FUERZAS ARMADAS DEL ECUADOR

COMANDO CONJUNTO

MANUAL DE ELABORACIÓN
DE
DOCUMENTACIÓN MILITAR

MI-DOC-O-CCFFAA-09-2019

Noviembre 2019
Doctrina Institucional

1
FUERZAS ARMADAS DEL ECUADOR
COMANDO CONJUNTO

MANUAL DE ELABORACIÓN
DE
DOCUMENTACIÓN MILITAR

MI-DOC-O-CCFFAA-09-2019

Noviembre 2019

i
ACUERDO MINISTERIAL Nro.___

ii
iii
 COMANDO CONJUNTO DE LAS FUERZAS ARMADAS

HOJA DE APROBACIÓN Y CONTROL DE REGISTRO DE CAMBIOS

Nombre del
documento que se MANUAL DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN MILITAR
aprueba o actualiza

Código del Nro. De Versión

Documento que se MI-DOC-O-CCFFAA-09-2019
aprueba o actualiza

Razón de la situación

Descripción de
cambio

Fecha de aprobación

Firma de autorización

iv
 ÍNDICE

TEMA PÁGINA

PORTADA i
ACUERDO MINISTERIAL ii
HOJA DE APROBACIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS iv
ÍNDICE DE CONTENIDO v
ÍNDICE DE ANEXOS viii
INTRODUCCIÓN ix
ANTECEDENTES xi
MARCO JURÍDICO xii
OBJETIVO xiv
ALCANCE xv
CAPÍTULO I 1
BASES CONCEPTUALES 1
A. LA COMUNICACIÓN 1
B. USO CORRECTO DEL IDIOMA 2
C. EL DOCUMENTO 3

CAPÍTULO II 4
REDACCIÓN MILITAR 4
A. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE REDACCIÓN MILITAR 4
B. PASOS PARA REDACTAR DOCUMENTOS 6
C. TIPOS Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN MILITAR 7

CAPÍTULO III 10
NORMAS PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS MILITARES 10
A. NORMAS GENERALES 10
B. ESTRUCTURA 10
C. SOBRES Y FUNDAS 32

CAPÍTULO IV 35
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS MILITARES 35
A. DOCUMENTOS PROTOCOLARIOS 35
1. CERTIFICADO 35
2. ESQUELA 37
3. DIPLOMA 38
4. TARJETA 41

v
TEMA PÁGINA

B. DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN OFICIAL 44

1. CONVOCATORIA 44
2. INFORME 45
3. MEMORANDO 50
4. MENSAJE MILITAR 53
5. OFICIO 55
6. ORDEN MINISTERIAL/GENERAL 58
7. PARTE MILITAR 61
8. SOLICITUD 64

C. DOCUMENTOS NORMATIVOS 68

1. REGULACIÓN 68
2. DIRECTIVA 69
3. INSTRUCTIVO 69

D. DOCUMENTOS RESOLUTIVOS 76

1. DECRETO 76
2. ACUERDO 76
3. RESOLUCIÓN 76
4. ACTA DE REUNIÓN 80

CAPÍTULO V 85
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO 85
A. PRINCIPIOS GENERALES 85
1. AUTENTICIDAD 85
2. FIABILIDAD 85
3. INTEGRIDAD
4. DISPONIBILIDAD 85

B. PROCESOS ARCHIVÍSTICOS 86
1. ORGANIZACIÓN 86
2. CLASIFICACIÓN 89
3. DESCRIPCIÓN 90
4. EVALUACIÓN 91
5. ACCESO 95
6. DIFUSIÓN 96

CAPÍTULO VI 97
ELABORACIÓN, APROBACIÓN Y DIFUSIÓN DE MANUALES 97
A. DEFINICIÓN 97
B. OBJETIVO 97
C. CLASIFICACIÓN 97

vi
 D. ELABORACIÓN 99
E. PRESENTACIÓN 105
F. CODIFICACIÓN DE MANUALES 120
G. APROBACIÓN DE MANUALES 121
H. DIFUSIÓN DE MANUALES 122
I. ARCHIVO 122
J. ACTUALIZACIÓN, MODIFICACIÓN, VIGENCIA Y NULIDAD 122

GLOSARIO 123
LISTA DE REFERENCIAS 129
BIBLIOGRAFÍA 131
ANEXOS 134

vii
 ÍNDICE DE ANEXOS

Anexos Pág.

Anexo A Certificado 135

Anexo B Esquela 136
Anexo C Diploma de Condecoración 137
Anexo D-1 Certificado Seminario 138
Anexo D-2 Diploma 139
Anexo E Tarjeta 140
Anexo F Convocatoria 141
Anexo G Informe 142
Anexo H Memorando 144
Anexo I Mensaje Miliar 145
Anexo J Oficio 146
Anexo K Orden Ministerial 147
Anexo L Parte Militar 150
Anexo M Solicitud 151
Anexo N Regulación 154
Anexo O Directiva 159
Anexo P Instructivo 164
Anexo Q Decreto 169
Anexo R Acuerdo 170
Anexo S Resolución 171
Anexo T Acta 172
Anexo U Cuadro de Clasificación Documental 174
Anexo V Tablas de Plazos de Conservación 176
Anexo W Inventario Documental 178
Anexo X-1 Acta de Transferencia 180
Anexo X-2 Baja Documental 181
Anexo Y Membretes para Expedientes o Caja 182
Anexo Z Hoja de aprobación y control de cambios 185

viii
INTRODUCCIÓN

Las Fuerzas Armadas del Ecuador, se constituyen en una Institución militar, cimentada
en los valores de cohesión institucional, disciplina, honor y lealtad; cuya formación y
doctrina rebasan la mística del profesionalismo a favor de la entrega desinteresada al
servicio de la Patria; por ello, mantiene estándares, procesos y normas exigentes que
permiten la uniformidad en todo su accionar.
En estos principios de igualdad, radica la importancia y necesidad de mantener normado
el esquema y estructura de los documentos de simple administración y administrativos
generados en las dependencias del Ministerio de Defensa Nacional, Comando Conjunto
de las Fuerzas Armadas, Fuerza Terrestre, Fuerza Naval, Fuerza Aérea y entidades
adscritas, con el objeto de facilitar el proceso de preparación, elaboración, revisión,
aprobación, despacho y distribución de estos documentos; agilitando esencialmente el
trámite y el ciclo de vida de los mismos y que reposen en los archivos respectivos en
forma adecuada para su futura ubicación.
El sistema de Gestión Documental implementado por el Gobierno Central y las Fuerzas
con el fin de desburocratizar los trámites administrativos, debe integrarse con la
tecnología para la elaboración de la documentación, mejorando ostensiblemente esta
gestión en las instituciones.
El Manual de Elaboración de Documentación Militar, es un instrumento utilizado en el
trabajo y guía práctica de uso permanente que contiene normas, instrucciones y
procedimientos que permiten estandarizar y racionalizar la elaboración de la
documentación oficial de Fuerzas Armadas y entidades adscritas al Ministerio de
Defensa Nacional.

El presente manual, está conformado por seis capítulos

CAPÍTULO I
Contempla las bases de la comunicación militar, distingue al emisor, receptor, los
canales de trasmisión y el mensaje, como elementos esenciales en el proceso de la
comunicación escrita, objeto del presente manual. También trata la importancia de
realizar un documento empleando una adecuada sintaxis, precisión, construcción
armónica, sentido lógico y concisión, determinando además la clasificación de los
documentos en públicos y clasificados.
CAPÍTULO II
Define la redacción militar y sus principales características.
CAPÍTULO III
Describe la estructura de los documentos militares, estableciéndose normas para su
elaboración.
CAPÍTULO IV
Describe de una forma pormenorizada los tipos de documentos administrativos
militares.

ix
CAPÍTULO V
Describe el proceso de gestión documental y archivo que se efectúa en cada una de las
fuerzas.
CAPÍTULO VI
Este capítulo sirve como una guía para el desarrollo de libros, manuales, procedimientos
y otros documentos elaborados por diferentes entidades militares de las Fuerzas
Armadas del Ecuador y sus instituciones adscritas.
Detalla los procesos necesarios a seguir para la investigación, elaboración del
documento, experimentación, diseño, edición y la difusión del producto final.

x
ANTECEDENTES

Considerado las nuevas técnicas y procesos administrativos de manejo y elaboración

de documentos oficiales y la renovación constante en las prácticas del trabajo, basados
principalmente en las normas técnicas ecuatorianas como: NTE INEN 2410:2010 y NTE
INEN 24:09:2011 emitidas por el Instituto Ecuatoriano de Normalización INEN y la
restructuración organizacional por procesos de Fuerzas Armadas, las secretarías
generales asumen la responsabilidad de desarrollar y mantener el sistema de
normalización administrativa institucional, determinando acciones para la optimización,
racionalización y estandarización de normas, procedimientos y formatos de la
documentación administrativa. Es la razón primordial para que la institución militar
disponga de un manual que los identifique y los guíe en la elaboración de
documentación en forma estandarizada, integrando todos los aspectos específicos de
los manuales emitidos por las Fuerzas Armadas.

xi
MARCO JURÍDICO/LEGAL

La Función Ejecutiva establece como política pública, instituir normativas para la gestión
documental, en el ámbito que compete a la administración, selección, valoración y
expurgo de los documentos que generan sus entidades, a través de una adecuada
clasificación y categorización documental, a fin de mejorar sus procesos administrativos
e incorporar condiciones para su validez con mérito probatorio, formando los archivos
institucionales.

El Manual para la Elaboración de Documentación Militar está realizado en base a las

normas técnicas ecuatorianas como: NTE INEN 2410:2010 y NTE INEN 24:09:2011
emitidas por el Instituto Ecuatoriano de Normalización INEN.

El artículo 18 numeral 2 de la Constitución Política de la República señala que todas las

personas, en forma individual y colectiva tienen derecho a: “(…) acceder libremente a la
información generada en entidades públicas o en las privadas que manejen fondos del
Estado o realicen funciones públicas. No existirá reserva de información excepto en los
casos expresamente establecidos en la ley. En caso de violación de los Derechos
Humanos ninguna entidad pública negará la información”.

La Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LOTAIP), en su

artículo 1 y su Reglamento, garantizan el ejercicio del derecho fundamental de las
personas a la información conforme a las garantías consagradas en los artículos 91 y
92 de la Constitución de la República.

El artículo 10 de la Ley Orgánica de Acceso a la Información Pública (LOTAIP),

contempla: “Custodia de la Información.- Es responsabilidad de las instituciones
públicas, personas jurídicas de derecho público y demás entes señalados en el artículo
1 de la presente Ley, crear y mantener registros públicos de manera profesional, para
que el derecho a la información se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en ningún caso
se justificará la ausencia de normas técnicas en el manejo y archivo de la información y
documentación para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la información
pública, peor aún su destrucción. Quienes administren, manejen, archiven o conserven
información pública, serán personalmente responsables, solidariamente con la
autoridad de la dependencia a la que pertenece dicha información y/o documentación,
por las consecuencias civiles, administrativas o penales a que pudiera haber lugar, por
sus acciones u omisiones, en la ocultación, alteración, pérdida y/o desmembración de
documentación e información pública. Los documentos originales deberán permanecer
en las dependencias a las que pertenezcan, hasta que sean transferidas a los archivos
generales o Archivo Nacional. El tiempo de conservación de los documentos públicos,
lo determinará la Ley del Sistema de Archivo Nacional y las disposiciones que regulen
la conservación de la información pública confidencial. Los documentos de una
institución que desapareciere, pasarán bajo inventario al Archivo Nacional y en caso de
fusión interinstitucional, será responsable de aquello la nueva entidad”.

Disposiciones que determinan que los documentos originales deben permanecer en las
dependencias a las que pertenecen hasta que sean transferidos a los archivos
intermedios, archivos generales o Archivo Nacional; por su parte, la Norma de Control
Interno 405-04 emitida por la Controlaría General del Estado, establece que toda entidad
pública dispondrá de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de sus
operaciones, y que la documentación sustentadora de transacciones financieras
operaciones administrativas o decisiones institucionales estará disponible para acciones

xii
de verificación y auditorias; así como, información autorizada de otros usuarios en
ejercicios de sus derechos.

El artículo 71 de la Ley Orgánica de la Controlaría General del Estado establece lo

siguiente: “Caducidad de las facultades de la Contraloría General del Estado.- La
facultad que corresponde a la Contraloría General del Estado para pronunciarse sobre
las actividades de las instituciones del Estado, y los actos de las personas sujetas a esta
Ley, así como para determinar responsabilidades, caso de haberlas, caducará en siete
años contados desde la fecha en que se hubieren realizado dichas actividades o actos.
Se producirá la caducidad de la facultad para resolver los recursos de revisión de una
resolución original, o de reconsideración de una orden de reintegro, cuando hubiere
transcurrido un año desde la notificación de la providencia respectiva y no se hubiere
expedido la resolución que resuelva los recursos. En tal circunstancia las resoluciones
originales materia de tales recursos quedarán firmes”.

Así también, dentro del contexto histórico y jurídico, la Cámara Nacional de

Representantes estableció la pertinencia de que los archivos y la documentación sea
patrimonio del Estado y deben ser conservados como fuentes históricas y sociológicas
del país; haciéndose pertinente su modernización y tecnificación de su organización y
administración, por lo que se emite la Ley del Sistema Nacional de Archivos.

El Consejo Nacional de Archivos mediante Resolución Administrativa CNA-001-2005,

Registro Oficial No 67 de 25 de julio del 2005, expide a través del Sistema Nacional de
Archivos (SINAR), el Instructivo de organización básica y gestión de archivos
administrativos para cumplir con lo que dispone la Ley Orgánica y Reglamento General
de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

xiii
OBJETIVOS

General
Facilitar el proceso de preparación, elaboración, revisión, aprobación, despacho y
distribución de estos documentos; agilitando esencialmente el trámite y el ciclo de vida
de los mismos, y que reposen en los archivos respectivos en forma adecuada para su
futura ubicación.
Específicos

1. Normalizar los formatos para la elaboración de los documentos oficiales del

Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Armadas y entidades adscritas, de acuerdo
a las normas legales, reglamentarias y técnicas existentes para tal efecto.

2. Estandarizar los procedimientos para la elaboración de la documentación en

cumplimiento con las normas de gestión documental.

3. Disponer de una base normativa para el desarrollo e implementación del sistema

automatizado de elaboración y administración documental de aplicación general en
del Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Armadas y entidades adscritas.

xiv
ALCANCE

Las normas y procedimientos en el presente manual, son de cumplimiento obligatorio

en el Ministerio de Defensa Nacional y las Fuerzas Armadas; considerando que lo
concerniente en la elaboración de la documentación producto de la Gestión Institucional,
no incluye la nomenclatura, siglas, simbología y abreviaturas que el Comando Conjunto
y las Fuerzas aplican o emplean en el campo de las operaciones convencionales y no
convencionales.

La documentación originada dentro del Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas

Armadas y entidades adscritas, debe estar sujeta a las normas, reglas y procedimientos
establecidos en el presente manual.

La emisión y difusión del “Manual de Elaboración de Documentación Militar”, se

efectuará a través de comunicación de datos, internet o red institucional.

Siendo el Ministerio de Defensa Nacional a través de la Secretaría General del Comando

Conjunto, la entidad responsable de normar, estandarizar, actualizar y difundir el
presente manual; en coordinación con las Secretarias Generales de cada una de las
Fuerzas, su modificación se realizará bajo la revisión y coordinación de las mismas.

xv
 CAPÍTULO I

BASES CONCEPTUALES

A. LA COMUNICACIÓN

Es un proceso que tiene por finalidad transmitir mensajes que sean comprendidos y
recordados, utilizando los diferentes canales para su consecución. La comunicación
tiene dos fases fundamentales e inseparables que son la transmisión y la recepción.

1. Comunicación militar

Proceso por el cual se crean las condiciones de interacción entre los organismos
militares, institucionales y personales a través de las diferentes clases de
documentos, cuya finalidad es la transmisión intencionada de un mensaje. Este
proceso está encaminado a una eficiente gestión operativa y administrativa.

2. Elementos de la comunicación

a. Emisor

Persona o personas que envían mensajes.

b. Receptor

Persona o personas que reciben el mensaje del emisor; se lo conoce también

como: decodificador, descifrador, intérprete o destinatario.

Cuando el receptor, después de recibir el mensaje y proceder a analizarlo,

comprenderlo y decodificarlo, puede aceptar o rechazar su contenido. Si ha
codificado una respuesta, se convierte en emisor de una comunicación de
retorno.

c. Canales de comunicación

Son los medios a través de los cuales se transmite, recibe y difunde los
mensajes, a fin de que lleguen con precisión, claridad y efectividad al
receptor. Se clasifican en:

1) Canales naturales

Medios que el hombre posee de una manera innata y que se relacionan

con el exterior; es el caso de los cinco sentidos: vista, tacto, gusto, oído
y olfato.

2) Canales artificiales

Son los medios que el hombre ha creado para transmitir los mensajes a
través del tiempo y el espacio, los cuales se ponen de manifiesto en el
cine, radio, televisión, telefax, correo electrónico, fotografía, vídeo, vía
web, etc.

1
 d. Mensaje

Es la información transmitida y constituida por imágenes, signos, sonidos,

etc., que va a ser captada por el receptor. Por la calidad de un mensaje se
puede dar cuenta de la educación, instrucción, inteligencia, sensibilidad, etc.,
de los interlocutores. Se consideran tres factores en el mensaje: código,
contenido y procedimiento.

1) Código

Es un conjunto de símbolos que se estructuran de tal manera que tengan

algún significado para el receptor y este, a su vez, entienda la información
que le transmite el emisor.

2) Contenido

Está integrado por el material seleccionado por el emisor para expresar

su propósito, suele ocurrir que, por no tener claro lo que se pretende
expresar, se dice una cosa por otra y, en consecuencia, se altera el
sentido de la comunicación.

3) Procedimiento

Es el modo o forma de expresión del mensaje, este factor implica varios

criterios por los que puede optar el emisor con relación al código y al
contenido de este; así se amplían las posibilidades de elección personal
relativas a datos, evidencias, afirmaciones, expresiones, secuencias,
amplitud, profundidad, entre otras; esto permite que el mismo mensaje se
pueda decir de diferentes maneras, siempre y cuando su contenido no
sea modificado.

B. USO CORRECTO DEL IDIOMA

Un buen escrito requiere tres condiciones: propiedad, corrección y eficacia.

1. Propiedad

Es el uso de la palabra que corresponde al sentido preciso de lo que se desea

expresar. Para escribir con propiedad se requiere conocer y manejar
adecuadamente el lenguaje.

2. Corrección

Es emplear las palabras adecuadas que cumplan con las normas gramaticales
del idioma que se utiliza.

3. Eficacia

Es la capacidad de expresar lo que el autor desea transmitir. Toda comunicación

escrita debe ser redactada de una manera clara y lógica, de tal forma que los
demás entiendan exactamente lo que se desea decir y no lo contrario.

2
C. EL DOCUMENTO

1. Definición

Es un registro de información contenida en distintos medios de almacenamiento,

tales como: papel, micro-film, medios magnéticos ópticos o electrónicos,
fotográficos, sonoros. Esta información es producida, recibida y conservada por
cualquier unidad administrativa, en cumplimiento de sus obligaciones legales o
en ejercicio de sus actividades o funciones, sin importar su fuente o fecha de
elaboración. Se clasifican en:

a. Documentos públicos u ordinarios

Se considera información pública a todo documento en cualquier formato que

se encuentre en poder de las instituciones públicas y de las personas
jurídicas a las que se refiere la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la
Información Pública, contenidos, creados u obtenidos por ellas, que se
encuentran bajo su responsabilidad o se hayan producido con recursos del
Estado.

Para la aplicación de esta definición, respecto a su elaboración, manejo y

archivo de documentos en las Fuerzas Armadas como Institución del Estado,
ha definido a esta información como documentación ordinaria.

Por lo cual, documentación ordinaria es aquella que se elabora de manera

rutinaria y el conocimiento de su contenido no tiene restricción en la
Institución o fuera de ella.

b. Documentos reservados o calificados

En concordancia con la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la

Información Pública, son aquellos donde no procede el derecho a acceder a
la información pública, derivada de sus derechos personalísimos y
fundamentales, especialmente aquellos señalados en la Constitución de la
República.

Se considera información reservada a la información personal que no está

sujeta al principio de publicidad y comprende aquella documentación
calificada de manera motivada por los órganos estatales de seguridad
pública contemplados en su respectiva Ley.

Las infracciones a las obligaciones de la “reserva” por parte del personal,

previo el debido proceso, darán lugar al inicio de los procedimientos para
imponer las sanciones administrativas que correspondan, según el régimen
al que se encuentre sometido el servidor público, esto es, civil o militar.

3
 CAPÍTULO II

REDACCIÓN MILITAR

Se entiende como redacción militar al arte de expresar por escrito disposiciones,

requerimientos o información de carácter militar de forma cortés, clara, precisa y
concisa; es elaborada por el personal de la institución armada, empleando con destreza
las reglas, normas y preceptos gramaticales de la composición.

A. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA REDACCIÓN MILITAR

Todo tipo de redacción, como cualquier manifestación literaria o artística, debe

poseer dos elementos básicos: la forma y el fondo.

De nada sirve tener ideas originales, acertadas y un amplio dominio del idioma, si
no se pueden expresar con la debida precisión.

1. De forma

Modo particular para expresar una idea, el ¿cómo decirlo?, lo que técnicamente
se define como redactar. La expresión de pensamientos está vinculada al
entorno, al lugar, a la moda y variaciones de la fonética, la lingüística y la
gramática que evolucionan permanentemente, siendo necesario considerar las
siguientes características:

a. Claridad

Los documentos deben redactarse de forma concreta y simple, sin

redundancias ni palabras difíciles o poco conocidas, ni formas literarias
complicadas, con el propósito de permitir a los destinatarios el fácil
entendimiento de su contenido con el menor esfuerzo y sin lugar a
confusiones.

Las ideas direccionadas al tema del documento, deben relacionarse entre sí;
tomar en cuenta las concordancias, la correlación con el tiempo, el uso
adecuado de las preposiciones. No se escriben párrafos muy largos, pues
dan la impresión de pesadez y de escasa agilidad, emplee en su lugar
párrafos cortos, frases breves y una correcta puntuación.

b. Precisión

Se emplean todos los elementos necesarios del lenguaje y un vocabulario

exacto para lograr claridad en la información que se suministra. Evite el uso
de barbarismos o vulgarismos, que son sinónimos de pobreza de
vocabulario. Emplee siempre la palabra concreta para designar a seres u
objetos y no términos abstractos.

c. Concisión

Es expresar conceptos con la menor cantidad de palabras posibles y la mayor

exactitud; en los documentos se incluirán solamente los factores esenciales
en su contenido para que se expresen las ideas en forma concisa y objetiva.

4
 La oración puede ser más larga o más corta, pero siempre concisa, usando
correctamente los signos de puntuación, interrogación o de admiración; caso
contrario, modificarán radicalmente el sentido de la frase y pueden dificultar
su comprensión.

2. De fondo

Toda redacción debe versar claramente sobre algún tema propuesto de

antemano, surgen así las ideas sobre dicho asunto, que han de servir para
desarrollar el fondo de la redacción; en otros términos, el fondo equivale a qué
decir; no importa el tema o su extensión; debe ser un todo armónico, con lógica
comprensible, orden, pulcritud y sentido, para ello es necesario tener en cuenta
los siguientes elementos:

a. Integridad

Los documentos contendrán todos los elementos necesarios y esenciales de

la redacción y gramática, utilizando el vocabulario preciso para lograr
exactitud y claridad en las ideas y la información que se desea transmitir.

Si no se maneja o no se conoce a fondo la temática que se desea tratar, es

importante referirse a ella cabalmente. Se aconseja documentarse sobre el
tema propuesto para comprometerse con su contenido.

b. Unidad

El escrito debe basarse en una sola idea principal; en caso de considerar

más de un tema, prepare un documento por separado para evitar
contrasentidos, repetición de ideas, falta de lógica, incoherencias, etc.

c. Brevedad

Es adecuado evitar la redundancia, lo cual es impropio en una redacción

simple y sencilla. Se descartará el uso de palabras difíciles o poco conocidas,
tenga en cuenta que la finalidad es comunicar su pensamiento y no hacer
gala de sus conocimientos.

d. Corrección

Se refiere a que el escrito esté libre de errores, sean de índole gramatical, de

redacción, presentación, fondo o forma. La revisión consta de dos tareas
básicas:

1) Evaluar

Consiste en releer el borrador y verificar que se cumplan con los

propósitos preestablecidos, además de identificar los errores. Esta
evaluación toma en cuenta el texto ideal, el mensaje que se quiere
comunicar y el estilo más apropiado de acuerdo con el destinatario.

2) Corregir

Consiste en la corrección y enmienda de errores o defectos para mejorar

la redacción.

5
 e. Seguridad

Todo documento por su importancia o contenido, debe ser elaborado,

calificado, manejado, cuidado, custodiado y archivado conforme a las normas
establecidas en los reglamentos respectivos.

f. Cortesía

Los documentos son redactados en términos corteses y respetuosos, pero

con el cuidado de no caer en la adulación.

B. PASOS PARA REDACTAR DOCUMENTOS

1. Elección del tema

Implica definir la idea general sobre lo que se va a redactar; es necesario

considerar que, si se quiere redactar bien un documento, no se debe improvisar,
pues está comprobado que generar ideas sin relación, conlleva a emplear más
tiempo.

2. Búsqueda de información

Es el proceso necesario para recopilar los datos a fin de dominar el tema. El

método más útil para recabar información es el cuestionario, en el que se
generan preguntas para obtener respuestas.

3. Clasificación de la información

─ La idea principal o tema.

─ La selección de ideas a las respuestas dadas al cuestionario.
─ Ideas con enunciados claros.
─ El orden en que se va a desarrollar el tema.

4. Redacción del borrador

a. Expresar el mensaje por escrito tomando en consideración la secuencia del

bosquejo. Pensar en la forma en que se centralicen las ideas, pues no se
trata de realizar una lista de enunciados independientes, sino de un conjunto
de ideas bien estructuradas.

b. Emplear palabras de enlace utilizando preposiciones y frases adverbiales de

avance, pausa y retroceso en la narrativa del tema, tales como: a, de, para,
y, por, desde, hacia, también, asimismo, además, porque, por supuesto, si,
que, especialmente, en realidad, pero, sin embargo, por otra parte, etc.

c. Leer con atención, revisar la claridad de las ideas, corregir las palabras mal
empleadas, utilizar sinónimos, cambiar una oración a otro lugar si el caso lo
amerita o utilizar un ejemplo para completar ciertos datos.

d. Para las palabras en otros idiomas, se utilizará letras cursivas, así también
para resaltar o diferenciar palabras del resto del texto.

e. El uso de comillas está reservado para citas textuales, títulos y para enfatizar
un contenido que podría resultar dudoso.

6
 f. Se utilizará mayúsculas en la forma prevista en las normas de la Real
Academia de la Lengua Española.

g. Como regla general, no utilizar las abreviaturas en el texto; a excepción de

las siguientes: Empleo reiterado de expresiones como: por ciento (%),
avenida (Av.). Alusión a grados militares, los cuales deben abreviarse sólo si
es una nómina extensa. Menciones de marcas, promedios, resultados y
categorías en competencia deportivas.

h. Los símbolos no deben ser confundidos con las abreviaturas. Son letras o
conjuntos de letras que representan palabras de la ciencia y la técnica
aceptadas internacionalmente. Los símbolos no llevan punto final ni tilde. No
pueden pluralizarse.

i. Las siglas y acrónimos en general no deben ser empleados en titulares, salvo

que sean muy conocidos, y nunca más de uno en el mismo título. No deben
ser divididos al final del renglón. No llevan punto al final, a excepción de
EE.UU., FF.AA. Aquellas siglas que no pueden ser leídas como palabra, irán
siempre en mayúscula sin importar el número de letras que contenga.
Aquellas que se lean como palabra (acrónimos) irán con mayúscula inicial.
Cuando una institución se identifique con siglas, en la primera mención debe
escribirse la denominación completa y a continuación, entre paréntesis, las
siglas respectivas. En las citas sucesivas, bastará escribir las siglas sin
empleo del paréntesis. Cuando se designen objetos o cosas ya
popularizados como nombres genéricos, deben escribirse todas sus letras
con minúscula.

j. Deberá utilizarse adecuadamente los conectores para ayudar a lograr la

continuidad en el enlace de ideas dentro de los párrafos.

5. Redacción definitiva

Consiste en transcribir a limpio el tema redactado luego de haber rectificado su

vocabulario, errores ortográficos – gramaticales y ordenar bien las ideas.

C. TIPOS Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN MILITAR

1. Por su contenido

a. Protocolarios: Certificado, Diploma, Esquela y Tarjeta.

b. Comunicación oficial: Convocatoria, Informe, Memorando, Mensaje militar,
Oficio, Orden Ministerial/General, Parte militar y Solicitud.
c. Normativos: Directiva, Regulación e Instructivo.
d. Resolutivos: Decreto, Acuerdo, Resolución y Acta.

2. Por su prioridad

a. Normal (N)

Documentos cuyo trámite no reviste urgencia y no obliga a una prioridad en

su elaboración y despacho.

7
 b. Urgente (U)

Documentos que por su contenido deben ser inmediatamente transmitidos al

receptor y tienen que ser tramitados tan pronto como son recibidos.

c. Urgentísimo (UU)

Documentos o mensajes cuya prioridad está determinada fundamentalmente

en situaciones de emergencia; su información se transmite generalmente por
vías de comunicaciones rápidas y automáticas.

3. Por su clasificación

La Constitución de la República, Pacto Internacional de Derechos Civiles y

Políticos, Convención Interamericana sobre Derechos Humanos y demás
instrumentos internacionales, garantizan el derecho a acceder a la fuentes de
información, a buscar, recibir, conocer y difundir información objetiva; establecen
también que no exista reserva respecto de información que repose en los
archivos públicos, excepto de los documentos para los que tal reserva sea
exigida por razones de defensa nacional y por otras expresamente establecidas
en las leyes.

Las Fuerzas Armadas como organismo del Ministerio de Defensa Nacional,

entidad que pertenece a la Administración Pública Central, para garantizar la
organización, manejo y protección de la información que se gestiona dentro de
la Institución, ha clasificado la misma de la siguiente manera:

a. Información Pública

Es aquella consignada en documentos de cualquier formato, contenidos u

obtenidos, y que se encuentra en poder del Ministerio de Defensa Nacional
y Fuerzas Armadas, bajo su responsabilidad, o se hayan producido con
recursos del Estado; cuyo conocimiento de su contenido, por mandato de la
Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, no tiene
restricción en la Institución o fuera de ella.

Es responsabilidad del Ministerio de Defensa Nacional y las Fuerzas

Armadas, crear y mantener registros públicos de manera profesional, para
que el derecho a la información se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en
ningún caso se justificará la ausencia de normas técnicas en el manejo y
archivo de la información y documentación para impedir u obstaculizar el
ejercicio de acceso a la información pública, peor aún su destrucción.

b. Información Confidencial

Es toda información consignada en documentos de cualquier formato que se

encuentra en poder y responsabilidad del Ministerio de Defensa Nacional,
Fuerzas Armadas y entidades adscritas al Ministerio de Defensa Nacional y
que no esté sujeta al principio de publicidad. Comprende aquella derivada de
sus derechos personalísimos y fundamentales.

El uso ilegal que se haga de la información personal o su divulgación, dará

lugar a las acciones legales pertinentes.

8
c. Información Reservada, Secreta y Secretísima

Es toda información consignada en documentos de cualquier formato que se

encuentra en poder y responsabilidad del Ministerio de Defensa Nacional,
Fuerzas Armadas y entidades adscritas a tal Ministerio como organismos
integrantes del Consejo de Seguridad del Estado, de conformidad con lo
dispuesto en la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información
Pública y las leyes pertinentes emitidas para tal efecto y como tal, ha sido
clasificada y no procede el derecho a su acceso por razones de defensa
nacional.
No podrá invocarse reserva cuando se trate de investigaciones que realicen
las autoridades públicas competentes sobre violaciones a derechos de las
personas que se encuentren establecidos en la Constitución de la República,
en las declaraciones, pactos, convenios, instrumentos internacionales y el
ordenamiento jurídico interno.
El Consejo de Seguridad del Estado, en los casos de reserva por motivos de
seguridad nacional, y los titulares de las instituciones públicas, serán
responsables de clasificar y desclasificar la información de conformidad con
esta Ley. La clasificación de reserva no podrá efectuarse posteriormente a la
solicitud de información.
La información reservada, secreta y secretísima en temas de seguridad
nacional, solo podrá ser desclasificada por el Consejo de Seguridad del
Estado. La información clasificada como reservada por los titulares de las
entidades e instituciones del sector público, podrá ser desclasificada en
cualquier momento por la Asamblea Nacional, con el voto favorable de la
mayoría absoluta de sus integrantes en sesión reservada.
Los procedimientos para la elaboración, manejo, custodia, seguridad y
clasificación de la información de las Fuerzas Armadas, se encuentra
establecido en el Reglamento Interno para la Elaboración, Manejo, Custodia,
Difusión y Seguridad de la Información Militar clasificada.

9
 CAPÍTULO III

NORMAS PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS MILITARES

A. NORMAS GENERALES

1. Toda la documentación originada en el Ministerio de Defensa Nacional,

Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas, Fuerza Terrestre, Fuerza Naval,
Fuerza Aérea y entidades adscritas, tendrá impreso el membrete institucional
que les corresponda.

2. Los documentos serán elaborados en papel tamaño A4 o A5 considerando la

extensión del texto y tipo de documento, y tendrán el gramaje adecuado según
la tecnología de impresión que se utilice. La calidad, color, tamaño y gramaje del
papel serán los mismos en todas las hojas.

3. La calificación de los documentos clasificados se realizará de acuerdo a las

normas contempladas en el reglamento para la elaboración, manejo, custodia,
difusión y seguridad de la información militar clasificada.

En caso de que la documentación contenga anexos calificados, esta

obligatoriamente adoptará la misma calificación de sus anexos.

4. A excepción del oficio, memorando y solicitudes, los documentos que, por la

extensión del texto ocupen más de una página, a partir de la segunda página
deberán tener un encabezado específico, conforme se describe en cada uno de
los documentos.

