REGISTRO DE PODERES

ANTECEDENTES HISTÓRICOS:
 Antes de 1934, El Archivo General de Protocolos fue creado según Decreto
257 que contenía la “Ley Orgánica y Reglamentaria del Poder Judicial”
emitida durante el gobierno del General Justo Rufino Barrios. Inicialmente,
fue creado para que en él se depositaran los tomos de protocolos de
notarios fallecidos, notarios que fallecieran a partir de la emisión de dicho
decreto, notarios suspendidos en el ejercicio de la profesión y notarios que
se encontraran radicando fuera del país.
 La legislación notarial puesta en vigor por parte del gobierno de Justo
Rufino Barrios, estuvo vigente en nuestro país por mucho tiempo, siendo el
Decreto No. 271 uno de los cuerpos legales que presenta tal característica,
al que casi ninguna reforma se le hiciera, hasta que fue abrogada por una
nueva Ley de Notariado durante el gobierno del General Jorge Ubico,
Decreto No. 1563 del 20 de agosto de 1934.
 El 8 de octubre de 1935, el General Jorge Ubico promulga una segunda Ley
Notarial, según Decreto No. 1744; en el cual el capítulo decimoquinto es
dedicado al Archivo General de Protocolos en los artículos del 60 al 64. Se
establece que el Archivo a partir de esa fecha pasa a ser dependencia de la
Corte Suprema de Justicia y no de la Presidencia del Organismo Judicial,
como lo legislaba la Ley Notarial derogada.
 En los años de 1974 al 2004, la inscripción de poderes se realizó por medio
de tarjetas de cartulina, archivadas en orden alfabético, en las cuales se
transcribían los siguientes datos: nombre del notario autorizante, número
del instrumento público y el lugar de otorgamiento; así como los nombres
de los otorgantes. Por ser tan poco práctico este procedimiento, en los
primeros meses del año dos mil cuatro, se realizó una visita a Perú y
Panamá con el propósito de realizar un estudio analítico-comparativo de los
registros que existen en dichos países; el cual sirvió como base en el
diseño del programa operativo del Registro Electrónico de Poderes.
 Como es el procedimiento, en todo proyecto que desee realizarse en el
Organismo Judicial, el doce de agosto del año dos mil cuatro se realizó la
presentación oficial a la Presidencia de dicho organismo de la aplicación del
programa para la ejecución del Registro Electrónico de Poderes. Con la
aprobación de la Presidencia del Organismo Judicial, se logró la
implementación del Registro Electrónico de Poderes, mediante acuerdo 38-
200416 el cual entró en vigencia el uno de septiembre de dos mil cuatro,
siendo a partir de esta fecha que se da la conversión de un sistema manual
a un sistema electrónico.
 El Decreto No. 314 del Congreso de la República es el que actualmente nos
rige, el cual regula en el título XI lo referente al “Archivo General de
Protocolos”.102 Base Legal El Archivo General de Protocolos es una
dependencia de la Presidencia del Organismo Judicial que de conformidad
con el artículo 78 del Código de Notariado, le corresponde registrar los
mandatos judiciales, recibir y conservar los expedientes extrajudiciales de
jurisdicción voluntaria, los testimonios especiales de las escrituras públicas
autorizadas por los Notarios del país y los Protocolos que en él se
depositen por fallecimiento, impedimento o ausencia del Notario respectivo.
Entre los servicios que presta, al público en general y que son de suma
importancia también para los Notarios, tenemos:
 Registro de poderes y sus modificaciones
 Expedición de certificaciones
 Asesoría
 Información.

DEFINICIÓN:
Es la oficina Pública cuya función es revisar, inscribir, anotar, cancelar, emitir
certificaciones, entre otras tareas; dejando constancia de lo realizado. Su objetivo
directo e inmediato de la inscripción de poderes es el testimonio del instrumento
público.
son inscribibles, ya que por regla general lo son únicamente aquellos que
determinan efectos de carácter jurídico personales, en el campo de mandatos y/o
sus modificaciones, entre los cuales tenemos:
1. Testimonio de escritura pública que contenga contrato de mandato y/o sus
modificaciones de naturaleza unilateral (en virtud de que la aceptación del
mandato por parte del mandatario puede darse en forma tácita. Artículo 1,687 del
Código Civil);
2. Testimonio de escritura pública que contenga contrato de mandato y/o sus
modificaciones de naturaleza bilateral;
3. Testimonio de acta de protocolización del contrato de mandato y/o sus
modificaciones provenientes del extranjero;
4. Solicitud de parte interesada con firma legalizada para la cancelación de una
inscripción por fallecimiento o interdicción del mandante o mandatario;
5. Solicitud de parte interesada con firma legalizada para la cancelación de una
inscripción por disolución, novación o fusión de la persona jurídica que lo hubiere
otorgado;
6. Resolución judicial que ordene la cancelación de una inscripción por nulidad o
falsedad declarada.

