Gráficos, configuración de página,

tablas, ordenar y filtros

Informática Aplicada en TI
 Índice

• Introducción • Obtener datos externos

• Objetivos • Tabla de Datos
• Gráficos • Ordenar datos
• Hipervínculos • Filtros
• Configuración de • Bibliografía
página
• ¿Qué es una Base de
Datos?
 Introducción

• Los gráficos son un valioso medio para mostrar datos de una

manera fácil y rápida de comprender.
• Además en muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar
con datos procedentes de otras aplicaciones, para lo cual podemos
utilizar algunas herramientas para importar datos en Excel.
• La información contenida en una hoja de cálculo es más fácil de
analizar si está en un orden determinado, o si se muestra sólo la
información que cumple con algunas características específicas.
• Los filtros permitirán ordenar y mostrar solo los datos que cumplan
con los parámetros que indiquemos, estos podrán ser de tipo texto
o número.
 Objetivos

• Elaborar diferentes tipos de gráficos.

• Utilizar hipervínculos.
• Obtener datos externos de tipo texto.
• Ordenar datos de forma simple y con subniveles
• Aplicar filtros automáticos o Autofiltros
• Realizar Filtros Avanzados utilizando una tabla de criterios.
GRÁFICOS
 Gráficos
• Los datos de una hoja de cálculo pueden ser mostrados
en forma gráfica, para poder facilitar su entendimiento.
 Creación de gráficos

• Paso 1: Primero debemos de seleccionar los datos que

darán origen a nuestro gráfico.
 Creación de gráficos

• Paso 2: Luego se debe de ir a la ficha Insertar y se debe

de seleccionar un tipo de gráfico.
 Herramientas de Gráficos

• Al insertar un gráfico podemos personalizarlo, para ello

utilizaremos las fichas Diseño y Formato que se
encuentran en las Herramientas de gráfico.
 Diseño
• En la ficha Diseño encontrará distintas herramientas que le
permitirán modificar la apariencia de su gráfico en forma rápida
por ejemplo: Diseño rápido, Cambiar color y estilos de diseño
 Diseño
• La opción Cambiar entre filas y columnas permite invertir
los ejes del gráfico
 Diseño

• La opción Seleccionar Datos, permite modificar los datos

de origen
 Diseño

• Cambiar tipo de gráfico, permitirá

seleccionar un gráfico distinto, sin
borrar el gráfico actual.
• Mover gráfico, permite llevar el gráfico
a otra hoja de cálculo.
 Formato

• En la ficha formato encontraremos distintas

herramientas que nos permitirán modificar el
estilo, rellenos, bordes de los elementos
seleccionados en el gráfico. Para facilitar esta
tarea podremos utilizar el grupo selección
actual.
 Elementos de un Gráfico
Plano Título Área de Área de
Eje Lateral trazado gráfico
vertical

Plano
Posterior

Eje horizontal

Series de Datos
Leyenda
 Elementos de gráfico

• Podemos desplegar la opción Elementos de gráfico

haciendo clic al símbolo + que se muestra en la esquina
superior derecha del gráfico.
 Elementos de gráfico

• Luego debemos activar los elementos necesarios.

 Formato del área del gráfico

• Con esta opción podremos cambiar el relleno, borde,

iluminación, sombra, tamaño, etc. Podemos visualizar estas
opciones haciendo clic derecho en el área del gráfico y luego
seleccionando Formato del área del gráfico.
 Gráfico Combinado

• Estos gráficos nos permitirán mostrar series de datos con

valores diferentes pues podremos agregar un eje
secundario. En el ejemplo se muestra el sueldo de una
persona y la cantidad de hijos que tiene.
 Gráfico Combinado

• Para ello
deberemos de
ingresar a Cambiar
tipo de gráfico y
seleccionar cuál
de las series de
datos se mostrará
en un eje
secundario
 Minigráficos

