Módulo 1. Trabaja con las herramientas avanzadas de Word.

Competencia:

Conoce las vistas, ortografía y gramática, así como la elaboración y diseño de WordArt
y SmartArt las diferentes aplicaciones para crear un documento.

1.1. Las vistas.

Un documento puede ser visualizado en diferentes formatos, y dependiendo del caso,

tendrás la posibilidad de verlo de diferentes maneras.

Con la barra inferior puedes cambiar la forma en que visualizas el documento, o lo que
es lo mismo, la vista Desde esta barra tienes acceso a las vistas Modo lectura, Diseño
de impresión y Diseño web.

Para acceder a todas las vistas debes hacerlo desde la pestaña Vista, grupo Vistas de
documento, que incluye Esquema y Borrador.
1.1.1. Vista Diseño de impresión.
En está vista se pueden aplicar formatos y realizar la mayoría de las tareas habituales.
Es la vista predeterminada. Se ve tal y como se imprimirá, con gráficos, imágenes,
encabezados y pie de página, etc.

1.1.2. Vista Modo lectura.

Permite visualizar la página de una forma muy limpia, con pocos elementos para facilitar
la lectura. Si el espacio de la pantalla lo permite, muestra dos páginas por pantalla. En
esta vista no se ven los encabezados y pie de página.
En la parte izquierda y derecha tiene unas flechas para retroceder y avanzar página.

Cuando cierras un documento en modo lectura y lo vuelves abrir, esté se habré en vista
lectura.

Para salir de esta vista solo da clic en la tecla Esc, la cual se encuentra en la parte superior
izquierda de tu teclado.
1.1.3. Vista Diseño Web.
Se utiliza para ver el aspecto de un documento Web tal y como se vería desde un
navegador como Internet Explorer o Firefox si lo publicaras.

1.1.4. Vista Esquema.

En esta vista se puede observar y editar la jerarquía de los apartados que conforman el
documento.
Para regresar a la vista normal solo da clic en el botón de Cerrar vista esquema.

1.1.5. Vista Borrador.

En esta vista se optimiza el tamaño de la hoja y de las fuentes, para facilitar la lectura
en pantalla. Se muestra con la misma longitud de línea que en la versión impresa, pero
elimina elementos como los encabezados o pies de página, que suelen ser más retoques
para la publicación que contenido útil en un borrador.
1.2. Ortografía y gramática en Word.

Word automáticamente revisa la ortográfica y la gramática del documento en el que

estás trabajando. Si encuentra algún error ortográfico, lo marcará con una línea de color
rojo debajo de la palabra, si el error es gramatical, la línea será azul.

1.2.1. Usar la corrección automática de la ortografía y gramática.

Para corregir automáticamente la palabra o frase que Word señala como error, puedes
hacerlo dando clic derecho sobre la palabra que subrayó con rojo o azul, enseguida se
abrirá un menú en donde verás las sugerencias, selecciona la opción correcta.

Otra manera de corregir los errores es utilizando el comando Ortografía y gramática, para
ello da clic en la pestaña Revisar, comando Ortografía y gramática.
Si tienes algún error ortográfico o gramatical, se abrirá un panel al lado derecho de la
ventana indicando el error y las diferentes opciones que tienes para cambiarlo u omitirlo.

Word te mostrará uno por uno los errores que encuentre en tu documento hasta que
no detecte más, y se abrirá la siguiente ventana.

La revisión de ortografía y gramática, es una herramienta muy útil de, pero no te confíes
plenamente de las correcciones que haga. Es conveniente que releas tu texto varías
veces para asegurarte que la ortografía es correcta.
1.2.2. Omitir errores.

La función de corrector de ortografía y gramática de Word no es infalible. En ocasiones

no detecta todos los errores o marca palabras como errores ortográficos porque no las
reconoce, como es el caso de muchos apellidos. Cuando te marque una palabra o una
frase como incorrecta, tú puedes omitir o ignorar la sugerencia, para hacerlo tendrás
varias opciones:

Omitir: Con esta opción le indicas que no quieres cambiar la palabra que está señalando.

Omitir todo: Esta opción te permite omitir todas las veces que marque una misma
palabra como incorrecta.
Agregar: Esta opción te permite agregar la palabra al diccionario que maneja el sistema,
asegúrate que la palabra esté perfectamente escrita antes de seleccionarla.

