Excel Completo

Intermedio - Avanzado
INTRODUCCIÓN
Excel es un programa de
Microsoft con la apariencia
de una hoja de cálculo
con como una tabla, que
permite ingresar datos,
organizarlos, presentarlos
y realizar cálculos
matemáticos, financieros,
gráficos, etc.
HOJA DE CÁLCULO
Es un programa que tiene
la apariencia de un
documento electrónico
que permite manejar datos
numéricos y alfanuméricos
organizados en una tabla
formada por celdas que
simplifica la realización de
cálculos y operaciones,
permitiendo analizar los
resultados obtenidos.
HOJA DE CÁLCULO
ESTRUCTURA BÁSICA
Una hoja de cálculo está
formada por columnas, filas y
celdas.
• Las columnas tienen
como nomenclatura letras
que empieza desde la A.
• Las filas se encuentran
determinadas por
números.
• Las celdas son la
intersección de columnas
y filas, que llevan como
nombre la letra de la
columna y el número de
fila.
ENTORNO DE Acceso
TRABAJO Directo

Se puede acceder a Excel

de diferentes formas: Botón
• Acceso directo en el Inicio
escritorio de Windows.
• A través del botón inicio
despliega los botones
mas usados.
Buscador
de
• Utilizando el buscador
de Windows.
Windows
• Inicio, Todos los
Programas, Microsoft
Office – Microsoft Todos los
Excel.
programas
 Pantalla de Inicio
ENTORNO DE TRABAJO

Excel despliega la pantalla

de inicio, está conformada
por iconos de control,
fichas, grupos de trabajo,
barra de fórmula, línea de
estado y un área de
trabajo.
La unidad del área de FILA COLUMNA
trabajo es la celda que
está nombrada por la
posición de la columna y
fila.
CELDA
ENTORNO DE TRABAJO Barra de menú
BARRA DE MENÚ
INICIO

La barra de menú esta

Menú Inicio
formada por grupos de
trabajo cuyas opciones
permiten trabajar en el
documento.
El menú Inicio nos muestra los
grupos:
• Portapapeles
• Fuente
• Número
• Estilos
• Celdas
• Modificar
ENTORNO DE TRABAJO Menú Insertar
BARRA DE MENÚ
INSERTAR

Muestra los iconos

separados en 8 grupos:
• Tablas.
• Ilustraciones.
• Gráficos.
• Mini gráficos.
• Filtros.
• Vínculos.
• Texto.
• Símbolo.
ENTORNO DE TRABAJO Menú Diseño de Página
BARRA DE MENÚ
DISEÑO DE PÁGINA

Muestra los iconos

separados en 5 grupos:
• Temas
• Configurar página.
• Ajustar área de
impresión
• Opciones de la hoja
• Organizar
ENTORNO DE TRABAJO Menú Fórmulas
BARRA DE MENÚ
FÓRMULAS

Muestra los iconos

separados en 4 grupos:
• Biblioteca de funciones
• Nombre definido.
• Auditoria de fórmulas
• Esquemas
ENTORNO DE TRABAJO Menú Datos
BARRA DE MENÚ
DATOS

Muestra los iconos

separados en 5 grupos:
• Obtener datos externos
• Conexiones
• Ordenar y filtrar
• Herramientas de datos
• Esquema
ENTORNO DE TRABAJO Menú Revisar
BARRA DE MENÚ
REVISAR

Muestra los iconos

separados en 3 grupos:
• Revisión
• Comentarios
• Cambios
ENTORNO DE TRABAJO Menú Vista
BARRA DE MENÚ
VISTA

Muestra los iconos

separados en 4 grupos:
• Vista de libro.
• Mostrar.
• Zoom.
• Ventana y Macros
 Título Libro
ENTORNO DE TRABAJO
BARRA DE HERRAMIENTAS

• Barra de título, donde

Acceso rápido
aparece el nombre del
documento, por defecto es
Libro 1.
• Barra de acceso rápido, se
encuentran los comandos
más utilizado. Cinta de opciones
• Cinta de opciones, se
encuentran todos los
comandos que se requieren
para crear y trabajar en una
hoja de Excel.
• Barra de fórmulas, indica la
celda en la cual se encuentra Barra de fórmulas
el cursor, en ella se puede
escribir la operación que se
va a efectuar.
ENTORNO DE TRABAJO Etiqueta de la Hoja
BARRA DE HERRAMIENTAS

• Barra de etiquetas, muestra

en qué hoja se está
trabajando, las hojas
existentes del libro, se puede
cambiar de nombre,
aumentar o eliminar. Barra de desplazamiento
• Barra de desplazamiento,,
permite desplazarse por la
hoja de cálculo con facilidad.
• Barra de estado, permite
cambiar la visualización de la Barra de estado
hoja de manera normal,
diseño de página, vista previa
de salto de página y los
botones de acerca y alejar el
zoom de la visualización de
la pantalla.
 Ocultar cinta de opciones
ENTORNO DE TRABAJO
BARRA DE HERRAMIENTAS
OCULTAR Y MOSTRAR

La cinta de opciones tiene 3

opciones de presentación, se
activa al presionar el ícono Mostrar pestañas
• Ocultar automáticamente
la cinta de opciones, oculta
las fichas y comandos.
• Mostrar pestañas, permite
mostrar las pestañas de la
cinta de opciones sin los Mostrar pestañas y comandos
comando.
• Mostrar pestañas y
comandos, permite mostrar
la cinta de opciones con
todas las fichas y
comandos completos.
ENTORNO DE TRABAJO
BARRA DE HERRAMIENTAS Personalizar Barra de
PERSONALIZAR
Herramientas
Permite agregar, remover y
buscar más comandos que los
mostrados en la listas por
defecto.
• Seleccionar el menú Archivo,
pestaña Opciones y la
opción Personalizar cinta de
opciones.
• Ubicarnos en la cinta de
opciones, clic derecho y
seleccionamos la opción
Personalizar cinta de
opciones
ENTORNO DE TRABAJO
BARRA DE HERRAMIENTAS Barra de Zoom
BARRA ZOOM
En la parte inferior derecha
tenemos la barra para
modificar el tamaño de la
pantalla.
• Se puede aplicar un
porcentaje de ampliación.
• Puede afectar solo a una
selección de la ventana.
• Podemos personalizar el
porcentaje.
INTRODUCCIÓN DE
DATOS EN LAS CELDAS Ingreso de Datos
INTRODUCCIÓN DE TEXTO
BARRA DE DATOS
• Seleccionar con el mouse
la celda.
• Ingresar los datos
• Lo que se escribe aparece
tanto en la barra de
fórmulas como en la
celda. Texto izquierda
• Al terminar se presiona
enter o las flechas de
navegación

