Martin Flor Romero | | | | 8 7" DIACRAMA DIE} FLUJO DE PROCESOS Objetivos de este capitulo Que el lector conozca y aplique las técnicas relacionadas con el diseno, desarrollo e implementacion de los diagramas de flujos de procesos. A tales efectos: © Definir el marco conceptual de los diagramas de flujo de procesos y sus caracteristicas. \ Identificar las ventajas de los diagramas de flujo de procesos, \ Establecer las pautas que deben ser consideradas para el disefio de: — Fluxogramas o flujogramas y diagramas de flujo de procesos. — Diagrama de Gantt. — Diagrama de procesos varios. ™ Describir ¢ ilustrar los tipos de gréficos de secuencias mas utilizados por los profesiona- les de Organizacién y Procesos.Organizacién y Procesos Empresariales { 247 % 4. Introduccion El diagrama de flujo de Procesos es una forma de representacién grafica que se utiliza para mostrar esquematicamente los pasos de un determinado proceso o procedimiento (movimientos de personas, documentos, materiales y otros), dentro de la empresa o de un sector o area de la misma, entre la empresa y el cliente y viceversa, entre la empresa y el proveedor y viceversa, estableciendo las interacciones y secuencias cronoldgicas. El uso de los diagramas de flujo de procesos es de mucha utilidad en aquellos casos en que los procesos O procedimientos son muy extensos. Asi, un gerente, jefe o empleado de la empresa o el analista de Organizacion y Procesos tendria que leer varias paginas de un manual de proceso o procedimiento para enterarse de su contenido. Sin embargo, mediante un diagrama bien disefiado podria abarcar, de una sola mirada, las principales caracteristicas de todo el proceso, utilizando menos tiem- po y detectando con mayor facilidad las anomalias que pudieran observarse, tales como: sobrecarga de trabajo, exceso o falta de control, duplicacién de tareas o pasos, retrasos innecesarios y otros. La practica demuestra que en todos los casos, inclusive en los procesos cortos, es reco- mendable la utilizacién de diagramas de flujo de procesos, porque permite visualizar con claridad las interacciones, secuencias y caracteristicas de cada proceso, y facilita el andlisis del mismo. Un diagrama de flujo de procesos bien disefiado facilita: * La identificacion del proceso o procedimiento del que se trata. La visualizacién en forma integral de cada proceso, con las interacciones, se- cuencias, tiempo y los responsables de ejecucidn de cada paso. * La identificacién de los sectores o dependencias que participan en el proceso. Existen procesos que se inician y terminan en un mismo sector, y otros en el que participan varios sectores de la empresa, como también clientes y proveedores. * La identificacion de los documentos que se utilizan en cada proceso. * La identificacién del responsable de ejecucidn de cada paso del proceso. * El feedback constante entre los proveedores y clientes internos de la empresa y de éstos con los clientes y proveedores externos. * La evaluacién de desempefio del personal. * La identificacion de situaciones negativas, como: inadecuada distribucién del trabajo (algunas personas con sobrecarga de trabajo y otras no). © La eficiencia en la ejecucion de los trabajos, evitando las improvisaciones. El andlisis de la situacidn actual y las modificaciones (actualizacién) de los pro- cesos. * El seguimiento y control de la ejecucion de cada paso de los procesos. De acuerdo con los objetivos que persiguen las técnicas de Organizacion y Procesos, al elaborar el diagrama de un determinado proceso 0 procedimiento siempre se debe util Zar la descripcién narrativa con el grafico, porque éste por si solo puede prestarse a confu- Slones o diferentes interpretaciones.Martin Flor Romero 248 Q_ Respectoala descripcién narrativa: En esta parte del diagrama se describen los pasos del proceso 0 arian espe- cificando: qué se hace, quién lo hace, cémo lo hace, cudndo lo hace y lon je lo hace, con indicacion de la sucesi6n cronoldgica ¥ secuencia concatenada de las acciones. Esta es la parte mas importante y Util para el personal de ejecucién de una empresa, pues en vez de leer varias paginas de un manual para interiorizarse © informarse de los pa- sos de un proceso o procedimiento, puede hacerlo leyendo una o dos paginas del diagrama de flujo de procesos. A la vez, facilita el andlisis de los procesos por parte de los analistas de Organizacidn y Procesos y demas profesionales. La diferencia fundamental entre el diagrama elaborado por un profesional de Organi- zacién y Procesos y el diagrama elaborado por profesionales de otros campos, es que el primero puede ser facilmente interpretado, tanto por los técnicos como por el personal de ejecucion de la empresa, sea cual fuere su formacion académica, mientras que el segundo, en la mayoria de los casos, puede ser interpretado unicamente por los técnicos o el profe- sional que lo disefié, principalmente porque no tiene Ia descripcién narrativa del proceso. Al redactar los pasos