MANUALES ADMINISTRATIVOS.

MANUALES ADMINISTRATIVOS.
Los manuales administrativos son indispensables debido a la
complejidad de las estructuras de las organizaciones, el volumen
de sus operaciones, los recursos de que disponen, la demanda de
sus
productos, servicios o ambos, y la adopción de tecnología de la
información para atender adecuadamente todos estos aspectos, y
más.
Estas circunstancias obligan a usar manuales administrativos que
apoyen la atención del quehacer cotidiano, ya que en ellos se
consignan, en forma ordenada, los elementos fundamentales para
contar con una comunicación, coordinación, dirección y evaluación
administrativas eficientes.
 MANUALES ADMINISTRATIVOS.
Para manejarlos con consistencia y claridad se incluye un
procedimiento por medio del cual se analiza con precisión y
profundidad el marco de referencia para su diseño, elaboración,
presentación, aprobación, manejo, revisión y actualización
permanentes.
Es un hecho que los manuales administrativos representan un
elemento crucial para el proceso de toma de decisiones, la mejora
continua y el logro de un desempeño por encima del estándar
regular.
 MANUALES ADMINISTRATIVOS.
CONCEPTO.
Los manuales administrativos son documentos que sirven como
medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir
en forma ordenada y sistemática tanto la información de una
organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos,
políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.),
como las instrucciones y lineamientos necesarios para que
desempeñe mejor sus tareas.
 OBJETIVOS DE LOS M.A.
 Presentar una visión de conjunto de la organización (individual,
grupal o sectorial).
 Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa,
para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar
omisiones.
 Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de
los distintos niveles jerárquicos que la componen.
 Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones pues
evitan la repetición de instrucciones y criterios de actuación.
 Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con los
procesos de negocio.
 OBJETIVOS DE LOS M.A.
 Coadyuvar a la correcta realización y uniformidad de las labores
encomendadas a todo el personal.
 Promover el aprovechamiento racional de los recursos
humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.
 Fortalecer la cadena de valor de la organización.
 Facilitar el reclutamiento, selección, inducción, socialización,
capacitación y desarrollo del personal.
 Servir como una fuente de información para conocer la
organización.
 Funcionar como medio de relación y coordinación con otras
organizaciones.
 OBJETIVOS DE LOS M.A.
 Constituir un vehículo de orientación e información a los
proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o
clientes con los que interactúa la organización
 CLASIFICACIÓN BÁSICA.
Por su naturaleza o área de aplicación:
• Microadministrativos.
• Macroadministrativos.
• Mesoadministrativos.

Por su contenido:
• De organización.
• De procedimientos.
• De gestión de la calidad.
• De historia de la organización.
• De políticas.
 CLASIFICACIÓN BÁSICA.
Por su contenido:
• De contenido múltiple.
• De puestos.
• De técnicas.
• De ventas.
• De producción.
• De finanzas.
• De personal.
• De operaciones.
• De sistemas.
 CLASIFICACIÓN BÁSICA.
Por su ámbito:
Generales
Específicos.
Enfoque.
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
 Procedimiento:
Es una serie de actividades relacionadas entre sí y
ordenadas cronológicamente, que muestran la forma
establecida en que se realiza un trabajo determinado,
explicando en forma clara y precisa quien, que, como,
cuando, donde y con qué se realiza cada una de las
actividades.
 Manual de procedimientos:

Es el documento administrativo que integra cada

uno de los procedimientos de una dependencia
elaborados bajo una metodología homogénea.
Una No aplicación de los manuales
de procedimientos.
 Confusión en las responsabilidades

 No habrá normas establecidas

 No hay un control eficaz de las actividades

 No hay un procedimiento establecido

 Recomendaciones generales.
 Sean elaborados con la participación de todos los que
tienen la responsabilidad de realizar las actividades.
 Los manuales de procedimientos deberán elaborarse en
los formatos incluidos.
 Someterlo a una revisión final, a efecto de verificar que
no contenga contradicciones o deficiencias.
 Someter el proyecto de manual a la aprobación de la
autoridad competente.
 Ser difundido entre los funcionarios y empleados
responsables de su aplicación.
 Definir los siguientes aspectos:
1.- Delimitación del procedimiento
• ¿Cuál es el procedimiento que se va a analizar?
• ¿Dónde se inicia?
• ¿Dónde termina?

2.- Recolección de la Información

• Recabar los datos, para proponer los ajustes que se
consideren convenientes.

3.- Análisis de la Información y Diseño del Procedimiento

• Refleje la realidad operativa actual.
 Objetivos de los procedimientos:
 Lograr la agilización, simplificación, automatización o
desconcentración de las actividades que se llevan a cabo en
las dependencias.

 Ser una fuente formal y permanente de información y

orientación acerca de la manera de ejecutar un trabajo
determinado.

 Establecer los lineamientos y mecanismos para la correcta

ejecución de un trabajo determinado.
 Objetivos de los procedimientos:
 Facilitar la supervisión del trabajo y proporcionar a los jefes los
elementos necesarios para verificar el cumplimiento de las
actividades.

