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Gestión de archivos y búsqueda de información.

Caso práctico
En
su tercer día de trabajo Alejandro va a aprender todo lo
necesario sobre Internet, los navegadores, las aplicaciones,
la compresión de
archivos o las técnicas de archivo.

-Hola
Alejandro.

-Buenos
días Carlos.

-Bien
Alejandro, hoy vamos a aprender cómo
organizar de una forma eficiente un archivo
informático, así como todo lo
relacionado con el mundo de Internet.

-¡Vaya,
qué interesante! ¡Siempre quise enterarme bien en qué consiste Internet!

-Pues
es mucho más sencillo de lo que parece.

-Pues
menos mal.

-Básicamente
la red consiste en que nuestros ordenadores están conectados entre sí.

-¿Cómo
si estuviesen hablando entre ellos?

-Sí,
algo similar. Mejor vamos a verlo con detenimiento.

Materiales formativos de FP Online propiedad del Ministerio de Educación,

Cultura y Deporte.
Aviso Legal

1.- Internet y navegadores.

Seguro que has oído hablar en repetidas ocasiones de
Internet. La
mejor definición que se puede hacer de Internet es que es una red
de
ordenadores que están conectados entre sí. Una red compuesta de
millones de
ordenadores distribuidos por todo el mundo.

Pero para poder comunicarse y lo que es más

importante, para poder
entenderse, los ordenadores necesitan de un lenguaje
común. Los
humanos hablamos diferentes idiomas, español, inglés, francés, etc.
Ese idioma común de los ordenadores se le llama TCP/IP.

Pero
ese lenguaje sería muy difícil de entender para las personas corrientes. Por
ello, a nosotros nos
resultan más conocidas las páginas de Internet, muchas de
las cuales comienzan por www. De
esa forma
  

2.- Internet Explorer.

Caso práctico
Es
el momento en el que Alejandro va a
conocer los
principales botones para la correcta utilización de Internet.

Necesita
realizar varias búsquedas sobre empresas del
sector que pueden ser buenos
clientes en un futuro.

Llama
por teléfono a Luna para comentarle
los progresos
que está realizando.

Luna, hoy voy a conocer los principales

botones que me ofrece Internet para poder hacer
búsquedas.

Muy
bien Alejandro, hablamos después en
el café y me cuentas qué has podido encontrar.

Vas
a aprender el manejo del explorador de Microsoft,
cuyo nombre es
Windows Internet Explorer.

Existen
muchas versiones, ya que es un programa que se utiliza desde 1995 y actualmente
más del 90 %
de los ordenadores del mundo utilizan alguna de sus versiones.

Además,
este programa, pese a no ser multiplataforma, esto es, que se pueda usar con
cualquier sistema
operativo, es un programa totalmente gratuito.

Sus
principales botones son los siguientes:

Flecha atrás: Para volver a la página anterior.

Flecha Adelante: Para ir a
la página siguiente de las ya visitadas.
Barra de direcciones: Con las direcciones de las páginas web.
Buscar: Muestra páginas ya visitadas.
Actualizar: Para
recargar la página.
Detener: Para parar
la carga de la página.

2.1.- Volver fácilmente a los sitios útiles.

No es necesario que recuerdes o te apuntes las
direcciones más
utilizadas o que consideras más interesantes. Una vez visitadas
te
vamos a mostrar cómo puedes guardarlas en una carpeta especial
llamada
Favoritos.

Según sea la versión de tu navegador puede tratarse de

un botón o de una lengüeta en la barra de tareas.

¿Quieres volver a una página web que encontraste hace

unas semanas pero que no guardaste
en favoritos?

En tal caso existe otra opción que es el historial.

Pincha en el botón historial de la barra de

herramientas del explorador.
Otra de las opciones es Google Chrome es un navegador web desarrollado por
Google. Sin embargo, no ha tenido la expansión esperada y apenas un 15% de los
internautas lo utilizan, especialmente europeos.

Sin embargo, Google Chrome es un navegador bastante rápido si lo

comparamos
con el resto. Y principalmente tiene la ventaja de estar
completamente
interrelacionado con el buscador Google,
el más utilizado en Internet.

Autoevaluación
¿Cuáles de estos programas son navegadores?
Mozilla Firefox, Google, Chrome, Internet Explorer.
Mozilla Fire Fox, Google, Internet Explorer.
Internet, Google Chrome, Firefox.
Ninguna de las otras respuestas es correcta.

3.- Descarga e instalación de aplicaciones,

programas y utilidades a través de la web.