de un proceso es recomendable: * Identificar el primer paso, es decir, dénde se inicia el proceso. © Identificar el proveedor, interno o externo. O sea, de donde recibe el producto o documento a procesar. © Utilizar frases concisas pero completas. Ejemplo: - Recibe la solicitud de crédito, en duplicado. - Controla y registra los datos de la misma. * Determinar qué pasa si los documentos no reuinen los requisitos. © Definir adénde remite los documentos. Ejemplo: - Remite el original a Tesoreria. = Archiva el duplicado. Evitar en lo posible los términos técnicos y/o que puedan tener mas de una inter- pretacién, usar en todos los casos términos sencillos y uniformes, de modo que los usuarios puedan entender con mayor facilidad el significado de su contenido. © Encada linea vertical indicar, graficamente, cada paso del proceso o procedimiento. 2. Tipos de diagramas de flujo de procesos: 2.1. Fluxograma o flujograma En este tipo de diagrama los pasos u operaciones de un proceso o procedimiento son representados graficamente por medio de signos convencionales o simples dibujos. En Organizacién y Procesos se utiliza la norma ASME (American Society of Mechanical Engineers), que consiste en cinco signos de uso general. Estos signos representan los signi- ficados atribuidos a cada paso u operacién que se ilustran en las paginas siguientes.Organizacién y Procesos Empresariales sIGNO REPRESENTA EJEMPLO Fealizacién, ereacién o destruccién de alguna cosa, ejemplo: = confeccionar o generar una plat ~firmar un documento Acci6n uy + redactar una nota operacién -entregar un podide. ~ agregar datos @ un documento adjuntar un documento @ otros + retirar tos pedidos del depdsito + fegistrar los datos de un documento - destruir el duplicado de un documento otras Indica ef control, a comprobacion o confirmacion de alguna cos, ejemplo: controlar el informe diario de ventas + controlar la asistencia del personal Control, (observar [a ficha de asistencia). verificacién 0 = Verificar la asistencia de un empleado inspoccién (observar st el empleado esti en su puesto de trabajo). = controlar ta cantidad ylo calidad del producto o servicio Le -otros Indica el transporte o movimiento de personas, materiales o alguna Transporte o cosa, de un lugar a otro, ejemplo: ‘movimiento + transportar productos terminados de la fabrica al depésito + Femitir un documento a alguion = remitir informes a las sucursales del interlor del pais otros Indies a dernora oexpera do un documento u ova cova aguardando scao fouolonreicoes SERRE S|“ cccuennte ob eles cel gory sepsiands ad Nt “Tesorariaretlne un documento de pogo, eaperando fondon ~qmueath bapecondaialgoneie sa Tes Toes {Indica el archivo definitive o almacenamiento de alguna cosa, elemplo: Atchibvae, = archivar un documento en la carpeta ~ guardar en el Centro de Documentacién los documentos histéricos otros almacenamiento — Indica la combinacién de uno o mas pasos u operaciones que son combinada ;cutados al mismo tlempo o por el mismo empleado. En esta caso, representa Ia combinacion de operacion y contral, ejemplo: Secretaria recibe y controla el pedido de utiles aA Indica ta distribucién de dos o més documentos 0 cosas, ejemplo: - distribuye copias de Nota de Remisién y de la Nota de Pedido, de la siguionte manera: * original de la Nota de Remisién al cliente * duplicado de ta Nota de Remisién, con la Nota de Pedido del cliente, al Departamento de Contabilidad \o * triplicado de la Nota de Remisién, en archivo (talonario) Distribuicion dol Departamento de Ventas SIGNOS UTILIZADOS PARA LA ELABORACION DE FLUXOGRAMAS O FLUJOGRAMAS TRADICIONALES Estos signos se conectan entre si por medio de flechas que van de izquierda a derecha 0 viceversa, en el fluxograma horizontal (€) (> ) y de arriba hacia abajo en el fluxograma vertical () (4).Martin Flor Romero 250 Ademéas de los signos basicos citados pueden ser utilizados otros. Sin embargo, es im- portante que cada vez que se va a utilizar un nuevo signo se indique el significado del mis- mo, para facilitar la interpretacién a los usuarios. Tipos de fluxogramas 0 flujogramas tradicionales: = Fluxograma o flujograma vertical = Fluxograma o flujograma horizontal = Fluxograma o flujograma vertical El fluxograma vertical o grafico vertical de secuencias muestra la sucesién cronoldgica de los pasos de un proceso 0 procedimiento, en forma concisa y detallada. Este tipo de dia- grama es utilizado para efectuar el andlisis de los procesos, demostrar las anomalias que se observan y justificar las recomendaciones para dar solucién a los problemas relacionados con la organizacién y gestion empresarial. Los datos que componen este tipo de diagrama son: * Nombre de la empresa. + Eltitulo, o sea, fluxograma o flujograma. © Denominacién del proceso 0 procedimiento. + Denominacién del sector responsable del proceso. * Fecha de disefio del fluxograma o flujograma. + Significado de los signos utilizados. En el cuerpo del fluxograma se incluyen: * Enla