 Ser una herramienta para capacitar al personal en el

desempeño de sus funciones.

 Delimitar responsabilidades y evitar desviaciones arbitrarias o

malos entendidos en la ejecución de un trabajo determinado.

 Auxiliar en las labores de auditorías interna y externa.

 Ventajas de contar con un
manual de procedimientos.

Permiten:
 Disminuir la improvisación y los errores.

 Dar una visión global y sistemática del trabajo administrativo.

 Emprender acciones de mejora.

 Método para el análisis y
diseño de procedimientos:
1. Delimitación del procedimiento:
¿Cuál es el procedimiento que se va a analizar?
¿Dónde inicia?
¿Dónde termina?

2. Recolección de la Información:
Recabar los documentos y los datos que se encuentran involucrados
en el procedimiento.
Investigación documental.
Entrevista directa.
Observación de Campo.
 Método para el análisis y
diseño de procedimientos:
3. Análisis de la información y el diseño del procedimiento:
¿Qué trabajo se hace?
¿Quién lo hace?
¿Cómo se hace?
¿Cuándo se hace?
¿Por qué se hace?.

4. Descripción del procedimiento:

Deberá hacerse “a detalle”, sin obviar elementos.
 5. Análisis del Procedimiento:
Eliminar:
Cualquier operación, detalle que no sea cualquier paso eliminado,
solo los que no son indispensables.

Combinar:
Si no se puede eliminar algo, entonces combinar algún paso del
procedimiento con otro, a efecto de simplificar el trámite.

Cambiar:
En este punto debe revisarse si algún cambio que pueda hacerse en
el orden, el lugar o la persona que realiza una actividad, puede
simplificar el trabajo.
 5. Análisis del Procedimiento:
Mejorar:
Algunas veces es imposible eliminar, combinar o cambiar; en estas
circunstancias el resultado más práctico se logra mejorando el
procedimiento; rediseñando una forma, un registro o un informe;
haciendo alguna mejoría al instrumento o equipo empleado, o
encontrando un mejor método.

Mantener:
Consiste en conservar las actividades que como resultado del
análisis, no fueron susceptibles de eliminar, combinar, cambiar o
mejorar.
 MANUAL DE
ORGANIZACIÓN
 Qué es el manual de organización?

Es un documento de control administrativo que tiene como

propósito, orientar al personal de la empresa en la ejecución de
las labores asignadas a cada órgano administrativo; asimismo,
delimitar responsabilidades, evitar duplicidades e identificar
omisiones; además, sirve como instrumento de apoyo para el
control, evaluación y seguimiento de los objetivos
institucionales, así como medio de orientación e información al
público en general, logrando mediante su adecuada
implementación la correspondencia funcional entre puestos y
estructura.
 OBJETIVO GENERAL:

Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la

estructura orgánica y funcional formal y real, así como los tramos de
control y responsabilidad y los canales de comunicación que
permitan una funcionalidad administrativa de la institución.
 OBJETIVOS ESPECIFICOS:

 Definir la estructura orgánica formal y real de la institución que establezca

los niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad, requeridos
para el funcionamiento organizacional.

 Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y

unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo,
duplicidad, etc.

 Identificar las líneas de comunicación para lograr una adecuada

interrelación entre las unidades administrativas integrantes de la
institución
 Finalidad del manual de organización.
La finalidad del Manual de Organización es ser un documento
que nos muestre como están organizadas las diferentes
empresas, las unidades que lo integran y las funciones de
cada departamento.
 ¿Cuáles la importancia del manual de
organización?
La Importancia de este Manual es que cuenta con toda la
información del centro de trabajo para que los que en ella
trabajen conozcan con precisión y exactitud cuales son sus
funciones que deben desempeñar como colaboradores, así
como a quien están subordinados.
Proceso para la elaboración del manual de
organización:

Integración del
manual.

Análisis de la
información.

Recabación de
información.
1.-RECABACION DE LA INFORMACION:

INVESTIGACION
DOCUMENTAL.

INVESTIGACION
DE CAMPO.
2.- ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN.

1.Clasificación de 2.Ubicación de 3.Análisis

funciones funciones estructural

4.Elaboración de 5.Revisión y
organigramas autorización
3.- INTEGRACIÓN DEL MANUAL

Código
numérico

Diseño de
formas de
presentación

Contenido del
manual
 Identificación:
Este manual debe incluir, en primer término, los siguientes datos:

 Logotipo de la organización.

 Nombre de la organización.

 Denominación y extensión del manual (general o específico).

En caso de corresponder a una unidad en particular debe
anotarse el nombre de ésta.

 Lugar y fecha de elaboración.

 Número de páginas.

 Sustitución de páginas (actualización de información).

 Identificación:
 Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.

