FACULTAD DE DERECHO Y CIENCIAS POLÍTICAS

ESCUELA PROFESIONAL DE DERECHO

DERECHO NOTARIAL Y REGISTRAL

“LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS EXTRAPROTOCOLARES”

AUTOR:

OLAZA DÍAZ Ana Cecilia.

DOCENTE:
MG. JOSE DANIEL MONTANO AMADOR

HUARAZ-ULADECH
2022- I

1
 INTRODUCCION

Es bueno mencionar que la ley considera al notario como un profesional del derecho, por lo que
remarca su ejercicio privado, y no público. No obstante, la doctrina considera que el notario es
funcionario público, en virtud de la potestad de la que está investido, sin embargo, su función
tiene características especiales, pues no pertenece al escalafón público, ni cobra sus emolumentos
del presupuesto estatal ni se encuentra sujeto a jerarquía administrativa Si bien el notario no es
funcionario público, sin embargo, ejerce una actividad pública por delegación o concesión del
Estado (así: considerandos del Decreto Legislativo N° 1049), pues resulta evidente que la fe
pública lo coloca en una situación de supremacía sobre los demás, ya que sus afirmaciones se
tienen por ciertas, lo que solo se justifica en cuanto se trata de una función pública. El notario
actúa en el nivel de aplicación del derecho, para lo cual escucha directamente a las partes y
documenta los fines lícitos que los particulares pretendan lograr, con la forma jurídica más
conveniente y ajustada a la legalidad. La función notarial se enmarca dentro de una especie
“justicia preventiva”. El notario orienta, asesora y soluciona conflictos que pueden suscitarse entre
las partes. Entonces el notario al aplicar el derecho también crea el derecho a través de
diversas figuras como los Instrumentos Públicos Notariales que se dividen en dos: Instrumentos
Públicos Protocolares e Instrumentos Públicos Extraprotocolares. La presente monografía versa
específicamente sobre el segundo instrumento.

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 INDICE

LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS EXTRAPROTOCOLARES ....................................................... 1

INTRODUCCION ....................................................................................................................................... 2
INSTRUMENTO PÚBLICO NOTARIAL ................................................................................................. 5
CLASES DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS NOTARIALES .................................................................. 6
DEFINICIÓN DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS EXTRAPROTOCOLARES .............................. 7
CARACTERÍSTICAS DE LOS INSTRUMENTOSEXTRAPROTOCOLARES ...................................... 7
CLASES DE INSTRUMENTOS EXTRAPROTOCOLARES ................................................................... 8
ACTAS: INDICADAS EN EL ARTÍCULO 94 DEL DECRETO LEGISLATIVO 1049.......................... 8
CERTIFICACIONES: INDICADAS EN EL ARTÍCULO 95 Y SIGUIENTES DEL D.LEG. 1049......... 8
INSTRUMENTOS EXTRAPROTOCOLARES ......................................................................................... 9
ACTAS ......................................................................................................................................................... 9
ACTAS INSTRUMENTOS PÚBLICOS EXTRAPROTOCOLARES ...................................................... 9
LOS PODERES Y LA INTERVENCIÓN DEL NOTARIO .................................................................... 10
DEFINICIÓN DEL PODER ..................................................................................................................... 10
CLASES DE PODERES ........................................................................................................................... 10
INSTRUMENTOS PÚBLICOS EXTRAPROTOCOLARES................................................................... 10
IMPORTANCIA ....................................................................................................................................... 11
CARACTERÍSTICAS ............................................................................................................................... 11
CLASIFICACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS EXTRAPROTOCOLARES .................... 11
ACTAS ...................................................................................................................................................... 12
CONTENIDO DEL ACTA ....................................................................................................................... 12
IMPORTANCIA Y EFECTOS DE LAS ACTAS .................................................................................... 12
CLASES DE ACTAS ................................................................................................................................ 13
CERTIFICACIONES ................................................................................................................................ 13
IMPORTANCIA Y EFECTOS ................................................................................................................. 13
CLASES DE CERTIFICACIONES .......................................................................................................... 14
LA ENTREGA DE CARTAS NOTARIALES ......................................................................................... 14
REQUISITOS PARA LA ENTREGA DE CARTAS NOTARIALES ..................................................... 14
EXPEDICIÓN DE COPIAS CERTIFICADAS ........................................................................................ 15
REQUISITOS DE EXPEDICION DE COPIAS CERTIFICADAS.......................................................... 15
CERTIFICACIÓN DE FIRMAS............................................................................................................... 15

