FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y RR.

HH

“Tarea N° 2: “CASO - Super Pappa”

TRABAJO DE GESTIÓN DE CONTROL DE INVENTARIOS

PROFESOR (A): ALONSO FERREYROS VALVERDE

AULA Y SECCIÓN

07M01 - Grupo N° 3

PRESENTADO POR:

● Barragan Huangal, Luciana

● Bustinza Fuerte, Álvaro
● Castro Pescoran, Alexandra
● Huamani Huamani, Nayeli
● Palacios Heighes, Miguel
● Piscoche cadillo, Bryan

LIMA-PERÚ
2022
 RESUMEN DEL CASO:
Author: Andres Lopez Astudillo

El grupo empresarial Super Pappa con sede en Suiza, tiene una deuda muy grande,
que puede ser renovada o refinanciada hacia finales de año, dependiendo de su
flujo de caja y como es lógico sus resultados financieros en términos de utilidades
(EBITDA) para cubrir la deuda. De ahí empezó. la preocupación de Mini Pappa -
una filial del grupo con sede en Colombia - ya que su capital de trabajo es muy alto'
El inventario de repuestos como factor preponderante del capital de trabajo se ha
convertido en un dolor de cabeza para Mini Pappa, debido a que su consumo es
menor a la compra de los mismos, El sistema de aprovisionamiento carece de un
control específico para asignación de las compras, El departamento de compras se
limita a efectuar la compra por lo que la planta requiera mediante una solicitud de
los materiales/repuestos, realizada por los ingenieros - planners de cada una de las
plantas. Estos últimos hacen las solicitudes como parte del programa de
mantenimiento que incluye paradas programadas de mantenimiento preventivo, Sin
embargo, en algunas ocasiones los ingenieros hacen programas de mantenimiento
bastante robustos/ que en ocasiones deben recortar y no cancelan las solicitudes de
materiales que han generado para toda su programación. El ERP no permite que los
compradores se enteren que el planner ha cancelado una solicitud de pedido. Así, el
comprador continua con el seguimiento del pedido, presionando al proveedor en un
esfuerzo por cumplir con el tiempo de entrega en planta, sin saber que el material ya
no se necesita.
CASO:

Después de la hora de almuerzo, mientras compartían un café, Matilde y Teresa,

llegaron al tema motivo de preocupación generalizada en toda la planta: -"Hola
Maty, qué milagro tenerte por estos lados otra vez. ó En qué es que has estado
trabajando que te veo de un lado para otro y llena de reuniones?", -"Si, lo que pasa
es que le pedí a Rodrigo que me incluyera en el comité de inventarios, porque
desde que se descubrió el problema, me he interesado muchísimo en é1". -"y cuál
es el comité de inventarios? - ¿ De qué problema me estás hablando? - Todos acá
hablan de inventarios, pero Yo no he entendido muy bien". -"Bueno, Yo tampoco
sabía mucho, pero hace una Semana, en la reunión de seguimiento a las
importaciones del proyecto de la planta #3, pude hablar con el contralor divisional y
él me contó en detalle qué es lo que está sucediendo", -"Maty por favor cuéntame, o
acaso está muy difícil la situación de Mini Pappa? Nos podremos quedar sin
trabajo? -"No, según lo que he entendido no es tan difícil, pues la empresa sigue
generando utilidad, lo que pasa es que hay un problema con el capital de trabajo y
eso es lo que está ocasionando toda la tensión y los rumores que hemos venido
eócuchando, No sé si te acuerdas que en una de las reuniones de seguimiento de
los viernes, Rodrigo nos dijo que teníamos que empezar a ampliar los términos de
pago con los proveedores, que necesitábamos conseguir descuentos en todo y que
además debíamos evaluar muy bien las opciones para conseguir las mejores tarifas
en fletes". -"Cieo que ahora recuerdo, Ese día también mencionó algo del grupo
Súper Pappa". -"Así es, después nos explicó que Súper Pappa en Europa tiene una
deuda bastante grande que se vence a finales de este año, pero puede ser
renovada o refinanciada dependiendo de su flujo de caja y como es lógico sus
resultados financieros en términos de utilidades (EBITDA) para cubrir la deuda. Ese
tema se maneja desde Europa, pero afecta a todo el grupo, De ahí que acá en Mini
Pappa haya surgido la preocupación por aumentar el flujo de caja, y por revisar los
componentes que tenemos en Capital de Trabajo, pues éste último está muy alto",
*"Un momento, ¿qué es eso del flujo de caja y el EBITDA y el capital de trabajo?
¿Eso tiene que ver con lo que nos dijo Rodrigo?" -"Calma Tere, calma que ya
mismo te explico, Quiero empezar diciéndote que el flujo de caja es algo muy
parecido a el dinero que uno tiene disponible en el bolsillo para pagar los gastos
inmediatos, pues de nada sirve tener buenos ingresos si uno tiene una deuda muy
grande que lo va a dejar sin un peso cada que le paguen, Ahora, el Capital de
trabajo es el dinero que la empresa tiene para su operación, de ahí su nombre, Por
último, el EBITDA significa Utilidades antes de Intereses, Impuestos' Depreciaciones
y Amortizaciones, Este indicador nos dice de cuánto disponemos para pagar a todos
los que pusieron dinero para financiar la operación, sean bancos, acreedores o
accionistas, Pero también te puedo mostrar algunas formulas y otras cosas que te
ayuden a entender la relación con lo que nos dijo Rodrigo". -"Si, va a tocar porque
no tengo muy claro ese concepto". -"Déjame abro el archivo y te muestro de una
vez: (ver Anexo No.l- capital de Trabajo). -Como puedes ver, el capital de trabajo se
compone básicamente de la suma de: Cartera, y los Inventarios menos las Cuentas
por pagar, En el caso de Mini Pappa, el inventario de repuestos es un factor
preponderante del capital de trabajo, y se ha convertido en un dolor de cabeza, pues
no está claro como disminuir este rubro en la medida en que se necesita. El valor de
nuestro inventario está alrededor de los USD $ 11,389.116, lo que ha preocupado a
la administración de Súper Pappa en Europa, quienes han objetado la realización de
los proyectos locales, cuestionando obviamente la gestión de inventarios.
Adicionalmente, es evidente una comparación con la planta de Mexi Pappa, quienes
tienen una operación muy similar a la nuestra¿ y su inventario es si acaso la cuarta
parte del nuestro. Por último, te puedo contar que los reportes de almacén han
empezado a mostrar que el consumo de repuestos es menor a la compra de los
mismos, y aquí es donde empieza nuestro roll. -"Maty, y cómo se relaciona esto con
el procedimiento de compras?" -"Eso te lo puedo explicar mientras le damos una
mirada al diagrama de flujo que describe el procedimiento de una compra importada
(ver Anexo No,2 - Procedimiento de Compras Importadas), La gestión de compra
empieza cuando el planeador de mantenimiento hace la liberación de las órdenes
de trabajo de mantenimiento, el sistema verifica automáticamente si existe
inventario en planta, si no existe inventario en el almacén el sistema genera las
solicitudes de compra para que nosotros las convirtamos en órdenes de compra y
las enviemos al proveedor, Desafortunadamente, si el planeador por situaciones de
disponibilidad de producción o presupuesto deben cancelar el mantenimiento, el
cancela la orden de trabajo, pero el sistema no nos avisa que la orden se ha
cancelado, por lo tanto las órdenes de compra siguen en firme y el proveedor
despacha el material a la planta cuando realmente ya no se necesita. -"Ahora
entiendo cómo esto afecta el inventario! - nos estamos llenando de cosas que
muchas veces no son necesarias! - pero entonces, le piensan hacer cambios al
