El Administrador

EL ADMINISTRADOR
¿Qué hace un administrador?
De acuerdo con la teoría académica establecida, la labor del administrador se podría sintetizar
en las funciones que componen el proceso administrativo: planeación, organización,
dirección y control.
El administrador es la persona encargada de la planeación, organización, dirección y

control de actividades en una institución, maneja óptimamente los recursos materiales,
humanos financieros y tecnológicos que le son confiados, con la finalidad de conseguir los
objetivos que la institución previamente se ha fijado. (Juárez, p.21)
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Drucker (1963, p.54) al plantearse la pregunta ¿Cuál es el trabajo del
administrador? encontró que:
El trabajo del administrador consiste en dirigir los recursos y esfuerzos de la organización

hacia las oportunidades que le permitirán obtener resultados económicamente
significativos. Suena trillado y lo es. Pero, cada análisis de asignación efectiva de recursos y
esfuerzos que he visto o hecho, en diversos negocios, mostró claramente que la mayor parte
del tiempo, el trabajo, la atención y el dinero va primero a los «problemas» en lugar de a las
oportunidades, y, en segundo lugar, a las áreas donde incluso desempeños
extraordinariamente exitosos tendrán un impacto mínimo en los resultados.
Mintzberg (1975, pp. 4-8) identificó 10 roles a través de los cuales describe el trabajo del
administrador, la actividad del administrador mientras ejecuta estos roles se encuentra entre
la reflexión (piensa, evalúa, analiza) y la acción (participa, asigna, decide), relacionándose con
los demás, al interior y hacia afuera de la organización, la unidad de negocio, el área o el
departamento, según su nivel. Dichos roles se integran en 3 categorías: interpersonales,
informativos y decisorios.
a. Roles interpersonales. Son tres los roles del administrador que surgen directamente
de la autoridad formal e involucran relaciones interpersonales básicas:
1. El administrador como cabeza visible de la organización. Como cabeza de una
unidad organizativa, todo administrador debe realizar algunas funciones
ceremoniales. El presidente da la bienvenida a los dignatarios de turismo. El capataz
asiste a la boda de un operario. El gerente de ventas almuerza con un cliente
importante. Estos deberes pueden ser a veces rutinarios, no implican toma de
decisiones importantes ni una comunicación demasiado formal. Sin embargo, son
importantes para el buen funcionamiento de una organización y no pueden ser
ignorados.
2. El administrador como líder. Los administradores son responsables del trabajo de
la gente de su unidad. Sus acciones en este sentido constituyen el papel de líder.
Algunas de estas medidas implican liderazgo directo, por ejemplo, en la mayoría de
las organizaciones los gerentes son normalmente responsables de la contratación
y la formación de su propio personal. Además, está el ejercicio indirecto de la función
de líder. Por ejemplo, cada gerente debe motivar y alentar a los empleados, la
conciliación de alguna manera sus necesidades individuales con las metas de la
organización.
3. El administrador como enlace. En este rol el administrador hace contactos fuera
de la cadena vertical de mando. Los directivos pasan tanto tiempo con sus
compañeros y otras personas fuera de sus unidades como lo hacen con sus propios
subordinados y muy poco tiempo con sus propios superiores.
b. Roles informativos. Procesar información es una parte clave del trabajo del
administrador, actuando como receptor, aglutinador y/o transmisor.
4. El administrador como receptor de información. El administrador, como monitor,

está analizando constantemente el entorno para obtener información, esto se da en
gran parte como resultado de su red de contactos personales. Una buena parte de
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la información que el gerente acumula en este rol le llega en forma verbal, a menudo
como chisme, rumor o especulación.
5. El administrador como difusor de información. En el papel de divulgador, el
administrador distribuye información privilegiada directamente a los subordinados,
quienes de otra manera no tendrían acceso a ella. Cuando los subordinados no
tienen la posibilidad de contactarse fácilmente entre ellos, el gerente sirve como
puente entre ellos.
6. El administrador como portavoz. En el papel de vocero, el administrador envía
información al exterior de la organización. Un presidente hace un discurso para
presionar por una causa organizacional, un supervisor sugiere a un proveedor una
modificación de un producto o de las condiciones de entrega.
c. Roles decisorios. La toma de decisiones es intrínseca a la labor del administrador, los
restantes cuatro roles giran en torno a ella.
7. El administrador como emprendedor. Como empresario busca mejorar su unidad

