Procedimiento de Contratación y Subcontratación

GAFC-P-003
GESTIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA CÓDIGO

Y COMPRAS
VERSIÓN 1
PÁGINAS 5
PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN Y FECHA DE AGO- 2020
SUBCONTRATACIÓN ELABORACIÓN
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN Y SUBCONTRATACIÓN

GAFC-P-003
Y COMPRAS
VERSIÓN 1
PÁGINAS 5
1. OBJETIVO
Establecer las condiciones y lineamientos operacionales, seguridad y salud en
el trabajo (SST) y seguridad vial, en las cuales los contratistas y subcontratistas
ejecutarán las diferentes actividades de contratación de vehículos y alquiler de
vehículos de Multiservicios Unitransjoly SAS.
Establecer lineamientos técnicos que garanticen que las actividades ejecutadas
por contratistas y subcontratistas cumplan con los requerimientos de
oportunidad y calidad exigidos por los clientes y la empresa Multiservicios
Unitransjoly SAS.
2. ALCANCE
Aplica para el manejo de todos los contratistas y subcontratistas que desarrollen
actividades en la empresa Multiservicios Unitransjoly SAS, desde su
contratación hasta la terminación de sus actividades, así mismo para las
actividades que se realicen por parte de terceros en las instalaciones de la
sociedad a través de alianzas comerciales.
3. DEFINICIONES
• Contratista: Se entiende como contratista aquella persona Natural o Jurídica
que, mediante un Contrato u Orden de Servicios o cualquier otro documento
aceptado por la empresa se obligue a cumplir una actividad, de contratación
de vehículos, y alquiler de vehículos, bajo su entera responsabilidad, bien en
forma directa o indirecta.
• Subcontratación Persona natural o jurídica contratada por el Contratista,
pero que igualmente depende de este último técnica y legalmente y en el
caso de la empresa Multiservicios Unitransjoly SAS subcontratista será usa
como alquiler.
• Alquiler de vehículos: Contrato o prestación de servicios por un periodo de
tiempo determinado para el transporte de personal (camionetas), transporte
de carga liquida, seca y maquinaria (Tracto-mulas), izaje de carga (brazo
hidráulico) sin conductor.
GAFC-P-003
Y COMPRAS
VERSIÓN 1
PÁGINAS 5
4. RESPONSABLES
Responsabilidades del coordinador operativo o gerente
El coordinador operativo o Gerente es el responsable de dar cumplimiento
al presente procedimiento bajo los lineamientos y acompañamiento del
inspector vial.
Responsabilidades de contratista y subcontratistas

• Acatar y cumplir con las normas y procedimientos SST de la empresa
MULTISERVICIOS Unitransjoly SAS y clientes, por parte de todos los
trabajadores que este tenga dispuestos para el desarrollo de las actividades.
• Realizar visita de reconocimiento al área de trabajo con el fin de identificar
las condiciones en las cuales tendrá que realizar los trabajos contratados y
las medidas de intervención que deberá tomar.
• Enviar la documentación completa, vigente y de manera oportuna que
aplique según las actividades contratadas, para su verificación.
• Contar con los equipos y herramientas necesarios para la realización de las
actividades contratadas, esto se hace extensivo a los elementos de
protección personal completos y en buen estado acordes con el tipo de
trabajos a realizar.
5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Multiservicios Unitransjoly SAS viendo la necesidad de contratación de

vehículos es necesario tener en cuenta:
1. La solicitud, recolección y verificación de los documentos de
Constitución legal establecidos en los requisitos del formato GAFC-F-
004 (Requisitos Previos Contratista o Proveedor- Persona Natural o
Jurídica) y el diligenciamiento del Formato GAFC-F-
006(Conocimiento de cliente o proveedor y/o Actualización de Datos).
2. Los vehículos subcontratados o alquilados: en cuanto a las
camionetas no deben exceder 7 años de acuerdo al modelo de la
tarjeta de propiedad de dicho vehículo; para los vehículos de
maquinaria pesada no debe exceder 25 años y busetas 20 años.
3. Solicita al propietario del vehículo los siguientes documentos Legales:
-SOAT.
GAFC-P-003
Y COMPRAS
VERSIÓN 1
PÁGINAS 5
-Tecno mecánica (si aplica)

-Licencia de transito
-Póliza Todo Riesgo
-Inspección por entidades acreditadas (Cuando aplique)
4. Inspección vehicular: El Inspector Vial ejecuta una inspección de
aceptación superficial del vehículo dejando evidencia en el formato
Acta de Recibo y Entrega de Vehículos y se procede a generar el
contrato.
5. Solicitud de permiso interno: Realizar el alistamiento de los
documentos para la solicitud del permiso interno de movilización del
vehículo ante nuestro cliente principal.
- SOAT
- Tecno mecánica (Si aplica)
- Licencia de transito
- Póliza todo riesgo
- Ficha de inscripción (Cliente) si aplica
- Inspección por entidades acreditadas (Cuando aplique)
Una vez entregada la documentación de espera la respuesta del
área vial de nuestro cliente; donde nos indicara fecha y hora de la
revisión del vehículo.
6. Inicio de actividades: Una vez cumplido todos requerimientos

nombrados anteriormente, MULTISERVICIOS UNITRANJOLY SAS,
se encargará de realizar la vinculación del vehículo a las áreas de
producción de los campos de los clientes donde prestará el servicio,
con apoyo del personal operativo (Conductores).
7. Manejo de información documentada de vehículos: Los documentos

de los vehículos propios y tercerizados de la empresa serán anexados
en sus respectivas hojas de vida de vehículos de manera física y
magnética, la cual se revisará mensualmente con el fin de verificar la
vigencia y fechas de vencimiento para gestionar su actualización,
“Información Documentada SGSV”
6. ANEXOS: Formato Orden de compra o servicio GAFC-F-007

GAFC-P-003
Y COMPRAS
VERSIÓN 1
PÁGINAS 5
7. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE

20-08-2020 1 Creación del documento Nereida Pérez Muñoz
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
NEREIDA PÉREZ YENNI OTALORA Sandi Pereira

Auxiliar contable Auxiliar Administrativa - Gerente
Contable

Procedimiento de Contratación y Subcontratación

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Procedimiento de Contratación y Subcontratación

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Procedimiento de Contratación y Subcontratación

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

GAFC-P-003

GESTIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA CÓDIGO

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN Y SUBCONTRATACIÓN

Responsabilidades de contratista y subcontratistas

Multiservicios Unitransjoly SAS viendo la necesidad de contratación de

-Tecno mecánica (si aplica)

6. Inicio de actividades: Una vez cumplido todos requerimientos

7. Manejo de información documentada de vehículos: Los documentos

6. ANEXOS: Formato Orden de compra o servicio GAFC-F-007

FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

NEREIDA PÉREZ YENNI OTALORA Sandi Pereira

También podría gustarte