• Un minigráfico, es un pequeño gráfico en una celda de una

hoja de cálculo que ofrece una representación visual de los
datos. Use minigráficos para mostrar tendencias en una serie
de valores, como aumentos o reducciones periódicos, ciclos
económicos o para resaltar valores mínimos y máximos.
 Tipos de minigráficos

• Podemos seleccionar entre los minigráficos:

– Minigráfico de línea
– Minigráfico de columna
– Minigráfico de ganancia o pérdida
 Herramientas para
minigráficos

• En las Herramientas de minigráficos

encontraremos la opción de agregar
marcadores, cambiar el estilo del
minigráfico y configurar el eje.
 Hipervínculo
• Un hipervínculo es una
referencia a otra parte del
mismo libro o a otro libro.
 Hipervínculo

• Un hipervínculo puede
crearse con la opción
Hipervínculo de la Cinta
de opciones o con el
menú contextual (clic
derecho) sobre la celda,
texto u objeto que
queremos vincular.
 Insertar Hipervínculo
• La ventana que aparece cuando queremos incluir un
hipervínculo nos permite escoger entre:
– Un archivo ya existente o colocar el URL de una Página Web. 1
– Una hoja y celda del mismo libro Excel
– Un archivo nuevo. 2
– Una dirección de correo electrónico.
3
4

4
Hipervínculo: Lugar de este
documento
• En lugar de moverse entre hoja y hoja a través de la Barra de
etiquetas, se utilizan los hipervínculos para moverse entre
hojas.
• Para ello utilizamos la opción:
– Lugar de este documento.
• Muestra la relación de hojas disponibles en el Libro.
 Hipervínculo: Lugar de este
documento
• Con esta opción de Hipervínculo es posible configurar el texto que se
desea mostrar al pasar el puntero sobre el hipervínculo.
• Esta opción se puede realizar con el botón Info. en pantalla.
• Al presionarlo se mostrará un cuadro de diálogo para escribir el texto
deseado.
CONFIGURACIÓN DE PÁGINA
 Configurar la Página
• El grupo Configurar página en la pestaña Diseño de
página, permite especificar la orientación del papel, los
márgenes, el encabezado y pie de página y el área de
impresión.

Ficha: Diseño
de Página

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 Página y Márgenes
• En la pestaña de Página o a través de las
opciones del grupo Configurar Página,
se puede definir: Orientación de la hoja,
tamaño del papel, ajustar a una escala o
a la página.
• En la pestaña Márgenes se definirá el
espacio que se va a dejar de los bordes
de la página: izquierdo, derecho, superior
e inferior y las distancias de encabezado
y pie.
• También se definirá la alineación
horizontal o vertical de los datos a
imprimir.

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 Encabezado y Pie de
Página
• Cada uno está dividido en tres secciones donde se
pueden especificar algunas variables automáticas como el
nombre del archivo, el número de página o la fecha.

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 Área de Impresión

• En la pestaña Hoja, se especifica el

rango de impresión, que puede ser
exclusivamente el área de los datos.
• Si los datos de la tabla son extensos,
al momento de imprimir se realizará
en más de una página y será
necesaria la repetición de los títulos
(usualmente fila 1 y/o la columna A).
• También se puede especificar el
orden de impresión de las páginas.

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 Impresión
• En la opción Imprimir
de la pestaña Archivo
están disponibles las
opciones de
impresión, podemos
seleccionar la
impresora, que
páginas deseamos
imprimir incluso
cambiar la orientación
y el tamaño de papel.

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 Vista Preliminar
• En esta versión de Excel podremos ver la vista preliminar cuando
ingresamos a la pestaña Archivo opción Imprimir.
• La vista preliminar permite observar el documento tal como saldrá
impreso en el papel.
• Se pueden modificar los márgenes e ingresar a la Configurar Página
para hacer ajustes.
• Para volver a la hoja de cálculo solo debemos hacer clic en la Ficha
Inicio.

