PROTOCOLO DE EVENTOS DE DIVULGACIÒN TECNOLOGICA

EVENTO PRESENCIAL

BETANCUR RAMOS GISSELL

BLANDÓN CONTRERAS JULIÁN
CATAÑO LÓPEZ JULIÁN
CEBALLOS MARTINEZ JORDAN
CIFUENTES SIZA LAURA
DE ÁVILA RODRÍGUEZ EVELYN
LOAIZA MUÑOZ LEIDY
MARTINEZ COBO ALEJANDRA
MARTINEZ JARRISON JAWER
MONTOYA MARTINEZ GINA
PÉREZ BACA KEIDY
POLANCO MENDOZA LUISA
TENORIO QUINTERO STEVEN
VILLA MONSALVE JULIANA

CENTRO DE BIOTECNOLOGÍA INDUSTRIAL

SENA
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
PALMIRA
2020
PROTOCOLO DE EVENTOS DE DIVULGACIÒN TECNOLOGICA

EVENTO PRESENCIAL

BETANCUR RAMOS GISSELL

BLANDÓN CONTRERAS JULIÁN
CATAÑO LÓPEZ JULIÁN
CEBALLOS MARTINEZ JORDAN
CIFUENTES SIZA LAURA
DE ÁVILA RODRÍGUEZ EVELYN
LOAIZA MUÑOZ LEIDY
MARTINEZ COBO ALEJANDRA
MARTINEZ JARRISON JAWER
MONTOYA MARTINEZ GINA
PÉREZ BACA KEIDY
POLANCO MENDOZA LUISA
TENORIO QUINTERO STEVEN
VILLA MONSALVE JULIANA
INSTRUCTORA
BLANCA NORY VALENCIA CRUZ

CENTRO DE BIOTECNOLOGÍA INDUSTRIAL

SENA
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
PALMIRA
2020
Contenido
INTRODUCCIÓN...........................................................................................................................................7
OBJETIVOS...................................................................................................................................................8
GENERAL.................................................................................................................................................8
ESPECIFICOS............................................................................................................................................8
JUSTIFICACIÓN............................................................................................................................................9
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA............................................................................................................10
Descripción del problema.....................................................................................................................10
Formulación del problema:...................................................................................................................10
NECESIDADES............................................................................................................................................11
MARCO TEÒRICO......................................................................................................................................12
Evento...................................................................................................................................................12
Tipos de evento.....................................................................................................................................13
Misión...................................................................................................................................................16
Visión.....................................................................................................................................................16
Valores y Principios...............................................................................................................................17
Objetivos...............................................................................................................................................17
Organigrama.........................................................................................................................................18
Procesos y procedimientos administrativos.........................................................................................19
Marca....................................................................................................................................................19
Brief.......................................................................................................................................................22
Slogan....................................................................................................................................................24
Logotipo................................................................................................................................................25
Target....................................................................................................................................................27
Planimetría............................................................................................................................................29
Suvenir..................................................................................................................................................30
Plataformas virtuales de evento...........................................................................................................30
Presupuesto..........................................................................................................................................32
 Estimado....................................................................................................................................33
 Real o estándar.........................................................................................................................34
Rubro.....................................................................................................................................................35
Promoción y divulgación.......................................................................................................................35
Publicidad..............................................................................................................................................37
 Pendón..................................................................................................................................................39
Afiches...................................................................................................................................................40
Escarapelas............................................................................................................................................41
Botones.................................................................................................................................................42
Flagers...................................................................................................................................................43
Stand.....................................................................................................................................................43
Base de datos........................................................................................................................................44
Netiquetas.............................................................................................................................................46
Redes sociales.......................................................................................................................................47
EDT........................................................................................................................................................47
Logística y distribución de evento........................................................................................................48
Plan comercial.......................................................................................................................................50
Plan de negociación..............................................................................................................................51
GTC 185.................................................................................................................................................53
Tipologías de eventos...............................................................................................................................59
Congresos y convenciones....................................................................................................................59
Congreso...........................................................................................................................................59
Convenciones....................................................................................................................................61
Simposio y Degustaciones....................................................................................................................64
Simposio............................................................................................................................................64
Degustaciones.......................................................................................................................................66
Webinar y Talleres seminarios.............................................................................................................68
Webinar.................................................................................................................................................68
Talleres seminarios...............................................................................................................................71
Modalidades de eventos..........................................................................................................................74
Diseño del proceso administrativo...........................................................................................................76
Planeación.............................................................................................................................................76
Organización.........................................................................................................................................77
Dirección...............................................................................................................................................78
Control..................................................................................................................................................80
Flujo grama de procesos.......................................................................................................................81
Estructura organizacional.................................................................................................................84
Conformación de comités.................................................................................................................87
 Comité de mercadeo.........................................................................................................................96
Marca..................................................................................................................................................102
Misión.............................................................................................................................................104
Visión...............................................................................................................................................104
Objetivos.............................................................................................................................................105
Objetivo general.............................................................................................................................105
Temáticas del evento..........................................................................................................................105
Marco teórico – innovación, vigencias, tecnología, tendencias.....................................................105
Público objetivo..................................................................................................................................105
Selección del lugar..............................................................................................................................107
Fecha y hora........................................................................................................................................110
Conferencistas (facilitadores).............................................................................................................113
Programación......................................................................................................................................114
Planimetría del evento.......................................................................................................................115
Proceso de negociación......................................................................................................................121
Construcción de base de datos de acuerdo al público objetivo.........................................................124
Diseño de comunicación.....................................................................................................................125
Diseño del plan comercial del evento................................................................................................130
Promoción y divulgación del evento..................................................................................................131
Recursos..............................................................................................................................................134
Presupuesto (estimado y real)............................................................................................................144
Protocolo y presentación del evento..................................................................................................148
Encuesta de satisfacción.....................................................................................................................149
Fase 2: EVENTO.......................................................................................................................................150
Organización del ambiente.................................................................................................................150
Ejecución del evento...........................................................................................................................151
Fase 3: POSTEVENTO..............................................................................................................................156
Bibliografía..............................................................................................................................................171

Tabla de tablas
Tabla 1 Duración de Eventos 112
Tabla 2 TGP..........................................................................................................................................124

Tabla de ilustraciones
Ilustración 1 Planimetría......................................................................................................................116
Ilustración 2 Auditorios.........................................................................................................................116
Ilustración 3 Auditorio de teatro..........................................................................................................117
Ilustración 4 Auditorio tipo escuela.....................................................................................................118
Ilustración 5 Auditorio tipo Naciones Unidas.....................................................................................118
Ilustración 6 Primeros Auxilios................................................................................................................119
Ilustración 7 Zona de circulación.............................................................................................................119
Ilustración 8 Vías de Acceso....................................................................................................................119
Ilustración 9 Salidas de emergencia........................................................................................................120
Ilustración 10 Zonas de alimentación......................................................................................................120
Ilustración 11 Servicios sanitarios............................................................................................................120
Ilustración 12 Google Voz........................................................................................................................129
Ilustración 13 Gastos de un evento.........................................................................................................145
Ilustración 14 Estructura base de datos EDT...........................................................................................162
Ilustración 15 Estructura EDT..................................................................................................................163
 INTRODUCCIÓN

En el siguiente trabajo podremos identificar la forma de elaboración de un protocolo de

eventos presenciales. Describiendo cuales son las necesidades y el problema que lleva
a la elaboración de estos eventos.
Se identifican unos conceptos, de los cuales se elaboran unos marcos teóricos, con el
fin de hondar en los mismos, adquirir más conocimientos y que sean una herramienta
para la elaboración de este trabajo.
Se define la tipología de eventos y las modalidades en que se presentan. Definiendo el
proceso administrativo, compuesto por la planeación, organización, ejecución y
medición, acompañado de un flujo grama de procesos.
Luego del tema asignado se define cuáles son las fases de un evento y así mismo
elaborar cada una de ellas.
 OBJETIVOS

GENERAL

Establecer un manual de protocolo institucional que permita la organización y

realización de los eventos de divulgación tecnológica presenciales en el Centro de
Biotecnología Industrial, SENA Palmira.

ESPECIFICOS

 Otorgar herramientas necesarias al personal encargado de la realización de eventos,

cuyo instrumento permita el éxito y el perfeccionamiento continuo.
 Determinar las diferentes tipologías de evento.
 Realizar el proceso administrativo (planear, organizar, ejecutar, controlar), para lograr
una buena proyección del evento.
 Elaborar el marco teórico de los conceptos, que serán herramientas útiles para el
desarrollo del manual.
 Identificar las herramientas tecnológicas, que serán de apoyo en la creación del manual
protocolario.
 Identificar los componentes de las fases del evento (pre-evento, evento, post-evento)
para facilitaran la planeación, ejecución, y evaluación del mismo.
 Establecer las políticas frente al manejo de elementos ceremoniales, precedencias
institucionales y estructura de actos protocolarios al interior del CBI.
 Implementar elementos que permitan hacer la medición del manual, como listas de
chequeo.
 JUSTIFICACIÓN

La investigación realizada busca dar a conocer la importancia de los eventos

presenciales los cuales son una estrategia de marketing que nos permite informar a un
público de un tema en específico, o posicionar (dar prestigio) una marca, producto o
servicio.
La consulta del tema surge como una necesidad y su resultado permitirá adquirir más
conocimientos sobre el tema.
Nos proponemos entonces, a indagar el tema a profundidad, sus beneficios y
desventajas para así, lograr el objetivo propuesto, que es enriquecer nuestra sabiduría
de esta manera lograr poner en práctica todo lo aprendido.
 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Descripción del problema

Son importantes para las pymes y los aprendices los diferentes eventos que se realizan
en el Centro de Biotecnología Industrial (CBI) SENA-Palmira. En la actualidad no se
permite realizar ningún tipo de evento en modalidad presencial, siguiendo las
directrices nacionales que prohíbe la aglomeración de gran cantidad de personas sin
las medidas de bioseguridad pertinentes; ni se cuenta con las herramientas
tecnológicas necesarias que fácilmente los procesos, haciendo que el CBI presente
dificultades para cumplir su propósito con relación a el desarrollo de dichos eventos,
afectando tanto aprendices como a las pymes.

Formulación del problema: ¿Por qué es necesario llevar a cabo la creación de un

manual protocolario para el desarrollo de eventos presenciales en el CBI SENA-
Palmira?
 NECESIDADES

Cumplir con la competencia

Resultados de Aprendizaje: Identificar las no conformidades en organización del evento
de acuerdo con el propósito, objetivo y plan, para proponer soluciones.
Organizar eventos de manera responsable, teniendo en cuenta la conformación de
comités, la coordinación de las responsabilidades de los diferentes comités, de acuerdo
con el tipo de evento y las políticas institucionales.
Aplicar el proceso administrativo al desarrollo del evento, de acuerdo con el protocolo,
los medios de divulgación y las políticas de la organización.
Divulgar el evento teniendo en cuenta el medio, el protocolo y las normas de la
organización.
Competencia Asociada:
210601002 - Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo
en cuenta el objeto social de la empresa.
Ampliar la relación entre el SENA y las empresas los cuales ayuden a la promoción,
mercadeo, comunicación y posicionamiento del Servicio Nacional de Aprendizaje
SENA, con el fin de garantizar una adecuada atención a los usuarios y aportantes, con
un relacionamiento directo con el sector empresarial y los clientes tanto internos como
externos, proponer el portafolio de servicios institucional y formular estrategias de
promoción, comunicaciones, mercadeo y servicio al cliente, garantizando la atención
integral de los usuarios y aportantes.
Sector productivo
Influir por medio del evento a la innovación para el crecimiento del sector productivo.
 MARCO TEÒRICO

Evento

El término evento proviene del latín eventus y, según el diccionario de la Real

Academia Española (RAE, 2016), tiene tres acepciones principales:
1. Suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva.
Esta definición sería la que se ajusta mejor al trabajo que se desarrolla a continuación.
2. Eventualidad, hecho imprevisto, o que puede acaecer. Este uso del concepto es
totalmente contrario a la primera acepción descrita, ya que una eventualidad se
entiende como un hecho no planeado; y como ya se ha mencionado, un evento debe
ser programado con antelación.
3. Acaecimiento. Este tercer concepto podría englobar los dos anteriores: un evento es
una cosa que sucede. Desde esta perspectiva, el evento puede ser planificado o
desarrollarse de manera imprevista. Sin embargo estas definiciones resultan
demasiado simples y carentes de contenido, no mencionando por ejemplo su finalidad.
Por ello vamos a definir el evento desde la perspectiva que más se acerca al ámbito al
que hace referencia este proyecto, y ese es el de la comunicación. Las definiciones que
aparecen más frecuentemente en las revisiones bibliográficas son primero, la de Getz
(2012, p.18) citado por García (2013, p.15) que define el evento como un fenómeno
dado en un lugar y tiempo concretos que por definición tiene un principio y un fin.
Goldblatt (1990) citado por García (2013, p.15) reconoce el carácter espacial y
temporal pero añade el objetivo de satisfacer necesidades concretas. Este concepto de
Goldblatt se acerca a lo que Getz define como evento planeado. Getz (2012) define el
evento planeado como “algo que no surge espontáneamente, como su nombre indica,
sino que ha de ser creado y planeado tomando en cuenta el tema a tratar, el lugar en el
que se realizará, y los servicios y productos tangibles con los que debe contar, todo
esto encaminado a alcanzar metas específicas a través de la experiencia de los
participantes, que surge de la interacción de estos con todos los aspectos que
configuran el evento”. (García, 2013, p.16) 6 En esta definición se puede señalar la
interacción como algo esencial en los eventos. Es decir, que los eventos responden al
proceso de la información, el que existe un emisor (organizador del evento) y receptor
(stakeholders) y cuyo fin es transmitir un mensaje a través de una serie de medios,
teniendo que ser codificados por el receptor. El ruido puede afectar en la recepción o
decodificación del mensaje, haciendo que esta no llegue al receptor o sea entendido de
forma errónea. El mensaje a través del evento tiene que cumplir ciertos requisitos
(claro, conciso, atractivo…) y el receptor tiene que recibirlo y actuar de acuerdo a los
objetivos del emisor. El mensaje debe ser adecuado cultural y socialmente para los
receptores y debe ser transmitido por los canales apropiados. Todas estas definiciones
nos acercan al concepto de evento más utilizado hoy en día. Y esa es la del evento
como herramienta de comunicación. (Cordero López, 2016)

Tipos de evento

El origen de los eventos se remonta al año 2,700 a.C en Tyre una ciudad fenicia del
Mediterráneo, pero fue en Delfos ciudad de la antigua Grecia, que se comenzaron a
celebrar las primeras ferias. Posteriormente los romanos tomaron de los griegos esta
modalidad extendiéndola por toda Europa a medida que iban construyendo su imperio.
De allí provienen algunos términos de la organización de eventos, “feria” que proviene
del latín (feriae) que significa vacaciones, el objetivo de su celebración era la venta de
bienes y servicios. Y “exhibición” o “exposición” también del latín (expositio) que
significa exponer. Los términos feria y expo son utilizados actualmente por las
empresas para referirse a eventos para promocionar y vender sus productos o
servicios.
Criterios de clasificación campos de acción en los eventos
Los empresarios: que tienen una trascendencia pública y relacionada con algún rédito
económico o de otra índole: Ferias, Congresos, Exposiciones, Lanzamiento de
Productos, Desayunos, Entrega de Premios, etc.
Los sociales: que se orientan hacía el ámbito privado, familiar o de relaciones
humanas, sin pretender otro rédito que los afectivos o que inducen al mejoramiento de
los vínculos humanos: Casamientos, Cumpleaños, Asados, Tés, Aniversarios,
Reuniones religiosas, Actos folklóricos, de Colectividades, etc.
Eventos empresarios
Gubernamentales: el organizador es un cuerpo gubernamental y los temas están
orientados a la sociedad.
No Gubernamentales: convocados por ONG´s, entidades intermedias, asociaciones,
federaciones o cámaras.
Corporativas: relacionadas con corporaciones en el sentido económico: es decir,
organizadas por grandes empresas.
Denominación de los eventos
Regionales: son los eventos que reúnen a asistentes que pertenecen a una zona con
características similares
Nacionales: los asistentes provienen de diferentes provincias o estados de un mismo
país.
Internacionales y/o Mundiales: los asistentes provienen de varios países y regiones.
Según se financien
Por Contrato: cuando un Organismo o Empresa contrata a una entidad para organizar
su evento, la financiación corre por cuenta de la empresa contratante, se firma un
contrato de trabajo.
Llave en mano: es cuando la Empresa organizadora “deja en manos” a una entidad
para que se encargue de todo el evento, de este dependerá la creatividad y hasta el
financiamiento de la reunión.
Abiertos: son aquellos en que cada persona abona por su registro de inscripción, es
decir que el evento se financia, fundamentalmente, a partir de este aporte, junto a los
ingresos de los patrocinadores y expositores.
Cerrados: son aquellos financiados por patrocinadores o auspiciantes, con fondos
privados o gubernamentales, y los asistentes sólo pueden concurrir al mismo por
expresa invitación.
Tipos de eventos
Eventos Sociales: son aquellos que reúnen a un determinado número de personas y
cuya trascendencia en la mayoría de los casos no va más allá de los límites de quienes
fueron invitados. Generalmente son de carácter festivo.
Eventos Culturales: la comunicación se da en forma de transmisión de mensajes que
tienden a enriquecer el aspecto cultural de quienes participan.
Eventos Deportivos: son todos aquellos eventos en donde se desarrollan
competencias, tiene que ver con el desarrollo del espíritu deportivo, con el culto del
cuerpo y sus aptitudes físicas, para motivar la actividad y su contribución a una mejor
calidad de vida.
Eventos Empresariales: son aquellos que plantean las empresas como herramienta
dentro de su estrategia de Marketing, ya sea para aumentar sus ventas, dar a conocer
un nuevo producto al mercado o para mantener presencia en el mismo.
Clasificación de eventos
Congresos: Es una reunión científica e institucional de colegas miembros de una
institución, asociación, organismo o ente, con características reglamentadas y trabajo
sistematizado que se reúnen por lo general cada dos años.
Convenciones: Reunión formal y genérica de elementos políticos o corporativos. Su
objeto es proveer de información o puntos de vista de la corporación, empresa o
partido.
Jornadas: Reunión similar a los congresos, pero con duración de un día. Por
consiguiente, es una reunión científica e institucional de colegas miembros de un
organismo.
Seminarios: Es un grupo de aprendizaje activo, con relación directa especialista-
alumno. Su modalidad es netamente intensiva. Es el trabajo de un grupo reducido que
investiga o estudia exhaustivamente un tema o unos pocos temas determinados, en
sesiones o reuniones planificadas.
Simposios: Reunión de personas capacitadas en determinado tema con exposición de
expertos. Los integrantes exponen individual y sucesivamente por un lapso no mayor a
quince o veinte minutos.
Conferencia: Un expositor desarrolla un tema en particular.
Teleconferencia o video conferencia: son comunicaciones vía satélite o por internet en
las que un expositor puede realizar su conferencia mientras es observado por un
auditorio distante a miles de kilómetros.
Conferencia de prensa: reunión que se realiza para dar a conocer una opinión o una
información, a un grupo de periodistas acreditados.
Panel: Varias personas exponen su idea, pero sin hacer uso de la palabra propiamente
dicho. Los participantes de la mesa dialogan y evitan colisiones o superposiciones de
exposición a través de la presencia de un coordinador.
Foro: Reunión de libre expresión de ideas con un coordinador. Participan todos los
presentes en la reunión.
Mesa redonda: Los expositores mantienen puntos de vista divergentes u opuestos y
hay lugar para un breve debate entre ellos.
Asamblea: Reunión formal y reglamentaria de una institución. Necesita que se labre un
acta.
Exposición: Reunión de varios expositores para una exhibición pública de arte,
productos, servicios, materiales, etc., sin venta directa a los visitantes.
Feria: Exposición en la que se ponen a la venta los productos, servicios, elementos,
etc. que se exhiben. Es decir, divulgación con venta.
Debate: Discusión grupal e informal sobre un determinado tema, cuya duración no
excede los 60 minutos, realizada con la asistencia de un coordinador.
Inauguraciones: evento que se realiza por el inicio, comienzo o apertura de algún acto,
ciclo o lugar.
Lanzamiento de productos: evento que se realiza para promocionar una marca o
empresa, mediante el cual se da a conocer lo último que se ha creado.
Mega eventos: reunión de gran magnitud, ya sea por su duración, programación,
cantidad de participantes o público y trascendencia. Se puede hablar de mega evento
cuando la cantidad de asistentes supera las 3500 personas.
Fiesta: Reunión de personas en un lugar para divertirse o celebrar un acontecimiento
en la que se suele bailar, comer, etc. (Argumedo & Di Cesar)

Misión

Misión es un encargo histórico realizable, se trata de un "HACIA" y de un "hacer", su

contenido lleva implícito una dirección y una acción.
A través del tiempo la aplicación del término se ha manifestado en forma implícita en la
vida del hombre, comenzando en la misión que el hombre tiene en la faz de la tierra en
todos sus ámbitos, tanto como padre de familia, como maestro, como líder, como
pastor, en fin, el hombre está lleno de responsabilidades que se convierten en una
misión permanente que es difícil apartarse de ellas.
La misión es la razón de ser de la empresa, el motivo por el cual existe. El impacto de
la misión está determinado por varios elementos como el compromiso con la misión,
que sea compartida por la mayoría de los funcionarios y que se sientan identificados.
Así como el grado al que la organización alinea su estructura interna, políticas y
procedimientos a su misión.
Una buena declaración de misión puede tener un impacto positivo para establecer un
marco de referencia para un comportamiento ético de los funcionarios.
En la misión se consideran tres aspectos fundamentales:
1. El propósito u objetivo fundamental de la empresa.
2. Los clientes.
3. Los productos o servicios.
Misión empresarial
Es el conjunto de objetivos generales y principios de trabajos para avanzar en una
organización, que se expresa por medio de una declaración de la misión, que resume
la misión empresarial en una sola frase, con el objetivo de comunicar la misión a todos
los miembros de la organización. (Melgar Callejas, s.f.)

Visión
De este modo, en la década de 1914, Henry Ford anunció que duplicaría los sueldos de
sus trabajadores, llegando a ser dos veces el salario medio de los fabricantes de
automóviles en ese momento, y que reduciría la jornada laboral diaria de nueve a ocho
horas, la mayor reducción de las 60 horas semanales estándar de las fábricas de
Estado Unidos. Además, ofreció compartir los beneficios con los empleados que tenían
un estilo de vida “decente”, incluso dijo que quería que todos sus empleados pudiesen
permitirse un coche Ford. Así, la Compañía Ford Motor llegó a convertirse en la primera
firma en situar la visión de la empresa al mismo nivel que los beneficios.
Sherry Hakimi, fundador y CEO de desarrollo organizacional de la
firma Sparktures escribió: “Una organización sin visión gestiona personas y recursos,
mientras que una organización con visión moviliza personas y recursos. La visión es la
clave para conseguir una cultura organizacional fuerte, sostenible y expansible. No es
un elemento visible, pero está presente para impulsar la organización” (Ruiz & Duarte,
2016)
Valores y Principios

Los valores corporativos son estos aspectos que hacen a tu empresa diferente del
resto, no es la marca o el logo, son aspectos más profundos que generan para la
compañía una ventaja competitiva frente al resto.
Los valores corporativos son la creencia de lo que la empresa es de manera
compartida por los integrantes de la misma.
Valores que marcan el comportamiento de los miembros y que con el paso del tiempo
se transmiten de unos a otros y orientan y determinan la actividad y el quehacer de la
empresa. Alineados y en coherencia con su estrategia de actuación. (Cabezas, s.f.)
Sin embargo, la importancia de fomentar los valores hace parte del ADN y la
personalidad de la compañía, lo cual se refleja en los comportamientos de los
colaboradores. Así mismo, permiten identificar si una persona puede adaptarse
exitosamente a la compañía con su forma de ser y relacionarse con los otros, afirma
José Manuel Echeverri, director de Recursos Humanos en Reckitt Benckiser, empresa
multinacional dedicada a la fabricación de productos para el cuidado personal, del
hogar y la salud con más de 60 años de experiencia en el mercado nacional.
Para Echeverri, en cualquier organización debe primar la manera en que desean
lograrse los resultados, es decir, el ‘cómo’ y las conductas aceptadas al interior de la
empresa. Además, valores esenciales como el respeto, la camaradería y la
pertenencia.

Objetivos
Un objetivo es el planteo de una meta o un propósito a alcanzar, y que, de acuerdo al
ámbito donde sea utilizado, o más bien formulado, tiene cierto nivel de complejidad. El
objetivo es una de las instancias fundamentales en un proceso de planificación (que
puede estar, como dijimos, a diferentes ámbitos) y que se plantean de manera
abstracta en ese principio pero luego, pueden (o no) concretarse en la realidad, según
si el proceso de realización ha sido, o no, exitoso.
Un objetivo puede ser alcanzado de manera individual o en caso contrario, de manera
grupal, por la conformación de un equipo. En ambos casos, los esfuerzos y la voluntad
se verán empujados por la previa disposición de los objetivos a alcanzar.
Además, durante todo el proceso de ejecución, en general, los objetivos sirven o
cumplen la función de ser las guías, los ejes que se tomen durante dicho proceso,
puesto que una desviación o una mala elección pueden contribuir a no alcanzar los
objetivos propuestos.
Los objetivos son especialmente donde describimos ya sea de manera verbal o escrita
a donde queremos llegar, qué queremos lograr y de qué manera, por otro lado resultan
ser de suma importancia a la hora de plantearlos en el desarrollo de un trabajo,
proyecto o investigación ya sea escrito, refiriéndose a los propósitos finales de los
mismos, dentro de estos encontramos el objetivo general y los objetivos específicos,
donde el objetivo general se precisa la finalidad que tiene ya sea una investigación,
trabajo o proyecto, y finalmente los objetivos específicos son los que de cierta manera
ayudan alcanzar el objetivo general. (MX, 2013)
Organigrama

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o

cualquier otra organización, que incluye las estructuras departamentales y, en algunos
casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones
jerárquicas y competenciales de vigor.
El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea
uniforme y sintética de la estructura formal de una organización: se puede basar en
cualquier tema.
Según Ferrel, Hirt, Adriaenséns, Flores y Ramos, autores del libro Introducción a los
Negocios en un Mundo Cambiante, el organigrama es una representación visual de la
estructura organizacional, líneas de autoridad, (cadena de mando), relaciones de
personal, comités permanentes y líneas de comunicación.
Para Enrique B. Franklin, autor del libro Organización de Empresas, el organigrama es
la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus
áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la
componen.
Jack Fleitman, autor del libro Negocios Exitosos, define el organigrama como la
representación gráfica de la estructura orgánica que refleja, en forma esquemática, la
posición de las áreas que integran la empresa, los niveles jerárquicos, las líneas de
autoridad y de asesoría
Un organigrama es una herramienta administrativa e informativa que permite visualizar
cómo está la organización de una empresa dentro de una representación gráfica o
esquema , en este encontramos diversos tipos de organigramas útiles y con diferentes
funciones que pueden ser aplicados a la empresa, mostrando gráficamente jerarquías,
relaciones y funciones de los que hacen parte de ésta (trabajadores). (Thompson,
2007)

Procesos y procedimientos administrativos

Henry Fayol considerado como el padre de la teoría administrativa, determinó que los
procesos que engloban la administración son en primer lugar la planeación, puesto
que a través de esta podemos visualizar el futuro y trazar el programa de acción, en
segundo lugar el proceso de organización, a través del cual se puede construir tanto el
organismo material como el social de la empresa; en tercer lugar aplicamos la dirección
para guiar y orientar al personal, y en cuarto lugar se encuentra la tarea de
coordinación, en la cual se armonizan todos los actos y esfuerzos colectivos; finalmente
se debe hacer un efectivo control para verificar que todo suceda de acuerdo a las
reglas establecidas y ordenadas. ( Luna González , 2014)
Al abordar los conceptos del proceso administrativo encontramos que muchos autores
se han preocupado por la función de planeación y han desarrollado sus propias
definiciones, aunque lo expresan diferente, guardan elementos comunes; todos ellos
coinciden en considerar que la planeación se convierte en la función fundamental del
proceso administrativo para la supervivencia de la empresa:
Koontz y O’donnell junto a Terry apoyan a Fayol al decir que la previsión es la base de
la planeación. Considera la planeación como: “una función administrativa que consiste
en seleccionar entre diversas alternativas los objetivos, las políticas, los procedimientos
y los programas de una empresa” (Cruz Chimal & Jiménez Pérez, 2013)

Marca

La marca nace como una necesidad de diferenciación, aunque, precisamente, no con

los mismos fines comerciales como se conoce hoy en día. Su origen puede situarse en
una práctica de los ganaderos, que marcaban a sus animales con objetos ardientes (no
en vano, Brand, en alemán, es ‘fuego’) para distinguirlos del resto. Así empezó
el diseño de marca.
Según Arnold en nuestros días la concepción moderna de una marca rebasa los
aspectos mecánicos de diferenciación de productos. Hoy en día, las grandes marcas
son personalidades tan arraigadas en nuestra cultura como lo son las estrellas de cine,
los ídolos deportivos o los personajes de ficción. (1993).
Se podría comparar estas palabras con las de Aaker cuando habla de la construcción
de una marca como personalidad, con todas las características de una persona y en
este punto sería mucho más fácil generar una empatía con la marca.
Capriotti en cambio plantea el lado de la semiótica de la marca y su capacidad de
generar un discurso lleno de sentido con el cual se puede comunicar un mensaje. A
este, le suma otra característica a la marca, “expresa valores y se presenta como un
contrato interpretativo
Norbert Chávez al hablar sobre la marca dice que por un proceso espontáneo de
economía comunicacional se deposita en un signo simple (la marca gráfica) una carga
compleja de significados compartidos por un determinado público.
Una marca es un signo distintivo, cuya principal función es la de diferenciar y hacer
únicos a los productos y/o servicios de una empresa frente al resto de competidores. La
marca es, lo que da identidad y significado a un producto o servicio concreto.
Por ejemplo, uno de los ejemplos de marcas más famosos es, posiblemente, Coca-
Cola, una marca fuerte, potente y con una identidad indiscutible. Sólo con nombrarla, el
mundo entero sabe que nos estamos refiriendo a un refresco concreto.
Anteriormente las familias usaban sus nombres o apellidos como referente identificador
de sus productos o servicios. Las marcas surgieron hace cientos de años, las
empresas comenzaron a ser conocidas por una gran mayoría a través de sus marcas
corporativas (nombre de la empresa) o comerciales (nombre de los productos o
servicios que una empresa produce) se comenzó a fraguar la idea de que las marcas
eran un invento de la era industrial. (Rodríguez Pérez, s.f.)
Tipos de marcas
-Marcas denominativas. Consistente en la combinación de letras y números.
-Marcas gráficas. Este tipo de marcas son aquellas que cuentan con símbolos gráficos,
logotipos, dibujos, etc.
-Marcas mixtas o figurativas. Son aquellas marcas que combinan las dos marcas
anteriores, es decir, consisten en la combinación de letras y/o números, así como
símbolos gráficos.
-Marcas tridimensionales. Marcas que tienen los elementos gráficos dispuestos en tres
dimensiones. Aquí, un ejemplo de ello podrían ser los envases y envoltorios, la forma
del producto, etc. Un ejemplo de marca de este tipo sería, por ejemplo, el queso
Babybel, con un envoltorio muy peculiar y distintivo
-Marcas sonoras. Este tipo de marcas se refiere a aquellas consistentes en una
sucesión de sonidos susceptibles de ser distintos.
La Asociación Americana de Marketing declara que, marca es un nombre, un término,
una señal, un símbolo, un diseño, o una combinación de alguno de ellos que
identifica productos y servicios de una empresa y la diferencia de los competidores.
Identidad de la marca:
Sanz de la Tajada, apunta que la identidad es la manifestación codificada de
la cultura de la empresa. (Sanz de la Tajada, 1994)
Justo Villafañe considera que la identidad de una empresa; es algo obvio, igual que la
identidad personal, es decir, el conjunto de rasgos y atributos que definen suesencia,
algunos de los cuales son visibles y otros no. (Villafañe Gallego, 1999)
Justo Villafañe, manifiesta que, ¨ la imagen es algo etéreo sobre la que se tiene
un control limitado porque nace en la mente de los públicos y se va constituyendo
gracias a la multiplicidad de actos que esa empresa protagoniza¨. (Villafañe Gallego,
1999)
González G, expresa que la imagen, es el resultado de todas aquellas experiencias,
impresiones, creencias y sentimientos que poseen las personas sobre una empresa.
(González Ghaddra M, 1990)
¿Cuáles son los beneficios que nos ofrece el tener una marca?
-Nos permitirá tener una mayor ventaja competitiva sobre la competencia.
-Esta transmitirá sensaciones agradables y de confianza a nuestros clientes.
-Sera un gran atractivo para el negocio y/o servicio.
-Nos permitirá fidelizar a nuestros clientes.
Alcance de una marca
Las marcas exitosas han sido capaces de expandirse mucho más de lo imaginado, son
capaces de conquistar segmentos imposibles para otros, logrando extender sus
servicios y productos.
¿Cómo podemos definir el valor de una marca?
La mejor forma de identificar el valor que una marca nos ofrece, es basándonos en su
capacidad para generar ganancias financieras, también hay que tener en cuenta que
una marca es lo que le suma o resta al servicio o producto, dependiendo de su calidad,
etc.
Elección del nombre de marca
Para tener un buen nombre de marca es importante tener en cuenta los siguientes
aspectos:
-Debe sugerir algo sobre los beneficios del producto.
-Debe ser fácil de pronunciar, deletrear y recordar.
-Ser versátil para que se aplique a los productos que se agregan.
-Debe ser adaptable a cualquier medio publicitario.
-Debe de sonar atractivo.
-Que se pueda pronunciar de una sola manera.
Finalmente, la decisión debe de vincularse con la representación de un logotipo, el logo
es un elemento de diseño muy importante, ya que este aparecerá en todos los medios
y materiales de comunicación. Lo ideal es que este elemento refleje colores, formas,
fuentes, y tipografías agradables.
La importancia de la marca está en dejar una huella indeleble en la cabeza de los
clientes, una huella que sea inconfundible, una huella memorable, que permita volver a
consumir una y otra vez los productos que vende gracias a la diferenciación que
consigue con respecto a sus competidores.
La marca es el intangible más importante de la empresa. La marca es lo que queda en
la mente de los consumidores cuando ya se han consumido los productos.