Número derecha
Fórmula resultado
INTRODUCCIÓN DE Uso de Mouse
DATOS EN LAS CELDAS
USO DE MOUSE
Se debe reconocer los tipos Cursor lineal
de cursores que usaremos:
• Cursor lineal, Para digitar Puntero de
en la celda se sitúa el cruz blanca
puntero.
• Cursor puntero de cruz
blanca, para seleccionar Cursor flecha
una o varias celdas y
arrastramos.
• Cursor flecha, para mover Puntero esquina
el contenido de una celda
a otra, arrastramos hasta inferior
donde queremos llevar el
contenido.
• Puntero esquina inferior,
para copiar el contenido y
arrastrar.
 Insertar / Gráfico

GRÁFICOS
Excel brinda una serie de modelos de
gráficos creados para diferentes tipos
de trabajo, estos gráficos pueden a su
Tipos de Gráfico
vez ser modificados de acuerdo a la
necesidad del usuario. Insertar Gráfico
Para insertar un gráfico, nos ubicamos
en el grupo Insertar, Gráfico,
seleccionamos el tipo de gráfico a
utilizar.
Los tipos de gráfico disponibles son:
Columna, Línea, Circular, Barra, Área,
Dispersión, etc.
Cada tipo de gráfico tiene un subtipo Insertar Gráfico
de gráfico que se despliegan al
seleccionar el tipo de gráfico.
También se puede usar el cuadro de
diálogo Insertar Gráfico, que aparece al
usar el ícono que se encuentra en la
parte inferior derecha del grupo
Gráfico.
 Tabla de Datos

GRÁFICOS
CREAR GRÁFICO
Para crear un gráfico se necesita una
tabla de datos.
1. Seleccionamos la tabla que Gráfico Columna
queremos graficar o ubicar el
cursos sobre una celda.
2. Ingresamos a Insertar / Gráfico.
3. Seleccionamos el tipo de gráfico.
Por ejemplo Columna / opción.
4. El gráfico se despliega
automáticamente
5. Observamos que la ficha cambia,
despliega las pestañas de Diseño,
y Formato.
Podemos insertar gráficos, imágenes,
cuadros de texto, líneas y ´figuras Fichas Diseño y Formato
geométricas dentro de un gráfico
 Elementos del Gráfico

GRÁFICOS
DISEÑO DE GRÁFICO
Usando el grupo Diseños de
gráfico podemos agregar al
gráfico elementos como:
1. Título o rótulo del
gráfico.
2. Ejes.
3. Etiquetas de datos.
4. Tablas de datos.
5. Barras de estado.
6. Líneas de cuadrícula.
7. Leyenda
 Archivo de Texto a Hoja de Cálculo
IMPORTAR Y EXPORTAR
EXPORTAR E IMPORTAR
COMO ARCHIVO DE TEXTO
Podemos exportar la
información de una hoja
de cálculo a un archivo de
texto.
Y viceversa de un archivo
de texto podemos crear
una hoja de cálculo. Hoja de Cálculo a Archivo de Texto
Para importar
seleccionamos Menú
Datos / Obtener Datos
Externos / Desde Texto.
Para exportar Archivo /
Guardar como / Tipo:
Texto
IMPORTAR Y EXPORTAR
Importar Fichero Externo a Excel
IMPORTAR FICHERO EXTERNO
A EXCEL / OTRAS
APLICACIONES
Excel permite importar un
esquema XML a celdas de
una hoja de cálculo y para
exportar datos a XML.
XML – Lenguaje de Marc
ado Extensible
Para importar
seleccionamos Menú
Datos / Obtener Datos
Externos / De otras
fuentes / Desde
importación de datos XML.
Para exportar:
Seleccionamos Archivo /
Guardar como / Tipo:
Datos XML.
IMPORTAR Y EXPORTAR
Importar Fichero Externo a Excel
IMPORTAR FICHERO EXTERNO
A EXCEL / OTRAS
APLICACIONES
Excel permite exportar e
importar texto o datos
desde una página Web
Para importar:
Seleccionamos Archivo /
Abrir / Todas las páginas
Web.
Para exportar:
Seleccionamos Archivo /
Guardar como / Tipo:
Página Web.
 Plantillas
USO DE PLANTILLAS