Caso práctico
-Bien
Alejandro, ahora ya sabes qué es
Internet y cuáles
son los principales navegadores.

-Sí,
son muchas cosas pero no son tan difíciles como
pensaba.

-Pues
ahora vamos a aprender a descargar e instalar
aplicaciones, programas y
utilidades desde la web.

-¿Y
eso que significa?

-Verás,
en la empresa hay varias aplicaciones y programas muy útiles para poder
gestionar
mejor la actividad empresarial como por ejemplo la gestión del
almacén y las existencias, las
facturas o los presupuestos.

-Pues
vamos a aprenderlo.

Las
aplicaciones que los usuarios pueden utilizar accediendo a través de Internet
mediante un navegador
debes saber que se denominan aplicación web.

Existen
aplicaciones como webmails, webblogs y la propia Wikipedia que son muchas de ellas gratuitas
y
de fácil acceso.

Algunas
de las aplicaciones más comunes y utilizadas, entre otras muchas, son:
Pese a ello sigue siendo el programa de compresión más utilizado.

El otro programa de compresión que es ampliamente

utilizado es WinRar, el cual está
considerado como
una de las mejores herramientas para la gestión de archivos.

Aunque es un producto comercial, existe una versión de prueba gratuita. Además,

con cada nueva versión
de WinRar se suelen
añadir innovaciones e incorporar nuevas funciones.

4.1.- Instalar el programa WinZip y comprimir

archivos.
En primer lugar debes saber que WinZip no es un programa shareware, es decir,
de libre
distribución. Por tanto no es un programa gratuito, puede copiarse
libremente y
probarse durante varios días, pero pasado un tiempo de prueba se
debe comprar
la licencia. Al pasar ese plazo, dejará de funcionar y si decidimos
continuar
usándolo, debemos registrarnos

La función principal del programa es comprimir

archivos o directorios completos.
La forma de hacerlo es bastante simple,
gracias a sus menús desplegables que
son muy claros e intuitivos.

Por ejemplo, si lo que queremos

es comprimir un archivo o un directorio, lo
buscaremos en nuestro disco duro,
una vez seleccionado pulsamos el botón
derecho del ratón sobre
él, tras lo cual parecerá el siguiente menú:

Una vez que hemos seleccionado Añadir a nombre de

fichero (Add to inicio.zip en la imagen) en el
directorio donde
estábamos situados se va a crear un archivo comprimido, cuyo icono distintivo
es el de
WinZip, el cual hemos visto en el
apartado anterior.

Para saber más
Si no tienes instalado el programa WinZip puede acceder a la página del fabricante WinZip:

Lo que nos vamos a descargar es una versión de evaluación no registrada pero que es
totalmente funcional.

Página WinZip.

4.2.- Comprimir varios archivos o directorios.

Ahora vas a ver que la forma de comprimir los archivos
es igual que lo que
hemos visto en el apartado anterior. La diferencia es que
previamente
debemos seleccionar los elementos a comprimir. Tras lo cual el menú
que
aparecerá será idéntico al anterior.

Por defecto, es decir, de forma habitual salvo que

cambiemos manualmente la
acción, nos generara un archivo comprimido con el
mismo nombre del archivo
o carpeta que tenemos. Si quisiésemos modificar esto,
tenemos las siguientes
opciones:

Nombre del archivo

comprimido:
Aquí podrás poner el nombre que te
resulte más interesante y adecuado.
 Ubicación del
archivo:
Podemos guardarlo en cualquier unidad tanto en el escritorio, como en el
disco
duro o en otro tipo de sistema de memoria externa.
Tipo de compresión: WinZip permite varios tipos de compresión,
desde normal hasta super-rápido.
Contraseña: Si quieres
proteger los archivos, puedes poner una contraseña que permita abrir el
fichero comprimido.

Para elegir entre estas opciones, seleccionamos la

opción "Add to Zip file"
para que nos aparezca el
siguiente cuadro de diálogo en el que podemos
modificarlas:

Una
vez que hemos creado un archivo comprimido con varios ficheros o directorios, podemos
añadir o quitar alguno de ellos.

Es muy
sencillo, ya que basta con abrir el archivo comprimido y después, arrastrar
dentro de
dicha ventana los archivos que queramos comprimir.

También
podemos arrastrar uno o varios archivos al archivo comprimido, sin necesidad de
abrirlo (por ejemplo, desde el explorador de Windows.

4.3.- Descomprimir archivos.