3
REQUISITOS PARA LA CERTIFICACIÓN DE FIRMAS .................................................................... 15
CERTIFICACIÓN DE REPRODUCCION .............................................................................................. 16
REQUISITOS PARA LA CERTIFICACIÓN DE REPRODUCCIONES ................................................ 16
CERTIFICACIÓN DE APERTURA DE LIBROS ................................................................................... 16
REQUISITOS PARA LA CERTIFICACIÓN DE APERTURA DE LIBRO ........................................... 17
CONCLUSIONES ..................................................................................................................................... 18
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ...................................................................................................... 19

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 LOS INTRUMENTOS PUBLICOS NOTARIALES

INSTRUMENTO PÚBLICO NOTARIAL

Este tipo de documento tiene la característica fundamental de estar dotado de fe pública, esto es,
de autenticidad. La fe pública implica que la narración del notario sobre un hecho se impone como
verdad, sele reputa cierta. Por tal motivo, la única manera de dar fe respecto de un hecho es haberlo
observado y presenciado. Por ello, la fe pública consiste en la percepción sensorial de los hechos
y dichos de las partes sobre todo por actos de vista y oído.
Como dice VALLET DE GOYTISOLO citado por Gonzales Barrón:
“Ante un hecho, el notario tiene como misión la autenticación, es decir, la de dar fe de lo que ve,
oye o percibe con sus sentidos”.
Por tanto, es necesario estar prevenido de la creencia vulgar de que toda certificación notarial
conlleva dotar de fe pública a la integridad del documento, de principio a fin, e incluso en su
contenido intrínseco,
Sin embargo, la intervención del notario en un instrumento NO IMPLICA QUE TODO ÉL SE
ENCUENTRE DOTADO DE FE PÚBLICA, pues ello dependerá del tipo de instrumento y de la
posición que ha tenido el notario con respecto del acto que documenta. Por otro lado,
el instrumento notarial por excelencia (escritura pública) no se agota en la dación de fe pública,
sino que se trata del resultado de la labor de consejo notarial, por lo que no es correcto suponer
que se trate de certificar cualquier hecho, en bruto, sin tamiz.
Como se cita en Gonzales Barrón.
jurídico, pues se supone que el notario es un jurista especialmentecualificado que, antes de
recibir la declaración de voluntad de las partes, explora la intención de los contratantes, los asesora
y expresa el propósito querido en la forma más acorde a la legalidad y a los fines lícitos que los
particulares pretendan lograr. En consecuencia, el instrumento notarial expresa la doble actividad
del notario, que se resume en “dar forma” (asesorar y colaboraren la correcta expresión de la
voluntad) y “dar fe” (certificar exactamente el hecho acaecido). Los instrumentos notariales son
aquellos en los que el notario, a solicitud de parte requirente o por mandato legal, extiende o
autoriza en ejercicio de su función, dentro de los límites de su competencia y con las formalidades
de ley (artículo 23 LN).

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 CLASES DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS NOTARIALES
Existen a nivel de doctrina generalizada, dos clases de instrumentos o documentos públicos
notariales:

a. INSTRUMENTOS PUBLICOS PROTOCOLARES

Son instrumentos públicos protocolares las escrituras públicas, instrumentos y demás actas que el
notario incorpora al protocolo notarial, que debe conservar y expedir los traslados que la ley
determina, según lo establecido en el artículo 25 del D. Legislativo 1049. El notario está obligado
a responder por el buen estado de conservación de los archivos e índices de estos instrumentos,
b. INSTRUMENTOS PÚBLICOS EXTRAPROTOCOLARES
Son instrumentos públicos extraprotocolares las actas y demás certificaciones notariales que se
refieren a actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste al notario por razón de su
función, conforme lo establece claramente el artículo 26 del D. Legislativo 1049.Conviene indicar,
que, para un sector de la doctrina especializada en Derecho Notarial, los instrumentos públicos se
clasifican de la siguiente forma:
• Escritura pública
• Actas
Por cuanto, en las
Las Actas, la intervención notarial puede referirse solo a la comprobación de un hecho de la realidad
material o fenomenológica, narra, relata una circunstancia que es objeto de apreciación sensorial
por el notario. Mientras que en la escritura pública la intervención notaria implica la recepción de
la declaración de voluntad, en la que las partes consienten sobre un determinado acto jurídico y
disponen de sus intereses, el notario tiene la obligación de identificar a las partes, verificarse que
estas actúen con capacidad, libertad y conocimiento, recibir su declaración de voluntad y
comprobar su conformidad.

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 DEFINICIÓN DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS EXTRAPROTOCOLARES
Son aquellas atestaciones notariales que no se incorporan al protocolo y sobre los que el manto de
la fe pública se circunscriben forma limitada al acto, hecho o circunstancia que el notario presencie
o le conste por percepción sensorial y que no sea de competencia propia de otra función.
Son instrumentos o documentos redactados y de autoría de particulares (instrumentos
privados) sobre los que se atesta una certificación notarial determinada respecto de cierto ámbito
de la fe pública (legitimación de una fotocopia o de una firma, entre otros). En consideración a
ello, no son documentos que el notario los tenga en su custodia o los conserve, no se documentan
en el protocolo notarial. Son instrumentos públicos extra protocolares las actas y demás
certificaciones notariales que se refieren a actos hechos o circunstancias que presencie o le conste
al notario por razón de su función. El notario cumplirá con advertir a los interesados sobre los
efectos legales de los instrumentos públicos notariales que autoriza. En el caso de los instrumentos
protocolares dejará constancia de este hecho. Son aquellos instrumentos públicos otorgados o
autorizados por el notario público, en original; fuera del protocolo. Es decir, no se llevan en
ninguno de los registros de la notaría, ni existe la obligación legal conservarlos en el archivo
notarial. Estos documentos se redactan dentro o fuera notaría o se conservan en el protocolo
notarial, sin embargo, son susceptibles de incorporarse en el Protocolo Notarial a solicitud de parte
interesada. Según el artículo 97 de Ley del Notariado dicta que:
La autorización del Notario, expresada con su firma en un
instrumento público extra protocolar, da fe de la realización del acto, hecho ocircunstancia, de la
identidad de las personas u objetos y de la suscripción de documentos, confiriéndole fecha cierta.
Para garantizar la seguridad jurídica de dicho instrumento en que se efectúe la identificación de
las personas, el notario podrá utilizar el sistema de comparación biométrica de huellas dactilares
a través del servicio que brinda RENIEC.

CARACTERÍSTICAS DE LOS INSTRUMENTOS EXTRAPROTOCOLARES

• No constan en el Protocolo Notarial.
• Son instrumentos públicos.
• El notario da fe pública de los hechos y/o actos celebrados ante él.
• No tienen una matriz conservada por el notario a la cual remitirse.

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 • Documentan hechos, acciones o dichos.
• Algunos de ellos tienen formatos impresos por el Colegio deNotarios de Lima.
• Pueden redactarse en la notaria o fuera de ella, donde se realiza el acto o el hecho. Todos
los documentos extraprotocolares son susceptibles de ser incorporados al protocolo
notarial, a solicitud de parte interesada.
• En las actas, por ejemplo, no es obligatorio que firme la parte interesada, basta con la firma
del notario.

CLASES DE INSTRUMENTOS EXTRAPROTOCOLARES

ACTAS: INDICADAS EN EL ARTÍCULO 94 DEL DECRETO LEGISLATIVO 1049 Y

EN SU REGLAMENTO
• De autorización para viaje de menores
• De destrucción de bienes)
• De entrega.
• De juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones corporativas.
• De licitaciones y concursos.
• De inventarios; y subastas de conformidad con el Decreto. Legislativo N° 674, Ley de Promoción de la
Inversión Privada de. Las Empresas del Estado.
• De sorteos y de entrega de premios.
• De constatación de identidad, para efectos de la prestación de. Servicios de certificación digital.
• De transmisión por medios electrónicos de la manifestación de. voluntad de terceros; y,
• De verificación de documentos y comunicaciones electrónicas. general.
• Otras que la ley señale.
El notario llevará un índice cronológico de autorizaciones de viaje al interior y al exterior, el mismo
que comunicará en la periodicidad, medios u oportunidad que señale el reglamento, a las autoridades respectivas.

