GESTIÓN CON INDICADORES

INDICADORES DE ALMACÉN
Parte 2

Elaborado por : Carlos Chihuan M.

 Objetivo del curso

Qué vas a aprender

• Metodologías, técnicas y herramientas para diseñar y construir
los indicadores más idóneos que les permitan tener una gestión más
eficiente y enfocada en lograr y superar los resultados esperados

• Comprender que la medición es indispensable como primer paso para el

control y la mejora de los procesos y productos.

• Incorporar los conceptos acerca de la importancia de los indicadores como

herramienta de gestión en la evaluación del desempeño.

• Determinar los criterios a considerar para los diversos factores que

intervienen en la construcción de los indicadores.
1. REPASO : TEORIA DE INDICADORES
 1. Indicadores por Medición
Se Clasifican en :

Indicador Son una representación numérica de un proceso, evento o

Cuantitativo fenómeno que se analiza. Dicho de otra forma, son una
medida de cantidad. Dan respuesta a preguntas de

cuánto, cada cuánto, y con qué frecuencia.

Contrario a los cuantitativos, estos no muestran una

medida numérica como tal. Con ellos se consigue
Indicador demostrar, describir o medir algo que ha sucedido. Por lo
Cualitativo general están basados en encuestas, entrevistas,
percepciones orientadas a responder preguntas de

cuándo, quién, dónde, qué, cómo y por qué.

 1. Indicadores de Eficacia , eficiencia y efectividad
Es la clasificación más común derivada de los indicadores de gestión (KPI).

Miden la relación entre los objetivos a alcanzar y

lo conseguido realmente. Dicho de otra forma,
este indicador mide lo que entregamos contra lo
EFICACIA que se espera que logremos.
Por ejemplo las ventas proyectadas versus las
ventas conseguidas.

Miden el rendimiento de recursos e insumos

para conseguir los objetivos. Dicho de otra
forma, examinan el aprovechamiento de los
EFICIENCIA recursos para lograr lo propuesto.
Por ejemplo el número de artículos fabricados por
hora.
 1. Indicadores de Eficacia , eficiencia y efectividad
Es la clasificación más común derivada de los indicadores de gestión (KPI).

EFECTIVIDAD

Es lograr el mejor
resultado con la menor
cantidad de recursos y
en el menor tiempo
posible. Es decir, es el
equilibrio entre la
eficacia y la eficiencia
para alcanzar un
objetivo.
 1. Indicadores por jerarquía
Existen diversos atributos que debe tener un indicador. Algunos de ellos son:

INDICADORES DE INDICADORES DE
INDICADORES
EJECUCIÓN O PROCESO O
ESTRATÉGICOS
OPERATIVOS GESTIÓN

Mide el
Permiten
Permiten medir rendimiento de las
verificar el
el cumplimiento acciones para
cumplimiento del
de una actividad para alcanzar los
objetivo del
determinada objetivos de la
Proceso (KPI)
empresa

Numero de unidades % Nivel de 30% de Costo

producidas por día cumplimento de producción vs venta.
producción
METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES
Paradigma en el Diseño y medición de Indicadores
 Paradigma en el Diseño y medición de Indicadores
Nos encontramos con algunas creencias en torno al mundo de indicadores.
He reunido las más sonadas y son estas:

4. Medir es
1. No nos gusta
complicado, es
sentir que alguien 3. No hay tiempo
2. La medición difícil:
nos está midiendo: para medir:
conlleva a castigos
o sanciones:
Hagamos que sea
Es importante Tiene que haber
fácil. ¿Tendrías un
enfatizar en que tiempo. Si no
Igual que la anterior. indicador cuya
medimos para medimos, como
Se mide para mejorar, fórmula sea x elevado
mejorar y no para vamos a saber cómo
no para castigar. al cuadrado por pi
irnos en contra de vamos.
medios? No te lo
alguien.
recomiendo.
 ¿Cómo construir un indicador?
Para su creación se requieren de 3 requisitos ESENCIALES