(o la organización como un todo), para adaptarla a las condiciones cambiantes del
entorno. Esto se da a través del desarrollo de nuevos productos, nuevas formas de
realizar procesos claves, reorganizaciones de un departamento o
reestructuraciones corporativas, fusiones o adquisiciones y campañas de relaciones
públicas, entre otras.
8. El administrador como controlador de perturbaciones. Los problemas, las crisis,
son factores que deben ser tenidos en cuenta y deben saberse manejar. En este rol
el administrador busca hacer que los retos y problemas que enfrenta la organización
o su área, sean tomados de la mejor manera por su equipo y que las transiciones
sean tan positivas como puedan serlo.
9. El administrador como asignador de recursos. En este rol decidirá quién recibirá
qué, en términos de recursos, humanos, financieros y de cualquier otro tipo,
incluyendo su propio tiempo.
10. El administrador como negociador. Sea que trate de conseguir un nuevo cliente,
un nuevo empleado o intente terminar un contrato con un proveedor, el
administrador siempre estará negociando en la búsqueda por lo mejor para su
unidad, su departamento, su sucursal o la organización entera.
Drucker (p.275), por su parte, estableció que son cinco las tareas que componen la labor de
un administrador: establece objetivos, organiza, motiva y comunica, mide y por último,
desarrolla a su gente.
1. Establecer objetivos. El administrador fija metas para cada área, las comunica a
aquellas personas cuya participación es requerida para lograrlas y decide qué hay que
hacer para cumplirlas.
2. Organizar. El administrador analiza las actividades, decisiones y relaciones
necesarias. Clasifica el trabajo, lo divide en actividades manejables y las clasifica en
puestos de trabajo manejables. Agrupa estas unidades y puestos de trabajo en una
estructura organizacional. Además selecciona personas para la gestión de estas
unidades y para los puestos de trabajo claves.
3. Motivar y comunicar. El administrador hace de su gente un equipo. Lo hace a través
de la práctica y en sus relaciones con las personas con quienes trabaja; lo hace
mediante sus «decisiones sobre personas», decisiones sobre remuneración, ubicación
y ascensos; lo hace a través de una comunicación constante, desde y hacia sus
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subordinados, desde y hacia sus superiores, y desde y hacia sus colegas.
4. Medir. El administrador establece criterios e índices, pocos factores son tan
importantes para el desempeño de la organización y de quienes la conforman. Se
encarga de que cada persona conozca las medidas de desempeño de toda la
organización y, al mismo tiempo, las de su función y así le ayuda a cumplirlas. Analiza,
evalúa e interpreta el rendimiento y como en todas las otras áreas de su trabajo,
comunica el significado de las medidas y sus resultados a sus subordinados, a sus
superiores, y a sus colegas.
5. Desarrollar a su gente y a él mismo. Con el ascenso del trabajador del conocimiento,
esta tarea ha adquirido una mayor importancia. En una economía del conocimiento, las
personas son el activo más importante de la organización y le corresponde al
administrador desarrollarlas.
Perfil del administrador: habilidades y competencias
Katz (pp. 6-18) planteó la existencia de tres tipos de habilidades esenciales para que el
administrador pueda ejecutar eficazmente el proceso administrativo:
1. Habilidad técnica. Consiste en utilizar los conocimientos, métodos, técnicas y equipos