1.2.3. Para omitir errores de gramática.

Puedes seleccionar la opción Omitir para que deje de marcar un fragmento como un
error gramatical.

En caso de que tengas dudas sobre el error gramatical que señala, en la parte inferior
del panel encontrarás la explicación de por qué considera que está mal. Esto te podrá
servir de guía para saber si hay o no un error.
1.2.3. Configurar la corrección de ortografía.
Para configurar la manera en que funciona el corrector de ortografía y gramática de, da
clic en la pestaña Archivo para dirigirte a la vista Backstage, selecciona Opciones.

Enseguida aparecerá un cuadro de diálogo. En su panel izquierdo verás un menú de

opciones, allí selecciona Revisión.
Al lado derecho del menú se desplegará una serie de opciones que permitirán cambiar
alguna de estas como la corrección automática, que se marquen los errores de gramática
o las palabras con las que frecuentemente te confundes.

Así desactives la función para que corrija automáticamente tu documento, puedes usar
la función de revisión ortográfica y gramatical haciendo clic en el comando Ortografía
y gramática de la pestaña Revisar.

1.2.4. Ocultar errores de ortografía.

Word te permite esconder los errores de ortografía y gramática de un documento que

vas a compartir, de manera que no se marquen palabras como errores en otro
computador que no sea el tuyo, esto puede serte muy útil a la hora de compartir un
documento con algún amigo.
Para esto da clic en la pestaña Archivo, en el menú de Backstage, da clic en Opciones,
aparecerá un cuadro de diálogo, da clic en la opción Revisión, que está en el menú del
lado izquierdo del cuadro.

En el lado derecho del menú se despliegan una serie de opciones, marca las casillas de
las opciones Ocultar errores de ortografía solo en este documento y Ocultar
errores de gramática solo en este documento. Finalmente, da clic en el
botón Aceptar para guardar los cambios.
Ahora puedes enviarle tu documento a quien quieras y no aparecerán líneas azules o
rojas por ningún lado.

1.3. Trabajando con WordArt.

Es una función que está disponible desde 1995, te permite dar un toque artístico al
documento, tales como texturas, contornos, y muchas otras manipulaciones que no
están disponibles a través del formato de fuente estándar.

1.3.1. Insertar un WordArt.

Para insertar un objeto de WordArt, ubica el punto de inserción en donde desea
colocarlo, para esto da clic en la pestaña Insertar, selecciona el grupo Texto y da clic en
la herramienta WordArt.

Para insertas o modificar un texto del documento, debes seleccionarlo.

Enseguida da clic en la herramienta WordArt y selecciona la que más te agrade, da clic

en ella.
Al dar clic automáticamente cambia el texto que seleccionaste, y se puede observar en
la parte superior que se activa las Herramientas de dibujo.

1.3.2. Estilos de WordArt.

Para cambiar los estilos solo da clic en Herramientas de dibujo, clic en la pestaña
Formato, enseguida selecciona Estilos de WordArt.

En el grupo Estilos de WordArt está la opción de Estilos rápidos la cual te permite

cambiar a un estilo predeterminado de WordArt.
Otra opción que encontraras es Relleno de texto, este te permite cambiar el color del
texto, al dar clic en esta herramienta se despliega el menú de colores en el cual vas a
seleccionar el deseado.

Al seleccionar el color deseado, el texto cambia automáticamente.

Otra opción que encontraras es Contorno de texto, este te permite cambiar el color del
contorno, al dar clic en esta herramienta se despliega el menú de colores en el cual vas
a seleccionar el deseado.
Aquí encuentras la opción de aumentar el grosor del contorno o guiones o sea línea
punteada, el grosor lo aumenta según lo deseas, al seleccionarlo automáticamente
cambia.

1.4. Trabajando con SmartArt.

Un organigrama es un elemento gráfico que representa una

organización, normalmente jerárquica, por ejemplo la organización de cargos en una
empresa, secretaria etc.
Un diagrama es una representación gráfica que no tiene porqué ser obligatoriamente
una organización jerárquica, puede representar desde un grupo de elementos
relacionados entre sí, hasta un diagrama de secuencias donde por medio de la
representación gráfica se explica los pasos o componentes con una secuencia lógica, por
ejemplo los pasos a seguir para elaborar un curso.

Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas características específicas

en cuanto a la estructura y elementos que lo forman.

1.4.1 Crear un organigrama SmartArt.

Para insertar un diagrama selecciona la pestaña Insertar enseguida da clic
en SmartArt.
Al dar clic en SmartArt, se abre un cuadro de diálogo, donde deberás seleccionar el tipo
de diagrama que deseas insertar, da clic el botón Aceptar.

Al seleccionar el SmartArt se inserta el organigrama básico de varios niveles que

elegiste.

Al insertar un organigrama te aparecen las pestañas Diseño y Formato.

Para modificar el texto de los recuadros basta con dar clic en su interior y escribir el texto
que deseas.
1.4.2. Agregar formas a un SmartArt.
Sirve para insertar elementos (recuadros) al organigrama, para esto da clic en la ficha
Herramientas de SmartArt y da clic en la pestaña Diseño, enseguida da clic en Crear
gráfico y selecciona Agregar forma.

Al dar clic en Agregar forma se despliega un menú de opciones en don vas a selecciona
la opción que desees.

Ahora selecciona la última forma de tu organigrama y dar clic en Agregar forma debajo,
se inserta la forma automáticamente, la cual podrás modificar escribiendo el texto que
desees.
1.4.3. Modificar el diseño de un SmartArt.
El botón Diseño sirve para modificar el organigrama, para activarlo hay que seleccionar
un elemento del organigrama, aquí puedes elegir entre diversos diseños que modifican
la estructura de colocación de los recuadros.

Estándar: Es el diseño que por defecto se crea para los organigramas, tiene el aspecto
como se muestra en la imagen.
Ambos: Al seleccionar este tipo de diseño la organización se basa en una línea vertical
desde el recuadro principal y el resto se sitúan o bien a la izquierda o a la derecha.

Dependientes a la izquierda: Al seleccionar este tipo de diseño la organización se basa

en una línea vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitúan a la
izquierda.

Dependientes a la derecha: Al seleccionar este tipo de diseño la organización se basa

en una línea vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitúan a la
derecha salvo los ayudantes.
Autodiseño: También puedes seleccionar el recuadro que sedeas y moverlo dentro del
recuadro del organigrama. Es tan fácil como hacer clic, arrastrar y soltar.

1.4.4. Cambiar el orden de los elementos de un SmartArt.

Sirve para invertir el orden de las formas del organigrama, de derecha a izquierda,
utilizando esta función puedes cambiar el aspecto de tu organigrama con solo jalar la
forma de un lugar a otro con el mouse, se visualizara de la siguiente manera.
1.4.5. Cambiar el diseño de un SmartArt.
Como puedes saber Word organiza los diagramas en categorías, así que puedes
intercambiar el diseño de tu diagrama por uno de su misma categoría, para esto da clic
en la pestaña Diseño, y en el Grupo Diseños selecciona la opción Jerarquía.

Al dar clic en esta opción el cambio se efectuará automáticamente.

También puedes seleccionar la opción Más diseños para abrir el cuadro de dialogo
y elegir un gráfico SmartArt.

Debes tener en cuenta que al cambiar de categoría de diagrama, la estructura puede que
no sea la misma, obviamente debido a que no todos los diagramas coinciden en ella. Lo
que se tomará en cuenta a la hora de convertir un diagrama en otro será su estructura
en el Panel de texto.
1.4.6. El Panel de texto de SmartArt.
Con este botón puedes mostrar el panel de texto correspondiente a tu diagrama,
además de añadir las formas como has visto hasta ahora también, puedes editarlo
utilizando este panel.

1.4.7. Cambiar colores a un SmartArt.

Esta opción te permite cambiar el color a tu SmartArt, selecciona el color que deseas y
así puedas cambiar la presentación de tu documento, para esto da clic en Herramientas
de SmartArt, da clic en la Pestaña Estilos de SmartArt, clic en Cambiar Colores.

Al dar clic se despliega el menú de colores que te ofrece, aquí selecciona el color deseado.
Al seleccionar el color deseado cambia automáticamente tu organigrama visualizándose
como se muestra en la siguiente imagen.