B. ESTRUCTURA

Para efectos de diagramación se establecen tres áreas para la distribución de la

estructura de los documentos conforme al siguiente gráfico:
HOJA A4
MEMBRETE

3 cm

ÁREA 1
CUERPO DEL DOCUMENTO

ÁREA 2
MARGEN IZQUIERDO

MARGEN DERECHO

3 cm ÁREA 3 2 cm
CIERRE

2,5 cm

10
1. Membrete (Área 1)

Está ubicado en parte superior y cubre todo el ancho de la hoja, se compone por
los siguientes elementos: Escudo del Ecuador y/o Institución, nombre de la
Institución y nombre de la unidad generadora del documento hasta el tercer nivel,
conforme a la necesidad de cada Fuerza.

República del Ecuador

Ministerio de Defensa Nacional

Comando Conjunto de Fuerzas

Armadas

Fuerza Terrestre

Fuerza Naval

Fuerza Aérea

De acuerdo a la característica del documento, se establecen dos tipos de

membretes para los documentos detallados en este manual, así tenemos:

a. Para oficios, memorandos y solicitudes.

Al margen izquierdo superior se escribe en mayúscula “REPÚBLICA DEL

ECUADOR” en Arial 6 y debajo se ubica la imagen del Escudo del Ecuador
con un diámetro de 1,7 cm; bajo esta se escribe el lema “El Ecuador ha sido,
es y será país amazónico” en Arial 6 y minúsculas, al centro se escribe el
nombre de la institución en Arial entre 16 a 24 puntos y bajo este, el nombre
de la unidad generadora del documento en Arial que tenga dos puntos menos
que el nombre de la institución. Al margen derecho superior se ubica el
escudo de la institución con un diámetro de 1,7 cm. Ejemplo:
HOJA A4

REPÚBLICA DEL ECUADOR

MEMBRETE

COMANDO CONJUNTO DE LAS FUERZAS ARMADAS

JEFATURA
" El Ecuador ha sido, es y será
paí s Amazónico"

11
 b. Para acuerdos, resoluciones, regulaciones, directivas, instructivos,
informes, mensajes militares, certificados, órdenes generales,
convocatorias, partes militares, actas y esquelas.

Al centro se ubica el escudo de la institución con un diámetro de 1,7 cm, bajo

este se escribe el nombre de la institución entre Arial 16 a 24 puntos y bajo
el mismo, se coloca el nombre de la unidad generadora del documento en
Arial que tenga dos puntos menos que el nombre de la institución, ejemplo:

HOJA A4
MEMBRETE

FUERZA TERRESTRE
COMANDANCIA GENERAL

2. Cuerpo del documento (Área 2)

La extensión depende del tipo de documento e información a emitirse, el cuerpo

del documento está conformado por los siguientes elementos:

─ Nombre del documento.

─ Código de referencia.
─ Lugar y fecha.
─ Asunto.
─ Datos del destinatario.
─ Saludo de cortesía.
─ Redacción del texto.

a. Nombre de documento

En todos los documentos, a excepción de los documentos protocolarios, se

lo escribe a una interlínea del membrete, conforme a las siguientes
especificaciones:

• En letra Arial 14, mayúscula, subrayado, centrado y negrilla. Ejemplo:

CONVOCATORIA

• En letra Arial 12, minúscula, negrilla y alineado al margen derecho en los

siguientes documentos: oficio y memorando. Ejemplo:

Oficio Nro. …………………………………

12
b. Código de referencia

Excepto para los documentos protocolarios, la codificación es única para la

documentación elaborada en Fuerzas Armadas; está conformada por las
siglas o el acrónimo de la Institución, a continuación, las siglas o el acrónimo
de la unidad administrativa, unidad o dependencia que elabora el documento,
el año de gestión, un número secuencial por cada año y un acrónimo del tipo
de calificación del documento como parte de la codificación, elementos
separados por guiones. El método de codificación es el siguiente:

GENERADORA

CALIFICACIÓN
AÑO GESTIÓN
INSTITUCIÓN

SECUNCIAL
UNIDAD/

NÚMERO
UNIDAD
SIGLAS

SIGLAS
COMPONENTES

COMANDO
CCFFAA SG-a1 2019 0345 C
CONJUNTO

FUERZA
FT E1-a 2019 0178 O
TERRESTRE

FUERZA NAVAL FN SECGAR-NOR 2019 0035 R

FUERZA AÉREA FA BZ-1 2019 0004 SS

Ejemplo:

Comando Conjunto : CCFFAA-SG-a1-2019-0345-C

Fuerza Terrestre : FT-E1-a-2019-0178-O
Fuerza Naval : FN-SECGAR-NOR-2019-0035-R
Fuerza Aérea : FA-BZ-E-2019-0004-SS

El código de referencia se lo escribe a una interlínea del nombre del

documento, en tipo de letra Arial entre 11 a 12 puntos, primando la estética
del documento.

c. Lugar y fecha

Se escribe en minúsculas, la ciudad o sector donde se elabora el documento,

seguida de la fecha de envío en minúsculas, como sigue: El día con dos
dígitos en números arábigos, seguida de la preposición de, luego el nombre
del mes completo en minúsculas, seguido de la preposición de y el año con
cuatro dígitos en números arábigos.

Ejemplo:

Quito, DM., 09 de enero de 2019

13
d. Asunto

Precedido por la palabra Asunto en negrillas, seguida de dos puntos (:),

constituye la síntesis del tema, es expresado como máximo en dos líneas,
sin afectar el sentido, se pueden suprimir artículos, conjunciones y
preposiciones.

Ejemplo:

Asunto: Remitiendo informe de operación “FRONTERA IV”

e. Datos del destinatario

Puede ser una o varias personas naturales o jurídicas, y se escribe a tres

interlíneas luego del asunto y se lista uno debajo del otro.

1) Para el personal militar: Se escribe el tratamiento (señor, señora,

señorita), seguido del nombre completo del grado jerárquico, las siglas
y/o abreviatura de la clasificación separados por espacio y observando
las normas ortográficas de escritura de siglas y abreviaturas.

2) Para personas naturales: Se dirige en forma personalizada indicando el

tratamiento, título académico, si lo tuviere, los nombres y apellidos de la
persona a quien se dirige y el lugar (ubicación geográfica).

3) Para personas jurídicas: Se escribe el tratamiento y título académico, el

nombre y los apellidos, el cargo, el nombre de la entidad y el lugar, si se
los conoce.

Existen varias formas de escritura de los datos del destinatario, conforme se

detalla a continuación:

1) Tratamiento y/o título académico: Se debe combinar el tratamiento con el

grado jerárquico (personal militar) o el título académico (personal civil)
conforme corresponda.

Los calificativos como “Excelentísimo” o “Ilustrísimo”, se utilizan

exclusivamente para el Presidente de la República, altas dignidades
diplomáticas, miembros de la realeza y cargos religiosos conforme a las
normas contempladas en la normativa protocolar vigente en Fuerzas
Armadas.

2) Nombre: Se escribe a reglón seguido del tratamiento, irán con mayúscula

inicial el nombre y dos apellidos de la persona a quien se dirige el
documento. Se respeta si se conoce el formato de cómo se escriben los
nombres y apellidos las autoridades o personas a quien se dirige.

3) Cargo: Se escribe la función o el cargo en mayúscula y negrillas. Los

cargos demasiado extensos, así como cuando cumpla dos funciones, se
escribe en dos reglones, guardando armonía con los datos restantes.

14
 En caso de que el personal se encuentre cumpliendo funciones o cargos
subrogantes o encargados, se aumentará la palabra completa en
condición de aposición, que conforme a la Real Academia de la Lengua
Española, es una forma de construcción gramatical que actúa como
complemento dentro de una oración y consiste en unir dos elementos
gramaticales, por lo general el primero especificando al segundo, sin que
exista entre ellos régimen ni concordancia.

4) Lugar (ubicación geográfica): Se identifica la localidad por su nombre,

seguido de las categorías políticas de división territorial superiores.
Cuando se escribe dentro de la misma localidad se escribe el nombre
local o su sustantivo común.

Para las autoridades del nivel de Presidente de la República, Ministros de

Estados, Jefe del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas y
Comandantes de Fuerzas, se escribe la frase “En su Despacho”; para las
demás autoridades y personal militar, se escribe la palabra “Presente”.

Si se trata de un funcionario público, el lugar es remplazado por “En su

Despacho”, “Ciudad” o “Presente”, este último cuando la entrega es
personal o en la oficina.

Si el destinatario se encuentra fuera de la jurisdicción territorial, se

escribirá la ciudad donde se encuentre o a su vez para ser más
específicos, se escribirá la dirección o número de casilla postal que se
registre en el sobre.

Ejemplos:

Señor Teniente General

Mauro Cadena Almache
JEFE DEL COMANDO CONJUNTO DE LAS FUERZAS ARMADAS
En su Despacho

Señor Capitán de Navío EMC

Luis Escobar Carvajal
DIRECTOR GENERAL DEL TALENTO HUMANO DE LA FUERZA NAVAL
Presente

Señor Coronel EMC Avc.

Efraín Proaño Palacios
DIRECTOR DEL TALENTO HUMANO DE LA FUERZA AÉREA, Interino
Presente

Señor Coronel EMC

Mauro Cadena Acosta
COMANDANTE DE LA BRIGADA DE CABALLERÍA BLINDADA Nro. 11
Riobamba

Señora
Narcisa Arias
PRESIDENTA CONSEJO DEL GOBIERNO MUNICIPAL DE SÍGSIG
Presente

15
 Señor
Enrique Pérez Olmedo
GERENTE GENERAL DE OPERACIONES DEL SERVICIO NACIONAL
DE ADUANA DEL ECUADOR - SENAE
Avenida 9 de Octubre 400 y Padre Solano

Señor
Enrique Pérez Olmedo
GERENTE GENERAL DE OPERACIONES DE ECUADOR BOTTLING
COMPANY - EBC
Casilla Postal Nro. 17-11-1105

f. Saludo de cortesía

A dos interlíneas de los datos del destinatario, se escribe la frase “De mi

consideración” como saludo de cortesía, si la comunicación suscribe dos o
más personas, entonces se utilizará la frase en plural

Ejemplo: De mi consideración
De nuestras consideraciones

g. Redacción del texto

Parte importante del documento corresponde al contenido de la información

que se transmite al destinatario, por consiguiente, debe cumplir con las
siguientes características esenciales:

1) Guardar simetría, estética y buena presentación, con una redacción

clara, breve y directa, sin errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni
de puntuación, guardando coherencia y cohesión textual; no se utiliza
abreviaciones; de usarse siglas o acrónimos, deben constar junto a su
significado.

2) El tipo y el tamaño de la letra que se utiliza en el texto, es Arial de 10 a

12 puntos, depende del número de párrafos del contenido, para lo cual
se observa que prevalezca la estética del documento para facilitar la
lectura.

3) Cuando el contenido del documento corresponde a un solo antecedente,

propósito o disposición, se utiliza el texto en bloque; caso contrario el
texto se distribuye en uno o más párrafos y no es necesario el uso del
esquema numerado.

4) El tratamiento escrito en la comunicación militar tiene una terminología

culta y de cortesía, todos los militares deben guardar a sus superiores
atención y respeto en asuntos del servicio y fuera de él; los superiores a
su vez, deben a sus subordinados en forma recíproca respeto y
consideración, y se empleará la terminología conforme al siguiente
detalle:

16
 a) De acuerdo al destinatario, se utilizan los siguientes términos:

Dígnese, para dirigirse a un superior.

Sírvase, para dirigirse a un subordinado
Dígnese/Sírvase, para dirigirse a grados jerárquicos superiores y
subalternos

b) Todo subalterno al dirigirse al superior, antepondrá la palabra mi al

grado jerárquico. Mi es un adjetivo posesivo que significa que
reconocemos en esa persona, un rango que nos coloca bajo su
mando, denotando demostración de respeto hacia las jerarquías.

Ejemplo:

…. anexo al presente encontrará usted mi Coronel…

c) Si la comunicación va dirigida a subalternos, se indica únicamente el

“grado” anteponiendo la palabra “señor”.

Ejemplo:

Adjunto al presente sírvase encontrar usted, señor Teniente…

5) Siempre que se responda a un documento o se derive a otro, debe

referirse al número y fecha del documento o al número de trámite. Si son
varias referencias, se listarán en las líneas especiales. Es recomendable
tratar un solo tema en cada documento.

6) El uso de viñetas es factible cuando se requiere listar información, en

todos los casos se evitará subdivisiones innecesarias pues no benefician
la presentación y comprensión del documento.

7) La redacción del contenido del documento que tiene que subdividirse en

temas, subtemas, partes o incluir clasificaciones para identificar numérica
o literalmente un texto, tales como títulos, subtítulos, capítulos,
subcapítulos, párrafos, etc., debe usar identificación para cada uno de
sus niveles de presentación, que no son otra cosa que símbolos
empleados para la ordenación, numeración, clasificación y jerarquización
de las ideas, manteniendo la dualidad de la secuencia, letra, número o
número-letra.

8) Como regla general, existe una identificación para cada uno de los
niveles de presentación, (nomencladores), que son símbolos empleados
para la ordenación, numeración, clasificación y jerarquización de las
ideas, dependiendo de la clase o tipo de documento, especialmente en
informes, manuales y otros afines, que se basan en números y letras
(romanos y arábigos; mayúsculas y minúsculas).

El siguiente es el orden de presentación y secuencia descendente de los

nomencladores que identifican el texto:

17
 I. NIVEL 1 (Mayúsculas, negrillas y subrayado)

A. NIVEL 2 (Mayúsculas y negrillas)

1. Nivel 3 (Mayúsculas y minúsculas, negrillas)

a. Nivel 4 (Mayúsculas y minúsculas, negrillas)

1) Nivel 5 (Mayúsculas y minúsculas)

NIVELES DE
IDENTIFICACIÓN a) Nivel 6 (Mayúsculas y minúsculas)
Y PRESENTACIÓN
(1) Nivel 7 (Mayúsculas y minúsculas)

(a) Nivel 8 (Mayúsculas y minúsculas)

La dualidad se logra manteniendo la secuencia: un número y letra, o letra y

número; y si se da el número uno, debe darse el número dos; y si se da la letra A
o a, debe darse la letra B o b. etc.

Este orden o jerarquía hace insinuación a que cada clase de elemento

(nomenclador) haga columna entre sí; esto es, romanos debajo de romanos;
mayúsculas debajo de mayúsculas; arábigo debajo de arábigos, letras minúsculas
debajo de letras minúsculas, y así sucesivamente, tal como se indica a
continuación:

I. Primer nivel
A. Segundo nivel
B. Segundo nivel
1. Tercer nivel
a. Cuarto nivel
b. Cuarto nivel
1) Quinto nivel
a) Sexto nivel
b) Sexto nivel
2) Quinto nivel
2. Tercer nivel
II Primer nivel
A. Segundo nivel

I. PRIMER NIVEL

Característica: Mayúsculas en negrilla y subrayado, no lleva punto

final. Se deja una interlínea entre nivel y el texto que va a
continuación, con sangría de 0 a 0,75 cm.

18
 A. SEGUNDO NIVEL

Característica: Mayúsculas en negrilla, no lleva punto final. Se

deja una interlínea entre el nivel y el texto que va a continuación,
con sangría desde los 0,75 a 1,5 cm.

1. Tercer Nivel

Característica: Minúsculas en negrillas y subrayado, no lleva

punto final. Se deja una interlínea entre el nivel y el texto que
va a continuación, con sangría desde los 1,5 a 2,25 cm.

a) Cuarto Nivel

Característica: Minúsculas en negrillas, no lleva punto

final. Se deja una interlínea entre el nivel y el texto que va
a continuación con sangría desde los 2,25 a 3 cm.

1) Quinto Nivel

Característica: Minúsculas y negrillas. Se deja una

interlínea entre el nivel y el texto que va a continuación
con sangría desde los 3 a 3,75 cm.

(1) Sexto Nivel

Característica: Minúsculas y negrillas. Se deja una

interlínea entre el nivel y el texto que va a
continuación con sangría desde los 3,75 a 4,5 cm.

(a) Séptimo Nivel

Característica: Minúscula y sin negrilla, Se deja

una interlínea entre el nivel y el texto que va a
continuación con sangría desde los 4,5 a 5,25
cm.

- Octavo Nivel (Viñetas), minúsculas, desde

los 5,25 a 6 cm.

No se podrá identificar o numerar un texto en sentido contrario. Cualquier

alternativa que se utilice para iniciar con la identificación del texto será en el orden
descendente arriba indicado.

19
 Ejemplo:

1. RESULTADOS DEL ANÁLISIS ADMINISTRATIVO

(Primer nivel)

a. ÁREA CONTABLE (Segundo nivel – mayúsculas, negrilla)

1) Estados de cuenta (Tercer nivel – minúsculas, negrillas)

Los estados de cuenta han demostrado que se mantiene…

a) Cuenta de ingresos varios (Cuarto nivel – minúsculas, negrillas)

(1) Ingreso por donación (quinto nivel - minúsculas)

Las donaciones que se…

b. ÁREA ADMINISTRATIVA (Segundo nivel – mayúsculas, negrilla)

1) Estructura orgánica y funcional (Tercer nivel – minúsculas, negrillas)

La estructura está conformada…

Este método de división y numeración puede continuar hasta cualquier número

de subdivisiones, sin embargo, es aconsejable limitar la cantidad de
subdivisiones para que las numeraciones sean fáciles de identificar, leer y citar;
es así que, se puede iniciar a partir del segundo o tercer nivel, con las mismas
características de los niveles superiores.

Se debe considerar también que el esquema arriba presentado se utilizará para

identificar títulos en cualquier nivel, no deberá utilizarse este esquema de
numeración para elaboración de párrafos que expliquen lo establecido en el
título.

Este esquema de numeración de contenidos se establece para cuando existan

al menos dos contenidos en un mismo nivel. Si un nivel no tiene al menos dos
contenidos no es necesario marcarlo como tal.

20
9) Para la elaboración de leyes y reglamentos, no se usará la nomenclatura
descrita en el numeral anterior, se usará la siguiente estructura:

TÍTULO PRIMERO
DEL PERSONAL DE FUERZAS ARMADAS

CAPÍTULO I
CLASIFICACIÓN GENERAL
Art. 1.- Objeto y ámbito de aplicación…

TÍTULO SEXTO
DE LA SITUACIÓN MILITAR
Art. 123.- Procedimiento…

DISPOSICIONES GENERALES
Primera.- Supletoriedad…

DISPOSICIONES TRANSITORIAS
Única.- En las…
DEROGATORIAS
Primera.- Deróguense todas…

DISPOSICIÓN FINAL
Este reglamento…

10) Cuando dentro del texto se expresen números, valores, cifras, éstos
deben observar las siguientes características:

a) Deben ser escritos en cifras o palabras

Ejemplo:

123, 45, 34, veintinueve, cuatro, doscientos cincuenta y cuatro

b) Se podrá combinar la expresión de números en cifras y en palabras en

los documentos que, por razones de seguridad, deben aclarar con
exactitud las cantidades, por ejemplo: contratos, asuntos financieros,
presupuestarios, legales, estados, etc.

Ejemplo:

34 (treinta y cuatro);
456 (cuatrocientos cincuenta y seis)

c) Los números de más de cuatro cifras, tanto en la parte entera como el

decimal, serán separados en grupos de tres dígitos utilizando un
espacio en blanco que identifica las unidades de millón y unidades de
mil. El punto o la coma son únicamente para separar los decimales.

21
 Ejemplo:

- 34 567 (treinta y cuatro mil quinientos sesenta y siete)

- 567 888 (quinientos sesenta y siete mil ochocientos ochenta y
ocho)
- 1 234 456 321 (un millón doscientos treinta y cuatro mil trescientos
veintiuno)
- 341 987,345 (trescientos cuarenta y uno mil novecientos ochenta
y siete con trescientas cuarenta y cinto milésimas).

d) Cuando se escriba un número entero, no es necesario escribir la coma

decimal ni los ceros a su derecha.

Ejemplo:

34,00 por 34; 134 289,00 por 134 289

e) No se debe mezclar en el mismo texto, números en cifras y en palabras.

Ejemplo:

▪ 54 camiones, 15 camionetas, trece tanques anfibios (incorrecto)

▪ 54 camiones, 15 camionetas, 13 tanques anfibios (correcto)

f) Se pueden escribir en letras los números que se expresan en una sola

palabra, esto es, del cero al veintinueve, las decenas (treinta,
cincuenta), las centenas (doscientos, trescientos), los números
redondos (trescientos mil, dos millones), los números inferiores a cien
(noventa y nueve, setenta y tres); los números técnicos no
excesivamente complejos, no se usan símbolos o abreviaciones sino
el sustantivo.

Ejemplo:

- El vehículo táctico HWWMV recorre dieciséis kilómetros.

- El recorrido tiene treinta metros.

g) Se escribe en cifras las cantidades o números que tienen más de tres

palabras.

Ejemplo:

- 32 423 usuarios
- 35 465 solicitudes
- 35 vehículos
- 3456 raciones
- El presupuesto entregado es de $ 1 345 115,852 (un millón
trescientos cuarenta y cinco mil ciento quince con ocho cientos
cincuenta y dos centavos).
- $ 15,69 (quince, 69/100 dólares)

h) Para la designación de la hora, se consideran las 24 horas del día

(para evitar ambigüedades y confusiones que causa el uso de AM y
PM) expresado con cuatro dígitos: dos dígitos para la hora y dos para

22
 los minutos, separados por dos puntos (:), se podrá colocar la letra
(h) al final: 06:30, 12:30, 14:28 h. Para designar la hora militar se
eliminarán los dos puntos.

Ejemplo:

1330, 1450, 2355.

11) La representación militar de la fecha, es alfanumérica, separados cada

elemento por un guion. Dos dígitos para el día, tres primeras letras en
mayúsculas del mes y cuatro dígitos para el año.

Ejemplo:

23-FEB-2019

a) La fecha en la redacción de los documentos militares a excepción del

mensaje militar, se escribe en forma total, día, mes y año,
observando las reglas ortográficas en la escritura de las fechas
históricas e importantes. Ejemplo:

22 de julio de 2019
14 de octubre de 2019
10 de Agosto de 1809

b) Para la designación de la fecha y hora militar (grupo fecha-hora), solo

se aumenta a la expresión de la fecha militar, los cuatro dígitos de la
hora militar luego del día.
DIA HORA MES AÑO
27 0600 FEB 2019

Ejemplo:

270630 - FEB - 2019

c) Para la designación de la fecha militar con el sistema UTC, se incluye

al grupo - fecha y hora militar, el denominado tiempo universal
coordinado (UTC) dividido en husos o zonas horarias centrados
sobre el meridiano de Greenwich, con lo que es posible fijar el tiempo
cronométrico mundial o tiempo promedio de Greenwich.

La hora UTC, está compuesta por cuatro dígitos y una letra mayúscula
cuya combinación de elementos son: dos dígitos para la hora y dos
para los minutos con referencia a hora de Greenwich y como quinto
elemento, la letra mayúscula de la zona horaria (Z para hora universal,
A, B, C, D, E,….Se utilizará R para la hora local en Ecuador
continental, S para la hora local en Ecuador insular, T.…, X, Y; total 24
zonas).

23
 Ejemplo:

La hora en un mismo instante en varios lugares del mundo.

Si en Londres son las: 1100 Z

En Roma son las: 1200 A
En Pekín son las: 1900 H
En Ecuador continental son las: 0600 R
En Ecuador insular son las: 0500 S
En Los Ángeles son las: 0300 U

Entonces se puede expresar el grupo, fecha y hora militar UTC, de la

siguiente forma: dos dígitos para el día, cuatro para la hora militar,
seguido de la letra mayúscula correspondiente al huso horario, a
continuación, las tres primeras letras en mayúsculas del mes y cuatro
dígitos para el año, separándolos con un guion.
USO
DIA HORA MES AÑO
HORARIO
27 0600 R FEB 2019

Ejemplos:

270600R-FEB-2019. Hora en el Ecuador Continental.

270500S-FEB-2019. Hora en el Ecuador Insular.
271100Z-FEB-2019. Hora de Greenwich

12) Cuando el texto del documento sobrepase más de una hoja, la última
página debe contener, como mínimo, el párrafo final del texto o parte de
éste antes de la despedida.

13) Para documentos impresos, cuando el texto del documento ocupe más
de una página, el firmante debe rubricar abreviadamente debajo del
último renglón limitando lo escrito en cada página, con el fin de proteger
la integridad de la información y la firma del documento.

24
 14) El orden en el que se liste a los destinatarios o se mencione a los
funcionarios públicos, debe ser aquel que consta en el Reglamento de
Ceremonial Público o la normativa que se encuentre vigente.

3. Cierre (Área 3)

Compuesto por la frase de despedida, datos del remitente (pie de firma), sello
del reparto, área libre destinada para el sello de registro, las líneas especiales y
los datos de la institución.

a. Despedida

A dos interlíneas del último párrafo del texto, se escribe sin negrilla
Atentamente, y a reglón seguido el lema de las Fuerzas Armadas, “DIOS,
PATRIA Y LIBERTAD” en mayúscula y negrilla.

Ejemplo:

Atentamente,
DIOS, PATRIA Y LIBERTAD

b. Datos del firmante

1) La legalización de un documento es la acción mediante la cual, una

persona en ejercicio de su grado y cargo, autoriza la ejecución o puesta
en vigencia de las disposiciones o el contenido de un documento. El acto
se materializa con la firma original o firma electrónica amparada en las
normas de la ley de comercio electrónico, firmas electrónicas y mensajes
de datos.

2) A cinco interlíneas de la despedida y al margen izquierdo, se escribe un

nombre y dos apellidos en minúsculas, a interlínea el grado militar
conforme al siguiente detalle:

- Para oficiales generales, la palabra completa del grado sin

abreviaturas.

- Para oficiales superiores, subalternos y personal de voluntarios,

tripulantes y aerotécnicos, se lo hace utilizando la palabra completa
del grado militar, respetando las normas establecidas para el efecto; a
interlínea, se escribe el cargo o función con mayúsculas y negrillas.

- Para el personal de servidores públicos, será anteponiendo a su nombre

y apellidos, su título en forma completa. Ejemplo: Licenciado, Doctor,
Ingeniero, etc., y a la falta del mismo, las palabras: "señor", "señora" o
"señorita".

3) Para el personal militar, en los documentos oficiales se hace constar

exclusivamente el nombre, grado y función de las autoridades que los
autentican y legalizan. No se incluirán los títulos académicos civiles
obtenidos.

4) La autoridad responsable de la ejecución del documento, rubrica su firma

manuscrita con tinta azul, en el espacio existente entre la despedida y los

25
 datos del firmante, evitando que los rasgos caligráficos cubran, rayen o
tachen los datos del firmante, ejemplos:

Atentamente
DIOS, PATRIA Y LIBERTAD

Juan Silva Terán

Contralmirante
COMANDANTE DE OPERACIONES NAVALES

Atentamente
DIOS, PATRIA Y LIBERTAD

Carlos Tapia Arias

Coronel EMC Avc.
JEFE DE OPERACIONES DEL ALA DE TRANSPORTES Nro. 11

5) Las autoridades que dispongan del certificado de firma electrónica

(token/archivo), emitida por la entidad de certificación pertinente, pueden
utilizar la firma electrónica que tiene su equivalencia y la misma validez
legal de la firma manuscrita y se encuentra amparada por la Ley de
Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensaje de Datos. Con esta
firma pueden realizarse trámites a través del internet o intranet con el
gobierno, compras públicas, gestión documental (cero papeles), trámites
judiciales y notariales, comercio electrónico, etc.

Ejemplo:

Atentamente
DIOS, PATRIA Y LIBERTAD

Documento firmado electrónicamente

Carlos Enríquez Contreras
General de División
JEFE DEL COMANDO CONJUNTO DE LAS FUERZAS ARMADAS

6) Cuando existan documentos que deben ser legalizados por dos o más
personas, los datos de los firmantes, se colocarán en orden de
precedencia jerárquica, colocándose a la izquierda al más antiguo.

7) Cuando el texto ocupe toda la página y no diera lugar para consignar los
datos y la firma del remitente, o no alcancen los elementos de
distribución, anexos, copia y sumillas; se ocupará otra hoja o al reverso
de la misma, debiendo contener, como mínimo, el párrafo final del texto

26
 o parte de éste ante de la despedida, para considerar la continuidad del
tema, pero en ningún caso se pondrá el pie de firma en hojas vacías.

Ejemplo:

Primera hoja

………………… teniendo en cuenta las disposiciones recibidas por

las autoridades competentes.

Reverso de la hoja o Segunda hoja

………..por lo anteriormente expuesto, se dignará/servirá disponer

el envío de las observaciones que coadyuven al mejoramiento
continuo de las normas y procedimientos de...etc.
(2 interlíneas)

Atentamente,
DIOS, PATRIA Y LIBERTAD

Richard Chávez Paredes

Capitán de Navío EM
DIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

8) Cuando se trate de documentos calificados en los que sobrasen espacios

en blanco en una página, debe escribirse en el centro la siguiente frase:
“INTENCIONALMENTE EN BLANCO”.

9) A falta temporal de la autoridad o por expresa autorización de la misma, un

documento puede ser legalizado por la persona que le sigue en la cadena
de mando, con lo cual asume y acepta las responsabilidades
correspondientes que demanden su contenido.

La subrogación del cargo puede ser: Interino, Accidental y Encargado;

en este caso, se aumenta la palabra completa en condición de aposición,
en minúscula a continuación del cargo del titular separado con una coma,
conforme al siguiente detalle:

a) Interino

Se ejerce por designación temporal, hasta que se nombre el titular;

para su ejercicio quien lo desempeña está en igualdad de condiciones
que el titular. Ejerce el comando del reparto o dependencia con el
carácter de interino. “Cargo Interino. Es el que se ejerce por
designación temporal, hasta que se nombre el titular, para su ejercicio

27
 quien lo desempeña, está en igualdad de condiciones que el titular”.
Ley Nro. 75. Ley Reformatoria a la Ley de Personal de Fuerzas
Armadas, Quito, Ecuador, Registro Oficial 5 de 22 de enero del 2007.

Ejemplo:

Atentamente
DIOS, PATRIA Y LIBERTAD

Andrés Carrillo Andrade

Coronel EMC Avc.
DIRECTOR GENERAL DE LOGÍSTICA DE LA FUERZA AÉREA, Interino

b) Accidental

Ejerce el cargo en forma automática y transitoria por ausencia o

impedimento del titular o interino; cuando por circunstancias
operativas, tácticas o administrativas, el Titular deba ausentarse, este
debe autorizar a quien le siga en la cadena de mando, que ejerza el
comando del reparto o dependencia con el carácter de accidental, sea
esta por escrito.

Quien lo desempeña no tiene facultad para cambiar las órdenes

impartidas por el titular o el interino.

El cargo de accidental “es el que ejerce automáticamente y

transitoriamente por ausencia o impedimento del titular o interino.
Quien lo desempeña no tiene facultad para cambiar las órdenes
impartidas por el titular o interino” Ley Nro. 75. Ley Reformatoria a la
Ley de Personal de Fuerzas Armadas, Quito, Ecuador, Registro Oficial
5 de 22 de enero del 2007. Tendrá una duración máxima de sesenta
días. Si transcurrido este lapso de tiempo subsiste la ausencia o
impedimento del titular o interino, se efectúa el correspondiente
nombramiento.
.
Ejemplo:

Atentamente
DIOS, PATRIA Y LIBERTAD

Eduardo Castro Estrella

Coronel EMC
COMANDANTE DE LA BRIGADA Nro. 9 "PATRIA", Accidental

c) Encargado. Este tipo de subrogación es utilizado por los funcionarios

públicos del Ministerio de Defensa Nacional, que en ausencia del titular

28
 y por disposición emitida en decreto presidencial o acuerdo ministerial,
se autoriza a quien le siga en autoridad o a otra autoridad a que ejerza
la función con el carácter de encargado.

Ejemplo:

Atentamente
DIOS, PATRIA Y LIBERTAD

GRAD (SP) Luis Echeverría Rivera

MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL, Encargado

Nota. La legalización de la documentación deberá realizarse en la calidad

de titular, interino o accidental o en su defecto se deberá expresar en el
texto de mencionado documento, que es emitido por disposición de una
autoridad superior.

c. Sello del Reparto

En todo documento oficial elaborado en las Fuerzas Armadas, se imprime o

estampa el sello del reparto, unidad y dependencia, etc., originador del mismo.
Este sello se coloca al lado derecho de la firma de la persona que legaliza un
documento y tiene las siguientes características:

a) De forma circular e impreso en color azul

b) Está compuesto por dos círculos:

- Un círculo interior, que contiene el escudo de la unidad.

- Un círculo exterior de un diámetro de cuatro cm.
- En la parte superior central del sello llevará el nombre de la unidad o
reparto militar y en la parte inferior central del círculo con letras
mayúsculas de menor tamaño de la anterior, irá el nombre de la unidad
originador del documento, ejemplos:

d. Líneas especiales

Se escribe a una interlínea del pie de firma, con letra dos puntos tipográficos
más pequeño que el usado en el texto y contiene los siguientes elementos:
referencias, anexos, copia, siglas de responsabilidad, supervisión y
elaboración y datos de la entidad.

29
En caso de ser necesario listar varios elementos de las líneas especiales se
utiliza guiones, numerales o literales.

1) Referencias.

Son los datos de códigos de referencias y/o fechas de documentos

relacionados al texto que se contesta.

Ejemplos:

Referencia:
- Oficio Nro. SRI-DA-2018-0009-O; 23 de octubre de 2019

Referencias:
- Oficio Nro. SRI-DA-2018-0009-O; 23 de octubre de 2019
- Memorando Nro. SR-DF-2018-0520; 2019-11-12

2) Anexo

A una interlínea del último dato, se escribe la palabra de la siguiente

manera: “Anexo” o “Anexos”. En el caso de no haberse descrito en el
texto, el o los anexos se detallan luego de la palabra “Anexos”. Es
opcional detallar entre paréntesis la cantidad de hojas, o cualquier detalle
adicional sobre el anexo. Ejemplos:

Anexo:
- “A” Informe de necesidad

Anexos:

1. Anexo “A” Informe de necesidad.

2. Anexo “B” Planos topográficos de la zona (dos en hojas A3).
3. Anexo “C” Disco compacto.

En el caso que el anexo o los anexos se detallen en el texto del

documento, se escribirá la palabra: “Lo indicado”.