Las plantillas son archivos

que permiten diseñar
libros personalizado; es
decir, se puede agregar
todo lo que desee.
Se tienen en la web
plantillas de presupuestos,
listas, facturas, informes,
etc.
Y también se puede
modificar un documento o
una plantilla existente y
después guardarlos como
su propia plantilla.
 Aplicar plantillas
USO DE PLANTILLAS
APLICAR PLANTILLAS
Icono de plantilla de Excel
Para aplicar plantillas
tenemos diferentes Menú Archivo –
métodos: Nuevo / / /
Plantillas predeterminadas
- Descargar una plantilla
de la web.
- Seleccionar una
plantilla
predeterminada de
Excel.
- Dentro de Excel buscar Menú Archivo – Nuevo / /
plantillas en línea. Buscar plantillas en línea
 Aplicar / Crear plantillas
USO DE PLANTILLAS
EDITAR PLANTILLA
CREAR PLANTILLA
Una plantilla descargada,
copiada, aplicada o
creada se puede editar las
veces que sean
necesarias, lo que se debe
tomar en cuenta es que
para que una plantilla para
que mantenga el formato
de plantilla se debe
guardar como:
Formato Plantilla
Tipo: Plantilla de Excel
Lo que podemos Libro de Excel Plantilla de Excel
identificar mediante su
nuevo ícono.
GESTIÓN DE LIBROS
HIPERVÍNCULOS Insertar / Vínculos /
A través de una celda o imagen Hipervínculos Click derecho / Hipervínculo
permite ir a una referencia que
puede ser un archivo, ubicación de
la hoja de cálculo o libro.
• Archivo o página web existente,
vincula a un archivo guardado
en el equipo o el URL de una
página Web.
• Lugar de este documento,
vincula a una ubicación
específica del libro actual u otro
libro.
• Crear nuevo documento, crea un
nuevo documento
• Dirección de correo electrónico,
envía a una dirección
electrónica.
Eliminar hipervínculo
• Finalmente permite quitar Click derecho
cualquier hipervínculo creado.
Gestión de libros – Información entre hojas de
un mismo libro
Permite copiar información o valores de una celda en otra
celda, en la misma hoja, en otra inclusive en otro libro,
simplemente copiamos y pegamos. Pero si deseamos que
al modificar una celda la otra cambie en forma automática,
copiamos y hacemos uso del pegado especial vinculado.
También podemos escribir en la segunda celda el signo
igual y señalar la primera celda.
Gestión de libros – Formatos condicionales
Es una herramienta de Microsoft Excel que modifica el formato de una celda de acuerdo a una o varias
condiciones, se encuentra en la ficha Inicio, en el grupo Estilos.
› Opción reglas superiores e inferiores, los formatos condicionan a los 10 mejores, 10% mejores, 10
peores, etc. En este caso ponemos los 10 mejores y dejamos el formato por defecto.
› Opción barras de estado, con esta opción las celdas son coloreadas en forma parcial (degradada) de
acuerdo a la condición a mayor número mayor área coloreada.
› Opción escala de colores, con esta opción las celdas son coloreadas y los tonos son de acuerdo a la
condición, en este caso a mayor número mayor tonalidad.
› Opción conjunto de ícono, con esta opción las celdas llevan un ícono en el lado izquierdo. En este
caso los íconos son flechas, la dirección y el color van de acuerdo al valor de criterio.
› Opción nuevas reglas, en este cuadro de diálogo cambiamos las reglas de los colores y dónde se
aplican los formatos anteriores.
› Opción administrador de reglas, la condición que dimos en las primeras opciones y las celdas
seleccionadas pueden cambiarse en este cuadro de diálogo.
› Detener si es verdad, activar para obtener compatibilidad con versiones anteriores de Microsoft Excel
que permita simular la prioridad de ejecución de las reglas del formato condicional en versiones que
no soportan más de tres reglas o varias reglas aplicadas al mismo rango.
 Inicio / Modificar/ Buscar y seleccionar
BUSCAR - REEMPLAZAR

Excel permite encontrar de

manera rápida elementos en un
libro u hoja de cálculo, sea este
un número o una cadena de texto
en particular.
Encontramos en la pestaña Inicio
en el grupo Modificar, Buscar y
seleccionar.
Buscar
Para buscar texto o números,
haga clic en Buscar. Reemplazar
Para buscar y reemplazar texto o
números, haga clic en
Reemplazar.
Se use el asterisco para buscar
cualquier cadena de caracteres o
el signo de interrogación para
buscar un solo carácter
ANOTAR UNA HOJA DE Comentario
CÁLCULO CON COMENTARIOS

Permite agregar notas a celdas

individuales con comentarios que
proporcionen al lector un contexto
adicional que indica el contenido de
las celdas. Cuando una celda tiene
un comentario, aparece un Revisar / Comentarios
indicador de color rojo en la
esquina de la celda. Si deja el
cursor sobre la celda, aparecerá el
comentario.
Esta opción encontramos en la
pestaña Revisar, bloque
Comentarios. Formato Comentario Configurar Página / no
Podemos dar formato al texto o a la imprimir comentarios
autoforma del comentario.
Podemos configurar la página para
poder visualizar los comentarios
pero no imprima sin necesidad de
desactivarlos
 Menú Datos
VISUALIZAR Y FORMATEAR
DATOS
VALIDACIÓN DE DATOS
Permite restringir el tipo de
datos o valores que los
usuarios pueden insertar
en las celdas, es decir
configurar números
máximos, mínimos, letras o
números. Es sumamente
útil cuando se desea
compartir un libro con
otros usuarios y desean
que los datos sean exactos
y correctos. Validación de
Encontramos en el menú Datos
Datos, en el bloque
Herramientas de datos.
 Validación de datos / Configuración
VISUALIZAR Y FORMATEAR
DATOS
VALIDACIÓN DE DATOS
CONFIGURACIÓN
Permite seleccionar el
criterio de validación y
especificar que los datos a
ingresar sean de diferente
formato como cualquier
valor, número entero,
decimal, lista, fecha, hora,
longitud de texto y
personalizada.
En cada opción se
presenta los datos de Configuración para el criterio
configuración para cumplir decimal
con el criterio de
validación.
 Validación de datos / Mensaje de
VISUALIZAR Y FORMATEAR entrada
DATOS
VALIDACIÓN DE DATOS
MENSAJE DE ENTRADA
Permite crear un mensaje
de información al
seleccionar la celda.
Se puede poner un Título y
la descripción del Mensaje
que va a presentar al
usuario.

