CURSO CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES EN EL SESCTOR PÙBLICO.

MÓDULO 2: INGRESO Y EGRESO DE BIENES

Sesión 2: Procedimientos de egreso de bienes

Formas de egresar los bienes

Los bienes de PPE e inventarios, al ser parte de los activos
institucionales son un recurso público sujetos al control como
activos. Para su egreso y baja se debe tomar en cuenta el
enfoque de requerimiento de liquidez por parte de las
instituciones, es decir, antes de egresarlos por inservibles u
obsoletos se debe considerar la posibilidad de recuperar algo de
su valor, mediante algunos mecanismos como: transferencia de
dominio y No transferencia de dominio

1. Transferencia de dominio que implica perder el control

sobre esos activos, a través de:
 Remate
 Venta directa (compra-venta)
 Permuta (intercambio de bienes con otra entidad
pública)
De no ser posible estos procesos, entonces se debe
considerar:
 Transferencia gratuita
 Donación
 Chatarrización

2. No transferencia de dominio implica que no se pierde el

control sobre esos activos; estos egresos corresponden a:
Comodato
Traspaso
Destrucción de los bienes.

Reglamento General Sustitutivo para la Administración,

Utilización, Manejo y Control de los Bienes e Inventarios del
Sector Público, Arts. 77-79. Acuerdo No. 067-CG-2018

Constatación física
Para iniciar un proceso de egreso de bienes el guardalmacén o
responsable de bienes debe informar a la máxima autoridad
sobre la existencia de bienes obsoletos o inservibles para dar
inicio al proceso de egreso, conforme lo establece el
Reglamento de Bienes.

Objetivo de la constatación física:

 Verificar o confirmar la existencia real de los bienes.
 Verificar su estado (bueno, malo, regular, inservible,
obsoleto).
 Viabilidad de su uso.

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MÓDULO 2: INGRESO Y EGRESO DE BIENES

La constatación física sirve para actualizar la ficha o el historial

de cada uno de los bienes que servirán para la revalorización; se
determina así la ubicación, localización y custodios.

El guardalmacén tiene la posibilidad de solicitar la reposición

inmediata del bien nuevo de similares características o
características superiores cuando al momento de realizar la
constatación física, el usuario final no presenta el bien; se debe
poner en conocimiento de la autoridad para que disponga su
reposición.

Si el usuario final cesa en sus funciones o tiene comisión de

servicios debe presentar las actas de entrega-recepción.

El guardalmacén, custodio administrativo y un delegado que no

tenga que ver con el registro y control de los bienes, dejarán
evidencia de esta constatación física. Cumplirá con el proceso
establecido en el reglamento de bienes, en forma escrita, a la
hora señalada, en los formularios establecidos, suscritas las
actas para continuar los trámites con la evidencia de su
participación.

Cabe recordar que el auditor interno no participa en la

constatación física, sino en calidad de observador del
cumplimiento de los procesos establecidos.

Estas actas generan anexos o informes adjuntos en donde se

detallarán, en caso de haberlas, las diferencias entre lo físico y
lo que consta en el sistema informático, en cuyo caso, se
deberán realizar los ajustes necesarios y la determinación de
responsabilidades. Se deberá tener el listado de los bienes que
presentan su estado (inservible u obsoleto) y poner en
conocimiento de la autoridad, solicitando el inicio del egreso de
los bienes.

En la constatación física, para el caso de bienes inmuebles, el

departamento de bienes o el guardalmacén es el responsable de
custodiar las escrituras públicas, títulos de propiedad, garantías
hipotecarias, es decir, debe tener los documentos que respalden
la titularidad del bien inmueble.

Los equipos informáticos y de telecomunicaciones están sujetos

a constatación física por el departamento de tecnología. En este
caso, es importante la coordinación con el departamento de
bienes para hacer una sola comprobación física, pues debe ser
un trabajo de equipo; no obstante, es posible hacerlo de manera
individual.

La coordinación permite mantener conciliada la información

entre el departamento tecnológico y el de bienes;

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posteriormente, el departamento de bienes deberá conciliar con

el departamento financiero en donde el control es más
exhaustivo.

El incumplimiento de la tarea de constatación física será

sancionado por la autoridad, conforme lo establece la LOSEP,
en grados de sanción: llamada de atención verbal, luego por
escrito recordándole el cumplimiento del proceso; de no
hacerlo, se fija una multa, luego sumario administrativo y, en
caso extremo, la destitución del cargo por incumplimiento de
funciones.

