Secretaría Técnica en el PAD

Secretaría Técnica como apoyo en el procedimiento administrativo disciplinario (PAD)

Vigilantibus non dormientibus iura subveniunt [1]. Las autoridades del procedimiento administrativo
disciplinario (PAD), jefe inmediato, jefe de recursos humanos, titular de la entidad, cuentan con el apoyo de
un secretario técnico[2]. Las autoridades de los órganos instructores del procedimiento disciplinario
cuentan con el apoyo de una Secretaría Técnica que puede estar compuesta por uno o más servidores; de
preferencia serán abogados[3]. La secretaría técnica depende de la oficina de recursos humanos de la
entidad o la que haga sus veces[4]. El secretario técnico puede ser un servidor civil de la entidad que se
desempeña como tal, en adición a sus funciones[5].

Es así que la normatividad hace referencia indistinta a la Secretaría Técnica y al Secretario Técnico, en las
entidades públicas donde su presupuesto e infraestructura lo permita se podrá crear una órgano
denominado Secretaría Técnica a cargo del Secretario Técnico, en las entidades públicas que no cuentan
con suficiente presupuesto y tienen una infraestructura esencial sólo se designará al Secretario Técnico.

1. ¿QUÉ ES LA SECRETARÍA TÉCNICA?

La Secretaría Técnica apoya el desarrollo del procedimiento disciplinario y está a cargo de un Secretario
Técnico que es designado por la máxima autoridad administrativa de la entidad, en adición a las funciones
que viene ejerciendo en la entidad o específicamente para dicho propósito. El Secretario Técnico puede
ser un servidor civil que no forme parte de la Oficina de Recursos Humanos (ORH), sin embargo, en el
ejercicio de sus funciones reporta a esta[6]. Para tal efecto, debe presentar semestralmente al Jefe de
Recursos Humanos o quien haga sus veces un reporte sobre el estado de las denuncias recibidas y/o
procedimientos administrativos disciplinarios iniciados, pudiendo la entidad establecer plazos menores
para la emisión de dicho reporte[7].

La Secretaría Técnica puede contar con servidores civiles que colaboren con el Secretario Técnico en el
cumplimiento de sus funciones, por el principio de flexibilidad, la entidad define su composición en razón a
las dimensiones de la entidad, carga procesal, complejidad de los procedimientos, cantidad de órganos
desconcentrados, entre otros criterios[8].

In essentia, el secretario técnico es el encargado de precalificar las presuntas faltas, documentar la

actividad probatoria, proponer la fundamentación y administrar los archivos emanados del ejercicio de la
potestad sancionadora disciplinaria de la entidad pública; no tiene capacidad de decisión y sus informes u
opiniones no son vinculantes[9]. Asimismo, tiene por funciones esenciales precalificar y documentar todas
las etapas del PAD, asistiendo a las autoridades instructoras y sancionadoras del mismo [10]. Ahora, estas
funciones generales, las estudiaremos en específico.

2. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA

Es claro que las funciones de la Secretaría Técnica en el marco de su función de asistencia a las
autoridades del PAD se encuentran debidamente señaladas en la Ley 30057, el Decreto Supremo 040-
2014-PCM, Perú y la Versión actualizada de la Directiva 02-2015-SERVIR/GPGSC, por lo que la actuación
de dicho órgano de apoyo debe realizarse dentro del ámbito de dicha competencia, sin poder excederse
en dichas atribuciones[11].

a) Función de recepción de denuncias y reportes. Recibir las denuncias verbales o por escrito de terceros
y los reportes que provengan de la propia entidad, guardando las reservas del caso, los mismos que
deberán contener, como mínimo, la exposición clara y precisa de los hechos[12].