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 Propiedades de la
Impresora
• Para imprimir debemos de seleccionar una impresora y luego
podremos ingresar a la opciones de esta para configurar por
ejemplo: si se va a imprimir en Blanco y Negro o a Color. O
quizás deseamos cambiar la calidad de impresión Normal a
Optima.

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TABLAS DE DATOS Y ORDENAR
 ¿Qué es una base de datos?
• Se define una base de datos como una serie de datos organizados, y
relacionados entre sí, sobre un tema en particular: logística, personal,
contabilidad, mantenimiento, etc.
• Existen sistemas de gestión de base de datos (software) tales como Access,
MySQL, PostGreSQL, etc. que están diseñados para organizar los datos de
manera relacional; es decir, los datos se organizan en archivos relacionados entre
sí.

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 Obtener datos de otro tipo de
archivo
• Excel permite manipular datos que provengan de otras aplicaciones, incluso fuera de
Microsoft.
• Los procedimientos para importar datos pueden ser: desde un archivo de texto, desde
un archivo Web y de otras fuentes.

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Datos externos: Desde Access
• Ir a la pestaña Datos de la cinta de opciones, en el grupo Obtener datos externos, y
seleccionar Desde Access.
• En el cuadro de diálogo: Seleccionar archivos de origen de datos, por defecto está
colocado en Base de datos de Access de tipo: mdb, mde, accdb, accde, podría
cambiarlos a Todos los archivos.
• Ubicar el archivo y Abrir.
• Se mostrará un nuevo cuadro de diálogo con las Tablas y Vistas disponibles de dicha
Base de Datos, seleccionar una y Aceptar.

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 Datos externos: Desde Access
• En el siguiente cuadro de diálogo se deberá seleccionar la forma como desea
ver estos datos en el libro, normalmente como Tabla.
• Luego indicar en qué libro desea colocar la información y la ubicación de la
misma, normalmente A1, pulsar Aceptar.
• Se mostrarán los datos de dicha tabla en la hoja de cálculo, respetando sus
campos y registros.

41
Datos externos: de tipo Texto
• Ir a la pestaña Datos de la cinta de opciones, en el grupo
Obtener datos externos, y seleccionar Desde Texto.

• En el cuadro de diálogo: Importar archivo de texto, se

puede seleccionar los archivos de tipo: *.csv, *.prn y desde
luego los *.txt.
• Seleccionar el archivo deseado, pulsar Importar y seguir con
el Asistente que consta de 3 pasos:

42
 Datos externos de tipo Texto:
Paso 1

Elegir el tipo de datos del archivo original:

• Delimitados, si están separados por tabulaciones, espacios u otros caracteres. Es la
opción que normalmente tienen los datos.
• Ancho fijo, si los datos tienen las misma longitud (ancho) en todos los datos de una
misma columna, si es así en el siguiente paso del asistente deberá indicar el ancho de
cada columna.

43
 Datos externos de tipo Texto:
Paso 2

Se tienen las siguientes opciones:

• Separadores: Tabulación, Punto y coma, Coma, Espacio, Otro.
• Considerar delimitadores consecutivos como uno solo: separador formado por varios
caracteres (dos puntos, por ejemplo) entre los campos
• Calificador de texto: carácter en el que están incluidos los valores del archivo de texto.
Ejemplo: “ ” (comillas)

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 Datos externos de tipo Texto:
Paso 3

Deberá seleccionar cada columna e indicar:

• Formato de los datos en columnas: Elegir el formato de datos que más se asemeje a los datos de la
vista previa para que Excel pueda convertir los datos importados correctamente.
• Por ejemplo:
– Si la columna contiene una combinación de formatos, como caracteres alfabéticos y numéricos, Excel
convierte la columna a General.
– O como la columna Fecha Nac., se le ha colocado el tipo de dato Fecha (DMA), de lo contrario lo mostrará en
Excel como un número.