1 2 3

HERRAMIENTA MEDOTOLOGIA EQUIPO

DE (SECUENCIA) (INTEGRANTES)
PLANIFICACIÓN
 Recordemos !!!
Que es PHVA? , Nos guía en la planificación de una acción, la
ejecución controlada de lo planificado, para posteriormente revisar
la diferencia entre lo planificado y lo realizado y ajustar, en caso de
ser necesario.
 ¿Cómo construir un indicador con PHVA?
APLICANDO PHVA AL DISEÑO INDICADORES

Planear: Diseño y planificación de indicadores: Aca es la fase de arranque y es

donde definimos el indicador que usaremos, la meta, La fuente de información ,
frecuencia , responsable etc. Y preguntas como ¿para qué lo construyes?, ¿para qué
lo calculas?, ¿en qué te aporta?

Hacer: Aplicar mediciones: Aquí es donde pones a funcionar el indicador. Los

datos que estés tomando para alimentar la fórmula del indicador deben ser confiables y
reales.

Verificar: Analizamos los datos: Aquí es donde realmente toma valor el uso de un
indicador y es cuando tomas decisiones. En función a los datos arrojados que
evidencian el comportamiento de lo que se esta midiendo.

Actuar: Tomar acciones: Ejecutamos las decisiones previstas en el paso

anterior. Estas decisiones pueden significar en el inicio de un nuevo ciclo PHVA. Por
ejemplo, si viste que estabas bien, exígete un poco más, mira cómo lo puedes hacer
mejor. Pero si ves que las cosas no están bien, haz algo que te permita corregir el
camino.
 ¿Cómo construir un indicador?

“Diseño y planificación de indicadores”

1. Iniciar desde
2. Identificar las 3. Identificar las 4. Concretar el
el objetivo del
variables que fuentes de objetivo del
proceso que se
serán evaluadas información indicador
quiere medir.

8. Delimitar la
5. Definir la 6. Clasificar el
7. Fijar una meta frecuencia de
formula indicador
medición

12. Detallar el
9. Definir los 10. Identificar los 11. Precisar el
código y el
Rangos del responsables del nivel de
nombre del
Indicador indicador Aplicabilidad.
indicador.
 ¿Cómo construir un indicador?

“Diseño y planificación de indicadores”

3. Fuentes de información
 ¿Cómo construir un indicador?

“Diseño y planificación de indicadores”

1. Iniciar desde
2. Identificar las 3. Identificar las 4. Concretar el
el objetivo del
variables que fuentes de objetivo del
proceso que se
serán evaluadas información indicador
quiere medir.

8. Delimitar la
5. Definir la 6. Clasificar el
7. Fijar una meta frecuencia de
formula indicador
medición

12. Detallar el
9. Definir los 10. Identificar los 11. Precisar el
código y el
Rangos del responsables del nivel de
nombre (ficha
Indicador indicador Aplicabilidad.
del indicador)
 ¿Cómo construir un indicador?

“Diseño y planificación de indicadores”

5. Definir formula
1. PROPORCION
a (unidad)
Cociente de 2 cantidades con INDICADOR =
b (unidad)
la misma unidad o atributo de
medición
2. RAZON
a (unidad)
Cociente entre 2 cantidades INDICADOR =
b (Bloque)
con diferente unidad o atributo
de medición

3. VALOR ABSOLUTO INDICADOR = a (unidades)

Una máxima cantidad de una unidad o
atributo
 ¿Cómo construir un indicador?

“Diseño y planificación de indicadores”

1. Iniciar desde
2. Identificar las 3. Identificar las 4. Concretar el
el objetivo del
variables que fuentes de objetivo del
proceso que se
serán evaluadas información indicador
quiere medir.

8. Delimitar la
5. Definir la 6. Clasificar el
7. Fijar una meta frecuencia de
formula indicador
medición

12. Detallar el
9. Definir los 10. Identificar los 11. Precisar el
código y el
Rangos del responsables del nivel de
nombre (ficha
Indicador indicador Aplicabilidad.
del indicador)
 ¿Cómo construir un indicador?