Anexos: Lo indicado

3) Copia

A una interlinea de los anexos, si los hay, se escribe la palabra “Copia”,

sin abreviar y seguida de dos puntos (:). A continuación, se listan el o los
destinatarios de los siguientes datos: tratamiento, nombre, cargo y
entidad. Si se dirige a un funcionario de la misma entidad del remitente,
se omite el nombre de la entidad. Si se dirige a una unidad administrativa
se puede omitir el nombre y cargo. Se escribirá de la misma manera
específica en los datos del destinatario en una sola línea.

Ejemplo:

Copia: BGrl. Francisco Calderón, Director General del Talento Humano

Copia:

30
 - General de División
Carlos Andrade Marín
JEFE DEL COMANDO CONJUNTO DE LAS FFAA

Nota: El original de la documentación militar debe ser dirigido a la

autoridad de la dependencia que tiene relación con el asunto que
trata la comunicación, se distribuyen copias exclusivamente a
aquellas que requieran tomar conocimiento del asunto, a efectos
de anticipar acciones o proporcionar información con relación al
tema tratado.

Cuando se trate de documentación ordinaria, la distribución se

efectúa consignando la secuencia de las mismas en orden
jerárquico de la dependencia a la que se remite el documento.

Cuando se trate de documentación calificada, obligatoriamente se

enumera el ejemplar y la distribución de los mismos.

4) Sumillas

Es la identificación del personal que intervino en el control, supervisión y

elaboración del documento. Después de escribir los anexos y copias, si
los hubiere, a dos interlineas del firmante se escribe en mayúscula la letra
inicial del nombre y del o los apellidos, del o de los responsables del
contenido del texto (personal de oficiales en las Fuerzas Armadas) y a
continuación, en minúsculas la letra inicial del nombre y del o los apellidos
de la persona que supervisó, elaboró o transcribió el documento (personal
de tropa de las Fuerzas Armadas). Las iniciales de cada participante se
separarán con barras inclinadas. Se podrá, para mayor información,
escribir la inicial del nombre y el apellido completo de la persona que
elabora o transcribe el documento.

Ejemplo:

MR/ps
MRT/GAN/in

INC/I. Nieto
MRT/GAN/inc/I. Nieto

Para documentos impresos, las personas responsables del contenido del

texto deben rubricar abreviadamente sobre sus respectivas iniciales.

5) Aspectos generales

Para documentos impresos, cuando el texto del documento ocupe más de

una página, el firmante debe rubricar abreviadamente debajo del último
renglón limitando lo escrito en cada página, con el fin de proteger la
integridad de la información y la firma del documento.

Todas las páginas del documento deben tener impreso los datos de la
entidad.

31
 Todo documento debe ser elaborado en papel formato determinado en el
presente manual y debe tener el gramaje adecuado, según la tecnología
de impresión que se utilice. La calidad, el color y el tamaño del papel deben
ser los mismos en todas las hojas.

La última página debe contener, como mínimo, el párrafo final del texto o
parte de éste antes de la despedida.

Si el documento contiene más de una página, el siguiente párrafo del texto,

a partir de la segunda página se inicia a dos interlíneas del bloque 1 (código
del documento, lugar y fecha); así como, debe ser numerada desde la
primera a la última, en el borde inferior derecho de la hoja, indicando el
número de hoja con referencia al total.

Ejemplo:

1/4

6) En documentos de varias hojas, a partir de la segunda hoja y las

subsiguientes, se escribe el encabezado, situado a 2 cm del borde superior
y al margen derecho se identifica el documento con el nombre y el código
de referencia con Arial 10 sin negrillas.
HOJA A4
ENCA BEZADO

3 cm

Regulación Nro. FA-EE-G-2012-001-O

e. Datos de la Entidad

Se escriben bajo una línea horizontal que cubre el ancho de la hoja en Arial
8, centrado y en dos reglones los siguientes elementos: dirección, apartado,
teléfono, facsímil, télex, dirección electrónica de correo, página Web, ciudad,
país y demás datos de la entidad, la misma que se encontrará en la parte
inferior del documento como pie de página

Ejemplo:

____________________________________________

Calle Exposición S4-71 y Vela.

Telf. (593) 2 2583042 www.fuerzaaereaecuatoriana.mil.ec

C. SOBRES Y FUNDAS

32
 Sirven para enviar correspondencia a través del correo militar o valija diplomática,
estos se confeccionan y presentan de acuerdo a las siguientes normas:

1. ESCUDO INSTITUCIONAL

Al extremo superior izquierdo, se imprime el escudo institucional de 1,7 cm de

diámetro, de color negro y bajo este se escribe el nombre de la institución, debajo
se escribe el nombre de la unidad generadora del documento con letra Arial 11,
mayúscula y negrilla.

2. CODIFICACIÓN

Al extremo superior derecho, a 1,5 cm del borde superior se escribe la codificación

del documento en letra Arial 11, minúsculas y negrillas.

Cuando se envía documentación calificada, por seguridad, no se coloca la

codificación, ni el sello de calificación en el sobre o funda de despacho.

3. DATOS DEL DESTINATARIO

A cuatro interlíneas del nombre de la institución, al margen izquierdo, se escriben

los datos del destinatario, en letra Arial 11. Se iniciará a 5 cm del borde izquierdo
y a 4 cm del borde superior

El ejemplo no tiene las características descritas pues está en otro tipo de letra

4. SELLO ESTAMPADO

Al lado opuesto, en el cierre del sobre se estampa el sello institucional.

33
5. INFORMACIÓN CALIFICADA

Para el envío de la información calificada, se utilizarán dos sobres o cubiertas

opacas y su preparación para el envío será de conformidad a las normas
establecidas en el Reglamento Interno para la Elaboración, Manejo, Custodia,
Difusión y Seguridad de la Información Militar Clasificada.

6. FUNDA DE MANILA

Sirve para remitir correspondencia de mayor volumen; como legajos, paquetes,

libros y otros. A esta se adhiere el sobre con la información del destinatario

7. SOBRE PARA ENVÍO DE CDs

Al no disponer de sobres institucionales para el envío de CDs, se utiliza un sobre

de manila en cuya parte central va el escudo de la institución de 4 cm de
diámetro. A tres interlíneas se escribe el nombre de la Institución, a dos
interlíneas va el nombre del reparto subordinado que envía la información
magnética.

El CD debe identificarse con la información almacenada en el mismo, empleando

sticker o utilizando un marcador negro indeleble; debe constar: el número de
documento al cual pertenece, la fecha, archivo que contiene y en la parte
superior e inferior del disco la calificación del mismo.

Ejemplo:

SECRETO
FT-COT-a2-2015-138-S
24 de febrero del 2015

INFORME DE LAS
MANIOBRAS CONJUNTAS
SECRETO

34
 8. NORMAS GENERALES PARA ENVÍO DE DOCUMENTOS EN SOBRES Y
FUNDAS

a. Todo sobre y funda que contenga documentación oficial, se cerrará con goma,
colocando en sus bordes cinta adhesiva y estampando el sello del reparto
remitente en la solapa, asegurando su inviolabilidad.

b. Los documentos calificados van en un "sobre interior", conteniendo el

respectivo sello de calificación y este a su vez, se coloca, por seguridad dentro
de otro sobre más grande, pero sin la codificación ni calificación.

c. La documentación que se tramita dentro de la misma jurisdicción, puede

remitirse sin sobre, llevándola en carpeta para su protección; salvo aquella que
tengan calificación y deba salvaguardarse su seguridad e integridad.

CAPÍTULO IV

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS MILITARES

A. DOCUMENTOS PROTOCOLARIOS

1. CERTIFICADO

a. Definición

Un documento protocolario es aquie emitido por las autoridades respectivas

de las instituciones, direcciones, departamentos, unidades o repartos militares,
a pedido del interesado, que manifiesta que lo dicho en el documento es
verdadero. Se emitirán certificados con este formato únicamente para asuntos
institucionales. De la misma manera para emitir certificados de trabajo, estos
serán expedidos por las unidades respectivas de cada Fuerza, conforme
corresponda.

b. Elaboración

1) Diseño de página

Tamaño Orientación Márgenes

Superior 3,0 cm
A4 Vertical Izquierdo 3,0 cm
Inferior 2,5 cm
Derecho 2,0 cm
2) Membrete

Se coloca centrado en el margen superior de la hoja.

Ejemplo:

35
 FUERZA NAVAL
SECRETARÍA GENERAL

3) Cuerpo del documento

a) A tres interlíneas del membrete se escribe la palabra CERTIFICADO

en mayúscula, negrilla, centrado, subrayado y en Arial 13.

b) A tres interlíneas del nombre del documento, al margen izquierdo, se

escribe con letra Arial 12, en tercera persona las palabras “El Suscrito,”
seguido del grado, nombres, apellidos y cargo de la autoridad que
emite el documento, seguido de la frase: “a petición del interesado”,
con minúsculas.

c) A tres interlíneas y centrado se escribe la palabra CERTIFICA: con

letra Arial 12, con mayúsculas y negrillas.

d) A tres interlíneas con letra Arial 12 y alineados al margen izquierdo,

inicia el texto que corresponda de acuerdo a lo solicitado con
minúsculas.

e) A dos interlíneas de finalizado el texto, con letra Arial 12 se escribe la

frase: “El interesado podrá utilizar el presente documento…” y a
continuación se escribe el propósito en el que se utilizará el certificado;
no se recomienda extender la certificación de la siguiente manera: “El
interesado podrá usar este documento para los fines que creyere
convenientes, dentro de los términos legales correspondientes”;
porque este certificado puede usarse para otros fines.

f) A tres interlíneas y al margen derecho, se detallará el lugar y fecha de

expedición, en letra Arial 11. Ejemplo:

Quito, DM., 25 de febrero de 2019

4) Cierre

a) A cinco interlíneas de la fecha, se colocan los datos del firmante

conforme lo establece el presente manual en el Capítulo III, literal B
(ESTRUCTURA), numeral 3 (CIERRE) literal b.

b) A dos interlineas del pie de firma se escribe “Copia:” en negrillas y

minúsculas; luego se nombra la unidad, autoridad o lugar donde se
encuentran las mismas.

c) A dos interlineas de los datos de copia, se escribe las siglas de

identificación de responsabilidad del documento con sus respectivas

36
 sumillas, conforme se establece en el presente manual en el Capítulo
III literal B (ESTRUCTURA), numeral 3 (CIERRE) literal d.

d) Como pie de página se escriben los datos de la entidad donde se

originó el certificado.

Ver Anexo “A” (CERTIFICADO)

2. ESQUELA

a. Definición

Documento protocolario, epistolar, de estilo breve, menos formal y más

personal, generalmente de uso social y oficial en la que se concede citas, se
hacen invitaciones, se trasmite comunicados o agradecimientos.

b. Elaboración

1) Diseño de página

Tamaño Orientación Márgenes

Superior 2,0 cm
INEN A5, cartulina
de hilo o Kimberly Izquierdo 1,5 cm
Vertical
de 80 gramos de Inferior 2,0 cm
color blanco.
Derecho 1,5 cm

2) Membrete

a) A 0,5 cm del borde superior de la hoja, se colocará el escudo a color

de la institución con un diámetro de 1,5 cm.

b) A inter línea seguida del escudo, se escribe el cargo de la autoridad

que suscribe la esquela en tercera persona, en letra Monotype cursiva
16 o de conformidad con los tipos de letras descritos en los manuales
de identidad institucional de cada una de las Fuerzas.

3) Cuerpo del documento

a) A tres interlineas se inicia con la frase de cortesía: "Saluda

atentamente…"

b) Seguido a la frase, el grado o título profesional (personal civil),

nombres y apellidos completos.

c) A continuación del nombre, se escribe la función o cargo del

destinatario en mayúsculas.

37
 d) Luego, se redacta el texto que corresponda de acuerdo a la ocasión,
debiendo ser naturales, evitando la pomposidad y el rebuscamiento
de palabras.

4) Cierre

a) A cinco interlíneas del texto, se escribe en letra cursiva los datos del
firmante conforme consta en el Capítulo III literal B (ESTRUCTURA),
numeral 3 (CIERRE) literal b.

b) A continuación, a una interlinea se escribe la frase de cortesía

“aprovecha la oportunidad para reiterar a…”, a continuación, se coloca
el grado o título profesional (Personal civil) del destinatario en
minúsculas y sin negrillas, seguido de la frase “el testimonio de su
distinguida consideración y estima”.

c) A una interlinea y al margen inferior derecho, se coloca el lugar y fecha

de subscripción.

NOTA: El tamaño y tipo de letra del membrete será Monotype cursiva 16, en cambio
el texto del cuerpo y cierre del documento se realizará en letra Monotype cursiva
entre 11 y 12 puntos, debiendo observar que guarde simetría, estética y buena
presentación; sin embargo, se podrán utilizar los tipos de letras descritos en los
manuales de identidad institucional de cada una de las Fuerzas.

Para sentimientos de condolencia, en la esquina superior izquierda y en el sobre,

va impresa una línea oblicua de 3 mm de grosor de color negro.

Ver Anexo “B” (ESQUELA)

3. DIPLOMA

a. Definición

Documento que la institución militar otorga a sus miembros para acreditar o

validar condecoraciones, culminación de cursos/seminarios de formación,
perfeccionamiento, capacitación y especialización dictados por los
organismos de las Fuerzas Armadas. Los diplomas son de dos tipos:

1) Para condecoraciones

En concordancia con el Reglamento de Condecoraciones de las Fuerzas

Armadas, cada condecoración viene acompañada de un diploma que
legaliza el distintivo entregado.

2) Por aprobación de cursos/seminarios de formación,

perfeccionamiento, capacitación y especialización

Se otorga diplomas por aprobación de cursos de formación y

perfeccionamiento, siempre que la duración del mismo, supere las 360
horas académicas; caso contrario, se extiende un CERTIFICADO, el cual
mantendrá las mismas características del diploma.

38
b. Elaboración

1) Diseño de página

Para condecoraciones

Tamaño Orientación Márgenes

Cartulina de Superior 0,5 cm
hilo blanco Horizontal Izquierdo 0,5 cm
32cm x22cm Inferior 0,5 cm
Derecho 0,5 cm

Para cursos y seminarios

Tamaño Orientación Márgenes

Cartulina de Superior 0,5 cm
hilo blanco A4 Horizontal Izquierdo 0,5 cm
Inferior 0,5 cm
Derecho 0,5 cm

2) Membrete

a) Para condecoraciones

(1) Escudo del Ecuador o de Fuerza a colores de 3,3 cm de alto x 2,8

cm de ancho, en el centro del bloque superior.

(2) A los extremos del escudo del Ecuador o de Fuerza, se imprime

un marco decorativo de 3 cm de ancho, cuyo color estará de
acuerdo a la clase de condecoración otorgada, conforme al
Reglamento de Condecoraciones, (amarillo primera clase, azul
segunda clase, rojo tercera clase y dorado para el resto de
condecoraciones).

(3) Debajo del escudo del Ecuador o de Fuerza, se escribe el nombre

de la institución que otorga el diploma en letra Times New Roman
20, negrillas y centrada.

(4) A línea seguida, el nombre de la autoridad que confiere la

condecoración, con letra Times New Roman 18, negrillas, cursiva
y centrado.

(5) A línea seguida la función de la autoridad que otorga la

condecoración en Times New Roman 14, negrillas y centrado.

39
 b) Por cursos/seminarios de formación, perfeccionamiento,
capacitación y especialización.

(1) Escudo de la Institución a colores de 3,3 cm de alto x 2,8 cm de

ancho, en el centro del bloque superior.

(2) A los extremos del escudo de la Institución, se imprime un marco

decorativo de 1cm de ancho con los colores institucionales.

(3) Debajo del escudo institucional, se escribe el nombre de la

institución en letra Times New Roman 20, negrillas y centrada.

(4) A línea seguida, el nombre del organismo en el cual se desarrolló

el curso o seminario, con letra Times New Roman 18, negrillas y
centrado.

3) Cuerpo del documento

a) Para condecoraciones

(a) A dos interlíneas de la función de la autoridad que otorga el

diploma, alineado a la izquierda se escribe la frase: Considerando
que el señor: en letra Times New Roman 14, cursiva y sin
negrillas; a continuación, se escribe el grado, arma, servicio,
especialidad o el título (Personal civil) seguido de los apellidos y
nombres, en letra Edwardian Script ITC de 30, mayúscula inicial y
negrillas.

(b) A una interlínea se redacta la resolución con la cual se otorga la

condecoración, en letra Times New Roman 14, minúscula, cursiva
y sin negrillas.

(c) A tres interlineas se escribe el nombre de la condecoración, en

mayúsculas Times New Roman 26, en negrilla, entre comillas,
utilizando los colores amarillo, azul, rojo o dorado de acuerdo al
tipo y clase de condecoración.

(d) A una interlínea, se escribe la frase: “En testimonio de lo cual se

le otorga el presente DIPLOMA”, con letra Times New Roman 14,
mayúscula inicial, cursiva y sin negrillas a excepción de la palabra
DIPLOMA que va en su totalidad con mayúsculas y negrillas.

(e) A dos interlineas, se escribe el lugar y la fecha, alineado al margen

derecho con letra Times New Roman 12, cursiva y sin negrilla.

b) Para cursos/seminarios de formación, perfeccionamiento,

capacitación y especialización.

(1) A dos interlíneas y alineado a la izquierda, se escribe la frase

“Considerando que el/la señor/señora/señorita:”, en letra Times
New Roman 14, cursiva y sin negrillas. A continuación, se escribe
la abreviación del Grado o título (personal civil), seguido del arma,
servicio, técnico, especialista, junto a los apellidos y nombres, en
letra Edwardian Script ITC tamaño 30, en negrillas.

40
 (2) A línea seguida se redacta, el texto motivo del diploma o
certificado de asistencia, que contiene: nombre del
curso/seminario/capacitación/especialización (en letra Times New
Roman 14, negrillas y mayúscula), tiempo de duración en horas,
fecha de inicio y finalización; separado con punto y coma, se
escribe la frase: "en testimonio de lo cual se le otorga el
presente:"; todo esto con letra Times New Roman 14, minúsculas,
cursiva y sin negrillas.

(3) A tres interlíneas y centrado se escribe la palabra “DIPLOMA”

(letras azules) o “CERTIFICADO” (letras rojas), con letra Times
New Roman 26, negrillas, centrado y mayúsculas con un espacio
de separación entre letras.

(4) A tres interlineas, se escribe el lugar y la fecha, alineado al margen

derecho con letra Times New Roman 12, cursiva y sin negrilla.

4) Cierre

a) Para condecoraciones

(1) A cinco interlíneas desde el lugar y fecha de expedición, se coloca

los pies de firma de las autoridades que confieren el diploma,
insertando para ello, un cuadro de texto sin relleno y sin contorno,
con letra Times New Roman 12, cursiva.

(2) A una interlínea, alineado al margen derecho, con Times New

Roman 11, minúsculas, cursiva y sin negrillas, se anota el número
del registro que asigna la Secretaría General del organismo que
otorga la condecoración.

b) Para cursos/seminarios de formación, perfeccionamiento,

capacitación y especialización.

(1) A cinco interlíneas desde el lugar y fecha de expedición, se coloca

los pies de firma de las autoridades que confieren el
diploma/certificado, insertando para ello, un cuadro de texto, sin
relleno y sin contorno, con letra Times New Roman 12, cursiva.

(2) A una interlínea, alineado al margen derecho, con Times New

Roman 11, minúsculas, cursiva y sin negrillas, se anota el número
del registro que asigna la Secretaría del organismo que otorga el
diploma/certificado.

(3) Las autoridades que expiden diplomas/certificado serán: El

Comandante/Director de Educación y Doctrina de Fuerza y el
Director/Comandante de la entidad donde se produjo el curso o
capacitación.

Ver Anexo “C” (DIPLOMA DE CONDECORACIÓN)

Ver Anexo “D” (DIPLOMA CURSO / CERTIFICADO SEMINARIO)

41
4. TARJETA

a. Definición

Comunicación de carácter social y de cortesía, tiene una forma protocolaria y

breve para agradecer, participar o requerir algún asunto, siendo un instrumento
de comunicación para hacer llegar a un determinado grupo de personas e
instituciones el deseo del anfitrión de que asistan a un acto o evento.

Las tarjetas son de dos tipos: de presentación y de invitación.

La tarjeta de presentación es un documento de información, en el que se

presentan datos personales y profesionales como: nombres, dirección, cargo
o función, e-mail y números telefónicos, con el propósito de contactarse con
el titular en caso sea necesario.

La tarjeta de invitación permite participar la ejecución de un evento de

importancia institucional, en el ella se presentan datos como: Lugar y fecha
de evento, uniforme y/o vestimenta a utilizar, dirección, hora de ejecución.

b. Elaboración

1) Diseño de página

a) De presentación

Tamaño Orientación Márgenes

Superior 0,5 cm
Cartulina de hilo de
color blanco de 90 Izquierdo 0,5 cm
Horizontal
gramos (9 cm x 5,5 Inferior 0,5 cm
cm).
Derecho 0,5 cm

b) De invitación

Tamaño Orientación Márgenes

Superior 0,5 cm
Cartulina de hilo de
90 gramos de color Izquierdo 0,5 cm
Horizontal
blanco (10,5 cm x Inferior 0,5 cm
15 cm).
Derecho 0,5 cm

42
2) Membrete

a) De presentación

Consta del escudo o insignia de la Institución, colocado a 0,5 cm del

borde superior, centrado e impreso a color, dorado o repujado de 1,5
cm de diámetro.

b) De invitación

Consta del escudo o insignia de la Institución, colocado a 0,5 cm del

borde superior, centrado e impreso a color, en dorado o repujado de
1,7 cm de diámetro.

A dos interlíneas del mismo, se escribe el cargo de la autoridad

remitente en Edwardian Script 24.

3) Cuerpo del documento

a) De presentación

A una interlínea del escudo o insignia, en se escribe en Arial 8 y

centrado el nombre y apellidos del titular de la tarjeta, a renglón
seguido, se escribe el grado en negrillas.

A una interlínea del grado, se escribe en Arial 8, centrado con

mayúsculas y negrillas, el cargo o función del titular.

b) De invitación

Escrito en minúsculas, en Arial 11 cursiva y a dos interlíneas del cargo

de la autoridad remitente, al margen izquierdo irá la frase "Tiene el
honor de invitar a...", a continuación se escribe el grado, nombre,
apellido y/o cargo del destinatario (en negrillas), luego de lo cual y en
forma sucinta la clase de evento y, seguidamente la frase: "que se
realizará el"..., dejando el espacio para la fecha y la hora del evento.

4) Cierre

a) De presentación

A dos interlíneas del cargo o función del titular, se escribe en Arial 7, la

dirección, e-mail, números telefónicos fijos o celulares. Esta
información es distribuida uniforme y equilibradamente en la parte
inferior de la tarjeta, manteniendo la estética de la misma.

b) De invitación

A dos interlíneas del texto y hacia el margen izquierdo irá impreso la

palabra "Lugar:” para anotar la dirección del evento. A interlínea
seguida, irá escrito la palabra "Traje:" para completar con los datos
necesarios.

43
 Hacia el margen inferior derecho irá escrita la frase "Confirmación:" y
número de teléfono al que deberá comunicar la aceptación o excusa
de la invitación.

NOTA: Las medidas establecidas en el presente manual, pueden variar de

conformidad con las contempladas en los Manuales de Identidad Corporativa
Institucional; así como, el uso del tipo y tamaño de letra.

Si dos personas hicieran la invitación se colocarán los dos nombres en la tarjeta,

primero ira el de la persona de más jerarquía.

Ver Anexo “E” (TARJETA DE PRESENTACIÓN E INVITACIÓN)

B. DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN OFICIAL

1. CONVOCATORIA

a. Definición

Documento con el cual se cita a los miembros de un organismo o

dependencia, a fin de que asistan a un lugar o acto determinado, para tratar
asuntos de su competencia.

b. Elaboración

1) Diseño de página

Tamaño Orientación Márgenes

Superior 3,0 cm
A4 Vertical Izquierdo 3,0 cm
Inferior 2,5 cm
Derecho 2,0 cm

2) Membrete

De acuerdo a lo establecido en este manual, en el Capítulo III literal B

(ESTRUCTURA) numeral 1 (MEMBRETE), literal “b”.

44
 3) Cuerpo del documento

a) Nombre del documento y código de referencia.

A dos interlíneas, se escribe la palabra CONVOCATORIA Nro. en

letra Arial 12, con mayúsculas, negrillas, subrayado y centrado.

A continuación de la palabra CONVOCATORIA Nro., se escribe el

código de referencia que constituye un número secuencial de la
reunión correspondiente en letra Arial 12. Ejemplo.

CONVOCATORIA Nro. FN-SECGAR-2018-004

b) Texto

A dos interlíneas de convocatoria, se inicia el texto, el mismo que

debe contener entre otros aspectos: Fecha, hora y lugar de reunión,
temas a tratarse (orden del día) tal como se muestra en el ejemplo:

Fecha : 12 de julio de 2019

Hora : 14:00
Lugar : Sala de reuniones de recursos humanos

A dos interlíneas, centrado se escribe las palabras ORDEN DEL DÍA,

con mayúsculas y negrillas.

A dos interlíneas, se enumeran los asuntos a tratar u orden del día.

De ser necesario, a dos interlíneas del último ítem de la orden del día
se escribe la palabra Nota: en minúsculas, negrillas y alineado al
margen izquierdo; a continuación de la cual se redacta cualquier
comentario aclaratorio referente a la reunión.

c) Fecha de expedición

A tres interlíneas del último ítem del Orden del día o de la nota y al
margen derecho, se escribe el lugar y fecha de expedición de la
convocatoria.

4) Cierre

A cinco interlineas y centrado del lugar y fecha, irá el pie de firma de la

autoridad que convoca, conforme lo establecido en el Capítulo III,
numeral 3 (CIERRE), literal b. (Datos del Firmante).

A una interlínea, si es procedente, se escribe la palabra Anexo: a

continuación, se describen los documentos que se adjuntan.

NOTA: El tamaño y tipo de letra del cuerpo del documento se realizará de

conformidad a lo establecido en el Capítulo III, letra Arial entre 11 y 12 puntos,
guardando la simetría, estética y buena presentación.

Ver Anexo “F” (CONVOCATORIA)

45
2. INFORME

a. Definición

Redacción detallada y sistemática de los datos y resultados logrados a través

del estudio, análisis y evaluación con los elementos de juicio indispensables
de un tema determinado; realizado con el propósito de presentar un
diagnóstico de la situación actual, instruir, informar y determinar las
conclusiones, posibles soluciones y recomendaciones que sean pertinentes
hacia el escalón superior.

Para la elaboración del informe se deberán considerar los siguientes

parámetros:

─ Saber previamente sobre lo que se va a informar.

─ Recopilar todos los elementos de juicio que se puedan reunir.
─ Ordenar con lógica la información encontrada.
─ Ser objetivo, apoyándose en datos y hechos posibles de constatar,
evitando la subjetividad.
─ Ser breves, claros, precisos y veraces.

b. Elaboración

1) Diseño de página

Tamaño Orientación Márgenes

A4 Superior 2,5 cm
Vertical Izquierdo 3,0 cm
Inferior 2,5 cm
Derecho 2,0 cm
2) Membrete

Al centro se ubica el escudo de la institución con un diámetro de 1,7 cm,

bajo este se escribe el nombre de la institución en Arial 16 y abajo, el
nombre de la unidad generadora del documento en Arial 14, de acuerdo
a lo establecido en este manual, en el Capítulo III, literal B
(ESTRUCTURA), numeral 1 (MEMBRETE), literal “b”. Ejemplo:

46
3) Cuerpo del documento

a) Nombre del documento

A una interlínea de la institución generadora del documento, se

escribe la palabra INFORME, de acuerdo con lo establecido en este
manual en el capítulo III (Normas para elaboración de documentos
militares), numeral 2 (CUERPO DEL DOCUMENTO), literal a.
(nombre del documento) en Arial 12 mayúsculas, negrilla y
subrayado. Ejemplo:

INFORME

b) Código de referencia

A una interlínea de la palabra informe, se escribe el código de

referencia en Arial 12 en negrillas, de acuerdo con lo establecido en
el capítulo III, numeral 2. (Cuerpo del documento), literal b. (Código
de referencia) de este manual.

Ejemplo:

FT-SG-2019-001-O

c) Lugar y fecha

A una interlínea del código de referencia y hacia el margen derecho,

se escribe el lugar y fecha del documento en Arial 11.

Ejemplo:

Quito D.M., 10 de marzo de 2018

d) Destinatario

A dos interlíneas del lugar y fecha, se escribe en letra Arial 11 la

palabra “PARA:” en mayúscula y negrillas. A continuación, se escribe
en minúsculas, el nombre y apellidos del destinatario.

A línea seguida se escribe la función del destinatario con letras

mayúsculas y negrillas.

Ejemplo:

PARA: Coronel EMC Marcelo Chiriboga Astudillo.

JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO LOGÍSTICO

e) Asunto

A dos interlíneas, se escribe en letra Arial 11 la palabra “ASUNTO:”

en mayúscula y negrillas. A continuación, se anota la síntesis del
documento en minúsculas y sin negrillas.

47
 Ejemplo:

ASUNTO: Cambio de bodega para implantación del archivo central

f) Texto

El texto del informe deberá considerar la siguiente estructura:

1. ANTECEDENTES
2. ANÁLISIS (DESARROLLO)
3. CONCLUSIONES
4. RECOMENDACIONES

Los títulos se escribirán con letra Arial 11 en mayúsculas y negrillas;

en tanto que, el contenido se escribirá con letra Arial 11 en
minúsculas y sin negrillas.

A continuación, se presenta la descripción de lo que debe contener

cada numeral de la mencionada estructura:

1. ANTECEDENTES

Un breve resumen de los aspectos que motivaron a

realizar el informe con datos históricos concretos del
problema.

2. ANÁLISIS

Proceso lógico que examina la situación actual del asunto

tratado, mediante la investigación, estudio, descripción,
demostración y explicación de cada uno de los factores
relacionados con el problema.

Los temas de análisis deben ser ordenados

sistemáticamente y al final de cada tema tratado se
emitirán opiniones y criterios debidamente fundamentados
y respaldados, de tal forma que permitan formular las
conclusiones finales.

Todo respaldo utilizado para el análisis como documentos,

matrices de investigación, datos estadísticos,
herramientas administrativas y otros, constarán como
anexos al informe.

3. CONCLUSIONES

Son deducciones lógicas derivadas del análisis de cada

uno de los temas efectuados en el párrafo anterior.

Describe los resultados logrados dentro del análisis, en

forma tal que el lector pueda interpretar correctamente el
sentido global48del informe y recoja las ideas más
importantes, evitando contener asuntos que ya fueron
tratados durante la investigación y análisis.
 4. RECOMENDACIONES

En este párrafo el investigador recomendará

concretamente la secuencia lógica de todas las acciones
necesarias para subsanar el problema, o para la
implementación de una solución a los problemas o temas
planteados; si es el caso, se hará referencia a los anexos
del análisis.

4) Cierre

a) Datos del firmante

A cinco interlíneas de las recomendaciones y alineado al margen

izquierdo, se coloca la firma de quien presenta el informe,
considerando lo establecido en el presente manual, en el capítulo III
(normas para elaboración de documentos militares), numeral 3.
(CIERRE), literal b (Datos del Firmante).

b) Anexos

De existir en el documento, se escribe a una interlínea del pie de firma

y alineado a la izquierda, la palabra ANEXOS: en letra Arial 10 con
mayúsculas y negrillas, a continuación, se describen los anexos en
mención considerando lo establecido en el presente manual, en el
capítulo III (normas para elaboración de documentos militares),
numeral 3. (CIERRE) literal b (Datos del Firmante), numeral 13
(Líneas especiales).

c) Distribución

De existir, se escribe a una interlínea del pie de firma o de los anexos,

la palabra DISTRIBUCIÓN: en letra Arial 10 subrayado, con
mayúsculas y negrillas, luego con mayúsculas y sin negrillas, se
escriben las siglas de las instituciones, direcciones o unidades que
deban tomar conocimiento del documento.

Ejemplo:

DISTRIBUCIÓN:

- BGrl. Carlos Villavicencio Andrade

DIRECTOR DE PLANIFICACION Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

DISTRIBUCIÓN:

- Comandante General de la Fuerza Terrestre

- Comandante General de la Fuerza Aérea
- Director General de Logística de la Fuerza Aérea.

49
 d) Sumillas de responsabilidad

A dos interlíneas y alineado al margen izquierdo, se escribe con

mayúsculas en letra Arial 10 y en orden jerárquico, las iniciales
respectivas del personal que intervienen en la elaboración, supervisión
y aprobación del informe, considerando lo establecido en el presente
manual, en el capítulo III (normas para elaboración de documentos
militares), numeral 3. (CIERRE) literal b (Datos del Firmante), numeral
13 (Líneas especiales), literal d (Sumillas).

e) Pie de página

Usando las herramientas de WORD, se escribirá la numeración en el

pie de página de forma centrada en letra Arial 11.

Ejemplo:

Página 2 - 2

f) Páginas subsiguientes

Para las páginas subsiguientes de los informes, se establece el

encabezado con el código de referencia y la fecha. El primer renglón
de texto se inicia a dos interlineas del encabezado en letra Arial 10.

Ejemplo:

Informe Nro. FT-SG-2019-001-O del 10 de mayo del 2018

Ver Anexo “G” (INFORME)

3. MEMORANDO

a. Definición

Documento de texto breve, de inmediato cumplimiento, que acelera el flujo

de la comunicación en la Institución. Se utiliza para impartir disposiciones o
comunicar resoluciones.

Se emplea para dirigirse del superior al subordinado, sujetándose a la

cadena de mando respectiva.

b. Elaboración

1) Diseño de página

50
 Tamaño Orientación Márgenes
Superior 2,5 cm
A4 Vertical Izquierdo 3,0 cm
Inferior 2,5 cm
Derecho 2,0 cm

Tamaño Orientación Márgenes

Superior 1,5 cm
A5 Vertical Izquierdo 1,5 cm
Inferior 1,5 cm
Derecho 1,5 cm

2) Membrete

Al margen izquierdo superior se escribe en mayúscula “REPÚBLICA DEL

ECUADOR” en Arial 6 y debajo se ubica el Escudo del Ecuador con un
diámetro de 1,7 cm; bajo éste se escribe el lema “EL ECUADOR HA
SIDO, ES Y SERÁ PAÍS AMAZÓNICO” en Arial 6 y mayúsculas.

Al centro se escribe el nombre de la institución en Arial 16 y bajo éste el

nombre de la unidad generadora del documento en Arial 14.