Mensaje de Celda
 Validación de datos / Mensaje de error
VISUALIZAR Y FORMATEAR
DATOS
VALIDACIÓN DE DATOS
MENSAJE DE ERROR
Permite crear un mensaje
que despliega cuando se
ingresa un dato erróneo.
Se puede poner
seleccionar entre 3 tipos
de mensajes: Detener,
Advertencia e Información.
Se coloca un título y la
descripción del mensaje a
mostrar al usuario.
 Buscar Objetivo
HERRAMIENTAS PARA
ANÁLISIS
GOAL SEEK – BUSCAR
OBJETIVO
Esta función nos permite determinar un
valor buscado en una celda, dicha celda Datos / Análisis de hipótesis / Buscar Objetivo
debe estar relacionada con otra a través
de una fórmula o función.
Esta función encontramos en la pestaña
Datos / Análisis de hipótesis / Buscar
objetivo.
Procedimiento:
1. Verificar que una celda tenga una
función.
2. Definir la celda debemos hacer
referencia a la celda que buscamos
obtener. Cuadro Buscar Objetivo
3. Con el valor: se define que valor se
quiere obtener en la celda que tiene la
función.
4. Cambiando la celda: seleccionar la
celda que va a cambiar para obtener
el valor buscado.
 Datos / Herramientas de Datos / Análisis de
Hipótesis / Administrador de Escenarios
HERRAMIENTAS PARA
ANÁLISIS
ADMINISTRADOR DE ESCENARIOS

Permite trabajar con diferentes

respuestas probables usando una
tabla de datos.
Para crear una tabla de escenarios
seguimos los siguientes pasos:
• Crear tablas usando fórmulas
que deben estar relacionadas
con otras como variables.
• Crear una tabla adicional
cambiando los valores Datos / Análisis de hipótesis / Buscar
constantes de los futuros
Cuadro Buscar Objetivo
Objetivo
escenarios.
Para ingresar nos ubicamos en el
menú Datos / Herramientas de
Datos / Análisis de hipótesis /
Administrador de Escenarios.
 Complemento Solver

HERRAMIENTAS PARA
ANÁLISIS
SOLVER

Es una función especial de

Excel, sirve para buscar el
valor óptimo de una serie de
ecuaciones con varias
incógnitas.
Se activa este complemento,
desde Archivo /
Complementos /
Opciones / Administrar /
Complementos de Excel / Ir
/ Solver. Menú Datos / Análisis Solver
Se activa el ícono Solver en
el grupo Análisis de la
pestaña Datos.
 Buscar Objetivo

HERRAMIENTAS PARA
ANÁLISIS
CUADRO DE DIÁLOGO SOLVER
Celda objetivo, se cuenta con las
opciones de Max para búsqueda de
máximos valores, Mín búsqueda de
mínimos valores y Valor de en el caso de
tener una serie de funciones que
representan a ecuaciones e inecuaciones,
escribimos el valor buscado de esa
fórmula o función.
Cambiando las celdas de variables,
seleccionamos las celdas que contienen a
las variables utilizadas en las fórmulas o
funciones.
Sujeta a las siguientes restricciones,
definimos las restricciones del problema.
Referencia de la celda, seleccionamos la
celda donde se encuentra la fórmula o
función y desplazamos las condiciones y
elegimos uno de los signo.
En restricciones, escribimos el valor
buscado en la celda de la función.
ACCESO A BASES DE DATOS
FUNCIONALIDAD Base de Datos
Se denomina base de datos a toda
la información ordenada y clara de Cabera de Campo
instituciones, personas o cosas;
por lo general se trabaja con
tablas.
• Campo, es la clasificación de los
datos de una tabla de datos.
Por ejemplo: campo nombre,
campo apellido, etc.
• Registro, es toda la información Campo
individual de una persona,
institución o cosa, que estará Registro
dividida en campos.
• Cabecera de campo, son los
títulos de cada campo, es una
característica que toda tabla
debe tener.
 Datos Ordenar y Filtrar
ACCESO A BASES DE DATOS
ORDENAR Y AUTO FILTRAR UNA BASE
DE DATOS
Ordenar, podemos ordenar números y
texto de manera alfabética de menor a
mayor A – Z y de mayor a menor Z – A.

Orden personalizado, permite ordenar

por varios niveles tomando los datos de
la cabecera o la columna por la que
vamos a ordenar nos aparece el nombre
de la columna por ejemplo columna A, B, Orden Personalizado
etc.

En Ordenar según, podemos seleccionar:

valores, color de celda, color de fuente,
ícono de celda. Es decir, no solo se
puede ordenar por el texto contenido.

Criterio de ordenación, podemos

seleccionar A a Z, Z a A y Lista
personalizada. En lista personalizada
encontramos las series listas, al
seleccionar una en la parte derecha
muestra los registros que componen la
lista.
 Datos Ordenar y Filtrar / Filtro
Simple
ACCESO A BASES DE DATOS
FILTROS SIMPLES
Permiten seleccionar registros de
acuerdo a uno o varios criterios.

Se encuentra en la pestaña Datos /

Ordenar y filtrar / Filtrar, al activarlo en
la cabecera de campos dibuja una
flecha.

Criterio de ordenación, ordenar de A a Z,

Z a A y Lista personalizada.

Filtro de texto o número, al seleccionar

la flecha sobre la cabecera de la base
de datos podemos ordenar los datos
seleccionados de la siguiente forma:
Ordenar de menor a mayor A – Z, de
mayor a menor Z – A, por color y por
filtros de números cuando la selección
es número o filtros de texto cuando la
columna seleccionada contiene texto,
podemos seleccionar los criterios de
validación para ejecutar los filtros.
ACCESO A BASES DE DATOS
FILTROS AVANZADOS BASE DE DATOS
Permite realizar consultas que el
autofiltro no puede resolverlas.
Para aplicar el filtro avanzado se
necesita tener una tabla de
criterios adicional, utilizando las
condiciones de Y y O.
La tabla de criterio debe
construirse de la siguiente forma:
Filtros Avanzados – Criterios Y / O

• La primera fila para la cabecera

de campos.
• A partir de la segunda fila para
los criterios.
• El nombre de los campos
implicados en el criterio deben
ser copiados de la tabla
original.
• Dejar una celda libre significa
que cumple en todos los casos.
 Formulario
FORMULARIOS

