PROGRAMACIÓN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE LA CAMPAÑA DE DIFUSIÓN

APRENDIZ

YESICA LORENA MELO LOSADA

INSTRUCTORA

ANA GRACIELA MARTINEZ

INGENIERA INDUSTRIAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO NACIONAL COLOMBO ALEMAN

TECNOLOGIA GESTION DE MERCADOS

MODALIDAD VIRTUAL

2022

1
 TABLA DE CONTENIDO

1. Programación de un evento comercial y diseño de su campaña de difusión. ................ 3

1.1. Determinar el tipo de evento a realizar. ........................................................................ 3
1.2. Establecer los requerimientos del evento. .................................................................... 3
1.3. Construir el presupuesto y la financiación del evento. ............................................... 4
1.4. Elaborar del protocolo del evento. ................................................................................. 4
1.4.1. Antes del evento ....................................................................................................... 4
1.4.2. Durante del evento ................................................................................................... 5
1.4.3. Después del evento.................................................................................................. 6
1.5. Formular el plan de relaciones públicas del evento. ................................................... 6
1.5.1. Misión y visión de la empresa................................................................................. 6
1.5.2. Objetivos generales y específicos ......................................................................... 6
1.5.3. Público objetivo ......................................................................................................... 6
1.5.4. Estrategias ................................................................................................................. 6
1.5.5. Personal a cargo....................................................................................................... 7
1.6. Difundir el evento comercial. .......................................................................................... 7
1.7. Evaluación. ........................................................................................................................ 7
2. Plan de presentación de productos y servicios. .................................................................. 8
2.1. Plan de presentación de los productos. ........................................................................ 8
2.2. Piezas publicitarias necesarias para difundir el evento.............................................. 8
3. Celebración de un contrato comercial. ................................................................................ 10
3.1. Contrato comercial. ........................................................................................................ 10

2
1. Programación de un evento comercial y diseño de su campaña
de difusión.
1.1. Determinar el tipo de evento a realizar.
Evento empresarial para generar beneficio económico y de ventas; el tipo
de evento es feria y exposición.

1.2. Establecer los requerimientos del evento.

 Lugar donde se realizara el evento.
 Recurso humano
o Decorador
o Logística (Sonido, video, luces)
o Meseros 2
o Chef
o Maestro de ceremonia
o Auxiliar de eventos
 Uniformes chef, meseros.
 Alquiler mesas y sillas
 Invitaciones: Diseño
 Degustaciones
o 25 arepas
o 25 empaques
 Material y materia prima para el chef
 Reservación en el bar
 Gastos en el bar
 Recursos informáticos
o Diseño de diapositivas
o Alquiler computador
o Alquiler de video vean
o Alquiler equipo de sonido + micrófono
 Pasabocas recepción
 Vino mientras ven la exposición 4 y alquiler de copas.
 Centros de mesa 8
 Publicidad
o Diseño de volantes y carteles.
o Impresión de volantes 30 y carteles 4.
 Diseño del sondeo en plataforma

3
1.3. Construir el presupuesto y la financiación del evento.

Requerimientos Costo
Lugar del evento $ 350.000
Recurso humano $ 370.000
Uniformes $ 15.000
Alquiler mesas y sillas $ 50.000
Inivitaciones $ 30.000
Degustaciones $ 57.500
Materia prima para el chef $ 7.000
Reservacion espacio bar $ -
Gastos en el bar $ 48.000
Recursos informaticos $ 75.000
Pasabocas $ 20.000
Vino $ 126.000
Centros de mesa $ 40.000
Publicidad $ 48.000
Diseño del sondeo $ 30.000

Presupuesto total $ 1.266.500

1.4. Elaborar del protocolo del evento.

1.4.1. Antes del evento

¿Dónde será? En el salón de eventos Garibaldi Cl.7 #1735 Madrid
Cundinamarca ¿Quiénes irán? Empresarios, clientes y posibles
proveedores relacionados con la arepa casera ¿Cómo se harán llegar las
invitaciones? Por medio de plataformas digitales ya sea el correo
electrónico o por WhatsApp ¿Cómo responderán la asistencia? Por medio
le respuesta que envíen por medio de las mismas

¿Cuál será el cronograma?

4
 Hora Actividad
5:00pm Llegada de los invitados
5:10pm Entrega de pasabocas
Inicia la conferencia hablando de la
5:20pm empresa
5:40pm Hablar del producto
Mostrar el proceso del producto desde su
6:00pm forma original por un chef
Otrorgar una muestra del producto en el
6:10pm empaque
6:20pm Dialogar del empaque
6:30pm Dar a conocer mezclas de mercado
6:35pm Espacio de networking
Se hace una conclusion del producto
6:40pm frente a los consumidores
6:45pm Dudas o preguntas
7:00pm Agradecimentos
7:05pm Sondeo de opinion
Despedir a los invitados con una copa de
7:10pm vino

1.4.2. Durante del evento

Planimetría de los lugares específicos e indicaciones de donde sentarse.