primera columna, se indica el nimero de cada paso u operacién. * Enla segunda columna, se describen los pasos del proceso 0 procedimiento, indican- do quién, qué, cudndo y dénde se realizan los mismos. ¢ €nla tercera columna, se indica la distancia en metros, kilémetros, etc., que existe entre dos o més sectores que intervienen en el proceso 0 procedimiento. * En la cuarta columna, se indica el tiempo de duracién de cada paso u operacién. * En la quinta, sexta, séptima, octava y novena columnas, se representan graficamente cada paso u operacién del proceso o procedimiento, debajo de los signos respectivos. Entre las principales ventajas que ofrece la utilizacién del fluxograma vertical se puede citar: a) permite al analista de Organizacién y Procesos identificar los pasos redundantes ylos “cuellos de botella” de un proceso; y b) facilita el analisis de los datos y la solucién de problemas relacionados con la organizacién, sistemas y procesos operacionales.‘Empresa: Financiera Bota SA Proceso: Préstamo a corto plazo Sector: Departamento de Créditos Fecha: 20/03/2013 Organizacién y Procesos Empresariales [ono FLUXOGRAMA (omen [Jess => Transporte Archivo oevancn | vero [OIL] D Fancionario responsabfe del Departamento de Credhos Telos a T 4° licitud de Préstamo, con tos documentos requeridos. - wv Sontta los aster te Sotcitod y demas aecomertos resOTO@ : 1 el solicitante, y Present 3 Se Sc aga BOT ORTRTON@ ROTRSTIT wT SSCOTTOR i uel mismo al Solicitant A stad ants covrelo, completa l Comprabante Ge Revaplion = Do} 7 Entrega ol comprobante al Solicitante. Registra los datos do le Sollcitud. Efectos tos cAiculos del préstamo solicitado. Erte ol informe de préstamo. —= w DESCRIPCION DE PASOS (método actual) 1 [2 | 3 4 5 6 7 2 ® Firma el tnforme de préstamo. [Forma ta Carpota de Préstamo. 11 [Procede al follado de ios documentos. 12. |Remite ia Carpeta de Préstamo al Jefe del Departamento de Créatos, | 10 mtrs. 2 13. [ote dei Opto. de Créditos recibe la Carpeta de Préstamo. 1" 4a |Vorifica los dates de tos documentos 5 “op [ St aeecta agi error onion o Tala remit Ta Carpal de Prestamo T funcionario responsable | 1 76 |sitodo esta corrcto, firma el informe de Préstamo. 1" $7 | Remite la Carpeta do Préstamo ala Gerencia Comercial 78 _|Gerente Comorcialrecibe la Carpeta de Préstamoa Someta la Garpela de Préstame a consideracion de Ta Comision de 19 |creatos e [0 [Recibe ls carpots de Prastamo, con la Rosoluclon de Ta Comision 6e| $ erealios F1_ | Remite la Carpota de Prestamoal Departamento del Créditos Ga | Funcioaria Reaponsabe Gat Opie ce Crbaios rece Ta Corpela Prastamo, 23 |Coniroia ia aprabacién 6 ne del préstamo solicitad 24. |sino-se eprusba ol préstamo, comunica al salicltante por telefono. 25 |sise aprucbe el préstemo, emit laiquidacién de préstamo y elcheque . 26. [Firma la iquidacién det préstamo. 27 28 [Remit la carpeta de préstamo al Dpto. de Créditos. 39 | sete del Dpto. de Créditos recibe a carpeta de Préstamo. 30. |Verfica os datos de los documentos. Si todo esta correcto, firma la Liquidacién de Prestamo, Remite ls Carpeta de Préstamo al Departamento de Tesoreris. 3° Jefe dol Dpto, de Tesoraria rocibe la Carpeta de Préstamo, 1 [« [Saewreeys sae aes CoAT TAT TR 7 clo, rma la Liquidacién de Prestamo y el Cheque. 7 la de Préstamo a a Gerencla Financiers. 3Martin Flor Romero 252 37 [Gorente Financiero recive 1a Carpeta de Préstamo. ‘36 |Verifica los datos det documento. 39 | Sitodo esta correcto, fra la Liquldacién de Préstamo y et cheque. Romite la carpeta de préstamo al Dpto, do Crédit. Fanclonario responsable del Bopartamento de Gréditos recibeI# campeta de prestamo. Veritica los datos del documento y cheque 40 a 42 3_| Sitodoesta correct, comunicealclontepararotirareleréctosolictado} Za_| Archiva provisoriamente a carpeta de préstame ‘Cuando se presenta ol créditos emite el pagar. Hace firma el Pagord y ia Liquidacién de Préstamo por ef clionte. aT Tuncionario responsable del Dplo. ‘Coloes el pagaré en la carpeta de préstamo, [eo [remtectramstnuanenritnoa Ope arconabid [0 [roa cance pita 7 XY ‘TOTALES 130 mtr Figura N’ 39: Ejemplo de fluxograma vertical. 339° {32} 7] 9] 444 = Fluxograma o flujograma horizontal El fluxograma horizontal o grafico horizontal de secuencias se utiliza preferentemente para mostrar los pasos u operaciones de procesos 0 procedimientos del método propuesto, segtin el sistema tradicional. Sin embargo, se utilizan también para la situacion actual. En este tipo de fluxograma el flujo o la secuencia de operaciones va de izquierda a derecha y viceversa. Para su elaboracién se utilizan los mismos signos que en el fluxograma vertical, ademés de otros que pueden ser agregados de acuerdo con las necesidades y/o criterios de los profesionales que los disefian. Los datos que se incluyen en este tipo de fluxograma son: En la parte superior: * Nombre de la empresa. © Titulo, o sea, fluxograma o flujograma. Denominacién del proceso o procedimiento. ® Denominacién