Cualquier persona que considere que un servidor civil ha incurrido en una conducta que tenga las
características de falta disciplinaria, debe informarlo de manera verbal o escrita ante la Secretaría
Técnica[13]; de esta manera, cualquier persona que considere que un servidor civil ha cometido una falta
disciplinaria o transgredido el Código de Ética de la Función Pública, puede formular su denuncia ante la
Secretaría Técnica, de forma verbal o escrita, debiendo exponer claramente los hechos denunciados y
adjuntar las pruebas pertinentes, de ser el caso[14].

Cuando la denuncia sea formulada en forma verbal, la Secretaría Técnica que la recibe debe brindarle al
denunciante un formato para que este transcriba su denuncia, la firme en señal de conformidad y adjunte
las pruebas pertinentes[15].

b) Función de tramitación de denuncias. Tramitar las denuncias y brindar una respuesta al denunciante en
un plazo no mayor de treinta (30) días hábiles[16]. Es decir, la Secretaría Técnica tramita la denuncia y
brinda una respuesta al denunciante en un plazo no mayor de treinta (30) días hábiles a partir del día
siguiente de su recepción[17].

Cuando un denunciante se sienta afectado por una presunta actuación dilatoria al no dársele respuesta
dentro del plazo señalado por ley, se encontrará facultado para interponer queja por defecto de tramitación
contra la Secretaría Técnica. Si bien es posible la interposición de la queja por defecto de tramitación
durante la tramitación del PAD, la aplicación de las medidas correctivas previstas en el artículo 169 del
TUO de la Ley del Procedimiento Administrativo General[18] no podrán desnaturalizar, ni contravenir los
principios, ni las reglas sustantivas y procedimentales que regulan el desarrollo del PAD. Si bien los plazos
previstos para la realización de las actuaciones durante la etapa de precalificación de un PAD, constituyen
plazos ordenadores, esto no significa que la Secretaría Técnica pueda desconocer abiertamente el
cumplimiento de dicho plazo, puesto que se encuentra obligada a tramitar la denuncia y comunicarla al
denunciante, salvo razones debidamente justificadas[19].

c) Función de tramitación de informes de control. Tramitar los informes de control relacionados con el
procedimiento administrativo disciplinario, cuando la entidad sea competente y no se haya realizado la
notificación dispuesta en el artículo 96.4 del Reglamento de la Ley 30057 – Decreto Supremo 040-2014-
PCM [20].

En relación a esta función es importante referirnos al plazo de prescripción para el inicio del PAD en el
caso de denuncias derivadas de informes de control, de esta manera, el plazo es de un (1) año desde que
el funcionario a cargo de la conducción de la entidad recibió el informe. La Contraloría General de la
República (CGR) a través de la Resolución de Contraloría N° 202-2019-CG de fecha 11 de julio de 2019
ha establecido la forma en que deberán proceder sus correspondientes autoridades en caso se advirtiera
la existencia de indicios de responsabilidad administrativa como consecuencia de una auditoria de
cumplimiento, precisando que no resulta de aplicación el PAS, por lo que dichos casos deberán ser
puestos en conocimiento de las propias entidades auditadas a efectos que se proceda con el deslinde de
responsabilidades a que hubiera lugar, esto es, a través del PAD regulado por la Ley del Servicio Civil
(LSC). Si bien la Resolución de Contraloría N° 202-2019-CG no se ha pronunciado expresamente respecto
a los casos de PAS ya iniciados, resulta evidente que ante una virtual declaratoria de nulidad de los
mismos por parte de la CGR (en virtud a la declaratoria de inconstitucionalidad) y frente a la imposibilidad
de realizar el deslinde de responsabilidades a través de dicho procedimiento, no existiría óbice para que
las entidades a las que pertenecen los servidores investigados, a través de sus Secretarías Técnicas y
autoridades del PAD, pudieran efectuar el correspondiente deslinde de responsabilidades por las
presuntas infracciones identificadas en los informes de control a través del PAD regulado por la LSC.
Existen casos en que la CGR habría advertido presuntas infracciones a través de un informe de control
que fue notificado a la entidad pero que a su vez hubiera dispuesto que esta se abstuviera de efectuar el
deslinde de responsabilidades por asumir directamente el conocimiento de dichos hechos a través de un
PAS, pero que luego hubiera devuelto el informe de control al Titular de la entidad para el deslinde
respectivo al no poder iniciar PAS por no contar con marco legal para esos efectos. En dicho contexto,
teniendo en cuenta que en la primera oportunidad en que la CGR remitió el informe de control al Titular de
la entidad esta no contaba con la posibilidad de desplegar su potestad disciplinaria por disposición expresa
de la propia CGR, dicha momento no puede ser tomado en cuenta para el inicio del cómputo del plazo de
prescripción para el inicio del PAD, pues la entidad se encontraba materialmente impedida de iniciarlo. Así
pues, en dichos casos, el cómputo del plazo de prescripción de un (1) año para el inicio del PAD deberá
iniciar cuando la CGR remite por segunda vez el informe de control al Titular de la entidad para el deslinde
de las responsabilidades a que hubiera lugar. Sin perjuicio de lo anterior, a efectos de computar el plazo de
un (1) año antes mencionado, las entidades deberán verificar que no hubiera transcurrido el plazo de
prescripción de tres (3) años desde la fecha de comisión de la falta, previsto en el artículo 94 de la
LSC[21].

