Reglamento de Fondo Rotativo Municipal

REGLAMENTO DE FONDO ROTATIVO MUNICIPAL
Municipalidad de San José

Pinula
Departamento de Guatemala
Municipalidad de San José Pinula.
Reglamento de Fondo Rotativo Municipal

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El Concejo Municipal de la Municipalidad de San José Pinula del Departamento de

Guatemala.
CONSIDERANDO:
Que el artículo 253 de la Constitución Política de la República de Guatemala, establece lo

relacionado a la autonomía municipal, indicando que los municipios de la República de
Guatemala son instituciones autónomas, y para los efectos correspondientes emitirán sus
ordenanzas y reglamentos respectivos.
CONSIDERANDO:
Que el artículo 3 del Decreto Número 12-2002 del Congreso de la República, Código
Municipal, al establecer lo relativo a la autonomía municipal, indica que en ejercicio de la
autonomía que la Constitución Política de la República garantiza al municipio, la emisión
de ordenanzas y reglamentos.
CONSIDERANDO:
Que la literal I) del artículo 35 del Decreto Número 12-2002 del Congreso de la República
de Guatemala, Código Municipal, establece que es competencia del Concejo Municipal la
emisión y aprobación de acuerdos, reglamentos y ordenanzas municipales.
CONSIDERANDO:
Que el numeral 7 del artículo 39 del Decreto 31-2002 del Congreso de la República, Ley
Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, establece que se aplicarán sanciones
pecuniarias por el incumplimiento a normas establecidas para la creación y manejo de
Fondos Fijos Rotativos y de Cajas Chicas.
POR TANTO:
En uso de las facultades que le confieren el artículo 253 de la Constitución Política de la

República, y los artículos 3, 33, 34 y 35 literal i), 40 y 42 del Decreto Número 12-2002 del
Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, por unanimidad de votos de
sus integrantes.
A C U E R D A:
REGLAMENTO PARA LA CONSTITUCIÓN, MANEJO, CONTROL Y LIQUIDACIÓN DEL

FONDO ROTATIVO DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ PINULA DEL
DEPARTAMENTO DE GUATEMALA.

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CAPÍTULO I
CONSTITUCIÓN, OBJETIVO, MONTO Y RESPONSABILIDAD
Artículo 1. Fondo Rotativo. Es un anticipo destinado a la ejecución de gastos en

efectivo, utilizado como un procedimiento de excepción para agilizar los pagos urgentes o
de poca cuantía y no constituye un incremento a las asignaciones presupuestarias. Este
opera como un fondo revolvente, de acuerdo a las normas de ejecución presupuestaria y
cuya suma se reembolsa periódicamente, en una cantidad equivalente al total de los
gastos efectuados. Es utilizado para cubrir gastos urgentes de funcionamiento e inversión
de poca cuantía que no necesariamente deben esperar el trámite de una orden de
compra.
Artículo 2. Procedimiento de constitución del Fondo Rotativo. Por medio de acuerdo

municipal, según el monto del fondo, el Alcalde Municipal o el Concejo Municipal
autorizarán la constitución del Fondo Rotativo. Se constituirá un Fondo Rotativo General a
propuesta del Director de la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal –
DAFIM-.
El Fondo Rotativo se creará por medio de un cheque emitido a nombre del responsable
del manejo y control del mismo. En caso que se requiera de más de una Caja Chica, se
procederá de la misma manera en cada unidad administrativa.
En todos los casos de constitución o creación de Fondo Rotativo, los fondos deberán
estar registrados contablemente y al encargado deberá firmar el voucher del cheque por
la cantidad del fondo autorizado el cual deberá liquidar antes del 31 de diciembre de cada
año.
Artículo 3. Objetivo. El objetivo del presente reglamento es normar o reglamentar la

operatividad del Fondo Rotativo, con el propósito de agilizar o facilitar las adquisiciones de
poco valor y de urgencia que se presenten en la Municipalidad; así como también normar
el monto de los pagos por Fondo Rotativo.
Artículo 4. Monto asignado a Fondo Rotativo. El monto máximo que se puede asignar
en cada Fondo Rotativo es hasta QUINCE MIL QUETZALES EXACTOS (Q.15,000.00).
Cantidad que también se podrá autorizar en la constitución de nuevas Cajas Chicas para
otras dependencias municipales.

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Artículo 5. Responsabilidad. El manejo y control del Fondo Rotativo estará bajo la

responsabilidad de la persona que designe el Concejo Municipal a propuesta del Director
de la DAFIM. Si se constituyen otros fondos de Fondo Rotativo, su manejo y control
estará bajo la responsabilidad de cada uno de los jefes de las dependencias municipales
a las que se les asigne.
Los fondos y documentos de Fondo Rotativo deben manejarse en forma independiente a

otros fondos provenientes de otras fuentes.
CAPÍTULO II
DESTINO DE LOS FONDOS
Artículo 6. Destino de los fondos. Con el Fondo Rotativo se pueden realizar gastos de
poca cuantía, y con cargo a las disponibilidades presupuestarias vigentes de los
renglones del grupo 100 Gastos no personales, grupo 200 Materiales y Suministros y
grupo 300 Propiedad Planta y Equipo, con excepción de los renglones 321, 325 y 327.
Artículo 7. Pagos máximos por Fondo Rotativo. Con cargo al Fondo Rotativo, pueden
hacerse pagos hasta por la cantidad de UN MIL QUINIENTOS QUETZALES EXACTOS
(Q.1,500.00). Todo pago mayor deberá seguir el procedimiento de Orden de Compra.
Excepto casos de emergencia en donde el Alcalde Municipal puede aprobar hasta CINCO
MIL QUETZALES EXACTOS, según lo establece la circular 454 emitida por la Contraloría
General de Cuentas.