PRINCIPIOS DEL REGISTRO DE PODERES:

PRINCIPIO DE ROGACIÓN
PRINCIPIO DE LEGALIDAD
PRINCIPIO DE PUBLICIDAD
PRINCIPIO DE INSCRIPCIÓN
PRINCIPIO DE CORRELATIVIDAD
PRINCIPIO DE INSUBSANABILIDAD
PRINCIPIO DEL TRACTO SUCESIVO O CONTINUO.

PRINCIPALES LEYES APLICABLES

La Constitución Política de la Republica de Guatemala.
Código Civil.
Código de Notariado.
Ley del Organismo Judicial.
Ley de timbres Fiscales y Papel Sellado Especial para Protocolos.
Acuerdo No. 38-2004 de la Corte Suprema de Justicia, ley de su creación
Acuerdo12-2002 de la CSJ Arancel de cobro de honorarios por servicios y su
modificación Acuerdo 16-2009 Que elimina el cobro del IVA por sus servicios.

SERVICIOS QUE PRESTA

1. registro de poderes y sus modificaciones
2. expedición de certificaciones.
3. asesoría.
4. información.

QUE SE INSCRIBE EN EL REGISTRO DE ELECTRÓNICO DE

PODERES

 Poderes autorizados en la república

 Poderes provenientes del extranjero

 Modificaciones, prorrogas, revocaciones, sustituciones y cancelaciones de

los anteriores.
Para la realizar la inscripción de cualquiera de los documentos que contienen los
actos jurídicos antes mencionados, deberá presentarse el testimonio respectivo y
si se tratase de un poder otorgado en el extranjero deberá presentarse el
testimonio del acta de protocolación y sus pases de ley.

PASOS A SEGUIR EN EL REGISTRO DE PODERES

Requisitos de los documentos inscribibles:
Los requisitos de los testimonios o documentos inscribibles son los que a
continuación se detallan:
REQUISITOS DE FORMA
Una de las formas en que una persona puede contratar y obligarse es por medio
de escritura pública, como lo indica el Artículo 1,574 del Código Civil y es la forma
de contratación que nos interesa, puesto que el contrato de mandato es solemne y
como tal debe hacerse constar en escritura pública como requisito esencial para
su validez, lo anterior atendiendo a lo prescrito por el Código Civil que en su parte
conducente establece que los contratos que tengan que inscribirse en los
registros, cualquiera que su valor, deberán constar en escritura pública; y el
contrato de mandato debe constar en escritura pública como requisito esencial
para su existencia... Artículos 1,576 y 1,687. En vista de la normativa señalada el
contrato de mandato otorgado en forma distinta, (es decir en un documento
privado), sería nulo, conforme el Artículo 1,301 del Código Civil que prescribe que
hay nulidad absoluta en un negocio jurídico... por la ausencia o no concurrencia de
los requisitos esenciales para su existencia. Los mandatos otorgados en el
extranjero para ser ejercidos en Guatemala, se rigen por las formalidades externas
del lugar en donde el mandato es otorgado (Artículo 29 de la Ley del Organismo
Judicial), no así en cuanto a su objeto y contenido, ya que en este caso se rigen
por las leyes de Guatemala como lo establece el Artículo 1,700 del Código Civil. El
documento proveniente del extranjero debe seguir una serie de pasos o
encadenamiento de legalizaciones que culminan con la del Ministerio de
Relaciones Exteriores de Guatemala, observándose además si el documento
contiene pasajes en otro idioma debe ser traducido al español por un traductor
jurado guatemalteco o por dos personas conocedoras del español y del idioma
extranjero, bajo juramento y con legalización notarial de firmas, tal como lo señala
el Artículo 37 de la Ley del Organismo Judicial. Posteriormente, el documento que
contiene el mandato debe ser protocolado por un notario en Guatemala y el
testimonio del acta de protocolización debe ser inscrito en el Registro de Poderes.
Una de las modalidades que contempla la Ley del Organismo Judicial es la
facultad que tiene un notario guatemalteco hábil, de autorizar actos y contratos en
el extranjero que vayan a surtir sus efectos en la república. En este sentido los
documentos no necesitan los pases de ley, únicamente se protocolizan y se
inscriben en el Registro de Poderes y de ser necesario en el Registro Mercantil.
Otra formalidad esencial del contrato de mandato y a la cual se hizo referencia
anteriormente, es que para que surta efectos el contrato de mandato es necesario
inscribir el testimonio en el Registro de Poderes que se lleva en el Archivo General
de Protocolos, como lo establece el Artículo 189 de la Ley del Organismo Judicial
en su parte conducente que establece: “....El mandato debe conferirse en escritura
pública para los asuntos que se ventilen en forma escrita y su testimonio deberá
registrarse en el Archivo General de Protocolos de la Presidencia del Organismo
Judicial y en los registros que proceda conforme a la ley.” Así también el Artículo
338 del Código de Comercio establece en su parte conducente que “aparte de los
hechos y relaciones jurídicas que especifiquen las leyes, es obligatorio el registro
de los siguientes: 1)...el otorgamiento de mandatos por cualquier comerciante,
para operaciones de su empresa;...”. Además de lo anterior, debe tomarse en
cuenta las formalidades que se deben observar en el protocolo y en los
instrumentos públicos en general, contenidos en los Artículos 13, 14, 29 y 31 del
Código de Notariado.
REQUISITOS DE FONDO.
En este apartado se tiene que tomar en cuenta que hay dos clases de nulidades,
del negocio jurídico y del instrumento público. La primera se da cuando su objeto
sea contrario al orden público o contrario a las leyes prohibitivas expresas, y por la
ausencia o no concurrencia de los requisitos esenciales para su existencia, como
lo establece el Artículo 1,301 del Código Civil. Y la segunda, consiste en que hay
nulidad cuando al acto jurídico le falta alguno de sus elementos esenciales para su
validez, que son para todos los actos, capacidad legal del sujeto que declara su
voluntad, consentimiento que no adolezca de vicio, y objeto lícito. (Art. 1,251 del
Código Civil)