del sector responsable del proceso. © Fecha del disefio del fluxograma. Significado de los signos utilizados. En el cuerpo del fluxograma se incluyen: * Enla primera columna, se indica el numero de cada paso u operacién. ¢ nla segunda columna, se describen los pasos del proceso o procedimiento indican- do quién/es, qué, cémo y cuando realizan los mismos. + Enlas columnas siguientes:a Organizacién y Procesos Empresariales 1 253\. ~ Ena parte superior, se indican los sectores que participan en la ejecucién de los distintos pasos del proceso o procedimiento. Es decir, dénde se ejecuta cada paso u operacién. — Debajo de cada sector, en donde se ejecutan los pasos del proceso, se represen- tan los pasos u operaciones por medio de los signos correspondientes. El fluxograma horizontal, aunque resulta mas trabajoso su disefio, facilita la visualizacién de los sectores de una organizacién que participan en un determinado proceso o procedi- miento. Ademés, permite una mejor y mas répida comprensién del proceso por parte de los usuarios, En la figura N2 40, se tiene el ejemplo de un fluxograma horizontal. Empresa: Financiera Beta SA FLUXOGRAMA Proceso: Peéstamo a corto plazo Sector: Departamento de Créditos Operacién Control © ==> Transporte Fecha: 20/03/2013 Dew, Z\0 Bistribucisn Operacién combinada DESCRIPCION DE PASOS (método actuat)| Cliente | made [ Gerencie (Dpto. de] Gerencia ose Tunsrarioesposaie rece i Solel rest on ios socumeton roqeraesy com| se —| Urola datos de los mismos. 5 > beeen ease tos documentos al Soictante " . += 3 _| Si todo ests correcto, completa el Comprobanta do Recepcién de Documentos y entrega al Soli * 4 Q O Theses cn oe £ O O 4 citante, culos y emite el Informe de Préstamo, Firma el Informe de Préstaro, forma la Carpela de Préstamo y procede al follado de tos docu- ‘mentes. 6 | Remite La Carpeta de Préstamo y verifica los da- 108 de los documentos. 7 | vale recibe la Carpela do Proctama y verifica Tos ‘alos de los documentos. @ | Si detecta algun erver, omision 0 anormalidad, evusive la Carpeta de Préstamos al Funcionario Responsable SI todo esta correcto, firma el informe da Présta- ‘moy remite ta Carpeta a la Gerencia Comercial. 70 _ | Gerente recibe la Carpeta de Préstamo y somete a ‘consideracién de la Comisién de Créditos. 41 _| Gerente racibe fa Carpeta de Préstamo, con fa Re- soluctén de la Comision de Préstamo, y remite al Dpto. de Créditos.. Ga | Funionto Responsable soc fs Carpe Pracara coed uepresosine resales Cerone —| 43 _ | Sino.se aprueba el préstamo, comunice al Clien- te. Si se apructa, omite la Liquidacién de Présta- | * <4 mo y el ChequeMartin Flor Romero 254 Sy a aan se es oes a] Sera asian ton que respec. Rornite la Garpota de Préstamo al Jefe del Depar- 18 [fomento de Crestos. Tete reciba la Carpota de Préstamo y verifies 0s} ‘datos de los documentos G7 | Si todo ests correcto, firma ta Liguidacion, de Préstamo y remite la Carpata al Departamento de) Tesorara. Taalba Ta Carpeta do Prostamo y veriea 108 48 _ | 2108 de los documentos. i todo etd comecto, firma la Liquidacion de 49 [Préstama y ol Cheque; y remite la Carpata ala | Gerencia Financier | Gerens rece Ta Carpela de Préstamoyy controle 2p _ | os datos dees documentos. oO Si todo etd correcta, fma ia Liquidacion de a4. Petstimo y ot cheque; yremle la Carpots a! De- partamento de Credits. Foncionario Responsable recibo la Carpeta de 22. | Prestamo y verifica los datos de los documentos. “Sitodo esta correcto, comunica al ellente y archi 23 _| ve provisortamente ia Carpeta de Préstamo. * Tuande ve Tepresenta of Cliente, obtiene de or } 24 | chivo a Garpeta de Préstame yemite el Pagaré. |] 4 — Face firar el Pagaré y a Liquidacién de Présta- 125 | mo pore! Cliente le entrega e! Cheque. ix —+—_—_} [Goroca al Pagaré y al Guplicado de ia iquidacion de Préstamo en la Carpeta y distribuye los doc- 26 mentos. LL [archiva la Carpeta de Préstamo. —_t — — janarie responsable del Dpto de Conta {idad reelbe y varia original de liquidacién de| Préstamo, Procesa y y archiva Ia liquidscién do Préstamo, _ Figura N° 40: Ejemplo de fluxograma horizontal.Organizacién y Procesos Empresariales peers . Caen k COBRANZAS POR CAJA Y COBRADORES Dpto, de Créditos y Cobranzas Coja Tesoreria Conteatidad DFT, aca cREDITOS YCOBRANZAS| {| “cae PR = DOE 0G ig Cpr) ‘Ay Ply CuENTE \ 7 i >) Pc} or (COBRADOR | | o | Ares o-e ej} eat Figura N° 41: Ejemplo de Flujograma de un proceso, sin descripcién narrativa. fool <6 ee] | [5] a Este tipo de representacién grafica generalmente dificulta la interpretacion de los usua- rios porque no especifica el significado de los signos utilizados. 