CONCEPTOS BÁSICOS QUE DEBEMOS SABER PARA LA PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO DE

EFECTIVO O DE CAJA.

La preparación del presupuesto de caja debe prepararse de manera cuidadosa ya que por estar
ligado con datos basados en pronósticos, no son totalmente confiables, por ello las decisiones que
tomen los administradores financieros estarán sujetas a la información que este presupuesto
arroje.

El presupuesto de caja suministra cifras que indican el saldo final en caja, este puede determinar si
en el futuro la empresa enfrentará un déficit o un excedente de efectivo. También permite que la
empresa programe sus necesidades de corto plazo, para obtener flujos positivos de efectivo. El
departamento financiero de la empresa planea permanentemente los posibles excedentes de caja
como sus déficits, al contar con esta información, el administrador toma las decisiones adecuadas
en cuanto a situaciones de sobrantes para inversión o por el contrario si hay faltante debe buscar
los medios para obtener financiamiento en el corto plazo.

Los factores fundamentales en el análisis del presupuesto de caja se encuentran en los pronósticos
que se hacen sobre las ventas, los que se hacen con terceros y los propios de la organización,
todos los inputs y outputs de efectivo y el flujo neto de efectivo se explicarán a continuación sus
planteamientos básicos.

El Pronóstico de ventas

El insumo fundamental en cualquier presupuesto de caja es el pronóstico de ventas, este es

suministrado por el departamento de comercialización, con base en este pronóstico se calculan los
flujos de caja mensuales que vayan a resultar de entradas por ventas proyectadas y por los
desembolsos relacionados con la producción, así mismo por el monto del financiamiento que se
requiera para sostener el nivel del pronóstico de producción y ventas. Este pronóstico puede
basarse en un análisis de los datos de pronósticos internos como externos.

Pronósticos internos: Estos se basan fundamentalmente en una estructuración de los pronósticos

de ventas por medio de los canales de distribución de la empresa. Los datos que arroja este
análisis dan una idea clara de las expectativas de ventas.

Pronósticos externos: Estos están sujetos a la relación que se pueda observar entre las ventas de la
empresa y determinados indicadores económicos como el Producto Interno Bruto y el Ingreso
Privado Disponible, estos dan un lineamiento de cómo se pueden comportar las ventas en un
futuro. Los datos que suministra este pronóstico ofrecen la manera de ajustar las expectativas de
ventas teniendo en cuenta los factores económicos generales.

Entradas de caja: Las entradas de caja incluyen la totalidad de entradas de efectivo en un período
de tiempo cualquiera, entre los más usuales se encuentran las ventas al contado, el recaudo de las
cuentas por cobrar o a crédito y todas aquellas que en el corto plazo sean susceptibles de
representar una entrada de efectivo.

Desembolsos de efectivo: Los desembolsos de efectivo comprenden todas aquellas erogaciones de

efectivo que se presentan por el funcionamiento total de la empresa, en cualquier período de
tiempo, entre los más comunes están las compras en efectivo, cancelación de cuentas por pagar,
el pago de dividendos, los arrendamientos, los sueldos y los salarios, pago de impuestos, compra
de activos fijos, pago de intereses sobre los pasivos, el pago de préstamos y abonos a fondos de
amortización y la readquisición o retiro de acciones.

El flujo neto de efectivo, caja final y financiamiento: El flujo neto de efectivo de una empresa se
encuentra deduciendo de cada mes los desembolsos de las entradas durante el mes. Agregando el
saldo inicial en caja al flujo neto de efectivo de la empresa, puede encontrarse el saldo final de
caja en cada mes y por último cualquier financiamiento necesario para mantener un saldo mínimo
predeterminado de caja debe agregarse al saldo final en caja para hallar un saldo final de caja con
financiamiento.

Para la preparación de un presupuesto de caja, con todos sus componentes y suposiciones; el cual
fue tomado del libro "Fundamentos de administración financiera" de Lawrence Gitman.

INFORMACIÓN INICIAL

Para la realización del ejercicio, se asumirá una empresa cualquiera, que está constituida
legalmente y puede tener como objeto la producción o la prestación de servicios.

Ejemplo:

La compañía ABC está preparando un presupuesto de caja para los meses de octubre, noviembre y
diciembre. Las ventas en agosto fueron de $100.000 y en septiembre $200.000. Se pronostican
ventas de $400.000 para octubre, $300.000 para noviembre y $200.000 para diciembre.