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CAPITULO III
TRAMITE PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS
Artículo 8. Vale de Fondo Rotativo. Es el documento de crédito por medio del cual el
Encargado de Adquisiciones o bien el empleado municipal autorizado por el Alcalde para
realizar adquisiciones, se hace responsable por el uso o inversión de una cantidad de
dinero igual a UN MIL QUINIENTOS QUETZALES EXACTOS (Q.1,500.00) o un máximo
de CINCO MIL QUETZALES EXACTOS (Q.5,000.00), en consecuencia respalda la
entrega de una cantidad de dinero por medio de un vale para la compra de bienes o el
pago de servicios de inmediata adquisición.
El vale de Fondo Rotativo debe contener como mínimo la siguiente información:
a) Membrete de la Municipalidad;
b) Numeración impresa;
c) Fecha de entrega de los fondos;
d) Monto en números y letras escritos en forma clara sin tachones, borrones o
enmendaduras;
e) Una breve descripción de los bienes y servicios que se van a adquirir;
f) Nombre y firma de la persona a quien se le entregan los fondos; y,
g) Visto bueno o autorización del Director de la DAFIM.
Los empleados municipales que hayan recibido efectivo del Fondo Rotativo, quedan
obligados a canjearlos por los comprobantes respectivos, es decir, facturas contables y la
diferencia en efectivo, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de
recepción de los fondos. Ninguna persona podrá tener más de un vale pendiente de
liquidar.

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CAPITULO IV
REQUISITOS QUE DEBEN SATISFACER LOS COMPROBANTES QUE AMPARAN LA

ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS
Artículo 9. Requisitos. Las facturas contables que amparan adquisiciones realizadas

con Fondo Rotativo deben satisfacer los siguientes requisitos:
a) Que sean facturas contables originales extendidas a nombre de la

Municipalidad;
b) Que llenen los requisitos legales y fiscales vigentes a la fecha de su emisión
tales como: nombre del proveedor, número de factura, número de identificación
tributaria –NIT-, número y fecha de la resolución de autorización de impresión
de la factura emitido por la Superintendencia de Administración Tributaria –
SAT-, etc.
c) No deben contener borrones, testados, tachaduras, alteraciones ni enmiendas;
d) Si se trata de adquisición de materiales o suministros, el formulario original de
Recepción de Bienes y Servicios extendido por la bodega y/o Almacén
Municipal;
e) Si se trata de adquisición de servicios, accesorios y repuestos, reparaciones
menores de equipo de oficina o computación, deberá adjuntarse la solicitud
debidamente autorizada por la Autoridad Administrativa.
f) Las facturas cambiarias para considerarse canceladas, deben contar con su
respectivo recibo de caja.
Las facturas que amparen una adquisición en efectivo de Fondo Rotativo deben contener
como mínimo los siguientes requisitos.
a) Recepción de la bodega Municipal, cuando se trate de materiales o suministros

que ingresen a bodega.
b) Por la persona responsable del manejo y control de la Fondo Rotativo, quien
además deberá estampar el sello que diga “PAGADO CON CAJA CHICA”.
Artículo 10. Otros documentos de soporte. Solamente se aceptarán recibos o formas

que estén debidamente autorizados por la Superintendencia de Administración Tributaria
–SAT- o por la Contraloría General.

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CAPITULO V
TRÁMITE DE REINTEGRO DEL EFECTIVO DEL FONDO ROTATIVO
Artículo 11. Comprobantes de Fondo Rotativo. La persona que tenga bajo su

responsabilidad el manejo y control del Fondo Rotativo, procederá a revisar los
comprobantes que respaldan las compras realizadas, para solicitar su reembolso.
El responsable del manejo de Fondo Rotativo, realizará la actividad que se señala en el

párrafo anterior de forma electrónica, por medio de la herramienta informática que para el
efecto el Ministerio de Finanzas Publicas pondrá a disposición de las Municipalidades,
siempre y cuando estas estén autorizadas para su uso por la Contraloría General de
Cuentas. Al Generar el reporte lo firmará y obtendrá las firmas de autorización del
Encargado de Presupuesto, Contabilidad y Director Financiero.
Artículo 12. Procedimiento para la liquidación y reembolso del fondo de Fondo