Brief

El brief o briefing es un documento informativo que contiene la información

imprescindible para poder empezar a planificar o ejecutar un proyecto. Se trata de un
documento muy habitual en el mundo de la publicidad y la comunicación, aunque
también se ve en otro tipo de sectores, en el que el cliente, a través de este
documento, describe sus necesidades y deseos para la realización de un proyecto a
una agencia o proveedor.
La clave de este documento no está solamente en hacerlo, sino en hacerlo bien. Si lo
conseguimos, nuestros proveedores nos lo agradecerán, el trabajo con ellos será más
eficaz y los resultados más rápidos y mejores. Por el contrario, lasconsecuencias de
hacer un mal briefing pueden llevar a retrasar los tiempos de ejecución de la campaña
o el proyecto, multiplicar las horas de trabajo y quemar al proveedor. Hay que tener en
cuenta que el briefing sirve como documento de punto de partida para empezar a
trabajar y, por tanto, si no está correctamente planteado provocará que se dediquen
horas y esfuerzo en una línea de trabajo que realmente no es la adecuada. a
continuación, vamos a describir el contenido necesario para hacer un buen
Contenido del briefing
1 – Objetivo de la campaña o proyecto
En primer lugar es imprescindible transmitir el objetivo de la campaña para poder trazar
una estrategia adecuada que permita cumplir con los mismos. Este punto condiciona
de forma importante los planteamientos, por lo que es fundamental que esté
claramente especificado.
2 – Público al que va dirigido
El público al que está destinada la campaña o proyecto también es muy importante ya
que puede influir para que el lenguaje, estilo o diseño del mismo tenga unas
características u otras. También influirá en la elección de los canales y medios, en caso
de que se trata de una campaña de publicidad o relacionada con contenido, por lo que
tener claro este aspecto es fundamental y uno de los puntos más importantes junto con
los objetivos.
3 – Descripción de la empresa
Incluir una breve descripción de la empresa en el briefing es muy útil para conocer el
enfoque y valores de la misma. Detalles que son muy importantes a la hora de realizar
una propuesta creativa o en la que la comunicación y el diseño tengan un papel
importante.
4 – Necesidades específicas
En ocasiones, el cliente ya tiene claras algunas de las características u orientación del
proyecto que se quiere lanzar. Si es así, el cliente deberá especificarlo en el briefing
para que el proveedor lo tenga en cuenta a la hora de plantear su propuesta o ejecutar
el proyecto.
5 – KPIs
Los “Key Performance Indicators”, conocidos habitualmente como  KPIs , ayudan a
medir la eficacia del trabajo realizado. En ocasiones, se desarrollan proyectos con el fin
de conseguir unos objetivos específicos. Por ejemplo, desarrollar una campaña de
publicidad con la que conseguir generar X miles de euros en ventas o conseguir X
número de visitas. Cuando esos objetivos se pueden medir con un indicador claro y
están dentro de las expectativas del cliente, deben estar incluidas en este briefing.
6 – Condiciones o limitaciones
Ocasionalmente puede suceder que, por la industria o sector del cliente, su historia,
valores, etc haya algunas limitaciones o condiciones en el desarrollo del proyecto. Si el
proveedor no las conoce o no tiene porqué conocerlas, es importante dejarlas por
escrito. De esta forma nos aseguraremos que la propuesta que recibamos estará en
línea con lo que buscamos.
7 – Estimación presupuestaria
En caso de que ya haya un presupuesto definido para el proyecto, es importante
reflejarlo para que la propuesta se adecue a lo que el cliente puede pagar. Sin
embargo, no es imprescindible ya que muchas veces lo que se busca es tener
diferentes propuestas con su correspondiente presupuesto.
8 – Timming
Por supuesto, a la hora de valorar un proyecto es muy importante tener en cuenta
cuáles son los plazos de ejecución del mismo. Esta información permite al proveedor
valorar mejor los recursos que necesitará y facilita su planificación y organización.
9 – Look Feel o estilo con ejemplos
Si como cliente tenemos una idea de la estética que estamos buscando, debemos
señalarla en el briefing. Si además podemos incluir ejemplos de diseños similares,
serán una buena referencia para el proveedor y será más fácil que el resultado se
acerque a lo que estamos buscando.
10 – Formato de entrega con las especificaciones técnicas necesarias
El diseño debe adecuarse al formato en el que se vaya a presentar, por ello es
importante señalar las especificaciones técnicas del diseño que queremos que se nos
entregue o, si desconocemos estos detalles, señalar que uso se va a dar al diseño:
impresión, web, ubicación, etc. (Pablo Lopez, s.f.)
Slogan

El eslogan es una palabra o frase corta fácil de recordar, un lema original e impactante,
que a menudo se utiliza en la publicidad y la propaganda política como frase
identificativa. Además, se espera generar confianza en el interlocutor o público al que
va dirigido el mensaje.
Eslogan es un término derivado del inglés, slogan, cuyo origen etimológico es del
gaélico, sluagh-ghairm (pronunciado slo-gorm), donde sluagh significa ejército
y ghairm corresponde a lloro o grito. Sluagh-ghairm sería entonces el grito de guerra;
que identificaba a un determinado grupo.
Características del eslogan
Para que un eslogan sea eficaz, debe cumplir con estas características:
 Debe ser fácil de recordar: un eslogan es una frase pegadiza que la gente
asocia rápidamente con un producto, servicio, evento o figura pública.
  Es distintivo: resume la cualidad principal de aquello que se quiere ofrecer.
 Transmite sentimientos positivos: el eslogan debería genera una conexión
positiva entre la marca y el consumidor.
 Debe ser breve: el uso de pocas palabras que además sean concretas ayudará
a aumentar el impacto del mensaje.
 Es de uso exclusivo: es una frase única de la marca.
 Frases versátiles: las palabras utilizadas deben responder al contexto de los
diferentes países en los que se utilizará. En los casos de las campañas
internacionales, una frase puede ser eficaz en un país pero no en otro, y esto
debe ser tomado en cuenta.
Ejemplos de eslogan
Existen varios ejemplos de eslóganes famosos que no solo impulsaron a las marcas a
las que hacen referencia, sino que además generaron un efecto de recordación que
traspasó el ámbito publicitario para instalarse en el lenguaje cotidiano. Estos son
algunos ejemplos de eslóganes efectivos:
 Porque tú lo vales (LOreal, marca de cosméticos).
 Me encanta (McDonalds)
 A que no puedes comer solo una (papas fritas Lays).
 Hay cosas que el dinero no puede comprar. Para todo lo demás,
existe Mastercard (tarjeta de crédito). (Delgado, 2019)

Logotipo

Para Joan Costa en su libro Imagen Global “logotipo es la gráfica particular que toma la
escritura del nombre de la marca, porque el tratamiento gráfico que en él se opera lo
convierte de una palabra legible, a un signo sobre todo visible, lo que importa, es su
función de distinguir, identificar, memorizar y asociar” (costa, 2003)
Según Stanton, Etzel y Walker en su libro Fundamentos de Marketing “término logo
(abreviatura de logotipo) se usa indistintamente para denotar el símbolo de marca o
incluso el nombre de marca, en especial si éste se escribe de forma distintiva y
estilizada" " (Staton, Etzel Ywalker, 2007)
Dadas estas definiciones hechas por los autores ya citados anteriormente, se puede
llegar a la conclusión que un logotipo no es más que la parte de la marca que se puede
reconocer, que se puede visualizar, la cara de una marca representada en un símbolo.
¿Por qué es importante un logotipo?
“El arte y misterio del mundo no están en lo invisible, sino en lo visible, y en lo que
propone a los ojos”. François de la Rochefoucauld
El mundo por estos días se encuentra visualmente contaminado por la publicidad, las
marcas, logos, vallas, comerciales de televisión… etc. A causa de esto, las personas
caminamos cada vez más rápido y con más necesidades que nos van generando los
anuncios que vemos en el transcurso de nuestro día. Se habla que una persona
corriente puede alcanzar a los tres mil impactos diarios y cómo explica Eduardo
Madinaveitia de la empresa Zenith Media “Debemos tener en cuenta que no son sólo
los anuncios, sino que en general las marcas nos abordan a cada paso por la calle, en
las tiendas e incluso en nuestra propia casa", por lo tanto encontramos que es
absolutamente necesario tener un logotipo y una marca que nos diferencie al resto de
las marcas y logotipos que se encuentran en el diario vivir de las personas.
Según Sebastián Haro en un artículo que escribió para la revista Revista Decisión “Una
compañía no sólo es lo que vende o lo que ofrece; también -y en gran medida- es lo
que de ella se percibe. Una imagen sólida y representativa de su actividad y su filosofía
de trabajo, constituyen un valor fundamental a la hora de posicionarse en el sector y de
diferenciarse de la competencia” (Haro, 2004)
Por lo tanto tener un logotipo se hace totalmente necesario para una empresa, pues es
fundamental para existir, tener una identidad, tener presencia en el mercado, llegar a
los potenciales clientes y fidelizarlos a una imagen, a una referencia y sobre todo a un
símbolo que les genere en este caso específico, diversión, libertad y todo lo que
representa.
Tipos y clases de logos.
Los tipo y clases de logos se encuentran divididos en dos identificadores, los
simbólicos y los nominales, de esto depende cómo se llame al logo. En la categoría de
identificadores simbólicos, encontramos el logo símbolo, estos son aquellos en los que
ambos símbolos identificadores están integrados y construyen una única unidad
gráfica, un ejemplo de esto el caso de BMW y Kodak entre otros. Después
encontramos los que están conformados sólo por el símbolo, este estilo se caracteriza
por ser simplemente el logo, se encuentran pocos casos tan exitosos como este pero
los hay, como lo es el caso de Nike, La Cruz Roja o Ralph Lauren. El último estilo que
se encuentra en esta categoría de Identificadores Simbólicos es el logotipo con
símbolo, en este encontramos que ambos signos son, en lo formal, independientes y
tienen capacidad identificadora tanto en conjunto como en separados. Ahora en los
Identificadores Nominales, encontramos el logotipo con accesorios, este tipo de logos
se caracteriza por estar acompañado de algún signo carente de autonomía
identificadora. Luego se encuentra el logotipo puro, este no es más que la
representación exclusiva de tipografía, caligrafía o manual del nombre, un ejemplo
claro de este estilo de logos es Coca-Cola, SONY o IBM. Para finalizar se encuentra el
logotipo con fondo, caracterizado por estar inscrito en un fondo carente de autonomía
identificadora.
A la hora de crear un logotipo efectivo se encuentran varias necesidades y
características a cumplir, para de esta forma alcanzar los objetivos y metas propuestas
en el momento de su creación. Estas características se han obtenido a partir de los
hallazgos encontrados en las encuestas hechas a expertos y que anteriormente fueron
presentadas.
• Debe estar inspirado en la época, tiempo y cultura en el que se está diseñando y
creando.
• Debe ser sencillo, claro y estilizado.
• Debe ser de fácil recordación.
• Debe marcar una gran diferencia con respecto al resto y ser único.
• Deber ser multifuncional, servir en diferentes medios, impresos o en pantallas, a color
o en blanco y negro.
• Debe tener una coherencia con el resto de la identidad corporativa.
• Debe resistir los cambios de épocas y culturas.

Target

“Desde que el Marketing Science Institute (MSI) estableciera en 1986 la Orientación al

Mercado como línea prioritaria de investigación, este tema ha sido objeto de continua
atención por parte de los investigadores. Tal interés encuentra en gran medida su
justificación al considerar que la orientación al mercado puede engendrar ventajas
competitivas, con el consiguiente impacto positivo sobre los resultados de la empresa.
La investigación sobre OM ha contribuido de forma notable a explicar su problemática y
a poner de manifiesto la compleja estructura de relaciones en la que se encuentra
inmerso este tema. Así, el estudio de la naturaleza de este constructo, sus
antecedentes y sus consecuencias en la organización han sido objeto de numerosos y
variados trabajos, si bien, y como ocurre en cualquier campo del conocimiento
científico, quedan todavía interrogantes a los que dar respuesta y, asimismo, han
surgido otros nuevos que deben ser explicados.
La investigación realizada hasta la fecha sobre la orientación al mercado se ha
centrado básicamente en los siguientes aspectos: 1) estudio de su naturaleza, es decir,
de su concepción, de su dimensionalidad y de la propuesta de escalas para medirla; 2)
estudio de sus antecedentes, es decir de los factores organizativos que facilitan u
obstaculizan su desarrollo e implantación en una empresa; 3) estudio de las
consecuencias que la orientación al mercado provoca en la empresa. En este sentido,
se han apuntado las consecuencias sobre los empleados, sobre los clientes y sobre los
resultados de la firma; 4) estudio de factores moderadores que pueden afectar al
énfasis sobre los componentes de la orientación al mercado, o moderar también la
relación entre esta última y los resultados”. MARTÍN A, Enrique y COSSÍO S,
Francisco. La orientación al mercado y el rendimiento empresarial: el caso de la banca
comercial española. Cuadernos de Gestión Vol. 1. No. 1 (febrero de 2001) Universidad
de Sevilla.
Enfoque en Diseño, “Los sistemas de cálculo del target costing consideran el plan de
productos y procesos como un factor clave, así insume más tiempo la fase de diseño
del plan, y además se reduce el tiempo para comercializar, por tanto se eliminan gastos
y tiempo que consumen los cambios necesarios con posterioridad.” (Salas, 2003).
En el costo objetivo, el factor interno que hay que determinar, es el margen requerido
de un producto, que tiene que estar conforme con el plan estratégico de los beneficios
de la empresa (Flores,1999).
Para los autores Malonda y Steger (1998:28) el concepto del Target costing o costo
objetivo es una técnica de gestión cuya idea principal es que trata de asegurar una
rentabilidad a la compañía antes de lanzar un producto al mercado, conociendo cuánto
está dispuesto a pagar el mercado por un producto o un servicio a través de la
investigación de mercados y el análisis de valor. Eso significa que el factor clave es lo
que pide el cliente y no lo que es posible desarrollar y producir técnicamente.
Por esto, “el cálculo del target costing comienza con la administración del costo desde
las fases más temprana de desarrollo de producto y lo aplica a lo largo del ciclo de vida
de producto activamente, involucrando la cadena de valor extendida...el costo objetivo
se forma por el precio del mercado competitivo, al cual se le sustrae el margen de
ganancia requerida...el beneficio es controlado típicamente por la situación imperante
del mercado, y la ganancia requerida es determinada por los requisitos financieros de
la empresa y su industria”.(Salas, 2003).
1 MALONDA M, José y STEGER, Thomas. Una visión del target costing desde la
perspectiva del proveedor. Madrid: 1998 No 25, p.28. En: Revista Legis del contador
No 4. Bogotá: Ed. Legis, octubre – diciembre de 2000 De: FLORES M, Guillermo
Alejandro: “Target costing y la rentabilidad del accionista”.
Según los autores Antón Riera y Ripoll Feliú (1998:18), el costo objetivo es una
herramienta fundamental para el pilotaje12 de los sistemas empresariales en entornos
de mercados maduros y abiertos. En estos mercados, la posibilidad de influir en el
precio del producto o servicio por parte de la empresa es limitada. Así, si el objetivo de
la empresa es conseguir un determinado beneficio y el precio de venta viene dado por
ese mercado, la única forma de conseguirlo es a través de la optimización de costos.
(Flores, 2000).
Peter Drucker (1995:98)13, señala que los ejecutivos necesitan organizar y gestionar
no sólo la cadena de costos sino también todo lo demás, especialmente la estrategia y
la planificación del producto para toda la corporación, como un único todo económico,
sean cuales fueren los límites legales de cada compañía individual. Una potente fuerza
que llevará a la empresa hacia el cálculo de costos de la cadena económica será la
transición desde la fijación de los precios según los costos al cálculo de los costos
según los precios. (Flores, 2000).
Castelló y Lizcano (1995:631)14 proponen la siguiente delimitación conceptual del
costo objetivo al señalar que:
“Es un sistema que apoya el proceso de reducción de costos en las fases de desarrollo
y diseño de un producto.” Ampliando este concepto, los autores señalan lo siguiente
(1995:633)15: “Es un sistema de gestión global, orientado hacia los beneficios
estratégicos, que se centra en la reducción de los costos del ciclo de vida de los
nuevos productos, pretendiendo alcanzar asimismo objetivos de mejora de calidad y
fiabilidad. Los gestores intentan alcanzar este objetivo global mediante el examen y
propuesta de oportunidades de reducción de costos en áreas previas a la producción
(I+D, desarrollo conceptual del producto, y diseño del producto), así como en las etapas
posteriores a la fabricación.” (Flores, 2000).
Los costos orientados al mercado ganan cada vez más espacio en la nueva
concepción estratégica, “donde para la planificación y gestión de costos, el punto de
partida es el precio, que viene impuesto por el mercado como una restricción, y no el
costo que debe cumplir con un estándar establecido a nivel interno” (Flores, 1999).
Guillermo Alejandro Flores, resalta la rentabilidad del accionista y el Target costing, por
cuanto el beneficio que persiguen las organizaciones empresariales, para satisfacer la
demanda de rentabilidad de los accionistas, es cada vez más difícil de lograr, sobre
todo en mercados maduros y abiertos, en donde la capacidad de influir en el precio por
parte de la empresa es casi nula (Flores,2000).

Planimetría

En términos topográficos la planimetría son planos físicos milimétricamente adoptados

a superficies arquitectónicas o construcciones (planos) en donde se realizará el evento.
Ventajas: Presenta una visión global del evento. Facilita el trabajo de los comités.
Montajes, decoración, seguridad, equipos, proveedores, alimentos y bebidas,
patrocinadores, recreadores, otros. Permite delegar funciones. Herramienta eficaz de
control. Se pueden hacer modificaciones oportunas. Garantiza una presentación
estética del evento .Define espacios y evita conflictos. (Osorio Correa, 2015)
¿Cómo funciona? se elabora un plan general de los espacios físicos en donde se
realizará el evento. No olvide incluir en el plano general: primeros auxilios, zonas de
circulación, vías de acceso, áreas para el desarrollo del evento, salidas de emergencia,
zonas de alimentación, servicios sanitarios, otros. Se recomienda que obtenga varias
copias del plano general y ubique sobre cada copia independientemente y de acuerdo
a las características del programa: montaje, decoración, actividades recreativas,
desplazamientos, otros. No olvide consultar y haga acuerdos con los responsables de
cada comité para garantizar una adecuada implementación. (Gomez , 2009)
Para tener en cuenta:
 Comunicación
 Producción
 Presupuesto
 Seguridad
La planimetría es de suma importancia ya que esta será la encargada del orden de los
espacios del evento como lo son los planos sobre las instalaciones y recorridos,
siempre tomando en cuenta la participación de los comités responsables.

Suvenir

Desde hace unos años la Real Academia Española acepta la palabra de origen francés
“souvenir” y la define de la siguiente manera, “objeto que sirve como recuerdo de la
visita a algún lugar determinado”. (Real Academia Española , s.f.)
El souvenir ya forma parte de nuestras vidas, y resulta extraño encontrar un hogar en el
que no tengan ninguno. Suelen ser pequeños y medianos objetos decorativos, imanes,
dedales, tazas, encendedores, bolígrafos, figuras, etc., que nos recuerdan los lugares
que hemos visitado nosotros o nuestros familiares y amigos, porque el souvenir no solo
se compra para “consumo propio”, también es un regalo que traemos de nuestros
viajes para nuestros seres queridos, una forma de compartir esa experiencia vivida con
quienes no han podido viajar con nosotros. Además los souvenirs han terminado
siendo objetos de colección, muchas personas disfrutan coleccionando estos pequeños
objetos que adornan las vitrinas y estanterías de sus casas. (Comercial Rueda, 2018)
Un souvenir, suvenir o recuerdo, es un objeto que atesora a las memorias que están
relacionadas a él. Esto es análogo a la explotación psicológica del condicionamiento
clásico. (ERV Seguros de Viaje, 2014)
Los viajeros compran a menudo recuerdos como regalos para sus seres queridos al
regresar de algún lugar de interés turístico. Esto es común en muchas culturas. Los
recuerdos pueden incluir artículos caseros, como por ejemplo camisetas, ceniceros,
reproducciones de edificios, libretas, postales, sombreros o tazas, entre muchos otros.
(Eventbrite, 2013)
Como así también pueden incluir los recuerdos de eventos importantes, como ser, por
ejemplo, una boda o un nacimiento. Este tipo de obsequios suelen ser un detalle
creativo, que hace que los visitantes recuerden por siempre el evento al que fueron.
Plataformas virtuales de evento

“Con la llegada de Internet se produce un importante abaratamiento de los costos de

desarrollo de programas, por lo que resulta más sencilla la creación de materiales cuyo
objetivo es ser utilizados en línea. Sin embargo se siguen necesitando conocimientos
avanzados de programación para crear un curso o un módulo didáctico, y por tanto
estos cursos no son accesibles a todo el mundo” (Plataformasvirtuales98, s.f.). . Se
menciona que gracias a la llegada del internet, el desarrollo de la programación estas
plataformas fue mucho más sencillo, con su principal objetivo que es utilizarlas en
línea, igual se es necesario cocimiento en programación, más que todo para las
personas que crean estas diversas plataformas, un público en general solo hace uso de
una interfaz sencilla para el acceso más fácil a estas.
En sus inicios debido a su compleja programación, la creación de módulos didácticos y
el diverso contenido que se podría haber presentado en estos, no era de accesibilidad
para todo el público alrededor del mundo, solo podrían acceder minorías concentradas
en una región específica.
“La segunda mitad de los 90 marca el inicio del aprendizaje on-line. Las empresas
vinculadas al sector tecnológico introducen el uso de Internet en su oferta formativa.
Pocos años después apareció el SCORM de ADLNET un nuevo estándar que nos
supuso un nuevo reto. ADL SCORM fue una iniciativa del Departamento de Defensa de
los Estados Unidos para desarrollar las primeras guías que permitieran la implantación
eficiente de la formación a través de Internet.
La normativa SCORM permite que el contenido pueda enviar información a la
plataforma y que ese contenido sea exportable a cualquier otra plataforma”. (Gallo
Rivas , s.f.)
Entre los años 1995 y 1999 surge algo que se conoce como E-learning “Electronic
learning” que traduce como aprendizaje electrónico, es así como se inicia el uso y
creación de plataformas, con el fin de brindar conocimiento, sin necesidad de la
prespecialidad.
Luego de esos años entre 2000 y 2005 han surgido diferentes conceptos derivados del
E-learning, con la misma modalidad y objetivo es el caso del B-learning “Blended
Learning”, traduce como formación combinada “Comienza el B-learning, serían los
materiales educativos que se integran en videos, audios y Web.” (Gallo Rivas , s.f.).
Este concepto trae a estas plataformas un concepto educativo, para esto hace uso e
implementa videos, audios entre otros, herramientas que facilita la enseñanza por
medio de estas plataformas.
Continuamos con el M-learning “Mobile Learning” que traduce aprendizaje móvil que
aparece en 2006, “Aparece el M-learning, que se basa en móviles, smartphones y
demás dispositivos móviles.” (Gallo Rivas , s.f.) Se llevan las plataformas y los
contenidos educativos a dispositivos personales, facilitando el acceso al contenido de
aprendizaje.
Estos avances terminan con el U-learning “Ubiquitous Learning” que traduce formación
ubicua, este conceptos se relaciona y complemente con el anterior M-learning que
aparece entre 2007 y 2010 “En este año aparecen los smartphones y PDA así que los
contenidos e-learning se tenían que convertir en u-learning (ubicuos learning),
formación accesible en cualquier momento y lugar, por lo tanto, se tendrían que
adaptar a nuevos dispositivos.” (Gallo Rivas , s.f.) Esto unifica ambos conceptos y nos
menciona que, facilita el acceso a las plataformas, en cualquier dispositivo con la
capacidad necesaria y a cualquier hora.
“Para suprimir las distancias físicas, optimizar el tiempo de los asistentes y reducir la
inversión de recursos económicos por parte de las empresas, los eventos virtuales son
la solución idónea
Este tipo de eventos digitales trasladan la celebración del acto a la pantalla de
cualquier dispositivo con conexión a internet: móvil, iPad, ordenador… Utilizando una
plataforma online multidispositivo, estos eventos pueden contener todo tipo de
contenidos y actividades, ofreciendo a los usuarios una experiencia inmersiva sin
necesidad de desplazarse.” (eNubes, s.f.) Resalta la importancia que tienen este tipo
de eventos virtuales, como ha sido una solución idónea para cortar las distancias, y
como se trasladan grandes eventos presenciales a la virtualidad.
Entre la presentación de estos eventos virtuales podemos encontrar:
• Conferencias y ponencias en directo vía streaming.
• Ronda de preguntas en tiempo real a ponentes.
• Mesas redondas interactivas.
• Talleres formativos
• Mecanismos de interacción entre los invitados.
• Zona de exposición y visita de stands.
• Visionado de materiales audiovisuales.

Presupuesto

En la historia y a lo largo de la civilización encontramos diverso aspectos y cambios en

el concento de presupuesto, primero encontramos que en la edad media “El profesor
Joseph Vlaemminck, en su obra Historia y doctrinas de la contabilidad, menciona que
en los registros de los Massari de Génova 1 (1340) (orígenes de la contabilidad)
aparecen cuentas de presupuesto. Luego cita al monje benedictino Angelo Pietra como
el primer autor que se preocupa de la previsión de ingresos y gastos (siglo XVI) y a
Lodovico Fiori como el autor que habla de la utilidad de los presupuestos (1636).”
(Manjarres, s.f.) Se menciona que durante los años de 1340 en los registros de los
Massari de Génova, aparecen las primeras cuentas de presupuesto, con lineamientos
del antiguo Egipto y los romanos, que hacían estimaciones para pronosticar los
resultados de su cosecha, para prevenir años de escasez, los romanos estimaban las
posibilidades del pago de los pueblos para exigir el tributo.
Es importante aclarar que los Massari de Génova son una colección de los primeros
libros de contabilidad en la historia, se menciona que el moje benedictino Angelo Pietra
se convirtió en el primer autor que se preocupaba por la previsión de ingresos y gastos
a mediados del siglo XVl, luego esta Lodovico Fiori que fue el autor que menciono cual
era la utilidad de los presupuestos en el año 1636.
En la edad moderna, a mediados del siglo XVlll se plantea “El presupuesto como
herramienta de planificación y control tuvo su origen en el sector gubernamental a
finales del siglo XVIII cuando se presentaban al Parlamento británico los planes de
gastos del reino y se daban pautas sobre su posible ejecución y control” (Manjarres,
s.f.) El parlamento británico considero a finales del siglo XVlll usar el presupuesto como
una herramienta que les ayudaría a planificar y a controlar los gastos del reino luego de
definir cuáles serían las pautas para dar una posible ejecución al proyecto.
Este fue planteado principalmente como un proyecto de uso gubernamental el cual fue
replicado después en el año 1820 en Francia y en 1821 en Estados Unidos.
Entrando en la edad contemporánea entre los años de 1912 y 1925 se menciona que
“Después de la Primera Guerra Mundial las industrias crecen con rapidez y se piensa
en el empleo de métodos de planeación empresarial apropiados. En la empresa
privada se habla intensamente de control presupuestario, y en el sector público se llega
incluso a aprobar una Ley de presupuesto nacional.” (Manjarres, s.f.) La necesidad de
las industrias en crecimiento luego de la primera guerra mundial era tener métodos de
planeación empresarial apropiados, entonces se empieza hablar en las empresas
privadas sobre el control presupuestario, es tanta la necesidad e importancia de esta
herramienta que llega al sector público donde incluso se aprueba una Ley nacional.
“En 1930 se celebra en Ginebra el Primer Simposio Internacional de Control
Presupuestal, en el que se definen los principios básicos del sistema.” (Manjarres, s.f.)
En la actualidad “Han surgido muchos métodos, que van desde la proyección
estadística de estados financieros hasta el sistema "base cero" 2 con el cual se ha
1
Los libros de contabilidad más antigua.
2
“El presupuesto base cero es un método o proceso presupuestario en el que todos los gastos deben estar
justificados para cada nuevo período”
tratado de fijar una serie de "paquetes de decisión" para elegir el más razonable, y
eliminar así la improvisación y los desembolsos innecesarios. (1970 Peter Pyhr, en la
Texas Instruments, perfeccionó el sistema "base cero")” (Manjarres, s.f.) A la gran
herramienta en la que se convirtió el presupuesto, se le unieron nuevos métodos que
han surgido, como al proyección estadística y la base cero, que se trata de fijar unos
paquetes de decisión para hacer elecciones razonables y eliminar improvisaciones
innecesarias.
 Estimado
“Son aquellos presupuestos que se elaboran en base a experiencias del pasado, es
decir, de forma empírica, por lo que existe una probabilidad, más o menos razonable,
de que suceda lo que se ha estimado.” (Gestion.org, s.f.) El presupuesto estimado es
una colección de experiencias pasadas, son bases empíricas, lo que hace que exista
una posibilidad algo razonable sobre la presentación de los resultados finales.
“Se formulan mediantes bases empíricas y casos de estudio, por lo que las cifras
presupuestadas deben representar de forma probable los resultados finales.” (Caurin,
2017) La probabilidad de que los resultados finales del presupuesto sean buenos, es
alta, sin embargo estas estimaciones en ciertas ocasiones, no son capaces de prever
emergencias o imprevisto, y se vuelve más difícil si la empresa ha tenido buenas
experiencias, ene l momento de un imprevisto el presupuesto podría arrojar resultados
erróneos que pueden ser faltes para la empresa.
 Real o estándar
“Estos presupuestos se elaboran sobre bases científicas y mediante estudios
estadísticos, por lo que el porcentaje de error se reduce significativamente y
representan los resultados que se deben obtener.” (Gestion.org, s.f.) Un presupuesto
real o estándar es el que se elabora bajo bases científicas y previos estudios
estadísticos. Los resultados que son obtenidos tiene el margen más mínimo de error lo
cual evita confusiones e imprevistos en el presupuesto.
“Están realizados sobre bases científicas, por lo que minimizan al máximo las
probabilidades de error de los presupuestos. Teóricamente, las cifras marcados y los
resultados finales deben ser iguales.” (Caurin, 2017) Gracias a estas bases, es
considerable la reducción de errores en el presupuesto, es por es que en teoría los
resultados que se obtiene finalmente deben ser iguales.
Se espera entonces que el presupuesto proporcione:
• Una herramienta analítica, precisa y oportuna.
• La capacidad para pretender el desempeño.
• El soporte para la asignación de recursos.
• La capacidad para controlar el desempeño real en curso.
• Advertencias de las desviaciones respecto a los pronósticos.
• Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros.
• Capacidad para emplear el desempeño pasado como guía o instrumento de
aprendizaje.
• Concepción comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del
presupuesto anual.
“En la realidad vivida por las empresas pocas veces se alcanza el ideal. Los bruscos
cambios en el medio ambiente, las nuevas disposiciones legales y los acontecimientos
mercantiles inesperados tales como huelgas, accidentes pueden sacar de balance al
proceso.” (Lagos, 2004)

Rubro

“El termino Rubro, del latín rubrus, refiere de manera abstracta y general a un título o
rótulo que se utiliza para reunir en la misma categoría de una clasificación a una serie
de objetos, lugares, actividades, cosas, etc., que tienen ciertas características en
común. De forma más específica, se denomina rubro económico o comercial a la
agrupación de diversas actividades económicas en una misma categoría. El rubro
puede ser un título que agrupa a un conjunto de cuentas, que forman parte de la
elaboración de los presupuestos en contabilidad.” (Deborah, 2015)
“Se conocen como rubros, por otra parte, a las secciones en que se agrupan los avisos
clasificados de acuerdo a su sector.”
“Rubro es el conjunto de artículos de una misma categoría o son agrupados de acuerdo
a la actividad para que se usa, un ejemplo en relación a lo alusivo se observa en los
pasillos de los supermercados que están separados por rubro como: “rubro de
detergente”, “rubro de harina”, entre otros.
En el ámbito del derecho, una demanda debe de cubrir con ciertos requisitos como:
rubro, proemio, demanda, capítulo de derecho, capítulo de pruebas, petitorio y, la firma.
En referencia lo anterior, el rubro es el encabezado de la demanda en la cual se
observa los datos que identifican al juicio como: número de expediente, nombre de las
partes, clase de juicio y, el nombre de la autoridad a quien va dirigido el escrito, una
vez culminado el rubro se procede con el proemio y, así sucesivamente.
Por otro lado, el término rubro puede ser usado como adjetivo para indicar que algo es
de color rojo o encarnado como “aquel pimentón está rubro”. El término rubro
es sinónimo de: título, rótulo, epígrafe, secciones, rojo.” El rubro es un rótulo o una
categoría que permite reunir o agrupar en un mismo conjunto a entidades o
corporaciones que comparten ciertas características, por ejemplo empresas de rubro
textil.
Otro ejemplo claro de rubro lo encontramos en los periódicos, ya que en la parte final
se encuentran los anuncios clasificados conformados por avisos como lo es el caso de
rubro de empleo, ya que, en esta sección solo se encontraran ofertas de trabajo. Según
lo analizado se pueden concluir que existen diferentes tipos de rubros en la sociedad y
cotidianidad. (CINIF , 2017)

Promoción y divulgación

Se trata de una serie de técnicas integradas en el plan de marketing, cuya finalidad

consiste en alcanzar una serie de objetivos específicos a través de diferentes estímulos
y acciones limitadas en el tiempo y dirigidas a un target determinado. El objetivo de una
promoción es ofrecer al consumidor un incentivo para la compra o adquisición de un
producto o servicio a corto plazo, lo que se traduce en un incremento puntual de las
ventas. (Comunicaweb, s.f.)
Medios de promoción
Creación de página web: donde se pueda compartir temas de interés relacionados con
el evento esto permita ir animando a aquellos que ya han confirmado su asistencia al
evento como para aquellos que necesitan más información para poder decidirse a dar
el paso.
En la página web aparecerá la agenda, el lugar de celebración, cómo apuntarse y
los ponentes que asistirán al evento.
Divulgación
Publicidad, difusión o propagación entre el público de algo, generalmente un hecho con
un grado alto de importancia.
Son aquellos medios tecnológicos, que sirven para enviar mensajes, que van dirigidos
a una gran cantidad de público, y que, pueden atravesar grandes distancias en un
mínimo de tiempo. Con este tipo de medios, el receptor pierde su carácter de receptor
“individual” pasando a llamarse “receptor colectivo” (Marketing XXI , s.f.)
Ejemplos: prensa, radio, televisión e internet
Divulgación no masiva: son medios flexibles, de bajo costo, capaz de asumir una gran
variedad de formas ya que consisten en medios visuales y en algunos casos con audio.
Ejemplos: catálogos, folletos, calendarios
Notas de prensa: es efectivo, aunque su uso sea de los más tradicionales es una
concisa pero explicativa nota de prensa dirigida a los medios que más le interese y si
supone cierta relevancia, no tardarán en hacerse eco. De esta forma el alcance sigue
siendo amplio y especializado además de ser una forma de promocionar eventos de
manera gratuita. Nos permitirá mantener la relación constante con personas del sector.
Folletos y volantes: Es una forma sencilla de dar publicidad a una compañía, producto
o servicio.
Pancartas: Cartel grande de tela, papel u otro material, en que se pintan frases,
consignas y se usa en manifestaciones, protestas o reuniones públicas. 
A través de los ponentes: También es posible llegar a una numerosa masa social
mediante los ponentes. ¿Cómo? Muy sencillo. Seguramente a ellos debido a su
prestigio social y profesional, les interesa que la asistencia al evento sea destacable a
la vez que suelen tener cierta repercusión entre aquellos que les siguen. Así pues,
seguramente estarán encantados de promocionar la actividad de la que son
protagonistas mediante sus blogs y redes sociales.

