AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Automatización de Procesos Administrativos 2

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AUTOMATIZACIÓN
CURSO DE
PROCESOS ADMINISTRATIVOS II
Taller No.2 CAPITULO 9
APA-2

Nombre del Marvin Daniel de León Sosa

estudiante:
20005149
Carné:
Fecha de entrega: 01/06/2020
Aplica los conceptos y principios administrativos en la solución de problemas reales a través del
Indicador de logro:
enfoque sistémico y el modelo IPO

A continuación, se le presenta un caso al cual debe dar solución, para poner en practica lo aprendido
Instrucciones y en los capítulos 6, 7 y 8.
enunciado del ejercicio: Primera parte: La empresa ShowBiz es una organización que se dedica a la producción de obras de
teatro, conciertos, óperas. Espectáculos de danza y otras actividades sobre escenarios realizadas en
directo, así como a impartir clases a nivel profesional de baile, actuación y canto. Cuenta con maestro
de diversos géneros. Ofrece sus servicios a empresas y al público en general. Dos veces al año planifica
eventos de competencias y presentaciones artísticas, para lo cual ofrece servicios para montar
coreografías y periodos de entrenamiento.

Por el incremento en la demanda de obras y conciertos, se han dado atrasos en las presentaciones y
en detalles de logística.

Asimismo, la afluencia de los clientes para clases ha aumentado notablemente. Se ha suscitado que
en ciertos horarios el espacio se torna reducido. Los maestros han solicitado al dueño y Gerente de la
empresa, Nery Lemus, que organice los horarios para manejar un máximo de estudiantes y brindar un
servicio de calidad.

Debido a los horarios, el tráfico y los trabajos de los estudiantes, Nery considera que la mejor opción
para solucionar el problema es que los estudiantes se asignen en línea un horario de manera virtual
para que al completarse no ingrese nadie más y se pueda brindar un servicio de calidad. Este proceso
incluye que se publiquen horarios de clase de acuerdo al género, el usuario se registre y envíe
solicitud. Cada horario se cerrará dos horas antes de la clase para que el encargado pueda imprimir la
lista de estudiantes que también le servirá para planificar su clase.

Preguntas de reflexión:

a. ¿Cuál es el problema detectado?

b. ¿Qué proceso administrativo puede solucionarlo?
c. ¿Qué necesita para completar el modelo IPO del procedimiento?

Estimado estudiante: Debe acompañar su tarea con esta hoja en original, desprendida del libro y
Desarrollo entregarla a su tutor. Puede utilizar hojas adicionales a esta para entregar su solución al problema
planteado.
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Automatización de Procesos Administrativos 2
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Prioridad Elemento Del Problema Necesidad Objetivo
1. Atrasos en las presentaciones Se necesita organización, esta falta de Poder satisfacer a los clientes
en detalles de logística detalles hace que la empresa no esté de una forma coordinada y
capacitada para atender al incremento de profesional, así mantener la
demandas por parte de los clientes. calidad del servicio y evitar un
colapso en la empresa por
exceso de trabajo.
2. Incremento en la demanda de Una respuesta coordinada por parte del Tener capacitado y preparado
obras y conciertos equipo para poder atender a todos los al personal para evitar
clientes de forma excelente cualquier problema por la
carga de trabajo.
3. Notable aumento en la Coordinación en horarios y en cantidad de Controlar la afluencia de
afluencia de clientes para personas para que las clases sean amenas clientes para que no haya
clases. y profesionales. ningún tipo de problema
4. El espacio se torna reducido Habilitar más horarios para recibir a Que la atención al cliente se
en ciertos horarios grupos más pequeños, pero con mejores mantenga.
condiciones.

a. ¿Cuál es el problema detectado?

R// El Problema principal es la falta de organización, no existe una respuesta coordinada por parte del equipo
para atender pedidos, si existen los planes sin embargo no se han organizado y esto provoca que los problemas
como el incremento de demanda afecten a la organización creando problemas síntomas como lo es el exceso de
clientes en tus clases y que espacio reducido.

b. ¿Qué proceso administrativo puede solucionarlo?

R// La “organización” puede solucionarlo, pues en la información nos indica que, si existen los planes de
logística, pero estos no se han presentado, entonces no se han podido coordinar ni tener algún tipo de medida
para estas situaciones. En este caso se propone un sistema en línea para para asignarse un horario virtual lo
cual me parece acertado.

c. ¿Qué necesita para completar el modelo IPO del procedimiento?

R// Se necesita en las Entradas: Personal, Presupuesto, Materia Administrativa y Equipo. En el proceso:
Liderazgo, Consideraciones de los grupos, Comunicación y motivación. En el Producto/Salida: Comportamiento
adecuado en los miembros de la organización.

Conclusiones:

1. Es vital tener protocolos para ciertos casos, una empresa debe esperar etapas en las cuales no haya clientes
tanto como etapas en las que habrá muchos clientes.
2. La organización es vital en una organización pues con ella lograremos mantener al personal informado y
capacitado.
3. El modelo IPO nos provee otro punto de vista para el análisis de este tipo de situaciones.
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PROCESOS ADMINISTRATIVOS II
Taller No.2 CAPITULO 9
APA-2

Nombre del Marvin Daniel de León Sosa

estudiante:
20005149
Carné:
Fecha de entrega: 01/06/2020
Indicador de logro: Aplica los conceptos y principios administrativos en la solución de problemas reales a través del
enfoque sistémico y el modelo IPO
Diseña entrada y salida

Instrucciones y A continuación, se le presenta un caso al cual debe dar solución, para poner en práctica lo aprendido
enunciado del ejercicio: en los capítulos 6, 7 y 8.
Segunda parte: Revise las acciones propuestas para el proceso que desea implementar el Gerente
Lemus, en el caso presentado para la empresa ShowBiz. Utilice el diagrama IPO que se encuentra a
continuación. Al terminar presente un modelo de entrada y salida para el proceso.

Entradas (INPUTS) Asignar clase con Comprobar su

otros miembros de su existencia en base de Salidas
*Nombre del mismo género. datos (OUTPUTS)
cliente
* Horario deseado * Publicación de
*Día de la clase horario de clase
* Código de Comprobar si el
Asignar clase con
Identificación usuario está solvente
otros miembros de su
* Género
mismo género.

Retroalimentación (Feedback)

• Comprobación de datos del cliente

Estimado estudiante: Debe acompañar su tarea con esta hoja en original, desprendida del libro y
Desarrollo entregarla a su tutor. Puede utilizar hojas adicionales a esta para entregar su solución al problema
planteado.
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Modelo IPO del proceso:

Proceso
•Personal •Comportamiento adecuado
de los miembros de la
•Instructores •Liderazgo:
organización.
•Materia administrativa •Gerente General
•Motivación
•Equipo •Comuniación
•Otros:
•Software
•Medio de comunicación
Insumos/Entrada Producto/Salida