Podemos utilizar herramientas

gráficas para la creación de
fichas o formularios para que
el usuario solo ingrese datos
fácilmente e inclusive
vinculando los resultados con
otras celdas.
Para la creación de
formularios utilizamos la Archivo / Opciones / Personalizar cinta de
pestaña Programador. Opciones / Programador o Desarrollador
Si la ficha no se encuentra
activa seleccionamos
Archivo / Opciones /
Personalizar cinta de
opciones, / Programador o
Desarrollador y Aceptar.
 Controles de Formulario

FORMULARIOS
CONTROLES DE FORMULARIO
Barra de Controles
Botón, crea botones gráficos sobre un área
de trabajo que pueden ser vinculados con de formulario
una macro.
Cuadro combinado, sirve para relacionar
una celda con una lista.
Cuadro de lista, crea una lista que estará
vinculada con una celda; al seleccionar un
elemento de lista el número de celda
vinculada cambia.
Cuadro de casilla, crea una casilla de Botón Cuadro de lista Barra de desplazamiento
verificación que se vincula con una celda.
De acuerdo al estado de la casilla la acción
será: Activado, Desactivado, Verdadero o
Falso.
Botón opciones, permite seleccionar una Cuadro Combinado Botón de Opciones
lista de opciones, todas las opciones están
relacionadas con una misma celda.
Cuadro de grupo, agrupa botones, opciones
o texto, dentro de una marco gráfico. Casilla Cuadro de Grupo
Etiqueta, podemos insertar un texto de
forma gráfica para ser insertado en
cualquier parte del documento, sin alterar el
contenido de ninguna celda. Control de Número Etiqueta
Barra de desplazamiento, esta barra permite
avanzar los valores de una en una,se debe
determinar de cuanto en cuanto avanza y
con qué celda se vinculan los botones
flechas
 Activación de Formulario
FORMULARIOS
OPCIÓN FORMULARIO EXCEL
Un formulario de datos proporciona
una forma cómoda para escribir o
mostrar una fila completa de
información en un intervalo o una
tabla. El formulario de datos muestra
todas las columnas para que pueda Menú Opción Formulario
ver todos los datos de una fila a la
vez. Esto es especialmente útil
cuando tiene un rango o tabla que
tiene más columnas de datos de las
que se pueden ver en la pantalla.

Antes de crear un formulario de

datos, debe agregar etiquetas a la
parte superior de cada columna del
rango o tabla. Excel usa estas
etiquetas para crear campos en el
formulario.

Si la ficha no se encuentra activa

seleccionamos: Archivo / Opciones /
Personalizar cinta de opciones, /
Nuevo Grupo / Comandos más
utilizados / Formulario / Agregar.
Despliega un nuevo menú.
 Nombre de Referencia
FUNCIONES
NOMBRES DE REFERENCIA
Se utiliza nombres de
referencia, para facilitar la Ejemplos Fórmulas con Nombres de Referencia
creación de fórmulas.
Puede definir un nombre
para un rango de celdas,
una función, una
constante o una tabla.
Una vez que haya
adoptado la práctica de
utilizar nombres en su
libro, podrá actualizar,
auditar y administrar esos
nombres con facilidad.
 Fórmulas / Biblioteca de funciones

FUNCIONES
NOMBRES DE REFERENCIA Nombre de
Referencia
Se puede crear un nombre de
referencia de 2 formas:
1. Seleccionar la tabla y en la
barra de fórmulas se escribe el
Ejemplos Fórmulas con Nombres de Referencia
nombre de referencia.
2. En el menú Fórmulas /
Nombres definidos /
Administrador de nombres en
donde se puede Nuevo,
Modificar, Eliminar.
Tenemos las opciones:
• Asignar nombres.
• Utilizar en la fórmula
• Crear desde la selección
AUDITAR UNA HOJA
Menú Fórmulas
Una hoja de cálculo se audita
por medio de la auditoría de
fórmulas que se encuentra
dentro de la ficha Fórmulas.
Las opciones de la Auditoría de Grupo Auditoría de fórmulas
fórmulas muestra en forma
gráfica la relación que existe
entre dos o más celdas a través
de flechas que indicarán la
dependencia o precedente de
una o de un grupo de celdas.
Permite encontrar errores y
asegurar la exactitud y
confiabilidad de los resultados
obtenidos al aplicar una
fórmula.
AUDITAR UNA HOJA Grupo Auditoría de fórmulas
BARRA DE HERRAMIENTAS
AUDITORÍA

En el grupo Auditoría de
fórmulas encontramos:
• Rastrear precedentes.
• Rastrear dependientes.
Quitar flechas Comprobación de errores
• Mostrar fórmulas.
• Comprobación de
errores
• Quitar flechas.
• Evaluar fórmula.
AUDITAR UNA HOJA
AUDITORÍA DE FÓRMULAS Mostrar fórmula

Para auditar una fórmula

utilizamos las opciones:
• Mostrar fórmula, al
activarla nos muestra
en cada una de las Comprobación de errores
celdas las fórmulas que
hemos creado.
• Evaluar fórmulas, esta
herramienta nos
muestra el proceso de
ejecución de una
fórmula o función paso
por paso.
AUDITAR UNA HOJA
RASTREAR ERRORES Comprobación de errores