CERTIFICACIONES: INDICADAS EN EL ARTÍCULO 95 Y SIGUIENTES DEL

D.LEG. 1049, ASÍ COMO EN SU Reglamento)
La entrega de cartas notariales.

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La expedición de copias certificadas.
La certificación de firmas.
La certificación de reproducciones.
La certificación de apertura de libros.
La constatación de supervivencia.
La constatación domiciliaria; y Otras que la ley determine. Son atestaciones en documento
privado, en donde el notario deja constancia de aquello que hace o le consta.

INSTRUMENTOS EXTRAPROTOCOLARES

ACTAS
Actas de autorización para menores. Actas de destrucción de bienes. Actas de
entrega. Actas de juntas, Directorios, Asambleas, Comités y demás Actuaciones
corporativas. Actas de licitaciones yconcursos. Acatas de inventarios ysubastas. Actas de sorteos
y entregas de premios. Otras Actas que la Ley determine.
CERTIFICACIONES
Entrega de cartas e instrumentos notariales. Expedición de copias certificadas. Legalización de
firmas. Legalización de reproducciones. Legalización de apertura de libros. Constatación de
supervivencia. Otras certificaciones que la Ley determine.
PODERES
Poderes fuera de registro de Poderes por carta con firma legalizada.

ACTAS, INSTRUMENTOS PÚBLICOS EXTRAPROTOCOLARES

Según los artículos 98 y 99 de la Ley del Notariado enconcordancia con los artículos 5 y 47 de
sus Reglamento, el notario extenderá actas en las que se consigne los actos, hechos o
circunstancias que presencie o le conste y que no sean de competencia de otra función. Las actas
podrán ser suscritas por los interesados y necesariamente por quien formula observación. Antes
de la facción del acta, el notario dará a conocer su condición de tal y que ha sido solicitada su
intervención para autorizar el instrumento público protocolar. Normalmente, hay un mero hecho,
el notario solo tiene la actividad de ver y oír, no entra al fondo del asunto, por lo que se limita a

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narrar el hecho, lo deja como es, no lo manipula ni lo altera. La firma de las partes, si se produce,
no es otorgamiento ni consentimiento, que es la narración de lo sucedido.

LOS PODERES Y LA INTERVENCIÓN DEL NOTARIO

DEFINICIÓN DEL PODER

Se entiende por poder, el medio, instrumento o camino en virtud del cual, la manifestación
unilateral de voluntad de una persona, confiere u otorga facultades a otra para que la represente,
actuando siempre a nombre del representado. Se indica que el poder es el camino, es el medio o
el instrumento para otorgar una representación voluntaria, para confundir en primer lugar, la
persona que otorga facultades, con la persona a quien se inviste de tales facultades para actuar y
que presupone o da idea de una relación de medios, ya que, por otra parte, para no confundir el
poder como figura especializada, con la representación misma, aunque esta distinción sea sutil,
distingue claramente los dos conceptos.

CLASES DE PODERES
Los poderes ante notario podrán revestir las siguientes modalidades, según lo establecido en el
artículo117 de la Ley del Notariado:
• Poder en escritura pública (instrumento público protocolar).
• Poder fuera de registro, y (instrumento público extra protocolar).
• Poder por carta con firma certificada (instrumento público extra protocolar).

INSTRUMENTOS PÚBLICOS EXTRAPROTOCOLARES

Según el artículo 26 de la Ley del Notariado son Instrumentos Públicos Extraprotocolares las actas
y demás certificaciones que se refieren a actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste
al notario por razón de su función.

Son aquellos instrumentos otorgados o autorizados por un notario público, en original, fuera del
Protocolo. Se redactan dentro o fuera de la notaría.