El 20% de las ventas de la empresa se han hecho al contado, el 50% han generado cuentas por
cobrar que son cobradas después de 30 días y el restante 30% ha generado cuentas por cobrar que
se cobran después de dos meses. No se tiene estimación de cuentas incobrables.

En diciembre la empresa espera recibir un dividendo de $30.000, proveniente de las acciones de

una subsidiaria. A continuación se presentan los datos.

Programa de entradas de efectivo proyectado de la Compañía ABC

Concepto Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Ventas pronosticadas $ 100.000 $ 200.000 $ 400.000 $ 300.000 $ 200.000
Ventas al contado (20%) $ 20.000 $ 40.000 $ 80.000 $ 60.000 $ 40.000
Cuentas por cobrar
Un mes (50%) $ 50.000 $ 100.000 $ 200.000 $ 150.000
Dos meses (30%) $ 30.000 $ 60.000 $ 120.000
Otras entradas efectivo $ 30.000
Total entradas efectivo $ 20.000 $ 90.000 $ 210.000 $ 320.000 $ 340.000

Ahora se relacionan todas las erogaciones hechas y proyectadas por la compañía ABC durante los
mismos meses. Las compras de la empresa representan el 70% de las ventas, el 10% de las
compras se paga al contado, el 70% se paga en el mes siguiente al de compra y el 20% restante se
paga dos meses después del mes de compra. En el mes de octubre se pagan $20.000 de
dividendos.
Se paga arrendamiento de $500 mensuales. Los sueldos y salarios de la empresa pueden
calcularse agregando 10% de sus ventas mensuales a la cifra del costo fijo de $8.000. En diciembre
se pagan impuestos por $25.000. Se compra una máquina nueva a un costo de $130.000 en el mes
de noviembre.

Se pagan intereses de $10.000 en diciembre. También en diciembre se abona a un fondo de

amortización $20.000. No se espera una readquisición o retiro de acciones durante este periodo.
El programa de desembolsos de efectivos es el que se presenta a continuación:

UNA EMPRESA QUE ESPERA TENER UN EXCEDENTE DE CAJA PUEDE PROGRAMAR INVERSIONES,
EN TANTO QUE UNA EMPRESA QUE ESPERE DÉFICITS DE CAJA, DEBE PLANEAR LA FORMA DE
OBTENER FINANCIAMIENTO A CORTO PLAZO.

Programa de desembolsos de efectivo proyectado de la compañía ABC

Concepto Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Compras (70% ventas) $ 70.000 $ 140.000 $ 280.000 $ 210.000 $ 140.000
Compras al contado (10%) $ 7.000 $ 14.000 $ 28.000 $ 21.000 $ 14.000
Pagos
Un mes (70%) $ 49.000 $ 98.000 $ 196.000 $ 147.000
Dos meses (20%) $ 14.000 $ 28.000 $ 56.000
Dividendos $ 20.000
Sueldos y salarios $ 48.000 $ 38.000 $ 28.000
Arrendamientos $ 5.000 $ 5.000 $ 5.000
Impuestos $ 25.000
Compra máquina $ 130.000
intereses $ 10.000
Fondo de amortización $ 20.000
Readquisición acciones $ - $ - $ -
Total desembolsos $ 7.000 $ 63.000 $ 213.000 $ 418.000 $ 305.000

El flujo neto de efectivo, el saldo final de caja y financiamiento.

El flujo neto de efectivo se obtiene deduciendo cada mes los desembolsos hechos por la empresa
de las entradas obtenidas por la actividad económica.

Agregando el saldo inicial de caja en el periodo al flujo neto de efectivo obtenemos el saldo final
de caja para cada mes.

Por último cualquier financiamiento adicional para mantener un saldo mínimo de caja debe
agregársele al saldo final de caja, para conseguir un saldo final con financiamiento.

Entonces tenemos que para el mes de septiembre el saldo final de caja fue de $50.000 y se desea
tener durante los siguientes meses un saldo mínimo de caja de $25.000. Basándose en los datos
recogidos anteriormente podemos realizar el presupuesto de caja para la compañía ABC, así:
 Presupuesto de caja para la compañía ABC
Concepto Octubre Noviembre Diciembre
Total entradas de efectivo $ 210.000 $ 320.000 $ 340.000
(-) Total desembolsos $ 213.000 $ 418.000 $ 305.000
Flujo neto de efectivo $ (3.000) $ (98.000) $ 35.000
(+) Saldo inicial en caja $ 27.000 $ 24.000 $ (74.000)
Saldo final en caja $ 24.000 $ (74.000) $ (39.000)
(+) financiamiento 0 $ 99.000 $ 64.000
Saldo final con financiamiento $ 24.000 $ 25.000 $ 25.000

Interpretación del Presupuesto de caja

El presupuesto de caja suministra a la empresa cifras que indican el saldo final en caja, que puede
analizarse para determinar si se espera un déficit o un excedente de efectivo durante cada período
que abarca el pronóstico.