d) Función de precalificación. Efectuar la precalificación en función a los hechos expuestos en la denuncia

y las investigaciones realizadas[22].

De esta manera, queda claro que la competencia para calificar las denuncias recae en la Secretaría
Técnica, como órgano de apoyo de las autoridades del PAD, que, de ser el caso, deberá emitir el informe
respectivo recomendando el inicio de un procedimiento administrativo disciplinario o, en caso no encuentre
fundamento probatorio o indiciario suficiente, dispondrá el archivo en virtud de la declaración de no ha
lugar a trámite de una denuncia. Es así que, cuando la Oficina de Recursos Humanos tome conocimiento
sobre la presunta comisión de hechos irregulares deberá remitir dicha denuncia a la Secretaria Técnica
para que esta última realice las acciones de investigación necesarias y evalúe si los hechos denunciados
ameritan o no el inicio de un PAD, a efectos de que emitan el informe correspondiente. No se establece
que la Oficina de Recursos Humanos cuente con la atribución para calificar y/o emitir pronunciamiento
sobre los hechos materia de denuncia, salvo que tenga la condición de órgano instructor o órgano
sancionador, según sea el caso. Cabe agregar que la emisión de un informe previo sobre hechos materia
de denuncia por parte de la Oficina de Recursos Humanos, podría verse inmersa en causales de
abstención o generar vicios de nulidad que afecten la tramitación del PAD[23].

e) Función de suscripción de requerimientos. Suscribir los requerimientos de información y/o

documentación a las entidades, servidores y ex servidores civiles de la entidad o de otras entidades. Es
obligación de todos estos remitir la información solicitada en el plazo requerido, bajo responsabilidad [24].
Es de señalar que la posibilidad de iniciar las acciones de deslinde de responsabilidad contra un servidor a
través de un PAD se encuentra condicionada a que la conducta incurrida por el mismo se encuentre
tipificada como una falta pasible de sanción disciplinaria en las normas que regulan su régimen
disciplinario; consecuentemente, a efectos de la instauración de procedimiento administrativo disciplinario
contra algún servidor y/o funcionario por la inobservancia de la obligación remitir información solicitada por
la Secretaría Técnica en el plazo requerido, dicha infracción debe ser subsumida en alguna de las faltas
descritas en el artículo 85 de la LSC o, en su defecto, en el Reglamento Interno de Servidores Civiles (RIS)
o el Reglamento Interno de Trabajo (RIT)[25].

f) Función de emitir informes de precalificación. Emitir el informe correspondiente que contiene los
resultados de la precalificación, sustentando la procedencia o apertura del inicio del procedimiento e
identificando la posible sanción a aplicarse y al Órgano Instructor competente, sobre la base de la
gravedad de los hechos o la fundamentación de su archivamiento[26].