1.4.8. Aplicar un estilo a un SmartArt.

Esta opción te permite cambiar el estilo a tu SmartArt, para esto da clic en
Herramientas de SmartArt, enseguida da clic en la pestaña Estilos de SmartArt.

Al dar clic se despliega el menú de estilos con los que cuenta SmartArt, aquí podrás
seleccionar el que más te agrade.
Al seleccionar el estilo automáticamente cambia tu organigrama, visualizándose como
se muestra en la siguiente imagen.

Por último, si deseas regresar tu organigrama al original esto lo haces de la siguiente

manera, da clic en Herramientas de SmartArt, enseguida clic en la Pestaña Diseño y
al final clic en Restablecer gráfico.
Al dar clic automáticamente cambia tu organigrama al original, visualizándose como la
siguiente imagen.

1.5. Vínculos.

Un hipervínculo puede ser una palabra, frase o gráfico, que se caracteriza porque al dar
clic sobre él ingresas a la página web que enlazaste con el hipervínculo, al pasar el cursor
por encima del hipervínculo, puedes ver que este cambia de forma a una mano, los
hipervínculos pueden llevarnos a una página del mismo documento, a una página Web,
a una dirección de correo electrónico, a un archivo PDF, etc.

1.5.1. Insertar Hipervínculo a una página Web.

Para insertar un hipervínculo debes de seleccionar el texto o la palabra a la que deseas

vincular, para esto da clic en la pestaña Insertar, pulsa el botón Vínculo, y enseguida
Hipervínculo.

Al dar clic en hipervínculo aparcera un cuadro de dialogo como el de la siguiente imagen:

Enseguida debes de llenar el campo Texto y el campo Dirección, de la siguiente manera:

Por último, da clic en el botón Aceptar y el hipervínculo se creará en el texto, este se

identifica porque cambia de color y al pasar el cursor sobre él aparece el dialogo Ctrl +
clic para seguir vinculo.
1.5.2. Insertar Hipervínculos al mismo documento.

Está opción se utiliza cuando quieres que el hipervínculo te lleve a un lugar en el mismo
documento en el que estás trabajando, para esto posesiónate en el lugar en donde
quieres que se inserte el texto al que le añadirás el vínculo da clic en Insertar, pulsa el
botón Vínculo, y enseguida Hipervínculo.

Al dar clic en hipervínculo selecciona la opción Lugar de este documento, aquí te

aparecen los temas con los que cuenta el documento selecciona el deseado por ejemplo
¿Cómo se propaga el COVID-19? al final da clic en Aceptar.
 Cursor

Al dar clic en Aceptar automáticamente aparece el texto que seleccionaste con el vínculo
hacia el mismo documento.
1.5.3. Marcadores.

Además de insertar un hipervínculo para ir a una página web o usar un correo

electrónico, Word también te ofrece la oportunidad de crear vínculos entre distintas
partes de un mismo documento. Este tipo de hipervínculos se llaman Marcadores.
Te permiten saltar a un lugar concreto del documento, por ejemplo, de un título en el
índice a la página en que se desarrolla el tema.

Para crear un marcador únicamente debes posicionarte donde quieres incluir una marca
o selección de texto, para esto accede a la pestaña Insertar y seleccionar la Vínculos y
da clic en Marcador.

Al dar clic te aparece el dialogo que ves en la siguiente imagen, donde debes escribir el
nombre del marcador, el cual no puede contener espacios en blanco y debe comenzar
por una letra (después si puede contener números). EL nombre no puede ser mayor de
40 caracteres.
Una vez que haya creado tus marcadores, puede agregarles vínculos dentro del
documento o saltar a ellos en cualquier momento. Para saltar a un marcador, en la Ficha
Inicio en el comando Edición en la herramienta Reemplazar.

Da clic en Ir a, enseguida en marcador, escriba o seleccione el nombre del marcador y, a

continuación, da clic en Ir a.

1.5.4. Referencia cruzada.

Una referencia cruzada sirve para hacer referencia a algún elemento que se encuentra
en el documento, por ejemplo cuando estas recordando algún concepto que has
explicado en algún tema anterior sueles hacer referencia a ese capítulo, en este caso
hablas sobre que es el ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. o también
puedes utilizar las referencias cruzadas para hacer referencia a ese capítulo, o también
a alguna imagen, tabla o grafico dentro del documento.