Al margen derecho superior se ubica el escudo de la institución con un

diámetro de 1,7 cm.

Ejemplo:

3) Cuerpo del documento

a) Código de referencia

A una interlínea del membrete y al margen derecho se escribirá la

identificación del documento, en letra Arial 11 anteponiendo la palabra
“Memorando Nro.”, si se trata de un memorando circular, se escribe
“Memorando Circular Nro.”

Ejemplos:

Memorando Nro. FN-SECGAR-SEC-2018-0115-O

Memorando Circular Nro. CUINMA-PER-2018-215-O

51
 b) Lugar y fecha

A una interlínea del código de referencia se escribe en letra Arial 11

el lugar y fecha de elaboración.

Ejemplo:

Quito, D.M., 13 de julio de 2019

c) Datos del destinatario

A una interlínea del lugar y la fecha, anteponiendo la palabra PARA:

se dirige en forma personalizada, indicando el tratamiento, grado o
título académico, un nombre y dos apellidos en minúsculas, debajo
de este en la siguiente línea, se coloca el cargo del funcionario en
Arial 11, y mayúscula y negrilla

Ejemplo:

PARA: Capitán de Navío EMC Mauricio Madera Rivera

JEFE DE NORMALIZACIÓN

d) Asunto

A una interlínea de los datos del destinatario, se escribe el vocablo

ASUNTO: a continuación, se anota la síntesis del documento en Arial
11.

Ejemplo:

ASUNTO: Racionalización de procesos.

e) Texto

A una interlínea del asunto, se escribe el cuerpo del texto en Arial 11,

4) Cierre

Se considerará lo establecido en el numeral 3. (CIERRE) del capítulo III

(normas para elaboración de documentos militares) de este manual.

NOTA: El tamaño y tipo de letra del cuerpo del documento se realizará de

conformidad a lo establecido en el Capítulo III, letra Arial entre 11 y 12
puntos, guardando la simetría, estética y buena presentación.

Ver Anexo “H” (MEMORANDO)

52
4. MENSAJE MILITAR

a. Definición

Documento que trasmite información corta, breve, clara y muy precisa, para
tramitar o comunicar asuntos de carácter militar que tienen prioridad,
atención, acción inmediata y/o pronta contestación; enviado a través de un
sistema técnico o mensajería. En el texto se suprimen artículos,
conjunciones, interjecciones, palabras cuya omisión no alteran su contenido.

b. Elaboración

1) Diseño de página

Tamaño Orientación Márgenes

Superior 2,0 cm
A4 Vertical
Izquierdo 2,5 cm
Inferior 2,0 cm
A5 Horizontal
Derecho 2,5 cm

2) Membrete

De acuerdo a lo establecido en este manual, en el Capítulo III (NORMAS

PARA LA ELABORACION DE DOCUMENTOS MILITARES), literal B
(ESTRUCTURA), numeral 1 (Membrete), literal “b”.

Ejemplo:

3) Cuerpo del documento

a) Nombre del documento

A una interlínea del membrete centrado en la línea se escribe la

palabra MENSAJE MILITAR en letra Arial 14.

b) Código de referencia.

A dos interlíneas de las palabras Mensaje militar, se escribe la palabra

NÚMERO en letra Arial 11, a continuación se escribirá el código de
referencia de acuerdo a lo establecido en el capítulo III (NORMAS
PARA LA ELABORACION DE DOCUMENTOS MILITARES), numeral
2 (CUERPO DEL DOCUMENTO), literal b., también se incluirá las

53
 normas establecidas para el grupo, fecha y hora según el capítulo III
(NORMAS PARA LA ELABORACION DE DOCUMENTOS
MILITARES), numeral 2 (CUERPO DEL DOCUMENTO), literal g.
(Redacción del texto), numeral 9) (Designación de la fecha militar).

Ejemplo:

FN- SECGAR-NOR-019-101500Z-SEP-2019-O

c) Lugar

A espacio seguido del Código de referencia, se escribe la palabra

LUGAR: en letra Arial 11 seguido de sector donde fue originado el
documento.

Ejemplo:

LUGAR: QUITO

d) Prioridad

Es la importancia que se da al trámite del documento, en base al

contenido del texto y la rapidez con que desea que llegue el mensaje.
Las prioridades asignadas por el originador, de acuerdo a su
clasificación: Urgentísimo (UU), urgente (U), normal (N).

Se lo ubica en el mismo renglón del lugar, alineado al margen derecho;

se escribe la palabra PRIORIDAD: en letra Arial 11 en mayúsculas y
negrillas. Ejemplo:

LUGAR: QUITO PRIORIDAD: N

e) Destinatario

Debajo del lugar, se escribe la palabra DESTINATARIO: en letra Arial

11 en mayúsculas, seguida de las siglas que identifican la o las
unidades militares de destino.

Ejemplo:

DESTINATARIO: DIGFIN- DIRNEA- COOPNO

f) Con copia

Debajo del destinatario, se escribe las siglas CC: seguidas de las

siglas identificadoras de la o las unidades militares subordinadas que
deben conocer, con la finalidad de anticipar tareas, sin omitir las
disposiciones de su escalón superior al respecto.

Ejemplo:

CC: DIGTAH, DIGEDO

54
 g) Texto

La capacidad de síntesis prima en este documento, el texto se lo

desarrolla, expresando exclusivamente las ideas principales y
suprimiendo las secundarias, se escriben oraciones cortas,
separadas por puntos seguidos y no por comas, evite también los
artículos, preposiciones y conjunciones que no sean necesarios. Todo
el texto será en mayúsculas.

Al inicio del texto se incluyen las siglas BT (BEGIN TEXT) y para

finalizar la redacción BT (BREAK TEXT).

4) Cierre

a) Se considerará lo establecido en el presente manual en el numeral

capítulo III (NORMAS PARA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
MILITARES), numeral 3, (CIERRE).

b) Calificación del documento. Cuando sea necesario y una vez

autorizado, se estampa o se imprime la calificación del documento en
la parte superior e inferior y al centro de la hoja, en verde
CONFIDENCIAL, azul RESERVADO; y en rojo SECRETO o
SECRETÍSIMO.

Ver Anexo “I” (MENSAJE MILITAR)

5. OFICIO

a. Definición

Documento que contiene información administrativa, operativa, financiera y/o

particular, relacionados con asuntos públicos o privados de carácter oficial;
originados por autoridades, personal de Fuerzas Armadas, y dirigidos a
cualquier persona.

b. Elaboración

1) Diseño de página

Tamaño Orientación Márgenes

Superior 2,5 cm
A4 Vertical Izquierdo 3,0 cm
Inferior 2,5 cm
Derecho 2,0 cm

2) Membrete

Al margen izquierdo superior se escribe en mayúscula “REPÚBLICA DEL

ECUADOR” en Arial 6 y debajo se ubica el Escudo del Ecuador con un
diámetro de 1,7 cm; bajo este, se escribe el lema “EL ECUADOR HA
SIDO, ES Y SERÁ PAÍS AMAZÓNICO” en Arial 6 y mayúsculas.

55
 Al centro se escribe el nombre de la institución en Arial 16 y bajo éste el
nombre de la unidad generadora del documento en Arial 14.

Al margen derecho superior se ubica el escudo de la institución con un

diámetro de 1,7 cm.

Ejemplo:

3) Cuerpo del documento

a) Código de referencia

A dos interlineas de la unidad generadora y al margen derecho, se

escribe la identificación del documento, anteponiendo en letra Arial
11 la palabra Oficio Nro.; a continuación, se colocará el código de
referencia, conforme lo establecido en el presente manual en el
capítulo III (NORMAS PARA LA ELABORACION DE DOCUMENTOS
MILITARES), numeral 2 (CUERPO DEL DOCUMENTO), literal b
(Código de referencia).

Ejemplo:

Oficio Nro. CCFFAA-G-3-2019-015-O

b) Lugar y fecha

A una interlínea del código de referencia y alineado al margen

derecho, se escribe el lugar y fecha de elaboración en letra Arial 11.

Ejemplo:

Quito, D.M., 09 de septiembre de 2019

c) Asunto

A una interlínea de la fecha y alineado a la izquierda, en letra Arial 11

se escribe la palabra Asunto: en negrillas y mayúscula inicial. A
continuación, se detalla una breve síntesis del documento.

Ejemplo:

Asunto: Remitiendo plan Operación “TIGRE V”

56
 d) Datos del destinatario

A tres interlíneas del asunto, se escribe los datos del destinatario de

acuerdo a lo estipulado en el capítulo III (normas para elaboración de
documentos militares), numeral 2 (cuerpo del documento), literal e.
(destinatario) de este manual.

Ejemplo:

Señor General de División

Carlos Andrade Marín
COMANDANTE GENERAL DE LA FUERZA TERRESTRE
En su Despacho

e) Saludo de cortesía

A dos interlíneas del destinatario y alineado al margen izquierdo, se

escribe el saludo de cortesía.

Ejemplo:

De mi consideración

f) Texto

A dos interlíneas del saludo, se redacta el texto del oficio, justificado,

con interlineado sencillo y separando los párrafos con una interlínea;
con las siguientes consideraciones:

(1) Cuando se responda o se derive de otro trámite, siempre se refiere

al número y fecha del documento o al número de trámite. Si son
varias referencias, se enlistan en las líneas especiales.

(2) No se enumeran los párrafos. Cuando existan subdivisiones dentro

de un párrafo, estos se identifican con números arábigos, seguidos
de un punto (1.) o viñetas de guion (-).

(3) En lo posible se trata un solo tema por cada documento

(4) No se utiliza abreviaturas y cuando se usen siglas, deben

acompañarse por su significado entre paréntesis por una sola vez.

4) Cierre

Se considerará lo establecido en el numeral 3. (CIERRE) del capítulo III

(normas para elaboración de documentos militares) de este manual.

NOTA: El tamaño y tipo de letra del documento se realizará de conformidad a lo

establecido en el Capítulo III, letra Arial entre 11 y 12 puntos, guardando la simetría,
estética y buena presentación.

Ver Anexo “J” (OFICIO)

57
6. ORDEN GENERAL MINISTERIAL Y/O DE FUERZA

a. Definición

Documento oficial de uso exclusivo para personal del Ministerio de Defensa

Nacional y las Fuerzas Armadas, de publicación diaria o periódica, que se
elabora en el Ministerio de Defensa Nacional, Comando Conjunto de las
Fuerzas Armadas y Comandos Generales de Fuerza conforme a lo
establecido en la normativa pertinente; considerando que, “La Orden General,
es el documento oficial del Ministerio de Defensa Nacional, del Comando
Conjunto de las Fuerzas Armadas y de las Comandancias Generales de
Fuerza, en la que se publican los decretos, acuerdos, resoluciones y más
aspectos relacionados con el desenvolvimiento institucional”, y sirve para dar
el valor legal a referidas disposiciones. Los documentos clasificados no serán
publicados en la Orden General; para estos casos, el Comando Conjunto de
las Fuerzas Armadas emitirá el Registro Oficial Reservado correspondiente.

b. Elaboración

1) Diseño de página

Tamaño Orientación Márgenes

Superior 3,0 cm
A4 Vertical Izquierdo 3,0 cm
Inferior 2,5 cm
Derecho 2,0 cm

2) Membrete

De acuerdo a lo establecido en este manual, en el Capítulo III literal B

(ESTRUCTURA), numeral 1 (Membrete), literal “b”.

Ejemplo:

Para la Orden Ministerial

REPÚBLICA DEL ECUADOR

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
SECRETARÍA GENERAL

58
 Para la Orden General de Fuerza

3) Cuerpo del documento

a) Nombre del documento y número de referencia.

A dos interlíneas del membrete, alineado a la izquierda, se escribe las

palabras ORDEN MINISTERIAL/GENERAL Nro., en letra Arial 11,
luego se escribe el número secuencial con tres dígitos con
mayúsculas, negrillas y subrayado.

Ejemplo:

ORDEN MINISTERIAL/GENERAL Nro. 036

b) Lugar y fecha de elaboración

En el mismo renglón del nombre del documento, alineado a la

derecha, se escribe el lugar y la fecha de elaboración, con letra Arial
11, negrilla, subrayada y minúscula, ejemplo:

Quito, DM., lunes, 15 de febrero de 2019

c) Texto

A tres interlíneas del nombre del documento y de la fecha, se escribe

alineado al margen izquierdo en Arial 11, la abreviación de Artículo y
número de sucesión (Art. 01.), si se trata de un solo asunto a
publicarse se escribe como Artículo único, con minúsculas y negrillas;
seguidamente, a dos espacios, se transcribe los acuerdos,
resoluciones o emiten disposiciones varias.

Ejemplo:

Art. 01. Acuerdo Nro. 2019-002.- Carlos Andrade B.- General de

Ejército. - JEFE DEL COMANDO CONJUNTO DE FUERZAS
ARMADAS

Art. Único.- Autorizar al personal……

Art. 02. Resolución Nro. 2019-016.- Hugo Andrade. - Coronel EMC.-

DIRECTOR DE LOGÍSTICA DE LA FUERZA TERRESTRE.

59
 Art. 01.- Previa resolución del…….
Art. 02.- Autorizar la salida…….

La precedencia y jerarquización administrativa de la documentación

que va a publicarse en la orden, es la siguiente:

- Decretos
- Acuerdos Ministeriales
- Resoluciones Ministeriales
- Resoluciones del Comando Conjunto
- Resoluciones de las Fuerzas
- Disposiciones
- Varios
• Nombramientos a cursos
• Cancelaciones de cursos
• Autorizaciones
• Informativos
• Saludos a unidades
• Rectificaciones
• Felicitaciones
• Invitaciones
• Servicio de guardia
• Acuerdos de condolencia
• Y otros

4) Cierre

a) Mensaje del día

A dos interlíneas del último artículo, alineado al margen izquierdo, se

escribe en Arial 11 las palabras MENSAJE DEL DÍA, en negrillas y
mayúsculas; y bajo estas, se escribe entre comillas el mensaje con
mayúsculas sin negrillas; a espacio seguido y separado por guion, se
escribe el autor con mayúsculas iniciales.

Ejemplo:

MENSAJE DEL DÍA:

“PARA MEDIR LA VIRTUD DE UN HOMBRE, NO HAY QUE MIRAR

SUS ESFUERZOS EXTRAORDINARIOS, SINO SU VIDA
COTIDIANA”.- Pascal Blas

b) Pie de firma

A dos interlíneas del mensaje, se escribe en Arial 11 las palabras

FIRMA LA ORDEN.- en mayúsculas, negrillas, y a cinco interlíneas
se escribe el pie de firma de la autoridad responsable del documento,
junto al pie de firma se debe estampar o imprimir el sello de la
institución.

60
 Ejemplo:

FIRMA LA ORDEN

Carlos Humberto Velastegui

Coronel EMC
DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS

c) Sumillas de responsabilidad

A dos interlíneas del pie de firma, se escribe la sumilla de acuerdo a

lo establecido en el Capítulo III numeral 3 (cierre) literal d. (Líneas
especiales) numeral 4 (Sumilla).

d) Identificación de hojas

A partir de la segunda página en la parte superior derecha constará

el código de referencia y la fecha del documento en Arial 11.

Ejemplo:

ORDEN GENERAL Nro. 014 VIERNES 15 DE FEBRERO DE 2019

e) Numeración de página

Si el documento contiene más de una página, esta debe ser numerada

desde la segunda a la última hoja, en el borde inferior central de la hoja,
indicando el número de hoja.

Ejemplo:

2, 3, etc.

Ver Anexo “K” (ORDEN MINISTERIAL/GENERAL)

7. PARTE MILITAR

a. Definición

Documento claro, preciso y oportuno, que se presenta al superior directo,

para informar a detalle sobre un hecho, acontecimiento o novedad relevantes
relacionado a la situación del personal militar.

b. Elaboración

Se elaborará el parte militar para acceder a los beneficios que otorga el

ISSFA.

61
c. Diseño de página

Tamaño Orientación Márgenes

Superior 3,0 cm
A4 Vertical Izquierdo 3,0 cm
Inferior 2,5 cm
Derecho 2,0 cm

1) Membrete

De acuerdo a lo establecido en este manual, en el Capítulo III (NORMAS

PARA LA ELABORACION DE DOCUMENTOS MILITARES) literal B
(ESTRUCTURA) numeral 2 (CUERPO DEL DOCUMENTO) literal a
(Nombre del documento).

Ejemplo:

FUERZA NAVAL
DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS

2) Cuerpo del documento

a) Nombre del documento:

A una interlínea del membrete se escribe en Arial 12 el nombre del

documento, de acuerdo a lo establecido en este manual, en el
Capítulo III (NORMAS PARA LA ELABORACION DE
DOCUMENTOS MILITARES) literal B (ESTRUCTURA) numeral 1
(Membrete) literal “b”.

Ejemplo:

PARTE MILITAR

b) Datos del destinatario

A dos interlíneas del nombre del documento se escribe PARA: en

mayúsculas y negrillas; seguido sin negrillas se escribe el grado,
arma, servicio o especialidad; nombres del destinatario y a reglón
seguido la función del destinatario con mayúsculas.

62
 Ejemplo:

PARA: Coronel EMC Luis Carrillo Besantes

DIRECTOR DE BIENESTAR SOCIAL DEL ISSFA

c) Asunto

A dos interlíneas del nombre del documento y alineado a la

izquierda, se escribe la palabra ASUNTO: con negrillas y
mayúsculas.

Ejemplo:

ASUNTO: Accidente de tránsito del Cbop. I. Jadán Díaz Luis

Enrique, suscitado el jueves 14 de mayo de 2019.

d) Texto

A dos interlíneas del asunto, con texto justificado y en minúsculas

sin negrillas, se escribe en forma resumida, clara, precisa y concisa,
la novedad presentada; evitando que la síntesis confunda o permita
una malinterpretación de lo ocurrido. Se lo realiza bajo el siguiente
formato:

1. ANTECEDENTES

Se expresa las razones y motivaciones que hacen

necesario elaborar el parte militar.

2. RELACIÓN CIRCUNSTANCIAL DE LOS HECHOS

Se expresa las circunstancias entorno al acontecimiento

ocurrido.

3. ACCIONES TOMADAS

Se expresa todas las actividades efectuadas, antes,

durante y después del acontecimiento ocurrido.

3) Cierre

a) Lugar y fecha

A dos interlíneas del desarrollo y alineado al margen derecho, se

escribe el lugar y fecha de presentación del documento.

b) Pie de firma

A cinco interlíneas del lugar y fecha, se escribe el pie de firma de

quien eleva el parte, alineado al margen izquierdo, y en el centro, la
firma del Comandante de la unidad o reparto.

63
 c) Sello de la unidad o reparto

Si le corresponde a la persona que emite el parte por su función, se

estampa o imprime al lado derecho del pie de firma el sello.

NOTA: El tamaño y tipo de letra del documento que no se encuentra

especificada, se realizará de conformidad a lo establecido en el Capítulo III,
letra Arial entre 11 y 12 puntos, guardando la simetría, estética y buena
presentación

Ver Anexo “L” (PARTE MILITAR)

8. SOLICITUD

a. Definición

Requerimiento escrito que realiza el militar o servidor público, dirigido a sus

superiores o determinada autoridad, siguiendo el órgano regular respectivo,
con el fin de alcanzar un beneficio o petición conforme lo dictan las leyes,
reglamentos y normas pertinentes.

b. Elaboración

1) Diseño de página

Tamaño Orientación Márgenes

Superior 2,5 cm
A4 Vertical Izquierdo 3,0 cm
Inferior 2,5 cm
Derecho 2,0 cm

2) Membrete

Al margen izquierdo superior se escribe en mayúscula “REPÚBLICA DEL

ECUADOR” en Arial 6 y debajo se ubica el Escudo del Ecuador con un
diámetro de 1,7 cm; bajo éste se escribe el lema “EL ECUADOR HA
SIDO, ES Y SERÁ PAÍS AMAZÓNICO” en Arial 6 y mayúsculas.

Al centro se escribe el nombre de la institución en Arial 16 y bajo éste los

nombres de las unidades generadoras del documento en Arial 14 y 12
hasta el tercer nivel.

Al margen derecho superior se ubica el escudo de la institución con un

diámetro de 1,7 cm.

64
 Ejemplo:

3) Cuerpo del documento

a) Nombre del documento

A dos interlíneas del nombre de la unidad generadora del documento,

se escribe en Arial 12 la palabra SOLICITUD, de acuerdo con lo
establecido en el literal a. (Nombre del documento) numeral 2.
(Cuerpo del documento) de capítulo III de este manual (Normas para
elaboración de documentos militares).

b) Lugar y fecha

A dos interlíneas del nombre del documento y hacia el margen

derecho se escribe el lugar y fecha del documento en Arial 11, con
minúsculas y sin negrillas.

Ejemplo:

Taura, 05 de abril de 2019

c) Datos del destinatario

A tres interlíneas del lugar y fecha, se escriben los datos del

destinatario en Arial 11, de acuerdo a lo estipulado en el capítulo III
de este manual (Normas para elaboración de documentos militares)
numeral 2 (Cuerpo del documento), literal e. (Destinatario).

Ejemplo:

Señor Brigadier General

Richard Andrade Calderón
COMANDANTE GENERAL DE LA FUERZA AÉREA
En su Despacho

d) Texto

A dos interlineas de los datos del destinatario, con letra Arial 11 se

inicia la presentación personal, anteponiendo la palabra “Yo”, seguida
del grado o título (personal civil), apellidos y nombres del solicitante
con mayúscula y negrillas, el número de cédula de ciudadanía o
pasaporte, la función y unidad a la que pertenece, finalizando con la
frase de cortesía “…pasando por el respectivo órgano regular de mis

65
 inmediatos superiores a usted, mi ………….., muy respetuosamente
me permito, SOLICITAR:”.

Luego a dos interlíneas, se exponen los motivos, requerimientos o

peticiones del solicitante en forma puntual y sucinta.

Ejemplo:

Yo, CPTN. TÉC. AVC. CARLOS DANIEL CESPEDES SARMIENTO,

portador de la cédula de ciudadanía Nro. 0004567891, Oficial de
Mantenimiento del Grupo de Combate Nro. 212, pasando por el
respectivo Órgano Regular de mis inmediatos superiores a usted, mi
Brigadier General, muy respetuosamente me permito; SOLICITAR:

Se digne concederme la autorización respectiva, para continuar mis

estudios en la Universidad Católica de la ciudad de Guayaquil, en la
carrera de licenciatura en Ciencias de la Educación.

4) Cierre

a) Datos del firmante:

Al margen izquierdo a cinco interlíneas de las razones o motivos de la

solicitud, se escribe el pie de firma con el término de SOLICITANTE, de
existir documentos de respaldo, se adjuntará a la misma.

Ejemplo:

Carlos Céspedes Sarmiento

Capitán Téc. Avc.
SOLICITANTE

b) Endosos

En la solicitud, es una figura de derecho, porque a través de ella, se

transfiere de autoridad en autoridad, el requerimiento realizado por el
personal de Fuerzas Armadas, con el fin de conseguir la opinión y
firma favorable o no, respecto a la petición hecha, respetando el
órgano regular correspondiente. La estructura de los endosos es la
siguiente:

(1) A dos interlíneas de los datos del firmante, se escribe en letra Arial
11 las palabras “PRIMER ENDOSO:”, con mayúsculas y negrillas,
alineadas al margen izquierdo.

Dependiendo del trámite, la solicitud puede contener varios

endosos y estos se presentarán en orden jerárquico del menos al
más antiguo, los que son enumerados con ordinales en palabras y
serán elaborados por el solicitante.

66
 Ejemplo:

PRIMER ENDOSO:
……………….

SEGUNDO ENDOSO:
……………….

(2) A línea seguida del endoso, se escribe la función de la autoridad en

letra mayúscula, luego la frase “Vista la presente solicitud,
ELÉVESE a conocimiento del señor (a/ita). A continuación, el
grado, apellidos, nombres y función de la siguiente autoridad a
quien se endosa el trámite para su autorización en letras
mayúsculas y la frase con la cual termina el endoso, “, para su
trámite respectivo.”

Ejemplo:

EL COMANDANTE DEL GRUPO DE COMBATE Nro. 212. Vista

la presente solicitud, ELÉVESE a conocimiento del señor CRNL.
EM AVC. JAIME POZO ALVARADO, COMANDANTE DEL ALA
DE COMBATE Nro. 21, para su trámite respectivo.

(3) A dos interlíneas se escribe la palabra FECHA: seguida de puntos

suspensivos que ocupen 4 cm, donde la autoridad colocará la fecha
que ha tomado conocimiento de la solicitud con letra manuscrita,
escribiendo con tinta azul.

A una interlinea la palabra OPINIÓN, seguida de puntos

suspensivos que ocupen 4 cm, donde la autoridad podrá emitir su
criterio con letra manuscrita, escribiendo con tinta azul.

A una interlinea la palabra MOTIVACION, seguida de tres líneas de

puntos suspensivos, donde la autoridad, en caso de tener una
opinión favorable o desfavorable, fundamentará con argumentos de
hecho y de derecho su opinión con letra manuscrita, escribiendo
con tinta azul.

Ejemplo:

FECHA: ……………………..
Favorable
OPINIÓN: …………………………..

MOTIVACIÓN: …………………………………………………….

(4) Al margen izquierdo a cinco interlíneas de la motivación, se escribe

el pie de firma de la autoridad, con el sello respectivo.

67
 Ejemplo:

Cada endoso está separado por dos interlíneas, manteniendo la

misma estructura, que será elaborado por el solicitante hasta
enunciar el último endoso de la máxima autoridad a quien se dirige
la solicitud.

NOTA: El tamaño y tipo de letra del documento que no se encuentra

especificada, se realizará de conformidad a lo establecido en el Capítulo III,
letra Arial entre 11 y 12 puntos, guardando la simetría, estética y buena
presentación.

La impresión de éste documento, se lo realizará en adverso y reverso de

la hoja.

Ver Anexo “M” (SOLICITUD)

C. DOCUMENTOS NORMATIVOS

Son aquellos documentos que, basados en la normativa vigente, permiten emitir

normas, reglas, directrices, guías, actividades, instrucciones y procedimientos para
facilitar el cumplimiento y ejecución de las actividades institucionales de orden
administrativo.

La elaboración de estos documentos operacionalizan las disposiciones escritas o

verbales, evitándose utilizarlos para cumplir normas o procedimientos existentes en
documentos legales como una ley, estatuto, reglamento, manual y similares.

Constituyen documentos normativos la regulación, directiva y el instructivo, cuyo

objeto es optimizar la descentralización administrativa, dando facultades de decisión a
todos los escalones de mando, en lo pertinente a la elaboración y administración de
estos documentos, respetando siempre el ámbito de su competencia, función y
jerarquización. Estos documentos se ajustarán a las necesidades institucionales;
para tal efecto, el Comando Conjunto y las Fuerzas, normará el procedimiento
interno de uso.

Estos documentos deben ser numerados por parte de la Secretaria de la institución

que lo genera y una copia del mismo deberá reposar en este departamento.

a. Definiciones

1) Regulación

68
 Es un documento que sirve para normar y regular la ejecución de las
disposiciones, directrices, políticas de comando, órdenes o líneas de
conducta, que basados en las normas legales y reglamentarias se promueve
e instruye al cabal cumplimiento de las acciones de una determinada
actividad, en cumplimiento a la ejecución de tareas y actividades generales
o especificas en la institución o en las unidades subordinadas, según el nivel
que lo genere, en cumplimiento a las atribuciones contempladas en las Leyes
y Reglamentos aplicables para tal efecto.

Este tipo de documento es de carácter permanente hasta que finalice su

vigencia con una derogación o modificación.

Su promulgación será a nivel de: Jefe de Comando Conjunto, Comandantes

Generales de Fuerza y Comandantes de Grandes Comandos o equivalente,
considerando que su aplicación es general para toda la Institución o en el
Gran Comando, Sector o División.

2) Directiva

Es un documento que sirve para direccionar las disposiciones, directrices,

políticas de comando, órdenes o líneas de conducta, que basados en las
normas legales, reglamentarias y reguladoras vigentes, se promueve e
instruye al cabal cumplimiento de las acciones de una determinada actividad,
en cumplimiento a la ejecución de tareas generales o especificas en la
Institución o en las unidades subordinadas, según el nivel que genere, a la
que deben sujetarse y cumplir todas las unidades operativas y
administrativas a quienes se encuentren dirigidas para cumplir tareas de
acción, planificación, dirección, ejecución y control.

Este tipo de documento es de carácter permanente o temporal hasta que

finalice su vigencia con una derogación o modificación.

Su promulgación será a nivel de: Jefe del Comando Conjunto, Comandantes

de Fuerza, Divisiones/Brigadas/Repartos/Direcciones, considerando que su
aplicación es de carácter específico.

3) Instructivo

Son documentos escritos que contendrán las acciones, instrucciones,

procedimientos administrativos, técnicos u operativos a fin de cumplir
disposiciones impartidas por las regulaciones y/o directivas o simplemente
para cumplir actividades internas de la unidad. Esta podrá ser permanente o
temporal.

Los instructivos se limitarán a clasificar la forma de operar, utilizar o realizar

algo y perderán su vigencia una vez que se haya cumplido su actividad.

b. Elaboración

1) Diseño de página

69
 Tamaño Orientación Márgenes
A4 Vertical Superior 3,0 cm
Izquierdo 2,5 cm
Inferior 2,5 cm
Derecho 2,0 cm

2) Membrete

De acuerdo a lo establecido en este manual, en el Capítulo III literal B

(ESTRUCTURA), numeral 1 Membrete, literal “b”.

Ejemplo:

3) Cuerpo del documento

Conformado por la identificación del documento, código de referencia, asunto

y texto del documento.

a) Nombre del documento

A una interlínea del membrete, se escribe la identificación del tipo de

documento, mayúscula, subrayado, centrado y negrilla (REGULACIÓN,
DIRECTIVA E INSTRUCTIVO).

Ejemplo:

REGULACIÓN

b) Código de referencia

A una interlínea de la identificación del documento, se escribirá el código de

referencia de acuerdo a lo que establece este manual en el Capítulo III,
literal B (ESTRUCTURA), numeral 2, literal “b” (Código de referencia).

Ejemplo:

FA-BZ-2019-001-O

c) Texto

(1) Título

70
 A una interlínea del código de referencia del documento y al margen
izquierdo, se escribe en mayúsculas, negrilla y letra Arial 11 la palabra
ASUNTO; a espacio seguido de la palabra asunto se escribe en letra
Arial 11, la descripción sucinta del tema del documento, expresada
como máximo en tres líneas.

Ejemplo:

ASUNTO: DESARROLLO DE LOS CURSOS DE INGLÉS, EN LOS

DIFERENTES NIVELES QUE SE DICTARÁN EN LA ACADEMIA DE
GUERRA AÉREA.

(2) Referencias

A una interlínea del título, alineado al margen izquierdo, en negrilla,

minúsculas y letra Arial 11, se escribe la palabra Referencias: y a
una interlínea se detalla con viñetas la base legal, reglamentaria o
disposiciones administrativas que amparan las directrices, tareas,
políticas de comando, líneas de acción y procedimientos.

Ejemplo:

Referencias:

- Plan de Carrera de Oficiales FAE

- Directiva…
- Oficio Nro…

(3) A interlínea del último dato de referencias, se procede con el texto

alineado al margen izquierdo, utilizando las normas de identificación
para cada uno de los niveles de presentación (nomencladores),
establecida en el presente manual con la siguiente estructura:

A. ANTECEDENTES

B. PROPÓSITO (S)

C. DISPOSICIONES

1. GENERALES

2. ESPECÍFICAS

D. DEROGATORIA

E. VIGENCIA

71
(a) Antecedentes

Constituyen los hechos previos que condujeron a la

elaboración de este tipo de documentos normativos; no es una
mención ni análisis de los documentos que la originan; por el
contrario, es la expresión sucinta y cronológica de las
principales razones, fundamentos y motivaciones que hacen
necesario elaborar la Directiva, Regulación o Instructivo.

(b) Propósito

Es la meta o direccionamiento principal que se pretende

alcanzar a través de disposiciones generales y específicas, a
fin de dar cumplimiento a una tarea institucional. Será
elaborado en forma clara, precisa y concisa, orientando su
redacción hacia el asunto para el cual fue creado.

La redacción del propósito debe responder a las siguientes

preguntas: Qué (objeto que se persigue) y Para qué
(Motivación final de la acción). Su redacción iniciará con un
verbo en infinitivo.

(c) Disposiciones

Normas, tareas y lineamientos deducidos del procedimiento y

que deben ser cumplidos en forma general o particularizada por
los involucrados en el asunto.

Estas disposiciones son generales y específicas.

- Disposiciones Generales

Son el marco general de disposiciones, tareas y

procedimientos comunes que deben cumplir todos los
involucrados.

- Disposiciones Específicas

Son tareas detalladas e individualizadas para las unidades

militares, dependencias o repartos involucrados.

Las disposiciones específicas permiten la materialización

de las disposiciones generales.

La citación de las Unidades Militares involucradas, se la

hará en orden jerárquico de mayor a menor.

(d) Derogatoria

Como parte del debido proceso jurídico y administrativo, la

autoridad correspondiente que legalice el documento, dejará
constancia del documento al cual se reemplaza o se deja sin
efecto, especificado la respectiva identificación del documento.

72
 Si la regulación, directiva o instructivo es nueva y no reemplaza
a ninguna anterior, se escribirá la palabra “OMITIDO”.

Ejemplo: “Se deroga la Regulación Nro. SGCOAD-2012-006

“PARA LA CALIFICACIÓN DE OFICIALES PILOTOS”, del 20
de julio de 2012.

(e) Vigencia

La vigencia será de conformidad al período y/o tiempo de

duración de las actividades que se establezcan en los
documentos.

En el caso de directivas que regulen la ejecución de un evento

o proceso institucional, se colocará el tiempo de inicio y
término de su vigencia utilizando las palabras DESDE y
HASTA.

A dos interlíneas y al margen derecho se anotará el lugar y la

fecha de legalización del documento.

d) Cierre

a) Pie de firma

A cinco interlineas de la fecha de la vigencia, va el pie de firma al centro

de la hoja de la autoridad máxima que legaliza el documento.

Ejemplo:

Carlos Peralta Benavides

Teniente General
COMANDANTE GENERAL DE LA FUERZA AÉREA

A dos interlíneas de la firma principal, alineado al margen izquierdo, se

escribe Autenticado: en negrillas.