Publicidad

Es una forma de comunicación que intenta incrementar el consumo de

un producto o servicio, insertar una nueva marca o producto dentro del mercado de
consumo, mejorar la imagen de una marca o reposicionar un producto o marca en la
mente de un consumidor. Esto se lleva a cabo mediante campañas publicitarias que se
difunden en los medios de comunicación siguiendo un plan de comunicación
preestablecido. (Torre Santos , 2013)
Técnicas de publicidad
Asociación psico emotiva al consumidor. Por medio de:
Estética: imágenes, música, personas, etc.
Humor: Pretende asociar un producto a una idea o circunstancia divertida, transmitir
sensación positiva acerca del producto y así asociarlo más fácilmente.
Sentimientos o evocación: No hace referencia directa al producto, sino la sensación
que te produce; en vez de convencerte lo que intenta es seducirte: amor materno,
enamoramiento, etc. Por ejemplo: ¿Te gusta conducir?
Dramatización: Es la forma más antigua de la publicidad, representa un episodio de la
vida real, la persona tiene que percibir que es una dramatización, si no es un testimonio
Testimonio: Si no se percibe que es una dramatización entonces es un testimonio. Por
ejemplo, de unas figuras o personas famosas o reconocidas de forma positiva, o de
personajes de asociación proactiva.
Demostración o argumentación: Mensajes que influyen una demostración del producto.
Normalmente proporcionan una respuesta a un problema real. Este estilo se basa en
las características del producto y su eficacia (típico de las cremas de mujeres). Por
ejemplo, pruebas, tests y ensayos.
Descripción: Presenta de una manera objetiva un producto, sus partes o su
composición. Muy usado en los anuncios de coches.
Exposición: Redactado o presentado como una lista de oferta. Usado por ejemplo en
anuncios de supermercados con sus ofertas alimenticias, o en objetos en venta con
días de descuento.
Impacto: Es algo impactante, juegos de palabras o rimas. Solo busca impactar al futuro
comprador y así captar su atención.
Oportunidad: El mensaje debería aprovechar el momento, coyuntura o situación del
tiempo de referencia.
Frecuencia: El consumidor comienza a retener un mensaje cuando este es repetitivo.
Sinceridad: El fraude produce desconfianza en el consumidor.
Imagen de marca: Recurso a un símbolo para asociarlo sistemáticamente al producto o
a la marca, como consecuencia se producirá un reconocimiento automático del símbolo
(color, eslogan, elemento simbólico, etc.) por parte del consumidor
Subliminal: Produce un efecto indemostrable y arriesgado, es la estrategia más efectiva
si llega hasta el final.
En principio (años 60) es utilizada para cualquier tipo de producto. Posteriormente lo
subliminal es explotado para productos como el tabaco, el alcohol, la lencería, etc.
Posicionamiento, ubicación o llamada: Incita a los oyentes a que participen en una
campaña publicitaria determinada. Selecciona un segmento del público para convertirlo
en el centro de la campaña.
Enigma o suspenso: Presenta al público una incógnita que con el tiempo se va
desvelando, hasta que en un momento dado se muestra la solución. Produce un deseo,
resolver el significado de algo (provoca una expectativa). Nace en los años 70.
Online: es aquella que se hace a través de internet. Este caso la herramienta utilizada
para promocionar nuestro evento será por anuncios en las redes sociales, nos permiten
llegar a un público amplio y dar a conocer de una forma práctica nuestro evento.
Instagram: Por medio de anuncios publicitarios pueden darse a conocer el evento y
aumentar su base de personas interesadas a través de contenido visual permite
obtener información de la ubicación, fecha de la realización del evento. (Torre Santos ,
2013)
Facebook Ads: Aunque el rango al que llega Facebook es menor, pero su costo es muy
económico. La segmentación se realiza por los intereses de los usuarios.
-voz a voz: nos permitirá captar personas que comuniquen a más personas a su
alrededor del evento.
-Publicidad en vídeo
El vídeo es uno de los canales preferidos de consumo de contenido.
De hecho, cuando buscamos un tutorial en muchas ocasiones recurrimos antes a
YouTube que al propio Google (que al fin y al cabo es lo mismo).
Por lo tanto, aquí tendríamos que tener en cuenta a las diferentes plataformas de vídeo
que aceptan anuncios como:
 YouTube.
 Vimeo.
 Dailymotion.
Anuncios en televisión: Publicidad realizada a través de cadenas de televisión, bien a
través de spots, patrocinios, microespacios temáticos. Es un medio caro y de gran
impacto. Solo utilizable para productos o servicios de amplio consumo. Se han
introducido nuevas fórmulas como el patrocinio de programas o recomendación de
presentadores ( placement ). Es sin lugar a dudas el ATL más poderoso.
Anuncios en radio: Desplazada en relevancia por la televisión, mantiene un público que
por necesidades concretas o preferencias subjetivas escuchan el medio fielmente.
Anuncios en prensa: Medio muy segmentado por su naturaleza: existen revistas de
niños, jóvenes, mujeres, profesionales, etc. Se trata de un medio leído por personas
que gustan de información por lo que la publicidad puede ser más extensa y precisa.
Anuncios en exteriores: Vallas, marquesinas, transporte público, letreros luminosos,
vallas prisma, etc. Debe ser muy directa e impactante.

Pendón

Son elementos publicitarios elaborados de diferentes materiales y medidas que tienen

como función la de anunciar de manera eventual o temporal una actividad, evento o
producto por lo general utilizados en espacios exteriores de exhibición al público.
En la Edad Media, las banderas tenían sobre todo un uso bélico, identificaban a una
unidad militar dentro y fuera del campo de batalla, era la insignia de quien podía
levantar hueste: los señores, las ciudades y villas, las órdenes militares, los reyes. El
pendón real era el más importante, acompañaba al rey portado por su alférez, y solía
reflejar las armas reales, bien en diseño heráldico (ocupando las armas todo el paño) o
colocadas en el centro. Inicialmente, el pendón real sólo podía ser utilizado por el rey.
En la Edad Moderna, mantener tropas se convierte en monopolio de los monarcas
absolutos y diversas unidades militares adoptaron banderas que también reproducen
las armas reales. Por este camino, el diseño de diversas banderas nacionales
modernas proviene de antiguos pendones reales. (Wikipedia, 2020)
Por lo general son elaborados para ser utilizados en ferias, para promocionar eventos,
en la información de nuevos productos o servicios, en fin todo aquello que se desea
exhibir al público.
Son fáciles de instalar y de materiales resistentes, solo hay que tener cuidado en la
escogencia de los materiales ya que algunos son más aptos para exteriores ya que su
tela e impresión son más resistentes por ejemplo una pancarta- y algunos son más
delicados para interiores. (Aray, 2017)

Afiches

Podría decirse que los primeros afiches aparecen en tiempos remotos, en la

Antigüedad, aunque comienzan a surgir mayormente en la Edad Moderna,
específicamente a fines del siglo XVIII y principios del siglo XIX. Uno de los primeros
afiches de los que se tiene registro es el Bonne Bierre de Mars de 1800 que muestra a
parejas de jóvenes bebiendo algo en una posada de Francia.
Sin embargo, se considera que el arte del afiche se generaliza en Francia a mediados
del siglo XIX. La Revolución Industrial había permitido fabricar gran variedad de
mercancías que necesitaban ser compradas por la gente y ciudades como París
contaban con una gran industria del entretenimiento. Los empresarios se encontraron
ante la necesidad de encontrar formas de hacer más atractivos sus productos para
poder aumentar sus ventas, desde las bebidas y licores hasta las entradas a los
salones de baile. (Llico, s.f.)
El primer artista que se dedicó a esta forma de arte fue Jules Chéret, quien realizaba
carteles litográficos. El siguiente es el primero de los que realizó, en el año 1858, que
representa una gran novedad para su tiempo puesto que por primera vez se les daba a
los carteles un tono artístico y las imágenes eran vívidas y coloridas.

Se denomina afiche a un tipo de cartel que es soporte de un mensaje que se quiere

comunicar. Puede tener diferentes tamaños y su contenido varía según la
intencionalidad de lo que se comunica, definido sobre todo por el tipo de mensaje. La
comunicación visual, el diseño gráfico la publicidad, el marketing y el merchandising
son algunas de las áreas que trabajan con este tipo de soporte comunicativo. el afiche
es un cartel que comunica un mensaje, y es para destacar que este mensaje puede ser
tanto textual, como imágenes u otros recursos gráficos como símbolos. Lo que se
entiende como mensaje es que es puramente visual, no oral ni audiovisual, es
exclusivamente gráfico.
En la actualidad los afiches se utilizan para todo tipo de comunicación, desde afiches
de cine hasta carteles de universidades, o afiches políticos, aunque la gran mayoría es
para venta de productos y servicios de empresas.
En la parte educativa los afiches radican su importancia porque tiene como propósito
informar a través del texto y la imagen un tema específico, logrando captar la atención
de los alumnos sobre un determinado tema. Por sus colores, su tamaño de letra,
imagen o mensaje, tiene una gran aceptación dentro del ambiente juvenil.
ESTRUCTURA DE UN AFICHE:
Un afiche tiene tres partes
1. Imagen y/o gráfica: todo afiche requiere de una imagen (ilustración, dibujo) que
ayudará a optimizar el propósito del afiche.
2.-Texto.El Slogan (frase breve), las características del producto y/o servicio; es
fundamental ya que por medio de él se entrega el mensaje.
3.-Datos del producto promocionado o de la invitación que se hace.
Antes de elaborar el afiche:
Observa distintos afiches que se exhiben en el colegio y municipalidades. Identifica en
forma clara el mensaje que deseas comunicarle al receptor del afiche que debes
realizar.
Define el tamaño del afiche y los recursos con que cuentas para hacerlo.
Redacta un texto breve que llame la atención del receptor por medio de los recursos
expresivos del lenguaje. Precisa el texto de carácter informativo que debe llevar: lugar,
día, hora, etc. Analiza y elabora los contenidos y recursos gráficos que utilizarás.
Dispone y diagrama los elementos escritos y gráficos de modo que resulte un todo
armónico y organizado. (Llico, s.f.)
Verifica si:
Cumple con el objetivo que te propusiste. Se ve un todo organizado y atractivo. La
ortografía está correcta. La información que incluyes es clara y precisa.
Escarapelas

Una escarapela es una pequeña tarjeta que se debe portar en un lugar visible para la
gente, en la cual se consignan datos muy sencillos, específicos e importantes que
identifican al portador en un evento, trabajo o en el lugar en que se encuentre; se
diferencia del carnet en que la escarapela se usa para un evento en especial, mientras
que el carnet es una identificación para quien pertenece a una institución en todo
momento. (Cardecol, s.f.)
Características
Debe llevar el nombre del portador o como quiere que se le llame
Debe tener el nombre del evento o de la institución a la que pertenece
Debe llevar el logo del evento del cual hace parte si es este el caso, el escudo o el
símbolo de la institución de la que forma parte o el logo personal
Debe especificar la labor del o el trabajo que hace el portador
Debe usarse en un lugar visible y estar hecha con letra legible claramente por la gente

Tipos
Se usan para portar de forma visible el carnet y a la vez lo protege del deterioro por su
uso continuo:
• Escarapela RÍGIDA Horizontal o Vertical, Espacio para 1 documento. Tamaño 8.5 x
5.4
cm. Colores básicos.
• Escarapela RÍGIDA PLUS Espacio para 1 documento por 1 lado y hasta 4
documentos o tarjeta inteligente por el otro lado. Tamaño 8.5 x 5.4 cm. Colores básicos
• Escarapela en CUERO Horizontal o vertical Con espacio para 1 documento por cada
lado. Tamaño 8.5 x 5.4 cm. Color negro.
• Escarapela PLASTICA Horizontal o Vertical con Espacio para 1 documento. Tamaño
8.5 x 5.4 cm. Transparente.
• Escarapela PORTA DOCUMENTO Horizontal o Vertical con Espacio para 1
documento.
Tamaño 8.5 x 5.4 cm. Transparente.

Botones

En un primer momento, los botones no eran sino discos decorativos que se cosían a
las prendas y no tenían la función de abrocharlas. Los primeros botones como tales
fueron conchas de diversos moluscos, talladas y perforadas. Datan del 2000 a. C., y
han sido hallados en el valle del río Indo.
Los griegos y romanos también utilizaron botones decorativos fabricados a partir de
conchas o madera. En yacimientos europeos se han encontrado botones de marfil y
hueso labrados cubiertos de oro o con gemas incrustadas. En ninguno de estos casos
eran utilizados para abrochar las prendas.
Aunque algunos los conocen como Botones, otros pueden encontrarlos como Pines, lo
importante es que tienen la misma función. Los Botones Publicitarios son un artículo
sobresaliente que centra la atención del cliente, además de generar impacto por sus
colores o diseños. (Printu , s.f.)
Un Prendedor Publicitario hace que la publicidad de tu empresa sea constante
generando recordación en todo aquel que lo ve y permitiendo que el cliente interactúe
constantemente con el mismo.
Desde mi punto de vista el botón es algo que de inmediato causa curiosidad hacia
quien lo tiene, pues significa que esta siento participe de algo y representa cierta
importancia, por su forma redonda llama la atención y más si contiene imágenes y
colores llamativos relacionados con el evento, es muy importante llevar este tipo de
estrategia ya que el cliente sienta interés por el evento y se genere un recuerdo.
Flagers

Un flyer o también conocido como folleto publicitario es uno de los clásicos del

marketing y la publicidad. El flyer contiene un mensaje con el fin de transmitir, vender
o promocionar un producto o servicio por parte de empresas, pequeños negocios o
incluso organizadores de eventos.
Puede ser entregado a mano o compartido a través de las redes sociales para lanzar
promociones especiales.
Un flyer sirve para llamar la atención de la persona que lo está leyendo en ese preciso
momento y sobretodo, conseguir una acción. Hay ciertos de formas de diseñar un flyer
y cada diseño dependerá del objetivo que se quiera alcanzar con él. Depende de la
efectividad y la estrategia de tu diseño captarás a más o menos clientes. Es un gran
aliado emprendedor y sus estrategias de marketing digital. (Polo , 2018)
En los últimos años los flyer han evolucionado de ser repartidos solo en papel, a ser
compartidos digitalmente. Gracias a las redes sociales, muchos negocios aprovechan
esta gran oportunidad para crear flyers publicitarios digitales.
Ahora las empresas no se cortan a la hora de diseñar flyers digitales e invitarte con
ellos a sus grandes eventos u ofertas, y todo esto sin gastar en imprenta.
Los flyers publicitarios más utilizados son: 
 Hoja: 1 página.
 Díptico: 2 páginas.
  Tríptico: 3 páginas.
 Ideas para los flyers:
 Hay varios tipos y la elección dependerá de lo que quieras conseguir con ellos.
 Proponemos 3 ideas de folletos básicas:
 Punto de Venta: Este folleto publicitario se deja en algún punto estratégico de tu
negocio donde el cliente pueda agarrarlo.
 Mensaje Directo: Ofrecerás una información relevante de tu negocio
directamente y en el momento oportuno como, por ejemplo, a los posibles
clientes que pasan por delante de tu negocio.
 Apoyo de ventas: Este folleto publicitario te ayudará a presentar ofertas o
productos especiales, como por ejemplo, un plato específico, maquillajes de
temporada, etc

Stand

Tuvieron su origen en la Europa occidental, en la baja Edad Media, en el siglo Xl

(1804): tiene lugar la primera feria llamada “mundina” en thourond.
A partir del siglo Xll se crearon numerosas ferias cuatro de las llamadas “grandes”
tienen lugar en Inglaterra. El stand es un espacio de publicidad" por lo que es tan
antigua como el inicio del comercio. Donde realmente aparece la publicidad por primera
vez al menos todos los indicios hacen pensar así es en la Grecia clásica donde los
primeros comerciantes tienen una vida nómada. En su deambular constante llegan a
una ciudad con posibilidad de desarrollar la venta de sus mercancías y la pregonan, la
vocean, de alguna forma la anuncian. (martinez soto & Soto Lopez , 2019)
Un Stand un espacio dentro de una feria, inicialmente las ferias fueron un fenómeno
económico surgido en la Europa occidental de la baja Edad-media en una coyuntura
expansiva del feudalismo en la que las ciudades estaban creciendo junto al comercio a
larga distancia la artesanía y las finanzas es decir: todas las actividades económicas
que iban más allá de la economía rural agropecuaria, que aun así constituían la gran
mayoría de producción. (Eclipse, s.f.)
Algunas de las claves para asegurar el éxito de tu stand a la hora de participar en
diferentes ferias, congresos y convenciones:
 La localización, dentro del espacio de la convención o congreso. De la
localización dependen el espacio disponible y las medidas del estand, la
iluminación necesaria y otros aspectos para adaptar nuestro diseño al espacio.
 El diseño, que debe ser atractivo e invitar a los asistentes a acercarse. Debe
captar la atención del visitante, sin llegar a ser sobrecargado y no respetar los
valores e imagen de marca.
  La accesibilidad, este punto es vital para conseguir que los visitantes se
acerquen a solicitar información. Para ello, el personal debe propiciar dicho
acercamiento, mediante un saludo y entregando material publicitario (como un
folleto), si fuese necesario.
 Cuidar el personal, es importante que las personas que van a representar a
nuestra marca dentro del estand lo hagan de forma correcta. Una buena imagen
es importante, pero lo es mucho más que esas personas sepan tratar con el
público y responder a cualquier duda, cuestión o problema que tengan.
 Construir un estand visitable, es decir, incluir reclamos que inviten a los
visitantes a acercarse. Estos reclamos pueden ser regalos, folletos, actividades
para realizar dentro del stand, muestras, etc. (Fernandez , 2019)
Base de datos

“El término bases de datos fue escuchado por primera vez en un simposio celebrado
en California en 1963. En una primera aproximación, se puede decir que una base de
datos es un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada o
estructurada. Desde el punto de vista informático, una base de datos es un sistema
formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso
directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.”
(Histinf.blogs, 2011)
En la antigüedad ya se contaba con bibliotecas y otras clases de registros, se utilizaban
para recolectar datos sobre cosechas y censos, sin embargo la búsqueda de esta
información era muy lenta y como eficaz, no existían maquinas que reemplazaran el
trabajo manual.
Las bases de datos fueron desarrolladas a partir de la necesidad de almacenar grandes
cantidades de información, debido a la aparición de las computadoras. Posteriormente
aparecieron las cintas magnéticas las cuales almacenaban la información de una forma
sistematizada, con la leve desventaja que solo se podía hacer de forma secuencial. En
los años de 1960 las computadoras debieron bajar su precio para que las compañías
privadas las pudieran adquirir, debido a esto fue muy popular el uso de dos discos, los
cuales facilitaron la consulta de la importancia de la compañía.
“En esta misma época se dio inicio a las primeras generaciones de bases de datos de
red y las bases de datos jerárquicas, ya que era posible guardar estructuras de datos
en listas y árboles.” (Histinf.blogs, 2011)
En la misma década gracias a Charles Bachman, quien formaba parte de CODASYL
(Conference on Data Systems Languages) que era un consorcio de industrias
informáticas, supuso la creación de un sistema de bases de datos conocido como
modelo en red permitió la creación de un standard en los sistemas de bases de datos
gracias a la creación de nuevos lenguajes de sistemas de información.
En los años de 1970 Edgar Frank Codd un científico informático, conocido por realizar
aportes a la teoría de una base de datos relaciona, definió el modelo relacional y así
mismo publico las reglas para estos sistemas de datos, “Este hecho dio paso al
nacimiento de la segunda generación de los Sistemas Gestores de Bases de Datos.”
(Histinf.blogs, 2011)
En la década de 1990 loas investigaciones de bases de datos se enfocaron en el
análisis de objetos, esto fue de gran éxito a la hora de gestionar bases de datos
complejas, “Así se desarrollaron herramientas como Excel y Access del paquete de
Microsoft Office que marcan el inicio de las bases de datos orientadas a objetos.”
(Histinf.blogs, 2011) De esta forma es cómo surge la tercera generación de bases de
datos.
“En la actualidad, las tres grandes compañías que dominan el mercado de las bases de
datos son IBM, Microsoft y Oracle. Por su parte, en el campo de internet, la compañía
que genera gran cantidad de información es Google. Aunque existe una gran variedad
de software que permiten crear y manejar bases de datos con gran facilidad.”
(Histinf.blogs, 2011)
Las bases de datos sean convertido en los elementos más importantes dentro de las
empresas, en estos guardan toda la información corporativa y de los clientes, la cual
usan para crean nuevos productos y servicios según los requerimientos pertinentes de
la organización.
“Las BASES DE DATOS son muy importantes porque nos permiten almacenar y
recuperar información en grandes volúmenes y así, las personas encargadas de la
organización puedan tomar decisiones más claras, por lo que son esenciales para que
cualquier organización u empresa pueda funcionar de manera correcta pues los datos
y la información organizada son un recurso básico para todas las organizaciones.”
(Zepeda, 2015)
•Una base de datos se compone de varias tablas, denominadas relaciones.
•No pueden existir dos tablas con el mismo nombre ni registro.
•Cada tabla es a su vez un conjunto de campos (columnas) y registros (filas).
•La relación entre una tabla padre y un hijo se lleva a cabo por medio de las llaves
primarias y llaves foráneas (o ajenas).
•Las llaves primarias son la clave principal de un registro dentro de una tabla y estas
deben cumplir con la integridad de datos.
•Las llaves ajenas se colocan en la tabla hija, contienen el mismo valor que la llave
primaria del registro padre; por medio de estas se hacen las formas relacionales.
Netiquetas

Las Netiquetas o etiquetas en la red son un conjunto de reglas que regulan el

comportamiento que deben tener los usuarios en la red, para garantizar una
navegación agradable con la finalidad de facilitar la convivencia en la web, para así,
evitar conflictos y comentarios negativos que puedan afectar a cualquier usuario y
atentar contra su honor, intimidad y propia imagen, en el mundo virtual.
Estas normas regulan todas las formas de interacción que existen en el ciberespacio
como correo electrónico, foros, blogs, sitios web, chats, redes sociales y demás
aplicaciones y herramientas en Internet.
No obstante, es importante tener en cuenta que estos códigos no afectan la forma de
ser de los usuarios en la red, sino que solo sirven para indicar cuál es el
comportamiento más adecuado en la red, para así, garantizar que las relaciones a
través de la red sean mejores y más humanas, y combatir problemas como el fraude, el
spam, entre otros.
El libro Netiquette de Virginia Shea publicado en 1994 contiene 10 reglas básicas de
comportamiento en la red, los cuales se pueden sintetizar en dos: Ponerse en el lugar
del otro siempre que utilicemos la red y pensar que el otro no es siempre como yo.
(Shea & Kawasaki, 1994)
Redes sociales

La llegada de Internet, hace ya algunos años, generó un antes y un después en las

diferentes civilizaciones, sobre todo porque abrió paso a una nueva manera de
comunicación entre usuarios que no necesariamente necesitaban estar dentro de la
misma habitación.
Para empezar debemos recordar el nacimiento de Internet, allá por 1947, cuando la
Guerra Fría daba sus primeros pasos, enfrentando a ciudadanos de extremo a extremo
del mundo; unos occidentales y capitalistas (liderados por Estados Unidos), y otros
orientales y comunistas (liderados por, entonces, la Unión Soviética).
Una auténtica batalla por el poder que motivó numerosos avances tecnológicos. Entre
ellos, EEUU creó la Advanced Research Projects Agency (ARPA), la que –una década
más tarde- asentó los pilares de lo que sería conocido como Internet, ya que su red
ARPANET permitía el intercambio de información entre instituciones.
Gracias a esto, con el paso del tiempo, usuarios de diferentes partes del mundo
empezaron a estar en contacto gracias a los correos electrónicos (siendo el primero
enviado en 1971) o al Proyecto Gutenberg (Biblioteca Online gratis), en 1971. Unos
años más tarde, en 1991, la red de Internet global se hizo pública, con el World.
(Hernández Velasco, 2018)
Wide Web (lo que, comúnmente conocemos como «www»), y así surgió Internet.
Andy Stalman, autor de HumanOffOn ; Las redes sociales no nos han hecho
superficiales, mentirosos y agresivos: ya lo éramos Internet y las redes sociales ya han
cambiado nuestra vida. Pero ¿nos están cambiando también como seres humanos?
¿Nos están haciendo personas diferentes a las que éramos?
Ese es el gran y peliagudo asunto que Andy Stalman, un argentino que lleva varios
años viviendo en España, aborda en HumanOffOn, un libro que ya va por su tercera
edición y en el que este experto en branding mundialmente reconocido afirma que el
mundo online y el mundo offline ya no son dos mundos, sino uno solo. Pero, ante la
creciente digitalización, Stalman defiende que es ahora más necesario que nunca
recuperar la esencia de lo humano.
Dentro de 50 años, todo estará automatizado menos una cosa: las emociones
humanas, sostiene.

EDT

Una estructura de desglose del trabajo (EDT), también conocida por su nombre

en inglés Work Breakdown Structure o WBS, es una herramienta fundamental que
consiste en la descomposición jerárquica, orientada al entregable, del trabajo a ser
ejecutado por el equipo de proyecto, para cumplir con los objetivos de éste y crear los
entregables requeridos, donde cada nivel descendente de la EDT representa una
definición con un detalle incrementado del trabajo del proyecto.
El propósito de una EDT es organizar y definir el alcance total aprobado del proyecto
según lo declarado en la documentación vigente. Su forma jerárquica permite una fácil
identificación de los elementos finales, Paquetes de Trabajo. Se trata de un elemento
exhaustivo en cuanto al alcance del proyecto, y sirve como base para la planificación
del proyecto. Todo trabajo del proyecto debe poder rastrear su origen en una o más
entradas de la EDT. (Wikipedia, s.f.)
Por último, quisiera listar los pasos apra definir la Estructura Desglosada de Trabajo
(EDT) según la publicación Practice Standard for Work Breakdown Structures – Second
Edition, 2001
Identificar el producto(s) final del proyecto, que debe entregarse para alcanzar el éxito
del proyecto. Se recomienda una revisión completa de alcance del proyecto para
asegurar la consistencia entre los EDT y los requerimientos del proyecto.
Definir los entregables principales del producto; los entregables predecesores
necesarios para el proyecto pero que por sí mismos no satisfacen una necesidad
comercial (por ejemplo, una especificación de diseño).
Descomponer los entregables principales a un nivel de detalle apropiado que permita
gestionar con eficacia y eficiencia.
Revisar y refinar la EDT hasta que los involucrados con el proyecto estén de acuerdo
que el proyecto planificado pueda completarse satisfactoriamente y que la ejecución y
el control producirán los resultados deseados. (Kemuel Micael , 2012)

Logística y distribución de evento

La logística es el conjunto de métodos y medios idóneos para implementar en la

organización, planificación, flujo y gestión de cualquier emprendimiento o servicio.
En la planificación y logística de eventos hay 6 etapas clave a tener en cuenta siempre.
1. Planificación y producción: Preparación del equipo material y humano
2. Montaje y disposición del equipamiento y materiales que se utilizarán, y del grupo
humano que estará trabajando durante el evento
3. Ejecución del evento en sí, con participantes y público presentes, compartiendo las
distintas actividades planificadas, buscando respetar los tiempos estipulados en cada
rutina; inicio, break, cierre, etc.
4. Desmontaje del equipo, para retiro de materiales y elementos ya utilizados, luego de
realizado el evento. Revisión final para entrega del equipamiento y de las instalaciones,
en las mismas condiciones en las que fueron recibidas.
5. Evaluación de resultados, estableciendo el grado de cumplimiento de los objetivos
planteados, y lo eficiente del evento, midiendo también su rentabilidad.
6. Post evento recopilando la información de toda la operación realizada antes, durante,
y después del evento, para su evaluación. Se incluyen documentos gráficos e
impresos, fotografía, prensa, etc. También la evaluación de los participantes es
relevante, por lo que se puede incluir encuestas. (Ineventos, s.f.)
Logística y coordinación
El coordinador de un evento es quien funge como enlace entre los miembros
organizadores, proveedores, patrocinadores y asistentes. La dinámica de su trabajo se
incrementará conforme se acerque la fecha del evento. A través de él, se sincroniza el
trabajo de cada integrante del grupo organizador, dirigiendo la gestión. De su
desempeño y modalidad de trabajo, dependerá gran parte del éxito final. (Lalinde ,
2015)
En la coordinación de un evento hay 6 áreas básicas a supervisar y administrar:
Programación
Definir y diagramar el programa del evento, con los horarios, el tipo de participantes y
oradores.
Difusión
Diseño, edición y la impresión de anuncios, calendarios, invitaciones, programas,
folletería en general, señalizaciones, carteles, banners, etc.
Ambientación
Esto incluye todo lo relacionado a la sala, o salas de actividades y exposición si la
hubiera, su organización y supervisión:
 Área de inscripción y acreditación de los asistentes.
 Comunicaciones, telefonía e internet.
 Gastronomía, servicio de catering, elección de menú, de acuerdo al tipo de
comidas, almuerzo, cena, breaks, etc.
 Sistema y tecnología de sonido, video y proyección, a través de computadores,
proyectores, equipo de iluminación, micrófonos, etc.
 Decoración, arreglos florales, telones, paneles, cubre sillas, mantelería, centros
de mesa, etc, y todo lo que hace a la ambientación del evento.
 Mercadeo
Programación de reuniones con candidatos a patrocinar el evento y posibles
proveedores, siempre viendo las potencialidades del evento en cuestión.
Relaciones públicas
Definir y redactar discursos, y determinar shows o espectáculos para el evento.
Finanzas
Pagos a proveedores, pago de viáticos, fletes, correo, servicio de mensajería, etc.
Es la actividad profesional que asegura que todas las operaciones y dinámicas del
evento sean realizadas de forma tal que materialicen el diseño propuesto, para de esta
manera alcanzar los objetivos planteados al menor costo.

Plan comercial

Esta forma parte de un plan de negocio de una empresa, en las cuales se concretan los
objetivos de venta y se especifica la forma en la cual se conseguirá, cuantificando el
presupuesto. “Planes comerciales a menudo incluyen una forma de gestión estratégico
o de planificación en el lanzamiento de un producto. Pasos incluirán el establecimiento
de un objetivo, revisar el entorno empresarial, desarrollo e implementación de la
estrategia y la evaluación del proceso una vez que estén su lugar.” (Teran Triana, s.f.)
Las empresas utilizan el plan comercial para ayudar a crear un nuevo producto, para
tener una buena aceptación en el mercado, que se ajuste antes, durante y después
implementar el plan con el fin de maximizar ventas.
El comercio consiste en el intercambio de bienes y servicios entre varias partes a
cambio de bienes y servicios diferentes de igual valor, o a cambio de dinero.
La creación del dinero como herramienta de cambio ha permitido simplificar
enormemente el comercio, facilitando que una de las partes entregue a cambio dinero,
en vez de otros bienes o servicios como ocurría con el trueque.
El comercio existe gracias a la división del trabajo, la especialización y a las diferentes
fuentes de los recursos. Dado que la mayoría de personas se centran en un pequeño
aspecto de la producción, necesitan comerciar con otros para adquirir bienes y
servicios diferentes a los que producen. El comercio existe entre diferentes regiones
principalmente por las diferentes condiciones de cada región, unas regiones pueden
tener ventaja comparativa sobre un producto, promoviendo su venta hacia otras
regiones. (Sevilla, 2015)
Tipos de comercio:
 Comercio al por menor (comercio minorista): Es el dedicado a la venta directa de
productos individuales o en pequeñas cantidades a los consumidores (como una
frutería por ejemplo) y
 Comercio al por mayor (comercio mayorista): que son los comerciantes que
venden sus productos a minoristas, intermediarios u otro tipo de negocios.
Importancia del comercio
Desde el surgimiento de las primeras civilizaciones, el comercio ha sido una pieza
fundamental en la vida del ser humano. El pueblo fenicio, por ejemplo, en el siglo X
a.C. sin tener ejército difundió su cultura por todo el mediterráneo, construyendo
grandes puertos y embarcaciones, incluso inventando el alfabeto para poder realizar
sus transacciones. Estas primeras exploraciones comerciales revolucionaron las
relaciones entre territorios.
El intercambio de bienes entre pueblos no solo no ha dejado de incrementarse con el
paso de los años, sino que cada vez crece más rápidamente. La forma en que se
produce también ha evolucionado, desde los vendedores ambulantes hasta la
globalización y las grandes corporaciones del siglo XXI.
En los últimos años se está produciendo una nueva revolución en el comercio gracias
al desarrollo de las nuevas tecnologías. La revolución online está cambiando
drásticamente la forma de vida del ser humano. El comercio, como era de esperar, ha
sido uno de los grandes abanderados de esta revolución.
Plan de negociación
¿Qué es un plan de negocios para la planificación de eventos?
Básicamente, un plan de negocios de planificación de eventos es un documento que
describe los principales aspectos de su negocio. Se articula lo que es el negocio, su
objetivo, cómo funciona, la estructura y otros elementos importantes.
¿Qué debe incluir en su plan de negocios de planificación de eventos?
•Descripción: El primer aspecto de su plan de negocios es una descripción de quién es
usted o lo que desea que sea su evento o negocio. Esto puede ser tan simple como
sólo unas pocas frases. Por ejemplo, «ABC Eventos es un negocio de planificación de
eventos de servicio completo…» o «ABC Eventos se especializa en la planificación de
bodas…». Capta la idea.
•Objetivo: ¿Cuáles son los objetivos de su negocio? ¿Usted está apuntando a ser el
principal organizador de eventos en su ciudad o usted tiene en su mira una meta más
alta?
•Estructura: ¿Cómo se estructura su negocio? ¿Es usted el único operador o tiene
socios o personal de apoyo? Si tiene empleados, describa sus responsabilidades
laborales.
•Productos y servicios: ¿Qué productos y servicios ofrece su empresa? Incluya todo,
desde la negociación de contratos hoteleros hasta la contratación de vendedores y la
provisión de personal en el sitio.
•Mercado objetivo: ¿Quiénes son sus clientes potenciales? ¿Qué segmento quiere
atraer a su negocio de planificación de eventos? Identifique a las personas que estarían
interesadas en sus servicios.
•Marketing: ¿Cómo comercializará su negocio para atraer clientes? ¿Tiene planes para
un sitio web? ¿Va a utilizar las redes sociales? ¿Organizará eventos de negocios
locales?
•Finanzas: ¿Cómo va a manejar los costos iniciales de la conducción de su negocio?
¿Cómo se procesa la facturación y los pagos? (González, 2017)
El plan de negocios es un documento escrito de unas 30 cuartillas que incluye
básicamente los objetivos de tu empresa, las estrategias para conseguirlos, la
estructura organizacional, el monto de inversión que requieres para financiar tu
proyecto y soluciones para resolver problemas futuros (tanto internos como del
entorno).
También en esta guía se ven reflejados varios aspectos clave como: definición del
concepto, qué productos o servicios se ofrecen, a qué público está dirigida la oferta y
quiénes son los competidores que hay en el mercado, entre otros. Esto sin mencionar
el cálculo preciso de cuántos recursos se necesitan para iniciar operaciones, cómo se
invertirán y cuál es el margen de utilidad que se busca obtener.
Existen estudios especiales o carreras enfocadas como la ingeniería en dirección de
negocios, que tienen una formación enfocada a la planeación de un modelo comercial y
pueden ayudar a mejorar tu estrategia de ventas, proyección financiera y desarrollo de
soft skills como el liderazgo.
Contrario a lo que algunos emprendedores imaginan, desarrollar un plan de negocios
resulta menos complicado de lo que parece. Si bien cada proyecto es diferente, todo
parte de tener una idea y materializarla por escrito con base en cinco puntos básicos:
- Estructura ideológica. Incluye el nombre de la empresa, así como la misión, visión,
valores y una descripción de las ventajas competitivas del negocio
- Estructura del entorno. Se fundamenta en un análisis de las fortalezas y debilidades
de la empresa, así como del comportamiento del sector en el que se desarrolla,
tendencias del mercado, competencia y clientes potenciales
- Estructura mecánica. Aquí se enlistan las estrategias de distribución, ventas,
mercadotecnia y publicidad, es decir, qué acciones hay que ejecutar para lograr el éxito
de la idea de negocios.
- Estructura financiera. Este punto es esencial pues pone a prueba –con base en
cálculos y proyecciones de escenarios– la viabilidad de la idea, hablando en términos
económicos, y si generará un margen de utilidad atractivo.
- Recursos humanos. Ayuda a definir cada uno de los puestos de trabajo que se deben
cubrir y determina los derechos y obligaciones de cada uno de los miembros que
integran la organización. No importa si estás arrancando tú solo, esto será tu base para
asegurar el crecimiento de tu empresa. (Entrepreneur, s.f.)