2.2. Diagramas de flujos de procesos El diagrama de flujos, al igual que el fluxograma, tiene por objetivo mostrar las secuen- cias de un determinado proceso o procedimiento. Este tipo de grafico puede ser utilizado con cualquier sistema operativo, es decir, manual y/o electrénico. No obstante, con el uso intensivo de la Tecnologia de Informacién — TI (tecnologia de la informatica y tecnologia de las comunicaciones) y los sistemas integrados en red, este es uno de los tipos de diagramas que son utilizados normalmente para ilustrar el flujo de tra- bajos, como por ejemplo: un proceso de produccién, montaje de una maquina, etc.; o del flujo de documentos e informaciones como: facturacién, cobranzas, contabilidad y otros. El diagrama de flujos aplicado con sistemas integrales en red y gerenciamiento electré- nico de documentos e informaciones (GED) y tecnologias relacionadas, permite disponer de la informacién o la visualizacion del proceso online y real time (en tiempo real), asi como el andlisis de la interrelacion e interaccién de los distintos sectores o areas de una organi- zacién. Constituye, por lo tanto, un instrumento valido y util para la toma de decisiones en todos los niveles de una organizacién. Al disefiar cualquier tipo de fluxograma o flujograma y diagrama de flujo de procesos, el profesional de Organizacién y Procesos debe aclarar siempre el significado de los signos utilizados, de manera a facilitar la correcta interpretacidn de los mismos. En las figuras N2s 42, 43, 44, 45 y 46 se puede observar otros tipos de diagramas de flujo de procesos.Martin Flor Romero 256 PRESTAMOS HIPOTECARIOS DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO Funcionario Responsable recibe del Solicitante los documentos DEPARTAMENTO DE CREDITOS | DEPARTAMENTO. DE CREDITOS requeridos para cl préstamo y procede de la siguiente manera: - Verifica la integridad de cada documento. - Si detecta agin error, omisién o anormalidad, devuelve los do- cumentos al Solicitante y finaliza el proceso. - Si todo esta correcto, registra los datos del Solicitante; emite la Solicitud de Préstamo y entrega al Solicitante para su firma. Funcionario Responsable recibe del Solicitante la solicitud de préstamo firmada y procede de la siguiente manera: - Verifica la firma de la Solicitud con la firma de la Cédula de identidad. ~ Si esta correcta, habilita la Carpeta de crédito con la Solicitud y demas documentos presentados por el solicitante, ~ Solicita referencias del Solicitante a INFORMACO, - Una vez recibido el informe controla los datos del mismo. ~ Si el Solicitante registra antecedentes (demandas, operaciones morosas, etc.) comunica al mismo; coloca el informe en la Carpe- ta de Crédito; archiva la Carpeta y finaliza el proceso. - Si no registra antecedentes, solicita referencias personales, co- merciales, laborales del Solicitante y su cényuge. ~ Solicita Ja tasacién del inmueble ofrecido en garantia, en la Di- reccién General de los Registros Piiblicos. GERENCIA COMERCIAL Funcionario Responsable, una vez recibidas las referencias solici- tadas procede de la siguiente manera: ~ Controla y registra los datos de las mismas.DEPARTAMENTO DE CREDITOS GERENCIA COMERCIAL COMITE DE CREDITOS DEPARTAMENTO DE CREDITOS Organizacién y Procesos Empresariales - Emite informe de Referencias personales, comerciales y labora~ les del Solicitante; firma y coloca en la Carpeta de Crédito. sctaaa cd - Recibe el Certificado de la Direccion General de Registros Pi- blicos y la Tasacién del inmueble ofrecido en garantia. scat - Controla los datos de los documentos; si todo est correcto, efectua el comentario sobre el préstamo solicitado y emite Infor-! me de Calificacién del Solicitante, j 4 - Firma el Informe de Calificacién del Solicitante, coloca en la Car- } peta de Crédito y entrega al Jefe del Departamento de Créditos. Jefe recibe la Carpeta de Crédito y procede de la siguiente manera: - Verifica los datos de los documentos. ~ Verifica los calculos y el comentario, en el Informe de Calificacién. - Si detecta algun error, omisién o anormalidad en los documentos, 4 calculos y/o comentario, devuelve la Carpeta al Funcionario Res- ponsable, con las observaciones que correspondan, - Si todo esta correcto, firma el Informe de Calificacién del Solici-/ tante, coloca en la Carpeta y remite al Gerente Comercial. i ; Gerente recibe la Carpeta de Crédito, controla los datos de los do- * cumentos y somete la Carpeta al estudio del Comité de Créditos. j | | i j ] 4 | } | id | $ COMITE DE CREDITOS : Recibe la Carpeta de Crédito y procede al estudio de la misma. Si _ aprueban el préstamo solicitado, los Miembros del Comité firman el Informe de Calificacién del Solicitante. Si no lo aprueban no fir- | man. Remite la Carpeta de Crédito al Departamento de Créditos. | GERENCIA COMERCIAL Funcionario Responsable recibe la Carpeta de Crédito, controla la apro- = bacién o no del préstamo solicitado y procede del siguiente modo: - Si no se aprueba el préstamo, comunica al solicitante, archiva la’ Carpeta y finaliza el proceso. ' - Si se aprueba el préstamo, completa el formulario Orden de Hi- poteca. 