Inspección técnica de verificación de estado

En el acta, se incluye el informe en donde deben constar las
diferencias para realizar los ajustes, así como el detalle de los
bienes obsoletos, inservibles o en mal estado. Se debe poner en
conocimiento de la máxima autoridad. En esta fase se solicitará
a la máxima autoridad inicie el proceso de egreso de bienes
respecto a los que se encuentren en mal estado, los inservibles u
obsoletos.

La máxima autoridad indicará que si se trata de bienes como

vehículos, maquinaria, equipos electrónicos sobre los cuales se
solicita su egreso, deben contar con un informe técnico, para lo
cual realizarán una inspección técnica a fin de corroborar lo
señalado por el guardalmacén.

Entonces, dispondrá al responsable del departamento técnico, al

del parque automotor y al que corresponda que se realicen las
inspecciones técnicas correspondientes. Se obtendrá otro
informe en el que se indicarán los detalles de la condición del
bien. Con estos informes se respalda el guardalmacén para
iniciar el proceso de egreso.

Una vez que se cuenta con la documentación, la máxima

autoridad debe disponer el inicio del proceso de egreso de
bienes, en cuyo caso, el guardalmacén o responsable debe dejar
evidencia en el reporte sobre los resultados de la constatación
física: diferencias, ajustes programados con el financiero y el
estado de bienes que requieren iniciar el proceso de egreso.

De otro lado, si el informe técnico establece que es posible el

arreglo para la habilitación del bien, el proceso de egreso
concluye y se archiva, y los bienes pasan al uso de las
instituciones.
Reglamento General Sustitutivo para la Administración,
Utilización, Manejo y Control de los Bienes e Inventarios del
Sector Público, Arts. 54-61, 80. Acuerdo No. 067-CG-2018

Remate

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Con los informes técnicos que corroboran lo solicitado por el

guardalmacén, la máxima autoridad pedirá asesoramiento al
departamento jurídico y al departamento financiero quienes
emitirán su pronunciamiento. Por falta de liquidez institucional,
recomendarán el inicio de un proceso de remate, para lo cual se
debe suscribir una resolución en la que se indique el inicio de
trámites y procesos relacionados y la conformación de la Junta
de Remates.

La Junta de Remates estará integrada por la máxima autoridad o

su delegado, los responsables financiero o su delegado,
administrativo o su delegado, jurídico o su delegado quien
actuará como secretario de la Junta.

En la Junta se resolverá el tipo de remate a realizarse: en sobre

cerrado, remate en línea o electrónico.

La Junta de Remates resolverá el avalúo de los bienes para

establecer la base del remate. La máxima autoridad dispondrá a
uno de los servidores públicos que conozca acerca de la
condición de los bienes, que están siendo objeto del egreso, que
realice el avalúo. Este deberá hacerlo al precio de mercado
nacional; en este caso, no será necesario contratar un perito
avaluador.

La Junta de Remates establecerá los medios de publicación; en

el caso de la prensa escrita, dentro de la provincia en donde se
realice el remate, se deberá publicar tres anuncios con ocho días
de diferencia desde la primera publicación; también se utilizará
la página web institucional; lo importante es la promoción a fin
de que la ciudadanía conozca el remate de los bienes.

El remate se realiza en dos momentos, y la Junta de Remates

debe dejar establecida fecha y hora del primer remate, en el que
pueden participar todos los ciudadanos interesados a excepción
de los servidores públicos que forman parte de la entidad:
miembros de la Junta, familiares dentro del cuarto grado de
consanguinidad y segundo de afinidad. En el caso de detectar la
participación de personas vinculadas, la Junta de Remate,
durante y en cualquier momento, puede declarar nulo el
proceso.

Es resolución de la Junta de Remates la subasta en línea, si la

entidad contara con el software para hacer la subasta o si decide
arrendar para hacerlo.

Si decide la Junta hacerlo en sobre cerrado, se establece la

fecha en la que los interesados deberán presentar la oferta con
al menos el 10 % de lo ofertado. Este proceso es costoso y se
debe analizar si los costos de organizarlo son más elevados que

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los beneficios a obtener; por lo que es la primera razón para

considerar que el remate no procede. Al contrario, si los
beneficios son más altos que los costos en los que se va incurrir
para el remate, se continúa con el remate y se establecerá fecha
y hora en que se llevará a cabo.

Una vez realizado el remate, se declara al ganador, al que se le

adjudicarán los bienes. Se suscribirá un acta de entrega-
recepción, previo al depósito de la diferencia del 10 % inicial
de inscripción, tendrá un plazo determinado para el depósito en
efectivo.