5
 1.4.3. Después del evento
Después de terminar el evento nos reuniremos algunos clientes, posibles
proveedores o empresarios que quieran hacer algún tipo de acuerdo con
nosotros (ellos nos hacen un llamado), donde hablaremos y dejaremos
pactado una negociación si así se estipula ¿Dónde será? En un bar llamado
los acuerdos en Madrid Cundinamarca ¿Quiénes irán? Empresarios,
clientes y posibles proveedores que tengan alguna propuesta a nuestro
producto.

1.5. Formular el plan de relaciones públicas del evento.

1.5.1. Misión y visión de la empresa

 Misión
Comercializar arepas de calidad y nutritivas a la comunidad, de forma
oportuna y eficiente dentro de los estándares de calidad y
competitividad, orientados a mejorar la calidad de vida de nuestros
consumidores, garantizando nuestros más sanos ingredientes.
 Visión
Liderar en 4 años el sector de alimentos caseros, generando empleo a
su comunidad, reconocida por su eficiencia operacional, altos niveles de
puntualidad y seguridad, con responsabilidad social y ambiental.

1.5.2. Objetivos generales y específicos

1.5.2.1. Objetivo general

Dar a conocer el producto para buscar acuerdos comerciales,
empezando la etapa de crecimiento de nuestro producto.

1.5.2.2. Objetivos específicos

 Generar utilidades para la empresa.
 Impartir el conocimiento de la fabricación desde cero de nuestro
producto.
 Incentivar a los invitados a cuidar el medio ambiente basándonos
en nuestro empaque.
1.5.3. Público objetivo
Nuestro público objetivo en este evento son los empresarios, clientes y
posibles proveedores que puedan hacer parte de nuestro proceso de
crecimiento, buscando algún beneficio ya sea publicitario y/o económico.

1.5.4. Estrategias
 Tener claro los modelos de ingresos y la financiación

6
  Espacios networking donde las personas pueden reunirse en intercambiar
impresiones
 Hacer llegar a los asistentes a una conclusión del evento

1.5.5. Personal a cargo

Actividad Personal a cargo
Presencia del lugar visualmente Decorador
Funcionamiento del sonido, video y las luces Funcionario de
logística
Repartir pasabocas, vino y degustaciones Mesero 1 y 2

Ayudar al chef Mesero 2

Mostrar a los invitados el proceso del producto Chef

Hablar por el micrófono, presentar el producto y Maestro de

demás ceremonia
Inspeccionar todo el evento incluyendo a los Auxiliar de eventos
ayudantes

1.6. Difundir el evento comercial.

Al momento de difundir el evento enviaremos las invitaciones y los volantes
por medio del correo o vía WhatsApp a los invitados; además se impriman
algunos y se darán en la calle se pegaran en lugares estratégicos los
afiches para así que las personas se enteren.

Por medio de las redes sociales principalmente en Facebook crearemos un

evento y allí iremos viendo todo aquel que esté interesado en asistir,
además por las redes sociales de la empresa se difundirá el volante pero de
manera virtual esperando que nuestros consumidores con el voz a voz nos
ayuden a difundir.

1.7. Evaluación.
Después del evento evaluaremos por medio de encuestas que enviaremos
al mismo lugar donde se envió la invitación; también haremos sondeos de
opinión al terminar el evento por medio de una plataforma digital.

7
2. Plan de presentación de productos y servicios.
2.1. Plan de presentación de los productos.
Se diseñaran volantes y afiches, invitando a los empresarios, distribuidores,
a todos aquellos que puedan interesarse en nuestro emprendimiento.

Al momento de difundir el evento enviaremos las invitaciones y los volantes

por medio del correo o vía WhatsApp a los invitados; además se impriman
algunos y se darán en la calle se pegaran en lugares estratégicos los
afiches para así que las personas se enteren.

2.2. Piezas publicitarias necesarias para difundir el evento.

Carteles

8
Volantes

9
3. Celebración de un contrato comercial.
3.1. Contrato comercial.

Contrato de servicios personales y profesionales

Entre los suscritos, a saber LAURA CATALINA DIAZ, mayor y vecina de Bogotá, D.C.,
identificada con C.C. No. 1000123908 de Huila, quién actúa en su propio nombre y
quién en adelante y para los efectos del presente documento se llamará EL
CONTRATISTA por una parte y por la otra, YESICA LORENA MELO LOSADA mayor y
vecina de Bogotá, identificada con Cédula de Ciudadanía No. 1069944012 de Madrid
Cundinamarca, quien actúa en calidad de Representante Legal de la EMPRESA LA
AREPA CASERA y quien en adelante y para los efectos del presente documento se
llamará LA EMPRESA, hemos celebrado el presente Contrato Civil de Prestación de
Servicios, de carácter privado y que se regirá por las normas pertinentes del Código
Civil y de Comercio y en especial por las siguientes cláusulas:

Antecedentes

1.-Que la ENTIDAD CONTRATANTE a través del programa y/o convenio CONVENIO

LABORAL DE ABASTECIMIENTO suscribió con LA EMPRESA, el contrato y/o convenio
No.01

2.- Que el citado contrato fue celebrado con el objeto de SER ABASTECEDORA UNICA
DE LA MATERIA PRIMA.