4 4 } i ;Martin Flor Romero 258 ~ - Obtiene de la Carpeta de Crédito la fotocopia de la Cédula de Identidad y el original del Titulo de Propiedad, adjunta al Orden de hipoteca y entrega al Jefe del Departamento de Créditos. Jefe recibe los documentos y controla los datos de los mismos, Si todo esta correct, firma el Orden de Hipoteca y remite, con los demas documentos, a la Escribania. DEPARTAMENTO DE CREDITOS Funcionario Responsable, una vez recibido el aviso de la Escriba- nia sobre la fecha de la firma de la Escritura Hipotecaria, procede del siguiente modo: DEPARTAMENTO DE CREDITOS - Emite la Liquidacién de Préstamo, Pagaré y la Solicitud de Péliza de seguro. - Firma la Liquidacién de Préstamo, coloca en la Carpeta de Cré- dito, con el pagaré y la Solicitud de Poliza de seguro y entrega al Jefe del Departamento de Créditos. — itl DEPARTAMENTO Jefe recibe la Carpeta de Crédito y procede del siguiente modo: DE CREDITOS , . . - Verifica los datos de la Liquidacién de Préstamo, del Pagaré y de la Solicitud de Poliza de Seguro. ~ Si detecta algiin error, omisién o anormalidad en los documentos, devuelve la Carpeta al Funcionario Responsable, con las observa- cones correspondientes. - Si todo esta correcto, firma la Liquidacién de Préstamo, - Obtiene de la Carpeta: la Liquidacién de Préstamo, la Solicitud de Péliza de Seguro y el Pagaré; y remite, con el formulario Registro de Firmas, a la Escribania. - Entrega la Carpeta de Crédito al Funcionario Responsable. GERENCIA COMERCIAL v DEPARTAMENTO DE Funcionario Responsable, una vez recibida la Escritura Hipoteca- DITOS ria, con el Titulo de Propiedad, Solicitud de Péliza de Seguro, Pa- garé y el formulario Registro de Firmas, de la Escribania, procede asi: Vv ~ Verifica que los citados documentos estén debidamente firmados. - Verifica la Escritura Hipotecaria con el Titulo de Propiedad.<——t Organizactéa y Procesos Empresariales | 7 259 } \ 7 ~ Si detecta cualquier anormalidad en los documentos, comunica al Jefe del Departamento de Créditos y devuelve los mismos a la Escribania. ~ Si todo esta correcto, coloca los documentos en la Carpeta de Crédito y remite al Departamento de Tesoreria. GERENCIA FINANCIERA DEPARTAMENTO | Funcionario Responsable recibe la Carpeta de Crédito y procede DE TESORERIA asi: ~ Verifica los datos del Informe de Calificacién del Solicitante, de la Liquidacién de Préstamo, del Pagaré y de la Solicitud de Poliza de Seguro. ~ Si detecta cualquier anormalidad, devuelve la Carpeta al Depar- tamento de Créditos. - Si todo esta correcto, emite el Cheque, coloca en la Carpeta de Crédito y entrega al Jefe del Departamento de Tesoreria. DEPARTAMENTO] Jefe recibe la Carpeta de Crédito y controla los datos de los docu- DETESORERIA _| Mentos. Si detecta cualquier anormalidad, devuelve la Carpeta al Funcionario Responsable. Si todo esta correcto, firma el Cheque, coloca en la Carpeta de Préstamo y remite a la Gerencia General. GERENCIA GENERAL Gerente recibe la Carpeta de Crédito y controla los datos de los documentos. Si todo esta correcto, firma el Cheque y remite la Car- peta al Departamento de Créditos. GERENCIA GENERAL GERENCIA COMERCIAL Funcionario Responsable recibe la Carpeta de Crédito, verifica los documentos, comunica al Cliente la disponibilidad del crédito y archiva provisoriamente la Carpeta. DEPARTAMENTO DE CREDITOS Cuando se presenta el Cliente, extrae de la Carpeta la Liquidacién de Préstamo y el Cheque. Hace firmar la Liquidacion de Préstamo por el Cliente; entrega al mismo el Cheque, con una copia de la Liquidacién de Préstamo, y distribuye los documentos:Martin Flor Romero 260 - Original dela Solicitud de Poliza de Seguro, remite a la compat aseguradora. | = Original de la Liquidacién de Préstamo, con el original del In. forme de Calificacién del Solicitante, remite al Departamento de j Contabilidad. = Copia de la Liquidacién de Préstamo, Pagaré, Escritura Hipoteca- ria, Titulo de Propiedad y copia de la Solicitud de Poliza de Seguro, remite al Departamento de Tesoreria. - Archiva los demas documentos. GERENCIA FINANCIERA DEPARTAMENTO | Jefe recibe copia de la Liquidacién de Préstamo, Pagaré, Escritura ; DE TESORERIA Hipotecaria, Titulo de Propiedad y copia de la Solicitud de Péliza | de Seguro y procede asi: - Controla los datos de los documentos. ~ Registra los datos de! Pagaré, Escritura Hipotecaria, Titulo de | Propiedad y de la Solicitud de péliza de Seguro; y guarda los mis- | mos en la caja fuerte, - Archiva la copia de la Liquidacién de Préstamo. DEPARTAMENTO DE] Funcionario Responsable recibe los originales de la Liquidacién de CONTABILIDAD | Préstamo y del Informe de Calificacién del Solicitante y procede | asi: - verificar los datos de los documentos. - Verificar los registros contables. - Efectia el proceso contable. - Archiva los documentos. % catia crscnlaioniabbilbiiiis Figura N° 42: Diagrama de Flujo del proceso de préstamos hipotecarios,Organizacién y Procesos Empresariales soup sy 2p esouen we anbouy nd % "eyasosay ap ‘oidg je enures J £-99 Ue 0g #20109 19 Opar 4 ‘eyoH050L op 11S AL 18 woo Ha et eDyuan, yperg ap o1da E -oxda 190 ayer je Hq sopew sive 4 jap ajor je eGanua sas & 