A cinco interlíneas de Autenticado, alineado al margen izquierdo se

escribe el pie de firma de la autoridad que genera el documento, quien
autentica la legalidad del mismo.

Ejemplo:

73
b) Sello de la Unidad Militar o Reparto

Se estampará al lado derecho del pie de firma.

c) Anexos

De existir en el documento, se escribe a dos interlíneas del pie de

firma y alineado a la izquierda, la palabra “Anexos:” en negrillas, a
continuación, se describen los anexos en mención, utilizando viñetas.

Ejemplo:

Anexo:

- Anexo “A” (Informe de estudio)

- Anexo “B” (Planos)
- Anexo “C” (CD)

d) Distribución

Se escribe a dos interlineas del pie de firma o de los anexos, la palabra

“Distribución:” con negrillas, luego con mayúsculas y sin negrillas, se
escriben las siglas de las instituciones, direcciones o unidades que
deban tomar conocimiento del documento, separadas por una coma

Ejemplo:

Distribución:

- Jefatura del Estado Mayor General FAE

- Dirección General del Talento Humano
- Dirección General de Logística, etc.

Nota: Cuando el documento tiene una calificación, se procederá

a realizar su distribución de conformidad con lo que
establece el Reglamento Interno para la elaboración,
manejo, custodia y distribución de la documentación
calificada.

Ejemplo:

- Ejemplar Nro. 1. Comandancia General FAE

- Ejemplar Nro. 2. Jefatura del Estado Mayor General FAE
- Ejemplar Nro. 3 Secretaría General FAE

e) Sumillas de responsabilidad

A dos interlíneas y alineado al margen izquierdo, se escribe con

mayúsculas y en orden jerárquico, las iniciales respectivas del personal
que intervienen en la elaboración, supervisión y aprobación del
documento.

74
f) Numeración de página

Se escribirá la numeración en el pie de página de forma centrada.

Ejemplo:

Página 2 - 5

Para las páginas que corresponden a los anexos de la regulación,

directiva o instructivo será:

Ejemplo:

ANEXO “A”

A-1

En este caso se trata del Anexo “A” página 1

ANEXO “B”
B-1
En este caso se trata del Anexo “B” página 1

Para las páginas que corresponde a los apéndices de los anexos de

la regulación, directiva e instructivo:

A-1-1

En este caso se trata de la página 1 del apéndice 1 del anexo “A”.

g) Identificación de páginas

A partir de la segunda página en la parte superior derecha, se

escribirá la identificación del documento y su código de referencia en
letra Arial 11, alineado al margen derecho.

Ejemplo:

REGULACIÓN Nro. FA-EE-2019-001-O

h) Sello seco de seguridad

Para garantizar su originalidad y autenticidad se estampará el sello seco

de la unidad generadora, en la parte inferior derecha de todas las
páginas, incluyendo los anexos y apéndices.

NOTA: El tipo de letra y tamaño a utilizarse en la redacción del texto, y de

los elementos que no se describa se utilizará las normas establecidas en el
Capítulo III, Literal B, numeral 2 subliteral g, establecido en el presente
manual, debiendo guardar simetría, estética y buena presentación.

Ver Anexo “N” (REGULACION)

Ver Anexo “O” (DIRECTIVAS)
Ver Anexo “P” (INSTRUCTIVO)

75
D. DOCUMENTOS RESOLUTIVOS

1. DECRETO, ACUERDO Y RESOLUCIÓN

Son documentos que expresan decisiones tomadas por la autoridad competente

en el ejercicio de la función administrativa, con efectos jurídicos individuales o
colectivos.

Constituyen documentos resolutivos el Decreto, Acuerdo, la Resolución y el Acta

de Reunión.

a. Definiciones

1) Decreto Ejecutivo

Será emitido por el señor Presidente Constitucional de la República a

pedido del Ministro de Defensa Nacional, en ejercicio de las atribuciones
inherentes a su cargo y función. Los casos para elaboración están ligados
a la situación profesional del personal militar de conformidad con las
normas legales y reglamentarias, tales como: Designación de cargos de
los oficiales Generales y Almirantes, agregados de defensa, ascensos,
disponibilidades y bajas, aprobación de reglamentos a las leyes
orgánicas y ordinarias y las demás que por su competencia se requiera.

2) El Acuerdo Ministerial

Será emitido por el señor Ministro de Defensa Nacional a pedido del Jefe
del Comando Conjunto y Comandantes Generales de Fuerza, en ejercicio
de las políticas inherentes a su cargo y función. Los casos para
elaboración de un acuerdo lo establecerán el Ministerio de Defensa
Nacional dentro de sus actividades propias; así como, los aspectos
relacionados con la situación profesional del personal militar de
conformidad con las normas legales y reglamentarias que por su
competencia se requiera.

3) Resolución

Será emitida por los señores: Jefe del Comando Conjunto, Comandantes
Generales de Fuerza y Subsecretario de Defensa Nacional, en ejercicio
de las políticas inherentes a su cargo, función y delegación respectiva por
la autoridad competente, como son: manuales, normativas internas,
salidas al exterior del personal militar por comisión de servicios,
tratamiento médico especializado, permisos, licencias entre otros y las
demás de que por su competencia se requiera.

b. Elaboración

1) Diseño de página

Tamaño Orientación Márgenes

Superior 3,0 cm
A4 Vertical Izquierdo 3,0 cm

76
 Inferior 2,5 cm
Derecho 2,0 cm

2) Membrete

Impreso en el margen superior de la hoja y centrado, se coloca el

membrete, de acuerdo a lo establecido en este manual, en el Capítulo III,
literal B (ESTRUCTURA), numeral 1 (Membrete), literal “b”, con la
siguiente acotación:

- Para Decreto Ejecutivo, se omite el escudo

- Para Acuerdo Ministeriales, Escudo del Ministerio de Defensa
- Para Resoluciones, Escudo de la Institución

Bajo el escudo se escribirá el nombre de la entidad o institución en letra

Arial 14, con mayúsculas y negrillas de conformidad a la clase de
documento como sigue:

- En los Decretos, se omite

- En los Acuerdos, se omite
- En las resoluciones, FUERZA TERRESTRE/FUERZA
NAVAL/FUERZA AÉREA

3) Identificación del documento

A una interlínea del nombre de la Institución, se escribe ACUERDO

MINISTERIAL, RESOLUCIÓN; con la abreviatura de número (Nro.),
seguido del número secuencial del documento, con letra Arial 12,
mayúsculas, subrayadas y negrillas. Se omite este procedimiento en los
decretos.

4) Nombre, grado y función de la autoridad

A dos interlíneas de la identificación del documento y centrado, se escribe

el título o grado, nombre y apellidos, letra Arial 12, minúsculas y sin
negrilla.

Debajo del nombre y centrado, se escribe la función de la autoridad que

legaliza el documento en letra Arial 12, mayúsculas y negrillas.

Ejemplos:

Ejemplo de membrete para decretos:

Nro.

LENIN MORENO
PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPÚBLICA

Ejemplo de Membrete para acuerdos ministeriales:

77
 ACUERDO MINISTERIAL Nro._____

Miguel Castro Albuja

MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL

Ejemplo de membrete para resoluciones:

FUERZA TERRESTRE
COMANDANCIA GENERAL

RESOLUCIÓN Nro.____

Carlos Gómez Albuja

General de División
COMANDANTE GENERAL DE LA FUERZA TERRESTRE

5) Cuerpo del documento

a) Texto

(1) A tres interlíneas de la función, se escribe CONSIDERANDO: con

mayúsculas, centrado y negrillas.

(2) A dos interlíneas se redactarán las razones o la base legal

correspondiente que respalden las acciones a emitirse.

(3) A dos interlíneas de los considerandos se escribe DECRETA,

ACUERDA: o RESUELVE: dependiendo del documento a tratar,
con mayúsculas, centrada, y negrillas.

(4) En el caso de las resoluciones, a dos interlíneas se coloca la

abreviatura de artículo seguida del número de sucesión, con
minúsculas y negrillas; a continuación, se redacta el texto
aprobado, ejemplo:

Art. 01 Delegar al señor…

Art. 02 La ejecución y cumplimiento…….

Nota: En caso de que se trate de un solo artículo se colocará las

palabras: Art. Único

78
6) Cierre

a) A dos interlíneas de la redacción del texto, se coloca una disposición

final de la autoridad:

En el caso del ACUERDO y RESOLUCIÓN el señor Ministro, Jefe del

Comando Conjunto de Fuerzas Armadas, Comandantes de Fuerzas,
Subsecretario de Defensa o funcionarios que por delegación tengan
la responsabilidad de elaborar este tipo de documentos, disponen la
publicación y comunicación a sus subordinados por medio de la orden
general de la Institución.

PUBLÍQUESE Y COMUNÍQUESE

b) A una interlínea, se escribe, el lugar y fecha de emisión del

documento.

Ejemplo:

Dado en el Ministerio de Defensa Nacional, en Quito, D.M., el 27 de

febrero de 2019.

c) A cinco interlíneas y alineado al margen izquierdo, se escribe el pie

de firma de la autoridad que legaliza el documento, quien rubrica con
tinta azul o electrónicamente y se coloca el sello del reparto.

Ejemplo:

Carlos Gómez Albuja

General de División
COMANDANTE GENERAL

d) A dos interlíneas, se escribe la sumilla de acuerdo a lo establecido en

el Capítulo III numeral 3 (cierre) literal d) (Sumilla).

NOTA: El texto del cuerpo del documento y el cierre se escribirá en letra

Arial 11 o 12, justificado, primado la simetría, estética y presentación del
documento.

Ver Anexo “Q” (DECRETO)

Ver Anexo “R” (ACUERDO)
Ver Anexo “S” (RESOLUCIÓN)

79
2. ACTA DE REUNIÓN/SESIÓN

a. Definición

Documento que contiene el desarrollo de una reunión o una sesión de un

organismo, en el orden cronológico de los puntos que fueron tratados,
acuerdos y resoluciones tomados por los participantes.

Sirven de resumen y recordatorio para todos los implicados en un

determinado asunto y puede contener en anexos, los documentos de
sustento en la toma de decisiones de los ítems tratados.

b. Elaboración

1) Diseño de página

Tamaño Orientación Márgenes

Superior 3,0 cm
Izquierdo 3,0 cm
A4 Vertical Inferior 2,5 cm
Derecho 2,0 cm

2) Membrete

De acuerdo a lo establecido en este manual, en el Capítulo III, literal B

(ESTRUCTURA), numeral 1 Membrete, literal “b”.

Ejemplo:

3) Cuerpo del documento

a) Nombre del documento y número del acta

A una interlínea del membrete se escribe las palabras ACTA DE LA

(REUNIÓN O SESIÓN), en mayúscula, centrada, subrayada y negrilla
en Arial 12.

A una interlínea, se escribe el número del acta centrada y negrilla en

letra Arial 11.

80
 Ejemplo:

ACTA DE LA SESIÓN

Nro. FA-BZ-1-2018-007

b) Fecha, hora y lugar de la instalación de la reunión

Alineado al margen izquierdo y a dos interlíneas del número de

identificación, se escribe las palabras fecha, hora y lugar de reunión,
tal como se muestra en el ejemplo.

Ejemplo:

FECHA : Quito, D.M 9 de julio de 2019

HORA : 14:00
LUGAR : Sala de reuniones del Comando General

c) Asistentes

Al margen izquierdo y a una interlínea del lugar, se escribe la palabra

ASISTENTES: en mayúsculas y negrillas; a continuación, se escribe
la lista de las personas que intervienen en la reunión con minúsculas,
a interlínea sencilla, la función que desempeña cada uno en la
reunión, se separa del nombre con punto (.) y sangría seguida, de
acuerdo al orden jerárquico establecido para la reunión. Cuando
existan invitados a la reunión, se colocará sus nombres al final del
último miembro del organismo.

Ejemplo:

ASISTENTES: BGrl. Pedro Cabezas C. Presidente

BGrl. Eduardo Burgos S. Primer vocal
BGrl. Jesús Jaramillo A. Segundo vocal
BGrl. Carlos Andrade Secretario
Crnl. Joaquín Silva Asesor Jurídico
Dr. Luis A. Pérez P. Invitado

Cuando el número de asistentes es muy extenso se puede elaborar

una lista que se incluirá como primer anexo en el acta.

Ejemplo:

ASISTENTES: Lista adjunta (20 personas)

d) Ausentes

Al margen izquierdo y luego del último asistente a una interlínea se

escribe la palabra AUSENTES: (si los hay), en mayúscula y negrillas,
a continuación, los nombres de los ausentes, indicando si tiene o no
justificación, ejemplo:

AUSENTES: BGrl. Roberto Bermúdez (Justificado)

Ing. Juan C. Rúales P. (Justificado)

81
e) Orden del día

Se refiere a los asuntos/temas a tratar en la reunión; al margen

izquierdo, a una interlínea del último nombre de asistentes o ausentes
y con mayúscula, subrayado y negrillas se escribe la palabra ORDEN
DEL DÍA: a una interlínea y alineado al margen izquierdo, se enumeran
con números arábigos los temas motivo de la reunión. Si el tema
requiere de dos o más renglones, el segundo y subsiguientes se
escriben alineados al margen izquierdo.

Ejemplo:

ORDEN DEL DÍA:

1. Lectura y aprobación de la orden del día

2. Lectura de documentos recibidos, relacionados a la reunión
3. Lectura de informes relacionados a la reunión
4. Acciones tomadas
5. Resoluciones adoptadas
6. Asuntos varios

f) Desarrollo

A dos interlíneas (Fuente 11) del último tema y con mayúsculas,

subrayada y negrillas se escribe la palabra DESARROLLO: a una
interlínea de este enunciado y al margen izquierdo, se redacta el
desarrollo de la reunión, considerándose todos los aspectos o
asuntos que se traten y emitidos por los asistentes, con sus
respectivas resoluciones o decisiones, escrito a interlineado sencillo
entre renglones y con una interlínea entre párrafos durante sus
intervenciones referentes al tema.

Ejemplo:

DESARROLLO:

Previa constatación del quórum reglamentario por parte del señor

Secretario, el señor Presidente, declara instalada la reunión.

Lectura a la orden del día para la reunión, la misma que se pone a

consideración de los asistentes para la aprobación.

Lectura a los documentos recibidos e informes emitidos relacionados

con la reunión.

Lectura a las acciones tomadas en la reunión anterior para

conocimiento de los asistentes.

Descripción de cada una de las resoluciones adoptadas en la reunión.

Descripción de otros temas que se traten en la reunión

82
4) Cierre

A dos interlíneas del último párrafo del desarrollo, se registra la hora y

fecha de finalización de la reunión por parte del Presidente de la misma,
dando por terminado el tratamiento de los puntos enunciados en la orden
del día.

Ejemplo:

Siendo las (hora, día, mes y año de finalización de la reunión) y sin tener
otro punto que tratar, el señor Presidente del (Nombre del
Organismo/Grupo), finaliza la reunión.

a) Firmas de responsabilidad.

A cinco interlineas del último párrafo, se escriben los pies de firma del
presidente, secretario y asistentes, de las cuales mínimo dos aparecen
en la página donde finaliza el texto.

Cuando se necesiten varias hojas para firmantes, se escribe la frase

“Pasan firmas:”; sus nombres se escriben de cinco interlíneas uno del
otro, distribuidos por pares, si el número de firmas es impar, la última
se escribe al centro.

Ejemplo:

Juan Camilo Ponce Manuel Chacón Correa

Teniente General Corone EMC Avc.
PRESIDENTE SECRETARIO

b) Sumillas

A dos interlíneas del pie de firma, se escribe la sumilla de acuerdo a

lo establecido en el Capítulo III, numeral 3 (cierre), literal d) (Sumilla).

c) Anexos

De acuerdo a lo establecido en el Capítulo III, numeral 3 (CIERRE),

literal b) (ANEXO).

Ejemplo:

Anexos: Informe de estudio de pre factibilidad, cinco (5 hojas)

d) Páginas subsiguientes.

Utilizando la herramienta de WORD de insertar encabezado, a partir

de la segunda página en la parte superior derecha se escribirá el
número del acta y la fecha del documento.

83
Ejemplo:
ACTA Nro. 007-2019 de junio 9 de 2019

NOTA: El texto del cuerpo del documento y el cierre se escribirá

en letra Arial 11 o 12, justificado, primado la simetría, estética y
presentación del documento.

Ver Anexo “T” (ACTA DE REUNIÓN)

84
 CAPÍTULO V

GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

La gestión documental y archivo de documentos militares es el conjunto de normas

técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y
creados por las Fuerzas Armadas, que facilita la recuperación de información desde
ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, realizar la baja
documental y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos.

A. LOS PRINCIPIOS GENERALES

Los principios básicos que rigen la función archivística son:

1. Autenticidad

Un documento auténtico es aquel del que se puede probar que es lo que

afirma ser; que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma
que lo ha creado o enviado y que ha sido creado o enviado en el momento
en que se afirma. Para garantizar la autenticidad de los documentos, las
Fuerzas implantarán políticas y procedimientos para el control de la creación,
recepción, transmisión, mantenimiento y disposición de los documentos de
manera que se asegure que los creadores de los mismos estén autorizados
e identificados y que los documentos estén protegidos frente a cualquier
adición, supresión, modificación, utilización u ocultación no autorizadas.

2. Fiabilidad

Un documento fiable es aquél cuyo contenido puede ser considerado una

representación completa y precisa de las operaciones, las actividades o los
hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de
posteriores operaciones o actividades. Los documentos deberían ser
creados en el momento, o poco después, en que tiene lugar la operación o
actividad que reflejan, por individuos que dispongan de un conocimiento
directo de los hechos o automáticamente por los instrumentos que se usen
habitualmente para realizar las operaciones.

3. Integridad

La integridad de un documento hace referencia a su carácter completo e

inalterado. Es necesario que un documento esté protegido contra
modificaciones no autorizadas. Las políticas y los procedimientos de gestión
de documentos deberán especificar qué adiciones, sumillas o anotaciones
pueden realizarse en un documento después de su creación, en qué
circunstancias pueden autorizarse dichas adiciones, sumillas o anotaciones
y quién está autorizado para llevarlas a cabo. Cualquier anotación, adición,
sumilla o supresión autorizada que se realice en un documento indicará de
forma explícita.

4. Disponibilidad

Un documento disponible es aquél que puede ser localizado, recuperado,

presentado e interpretado. Su presentación mostrará la actividad
administrativa u operación que lo produjo. La indicación sobre el contexto de
los documentos contendrá la información necesaria para la comprensión de

85
 las operaciones que los crearon y usaron. Deberá ser posible identificar un
documento en el contexto amplio de las actividades y las funciones de las
Fuerzas, se deberán mantener los vínculos existentes entre los documentos
que reflejan una secuencia de actividades.

Las Secretarías Generales de las Fuerzas serán las responsables de elaborar

las herramientas metodológicas, como también de la capacitación y
administración de los sistemas de gestión documental y de archivo de los
acervos documentales físicos, digitales y electrónicos, administración de la
información militar en todo tipo de soporte.

B. PROCESOS ARCHIVÍSTICOS

La gestión documental y archivo, tanto para documentos físicos, digitales y/o

electrónicos a través de los sistemas de gestión documental, se establecerá de
acuerdo a los siguientes procesos archivísticos:

1. Organización
2. Clasificación
3. Descripción
4. Evaluación
5. Acceso
6. Difusión

1. ORGANIZACIÓN

De acuerdo al ciclo vital de los documentos desde su producción, los tres

niveles de organización básica y de gestión de archivos para fuerzas
armadas son:

a. Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación, generada por

las unidades administrativas que es sometida a continua utilización y
consulta.

b. Archivo Central: Es aquel que custodia y administra la documentación

procedente de los Archivos de Gestión que han cumplido con el tiempo
determinado en las TCD, con excepción de aquella información
considerada de utilidad para la unidad administrativa, depende de las
unidades de Gestión Documental y Archivo o de quien haga su uso.

c. Archivo Histórico: Es el que custodia documentación que, después de

pasar por un proceso de valoración secundaria, adquiere el carácter de
permanente. Una vez finalizado su paso por los archivos de gestión,
centrales o también llamados administrativos, y una vez realizadas las
labores de limpieza y expurgo, estos documentos se considerarán de
valor histórico y pasarán a formar parte del archivo permanente, no
obstante, pueden pasar a los Centros Históricos de cada fuerza de
acuerdo a sus políticas internas y por recomendación de las comisiones
de valoración documental dispuestas por las Secretarías Generales de
cada Fuerza.

86
d. Ciclo Vital del Documento: Representa las etapas o fases sucesivas por
las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la
oficina hasta su disposición final.

Figura 1.
Ciclo vital del documento

ARCHIVOS DE ARCHIVOS ARCHIVO

GESTIÓN CENTRALES HISTÓRICO

CUSTODIA UNIDAD CUSTODIA DE LOS

MILITAR PRODUCTORA CENTROS HISTÓRICOS/
CENTROS CULTURALES DE
LAS FUERZAS

Fuente: REGLA TÉCNICA NACIONAL, Articulo 11, pág., 7.

e. Almacenamiento: Los tipos de unidad de almacenamiento o de

conservación de soporte (papel) para cada tipo de archivo serán de
acuerdo al siguiente cuadro:

Cuadro 1.
Tipos de unidad de almacenamiento

Tipo de archivo Tipo de unidad de Tipo de caja

conservación
Archivo de Bibliorato, folder cartulina o
No aplica
Gestión sobre
Archivo Central Folder cartulina T03 o T15
Fuente: REGLA TÉCNICA NACIONAL, Artículo 57 almacenamiento, pág., 28

f. Especificaciones técnicas: Cada uno de los contenedores que serán

utilizados para guardar documentación en cada una de las diferentes
etapas del ciclo de vida del documento tendrá la siguientes
especificaciones técnicas:

87
 Cuadro 2.
Especificaciones de las unidades de almacenamiento

Unidad de Material Capacidad de

almacenamiento almacenamiento aprox.

Folder cartulina Cartulina con baja acidez 100 hojas formato A4

Bibliorato L4 Cartón 250 hojas formato A4

Bibliorato L8 Cartón 500 hojas formato A4
Cartón forrado con material
de encuadernación (parte
Un documento o varios
externa) y cartulina libre de
documentos,
ácido (parte interna que
Caja T03 o T15 considerando formatos y
entre en contacto con la
conformación de los
documentación) o
expedientes.
contenedores en cartulina
libre de ácido
Un documento por sobre,
Cartulina libre de ácido, o considerando la
Sobres a medida
Cartulina plegable conformación del
expediente
Fuente: REGLA TÉCNICA NACIONAL, Artículo 57 almacenamiento, pág., 29

g. Capacidad: Se debe considerar la capacidad de almacenamiento

aproximado de cada unidad de acuerdo a las especificaciones técnicas
de los siguientes cuadros:

Cuadro 3.
Capacidades de las unidades de almacenamiento

Unidad de Capacidad de Unidad de

almacenamiento almacenamiento aprox. conservación por
metro lineal
1000 hojas formato A4, o
10 folders, o
Caja técnica T03 1m=6cajas T03
4 biblioratos L4, o
2 biblioratos L8
2000 hojas formato A4, o
Caja técnica T15 1m=3cajas T15
20 folders, o
Fuente: REGLA TÉCNICA NACIONAL, Artículo 57 almacenamiento, pág., 29

Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas

fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía, entre

88
 otros, y digitales tales como discos magnéticos, memorias se tendrá en
cuenta lo siguiente:

1) Para las fotografías y los negativos nunca deberán emplearse

materiales plásticos.

2) Los rollos de microfilmación se mantendrán en su carrete y

contenedor elaborados en material estable y químicamente inerte;
cada rollo estará en una unidad independiente debidamente
identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas
acordes con el formato y con las especificaciones requeridas para
garantizar su preservación.

3) Los discos magnéticos y memorias podrán contar con una unidad de

conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente
estable y, que no desprenda vapores ácidos o contener moléculas
ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación
contendrá sólo un disco magnético.

2. CLASIFICACIÓN

Es el proceso archivístico que consiste en agrupar jerárquicamente los

documentos de un fondo, desde los más amplios a los más específicos, de
acuerdo con los principios de procedencia, según los cuales, los fondos de
archivos de una misma unidad militar de procedencia no deben mezclarse
con los de otra. Se debe conservar el orden original o de respeto a la
estructura archivística, según el cual un fondo de archivo debe mantener o
recibir una clasificación que corresponda a las estructuras administrativas
internas de cada Fuerza.

Para ejecutar este proceso archivístico, se utilizará el Cuadro de Clasificación

Documental. Es una herramienta de clasificación que estructura de manera
jerárquica y lógica los expedientes que reflejan las funciones, actividades o
productos que generan las unidades productoras de documentación, físicos,
digitales y/o electrónicos a través de los Sistemas de Gestión Documental de
Fuerzas Armadas.

a. Estructura

Los archivos se organizan en distintos niveles jerárquicos y por tanto,

estos niveles deben verse reflejados en el cuadro de clasificación. Estos
son:

1) Fondo: Es el conjunto de documentos pertenecientes a una misma

entidad creadora, en este caso cada Fuerza es considerada un fondo
documental independiente, es decir, viene definida por el principio de
procedencia.

2) Sección: Es la primera división en que se ordena un fondo

documental, las cuales se organizan de acuerdo a la estructura
orgánica o por la función de las Fuerzas, siguiendo los principios de
procedencia y respeto al orden original.

89
 3) Serie: Es la división de una sección que corresponde, al conjunto de
documentos producidos en el desarrollo de una misma función o
actividad administrativa.

4) Descripción de la serie documental: Breve explicación del

contenido de la serie documental.

5) Origen de la Documentación: Indica si la documentación se

encuentra en medio físico, electrónico y/o digital.

6) Condiciones de Acceso: De acuerdo a la clasificación de la

documentación militar puede ser reservado.

Para la elaboración de los cuadros de clasificación documental de cada

Fuerza, las Secretarias Generales tomarán las estructuras orgánicas de su
Institución, estableciendo el fondo y las secciones documentales.

Para el establecimiento de las series y las unidades documentales dentro del

cuadro de clasificación, se realizará el análisis de las actividades, tareas y
productos de acuerdo a los manuales de procesos vigentes en cada unidad
productora de documentos de cada Fuerza.

Ver Anexo “U” (CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL)

3. DESCRIPCIÓN

Con este proceso, los archivos centrales dan a conocer qué información
contiene el archivo, cómo se encuentra organizado y cómo se puede
acceder a la información.

Por otra parte, la descripción documental le permite al técnico de archivo la

posibilidad de conocer y controlar la documentación que custodia. En esencia,
la descripción documental trabaja con dos instrumentos: guía e inventario.

La guía es una referencia general del archivo, alude al número de secciones

que se encuentran en el lugar, la procedencia y el ordenamiento.

El inventario es un listado de los expedientes que guarda el archivo, a parte

del nombre del expediente y de los documentos que contiene, tiene también
un código que permite su ubicación física.

Ver Anexo “W” (FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTAL)

Los Sistemas de Gestión Documental han permitido realizar una

catalogación (descripción) más completa y detallada de cada uno de los
expedientes y los documentos, con el ahorro de tiempo, espacio y papel a
través de los metadatos.

a. Principios en que se fundamenta la descripción archivística:

1) Principio de procedencia. Cada documento estará situado en el

fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe
mantenerse la unidad e independencia de cada fondo. Para la
aplicación del principio de procedencia se identificará: la unidad

90
 productora de los documentos, la institución productora, las funciones
desarrolladas y los documentos producidos agrupados en series.

2) Principio de orden original. Hace referencia al orden en que se

crearon los documentos dentro de cada expediente, ubicándolos de
manera consecutiva de acuerdo a cómo ocurrieron las actuaciones
administrativas que dieron origen a su producción, respetando la
clasificación de acuerdo a la estructura organizacional.

4. EVALUACIÓN

Es una actividad archivística que incluye las etapas de valoración, selección

y disposición final de las series documentales.

a. Valoración. Etapa en la que se determinan los valores primarios y

secundarios de las series documentales.

Los principios a tomar en cuenta al momento de evaluar la

documentación a transferirse entre los archivos de gestión, central e
histórico son:

1) Dimensión del patrimonio documental que se está valorando.

2) Objetividad y contemporaneidad del criterio adoptado, armonizando

las prioridades de la investigación de su tiempo sin desmerecer el
valor de la época en la cual se han creado los documentos.

3) Es recomendable enlazar la evaluación con el resto de intervenciones

archivísticas, es decir, se pide como mínimo que su productor esté
correctamente identificado y que los documentos estén clasificados e
inventariados.

b. Selección. Actividad en la que se dividen las series documentales a

conservar y dar de baja documental, utilizando como insumo la Tabla de
Plazos de Conservación Documental.

Las Secretarías Generales de cada Fuerza, una vez cumplido el tiempo

de conservación en los archivos centrales, deberán disponer la
conformación de la Comisión Técnica de Valoración Documental para
realizar la eliminación de documentación de sus unidades orgánicas de
acuerdo a las Tablas de Conservación Documental y a los lineamientos
dispuestos por la normativa legal vigente, donde se deberá tomar en
cuenta los siguientes aspectos:

1) Conocer los orígenes de las unidades militares, su organización,

evolución y actividades.

2) Conocer los procesos de elaboración de reglamentos de las Fuerzas.

3) Contener datos significativos sobre un acontecimiento, individuo,

institución o lugar, sobre tendencias de la historia militar o política del
país.

4) Reflejar de manera integral la actividad propia, específica de una

unidad militar.

91
 5) Contener datos significativos sobre acontecimientos o movimientos
importantes de la historia militar, política, económica y social.

6) Contener datos necesarios para la protección de los derechos

humanos, financieros, jurídicos u otros derechos de las personas que
pertenecen a las Fuerzas Armadas.

Ver Anexo “V” (TABLA DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL)

c. Disposición final. Ejecución de procedimientos para la baja documental

o transferencia final.

1) Transferencia Documental

Antes de transferir la documentación, se han de realizar las siguientes

actividades:

a) Limpieza y expurgo. La limpieza del material y la destrucción de

todos los documentos inútiles como fotocopias, borradores, notas
informativas, elementos metálicos (grapas, clips, etc.), cinta
adhesiva y todo tipo de elementos sobrantes. Esta eliminación de
documentos se realizará de conformidad con lo previsto en las
leyes y normativas nacionales.

b) Comprobación documental. La comprobación que los

documentos están en orden al interior de los expedientes.
También es necesario verificar que todos los expedientes se
encuentren correctamente protegidos y que constan los datos
identificación debidamente llenados.

c) Ordenamiento. El ordenamiento y la ubicación de la

documentación en los contenedores debidamente numerados y
adjuntos los instrumentos de descripción relativos a la
documentación que es transferida.

d) Descargo. Toda esta información se hará constar para descargo

de quien transfiere y quien recibe, en un acta entrega-recepción,
debidamente firmada y fechada.

Ver Anexo “X” (ACTA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL)

El formulario de transferencia será el instrumento de gestión y control

tanto para el remitente como para el receptor, pues permite localizar
la documentación y conocer los metros lineales que ocupa, así como
otorgar la información respecto a la clasificación.

El formulario de transferencia, una vez firmada por el remitente y el

receptor, también constituye un importante instrumento jurídico. Es la
única prueba de traspaso de la documentación militar y de la
responsabilidad de una custodia a otra.

92
 Las Secretarias Generales de las Fuerzas, deberán de forma anual
registrar las actas de transferencia y eliminación de documentación
por parte de los archivos centrales de todas las unidades de Fuerzas
Armadas de acuerdo a las herramientas metodológicas vigentes
(Cuadro de Clasificación Documental y Tabla de Plazos de
Conservación).

Ver Anexo “W” (FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTAL)

2) Conservación

El procedimiento más importante para salvaguardar la

documentación que se guarda en los archivos centrales de las
unidades de las Fuerzas es la conservación, la cual tomará en cuenta
los materiales o soportes en los que se hallan los documentos.

a) Soportes Documentales

(1) El papel y en general todo tipo de soporte documental de

archivo, necesitan gozar para su conservación de condiciones
óptimas de humedad y temperatura. Normalmente estas son:
45 A 60 % de humedad y 18º-21º grados centígrados de
temperatura, pues el papel contiene altas cantidades de
ácidos y por lo tanto está sujeto a deterioro.

(2) Los libros, papeles y otros artículos de las colecciones de

bibliotecas y archivos son elaborados de una variedad de
productos. La vida útil de estos materiales se determina por
las características inherentes de estos componentes y por el
ambiente en el que se almacenan.

(3) Los controles ambientales estrictos son necesarios para

retardar el índice de deterioro, dado que la vida útil de
materiales documentales se ve afectada significativamente
por los niveles de temperatura, humedad, luz y contaminación
en el aire, que se encuentran en el lugar del almacenaje.

b) Mobiliario

La estantería metálica estará anclada al piso, con una altura

máxima de 2.20 m incluida la balda superior (techo), la bandeja
inferior de la estantería tendrá mínimo 0.10 m de distancia en
relación al suelo, para evitar daños por inundaciones. En el caso
de requerir racks o similares se incorporará mecanismos de
acceso para la manipulación de los documentos.

c) Ubicación del mobiliario

Las estanterías estarán ubicadas a una distancia mínima de 0.20

m con relación a la pared. El espacio de circulación entre
estanterías tendrá una distancia de 0.70 a 0.90 m para facilitar el
acceso, considerando un corredor central de mínimo 1.20 m. En
el caso de almacenar documentos de gran formato como: planos,
mapas, carteles o de soportes distintos al papel, se considerará la

93
 implementación del mobiliario adecuado destinado a conservar y
garantizar esta documentación.

d) Fluctuaciones de temperatura

Las fluctuaciones debidas a variaciones de temperatura en las

diferentes regiones del país deben controlarse de tal manera que
esos cambios sean graduales. Las fluctuaciones rápidas son las
que más dañan las colecciones, uno de los principales objetivos
de las unidades militares que tengan archivos centrales será la de
minimizar las fluctuaciones de temperatura y humedad para
retardar el deterioro químico de los documentos. Por
consiguiente, es recomendable organizar el archivo en un lugar
apto y con características específicas, es decir, una instalación
separada de las oficinas administrativas de las unidades militares
cuya temperatura y humedad se ajuste a los niveles indicados.