Rotativo. El responsable del manejo y control de Fondo Rotativo, una vez que haya
obtenido las firmas respectivas, trasladará la liquidación al Director de la DAFIM para la
revisión respectiva.
De no haber objeciones ni inconvenientes, el Director de la AFIM dará su visto bueno,

firmando y sellando en el lugar correspondiente en el formulario de liquidación de Fondo
Rotativo. Luego lo trasladará al área de Presupuesto y Contabilidad para su operatoria en
la Caja Fiscal de Egresos del mes correspondiente y solicitara la emisión del cheque de
reembolso.
Artículo 13. Registro. El responsable del manejo y control de Fondo Rotativo, llevará al
día en el sistema informático que se utilice en la Municipalidad autorizado por la
Contraloría General de Cuentas, SICOIN-GL, en donde deberá asentarse lo siguiente:
a) Número correlativo de los comprobantes;

b) Fecha;
c) Nombre de la casa comercial o persona individual a quien se efectuó el pago;
d) Número y monto de la factura u otro documento debidamente autorizado por la
SAT o Contraloría Genera de Cuentas;
e) Breve descripción de la compra;
f) Destino de los bienes o servicios adquiridos.
El responsable de Fondo Rotativo deberá llevar al día sus registros, para determinar
oportunamente el momento en que debe solicitar la reposición de los fondos a su cargo.

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Artículo 14. Custodia de los fondos y documentos de Fondo Rotativo. La custodia

de los fondos y documentos estarán a cargo del responsable del manejo y control de
Fondo Rotativo, quien guardará el efectivo, facturas y demás documentos en una caja de
metal bajo llave.
En caso de ser caja fuerte, la combinación de la misma y una de las llaves debe quedar
en poder del Director de la AFIM, en sobre sellado que únicamente podrá ser abierto en
ausencia del titular y ante tercera persona, debiendo faccionarse el acta respectiva,
indicando la justificación de la apertura del sobre.
Artículo 15. Liquidación de Fondo Rotativo. La reposición de los recursos financieros

de Fondo Rotativo se formulará cuando se haya gastado por lo menos un veinticinco por
ciento (25%) del total de la asignación con que esta fue creada, procurando no agotar el
margen por girar durante el trámite del reembolso. Al final del año y antes del cierre fiscal
se debe hacer la última liquidación del fondo y este se apertura nuevamente mediante
acuerdo del Concejo Municipal, durante la primera sesión del año siguiente.
Artículo 16. Faltantes y sobrantes de Fondo Rotativo. No deben existir sobrantes de

Fondo Rotativo, sin embargo, si por alguna razón los hubiere, deben ser depositados en
la Cuenta Única del Tesoro Municipal Los faltantes serán reintegrados con carácter
inmediato por el responsable del manejo y control de Fondo Rotativo.
Artículo 17. Registro del Fondo Rotativo. El fondo rotativo debe ser aperturado y
liquidado mediante el sistema SICOIN-GL, anotando los registros presupuestales de
conformidad con el destino de los gastos.

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CAPITULO VI
PROHIBICIONES, SANCIONES Y VIGENCIA
Artículo 18. Prohibiciones.
 Los empleados municipales responsables de efectuar operaciones o registros

contables y los que sean responsables de adquisiciones, no podrán ser
responsables del manejo y control del Fondo Rotativo.
 Los recursos de Fondo Rotativo no podrán utilizarse para cubrir gastos que no
estén contemplados en las disposiciones del presente reglamento, así como
también no se aceptará que se utilicen estos recursos para cubrir gastos
personales de carácter urgente o transitorio.
 No serán aceptados como respaldo de los recursos de Fondo Rotativo, los

documentos que incumplan los requisitos mínimos establecidos en este
reglamento, y en consecuencia deberán ser reemplazados por el efectivo de forma
inmediata. Tampoco serán aceptados los vales que no sean liquidados dentro del
periodo de tiempo establecido.
 No se puede utilizar el fondo para adquisición normados en el MAFIM, ya que

éstos por su naturaleza, deben de utilizar el procedimiento de orden de compra, no
importando el monto.

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Artículo 19. Sanciones. El incumplimiento parcial o total de las disposiciones del

presente Reglamento, dará lugar a la imposición de medidas disciplinarias según la
gravedad del caso o reincidencia en el mismo. Las sanciones pueden ser desde una
amonestación verbal hasta la destitución del cargo, sin responsabilidad de parte de la
Municipalidad.
Artículo 20. Vigencia. Este Reglamento surtirá efectos inmediatamente después de ser
aprobado por el Concejo Municipal.
Son responsables de su correcta utilización y revisión del manejo del Fondo Rotativo el
Director de la AFIM, el encargado del Fondo Rotativo. Los responsables del fondo rotativo
deben observar todas las normas vigentes generales, relacionadas con la ejecución del
presupuesto, compras y las disposiciones emitidas para su manejo por parte de la
Contraloría General de Cuentas.
Fuente utilizada para el presente reglamento y manual del Fondo Rotativo / Caja Chica,
fue el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, segunda y tercera
versión, Módulo de Tesorería, numeral 6.6 Registro de Fondo Rotativo. Sub numeral 6.6.2
Responsabilidad de los Fondos Rotativos.

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