procedimiento? - Qué podemos hacer nosotros desde importaciones?" -"Desde
importaciones aún hay mucho por hacer, porque el problema de inventarios está
precisamente en los repuestos importados. Con los repuestos nacionales ha sido
más fácil trabajar y esa parte del inventario está controlado, Para empezar, es
necesario hacer una sensibilización para que todos los compradores entendamos la
importancia que tiene el tema de inventarios y cómo esto puede llegar a afectar las
finanzas dela empresa. Luego, tenemos que empezar a cuestionar las compras de
acuerdo al nivel de inventario que veamos en el sistema y al consumo que veamos
para el material. Estas son solo dos de las cosas que se pueden hacer, pero faltan
cosas por revisar, En cuánto al procedimiento, no puedo darte una respuesta muy
precisa, es algo en lo que estamos trabajando todavía, Lo que sé es que faltan
muchas reuniones entre los diferentes departamentos que intervienen en el proceso
de compra". -,,pero si compras es el departamento encargado de comprar! Por qué
deben intervenir otros departamentos para hacer cambios en el procedimiento? "
-,Tere!! - acabamos de ver el flujograma de compras! - ahí se ve claramente que
tanto los Ingenieros Planners de las diferentes plantas, como el almacén tienen
mucho que ver en el proceso de compras. Tal vez lo que te falta tener en cuenta' es
que antes de que un ingeniero - planner ingrese una orden de trabajo que genera
una solicitud de compra de material en el sistema, él ha tenido que hacer su trabajo,
pues la solicitud es el resultado de una de sus tareas - plantear!"' El problema con
los Ingenieros planners es que al parecer no tienen un método de trabajo adecuado
que leJ ayude a solicitar lo que realmente necesitan y en el momento justo que lo
necesitan. Parece que utilizan o no conocen todas las herramientas que un sistema
integrado de gestión como "CHAP" ofrece, Se han limitado a pedir y pedir sin tener
una visión global de sus procesos. Parte del éxito del nuevo método está en
desarrollar un presupuesto anual para compras de repuestos, teniendo en cuenta el
cronograma de las Paradas de mantenimiento preventivo", -Si Maty, tienes razón,
"Definitivamente uno se va quedando encerrado en su puesto y se va volviendo tan
operativo que pierde la visión global que debería tener, Yo quiero que me termines
de contar cuando ya se esté concretando un plan de acción, Yo también quiero
ayudar!"' -"Claro, eso es lo que queremos, que todos empecemos a trabajar por un
mismo objetivo, y teniendo claro cuál es el resultado deseado, Si quieres el jueves
nos reunimos de nuevo y te cuento cómo se ha ido avanzando en las reuniones de
mañana y del miércoles, pues la de mañana es con el contralor divisional y las
personas de finanzas, y la del jueves es con el jefe de almacén y los
superintendentes de las plantas I-3,4y6". -',perfecto, el jueves podemos hablar de
nuevo mientras nos tomamos otro cafecito y me vas diciendo en qué puedo
empezar a ayudar". Muy preocupada, Teresa regresó a su puesto de trabajo en el
área de compras de servicios, y Matilde, naturalmente a lo suyo en Importaciones.
Matilde, quién lleva 4 años en la organización, siempre en el área de compras, no
ha podido tener calma en los últimos días, pues entre más piensa en el asunto más
claridad tiene sobre la gravedad del mismo y su conciencia le dice que debe
participar en la solución del problema de inventarios en que se encuentra la
compañía. Por eso, en los dos días siguientes, estuvo muy atenta en las reuniones
para consolidar la información y ayudarle a su jefe a preparar una presentación para
la gerencia general para hacer una buena presentación, Matilde resolvió llevar
cuadros y reportes explicativos. Matilde tiene además ideas concretas para trabajar
en la solución que va a compartir con sus superiores. Nota: Mini Pappa es una de
las empresas productoras de papel más grande en el país, con ventas anuales
durante el 2010 de $559 mil millones. Esta compañía tiene su operación integrada
desde la semilla del árbol hasta la fabricación de empaques, y tiene plantas en las
cuatro principales ciudades del país. Hoy, Mini Pappa pertenece en un 2Oo/o
inversionistas colombianos y en un 80o/o al Grupo Súper Pappa, uno de los más
grandes productores de empaques de papel y reciclaje en el mundo/ con sede en
Suiza, La Empresa fabrica y comercializa papeles blancos para impresión, cartulinas
::l esmaltadas y no esmaltadas, cartones y papeles kraft para la fabricación de cajas
corrugadas y sacos. Estos productos se comercializan en las principales ciudades
del país y también se exportan a otros países de Latinoamérica tanto a clientes
directos como a distribuidores y agentes comerciales. A pesar de su tamaño y su
prestigio a nivel nacional, Mini Pappa está replanteando ahora algunos de sus
procesos, -sobretodo en la parte administrativa, pues recientemente ha surgido la
preocupación por reducir su nivel de inventario de repuestos que en el momento se
encuentra en un nivel bastante elevado' Dos de los departamentos involucrados en
el proceso de cambio son Compras y Mantenimiento, en donde se vive un ambiente
tenso como consecuencia de un mal manejo en la información, pues ésta se ha
quedado en los mandos superiores y quienes ejecutan los procesos no saben
realmente qué está pasando.
 PREGUNTAS:

1) Análisis pre-eliminar del caso

El grupo empresarial Super Pappa, es un grupo empresarial que se dedica a
la venta de respuestos, la cual tiene sede en Suiza, este grupo empresarial
presenta una deuda que es muy grande, y puede ser renovada o refinanciada
hacia finales de año, pero todo depende de cómo estén su flujo de caja y sus
resultados financieros en términos de rentabilidad. A partir de allí, se generó
la preocupación no sólo de la sede en Suiza, Super Pappa, sino también de
Mini Pappa, la cual es una sede de la empresa en Colombia, esta sede tiene
una preocupación muy grande con respecto a sus inventarios, la cual fue
descubierta por el contralor divisional del proyecto de la planta 3, según él, el
problema surge a raíz del capital de trabajo. Es muy importante que la
empresa tenga un adecuado gestión de inventario y tener un adecuado
control ya que con un buen sistema de control del inventario, se puede tener
un registro actualizado. Reflejando el estatus actual de los activos y así
haciéndolos más sencillos de ubicar. Además de permitir asignar
responsabilidades a los usuarios de los activos, asimismo, esto beneficiará a
disminuir las pérdidas y tener un mejor stock, por eso es muy importante para
que la empresa esté en equilibrio y de esa manera mejorar el rendimiento.

2) Problema del caso

El problema que se puede evidenciar en el caso:
● Se basa en el inventario de repuestos como factor preponderante del capital
de trabajo se ha convertido en un problema para Mini Pappa, debido a que su
consumo es menor a la compra de los mismos, aunque la empresa sigue
generando utilidad, lo que pasa es que hay un problema con el capital de
trabajo y eso es lo que está ocasionando un problema en la empresa.
● Alta compras y menor consumo del capital de trabajo (repuestos).
● El sistema de aprovisionamiento carece de un control específico para
asignación de las compras
● El departamento de compras se limita a efectuar la compra por lo que la
planta requiera mediante una solicitud de los materiales/repuestos, realizada
por los ingenieros.
3) Propuestas de solución del caso
● Una solución sería programar un cronograma para las paradas de
mantenimiento prevenido en base a un presupuesto ya establecido, lo cual
sería agilizar y aumentar el proceso de comunicación entre las áreas de
comunicación y las otras, proponerle a los ingenieros Planners que utilicen un
mejor sistema integrado por ejemplo sería el CHAP, porque tiene que tener
conocimiento para poder manejar la empresa o cualquier situación, además
otra solucion seria salir de la rutina por lo menos una vez al mes para que
puedan programar cualquier actividad recreativa. O también mantener una
relación de información recíproca en el planeador de mantenimiento.
● Una de las soluciones que se puede plantear vendría a ser la elaboración de
un sistema que pueda analizar todos las áreas y secciones para así hacer
una labor eficiente y no perjudicar a la empresa Super Pappa, esto
beneficiaria a todos los trabajadores en general y así también a la empresa
generando utilidades y generando bonos a los trabajadores.
● Otra de las soluciones sería poder aplazar el pago a los proveedores, llegar a
un buen acuerdo con ellos pero sin conflictos, para que se pueda mantener el
flujo de caja existente, ya que uno de los problemas en la empresa es el
capital de trabajo. Al alargar el plazo a los proveedores habría capital para
que la empresa siga generando utilidades, requiriendo los materiales y
repuestos como inventarios adecuados.