necesarios para la realización de sus tareas específicas a través de su instrucción,
experiencia y educación.
2. Habilidad humana. Consiste en la capacidad y el discernimiento para trabajar con
personas, comprender sus actitudes y motivaciones y aplicar un liderazgo eficaz.
3. Habilidad conceptual. Consiste en la habilidad para comprender las complejidades de
la organización global y en el ajuste del comportamiento de la persona dentro de la
organización. Esta habilidad permite que la persona se comporte de acuerdo con los
objetivos de la organización total y no apenas de acuerdo con los objetivos y las
necesidades de su grupo inmediato.
Robbins y De Cenzo (p.13) agregan a las tres habilidades esenciales, propuestas por Katz,
una cuarta:
4. Habilidad política. Capacidad para mejorar la posición personal, sentar una base de
poder y establecer los contactos correctos. Los gerentes que tienen buenas habilidades
políticas suelen ser mejores para conseguir recursos que aquellos que no las poseen.
También obtienen evaluaciones más altas y logran más ascensos.
Además, estos mismos autores, plantean seis conjuntos de conductas que explican poco más
del 50% de la eficacia de un gerente, las denominan habilidades específicas y son:
1. Controlar el entorno de la organización y sus recursos. Capacidad para emprender

acciones y llevar la delantera para hacer cambios en el entorno. Implica fundamentar
las decisiones relativas a los recursos en un marco de conocimiento claro, actualizado
y exacto de los objetivos de la organización.
2. Organizar y coordinar. Consiste en organizar las cosas en torno a las tareas y, a partir
de ahí, coordinan relaciones de interdependencia entre las tareas, cuando procede.
3. Manejar información. Comprende el uso de los canales de comunicación e
información para identificar problemas, entender los cambios del entorno y tomar
buenas decisiones.
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4. Propiciar el crecimiento y el desarrollo. A través del aprendizaje constante el
administrador propicia su crecimiento y desarrollo personal así como los de su gente.
5. Motivar a los empleados y manejar conflictos. A través del refuerzo positivo generan
en su gente ganas de realizar su trabajo y eliminando conflictos inhiben posibles
problemas que minen la motivación.
6. Resolver problemas estratégicos. Asumen responsabilidad de sus decisiones y se
aseguran de que los subalternos apliquen debidamente sus habilidades para tomar
decisiones.
La American Management Association (p.2) ha establecido 4 habilidades/competencias clave

que debe tener el administrador:
1. Pensamiento crítico y resolución de problemas. La capacidad de tomar decisiones,

resolver problemas y tomar las medidas adecuadas;
2. Comunicación efectiva. Habilidad para sintetizar y transmitir sus ideas, tanto en forma
escrita como oral;
3. Colaboración y trabajo en equipo. La capacidad de trabajar de manera efectiva con
los demás, incluidos los de grupos diversos y con puntos de vista opuestos;
4. Creatividad e innovación. La capacidad de ver lo que no está ahí y hacer que algo
suceda.
Drucker (2004, p.3), en otro de sus magistrales escritos, indicó que los gerentes eficaces
siguen ocho reglas sencillas:
1. Preguntan qué hay que hacer

2. Preguntan: ¿es esto lo correcto para la empresa?
3. Trazan un plan de acción
4. Asumen responsabilidad por las decisiones
5. Asumen la responsabilidad de comunicar
6. Se centran en las oportunidades
7. Hacen reuniones productivas
8. No piensan ni dicen «yo», piensan y dicen «nosotros».

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¿Qué hace un administrador?

El administrador es la persona encargada de la planeación, organización, dirección y

El trabajo del administrador consiste en dirigir los recursos y esfuerzos de la organización

4. El administrador como receptor de información. El administrador, como monitor,

7. El administrador como emprendedor. Como empresario busca mejorar su unidad

Perfil del administrador: habilidades y competencias

1. Habilidad técnica. Consiste en utilizar los conocimientos, métodos, técnicas y equipos

1. Controlar el entorno de la organización y sus recursos. Capacidad para emprender

La American Management Association (p.2) ha establecido 4 habilidades/competencias clave

1. Pensamiento crítico y resolución de problemas. La capacidad de tomar decisiones,

1. Preguntan qué hay que hacer

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