Tema 13 Suministros
Tema 13 Suministros
Tema 13 Suministros
1. INTRODUCCIÓN
2. FUNCIONES DEL CELADOR DE ALMACÉN
3. LOS SUMINISTROS
4. MATERIAL SANITARIO Y MATERIAL NO SANITARIO
5. EL CONTRATO DE SUMINISTROS
6. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SEGUIMIENTO DE LOS PEDIDOS
7. RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE MERCANCIAS
8. CONCEPTOS BÁSICOS
9. ESPECIAL REFERENCIA AL INVENTARIO
10. ZONAS DEL ALMACÉN
11. GESTION DEL STOCK
12. CLASIFICACIÓN DE MEDIOS MATERIALES SANITARIOS
13. DISTRIBUCIÓN DE LOS PEDIDOS
14. EL CÓDIGO DE BARRAS
15. NORMAS DE SEGURIDAD E HIGIENE APLICADAS EN ALMACENES DE
CENTROS SANITARIOS
www.formacurae.es
TEMA 13 CELADORES
1. INTRODUCCIÓN
El Celador encargado de almacén
La figura venía contemplada en el Acuerdo del Consejo de Ministros de 26/06/1990, que modifica el Real
Decreto-Ley 3/87, sobre régimen retributivo del personal estatutario, este Real Decreto Ley ha sido
derogado por el Estatuto Marco de Personal Estatutario de los Servicios de Salud
3. LOS SUMINISTROS
De acuerdo con el Real Decreto 521/1987, de 15 de abril, de Hospitales, el área de actividad de
suministros queda adscrita a la División de Gestión y servicios Generales.
La actividad de suministro hace referencia al conjunto de tareas que tienen como finalidad aprovisionar
de materiales al almacén y servicios sanitarios.
a) Suministro interno es aquella tarea encaminada a proveer desde el Almacén, a los diversos Servicios
o Unidades, del material necesario para poder llevar a cabo la actividad asistencial encomendada.
b) Suministro externo tiene como finalidad la de abastecer el almacén, desde los distintos
proveedores, de la mercancía destinada al suministro interno y que previamente ha sido
solicitada.
B) Material Sanitario
• Material de osteosíntesis, agujas, clavos, grapas, hilos, cemento, óseo, tuercas, alambres.
• Material general, algodón, gasas, vendas, apósitos, esparadrapos, sondas, drenajes, agujas,
guantes, material de aspiración, equipos de administración de líquidos.
• Material de esterilización.
• Material de radiodiagnóstico, reveladores, fijador, placas.
• Material de laboratorio.
www.formacurae.es
TEMA 13 CELADORES
Así por ejemplo es material de este tipo, el de hostelería, comestibles, bebidas; el de la limpieza y aseo;
papelería e impresos; material de osteosíntesis; agujas, clavos, grapas, hilos, tuercas, alambres, cemento
óseo; algodón, gasas, vendas, esparadrapos, apósitos, jeringas, bolsas, guantes; el material de
esterilización; el de radiodiagnóstico, reveladores, fijador, películas, placas; material de laboratorio; agua,
gas ciudad, propano, butano, energía eléctrica, combustible; material radiactivo, isótopos, etc.
3
4.2 MATERIAL NO FUNGIBLE
La característica de este material es que con su uso no desaparece, no se consume, permanece.
Así por ejemplo lo serían las camas, sillas, mesas, lámparas de quirófano, mesas de quirófano, mesas de
mayo; instrumental para las operaciones; material informático, ordenadores, teclados, es decir, material
que aunque se use permanece.
Este material dentro de una Administración debe ser inventariado por ella, asignándoles un código y
periódicamente comprobando su existencia dentro de cada unidad.
5. EL CONTRATO DE SUMINISTROS
De las modalidades de contratación establecidos por la Ley de contratos nos interesa especialmente el
contrato de suministros. Este consiste en la provisión de productos y bienes muebles necesarios para el
cumplimiento de sus fines.
