Manual de Usuario

Básico
Versión Autores Descripción Cambio
0.1 Primera Versión

Arte Notoria Technologies soluciones integrales a problemas de manejo

informáticos, consultoria especializada, infraestructura administrada
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Tabla de Contenido
Introducción al Sistema de Gestión Documental lemegeton.....................................................................3
1. Ingreso a lemegeton.........................................................................................................................3
2. Opciones Generales del Sistema......................................................................................................4
2.1. Buscar.......................................................................................................................................4
2.2. Ayuda........................................................................................................................................4
2.3. Info...........................................................................................................................................4
2.4. Créditos.....................................................................................................................................4
2.5. Estadísticas...............................................................................................................................5
2.6. Cerrar........................................................................................................................................5
3. Funciones del Sistema......................................................................................................................5
3.1. Menú Principal.........................................................................................................................5
3.2. Radicación................................................................................................................................6
3.3. Carpetas....................................................................................................................................7

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Introducción al
Sistema de Gestión Documental
Lemegeton
En el presente capítulo se presentan los primeros pasos para un usuario que comienza a usar el Sistema de
Gestión Documental lemegeton. Se describe el ingreso, el ambiente general de trabajo y las diferentes
funcionalidades básicas de la herramienta.

1. Ingreso Para ingresar a la herramienta de Gestión Documental Lemegeton se

requiere:
✔ Navegador Web: El sistema está desarrollado en ambiente Web con estándares W3C, por lo
tanto se recomienda usar Mozilla Firefox a cambio de Internet Explorer, con la dirección o ruta
indicada.

Ilustración 1: Ingreso al Sistema

✔ Nombre de usuario y contraseña: Ingrese sus datos en la pantalla de inicio.

◦ Si no recuerda la contraseña, debe informar al área responsable para restaurarla y poder
ingresar.
◦ Si su instalación es nueva es posible que admon/admon o admin/admin funcione para
iniciar.

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◦ Tenga en cuenta que, por seguridad, luego de 15 minutos de inactividad la sesión se cerrará
y deberá iniciar nuevamente la sesión en el sistema.

2. Opciones Generales del Sistema

Una vez ha ingresado encontrará en la parte superior derecha las siguientes opciones.

Ilustración 2: Opciones Generales del sistema

(ilustración creada en balsamiq Wireframes)
2.1. Buscar

La opción Buscar le permitirá realizar una búsqueda rápida de una factura a través del número del
mismo

2.2. Ayuda

A través ingresar al listado de manuales, donde se puede consultar los diferentes procedimientos que se
realizan en el sistema y el listado de plantillas de comunicación, donde se puede descargar, subir,
mover o copiar.

2.3. Info

Se encuentran los datos generales de cada usuario como documento de identificación, fecha de
nacimiento, No. de extensión, correo electrónico, ubicación, piso. Se recomienda tener actualizados sus
datos en el sistema.

2.4. Créditos

Se reconoce el esfuerzo del analista en desarrollo de software que ha colaborado para que la
herramienta crezca y se mantenga.

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2.5. Estadísticas
Permite generar diferentes reportes de los documentos que entran, como facturas, ordenes de servicios
que se procesan y salen de la empresa.
✔ Puede escoger Usuario, Tipo de radicado, facturación, salidas, etc.
✔ La fecha Desde/Hasta corresponde al día en que fueron ingresadas las facturas y documentos.
✔ Verifique el manual de estadísticas para mayor información.

2.6. Cerrar

Es importante, por seguridad, que siempre se asegure que la sesión queda cerrada al finalizar la jornada
laboral.

3. Funciones del Sistema

En el lado derecho del d e s a r r o l l o en todo momento encontrará los diferentes menús con el que
cuenta el sistema : Menú Principal, Radicación y Carpetas.

3.1. Menú Principal

El menú contiene todas las opciones funcionales del sistema dependiendo de los permisos asignados al
usuario:
✔ Administración: Para cambiar algún parámetro de
Ilustración 3: Opciones Funcionales del Sistema
(ilustración elaborada en Balsamiq) operación del sistema.
✔ Envíos: Para hacer llegar tanto factura de compra
como ordenes de servicio a los clientes.
✔ Modificación: Cuando se debe cambiar alguna
información de la factura o documentos. Esto
puede ocurrir porque los datos están incompletos o
incorrectos.
✔ Impresión: Permite marcar en el sistema un
radicado de salida como impreso. Esto se debe
realizar después de imprimir el documento físico.
✔ Anulación: Cuando existe un error para anular por
duplicidad del documento,
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corrección del mismo o el radicado ya no se va a enviar a su destino.

3.2. Radicación

Este menú contiene las opciones que permite el sistema al momento de radicar: Este puede cambiar de
acuerdo a los tipos de radicación de cada entidad y/o empresa, a continuación, se muestran las opciones
por defecto que carga el sistema.
✔ Salida: Registrar en el sistema los documentos que van hacer
entregados a las diferentes entidades y/o empresas.
✔ Entrada: Registrar en el sistema los documentos que llegan y
son entregados a la entidad y/o empresa.
 Correo Electrónico: Desde esta opción se puede enviar
facturación o las ordenes de servicio a los clientes que lo
soliciten

Ilustración 4: Menú de Radicación

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.
Carpetas

Las carpetas son conjuntos de documentos con un factor común, Entrada / Salida. Desde este menú se
pueden ver todos los radicados del usuario en el sistema como Entrada, Salida, Tarjetas de firmas,
Negocios, Circulares y todas las demás transacciones que se han realizado en el sistema referente a los
radicados.

3.2.1. Carpetas Predeterminadas

Las carpetas que vienen por defecto en el sistema contienen los radicados que se han configurado en el
sistema y son creadas para cada nuevo usuario. Estas vienen con su nombre seguido de la cantidad de
radicados existentes entre paréntesis ():
✔ Entrada: Cuando se radica un documento en el área de
correspondencia para una dependencia determinada, el
radicado llega a la carpeta de "ENTRADA" del usuario
responsable de la dependencia destino.
✔ Salida: A esta carpeta llegan todos los registros de radicación
de salida que han sido generados por el usuario como una
Radicación Nueva, y a la cual, se le anexará un documento
para generar la respuesta.
✔ Tarjeta de Firma: A esta carpeta llegan todos los registros de
radicación de entrada que están asociados al tipo documental
Tarjeta de Firmas.

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solo podrá visualizar los documentos que él mismo ha enviado a su jefe pero no podrá realizar
ninguna transacción sobre los mismos.
✔ Carpetas Personales: Son las carpetas creadas por los usuarios mediante el vinculo
“Personales/Nueva Carpeta” para la organización de sus documentos.

3.2.2. Contenido de una carpeta

Todo el contenido de una carpeta, sin afectar de que tipo es, se muestra un listado de radicados
correspondiente. Ejemplo: Si escoge la carpeta de entrada y en ella se muestra un listado de todos los
radicados de entrada correspondientes en este momento.

3.2.3. Contenido de un Radicado

En el listado de una carpeta puede escoger un radicado. Al presentarse este radicado, se cuenta con 4
pestañas con información relevante como se muestra a continuación:

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