GTC 185

La Guía Técnica Colombiana (GTC) es una herramienta nos facilita la gestión

documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y
el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez busca contribuir
con la disminución del tiempo y los costos, con buena calidad.
Antecedentes
La GTC 185 fue ratificada por el consejo directivo de 2009-09-30.
La guía tiene como base las normas NTC 3393, NTC 3234, NTC 3397, NTC 3394,
NTC 3588, NTC 3369, NTC 3235 y NTC 4176, las cuales pierden vigencia con la
publicación del presente documento normativo.
El principal objetivo que tiene la norma GTC 185 es presentar recomendaciones para
elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el
propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.
La norma es aplicable en los siguientes documentos:
-Cartas: La expedición de cartas u oficinas está a cargo de funcionarios o empleados
autorizados mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Se
recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio A4, con logo,
membrete y pie de página. Estos elementos deberían de estar preferiblemente en todas
las hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que solo la primera hoja
vaya con el logo, membrete y pie de página, las demás con el logo.
-Memorandos: Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información,
orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e
internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.
Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. Utilizar los formatos normalización en los manuales de cada organización;
2. redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal en
primera persona en plural;
3. distribuir el texto de acuerdo con su extensión y;
4.  tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
-Circulares: son comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o
texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente. La
circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general,
la circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas,
lineamientos y políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios,
nuevos productos o servicios, entre otros.
-Actas: Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son
documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el
momento de su creación, de acuerdo con la importancia o características específicas
del acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en
algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso
el acta se debe elaborar en papel con membrete.
-Informes: La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados
autorizados, mediante acto administrativo o el cumplimiento de sus funciones, los
informes se elaboran en papel con logo símbolo, de acuerdo con las normas internas
de la organización.
-Certificados y constancia: constancia es un documento de carácter probatorio, que no
requiere solemnidad, puede ser personal .
-Hojas de vida corporativas: es la relación de los datos personales, la información
laboral, académica y la experiencia y competencias de una persona, que registra y
conserva la organización a la cual ésta se encuentra vinculada laboralmente. Este
documento se genera dentro de la organización y se alimenta con las actividades,
logros, eventos y novedades que acontecen durante el desempeño laboral del
colaborador en la organización. (ICONTEC , 2009)

Innovación

La innovación se ha convertido en un concepto de uso cada vez más frecuente en todo

tipo de ámbitos. Se ha consolidado entre un buen número de profesionales
relacionados con la economía, la gestión empresarial, la sociología o la geografía. La
idea de que un esfuerzo de innovación sostenido - entendido como la capacidad de
generar e incorporar conocimientos para dar respuestas creativas a los problemas del
presente - resulta hoy un factor clave para mejorar la competitividad de las empresas y
favorecer un desarrollo en los territorios. Esto no sólo en términos de crecimiento
económico, sino desde una perspectiva más integrada.
La innovación en sí misma es un concepto muy amplio y, consecuentemente, las varias
clasificaciones de la innovación se han desarrollado y se han aplicado en la literatura
económica. La mayoría de los investigadores se han centrado en la tecnología e
innovaciones relacionadas, tales como la introducción de los productos que requieren
cambios radicales en el proceso de producción. El concepto de innovación, sin
embargo, se puede considerar más allá de lo radical y de la tecnología.
La innovación se puede tomar para cubrir cambios incrementales en productos y los
procesos, así como cambios en la estructura organizacional y los movimientos de
explotar nuevos mercados. Lundavall (1992) define la innovación como un proceso en
curso de dejar, de buscar, y de explorar resultados: productos nuevos, nuevas técnicas,
nuevas formas de organización y nuevos mercados.
La innovación es la introducción de un nuevo, o significativamente mejorado producto
(bien o servicio), de un proceso, de un nuevo método de comercialización o de un
nuevo método organizativo, en las prácticas internas de la empresa, la organización del
lugar de trabajo o las relaciones exteriores (Manual de Oslo, 2005).
Una empresa puede realizar múltiples innovaciones en sus métodos de trabajo, en el
uso de los factores y de los procedimientos de producción para mejorar su
productividad y/o funcionamiento comercial. El nuevo Manual de Oslo (2005) define
cuatro tipos de innovación, que abarcan una amplia gama de cambios en las
actividades de las empresas:
 La innovación de producto
Corresponde con la introducción de un bien o de un servicio nuevo, o
significativamente mejorado, en cuanto a sus características o en cuanto al uso al
que se destina. Esta definición incluye la mejora significativa de las características
técnicas, de los componentes y los materiales, de la informática integrada, de la
facilidad de uso u otras características funcionales.
Las innovaciones de producto pueden utilizar nuevos conocimiento o tecnologías, o
basarse en nuevos usos o combinaciones de conocimientos o tecnologías
existentes, incluyen también la de nuevos bienes y servicios y las mejoras
significativas de las características funcionales o de uso de bienes y servicios
existentes. Incluye también el desarrollo de una nueva utilización para un producto
cuyas especificaciones técnicas se han modificado ligeramente.

Las mejoras significativas de productos se generan cuando se introducen cambios

en los materiales, componentes u otras características que hacen que estos
productos tengan un mejor rendimiento.

En el caso de las innovaciones de producto en los servicios, éstas pueden incluir

mejoras significativas en la manera en que estos servicios se prestan (en términos
de rapidez, eficiencia, etc.), la adición de nuevas funciones o características a
servicios existentes, o la introducción de servicios enteramente nuevos.

 La innovación de proceso

Es la introducción de un nuevo, o significativamente mejorado, proceso de

producción o de distribución, ello implica cambios significativos en las técnicas, los
materiales y/o los programas informáticos. Estas innovaciones de proceso, pueden
tener por objeto disminuir los costos unitarios de producción o de distribución,
mejorar la calidad, o producir o distribuir nuevos productos o sensiblemente
mejorados.
Los métodos de producción incluyen las técnicas, equipos y programas informáticos
utilizados para producir bienes o servicios, los métodos de distribución estás
vinculados a la logística de la empresa y engloban los equipos, los programas
informáticos y las técnicas para el abastecimiento de insumos, la asignación de
suministros en el seno de la empresa o de la distribución de productos finales.

Las innovaciones de proceso incluyen los nuevos, o significativamente mejorados,

métodos de creación y de prestación de servicios así como las nuevas o
sensiblemente mejoradas técnicas, los equipos y los programas informáticos
utilizados en las actividades auxiliares de apoyo tales como las compras, la
contabilidad, el cálculo o el mantenimiento.

 La innovación de mercadotecnia
Es la aplicación de un nuevo método de comercialización que implique cambios
significativos del diseño o el envasado de un producto, su posicionamiento, su
promoción o su tarificación. Las innovaciones de mercadotecnia tratan de satisfacer
las necesidades de los consumidores, de abrir nuevos mercados o de posicionar en
el mercado de una nueva manera un producto de la empresa, con el fin de aumentar
las ventas.

Lo que distingue la innovación de mercadotecnia de los otros cambios en los

instrumentos de comercialización de una empresa es la introducción de un método
de comercialización que esta empresa no utilizaba antes

Las innovaciones de mercadotecnia incluyen cambios significativos en el diseño del

producto como aquellas que se refieren a cambios de forma y aspecto que no
modifican las características funcionales o de utilización del producto, así como las
modificaciones del envasado de los productos, la introducción de cambios
significativos en la forma, el aspecto.

Los nuevos métodos de comercialización en materia de posicionamiento se refieren

a la creación de nuevos canales de venta, la utilización de nuevos conceptos para la
presentación de los productos y los que se refieren a la promoción de productos,
implican el uso de nuevos conceptos para la promoción de los bienes y servicios de
la empresa.

Las innovaciones en cuanto a precio implican la idea de nuevas estrategias de

tarificación para comercializar los bienes o los servicios de la empresa con excepción
de aquellos cambios de precio por concepto de cambios estacionales, regulares o
rutinarios de los instrumentos de comercialización.

 La innovación de organización
Es la introducción de un nuevo método organizativo en las prácticas, la organización
del lugar de trabajo o las relaciones exteriores de la empresa, éstas pueden tener por
objeto mejorar los resultados de una empresa reduciendo los costos administrativos
o de transacción, mejorando el nivel de satisfacción en el trabajo, facilitando el
acceso a bienes no comercializados o reduciendo los costos de los suministros.
Estas innovaciones deben tratarse de formas de organización que no hayan sido
utilizadas antes por la empresa e incluyen la introducción de nuevos métodos para
organizar las rutinas y los procedimientos de gestión de los trabajos. En cuanto a las
innovaciones en la organización del lugar de trabajo, implican la introducción de
nuevos métodos de atribución de responsabilidades y del poder de decisión entre los
empleados para la división del trabajo en el seno de los servicios y entre los servicios
de la empresa, así como nuevos conceptos de estructuración, en particular, la
integración de distintas actividades.

El proceso de innovación, puede ser abordado en diversas formas, por ejemplo,

puede concebirse como la actividad racional dirigida hacia una meta, o por otro lado,
como un proceso de ensayo y error, resultado de la suma acumulativa de ciertas
modificaciones del proceso de producción, pequeñas y en gran medida accidentales
( (Elster, 1990) La concepción del proceso de innovación, varía de una u otra forma
en las diferentes escuelas de pensamiento económico, las cuales han abordado el
concepto desde diferentes perspectivas.

La teoría neoclásica establece a los procesos de innovación como una tarea

exclusiva de los centros de investigación exógenos a las empresas, y por lo tanto
exógeno también al proceso de producción y a los esfuerzos de maximización de los
beneficios. La teoría neoclásica, en su intento por establecer modelos con una gran
capacidad predictiva, establece la información como un bien público al cual todo
mundo puede acceder de manera libre y gratuita y por lo tanto, los costos de las
transferencias tecnológicas y del aprendizaje son mínimos para la sociedad. La
teoría ortodoxa se construye sobre el supuesto metodológico de que los actores
toman decisiones “como…si” su objetivo exclusivo fuera el maximizar el beneficio o
la utilidad (FRIEDMAN, 2007)

A diferencia de la teoría neoclásica, la teoría evolutiva viene a sustituir al agente

neoclásico descrito anteriormente por un agente con capacidades limitadas el cual
busca “satisfacer” necesidades de adaptación y supervivencia. La teoría evolutiva
tiene su origen en los trabajos de Joseph Schumpeter y una de las tesis centrales de
esta teoría sostiene que, para captar la naturaleza de la conducta de los agentes, es
necesario poner en el centro del problema la adaptación y la práctica que ella trae
aparejada (Lara, A. 2007). Uno de los principales problemas que se plantea esta
teoría no es como el modo de producción capitalista administra las estructuras
existentes sino como las crea y las destruye (origen del concepto “destrucción
creadora”), por lo que los agentes se enfrentan al reto de la supervivencia. A
diferencia también de la teoría neoclásica, la teoría evolutiva concibe a la información
como un bien privado el cual se genera y se enfrenta a un proceso de apropiación,
por lo que el desarrollo tecnológico se da de manera distinta entre los diversos
agentes. La teoría evolutiva viene a constituir las bases fundamentales que han
generado el desarrollo de nuevos enfoques y ha proporcionado las herramientas
analíticas para la explicación de nuevos fenómenos para los cuales la teoría
ortodoxa presenta modelos ineficientes.

Vigencias

“Vigencia es la cualidad de vigente (algo que está en vigor). El término permite

nombrar a aquello que resulta actual o que tiene buen presente, es decir, que todavía
cumple con sus funciones más allá del paso del tiempo.” (Pérez Porto & Merino, 2010)
Cuando se refiere al término vigencia, hace referencia a que algo o alguien están
activo, por ejemplo si hablamos de la vigencia de una persona, nos referimos al tiempo
estimado al que este tiene sus capacidades al máximo. En los productos, se puede
decir que estos pueden ser descontinuados pero aun así tendrán demanda de compra
lo que lo vuelve un producto vigente.
“En cuanto a los objetos, la vigencia por lo general se refiere a su caducidad o pérdida
de valor: “Los discos compactos han perdido su vigencia ante el avance de la música
digital y del formato MP3”, “La vigencia del televisor como centro del entretenimiento
familiar está en duda, ya que la gente pasa cada vez más tiempo navegando en
Internet”. (Pérez Porto & Merino, 2010)
El término de vigencia se puede encontrar en diversos aspectos o núcleos
determinados, como en la religión, la política, las leyes entre otros. Pero siempre hace
referencia a algo que está activo, actual, que tiene un valor o una validez.
“La vigencia puede referirse a personas, objetos o cuestiones simbólicas. En el caso de
los seres humanos, la vigencia suele vincularse a quienes se mantienen en el primer
nivel de una actividad profesional, deportiva, artística, etc. pese a que su edad debería
reflejarse un eventual declive de sus capacidades.” (Pérez Porto & Merino, 2010)
Calidad de vigente, obligatoriedad de un precepto legislativo o de la orden de una
competente autoridad. Subsistencia de una disposición cualquiera, pese al tiempo
transcurrido, a su no aplicación e incluso contra el uso. La vigencia de la ley –su vida o
posible aplicación- se extiende desde el plazo para su efectividad señalado al
promulgarla hasta que sea derogada expresa o tácitamente por otra posterior; hasta
cumplir su finalidad, si por el contenido está limitada a determinadas circunstancias; o
por el simple transcurso del tiempo, cuando se trata de un texto de temporalidad
dispuesta en él mismo. Por su propio prestigio y para la claridad en las relaciones
jurídicas, los cuerpos legales afirman que la vigencia de la ley no queda sin efecto por
el uso en contra, ni por el desuso. (Derogación, Promulgación, Publicación de las
leyes). (Vega, s.f.)

Tipologías de eventos

Congresos y convenciones
Congreso
Un congreso es un encuentro o reunión, por regla general periódica, en la que durante
uno o varios días, personas que comparten la misma profesión o actividad intercambian
conocimientos. Presentan conferencias o exposiciones sobre temas relacionados con
su trabajo o actividad. Estos encuentros sirven para intercambiarse informaciones y
discutir sobre diversas temáticas que se relacionan con su actividad profesional.

Planificar, organizar y gestionar un congreso no es una tarea fácil, tanto en su

sentido administrativo como en el ámbito protocolario del mismo (del que
hablaremos en otros artículos). Para empezar, debemos clarificar bien que es un
congreso, ya que existen otros muchos tipos de reuniones o encuentros que se
entremezclan con la definición de congreso, y que por norma general, algunas
empresas utilizan de forma inadecuada para denominar sus reuniones, seminarios o
conferencias. Aunque todos ellos pueden tener una finalidad similar, no deben
equivocarse los conceptos. (Gardey & Pérez Porto , 2018)

Importancia.

Cuando somos estudiantes, es muy fácil recibir notificaciones de algunos congresos

realizados por nuestra universidad o por otras que se encuentran cerca o en otra
ciudad. Dichos congresos tienen como propósito exponer las experiencias, éxitos y
también fracasos de las grandes mentes que están inmersas dentro de la industria.

Los congresos, son una importante fuente de actualización y aprendizaje, no sólo

para los estudiantes, sino también para toda persona que está comenzando (o
siguiendo) su trayecto en el mercado laboral.

Es por esta razón que te recomendamos que cuando asistas a un congreso,

visualices la temática del mismo; ésta es la primera parte que debes de evaluar, ya
que de aquí se desprende todo el aprendizaje que puedas obtener por el tiempo que
dure el evento. También, trata de juzgar el nombre de las ponencias y los
conferencistas, así como en qué empresa se encuentran trabajando en ese
momento y qué pueden aportar a tu crecimiento personal y profesional.

Algo que es de vital importancia conocer, es si el congreso cuenta con talleres o

algún ejercicio práctico, porque no se trata de asistir a monólogos pasivos donde te
llenes de información, que, aunque es bueno, también tienes y debes de poner en
práctica lo que estás aprendiendo, pues de trata de un conocimiento colaborativo.
(Roastbrief, 2015)

En qué consisten.

Un congreso consiste en una reunión de personas interesadas o involucradas en un

tema en común, y que periódicamente se reúnen a fin de debatir los avances,
resultados de investigaciones o nuevas decisiones que se tomaran en torno al tema
que les compete, regularmente se hacen 1 ves al año.

Modalidad.

La modalidad que se utiliza dentro de un congreso es la siguiente:

1. Debemos analizar y escoger cual será nuestro público objetivo, basándonos en la

temática a tratar.
2. Debemos buscar las personas indicadas, seguidamente programar la agenda
teniendo en cuenta los asistentes que esperamos tener.

3. Seguidamente debemos poner en venta los boletos para el ingreso.

4. Debemos promocionar el evento en un público objetivo.

5. Debemos estar muy pendientes de que todos los detalles salgan tal y como lo
planeamos.

6. Finalmente después de tener todo esto planeado, daremos el acceso al público y

disfrutaremos de un buen congreso

Como se lleva a cabo a cabo.

Para llevar a cabo un congreso, primero debemos definir los siguientes puntos y así
mismo organizar el evento. (Ruiz, 2018)

1. Selecciona tu público objetivo

2. Busca los ponentes y programa la agenda

3. Fecha y sitio

4. Entradas a la venta

5. Promociona tu evento entre tu público objetivo

6. Cuida todos los detalles de producción de tu evento

7. Agiliza el control de accesos

Objetivo.

Cuando somos estudiantes, es muy fácil recibir notificaciones de algunos congresos

realizados por nuestra universidad o por otras que se encuentran cerca o en otra
ciudad. Dichos congresos tienen como propósito exponer las experiencias, éxitos y
también fracasos de las grandes mentes que están inmersas dentro de la industria.

Los congresos, son una importante fuente de actualización y aprendizaje, no sólo

para los estudiantes, sino también para toda persona que está comenzando (o
siguiendo) su trayecto en el mercado laboral.

Finalidad.
 Algo que es de vital importancia conocer, es si el congreso cuenta con talleres o
algún ejercicio práctico, porque no se trata de asistir a monólogos pasivos donde te
llenes de información, ya que, aunque es bueno, también tienes y debes de poner en
práctica lo que estás aprendiendo, pues de trata de un conocimiento colaborativo.

A quien va dirigida.

Un congreso pretende dar a conocer, desde la perspectiva de sus ponencias,

conferencistas y debates, una serie de datos que faciliten no sólo información sino
un contenido real sobre el tema central del congreso.

Hay que definir a qué tipo de personas va dirigido el congreso, este puede ser a una
comunidad de deportistas, científicos, matemáticos etc. Porque de esto dependerán
los servicios que se ofrecerán, los temas que se van a abordar, las actividades que
habrá, en pocas palabras de esto dependerá el curso que tomará el congreso.
(Internacional, s.f.)

Requisitos para su implementación.

Los requisitos para su implementación van muy arraigados, a la forma en la que se

lleva acabo, se debe especificar el sitio, la fecha, lugar. Con estos resultados se
puede definir el presupuesto y la cantidad de invitados.

Convenciones

Definición.

Una convención es un conjunto de estándares, reglas, normas o criterios que son de

aceptación general para un determinado grupo social. Frecuentemente toman el
nombre de criterios.

Ciertos tipos de convenciones pueden llegar a ser leyes o estar definidas por
organismos reguladores para formalizar o forzar su cumplimiento (por ejemplo, está
regulada la convención sobre el lado de la carretera por el que debe circular un
vehículo). En otros contextos las convenciones tienen el carácter de ley no escrita
(por ejemplo que ropa es adecuada para un hombre y cual para una mujer).

En ciencias algunas constantes, cantidades o escalas de medida son convenciones,

es decir, no representan una propiedad de la naturaleza que sea medible, sino que
son un acuerdo al que ha llegado la comunidad científica que trabaja con ellas (por
ejemplo medir en metros, pesar en kilogramos y demás medidas del Sistema
Internacional).
Una convención es una elección realizada entre varias alternativas que es acordada
por los usuarios de la misma. En muchos casos, la palabra convención se refiere a
costumbres no escritas en una comunidad, por ejemplo, en muchas sociedades es
común que cuando dos personas que no se conocen son presentadas, se estrechen
las manos. La estandarización de la medida del tiempo es una convención basada
en los ciclos solares.

Importancia.

A menudo digo que las convenciones son el escenario de la decisión de los grandes
acontecimientos del movimiento.

En ellas se presentan bien preparados oradores y socios, trayendo mensajes

innovadores, además de proporcionar oportunidades para el aprendizaje con temas
emocionantes y de gran motivación.

Es también en las convenciones que se produce la elección democrática de los

futuros líderes, la aprobación de los informes, actividades y reportes de gestión
financiera. También son aprobadas las mociones, proposiciones, que hacen la
historia y proporcionan las directrices que marcan el crecimiento de los Clubes y
Distritos. (Rosanelions, 2012)

Características.

 Organizadores: cámaras, asociaciones, instituciones, etc.

 Forma de pago: los asistentes cubren sus gastos en forma personal.
 N° de asistentes o participantes: de 500 a 10000 aproximadamente.
 Procedencia de los asistentes: del 50% al 90% son visitantes externos a la sede.
 Tipo de convocatoria: abierta a todo público.
 Objetivo de estudio: tema específico.

En qué consiste.

Básicamente, una convención consiste en una reunión organizada por una empresa
para sus colaboradores, con el fin de transmitir resultados y realizar actividades de
integración o servir como incentivo cuando son en destinos atractivos como playas o
ciudades internacionales.

Modalidad.

-Modalidad utilizada para el buen desarrollo de un congreso:

1.- Encontrar un lugar que pueda albergar tu convención. Ten en cuenta el número
de asistentes y empieza a buscar ubicaciones. Pueden ser un hotel, un centro de
convenciones, etc.

2.- Debemos buscar la fecha más conveniente.

3.- Consigue los invitados adecuados. Un gran número de invitados no tiene por qué
ser siempre la mejor opción. En función de las características del evento
buscaremos el mejor número para hacerlo asequible, teniendo en cuenta además las
necesidades que tienen estos asistentes.

4.- La Comunicación. Este es un paso clave ya que cuando nosotros manejamos

una buena comunicación logramos atraer más la atención de nuestro público.

5.- Consigue los mejores profesionales para generar impacto entre los asistentes.
Busca los mejores proveedores, quienes te den seguridad y confianza.

6.- La organización es parte fundamental.

7.- Prepara las instalaciones y el personal, y estarás listo para ofrecer una excelente
modalidad de convención.

Como se lleva a cabo a cabo

Para lograr una excelente convención, es importante seguir estos lineamientos

generales, y que se pueden a aplicar a casi todos los eventos.

1.- Encontrar un lugar que pueda albergar tu convención

2.- Busca la fecha más conveniente

3.- Consigue los invitados adecuados

4.- La Comunicación

5.- Consigue los mejores profesionales

6.- La organización

7.- Prepara las instalaciones y el personal (Anfitriones, 2015)

Objetivo.
 El objetivo más importante de una convención es el valor que los asistentes perciben
tener frente al tema tratado, respecto de los contenidos, herramientas y experiencia
que la convención y su compañía anfitriona les dan.

Finalidad.

Sirven para propulsar cambios en mejora de la operación y cultura de la

organización e incluso en las personas, dependiendo del tema que sea tratado, este
también debe llevar un excelente contenido para lograr, emocionar y hacer que los
asistentes tomen iniciativas por sí solos. (Sr. Productor, 2017)

A quien va dirigida.

Esta va dirigida casi siempre a un grupo en general, por un cierto tiempo de unos 2
días comúnmente, se seleccionan grupos que tengan el mismo interés, como
convenciones sobre, libros en específico o la Comic-Con.

Requisitos para su implementación.

Los requisitos como hemos mencionado es un aspecto que siempre ira de la, mano con
la forma en la que se lleva acabo, donde se debe buscar el lugar que alberge a la
cantidad de los invitados adecuados, definir la fecha para conseguir los mejores
profesionales y prepara las instalaciones.

Simposio y Degustaciones

Simposio
Se denomina simposio a una reunión de gente que durante un período de tiempo
tratarán de un determinado tema a efectos de lograr avances en su elucidación. Un
simposio suele estar constituido por gente de gran conocimiento en la materia que se
desea tratar, de modo tal que el tiempo empleado tenga el mayor nivel de
aprovechamiento posible. Es conveniente realizar una reunión previa con los miembros
del simposio, para intercambiar ideas, evitar reiteraciones en las exposiciones, delimitar
los enfoques parciales, establecer el mejor orden de la participación, calcular el tiempo
de cada expositor. Un simposio, además de ser un evento de difusión en lo que
respecta al conocimiento es de alguna manera también un evento social, donde las
personas pueden entrar en contacto directo con los más preeminentes académicos,
científicos, etc.
Importancia:
El simposio es importante para obtener información autorizada y ordenada sobre los
diversos aspectos de un mismo tema, puesto que los expositores no defienden
"posiciones" (como en la mesa redonda), sino que "suman" información al aportar los
conocimientos propios de su especialización ya sea para un tema o de un problema en
forma sucesiva ante un grupo.
Características:
Las principales características del simposio son:
• Los principales exponentes o personas encargadas de intervenir deben ser
expertos en la materia que se va a tratar.
• Los participantes pueden intervenir, sucesivamente con el fin de refutar o ayudar.
• El coordinador debe introducir el tema, debe a su vez presentar algunos datos de
su vida profesional.
• El público se limita a escuchar, aunque al final se da un espacio para hacer
preguntas.
¿En qué consiste?
Esta técnica consiste en que un equipo de expertos capacitados, con un amplio
conocimiento, presenten bajo diferentes puntos de vista conocimientos particulares
sobre un tema concreto, sin embargo, un coordinador finalmente, se encarga de
resumir los principales conceptos para que los asistentes puedan sacar sus propias
conclusiones del evento.
¿Qué modalidades existen?
Existen dos modalidades de presentación de simposio: simposio on line/virtual y
simposio presencial.
¿De qué manera se lleva a cabo un simposio presencial?
1. Elegir un tema
2. Seleccionar de tres a seis expositores
3. Cada expositor debe enfocar un aspecto particular del tema de acuerdo a su
especialización.
4. Se debe realizar una reunión previa con el objetivo de evitar reiteraciones de las
exposiciones, establecer el orden de participación y el tiempo de cada expositor.
5. Elegir un coordinador que realiza la introducción ante el público, presentando a
los expositores, mencionando algo de su hoja de vida y el orden de las
exposiciones
6. La intervención de cada expositor no debe exceder los 15 minutos.
7. Una vez terminada cada exposición el coordinador cede la palabra
sucesivamente a los miembros restantes del simposio.
8. El coordinador presenta un resumen o ideas principales al final del simposio.
9. El coordinador tiene la posibilidad de invitar de nuevo a los expositores a
intervenir si hay tiempo.
 10. Puede darse la oportunidad al auditorio a que realicen preguntas a los miembros
del simposio, sin lugar a discusión.
Objetivo
 Presentar el desarrollo de algún tema determinado ante un auditorio, acorde a la
intervención de un grupo de expertos que no defienden posiciones, sino que
suman información con base en los conocimientos propios de su
especialización, con el fin de que se integre un panorama más acertado y
completo acerca de la cuestión que se trate.
Finalidad
Proporcionar y obtener información tanto autorizada como ordenada sobre los diversos
aspectos de un mismo tema.
Dirigido a:
 A un público en general, cuyo tema determinado sea de su interés, ya sean
universitarios, profesionales, empresarios, entre otros.
Requisitos para su implementación:
1. Las personas encargadas de intervenir deben ser formales, creíbles,
conocedores y expertos del tema.
2. El mínimo de participantes expertos serán cuatro y el máximo seis
3. La intervención de cada expositor no debe exceder los 15 minutos.
4. El público debe limitarse a escuchar, aunque al final se da un espacio para hacer
preguntas.

Degustaciones

Las degustaciones son pequeñas muestras que una marca entrega a los potenciales
clientes para que prueben un producto con el objetivo de favorecer su venta. Por lo
común, son ofrecidas por promotores situados en un stand ubicado en una gran
superficie, un supermercado o a la entrada de una tienda determinada.
Importancia
Las degustaciones son la forma muy efectiva de inducir a la compra en los puntos de
venta, gracias a el factor psicológico de la reciprocidad (cuando alguien hace algo por
nosotros, nos vemos en la obligación de devolver el gesto), en el fenómeno de la
imitación y en la sensación de escasez (que provoca que las personas se acumulen en
los stands por miedo a que las muestras gratuitas se acaben), las degustaciones son,
por tanto, muy efectivas.
Características
 Hablar directamente con el consumidor
 Dejar en el consumidor la idea clara de las ventajas y valores nutricionales del
producto
 Escuchar las inquietudes sobre el producto y poder aclararlas
 Invitar a la persona para que compre el producto
 Aumento de las ventas.
 Incremento del conocimiento de marca para que los clientes recurren a ella
siempre que necesiten un determinado artículo.
¿En qué consiste?
La degustación consiste en el acto de probar un producto (puede ser una comida o una
bebida).
¿De qué manera se lleva a cabo?
La degustación puede realizarla un individuo que haya sido invitado a un evento o que
visite un supermercado en el que se promueve un producto. En ella, los invitados o el
cliente toman una pequeña cantidad de lo que se promociona.
Objetivo:
● Impulsar la venta o valoración de un producto en lanzamiento, modificado o
existente en el mercado, permitiendo al cliente que lo pruebe y tome la decisión de
comprarlo.
Finalidad:
La degustación tiene como propósito promocionar un producto o realizar un estudio de
mercado, puesto que quien prueba el producto está en capacidad de comentar sus
características y por supuesto evaluar la calidad de este.
Dirigido a:
Una degustación va dirigida a amas de casa, jóvenes, trabajadores, mujeres, hombres;
ya que la idea es someter el producto a las diferentes personas que se encuentran
cerca del sector o del lugar donde se esté desarrollando la degustación para así
conocer su aprobación en el mercado.
Requisitos para su implementación:
1. El sitio y el material para la exhibición y presentación del producto deben cumplir
con las condiciones higiénicas sanitarias que garanticen la inocuidad de los
mismos.
2. Las personas que estarán entregando las muestras deben contar con la mejor
capacitación y los conocimientos adecuados para responder cualquier duda de
los consumidores.
 3. Se debe conservar la misma calidad tanto en las muestras como en el producto
normal.
4. Determinar el lugar, la fecha y la hora en la que hay que realizar las activaciones
de muestreo y degustación.
5. Los encargados deberán contar siempre con una buena actitud, y por supuesto
con una excelente presentación personal.
Tipos de degustaciones:
1. Analítica: Esta se trata de separar, ordenar, y finalmente dentro de lo posible
identificar sensaciones que se perciben simultánea o sucesivamente.
2. Técnica: Juzgar las cualidades comerciales del producto, siendo exclusiva y
eliminatoria, ya que se debe evaluar si tiene o no el nivel de cualidad que se
pretende.
3. Hedónica: Tiene como objeto el placer de beber o comer de forma inteligente lo
que el producto ofrece al catador.

Webinar y Talleres seminarios

Webinar

Un Webinar es un video-seminario o videoconferencia online que se realiza a través de

un software, que te permite impartir una clase a través de internet.
Es una manera de compartir información, impartir una charla o desarrollar un curso en
tiempo real con la misma calidad que si se desarrollara en el aula de clase. En algunos
lugares usan esta modalidad para hacer presentaciones de productos o servicios.
El término inglés Webinar, fue creado por Eric R. Kolb en 1998, quien lo registró como
marca patentada en el año 2000. En inglés el término resulta de la combinación de
otros dos términos: Web (World Wide Web) y Seminar (Seminario). Kold usó este
término para denominar al servicio de reuniones en línea que su empresa había
desarrollado por entonces.
. Ventajas de hacer un webinar:
 Desde casa: Simplemente con establecer un horario y abrir un plazo de
inscripciones podrás impartir tu seminario desde donde quieras a personas que
están en diferentes lugares.
 Ahorro en costes: Ahorrarás en costes de desplazamiento, alojamiento, alquiler
de espacios y otros gastos que conlleva impartir una conferencia o seminario de
forma presencial en un determinado sitio.
 Numerosas prestaciones: Con los diferentes tipos de software que te permiten
realizar esto puedes hacer diferentes de acciones: Compartir tu pantalla con los
 asistentes, gestionar permisos para que los asistentes puedan chatear entre
ellos o, todo lo contrario, para que nadie vea quién más está en el vídeo-
seminario, permitir ronda de preguntas, compartir tu cara a la vez de tu pantalla,
etc.
Desventajas de un webinar:
 La interacción presencial: A pesar de las muchas ventajas que te ofrece este tipo
de softwares, una de las principales desventajas es que no sabes la cara que
están poniendo tus asistentes, y no sabes si se están enterando de lo que dices
o no.
 Calidad de audio y vídeo: Debes estar equipado. Un buen micrófono y una gran
cámara es esencial para tus asistentes estén cómodos y no tengan problemas
al verte y escucharte.
 Velocidad de conexión: Aquí también entra un juego la velocidad de conexión de
cada uno de los asistentes.
Importancia de la forma del evento y sus características
Su importancia se basa en que permiten un trato de tú a tú entre el ponente y los
asistentes y, además, son muy útiles ya que permiten establecer relaciones
profesionales que, posteriormente, se podrían convertir en oportunidades de negocio.
Sus principales características son
 Asequibilidad: no es necesario contar con un presupuesto extenso para su
creación, así como el tiempo que se requiere para la realización del evento.
 Construye relaciones: el webinar permite una comunicación cara a cara
permitiendo una conexión con el público.
 Reutilización de contenidos: puedes crear citas del “webinar” en tus redes
sociales o descomponer todo el contenido del “webinar” en varios posts para tu
blog.
 Captación de nuevos clientes: si hablamos empresarialmente El “webinar” es
muy importante en el proceso de captación de clientes potenciales así como
para fidelizar a los que ya tienes. Y es que, antes de asistir a un “webinar”, los
participantes suelen registrarse dando toda su información antes de participar.
Sin duda alguna, una información muy valiosa que luego te servirá para generar
bases de datos y hacer un seguimiento de los asistentes
¿En qué consiste esta modalidad?
Consiste en una videoconferencia hecha en tiempo real, con fecha y horario específico.
Se puede participar desde cualquier ordenador conectado a Internet y en el que se
haya cargado software específico y/o se le haya introducido una clave de acceso que
permite la conexión con la aplicación del conferenciante
¿De qué manera se lleva a cabo?
 1. Registra tu webinar y da tiempo suficiente para captar usuarios que asistan al
mismo.
2. Una vez establecida la fecha, difunde la dirección del seminario online para que
la gente se registre.
3. Utiliza todas las técnicas de difusión posibles: tu blog, redes sociales, difundir la
URL de inscripción enviándolo a través de tu correo electrónico.
4. Llegado el día, estructurarlo de la siguiente manera: presentación, contenido de
valor, comenta las cosas que se pueden hacer o aprender con tu curso o
producto, haz que la gente se interese.
5. Por último, y ya que la gente esté interesada en tu curso o producto da un
descuento por un tiempo limitado. El descuento te servirá para acabar de
convencerles, ponerle un límite de 24h-48h a ese descuento servirá para realizar
una “llamada de emergencia”
Objetivo y finalidad
Su finalidad es muy variada, aunque su objetivo principal es presentar un producto,
hablar sobre él y explicar un poco las ventajas del mismo. Esta presentación se debe
hacer muy bien para dejar a la gente que se ha inscrito, con ganas de tener este
producto para que, tras la presentación del mismo, lo compren.
También puede servir como introducción a un curso de pago, es decir, alguien tiene en
venta un curso online de cocina y para venderlo debe hacer una promoción de dicho
curso, una buena estrategia sería convocar un Webinar gratuito.
¿A quién va dirigida?
El webinar es dirigido a diferente tipo de público dependiendo del producto o servicio
que se esté ofreciendo o pautando.
Cada vez son más emprendedores los que eligen el webinar como forma de
comunicación con su audiencia por todas las ventajas que ofrece.
Requisitos para poder implementar.
Estos son algunos de los requisitos que se deben tener en cuenta para implementar un
webinar:
1. Encontrar la plataforma ideal: Hoy en día existen diversos métodos para realizar
un webinar, y puede escoger el de su preferencia. Una de las mejores es Go To
Webinar, porque es muy sencilla de utilizar, brinda todas las facilidades de
manera que lo único que se debe hacer es pararse frente a la cámara y
compartir los conocimientos. Es paga.
2. También se puede usar YouTube Live, requiere un poco más de trabajo porque
se debe crear el webinar por completo. Es gratis.
Otras opciones a considerar son Webinar Jam y Webinar Ninja.
 1. Preparar contenido: Tomar apuntes de lo que se quiera decir, realizar un
esquema a seguir, investigar lo necesario.
2. Elegir las herramientas necesarias: Además de la plataforma, un micrófono que
garantice la calidad de sonido, buena conexión a internet con la velocidad
adecuada, cámara de buena calidad, herramientas integradas que permitan
imágenes, videos y presentaciones durante la transmisión
3. Correr la voz sobre el Webinar: Se recomienda hacerlo a través de páginas
web, redes sociales, correos electrónicos en los que se pueda ir informando.