• El proveedor se obliga a entregar una pluralidad de bienes en forma sucesiva y por precio unitario.
• La cuantía total no se define con exactitud al tiempo del contrato, por estar subordinadas las
entregas a las necesidades de la Administración.
La ley de Contratos del sector público establece como contratos menores de suministros los que no
superan los 18000€, este tipo de compras pueden realizarse por adjudicación directa o procedimiento
negociado, que es el procedimiento más flexible y rápido. Si el contrato supera dicha cantidad, deberá
seguir el procedimiento de subasta o, más usualmente, el de concurso para decir el proveedor.
El pedido es el documento que inicia la obligación de compra y debe reunir los siguientes requisitos:
www.formacurae.es
TEMA 13 CELADORES
Una vez realizado un pedido, debe hacerse un seguimiento del mismo por el Departamento de
Suministros, que básicamente tiene como objetivo el cumplimiento de las condiciones pactadas y
fundamentalmente los plazos de entrega de las mercancías.
Recibido el material y antes de pagar al proveedor, se debe conformar la factura que este ha presentado. 4
Para ello es necesario comprobar el precio y la cantidad/calidad recibida. Estos datos se reflejan en dos
documentos:
Si los datos que figuran en la factura (documento que expide el proveedor para que se le satisfaga el
importe de las mercancía entregada), coinciden con el pedido y el albarán, se da el visto bueno a la misma
y se tramita el pago.
Uno de los elementos principales para el óptimo funcionamiento es un buen sistema de control.
www.formacurae.es
TEMA 13 CELADORES
• Almacén general.
• Almacén de farmacia.
Evidentemente, en un Centro de Salud o Centro de Especialidades puede haber un solo almacén, pero en
los grandes hospitales suele diversificarse el almacén en muchos almacenes sectoriales.
8. CONCEPTOS BÁSICOS
5
a) Entradas: llegadas de mercancías que sirven los proveedores.
b) Almacenajes: estancia provisional en el almacén, lo que implica colocación, conservación y control
de existencias.
c) Salidas: distribución y consumo de materiales por los servicios.
d) Stock: información que permite conocer en todo momento las entradas, las salidas y las
existencias. También puede definirse como cantidad de un producto almacenada en un lugar
determinado, incluyendo también las que están en movimiento de entrada o de salida.
e) Inventario: función de contar las existencias de un almacén en un momento determinado.
En el diseño, organización y gestión de los almacenes han de tenerse en cuenta diferentes factores:
www.formacurae.es
TEMA 13 CELADORES
Tipos de inventarios
Según las características de los productos:
1. Inventario de productos originarios: en ellos, los productos no han sido modificados por la
actividad del centro.
2. Inventarios de productos en transformación: en ellos los productos están siendo transformados
por la actividad del centro. De este tipo no existe en los centros sanitarios.
3. Inventarios de productos ya elaborados: en este tipo se cuentan los productos que van a ser 6
servidos a las diferentes unidades.
4. Inventarios de productos que dan soporte a la actividad del centro: son los que cuentan aquellos
productos que permiten el funcionamiento de las unidades, tales como las maquinarias,
repuestos, artículos de oficina, etc.
1. Inventario cíclico o de lote: se crea cuando se acumula material hasta una cierta cantidad para
proceder a servirlo de una vez.
2. Inventarios estacionales o periódicos: en ellos se cuentan los productos que son demandados en
función del periodo del año en el que nos encontremos y la actividad que se desarrolle en el centro
sanitario.
3. Inventarios de seguridad: se crean para cubrir el riesgo de las fluctuaciones de los pedidos en el
centro sanitario o de los errores en las previsión de la demanda en relación a un determinado
producto.
www.formacurae.es
TEMA 13 CELADORES
- Los artículos del tipo “A”, serían aquellos que más se utilizan, se guardarán en los lugares más
próximos y de fácil acceso.
- Los del tipo “C” serían aquellos que se consumen menos, de rotación más lenta y clasificados en
lugares de peor acceso.