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 Datos externos de tipo Texto:
Finalizar
• Al presionar el botón Finalizar, se muestra una ventana para definir la ubicación
de estos datos importados (por ejemplo la celda A1):

• Al pulsar el botón Aceptar, el resultado final se mostrará como un conjunto de

datos encajados en sus respectivas celdas, como se muestra en la siguiente
imagen.

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 Ejercicio 1: Importar datos tipo texto

• Importe el archivo Ventas10.txt, utilizando las siguientes consideraciones:

– Ubique el cursor en A1.
– Utilice: tipo de datos: Delimitados. Separadores: Tabulación.

47
 Ejercicio 1: Importar datos
tipo texto
• Formato: General, excepto para la columna Fecha que será de tipo DMA.
• Ingrese a Avanzadas y especifique el separador de decimales y el separador de
miles.
 Tabla de datos
• Una tabla de datos en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros,
en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los
campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. En versiones anteriores se
les llamaba Base de datos o Listas de base de datos.
• Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie
de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.

Campos

Registros

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Cada campo será identificado con un rótulo o nombre identificador.
 Tabla de datos
• Entre las operaciones más interesantes que podemos
realizar con las tablas de datos tenemos:
– Ordenar los registros por uno o más criterios.
– Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.
– Utilizar fórmulas para la tabla añadiendo algún tipo de filtrado.
– Crear un resumen de los datos.
– Analizar la información por grupos.

50
 Crear una Tabla de Datos:
Preparar los datos

• Antes de crear una Tabla es necesario

tener presente los siguientes requisitos :
– Cada fila de la hoja Excel debe contener
información de solo una instancia o registro
(no de varias): una venta, un cliente, una
máquina, etc.
– Cada columna debe tener una cabecera única
y contener datos de la misma naturaleza (no
mezcladas).
– No deben existir columnas diferentes que
contengan datos de la misma naturaleza. Si
es así, deben unificarse.
– No deben existir filas o columnas intermedias
sin datos.

51
 Crear una Tabla Excel:
Método 1
• Crear una tabla Excel con los
datos de la hoja activará algunas
características particulares, por
ejemplo, ordenar, filtrar y
extender las fórmulas a nuevas
filas. Además, la Tabla tendrá un
nombre.
• Para ello:
– Use la ficha Insertar, grupo Tablas,
botón Tabla.
– Indique el rango de la tabla ya
creada o de la futura tabla. Si la
tabla lleva encabezados, marque la
casilla de verificación.

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 Crear una Tabla Excel:
Método 2
• Cree los encabezados (si es que no están ya
creados). Y verá que los convierte en
desplegables, añadiendoles un Autofiltro.
• Aparece una nueva ficha en la cinta de
herramientas denominada 'Herramientas de
Tabla' justo encima de Diseño.
• Observe que la tabla tiene un nombre.

Al arrastrar se crean nuevas filas

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 Ejercicio 2: Crear una Tabla
1. En el libro del Ejercicio 1, copie toda la Hoja1 a la Hoja2.
2. En la Hoja2, use la Ficha Insertar, opción Tabla.

1. Ante el mensaje ¿Desea convertir la selección en una tabla y quitar todas las
conexiones externas?, haga clic en Sí. Este mensaje se muestra debido a que
los datos a convertir en tabla provienen de datos externos.

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 Diseño de la Tabla de Datos

• Desde la ficha Diseño, podremos cambiar el nombre de la

Tabla de Datos, Insertar segmentación de Datos o aplicar un
estilo rápido a la tabla de datos.
 Ordenar Datos

• El grupo Ordenar y Filtrar de la pestaña Datos de la cinta de opciones,

permite reacomodar las filas de una Tabla o Lista de Datos, donde
normalmente la primera fila corresponde a los encabezados de cada
columna.
• Se pueden utilizar uno o más criterios (niveles) para darles un nuevo orden:
por región, por monto, por nombre, etc.