Para auditar una fórmula

utilizamos las opciones:
• Localizar errores, busca
errores comunes que
contiene una fórmula o
función.
• Resolver errores,
permite corregir los
errores de la fórmula o
función.
AUDITAR UNA HOJA
RASTREAR PRECEDENTES Rastrear precedentes
Celda precedente: son las
que suministran los datos
a una fórmula.
Rastrear precedentes,
muestra flechas
relacionando la celda con
sus celdas precedentes.
Quitar flechas, quita de
una a una las relaciones A Precedentes Resultado 12
de las celdas. 3
+ B = 12
4
+C
5
AUDITAR UNA HOJA
RASTREAR DEPENDIENTES Rastrear dependientes
Celda dependiente: Celda
dependiente: son las
celdas que contienen las
fórmulas.
Rastrear dependientes,
despliega flechas que
relaciona todas las celdas
que dependen de dicha
celda.
A Dependientes Resultado 3
Quitar flechas, quita de 4
una a una las relaciones + B = 3
de las celdas. 5
-C
6
HERRAMIENTAS PARA
ANÁLISIS Complementos COM / Microsoft Office PowerPivot
AUTOFORMATO MICROSOFT
PIVOT TABLE
Power Pivot es un
complemento que se utiliza
para realizar análisis de
datos en Excel.
Se habilita desde Archivo /
Opciones / Complementos
/ Administrar /
Complementos COM / Ir /
 Microsoft Office Power
Pivot / Aceptar. Menú PowerPivot
HERRAMIENTAS PARA
ANÁLISIS PowerPivot
AUTOFORMATO MICROSOFT
PIVOT TABLE
Power Pivot permite trabajar con las
tablas dinámicas de Power Pivot, los
campos calculados y los indicadores
clave de rendimiento (KPI) de, y
donde se crean tablas vinculadas.
Pantalla PowerPivot
La opción Administrar del Modelo de
datos permite ingresar a Power
Pivot.
Aquí puede hacer clic en Obtener
datos externos para usar el
Asistente para la importación de
tablas con el fin de filtrar datos a
medida que vaya agregándolos a un
archivo, crear relaciones entre las
tablas, enriquecer los datos con
cálculos y expresiones, y, luego, usar
dichos datos para crear tablas
dinámicas y gráficos dinámicos.
 Fórmulas / Biblioteca de funciones
FUNCIONES
FUNCIONES OPCIONES
Las funciones en Excel son
fórmulas ya elaboradas que
al escribir su nombre y
seleccionar el rango realizan Insertar función
cálculos en forma inmediata.
Para hacer uso de las
funciones existentes
podemos hacer uso del ícono
Insertar función, del grupo
Biblioteca de funciones de la
ficha Fórmulas.
Al usar el ícono el programa
despliega las funciones
predeterminadas agrupadas
por categorías.
 Funciones Básicas

FUNCIONES
FUNCIONES BÁSICAS
Las funciones básicas más utilizadas
son:
• Suma, es la suma de todos los
valores.
• Mínimo, encuentra el valor mínimo.
• Máximo, encuentra el valor
máximo.
• Promedio, encuentra el valor
promedio.
• Raíz, encuentra la raíz de un
número.
• Entero, convierte un número a
entero.
• Contar, cuenta todas las celdas
que contengan valores numéricos.
• Sumar.Si, suma las celdas que
cumplan con la condición.
FUNCIONES Funciones de Texto
BÁSICAS
FUNCIONES DE TEXTO
Las funciones de texto más utilizadas
son:
• Derecha, encuentra las 2 primeras
letras de la celda comenzando del
lado derecho.
• Izquierda, encuentra las 2 primeras
letras de la celda comenzando del
lado izquierdo.
• Extrae, encuentra 2 letras a partir de
la letra indicada.
• Concatenar, une los contenidos de
las celdas.
• Mayúscula, convierte el contenido
de la celda en mayúsculas.
• Minúscula, convierte el contenido e
la celda en minúsculas.
• Largo, cuenta el número de
caracteres de la celda.
 Funciones Lógicas
FUNCIONES
COMPLEJAS
FUNCIONES LÓGICAS
Entre las funciones lógicas más utilizadas tenemos:
Falso, No, O, SI, SI.ERROR, SI.ND, VERDADERO, XO, Y.
Función Y, formato: Y(VALOR_LOGICA1,
VALOR_LOGICA2,….).
Puede tener dos o más condiciones, si todas cumplen
indica el valor VERDADERO, si por lo menos una no
cumple indica el valor FALSO.
Función O, formato: O(VALOR_LOGICA1,
VALOR_LOGICA2,…..).
Puede tener dos o más condiciones, si una no cumpla
indica VERDADERO y si no cumple ninguna indica
FALSO.
Función SI: Sus componentes son:
• Prueba lógica, la condición del problema,
podemos utilizar condiciones como:
• > Mayor que
• < Menor que
• >= Mayor e igual que
• <= Menor e igual que
• <>Diferente.
• Valor verdadero, lo que debe desplegar en la
celda si la condición es verdadera.
• Valor falso, lo que debe desplegar en la celda si
la condición es falsa.
FUNCIONES Funciones de Búsqueda y Referencia
COMPLEJAS
FUNCIONES DE BÚSQUEDA
Y REFERENCIA
Entre las funciones de búsqueda y referencia
más utilizadas tenemos: buscar, buscarV,
BuscarH, Coincidir, etc.
Función BuscarV, se utiliza cuando la
búsqueda se va a realizar en una tabla con
formato vertical:
• VALOR BUSCADO, es la celda que se quiere
comprar (celda de la tabla o base principal
donde se está trabajando).
• MATRIZ_BUSCAR_EN, es la referencia
absoluta de la tabla donde se quiere buscar
o comparar la celda con la primera columna
de esta tabla
• INDICADOR DE COLUMNA, es el número de
columna a utilizar empezando como 1 el
principio de la selección.
• ORDENADO, se utiliza FALSO cuando la
condición que estamos buscando es exacta,
y VERDADERO cuando es aproximada.
Función BuscarH se utiliza cuando la
búsqueda se va a realizar en una tabla con
formato horizontal y tiene el mismo formato
de la función BUSCARV
FUNCIONES Funciones Complejas Bases de Datos
COMPLEJAS
FUNCIONES DE BASES DE
DATOS
BDFUNCION, =BDFUNCION(Base de Datos,
Nombre del Campo, Criterio) en donde: Base de
datos, nombre de la base de datos o rango,
Nombre del Campo, el nombre del campo a
utilizar, Criterios, el rango de la tabla de criterios
BDSUMA, (Base de Datos, Nombre del Campo,
Criterios) Suma los valores del campo de acuerdo
a la tabla de criterios.
BDCONTAR (Base de Datos, Nombre del Campo,
Criterios), cuenta los registros del campo, de
acuerdo a la tabla de criterios, los valores del
campo deben ser numérico.
BDCONTARA (Base de Datos, Nombre del Campo,
Criterios), cuenta los registros del campo, de
acuerdo con la tabla de criterios, los valores del
campo pueden ser numéricos o alfabéticos.
BDMIN (Base de Datos, Nombre del Campo,
Criterios), encuentra el mínimo de los valores en Tabla de Criterios
los registros en el campo, de acuerdo con la tabla
de criterios.
BDMAX (Base de Datos, Nombre del Campo,
CRITERIO Campo 1 Campo 2
Criterio), encuentra el valor máximo de los valores
en los registros del campo, de acuerdo con la
Y Valor 1 Valor 2
tabla de criterios.
BDPROMEDIO (Base de Datos, Nombre del Campo,
Criterio), encuentra el promedio de los valores en
los registros del campo, de acuerdo con la tabla Campo 1 Campo 2
de criterios.
CRITERIO Valor 2
O
Valor 1
 Funciones Estadísticas
FUNCIONES
COMPLEJAS
FUNCIONES ESTADÍSTICAS
Las funciones más utilizadas son:
Contar.Si, cuenta el número de
celdas que cumplen un criterio; su
formato:
=CONTAR.SI(RANGO;CRITERIO)
Contar.Si.Conjunto, aplica criterios
a las celdas de varios rangos y
cuenta el número de veces que se
cumplen todos los criterios.
.=CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_cri
terios1; criterios1,
[rango_criterios2; criterios2];…)
Promedio.Si.Conjunto calcula el
promedio (media aritmética) de
todas las celdas que cumplen
múltiples criterios.
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(RANGO
_PROMEDIO;RANGO_CRITERIOS1;C
RITERIO1;….)
FUNCIONES Funciones Financieras
COMPLEJAS
FUNCIONES FINANCIERAS
Las funciones financieras más utilizadas son:
Pago, permite encontrar el valor de los pagos
de cuotas de un préstamo:
=PAGO(TASA,NPER,VA,[VF],[TIPO])
En donde:
• Tasa, es el porcentaje anual de préstamo; si
el pago es mensual debemos dividir la tasa
½.
• Nper, es el número de períodos (cuotas a
pagar).
• Va, es el valor actual del préstamo.
• Vf, es el valor final del préstamo.
• Tipo, cuando el pago al final es 0 o se
omite, pero si es al inicio se debe poner 1.
Valor Actual, permite encontrar el valor actual
de una serie de pagos de acuerdo a un interés y
cuotas:
=VA(TASA;NPER;PAGO;VF;TIPO)
En donde:
• Tasa, es el porcentaje anual de préstamo, si
el pago es mensual debemos dividir la
tasa /12.
• Nper, es el número de períodos (cuotas a
pagar).
• Pago, es el valor de las cuotas que se pagan.
• Vf, es el valor final del préstamo.
• Tipo, cuando el pago es al final es 0 o se
omite, pero si es al inicio se debe poner 1
 Funciones Complejas – Funciones de Fecha y Hora
FUNCIONES
COMPLEJAS
FUNCIONES DE FECHA Y HORA
=AHORA(), muestra la fecha y
hora de ese instante.
=DIA(Número de serie),
devuelve el número del día de
la fecha de la celda
=MES(Número de serie),
devuelve el número del mes
de la fecha de la celda.
=AÑO(Número de serie),
devuelve el número de año de
la fecha de la celda.
=HORA(Número de serie),
devuelve la hora como un
número de 0 (12:00)am a 23
(11:00)pm
 Insertar Tablas Dinámicas

