CONTADURÍA PÚBLICA Pág.

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PRÁCTICAS PROFESIONALES
Fecha vigencia: Enero de
2016

Barranquilla, febrero de 2021

De: Coordinador de Práctica del Programa de Contaduría Pública

Para: Profesores-tutores.
Ref.: PROCEDIMIENTO GENERAL PRÁCTICAS PROFESIONALES

Los estudiantes que matricularon la práctica profesional y también los que se encuentran
vinculados a empresas, podrán escoger un profesor- tutor que lo acompañará durante el
ejercicio de la práctica y será responsable de la evaluación de esta asignatura. El estudiante
debe comunicarse con su profesor- tutor y acordar las fechas de tutoría.

1. CALIFICACIÓN DE LA PRÁCTICA

La calificación de la práctica estará compuesta por los siguientes elementos:

 Plan de Trabajo: 30%. Corresponde al primer parcial de acuerdo con el formato guía
del Informe. Ver Anexo 1. (El estudiante lo envía al tutor electrónicamente).
 Informe de Avance: 30%. Corresponde al segundo parcial, el estudiante debe mostrar
adelantos de las actividades a desarrollar, planteadas en el cronograma del plan de
trabajo y que resultaron de los objetivos específicos. (El estudiante lo envía al tutor
electrónicamente).
 Nota Final: 40%. Corresponde al informe final. Ver Anexo 2. La calificación está
conformada por el 20% del concepto del tutor y el 20% de la Evaluación de
desempeño que hace el jefe inmediato del sitio de práctica. Los formatos se
encuentran en el aula virtual del curso de prácticas, al cual tienen acceso todos los
estudiantes, cada estudiante las imprime, las hace diligenciar por su jefe inmediato y
se las entrega a su tutor junto con el trabajo final que será grabado en un CD,
marcado con el logo de la Universidad.

2. FECHA DE ENTREGA DE LOS INFORMES

Los estudiantes que se encuentran cursando la práctica, deberán presentar los informes
mencionados anteriormente al tutor designado, en las fechas previstas en el calendario
académico para el primer período de 2019

Los formatos mencionados se anexan a continuación.

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3. SUGERENCIA

Si el estudiante aún no tiene definido su lugar de práctica, el docente puede adelantar con
ellos teorías relacionadas con el desarrollo del plan de mejoramiento, de tal manera que
estas contribuyan con la estructura del plan de trabajo que realizaran en la empresa donde
realizaran su período de práctica.

En tal virtud, puede iniciar el proceso con los estudiantes a su cargo

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ANEXO 1. FORMATO GUIA DEL PLAN DE TRABAJO QUE ELABORA EL ESTUDIANTE

Plan de trabajo

1. Información General

 Nombre del Plan: Propuesta de mejoramiento en el sistema de gestión documental en

Procaps
 Entidad: PROCAPS S.A
 Nit: 890106527
 Dirección: Cl. 80 #78B-201, Barranquilla, Atlántico
 Página web: https://www.procapslaboratorios.com/principal
 Teléfono: 3719000
 Nombre del estudiante: Martha Sofía Moreno Polo
 Nombre del o de la docente tutor/a de la práctica: Alfonso Blanco Sarmiento
 Nombre del contacto en la entidad: Roberto Acevedo
 Cargo: Jefe del área de nomina
 e-mail del contacto en la entidad: [email protected]
 Número de teléfono celular del contacto en la entidad: 3005527534

2. Diagnóstico

Información del centro de prácticas.

Descripción de la entidad: PROCAPS (Productora de Cápsulas) nació en 1977 en

Barranquilla, Colombia, realizando las primeras Cápsulas Blandas de Colombia y América
Latina.
Procaps desde sus inicios, se ha caracterizado por tener como factor diferenciador la
innovación y el uso de la tecnología, esta característica permite que hoy en día sea una de
las empresas de la Costa Caribe Colombiana líder en exportación.