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 Ordenar Datos – Un nivel

• Con el botón Ordenar de A a Z se

realiza un ordenamiento
ascendente en base a los valores Ordenar de A a Z
de la 1ra columna de la Tabla de
datos o del rango seleccionado.
• Con el botón Ordenar de Z a A se
realiza un ordenamiento
descendente.
• Si en una Tabla de Datos se
requiere ordenar por otra columna
y no la primera, basta ubicarse en
una celda de la columna deseada
y seleccionar cualquiera de los 2
botones.

Ordenar de Z a A

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 Ordenar Datos - Un nivel:
Ejemplo
• Ordenamiento ascendente por Apellido Paterno (columna C)

• Nótese el cambio de orden visualizando la columna A, existían Apellidos

Paternos en los registros inferiores que se han acomodado
alfabéticamente al realizar el ordenamiento.

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Ordenar Datos – Varios niveles
• El botón Ordenar permite
especificar varios criterios (niveles)
de ordenamiento (hasta 64).
• Se utilizan varios niveles de
ordenamiento cuando en la data
se encuentran columnas con poca
repitencia de valores.

Más
niveles

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 Ordenar Datos – Varios niveles
• En cada nivel se especifica la columna (nombre del campo), el atributo
(por valor o por color, si se hubiera trabajado con un formatos
personalizado) y el criterio (ascendente, descendente) que se desea
utilizar para el ordenamiento.
• El criterio variará según el tipo de dato, podrá ser de mayor a menor, de
los más recientes a los más antiguos, etc.

60
 Ordenar Datos – Varios Niveles: Ejemplo

• El ordenamiento será por Facultad (columna G) y por Fecha Nac. (columna F).

61
 Ejercicio 3: Ordenamiento de Datos

• Copie todo el contenido de la Hoja2 a la Hoja3, en esta hoja

ordenará los datos por Región de forma ascendente.
• Ahora se ordenará en más de un nivel: luego por Ciudad en
orden ascendente y por Total Final de forma descendente.

62
 Filtro básico o Autofiltro
• La opción de filtrar datos permite mostrar solamente
las filas que cumplen ciertos criterios.
Ejemplo:
- Mostrar solo a los empleados de un área.

63
 Filtrar básico o Autofiltro

• La opción Filtro se encuentra en la

pestaña Datos de la Cinta de Opciones.
• Los filtros se pueden aplicar a varias
columnas a la vez para lograr resultados
más precisos.
• Las opciones de filtrado varían de acuerdo
a la naturaleza del contenido: textos,
números, o fechas.
• Las Tablas incorporan botones de filtro
para cada campo o columna.
• Cuando ya no se requieran, es posible
Borrar los filtros.
64
 Filtros de Texto

• Cuando los valores de una columna sea del tipo texto

se habilitarán los filtros de Texto, podremos seleccionar
que los valores empiecen o terminen con algún carácter
o que contengan una palabra.

65
 Ejercicio Filtro de texto

• Importe el contenido del archivo Alumnos_notas.csv a

un libro nuevo de Excel. Coloque el nombre Datos a la
primera hoja y cree una copia con el nombre Filtro-
texto.
• En la hoja Filtro-texto convierta los datos a una Tabla.
• Aplique un filtro para que solo se muestren los apellidos
paternos que empiecen con la letra F o con la letra P.

66
 Filtro de número

• Si usted selecciona valores del tipo número podrá

aplicar Filtros de número como: Es igual a…, mayor
que…, entre. De esta forma se mostrarán solo los
valores que cumplan con las condiciones dadas.

67
 Ejercicio Filtro de número

• Cree una copia de la hoja Datos y colóquele el nombre

Filtro-número.
• Calcule el promedio de notas y aplique un filtro para
que solo se muestren los promedios mayores o iguales
a 13.

68
 Filtros de Fecha
• Los filtros por fecha permiten filtrar los datos según fechas
específicas año, por mes y por día.
• Al desplegar Filtros de fecha, se tienen muchas más opciones de
filtrado.

69
 Filtros por color
• Excel también permite mostrar los datos según su color
de celda o de fuente.
• Esta opción se activa cuando el usuario ha
personalizado la tabla, mas no cuando ha usado un
estilo predefinido.