Una vez realizado el pago se realizará las actas entrega-

recepción y se entregarán los bienes. Se trasladan las actas al
área financiera para la baja de bienes; en este momento se
eliminan los bienes del registro.
Reglamento General Sustitutivo para la Administración,
Utilización, Manejo y Control de los Bienes e Inventarios del
Sector Público, Arts. 81-117. Acuerdo No. 067-CG-2018

Venta directa
Una vez agotado el proceso de remate porque no se presentó
ningún oferente, se declaró nulo, en quiebra o desierto al no
cumplir con los requisitos, se pasa a la segunda opción que es la
venta directa.

Si el criterio es que los bienes son obsoletos o inservibles, no

obstante, tienen vida útil, es la oportunidad de recuperar algo de
su valor; ante lo cual, la máxima autoridad establecerá la
realización de la venta directa que permitirá recuperar algo de
esos bienes.

Se deberá entonces conformar una Junta de Ventas integrada

por los mismos servidores que conformaron la Junta de Remate
y tomarán resoluciones con base en el reglamento interno de
remates o del proceso de ventas. Esta Junta realizará una
convocatoria directa a entidades del sector público, privado, a
juntas de beneficencia, a entidades sin fines de lucro a
participar mediante sobre cerrado. Para participar, los
interesados deberán depositar el 10 % del avalúo del bien.

La venta directa es similar al proceso de sobre cerrado, en la

que se fija la fecha, lugar y hora determinados, el 10 % del
avalúo en efectivo o transferencia donde se evidencie que los
valores están en la cuenta de la institución; así mismo se deberá
señalar el lugar en donde se encuentran los bienes para que los
interesados vayan a verificar y ofertar.

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MÓDULO 2: INGRESO Y EGRESO DE BIENES

Si la venta directa también es declarada fallida, debido a la falta

de interesados o no cumplen los requisitos, entonces se podrá
hacer un segundo señalamiento para realizar todo el proceso.

Si habría un ganador, y se lo declara tal, se adjudica el bien,

previo al depósito de la diferencia del 10 %; una vez
comprobado el depósito, se entregan los bienes, se firman las
actas, previamente se entrega una copia al financiero para que
proceda a la baja de los registros.
Reglamento General Sustitutivo para la Administración,
Utilización, Manejo y Control de los Bienes e Inventarios del
Sector Público, Arts. 118-127. Acuerdo No. 067-CG-2018

Permuta
En caso de no poder hacer la venta directa, la entidad puede
realizar una permuta.

Las entidades públicas podrían tener interés en realizar una

permuta de bienes. A manera de ejemplo, un GAD municipal y
otro parroquial intercambian maquinara por un terreno;
proceden al avalúo para determinar los valores, establecen las
diferencias para realizar las compensaciones necesarias. Las
entidades deben suscribir los contratos y las respectivas actas
de entrega-recepción de los bienes. En resumen, la permuta
requiere intercambio de bienes, contratos, avalúos y actas
entrega-recepción.

El Reglamento de Bienes de la CGE hace referencia a la Ley

Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública,
Disposiciones Transitorias, es la norma que regula el proceso
de permuta.

El Código Civil también establece las normas guía y la

definición de permutas y sus características.

Transferencia gratuita
Si no ha sido posible el remate ni la venta, tampoco la permuta,
se han agotado todos los mecanismos para recuperar algo del
valor de los bienes, entonces se inicia un proceso de
transferencia gratuita, porque se han agotado todos los
procesos.

En el Reglamento se establece una distinción entre

transferencia gratuita (entre entidades del sector público) y
donación (con entidades del sector privado que no perciban
fines de lucro o instituciones de beneficencia).

La entidad interesada realiza la revisión de los bienes que se

han declarado inservibles u obsoletos; una comisión verifica,

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MÓDULO 2: INGRESO Y EGRESO DE BIENES

emite un informe en el que señala el interés por los bienes o, a

su vez, su desinterés.

En el informe se deja constancia del desinterés de las entidades

del sector público por los bienes y se procede a la donación en
alguna entidad privada sin fines de lucro. En este caso, se
realizan los informes previos para verificar la idoneidad de la
entidad; realizados los avalúos que determinan los valores
razonables, si no lo fueran, se buscan peritos dentro de las
mismas instituciones para que procedan hacer los avalúos
correspondientes.

Posteriormente, la entidad que dona egresará los bienes al valor

en libros. Quien se beneficia del avaluó es la entidad que los
recibe, sean públicas o privadas sin fines de lucro, porque
registrarían a valores razonables. De este proceso, se hacen las
actas entrega-recepción, deber firmar los responsables
financiero, administrativo y el guardalmacén.