En cuanto a la iluminación, todas las ondas de luz dañan los

materiales de bibliotecas y archivos. El daño causado por la luz
depende de la intensidad, el tipo de luz y de la duración de la
exposición, ya que es acumulativo. Es recomendable conservar la
documentación en un ambiente oscuro y/o de usar luces de neón
o neutras en el momento necesario.

e) Conservación Preventiva

La conservación preventiva se entenderá como un conjunto de

acciones tendientes a garantizar la conservación de los bienes
documentales mediante el control de su entorno inmediato y la
implementación de adecuados programas de mantenimiento y/o
gestión.

Por definición, los archivos cumplen cuatro funciones básicas:

organizar, coleccionar, conservar y poner al servicio de las
unidades militares (investigación).

El objetivo de la conservación es salvaguardar la calidad y los

valores del bien documental, para proteger su esencia y asegurar
su integridad para las generaciones futuras.

Para la elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación

Documental, se observará en la parte legal el valor que tienen los
documentos como justificativos en los actos administrativos,
financieros, técnicos y legales, se considerará aquellos
documentos históricos de las propias Fuerzas y del Estado, más
documentos beneficiosos para futuras investigaciones. Los plazos
de conservación señalados deberán contarse a partir del último
día al que corresponde el expediente o grupo documental.

Previa a la eliminación de los documentos que han cumplido los

plazos de conservación, las Secretarias Generales de las Fuerzas
solicitarán la validación a la Dirección Nacional de Archivos.

Los documentos que las Fuerzas considere con valor permanente

e histórico, podrán transferirse al Centros de Estudios Históricos

94
 y Centros Culturales de FF.AA y aquellos que no sean calificados
como tales se dispondrá su baja documental, previo informe
escrito de las comisiones de valoración documental.

f) Niveles de previsibilidad en la conservación

Una manera de estar preparados para afrontar los riesgos que

podrían sufrir los bienes documentales que los imprevistos
suponen, puede ser la de agrupar los problemas en lo que
podríamos denominar como niveles de previsibilidad. Así
podríamos encontrarnos con los siguientes grupos:

(1) Problemas cotidianos. Constituyen el grueso del trabajo

necesario, para la conservación del bien a lo largo del período
de vigencia del plan de gestión de Fuerzas Armadas.

(2) Problemas urgentes. Aquellos que, en el caso de no ser

tratados rápidamente, causarán daños o deterioros de
importancia.

(3) Problemas de emergencia. Son aquellos que causan peligro

potencial para el bien o para el público y deben ser
considerados prioritarios.

Los archivos centrales contarán con la seguridad integral básica

de acuerdo a parámetros establecidos en la normativa nacional
legal vigente.

5. ACCESO

Es una obligación del Estado y de sus organismos dependientes, la

administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el
acceso a los mismos, salvo las excepciones que establecen las leyes y
reglamentos pertinentes.

El artículo 18 de la Constitución de la República, en su numeral segundo,

establece que es derecho de todas las personas el acceso a la información
generada en instituciones públicas o privadas que manejen fondos públicos
o realicen funciones públicas. Además del derecho de acceso universal a las
tecnologías de información y comunicación.

El artículo 379, numerales 3 y 4, de la Constitución de la República del

Ecuador, establece que son parte del patrimonio cultural tangible e intangible
relevante para la memoria e identidad de las personas y colectivos, y objeto
de salvaguardia del Estado, entre otros: "3. Los documentos, objetos,
colecciones, archivos, bibliotecas y museos que tengan valor histórico,
artístico, arqueológico, etnográfico o paleontológico. 4. Las creaciones
artísticas, científicas y tecnológicas";

Con estas bases legales, se expide la “Ley Orgánica de Transparencia y

Acceso a la Información Pública” – LOTAIP, que define el acceso, control y
difusión de la información de acceso público a todas las entidades públicas
y privadas que participen del estado.

95
Bajo este extracto legal, las Secretarias Generales de las Fuerzas cumplirán
con el procedimiento establecido para la certificación de información
conforme a las disposiciones contempladas en el Estatuto del Régimen
Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva y Código Orgánico
Administrativo, “Régimen de fedatarios”; así como con respecto a la
información militar clasificada, se procederá con lo establecido en el
Reglamento Interno para la Elaboración, Manejo, Custodia, Difusión y
Seguridad de la Información Militar Clasificada.

a. De los solicitantes.

Los interesados realizarán su solicitud de expedición de copias

certificadas dirigidas únicamente a los Secretarios Generales en caso de
las Fuerzas y a los Comandantes de Unidad en caso de ser requeridas a
las unidades militares cumpliendo con los requisitos que establezca la
Dirección de Archivo de la Administración Pública en la solicitud de
expedición de copia certificada.

Las solicitudes contendrán en forma clara la siguiente información:

1) Identificación del solicitante.

2) Motivo de la solicitud.

3) Información precisa de la ubicación del documento solicitado

(dirección que generó el documento, fecha exacta de creación del
documento, etc.).

b. Principios básicos para el acceso e implementación de Sistemas de

Gestión Documental:

1) Estar basado en estándares abiertos que faciliten la migración y

actualización continua.

2) Estar vinculado electrónicamente del sistema informático que se use

para el registro de la correspondencia de entrada y salida y, el control
de gestión documental, a fin de simplificar los procesos de registro,
evitar duplicidades y controlar la gestión de los documentos de
archivo desde su creación hasta su destino final.

3) Contar con las funcionalidades necesarias para garantizar la

autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad a largo plazo de los
documentos de archivo.

4) Incluir procedimientos digitales para efectuar la trazabilidad y la

auditoría del contenido de los documentos electrónicos de archivo.

5) Ser flexible para adaptarse a las necesidades específicas de las

dependencias.

6) Los sistemas de gestión documental deberán autenticar la firma

electrónica validada por el Banco Central del Ecuador y será válida
únicamente en lo establecido dentro de la normativa legal vigente.

96
 7) Las Fuerzas a través de las Secretarias Generales deberán
desarrollar los manuales básicos de usuario y de administración de
los sistemas de gestión documental vigentes en las Fuerzas.

6. DIFUSIÓN

Promover la difusión del patrimonio documental en las diferentes Fuerzas

será potestad de los centros de estudios históricos o de los centros culturales
de las Fuerzas, de acuerdo a la normativa nacional legal vigente respecto a
documentación histórica con la finalidad de facilitar el manejo de la
información, incrementar la consulta de sus fondos documentales y
posicionar el archivo como facilitador de procesos de manejo de la
información en el interior de Fuerzas Armadas para la investigación y la
construcción de la historia militar.

CAPÍTULO VI

ELABORACIÓN, APROBACIÓN Y DIFUSIÓN DE MANUALES

A. DEFINICIÓN

Son documentos que contienen todo un conjunto de reglas e instrucciones prácticas,

que permiten transmitir en forma ordenada normas, instrucciones, políticas,
atribuciones, organización, procesos y procedimientos en los cuales se describen de
manera sistemática, estandarizada, explícita y ordenada, la elaboración y ejecución
de las actividades, labores y/o tareas inherentes a la Institución Armada.

B. OBJETIVO

El objetivo de los manuales es suministrar una guía metodológica básica, en los

ámbitos operativo, técnico y administrativo, que permita hacer posible y facilitar el
desarrollo y desenvolvimiento de las múltiples funciones de la gestión para lograr
eficientemente los objetivos institucionales.

Los manuales tanto operativos, técnicos y administrativos, permiten recopilar de

manera organizada los procedimientos de una organización y reducen en gran
proporción la improvisación debido a que todo está escrito, por consiguiente aclaran
dudas con respecto a qué hacer en un momento determinado, mantienen la igualdad
(estandarización) en la gestión organizacional, ahorran tiempo debido a que las
instrucciones ya están establecidas, permiten una evaluación objetiva de los procesos
y los estándares que han sido establecidos; así también pueden ser un instrumento
informativo.

Deben estar sujetos a revisiones periódicas para adaptarse y ajustarse a las

necesidades cambiantes, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de
los integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente
conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la institución.

97
C. CLASIFICACIÓN

Debido al amplio y variado enfoque que abarcan los manuales, existen de diversos
tipos, de diferentes formas y para cada finalidad, por lo que, por su contenido y de
acuerdo a la importancia y uso dentro de la Institución, se ha establecido, entre otros,
los siguientes:

Manuales Doctrinarios
Manuales de Organización
Manuales Administrativos
Manuales de Proceso
Manuales Departamentales
Manuales de Finanzas
Manuales de Política
Manuales de Clasificación de Puestos
Manuales Operativos o Técnicos
Manuales de Identificación
Manuales de Procedimientos

1. Manuales Doctrinarios

Son documentos que contienen un conjunto de principios y normas que configuran

el accionar estratégico, táctico y operativo de las Fuerzas Armadas, que pueden
ser utilizados por cada una de las Fuerzas, en su entrenamiento, capacitación y
empleo operativo, permitiendo estandarizar las operaciones y facilitar la
preparación de procesos, mediante el establecimiento de procedimientos
comunes para realizar tareas militares. Los manuales doctrinarios se pueden
clasificar en: Doctrina Básica o Fundamental, Doctrina Operacional y Doctrina
Institucional.

2. Manuales de Organización

Son aquellos que se encargan de detallar en forma general la conformación y

dirección de la Institución, determina la estructura, roles y funciones que en ella se
lleva a cabo.

3. Manuales Administrativos

Son documentos de guía particularmente dinámicos, de fácil lectura y manejo

que transmiten de forma completa, sencilla, ordenada y sistemática la
información en una organización. En ellos se indican las actividades y la forma
en que estas deberán ser realizadas por los miembros de la organización.

Un manual administrativo es una herramienta de comunicación muy útil entre la

institución y los miembros, manteniéndolo al tanto de lo que se desea alcanzar y
de qué manera; permitiendo el manejo y control de la información.

4. Manuales de Procesos

Contienen políticas, métodos y procedimientos que permiten identificar y describir

las entradas, actividades, salidas, controles, recursos e interrelaciones de las
unidades y procesos de las instituciones, en función del cliente que permiten

98
 estructurar los procesos institucionales, sectoriales y del reparto, señalando los
métodos y procedimientos a seguir para la ejecución de determinado tipo de
trabajo, describiendo secuencialmente los pasos en que se compone el proceso.

5. Manuales Departamentales

Contienen normas que regulan el modo en que deben ser llevadas a cabo las
actividades realizadas por el personal en forma diferencial, según la función y/o rol
de cada área de un determinado departamento.

6. Manuales de Finanzas

Se encargan de dar detalle de la verificación de la administración de cada uno de

los bienes que corresponden a la Institución.

7. Manuales de Política

Sin ser formalmente reglas en este manual se determina y regulan las actuaciones
y dirección de la Institución, conocida como políticas o lineamientos de Comando.

8. Manuales de Clasificación de Puesto

Este se encarga de marcar las funciones que se desarrollan en los diferentes

puestos de la Institución; así como, citar sus características y las
responsabilidades a cumplir.

9. Manuales Operativos o Técnicos

Detalla cómo deben ser realizadas las tareas particulares y trata acerca de las
diferentes técnicas, tal como refiere su nombre.

10. Manuales de Identificación

Este tipo de documento abarca puntos específicos relacionados con la estructura

y su codificación, establecimiento de siglas de las dependencias, un compendio
de formularios utilizados, nombre de la Institución, elaboración y descripción de su
logotipo principal y de sus unidades, denominación y codificación de manuales,
contiene información de la continuidad cronológica y secuencial de operaciones
entrelazadas entre sí, que ayuda a la realización de cada función y actividades
específicas de cada organización (Fuerza). Tiene como objetivo final controlar y
unificar cada actividad específica, capacitar y entrenar a los miembros. Se utiliza
de igual forma como elemento de consulta para realizar las tareas de cumplimiento
en forma general en un tema específico directo de la Institución.

11. Manuales de Procedimientos

Es un documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse

en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de
ellas.

En estos documentos son consignados, metódicamente tanto las acciones como

las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de
la Institución, con una sucesión cronológica y secuencial del conjunto de labores

99
 concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un
ámbito predeterminado de aplicación.

D. ELABORACIÓN

Con el propósito de normar y estandarizar la elaboración y presentación de los

manuales y que tengan uniformidad y cumplan con las exigencias técnicas y
editoriales de un manual, a continuación se presenta una estructura básica de un
manual, sin considerar aquellos temas específicos propios del documento, que deben
ser incluidos en la parte que corresponda; así como, aquellos que ya tengan su
formato establecido conforme a normativas de igual o mayor jerarquía, serán
elaborados de acuerdo a su característica y respetando su estructura y disposiciones
para su elaboración.

La estructura básica pretende orientar el orden en que deben presentarse el contenido

de los temas, sin ser absoluto, ya que pueden existir otros temas especializados según
su objetivo y alcance que tenga, para lo cual se establece el siguiente formato:

- Portada/Carátula
- Acuerdo o Resolución (aprobación, aceptación conforme corresponda)
- Hoja de aprobación y control de registro de cambios
- Índice de contenidos
- Índice de tablas y figuras (optativo)
- Índice de anexos (optativo)
- Introducción
- Antecedentes
- Marco Jurídico/Legal
- Objetivo
- Alcance
- Desarrollo de los temas específicos del manual (Cuerpo)
- Glosario
- Lista de referencias
- Bibliografía
- Anexos
- Hoja de información complementaria

1. Portada/Carátula

Todo manual deberá contener una pasta de color de acuerdo a la normativa

estipulada (preferible cartulina), tamaño INEN A4 o A5 con las siguientes
características:

- Nombre de la Institución o unidad (Arial 24)

- Nombre de la unidad subordinada (Arial 22)
- Escudo (logotipo) de la Institución o de la unidad (4 cm de diámetro)
- Título o nombre del Manual (Arial 24)
- Código del manual (Arial 24)
- Mes y año de vigencia (Arial 20)

En la primera página de la portada, se incluirá una hoja (bond blanca), no va

numerada, con la misma información de la portada. Ver ejemplo en Anexo “V”.

100
2. Acuerdo o Resolución

A continuación de la hoja con la carátula se incluirán: la hoja del Acuerdo o

Resolución de aprobación del manual.

3. Hoja de aprobación y control de registro de cambios

El control de cambios en los manuales, es un requisito que establece las bases

para elaborar, mantener y actualizar el soporte documental de las normas
contenidas en estos documentos, para ello, es necesario mantener un registro de
los cambios y/o modificaciones de los manuales a medida que avance su vigencia.

Las modificaciones pueden ser resultados de revisiones de las normas,

disposiciones, actividades, etc., de una manual. Este procedimiento describe el
proceso para controlar los cambios sea de forma y/o fondo de los manuales.

Para controlar los cambios de los manuales, se realizará el siguiente

procedimiento:

a) Aprobación de los registros de cambios

Es necesario determinar las responsabilidades de aprobación de cada uno de

los documentos y la evidencia de la misma.

b) Revisión y actualización de los manuales

Los manuales son documentos sometidos a cambios conforme evoluciona la

metodología de trabajo, normas superiores, etc. (mejora continua).

c) Identificación de los cambios y de la versión vigente de los manuales.

La Institución debe mantener el histórico de los cambios en los distintos

manuales, al mismo tiempo debe crear una metodología de identificación de
las versiones (revisión, versiones) actualizadas.

d) Distribuir la documentación vigente para que se encuentre accesible al

personal y unidades.

La distribución y/o difusión de los manuales o de los cambios efectuados debe

realizarse en forma física o en forma digital, de tal forma que todos los
miembros tengan acceso a los documentos que sean de aplicación a sus
responsabilidades dentro del campo de competencia.

e) Mantener los documentos legibles e identificados

Los manuales de la Institución, deben estar identificados con logotipos, títulos

y códigos para un acceso y búsqueda inmediata.

f) Control de documentos externos

La Institución debe controlar aquellos documentos (manuales) externos que

sean necesarios para el desarrollo de las actividades propias de la Institución.

g) Control de la documentación obsoleta

101
 Cuando se realicen cambios en algún manual y se aprueba una nueva versión,
la Institución debe disponer de una metodología para retirar los manuales
obsoletos, derogados y/o eliminados, para evitar su consulta; siempre
manteniendo su archivo histórico.

Ver Anexo “Z” (HOJA DE CAMBIOS)

4. Índice de contenido

Se refiere a la lista organizada de las partes que conforma el manual en el orden

en el que se presentan al interior del mismo. Debe incluir todos los elementos y se
recomienda que sea escrita una vez concluido el documento, para que las páginas
preliminares, los títulos de los distintos capítulos y subcapítulos, las referencias,
etc., queden con la paginación definitiva.

5. Índice de tablas y figuras

Es optativo, de acuerdo a la cantidad de ayudas ilustrativas que contenga el

trabajo (tablas, gráficos, figuras, fotografías). Es necesario enlistar todas las
ilustraciones y cuadros con el título, número respectivo y página en la que se
encuentra. Esta lista, de haberla, se debe colocar en una nueva página a
continuación del índice de contenidos.

6. Índice de anexos

Es importante que los anexos también estén listados, con el número respectivo o
letra mayúscula asignada y las páginas en las que se encuentran. Esta lista, de
haberla, se la debe colocar a continuación del índice de ilustraciones y gráficos.

7. Introducción

Corresponde a la sección en donde se explica y se da una idea somera, pero

exacta de los diversos aspectos que componen el manual. Se trata, en última
instancia, de hacer un planeamiento claro y ordenado del tema o temas del
manual, de su importancia y sus implicaciones; así como de la manera en que se
ha creído conveniente abordar el estudio de sus diferentes elementos.

Una introducción obedece a la formulación de las siguientes preguntas:

¿Cuál es el tema del manual?

¿Por qué se hace el manual?
¿Cómo está pensado el manual?
¿Cuál es el método en el manual?
¿Cuáles son las limitaciones del manual?

En la redacción de la introducción se deberá considerar en los primeros párrafos

la definición de los temas (capítulos) que contiene el manual; se sugiere mencionar
características y causas para presentar los temas y utilizar frases subrayadas para
iniciar la redacción de la introducción; el interés puede versar en torno al mismo
tema, académico, profesional o al área operativa, técnica o administrativa, la
metodología, la teoría, la técnica, etc., la finalidad u objetivos del desarrollo del
manual, cuál es la distribución de los diversos temas en la estructura, en definitiva,
la introducción contiene una visión general del tema del manual.

102
8. Antecedentes

En esta parte se explica cómo se originó el interés por el tema, investigación,

trabajo, etc. Se da a conocer la evidencia empírica que se tienen del mismo y se
hacen referencias a estudios realizados con temáticas relacionadas. Se explica de
manera detallada la importancia de realizar el manual de acuerdo con las causas
que le dieron origen. En la redacción se presenta de manera clara la razón de
realizar el trabajo y las facilidades que se tienen para lograr lo propuesto.

9. Marco Jurídico/Legal

El marco jurídico o legal proporciona las bases sobre las cuales la institución
construye y determina el alcance y naturaleza del manual. En el marco jurídico o
legal regularmente se describen documentos legales, reglamentarios, regulatorios
interrelacionados entre sí.

El marco jurídico faculta a la autoridad correspondiente para que lleve a cabo las
labores de administración de conformidad a la estructura detalla dentro del
documento, incluye las disposiciones legales aplicables. Compren todas las
directrices u ordenamientos relativos a la legislación relacionado con el tema y/o
ámbito de aplicación del manual.

Es conveniente estructurar el marco jurídico de tal manera que resulte inequívoco,

comprensible y transparente y que comprenda todos los componentes necesarios
para garantizar la ejecución y aplicación del manual, para tal efecto es
recomendable se sigan el orden jerárquico: constitución, tratados, leyes,
convenios, reglamentos, decretos, acuerdos, resoluciones, en cada caso debe
respetarse la secuencia cronológica de su expedición.

10. Objetivo del manual

Es lo que se espera alcanzar o cumplir con la emisión del manual. Es importante

mencionar que, en la redacción de estos, el verbo que se utiliza es de suma
importancia puesto que indica los resultados tangibles que se obtendrá del
manual. También se incluyen los propósitos que se esperan lograr, los cuales
deben derivarse claramente de la situación problema.

11. Alcance del manual

Se define las áreas de aplicación de las normas establecidas en un determinado

manual, cuáles son las áreas, campo de acción, etc., en las que se debe ejecutar
y llevar a cabo las acciones determinadas en el manual.

12. Desarrollo de los temas específicos (Cuerpo del manual)

Se compone de capítulos que forman el contenido del manual; aquí se describe

detalladamente el contenido, el marco teórico, la metodología, los resultados
dependiendo del tipo de manual que se ha elaborado.

Cada capítulo deberá constar de introducción, aspectos que se abordan en el

capítulo. El cuerpo se organiza en subcapítulos, partes o secciones. Se
recomienda seguir un orden lógico en los títulos, de manera que reflejen precisión
y claridad en su contenido, que proporcionen congruencias a las diferentes partes
del trabajo y considerar los temas que se mencionan en la introducción.

103
 El lenguaje utilizado en los manuales debe ser claro, para que el usuario pueda
entender sin ninguna dificultad lo que este quiere transmitir. Las palabras
empleadas deben enfocarse al tipo de contenido que se desarrolla y usar un
vocabulario acorde al tipo de acción a la que va dirigido.

Se empleará un estilo doctrinario, redactando párrafos breves. Un párrafo es una

unidad de frases que debe tener una extensión homogénea y compatible, por lo
tanto, en lo posible no se debe usar párrafos de 3 a 5 líneas, o demasiado
extensos, sino párrafos de entre 6 a 12 líneas.

Como norma ética, se debe tener especial cuidado en no presentar como propios
el trabajo, pensamiento o ideas de otra persona. Para evitar la copia o plagio, que
es una falta grave, se debe realizar las citas correspondientes, dando el crédito al
autor cuyas ideas apoyan los argumentos del trabajo. Las citas y las referencias
bibliográficas se realizarán utilizando un sistema internacional, como:

a. Sistema de la Organización Internacional de Normalización: Norma ISO 690

para referencias bibliográficas, y Norma ISO 690-2 para referencias a
documentos informáticos.
b. Sistema APA (American Psycological Association)
c. Sistema MLA (Modern Language Association)

13. Glosario

Tiene la finalidad de racionalizar la terminología específica usada en el manual,

utilizando un lenguaje común, capaz de que cualquier persona la pueda
comprender.

14. Lista de referencias

Es una lista de referencias bibliográficas que se encuentra al final del manual. Esta
lista provee la información necesaria para que el lector localice y recupere las
fuentes que ha citado en el cuerpo del manual. Cada cita (directa o indirecta)
dentro del manual debe aparecer en la lista de referencias; y viceversa, cada
entrada en su lista de referencia debe estar citada en el manual.

15. Bibliografía

La bibliografía contiene material extra que fue consultado durante la elaboración

del trabajo (manual), pero que no han sido citados; así como, las referencias de
los distintos documentos.

La sección bibliográfica debe contener las referencias de los distintos documentos

citados en el manual, esto es: leyes, reglamentos, normativas, libros, revistas,
diccionarios, enciclopedias, periódicos, monografías, tesis, mapas y planos,
artículos de Internet particularmente revistas electrónicas y sitios web
especializados, de reconocida solvencia académica. Cada referencia deberá
citarse por separado y en orden alfabético.

Es imprescindible la elaboración de una bibliografía final por orden alfabético sea

que se haya citado o no, a partir del primer apellido de los autores que incluya
todas las obras consultadas para la elaboración del manual.

104
 Para ordenar adecuadamente la bibliografía, se debe tener en cuenta los
siguientes aspectos:

a. El apellido del autor o autores se escribe con mayúscula, el nombre con

mayúscula solamente la inicial.
b. Los autores se ordenan alfabéticamente
c. Cuando hay más de una referencia de un mismo autor, éstas se ordenan
cronológicamente por año de publicación
d. Si hay más de una referencia de un mismo autor publicadas en el mismo año,
se ordenan alfabéticamente por título y se diferencia con las letras a, b, c, etc.,
a continuación del año.
e. Si la publicación no tiene año, poner “sin año”, de la siguiente manera: [s.a.].
f. Si el año de la publicación es incierto, se pone una fecha aproximada entre
corchetes, de la siguiente manera: [199-]. En el caso del ejemplo, se refiere a
la década del 90.
g. Cada componente de una referencia bibliográfica va separado por punto y dos
espacios, se entiende por componentes: apellido, nombre, título de la obra,
país, editorial, año de publicación, número de páginas de la obra y número de
edición.
h. El índice bibliográfico se escribe a espacio seguido.

16. Anexos

Corresponde al material ilustrativo que facilita la comprensión de cierta parte del

manual realizado, se ubica al final con el objeto de no interrumpir el desarrollo
central de la exposición. Dentro de este punto se puede incluir, de ser necesario,
materiales como: cassettes, disquetes, diapositivas, planos y mapas, discos
compactos, etc., los mismos que deben estar rotulados con la identificación
respectiva.

17. Hoja de información complementaria

Es un anexo en el que se describe detalles extras de información de soporte

enciclopédico que aporta referencias relacionadas con el manual como área del
manual, título, código, fecha de iniciación del estudio y/o investigación, fecha de
aprobación de la comisión y aprobación final, organismo ejecutivo, conformación
del comité doctrinario. Ejemplo:

105
 INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA
Documento Área Título Código

MANUAL Administrativo MANUAL DE ELABORACIÓN DE MI-DOC-O-CCFFAA-3-2015

DOCUMENTACIÓN MILITAR
Fecha de
Iniciación Estudio/investigación Fecha de aprobación Comisión Fecha de aprobación Final
Octubre de 2016

Junio de 2011 Octubre de 2012

Organismo Ejecutivo Oficializado con el carácter de: Normativa
Dirección de Educación y Doctrina Conjunta de las Fuerzas
Armadas (DIEDMIL)
Por Acuerdo Ministerial Nro. 234
Organismo(s) Ejecutor(es)
Secretarías Generales de Fuerza Publicado Orden Ministerial Nro. 146

COMITÉ DOCTRINARIO

NOMBRES: INSTITUCIÓN REPRESENTADA:

Mayor Petronio Segarra COMANDO CONJUNTO FF.AA

Mayor Juan C. Castellanos COMANDO CONJUNTO FF.AA
Capt. Gonzalo Falconi FUERZA TERRESTRE
Tnnv. Byron Ozequeda FUERZA NAVAL
Subp. Nieto Ignacio FUERZA AÉREA
Ing. Mónica Páez FUERZA NAVAL

E. PRESENTACIÓN

1. Papel y tamaño

Tamaño Orientación Márgenes

Superior 2.5 cm
A4 Vertical Izquierdo 3.0 cm
(210 x 297 mm) Inferior 2,5 cm
Derecho 3,0 cm Se presentará en
papel bond tamaño INEN A4 (210 x 297 mm) de 75g/m2

2. Márgenes

Los márgenes a utilizarse son:

Superior e inferior: 2.5 cm

Derecho e izquierdo: 3.0 cm.

En caso de que el manual vaya a ser empastado el margen izquierdo será de 4cm.

3. Dactilografiado

a. El tipo de letra será Arial 11

b. Se escribirá a renglón seguido con un interlineado sencillo y a doble espacio
entre párrafos.

106
 c. En caso de utilizar sangrías y tabulaciones, estas deberán ser de 1cm.
d. Se usará cursivas para:

- Títulos de libros, periódicos y publicaciones en microfilme (por ej. Annual

Review of Psychology),
- Géneros, especies y variedades (por ej., homo sapiens),
- Presentación de un término o etiqueta nuevo, técnica o clase (pero sólo la
primera vez) (por ej., enmascaramiento retroactivo),
- Letra, palara o frase citada como ejemplo lingüístico;
- Palabras que pueden leerse erróneamente,
- Letras utilizadas como símbolos estadísticos o variables algebraicas,
- Algunas puntuaciones de pruebas y escalas,
- Números de volumen en lista de referencias; y
- Rangos de una escala: 1(deficiente) a 5 (excelente)

e. No se debe usar cursiva en:

- frases extranjeras y abreviaturas comunes en el idioma en que se escribe,

- términos químicos o trigonométricos,
- subíndices no estadísticos adscritos a símbolos estadísticos o expresiones
matemáticas,
- letras griegas,
- enfatizar (priorizar la sintaxis para ello; y
- letras usadas como abreviaturas.

4. Numeración de las páginas

Sin incluir las páginas preliminares ni los anexos, se utilizará dos tipos de
numeración:

a. Números romanos en minúsculas para las páginas preliminares, comenzando

por la página de la portada, que no se considera y terminando en la
introducción.

b. Números arábigos para el texto del manual.

Tanto la numeración romana como la arábiga, se escriben en el ángulo inferior

derecho de cada página, limitándose a ubicar el número sin otro carácter adicional.

Las páginas en las que aparecen cuadros y gráficos también deben numerarse y
su disposición, vertical u horizontal, no alterará la posición del número de página.

5. Uso de abreviaturas

El uso de abreviaturas deberá evitarse en el texto; se limitará a las notas al pie de

página, las fuentes y las referencias bibliográficas. Las abreviaturas de términos
en latín se escriben en cursiva. Las principales abreviaturas son las siguientes:

107
 apdo.: apartado N. del T.: nota del traductor
apdo.: apartado N. del .:T.:( opere
op.cit nota del traductor
citato) en la obra ya citada del
art.: artículo
mismo
op.cit .:autor
( opere citato) en la obra ya citada del
art.: artículo
arts.: artículos mismo autor
p.: página
arts.: artículos p.: página
cap.: capítulo pp.: páginas
cap.: capítulo pp.: páginas
cf.: confróntese p. ej.: por ejemplo
cf.: confróntese p. ej.: por ejemplo
col.: colección, columna. reed.: reeditado, reedición
col.: colección, columna. reed.: reeditado, reedición
colab.: colaboradores reimpr.: reimpreso, reimpresión
colab.: colaboradores reimpr.: reimpreso, reimpresión
ed.: editor, edición rev.: revisado
ed.: editor, edición rev.: revisado
et al . ( et alii ): y los otros autores s. f.: sin fecha
et al . ( et alii ): y los otros autores s. f.: sin fecha
fasc.: fascículo sec.: sección
fasc.: fascículo sec.: sección
ibíd.: en la misma obra s. l.: sin lugar
ibíd.: en la misma obra s. l.: sin lugar
íd.: en el mismo autor s. l. n. f.: sin lugar ni fecha
íd.: en el mismo autor s. l. n. f.: sin lugar ni fecha
ilust.: ilustraciones s.: siguiente
ilust.: ilustraciones s.: siguiente
impr.: imprenta, impreso en ss. : siguientes
impr.: imprenta, impreso en ss. : siguientes
infra : aquí abajo supra : aquí arriba
infracit.
loc. : aquí abajo
( loco citato ): fragmento citado de la supra : aquí arriba
t.: tomo(s)
misma
loc. cit. página en la nota
( loco citato inmediatamente
): fragmento citado de la
t.: tomo(s)
misma página
n.º : número en la nota inmediatamente v.: véase
n.º : número v.: véase
N.B.: nota bene vol.: volumen
N.B.: nota bene vol.: volumen
N. del A.: nota del autor vols.: volúmenes
N. del A.: nota del autor vols.: volúmenes
N. de la R.: nota de la Redacción
N. de la R.: nota de la Redacción

Hoy en día, suele reemplazarse las locuciones o palabras latinas con las
expresiones correspondientes en español. Así pues, se puede reemplazar " cf. "
por " véase "; " in " por " en "; " infra " por " aquí abajo ", etc.

6. Notas

Las notas, son observaciones o aclaraciones que se pueden añadir fuera del texto
principal del manual y nos sirven para dar más fundamento a las citas o a la
referencia de una obra mencionada en el manual, para dar indicaciones
bibliográficas de refuerzo o para ofrecer una traducción de una cita si hiciera falta.
A veces se utiliza para incluir un comentario breve. Aparecen al final de la página
o del capítulo y son numeradas de manera consecutiva, del comienzo al final del
texto.

108
 Es recomendable que las notas al pie de página, sean lo más reducida posible, en
cantidad y en longitud, y que las incluyan sólo cuando estas facilitan la
comprensión del texto, dan cuenta de las fuentes utilizadas y tiene un interés
bibliográfico considerable.

Ejemplos de Nota:

a. Cuando se crea una nota al pie, el número de llamada de nota se coloca

inmediatamente detrás de la palabra o del grupo de palabras a que se refiere.
Cuando se encuentra al final de una frase, se coloca siempre delante del punto
final. No se ha de dejar espacio entre la palabra y el número de la llamada.

b. Cuando se coloca una llamada de nota que afecta a todo un texto

entrecomillado, ésta debe colocarse entre las comillas de cierre y el punto.
Ejemplo

c. Si la nota solo hace referencia a la última palabra del texto entrecomillado, la

llamada debe colocarse delante de las comillas de cierre.

7. Citas

La cita es dar reconocimiento a las ideas, teorías o investigaciones que han influido
directamente en la elaboración del manual. Es una forma de mencionar
rápidamente el autor de donde ha sido obtenida una idea.

La cita siempre debe llevar a una referencia donde se indica la información sobre
el ítem citado, pudiendo ser cita directa o indirecta.

109
 - Cita Directa. Contiene al pie de la letra un texto encontrado en un trabajo
propio anterior y/o de otro autor. La cita directa debe ser enunciada entre
comillas cuando es un texto o fragmento de no más de 40 palabras.

- Cita Indirecta. Es donde se parafrasea (se dice en palabras propias) las ideas
contenidas en un trabajo propio anterior y/u otro autor.

Según la Ley de Propiedad Intelectual Art. 8 Sección II Objeto del Derecho del
Autor se debe considerar lo siguiente:

- Cada vez que se toma una idea o una información que no ha producido uno
mismo, debe citarse su procedencia. Esta práctica es imprescindible y
fundamental por dos razones:

- El investigador honesto reconoce las ideas que no son suyas, y ofrece a sus
lectores la posibilidad de acudir a las fuentes originales para contrastar la
información o bien para completarla.

- Si la idea o la información se toman literalmente (palabra por palabra), el

texto copiado debe “entrecomillarse”.

Existen varios tipos de fuentes de los que es posible sacar información:

- Libros y monografías
- Capítulos de libros en libros compilados
- Artículos de revistas académicas o especializadas
- Working papers / Papeles de trabajo
- Artículos de periódico o prensa
- Contenidos de páginas web
- Leyes
- Documentos
- Textos no publicados
- Tablas y gráficos

a. Modos de citar la información

Existen varios métodos para citar; sin embargo, para fines del presente manual,
se ha escogido dos métodos que se ajustan con los procesos de generación de
doctrina, como son: con nota a pie de página y el método americano,
recomendándose utilizar el método americano debido a la alta gama de
instrumentos legales, reglamentarios, normativos, doctrinarios, académicos, etc.,
utilizados para la generación de doctrina en las Fuerzas Armadas.