Debes saber que para descomprimir archivos, basta con
hacer doble
clic al archivo comprimido para que aparezca una ventana con todos
los ficheros y carpetas que componen dicho archivo, como muestra la
imagen:

Para ver el contenido de cada archivo basta con hacer

doble clic en él
y se abrirá en el programa correspondiente, tratamiento de
textos, hoja
de cálculo, etc.

En el caso de la imagen son ficheros con extensión PDF por lo que se abrirán con Acrobat Reader.

Si lo que queremos es eliminar un archivo ya

comprimido, daremos los siguientes pasos:

Abrir el archivo
comprimido y pulsar con el botón derecho del ratón en el archivo o
directorio a
eliminar
Hay que
seleccionar Eliminar (Delete)
Te aparecerá el
siguiente cuadro de diálogo en el cual podemos elegir borrar todos los
ficheros, sólo los seleccionados o escribir el nombre de los que queramos
eliminar.
Finalmente se
pulsará Eliminar o Delete.

4.4.- Extraer archivos.

En este apartado vas a
aprender a extraer o descomprimir archivos
ZIP.

Para ello tienes que pulsar

el botón Extract o extraer tras lo cual te
aparecerá una ventana
parecida a la de la imagen:

Para descomprimir podemos seleccionar:

Todos los
ficheros.
Algún fichero
indicando su nombre.
Los ficheros
seleccionados.
Se pueden buscar en las últimas noticias o se puede
buscar una dirección o localidad a través de Google
maps, el cual permite en muchas
localidades situarse incluso a nivel de calle.

Para saber más
Como usar Google

Resumen textual alternativo

5.3.- Búsquedas especiales.

Pero además de todo lo anterior Google también te permite
múltiples búsquedas, todavía más especiales y
específicas, como puedes ver en
la imagen.

Autoevaluación
¿Qué
tipo de búsquedas se pueden realizar con Google?
Mapas, webs, blogs, fotos.
Vídeos, imágenes, libros.
Las dos primeras opciones son ciertas.
Las dos primeras opciones son falsas.

6.- Importación/exportación de la información.

Caso práctico
 -Alejandro, vas a aprender cómo se
pueden compartir
imágenes y documentos.

-¡Ah!
Qué bien.

-Esto
le puede ser muy útil en la empresa para compartir
determinada información como
la agenda o determinados
eventos que se vayan a producir en la empresa.

-Por
favor, llama por teléfono a Luna para
comentarle la utilidad de estas herramientas y cómo
poder compartir la
información.

-Luna, soy Alejandro tengo unas fotos del acto inaugural de la presentación de
un nuevo
producto que se realizó la semana pasada y me gustaría enviártelo para
que lo puedas tener en
tus archivos.

-Muy
bien Alejandro, muchas gracias, me
encantaría tenerlo porque no pude asistir.

Además
de todo lo que has aprendido en los apartados anteriores es
importante que
sepas que Google cuenta con una serie de
herramientas, todas ellas gratuitas, que te permiten comunicar,
compartir y
mostrar con millones de usuarios o clientes otro tipo de
información.

Para
una empresa los más útiles pueden ser, el calendario, que
permite compartir la
agenda y los principales eventos con el resto del
personal así como con
clientes y proveedores.

Google Docs permite

subir archivos de texto para que sean consultados por muchos usuarios.

Lo
mismo sucede con Picasa que permite compartir imágenes.

Otra
utilidad es su traductor, que aunque tiene que mejorar en algunos aspectos, nos
permite la consulta de
páginas en otros idiomas que de otra forma no sería
posible.

7.- Web 2.0.

Caso práctico
-Ahora
es el momento adecuado para que aprendas que es
el concepto de web 2.0 Alejandro.

-Vaya,
es la primera vez que lo escucho.

-Puede
que no con ese nombre pero, por ejemplo ¿Sabes
que es la Wikipedia ?

-La
verdad es que no.

-Pues
no te preocupes, ahora mismo te lo explico.

-Gracias Carlos

Es
importante que sepas que el término Web 2.0 hace referencia a aplicaciones que
facilitan el compartir
información.

Un
sitio Web 2.0 permite a los usuarios interactuar y colaborar entre sí, como
creadores de contenido
generado por usuarios en una comunidad virtual, a
diferencia de sitios web donde los usuarios se limitan a
 Caso práctico

-Hola
Alejandro  ,
ahora vamos a aprender a cómo guardar,
ordenar y clasificar, toda esa
información que se genera en el
trabajo de tal forma que luego sea fácilmente
accesible.

-Muy bien Carlos. ¿Podré saber cómo ha de

organizarse la
documentación de la empresa?