Estos instrumentos son susceptibles de incorporarse al Protocolo Notarial a solicitud de parte

interesada.

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 IMPORTANCIA

Son instrumentos que tienen fe originaria y responden al principio de inmediación, pudiendo

garantizarse su autenticidad y legalidad por medio de la certificación que da el notario público.

El notario con su firma y sello fortalecerá con presunción de verdad, todo hecho, dicho y acto que
a él le conste, y de esta manera, el documento valdrá por sí mismo.

Producen fe respecto de la realidad del acto que contienen. Son excelentes medios probatorios.
Sirven de prueba plena.

CARACTERÍSTICAS

1.- No constan en el Protocolo Notarial.

2.- Son instrumentos públicos: El Notario da fe pública de los actos celebrados ante él.
3.- Documentan hechos o acciones.
4.- Algunos de ellos tienen formatos impresos por el Colegio de Notarios de Lima.
5.- Pueden redactarse en la notaría o fuera de ella.
6.- Gozan de fecha cierta.

Todos los documentos extra protocolares son susceptibles de ser incorporados al protocolo
notarial.

CLASIFICACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS EXTRAPROTOCOLARES

Se pueden clasificar en:

▪ Actas

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 ▪ Certificaciones

▪ Poderes extraprotocolares

ACTAS

El acta notarial es el instrumento público que contiene la narración de un acontecimiento y en el

que a requerimiento de parte se hace constar un hecho, que presencie o le conste al notario.

El notario extenderá actas, en las que consigne los actos, hechos o circunstancias que presencie o
le consten y que no sean de competencia de otra función.

CONTENIDO DEL ACTA

El contenido de un acta es muy variado pues puede abarcar desde datos fácticos a situaciones en
las que se puede encontrar una persona o cosa o declaraciones o manifestaciones de voluntad.

Contiene la narración de un acontecimiento. Se constata y fija un hecho jurídico independiente

de la voluntad del sujeto que promueve la constatación.

Tiene una finalidad probatoria, de fijación de hechos, dichos o actos, a través del tiempo.

IMPORTANCIA Y EFECTOS DE LAS ACTAS

Brindan seguridad jurídica a quienes las utilizan y a la sociedad en general. La fe pública que da
el notario, hace que sean instrumentos en los que no cabe duda de la autenticidad de los hechos
que se consignan en los mismos.

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Tienen valor probatorio pleno y fecha cierta.

Gozan de todos los efectos de un instrumento público notarial.

CLASES DE ACTAS

▪ Autorización para Viajes de Menores

▪ Destrucción de Bienes.
▪ Entrega.
▪ Juntas, Directorios, Asambleas, Comités y demás actuaciones corporativas.
▪ Licitaciones y Concursos.
▪ Inventarios, subastas.
▪ Sorteos y de Entrega de Premios.
▪ Constatación de identidad.
▪ Transmisión por medios electrónicos de la manifestación de voluntad.
▪ Verificación de documentos y comunicaciones electrónicas
▪ Otras actas que la ley señale.

CERTIFICACIONES

Son constancias puestas en instrumentos privados por medio de los cuales el notario da fe de la
certeza de un hecho, de un dicho, de la identidad de las personas, de la suscripción de documentos,
confiriéndoles fecha cierta.

IMPORTANCIA Y EFECTOS

Las certificaciones notariales merecen la importancia que la misma ley les otorga. Prueba plena y
oficial.

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Constituyen un medio probatorio eficaz y seguro. Los interesados obtienen seguridad jurídica, fe
pública, garantía y fecha cierta acerca de la existencia del instrumento.

CLASES DE CERTIFICACIONES

▪ La entrega de cartas notariales.

▪ La expedición de copias certificadas.
▪ La certificación de firmas.
▪ La certificación de reproducciones.
▪ La certificación de Apertura de Libros.
▪ La constatación de supervivencia.
▪ La constatación domiciliaria dentro de su jurisdicción.
▪ Otras que la ley determine.

LA ENTREGA DE CARTAS NOTARIALES

Las cartas notariales son documentos privados mediante los cuales se comunica, informa o exige
algo.
El notario realizará la certificación notarial luego de la diligencia respectiva para la entrega de
dichas cartas.