En ese sentido, queda claro que el Secretario Técnico es el único personal competente para emitir y
suscribir el respectivo informe de precalificación como resultado de las investigaciones que realice en
virtud de la denuncia que se interponga, sea recomendándose el inicio de un PAD o el archivo del caso.
Por tanto, debe advertirse que las autoridades del PAD no podrían suscribir ni visar el Informe de
Precalificación por no encontrarse dicha función dentro del marco de sus competencias establecidas en el
régimen disciplinario de la LSC[27].

Es importante indicar que en el PAD el Secretario Técnico no tiene capacidad de decisión y sus informes y
recomendaciones no son vinculantes[28], siendo solo el encargado de: i) precalificar las presuntas faltas;
ii) documentar la actividad probatoria; iii) proponer la fundamentación; y, iv) administrar los archivos que
provengan del ejercicio de la potestad sancionadora disciplinaria de la entidad[29].

g) Función de apoyo a las autoridades del PAD. Apoyar a las autoridades del PAD durante todo el PAD,
documentar la actividad probatoria, elaborar el proyecto de resolución o acto expreso de inicio del PAD y,
de ser el caso, proponer la medida cautelar que resulte aplicable, entre otros. Corresponde a las
autoridades del PAD decidir sobre la medida cautelar propuesta por el Secretario Técnico [30]. En ese
sentido, resulta indispensable señalar que las autoridades del PAD pueden pedir el apoyo del Secretario
Técnico, toda vez que constituye una de sus atribuciones brindar tal función, pudiendo ser la elaboración
del proyecto de resolución o acto expreso de inicio del PAD, proyecto de informe final del Órgano
Instructor, o proyecto de resolución de sanción[31].

Por otro lado, debe quedar claro que la imposición de las medidas cautelares antes del inicio del PAD es
competencia exclusiva del Jefe de la Oficina de Recursos Humanos o el que haga sus veces, por lo que la
Secretaría Técnica no tendría intervención en la adopción de dicha medida toda vez que la Secretaría
Técnica, antes del posible inicio de un PAD, tiene como función realizar las investigaciones preliminares
por la comisión de faltas disciplinarias; por su parte, resulta menester señalar que, durante el inicio de un
PAD, el Secretario Técnico,  como parte la función de apoyo a las autoridades del PAD, podrá proponer al
Órgano Instructor la adopción de la medida cautelar que resulte aplicable[32].

h) Función de custodia de los expedientes del PAD. Administrar y custodiar los expedientes administrativos
del PAD[33]. Se puede colegir que la función de administrar los expedientes administrativos del PAD es
una consistente, entre otros, en documentar todas las etapas del PAD, de modo ordenado y organizado.
Por otra parte, la función de custodiar es una consistente en guardar los expedientes administrativos del
PAD con cuidado y vigilancia. La Versión actualizada de la Directiva 02-2015-SERVIR/GPGSC no ha
especificado el modo en que el Secretario Técnico habrá de ejercer dicha función de custodia, ello en la
medida que corresponde a las entidades establecer la forma en que se custodiarán los expedientes
administrativos del PAD, sin contravenir que la función recae en el Secretario Técnico, así como
implementar mecanismos que contribuyan a esta labor, de acuerdo a sus posibilidades. Ahora bien,
durante el PAD se darán oportunidades en que el Secretario Técnico tenga que poner el expediente
administrativo a conocimiento de la autoridad competente del PAD que corresponda; sin embargo, la
Directiva no ha indicado un traslado de la función de custodia por cada etapa del PAD, por lo que se
entiende que la titularidad de dicha función sigue recayendo sobre el Secretario Técnico, aunque esta se
relativice o se dé indirectamente de acuerdo al proceso de custodia establecido en la entidad. Finalmente,
debe tenerse en cuenta que la función de custodia que ejerce el Secretario Técnico no se limita a los
expedientes administrativos durante el desarrollo del PAD, sino que comprende también a los expedientes
administrativos de los PAD finalizados[34].

i) Función de investigar de oficio. Iniciar de oficio, las investigaciones correspondientes ante la presunta
comisión de una falta[35].