Registro Electrónico de Poderes

INSCRIPCIÓN O MODIFICACIÓN DE PODERES
A. PRIMER INGRESO Y REINGRESO DEL TESTIMONIO
PRIMER INGRESO
1. Las fotocopias del testimonio deben presentarse legibles, completas con
carátula notarial o en fólder. Artículo 66 del Código de Notariado.
2. Todas las hojas del testimonio deben estar numeradas, firmadas y selladas por
el notario que lo compulse. Artículo 70 del Código de Notariado.
3. En la razón del testimonio indicar el número de hojas de las que se compone,
persona a quien se extiende, el lugar y fecha en que se compulsa. Artículo 70 del
Código de Notariado.
4. Impuesto fiscal, poderes: Artículo 5 numeral 8 Dto. 37 – 92 del Congreso de la
República de Guatemala. Poderes generales en la primera hoja del testimonio:
Q10.00; poderes especiales en la primera hoja del testimonio: Q 2.00
5. En los poderes o mandatos judiciales NO se paga impuesto fiscal. Dictamen
SAT de fecha 23 de enero de 2001.
6. Indicar en la razón del testimonio el monto de impuesto fiscal y citar el número
de cada uno de los timbres fiscales que utilice. Artículo 19 del Dto. 37 – 92 del
Congreso de la República de Guatemala.
7. EN PROTOCOLIZACIONES de poderes o mandatos provenientes del
extranjero cubrir el impuesto con timbres fiscales en el documento original, dando
fe el (la) notario (a) de tal circunstancia. Artículos 38 y 41 de la Ley del Organismo
Judicial y el 16 numeral 2° del Dto. 37 – 92 del Congreso de la República de
Guatemala.
8. Adherir un timbre fiscal de Q.0.50 para la razón del registro. Artículo 5 numeral
3° del Dto. 37 – 92 del Congreso de la República de Guatemala.
9. Si se compulsa mediante el sistema de transcripción, el testimonio de un
mandato proveniente del extranjero, deberán transcribirse en su totalidad los
documentos que lo integran; y al presentarlo para su registro, deberá acompañar
fotocopia de los documentos que se protocolizaron.

PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN DE UN PODER EN EL REGISTRO

