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    Procedimiento Implantar Procedimientos

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    Andrés Claros Castro
    Este documento describe el procedimiento para implantar procedimientos en una organización. Incluye roles como el encargado de implantar y capacitar, y actividades como comunicar el procedimiento, capacitar a los participantes, y validar su uso correcto.

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    Procedimiento Implantar Procedimientos

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    Este documento describe el procedimiento para implantar procedimientos en una organización. Incluye roles como el encargado de implantar y capacitar, y actividades como comunicar el procedimiento, capacitar a los participantes, y validar su uso correcto.

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    Procedimiento Implantar procedimientos

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    Procedimiento Implantar Procedimientos

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    Andrés Claros Castro
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    Linhogar

    Procedimiento
    Implantar procedimientos
    Contenedor Gestión de procesos

    (Documento no oficial)
    Versión actual Nº 1, del 31 de marzo de 2019
    Versión anterior -
    Firmas de conformidad
    Aprobado por Responsable de la Revisión apoyo metodológico Revisado por
    etapa
    Denisse Arellano Loreto García Juan José González
    Gerente de Desarrollo
    ©Juan Bravo, 2017, libro Gestión de procesos, 7ª edición 2

    Facilitadora de procesos Jefe de gestión del cambio

    I. Cooperaron en la elaboración de este procedimiento:


     Maria Elena Ruiz, Encargada de implantar procedimientos.
     Jorge Cruz, Coordinador de capacitación.
     Luis Muñoz, Encargado de gestión de procesos.

    II. Modelos visuales


    Ubicación en el mapa de procesos: Contenedor Gestión de procesos.

    Gestión de procesos
    Definir métodos de la GP
    Modelar procesos (2)
    Actualizar procedimientos Proceso Modelar procesos
    Administrar mapa de procesos (2)
    Analizar acciones sobre los procesos
    Coordinar el rediseño de procesos.. 1. Elaborar 2. Implantar
    Coordinar la definición de controles..
    Coordinar crear la estrategia..

    Flujograma de información con sus listas de tareas

    Etapa Implantar Proceso Modelar procesos


    COMITÉ DE ENCARGADO DE ENCARGADO DE PARTICIPANTES GERENTE
    PROCESOS IMPLANTAR CAPACITAR EN EL PROCESO GENERAL

    ELABORAR

    Comunicar

    Capacitar

    Validar
    ©Juan Bravo, 2017, libro Gestión de procesos, 7ª edición 3

    Comunicar Capacitar
    (Encargado de implantar) (Encargado de capacitar)
    1. Preparar elementos de apoyo 1. Preparar elementos de apoyo
    2. Subir procedimiento a Intranet 2. Organizar grupos
    3. Comunicar la disponibilidad 3. Realizar la capacitación
    4. Recibir sugerencias 4. Usar los elementos de apoyo
    5. Ajustar con dueño del proceso 5. Recibir sugerencias
    6. Filmar un caso piloto 6. Ajustar con dueño del proceso
    7. Coordinar la capacitación 7. Confirmar el cierre

    Validar
    (Encargado de implantar)
    1. Confirmar el uso correcto
    2. Recibir sugerencias
    3. Ajustar con dueño del proceso
    4. Reconfirmar el uso correcto
    5. Certificar la competencia
    6. Informar el cierre

    III. Información general


    Evento activador El procedimiento aprobado por el dueño del proceso que viene desde
    la etapa Elaborar.
    Objetivo Lograr que lo escrito en el procedimiento sea efectivamente lo que se
    hace en la organización. Se concluye con certificar la competencia de
    los participantes en el respectivo procedimiento.
    Responsable de la etapa o Encargado de gestión de la calidad.
    Comité del proceso

    IV. Roles participantes


     Dueño del proceso: según cada proceso específico.
     Encargado de implantar: cargo del mismo nombre destinado a implantar los procesos de la
    organización.
     Encargado de capacitar: según el proceso específico, este rol lo pueden cumplir diferentes
    cargos.
     Participantes en el proceso: quienes operan el proceso.
     Gerente General: se le va informando. Su participación en el proceso le da la importancia
    debida a la implantación de procesos.