90 U2 B00}09 'H) 99 @p euango ‘g7 eULy 4. * eg ‘gd ome Ha Buy ep BS opor is “Sas fed ‘a1 ‘Sol | Oper 1S “SUS A ed “d1 ap 24a} augos eJueqUDS | rep sojep Bayan “99 eqaey sojep eawaR K-99 aqray ‘9p osine |@ opiqjoa» z20 BU (eI S| TS OY RE TIE Pe _ vpuswosai 30 0140 730 souia3uo aq o1da 130 STAVSNOSSIY OIIYNOIDNN s0110389 30 oda as3¢ FIBVSNGdSI ONWNOIONNS sisal oo ele . seca 049929 ap | ; ( i @F9F Fe HO 81 Uod | jesewog aware |@ 99 | __ SouppID ap “oxda ajar Je eau A di ‘id B99 ep | 144 £ SO} [9 EW HO | eBomue &*99 ue £9900 'So1 HO ejerdusoo ‘eq Pol Ig “aygesuodsoy oueu Seg @5 1S "Uy A 0g (e €) » -anide 1g “euuy &] uegonide 4 i o}pun4 |@ anjonnap 109 @ j Ig "ewSIW eI 9p oIpnIse je Ig "Soujeunoop so} op soy F -nwioo ‘egenude os ou 199 IS SO|UaUINIOp $04 ep ‘A jonuco “1 €1 8 se0u01 | i B -eP ejonuos K 99 B| i | -€p ejojuos £ 99 e} aqoey 19 BDYUBA “DO e} eqDeH j -9)91 se, sepiqioes zen eun | TRG. ESS ea ‘so1lg3¥9 30 “O10 130 ‘S0110349 30 140 7130 BTEVSNOdS3Y ORINOIONNS SOLIG3U9 30 3LINO9 JWioN3W09 ALND SEVSNOJSIY OMYNOIONN * ae LL B}OHOS 96 | 4 ossooud ye ezyeuy K “OOVNYOANI B se1oUe:e) ¢ 4 ‘oseooid 9 -nfupa ns £05 ep saeoge, MF enor oun fe en 21 ees £ 99 eHIGeN HO “oun Jo wayeuy & 08 10 0g 201 on 39 A sojeseuoo “sejeuos: ) -00 ‘sajuspsoaue en j 4 Ws eied og je eBanua A ~jonnap pepyeuuoue epajap [o) SeQUareja! eYDIOS ‘sajusp | OG [9 IS “OUI J BjoAUOD | “ } 2] aywe ‘0g ep sojep er '8 ‘soursiu so eayyan sopu ~so9jue eyysiba: ou og ja 1s F ‘BUUOYU! {9 Opiq~a Zar eu) | 5 +8) ‘Oj2aLN09 BISA Opo} 4 -anbas 0g so) 0g jep oqinay 4 mre + SREY ERATE, tia edits ea nea ae a saeea shed aes SOLIGAHD AG OLNAWVLAVdaAG 14d ATA VSNOdSau OFMVNOIONNA SORIVOALOdIN SOWVLSAUd AG OSAOOUd Tad OfN TA AG VWWWUDVIGMartin Flor Romero 262 “sojsvaajodty soumsaad ap osazoad ap ofnyf ap muna8uip ‘7 oN ojdualy :Ep ,N DANS sou 2p ausiioy ap 1soynasoy fy axon pepo te pepmops 2p 772 12 ung 3p oxida pmaianes dS onucrs 24 2p PMNS “dS nd anbo49 HO ouonse4g 3p woroopenbry dT amuonai0s + 08 isvunivinguey ‘soqawinoop s ‘dap exdoo ennjory | enlyore K elqejuo oseooid ; “yang eed ‘osa908d 730 Nid syrie “seeie: Soh + ua 0g epsen6 £ sds ep A Ha Bogan, “SojuaUINo0p ‘9p Soyep exjsiBas ‘sovep NUOD “SdS & di ‘HA ‘ed M ep seidoo eqioes ayer » hb SE avariavinod 30 o1da 740 SISYSNOdSTY ORSYNOIONN vusuos'l 30 OLda camcapungy euanosey 6p ‘dg & : feds Aall Ha ‘ed eran eidog - ep eidoo | 20 | : sad 'so1k dy ep seyeupu ~ HOD AND 12 HO eBenva). @— a ayour id eayose || }¢— “soupgin ep “oid |e ‘Te1susg esouaiag ej e c a Ad sey 9ey HO PA, Ku wuodsip ej £90 ayes £ HO Je eWLy xO po} Is "sojEWNOOP ep So} -Pp BjONUOD K.D5 aque! ajar - { “tnBesy 10 e18 ‘sas eaqunuoo ‘sojuaUs « “soquauinaop fn eaylian ‘9.9 aqi9ey uinOop So} ap sa}ep 100 h 99-aqyDa1 BUBIED - SOTAVOA.LOdIH SONVISAYd Ad OSAIOUd Tad OLN TA Ad VAVAOVIGOrganizacién y Procesos Empresariales . at DEPOSITO Elabora Solicitud de Materiales Recibe duplicado de OC y archiva hasta la recepcion de los materiales. 263 DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESOS PROCESO DE COMPRAS GERENCIA GERENCIA COMPRAS ADMINISTRATIVA GENERAL PROVEEDOR Recibe SM, solicita cotizacién de prove- edores, Emite OC y remite con SM y CP a Ger.administrativ: Gerente recibe SM, Py la Orden de Compra y verifica datos de los mismo} Si todo ok, firma la OC y remite con los demas documentos] al Gerente General Gerente recibe documentos y veri- fica datos. Si todo ok firma OC y remite los Docs... a Compras. Recibe documentos y verifica que estén debidamente autorizados. Remite Original de Orden de Compra al Proveedor Remite duplicado de lOrden de Compra a JAlmacén y archiva SM y PC Recibe Orden de ‘Compra y prepara Pedido, Figura N° 44: Ejemplo de proceso de compras264 DPTO. DE COMPRAS Prepara y remite Legajo de Pagos. Martin Flor Romero DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO PROCESO DE PAGOS A PROVEEDORES GERENCIA GENERAL GERENCIA FINANCIERA DPTO. DE TESORERIA Funcionario Responsable recibe Legajo de Pagos y verifica datos de cada documento. ‘Sr todo est5 correcto, registra datos en el sistema informatico fe imprime Orden de Pago y el Cheque. jerente recibe Legajo Ke Pago, con Orden de Pago y Cheque y verifica datas. Si todo std correcto fiema Jorden de Pago y Cheque! Remite Legajo de ago, con Orden de! ago y Cheque. [Gerente recibe docu- FRemite Legajo de Pago, con Orden de Pago y Cheque al Gerente General. Jdocumentos hasta el [dia de pago. Er dia de pago, efectia} pagos y registra datos len el sistema Informs- ico. Separa document tos pagados yno. Remite originales de lorden de Compra, Nota Jde Recepclén, Factura ly Orden de Pago. Archiva Legajos de Pagos pendientes: y |duplicados de Orden Jde Pago, Autorizacién| Jde compra y Nota de Recepcién. Figura N° 45: Ejemplo de proceso de pagos a proveedores DPTO. DE CONTABILIDAD Recibe documentos de pagos realizados y vetifica datos. Sitoda estd correcto, efectia el proceso contable.TTT edo RECIBE Y CLASIFICA DOCUMENTOS ae Besa GRABA INFORMACIONES DEL DOCUMENTO. We