-Sí,
por supuesto. Te enseñaré cómo está organizada toda la
información para poder
encontrarla de la forma más eficaz posible para la empresa. Es también
importante la seguridad a la hora de guardar la documentación como podrás ir
comprobando.

Debes saber que la principal función del archivo

consiste en conservar documentos, ya que la ley obliga a
ello estableciendo
unos plazos mínimos de conservación.

Normalmente en una empresa lo más importante es

conservar las facturas recibidas y emitidas por un
periodo de 5 años, para en
el caso de recibir una inspección se puedan mostrar al inspector.

Otra función del archivo es la de ser un centro de

información permitiendo consultar datos de clientes y
proveedores o
recabando información de las relaciones mercantiles que se han tenido con
ellos, compras,
ventas, prestaciones de servicios, etc.

8.1.- Fases y tratamiento del documento.

En este apartado vas a
conocer cuáles son las principales fases en lo referente al tratamiento de la
documentación.

En primer lugar debes tener un archivo de oficina.

Aquí tendrás los documentos en
trámite, las últimas
facturas, albaranes, pedidos pendientes, etc. Pero si éste
ha finalizado, cada año o 2 años, los documentos
suelen pasar al archivo central, ya que no tiene
sentido mantenerlos en la oficina.

La mayor parte de las grandes empresas tienen

edificios o locales específicos para ello.

El archivo central recibe los documentos tramitados en la oficina al cumplirse un plazo

estipulado.
Dependiendo de la empresa y su volumen de generación de documentos
cada año o dos años se realiza el
traslado de esta documentación.

Las
transferencias de documentos.

No existe un plazo determinado de conservación en los

documentos, depende de las normas y usos de
cada empresa.
Pero una vez transcurrido ese tiempo la documentación de
menor
utilidad o los trabajos ya concluidos suelen llevarse a un archivo
general.

Esto se hace para reducir

el espacio dedicado en las oficinas a la
conservación de documentos, por
ejemplo, determinados bancos tienen naves y edificios
específicos destinados a
un archivo central de toda la documentación que genera el trabajo
diario.

8.2.- Organización de los documentos.

Ahora verás cómo organizar la documentación de una
manera eficaz de acuerdo a unos criterios básicos y
sencillos, piensa que esto
sirve tanto para documentos y carpetas físicas,
como para la documentación que
tengas en tu ordenador del trabajo:

Los documentos a archivar han de ser

originales o copias únicas
(minutas). Como facturas, albaranes, informes, etc.
Lo mejor es usar
carpetas y subcarpetas indicando la información
necesaria para identificar la
documentación que contienen. Por
ejemplo: Facturas pendientes o reclamaciones.
Organiza las
carpetas por años. Por ejemplo, pese a que sea el mismo cliente o el mismo
proveedor
es mejor separar sus documentos por año natural, esto es 2011, 2012,
etc.
Una vez
organizadas las carpetas de acuerdo con los criterios anteriores busca un lugar
accesible y
claro, evitando por ejemplo mezclar clientes, con proveedores o
documentación de años distintos.
No olvides poner
siempre un nombre claro a cada carpeta, física o del ordenador, por ejemplo:
Transportes Pérez: Facturas pendientes. Año 2011.
Por lo tanto la
mejor forma de organizar las carpetas es en orden alfabético, cronológico, y/o
numérico.

Autoevaluación
Rellena los huecos con los conceptos adecuados.
La principal función del archivo consiste en la de , ya que la ley obliga a ello.
 

8.3.- La documentación que se debe conservar

según la ley mercantil.
Debes saber que según establece la Agencia Tributaria
las empresas están
obligadas a conservar durante un plazo fijado en la ley una serie de
documentos.

Las facturas.
Las copias de las facturas
expedidas.
Los recibos
justificativos de reintegros.
Los documentos
acreditativos del pago de impuestos.

Además de una serie de

libros contables, fundamentalmente de ingresos y gastos.

Actualmente muchas empresas

emiten facturas no solamente físicas, sino en soporte digital, pueden ser
archivos generados por programas específicamente diseñados para ellos, por lo
que la documentación
exigida por la ley ya no solamente está en soporte papel y
archivado en carpetas o cajas. Muchas de ellas
se encuentran en nuestro
ordenador de trabajo.

Razones para expurgar, es decir, pera eliminar

documentos:

Superar la
limitación del espacio de almacenamiento.
Mejorar la
actualidad de los documentos.
Mejorar la
accesibilidad de los fondos.

Autoevaluación