“Diseño y planificación de indicadores”

6. Clasificar el indicador

EFICACIA EFICIENCIA EFECTIVIDAD

Indicador Indicador
Cuantitativo Cualitativo
 ¿Cómo construir un indicador?

“Diseño y planificación de indicadores”

1. Iniciar desde
2. Identificar las 3. Identificar las 4. Concretar el
el objetivo del
variables que fuentes de objetivo del
proceso que se
serán evaluadas información indicador
quiere medir.

8. Delimitar la
5. Definir la 6. Clasificar el
7. Fijar una meta frecuencia de
formula indicador
medición

12. Detallar el
9. Definir los 10. Identificar los 11. Precisar el
código y el
Rangos del responsables del nivel de
nombre (ficha
Indicador indicador Aplicabilidad.
del indicador)
 ¿Cómo construir un indicador?

“Diseño y planificación de indicadores”

7. Fijar meta

“LUGAR O PUNTO FINAL DONDE SE QUIERE LLEGAR “ , En el caso de

indicador de Nivel de cumplimiento de despacho es llegar al 100%

8. Delimitar la frecuencia de medición

Establecer la cantidad de mediciones parciales que sirva para generar

alertas y mejor resultado, En el caso del indicador se estableció que se
hagan al final de cada turno diariamente.
9. Definir los rangos del indicador
 ¿Cómo construir un indicador?

“Diseño y planificación de indicadores”

1. Iniciar desde
2. Identificar las 3. Identificar las 4. Concretar el
el objetivo del
variables que fuentes de objetivo del
proceso que se
serán evaluadas información indicador
quiere medir.

8. Delimitar la
5. Definir la 6. Clasificar el
7. Fijar una meta frecuencia de
formula indicador
medición

12. Detallar el
9. Definir los 10. Identificar los 11. Precisar el
código y el
Rangos del responsables del nivel de
nombre (ficha
Indicador indicador Aplicabilidad.
del indicador)
¿Cómo construir un indicador?

12. Ficha del indicador

 ¿Cómo construir un indicador?

INFORMACION A INGRESAR
DESPACHOS NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE DESPACHOS
DESPACHOS VALOR
MES CUMPLIDOS A 120%
REQUERIDOS INDICADOR
TIEMPO
VALOR DE INDICADOR

ENE 100%
FEB
80%
MAR
ABR
60%
MAY
JUN 40%
JUL
AGO 20%
SET
OCT 0%
NOV ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SET OCT NOV DIC
DIC
Año: xxx MES
 ¿Cómo construir un indicador?

“Aplicar mediciones (ejecución)”

Con toda la planeación realizada hecha en el punto anterior, aca se ejecuta

la toma de datos y calculo del indicador.

3. Asegurar que se
1. Deben participar 2. Iniciar la toma de
realice el proceso
los integrantes datos y registrarlos
recolección datos
definidos con los en el recolector
según lo definido en la
recursos asignados definido
ficha de indicadores

4. Entrena a tu 5. Monitoreo
equipo constante
 ¿Cómo construir un indicador?

“Analizamos e interpretamos los datos”

Evalúa el resultado de la ejecución del plan para saber si este realmente ha

sido efectivo o si, por el contrario, no se obtuvieron los resultados esperados

1. El análisis estará 3. Variación del

sujeto a la forma de 2. La tendencia del numerador y
calculo del indicador indicador denominador
y variables (evolución)

“Para casos donde se

cuenta con
información histórica”
 ¿Cómo construir un indicador?

“Analizamos e interpretamos los datos”

Evalúa el resultado de la ejecución del plan para saber si este realmente ha

sido efectivo o si, por el contrario, no se obtuvieron los resultados esperados

INFORMACION A INGRESAR
DESPACHOS
DESPACHOS VALOR
MES CUMPLIDOS A
REQUERIDOS INDICADOR
TIEMPO
ENE 4,010 4,200 95%
FEB 4,200 4,450 94%
MAR 4,420 4,630 95%
ABR 4,450 4,710 94%
MAY 4,580 4,820 95%
JUN 4,700 4,900 96%
JUL 4,650 4,860 96%
AGO 4,490 4,750 95%
SET 5,000 5,200 96%
OCT 5,090 5,350 95%
NOV 4,700 4,900 96%
DIC 4,620 4,850 95%
Año: xxx
 ¿Cómo construir un indicador?