En ese sentido, se puede apreciar que la labor de la Secretaría Técnica antes de la instauración de un
procedimiento administrativo disciplinario, se enmarca en la recepción, trámite e investigación previa sobre
las de denuncias y/o informes de control que pudieran contener la presunta existencia de faltas de carácter
disciplinario. Consecuentemente, si bien una de las funciones de este órgano de apoyo es la de iniciar de
oficio las investigaciones ante la presunta comisión de una falta, esto no lo habilita a configurarse como un
órgano de auditoría interna que ejecute motu proprio acciones de control en los distintos órganos y/o
unidades de la Entidad, sino que dicha función de actuación de oficio se refiere a los supuestos en los que,
con ocasión del desarrollo de sus competencias, hubiera advertido indicios de otras infracciones de índole
disciplinaria frente a lo cual se encuentra facultado a iniciar las investigaciones correspondientes[36].

j) Función de desestimación de denuncias. Declarar “no ha lugar a trámite” una denuncia o un reporte en
caso que luego de las investigaciones correspondientes, considere que no existen indicios o indicios
suficientes para dar lugar a la apertura del PAD[37]. Así, cuando el Secretario Técnico estime
manifiestamente deficiente una denuncia porque carezca, verbi gratia, de todo fundamento probatorio o
existan otros indicios o elementos que le resten eficacia, con la fundamentación debida, puede determinar
no ha lugar una respectiva denuncia, esta facultad es de ejercicio excepcional[38]. Durante la etapa de
investigación previa y precalificación la responsabilidad de declarar no ha lugar a trámite una denuncia,
cuando corresponda y siempre que no se haya emitido el informe de precalificación que recomiende el
inicio del procedimiento disciplinario, es competencia y recae estrictamente en el Secretario Técnico[39].
En caso el nuevo Secretario Técnico recibiera una denuncia relacionada a los mismos hechos que fueron
objeto de no ha lugar a trámite en un informe de precalificación emitido por su predecesor, advirtiendo que
dicho informe no se encuentra fundamentado, resulta manifiestamente arbitrario, o advirtiera que la nueva
denuncia contiene nuevo material probatorio con el que no se contaba al momento de la emisión del primer
informe, resulta posible una nueva evaluación de los hechos objeto de denuncia, pudiendo asimismo, de
ser el caso, emitirse el informe de precalificación recomendando el inicio de procedimiento disciplinario. En
caso el Secretario Técnico del PAD o el órgano instructor considerasen que existen indicios de
responsabilidad disciplinaria por parte del Secretario Técnico anterior que declaró no ha lugar al trámite de
la denuncia, ello ameritará la emisión de un informe de precalificación independiente, tramitándose de ser
el caso también través de un PAD independiente del que se instauró como consecuencia de la nueva
denuncia[40].

k) Función de dirección. Dirigir y/o realizar las acciones necesarias para el cumplimiento de sus
funciones[41]. Sin desnaturalizar las funciones otorgadas al Secretario Técnico este puede ejercer
acciones afines para el cumplimiento de sus funciones, esto es, el uso de los medios necesarios para el
cumplimiento de sus funciones, verbi gratia, convocar a su oficina al presunto servidor infractor para que
dé su declaración sobre los hechos materia de investigación.

3. CONCLUSIONES

La Secretaría Técnica, a cargo de un Secretario Técnico, es un órgano de apoyo de las autoridades

disciplinarias en el Procedimiento Administrativo Disciplinario (PAD) y como tal tiene funciones
previamente establecidas que no puede exceder o dejar de ejercer; estas funciones de apoyo se
encuentran previstas en Ley 30057, el Decreto Supremo 040-2014-PCM, Perú y la Versión actualizada de
la Directiva 02-2015-SERVIR/GPGSC.