    V. Glosario
     No hay términos específicos en este procedimiento.
    ©Juan Bravo, 2017, libro Gestión de procesos, 7ª edición 4

    VI. Descripción del flujo


    Actividad Rol Tareas
    Comunicar Encargado de 1. Preparar elementos de apoyo. Todo lo que se refiere a aspectos
    implantar físicos tales como salas, manuales, etc. También el apoyo
    tecnológico que se puede ofrecer.
    2. Subir procedimiento a Intranet. En el espacio destinado, se trata de
    darlo a conocer, no es todavía la versión oficial.
    3. Comunicar la disponibilidad. Indicar a todos los interesados la
    disponibilidad del procedimiento y que pueden realizar
    observaciones.
    El instructivo N° 112 se refiere a emplear este camino para que
    también sirva como sensibilización para el cambio.
    4. Recibir sugerencias. Se analizan junto con el dueño del proceso.
    5. Ajustar con dueño del proceso. Se realizan los cambios
    correspondientes.
    6. Filmar un caso piloto. La idea es poder apreciar preliminar y
    visualmente el proceso. El video queda disponible en la Intranet.
    7. Coordinar la capacitación. Todo lo que pueda facilitar la
    capacitación.
    Capacitar Encargado de 1. Preparar elementos de apoyo. Tanto físicos como tecnológicos.
    capacitar 2. Organizar grupos. De tal forma que todos los participantes sean
    capacitados.
    3. Realizar la capacitación. Con las mejores técnicas para lograr el
    aprendizaje.
    4. Usar los elementos de apoyo. Videos y otros.
    5. Recibir sugerencias. Se analizan junto con el dueño del proceso.
    6. Ajustar con dueño del proceso. Se realizan los cambios
    correspondientes.
    7. Confirmar el cierre. Capacitación concluida con los registros
    correspondientes.
    Validar Encargado de 1. Confirmar el uso correcto. Se establecen visitas a las participantes
    implantar para apreciar en terreno el cumplimiento del proceso. Se verifica
    que el proceso esté correcto sino considerar cambios.
    2. Recibir sugerencias. Se analizan junto con el dueño del proceso.
    3. Ajustar con dueño del proceso. Se realizan los cambios
    correspondientes.
    4. Reconfirmar el uso correcto. Esta vez con los cambios realizados.
    5. Certificar la competencia. Se extiende un certificado
    correspondiente a la actual versión del procedimiento. Ver
    instructivo 56.
    6. Informar el cierre. Se da por concluida la implantación
    comunicando a todos los interesados.
    ©Juan Bravo, 2017, libro Gestión de procesos, 7ª edición 5

    VII. Contingencias
    Actividad Comunicar
    1. Algunas sugerencias se refieren a cambios mayores en la etapa. Se declaran como oportunidades
    de mejora futura.

    Actividad Capacitar
    1. Algunos participantes no pueden participar en la capacitación. Se establecen nuevas fechas.
    2. Algunas sugerencias se refieren a cambios mayores en la etapa. Se declaran como oportunidades
    de mejora futura.

    Actividad Validar
    1. Algunos participantes no realizan en forma correcta el procedimiento. Se repite la capacitación y
    se vuelve a confirmar el uso correcto.

    VIII. Tecnologías de apoyo


    Se cuenta con un software simple para revisar los videos e interactuar contestando algunas preguntas.
    Se puede ver en http://www.linhogar.cl/instructivo/video

    IX. Instructivos
    En este procedimiento se emplean los instructivos:
    Número 56 para la certificación de competencias: http://www.linhogar.cl/instructivo56.
    Número 112 para comunicar un procedimiento y realizar sensibilización para el cambio:
    http://www.linhogar.cl/instructivo112.

    X. Registros
    Modelo de procedimiento:
    http://www.linhogar.cl/modelodeprocedimiento.

    XI. Historial de Revisiones


    N° Versión Fecha Descripción de cambios

    1 31 de marzo de Primera versión


    2019

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