En la actualidad, Procaps exporta a 49 países alrededor del mundo. La presencia a nivel

internacional tuvo sus inicios en los años 80 en el mercado estadounidense, hoy, se exporta
a los cinco continentes: Norte América, Latinoamérica, Europa, Asia, Oceanía y África,
convirtiéndose así en una compañía aliada estratégica en el desarrollo de productos nuevos
para las grandes compañías farmacéuticas internacionales.

Para Procaps el proceso de expansión hacia mercados altamente regulados en el mundo no

se detiene, recientemente, se lograron las certificaciones FDA (Food and Drug
Administración) de los Estados Unidos y TGA (Administración de Productos Terapéuticos) de
Australia, lo cual ratifica la calidad y compromiso de la organización en los productos y
medicamentos que se fabrican y comercializan.
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Misión:

Encaminamos nuestros esfuerzos al mejoramiento de la salud, ofreciendo medicamentos y

servicios que garantizan estándares de calidad de categoría internacional, innovadores y
accesibles por su relación beneficio-costo, contribuyendo a la creación de ciudadanos
saludables educándolos en mejores hábitos de vida.

Procuramos, para el logro del éxito, superar las expectativas de nuestros clientes y
proveedores, soportándonos en la generación de alianzas que aseguren la construcción de
un entorno justo y equitativo.

Trabajamos buscando un crecimiento armónico del negocio con base en un código de

gobierno corporativo y una imagen asociada a un sólido desempeño ético y financiero, una
sostenida generación de valor económico para nuestros accionistas y un aporte concreto al
mejoramiento de las condiciones de vida de nuestros ciudadanos.

Generamos continuo mejoramiento apoyado en el desarrollo del Talento Humano de

nuestros colaboradores y de nuestra organización a través de procesos continuos de
capacitación y promoción laboral y social.

Estamos comprometidos con el desarrollo y el bienestar de la comunidad, con la

construcción de un entorno más saludable, con la preservación y el desarrollo sostenible del
medio ambiente.

Conocemos, respetamos y aprendemos de nuestros competidores y buscamos superarlos,

dentro de un marco de sólidos principios éticos.

Visión:

PROCAPS, será reconocida como compañía líder en el mercado farmacéutico y empresa

socialmente responsable, a través del cumplimiento de los mejores estándares de
desempeño y la generación de valor en colaboradores, médicos, pacientes, clientes,
inversionistas, aliados de negocios, proveedores, las comunidades donde trabajaremos y
todos los públicos con los que interactuemos.

Productos y servicios que ofrece:

Ofrecemos productos y servicios desarrollados para atender a la comunidad tales como:

 Dispositivos médicos para auto - monitoreo de los niveles de glucosa

 Cosmecéuticos con ingredientes para el cuidado de la piel
 Productos nutricionales con fibras, vitaminas y minerales
 Medicamentos para la diabetes
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Organigrama:

Descripción área funcional:

El área de nómina es la encargada de realizar la nómina, liquidación de declaraciones de

renta de empleados, contratación y afiliación de trabajadores a los sistemas de salud,
pensión y caja de compensación.

Funciones:
 Apoyo en el área documental
 Afiliación de empleados al sistema de salud y caja de compensación familiar
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Imagen actual:

Análisis DOFA

Debilidades
 Falta de un sistema en gestión documental más ágil
 Poca organización en los archivos

Oportunidades
 Oportunidad de expansión a nivel mundial
 Oportunidad de innovación en medicamentos

Fortalezas
 Buen ambiente laboral
 Buena motivación a los empleados
 Excelente tecnología
 Personal capacitado
Amenazas

 Laboratorios similares en el mercado que ofrecen productos farmacéuticos

3. Planteamiento del problema a solucionar

Imagen posible:

En las organizaciones, empresas o instituciones se tienen que trabajar con una gran cantidad
de documentos, por lo que contar con un sistema de gestión documental eficiente que
permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida representaría un gran beneficio para las
compañías.
Por gestión documental se entiende al conjunto de tecnologías y técnicas utilizadas para
gestionar y centralizar los documentos de una organización mientras se accede a la
información desde un solo lugar sin necesidad de ingresar demasiadas contraseñas. El
objetivo principal es administrar el flujo de estos documentos lo que dure su ciclo de vida, lo
cual implica una mejora en varios aspectos de la administración de una empresa.
Al no implementar un sistema de gestión documental incurrimos en una falencia puesto que
eso nos trae consecuencias como:
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 Documentación duplicada: los actuales sistemas de almacenamiento de información

en carpetas generan pérdidas de tiempo y organización. Los diferentes criterios de
almacenamiento en los diferentes directorios, muchas veces improvisados y
aleatorios, originan duplicidad de documentos, almacenamientos tanto en local como
en los sistemas centrales, así como de carpetas y directorios
 Capacidad de almacenamiento limitada: los que trabajamos también en
infraestructuras sabemos perfectamente que el coste del almacenamiento, pese al
decrecimiento del precio del giga, aumenta de forma constante y rápida, ya que la
generación de documentos lo hace de igual manera
 Fallas en la seguridad de la información: los datos confidenciales quedan muchas
veces expuestos por la complejidad de elaborar una jerarquía en los permisos de
acceso a la misma. La pérdida de documentos por borrados fortuitos o la utilización de
herramientas como dropbox o similares crean agujeros de seguridad en pos de una
mayor agilidad en la disposición de la documentación de las empresas
 Pérdida de visibilidad: nos encontramos con problemas en el control de versiones de
documentos (que muchas veces llevan anexadas condiciones legales), problemas en
la comunicación entre empleados en la elaboración de documentos, falta de
información en la parte comercial que impide la reutilización de propuestas
complejas… En definitiva, problemas que suponen un coste en términos de tiempo (y
dinero) para nuestras empresas.
En procaps, se presenta una deficiencia en la organización gestión documental, lo cual
ocasiona retrasos en la entrega de los trabajos, dificultades a la hora de buscar un
documento necesario para el momento, como también incurrimos en que hay un gasto alto
en papelería porque toca reimprimir documentos a causa de la desorganización de la
información.
Pregunta problema
¿Cómo organizar el sistema de gestión documental en procaps?
Para lograr mejorar el sistema de gestión documental en la empresa se necesita un software
en el que toda la documentación de la empresa se pueda subir a una nube y que a la vez
este sistema con el solo hecho de ingresar un nombre o un numero busque el documento,
pero así mismo que sea un programa con clave de acceso para que no todo el personal
pueda acceder a la información y que se pueda habilitar por áreas la documentación
necesaria para los departamentos de la empresa y que los mismos suban toda la información
elaborada.
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4. Justificación
 ¿Por qué es importante ejecutar el plan de mejoramiento?

Es importante ejecutar este plan de mejoramiento porque le permite a procaps agilizar los
procesos de búsqueda de información, minimizar notablemente costos de papelería,
como también el trabajo para los colaboradores de la empresa será más fácil pues
manejaran la información desde un software, no se tendrá tanto documento y el espacio
no será limitado para guardar la información ya que es una nube la cual no tiene límite de
almacenamiento.

 ¿En qué medida el proyecto contribuye con la solución del problema planteado en el
diagnóstico?
El proyecto contribuye en la solución del problema porque sugerimos una nube en la que
toda la información este cargada y también se sugiere que la documentación sea más
digital para ahorrar papel y así mismo contribuir con el medio ambiente.

Contribuye en la medida que se soluciona el problema en la gestión documental

 ¿Cuáles son los beneficios del plan de mejoramiento? - ¿A quién beneficia y cómo?