Es importante que, al utilizar las citas, se debe incluir toda la información

necesaria, tener un estilo homogéneo en cuanto a uso de la puntuación, cursivas,
negrillas y subrayados.

1) Cita, usando nota a pie de página.

Al final del texto copiado y entrecomillado, o simplemente utilizado, se pone

una llamada (nota numerada) y en una nota a pie de página se proporciona los
siguientes datos: autor, fecha, título, editorial y páginas exactas de las que se
ha obtenido la referencia bibliográfica.

Ejemplo 1:

110
 Linz distingue dos fases en el proceso de transición: la primera hasta la
aprobación de la Ley para la Reforma Política y la segunda hasta la celebración
de las primeras elecciones (1).

________________
(1) Linz, Juan J. 1997, “El liderazgo innovador en la transición a la democracia”, en
Manuel Alcántara y Antonia Martínez (eds.), Política y gobierno en España, Valencia:
Tirant Lo Blanch, pág. 75.

La segunda vez que se cite el mismo texto el sistema puede abreviarse. La

referencia anterior, en una segunda cita pasaría a ser:

Ejemplo 2:

_______________
(2) Linz, op.cit., 1997, pág. 76.

2) Cita directa

Se coloca en el texto (siguiendo la idea o la cita entrecomillada) una breve

referencia a la obra, compuesta por: Autor(es), año, página o páginas de
donde se ha obtenido la referencia, entre paréntesis:

Ejemplo:

El paso a una sociedad Posmoderna, Lipovertsky lo analiza desde el individuo

y cómo segunda revolución individualista ha generado cambios sociales a
grandes escalas. “Lo que desaparece es esa imagen rigorista de la liberta,
dando paso a nuevos valores que apuntan al libre despliegue de la
personalidad íntima, la legitimización del placer, el reconocimiento de las
peticiones singulares, la modelación de las instituciones con base en
aspiraciones de los individuos” (Lipovetsky, 2000,7).

a) Para citar una ley, decreto o legislación debe estar entre comillas y al
final referenciar el número de la ley, el año; agregamos coma y
nuevamente el año de publicación del documento. Ejemplo:

111
 b) Para citar una página de Internet y no hay autor, se lo realiza entre
paréntesis, abriendo comillas, se escribe las primeras palabras del
documento consultado, luego cierra comilla, agregamos como y el año
de la publicación.

En caso que no haya año debe agregarse s.f que significa: sin fecha. Si
es cita textual debe incluir el número de página o el número de párrafo
en el que se encuentra la cita.

Suele ocurrir que las páginas de Internet no tienen paginación, de

manera que debe recurrir al párrafo en el que se encuentra la cita.
Ejemplo:

(“El narcicismo Posmoderno”, s.f, párr.4).

c) Si se hace un cambio importante en la transcripción del fragmento se

debe manifestar con el siguiente símbolo [:] dentro de la cita en la parte
que ha cambiado.

d) Si se realiza una traducción personal del texto o fragmento a citar debe

manifestar de la siguiente manera al final del número de página: …
(p.50) [Traducción del autor].

e) Si el fragmento que se ha citado es de dos autores se debe escribir

(Martínez & Robayo, 2006, p.20)

3) Cita indirecta o parafraseo

El parafraseo se refiere a hacer uso de las ideas o premisas del autor, pero
expresándolas con palabras propias del escritor(es) del manual, trabajo o
proyecto de investigación. El esquema de las citas se realizará del a siguiente
forma: Los datos van después del fragmento o idea que impulsa el
parafraseo, y deben estar dentro de paréntesis escrito el apellido del autor,
coma, el año de publicación; se cierra el paréntesis y se añade el punto.

Ejemplo:

112
 Si el párrafo o idea que ha escrito existen más de dos autores con diferentes
libros y publicaciones debe citarlos de la siguiente manera: (Apellido autor
1, año de publicación; Apellido autor 2, año de publicación; Apellido autor 3,
año de publicación & Apellido autor 4, año de publicación).

Si las ideas expresadas provienen de una corporación, institución privada o

gubernamental debe citarlo de la siguiente manera:

(American Psychological Assotiation, 2012).

Si las ideas expresadas provienen de un documento sin autor, deberá citarlo

de la siguiente manera:

(“El narcismo posmoderno…”, 2006) Es decir, debe citar entre paréntesis y

comillas las primeras tres o cuatro palabras del título del documento, libro o
texto seguido del año de publicación.

La cita de parafraseo nunca va entre en comillas y no se incluye el número

de la página.

8. Tablas y figuras

Son cualquier forma de presentación empleada en el manual tendrá que ser

denominada Tabla o Figura.

113
1) Tablas

Definición. Una Tabla frecuentemente muestra cifras y valores numéricos

conjuntamente con información textual, distribuidas en filas y columnas. El
objetivo es ayudar al lector a entender el trabajo. Consta de los siguientes
elementos:

Número: Está sobre el título de la tabla, se debe escribir en negrita, alineado

a la izquierda y corresponde al orden como aparezca en el documento.

Tabla 1

Título de la tabla: Debe ser breve, claro y explicativo. Se coloca bajo el

número de la tabla en cursiva.

Tabla 1
Número de habitantes por barrio

Encabezados: Dependiendo de la naturaleza de los datos, la tabla tendrá

distintos encabezados en cada columna.

Cuerpo: Es el contenido mismo de la tabla con sus respectivas filas y

columnas, se recomienda usar solamente líneas horizontales.

Notas de la tabla. Las tablas presentan tres tipos de notas: notas generales,
notas específicas y notas de probabilidad. Estas notas son útiles para
eliminarla repetición en el cuerpo de una tabla. Estas son presentadas en el
margen izquierdo (sin sangría) debajo de la tabla (entre la tabla y la nota hay
que inserir dos espacios). Y deben ser ordenadas en esta secuencia: nota
general, nota específica y nota de probabilidad, y cada tipo de nota debe ser
puesta en una línea nueva.

Notas generales: Una nota general cualifica, explica u ofrece informaciones

relacionadas a la tabla como un todo y finaliza con una explicación de
abreviaturas, símbolos y afines.

Notas específicas: se refiere a una columna, línea o ítem específico y debe ser
indicada por letra minúscula sobrescrita (a, b, c).

Nota de probabilidad: indica los resultados de pruebas significativos y se

indican con asterisco sobrescrito (*).

Tablas reproducidas de otra fuente. Las tablas reproducidas de otra fuente

deben presentar, debajo de la tabla, la referencia del autor original, aunque se
trate de una adaptación.

Ejemplo de tabla:

114
2) Figuras

Definición: Todo elemento gráfico que no sea una tabla, se considera una
figura, se incluyen gráficos, ilustraciones, fotografías, esquemas, mapas,
dibujos, etc. Una figura se compone de:

Número de la figura: Está sobre el título de la figura, se debe escribir en

negrita, alineado a la izquierda y corresponde al orden como aparezca en el
documento.

Figura 1

115
Título de la figura: Se coloca bajo el número en cursiva, debe ser corto y
descriptivo.

Cualquier otra información necesaria para elucidar la figura (como la unidad

de medida, símbolos, escalas y abreviaturas) que no están incluidas en la
leyenda, tendrán que ser colocadas luego del título.

El cuerpo de la fuente de la figura será Arial, tamaño 10 y la fuente de las notas

será de tamaño 9.

Imagen: Es el elemento gráfico en sí mismo, si la figura contiene texto, como

etiquetas, se debe usar una fuente Arial de 8 puntos.

Nota: Se trata de la explicación de los símbolos empleados en la figura y debe

ser puesto dentro de los límites de la misma.

Citar figuras en el cuerpo del texto. Al citar figuras en el cuerpo del texto,
escriba apenas el número correspondiente a la figura, por ejemplo: Figura 1,
Figura 2, Figura 3, etc. (la palabra Figura tendrá que ser presentada con la
inicial mayúscula)

Nunca se escribe “figura abajo/arriba o figura de la página xx, pues la

numeración de las páginas del manual puede ser alterada.

Figuras reproducidas de otra fuente. Las figuras reproducidas de otra fuente

deben presentar, debajo de la figura, la referencia del autor original, aunque
se trate de una adaptación. Ejemplo:

Nota Fuente: Sabadini, A.A.Z.P., Sampaio, M.I.C., & Koller, S.H. (2009).
Publicado en psicología: Un enfoque para la revista científica (p. 175). Sao
Paulo: Asociación Brasileira de Editores Científicos de Psicología/Instituto de
Psicología de la Universidad de Sao Paulo.

116
 En caso de figuras especiales que requieran un programa informático de
gráficos específicos, se enviarán en archivo aparte (especificando el programa
de gráficos empleado). Además, una hoja final del archivo de ordenador en el
que se incluye el trabajo, deberá incluir los títulos y leyendas, correlativamente
numeradas.

9. Lista de referencias bibliográficas

Esta lista provee la información necesaria para que el lector localice y recupere las
fuentes que ha citado en el cuerpo del manual.

A continuación, se establecen las reglas básicas que debe seguir al momento de

organizar la lista de referencias del manual. Estas normas están fundamentadas
de acuerdo a la más reciente actualización de las normas APA (2019).

La lista de referencia se ordena alfabéticamente por el apellido de los autores de

las referencias. Este debe utilizar la sangría francesa, de la siguiente manera:

117
Las referencias al final de un documento brinda la información necesaria para identificar
y consultar cada trabajo citado en el texto. Una referencia tiene cuatro elementos
básicos: autor (responsable del trabajo), fecha (de publicación), título (nombre del
material) y fuente (lugar de consulta o adquisición). A continuación se presentan las
estructuras básicas y diferentes ejemplos de los principales tipos de referencias.

a. Publicaciones periódicas

118
b. Libros y obras de referencia

119
120
c. Informes y literatura gris

121
d. Conferencias y presentaciones

122
e. Tesis

f. Fuentes no publicadas

123
g. Software, aplicaciones y dispositivos

h. Medios audiovisuales

124
125
126
i. Medios en línea

127
j. Páginas web

128
k. Working papers / Papeles de trabajo

Los papeles de trabajo son colecciones de papers, artículos o trabajos que

publican institutos, departamentos, universidades y otros centros, la ventaja de
estos papeles de trabajo es que muchos de ellos están disponibles on line.

Se cita siempre, preferiblemente por este orden:

- Apellidos y nombre del autor del trabajo

- Fecha de publicación
- Título de la colección
- Número
- Institución que lo publica

Sánchez Cuenca, Ignacio 1999, The Logic of Party Moderation, Estudio/Working

Paper 1999/135, Instituto Juan March de Estudios e Investigaciones
Capoccia, Giovanni 2000, Defending Democracy: Strategies of Reaction to Political
Extremism in Inter-war Europe, Working Papers in Political and Social
Sciences 2000/02, Instituto Universitario Europeo

l. Leyes

Bases legales de la investigación. Está constituida por el conjunto de

documentos de naturaleza legal que sirven de testimonio referencial y de
soporte a la investigación que realizamos, entre esos documentos tenemos:
Normas Leyes Reglamentos Decretos Resoluciones.

Ley Orgánica 4/2000, de 11 de enero, sobre Derechos y Libertades de los

Extranjeros en España y su Integración Social (BOE núm. 10, de 12 de enero
de 2000).
Ley Orgánica 5/1985, de 19 de junio sobre el Régimen Electoral General (BOE núm.
147, de 20 de junio de 1985. Corrección de errores: BOE núm. 264, de 4 de
noviembre de 1985).

m. Documentos

Debido a la gran variedad de documentos que pueden ser utilizados, no

existe un sistema uniforme para citar. Debe intentar ofrecerse la máxima
información con respecto al documento: autor (persona o institución), título y
fecha de publicación. En el caso de los documentos no publicados, debe
indicarse su fecha de elaboración. Si se utilizan en gran cantidad puede
incorporarse un apéndice a la bibliografía sólo para documentos.

129
 PSOE, Memoria de gestión de los órganos federales (1994-1997), Junio 1997
Egea, Alfonso et al. 2000, La regeneración de la Bahía de Portmán. El medio
ambiente en cautividad: ¿técnica o política?, trabajo no publicado,
Universidad de Murcia.

F. CODIFICACIÓN DE MANUALES

La codificación es un conjunto de caracteres alfa numéricos, que estructuran,

estandarizan y organizan los documentos, constituyéndose un marco referencial que
facilita su identificación y uso del accionar en las áreas operativas, técnicas y
administrativas.

1. La identificación de los manuales se realizará mediante la asignación de siglas

y números y se realizará mediante códigos de referencia de acuerdo a la
normativa vigente en Fuerzas Armadas y/o Fuerzas.

2. El personal y/o unidad que haya elaborado un manual, previo a su revisión,

aprobación y promulgación, deberá enviar el nombre del documento y el código
respectivo como propuesta, para su revisión y verificación, evitando la duplicidad
del mismo.

3. Los datos de todos los manuales serán registrados por cada centro de
generación de doctrina, en un sistema de administración de documentos con el
nombre de “codificación de manuales”, en orden secuencial, manteniendo un
control general e inventario actualizado.

4. El código será un acrónimo de 6 a 11 letras, conformado por los siguientes

elementos separados por un guion:

a. Tipo de Manual
b. Área correspondiente
c. Siglas de la Institución/Unidad
d. Numero secuencial de 2 dígitos asignados por el Centro de Generación de
Doctrina
e. Año de Publicación en 4 dígitos

Ejemplo:

NUMERACIÓN
CODIFICACIÓN BÁSICA Calificación CODIFICACIÓN COMPREMENTARIA
SECUENCIAL Y FECHA
Tipo de Numérico Año de
Área Sigla institucional
manual secuencial publicación

MI DOC O CCFFAA 3 2015

MI-DOC-O-CCFFAA-03-2015: Manual Institucional de Elaboración de la Doctrina Militar Conjunta

G. APROBACIÓN DE MANUALES

Todo manual se realizará en base a la planificación de los cuerpos doctrinarios

institucionales o de acuerdo a las necesidades de normalizar actividades que se

130
 encuentren dentro de su área de acción y competencia, considerando las normas
de elaboración y codificación que se determinan en el presente manual y
presentando como propuesta a los organismos correspondientes, prosiguiendo los
siguientes procesos:

1. El proyecto de manual debe desarrollarse y estar basado o sustentado en

documentos y normas legales vigentes que permitan cumplir y ejecutar con
eficiencia las políticas, normas y procedimientos que allí se determinen.

2. El manual debe promover las actividades generales o específicas institucionales,

regulando, normando o instruyendo un determinado proceso al que deben
sujetarse sus actividades para el cumplimiento de tareas de acción, planificación,
elaboración, dirección, ejecución y/o control.

3. Entregar un borrador del manual a las autoridades correspondientes

4. Remitir al Centro de Doctrina Militar Institucional

5. El Centro de Doctrina Militar Institucional conformará un Comité Doctrinario

responsable de realizar la revisión, para lo cual, y de ser necesario, contará con
personal técnico y especializado en el tema. De existir observaciones, se
devolverá al originador para su corrección y/o modificación.

6. El originador entregará el documento corregido al Centro de Doctrina Militar

Institucional, quien a su vez remitirá al Comité Doctrinario para su revisión final
y aceptación.

7. Aceptado el manual, se procederá a la entrega formal del documento a la

Sección de Evaluación y Experimentación quien, conforme a las características
del manual, determinará la unidad o unidades, cronograma de cumplimiento de
la experimentación.

8. Una vez concluido el proceso de experimentación, los resultados serán

sometidos al análisis grupal interdisciplinario y sus recomendaciones se
incorporarán al texto final del manual.

9. El equipo interdisciplinario elaborará el texto final del manual y se lo enviará al

escalón superior para su aprobación.

10. El texto final del manual será puesto en conocimiento de la Dirección de

Educación Militar del Comando Conjunto o de los Comandos de Educación y
Doctrina de la Fuerza, para su aprobación.

11. Bajo la responsabilidad del editor, se realizan los procesos de revisión y

corrección idiomática, diseño y edición de los manuales.

12. Mediante el informe motivado, la DIEDMIL o el Comando de Educación y

Doctrina de la Fuerza remiten los manuales editados al Jefe del Comando
Conjunto o a los Comandantes Generales de la Fuerza, para su revisión y
expedición.

H. DIFUSIÓN DE MANUALES

El manual aprobado será digitalizado para su registro y difusión respectiva a través de

los medios electrónicos disponibles.

131
 Los organismos responsables de la doctrina militar del Comando Conjunto o de las
Fuerzas, elaborarán un plan de difusión que deberá contemplar el tipo de manual y su
categorización para la difusión. Al concluir el proceso, se emitirá al mando un reporte
documentado de la difusión.

I. ARCHIVO

Cada unidad responsable de la generación de manuales, conservará un archivo de la

documentación de respaldo y el soporte magnético y documental.

El Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas y las Fuerzas, dispondrá de un

catálogo virtual permanente de los cuerpos doctrinarios y manuales; así como de una
biblioteca con los documentos impresos.

J. ACTUALIZACIÓN, MODIFICACIÓN, VIGENCIA Y NULIDAD

1. Actualización

La unidad militar originadora de un manual o la unidad responsable en el ámbito

de aplicación del mismo, tiene la obligación de revisar su contenido después del
año de vigencia y actualizar la información si es pertinente. De no existir
modificación alguna se entenderá que el documento mantiene su vigencia hasta
que sea actualizado en el período de 5 años y remplazado en una posterior
revisión.

Es necesario mantener los manuales permanentemente actualizados, mediante

revisiones periódicas, a fin de tenerlos apegados a la realizad de la operación,
para tal efecto, las unidades originadoras de los manuales serán las responsables
de actualizar o proponer la eliminación respectiva con la fundamentación
pertinente.

2. Modificación

Las modificaciones o cambios que se efectúen a un manual que ya fue aprobado

y legalizado por cada uno de los canales, según sea el caso, o aquellos cambios
que se realicen dentro del primer año de vigencia, se realizarán de acuerdo a los
siguientes procedimientos:

a. Los cambios pueden realizarse por disposición del señor Ministro de Defensa
Nacional, Jefe del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas y/o
Comandante General de Fuerza, por propuesta del reparto originador
mediante oficio, adjuntando el análisis y justificación respectiva para su
modificación.

b. Las modificaciones o cambios relevantes que aumenten o disminuyan el

contenido del texto, su objetivo, así como cambiando la estructura original y
el número de páginas, serán nuevamente elaborados por el reparto
originador, revisado y presentado a las autoridades militares competentes
como nuevo manual, para su nueva aprobación.

132
 c. Los cambios, modificaciones o correcciones que sean únicamente de forma
y no tengan relevancia y no cambie el objetivo del manual, se presentarán
mediante oficio adjuntando las hojas modificadas que remplazarán a las
anteriores, para su aprobación, según corresponda.

d. En concordancia con el párrafo anterior, las correcciones gramaticales u

ortográficas que no alteren el sentido del texto, su estructura y no cambien la
numeración original de la página que se corrige, serán igualmente
presentadas en hojas sueltas para su debido remplazo.

3. Vigencia

a. Los manuales pueden quedar sin vigencia en cualquier momento, cuando

el señor Ministro de Defensa Nacional, Jefe del Comando Conjunto,
Comandante General de Fuerza, decida y disponga que tal documento ya no
es aplicable, hecho que será puesto en conocimiento a todas las unidades
para su cumplimiento.

b. Los manuales de uso general o específico en Fuerzas Armadas, para que

entren en vigencia, deberán ser aprobados por el Ministro de Defensa
Nacional, Jefe del Comando Conjunto, Comandante General de Fuerza,
mediante Acuerdo Ministerial y/o Resolución según sea el caso, dependiendo
del alcance y competencia de aprobación del documento. Mientras no sean
aprobados por las autoridades respectivas, no entran en vigencia, no pueden
ser distribuidos ni difundidos por ningún medio de comunicación de datos.

4. Nulidad de aplicación y difusión de manuales

La vigencia, aplicación y difusión de un manual de uso general o específico,

puede ser anulado en los siguientes casos:

a. Por no haber sido aprobado por su titular o quien lo represente.

b. Cuando luego de la aprobación del titular y puesta en vigencia, se hayan

realizado modificaciones de forma o contenido sin conocimiento y aprobación
de la autoridad competente.

5. Derogación y eliminación de manuales

a. Cuando existan manuales que ya no son utilizados por no cumplir con su

objetivo y definitivamente no son necesarias que continúen en vigencia,
entonces el Ministro de Defensa Nacional, Jefe del Comando Conjunto y/o
Comandante General de Fuerza, previo análisis o recomendación justificada,
autorizará y legalizará mediante Acuerdo Ministerial o Resolución la derogatoria
y eliminación de los registros y medios electrónicos de difusión.

b. Cuando existan manuales y demás documentos afines en plena vigencia que

remplazan o dejan sin efecto a manuales anteriores, se dejará constancia al
final del documento, su Derogatoria, a fin de permitir la eliminación de los,
archivos físicos y baja del sistema informático respectivo, del manual que fue
remplazado. Ejemplo: “Derogatoria:” A partir de la fecha de su aprobación, entra

133
en vigencia el MEDOMI 2019, el mismo que remplaza en su totalidad al
MEDOMI 2009.

134
 GLOSARIO

Abreviatura: Es la representación reducida de una palabra mediante la supresión de

letras finales o centrales y que suele cerrarse con punto.

Accesibilidad: Posibilidad de consulta de los documentos de archivo, determinada por

la normativa vigente, su control archivístico y su estado de conservación.
Acceso: Derecho de los ciudadanos a la consulta del patrimonio documental, de
acuerdo a la normativa vigente.
Acrónimo: Abreviatura conformada por diferentes letras iniciales y no iniciales de una
razón social.

Acta: Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.

Acta no registrada: Documento que constituye la memoria de la reunión o actos

administrativos.

Acta registrada: Documento que corresponde a reuniones de consejos y juntas

directivas, que obliga a cumplir condiciones específicas de la entidad competente.

Administración de documentos: Control sistemático de documentos desde su

creación hasta su destino final.
Administrador de documentos: Persona a cargo de administrar todo lo referente a los
documentos de una institución.
Anexo: Textos y elementos que se adjuntan a los documentos.

Archivador: Conjunto de documentos de cualquier tipo de formato o soporte material,

acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados con las técnicas adoptadas para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos
o como fuente de la historia.
También se puede entender como la unidad administrativa de una institución que está
al servicio de la gestión administrativa, la información y la investigación.
Archivística: Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y
tratamiento archivístico de sus fondos.
Archivo administrativo: Todo archivo que reúne los documentos que corresponden a
cualquiera de las tres primeras etapas del ciclo vital (archivo de gestión, central o
general).
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Área: Zona predeterminada para la diagramación del papel

Asunto: Síntesis del contenido del texto.

135
Bloque: Partes que componen el documento

Calificación del documento: Nivel de seguridad de los documentos.

Clasificación de documentos: Proceso mediante el cual se categoriza en

documentación ordinaria y calificada.

Ciclo vital de los documentos: creación, distribución, uso, mantenimiento y

disposición de un documento.
Circular: Textos de igual contenido dirigidos a un grupo de personas para dar
conocimiento de algo.

Código de referencia: Conjunto de letras y números que identifican al documento.

Convocatoria: Anuncio o escrito para que concurran a un lugar o acto determinado.

Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas precautelares destinadas a

asegurar, por una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas
en los documentos y, por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha
producido.
Consulta: Examen directo de la documentación por parte de los usuarios.
Copia: Fiel reproducción del documento para conocimiento de uno o más destinatarios.

Custodia: Responsabilidad jurídica que implica el control y la adecuada conservación

de los fondos por parte de una institución archivística, cualquiera que sea la titularidad
de los mismos.
Datos del destinatario: Título, nombres y apellidos completos, cargo, ubicación o modo
de entrega a la o las personas a quienes se remite el documento

Datos del firmante: Título, nombres y apellidos completos, cargo de la persona que
firma el documento.

Datos de la entidad remitente: Información que permita localizar y comunicarse con la

entidad emisora del documento.

Dependencia interna: Comprende todas las unidades administrativas definidas en una

estructura orgánica funcional.

Despedida: Palabra o frase final de cortesía.

Denominación del documento: Nombre que identifica a un documento

Destinatario: Organización, persona natural o jurídica a quien se remite un documento.

Elaborador: Es la persona responsable que redacta, transcribe o digita el contenido del

documento.

Elementos: Partes que pueden distinguirse separadamente del documento.

Entidad: Organización, persona natural o jurídica.

Espacio: Distancia horizontal de escritura o espacio vacío entre letra y letra.

136
Expurgo: Es el proceso que permite seleccionar y eliminar con previa autorización,
aquellos documentos de archivo que habiendo perdido sus otros valores no tienen, si
se prevé que tenga, valor histórico.

Fecha: Día, mes y año de emisión del documento.

Firma: Rúbrica, título, nombre, apellido y cargo que una persona escribe en un
documento para darle autenticidad o para expresar que aprueba su contenido.

Firmante: Responsable del contenido del documento.

Firma electrónica: Es la equivalencia electrónica de la firma manuscrita; tiene la misma

validez legal y se encuentra amparada por la Ley de Comercio Electrónico, Firmas
Electrónicas y Mensajes de Datos.

Hora: Registro del tiempo en que se inicia o termina una actividad, sesión o reunión.

Interlínea: Distancia entre dos renglones de un escrito.

Inventario: Relación más o menos detallada que describe todas las unidades de un
fondo, siguiendo su organización en series documentales.

Líneas especiales: Información de referencias, anexos, copias e iníciales de

identificación de las personas que participan en la elaboración del documento.

Lugar: Nombre del sitio geográfico en donde se elabora el documento.

Modelo: Esquema que define la distribución de zonas para la elaboración de los

documentos objeto de esta norma técnica.

Memorando: Comunicación escrita codificada, de carácter interno, de autoridades

superiores a inferiores. Si hay más de un destinatario el memorando se debe denominar
“memorando circular”.

Metadatos: Datos estructurados que describen y permiten encontrar, gerenciar,

comprender o preservar documentos archivísticos a lo largo del tiempo.
Naturaleza de la reunión: Carácter de ordinaria o de extraordinaria

Oficio: Comunicación escrita codificada de carácter interno y externo que se utiliza en

las relaciones entre organismos nacionales e internacionales, organizaciones, entidades
y personas naturales o jurídicas.

Orden del día: Relación de temas que se han de tratar en una reunión.

Ordenación: Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que

consiste en establecer secuencias dentro de las categorías y grupos, de acuerdo con
las series naturales cronológicas y/o alfabéticas.
Organización: Adaptación material o física de un fondo a la estructura que le
corresponde, una vez realizado el proceso intelectual de identificación, incluye las fases
de clasificación y ordenación.

137
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico
o cultural.
Préstamo de documentos: Acción que aplica la salida temporal de documentos de un
archivo con fines administrativos o de difusión cultural.
Registro: Acción administrativa y jurídica de control de la expedición, salida, entrada y
circulación de los documentos.
Remitente: Entidad o persona que emite el documento.

Renglón: Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal en una sola

línea.

Rúbrica: Rasgo o conjunto de rasgos de forma determinada que estructura lo que se

denomina como firma. La pone cada persona después de su nombre o título y a veces
va sola, esto es, no precedida del nombre o título de la persona que rubrica.

Rúbrica abreviada (Sumilla): Rasgo o conjunto de rasgos que en ciertas actuaciones

judiciales o administrativas se usa para indicar la responsabilidad del contenido del
documento sin necesidad de firmar.

Saludo o vocativo: Expresión de cortesía.

Sección documental: Conjunto de documentos generados en razón de la actividad,

bajo una estructura orgánica funcional que dependen del fondo documental.
Serie documental: Agrupamiento de documentos que dan testimonio continuado de
actividades desarrolladas por una función determinada.
Sigla: Abreviatura conformada por la letra inicial de cada palabra de los nombres
propios de personas, entidades, unidades de gestión, etc.

Sistema: Es un grupo de elementos, componentes o partes interrelacionadas que

trabajan en forma coordinada por una función determinada.
Sistema de archivos: Se entiende al conjunto ordenado de normas, medios y
procedimientos con que se protegen y se hacen funcionar los archivos.
Soporte documental: Medios materiales en los cuales se contiene la información.
Tabla de plazos de conservación documental: Listados de series a las cuales se
asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Texto: Cuerpo del documento que contiene el tema tratado.

Token: Es el dispositivo de hardware donde se almacena el certificado de firma

electrónica, es portable, fácil de usar y brinda el más alto nivel de seguridad. Su vida útil
es de 10 años.

Transferencia. Procedimiento habitual de ingreso de fondo en un archivo mediante

traslado de las facciones de series documentales una vez estas hayan cumplido el plazo
de permanencia en la etapa anterior dentro de la red de archivos en la cual está
integrado.
Trámite: Forma y actuación concreta del procedimiento administrativo.

138
 LISTA DE REFERENCIAS

Ley Orgánica 74/2007, de 19 de enero, Ley Orgánica de la Defensa Nacional, Segunda

Disposición General.- “La Orden General, es el documento oficial del Ministerio de
Defensa Nacional, del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas y de las Comandancias
Generales de Fuerza, en la que se publican los decretos, acuerdos, resoluciones y más
aspectos relacionados con el desenvolvimiento institucional”.

Ley Ordinaria 75/2007, de 22 de enero, Ley Reformatoria a la Ley de Personal de las

Fuerzas Armadas, Art. 34. “Cargo es el que se confiere para el ejercicio de una función
mediante designación sin plazo o porque el que determina la Ley”.

Ley Ordinaria 75/2007, de 22 de enero, Ley Reformatoria a la Ley de Personal de las

Fuerzas Armadas, Art. 36. “Cargo interino, es el que se ejerce por designación
temporal, hasta que se nombre el titular, para su ejercicio quien lo desempeña, está en
igualdad de condiciones que el titular”.

Ley Ordinaria 75/2007, de 22 de enero, Ley Reformatoria a la Ley de Personal de las

Fuerzas Armadas, Art. 37. “Cargo accidental, es el que ejerce automáticamente y
transitoriamente por ausencia o impedimento del titular o interino. Quien lo desempeña
no tiene facultad para cambiar las órdenes impartidas por el titular o interino”.

Definición de Aposición. Real Academia Española. (2001). Diccionario de la lengua

española (22.a ed.). Consultado en http://www.rae.es/rae.html

Ley del Sistema Nacional de Archivo, 06 de Octubre de 2009 Art. 1.- “Los archivos de
FF.AA constituye Patrimonio del Estado”. Art. 2.- “El material del Patrimonio
Documental que sea de propiedad del Estado es inalienable”.

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Ley 73 Registro Oficial Suplemento
595 de 12-jun.-2002 Última modificación: 18-dic.-2015, Art. 8.- Objeto del sistema
de control. - “Mediante el sistema de control, fiscalización y auditoría se examinarán,
verificarán y evaluarán las siguientes gestiones: administrativa, financiera, operativa; y,
cuando corresponda gestión medio ambiental de las instituciones del Estado y la actuación
de sus servidores. En el examen, verificación y evaluación de estas gestiones, se aplicarán
los indicadores de gestión institucional y de desempeño, y se incluirán los comentarios
sobre la legalidad, efectividad, economía y eficiencia de las operaciones y programas
evaluados.” Art. 21.- “Auditoría de gestión.- La Auditoría de Gestión es la acción
fiscalizadora dirigida a examinar y evaluar el control interno y la gestión, utilizando
recursos humanos de carácter multidisciplinario, el desempeño de una institución, ente
contable, o la ejecución de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho
desempeño o ejecución, se está realizando, o se ha realizado, de acuerdo a principios y
criterios de economía, efectividad y eficiencia. Este tipo de auditoría examinará y

139
 evaluará los resultados originalmente esperados y medidos de acuerdo con los indicadores
institucionales y de desempeño pertinentes.
Constituirán objeto de la auditoría de gestión: el proceso administrativo, las
actividades de apoyo, financieras y operativas; la eficiencia, efectividad y economía en el
empleo de los recursos humanos, materiales, financieros, ambientales, tecnológicos y de
tiempo; y, el cumplimiento de las atribuciones, objetivos y metas institucionales.
A diferencia de la auditoría financiera, el resultado de la fiscalización mediante la
auditoría de Gestión no implica la emisión de una opinión profesional, sino la elaboración
de un informe amplio con los comentarios, conclusiones y recomendaciones pertinentes”.

Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, Ley 24 Registro

Oficial Suplemento 337 de 18-may.-2004 Estado: Vigente, Art. 10.- “Custodia de la
Información.- Es responsabilidad de las instituciones públicas, personas jurídicas de
derecho público y demás entes señalados en el artículo 1 de la presente Ley, crear y
mantener registros públicos de manera profesional, para que el derecho a la información
se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en ningún caso se justificará la ausencia de normas
técnicas en el manejo y archivo de la información y documentación para impedir u
obstaculizar el ejercicio de acceso a la información pública, peor aún su destrucción.
Quienes administren, manejen, archiven o conserven información pública, serán
personalmente responsables, solidariamente con la autoridad de la dependencia a la que
pertenece dicha información y/o documentación, por las consecuencias civiles,
administrativas o penales a que pudiera haber lugar, por sus acciones u omisiones, en la
ocultación, alteración, pérdida y/o desmembración de documentación e información
pública. Los documentos originales deberán permanecer en las dependencias a las que
pertenezcan, hasta que sean transferidas a los archivos generales o Archivo Nacional.
El tiempo de conservación de los documentos públicos, lo determinará la Ley del
Sistema de Archivo Nacional y las disposiciones que regulen la conservación de la
información pública confidencial.
Los documentos de una institución que desapareciere, pasarán bajo inventario al
Archivo Nacional y en caso de fusión interinstitucional, será responsable de aquello la
nueva entidad”.
Art. 11 literal c.- “Vigilar que la documentación pública se archive bajo los
lineamientos que en esta materia dispone la Ley del Sistema Nacional de Archivos”.
Art. 18.- Protección de la Información Reservada. – “La información clasificada
previamente como reservada, permanecerá con tal carácter hasta un período de quince
años desde su clasificación. La información reservada será desclasificada cuando se
extingan las causas que dieron lugar a su clasificación. Se ampliará el período de reserva
sobre cierta documentación siempre y cuando permanezcan y se justifiquen las causas que
dieron origen a su clasificación.
El Consejo de Seguridad Nacional, en los casos de reserva por motivos de seguridad
nacional y los titulares de las instituciones públicas, será responsable de clasificar y
desclasificar la información de conformidad con esta Ley. La clasificación de reserva no
podrá efectuarse posteriormente a la solicitud de información.
La información reservada que se haga pública antes del vencimiento del plazo de la
reserva o de manera distinta a la prevista en el inciso anterior, podrá ocasionar
responsabilidad civil, administrativa y/o penal según los casos, de la persona que por su
función haya violado la reserva.

