MANUAL DE

USUARIO
CONTRATISTA
HSE.

“HERRAMIENTA DE
ACCESIBILIDAD WEB”

Fábrica de personalización digital

ECOPETROL.
Manual de Usuario Contratista

ÍNDICE

Acceso ................................................................................................................................................. 3
Requisitos ............................................................................................................................................ 3
Acceso a la aplicación:......................................................................................................................... 3
Acceso al sistema usuario Contratante ............................................................................................... 3
Inicio. ................................................................................................................................................... 6
Registro horas mensuales. .................................................................................................................. 6
Histórico .............................................................................................................................................. 8
Editar ................................................................................................................................................... 8
Contáctenos. ....................................................................................................................................... 9
Cerrar sesión. .................................................................................................................................... 10
Manual de Usuario Contratista

Este documento va dirigido a los usuarios Contratistas, para facilitar la navegación dentro
del sitio web HSE.

Acceso
Es un proceso sencillo, siempre y cuando se tenga en cuenta los temas aquí tratados:
requisitos y acceso a la aplicación.

Requisitos
Esta aplicación requiere que su navegador este actualizado en la última versión, disponible
para Chrome, Internet Explorer (V.11) y Mozilla Firefox.

Acceso a la aplicación:
Una vez cumplido estos requisitos, siga los pasos siguientes:

Ingrese a la URL https://as-aeu-ecp-prd-hse.azurewebsites.net/login podrá acceder

Acceso al sistema usuario Contratista

Para acceder a la aplicación por primera vez el usuario debe solicitar a su (Gestor HSE)
equivalente a (Administrador, Interventor o HSE de Ecopetrol del contrato), la autorización
para la creación en el Portal HSE contratista anexando la información mínima requerida:

No. Documento
Tipo Documento
Nombre
Apellidos
Email
Teléfono
Nit.
Tipo Usuario
Gestor HSE
Área donde se ejecuta el contrato en
ECP
Manual de Usuario Contratista

Una vez el usuario ha sido creado usted podrá autenticarse indicando las credenciales
correspondientes al perfil de usuario Contratista (Tipo de documento y Número de
identificación) clic en el botón “Ingresar”.

Figura 1 Login, Perfil Contratista

Lea las políticas de privacidad y seleccione el botón Aceptar. Posteriormente acepte de igual
forma los términos y condiciones. (Solicitudes de aceptación obligatorias únicamente en el
primer acceso).

Figura 2 Políticas de privacidad.

Figura 3 Términos y condiciones.

Ingrese el código de seguridad que fue enviado al medio de contacto registrado, ya sea correo
electrónico o MSM. Si este no ha sido registrado o actualizado la aplicación le indicará como hacerlo
por medio del link cambiar medio de contacto.

Figura 4 Código de seguridad.

El código de seguridad tiene una vigencia de cinco minutos, al expirar el tiempo se activará el link
“No recibí el código, volver a enviar” de clic para solicitar un código de seguridad nuevo e ingréselo.
Los próximos accesos a la aplicación solicitarán únicamente la selección del tipo de documento,
número de identificación e ingreso del código de seguridad.
Manual de Usuario Contratista

Inicio.
En la página principal de la aplicación encontrará:

Menú lateral con acceso a Hora, Histórico, Contáctenos y Cerrar Sesión, Mensaje de bienvenida,
nombre del contratista y registro de horas mensuales.

El registro de horas se activa en los días configurados por el Super Administrador del Portal HSE HHL,
si se encuentra fuera del rango el sistema mostrará el siguiente mensaje “Módulo de registro de
horas deshabilitado, y solo podrá registrar su información en los 5 primeros días hábiles de cada
mes” al ingresar al módulo “Gestionar Horas” y al seleccionar la opción “Nuevo Registro”.

Figura 5 Registro de horas deshabilitado

Registro horas mensuales.

Los Campos “Nit”, “Año” y “Mes” se cargan por defecto. Los campos “Empresa”, “Contacto” y “ODS”
permiten ingresar un nuevo valor o seleccionar un valor existente, Los campos “categoría del
servicio”, “subcategoría del servicio” y “¿Aplica clausulado de compras verdes?” son listas
desplegables, seleccionar la opción deseada.

Figura 6 Información general del contrato, registro horas mensuales

Para el campo “Dependencia donde se ejecuta el contrato”, realice la búsqueda por código, nombre
o sigla. Seleccione un valor de búsqueda. Escriba la inicial del código, nombre o sigla y seleccione el
botón “Buscar”. De la lista de dependencias de clic sobre el botón “Seleccionar” para agregar la
dependencia.

Figura 7 Dependencia donde se ejecuta el contrato.

Cargue los valores de los campos “Horas laboradas dentro de instalaciones de Ecopetrol
(Horas/Mes) ”, “Kilómetros recorridos ”, “Número de trabajos restringidos en el mes”, “Horas
laboradas fuera de instalaciones de Ecopetrol (Horas/Mes) ”, “Número de Fatalidades en el mes”,
“Número de Primeros Auxilios en el mes”, “Horas capacitación HSE al mes”, “Número de Accidentes
incapacitantes en el mes”, “Número de Accidentes vehiculares en el mes”, “Número de
aseguramiento”, “Número de Tratamientos médicos en el mes”, “Número de accidentes de
seguridad de procesos”, “Cantidad de empleados”, “Ausentismo por causa médica”, “Número de
incidentes ambientales”.

Seleccionar el botón “Guardar”. El sistema mostrará un mensaje de “transacción exitosa” y la

Figura 8 Creación de registro exitosa

El módulo “Horas” se habilita únicamente para los días configurados por el administrador (del 1ro
al 5to día de cada mes), para realizar alguna edición o agregar algún registro fuera del rango
configurado debe comunicarse con el administrador, quién hará la transacción solicitada.

Histórico
En el histórico se puede visualizar los registros de horas mensuales de todos los contratos que
comparten el mismo Nit.

Seleccione “Histórico” del menú lateral. Para consultar un registro realice la búsqueda ingresando
un valor en alguno de los campos “Número de contrato”, “Mes”, o “Año” y seleccione el botón
“Buscar”.

El sistema expone los registros que coinciden con el filtro realizado y la opción “Limpiar”, elimina el
filtro mostrando de nuevo todos

Figura 9 Histórico

Editar
Los registros de horas se pueden editar únicamente en los días hábiles de ingreso de horas y del
mes vigente. Seleccione el botón “Editar” de uno de los registros de la lista de histórico, modifique,
agregue o elimine dependencias a reportar y pulse clic en “Guardar”.
Manual de Usuario Contratista

Figura 10 Edición de registros.

Se visualiza mensaje de “transacción exitosa” y la edición del registro se visualiza en la lista del
módulo “histórico”.

Contáctenos.

Seleccione la opción “Contáctenos” del menú lateral para comunicarse y recibir la asesoría
requerida.

Figura 11 Contáctenos.
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Cerrar sesión.
Para salir del sitio web seleccionar del menú lateral la opción cerrar sesión.

Figura 12 Cerrar sesión.

La sesión se caducará pasada una hora de inactividad, cerrando la aplicación y direccionando al