iiccue fee ree PROVEE FOTOGRAFIA Pear pat ee ‘CONTROLA INFORMACIONES DEL. DOCUMENTO PCTs Lee REALIZA FILIACION DEL. SOLICITANTE ae Sra EMITE EL DOCUMENTO. SOLICITANTEPAGA =f EN CAJA (ecachnpaie amas ocala F seein Br CLASIFICA Y VERIFICA : . IMPRESION DACTILAR CONTROLA CALIDAD DEL. DOCUMENTO e Weqccn ee Tees ie SOLICITANTE RETIRA EL DOCUMENTO FIN DEL PROCESO, in de documentos a extranjeros. CONTROLA DATOS Y REGISTRA N° DEL DOCUMENTO Figura N° 46: Ejemplo de expedi 3. Otros tipos de diagramas = Diagrama de Gantt El diagrama de Henry Laurence Gantt es otro tipo de grafico que puede ser utili- zado para la planificacion, organizacion y procesos de negocios. intas fases o etapas de un determinado tra- bajo o proyecto, en forma ordenada y ldgica, mediante lineas horizontales trenadas y ordenadas de acuerdo con la secuencia de las operaciones, es decir, con forme a or fen de ejecucién; y en columnas verticales los respectivos periodss utiizado 0 ae ae beran ser utilizados para la ejecucién de cada fase o etapa. i“ ‘em pos expresados en horas, dias calendario, dias habiles, meses, pl - 7 «aa istribuci iempo para las distintas fases el proyecto lepen era le Sefumen hide ronat r del tiempo total que se dispone para la realizacion del mismo. (Ver figura No 47). En este diagrama se indican las di:Martin Flor Romero 266 ~ N° | FASES DEL PROYECTO ENE- | FE- MAR- | ABRIL | MAYO | JUNIO RO__| BRERO | ZO 1 __| PLANIFICACION DE TAREA [2 [RECOLECCION DE Datos 3 | ANALISIS DE DATOS 4 __ | FORMULACION DE LA PROPI 3 | PRUEBA O EXPERIMENTACION DE LA PROPUESTA 6 ENTACION DEL NUEVO 0 7 _ | PRESENTACION DEL INFORME FINAL 8 __[ CONTROL ULTERIOR _L Figura N° 47: Ejemplo del grdfico de Gantt. intético de representacién de diferentes situaciones El grafico de Gantt constituye un medio expresivo y si ara un mejor control de la ejecucién de los mismos. de trabajo, permitiendo la separacién de las partes pi Asi, una vez calculado el tiempo aproximado para la realizacién de un determinado trabajo o proyecto, y conociendo los posibles periodos de inactividad, debido a situaciones diversas (eventos), se pueden lograr con mayor facilidad y precision los objetivos planteados, mediante la programacidn del trabajo. Ademiés, facilita la verificacién del avance de las actividades previstas en el cronograma, a los efectos de detectar y corregir, en el momento oportuno, cualquier anomalia que pudiera afectar o impedir el cumplimiento del plan trazado. El diagrama de Gantt puede ser presentado de diferentes formas, conforme al criterio profesional de quienes lo utilizan y a las exigencias de los diferentes problemas a los que deberan ser aplicados. En la figura N2 48, se ilustra otra forma de presentacidn del grafico de Gantt. FASES DEL PROYECTO, FEBRERO_| MARZO FORMULACION DEL PROGRAMA ANALISIS DEL PROGRAMA APROBACION DEL PROGRAMA ELABORACION DE FORMULARIOS DISTRIBUCION DE MATERIALES Y CAPACITACION DEL PERSONAL REVISION DEL PROGRAMA ENTREGA DE LA INFORMACION EVALUACION FINAL Figura N’ 48: Otra forma de presentacién del diagrama de Gantt.S| + 267\ Organizacién y Procesos Empresariales = Diagrama de procesos varios El lagramns de procesos varios es otro tipo de representacion grafica mediante el cual se puede representar las secuencias de los pasos de cualquier tipo de proceso o procedi- miento, utilizando los mismos signos que los fluxogramas o diagramas de flujos. Este tipo de diagrama puede ser utilizado Para representar las secuencias de los pasos de un proceso de produccién, de comercializacién y/o administrativo. Es importante sefialar que la utilizacion de los diferentes tipos de diagramas depende de situaciones especificas. Ademés, deben ser disefiados por técnicos altamente especializa- dos para que puedan cumplir con su objetivo. En la figura N° 49, se ilustra una forma de representacién del diagrama de procesos varios. Candidatos Potenciales Reclutamiento Candidatos que se Presentan 4 Entrevistas } No > Requisitos Basicos Pruebas Psicotécnicas | Calificacién Positiva No Archivos si No Aptos Or Demanda Inmediata si “Oo | P Archivo Temporal Q © Llamado (es) Examen Médico t No sm t © Fichaje Proceso + ® Capacitacién t Incorporacién Personal en Servicio Figura N° 49: Ejemplo de diagrama de procesos varios.268 Cuestiones para debate 1. Qué es un diagrama de flujo de procesos? 2. éCudles son las ventajas de los diagramas de flujo de procesos? 3. &Por qué es importante utilizar la descripcién narrativa con el grafico en los trabajos de Organizacién y Procesos, si se utilizan los fluxogramas 0 flujogramas tradicionales? 4. éQué es un fluxograma o flujograma? Explicar y ejemplificar el fluxograma vertical 0 grafico vertical de secuencia de pro- cesos. 6. Explicar y ejemplificar el fluxograma horizontal o grafico horizontal de secuencias de procesos. 7. éQuées un diagrama de flujos? Explicar y ejemplificar los diferentes formatos. 8. Explicar y ejemplificar el uso del diagrama de Gantt y del diagrama de procesos va- trios.