MANUAL
1. Revisión del poder en la ventanilla que se le da ingreso y se procede a la
verificación de los requisitos mínimos. Posteriormente se continúa con el
procedimiento de la siguiente forma: a) si llena los requisitos se le da ingreso: se le
asigna un número que se coloca tres veces: el primero en la hoja principal del
testimonio, el segundo en la hoja que se acompaña al testimonio y el tercero en el
recibo. b) Si no llena los requisitos se explica al usuario y se suspende la
recepción del mismo.
2. Distribución de los documentos en forma equitativa por los operadores.
3. El operador revisa aspectos de forma y de fondo que contiene el testimonio,
previo a llenar la tarjeta de registro y si llena dichos requisitos, anota en la tarjeta
los siguientes datos: • Nombre del mandante • Nombre del mandatario • Numero
de escritura y fecha de la misma • Nombre del notario • Clase del poder • Fecha de
inscripción En caso de omisión de algún requisito el operador suspende la
operación y se devuelve el poder.
4. El documento ya operado pasa a revisión.
5. Después de revisado, pasa a firma.
6. Se lleva a la ventanilla de devolución de poderes, en donde será ordenado en
forma numérica, colocando los sellos respectivos y del funcionario que firmo el
documento.
PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN DE UN PODER
El procedimiento de inscripción de un poder se resume en las siguientes etapas:
Primera etapa
a) Se procede a una revisión previa del documento y elaboración del recibo de
pago correspondiente, esta función comprende una revisión de requisitos formales
del poder verificándose lo siguiente: pago del timbre fiscal; testimonio
debidamente numerado, firmado y sellado por el notario autorizante; cotejándose
datos de la razón con el testimonio, así como la confrontación de la firma del
notario autorizante en el documento y la que el mismo tiene inscrita en el Registro
Electrónico de Notarios.
b) Si el poder reúne los requisitos necesarios se elabora el recibo 220-C, para que
se efectúe el pago correspondiente el cual es de Q.117.60 según el acuerdo de
tarifas número 12-2002 de la Corte Suprema de Justicia.
Segunda etapa
c) Una vez satisfechos los requisitos anteriores se procede al ingreso de datos al
sistema electrónico, en donde se realizan las funciones siguientes: se busca e
ingresa al sistema el nombre del notario autorizante del mandato; los datos del
recibo de pago efectuado; y automáticamente se asigna el número que
corresponda a dicho documento, identificándose de esta manera el poder, para
que el usuario pueda retirarlo con base en el número asignado.
Tercera etapa
 d) En esta fase se procede a distribuir y trasladar el documento al operador, el
cual ha sido asignado automáticamente, El operador es el encargado de ingresar
la información siguiente al sistema: 1. fecha 2. lugar 3. clase de mandato 4. plazo
5. nombre del mandante 6. nombre del mandatario 7. facultades que se otorgan
Posteriormente procede a trasladarlo a la asesoría jurídica para su revisión.
Cuarta etapa
e) La asesoría jurídica cuenta con profesionales abogados y notarios, quienes se
encargan de revisar que los poderes reúnan los requisitos de forma de los
instrumentos públicos, así como el cotejar los datos ingresados al sistema por el
operador, es decir, es en esta etapa cuando se produce la calificación registral. Si
de la revisión correspondiente se determina que el poder no cumple con los
requisitos formales se ordena su suspensión y devolución. Posteriormente es
trasladado a la fase de firma digital, para la impresión y asignación de número de
registro del mandato.
Quinta etapa (firma registral):
f) Esta etapa es puramente operativa, ya que, en la misma, se imprime la plantilla
y automáticamente se le asigna el número correlativo de registro al poder, y será
este número el que identifique al poder, y el con este número se operaran todas
las modificaciones que sufra el mismo. Esta etapa se divide en dos fases:
1. impresión de la plantilla para firma: y
2. autorización del número de registro.
Sexta etapa
g) Una vez impresa la plantilla de inscripción o la boleta de suspensión, se
procede a trasladar el documento a firma y sello del director, para que finalmente
sea trasladado a ventanilla de devolución en donde el usuario retira el documento.

INSCRIPCIÓN DE MANDATOS
 Testimonio original del mandato y su duplicado debe venir firmado y
sellado en original por el notario debidamente inscrito
en el Registro Electrónico del Archivo General de Protocolos del
Organismo Judicial.
 Timbre fiscal de Q.0.50, para la razón registral. (Engrapado al folder)
 Si el mandato fue otorgado en el extranjero debe contener el trámite
de la Apostilla.
 La documentación antes descrita deberá ser presentada en 2 folder
tamaño oficio, uno para la documentación original y otro para el
duplicado.
 Todo el expediente debe venir engrapado.
 Pago de arancel Q.75.00

UBICACIÓN Y CONTACTOS DEL REGISTRO DE PODERES

  
UNIDAD TELÉFONO
 

Módulo de Información 2290-5112  

 
2290-5107
Registro de Notarios
2290-5110
 

2290-5128  
Registro de Poderes
2290-5130
 

2290-5135  
Testimonios Especiales y Microfilmación
2290-5117
 

Plicas 2290-5150  

 
Expedientes de Jurisdicción Voluntaria 2290-5136
 
2290-5124
Correspondencia Oficial  
2290-5134
 
Delegación Colegio de Abogados y Notarios 2290-5151
 

2290-5108  
Supervisión Notarial
2290-5115
 

2290-5103  
Secretaría General
2290-5104
 

2290-4444  
Protocolos
Santa RosaNotariales Ext. 4458,4467,4441
4654-0687
 
El Progreso 5322-5061
 

Izabal 7948-5170  y 7952-4819

Esto nos da a entender que el Registro de Poderes es descentralizado, ya que

dispersa funciones, poderes, personas o cosas fuera de una ubicación o autoridad
central.