Talleres seminarios

Es una variante de seminario que se combina con el taller, es una herramienta

destinada a compartir y recuperar información y reflexiones Sobre una determinada
desarrollado por los expertos en un seminario, para luego trabajar en grupos más
pequeños a manera de taller con objetivos más específicos. Las exposiciones del
seminario son los insumos para el trabajo en grupo. También es entendida como una
reunión especializada que tiene naturaleza técnica y académica cuyo objeto es realizar
un estudio profundo de determinadas materias también son espacios institucionales de
intercambio, discusión y análisis sobre puntos específicos con un tratamiento que
requiere una interactividad entre los especialistas.

Tipos de seminarios:
 PRESEMINARIO: Su fin es el entrenamiento en la técnica misma del seminario.
 SEMINARIO O SEMINARIO DE PREGRADO: En él se aprende a investigar.
 SEMINARIO DE POSGRADO: Se desarrolla un tema específico y concreto de
investigación científica. Se tiene el tema y el proyecto.
 BLOCKSEMINAR: Apoya los otros tipos de seminarios. En él se trata un tema
específico, en relación con el tema central, en forma intensa.
 SEMINARIOS DE PROFESORES: Tiene como finalidad actualizar el docente
por medio de una continua investigación en su área.
 SEMINARIOS ESPONTÁNEOS: Trabajo espontáneo, sin obligación o
motivación institucional, de personas que desean intercomunicarse y compartir
algún tema específico con el fin de obtener nuevos tema

Importancia de la forma del evento y sus características

La importancia de los talleres seminario es que nos permite discutir a profundidad un
tema determinado a través de una serie de conferencias y actividades. Este tipo de
eventos, se realiza con el objetivo de formar y actualizar a los participantes de cada
encuentro. Cada orador, expone en forma individual su punto de vista desde su área
específica.

Sus principales características son:

 Los miembros tienen intereses comunes en cuanto al tema y un nivel de
información semejante.
 Se fomenta el trabajo en equipo por medio del desarrollo de las taras como el
tema y subtemas por tratarse estos son planificados por todos los miembros en
la primera sesión del grupo.
 Permite reflexionar sobre un determinado tema que se lleva a cabo por los
expertos en un seminario.
 Este evento puede trabajarse por varios días hasta dar por terminado con su
labor. Las sesiones pueden durar entre 3 y 4 horas.
 Concluye con una sesión de resumen y evaluación del trabajo realizado.

¿En qué consiste esta modalidad?

Es una herramienta destinada a compartir y recuperar información y reflexiones sobre
una determinada temática, de acuerdo con los objetivos de un proceso de
investigación.
Se trata de contar con el aporte de expertos en un tema determinado y de involucrados
seleccionados de acuerdo con su interés y vinculación con la unidad de análisis de la
investigación.
¿De qué manera se lleva a cabo?
1. Dar la bienvenida a cada uno de los participantes y especialistas invitados al
seminario taller.
2. Agradecer la audiencia la asistencia al seminario taller
3. Brindar el objetivo que tiene la realización de un seminario taller
4. Presentación del tema y una breve introducción sobre la misma
5. Presentación de la especialista quien expondrá sus conocimientos sobre el
tema a tratarse
6. Al finalizar con la exposición, la especialista brinda preguntas a la audiencia
quien previamente formará equipos para la resolución de cada una de las
interrogantes.
7. Un representante por equipo deberá salir a exponer las respuestas.
8. Finalmente el especialista concluye con una pequeña reflexión sobre el tema
tratado
9. La moderadora agradece la participación de cada uno de los asistentes en
especial de la especialista y de esa manera da por concluida el seminario taller.
Objetivo y finalidad
El Seminario - Taller tiene como propósito formalizar espacios institucionales de
intercambio, discusión y análisis sobre temas específicos, de forma teórico y práctico.
De acuerdo con el interés de la investigación el taller puede realizarse:
Al inicio del proceso: Para afianzar la temática, en la metodología y conocer de mejor
manera el estado del arte
Durante el proceso: Para obtener mejores criterios en torno a las construcciones
teóricas, los análisis e interpretación de los datos.
Al final del proceso: Para debatir acerca de los hallazgos y descubrimientos realizados
por la investigación.
¿A quién va dirigida?
 Docentes por áreas
Ciencias de la salud
Ciencias sociales
Ciencias técnicas
Humanidades y Artes
 Investigadores
Integrantes de proyectos de investigación
Integrantes de programas de investigación
 Comisión de enlace con la comunidad:
Responsables del programa de 60 horas comunitarias
Responsables de prácticas profesionales
Responsables de proyectos de intervención.
 Autoridades estudiantiles
Requisitos para poder implementarla
Para ello debemos tener en cuenta las siguientes recomendaciones que servirán a la
persona quien dirigirá en seminario – taller.
  Prepararse adecuadamente: no dejarlo a última hora el cómo realizara o que
diapositivas presentará durante su seminario taller, es un error que muchos
jóvenes cometen cuando tienen en su poder uno de los talleres.
 Encontrar un tema: Buscar un tema de interés general, de actualidad (quizás
incluso controversial) y que toda la audiencia pueda entender.
 Cómo organizar la presentación: Cada estudiante tiene su propio sistema para
organizar la información que consigue. El método no importa, siempre que
puedas conseguir la información rápidamente.

Estructura de un seminario/taller
 Presentación de ponencias: Durante las mañanas se realizarán una serie de
ponencias mostrando experiencias y trabajos relevantes en la temática, abiertas
a todo público.
 Trabajo de talleres: Durante la tarde se trabajará en talleres de discusión
nucleados, de acuerdo a las necesidades del proyecto de investigación. A los
efectos de favorecer los productos elaborados en los talleres, estos tendrán un
cupo limitado de participantes. (Estarán coordinados por integrantes del proyecto
de investigación previamente asignados y entrenados para el efecto).
 Presentación de relatorías: Al final del seminario taller se analizará el resultado
de los talleres por ejes temáticos.

Modalidades de eventos

Modalidad presencial
Pese al auge de las nuevas tecnologías y el entorno virtual, la cara a cara sigue siendo
uno de los métodos más eficaces para conseguir nuevos clientes y cerrar acuerdos
comerciales. Organizar un evento rentable y eficaz no es una tarea fácil, puesta que
hay que considerar e interrelacionar factores muy diversos: cuestiones técnicas y de
recursos humanos, adecuación al presupuesto, definición de objetivos, etc.
Tanto si el objetivo es presentar un producto o servicio, captar, fidelizar o desarrollar
alguna actividad, el contacto personal es muy importante. La cercanía y el cara a cara
son dos potentes herramientas de comunicación y conexión.
Este es el fin que se persigue a la hora de organizar un evento: conectar con las
personas a varios niveles. Y en este sentido, cuánto más próximo sea el contacto, más
oportunidades tendremos de lograrlo. O al menos, de una forma más personal y
cercana.
Por consiguiente se puede mencionar las ventajas que conlleva realizar un evento en
este tipo de modalidad:
 Engagement
Organizar un evento diseñado específicamente para su empresa es un gran modo de
mejorar el engagement de su empresa con sus clientes tanto actuales como
potenciales. Esto le permite dar nuevos detalles y reforzar los valores de la empresa,
así como mostrar su faceta más innovadora. También le permitirá de un modo muy
explícito mostrar los colores y el logo de su empresa, de manera que se asegurará que
todos los asistentes los recuerden.
 Contacto personal con los clientes
La atención que se da en un encuentro físico no es la misma que la que se da en un
encuentro virtual, ya que un encuentro personal permite construir una relación de
confianza entre las partes. Debe tener en cuenta que una gran mayoría de las
personas que acudirán al evento lo harán porque ya han oído hablar de su empresa o
su producto y están interesados en ello. Así que su evento se convertirá en una
posibilidad real de convertir prospects en clientes, o por lo menos de aumentar el
interés de los prospects en su empresa o producto. Un evento empresarial también es
una eficiente forma de ampliar de una manera muy rápida su red de contactos y de
realizar un networking enriquecedor y proactivo.
 Posibilitan y fomentan las relaciones interpersonales
Los eventos de empresa son una gran oportunidad para ampliar nuestra red de
contactos o networking, conociendo en persona a clientes, colegas y otros
profesionales.

 Sirven para premiar logros o reconocer éxitos

La organización de una cena especial o una fiesta puede ser el contexto ideal para
reconocer, agradecer y festejar en grupo determinados logros y objetivos alcanzados
por un profesional, un equipo de trabajo o el conjunto de la empresa.

Diseño del proceso administrativo

Planeación

La principal meta a largo plazo dentro del proyecto es la realización de un evento

presencial con la marca de innovapymes, en consideración de la situación actual, un
evento presencial que incluya gran cantidad de personas, representa un reto en la
formulación de los procesos de bioseguridad, además no es permitido por el gobierno
nacional. Se formula entonces una serie de objetivos a cumplir tales como:
 Diseñar un Plan de Comunicaciones por medio del cual podamos promocionar
nuestra empresa y captar personas.
 Desarrollar un análisis operacional, con el fin de suplir necesidades propias y del
consumidor, favoreciendo en aspectos tecnológicos, infraestructura adecuada,
capacidad tecnológica.
 Crear un plan financiero para traducir los planes y estrategias a términos
económicos, y así proponer presupuestos al alcance del evento y sus
organizadores.
 Identificar qué tipo de registros, licencias y leyes regulatorias necesarias
En las condiciones actuales y como herramienta indispensable se hará énfasis a corto
plazo en la creación de un manual protocolario en el cual se especifique la forma en la
cual se debe llevar acabo el evento en el Centro de Biotecnología Industrial (CBI),
SENA, Palmira.
Se aspira desarrollar una interacción con los aprendices del CBI y con las pymes que
son el centro del evento, puesto que Innovapymes va dirigida a mostrar las
innovaciones de las empresas en sus diferentes sectores productivos, entre otros
aspectos. Mediante información que resulte ser de beneficio para los mismos, con el
objetivo de aportar gran enseñanza, que resulte útil en el proceso formativo de los
aprendices y que brinde herramientas a las pymes, que sean de ayuda para continuar
en su progreso.
Se debe tener en claro y definir una fecha realista, considerando las condiciones
actuales de las pymes y los aprendices, así como del público invitado. El siguiente paso
es elegir de una manera muy objetiva el momento oportuno para la realización de este,
por lo que se plantean una serie de pasos a seguir:
 Escoger una fecha que no coincidan con festividades en el municipio de Palmira,
ya que se perdería el interés de muchas personas.
 Tener en cuenta la época del año porque según estudios las mejores fechas
para poder efectuar un evento serian en los meses de mayo, octubre, junio y
noviembre.
 El espacio seleccionado debe transmitir y comunicar lo que se quiere, esto hará
que las personas a quien va dirigido el evento de innova pymes se sienta a
gusto de este y lo aproveche mañas
El grupo encargado del evento, debe tener a su alcance todas las herramientas
necesarias y posibles para la realización del mismo, debe tener claro y bien definido
cuál es el proceso a seguir, con el fin de que no se presente ningún inconveniente, que
pueda afectar su realización. Es importante el compromiso y la dedicación en la gestión
de la programación, organización y montaje.
Estas personas deben contar con el perfil idóneo, para ejecutar las tareas que le sean
asignadas, entre ellos contar con el manejo de algún idioma, planeación, control,
liderazgo, actitudes y aptitudes que sean indispensables para el éxito de dicho evento.
Es importante dentro de este proceso realizar estudios de factibilidad y limitación, con
estos se reduce o se minimiza los posibles riesgos que se puedan presentar durante el
desarrollo del evento, es importante prever los cambios que se puedan dar dentro del
evento, como lo son horarios, de locación, de implementos tecnológicos, entre otros
que estén contemplados dentro de la realización de este.
El evento de innovapymes ha tenido su desarrollo en las instalaciones el CBI,
reduciendo costos por contrataciones de otros lugares, sin embargo incurre en estos
gastos con el fin de que se puedan llevar a cabo dos eventos previamente organizados
de forma simultánea. La acogida del público siempre ha sido muy buena, lo que
posiciona un reconocimiento de la marca en la en el municipio de Palmira y sus
alrededores, esto facilitara la llegada al público y las empresas del sector productivo,
quienes son objeto principal del evento.

Organización

Se pretende desarrollar tomando en consideración que la duración estipulada sea

adecuada, que resulte ser de provecho más no sea desgastante tanto para los
aprendices como expositores, se tendrá en cuenta la asignación de aprendices, ya que
este evento se presentará a todas las fichas en general, es importante resaltar que es
de vital importancia una buena organización del evento, esto nos permitirá realizar el
acontecimiento con fluidez y armonía según lo previsto, teniendo en cuenta que
también abarca aspectos que son de suma importancia a la hora de ponerlo en práctica
o llevarlo a cabo.
Primero que todo es importante resaltar que la organización del evento va de la mano
con la planificación de este y de este dependerá el éxito que tenga innovapymes, es
centrarse en el más mínimo detalle independientemente del tamaño.
Cabe resaltar que más que el presupuesto asignado, es de suma importancia que el
evento este lo mejor planeado y organizado, puesto que de nada sirve un gen
presupuesto y una mala planimetría.
Uno de los pasos para que este se lleve a cabo de manera eficaz es tener
organizadores que sepan todo de cómo realizar un evento y que tengan claro cuál es la
misión de este, debe manejar una comunicación asertiva y no debe sufrir de estrés ya
que este rol maneja mucha intensidad, debe ser muy ordenado con el tiempo puesto
que se delegan tareas con fechas límites.
Lo siguiente es desarrollar estrategias ya sea para ahorrar tiempo, llevar tareas de
manera más fácil, mirar las mejores opciones, luego la creación de presupuesto lo cual
es algo muy importante ya que a partir de esto se concretar o descartar opciones que
se tenían en mente. Después de esto sigue la logística para no llevarse sorpresas
antes, durante y después de este. Un paso importante es la publicidad que un evento
de innova pymes se necesitan una buena cantidad de personas esto se llevara a cabo
usando estrategias de cómo hacer que las personas quieran asistir a este, el paso a
seguir es la evaluación del evento saldrá bien si se siguieron de la manera correcta.
La verdad suena difícil llevar a cabo un evento, pero con el equipo correcto y rodeado
de personas que sepan de una manera más profunda del tema se podrá llevar a cabo
de una forma eficaz, la buena organización de este.
Para el evento de innova pymes es de gran importancia establecer un calendario el
cual crea el cronograma de lo que se debe hacer antes, durante y después del evento
para no llevarse sorpresas e inconvenientes.
Es esencial fijar como va a trabajar el equipo y colocando fechas para cada actividad,
estableciendo un programa que también podrá ser la guía para el desarrollo de todo el
evento, para poder llevar de manera asertivas este se debe cumplir unos pasos que
son:
 Un cronograma con la actividad que van a ocurrir el día del evento un plano de
cómo se distribuirá el acto
 El material gráfico es un buen soporte para llevar el evento de una manera más
organizada
 El listado de los participantes del evento debe estar claro, los más recomendable
es que se haga por una base de datos
 Establecer un plan de necesidad juega un papel importante ya que se podrá
tener información de todo lo que se va a necesitar

Dirección

Para su ejecución es importante tener en cuenta todos los aspectos anteriores, se

debe verificar con antelación la asistencia de los facilitadores, proveedores y el público,
para evitar percances de último momento.
El o los lugares asignados para llevar el evento, deben estar preparados con tiempo,
entre uno o dos días antes del evento, así como el personal que estará a cargo.
En el día previsto para realizar el evento, todo el equipo que está a cargo del mismo así
como el grupo de trabajo, deben estar mucho antes que los invitados, haciendo los
ajustes pertinentes al lugar, la organización, el cronograma y la planimetría, donde
tendrá desarrollo el evento, y toda la documentación de los procesos.
Al ingreso de las pymes, a las cuales ya se les debe tener un lugar predeterminado
para que haga exhibición y venta de sus productos, la logística debe gestionar todos
los recursos necesarios y disponibles que sean necesarios para la organización de los
Stan, se les hace las indicaciones pertinentes, sobre el lugar, como puntos importantes,
medidas de seguridad, lugares como baños y salidas de emergencia, también se le
indica que hacer en caso de una, a las pymes, facilitadores, proveedores y al público
asistente.
A la llegada de los invitados, estos son registrados, validando sus datos con un registro
previo de asistencia, se le indica cual es la organización de los Stan y los puntos de
interés, con la mayoría de los invitados en el sitio designado, se hace el anuncio de
cuál será el cronograma del día.
Con la llegada de los facilitadores, es importante tener control con el orden del público,
acomodarlos de manera objetiva y que estén lo más cómodos posible, si el expositor
trae sus propios recursos tecnológicos, el área logística debe adaptar estos a los que
ya se tiene para evitar demoras en el proceso, de lo contrario se presenta el material
del expositor con los recursos disponibles, se hace su debida presentación y esta debe
estar de forma escrita y se debe dar en español e inglés, para abarcar a todo el público
asistente, siendo así, se le da vía libre al facilitador para que dé inicio a su
presentación. El facilitador debe estar informado sobre los tiempos estimados de la
duración de su presentación incluyendo recesos y otras actividades, para evitar
interrumpir la presentación, al finalizar su presentación se hacen los agradecimientos
pertinentes.
Es importante dar un receso en el tiempo adecuado, para evitar que el público se vaya
antes de dar por finalizado el evento, en estos recesos el público recibe su refrigerio,
para que lo pueda disfrutar fuera de las instalaciones previstas del evento y no generar
basura en sitio de la presentación, este debe ser variado para el público en cuanto a
bebidas y comida, para evitar que alguien no lo pueda tomar por posibles condiciones
médicas.
El reingreso de los asistentes al evento debe ser lo más ordenado y rápido posible,
para que no se generan retrasos o que el los asistentes se pierdan del contenido
preparado por el expositor, evitar que los aprendices se retiren del lugar haciendo llenar
listas de asistencia luego de la entrega de un refrigerio, tanto para constancia como de
entrega y como verificación de asistencia y permanencia.
La logística debe estar pendiente en todo momento del ingreso de los asistentes, si
estos ya fueron registrados, y como control para evitar que ingresen bebidas no
permitidas, así como de las pymes y del flujo del público.
En consideración de no presentase ninguna emergencia o eventualidad dentro del
evento o las instalaciones, se prosigue al cierre del evento, no quiere decir que es fin
del trabajo del grupo organizador, se debe dar el anuncio que el evento está por
finalizar para que las pymes empiecen a desmontar sus Stan, y para que la logística
empiece a organizar de manera ordenada la salida de los asistentes.
Con los Stan desmontados y la logística preparada se da el cierre del evento con sus
agradecimientos pertinentes, y se invita a todos los asistentes a retirarse del lugar
siguiendo los lineamientos del equipo logístico, con todo el público fuera de las
instalaciones prosigue desmontar carpas, organizar sillas entre otros, si los equipos
audiovisuales fueron contratados por una empresa aparte, el desmontaje de estos lo
debe realizar la empresa para evitar algún daño en los mismos. Si en ese mismo día no
se logra el desmontaje de los equipos, es conveniente realizarlo al día siguiente
dejando sitio limpio y entregando todos los materiales que fueron solicitados a terceros.
Para que este evento pueda tener su realización es necesario contar con qué ya sea
viral ante los aprendices, ya que de esta manera tendríamos informados a los invitados
de la programación que se va a llevar a cabo en cuanto al evento, por ende esto nos
permite poder tener al público certero ya que es algo muy importante y que como tal es
lo que también nos ayuda a que un evento se pueda desarrollar, adicionalmente a esto
también es relevante tener resueltos y claros los aspectos que abarcan la organización
del evento, de manera que a la hora de desarrollarse no existan inconvenientes y su
proceso se haga de una forma adecuada y así se puedan cumplir y lograr con todas los
objetivos plasmados y diversas expectativas, teniendo en cuenta los medios con los
que contamos en la actualidad y los pilares fundamenten cómo la planificación y el
control de este.

Control

Teniendo presente la planificación donde se especifiquen nuestras expectativas, los

resultados arrojados mediante el desarrollo del evento Innovapymes se pretender
obtener aplicando encuestas de satisfacción y cuestionarios hacia los aprendices, con
listas de chequeo hacia el equipo organizador y todos los integrantes que llevaron a
cabo el evento, de esta forma poder medir el éxito que tuvo como tal la realización y
organización de este evento, con el objetivo de poder visualizar si las metas u objetivos
que se plantearon pudieron lograrse, adicionalmente, mediante estos parámetros se
validan las opiniones de los aprendices o sugerencias hacia el evento desarrollado en
caso de mejorar el desempeño si se lleva a cabo un próximo evento.
Con la información presentada esta es tabulada, para obtener los gráficos que serán la
herramienta principal en la creación de las conclusiones del evento. Con lo cual se
podrá medir la forma en la que este fue realizado, el grado de aceptabilidad del público
entre otras.
Flujo grama de procesos
1. Necesidades del evento
Estructura organizacional
Comité logístico
Comité documental

Comité mercadeo
Conformación de comités (Objetivo de cada comité, responsabilidades, funciones y tareas)

Comité logístico

Objetivo general
Gestionar el material previamente necesario para el evento, según los lineamientos que
sean establecidos previamente, con el fin de lograr los objetivos propuestos.
Objetivos específicos
 Promover la gestión de los implementos requeridos para el evento
 Promover la gestión del ambiente o medios de transmisión, así como el tiempo y
elementos generales.
 Supervisar las actividades organizadas previamente como; eventos abiertos al
público en general y otros eventos de carácter extracurricular.
 Inventariar los recursos internos, definir sus usos.
Comité documental

Objetivo general
Organizar, archivar y generar los documentos que sean necesarios para el evento, de
igual forma los documentos generados por otros comités.
Objetivos específicos
 Organizar la documentación, que se genere en el evento.
  Archivar los documentos generados, antes, durante y después del evento.
Asegurar la integridad de la información contenida en los documentos.
Comité de mercadeo

Objetivo general: Diseñar estrategias para la comercialización y divulgación a las

empresas sobre el desarrollo del evento, teniendo en cuenta a las investigaciones de
mercado y las necesidades del entorno.
Objetivos específicos: 
 Promover el desarrollo publicitario del evento por medio de
diferentes plataformas virtuales que permitan dar a conocer al público toda la
información pertinente a este.
 Investigar los requerimientos del evento a partir de una encuesta previamente
diseñada y aplicada a un público objetivo. 
 Conseguir la mayor asistencia posible por medio de una buena organización y
estrategias de comunicación digital con el fin de lograr el éxito del evento.
Marca (marca registro, logotipo, slogan)

Logo INNOVAPYMES
Historia: Innovapymes es una marca que surgió desde el año 2015 con la finalidad de
dirigir el sector productivo hacia la innovación y refinamiento de sus productos y/o
servicios, mediante la incorporación de conocimientos y tecnologías para lograr el
perfeccionamiento continuo de sus procedimientos.
Razón de ser para el Sena: Es una marca creada para conseguir el desarrollo
tecnológico e innovación para fortalecer las capacidades de las empresas en los
diferentes sectores productivos del país.
Significado de colores:
El color negro representa la fortaleza y se asocia con el prestigio y la seriedad.
Además, es un color muy elegante, que siempre ha acompañado a la marca de
INNOVAPYMES.
El color blanco representa la esperanza hacia el futuro.
Significado del logo:
Este es una propuesta de un isologo (es un identificador que se forma por la unión de
un símbolo gráfico y un estímulo textual) que plasma la conexión de una parte del
hemisferio del cerebro y dentro de él hay diversas herramientas de configuración que
representan la combinación de ideas e innovación aplicadas a través de la tecnología
que nos rodea.
Alrededor de este hemisferio hay unas imágenes y símbolos que hacen alusión a la
parte administrativa que caracteriza a nuestro programa de formación.
Cabe mencionar que además del diseño sugerido como propuesta para innovapyme
2020, se cuenta especialmente con la marca Sena, la cual brinda y representa ante el
público seguridad y confianza, puesto que esta institución se caracteriza por valores y
principios que le aportan a la marca mayor estabilidad.
Características de diseño:
El logo está realizado en formato PNG. También contamos con el formato editable que
está creado en el programa de Adobe Illustrator (es una aplicación informática
dedicada al dibujo vectorial y al diseño de elementos gráficos casi para cualquier tipo
de soporte y dispositivo, pudiendo ser usado tanto en diseño editorial, dibujo
profesional, maquetación web, gráficos para móviles, interfaces web, o diseños
cinematográficos.)
El tipo de letra de INNOVAPYMES es MADE TOMMY SOFT en tipo BOLD, con un
tamaño de 117,19 píxeles por 140,63 píxeles, las medidas del “2020” son 60, 33 pt de
ancho y 72,4 pt de alto. El color negro tiene un código hexadecimal de 25,21 y los
bordes blancos que lo rodean son de 255 hexadecimales.
Misión

Innovapymes tiene el propósito de unificar esfuerzos para fomentar el cambio y

progreso en el sector productivo de las pequeñas y medianas empresas, mediante la
realización de eventos contando con un personal calificado y comprometido.

Visión

Ser una marca reconocida y con proyección dentro de la región, gracias a su labor y
servicio en el sector productivo de las pymes, con la implementación de nuevas
tecnologías que mejoren sus procesos, logrando así potenciar su desarrollo económico.
Objetivos

Objetivo general

Llevar acabó una planificación y organización de las actividades y posteriormente la

realización de cada uno de ellas, para así poder llevar un orden del evento.

Objetivos específicos
 Definir el público objetivo que deberíamos de tener en nuestro evento, teniendo
en cuenta que es a quienes queremos llegar y a quienes les puede interesar el
enfoque del evento.
 Ofrecer el mejor manejo y dotación tecnológica para el buen desarrollo del
mismo.
 Brindar calidad en cada uno de los servicios ofrecidos dentro del evento.
 Entablar relaciones de tipo social y profesional con los asistentes.
Público objetivo

Definición.
Primero que todo debemos conocer que el público objetivo hace referencia a un
consumidor representativo a una persona a las cual se dirige una campaña o a un
comprador que se aspira seducir con un producto o servicio.
Conocer a nuestro público objetivo también significa saber cómo se comunica, que
otros gustos tiene además del producto o servicio que deseamos ofrecerle, y eso nos
permite llegar al de una manera más cercana, con mensajes que le resulten relevantes
e interesantes, meternos en su mundo para hacerle saber que tenemos justo lo que
está buscando.
Importancia en marketing.
Para que un potencial cliente pueda interesarse en comprar un producto, debe
encontrar algo que lo haga conectar personalmente y que le genere confianza.
Cada público o persona tiene características específicas y para cada uno se pueden
diseñar estrategias acordes a sus necesidades.
Por esta razón, resulta importante conocerlos y por eso existen empresas que se
dedican al estudio del mercado.
Nuestra actualidad económica y social nos muestra un panorama cada vez más
competitivo es por ello que tener un público definido es más importante que nunca para
poder sacar adelante las estrategias de marketing.
Tener un mercado objetivo puede permitir a las pequeñas empresas competir con las
más grandes y alcanzar el éxito.
Tener objetivos muy generales, o decir que “servimos a todo tipo de público” es una
estrategia poco fiable y que en algún momento se puede volver en contra de tus metas
porque hay mucha ambigüedad en esa declaración.

¿Cómo sirves a todo el mundo si no sabes qué es lo que buscan?

Algo debes tener claro, dirigir tu negocio a un mercado específico no significa que estés
dejando por fuera a potenciales clientes.
Significa que estás dirigiendo tu estrategia a un segmento seguro para que tu negocio
prospere y con el tiempo podrás ir modificando tus estrategias de negocio para seguir
creciendo.
 Primero debemos segmentar el público según sus intereses.
 Las personas que más se pueden sentir atraídas por nuestro evento son
principalmente los aprendices de los campos de la administración y finanzas,
teniendo en cuenta que dicho evento podría mejorar ampliamente sus
capacidades.
 Las diferentes edades que podríamos encontrar dentro del evento van desde los
18 hasta los 60 años en promedio.
 Debemos de tener en cuenta que el evento estará dirigido hacia personas
naturales.
 El nivel educativo de nuestro público será (técnico, tecnológico y en algunos
casos profesional).

Selección del lugar

Imagina que ya tienes una idea sobre la fecha de tu evento y sabes quiénes y cuántos
serán tus invitados, pero desafortunadamente no cuentas con el espacio suficiente para
albergar a todos los que deseas invitar, o no cuentas con los recursos necesarios para
ofrecer los servicios y el entretenimiento que te imaginas para divertirlos, o
simplemente no quieres ocuparte de todos los detalles que involucran esta decisión.
El lugar que elijas tiene mucho que ver con la grata experiencia que se lleven tus
invitados, y por ende, con el éxito de tu evento, por lo que es vital elegir el lugar ideal.
El lugar puede determinar en gran medida que tu evento se lleve a cabo o no en la
fecha prevista. Un lugar muy popular es poco probable que esté disponible a corto
plazo o durante ciertas épocas del año o meses. Por lo que es esencial considerar
varias opciones y establecer la flexibilidad de la fecha del evento, lo que nos lleva al
siguiente punto.
Uno de los factores importantes a considerar es la fecha del evento, ya que esta será
detonante en la cantidad de invitados que asistirán, otro factor a considerar son las
actividades o entretenimiento que pondrás a su disposición.  Digamos que estás
planeando tener un performance de fuego para la bienvenida a tu evento, necesitas
estar seguro de que el lugar permita este tipo de espectáculos o en su defecto si es
necesario sacar algún tipo de  permiso especial.
Cuando se haya fijado una fecha, empieza a visitar una serie de lugares posibles. No te
limites por la tradición o los datos preconcebidos, sé innovador y abierto a las
ideas. Cuando realices inspecciones in situ, asegúrate que el lugar sea acogedor y
cuente con todo lo necesario para cubrir tus expectativas.
La ubicación
Es uno de los aspectos más determinantes a la hora de elegir un sitio, y un factor que
podría inclinar la balanza positivamente en cuanto asistencia de público se refiere.
Ten en cuenta que, si los asistentes deben llegar por sus propios medios, debes
ponérsela fácil y hacerlo en un lugar bien conectado, con múltiples opciones de
transporte público, acceso fácil a parqueaderos e incluso cerca al aeropuerto y
principales centros comerciales. De esta manera te aseguras que los invitados acudan
al evento y no suspendan a última hora.
El aforo
Elegir un espacio que se ajuste al número de asistentes suena fácil. Sin embargo, en
ocasiones se ajusta en exceso el número de invitados al aforo del espacio sin tener en
cuenta que podemos tener confirmaciones de asistencia de última hora que hagan que
el aforo se supere.
Por esta razón es recomendable dejar siempre algo de margen entre el número
máximo de invitados y el aforo máximo del establecimiento.
3. Indoor u outdoor
Celebrar un evento en exteriores puede ser un gran acierto, siempre y cuando el clima
sea benévolo. Algo que, por otro lado, es difícil de predecir con la antelación suficiente.
Por eso, en caso de que nuestra primera opción sea organizarlo al aire libre, habrá que
contar siempre con una alternativa que nos saque de aprietos.
Debemos tener en cuenta también que, por lo general, un espacio cerrado cuenta con
ciertas comodidades para montar y desmontar las estructuras y los equipos técnicos.
Comodidades que podríamos no encontrar en sitios campestres.
4. Múltiples ambientes
Contar con vitrinas comerciales o salas paralelas es especialmente útil cuando
queremos crear distintos ambientes dentro del evento o desarrollar actividades por
separado. Un ejemplo usual se presenta cuando se celebra un congreso en un recinto
tipo auditorio, y contiguo a este encontramos un espacio de muestra comercial.
Equipamiento y servicios adicionales
Al momento de alquilar un espacio tendremos que tener en cuenta los elementos
técnicos con los que cuenta. Los sistemas audiovisuales y de sonido, puntos de
conexión a internet, acometidas de agua y luz, así como otros servicios:
Catering
Muchos espacios para eventos tienen su propio servicio de catering, que nos “obligan”
a contratar. Tendremos que pensar si está opción encaja con nuestro evento o si por el
contrario es una mejor opción tener la libertad de contratar este servicio con un tercero.
Algo que podría ser beneficioso respecto a precios y variedad en el menú.
Parqueadero
Si los invitados van a llegar con sus propios vehículos, es importante contar con un
espacio lo suficientemente grande para cubrir la demanda de espacios de parqueo. En
este sentido, un espacio que cuente con parqueadero propio será una ventaja, ya que
seguramente encontraremos descuentos en los precios y nos evitará las gestiones y
costos de buscar y reservar otro parqueadero privado para nuestros invitados.
Acceso de carga y descarga
Aunque pareciera no ser algo de lo más esencial, sí facilitará y agilizará enormemente
las labores de montaje y desmontaje de nuestro evento. Algo que se agradecerá si el
tiempo que nos ofrecen de montaje es muy ajustado.
Documentación y permisos
En principio, es algo que no afecta al desarrollo del propio evento, pero sí en la
organización del mismo. Para grandes eventos es importante tener en cuenta que
algunos entes públicos nos podrían exigir la presencia de bomberos, defensa civil,
policía, permisos de Sayco y otros requerimientos cuyo diligenciamiento no debe ser
dejado para última hora.
Estilo o temática del espacio
Los elementos arquitectónicos propios del espacio, su decoración, los materiales de
construcción o su distribución de salas son factores que podemos utilizar y con los que
podemos (debemos) jugar para crear el ambiente adecuado, acorde a la temática del
evento.
Es una oportunidad de potenciar el aspecto creativo del evento, dando más importancia
y valor al mensaje que queremos transmitir con la acción.
Tiempos de montaje y desmontaje
Habitualmente es un factor negociable con el espacio. En otras sin embargo nos
impondrán un timing muy ajustado, ya que pueden tener otros eventos antes y/o
después del nuestro.
En estas situaciones, ajusta al máximo tus tiempos de montaje, pero no tomes riesgos.
Si crees que vas muy justo de tiempos de montaje, tenemos dos opciones: o
incrementar la mano de obra o, directamente optar por otro espacio.
Pero como decimos, no dejes nada al azar.
El precio
Como hemos mencionado al comienzo de esta nota, probablemente sea, junto con el
aforo, uno de los primeros factores que se tienen en cuenta a la hora de seleccionar los
espacios para eventos.
Obviamente dependerá del presupuesto que tengamos y de la importancia que se le dé
al espacio en sí. Si es importante para potenciar el mensaje del evento, tendrá sentido
llegar a pagar más que otra opción que no aporte valor conceptual.
Analiza todos los aspectos que hemos mencionado en este artículo y cualquier otro
adicional que resulte importante para tu evento. Aunque en principio un espacio pueda
resultar más caro que otros, a posteriori puede llegar a ahorrar costos adicionales no
previstos.

