tiempo y el coste del proyecto se distribuirán de la mejor forma posible. ¿El
resultado? Optimización de coste en función del minimizado esfuerzo de los
recursos humanos.
Contenido 4: Ventajas del trabajo en equipo con un
software de gestión de proyectos online.
LA MOTIVACIÓN ES UNA DE LAS VENTAJAS DE USAR UN GESTOR
DE PROYECTOS ONLINE PORQUE:

• …permite validar actividades. Aunque parezca una acción insignificante,


entendida como el último paso de una actividad, lo cierto es que no es así.
Cuando hablamos de sensaciones humanas, nos referimos a todas las
emociones que hay puestas en un proyecto. Por eso otra de las ventajas
que supone usar un gestor de proyectos online es que en el momento
que validamos una actividad, indirectamente estaremos formalizando su
finalización frente al resto del equipo y fomentando la satisfacción que
produce el trabajo realizado. Una gota más que inyectar en nuestra dosis
de motivación.
Contenido 4: Ventajas del trabajo en equipo con un
software de gestión de proyectos online.
LA MOTIVACIÓN ES UNA DE LAS VENTAJAS DE USAR UN GESTOR
DE PROYECTOS ONLINE PORQUE:

• …minimiza la sensación de aislamiento. La oficina es la propia


herramienta. No importa tanto el punto geográfico donde se trabaje, sino la
manera en la que estamos conectamos con el resto del equipo. Y es que
uno de los inconvenientes que más preocupan a las nuevas generaciones
con respecto al teletrabajo es precisamente el aislamiento que puede llegar
a producirse en los usuarios más jóvenes. Así pues, lo que se busca con un
gestor de proyectos es contribuir a mantener esa unidad de grupo, tan
necesaria para enfrentarnos en nuestro día a día sabiendo que estaremos
respaldado por todos los demás usuarios que forman parte de nuestro
proyecto.
Contenido 4: Ventajas del trabajo en equipo con un
software de gestión de proyectos online.
LA MOTIVACIÓN ES UNA DE LAS VENTAJAS DE USAR UN GESTOR
DE PROYECTOS ONLINE PORQUE:

• …permite incorporar herramientas de apoyo. Cualquier usuario,


participe o no en una actividad puede ayudar a un compañero. Otra de las
ventajas de usar un gestor de proyectos online es que gracias él, todo
documento, gráfico, imagen o tabla que sirva de soporte para colaborar con
otro usuario, puede ser adjuntado y compartido de forma abierta o privada.
Una oportunidad para fomentar aún más el compañerismo y contribuir con
ello al buen resultado de proyecto.
Contenido 5: Tableros Scrum, Kanban y diagramas de
Gantt para gestionar un proyecto.

¿Qué es un Kanban?
Es una metodología que utiliza principios de agilidad. Fue creado por Toyota
en el marco de las metodologías de lean management y permite a los
colaboradores de planta hacer un seguimiento constante al avance de la
producción de autos de forma visual. Las distintas actividades son
organizadas en un tablero -conocido como Tablero Kanban- para conocer su
estado de avance. Las tareas son ordenadas en distintas etapas: pendiente
(To Do), haciendo (Doing), completado (Done) con el fin de mantener un flujo
de trabajo continuo.
Contenido 4: Tableros Scrum, Kanban y diagramas de
Gantt para gestionar un proyecto.

¿Qué es un Gantt?
Es una metodología convencional para gestionar proyectos, compuesta de
dos ejes: vertical y horizontal. El primero comprende las actividades o hitos a
realizar mientras que el eje horizontal se utiliza para medir la duración de esas
tareas en el tiempo. Una carta Gantt ayuda a tener una visión global del
proyecto y detectar tareas con dependencias entre sí. Destaca
porque permite ver la línea de tiempo del proyecto y los recursos
necesarios para llevarlo a cabo.
Contenido 4: Tableros Scrum, Kanban y diagramas de
Gantt para gestionar un proyecto.
A continuación se presenta una carta Gantt de ejemplo con las actividades en
el tiempo y los responsables de ejecutarlas:
Contenido 4: Tableros Scrum, Kanban y diagramas de
Gantt para gestionar un proyecto.
¿Kanban o Gantt?¿Cuál me conviene usar?
¿Pon en practica el uso
de las herramientas de
Caso o reto a gestión aprendidas en la
resolver clase, compartiendo un
caso de tu
organización?
Recurso del caso
Lectura
Estimado estudiante:
Para esta actividad se le solicita que pueda
Video
gestionar las actividades de su proyecto, usando
Kanban o Gantt; permitiendo a través de la
Imagen
práctica tener un mejor panorama del uso de estas
herramientas.
Presentación y
sustentación de equipos
Ideas clave

• Actualmente, la gestión de proyectos es inconcebible sin el apoyo


de herramientas software específicas. Así, la complejidad de
tareas, personas, recursos y procesos implicados, harían imposible
en la práctica una gestión no informatizada.
• En definitiva, la gestión de proyectos es una pieza fundamental
para que el engranaje de la compañía trabaje de forma eficiente.
En este sentido, cualquier inversión en este ámbito puede tener un
efecto decisivo sobre la buena marcha de la organización.
“Individualmente, somos una gota.
Juntos, somos el mar”

“Ryunosuke Satoro”

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