De existir cambio de autoridades dentro de las entidades

públicas, es prioritario hacer las actas entrega-recepción de
todos los bienes, registros, información financiera.
Reglamento Administrativo y Control de Bienes del Sector
Público, Arts. 128-133

Chatarrización, reciclaje o destrucción

No siendo factible la transferencia gratuita o donación, se
pensará en la chatarrización, reciclaje o destrucción.

Chatarrización
Si no se han podido recuperar los bienes y ha fallado el intento
de entregarlos de manera gratuita debido a su deterioro, se
considera la chatarrización para los bienes de metal, hierro,
equipos informáticos, maquinarias, equipos electrónicos.

En este caso, se debe acudir a empresas chatarrizadoras

autorizadas por el Ministerio de la Producción (MIPRO). Se
debe firmar un acta entrega-recepción, la empresa entregará el
certificado de chatarrización y el valor a pagar deberá ser
depositado en la cuenta única del tesoro nacional.

Para llegar a la chatarrización se realizaron varios procesos

previos con sus respectivos informes técnicos, además de la
resolución de la máxima autoridad que dispone este proceso.

Reciclaje
Bienes como maderas, plásticos y otros elementos pueden ser
sujetos al reciclaje. En este caso, se identifica a empresas
gestoras ambientales autorizadas por el Ministro de Ambiente,
el MIPRO o GAD a los que se les informa sobre estos bienes y

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MÓDULO 2: INGRESO Y EGRESO DE BIENES

se trata de vender, de ser el caso los valores deben ser

depositados en las cuentas de la institución.

Lo que no sea posible chatarrizar ni reciclar, debe ser destinado

a la disposición final y arrojarlos en rellenos sanitarios
autorizados por los respectivos GAD.

Destrucción
Se trata sobre la demolición de edificios, remodelación de
oficinas, mantenimiento o reparación de equipos informáticos,
cambio de piezas a ser colocados en otros equipos para su
prolongar la vida útil. En este caso, se debe tener control del
desmantelamiento de bienes.

Cuando se desmantelan bienes se obtienen residuos (puertas,

ventanas, techos, fuentes de poder, tarjeta de sonido, etc.), es
cuando guardalmacén, jefe de bienes, responsable de tecnología
deben estar atentos. Una vez que se rescaten estas partes o
residuos se debe entregar al guardalmacén para que se realicen
los avalúos y la activación de estos bienes, en calidad de
repuestos; lo que es desecho, debe ir directamente a la
chatarrización o al reciclaje.
Reglamento Administrativo y Control de Bienes del Sector
Público, Arts. 134-142

Comodato y traspaso
Son aquellos egresos que no implican transferencia de dominio
y continúan siendo sujetos a la depreciación, revalorización, a
seguros, al cuidado y control de la entidad; únicamente se
presta para que exploten el potencial de servicio, y siguen
siendo de propiedad de la entidad.

Comodato
Cuando la entidad ha evidenciado bienes inservibles, no los usa
o hay suficiente maquinaria y no se usa todo el potencial del
servicio, entonces es conveniente entregar esos bienes para su
uso. En caso de haber alguna entidad que requiera esos bienes,
se hace un préstamo de uso o comodato.

Es un acto en el que se cede el bien a otra entidad mediante un

contrato y su respectiva acta entrega-recepción en la que se
establece la entrega del bien para un uso exclusivo, al servicio
público y no para fines de lucro.

Debe ser controlado periódicamente, una vez al año, por parte

del guardalmacén, jefe de bienes, se debe verificar que el bien
está siendo usado para los fines establecidos en el contrato. De
no ser así, se debe declarar unilateralmente concluido el
contrato y recuperar el bien.

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MÓDULO 2: INGRESO Y EGRESO DE BIENES

En el contrato se establecerá expresamente la responsabilidad

sobre gastos varios del bien, si es maquinaria, los gastos de
combustible, mantenimiento de equipo, matricula, seguros, etc.

Los comodatos pueden ser acordados entre entidades públicas y

privadas sin fines de lucro o que colaboren con servicios
públicos.

Traspasos
Es el proceso que se da a nivel institucional entre diferentes
unidades administrativas que forman parte de la misma persona
jurídica. Por ejemplo, la matriz traslada a una entidad
desconcentrada en otra provincia. Por tanto, se debe realizar a
través de un acta entrega-recepción la documentación
financiera que respalde ese traspaso para efecto de reclasificar
las cuentas dentro de la institución.
Reglamento Administrativo y Control de Bienes del Sector
Público, Arts. 157-161.

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