PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE

Versión: 01
DOCUMENTOS Y REGISTROS
SISTEMA DE GESTION DE LA Fecha de aprobación:
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 24/07/2021

1. OBJETIVO.

Definir los lineamientos para el diseño, revisión, aprobación, actualización, difusión, distribución
y control de los documentos del Sistema de Gestión de la Seguridad, Salud en el Trabajo (SG-
SST) de la Asociación Sindical De Profesionales Y Trabajadores Del Sector Salud- ASSIS
conforme a los lineamientos del Decreto 1072 de 2015.

2. ALCANCE.

Este procedimiento aplica a todos los documentos internos y externos que hacen parte del
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) de la Asociación Sindical
De Profesionales Y Trabajadores Del Sector Salud- ASSIS

3. DEFINICIONES.

 DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. Pueden existir en papel, medio

magnético, óptico o electrónico, fotografía o una combinación de éstos.

 COPIA CONTROLADA: Aquella copia que sólo se le entrega a las personas que participan
en el proceso y se actualiza cuando el documento sufre una modificación. No es permitida
su reproducción.

 COPIA NO CONTROLADA: Copias de documentos entregadas para información, a las que

no se les hace seguimiento, ni se actualizan cuando sufren una modificación.

 DOCUMENTO DE ORIGEN EXTERNO: Son aquellos emitidos por organizaciones

diferentes a la empresa, pero que de una u otra manera son necesarios para la planificación
y operación del Sistema de Gestión de la Seguridad, Salud en el Trabajo (SG-SST)
 FORMATO: Documento base que establece los campos disponibles para ser diligenciados,
mostrando el resultado de las actividades ejecutadas. El formato se convierte en un registro
cuando se ingresan los datos.
La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la carpeta SG-SST. La impresión o copia, total o parcial,
de su contenido, se considera COPIA NO CONTROLADA y está restringida sin la autorización del Responsable del
Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

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 INSTRUCTIVO: Descripción de pasos relacionados entre sí para la realización de una tarea

interna establecido por el dueño del proceso.

 PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso

 PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales

transforman elementos de entrada en resultados.

 REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar
la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y
acciones correctivas.

 SG-SST: Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

 TRAZABILIDAD: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo

aquello que está bajo consideración.

4. RESPONSABILIDADES.

GERENCIA

 Mantener disponibles y debidamente actualizados los documentos relacionados con el

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST

 Aprobar y firmar la documentación del SG-SST que se requiera

 Conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles,
fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida.

RESPONSABLE SGSST

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de su contenido, se considera COPIA NO CONTROLADA y está restringida sin la autorización del Responsable del
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 Diseñar, revisar y de ser necesario editar la documentación generada en el SG-SST

 Identificar los cambios realizados a la documentación del SG-SST
 Notificar a los Responsables de Proceso de la inclusión/modificación de documentos
 Distribuir a los Responsables de Proceso copias de los documentos aplicables del SG-SST
nuevos o modificados
 Controlar y hacer seguimiento a la documentación del SG-SST.

MANDOS MEDIOS (Perfiles con personal a cargo)

 Generar los registros del SG-SST requeridos en el proceso a su cargo

 Revisar y de ser necesario solicitar la modificación de la documentación del SG-SST
aplicable a su proceso
 Establecer mecanismos para la protección de los registros del SG-SST.

5. FORMATO DE DOCUMENTACIÓN

El formato de la documentación soporte del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

Trabajo consta de encabezado, pie de página y cuerpo del documento. Se elaboran en letra
Arial 11, en un formato cuyo encabezado tiene una identificación única.

5.1. ENCABEZADO

Para los documentos en general (procedimientos, programas, planes, manuales, instructivos,

formatos) se utilizará la siguiente estructura como encabezado:
 Logo de la E.S.E, ubicado en la esquina superior izquierda del documento.
 Identificación del Documento. Describe el nombre del documento.
 Dependencia: nombre del proceso que genera el documento
 Versión. Número de edición del documento vigente. Inicia con el No. 01 y se va
incrementando en uno a medida que el documento presente cambios.
 Fecha: Corresponde a la fecha en que se aprueba la versión actual del documento. Se
establece de acuerdo a la siguiente estructura: día/mes/año.

LOGO IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO Versión: 01

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de su contenido, se considera COPIA NO CONTROLADA y está restringida sin la autorización del Responsable del
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NOMBRE DEL PROCESO QUE GENERA EL Fecha de aprobación:

DOCUMENTO Día/mes/año

5.2. PIE DE PÁGINA

Los Procedimientos, Instructivos, Manuales, Planes y otros documentos del Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el Trabajo, se manejan como Copia controlada. Para identificarlos
como tal se ubica en el pie de página la siguiente información en Arial (9).
La versión vigente de los documentos del SG-SST estará disponible en Dropbox en la carpeta
compartida desde el Correo asesorí[email protected]. La impresión o copia, total o parcial, de su
contenido, se considera COPIA NO CONTROLADA y está restringida sin la autorización del
Responsable del Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.
Los formatos y documentos externos del SG-SST se manejan como COPIA NO
CONTROLADA.

5.3. CUERPO DEL DOCUMENTO.

 Objetivo. Propósito que tiene el documento.

 Alcance. Limitaciones o campo de aplicación del documento dentro de la organización. Se

describe la cobertura desde su inicio hasta su finalización.

 Definiciones. Significado de los términos utilizados en el documento.

 Responsabilidades. Establece las responsabilidades para los cargos que interactúan con
el documento.

 Documentos de Referencia. Listado de los documentos internos o externos aplicables o

que interactúan con el documento.