Los beneficios del plan del mejoramiento son los siguientes:

 Flujos de trabajo automatizado.
 Espacio de almacenamiento reducido.
 Seguridad mejorada.
 Recuperación más fácil.
 Mejor colaboración.
 Mejor sistema de copias de seguridad y recuperación en caso de desastres.
Beneficia a la empresa en general y a los trabajadores porque permite que la búsqueda de la
información sea más fácil y haya un ahorro notable en gastos de papelería.

5. Impacto del plan de mejoramiento

Mejoramiento en el sistema de gestión documental

6. Fundamentación teórica que respalda el Plan de mejoramiento

¿QUÉ ES GESTIÓN DOCUMENTAL?

La gestión documental en las empresas o document management es el conjunto de

procesos y acciones de una empresa para generar, almacenar y recuperar cualquier tipo
de documentación.
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Es una PRÁCTICAS
necesidad inherente a laPROFESIONALES
actividad empresarial, independientemente de su
Fecha vigencia: Enero de
tamaño o del sector económico del que participa. 2016

Por consiguiente, un programa de gestión documental, también conocido como DMS

por sus siglas en inglés (Document Management System), es una herramienta que
dinamiza notablemente el control documental, preservando la integridad de la
información, agilizando su recuperación y facilitando el trabajo con los documentos.
https://www.bizneo.com/blog/gestion-documental/
#Que_es_la_gestion_documental_en_las_empresas

IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

El control documental constituye una tarea casi rutinaria y por ello reviste una enorme
importancia para la buena marcha de los proyectos. Dedicar un tiempo excesivo a la
recuperación de documentos o extraviar información relevante pueden provocar
numerosos trastornos en el día a día de la compañía.
Si las disfunciones operativas pueden causar un grave daño a las empresas, no
menos sensible es la cuestión de la seguridad e integridad de los documentos.
En aplicación del Reglamento General de Protección de Datos y otras normativas en
este sentido, la protección de los documentos ha escalado varios puestos entre las
prioridades de la administración empresarial.
https://www.bizneo.com/blog/gestion-documental/
#Que_es_la_gestion_documental_en_las_empresas

PARA QUE SIRVE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La gestión documental consiste en un conjunto de técnicas y prácticas usadas para

administrar toda la documentación de una organización (emails, PDFs, Words, planos,
audios, vídeos, etc.). No existen dos organizaciones idénticas, por lo que la gestión de
esos documentos deberá adaptarse a cada empresa, permitiendo:

 Recuperar la información
 Determinar el tiempo que los documentos deben guardarse
 Eliminar los que ya no sirven
 Asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos
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Con toda esta documentación en el sistema, podemos hacer que éste reparta las tareas a
los diferentes usuarios, con flujos de trabajo digitales, que permiten una mayor rapidez,
eficiencia y seguridad en los procesos de la organización.

La gestión documental digital replica digitalmente los procesos de negocio de una

empresa para incrementar su competitividad, eliminando los problemas operativos y los
costes asociados al manejo de papel. Con este sistema conseguimos hacer los procesos
de nuestra oficina automáticos y digitales.

La gestión documental digital no sólo implica importantes ahorros, sino que, además
ayuda a la empresa a mejorar los procesos de trabajo en el día a día y ofrecer a sus
clientes un mejor servicio. Aumenta la productividad y reduce costes. Algunas de las
tareas que la gestión documental puede hacer más eficientes son la importación y
almacenamiento de documentos, las búsquedas de información y los flujos de trabajo.
Varias son las ventajas de integrar un sistema de gestión documental en los procesos
de trabajo habituales de una empresa, aunque algunas de las más destacables son:

 Reduce y ahorra tiempo

 Optimiza recursos
 Seguridad, rapidez y agilidad
 Mejora la imagen corporativa de la empresa
 Contribuye a la conservación del medio ambiente

https://www.neodoc.es/blog-de-neodoc/que-es-la-gestion-documental-y-para-que-sirve/

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

1. Incorporación de los documentos

Los procedimientos de gestión documental tienen que contemplar la forma en que un
documento entra a formar parte del sistema, es decir, qué se tiene que hacer cuando se
decide archivar o capturar digitalmente un documento. Este proceso supone seleccionar los
documentos que hay que capturar.