REQUISITOS PARA LA ENTREGA DE CARTAS NOTARIALES

▪ Un original y un cargo o duplicado.

▪ Las cartas notariales deben estar previamente firmadas por el remitente o representante si
fuera el caso, deben constatar el nombre correcto del destinatario, así como la dirección
exacta donde se va a diligenciar.
▪ El trámite no es personal.

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 EXPEDICIÓN DE COPIAS CERTIFICADAS

El notario podrá expedir una copia transcrita y certificada de un acta o documento, donde señalará
en su caso la descripción de la legalización del libro, de los folios que constan y obran, del
contenido del acta, número de firmas y otras circunstancias que sean necesarias para obtener una
idea cabal del contenido.

El notario no asume responsabilidad por el contenido del libro, ni de las firmas que en él aparecen.

REQUISITOS DE EXPEDICION DE COPIAS CERTIFICADAS

1.- Libro de actas original o documento original, con indicación de las fojas y actas cuya
trascripción se requiere.

En caso de existir enmendados, entrelíneas o testados deberán estar previamente salvados con el
mismo tipo de letra y tinta.

CERTIFICACIÓN DE FIRMAS

La certificación de firmas consiste en que el notario da fe que la firma que aparece en un

documento es auténtica y que pertenece la persona que ha firmado en su presencia. Para ello tiene
que haber identificado previamente a la persona con su documento de identidad.

REQUISITOS PARA LA CERTIFICACIÓN DE FIRMAS

▪ Documento original a legalizar.

▪ Presencia del interesado.

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 ▪ D.N.I. original vigente y constancia de haber sufragado en las últimas elecciones. Los
extranjeros con pasaporte o carnet de extranjería.

▪ Si la certificación de firma es con poder o en representación de una entidad, se requiere de

vigencia de poder.

CERTIFICACIÓN DE REPRODUCCION

La certificación de reproducciones consiste en que el notario da fe de que la reproducción o

fotocopia que tiene a la vista es idéntica y guarda absoluta conformidad con el original.

En caso de que el original presente enmendados el notario a su criterio podrá denegar su

certificación o efectuarla dejando constancia de la existencia de tales enmendados.

REQUISITOS PARA LA CERTIFICACIÓN DE REPRODUCCIONES

▪ Documento original.
▪ Copia exacta y legible del documento original.

CERTIFICACIÓN DE APERTURA DE LIBROS

La certificación de apertura de libros consiste en preparar un Acta de Apertura, puesta en el primer

folio útil del libro donde se señala el número cronológico que le corresponderá al libro, nombre o
razón social de la entidad, objeto del libro, número de folios y la forma en que son llevados, lugar
y fecha que se otorga dicha acta y sello y firma del notario.

Todos los folios deberán estar numerados y sellados por la notaría

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REQUISITOS PARA LA CERTIFICACIÓN DE APERTURA DE LIBRO

• Solicitud firmada por el interesado o su representante si fuera el caso.

• Fotocopia del R.U.C.

• Fotocopia del Documento de Identidad del solicitante.

• Si se trata de una continuación, deberá acompañarse el Libro anterior previamente

concluido o la denuncia por la pérdida si fuera el caso.

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 CONCLUSIONES

• En estos instrumentos la actuación notarial es limitada, a los actos o documentos que pueda
verificar de manera externa, no hay un estudio o calificación de los documentos que se le presentan,
su labor empieza y termina con la verificación de los hechos o situaciones que se le presentan

• Pueden ir desde una certificación de reproducción, lo que se denomina copia legalizada, actas extra
protocolar de presencia, de fe de entrega de dinero, así como los formularios notariales, de
autorizaciones de viaje, de certificados domiciliarios, la certificación de las diligencias de las cartas
notariales, la apertura de libros, copias certificadas de actas, los poderes simples o los otorgados
por el notario pero que no forman parte del Protocolo Notarial, entre otros.

• Los instrumentos extra protocolares, son aquellas atestaciones notariales que no se incorporan al
protocolo, y sobre los que el manto de la fe pública se circunscribe en forma limitada al acto, hecho
o circunstancia que el notario presencie o le conste por percepción sensoria

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 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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