MÉTODOS DE ALMACENAMIENTO
Se conoce como ubicación el lugar destinado a alojar temporalmente los productos de un almacén.
Dependiendo de la asignación de ubicaciones existen distinto tipos de almacenaje:
Localización preasignada
Todos los productos tienen identificado su lugar de colocación.
• Ventajas: se pueden localizar fácilmente los productos, ya que están siempre en el mismo
lugar. Los productos requeridos con más frecuencia se pueden ubicar en las zonas más
cercanas al punto de consumo.
• Inconvenientes: infrautilización de la capacidad de ubicación.
Localización aleatoria
Ningún espacio está predeterminado.
• Ventajas: aprovecha al máximo los volúmenes.
• Inconvenientes: necesita un riguroso control de localización. Salvo pequeños almacenes no
es posible sin un sistema informático adecuado.
www.formacurae.es
TEMA 13 CELADORES
Tipo mixto
Mezcla de los sistemas anteriores. Cada familia de productos tiene asignada una ubicación, siendo la
ubicación concreta de cada uno de ellos aleatoria.
Las cantidades almacenadas se calcularán de manera que sin incrementar excesivamente los costes, sean
capaces de proporcionar el servicio adecuado.
Todos los productos deben tener una cantidad establecida de presencia permanente (stock mínimo),
regulándose las entradas y las salidas. Cuando esto no ocurre nos encontramos con la denominada rotura
de stock. Para ello se establecen mecanismos de reposición urgente a fin de evitar el desabastecimiento.
8
Según las técnicas de manipulación de los productos en el interior del almacén, junto a los convencionales
o con estanterías de acceso manual, encontramos también los móviles, en los cuales toda la estructura de
estanterías se mueve y se pueden abrir pasillo entre cualquiera de ellas. Determinados archivos de
historias clínicas y de productos farmacéuticos se estructuran así.
En la ubicación de los productos en estanterías se siguen normas de identificación con números y letras
que señalan tanto la zona del almacén como la estantería, altura o nivel y profundidad de la misma.
Normalmente se emplean estanterías divididas por pasillos, evitando que éstas discurran junto a la pared,
ya que así se desaprovecha un lado útil.
Pueden emplearse aparatos tales como carretillas, transpaletas, apiladoras, transelevadores, etc. siempre
dependiendo del tamaño, características y actividad del almacén. En cuanto al tamaño del almacén, debe
ser dos o tres veces el del volumen que se necesita en el almacenaje en sí.
Un concepto importante en la gestión de los almacenes es el “índice de rotación”, que mide el tiempo
transcurrido desde que un artículo entra en el almacén hasta que se produce su salida. Por Lógica, variará
dependiendo del tipo del producto, pero, eso sí, no puede exceder del tiempo de caducidad del mismo.
Otro concepto que hay que vigilar en una gestión correcta de un almacén es el de “plazo de
aprovisionamiento”, que consiste en el tiempo que tarda el contratista en suministrar un producto y que
depende de si este debe ser importado, o bien si es de uso esencial (medicamentos) o si es muy usado por
los servicios del hospital. El retraso en estos plazos puede producir una disminución en las existencias del
almacén.
www.formacurae.es
TEMA 13 CELADORES
También hay que tener en cuenta que si son artículos caducables existe la regla FEFO, es decir, first expired,
first out, primero en caducar, primero en salir, generalmente es para productos alimenticios, pero en los
hospitales hay bastantes productos que tienen fecha de caducidad, como los medicamentos, sueros,
sedas, etc.
Teniendo en cuenta las características del material sanitario y la necesidad de un almacenaje determinado,
a veces específico e independiente de una determinada mercancía tal y como se ha expuesto, podemos
clasificar los medios materiales sanitarios en varios grupos:
C) Especialidades farmacéuticas de gran volumen: Para frascos de gran volumen (de 100 o más
ml) que deben guardarse en sus cajas originales y ocupan mucho espacio. Se guardan en este tipo
de almacén las soluciones parenterales, líquidos para diálisis, soluciones antisépticas, etc.