TABLAS DINÁMICAS
ASISTENTE Y DISEÑO
Son herramientas que nos permiten
organizar grandes cantidades de datos
y obtener información, estadísticas; es Asistente de Tabla Dinámica
decir, obtener respuestas sin mucho Tablas Dinámicas - Recomendadas
trabajo y lo principal sin tener que
escribir fórmulas.
Tabla dinámica, despliega el asistente
de Tabla dinámica, el cual muestra el
cuadro de diálogo en donde se indica el
rango de la tabla, se marca la ubicación
de la tabla, puede ser en una hoja o en
varias.
Tablas dinámicas, despliega un
asistente de tablas recomendadas
creadas por Excel en base a los datos
de la tabla.
Botón diseño, permite cambiar el
formato de la tabla dinámica. Botón Analizar / Diseño
Botón analizar, permite realizar
acciones de análisis de la tabla
dinámica.
 Origen de datos – Base de datos

TABLAS DINÁMICAS
ORIGEN DE DATOS
• El origen de datos debe estar en
una hoja de Excel y con una
forma de tabla.
• Debe tener información en filas
y columnas.
• Las columnas deben tener un
título que se utiliza para
configurar la tabla dinámica
cuando.
• No se debe mezclar información
entre filas y columnas, debe
estar ordenada la información.
• No debe tener filas, columnas o
celdas en blanco, esto complica
la creación.
• Procurar tener la información a
analizar en una sola hoja de
cálculo.
 Creación Tabla Dinámica
TABLAS DINÁMICAS
CREACIÓN TABLA
DINÁMICA
Selecciona menú
Insertar, la opción Tabla
Dinámica.
En el asistente crear
tabla dinámica en Tabla
o rango, seleccionar el
Rango del origen de
datos.
Elegir dónde colocar la
tabla dinámica puede
ser en una nueva hoja
de cálculo u hoja de
cálculo existente.
 Entorno Tabla Dinámica Campos de tabla dinámica