 Clave de la forma; en primer término se deben escribir las siglas de

la organización; en segundo, las de la unidad administrativa
responsable de elaborar o utilizar el formulario; en tercero, el
número consecutivo del formulario y, en cuarto, el año. Para leerla
con facilidad, entre las siglas y los números debe colocarse un
punto, un guión o una diagonal, v. gr., ONU.DSI.002.21
(corresponde a Organización de las Naciones Unidas; Dirección
General de Información; formulario número 2, y año 2021).
Índice o contenido:

Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del

documento.

Prólogo, introducción o ambos:

El prólogo normalmente es la presentación que hace del manual

alguna autoridad de la organización. La introducción es una breve
explicación del contenido del documento, como su estructura,
propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo
vigente.
Antecedentes históricos:

Descripción de la génesis de la
organización o del área descrita en el
manual, en la que se indica su origen,
evolución y cambios significativos
registrados.
Legislación o base legal:

Contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos

jurídicos que norman las actividades de la organización, de los
cuales se derivan sus atribuciones o facultades.

Se recomienda que las disposiciones legales sigan este orden

jerárquico: constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos,
decretos, acuerdos y circulares. En cada caso debe respetarse la

secuencia cronológica de su expedición (fecha de publicación en

el Diario Oficial).
Atribuciones:

Transcripción textual y completa del artículo, cláusula, considerando o

punto que explica las facultades conferidas a la organización, de
acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan su
quehacer. Para este efecto, debe señalarse el título completo del
ordenamiento, capítulo, artículo o inciso (la cita tiene que hacerse
entre comillas).
Estructura orgánica:
Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización en función
de sus relaciones de jerarquía.

Esta descripción de la estructura orgánica debe corresponder a la representación

gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título de las unidades
administrativas como a su nivel jerárquico de adscripción. Conviene codificarla en
forma tal que sea posible visualizar con toda claridad los niveles de jerarquía y las
relaciones de dependencia, como en el ejemplo que se presenta a continuación:

1.0 Director general

1.0.1 Asesoría

1.0.2 Auditoría interna

1.1 Gerencia general

1.1.1 Gerente divisional “A”

1.1.2 Gerente divisional “B”

Misión:

Este enunciado sirve a la organización como guía o marco de

referencia para orientar sus acciones y enlazar lo deseado con lo
posible.

Es recomendable que el texto de la misión mencione la razón de ser

de la organización en términos de propósitos específicos, resultados
esperados y compromisos por cumplir.

Funciones:

Es la especificación de las tareas inherentes a cada una de las

unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica,
necesarias para cumplir con las atribuciones encomendadas a la

organización.
Funciones:

Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en

cuenta los siguientes aspectos:

• Que los títulos de las unidades correspondan a los que se utilizan

en la estructura orgánica.

• Que sigan el orden que se estableció en la estructura.

• Que la redacción se inicie con un verbo en infinitivo.

• Los manuales generales convencionalmente contienen las

funciones hasta el nivel jerárquico de director general, en tanto que
en los específicos descienden hasta el nivel operativo.
Los verbos que se utilizan con mayor frecuencia para indicar las
funciones que desarrollan las unidades administrativas, órganos y
puestos de acuerdo con su nivel jerárquico son:

Direcciones: Planear, organizar, controlar, autorizar, evaluar, definir,

establecer.

Subdirecciones: Organizar, integrar, dirigir, controlar, supervisar,

desarrollar, formular, implementar.

Departamentos: Organizar, integrar, operar, programar, informar,

proponer, sistematizar, participar.
Descripción de puestos:

Es la reseña del contenido básico de los puestos que componen cada

unidad administrativa, que incluye la información siguiente:

 Identificación del puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación,

etcétera).

 Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos

subordinados y las facultades de decisión, así como las relaciones
de línea y asesoría.

 Funciones generales y específicas.

 Responsabilidades o deberes.
Descripción de puestos:

 Relaciones de comunicación con otras unidades y puestos dentro

de la organización, así como las que deba establecer
externamente.

 Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos,

experiencia, iniciativa y personalidad.

Este apartado normalmente forma parte de un manual de

organización de una unidad administrativa en particular
Directorio:

Documento en donde constan los nombres, puestos, números

telefónicos y correo electrónico de las personas comprendidas en el
manual.

Por necesidades del servicio pueden adicionarse los horarios de

atención y la dirección de las instalaciones, especialmente cuando la
organización cuenta con varias oficinas o representaciones.

Es conveniente que la secuencia de presentación respete el orden de

la estructura orgánica. Su integración en el manual es opcional.
Semejanza.
 Es un documento de control y apoyo administrativo.
Diferencias.

o Tiene como propósito, orientar al personal de la empresa en la

ejecución de las labores asignadas a cada órgano administrativo.
o Delimitar responsabilidades.
o Evitar duplicidades e identificar omisiones.
o Medio para el seguimiento de los objetivos institucionales.
Curiosidades.

 Es el Manual Principal o de Origen ya que de el dependen los otros

Manuales (Puestos, Funciones y Salarios).

 El Manual de Control Interno es el que vela por el Cumplimiento del

Manual de Organización.