E) Medicamentos del grupo de los Psicotropos: Su almacenaje no exige las medidas de seguridad
de los anteriores, si bien es aconsejable guardarlos bajo llave. Estos medicamentos llevan impreso
en la caja que los guarda un círculo con la mitad izquierda pintada en negro o una circunferencia
con una línea vertical dividiéndola en dos, que indica que para su dispensación se necesita receta
de psicotropos.
www.formacurae.es
TEMA 13 CELADORES
H) Material para curas y materiales estériles: Exige un almacenamiento aparte, distinto de los
anteriores. Las normas establecidas en este almacén son distintas con el fin de garantizar la
esterilidad de las mercancías almacenadas. Los profesionales que allí trabajan deben de hacerlo
con uniforme.
I) Radiofármacos: Deben guardarse en almacén que cumpla las normas establecidas a tal fin. Este
local debe estar protegido mediante un blindaje especial. Solo se permitirá el acceso a la persona
encargada del mismo. Los radiofármacos se guardan en recipientes blindados con cierre
hermético.
La finalidad, razón de ser y objetivo último de los almacenes es la distribución de pedidos. Para ello, los
distintos servicios o unidades de la institución presentan sus pedidos en un impreso normalizado que
recibe distintas denominaciones (vale de almacén, hoja de pedido, etc.), para que los celadores
almaceneros preparen los mismos. En ellos debe figurar: La denominación del material, Código e
Identificación del servicio, fecha y firma.
La mercancía será entregada junto con una copia de la hoja de pedido, en la cual, el personal de almacén
habrá consignado previamente la cantidad realmente servida junto a la que se solicitó.
Los códigos de barras representan datos en una forma legible por las máquinas, y son uno de los medios
más eficientes para la captación automática de datos.
Además, pueden contener una gran cantidad de información para un operador adecuadamente equipado
y ofrecer el beneficio adicional de suministrar la misma muy rápidamente.
Los códigos de barras utilizados como identificadores para las operaciones de almacenaje tienen que ser
frecuentemente leídos por aparatos manuales. Estos aparatos iluminan la etiqueta por medio de una luz
emitida por diodos y leen la luz reflejada mediante un receptor comparador electro-óptico.
Aparte del equipo de lectura, se requerirá. Además, un decodificador para interpretar las lecturas en
caracteres alfabéticos y números decimales y también para realizar los chequeos.
www.formacurae.es
TEMA 13 CELADORES
11
Las normas básicas de seguridad e higiene a aplicar en los almacenes de centros sanitarios son:
1. Informar de los materiales que entrañan un riesgo para la salud, para que se adopten las medidas
preventivas oportunas.
Por esta razón la señalización normalizada informa de manera inmediata de los riesgos generales y
específicos en una determinada zona de trabajo (almacén, sala de rx, etc.)
La National FIRE Protection Association (NFPA) de Estados Unidos utiliza el siguiente código para informar
sobre la peligrosidad de un compuesto:
www.formacurae.es
TEMA 13 CELADORES
DIAMANTE DE PELIGRO O
CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN DEL PELIGRO
ROMBO NFPA-704
4. Los productos radioactivos deben estar bajo cámara blindada de hormigón y plomo, y cumplir la
normativa que sobre almacenaje y manipulación de productos radioactivos existe. Como normade
seguridad los hospitales no almacenan cantidades importantes de estos productos sino lo necesario para
atender a la demanda en las semanas siguientes.
www.formacurae.es
TEMA 13 CELADORES
5. Como norma de seguridad se establece que los fármacos del grupo de los estupefacientes deben
guardarse bajo llave y solo se pueden dispensar con receta especial.
6. Los productos inflamables se guardan en condiciones que los preserven de las temperaturas elevadas o
de la presencia del fuego.
DIFERENTES Tipos de señales panel y de riesgo de choques y golpes de RD 485/1997. Anexos III y Vll
13
www.formacurae.es