Las referencias cruzadas entre otras tienen la ventaja de actualizarse automáticamente,

por ejemplo, si el documento es modificado y la referencia ya no está en la página 3 sino
en la 4, la referencia se actualiza sola.

No puede hacer referencias cruzadas a algo que no existe, por lo que es preciso
asegurarse de crear el gráfico, título, número de página, etc., antes de intentar vincularlo.

Al insertar la referencia cruzada, verá un cuadro de diálogo que enumera todo lo que
está disponible para vincular. Aquí tiene un ejemplo.

En el documento, escribe el texto que comienza la referencia cruzada. Por ejemplo,

"Coronavirus".

En la pestaña Insertar, da clic en Vínculos enseguida selecciona Referencia cruzada.

En el cuadro Tipo de referencia, da clic en la lista desplegable para elegir lo que deseas
vincular. La lista de los elementos que están disponibles depende del tipo de elemento
(título, número de página, etc.) que esté vinculando.
En el cuadro Referencia a: da clic en la información que desea insertar en el documento,
las opciones dependen de lo que eligió.

En el cuadro Para qué, da clic en el elemento específico que desea hacer referencia,
como "Insertar la referencia cruzada".

Para permitir a los usuarios que vayan al elemento al que se hace referencia, seleccione
la casilla Insertar como hipervínculo, da clic en insertar.
1.6. Comentarios.

Los comentarios son una herramienta muy útil cuando compartes un documento con
varias personas, si no deseas realizar cambios sobre el documento original, pero quieres
matizar algún concepto, es muy interesante insertar comentario para que lo vean el
resto de las personas que comparten el texto. Los comentarios se adjuntan al
documento, pero no se imprimen, a no ser que lo indiques expresamente a la hora de
configurar la impresión.

Para insertar un comentario sobre el documento, seleccionar el texto del cual vas a crear
un comentario, acceder a la pestaña Revisar da clic en Nuevo comentario.

El texto seleccionado se resaltará de color morado y aparecerá una ventana en la parte

derecha de la página donde introducirás el comentario.
El resto de los botones de la pestaña comentarios, Mostrar comentarios se usa para
controlar si los comentarios se muestras visibles o no, Anterior se usa para retroceder
al comentario que precede el actual, el botón Siguiente para el próximo comentario, y
Eliminar, como lo indica para deshacer un comentario.
1.7. Seguimiento y cambios.

Te permite hacer todos los cambios y correcciones que quieras y todo se evidenciará en
el texto. Si borras una palabra, está no desaparecerá, sino que será tachada en color rojo.
También, si le agregas al texto algún fragmento, verás que quedará subrayado en color
rojo.
Para activar el Control de cambios, da clic en el comando Control de cambios que está
en la pestaña Revisar. Desde elel momento en que lo activas, todos los cambios que
realices serán resaltados en color rojo.

1.7.1. Bloquear seguimiento.

La opción de bloquear seguimiento, permite al usuario que realizo algún cambio

bloquear la opción para que alguien más desactive el control de cambios de su
documento, mediante una contraseña que será solicitada a la hora de querer desactivar
el control de cambios.
En el menú de seguimiento también encuentras las opciones de todas las revisiones, el
cual despliega un menú que te permite elegir que versión del documento quieres ver.

Puedes elegir entre ver todas las revisiones que hiciste en el documento, o solo las
revisiones simples, las que no se revisaron o mostrar el documento original.
El botón Mostrar revisiones te despliega un menú que te permite elegir qué tipo de
revisiones se muestren en el documento, permite ocultar comentarios o cambios de
formatos.

El ultimo botón del menú de seguimiento, es el Panel de revisiones, el cual desplegara

una ventana (la cual decidirás si la quieres ver de manera vertical del lado izquierdo del
documento, o de manera horizontal debajo de él) en tu documento donde te mostrara
todas las revisiones que aplicaste en él.
1.7.2. Cambios.

El menú cambios te permite trasladarte entre los cambios que has realizado en tu
documento. Esta el botón Aceptar, que es para indicar que estás de acuerdo con ese
cambio y quieres avanzar al siguiente. El botón Anterior retrocede al último cambio que
modificaste, el botón Siguiente te adelanta al próximo cambio realizado, y por ultimo
Rechazar, que te sirve para eliminar el cambio que hiciste en el documento.