Fecha y hora

Elegir las fechas correctas para la celebración de un evento es uno de los primeros y
más importantes pasos ya que ello puede determinar su éxito o fracaso. Para eso es
tan importante tener en cuenta factores como el enfoque del congreso o el motivo de la
conferencia, la estación del año, la duración o el propio contexto cultural en el que nos
movemos. Y aunque cueste, debemos evitar inspirarnos en supersticiones o confiar en
la suerte,
Entonces, ¿cómo seleccionar la fecha de un evento o congreso perfecta?
1. Considera la estación del año
Si estás organizando un evento no lo debes programar durante las vacaciones
momento del año en el que todo el mundo se aleja de las obligaciones de la ciudad
para disfrutar de las fiestas en familia. Existen muchos otros factores estacionales que
pueden afectar la asistencia al evento y que debes tener en cuenta, te damos algunas
pistas:
 Vacaciones
 Grandes eventos
 Clima
 Calendario laboral
 Estacionalidad de las aficiones
Dependiendo de la jornada que vayas a organizar, estos puntos pueden ayudar a
acotar las fechas de un evento ideales o eliminar aquellas potenciales de tu lista.
Utilicemos el calendario laboral como ejemplo.
2. Elimina fechas con alta competencia
Investigar acerca de eventos del mismo sector puede ayudarte a descartar fechas en
las que tus competidores puedan estar captando la atención de tu target y así
aprovechar otras fechas en las que haya menos presión. Entérate de qué eventos
están previstos en la agenda de la ciudad y anota aquellos que compartan el mismo
público objetivo que el tuyo. A continuación, evalúa cuánto peso debes dar a cada una
de estas programaciones competidoras cuando vayas a seleccionar tu propia fecha.
Algunos factores a considerar, pueden ser:
 Tamaño del evento
 Lugar de la jornada
 Superposición de la audiencia
 Asistencia a jornadas pasadas
3. Vacaciones y eventos públicos
A menos que tu evento esté relacionado con la celebración en sí, tanto los días festivos
religiosos y nacionales son por lo general malas decisiones para la programación de tu
evento, a menos que haya una razón convincente para hacerlo. El Día del Trabajo es
un ejemplo de ello.
Debes tener en cuenta también los acontecimientos públicos y festividades que no sólo
pueden provocar una caída en número de asistentes que deseen centrarse en esos
otros eventos, sino que también aumentarían las dificultades para competir por la
atención de los medios de comunicación.
4. Presta atención a fechas importantes
A tu evento, le puede ir bien alinearse con fechas que para los asistentes sean
significativas. Por ejemplo, los días de celebraciones internacionales, los meses de
sensibilización y los aniversarios, pueden ser enormes oportunidades para organizar tu
jornada. La cobertura de los medios de comunicación y el apoyo público oficial son a
menudo más fáciles de obtener cuando tu evento forma parte de un tema de interés
más amplio.
PRO TIP: Tener una estrategia comunicativa sólida, no nos obliga a ceñirnos siempre
al guion preestablecido. Captar las circunstancias cambiantes y reaccionar con agilidad
son actitudes tan estratégicas como la de planificar al milímetro e intentar prever todo lo
previsible.
5. Conoce los días potenciales de la semana
Al seleccionar el día de la semana para organizar tu acontecimiento, considera los
“días con más puntos” en los que tu público pueda asistir al evento. En este caso lo
mejor suele ser hacerlo entre semana (miércoles, jueves o viernes) ya que el fin de
semana la gente aprovecha para estar con sus familiares y amigos y prefieren no asistir
a eventos de tipo profesional. Aunque existen excepciones, por lo que también pueden
contemplarse algunas tardes y fines de semana. Como venimos comentando, escoger
la fecha ideal para una celebración de este tipo, requiere el análisis de varios aspectos.
Otra consideración al elegir la fecha de un evento es la rutina típica de tu audiencia.
6. Siguiente paso: Dar a conocer tu fecha
Una vez hayas hecho los deberes y hayas utilizado nuestros consejos para elegir la
fecha perfecta de la jornada, no olvides el paso más importante: anunciarlo a los
asistentes. Añádelo al calendario de eventos en tu página web, comparte el anuncio de
la fecha, y empieza a difundir la fecha con los asistentes potenciales.
Existen multitud de factores que decidirán cuál es la mejor fecha de un evento.
Recuerda planificar con tiempo, y sobre todo, conocer a tu audiencia, Ellos son quienes
harán realidad tu evento.

Hora
La duración adecuada del evento, no debe ser muy prolongada ni muy reducida, es un
factor clave para que tenga éxito. La duración de un evento depende de su tipo (corto,
media jornada, jornada completa, o de múltiples días). Pero para cualquiera de ellos
hay que establecer una hora de finalización, aunque los asistentes puedan tener
flexibilidad para abandonarlo de forma escalonada.
Los tipos de eventos teniendo en cuenta las características de sus asistentes y los
objetivos del evento pueden ser:
 -Sociales
 -Empresariales
 -Académicos
 -Ocio
 -Deportivos
 -Educativos
Los eventos pueden ser:
Cortos de 20 minutos a 2 horas
Media jornada de 2 horas hasta 5 horas
Jornada completa de 5 horas a 10 horas. Aunque pueden prolongarse.
Múltiples días la mayoría están entre 2 y 10 días. Aunque pueden llegar incluso a un
mes completo.

DURACIÓN Cortos Media Jornada Múltiples

 DEL EVENTO (20´-2 h) jornada completa días
(2h-5h) (4h-10h) (2 días-10
días)
Sociales Reunión de Bodas Ferias Festivales
Empresariales amigos, Conferencias Talleres Congresos
Académicos Cocteles, Entregas de Fiestas de Hackathon
Ocio Clases diplomas graduación Festivales
Deportivos profesionales, Espectáculos Conciertos Campeonatos
Educativos Exposiciones Carreras triangulares Congresos
Partidos populares Debates
Charlas Cursos
Tabla 1 Duración de Eventos

Teniendo en cuenta lo anterior, para la estipulación del tiempo en cuanto a hora de

inicio y hora final del evento a desarrollarse, se tienen en cuenta diversos aspectos los
cuales son muy importantes al momento de establecer lo mencionado, se tiene como
consideración la disponibilidad de tiempo de los invitados o de las personas que harán
parte del evento, debido a eso es recomendable establecer el tiempo en horas de la
mañana, teniendo en cuenta que el tipo del evento es empresarial, asignando así una
hora final o de cierre teniendo presente también que el evento procura realizarse media
jornada (de 2 horas hasta 5 horas) con el objetivo de no complicar la participación o
asistencia de los invitados.
Cuando se dice en horas de la mañana nos referimos a que estás tampoco sean en su
efecto exageradas, de modo que lo importante es adquirir la atención del público, es
esencial contar con la comodidad de los mismos y con el buen ambiente que se genere
al momento de que inicie un evento.
La asignación de estos tiempos también se hace con el fin de que el evento evite ser
extenso, aburrido o monótono y que como consecuencia se pierda la atención del
público y esto afecte el logro de poder cumplir con las metas u objetivos que ya se
tienen plasmados.

Conferencistas (facilitadores)

La selección y contratación de la persona que dará una o varias conferencias en un

evento corporativo, convención o congreso, no es tarea fácil, pues hay mucha
responsabilidad de por medio. No se trata de contratar a un artista que dará un show,
sino de una persona que deberá conectar con la audiencia y ser experto en un tema
que sea de interés para el evento.
Entonces para la contratación se debe tener en cuenta:
Primero definir qué características se requieren que tenga el orador dependiendo del
tipo de evento que se vaya a llevar.
 -Decide muy bien si prefieres a un ponente que sea animado, alegre, dinámico y
muy divertido por encima de un ponente más serio pero que domine el tema a
presentar. Que los empleados la pasen bien es importante, pero también es
preciso que el tema trascienda, lo comprendan y permanezca.
 -No porque cierta persona domine un tema a profundidad, significa que va a
poder dar una conferencia de calidad. Es necesario tener dominio del lenguaje,
del escenario y saber mantener el interés del público a través de una narrativa
interesante. Busca siempre el balance entre un conferencista capacitado para
cierto tema, pero con buenas características de orador.
 -No es recomendable dejarse llevar por fama y renombre sin tener bien
estudiado el perfil de la persona a contratar, pues, aunque de primer momento la
conferencia puede ser un éxito, si no es el perfil ideal que dé el mensaje
indicado a los empleados, a la larga se verán resultados poco satisfactorios de la
inversión hecha.
 -Para tener una conferencia que resulte satisfactoria, trata de evitar las
situaciones antes mencionadas y ten siempre claro que generalmente (a
excepción de casos muy específicos) el objetivo será que el conferenciante logre
persuadir a la audiencia a cambiar ciertas actitudes y comportamientos o
adoptar nuevas formas de enfrentar los retos laborales, más motivación, mejorar
el trabajo en equipo, etc.
Es por eso que se recomienda tener muy claro este objetivo con base a ello seleccionar
a la persona mejor indicada y que pueda generar un impacto positivo.
Después buscar por diferentes medios (internet, antecedentes de otros eventos y
referidos) los ponentes que cumplan con las características que se requiere que tenga
para el evento.
 -Luego hacer una lista de los conferencistas y escoger el que más se acomode a
la necesidad del evento.
 -Después contactar con él para saber si puede participar en el evento, en caso
tal de que no pueda participar, se debe de mirar en la lista de los conferencistas
otra opción que tenga las características que se requieren.
 -Por último, cuando se haya llegado a un acuerdo con el ponente se debe enviar
una invitación formal por medio del correo electrónico donde se le informe sobre
el lugar, la hora exacta y temas que manejara el evento.
 -Escoger una persona que entienda estos objetivos corporativos, comulgue con
ellos y de ser posible que pueda armar una conferencia a la medida de las
necesidades de la empresa.
  -Optar siempre por un conferenciante dinámico, animado y que pueda conectar
con el público.
 -Preferir una persona que tenga total conocimiento del tema y hable el mismo
lenguaje de la audiencia.
 -Siempre será mejor que el expositor utilice historias y anécdotas para
ejemplificar lo que dice, pues es la manera más eficaz para conectar con los
espectadores.
 -Lo ideal será contratar a especialistas que tengan propuestas interesantes,
originales y creativas para transmitir el tema en cuestión.

Programación

En esta fase previa al evento hay que prestar especial detalle a las siguientes acciones:
Lugar y horario: El emplazamiento marcará en gran medida el protocolo a seguir. Los
eventos en exteriores suelen tener un aire más informal que permite ciertas
concesiones; mientras que en eventos que se desarrollan en salas y salones, centros
de congresos u otros lugares similares el protocolo cobra especial relevancia. En
cuanto al horario, es importantísima la puntualidad, tanto en el inicio y término de la
ceremonia como en el seguimiento del programa establecido.
Invitados: Es muy importante conocer el público que va a asistir al acto, ya que esto
marcará el tipo de invitación que se debe formular.
Programa: Antes de la celebración del evento se debe diseñar un programa de actos
en el que figuren todas las personas que van a tomar la palabra y el tiempo de
intervención de cada una.
Infraestructura: Previamente a la celebración del evento se tiene que hacer un
inventario de todos los elementos que se necesitan para llevarlo a cabo (Sistemas de
audio y video, atriles y tarimas, folletos y demás material informativo, presentaciones y
discursos)
Protocolo durante el acto.
El día del evento es cuando se mide el éxito o fracaso de éste, por lo tanto todo debe
salir a la perfección. Para asegurar este cometido hay que cuidar al máximo estos
detalles:
Papel del anfitrión: El anfitrión del acto, es decir, la persona responsable del evento
será el centro de atención durante la ceremonia. Como norma protocolaria básica debe
ser el anfitrión quien dé la bienvenida a los asistentes al comienzo del acto y quien los
despida a la finalización.
Recepción de los invitados: Los invitados deben estar convocados a media hora o una
hora antes del comienzo del acto. Durante este tiempo se les dará la bienvenida, se les
conducirá hasta su sitio y se les entregará el material necesario para seguir el
desarrollo del evento (acreditación, dossiers informativos, etc.).
Protocolo al término del evento.
Con la conclusión del acto no se termina todo, pues existen una serie de normas
básicas de conducta para la fase que se conoce como post-evento:
Realizar un acta pública con las conclusiones del evento que se debe hacer llegar a
todos los participantes.
Plasmar en una valoración los resultados de la organización del evento para ver si se
han conseguido los objetivos establecidos previamente.

Planimetría del evento

En el plano se identifican los servicios, accesos, entrada principal, elementos arquitectónicos e

instalaciones con las que cuenta el lugar donde se llevará a cabo el evento.

Ilustración 1 Planimetría

Auditorio
Los auditorios pueden ser de un bloque con pasillos laterales, de dos bloques con
pasillo central o de tres o más bloques con pasillos centrales y laterales, por ejemplo, el
auditorio tipo teatro.
Ilustración 2 Auditorios

En el sector auditorio, las butacas pueden ser fijas o móviles, éstas últimas permiten
administrar el espacio de manera más dinámica, pero requieren un mayor tiempo de
montaje en la distribución en hileras y filas.
Algunas de las distancias para tener en cuenta en el diseño del salón en dispositivo
auditorio son:
 Contar siempre desde un estrado, tarima o atril hasta la primera fila 1,80 m para
mejor visualización.
 La distancia entre filas debe ser mínimo 0.80 cm
 Los pasillos tendrán 1,20 a 1,50 m de ancho, según corresponda (centrales,
laterales)
 El ancho de silla que se está usando es de 0,55 cm y de butaca 0,60 cm
Los auditorios pueden componerse con sillas y butacas exclusivamente o pueden
armarse combinando asiento con apoyo en mesas. Los modelos de distribución de
auditorios más frecuentes son:
 De asiento: tipo teatro recto o media luna.
 Con apoyo: tipo escuela y naciones unidas.
Ilustración 3 Auditorio de teatro

Ilustración 4 Auditorio tipo escuela

Ilustración 5 Auditorio tipo Naciones Unidas

La planimetría debe contener el diseño gráfico o plano de los espacios físicos:

Debe incluir
1. Primeros auxilios: Estos se denominan como procedimientos y técnicas de
carácter inmediato que se dispensan a las personas que han sido víctimas de un
accidente o de una enfermedad repentina. Estos auxilios anteceden a otros más
complejos y exhaustivos que se llevarán a cabo en los establecimientos
especializados tales como: Hospitales, Clínicas o Centros de Salud.

Ilustración 6 Primeros Auxilios

2. Zonas de circulación: Estas señales se utilizan para guiar e indicar al personal

las zonas de tránsito dentro del evento.
Ilustración 7 Zona de circulación

3. Vías de acceso: Se utilizan para indicar y señalar por ejemplo la entrada y

salida de vehículos permitida.

Ilustración 8 Vías de Acceso

4. Áreas para el desarrollo del evento: Estas son utilizadas por los encargados de
la realización del evento.
5. Salidas de emergencia: Estas señales son muy importantes y mucho más si se
trata de la realización de un evento de modalidad presencial donde se cuenta
con una gran cantidad de participantes, los cuales hay que proteger en caso de
que ocurra algún desastre.

Ilustración 9 Salidas de emergencia

6. Zonas de alimentación: Estas señales se utilizan para guiar e indicar al personal

las zonas prestadoras del servicio de alimento.
Ilustración 10 Zonas de alimentación

7. Servicios sanitarios: En cualquier tipo de lugar público, las unidades higiénicas -

sanitarias, cumplen una importante función, por ello indicar al personal
participante del evento donde se ubican es indispensable.

Ilustración 11 Servicios sanitarios

Ventajas de la planimetría:
 Presenta una visión global del evento
 Facilita la organización del trabajo por comités
 Permite controlar el evento
 Se permite la realización de modificaciones
 Muestra de forma estética la organización del evento
 Permite la delimitación de los espacios de cada stand

Proceso de negociación

Fases del proceso

1. Detección:
- Objeto de conflicto (precios, suministro)
- Obtener la máxima información de la contraparte
2. Preparación:
- Análisis de: Lugar, entorno, estrategias y tácticas, objetivos, cesiones.
3. Desarrollo: Puesta en práctica de las estrategias y tácticas negociadoras,
conocimientos de los objetivos de la contraparte.
4. Concreción: fase central del proceso, se tiene toda la información del “otro”, y se
pasa a “negociar” el objeto del proceso: cantidades, precios, descuentos, plazos.
5. Acuerdo: final del proceso de negociación; las partes llegan a un acuerdo. Dejar
“cerrado” el proceso, para futuras negociaciones. Se documenta todo por escrito.

Proceso de negociación con proveedores

Para negociar con un proveedor, hay que tener en cuenta una cosa muy importante. El
que necesita el producto para poder venderlo es la empresa, por lo que el encargado
de la negociación no puede tener un tono arrogante, ni mucho menos imponente al
encargado de proveer. La mejor manera de establecer una comunicación con el
personaje es obtener una igualdad entre partes con respecto a las necesidades de
ambos.

A un proveedor le gustaría vender mucho, mientras que a una empresa lo que le

importa es conseguir el mejor precio del producto. Una negociación exitosa entre
proveedor y empresario se daría consiguiendo el mejor precio del mercado a través de
un proveedor que sólo le proporcione la cantidad de productos necesarios con respecto
al volumen de compra.

Al establecer una negociación con un proveedor, este querrá vender el producto al

mayor para obtener ganancias en menor tiempo vendiendo muchos productos. Sin
embargo, si se obtienen muchos productos de este proveedor en una primera instancia,
cuando el mismo vuelva a querer negociar querrá imponer una negociación a su favor,
ya que no se le dio objeción alguna en el primer trato.

Por eso, el empresario debe determinar cuál es el volumen de producto que necesita.
Una vez hecho esto llega la parte más difícil, la proyección. Si es factible comprar el
producto por encima de la cantidad recomendada o si no. Si la empresa está
atravesando por una pérdida debido a que el producto no se vende, obviamente no se
debe comprar en grandes cantidad. Pero si por el contrario tiene muy buenas
ganancias, sería buena idea pensar en que un número mayor de producto al promedio
actual de clientes puede dar una buena cosecha.

Llegando al punto de la negociación y teniendo en cuenta los puntos anteriormente

expuestos, el empresario debe proponer sus objetivos, sin dejar que el proveedor
imponga los suyos por encima de las necesidades de la empresa. Si no se llega a
establecer un acuerdo con respecto al precio, lo recomendable es no seguir la
negociación, la falta de interés también puede provocar que el proveedor proponga una
nueva cara a la negociación beneficiosa para ambas partes.
(Aparicio, 2020)
 Para tratar con los proveedores es conveniente:
 Procura tener varios proveedores. Eso te dará la oportunidad de una mayor
gama de precios, servicios y en especial, valor agregado a lo que estás
requiriendo.
 Toda la información enviada por los proveedores, debe tabularse en un
comparativo, que esté siempre actualizado, esto facilitara la toma de
decisiones en su momento. Puede realizarse en una planilla Excel y a cada
ítem colocarle un valor, el cual indique si alcanza lo esperado o está por
debajo.
 Las reuniones con los proveedores, son importantes, pues afianzan la
relación entre nuestra empresa y ellos. Recuerda que un proveedor no es
una solución a un único problema. Puede ser una solución a problemas que
aún no detectamos o que aún no pensamos en solucionar.
 Nunca se deben mostrar las cotizaciones, ni menos los precios de los otros
proveedores.
 Es recomendable solicitarle al proveedor que envié permanentemente
información de los precios y ofertas que competan a nuestra empresa, una
de ellas siempre puede ser lo que estamos buscando.
 Visita a tu proveedor y conoce el área de trabajo, y así puedas conocer su
forma de laborar y a su empresa.
(Padilla, 2015)

Proceso de negociación con patrocinadores

El objetivo

Lo primero que tendrás que establecer es un objetivo, lo que entre otras cosas incluye
el tipo de patrocinio, el desarrollo temporal y geográfico, la financiación, el público
objetivo o el impacto mediático previsto. No deja de ser eso, un objetivo que presentar
ante el posible patrocinador del evento para empezar la negociación y que se haga una
idea general de lo que tiene delante.

Las categorías de patrocinio

Como bien sabrás, hay diferentes tipos de patrocinio. Un evento tiene unas
necesidades, así que tendrás que ser bastante específico con las diferentes categorías
de patrocinador que buscas u ofreces, la posibilidad de convertirse en patrocinador
único o exclusivo a cambio de una inversión más grande, el patrocinio colectivo...
Todas las posibilidades deben aparecer en la propuesta para que la otra parte pueda
elegir la que más le convenga.
El presupuesto del patrocinio

En tu propuesta de patrocinio no puede faltar el presupuesto que puede aportar cada

empresa para entrar en una u otra categoría. Esto incluye el total económico, pero
también puedes incluir los medios técnicos o humanos que te pueden prestar antes,
durante y después del evento. También puede ser un precio fijo o variable a partir de
objetivos.

Las contraprestaciones

Está claro que el patrocinio no es gratuito -de lo contrario sería una donación-, así que
tendrás que ofrecer algo a cambio. En este punto de la propuesta de patrocinio debes
incluir las contraprestaciones que ofreces a cambio de tu patrocinio. Hay dos tipos de
contraprestaciones, las tangibles (como que el logo de la empresa esté en la
publicidad, el escenario, etc.) y las intangibles (posibilidad de utilizar el logo del evento,
derechos de venta exclusiva, etc.).

Para qué quieres el dinero

Cuando una empresa pone dinero para un evento le gusta saber en qué se va a gastar,
ya que de lo contrario podría mostrarse recia a ello. Por eso en nuestro dossier de
patrocinio incluiremos un punto dedicado a la gestión del presupuesto del evento. Si
buscas patrocinadores es porque hay unos gastos que cubrir, y esa información es la
que debería aparecer en este punto.

La propuesta de patrocinio

Una vez has resuelto todas estas cuestiones, llega la hora de redactar tu propuesta de
patrocinio. Toda esta información debe estar presente en el dossier que entregarás a
los potenciales patrocinadores del evento con tu propuesta de patrocinio. Se trata de un
proceso en el que deberías vender esa propuesta ante los potenciales sponsors, que
habrán salido de un trabajo de investigación previo entre las empresas potencialmente
dispuestas a patrocinar el evento.

Ya solo nos faltaría la última fase del proceso, la negociación del patrocinio con la
empresa en cuestión. Cada empresa tiene sus propias condiciones de negociación, y
aunque tú tengas un dossier de patrocinio no puedes cerrarte a él, sino que tienes que
estar abierto a posibles cambios, siempre dentro de unos límites, que puedan
desembocar en la firma del contrato de patrocinio después de la negociación.

Uno de los temas prioritarios en la fase de preparación es fijar objetivos y darles un

orden de prioridad para su tratamiento en la mesa de negociación. Para establecer este
orden de preferencia en los objetivos, se puede utilizar como método el T.P.G. para
clarificar las ideas y organizar la estrategia.
 Configuran la base de la posición negociadora, ya que
son aquellos objetivos que tenemos que alcanzar y sin los
Objetivos que tienen
cuales no habrá acuerdo.
T que alcanzar
Tienen una relación directa con los intereses básicos de
una negociación
Objetivos que Estos son menos básicos que los primeros. Dentro de la
pueden alcanzar gama de los objetivos, estos representan el elemento
G ambicioso. Se tratan de conseguir una vez asegurados
los de tipo T.

Objetivos que le Estos son los objetivos más ambiciosos que se pueden
gustaría alcanzar al obtener en la condiciones óptimas, por lo que si los
P
negociador tuviésemos que sacrificar no nos sentiríamos demasiado
autocráticos

Tabla 2 TGP
Construcción de base de datos de acuerdo al público objetivo

Es importante mencionar que la base de datos debe estar estructurada, con base a al
público que asistirá, en la que se debe incluir el nombre y los datos que se consideren
necesarios, para agendar su asistencia y el día del evento confirmar la misma. Debe
contar con la suficiente capacidad para llenar más datos de los previstos. Elaborable en
herramientas como Excel y Access, si se es deseado se pueden incluir plataformas
pagas para hacer estos registros.
Ahora, considerando los cambios del mercado, el comportamiento de los
consumidores, la relación con las marcas y la necesidad de crear estrategias
segmentadas más generalistas es necesario entender mejor cuales son los factores
que hacen que las personas compren sus productos, dependiendo del producto o
servicio que estemos prestando para conocer más al público que se va a interesar por
nuestros productos, es necesario conocerlo de una manera un poco más profunda,
para así poder brindarle lo que el busca haciendo una base de datos pero para esto se
necesita hacer primero una serie de preguntas que nos acerquen más a este, como
estas:
- Edad.
- Nombre
- Genero.
- Ubicación.
- Formación educativa.
- Ficha
Este tipo de preguntas se puede decir que son las más generales, pero a la hora de
llevarlo a cabo se hacen preguntas más específicas como las siguientes:
Responder estas preguntas nos permitirá encontrar un punto de empatía con nuestro
público objetivo, definir propuestas, y finalmente lograr conocer los intereses que ellos
puedan tener, para de esta manera afinar nuestro plan de contenido dentro del evento.

Diseño de comunicación
Cartas de invitación, vinculación, permisos, diseño de piezas publicitarias y plan de medios,
página web, creación de correo del evento, redes sociales, asignación de número telefónico

Cartas de invitación
Es un documento de tipo formal, que como su nombre lo indica, sirve para extender la
invitación o solicitar la presencia de una persona o grupo de personas a un evento. El
tipo de evento puede ser de cualquier tipo, por ejemplo celebraciones, congresos,
asambleas, etc.
Elementos de la carta de invitación
 Lo primero es incluir en la carta el nombre del destinatario, es recomendable
incluir un saludo como: Estimado o Apreciado y evitar ser sobrios escribiendo
solo Sr. o Sra., o exagerados utilizando palabras como: Honorable o
Estimadísimo.
 Después es importante presentarse. Esto no solo con el fin de que la persona
sepa de quién viene la invitación sino porque le da un tono personal al
documento que es propicio para que el invitado decida asistir al evento. En esta
presentación hay que incluir frases como: Me es muy grato extenderle esta
invitación, Me gustaría mucho contar con su presencia.
 Es primordial incluir en la invitación la información del evento, es decir el nombre
o razón del evento, la fecha y hora en la que se llevará a cabo, así como el lugar
donde se espera asista el invitado. Si lo consideras necesario, incluye junto con
la invitación un mapa que indique cómo llegar al lugar. En caso de haber un
protocolo adicional como vestimenta o mesa de regalos se debe indicar en esta
parte.
 Es relevante incluir un texto en el que se indique por qué es importante para
nosotros que esa persona asista al evento.
 A modo de despedida, en la última parte de la carta debe mostrarse nuestra
expectativa sobre la asistencia de la persona con frases como: Espero entonces
poder contar con su presencia, Sin más por el momento quedo a la espera de la
confirmación de su asistencia.
 Al final deberás poner nombre y firma. Si la carta es por parte de una empresa u
institución se debe poner el nombre de la empresa y la información de contacto.
Cartas de vinculación
La carta de vinculación es un documento que se elabora con el fin de adhesión a una
entidad.
 Esta debe contener:
 La fecha
 El nombre de la empresa o persona interesada
 Aceptar las condiciones preestablecidas por la institución a la que se quiere
afiliar
 Firma del remitente
Cartas de permiso
Se redacta una carta de solicitud de permiso para un evento con el fin de solicitar la
autorización para realizar un evento en un lugar determinado. Esta carta siempre está
dirigida a la autoridad superior por una persona o el grupo que planea celebrar el
evento. Debido a esto, la carta siempre se escribe de manera formal. La carta no
involucra muchas cosas; Es una carta directa al punto que explica los detalles del
evento que se realizará.
En todos estos casos, ya que por lo general es una exigencia de las instituciones o
autoridades al mando de espacios determinados, el solicitante debe redactar una carta
donde exponga los siguientes puntos:
 Fecha
 Persona a quien va dirigida la comunicación
 Título de la comunicación
 Saludo
 Exposición: en este punto la persona deberá exponer la intención de su
comunicación, así mismo deberá detallar el nombre del espacio solicitado, el
tiempo por el cual desea usarlo y la intención con la que lo solicita.
 Despedida
 Firma
 Datos de contacto

Diseño de piezas publicitarias y plan de medios

1. Propuesta base: En esta propuesta debemos seleccionar los beneficios del evento,
una vez preparada la propuesta los encargados del evento la presentan para su
aprobación
2. Elaboración del mensaje: Se debe realizar el mensaje que llegará a la audiencia, y
poner en claro cuáles son los beneficios del evento, así como las razones que lo
justifican y su evidencia.
3. Realización de artes finales: De acuerdo al presupuesto, se realizarán los diferentes
artes originales para adecuados a los medios seleccionados.
4. elaboración de plan de medios: Se tendrá la necesidad de analizar los medios en los
que se encuentra mayor target. Debemos hacer un estudio general de donde nos
conviene publicar de acuerdo al tipo de tema de nuestro evento. Una vez que tenemos
los datos hay que hacer un plan de trabajo especificando los formatos, número de
apariciones y fechas.
5. Adecuación del mensaje al medio: Aunque el mensaje central será el mismo, habrá
que adaptarlo a cada uno de los medios y audiencia, con ello aprovecharemos al
máximo las ventajas de cada uno de ellos, lo que se traducirá en un beneficio para el
evento.
6. Coordinación de la campaña: Debe existir un seguimiento puntal de los tiempos y
trabajos para evitar sorpresas desagradables en cuanto a plazos estipulados para la
realización y aparición.

Página Web
Lo primero que el usuario debería de visualizar en la web de tu evento es una frase que
sintetice y defina tu evento. Junto a ella, el logotipo, el lugar de celebración y la fecha.
Esta sería la información básica y de inicio que como decimos, debería de visualizarse
en un mismo vistazo. Muy común también es incluir una cuenta atrás con el objetivo de
incentivar al usuario a adquirir su entrada y un botón desde la primera página donde
inscribirse o comprar entradas.
Podemos optar por no realizar más scroll en el home (en este caso incluir un menú con
la información adicional), o incluir en la home la información adicional y optar por no
incluir menú. En cualquiera de los casos, esta información no debería de faltar en la
página web de tu evento:
 Inicio: en este punto se encontrara todo lo referido a una pequeña introducción
sobre de que se tratara o que se llevara cabo con el evento, encontraremos la
misión la visión del evento, también encontramos los objetivos que este llevara.
 Ponentes: Los ponentes sobre todo si son profesionales reconocidos del sector,
deben de aparecer como contenido destacado en la página web de tu evento,
pues será enganche para muchos usuarios. Es recomendable incluir fotografías
de buena calidad junto al nombre, cargo, empresa y pequeña biografía.
 Buy Tickets/Inscripción de participantes: Aunque todos los puntos mencionados
aquí son muy importantes...Este apartado recomendamos resaltarlo frente al
 resto. El apartado o página concreta para la compra de entradas o inscripción al
evento jugará un papel muy relevante en el éxito de tu evento por lo que será
mejor que lo resaltes con un mayor tamaño, un botón o un color diferente.
 Patrocinadores: Estos serán los que hagan posible económicamente tu evento.
Es por ello por lo que en la mayoría de los casos, los patrocinadores deberán de
tener su espacio propio dentro de la web de tu evento. Igual ocurrirá si cuentas
con colaboradores o padrinos.
 Correo: este punto debemos tener claro la creación de un correo electrónico
para la creación de este mismo, debemos tener en cuenta lo principal que será
el nombre que se le asignara a este perfil, tenemos que tener una foto de perfil
la cual puede incluir el logo del evento que se llevara acabo
 Blog: Servirá principalmente para posicionar en internet la página web de tu
evento, aportar contenido informativo y de calidad para los asistentes y para
difundir contenidos en las redes sociales del evento. Estas son algunas de las
ventajas de contar con un blog propio aunque existen muchas más.
Aunque podrás incluir mucha más información en la página web de tu evento, esta será
la información clave e imprescindible. Como dijimos antes, más vale contar con una
web clara y que contenga todo lo que el usuario necesita, a contar con una web
saturada de información extra en la que sea complicado encontrar los puntos
mencionados antes.
Redes sociales: es importante adjuntar las redes sociales dentro de la página web
para que a la hora de dar a conocer y difundir información sobre un evento. Un 85% de
los usuarios de internet utilizan las redes sociales, por lo que resulta un canal
imprescindible para llegar a nuestro público objetivo. El objetivo de usar las redes
sociales antes del evento es el de dar a conocerlo a la mayor cantidad de gente
posible. Tenemos que elaborar su mejor carta de presentación y mostrarla a través de
todos los canales posibles. En función de nuestro target, elegiremos unas redes
sociales u otras, pero deberemos combinar este contenido promocional con otros
meramente informativos. Es decir, durante esos días, no podemos convertir nuestras
redes sociales en un escaparate dedicado únicamente al evento, debemos seguir
siendo fieles a nuestros seguidores y proporcionarles además nuestra información
habitual.
Seguramente ahora estarás pensando en la red social como Facebook para
promocionar el evento, debido a que actualmente tiene la cifra más elevada en
usuarios, pero tampoco podemos olvidar de la segunda red social con mayor
crecimiento que se llama Instagram, y también la red social microblogging
La plataforma social Facebook deberemos usar la herramienta de anuncios
Facebook ADS e invertir dinero para aumentar el alcance y así captar más asistentes
para el evento. Sim embargo, en Instagram tenemos la gran oportunidad de mostrar las
publicaciones a todos los seguidores sin pagar, y en Twitter puedes ganar mayor
alcance publicando en las mejores horas y utilizando hashtags tendencias.
Contacto: debemos tener claro que la asignación del nuero telefónico para este caso
debe ser con un número único para este evento donde nos contactara para hacer la
reserva de las entradas o alguna información.
Se puede utilizar un número telefónico en línea lo cual trae ciertas ventajas. la más
evidente de ellas es que no requiere de un dispositivo físico para su uso. Es decir,
puedes tener dos números de teléfono asociados en una misma tarjeta SIM. Gracias a
la obtención de un número de teléfono de Google Voice. Puedes registrarte de forma
gratuita si tienes una cuenta de Google. También podrás borrar tu número de Google
Voice y seleccionar uno nuevo.

Ilustración 12 Google Voz

Busca una ubicación. Haz clic en el cuadro de texto al centro de la página, después
escribe el nombre de tu ciudad o código postal.

Selecciona un número de teléfono. Haz clic en el botón azul de seleccionar a la

derecha del número de teléfono que quieras usar. Verificar tu número de teléfono, haz
clic en terminar cuando aparezca. Esto confirmará el número de teléfono y te llevará a
la página de Google Voice.

