Manual de Funciones y Procedimientos

MANUAL DE FUNCIONES Y / O PROCEDIMIENTOS
Es probable que en algún momento alguno de tus empleados en tu organización se pregunte: «

¿Qué hago ahora?» o «¿Cómo resuelvo este problema?» Quizá, cuando alguien le dé una
respuesta, sea demasiado tarde para enfrentar la situación. Pero ¿qué pasaría si tuvieras un
documento que resolviera las dudas de tus empleados de forma rápida en cualquier momento?
El manual de procedimientos es un documento que contiene información sobre cómo se deben

hacer las cosas; actividades, pasos, tareas, y procedimientos en una organización, lo que permite
el flujo correcto del trabajo a través de la estandarización de los procesos. De igual manera se
presente estandarizar estas actividades, pasos, tareas independientemente de las personas que
trabajen en la organización, es decir se pretende evitar a toda costa la dependencia de alguna
persona en particular…
A nivel de gestión empresarial este documento es importante porque reúne políticas y

procedimientos que reflejen la visión, los valores y la cultura de la organización, así como las
necesidades de los empleados, debido a que proporciona información relacionada con los
procedimientos internos de la empresa, Si aún no tienes uno en tu empresa, es momento de
desarrollarlo.
El manual de procedimientos es un documento que contiene las reglas y pautas sobre cómo deben
ejecutarse ciertos procesos; permite a las empresas guiar sus operaciones, estrategias y flujos de
trabajo hacia resultados óptimos.
Contar con un flujo de trabajo óptimo es importante para asegurar la eficacia en los resultados
operativos de las organizaciones. Por lo tanto, si quieres mantener una comunicación eficiente y
continuar con el crecimiento de tu negocio es indispensable contar con un manual de
procedimientos
¿Cuál es la importancia de un manual de procedimientos?
El manual de procedimientos es una herramienta clave para cualquier organización, ya que si se

diseña de manera correcta conlleva muchos beneficios para el cumplimiento de los estándares, la
seguridad de los empleados y la simplificación de la comunicación. Te presentamos sus ventajas
punto por punto.
1. Ahorra tiempo
El manual de procedimientos se convierte en un documento de referencia para los empleados

que tienen preguntas sobre algún proceso en específico. Es el lugar de consulta al que pueden
acudir de forma rápida, esto les permite ahorrarse tiempo en una larga capacitación. Para los
gerentes comerciales esto también representa una gran ventaja, ya que el manual de
procedimientos permite la capacitación de nuevos empleados en la empresa.
2. Control interno
Un manual de procedimientos favorece el control interno de los procedimientos que ayudan a
identificar irregularidades y evitar que se produzcan fallas; por lo tanto, ayuda a tomar
decisiones y prevenir cualquier obstáculo que se presente en el camino.
3. Optimiza los procesos
Para mejorar los procesos es necesario conocerlos y el manual de procedimientos permite a

las organizaciones comprender a fondo el desarrollo de cada uno de los procesos que se llevan
a cabo dentro de la empresa, a fin de saber cuándo y cómo hacerlos más eficientes.
4. Mejora la comunicación
Mantener una buena comunicación es fundamental para llevar a cabo un flujo de trabajo
óptimo en tu empresa. El manual de procedimientos es una herramienta de comunicación que
informa sobre los estándares de calidad, lo que es importante para tu empresa, pues ayuda a
tener procesos más ágiles al evitar intermediarios que puedan distorsionar la información.
5. Delimita la responsabilidad
El manual de procedimientos es el documento que contiene los procedimientos estándares

que ayudan a prevenir accidentes. En caso de que llegara a ocurrir un problema, este
documento servirá como evidencia de que se hizo una evaluación previa sobre las
regulaciones, seguridad y control de calidad del procedimiento y que hay acciones ya
establecidas y reguladas.
6. Mejora la imagen
La implementación de un manual de procedimientos mejora la apariencia de tu organización,

ya que el conjunto de normas y acciones que contiene garantiza que tu empresa cumpla con
todas las regulaciones y normativas pertinentes. Además muestra una imagen profesional de
tus capacidades y, por lo tanto, te permite adquirir mejores relaciones comerciales y
reputación en el mercado.
7. Establece expectativas
Independientemente del tamaño de tu organización, contar con un manual de procedimientos

permite a tus empleados seguir las normas y acciones adecuadas para reducir riesgos y fallas,
además de que les comunica acerca de sus responsabilidades de forma efectiva. Con ello se
liberan de falsas expectativas y se ajustan al cumplimiento de las regulaciones y controles
internos de la organización.
8. Puede ser utilizado para la capacitación de nuevos empleados
El manual de procedimientos ayuda a las empresas a optimizar la capacitación de los

empleados; por lo tanto, impulsa el crecimiento del negocio, ya que permite acelerar procesos
de toma de decisiones y aumentar la productividad.
La estructura de un manual de procedimientos
Existen diferentes elementos que componen un manual de procedimientos y varían de una