 Descripción del Documento. Desarrollo del documento y/o descripción de actividades,

redactado de manera clara y entendible para quiénes tienen que aplicarlo o consultarlo,
teniendo en cuenta las siguientes directrices:

 Procedimiento. La redacción del documento es libre en el siguiente esquema

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de su contenido, se considera COPIA NO CONTROLADA y está restringida sin la autorización del Responsable del
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N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

En esta casilla se coloca
En esta casilla se coloca En esta casilla se describe el Nombre del Cargo de
1 paso de la Actividad a cómo debe ejecutarse la la(s) persona(s)
ejecutar actividad responsable(s) de
ejecutar la actividad

 Instructivo. Se realiza igual que para el procedimiento.

 Manual del Sistema de Gestión de la Seguridad, Salud en el Trabajo. Describe como la
Organización se compromete a dar respuesta a los Requisitos Legales Aplicable Vigentes y
de Otra índole, suscritos por la organización.

 Formatos. El cuerpo de los formatos está constituido por campos libres de acuerdo a lo que
se necesite registrar.

 Control de Cambios. El control de cambios se realiza cuando se realiza alguna

modificación en el documento. El cuadro debe contener la siguiente información:

FECHA VERSION RAZON DEL CAMBIO RESPONSABLE

 Aprobación. Seguido del cuadro Control de Cambios, se ubica el cuadro de aprobación de

los documentos, el cual contiene los siguientes campos:

Elaboró: Revisó y aprobó:

Cargo: Cargo:
Firma: Firma:

6. PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1 Se identifica la necesidad de elaborar un Responsable del SG-
Creación o documento del SG-SST. SST
modificación de El Responsable de SG-SST se encarga Participa: Personal
documento de controlar la elaboración de de interés en el
documentos (manuales, procedimientos,
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instructivos, planes, formatos) documento

El Responsable del SG-SST revisa los

documentos que se generan en el
Revisión y sistema de gestión y los envía a la
Responsable del SG-
2 aprobación de los Gerencia para que apruebe la edición
SST/ Gerencia
documentos preliminar del documento y la
presentación del medio impreso y el
archivo en medio magnético.

Cuando se encuentre aprobado se

ordena su implementación, y se registra
Distribución de los en el Listado Maestro de Documentos Responsable del SG-
3
documentos Externos e Internos, se entregan las SST/Auxiliar SST
copias del documento a los responsables
de su aplicación.
Si existen cambios en los documentos, el
coordinador de SST incorpora los
cambios y los envía nuevamente para
aprobación.
Lo anterior se realizará conforme a la
necesidad de los procesos. Cualquiera
que sea lo que se haga emisión, o
modificación de un documento se hará
conjunto con los líderes de los procesos.
Cuando se actualiza y/o modifica un
documento estos cambios deben quedar
Modificación y / o Responsable del SG-
registrados en el Control de Cambios de
4 actualización de los SST / Gerencia
documentos y registros que se encuentra
documentos Participa: Lideres de
al final de cada documento y se actualiza
procesos y personal
el en el listado maestro de documentos.
que utiliza el
Al entrar en vigencia una nueva revisión,
documento
bajo previa autorización de la Gerencia,
se debe retirar el documento anterior y
convertirlo en documento obsoleto y
distribuir los nuevos documentos
enviándolo en medio magnético, a los
Responsables que les aplique para su
diligenciamiento o entrega al personal a
cargo.
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Se eliminan los documentos obsoletos

que estén en medio físico y electrónico,
se destruyen para evitar su consulta y
utilización indebida. Responsable del SG-
Manejo de
En caso de que sea necesario quedarse SST/ líderes de
5 documentos
con el documento obsoleto y no procesos
obsoletos
destruirlo, se debe identificar como tal y
solo tendrá acceso el personal que
requiere verlo para fundamentar los
cambios de la nueva revisión.

Se identifican los documentos externos

recibidos o que se encuentren en la
empresa: manuales, norma técnicas,
Control de
catálogos de productos, que requieran Responsable del SG-
6 documentos
ser identificados y controlados como SST
externos
parte del SG-SST, y se incluyen en el
listado maestro de documentos y se
controla su distribución y aplicación.

Los documentos se almacenaran en

medio magnético / electrónico y físico.
El aseguramiento de la información será
Responsable del SG-
Aseguramiento de la a través de una nube de correo
7 SST/líderes de
información electrónico y Back Up periódico. Los
procesos
físicos se ubicaran en un lugar seco y
protegido del polvo o condiciones
ambientales.
El tiempo en que el documento y/o
registro permanece disponible en las
diferentes formas de almacenamiento se
relaciona en el listado maestro de
Responsable del SG-
8 Tiempo de retención documentos y se define de acuerdo a las
SST/ Gerencia
necesidades de ASSIS y las
disposiciones de la resolución 1072 de
2015 para la conservación de
documentos.
9 Disposición final Una vez cumplido el período de Responsable del SG-
retención de acuerdo con la tabla de SST/Lideres de
retención documental del listado maestro procesos/ Gerencia

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de documentos se determina la
disposición final de los documentos y/o
registros dejando un acta de constancia
de la verificación y el método de
disposición final utilizado.

7. CONTROL DE CAMBIOS.

FECHA VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO RESPONSABLE

24/07/2021 01 Creación del documento Jennifer Arias Pérez

8. APROBACIÓN

Elaboró: Revisó y aprobó:

Jennifer Arias Pérez Deyvis Pacheco Montero

Responsable del SG-SST Representante legal/ Gerente

Firma:
Firma:

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