3. Que LA EMPRESA ha decidido contratar los servicios de una ABASTECEDORA, para

que dé soporte en las actividades que se desprenden del objeto arriba mencionado.

4.- Que EL MAIZ HUILENSE cumple con los requisitos para desarrollar esta labor, de
acuerdo con su preparación académica y experiencia laboral, por lo que las partes,
han decidido celebrar el presente contrato, el cual se regirá por las siguientes:

Cláusulas

PRIMERA. OBJETO: EL CONTRATISTA por cuenta de LA EMPRESA y cumpliendo las

obligaciones que directa o indirectamente se deriven del presente contrato, se obliga
a brindar los servicios y entregar los productos y metas establecidas en el presente
contrato, en calidad de ABASTECEDORA DE MATERIA PRIMA.

SEGUNDA. DESARROLLO: El desarrollo y ejecución del presente Contrato se hará de

conformidad con lo establecido en su clausulado y en los términos y con las
especificaciones que acuerden las partes y que consten en este documento o
adicionales al mismo, firmado por las partes.

10
PARÁGRAFO: El desarrollo y ejecución del presente contrato tendrá el seguimiento,
supervisión y control del Representante legal de LA EMPRESA, quien además avalara
los pagos al CONTRATISTA de acuerdo con los productos que este deba entregar, así
como las acciones de interventoría y acompañamiento que adelanten la Dirección del
proyecto.

TERCERA. OBLIGACIONES DE LA EMPRESA: LA EMPRESA, se compromete durante la

vigencia del presente Contrato, a:

1º.- Adelantar las gestiones previas necesarias para permitir que EL CONTRATISTA
acceda a la información e instalaciones en forma ágil y ordenada.

2º.- Poner en conocimiento de las personas interesadas y vinculadas al proyecto,

acerca del trabajo que adelantará EL CONTRATISTA, a fin de optimizar cada una de
las visitas que se adelanten.

3º.- Permitir a EL CONTRATISTA el acceso a las instalaciones y documentación

vinculada al proyecto que éste requiera en desarrollo del objeto del presente
Contrato.

4º.- Cancelar oportunamente las cuentas de cobro por prestación de servicios que
genere EL CONTRATISTA de conformidad con lo aquí establecido.

5º.- Las demás que se deriven directa o indirectamente del presente documento.

CUARTA. RESPONSABILIDAD: El CONTRATISTA responderá solidariamente ante LA

EMPRESA, si por causas imputables a él, los resultados del proyecto no son los
esperados o si por las mismas causas, es impuesta a LA EMPRESA multa o sanción por
parte de LAURA DIAZ

QUINTA. PLAZO: El término de duración del presente contrato, será de 4 AÑOS

contados a partir del día 19 de JUNIO de 2022.

SEXTA. VALOR Y FORMA DE PAGO: El valor total del presente contrato será la suma de
$296,730 por 150kilos de maíz blanco , los cuales pagará LA EMPRESA al
CONTRATISTA a título de servicios y de acuerdo con el cronograma suscrito entre las
partes y el cual forma parte integrante del presente contrato. Los pagos se harán
mensualmente previa presentación de cuenta de cobro, constancia de cumplimiento
de la Presidenta de LA EMPRESA.

SÉPTIMA. CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD: EL CONTRATISTA se compromete para

con LA EMPRESA a mantener reserva y no divulgar total ni parcialmente la
información obtenida en cumplimiento del presente Contrato salvo que exista previa
autorización escrita por parte de LA EMPRESA en tal sentido tampoco podrá utilizarla
en fines distintos de los relacionados directamente con su ejecución.

11
OCTAVA. PRORROGA: Previa a la conclusión del presente Contrato, las partes podrán
prorrogarlo de común acuerdo, según las necesidades del Convenio, para el
cumplimiento del objeto de este Contrato.

NOVENA. CESIÓN DEL CONTRATO: EL CONTRATISTA no podrá ceder parcial ni

totalmente la ejecución del presente Contrato a un tercero, salvo previa autorización
expresa y escrita del Representante Legal de LA EMPRESA.

DÉCIMA. TERMINACIÓN: El presente contrato terminará:

a.- Por la finalización del término de duración

b.- Por el incumplimiento de cualquiera de las dos partes, de las obligaciones que
directa o indirectamente se derivan del presente contrato.

c.- Por las demás causas establecidas en la Ley.

Se firma en Bogotá D. C., en dos ejemplares del mismo tenor, el día DIECINUEE del
mes de JUNIO de 2022.

EL CONTRATANTE EL CONTRATISTA
LA EMPRESA El maíz Huilense por medio de
Yesica Lorena Melo Losada Laura Díaz
CC. 1069944012 de Madrid Cund. C.C. . 1000123908 del Huila.

12