140
 Las instituciones públicas elaborarán semestralmente por temas, un índice de los
expedientes clasificados como reservados. En ningún caso el Índice será considerado
como información reservada. Este índice de información reservada, detallará: fecha de
resolución y período de vigencia de esta clasificación.
La información reservada en temas de seguridad nacional, solo podrá ser
desclasificada por el Consejo de Seguridad Nacional. La información clasificada como
reservada por los titulares de las entidades e instituciones del sector público, podrá ser
desclasificada en cualquier momento por el Congreso Nacional, con el voto favorable de
la mayoría absoluta de sus integrantes, en sesión reservada”.
Art. 21.- Denegación de Información. – “La denegación de acceso a la información o
la falta de contestación, en el plazo señalado en la ley, dará lugar a los recursos
administrativos, judiciales y a la imposición de sanciones a los funcionarios
(remuneración de un mes de sueldo hasta la suspensión de sus funciones por 30 días o la
destitución del cargo)”.

Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivo, Decreto Ejecutivo 1812 Registro
Oficial 517 de 20-jun.-1983 Ultima modificación: 22-may.-1992 Estado: Vigente,
Art.1.- Finalidades. – “El Sistema Nacional de Archivos tiene por finalidad:
a. La buena conservación, incremento y administración del Patrimonio Documental
del Estado;
b. La organización y uso adecuado de los archivos que contengan documentos de
importancia cultural; y
c. El impulso a la investigación y desarrollo de la formación y capacitación
archivística”.
Art. 19.- Funcionamiento. – “Los archivos públicos y privados, en sus diversas
categorías, funcionarán de acuerdo a la Ley respectiva, sus reglamentos especiales y la
supervisión del Inspector General de Archivos”.

Reglamento Interno para la Elaboración, Manejo, Custodia, Difusión y Seguridad de la

Documentación Militar Clasificada Acuerdo Ministerial 372, del 28 de noviembre
de 2017, Art. 1.- OBJETO. – “Este reglamento tiene por objeto regular los
procedimientos para la elaboración, manejo, custodia, seguridad, clasificación y
calificación de la información del Ministerio de Defensa Nacional y las Fuerzas Armadas”

Art. 2.- ALCANCE. – “Las normas y procedimientos del presente Reglamento, serán de
aplicación obligatoria para el Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Armadas y sus
dependencias adscritas; quedando sujetos a las responsabilidades correspondientes todo
el personal militar y civil que labora en las mismas.”.

Regla Técnica Nacional, Acuerdo N° SGPR-2019-0107, Artículo 1.- Objeto.- “El objeto
de la presente Regla Técnica es normar la organización y mantenimiento de los archivos
públicos, en cada una de las fases del ciclo vital del documento, a fin de asegurar en el
corto, mediano y largo plazo, el cumplimiento de los requisitos de autenticidad, fiabilidad,
integridad y disponibilidad de los documentos de archivo”.
Artículo 2.- Ámbito de aplicación. – “La Regla Técnica Nacional para la Organización
y Mantenimiento de los Archivos Públicos, será de uso y aplicación obligatoria en todos
los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en los que el Estado
tenga participación”.

141
 BIBLIOGRAFÍA

Ley Orgánica de la Defensa Nacional, Nro. 74, 2007, Quito-Ecuador, 19 de enero de

2007

Ley Reformatoria a la Ley de Personal, Nro. 75, 2007, Quito-Ecuador, 22 de enero de

2007

Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, Nro. 2002-67,

Quito-Ecuador, 10 de abril de 2002.

Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, Nro. 24, Quito-

Ecuador, 18 de mayo de 2004.

Ley de Seguridad Pública y del Estado, 2014, Quito-Ecuador, 09 de junio de 2014

Norma Técnica Ecuatoriana, NT INEN 2410:2011, Primera revisión, Elaboración de

oficios, oficios circulares, memorandos, memorandos circulares y circulares,
requisitos. Quito-Ecuador,

Norma Técnica Ecuatoriana, NT INEN 2409:2001, Elaboración de Actas

Administrativas.

Normas APA, 2013, Edición Nro. 6. Biblioteca Rafael García Herreros. Ejercicios
Prácticos

Definición de Aposición. Real Academia Española. (2001). Diccionario de la lengua

española (22.a ed.). Consultado en http://www.rae.es/rae.html

Diccionario de Dudas y Dificultades de la lengua española, Manuel Seco de la Real

Academia Española 10ª Edición.

Diccionario de la lengua española, 2014, Real Academia Española, Vigesimotercera

Edición, Edición del Tricentenario.

Diccionario panhispánico de dudas, 2005, Real Academia Española, Asociación de

Academias de la Lengua Española, Santiilana.

Alberch, Ramón. Los archivos, entre la memoria histórica y la sociedad del

conocimiento. Barcelona, UOC, 2003.
Cruz Mundet, José. Archivística. Gestión de documentos y administración de archivos.
Madrid, Alianza Editorial, 2012.
Principios, términos y conceptos fundamentales. Madrid, Coordinadora de
Asociaciones de Archiveros, 2011.
Melgar Carmazana, Manuel. Los archivos militares: Qué son y cómo se trata. Gijón,
Trea, 2010.
Oporto Ordoñez, Luis. Archivos militares de Bolivia: Historia y organización
archivística. La Paz, Centro de Estudios para la América Andina y Amazónica,
2011.

142
Ecuador. Constitución de la República del Ecuador. Registro Oficial 449, 20 de octubre
de 2008.

Ecuador. Ley del Sistema Nacional de Archivos. Registro Oficial 265, 16 de junio de
1982.

Ecuador. Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos. Registro Oficial.

517, 20 de junio de 1983.

Ecuador. Regla Técnica Nacional. Registro Oficial Suplemento 487, 14 mayo 2019.

Ecuador. Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Registro

Oficial 337, 18 de mayo de 2004.

Ecuador. Reglamento de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información

Pública. Registro Oficial 507, 19 de enero de 2005.

Ecuador. Reglamento para la Elaboración, Manejo, Custodia, Difusión y Seguridad de

la Información Clasificada. Orden General Ministerial 219, 12 de noviembre de
2010.

143
COMANDO CONJUNTO DE LAS FUERZAS ARMADAS

MANUAL DE ELABORACIÓN
DE DOCUMENTACIÓN MILITAR

ANEXOS

144
 ANEXO A

CERTIFICADO
Hoja tamaño A4

145
ANEXO B

ESQUELA

146
 ANEXO C

DIPLOMA DE CONDECORACIÓN

147
 ANEXO D-1

CERTIFICADO

148
ANEXO D-2

DIPLOMA

149
 ANEXO E

TARJETA / INVITACIÓN

TARJETA DE PRESENTACIÓN
9 cm

0.5 cm

Ø 1,5 dm
0.5 cm
5.5 cm

Arial 8

Juan Villavicencio Granda

Vicealmirante
DIRECTOR DE LOGÍSTICA DEL CCFFAA
Arial 7

0.5 cm
E2 La Exposición S4-71 y Vela E-mail: [email protected]
Quito - Ecuador Telf. 022567890 Ext. 1233 / 099565758

0.5 cm

TARJETA DE INVITACIÓN

15 cm

0.5 cm
0.5 cm

Ø 1,7 dm

El Ministro de Defensa Nacional

Edwardian Script 24

2 interlíneas
Tiene el honor de invitar Al Sr. Grad. Alberto Rodríguez, Comandante General
del Ejército, a la Clausura del Seminario-Taller “Proceso Gerencial” que se
10.5 cm

realizará el martes 30 de julio del 2016, a las 16H00.

2 interlíneas Arial 11

Lugar: Hotel Marrito

Traje: Militares 4A o su equivalente
Civiles: Formal
0.5 cm

2 interlíneas Confirmación:
Telf. 593-02-256458
0.5 cm

150
 ANEXO F

CONVOCATORIA

Hoja tamaño A4

151
 ANEXO G

INFORME
Hoja tamaño A4

152
153
 ANEXO H

MEMORANDO

Hoja tamaño A4

154
 ANEXO I

MENSAJE MILITAR

Hoja tamaño A4

2 cm

Arial 16

Arial 14
FUERZA NAVAL
SECRETARÍA GENERAL
Arial 14
1 Interlínea

MENSAJE MILITAR
2 Interlíneas

NÚMERO : FN- SECGAR-NOR-015-101500Z-SEP-2016-O

LUGAR : QUITO PRIORIDAD: N
DESTINATARIO : DIGFIN-DIRNEA-COOPNO
CC : BIMES-BIMLOR
2 Interlíneas

BT. SOLICITO SE DIGNE/SIRVA SEÑOR ALMIRANTE/COMANDANTE/DIRECTOR, TOMAR

CONOCIMIENTO E INFORMAR AL PERSONAL BAJO SU MANDO QUE SE ENCUENTRA
DISPONIBLE EN EL PORTAL WEB INTERNET DE LAS DIRECTIVAS
http://directivas.armada.mil.ec LA DIRECTIVA GENERAL TEMPORAL DGT. Nro.COGMAR-
2.5 cm INF-001-2012-R; 20-AGO-2012 “INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL SISTEMA DE 2.5 cm
GESTIÓN DOCUMENTAL NAVAL-SISDON”, A FIN DE QUE SE DIGNE/ SIRVA DAR
CUMPLIMIENTO A LAS DISPOSICIONES GENERALES Y ESPECIFICAS
CORRESPONDIENTES ESTIPULADAS EN LA PRESENTE DIRECTIVA. BT

5 Interlíneas

Arial 11
ESTUARDO SALAS ALDÁS
CAPITÁN DE NAVÍO EM
SECRETARIO GENERAL
2 Interlíneas
Arial 9
MVM/ACV/I. Cabezas
1 Interlínea
USO EXCLUSIVO CENTRO DE MENSAJES
G. Fecha-Hora - G. Fecha-Hora Recep. Firma: Comunicante responsable
Recep/Transm. Centro Mensaje
1,5 cm

5,5 cm 5,5 cm 5,5 cm

2 cm

155

ARIAL 12
 ANEXO J

OFICIO

Hoja tamaño A4

156
 ANEXO K

ORDEN MINISTERIAL

Hoja tamaño A4

157
158
159
 ANEXO L

PARTE MILITAR

Hoja tamaño A4

3 cm Ø 1,7 cm

FUERZA NAVAL Arial 16

DIRECCIÓN GENERAL DEL TALENTO HUMANO

1 interlinea
Arial 14
PARTE MILITAR
Arial 12
2 interlineas

PARA: Coronel EMC Luis Carrillo

DIRECTOR DE BIENESTAR SOCIAL DEL ISSFA
2 interlineas

ASUNTO: Accidente de trànsito del Cbop. I. Jadan Diaz Luis Enrique, suscitado el
jueves 14 de mayo del 2016.
2 interlinea

1. ANTECEDENTES

El señor Cbop. de I. Jadan Diaz Luis Enrique, cumplía las funciones de mensajero de
3 cm la unidad.
2 cm

2. RELACIÓN CIRCUNSTANCIAL DE LOS HECHOS

Siendo aproximadamente a las 10h30 del día jueves 14 de mayo del 2012, el señor
Cbop. I. Jadan Diaz Luis Enrique, fue golpeado por un vehiculo desconocido en el
momento que retornaba en su motocicleta a Machala hacia la unidad.

3. ACCIONES TOMADAS

Al momento el señor Cbop. de I. Jadan Diaz Luis Enrique, esta siendo atendido en
el HB.1 de Pasaje, el informe se emitirá oportunamente.
2 interlineas

Pasaje, 14 de mayo de 2016

5 interlineas

Luis Morocho Acosta

Teniente de Navio
JEFE DE PERSONAL

Carlos Andrade Garzón

Capitán de Fragata EM
COMANDANTE DE OPERACIONES NAVALES

2 cm

160
2 cm
 ANEXO M

SOLICITUD
Hoja tamaño A4

161
162
163
 ANEXO N

REGULACIÓN

164
165
166
167
168
ANEXO O

DIRECTIVA

169
170
171
172
173
 ANEXO P

INSTRUCTIVO

174
175
176
177
178
 ANEXO Q

DECRETO
Hoja tamaño A4

179
 ANEXO R

ACUERDO

Hoja tamaño A4

180
 ANEXO S

RESOLUCIÓN

Hoja tamaño A4

3 cm Ø 1,7 cm

FUERZA TERRESTRE
COMANDANCIA GENERAL
RESOLUCIÓN Nro. ____

Carlos Gómez Albuja

General de División
COMANDANTE GENERAL

CONSIDERANDO:

Que en ejercicio de la delegación conferida mediante Acuerdo Ministerial Nº 1380 del 05 de

octubre de 2011, publicado en la Orden General Ministerial Nº 194 de la misma fecha y a
solicitud de la Dirección General de Recursos Humanos de la Fuerza Terrestre.
3 cm
2 cm
RESUELVE:

Art. Único. Autorizar a los siguientes miembros para que cumplan una comisión de servicios
en el exterior, de acuerdo al detalle que se indica:

CLASE : Comisión de Servicios

LUGAR : Bogotá-Colombia
DURACIÓN: Del 12 al 13 de enero de 2012
NOMINA : TCRN. EM. BEDOYA CALDERÓNMAURICIOJORGE
CAPT. A.E ROMERO VINUEZA MARIO ALFONSO
JUSTIFICACIÓN: Realizar la inspección en fábrica del simulador de vuelo del avión
Casa 235.
ASIGNACIÓN: Los gastos que demande esta comisión de acuerdo al
“Reglamento para el Pago de Viáticos, Movilizaciones y
Subsistencias en el Exterior”, publicado en el Registro Oficial Nº
392 del 24-FEB-2011, serán aplicados al presupuesto
establecido para el apoyo al proyecto “Compra Aviones Casa
235”, del Grupo Aéreo Nº45.

PUBLÍQUESE Y COMUNÍQUESE
Dado, en la Comandancia General de la Fuerza Terrestre, en Quito D.M., a 15 de septiembre
del 2011

Carlos Gómez Albuja

General de División
COMANDANTE GENERAL

JMM/I. Chace

2,5 cm

181
 ANEXO T

ACTA

Hoja tamaño A4

182
 3 cm

Siendo las (hora, día, mes y año de finalización de la reunión) y sin tener otro punto que tratar,
el señor Presidente del (Nombres del Organismo/grupo), agradece la presencia de los señores
3 cm miembros y da por terminada la reunión.
2 cm

Juan Camilo Ponce Manuel Chacón Correa

Coronel EMC Teniente General
SECRETARIO PRESIDENTE

Anexos:
- Informe de estudio de prefactibilidad

D. Armas

2,5 cm

183 2,5 cm
 ANEXO U

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

LOGO DE LA CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

INSTITUCIÒN
NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA O REPARTO

CARACTERÍSTICAS Y ELEMENTOS IDENTIFICADORES DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOUMENTAL

SECCIÓN SUB SECCIÓN SERIE SUB SERIE DESCRIPCIÒN DE LA SERIE DOCUMENTAL ORIGEN DE LA CONDICIONES DE
DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTACIÓN ACCESO

FIRMAS DE RESPONSABILIDAD

ELABORADO POR DIRECTOR DE UNIDAD ADMINISTRATIVA Y/O REPARTO

FIRMA FIRMA
GRADO …………………………. GRADO …………………………….
NOMBRE NOMBRE

184
Los cuadros de clasificación es un documento administrativo donde se determina las
características administrativas, jurídicas, fiscales, informativas e históricas de los
documentos; se describe las series documentales, el origen de la documentación y las
condiciones para poder acceder la documentación. Cuadros que son determinados por
la comisión en cada una de las fuerzas.
INSTRUCCIONES DE LLENADO

LOGO DE LA Poner el logo de la institución de la cual se realizará

INSTITUCIÓN: la el cuadro de clasificación documental.
NOMBRE DE LA UNIDAD
Poner el nombre de la unidad administrativa o reparto
ADMINISTRATIVA O
se elaborará el cuadro de clasificación documental.
REPARTO:

CARÁCTERÍSTICAS Y ELEMENTOS IDENTIFICADORES DEL CUADRO DE

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

SECCIÓN DOCUMENTAL: Poner el nombre de la sección documental.

Poner el nombre de la sub sección documental o el
SUB SECCIÓN
nombre de los repartos subordinados de acuerdo a la
DOCUMENTAL:
estructura orgánica si es el caso.
SERIE DOCUMENTAL: Poner el nombre de la serie documental.
SUB SERIE Poner el nombre de la sub serie documental en caso
DOCUMENTAL: que se tuviere, si no la tuviere poner un guion. ( - )
DESCRIPCIÓN DE LA
Poner una breve descripción de la serie documental.
SERIE DOCUMENTAL:
ORIGEN DE LA Poner la identificación si la documentación se encuentra en
DOCUMENTACIÓN: medio: físico, electrónico y/o digital.
CONDICIONES DE Poner de acuerdo a la regla técnica que tipo de documento
ACCESO: es ejemplo: público, confidencial o reservado.

FIRMAS DE RESPONSABILIDAD

Poner firma, grado y nombres de la persona que

ELABORADO POR: realizo la elaboración de cuadros de clasificación
documental.
DIRECTOR DE LA UNIDAD Firma, grado y nombres del director de la unidad
ADMINISTRATIVA O administrativa o reparto de la cual se elaboró el cuadro
REPARTO: de clasificación documental.

185
 ANEXO V
TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
LOGO DE LA TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
INSTITUCIÒN
NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA O REPARTO

CARACTERÍSTICAS Y ELEMENTOS IDENTIFICADORES DE LA TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

PLAZOS DE DISPOCISIÓN TÉCNICA DE

CONSERVACIÓN FINAL SELECCIÓN

CONSERVACIÓN
ELIMINACIÓN
SECCIÓN SUB SECCIÓN SUB SERIE

HISTÓRICO

COMPLETA
CENTRAL
GESTIÓN
SERIE DOCUMENTAL BASE LEGAL

PARCIAL
DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL

FIRMAS DE RESPONSABILIDAD

ELABORADO POR DIRECTOR DE UNIDAD ADMINISTRATIVA Y/O REPARTO

FIRMA FIRMA
GRADO …………..…………………. GRADO …………..………………….
NOMBRE NOMBRE

186
La Tabla de Plazos de Conservación y valoración documental (TPCD) es un documento
administrativo donde se determina las características administrativas, jurídicas, fiscales,
informativas e históricas de los documentos; se fijan los plazos de transferencia a los
diferentes tipos de archivo; se determina la conservación o eliminación de las series
documentales, o si procede. Plazos que son determinados por la comisión en cada una
de las fuerzas.
INSTRUCCIONES DE LLENADO

LOGO DE LA Poner el logo de la institución de la cual se realizará

INSTITUCIÓN: la tabla de plazos de conservación documental.
NOMBRE DE LA UNIDAD Poner el nombre de la unidad administrativa o reparto
ADMINISTRATIVA O se elaborará la tabla de plazos de conservación
REPARTO: documental.

CARACTERÍSTICAS Y ELEMENTOS IDENTIFICADORES DE LA TABLA DE

PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

SECCIÓN DOCUMENTAL: Poner el nombre de la sección documental.

Poner el nombre de la sub sección documental o el
SUB SECCIÓN
nombre de los repartos subordinados de acuerdo a la
DOCUMENTAL:
estructura orgánica si es el caso.
SERIE DOCUMENTAL: Poner el nombre de la serie documental.
SUB SERIE Poner el nombre de la sub serie documental en caso
DOCUMENTAL: que se tuviere, si no la tuviere poner un guion. ( - )
Poner en número de años el tiempo en que los
PLAZOS DE expedientes o documentos deberán permanecer en
CONSERVACIÓN: cada categoría de archivo. En caso de conservación se
colocará la palabra “Permanente”.
Poner la Ley y el artículo que determine los plazos de
BASE LEGAL: conservación o eliminación para las series que se haya
generado.
Poner la disposición final de los documentos la cual
DISPOCISIÓN FINAL: puede ser la conservación permanente o la
eliminación.
Solamente en el caso que se establezca que la
TÉCNICA DE SELECCIÓN: disposición final de los documentos es la conservación,
poner una técnica de selección, la cual puede ser la
conservación completa o parcial.

FIRMAS DE RESPONSABILIDAD
Firman a continuación la comisión de elaboración de la tabla de plazos de conservación documental:

Poner firma, grado y nombres de la persona que

ELABORADO POR: realizo la elaboración de las tablas de plazos de
conservación.
DIRECTOR DE LA UNIDAD Firma, grado y nombres del director de la unidad
ADMINISTRATIVA O administrativa o reparto de la cual se elaboró la tabla
REPARTO: de plazos de conservación documental.

187
 ANEXO W
INVENTARIO DOCUMENTAL

INVENTARIO DOCUMENTAL
LOGO DE LA
INSTITUCIÓN NOMBRE DEL REPARTO O UNIDAD ADMINISTRATIVA

SECCIÓN:

SUB SECCIÓN:

CARACTERÍSTICAS Y ELEMENTOS IDENTIFICADORES DEL INVENTARIO DOCUMENTAL

FECHAS UBICACIÓN
EXTREMAS TOPOGRÁFICA
SERIE / NÚMERO DE NÚMERO

ESTANTERIA
CAJA NÚMERO DE DESTINO

APERTURA
SUBSERIE DESCRIPCIÓN DE SOPORTE OBSERVACIONES

BANDEJA
CIERRE
EXPEDIENTE FINAL

ZONA
DOCUMENTAL FOJAS

FIRMAS DE RESPONSABILIDAD

ELABORADO POR SUPERVISOR DEL ARCHIVO JEFE DEL ARCHIVO

FIRMA FIRMA FIRMA

GRADO …………..…………………. GRADO …………..…………………. GRADO …………..………………….
NOMBRE NOMBRE NOMBRE

188
Los inventarios documentales son los instrumentos para el control, la gestión y la
consulta de los expedientes que obran en cada uno de los archivos de las fuerzas, en
ellos se describirán los datos generales de los expedientes en el contexto del Cuadro
General de Clasificación Documental, estos inventarios son utilizados para la
transferencia documental primaria y para la baja documental.

INSTRUCCIONES DE LLENADO

LOGO DE LA Poner el logo de la institución de la cual se realizará el

INSTITUCIÓN: inventario documental o baja documental
NOMBRE DEL REPARTO Poner el nombre del reparto o unidad administrativa
O UNIDAD del cual se realizará el inventario documental o baja
ADMINISTRATIVA: documental
SECCIÓN DOCUMENTAL: Poner el nombre de la sección documental.
Poner el nombre de la sub sección documental o el
SUB SECCIÓN
nombre de los repartos subordinados de acuerdo a la
DOCUMENTAL:
estructura orgánica si es el caso.

CARACTERÍSTICAS Y ELEMENTOS IDENTIFICADORES DEL INVENTARIO

DOCUMENTAL

Poner el nombre de la serie y sub serie

SERIE / SUBSERIE DOCUMENTAL: documen
tal.
Poner el número de caja donde se
NÚMERO DE CAJA:
ubicará el expediente.
Poner el número correspondiente del
NÚMERO DE EXPEDIENTE:
expediente.
Poner una breve descripción del
DESCRIPCIÓN:
expediente.
Poner las fechas extremas de apertura y
FECHAS EXTREMAS:
de cierra del documento.
Poner el número de fojas que contenga el
NÚMERO DE FOJAS:
expediente.
Poner la disposición final de los documentos
DESTINO FINAL: la cual puede ser la conservación
permanente o la eliminación.
Poner el medio en el que se encuentra
SOPORTE:
contenida la información.
Poner la ubicación topográfica del
UBICACIÓN TOPOGRÁFICA:
expediente. (zona/estantería/bandeja)
Poner las observaciones necesarias si las
OBSERVACIONES: hubiere sobre los expedientes o documentos
que se van a transferir o dar la baja
documental.

FIRMAS DE RESPONSABILIDAD

Poner firma, grado y nombres de la persona que

ELABORADO POR: realizo la elaboración del inventario documental o baja
documental.

189
 SUPERVISOR DE Firma, grado y nombres de la persona encargada de
ARCHIVO: la supervisión de archivo.
JEFE DEL ARCHIVO: Firma, grado y nombres del oficial jefe de archivo.

ANEXO X-1
ACTA DE TRANSFERENCIA

NOMBRE DE LA
LOGO DE LA ACTA DE ENTREGA- CÓDIGO DEL
INSTITUCIÓN
INSTITUCIÓN RECEPCIÓN DE CAJAS DOCUMENTO
SECRETARÍA GENERAL DE CONSERVACÓN

Quienes suscribimos la presente acta dejamos constancia de la entrega recepción de

trescientos (300) fojas de Directivas de Personal, correspondiente al período 2019-2020,
documentos que están contenidos en cinco (5) cajas, identificadas del 3 al 7.

Para el efecto se acompaña el inventario en disco compacto conteniendo la base de

datos, dentro de la cual constan las referencias de dichos documentos.

A partir de esta entrega recepción, la persona receptora se encargará de la custodia de

tal documentación. Los datos que contiene el inventario así como la veracidad del
contenido de cada expediente certifico que fueron revisados por el suscrito, por lo que
al respecto asumo la responsabilidad de tal situación.

En el proceso de recepción se observa lo siguiente:

Los documentos no contienen medios de almacenamiento digital (CD´s u otros).

……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………

Para constancia de lo actuado, se firma la presente acta en dos ejemplares de igual

contenido, a

Entregué Conforme: Recibí Conforme: Jefe de Gestión

Documental y
Archivo:

(Nombre del Responsable del (Nombre del Responsable del (Nombre del Jefe de
Archivo de Oficina) Archivo Central) Gestión Documental y
Archivo)

190
 (Nombre del cargo del (Nombre del cargo del
Responsable del Archivo de Responsable del Archivo
Oficina) Periférico o Archivo Central)

(Nombre de la Unidad (Nombre de la Unidad

Administrativa Productora de Administrativa Receptora de
los Documentos) los Documentos)

ANEXO X-2
BAJA DOCUMENTAL

LOGO DE LA NOMBRE DE LA
INSTITUCIÓN INSTITUCIÓN CÓDIGO DEL
ACTA DE ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTO
SECRETARÍA GENERAL DOCUMENTOS DE ARCHIVO

En la ciudad de………………………., a los …… días del mes de …….. de ………..,

quienes suscribimos el presente documento ……….…………., …………………,
……………………; y, ……………………, nos constituimos para dar fe de que la
documentación que se describe en el Inventario de Eliminación de Documentos, que
forma parte integrante de este documento, es la que físicamente se ha seleccionado
para proceder a su eliminación.

Hemos revisado también que conforme a los plazos de conservación fijados

previamente, y habiendo efectuado las consultas pertinentes de la Coordinación
General Jurídica, Dirección de Auditoría Interna y de las Unidades Productoras de
………… de………., enviado a los señores:…………… , …….,…… y …………, dicha
documentación ha perdido su valor probatorio y referencial.

Finalmente, hemos constatado que la documentación seleccionada ha sido destruida

mediante el proceso de ……………………….. (describir el mecanismo de reciclaje), en
la localidad de ………….,el día de hoy ….. de …….. de ………., a las …….

SECRETARIO GENERAL O SU DELEGADO DE ASESORÍA JURÍDICA

DELEGADO (NOMBRE Y FIRMA)
(NOMBRE Y FIRMA)

DELEGADO DE AUDITORÍA INTERNA DELEGADO DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA
(NOMBRE Y FIRMA)
PRODUCTORA (NOMBRE Y FIRMA)

191
 DELEGADO DE INTELIGENCIA
(NOMBRE Y FIRMA)

ANEXO Y

MEMBRETE PARA EXPEDIENTE

LOGO DE LA
NOMBRE DE FONDO DOCUMENTAL
INSTITUCIÓN

Sección
documental
Subsección
documental
Serie Sub serie
documental documental
Descripción
documental
Número de
expedientes
Fecha de Fecha de cierre
apertura
Reservado
Condiciones de
Valor documental Confidencial
acceso

Público

Conservación N° de fojas
Destino
Plazo de conservación
final
Eliminación N° de tomos

MEMBRETE PARA CAJA

LOGO DE LA NOMBRE DE FONDO DOCUMENTAL

INSTITUCIÓN

CAJA N°

Sección
documental
Subsección
documental
Serie Sub serie
documental documental
Nro. De Fecha inicio
expedientes
Fecha cierre

192
Membrete para caja es una herramienta que describe los documentos y expedientes
guardados en su interior.
INSTRUCCIONES DE LLENADO

LOGO DE LA Poner el logo de la institución de la cual se realizará

INSTITUCIÓN: el membrete del expediente.
NOMBRE DEL REPARTO
Poner el nombre del reparto o unidad administrativa
O UNIDAD
del cual se realizará el membrete del expediente.
ADMINISTRATIVA:

CARATERISTICAS Y ELEMENTOS IDENTIFICADORES DEL MEMBRETE PARA

EXPEDIENTE

SECCIÓN DOCUMENTAL: Poner el nombre de la sección documental.

Poner el nombre de la sub sección documental o el
SUB SECCIÓN
nombre de los repartos subordinados de acuerdo a la
DOCUMENTAL:
estructura orgánica si es el caso.
SERIE DOCUMENTAL: Poner el nombre de la serie documental.
SUB SERIE Poner el nombre de la sub serie documental en caso
DOCUMENTAL: que se tuviere, si no la tuviere poner un guion. ( - )
DESCRIPCIÓN DE LA
Poner una breve descripción de la serie documental.
SERIE DOCUMENTAL:
NÚMERO DE
Poner el número de expedientes.
EXPEDIENTES:
FECHA DE APERTURA: Poner la fecha de apertura del expediente documental.
FECHA DE CIERRE: Poner la fecha de cierre del expediente documental.
Poner el valor documental, si es documento ordinario
VALOR DOCUMENTAL:
o puede considerarse para archivo histórico.
CONDICIONES DE Poner de acuerdo a la regla técnica que tipo de
documento es ejemplo: público, confidencial o
ACCESO:
reservado.
PLAZO DE Poner el plazo de conservación del expediente de
CONSERVACIÓN: acuerdo a la tabla de plazos de conservación.
Poner el destino final del expediente marcar con una
DESTINO FINAL:
X, si se eliminara o se conservará.
N° DE FOJAS: Poner el número de fojas total.

N° DE TOMOS: Poner el número de tomos total.

193
Membrete para el expediente es una herramienta que describe el expediente que se va
a archivar.
INSTRUCCIONES DE LLENADO

Poner el logo de la institución de la cual se realizará

LOGO DE LA INSTITUCIÓN:
el membrete de la caja.

NOMBRE DEL REPARTO O Poner el nombre del reparto o unidad administrativa

UNIDAD ADMINISTRATIVA: del cual se realizará el membrete de la caja.
Poner la numeración correspondiente en el
CAJA N°: membrete de la caja la unidad productora seguirá un
orden consecutivo, empezando por el número 1.

CARACTERÍSTICAS Y ELEMENTOS IDENTIFICADORES DEL MEMBRETE DE LA

CAJA

Poner el nombre de la sección

SECCIÓN DOCUMENTAL:
documental.
Poner el nombre de la sub sección
documental o el nombre de los
SUB SECCIÓN DOCUMENTAL:
repartos subordinados de acuerdo a
la estructura orgánica si es el caso.
Poner el nombre de la sub serie
SERIE DOCUMENTAL: documental en caso que se tuviere,
si no la tuviere poner un guion. ( - )
Poner el nombre de la sub serie
SUB SERIE DOCUMENTAL:
documental.
Poner el número de expedientes
N°. DE EXPEDIENTES que contendrá el membrete de la
caja.
FECHA INICIO: Poner la fecha de inicio.

FECHA CIERRE: Poner la fecha de cierre.

194
 ANEXO Z

HOJA DE APROBACIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS

HOJA DE APROBACIÓN Y CONTROL DE REGISTRO DE CAMBIOS

Nombre del documento que Manual del Sistema de Gestión de Equidad de

se aprueba o actualiza Género
Nro de versión
Código del documento que
MI-DOC-O-CCFF-03-2017
se aprueba o actualizda
4
Razón de la sustitución: Actualización de disposiciones

Página 6 Referencias normativas se actualiza el

norme de la Ley de Equidad y las disposiciones
transitorias.

Página 10 Desarrollo de las acciones afirmativas y/o a

favor del personal inciso a) y b).

Página 14 inciso b) y c)
Descripción del cambio: Página 15 Procedimiento de Reclutamiento, Selección
e Inducción.

Página 17 Descripción y perfil del puesto

Página 22, Igualda de oportunidades primer párrafo.

Página 23, primer párrafo.

Fecha de aprobación: 16 de octubre de 2016

__________________________________
Firma de Autorización Jefe del Comando Conjunto de las FFAA
APROBÓ

195
 COMANDO CONJUNTO DE LAS FUERZAS ARMADAS

INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA
Documento Área Título Código

MANUAL Administrativa MANUAL DE ELABORACIÓN DE MI-DOC-O-CCFFAA-09-2019

DOCUMENTACIÓN MILITAR
Fecha de
Iniciación Estudio/investigación Fecha de aprobación Comisión Fecha de aprobación Final

Octubre de 2011 Septiembre de 2019 Septiembre de 2019

Organismo Ejecutivo Oficializado con el carácter de: Normativa

Dirección de Educación y Doctrina Conjunta de las Fuerzas
Armadas (DIEDMIL)
Por Acuerdo Ministerial Nro. de
Organismo(s) Ejecutor(es)
Secretarías Generales de Fuerzas Publicado Orden Ministerial Nro. de

COMITÉ DOCTRINARIO DE ELABORACIÓN

NOMBRES: INSTITUCIÓN REPRESENTADA:

Cpnv - CSM Juan Oscar Mariscal Pérez Comando Conjunto de las FF. AA
Tcrn. E.M Héctor Eduardo Redrobán Almeida Comando Conjunto de las FF. AA
Mayo C.B Víctor Hugo Paredes Gordillo Fuerza Terrestre
Capt C.B Hérnan Patricio Fonseca Benalcázar Fuerza Terrestre
Subm. Avc. Ignacio Nieto Calderón Fuerza Aérea
M.C. Mónica Páez Fuerza Naval
Ing. José Armando Angamarca Fuerza Terrestre

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