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 Filtro Avanzado
• Utilizaremos los filtros avanzados cuando necesitemos mostrar
registros que puedan cumplir con distintas condiciones, para ello
deberemos escribir un rango de criterios. Otra ventaja del filtro
avanzado es que nos permite realizar una copia de los datos que
cumplen las condiciones a otro rango de celdas.
Paso 1: Crear el rango de criterios
• Los criterios de filtrado se escriben en un rango diferente al de la
Tabla, con los mismos encabezados de columna (identificadores de
los campos). O parte de los encabezados de columna De esta
manera se pueden especificar criterios más complejos.

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 Filtro Avanzado:
Consideraciones
• En el Rango de Criterios se debe considerar lo siguiente:
– Si se colocan varios criterios en un misma fila, se estaría construyendo un condicional de
tipo Y, se deben de cumplir todas las condiciones.
Ejemplo: Facultad = Agronomía Y Fecha Nac. >=01/01/1995

– Si se colocan criterios en filas diferentes, se estaría construyendo un condicional de tipo O,

donde se cumplirá las condiciones en la misma fila y se evaluará como nueva condición el
criterio de la siguiente fila.
Ejemplo: Facultad = Agronomía O Facultad = Química

– Para especificar intervalos de valores, se podrá duplicar los campos, se colocarán las
cabeceras, con cada dato del rango que se desea cumplir.
Ejemplo: Facultad = Agronomía Y Nota Parcial >= 11 Y Nota Parcial <14

– No es necesario colocar todos los encabezados como nombres de campo, basta con
aquellos encabezados que tendrán valores para generar los criterios.

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 Filtro Avanzado
Paso2: Avanzada
• Ingresar a Datos opción Avanzada
.
• Escoger si los datos se filtraran en
el mismo rango o serán copiados a
otro rango.
• Seleccionar el Rango de la lista (el
rango que será filtrado)
• Seleccionar el Rango de criterios.
• Seleccionar el rango donde se
copiarán los resultados.

73
 Filtro Avanzado
• Colocar en un área diferente,
los criterios y rango de salida
• Seleccionar la lista o tabla
• Seleccionar la opción
Avanzadas en la ficha
Datos
• Ingresar los rangos
correspondientes en cada
rango
1. La ubicación donde se
encuentran los datos
2. Rango donde se encuentra
el criterio
3. Rango donde irán los datos.

74
 Filtro Avanzado
• Finalmente se mostrarán solo los registros que cumplan
con una de las condiciones dadas.

Rango de
criterios

Resultado

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 Ejercicio Filtro Avanzado
• Cree una copia de la hoja filtros-número, llámela Filtro-
avanzado y borre los filtros existentes.
• Cree un rango de criterios que cumpla con lo siguiente:
• Se mostrarán sólo a los alumnos de la facultad de
Agronomía con un promedio mayor o igual a 11 y menor
o igual a 16
• También se mostrarán a los alumnos de Economía de
sexo masculino.

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Ejercicio - Resultado

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 Enlaces

• https://exceltotal.com/como-crear-tablas-en-excel-2013/
• https://exceltotal.com/como-hacer-graficos-en-excel-2013/
• https://support.office.com/es-es/article/Crear-un-
gr%C3%A1fico-combinado-con-un-eje-secundario-1d119e2d-
1a5f-45a4-8ad3-bacc7430c0a1
 Bibliografía

• Francisco Charte. Excel 2013 (Manual Avanzado). Editorial

Anaya Multimedia. 2013.
• Paredes Paul. Excel 2013. Editorial Macro. 3013

• Se ha utilizado como consulta la página de Microsoft:

– https://support.office.com/es-es/article/Imprimir-una-hoja-de-
c%C3%A1lculo-o-un-libro-f4ad7962-b1d5-4eb9-a24f-
0907f36c4b94?ui=es-ES&rs=es-HN&ad=419

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