Diseño del plan comercial del evento

Un plan comercial es la herramienta que nos permitirá planificar el camino a tomar,

para alcanzar unos objetivos definidos.
Primero se debe definir manera clara y concisa el objetivo del plan comercial. Qué en
una lectura rápida, sepamos que nos van a ofrecer.
Luego llevamos un análisis de la situación
 1. Análisis interno: Describe la situación actual con qué recursos se cuenta
(Para ello se debe implementar la primera parte del DAFO. Anotando en esta primera
parte Debilidades y Fortalezas. Su objetivo es tenerlo bien presente para reforzar
debilidades y aprovechar fortalezas.
2. Análisis de lo que se va a llevar a cabo en el evento
3. Análisis de las personas que van asistir al evento: Descripción lo más ampliada
posible: área geográfica, nivel social, cultural, económico. Cuanto más definido
tengamos nuestro tipo de cliente mejor confeccionaremos acciones dirigidas y
segmentadas.
4. Análisis externo: se debe describir la situación externa actual. (Para ello se debe
implementar la segunda parte del DAFO, describiendo ahora amenazas y
oportunidades. Tiene como objetivo tener bien presenta para neutralizar
amenazas y aprovechar oportunidades.
 Propuesta de valor: Descripción de las oportunidades detectadas, las cuales
vamos a aprovechar, así como la propuesta de valor que nos hace atractivos
nuestro evento.
 Estrategia comercial: permite mostrar el evento de una forma más tentativa para
las personas, ejemplo: anuncios con títulos como “tendremos conversatorios
sobre tecnología que revolucionaran el mercado”.
 Plan de acción o cronograma: Descripción mediante tabla, Excel o time line, de
las acciones en función de un periodo de tiempo, responsables, seguimiento.
 Herramientas y recursos: Describe las herramientas y recursos que vas a
necesitar para llevar a cabo el plan comercial. Ejemplo si necesitarás más
personal.
 Presupuesto: Será necesaria la elaboración de un presupuesto, que refleje el
coste de las acciones que realizaremos en nuestro plan comercial.
 Medidas de control: definir cuáles van a ser nuestras medidas de control: ¿Cómo
controlamos que se está cumpliendo la planificación y la previsión de objetivos?
 Reuniones semanales, revisión mediante ERM, Cuadros de mando, etc. así
como los responsables para el seguimiento. También definir los KPIis (Key
Performance Indicators) Qué índices mediremos: Facturación, Presupuestos,
Ofertas realizadas, Contratos firmados.
Promoción y divulgación del evento

Promoción
 Dar a conocer el evento
 Lograr la mayor captación de público
 Permanecer en la mente de los interlocutores
Además de llegar al público de manera directa y amena, y crear en ellos un buen
recuerdo, crear un evento puede servir para establecer contactos que sean fructíferos
para ya sea también para empresa u organización.
Estas son algunas de las cosas que se deben tener en cuenta al momento de crear un
evento, pero para que todas ellas puedan salir a la luz lo primero que se debe hacer es
promocionar correctamente el evento con el fin de que llegue a cuantos más usuarios
mejor. Por eso, y con el fin de ayudar a difundir correctamente los eventos que se
realicen sobre cómo promocionarlo, a continuación unas recomendaciones para su
aplicación y promocionarlo:
Lo primero que se debe hacer para promocionar correctamente un evento es crear una
página web. En la actualidad todo gira alrededor de Internet, entonces no cabe duda
que lo mejor es plasmar lo que vas a realizar en una página web
En ella se podrá compartir temas de interés para el público, tanto para ir animando a
aquellos que ya han confirmado su asistencia al evento como para aquellos que
necesitan más información para poder decidirse a dar el paso
En la página web, como mínimo, deben aparecer:
 La agenda,
 El lugar de celebración,
 Cómo apuntarse y los ponentes que asistirán al evento.
Toda esta información va enfocada a crear interés en los asistentes potenciales.
Además de todo esto, la objetivo es promocionar el evento a través de la información
que se plasme en la web, por eso sería conveniente indicar todo lo que van a aprender
en el evento los asistentes y dar importancia a los ponentes explicando quiénes son,
por qué son tan conocidos y toda aquella información que ayude a ver que son unos
especialistas del sector, así como enlaces a sus webs y redes sociales.
Hay que tener en cuenta que hasta que la web no está lista para lanzar, no es posible
hacer la promoción del evento. Por lo tanto hay que planificar la creación de la web con
anterioridad suficiente para poder empezar a promocionar el evento con tiempo.
Pasos para promocionarlo en redes sociales
 Elige las redes sociales que sean más convenientes según el tipo de evento a
realizar:
Dependiendo del sector en el que se desarrolle el evento, hay redes sociales en las
que es necesario plantear información clara y precisa.
 Elige el hashtag del evento:
La Creación un hashtag breve y único, esto hará que sea fácil de entender la idea
principal del evento ya sea con una frase que lleve al lector a tener una imagen mental
del evento.
 Crear un contenido adecuado:
Esto es muy importante ya que El compromiso con las publicaciones va a ser clave
para aumentar el número de potenciales asistentes a un evento.
 Utilizar herramientas que faciliten el trabajo y el desarrollo del evento:
Planificar y programar diversos contenidos en redes sociales: ya que al momento de
automatizar la promoción del evento es ganar tiempo, que se puede aprovechar
cumpliendo demás tareas pendientes en cuento a la organización.

Publicidad para eventos y sus medios de divulgación

Los medios de divulgación

Son la Publicación, difusión o propagación entre el público de algo, generalmente un
hecho con un alto grado de importancia.
Los medios son un poderoso instrumento de socialización, tanto o más poderoso que la
familia, la escuela o el trabajo, porque forman los sentimientos y las creencias,
entrenan los sentidos y ayudan a formar la imaginación social. Llegan a las personas a
través de la vista (imágenes), el oído (sonidos, melodías) o de ambos (televisión,
películas, vídeos).

Clases medios de divulgación

Periódico
Publicación de aparición regular (diario, semanal, quincenal) cuya base es la difusión
de la información, se llama así especialmente a la prensa diaria, que se distribuye y
estructura su contenido en diferentes secciones.
Su Función es: Informar, persuadir, promover, formar opinión, educar y entretener.
Revista
La revista es un espectáculo que combina música, baile y, muchas veces, también
breves escenas teatrales humorísticas o satíricas.
Las revistas siempre tienen un título y un tema central.
Folletos
Es una forma sencilla de dar publicidad a una compañía, producto o servicio.
Volantes
Pequeña publicación compuesta esencialmente por una sola hoja de papel, ya sea
plegada o sin plegar, (con mayor frecuencia sin plegar), que se utiliza para promover
cualquier tipo de evento.
Pancartas
Cartel grande de tela, papel u otro material, en que se pintan frases, consignas y se
usa en manifestaciones, protestas o reuniones públicas.
Catalogo
El catálogo es una publicación empresarial cuyo fin es la promoción de productos o
servicios que una compañía ofrece. En este una compañía encuentra la manera
ordenada de exponer sus productos o servicios al público consumidor y generalmente
está compuesto por varias imágenes que presentan visualmente los productos que en
él se ofrecen. El catálogo es principalmente visual.
Lo más usual es que los catálogos presenten una serie de productos o servicios
ofrecidos por determinada compañía, pero también se los utiliza para hacer
presentaciones individuales y muy detalladas de un producto en particular,
especificando, en el caso de un producto, sus características materiales, sus funciones
principales, su apariencia física, las especificaciones técnicas pertinentes y todas
aquellas aclaraciones que deban hacerse acerca de él; y en el caso de un servicio, se
presentan sus características básicas, los distintos usos o funciones que este posee, la
conveniencia de su utilización aplicada a cierta área o disciplina, las comodidades que
ofrece, las especificaciones técnicas y las condiciones de contratación.
Carteles
Material gráfico que transmite un mensaje, está integrado en una imagen estética;
imágenes y textos breves, atrapa la atención y obliga a percibir un mensaje, penetra la
conciencia y le induce a adoptar la conducta sugerida por el cartel.
Pueden ser
Formativos
Se utiliza como un medio para proporcionar el establecimiento de hábitos de higiene,
salud, limpieza, seguridad, orden etc.
También se usa para proporcionar actitudes de confianza, esfuerzo y conciencia.
Informativos
Es el que está planeado para comunicar conferencias, cursos, reuniones sociales.
Son presentado solo con texto para lo cual se recomienda solo texto grande, sobre
fondo de color contrastante. Los textos deberán proporcionar solo la información
indispensable.

Medios de divulgación masivos

La radio, El Internet, La Televisión, El Periódico, Los Volantes.

Medios de divulgación no masivos

El Correo electrónico, Llamada Telefónica, Una carta, una tarjeta.

Recursos

Plataformas digitales de eventos:

Las herramientas para eventos digitales sirven para organizar eventos o reuniones en
un entorno virtual. Permiten conectar a cientos de personas.
Plataformas que te permiten organizar eventos en formato digital de manera
profesional:
 iVent
 vFairs
 Digivents
 iVent

De momento iVent es la única herramienta para eventos virtuales con sede en el Reino
Unido. Además de organizar eventos virtuales, están especializados en eventos
híbridos, que es la combinación del evento físico con la experiencia virtual. Los eventos
híbridos suelen funcionar muy bien en lanzamientos de productos, grandes
conferencias o reuniones basadas en presentaciones.
El proceso es bastante sencillo. El promotor del evento primero organiza el evento
físico de la forma habitual. Luego, el día del evento, los técnicos de iVent configuran la
plataforma online en la medida de lo necesario para que los asistentes remotos puedan
acceder sin problemas. Todo el contenido del evento en vivo se puede grabar y
almacenar para verlo una vez que haya finalizado.
En este tipo de eventos híbridos, iVent se encarga de la filmación y la integración
virtual. El vídeo se transmite online y los asistentes virtuales pueden participar en
cualquier discusión como lo harían si estuvieran asistiendo físicamente. Además,
ambas audiencias pueden interactuar entre ellas como lo harían en un evento
tradicional. Pueden ver el CV de cada uno, enviarse mensajes, chatear por audio o
vídeo y participar en debates.

vFairs
vFairs lleva en funcionamiento desde 2010 y está especializada especialmente en
ferias. La interfaz de inicio es muy informativa y ayuda a los asistentes a entender bien
cómo funcionará el acto. Cada usuario debe registrarse para aparecer en una especie
de recibidor 3D donde va siendo guiado por cada una de las secciones del evento.
A medida que los visitantes se mueven por el entorno virtual se van encontrando con
stands de información a los que pueden acudir si no están seguros a dónde ir. Estos
mostradores constan folletos, imágenes, vídeos, etcétera para que los propios
visitantes se informen. Y si esa información les resulta interesante la pueden guardar
en un maletín virtual.
Digivents
Digivents es la solución ideal, que utiliza las tecnologías más modernas para hacer
realmente fácil y práctico el organizar y gestionar eventos, congresos y ferias,
ofreciendo una experiencia de calidad a todas las personas implicadas, desde los
invitados hasta los ponentes, de los medios a los sponsors.

Presentar
Digivents permite a los participantes del evento acceder, a través de dispositivos
móviles (Smartphone, tabletas), a todos los contenidos generalmente impresos en
papel. Los usuarios podrán visualizar información actualizada enriquecida de
contenidos multimedia, mejorando así la experiencia de uso.
Interactuar
Digivents simplifica la interacción entre los varios actores del evento, los organizadores,
los usuarios y los sponsors a través de numerosos instrumentos:
 Mensajería push
 Cuestionarios interactivos
 Instant polls
 Preguntas de la audiencia
 Chat
Generar Compromiso
Cuando es necesario implicar mayormente a los invitados para cumplir con objetivos de
lead generation o de implicación emotiva, es posible integrar en Digivents instrumentos
de ludificación.
Social network privados, concursos y mini-juegos son sólo algunos ejemplos de
implementación ad-hoc basadas en el uso de códigos QR o de tecnologías como NFC
o Beacons para llevar la experiencia del usuario a su nivel máximo!
Respaldar
La gestión de los invitados, en relación a la actividad de registro, acreditación, check-in
y análisis de datos es muchas veces muy costosa ya sea en términos de tiempo que de
costes.
Digivents te permite respaldar a los organizadores del evento en algunos de estos
procesos: envío de invitaciones, acreditación, check-in, impresión del badge,
eliminación de las filas, contabilización de accesos a cada sesión y análisis de datos no
serán más un problema.
Souvenirs
En un evento presencial existen varias opciones de souvenir que se pueden brindar,
una opción es que lleve el logo del evento existen souvenirs publicitarios como por
ejemplo: manillas, llaveros, placas, trofeos una buena opción sería una libreta con un
lapicero para que así en el transcurso del evento hagan sus apuntes.
Refrigerios- Almuerzos
Contratar o preparar oportunamente los refrigerios de cada día (para 5% ó 10% más
que el número efectivo de asistentes.
Si un refrigerio se está prolongando demasiado no hay que dudar en convocar a la
gente, personalmente o mediante el equipo de sonido, a reintegrarse a sus arduas
labores.
Verificar que los refrigerios serán servidos puntualmente, con higiene, con gusto y de
acuerdo con lo contratado.
No hay que pensar que el refrigerio puede ser muy corto y resolverse en, 15 minutos,
más vale prever desde el comienzo un intervalo realista, 20 o 30 minutos, eso evitará el
desfase sistemático de toda la programación
También cabe eliminar de todo los refrigerios, si la costumbre local o las circunstancias
así lo dictan.
Información
La información con la que se deben contar las personas que asistieron al evento son:
 Lugar donde se llevará a cabo
  Hora
 Tema que se tratara
 Para quien va dirigido
 Duración
Tecnología
Para hacer la divulgación del evento es fundamental, las redes sociales ya que estas
nos ayudan a difundir la información sobre el evento y puede hacer que este sea un
éxito también se puede llevar a cabo registro, entes del evento para saber cuántas
personas en promedio asistieron, y otro en el evento para así poder saber cuántas
personas asistieron a él y la recolección de datos. En el momento del desarrollo del
evento se debe tener los respectivos equipos tecnológicos necesarios que son:
 Computadores
 Sonido
 Luces
 Proyector de video
Personal
Mucho se habla de capacidades y cualidades que debe tener una persona que quiera
dedicarse al apasionante mundo de la organización de eventos. De todo lo leído, me
quedo con las siguientes:
 Capacidad para gestionar el tiempo ya que gestionar el trabajo y priorizar tareas
es de suma importancia.
 Ser muy organizado.
 Tener habilidades de comunicación y de sociabilidad
 Creatividad tanto en el nivel de pensamiento como en la acción.
 Capacidad de resolución.
 Capacidad para toma de decisiones.
 Vocación por el trabajo en equipo.
 Capacidad observadora.
 Capacidad de negociación para conseguir los mejores servicios al menor coste.
 Detallista.
 Capacidad para trabajar bajo presión.
 Buena condición física (aunque os parezca extraño hay que estar en forma para
resistir la presión, para aguantar largas jornadas y para ayudar en los montajes y
desmontajes de los eventos).
 Gusto por las tecnologías.
 Capacidad de aprender muy rápido.
 Le debe encantar viajar y no buscar un trabajo rutinario
 Capacidad para la elaboración de presupuestos y ejecución de los mismos.
  Capacidad para solucionar imprevistos.
 Conocimiento de idiomas.
 Tener disponibilidad horaria y geográfica.
Además de esto, ser capaz de soportar la presión que supone un evento, que no es
poco, tener generosidad intelectual y por supuesto gran empatía, así que si no te ves
reflejado y te gusta salir de la rutina en tu trabajo, ser organizador/a de eventos es una
magnífica elección, aunque si vives con alguien, que vayan acostumbrándose a que
desaparezcas con frecuencia.
Permisos
El responsable del evento deberá acreditar ante la autoridad municipal o distrital
competente, únicamente el cumplimiento de los siguientes requisitos
 Contar con un plan tipo de emergencia para la prevención y mitigación de
riesgos, que para cada municipio y/o distrito definirá la autoridad competente.
 Cumplir con las condiciones sanitarias y ambientales definidas por el Decreto-ley
2811 de 1974 y las demás normas aplicables sobre la materia.
 Las edificaciones nuevas, las que soliciten licencia de construcción y aquellas
indispensables para la recuperación de la comunidad con posterioridad a la
ocurrencia de un sismo, deberán contar con un concepto técnico del
comportamiento estructural y funcional del escenario, en los términos y
condiciones establecidas en la normatividad nacional que regula la materia: Ley
400 de 1997 y Decreto Reglamentario 926 de 2010 y/o las que las modifiquen o
sustituyan.
 Cumplir con las normas referentes a la intensidad auditiva, horario y ubicación
señalados por la entidad competente del respectivo municipio o distrito.
 Vigilar que el Espectáculo público se desarrolle de conformidad con el aviso
presentado o el permiso otorgado.
Arreglos florales
Lo primero que hemos de tener claro, es el evento. En el mundo empresarial, la
sobriedad, suele marcar la pauta. Así que utilizaremos centros, de líneas sencillas y de
corte minimalista. Hay gente que prefiere no decorar este tipo de reuniones, pero según
nuestra experiencia, son el contrapunto perfecto para añadir un toque amable y cálido
al ambiente de trabajo.
El olor de las flores, hay gente con un olfato sensible, que se puede sentir incómoda,
así que la cantidad de flor olorosa, en un centro de mesa, tiene que ser limitada. Pero si
vamos a decorar un salón, entonces podemos ayudar a perfumar el ambiente.
Decoración
1. Tipo de evento
En la decoración de los eventos es muy importante que tengas en cuenta qué tipo de
evento es. Por ejemplo: un cumpleaños, una boda, una comunión, un bautizo, una
fiesta de empresa, etcétera. En función del tipo de evento la decoración del mismo
tendrá unas u otras necesidades.
2. Estilo de decoración
El estilo de decoración está estrechamente relacionado con el tipo de evento. Además,
es fundamental que antes de ponerte ‘manos a la obra’ determines que estilo va a tener
la decoración, pues en función de este aspecto la selección de materiales e incluso la
hora puede variar. Te ponemos algunos ejemplos de estilos de decoración que están
muy de moda actualmente: estilo vintage, estilo boho chic, estilo industrial y estilo
rústico.
3. Hora del evento
La hora del evento es determinante para la decoración del mismo, sobre todo para el
uso de materiales y la iluminación. Además, si el evento es por la noche da pie a crear
un ambiente más sofisticado mientras que si el evento es diurno es más probable que
un estilo rústico-campestre se adapte mejor.
4. Materiales
Los materiales empleados en la decoración son los que determinarán el estilo del
evento. Es muy importante que los selecciones adecuadamente para obtener el estilo
deseado. Cuando hablamos de materiales no nos referimos únicamente al mobiliario,
sino también a aquello que es capaz de recibir todas las miradas: las flores y las
plantas.
Financiera- Actividades económicas
Las actividades económicas que se pueden llevar a cabo para recaudar fondos para la
elaboración del evento pueden ser:
 Compra y venta de lechona la cual se le puede ganar el doble de lo invertido
 Venta de rifas esto se debe hacer con tiempo anticipado para así poder lograr
vender toda la rifa
 Hacer postres y venderlos
 Venta de salpicón etc.
Para llevar a cabo las actividades anteriores el comité financiero debe ser el encargado
de estas actividades y tener un registro de todo lo que va a invertir y las ganancias que
se tendrá.
Plantillas registro
La plantilla de registro se lleva a cabo en un evento para poder tener información,
captar participantes, y gestionar debidamente los participantes del evento. En la
plantilla encontramos una información básica como por ejemplo el Nombre, Apellidos,
email y empresa u organización a la que pertenece.
Adicionalmente, datos como el cargo que sustenta, sus intereses sobre los temas del
evento, fecha de nacimiento o incluso dirección, podría incluirse como datos
opcionales. A más reputación del evento, más dispuestos estarán los usuarios a dar
sus datos. Esta plantilla se puede llevar a cabo en una página web crear un google
sites, o en plataformas especializadas para plantillas de registro crear todos los campos
definir el tipo del campo: texto, números, email, teléfono, si/no definir si el campo es
obligatorio o no.

Transporte
Por lo regular el transporte de los asistentes hasta y desde el local del evento no es
responsabilidad de los organizadores. Pero si lo fuera hay que hacer las previsiones al
respecto. La contratación de carros para el trasporte o si se cuenta con este hacer uso
del mismo para no generar más gastos.
Alojamiento
Al momento de elegir el lugar perfecto para un alojamiento, se debe tener en cuenta los
siguientes aspectos:
Presupuesto y precio: Casi todos disponemos de un presupuesto y el alojamiento
acaba ocupando casi el 50% de este. Por lo tanto, nuestra elección va a depender del
precio de cada tipo de alojamiento.
Localización: Este se convierte en un factor muy importante, ya que deber ser una zona
segura, que permita la fácil movilidad Para no perder mucho tiempo en los traslados
desde el alojamiento hasta las zonas de interés.
Número de personas: Otro factor a tener en cuenta es la compañía, porque ya
sabemos que no es lo mismo viajar sólo y en pareja que con niños o con amigos. Por
ello, a la hora de elegir alojamiento el número y el tipo de compañía es un factor
determinante.
Atención y protocolo
Elaborar de forma anticipada la lista de invitados especiales y velar por hacerles llegar
las invitaciones y la documentación necesaria sobre el evento.
Se debe definir quién será el responsable de la organización de la mesa principal, la
ubicación de las personas y la colocación de sus nombres, para cada uno de los
eventos.
Es de vital importancia estar pendiente de banderas, himnos y elementos decorativos y
es el responsable además de enviar las invitaciones a autoridades civiles y
eclesiásticas, y de velar por el orden de los oradores en la inauguración y clausura del
evento.
Parqueadero
A disposición de los usuarios y de las personas que asistan a los eventos un
parqueadero cuyo manejo, control y tarifas serán determinadas de conformidad con la
normatividad aplicable.
El parqueadero tiene una tarifa fija por automóvil, motocicleta o bicicleta.
La administración se reserva el derecho a fijar las tarifas y políticas relacionadas con el
parqueadero, cumpliendo con la normatividad vigente.
Se recomienda llegar temprano el evento para obtener buen lugar en el área asignada
en el parqueadero y así evitar contratiempos u aglomeraciones.
Sonido

1. Conocer el Proveedor
Asegúrate de que cuente con el respaldo de una empresa seria o que puedas verificar
con anticipación la calidad de su servicio.

Un proveedor serio debe contar con:

 Página Web donde tenga muestras de su trabajo como fotos, vídeos, demos,
etc.
 Testimonio de otros clientes.
 Registró en páginas amarillas.

2. Información Clara sobre el Evento

Suministra toda la información necesaria como: el lugar de tu evento, horario, tipo de
evento, número de asistentes y rango de edades para que en base a su experiencia
pueda recomendarte el paquete adecuado.

3. Instalación
Solicita que lleguen con un par de horas de anticipación pues deben instalar todo el
equipo con la mayor tranquilidad y espacio posible.
Recuerda que ningún cable o conexión debe de estar en las zonas con flujo constante
de invitados.

4. Prueba de Sonido
Realizar una prueba de sonido es muy importante, ya que tendrán la oportunidad de
corregir los errores que puedan surgir antes de que el evento inicie. (Distorsión,
volumen excesivo etc.)

5. Comunicación
La comunicación con el DJ es vital, habla con él sobre tus preferencias para que pueda
preparar una correcta selección de canciones.
 6. El espacio y los invitados
El espacio y la cantidad de invitados es un factor que se debe de tomar muy en cuenta
ya que:
 Para un evento de 30 personas no se requiere gran cantidad de parlantes por lo
tanto con 1 o con 2 parlantes estaría bien.
 Para un evento de más personas, o de espacio amplio o al aire libre se requiere
un sonido más estructurado. En ese caso podría solicitar desde un PA de 2
Parlantes dobles con 2 Sub Bajos hasta un equipo de Line Array.
 La iluminación también puede variar desde una configuración de 3 efectos de
luces y láser hasta cabezas móviles.

7. El Personal del Sonido

El personal que estará de encargado del equipo también varía en función al punto
anterior:

Se requiere solo de un DJ y un Ayudante o auxiliar para atender un evento pequeño.

En un evento más grande se puede requerir de un DJ, un sonidista, operador de

Iluminación y audiovisuales, y desde 4 caleteros para eventos donde se tenga que
tenga que instalar estructuras y equipos más complejos.

8. Equipos Profesionales
Las marcas de los equipos que utiliza la empresa es algo que muchas personas
desconocen pero que es muy importante a la hora de elegir el sonido y la iluminación.

Según la marca de los equipos varía la calidad del audio y baja el margen de error o de
falla en tu evento.

Las marcas más conocidas de sonido de buena calidad son: JBL, RCF, Electrovoice,
Das, Nexo, Meyer, Mackie y Qsc. De iluminación: Martín, Robe, y Chauvet.

9. Solicita Información
Solicita fotos y vídeos de sus montajes en eventos similares al que vas a realizar. Así
podrás tener una idea de cómo quedará el montaje en tu evento.

Igual para el tema de la iluminación pedir fotos donde se puedan apreciar los colores y
efectos que dan las diferentes configuraciones de las lámparas. 

10. Vestimenta del Personal

Infórmate con anticipación si el personal encargado de tu evento irá vestido con
uniforme, informal o formal.

Cámaras
La realización en directo de cualquier evento proyectado tanto en pantalla como emitido
en Streaming tiene que realizarse con la cobertura de varias cámaras en función de las
necesidades del cliente. Conciertos, congresos, presentaciones, espectáculos… un
largo etcétera de eventos se pueden llevar a cabo, no obstante el objetivo siempre
debe de ser el mismo: conseguir un resultado audiovisual de calidad.

Tele mercadeo

El telemarketing de tu empresa debe ser el que decida si se va a tratar de una

ponencia o una clase magistral
El objetivo principal detrás del evento es captar nuevos clientes y aumentar las ventas
con los clientes actuales. Es interesante autoevaluarse para aprender y seguir
desarrollando una estrategia sólida de captación a través de eventos.
Para garantizar la máxima asistencia posible, es recomendable seguir estos pasos:
Construir una buena base de datos con el listado de contactos que sean interesantes
para mí.

Realizar una acción de e-mailing con los e-mails que tenemos de los contactos.
Llamar al listado de empresas para detectar su interés y ver si ya se han inscrito.
Inscribir a esos contactos que estén interesados en asistir.
Recordar uno o dos días antes del evento su intención de asistir.
Confirmar su asistencia.

Telemarketing como promoción de eventos: Dado caso que se acerque el día del
evento y aún no tiene suficientes registrados, use su base de datos de clientes,
suscriptores, entre otros, y realice llamadas para promover de una forma directa el
evento.

Apoyo comunicación
Tanto la comunicación del propio evento, como la comunicación interna deben ser
efectivas para organizar el evento perfecto:
Comunicar por redes sociales. La comunicación por redes sociales nunca termina.
Debe haber una persona encargada de publicar continuamente todo lo que ocurre en el
evento, publicar fotos, vídeos, hacer streaming, etc. Todo esto sin olvidarse de escribir
el hashtag del evento.
La identidad visual del evento: La organización de todos los objetos, stands, colores,
carteles, tipografía, speaker, música, etc. Todo comunica y todo es importante cuidarlo.
Una comunicación efectiva en el lugar del evento, que llame al usuario o que haga que
se sienta augusto, generará más interés por parte de los participantes, provocará que,
si el evento se vuelve a realizar, ellos repitan. De la misma manera, se traducirá en una
mejor imagen posterior al evento.
La comunicación interna de la organización. Una buena gestión y optimización de la
comunicación interna permitirá que cualquier incidente, cambió, noticia o aviso que se
quiera dar entre los empleados se realice rápidamente y de manera efectiva. Existen,
para ello, herramientas de comunicación, como son las centralitas virtuales inteligentes
que, además de recibir y realizar llamadas al exterior, permiten gestionar la
comunicación interna mediante llamadas o chat interno de manera totalmente gratuita.
Presupuesto (estimado y real)

Estimado
Para comenzar a elaborar tu presupuesto para eventos, lo mejor es determinar qué
significa el éxito financiero para tu evento y cómo desea medirlo. Para lograr esto,
debes enumerar todos los posibles gastos e ingresos que probablemente ocurran en tu
evento. Siempre debes tener en mente tu flujo de efectivo y una vez hayas desarrollado
tu presupuesto, tendrás que darle continuidad y revisarlo regularmente para asegurarte
de que se mantenga dentro de los recursos asignados.
Cómo elaborar el presupuesto estimado
Cuando se realiza un presupuesto para eventos, es fundamental identificar qué
elementos representan los gastos y cuáles son las fuentes de ingresos que pueden
cubrir los costes. Además, debe distinguir entre los costes fijos y variables, a fin de
pronosticar acertadamente un presupuesto para tu próximo evento.
Uno de los principales desafíos para los planificadores es el de administrar
cuidadosamente los gastos e ingresos con el fin de alcanzar los objetivos financieros
que haya establecido su organización, así como de medir con precisión el éxito de su
evento.
Gastos
Según una encuesta de Professional Convention Management Association (PCMA), el
36% de todos los gastos son solo para alimentos y bebidas. Este cuadro muestra una
descripción general de los gastos más comunes en las reuniones y eventos. Ten en
cuenta que la tecnología en los eventos se puede incorporar a todos estos gastos
comunes. Por ejemplo, una Apps para eventos puede ayudar con el marketing y la
promoción, ya que permite a los planificadores enviar notificaciones sobre las
actividades o los principales ponentes.
Ilustración 13 Gastos de un evento

Costes fijos y variables

También es crucial diferenciar entre los costes fijos y variables. Los fijos son los costes
que no cambian en función del número de asistentes y se calculan como una cantidad
total. Los variables son los costes que cambian dependiendo del número de asistentes
y se calculan por persona.

Fuentes de ingresos
Para cubrir los gastos, se pueden aprovechar diferentes fuentes de ingresos. Por
ejemplo, los ingresos publicitarios, las concesiones, el pago del alquiler por
exhibiciones o expositores, los cobros por gestión, registro y las tarifas de patrocinio se
considerarían fuentes de ingresos. Esto de ninguna manera es una lista completa,
especialmente cuando nos referimos a los ingresos por patrocinio.
A pesar de las múltiples soluciones tecnológicas disponibles en el mercado, la mayoría
de los planificadores de reuniones y eventos utilizan Excel o Google Sheets para su
desarrollo del presupuesto.
Una recomendación es asignar títulos o categorías específicas para facilitar el
seguimiento y la generación de informes. También debes tener dos columnas para los
números estimados y los reales. La forma más práctica de pronosticar los gastos e
ingresos es mirando los resultados de años anteriores y utilizar un promedio de éstos
como punto de partida. Es importante comprender todos los números de tu
presupuesto y ser capaz de explicar de dónde vienen. Guarda siempre todas las
facturas y recibos para respaldar tu presupuesto para eventos.
Otra línea de partida fundamental en tu presupuesto debe ser el fondo de contingencia;
siempre es mejor planificar los gastos imprevistos adicionales para estar preparado
durante el evento. Piensa en lo que podría generar un coste adicional y desarrolla un
plan para abordarlo.
No tiene sentido planificar demasiado tu evento si no tienes un presupuesto adecuado,
es fundamental saber si es financieramente viable. Una vez que se ha determinado el
presupuesto, puedes considerar la sede, las promociones, los equipos, el personal y
cualquier otro elemento relacionado con tu evento.
Presupuesto real
El presupuesto es una importante herramienta que nos ayudará a obtener una visión
más clara, amplia y realista de los recursos materiales y financieros que se requerirán
para desarrollar con éxito el evento. El mismo debe elaborarse muy detallada,
minuciosa y organizadamente.
El desarrollo de cualquier evento va a requerir siempre de una serie de gastos y costos.
Preverlos y organizarlos es clave para evitar inconvenientes, y llegar exitosamente a
término.
El capital del que se dispone, determinará las decisiones que se tomen al elegir los
distintos proveedores, en base a las necesidades específicas del evento.
Tipos de presupuesto
Cuando el presupuesto se adapta al evento
Es en el caso por ejemplo de la organización de congresos, conferencias, etc. Se
proyecta un presupuesto de acuerdo a una planificación general, a necesidades
específicas, y a objetivos pre establecido.
Se debe estimar de la manera más realista, las posibilidades de recuperación de esos
costos, o eventuales ganancias que reporte el evento.
Cuando el evento e adapta al presupuesto
Es el caso de eventos sociales en general, y empresariales como lanzamientos,
jornadas de capacitación, etc., donde los organizadores cuentan con un monto de
dinero predeterminado, y deben adecuar la contratación de proveedores y servicios, de
acuerdo al mismo.
Planificación de presupuesto
Una vez que se establecen las metas y objetivos del evento, se planifican las acciones
y los tiempos, por lo que debemos cuantificar lo que va a representar cada una de
estas tareas y etapas a desarrollar.
Una buena técnica para que no se escape ningún detalle, es realizar el listado de
elementos comenzando a imaginar el paso a paso de la celebración.
El tener en cuenta cada uno de los detalles, nos llevará a lograr una idea más exacta
del presupuesto requerido.
¿Qué se debe considerar en la planificación de un presupuesto?
Egresos
Representa el monto total invertido en la organización de un evento, es el total de
gastos en que se incurre. Al planificar un evento y desarrollar su presupuesto, tenemos
2 tipos de costos o egresos:
1. Costos Fijos
Los costos fijos son los que vamos a tener que cubrir independientemente de la
cantidad de asistentes que lleguen al evento, esto es:
 Producción pre-evento, gastos de personal designado y papelería.
 Difusión, promoción del evento, publicidad y rueda de prensa.
 Diseño, impresión y costo de envío de invitaciones.
 Locación, el lugar dónde se hará el evento. Ocupará un importante porcentaje de
los costos totales del evento.
 Área y servicio de estacionamiento.
 Equipamiento técnico, sonido, proyección, decoración, fotografía y video.
 Viáticos, transporte y alojamiento de oradores e invitados especiales.
 Actos protocolares de apertura y cierre del evento.
 Traductores si fuera necesario.
 Sistema de inscripción y acreditación.
 Contratación de show o actividades, extra al evento.
 Cobertura de seguro de equipamiento y personal.
 Honorarios de servicios profesionales, contadores, abogados, arquitectos, etc.
 Servicio de fletes, transporte, montaje y desmontaje.

2. Costos Variables
Los costos variables están determinados por la cantidad de asistentes o invitados,
entre ellos:
 Material de acreditación, credenciales, programas, folletería, regalos o
souvenirs, diplomas, etc.
 Servicio de Catering, coffee breaks, almuerzos, cenas.

3. Imprevistos

Es importante tener en cuenta que existen una serie de imprevistos o contingencias

durante la organización del evento, por lo que es bueno contar con un monto extra para
poder cubrirlos.
Se recomienda considerar entre un 10% y 15% de los posibles egresos totales. Esto
nos dará la flexibilidad necesaria al presupuesto, para llegar al final del evento
pudiendo cubrir cualquier contratiempo.
4. Cotización de presupuestos
Para cada rubro a cubrir, es muy importante solicitar más de 3 cotizaciones, y así poder
armar un presupuesto final más conveniente y ajustado para el evento.
Carpeta de cotizaciones
Es vital contar con el respaldo de todas las cotizaciones que se soliciten, para tener
presentes las condiciones de pago y entrega en cada caso. Eso además permitirá, si
algún proveedor fallara, tener las demás opciones a mano.
5. Presentación del presupuesto final a los organizadores
Lo ideal es colocar en una sola hoja todo el contenido, ubicando en el encabezado el
nombre y año del evento, fecha y hora, número de personas y a continuación cada uno
de los rubros, la cantidad, el precio unitario y el precio total.

Protocolo y presentación del evento

(Ingles)
Cómo presentar un evento
Algunos pasos a tener en cuenta para la presentación de un evento, tanto si se
presenta en idioma inglés o español son:
1. Pensar previamente en cómo se irá a realizar el evento: Definiendo qué
estructura va a tener el evento, quién va a intervenir, tener todo bajo control y
diseñar un acto, breve, ágil y sencillo.
 2. Procurar ser breve, claro y conciso: Ser muy exacto con el mensaje que se está
transmitiendo, pero a su vez, hay que dar paso a las personas que van a
intervenir con respeto, procura ligar las diferentes partes que conforman el
encuentro. Puedes, por ejemplo, destacar unas palabras que ha dicho la última
persona y enlazar con el siguiente contenido.
3. Establecer claramente lo que se va exponer: Para ello se debe contar con un
guion que le indique al orador los aspectos relevantes que debe recordar.
4. Presentación personal: Esta debe ir de acuerdo al evento que se presenta.
5. Saludar al principio y agradecer al final del discurso: Saludar con un
Buenas tardes, gracias por venir y despedirse dando las gracias a todos los asistentes
por participar en el encuentro.
La estructura de la presentación variará dependiendo de qué se trate, pero en general
se debe incluir:
Introducción: en la que expondremos brevemente el tema a tratar y los diferentes
puntos en los que nos detendremos. Algunas expresiones útiles son:
Thank you for joining us today. My name is. from (your company) and I’m
going to talk about
Good morning, ladies and gentleman. For those of you who don’t know me,
my name is
Today I’d like to discuss and suggest a few alternatives to
I’m here today to expose our research about
Cuerpo: la parte más larga, en la que expondremos detalladamente la información.
La estructura debe ir avanzando de forma que lleguemos a una conclusión, se puede
hacer con la estructura causa consecuencia, exposición de varias alternativas, explicar
un proceso, etc. Algunas linking words para organizar estos puntos
· Firstly…, secondly…, thirdly…
· for one/ another thing
· In the first place.
· Furthermore…
Conclusión: se debe resumir los distintos puntos que se han tratado y hacer ver como
apoyan nuestra conclusión. Se debe cerrar con una sola idea y ofrecerse a responder
preguntas de los oyentes. Es importante haber preparado las respuestas de las
preguntas que creamos que nos pueden hacer.
· Para introducir la conclusión se pueden usar expresiones como: altogether,
in conclusion,in short, on the whole, to some extent, to sum up.