empresa a otra.
Los elementos básicos que debe contener
1. Título
Es lo primero que aparece en el documento. Elige el título que mejor se ajuste a los procesos que
vas a redactar; por ejemplo, puede ser que se trate de un manual de procedimientos comerciales,
o un manual de procedimientos de recursos humanos.
2. Marco normativo
En este espacio es importante mencionar cuáles son las normas de tu organización a través de sus
valores, la misión y visión. Con esto es posible alinear el enfoque empresarial de tu organización.
3. Objetivo del documento
Este apartado representa el motivo por el cual estás redactando este documento y debe
proporcionar una visión integral de los procesos que lo componen.
4. Revisiones y responsables
El manual de procedimientos es un documento que se actualiza constantemente, por lo que es

importante mencionar cuándo fue redactado y cuáles han sido sus últimas revisiones. Además
debes señalar quiénes son las personas responsables de actualizar este documento.
5. Descripción de procesos
Esta es la sección más importante del manual, ya que contiene la descripción de lo que se hace y
cómo es que hay que hacerlo, también dónde y con qué frecuencia. Esta sección incluye los
puestos de los responsables de cada operación que están involucrados en el proceso.
6. Diagrama de flujo
El manual de procedimientos debe contener un diagrama de flujo que ilustre el procedimiento en

general y los responsables que intervienen en cada operación. Se trata de una representación
gráfica sencilla que facilita la comprensión del proceso.
7. Glosario de términos
Muchas veces hay términos que no son comprensibles para todas las personas que van a a leer el
manual de procedimientos. Por eso es recomendable agregar una sección al final con un glosario
de términos que permita ampliar el conocimiento sobre los conceptos en los procesos y definir
palabras complicadas, como abreviaturas, acrónimos, etc. Con esto evitarás confusiones.
Cómo hacer un manual de procedimientos

1. Establece los objetivos
Todas las organizaciones tienen procedimientos que se repiten de manera continua. Por eso es
importante que, antes de redactar el manual de procedimientos, definas bien tus objetivos y luego
te preguntes cuáles son los procesos que necesitan estar documentados con el fin de cumplir ese
objetivo en particular.
Si sabes qué es lo que quieres lograr con este manual de procedimientos entonces será mucho
más fácil identificar los procedimientos que necesitan aparecer en este documento.
2. Describe los procesos y su alcance
Una vez que hayas establecido los objetivos del manual que estás por redactar, es importante que
describas cuáles son los procesos que necesitan ser documentados para asegurar el logro de los
objetivos comerciales que tienes planteados. Puedes preguntarles a tus empleados cómo creen
que deba realizarse su trabajo para conocer cada detalle del proceso y, de esta forma, ser más
puntual en los pasos a seguir.
3. Identifica las normas y políticas
Asegúrate de incluir las normas y políticas que garanticen la calidad en los procesos, así como la
precisión de los resultados operativos en tu empresa; por ejemplo, las políticas de seguridad en el
trabajo. Recuerda que estas deben ser flexibles en caso de que algo salga mal y sea necesario
realizar modificaciones.
4. Señala responsabilidades
Se trata de especificar cuáles son los roles en los diferentes departamentos que están involucrados
en los procesos incluidos en el manual de procedimientos, ya que algunos procedimientos podrían
abarcar diferentes departamentos o equipos. Por lo tanto, asegúrate de especificar cuál es el
alcance de cada uno de ellos y menciona quiénes están involucrados y cuáles son sus
responsabilidades.
5. Redacta el documento siguiendo la estructura
Una vez que tengas toda la información organizada es momento de redactar el manual de
procedimientos siguiendo la estructura que ya mencionamos en este artículo. Recuerda que este
documento debe revisarse constantemente para comprobar que siga siendo vigente o si necesita
algunas modificaciones.
4 ejemplos de manuales de procedimientos reales
1. Manual de procedimientos administrativos
En este ejemplo de manual de procedimientos se describen los procesos del área administrativa
para un funcionamiento efectivo y satisfactorio de una universidad. Este documento reúne la
información detallada de los diferentes procedimientos que se llevan a cabo en diversas unidades
administrativas de la rectoría.
El objetivo de este manual de procedimientos es contar con una herramienta de trabajo para
sistematizar las actividades de los diferentes procesos a cargo de las unidades administrativas de
la institución.
CI
2. Manual de procedimientos con mapa
Este manual de procedimientos es una herramienta que permite a esta organización estandarizar
la ejecución de los procesos internos de cualquier área de la empresa. Este ejemplo incluye un
mapa de procesos que ilustra las acciones que se llevan a cabo en diferentes áreas; por ejemplo,
las gerenciales, operativas, de apoyo y de evaluación. Este complemento sirve de apoyo para
aclarar de forma gráfica cómo es el flujo de trabajo en la compañía.
3. Manual de procedimientos con identificación del riesgo
Este manual de procedimientos es un ejemplo de la manera en que el aprendizaje del personal se

facilita, ya que proporciona información oportuna sobre las diferentes áreas de la organización. En
este caso señala de manera detallada los pasos que se deben seguir en caso de que exista algún
riesgo.
RED DE PROCESOS DE RIESGOS
CAUSAS
EFECTOS /
OBJETIVO DEL PROCESO INTERNOS Y RIESGO DECRIPCION
CONSECUENCIAS
EXTERNOS
EJEMPLO NUMERO 02
En general, el manual de procedimientos puede parecer un gran desafío pero bien vale la pena
contar con uno en tu empresa. Elige el formato que mejor se adapte a tus necesidades y comienza
a desarrollar tu manual de procedimientos hoy mismo.
Partes de los procedimientos:

1) Encabezado
LOGO D LA EMPRESA MANUAL DE PROCEDIMIENTO 1/1
REVISION= 0 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FECHA
2) PROPOSITO ( RAZON DE SER DEL PROCEDIMIENTO) QUE NOS AYUDE INTRODUCIR

NUESTRAS FUNCIONES
3) ALCANCE ( AREAS, VAMOS A CUBRIR O FORMAN PARTE DEL PROCEDIMIENTO; GERENCIA
DE MARKETING O PRODUCCION, VALIDO PARA LA SUCURSAL DE ESTELI
4) DEFINICION:/ GLOSARIO: ( EXPLICAR LOS TERMINOS ) PALABRAS TECNICAS, AMBIGUAS, O
CON DIFERENTES ACEPCIONES
5) REFERENCIAS: NORMAS, LEYES, ETC ( LEY GENERAL DEL CODIGO LABORAL, NORMAS ISO
ETC)
6) RESPONSABILIDADES ( DOS VIAS; CUMPLIR: QUIENES CUMPLIRAN ESTOS
PROCEDIMIENTOS, HACER CUMPLIR: RESPONSABLE
7) DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
8) DIGRAMA DE FLUJOS DEL PROCESO
9) ANEXOS ( GRAFICOS, FOTOGRAFIAS, AUDIOS, FILMACIONES, AUDIOS)
RED DE PROCESOS / A NIVEL GERENCIAL REPORTES
DESCRIPCION / APOYO/ DOC DE USUARIO 1 /
AREA/ CARGO QUE SUPERVISA RESPONSABLE TAREA INDICADORES USUARIO 2
DETALLADA ENTRADA INTERNO
NORMAS- LEYES_
POLITICAS GERENCIA_
TRABAJADOR-
INTERNAS- CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES GOBIERNO_
CONTRATACIONES JEFE DE AREA_
ETC_CV_SOLICITU ( AL MENOS EL 100%) AUDITORIA
GERENCIA_
DEES DE _ ETC
LIQUIDACIONES
LEGAL
SELECCIÓN /CANDIDATOS
LIQUIDACION
CONTROL DE CONFLICTOS
EJEMPLO NUMERO 01
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS / A NIVEL DE SUB-AREAS

LOGO D LA EMPRESA MANUAL DE PROCEDIMIENTO 1/1
REVISION= 0 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FECHA
NOMBRE DEL CARGO/FUNCION JUAN DE LOS PALOTES

DESCRIPCION DEL CARGO RESPONSABLE DE CONTRATACIONES
UBICACIÓN DEL CARGO RECURSOS HUMANOS
RELACIONES: REPORTA A:
SUPERVISA A:
FUNCIONES: NUMERO DE FUNCIONES DETALLADAS
RESPONSABILIDAD
REQUISITOS GRADO DE INSTRUCCIÓN: EXPERIENCIA: ACTITUDES:

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El manual de procedimientos es un documento que contiene información sobre cómo se deben

A nivel de gestión empresarial este documento es importante porque reúne políticas y

¿Cuál es la importancia de un manual de procedimientos?

El manual de procedimientos es una herramienta clave para cualquier organización, ya que si se

El manual de procedimientos se convierte en un documento de referencia para los empleados

3. Optimiza los procesos

Para mejorar los procesos es necesario conocerlos y el manual de procedimientos permite a

El manual de procedimientos es el documento que contiene los procedimientos estándares

La implementación de un manual de procedimientos mejora la apariencia de tu organización,

Independientemente del tamaño de tu organización, contar con un manual de procedimientos

8. Puede ser utilizado para la capacitación de nuevos empleados

El manual de procedimientos ayuda a las empresas a optimizar la capacitación de los

Existen diferentes elementos que componen un manual de procedimientos y varían de una

Los elementos básicos que debe contener

3. Objetivo del documento

El manual de procedimientos es un documento que se actualiza constantemente, por lo que es

El manual de procedimientos debe contener un diagrama de flujo que ilustre el procedimiento en

Cómo hacer un manual de procedimientos

2. Describe los procesos y su alcance

3. Identifica las normas y políticas

5. Redacta el documento siguiendo la estructura

1. Manual de procedimientos administrativos

2. Manual de procedimientos con mapa

Este manual de procedimientos es un ejemplo de la manera en que el aprendizaje del personal se

Partes de los procedimientos:

LOGO D LA EMPRESA MANUAL DE PROCEDIMIENTO 1/1

REVISION= 0 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FECHA

2) PROPOSITO ( RAZON DE SER DEL PROCEDIMIENTO) QUE NOS AYUDE INTRODUCIR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS / A NIVEL DE SUB-AREAS

REVISION= 0 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FECHA

NOMBRE DEL CARGO/FUNCION JUAN DE LOS PALOTES

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