TABLAS DINÁMICAS
COMPONENTES
Los componentes de la tabla dinámica son:
1.Entorno de la tabla dinámica.
2.Campos de tabla dinámica:
a) Filtros, crea filtros para los datos de una
tabla dinámica.
b) Columnas, muestran como etiquetas de
columna en la parte superior de la tabla
dinámica.
c) Filas, muestran como etiquetas de fila en el
lado izquierdo de la tabla dinámica.
d) Valores, por defecto realiza la suma total
del campo seleccionado.
3.Cuando seleccionamos un campo que tiene
valores automáticamente Excel lo ubica en la
zona de valores porque entiende que quiere
realizar cálculos matemáticos.
4.Cuando seleccionamos un campo que tiene
texto o fechas Excel automáticamente lo ubica
en la zona de filas porque entiende que
queremos agrupar ese campo y lo agrupa en
filas.
5.Si arrastramos un campo que es de tipo texto
a Valores Excel automáticamente realiza el
cálculo de Cuenta.
 Configuración de campo de valor

TABLAS DINÁMICAS
CAMPO VALORES
Por defecto realiza la suma
de la columna
seleccionada pero tenemos
opciones como:
Resumir Valores por:
• Suma
• Cuenta
• Promedio
Mostrar Valores como:
• % del total general
• % del total de columnas
• % del total de filas
 Insertar Gráficos Dinámicos

GRÁFICOS DINÁMICOS
ASISTENTE, DISEÑO Y
GRÁFICOS
Gráficos dinámicos definición, es una Asistente de Gráficos Dinámicos
representación gráfica de los datos
que contiene una tabla dinámica,
para ello se utiliza la pestaña Insertar
y el grupo Gráficos.
Los gráficos dinámicos NO toman los
datos como elementos separados
sino que se alimentan de toda la
tabla dinámica como fuente de datos.
Por eso, al modificar la estructura de
la tabla dinámica, los cambios se
verán reflejados automáticamente en
el gráfico.
Insertar gráficos dinámicos, Para crear
un gráfico seleccionamos un tipo de
gráfico, puede ser columnas, línea,
circular, barra, etc.
Al cargar un gráfico se despliegan las
opciones de Diseño, Presentación,
Formato y Analizar.
 Insertar Gráficos Dinámicos

GRÁFICOS DINÁMICOS
ELEMENTOS DE GRÁFICOS
DINÁMICOS
1. Campo de página: Campo que se utiliza
para filtrar datos por elementos
específicos.
2. Campo de datos: Campo del origen de
datos subyacente que proporciona valores
para comparar o medir.
3. Campo de serie: Campo que se asigna
a una orientación de serie en un informe
de gráfico dinámico. Los elementos del
campo proporcionan las series de datos
individuales.
4. Elemento: Los elementos representan
entradas únicas en el mismo campo, y
aparecen en las listas desplegables de los
campos de página, categoría y serie.
5. Campo de categoría: Campo de los
datos de origen que se asigna a una
orientación de categoría en un informe de
gráfico dinámico. Un campo de categoría
proporciona las categorías individuales
cuyos puntos de datos se representan
gráficamente.
 Grabador de Macros

MACROS
DEFINICIÓN
Una Macro es una función
que reemplaza a una serie
de funciones y acciones Editor de Visual Basic
concentrada en una
nueva. Excel da la
alternativa de crear
macros usando una
grabadora o usando el
Editor de Visual Basic.
 Desarrollador / Código

MACROS
DEFINICIÓN
Microsoft Excel posee la
alternativa de crear Macros
usando el Editor de Visual
Basic. Editor de Visual Basic
Para activar el editor
utilizamos el botón Visual
Básico.
Para activar el editor
utilizamos el botón Visual
Básico, despliega la ventana
de Visual Basic, en donde
encontramos los botones de
Ver código, Ver objeto y
alternar carpetas.
 Desarrollador / Código
MACROS
CREAR MACROS USANDO
GRABADORA
Se sigue los pasos:
1. Ingresar al menú
Desarrollador. Grabar macro
2. Seleccionar el Grupo Código.
3. Seleccionar la opción Grabar
Macros
4. Se da un nombre a la macro
Nombre de la macro
5. El botón de Grabar Macros
cambia por Detener
grabación.
6. Todas las funciones que se Detener macro
realizan serán grabadas.
7. Es importante no equivocarse
porque todo se va a grabar.
 Desarrollador / Código

MACROS
EJECUTAR MACROS
Se sigue los pasos:
1. Seleccionar el ícono
Macros, muestra las Macros existentes
macros existentes.
2. Seleccionamos la
Macro y pulsamos
Ejecutar.
3. Se ejecutan todas las
funciones y acciones
grabadas en la Macro.
 Botón
MACROS
ASIGNAR UNA MACRO A
UN BOTÓN FORMULARIO
Se sigue los pasos: Asignar Macro
1. Crear un botón del
grupo de control del
menú Programador.
2. Dibujar el botón.
3. Automáticamente
despliega para
seleccionar la macro.
4. Cada vez que se de un
clic sobre el botón se
ejecuta la Macro.
MACROS

PROCEDIMIENTO PARA CREAR MACROS CON VISUAL BASIC

Sub NOMBRE() Se escribe el nombre de la Macro

Se escribe las funciones que

CONTENIDO() queremos en la Macro

End Sub – Fin del programa Al final siempre End Sub para cerrar
MACROS

CONTROLES ACTIVEX
Para utilizar los controles ActiveX, activamos la pestaña
Desarrollador, seleccionar Archivo, ´escoger Opciones, personalizar
cintas de opciones activar la pestaña Desarrollador.
En la pestaña Desarrollador, la opción Insertar Controles ActiveX.
Los controles ActiveX tienen una serie de propiedades que
podemos configurar pulsando el botón Propiedades que se
encuentra dentro del grupo Controles de la ficha Programado
MACROS

PROTEGER PROYECTO VBA CON CLAVE

Tener la pestaña de Desarrollador activada, se recomienda
restringir el acceso a nuestros proyectos, en la pantalla del editor
Visual Basic, seleccionamos el menú Herramientas, seleccionar
Propiedades VBA.

En la ventana VBAProject – Propiedades del proyecto en la pestaña

Protección.