2. Registro
El registro tiene como objetivo formalizar la incorporación de un documento (dejar constancia
de que un documento ha sido creado o recibido) mediante un identificador único y una breve
información descriptiva que facilite su posterior recuperación (metadatos). Los documentos
se han de registrar en el momento de su incorporación.
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3. Clasificación
La clasificación es el conjunto de acciones técnicas y administrativas que nos permite
agrupar los documentos relacionados de forma jerárquica, en función de algunas
características preestablecidas, independientemente del origen, del destino, del soporte, etc.

4. Almacenamiento
Este proceso tiene por objeto mantener y preservar los documentos asegurando su
autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad durante el periodo de tiempo
necesario. Responde a uno de los principios fundamentales de un plan de gestión de
documentos: garantizar que los documentos se conserven en un entorno seguro. Para ello,
hay que controlar las condiciones de almacenamiento y las operaciones de manipulación,
con el fin de proteger los documentos contra el acceso y la destrucción no autorizados; con el
fin de prevenir su deterioro o pérdida; y de reducir los riesgos ante posibles robos o
desastres.

5. Acceso
En esta fase hay que regular a quién se permite llevar a cabo una operación relacionada con
un documento (creación, consulta, modificación, eliminación, etc.) y en qué circunstancias,
aplicando los controles previstos en la tabla de acceso y seguridad. Los derechos de acceso
y de uso de los usuarios del sistema de gestión de documentos dependerán de los requisitos
legales (por ejemplo, la privacidad de datos de carácter personal) y de las necesidades de la
organización (por ejemplo, confidencialidad de documentos financieros o con información
estratégica).

6. Trazabilidad
La trazabilidad de los documentos en un sistema de gestión documental es una medida de
seguridad para las organizaciones. Garantiza que solo los usuarios con los permisos
adecuados realicen tareas para las que han sido autorizados. Se debe controlar el uso y el
movimiento de los documentos de forma que se garantice, por un lado, que únicamente los
usuarios con los permisos adecuados puedan llevar a cabo actividades que les han sido
asignadas y, por otro lado, que los documentos puedan ser localizados siempre que se
necesiten.
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El seguimiento del rastro de un documento permite mantener un control adecuado de los

procesos documentales desde que es incorporado al sistema de gestión de documentos
hasta que se aplica la disposición final.

7. Disposición
Agotado el plazo de conservación establecido para un documento determinado, se aplica la
disposición prevista en el calendario de conservación: eliminación, conservación permanente
y transferencia a otro sistema archivístico.

No se debería llevar a cabo ninguna acción de disposición sin autorización y sin haber
comprobado previamente que el documento ya no tiene valor para la organización, que no
queda ninguna tarea pendiente y que no existe ningún juicio o investigación en curso que
implique la utilización del documento como prueba.

https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/implementacion-gestion-
documental

STEPS TO IMPLEMENT A DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

1. Understand needs and processes

Document management systems do not adapt to all types of organizations. A prior
analysis of the company's information flow will be necessary to understand how and what
should be implemented. The weak points of the company will serve as a reference for the
provider of those aspects in which the document manager must place more emphasis, in
this way the possible deficiencies that the organization presents will be resolved.

Although there are no identical companies, many organizations make similar mistakes
when handling the information that reaches their possession. Identifying these hot spots is
not always easy. In the Document Management Guide you will find a list of the most
common errors in the management and organization of business information flows to take
them into account in the process of implementing a document management system.

2. Users
Before starting the implementation process, the key element of any organization, its
employees, must be evaluated. Not all workers make the same use of information.
Identifying employees and their use of documents is closely related to the success of the
project. Workers must be part of the implementation plan and keep them informed and
involved in the process at all times. One way to do this is through testing. Starting to
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implement the document management system by a small group of users will help them
feel part of the process.