El encargado del análisis y de los recursos financieros debe tomar las medidas necesarias para
solicitar financiamiento máximo, si es necesario, indicando en el presupuesto de caja a causa de la
incertidumbre en los valores finales de caja, que se basan en los pronósticos de ventas.

Utilidad del Presupuesto de Efectivo o de Caja

Ortiz (1997) indica que las proyecciones financieras dan la posibilidad de examinar con
anticipación los efectos financieros de las políticas nuevas o cambiantes, además de poder conocer
las necesidades futuras de fondos con lo cual es posible negociar con mayor propiedad con los
bancos y demás entes financieros.

Los pronósticos financieros resultan igualmente valiosos como elemento de control al comparar
los resultados reales con los presupuestados y, en caso de producirse desviaciones significativas
con respecto a lo esperado, es posible evaluar los programas de proyección, en el sentido que no
se están desarrollando como debieran o que los planes no son realistas y por lo tanto tienen que
ser revisados.

En este sentido, el gerente financiero debe tener claro que, como responsable del proceso de
planificación financiera y con el fin de garantizar mejores resultados en dicho proceso, es
necesario prever el entorno de las operaciones futuras, tasas de inflación, tasas de interés,
participación en el mercado, competencia, crecimiento de la economía, posibilidades de
exportación, capacidad de negociación con clientes y proveedores, entre otros.

Se puede decir que la planificación financiera y específicamente la planificación del movimiento de

caja, a través del presupuesto de efectivo, es muy importante en todas las organizaciones,
independientemente de su tamaño y del sector al que pertenezca. Ochoa (2002).
 ACTIVIDAD 3.3.6 - EJERCICIO PARA RESOLVER DE PRESUPUESTO DE EFECTIVO O CAJA.

Pronóstico de ventas.

La empresa Aceros Inoxidables, S.A. ofrece a sus clientes condiciones de pago a 30 días fecha
factura. La experiencia de la compañía indica que 90% de las cuentas por cobrar son convertidas
en efectivo, como medida, un mes después de la fecha de venta y 10% dos meses después de la
fecha de venta. Por otra parte, el 10% de las ventas totales, en promedio, son al contado. La
empresa tiene intenciones de vender 40,000 unidades monetarias en activos fijos en febrero.

El pronóstico de ventas y de ingresos correspondientes para Aceros Inoxidables en el primer

semestre del año que viene, es el siguiente:

Unidades Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun

monetarias
Ventas totales 300 350 250 200 250 300 350 380
Ventas a crédito
Cobro a un mes
(90%)
Cobro a dos
meses (10%)
Cobro total
Venta al contado
Total, ingreso
liquido

unidades monetarias nov dic ene feb mar abr may jun
venta totales 300 350 250 200 250 300 350 380
ventas a credito
cobro a un mes
cobro a dos meses
cobro total
venta al contado
total ingreso liquido

Calendario de gastos. En el caso de Aceros Inoxidables, la fabricación de los productos se lleva a

cabo un mes antes de las ventas pronosticadas. Los salarios se pagan de acuerdo con el nivel de
producción aunque las fluctuaciones son menores que las de las ventas. Hay otros gastos, como
los administrativos, de venta, impuestos, intereses, energía eléctrica, mantenimiento, mano de
obra indirecta, etc., que son razonablemente predecibles en el corto plazo.
unidades monetarias nov dic ene feb mar abr may jun
compras 100 100 80 100 120 140 150 150
Pago en efectivo salarios 70 70 80 80 90 90 95 100
otros gastos 50 50 50 50 50 50 50 50
total egresos

Adicionalmente a los gastos en efectivo, podría haber inversiones, gastos en capital, dividendos
repartidos, impuestos y otros gastos.
unidades monetarias nov dic ene feb mar abr may jun
gasto de capital 150 50
pago de dividendos 20 20
impuestos 30 30
total desembolso

La empresa sigue la política de mantener, por lo menos, 75,000 unidades monetarias en caja y
pedir prestado al Banco para mantener ese mínimo. Suponiendo que se inicie en enero con 100
unidades monetarias en caja

SE PIDE: Calcule el Presupuesto de efectivo o de Caja de enero a junio.