“Analizamos e interpretamos los datos”

1. El análisis estará sujeto a la forma de calculo del indicador y

variables

Para ello se debe Interpretar adecuadamente el resultado

Por ejemplo:

•Proporción: El 55% de los pedidos preparados de la semana 21

corresponde al día martes.

•Razón: Las ventas generadas de los clientes la semana 21 han caído

35% con respecto a la semana 20.

•Absoluto: Las ventas del día martes llegaron a S/. 200,000

 ¿Cómo construir un indicador?

“Analizamos e interpretamos los datos”

2. La tendencia del indicador

¿cuál debería ser su tendencia?

• Tendencia a la maximización: Debe crecer a través del tiempo

• Tendencia a la minimización: Disminuir a través del tiempo.
• Con límites de seguridad: Debe mantenerse dentro de unos límites.
 ¿Cómo construir un indicador?

“Analizamos e interpretamos los datos”

2. La tendencia del indicador

INFORMACION A INGRESAR
DESPACHOS
DESPACHOS VALOR
MES CUMPLIDOS A
REQUERIDOS INDICADOR
TIEMPO
ENE 4,010 4,200 95%
FEB 4,200 4,450 94%
MAR 4,420 4,630 95%
ABR 4,450 4,710 94%
MAY 4,580 4,820 95%
JUN 4,700 4,900 96%
JUL 4,650 4,860 96%
AGO 4,490 4,750 95%
SET 5,000 5,200 96%
OCT 5,090 5,350 95%
NOV 4,700 4,900 96%
DIC 4,620 4,850 95%
Año: xxx

La verificación de un indicador se hace revisando su tendencia de cara al

planteamiento de acciones correctivas o de mejora, para
• Eliminar las causas de la tendencia no deseada del indicador
• anticiparse a un evento no deseado o mejorar un comportamiento
destacado.
 ¿Cómo construir un indicador?

“Analizamos e interpretamos los datos”

3. Variación del numerador y denominador (evolución)

Si se cuenta con información histórica se debe comparar para analizar ,

definir los patrones de comportamiento , (¿porque se da y a que evento
esta relacionado?)
 ¿Cómo construir un indicador?

“Tomar Decisiones y acciones”

Un indicador es información y esa información debe aportar valor.

Calculados los indicadores, es el momento de tomar decisiones según el
resultado. Estas decisiones están encaminadas a corregir la desviación
que exista entre lo planeado y el resultado de lo ejecutado. Pueden
contener los siguientes aspectos:

1) Qué se quiere hacer

2) Por qué se va a hacer
3) Quién o quienes lo van a hacer
4) Cómo lo van a hacer
5) Cuándo lo van a hacer
6) Dónde lo van a hacer
 ¿Cómo construir un indicador?

“Tomar Decisiones y acciones”

INFORMACION A INGRESAR
DESPACHOS
DESPACHOS VALOR
MES CUMPLIDOS A
REQUERIDOS INDICADOR
TIEMPO
ENE 4,010 4,200 95%
FEB 4,200 4,450 94%
MAR 4,420 4,630 95%
ABR 4,450 4,710 94%
MAY 4,580 4,820 95%
JUN 4,700 4,900 96%
JUL 4,650 4,860 96%
AGO 4,490 4,750 95%
SET 5,000 5,200 96%
OCT 5,090 5,350 95%
NOV 4,700 4,900 96%
DIC 4,620 4,850 95%
Año: xxx

PREGUNTA: ¿Que decisión tomaría?

“SI SIGUES HACIENDO
SIEMPRE LOS MISMO ….

NO ESPERES RESULTADOS
DISTINTOS”