3. Implementation methodologies
The most commonly used methodologies to install a document management system
are called waterfall (or cascade development) and agile.

In the specific case of document managers, the adaptation of workers is usually the
biggest problem that an organization faces. Technologically it is not a great challenge,
especially compared to other ICT solutions. But it does require employees to change the
way they work and adopt new habits.

That is why a collaborative approach is usually chosen when it comes to design and
implementation, following the guidelines provided by, for example, the Scrum model.
Since company workers will be the end users of the document manager, it makes sense
for them to participate in the design process.

On the negative side, this methodology has an impact on the total installation time of
the software. In the Document Management Guide you can see how long it may take to
fully implement a document management system.

4. Automate and simplify processes

Improving the efficiency of a company by simplifying and automating its processes is
one of the key functions of document managers. In the stages prior to the implementation
of a document management system, the company will identify the inefficient processes
with which the company works. This happens, for example, with document creation. Many
people within an organization can access and modify a document during its creation.
Controlling each version of that file causes great efforts that can negatively affect business
productivity. With the automatic versioning that most business managers include, this
problem goes away.

5. Integration
The integration of the document management system with other applications, such as
ERP, CRM or email previously existing in the company, is essential. Getting the most out
of these tools means getting all the company's information systems to work together. Non-
integrated systems will lead to increased cost and use of business resources. The
information located in documents is, in many respects, the work base of an organization.
The channels in which the company's information flows are stored and managed are very
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diverse. Therefore, a document manager must be able to connect with all systems with the
intention of accessing the largest number of documents possible.

7. Objetivos Generales y Específicos del Plan

OBJETIVO GENERAL: Proponer un sistema de gestión documental en procaps

OBJETIVOS ESPECIFICOS:
 Analizar el sistema de gestión documental
 Describir el proceso de gestión documental
 Proponer un mecanismo para la solución de la gestión documental en procaps

8. Actividades del Plan de mejoramiento.

Son las Actividades que se efectuaran normalmente y que se derivan de cada uno de los
objetivos.
 Analizar el sistema de gestión documental
 Revisar el sistema de gestión documental que se viene ejecutando
 Preguntar el proceso de gestión documental
 Describir el proceso de gestión documental
 Anotar las falencias del proceso de gestión documental
 Sistematizar las falencias encontradas
 Proponer un mecanismo para la solución de la gestión documental en procaps
 Poner en funcionamiento el nuevo sistema de gestión documental

9. Cronograma de actividades a desarrollar por el estudiante semanalmente.

Es la planeación de las actividades a través del tiempo de la práctica, en el siguiente
cuadro.
Actividades Agosto Septiembre Octubre Noviembre
S1 S2 S S4 S S2 S3 S S1 S2 S S4 S1 S S3 S4
3 1 4 3 2
Información general x x x x x x
Avances x x x x x x
Informe final
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10. Referencias ( Según Normas APA) 2016

ANEXO 2. FORMATO GUIA DEL TRABAJO FINAL

Información General
Nombre del Plan:
Entidad:
Nit:
Dirección:
Página web:
Teléfono:
Nombre del estudiante:
Nombre del o de la docente tutor/a de la práctica:
Nombre del contacto en la entidad:
Cargo:
e-mail del contacto en la entidad
Número de celular del contacto en la entidad

Informe del plan de mejoramiento

Foto del estudiante en el puesto de trabajo (que sea visible el nombre de la empresa o
logo)

Introducción

Justificación

Fundamentación teórica que respalda el Plan

Planteamiento del problema a solucionar

Objetivo general y objetivos específicos

Metodología
cualitativa

Resultados para cada una de las actividades derivadas de los objetivos específicos

Diseño de la propuesta o plan de mejoramiento (Recomendaciones)

Referencias (Según Normas APA).