Encuesta de satisfacción

1. Establecer los objetivos de la encuesta

Lo primero que tenemos que hacer es fijar claramente los objetivos que buscamos con
la encuesta que vamos a hacer. Estas metas se establecen según los motivos por los
que vas a realizarla.
2. Delimitar la población a la que nos dirigimos
Ya hemos establecido los objetivos, ¿cuál es el siguiente de los pasos para hacer una
encuesta? Determinar la población que queremos estudiar. Nos referimos a un
conjunto de personas con características parecidas, de las que deseamos conseguir
información cuyo análisis nos permita cumplir con los objetivos de la encuesta.
3. Diseñar el cuestionario
Sabemos cuáles son los objetivos por los que vamos a realizar nuestra encuesta y a
quién vamos a dirigirla. Además, hemos identificado la información a recopilar. Ahora
nos toca una parte más amena: diseñar la encuesta. En realidad, tendremos que
fijarnos en cómo desarrollar correctamente el cuestionario, que tendrá las preguntas
que nos permitan conseguir la información que necesitamos. Lo importante de este
paso es que la estética sea agradable. Es más fácil que la gente responda si le
planteas un diseño bonito.
4. Recolectar la información.
El siguiente paso es recoger la información que se necesita, haciendo efectiva la
encuesta.
El encuestador tendrá que contactar con los encuestados por la calle, en su casa u
oficina, o bien por teléfono, y hacerle las preguntas que hemos incluido en el
cuestionario, recogiendo las respuestas. También puede enviar un cuestionario por
correo postal o por email, para que las personas preguntadas lo cumplimenten.
5. Analiza los datos
En último lugar tendremos que analizar e interpretar la información, para extraer las
conclusiones correspondientes.

Fase 2: EVENTO
Organización del ambiente

Es importante tener en cuenta el impacto y la influencia de una buena decoración en

los asistentes, es vital para mejorar el estado de ánimo y establecer un ambiente
perfecto para realizar cualquier evento en particular y específico.
De hecho, el tipo de decoración indica la importancia de un evento y su significado.
Siempre, es un reto para los decoradores que necesitan tener conocimiento como
todos y cada evento tiene su propio significado e importancia.
Uno puede reconocer fácilmente, la diferencia de una decoración para una boda en
relación a un evento corporativo, porque el organizador conoce la diferencia entre dos
eventos.
A pesar de que la decoración, es importante en ambos casos, se puede distinguir
claramente entre los diversos tipos de materiales decorativos que existen.
La decoración, puede ser cualquier cosa que pueda representar la idea del evento en
conjunto. Ellos son la parte para establecer el estado de ánimo de los participantes, y
estas decoraciones son lo suficientemente capaces de establecer el ambiente
requerido según lo determinado por los organizadores.

Ejecución del evento

Protocolo durante el evento

En el día del evento, todos los detalles son importantes porque de ellos depende en
gran parte su éxito.
Anfitrión: persona que organiza el evento y, por tanto, responsable del mismo. El
protocolo marca que debe ser el anfitrión quien dé la bienvenida a los asistentes al
comienzo del acto y quien los despida cuando finalice.
Recepción de los invitados: es conveniente que en la invitación se solicite a los
invitados que lleguen una media hora antes del inicio. Durante este tiempo, el anfitrión
les dará la bienvenida, para, posteriormente, ser conducidos por la persona del equipo
encargada de esta tarea hasta el sitio que les haya sido asignado. Una vez allí, se les
entregará el material necesario para seguir el desarrollo del evento (acreditación,
dossiers informativos, notas de prensa o cualquier otro material necesario).
Las precedencias: Otra de las principales responsabilidades del protocolo corporativo
consiste en establecer el orden de las precedencias generales de la empresa y, en el
caso de un evento, de los invitados.
Hay que tener en cuenta que los actos no oficiales (como son los empresariales) no
están sujetos a las precedencias señaladas por el Real Decreto 2099/83 por el que se
aprueba el Ordenamiento General de Precedencias en el Estado. Sin embargo, cuando
una o varias autoridades asisten a un acto organizado por nuestra empresa, es
aconsejable (que no obligatorio) aplicar el Real Decreto, en su artículo 12, con el objeto
de evitar posibles conflictos, incomodidades o la ruptura de la jerarquización
protocolaria fijada por norma.
No hay norma que obligue a una empresa a ceder la presidencia a una autoridad pero,
a pesar de ello, es “costumbre obligada” ceder la presidencia a la autoridad de mayor
rango, ya sea un evento oficial o no.
La comida: el protocolo variará en función de la opción que elijamos a la hora de servir
comida a los invitados. La opción catering implica menos acciones de protocolo. Si
incluimos en el desarrollo del evento un banquete, tendremos que tener en cuenta
diferentes aspectos a la hora de distribuir los invitados y colocar las mesas.
La distribución de las mesas se puede hacer de dos formas, el método inglés, en el que
el anfitrión estará sentado en la cabecera de la mesa o el método francés en el que se
sienta en el centro de la misma. El resto de los invitados se distribuirán en función de
su rango o cargo.

Logística
La logística es el conjunto de métodos y medios idóneos para implementar en la
organización, planificación, flujo y gestión de cualquier emprendimiento o servicio. Es el
puente que une producto y mercado, por lo que el éxito de un proyecto dependerá, en
gran medida, de una buena estrategia logística, es decir, de un puente fuerte y sólido.
El objetivo de la logística es colocar los bienes y servicios adecuados, en el momento
preciso, en el lugar idóneo, y en las condiciones deseadas, de manera de generar la
mayor rentabilidad, en una ecuación ideal de mejor servicio, costo y calidad. Para ello
se vale de los recursos humanos y financieros más razonables y efectivos.

Logística Y Organización
En la planificación y logística de eventos hay 6 etapas clave a tener en cuenta siempre.
Planificación y producción de todas las acciones y gestiones que se implementarán a
lo largo del proyecto, y a la preparación del equipo material y humano necesarios, para
el logro de un correcto desarrollo y concreción del evento.
Montaje y disposición del equipamiento y materiales que se utilizarán, y del grupo
humano que estará trabajando durante el evento. Implementación de tecnología para la
comunicación de asistentes e invitados, y especialmente en el manejo de las
acreditaciones.
Ejecución del evento en sí, con participantes y público presentes, compartiendo las
distintas actividades planificadas, buscando respetar los tiempos estipulados en cada
rutina; inicio, coffee breaks, cierre, etc., y viendo de cubrir y solucionar las distintas
dificultades que puedan presentarse.
Desmontaje del equipo, para retiro de materiales y elementos ya utilizados, luego de
realizado el evento. Revisión final para entrega del equipamiento y de las instalaciones,
en las mismas condiciones en las que fueron recibidas.
Evaluación de resultados, estableciendo el grado de cumplimiento de los objetivos
planteados, y lo eficiente del evento, midiendo también su rentabilidad. El balance
contable refleja el resultado económico, y se cotejará con los resultados esperados.
Post evento recopilando la información de toda la operación realizada antes, durante, y
después del evento, para su evaluación. Se incluyen documentos gráficos e impresos,
fotografía, prensa, etc. También la evaluación de los participantes es relevante, por lo
que se puede incluir encuestas. Este documento servirá como base a futuros eventos a
desarrollar, y se presentará a los patrocinadores para respaldar de manera documental
los resultados obtenidos.
Agradecimientos
Para un discurso de agradecimiento, es necesario tener en cuentas las siguientes tres
pautas:
Tener muy presente a las personas a quienes va dirigido, ya sea por la asistencia del
evento o por algún reconocimiento de un logro.
Escribir el motivo del agradecimiento. Es importante tener muy claro lo que se va a
decir, para que de tal manera nada se pase por desapercibido.
Expresar muy claramente aquello por lo que se agradece, siendo puntual y de forma
cortés.
También, se puede agradecer por la participación, por medio de una nota de
agradecimiento a los participantes y al mismo tiempo invitando a los próximos eventos
a realizar.
Finalización del evento
1. Agradecimiento
Agradecer a todos los participantes por su asistencia y a todo el equipo que ayudó en
el evento como proveedores, patrocinadores, equipo de planificación, voluntarios, entre
otros, por su implicación y esfuerzo para dar cumplimiento al evento.
2. Recopilar datos
Los días posteriores al evento se debe recopilar todo tipo de datos: informaciones y
detalles de lo acontecido, número de inscritos y asistencia real, análisis de los
resultados de las encuestas efectuadas a los participantes, recopilación de menciones
en redes sociales, blogs, medios convencionales etc., para posterior clipping.
3. Repasar el informe financiero
Comprobar todos los gastos y tomar nota de aquellos adicionales, de última hora, que
no estaban contemplados en el presupuesto principal de la organización del evento.
Además de esto, puede que se necesite incluir más números, como por ejemplo, el
objetivo del evento el cual puede ser para recaudar fondos, por lo que aquí se podrá
reflejar la relación gastos/ingresos y ver de dónde se obtiene los mejores resultados
(¿de la venta de entradas? ¿Donaciones? ¿Patrocinio?)
4. Realizar una reunión con los equipos
Reunión con proveedores y equipo interno para tener un feedback del evento y evaluar
si se planificó de forma correcta y si se cumplió según lo programado. En caso de
detectar puntos débiles será positivo escuchar las opiniones para saber qué mejorar en
el futuro.
Un ejemplo: imagina que las acreditaciones no fueron fluidas. Sería bueno plantear en
la reunión por qué ocurrió ¿cómo se organizó? ¿Con cuánto personal se contaba para
ello? y ¿qué puede hacerse para la próxima vez?
5. Trabajar las redes sociales
Usar redes sociales para colgar fotografías y vídeos del evento y hacer un seguimiento
público online y off line. Las redes sociales son un buen aliado para el pre evento,
durante el evento y el post evento.
6. Crear el informe final
Durante la fase post evento se debe redactar el informe final del evento. Si se va a
enviar a diferentes destinatarios su enfoque será adaptado a cada uno de ellos.
Desde que finaliza el evento hasta que se le pueda dar “carpetazo” hay todavía mucho
que hacer. El seguimiento del post evento es tan importante como la planificación del
acto.

Fotografía
La evidencia fotográfica es obligatoria ya que proporciona información para la
confirmación de una medición realizada, el cumplimiento de lo establecido y la
verificación de los detalles registrados por los testigos.
¿Qué deben incluir las fotografías?
Las fotografías son principalmente una fuente de verificación y por lo tanto deben
capturar los momentos más significativos del intento de récord. Las fotografías deben
complementar y reflejar lo registrado en evidencias de video. Debes anexar a la
solicitud, imágenes que registren cada etapa de su intento de récord; preparación,
intento y finalización. Dentro de cada una de las etapas, debe realizar el registro de los
momentos claves, como la confirmación de que algo se encuentra disponible
comercialmente, el peso de los ingredientes, la presencia de los testigos, etc.
Las fotografías deben:
 Mostrar variedad: incluye fotografías desde varios ángulos y posiciones, así
como fotografías durante las diferentes etapas del evento (inicio, durante, final)
 Mostrar dimensión: Si el evento involucra una gran reunión de personas se
necesita capturar la dimensión en una fotografía.

Registro
Llevar a cabo un registro es de gran importancia a la hora de hacer un evento, ya que
nos ayudara que para que este se lleve de una manera organizada y con la tranquilidad
de que todos los puntos que se llevaron a cabo se encuentren de una manera
organizada y concisa.
Para llevar a cabo de cómo hacer un registro debes seguir los siguientes puntos:
 Un registro es un documento muerto.
 En un registro se menciona como se ha llevado a cabo la actividad.
 Los registros son la evidencia de la actividad desarrollada y no está sujeto a
cambios.
 Se generan y se aprueban después de la actividad por cualquier persona que lo
haya generado.

Video
Sin duda el video es una poderosa herramienta para conjugar la narración, los textos,
la imágenes, la música y los efectos especiales necesarios para lograr las más clara
evidencia que se puede tener y así sacar de esto varias conclusiones, es de gran
ayuda ya que nos permite de la manera más clara posible de cómo va el desarrollo de
un evento que sería en antes de este, durante el evento es muy importante tener un
video como evidencia para que se osó de las personas que lo están llevando a cabo y
después de este para analizarlo de una manera más profunda y sacar conclusiones de
los puntos que se pueden mejorar y lo que salió de excelente manera.
Entrega del ambiente:
Es muy importante tener claro que antes de recibir un ambiente ya sea para un evento,
una reunión, una fiesta, etc., tomar evidencias con fotografías o mejor un video será de
gran ayuda para corroborar de cómo se encuentra este.
Cabe resaltar que si pediste un ambiente con dichas especificaciones de cómo debe
estar y si este no se encuentra así, antes de empezar hacer cualquier cosa lo mejor es
tomar evidencias ya si eres el encargado de prestar o alquilar este espacio es vital
también tomar evidencia para que tengas la seguridad que si no lo entregan como tu lo
entregaste tienes como evidencia fotografías o videos que te dan seguridad y así evitar
cualquier tipo de confrontación con otras personas.

Fase 3: POSTEVENTO

Organización del informe

Los informes deben difundir los elementos, descripciones y resultados más importantes
de un proyecto. Su elaboración requiere tiempo y esfuerzo, y su éxito y utilidad
dependerán de la adopción de un formato sistemático, lógico y apropiado.
1.1. El formato
El formato elegido para los informes tiene que planificarse y definirse con precisión
antes de comenzar el trabajo de redacción propiamente dicho. Debe establecerse en el
plan del proyecto. De este modo se garantiza que la información esencial se registrará
de forma consistente en todas las etapas y se cumplirán los niveles de calidad
profesionales requeridos. Para ello hay que fijar de antemano el ámbito y la forma de
los informes, esbozar un esquema del informe final y decidir los métodos de archivo y
publicación que convengan.
1.2. El tipo de datos
El tipo de datos que constituye la base de un informe depende del yacimiento del que
trate. También depende del tipo de actividad realizada. En las actividades no
destructivas se obtiene un tipo de información distinta que, en las excavaciones, y el
descubrimiento accidental de un objeto o un yacimiento merece un informe igualmente
importante. En cada caso, los métodos de documentación y presentación tienen que
cumplir con los requisitos de calidad profesionales. Cuando se trata de una excavación
de rescate conviene escoger técnicas de documentación menos laboriosas y más
rápidas. Sin embargo, los rasgos más importantes precisarán descripciones igual de
detalladas. Cuando se trabaja bajo presión es esencial establecer prioridades y tomar
las decisiones profesionales adecuadas. Aquello que se documenta seguirá existiendo
de un modo u otro, mientras que aquello que no se documenta dejará de formar parte
de nuestra memoria común. Dicho de otro modo, las condiciones de una intervención
de rescate no eximen de la responsabilidad de realizar una exploración y una
documentación adecuada del yacimiento.
2. Etapas de redacción del informe
En la redacción de un informe hay que seguir los siguientes pasos:
 Aclaración del propósito, los términos de referencia, los objetivos y el público al
que va dirigido
 Definición de la estructura y el contenido
 Planificación y distribución de la labor (¿quién hace qué y cuándo?)
 Recopilación (y almacenamiento seguro) de la información
 Organización y estructuración de la información
 Redacción del primer borrador
 Corrección y reescritura
 Conclusión del manuscrito
Cuando se redacta un informe las repeticiones son inevitables. Las incoherencias leves
o substanciales que hayan pasado inicialmente desapercibidas se harán patentes y
deberán corregirse. Tendrán que encontrarse y subsanarse. La organización
estructurada del proceso de redacción del informe evitará el conflicto entre sus
numerosos colaboradores.
Un buen informe comienza por definir las metas de la investigación, las hipótesis en
que se basa, y las técnicas y métodos empleados. A continuación, debe describir los
resultados obtenidos. Esta es la base sobre la que se planificará cualquier actividad
futura o estudio complementario. Un elemento importantísimo de esta parte del informe
es la descripción de los errores y omisiones. Todo el mundo comete errores. Por eso es
preciso especificarlos, para que en el futuro sea posible subsanarlos o tenerlos en
cuenta. De este modo se perfecciona continuamente el proceso de investigación.
(UNESCO, s.f.)
3. Estructura de los informes

3.1. Portada (y dorso)

En la portada del informe debe constar el título, los autores y la fecha de elaboración.
El dorso de la portada se reserva a la información sobre los derechos de reproducción.
Aunque el informe esté destinado a un público reducido y especializado, es preciso
incluir todos los detalles que permitan su localización bibliográfica, como el lugar y la
fecha de publicación. El dorso de la portada, dedicado a los derechos, incluye al final
estos números y una lista de palabras clave.
3.2. Agradecimientos
Es obligado agradecer el respaldo o material de los socios y colaboradores del
proyecto, el de los patrocinadores y otras entidades asociadas y el de todas las
personas e instituciones que hayan prestado su ayuda en el trabajo de campo, el
análisis, la redacción de informes y otras fases del proyecto. Mucha gente ha trabajado
duro para llevar a término el proyecto y a veces estos agradecimientos públicos son la
única recompensa que recibirán.
 3.3. Índice
El sistema de numeración y organización que se ha ido perfilando en el esquema del
informe debe traducirse en un índice. Habida cuenta de las ventajas de difusión que
presenta la publicación del informe en colecciones digitales o en Internet, que pueden
establecerse desde el principio de su redacción. Estos vínculos también suponen una
ventaja cuando varias personas trabajan simultáneamente en un informe, algo que hoy
en día no es la excepción sino la regla.

3.4. Resumen
Si el informe tiene más de 10 páginas debe redactarse al principio un párrafo breve
que resuma su contenido. Este resumen debe incluir una exposición sucinta de las
metas del proyecto, los métodos empleados, los resultados obtenidos, las
conclusiones alcanzadas y las recomendaciones finales. Debe ser conciso, informativo
e independiente del informe. Es aconsejable redactarlo después de terminar el
informe.
3.5. Introducción
La introducción debe presentar el contexto y el ámbito de investigación del informe, así
como los términos de referencia del proyecto del que trata. La introducción debe
constar de:
 Una descripción, donde figure: Su localización, entorno y su contexto.
 Una descripción de los objetivos del proyecto, que incluya: los objetivos
del evento, y el programa de estudio.
 Una descripción de la organización del proyecto.
 Una lista de los participantes, donde se especifique: el instructor y las
personas a cargo de los diferentes aspectos del proyecto.
 Una introducción a la estructura del informe.
Si el informe trata de un proyecto muy amplio, puede ser preciso dividir la introducción
en varios capítulos que conformarán una sección introductoria, pero su función y
contenido serán más o menos los mismos.
3.6. Relación de las actividades
La explicación de las actividades realizadas durante el proyecto es un apartado
esencial del informe. En ella se deben comentar las circunstancias, la organización del
trabajo, y las fechas en que se llevó a cabo cada actividad. Se debe especificar
asimismo la identidad de los responsables de cada tarea. Este apartado debe describir
la metodología empleada e ilustrar el modo en que las actividades y estudios se
llevaron a cabo y se obtuvieron los datos. También deben indicarse con claridad las
omisiones y los posibles problemas de obtención de datos, así como cualquier
modificación del plan de investigación y el motivo correspondiente.
3.7. Resultados y hallazgos
En este apartado se describen e ilustran los resultados del proyecto, que a menudo
adoptan formas distintas, en este punto es esencial separar los datos de los análisis e
incluir las conclusiones finales.
El texto debe reflejar e ilustrar los datos y, si es preciso. La información debe incluir
todas las fases de actividad, y en todo momento debe distinguirse del análisis y la
interpretación. La sección de resultados y hallazgos se compondrá generalmente de
varios capítulos, donde se presentarán los datos, el análisis y la interpretación de los
resultados.
3.8. Conclusiones y recomendaciones
Al final del informe estas conclusiones deben repetirse y relacionarse. Es útil combinar
las conclusiones con recomendaciones, entre las que pueden figurar las lecciones
aprendidas sobre el acierto o desacierto de las metodologías y la adecuación o
inadecuación del evento.
3.9. Información sobre los archivos del proyecto
El informe debe incluir asimismo un resumen claro del contenido de los archivos del
proyecto, su ubicación y sus condiciones de acceso. Los archivos pueden componerse
de diversos elementos, entre los que se incluye la documentación y los hallazgos.
4. Referencias
Las últimas páginas del informe deben detallar todos los trabajos de otros autores a los
que se ha hecho referencia. En las referencias debe constar el nombre del autor, con
sus iniciales, la fecha de publicación, el título, la editorial, el lugar de publicación y el
número de páginas. También deben darse los detalles de las referencias a páginas
Web, con la dirección URL del yacimiento, la fecha de acceso, el autor y el título. Las
referencias deben listarse siguiendo el orden alfabético de los nombres de los autores
y en uno de los múltiples formatos normalizados que existen y que varían según el
país y la editorial. Para los informes internos el grupo de investigación deberá elegir el
formato más apropiado y ajustado a las convenciones locales. Un software de
referencia puede ser una herramienta disponible muy útil para la conversión rápida y
sencilla entre distintos formatos y sistemas.
5. Apéndices
La información adicional que deriva del proyecto y cuya extensión descompensaría la
estructura del informe debe adjuntarse en apéndices. Los apéndices pueden ser listas,
catálogos, tablas, estadísticas, dibujos o fotografías.
6. Índice y glosario
Otros elementos que pueden adjuntarse a modo de apéndice son el índice y el glosario
de términos. Puede que haya lectores que no tengan formación especializada, pero
tienen derecho a entender lo que significa exactamente un término concreto. Si el
término se usa una sola vez no supone ningún problema, pues puede definirse en el
texto, pero si se usa repetidas veces en un informe que se va a consultar con
frecuencia en lugar de leerse de principio a fin, como una novela, la mejor solución es
adjuntar un glosario. A veces es preciso incluso glosarios en varios idiomas, sobre
todo si se trabaja en un ámbito intercultural o plurilingüe.
Los índices temáticos, que refieren la página exacta donde se habla de algún tema en
particular, solían ser un apéndice muy práctico en publicaciones e informes complejos.
Por otro lado, la utilidad del índice temático también es menor. Si se dispone de la
versión digital de un informe, es más rápido buscar palabras, con lo que suele bastar
con un índice de contenido. (UNESCO, s.f.)

Agradecimientos
Facilitadores
Se debe tener en cuenta estas 3 preguntas para tener unos agradecimientos a los
facilitadores
1. A quien quieres agradecer
2. Tener en mente a todas las personas que queremos agradecer
3. Que estamos agradeciendo
4. Tenemos que saber que vamos a agradecer
5. Como evaluar la experiencia
Cual fue la experiencia de la actividad y que fue lo más importante que nos llevamos de
esa persona.
Para los agradecimientos debemos utilizar palabras sencillas ya que si utilizamos
palabras complicadas puede ocurrir que el discurso se nos escuche poco creíble y
también nos podemos confundir.

Empresas vinculadas
Agradecimientos a las empresas vinculadas, patrocinadores e invitadas por medio del
correo.
Escribir lo antes posible: se debe Tratar de enviar la nota de agradecimiento lo antes
posible.
Comenzar por un saludo: se puede poner desde un simple hola, hasta Estimado
Sr./Sra., mi querido amigo, dependerá del grado de confianza que se tenga con la
persona que va a recibir la nota de agradecimiento.
Explicar el por qué se escribe: Explicar claramente lo que está apreciando.
Especialmente si ha pasado algún tiempo, la persona puede necesitar un recordatorio.
Mensaje corto y claro: Mantenga su nota concisa. Expresar su agradecimiento sin
continuar por mucho tiempo.
Ser sincero: No exagerar a la hora de redactar, expresar el agradecimiento de forma
sincera y breve. Simplemente indicar cuánto valora la ayuda de la persona, empresa o
su logro.
Conclusión: Se aconseja terminar la carta con un nuevo agradecimiento, y siempre
queda muy bien, en los casos más formales, ponerte a disposición del destinatario para
alguna situación determinada, asumiendo un compromiso temporal (esto dependerá del
destinatario y del grado de confianza que se tenga con la persona)
Despedida: Nuevamente el tono depende del grado de confianza del destinatario. Una
carta de agradecimiento a un familiar o amigo podrá incluir un abrazo o un beso; a un
profesor con el que tienes trato, un saludo afectuoso o un abrazo afectuoso y cordial
puede ser lo más indicado; a otros destinatarios un cordial saludo. Revisar su nota
antes de enviarla: se debe ser profesional y pulido a la hora de redactar y también a la
hora de enviar el correo o nota de agradecimiento.
Manejar un formato: se debe considerar enviar la nota en uno de los tres formatos: en
un formato comercial, como un correo electrónico o personalizada de agradecimiento.
Lo más aconsejable es el uso del correo electrónico, permitirá que la persona reciba su
nota de inmediato.

Base de datos
Base de datos para un evento implementando el EDT.
Para empezar la implementación de un EDT debemos buscar un sitio donde podremos
desarrollar el EDT ya sea online o con una app, Hoy quiero compartirte una
herramienta que te puede ayudar a organizar tus ideas.
Esta herramienta se llama GlooMaps y con ella puedes crear una EDT/WBS en
cuestión de minutos.
 Ilustración 14 Estructura base de datos EDT

Cómo crear una Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) para un Proyecto

EDT es la sigla de Estructura de Desglose del Trabajo, una especie de mapa mental
estructurado a través del cual se fracciona el proyecto en componentes más pequeños
con el fin de simplificar su planificación. Cabe anotar que la EDT se enfoca en los
entregables como tal más que en los esfuerzos necesarios para su elaboración. (En
inglés es conocida como WBS, Work Break Down Structure)
El proceso de elaboración de la EDT implica seguir las siguientes reglas:
 Se debe partir de la meta u objetivo general.
 Posteriormente se debe proceder a descomponer cada objetivo meta en las
actividades que se deben ejecutar para terminarla.
 A su vez, cada actividad se debe dividir en las tareas requeridas para su
culminación. Dichas tareas reciben el nombre de paquete de trabajo y se
constituyen en el nivel más bajo del proceso de descomposición jerárquica de la
EDT.

La siguiente gráfica muestra dicho concepto:

 Ilustración 15 Estructura EDT

Nos podemos apoyar en la EDT para estimar todas las actividades, cerciorarnos de
que cada una de esas estimaciones corresponde a una actividad requerida y agregar el
costo de los componentes individuales en el costo total, tanto para cada subelemento,
como para todo el sistema en su conjunto.
La estructura de desglose de trabajo también nos ayuda a calcular el costo de cada
elemento, vigilar que las actividades sean debidamente ejecutadas y chequear los
avances del proyecto.
Para empezar a construir una EDT se deben tener a la mano tanto el enunciado del
alcance como la documentación de requisitos. Otras entradas importantes para este
proceso son el plan de gestión del alcance, los factores ambientales de la empresa y
los activos de los procesos de la organización. No está de más tener ejemplos de EDT
de proyectos similares al que estamos desarrollando en el momento. Tip para el
examen: cierto es que habrá que tener en cuenta las lecciones aprendidas del proceso
de Elaborar la EDT procedentes de proyectos anteriores, pero es en el plan de gestión
del alcance donde se definen procedimientos, roles y responsabilidades para elaborar
la EDT.
Por su parte, el desarrollo de esta Estructura de Desglose del trabajo se consigue
aplicando las técnicas enumeradas a continuación:
 Juicio de expertos.
 Descomposición, técnica que consiste en dividir el proyecto en pequeños
componentes que se pueden manejar más fácilmente y que a pesar de tener
una duración más corta pueden ser verificados y aprobados por el cliente. Tip
para el examen: el número de niveles de descomposición será tal que sirva para
hacer una buena planificación, gestión y control del trabajo, pero sin llegar a ser
 tan detallada que incremente innecesariamente las tareas administrativas y no
productivas de gestión. El paquete de trabajo del último nivel debe reunir
características que permitan la estimación de su costo y tiempo de forma
expedita y razonable.

Este proceso arroja como resultado tres salidas:

1. Un diccionario de la EDT que provee una descripción más minuciosa de sus
componentes. Tip para el examen: la EDT describe brevemente (una o dos
palabras) las actividades a ejecutar, pero no aclara cuál es el trabajo realmente
incluido en ella. Lo anterior demanda que sea definido, como complemento a la
EDT, un Diccionario de la EDT el cual proveerá una descripción del trabajo que
permita que el responsable de llevarlo a cabo conozca lo que tiene que hacer,
los pasos que debe dar y su alcance concreto. 2 este documento incluye
además el identificador del código de cuentas, una lista de hitos del cronograma,
las actividades asociadas, los recursos necesarios y los requisitos de calidad y
aceptación del componente de la EDT.
2. La Línea Base del Alcance que incluye la EDT y su diccionario junto con el
enunciado del alcance.
3. Las actualizaciones a los documentos del proyecto.

Evaluación del evento y certificación

Una evaluación de su evento le ayudará a comprender:
 Lo que funcionó y lo que no funcionó.
 Si cumplió con las expectativas de sus invitados.
 Qué tan bien funcionaron sus esfuerzos de marketing.
 Si su presupuesto y cronograma fueron realistas.
 En que debe tener más cuidado la próxima vez.
En otras palabras, mejorará como planificador de eventos si revisa críticamente su
propio desempeño. Lo ayudará a sentirse más seguro y perfeccionar el arte de la
planificación de eventos.
Paso 1: Usar objetivos SMART.
Los objetivos SMART son un método popular para medir su éxito. Sus objetivos deben
ser específicos, medibles, asignables, realistas y relacionados con el tiempo (SMART).
Específicos.
Cuanto más específico pueda ser, más preciso podrá ser en la evaluación su evento.
Un objetivo específico también es más fácil de transmitir a su equipo.
Medibles.
Es muy útil si puede cuantificar su éxito y ponerle un número. Ese número puede ser la
venta de entradas, el dinero recaudado o el compromiso de las redes sociales.
Asignables.
Cada objetivo debe ser asignado a una persona o un equipo. De esa manera, sabrá
quién es el responsable final de lograr ese objetivo específico.
Realistas.
Quizás lo más importante, sus metas deben ser realistas. El no establecer metas
realistas solo resultará en el fracaso global de su evento.
Relacionados con el tiempo.
Finalmente, debe especificar el lapso de tiempo en el que logrará sus objetivos. Eso
podría ser meses, semanas o días, dependiendo del tamaño de su evento.
Hacer observaciones durante el evento.
Una de sus principales tareas durante el evento mismo es mirar y escuchar. Haga
observaciones sobre lo bien que van las cosas. ¿Los invitados se están divirtiendo?
¿Su equipo está esforzándose?
 Use su teléfono o un cuaderno de notas para anotar las observaciones del día.
Lo ayudará a recordar lo que pasó con mayor precisión.
 Si algo malo sucedió, podría olvidarse de todas las cosas positivas que
sucedieron… o viceversa.
Enviar encuestas de retroalimentación luego del evento.
Es importante recopilar tantos datos de retroalimentación como sea posible. Es por eso
que le recomendamos que no solo recopile comentarios durante el mismo día sino
también después.
Hay una serie de herramientas de encuesta online que puede usar para ese propósito.
Harán que sea rápido y fácil crear un formulario de comentarios.
Alternativamente, también puede crear su propio formulario de comentarios y enviarlo a
sus invitados. Agradézcales por asistir y explique por qué sus comentarios son
importantes para usted.

Luego pídales a sus invitados que califiquen cada parte del evento del 1 al 5 o del 1 al
10:
 El evento en su conjunto.
 El lugar y las instalaciones.
  Alimentos y bebidas.
 Oradores y artistas.
 Cuán probable es que recomienden el evento.
También debe dejar algo de espacio para que los invitados escriban comentarios
adicionales.

Recoger recortes de prensa y menciones en los medios

Si ha realizado una difusión adecuada en los medios, puede esperar algunas
menciones en la prensa.
Una buena manera de realizar un seguimiento de las menciones a los medios es
configurar una alerta de Google con el nombre de su evento.
También debe hacer un seguimiento de las menciones en las redes sociales, ya que es
probable que sean más numerosas.

Mirar el compromiso de las redes sociales.

Cada plataforma de redes sociales tendrá una herramienta de información que le
proporcionará datos valiosos.
Puedes usar estas herramientas para calcular sus:
 Me gusta.
 Comentarios.
 Veces compartidas.
 Menciones.
 Seguidores.
Sin embargo, lo más probable es que esté utilizando varias plataformas diferentes.
Afortunadamente, puede utilizar una herramienta de monitoreo de redes sociales como
Hootsuite para agregar todos los datos. Los números solo contarán una parte de la
historia, por supuesto. Es posible que le interesen las cosas específicas que las
personas dicen sobre su evento en las redes sociales. Para ello, debe utilizar una
herramienta como Spezify.

Contar cuántas personas asistieron.

Las menciones a las redes sociales son agradables, pero el número real de asistentes
a su evento es mucho mejor. Debe tener un sistema de venta de entradas que le
permita contar la asistencia.
Una buena plataforma de venta de entradas también le dirá:
 Cómo sus invitados se enteraron de su evento.
 El método de pago preferido por sus invitados.
 Cómo y cuándo se registraron.
También debería poder decirle cuántas personas se registraron, pero no se
presentaron. De esa manera, puede realizar un seguimiento individual de aquellas
personas que no fueron a su evento.

Mirar el presupuesto de su evento.

Es todo sobre el dinero. Al menos, en la mayoría de los casos. Ya habrá calculado un
presupuesto antes del evento. Ahora es el momento de ver qué tan bien se apegó a él
(y si obtuvo una ganancia).
Sume todos sus gastos relacionados con el lugar, el equipo, el catering, etc. Luego
calcule la cantidad de dinero que obtuvo con la venta de entradas.
Reste los gastos a los ingresos.
También debe anotar cualquier acuerdo especial que haya alcanzado con los
proveedores. Si no lo hizo, entonces vea si hay algo que pueda hacer para llegar a un
acuerdo para el próximo evento.

Informar a su equipo de eventos.

Las opiniones de sus invitados y patrocinadores de eventos no son las únicas que
deberían interesarle. Recuerde también escuchar a su equipo de eventos.
Siempre es una buena idea llevar a cabo una reunión informativa una vez que el polvo
se haya asentado. Pregúnteles a todos qué sintieron que anduvo bien y qué podría
funcionar mejor la próxima vez.
También debe obtener algunos comentarios de los oradores o artistas que haya tenido
en el evento. Podrían hacer buenas citas en las redes sociales.
Para concluir sigue estos pasos y tendrás un análisis detallado de qué tan bien le fue al
evento.

Medición de satisfacción del evento

Cuando se realiza un evento, es importante que después de que haya ocurrido, se
haga una evaluación del mismo.
Esta evaluación, permitirá a los organizadores saber con más exactitud los resultados
obtenidos y funcionará como punto de referencia para futuros eventos. También, se
podrá ver si todos los objetivos planteados fueron cumplidos y si las funciones de cada
integrante del grupo realizador fueron desempeñadas.
Anterior a esto será necesario
 Definir Localización, Día y Horario, que serán algunos factores clave para el
éxito o fracaso del evento.
 Realizar un registro de asistentes.
 Evaluar los equipos tecnológicos u otros elementos extras (micrófonos
inalámbricos, pilas, punteros, parlantes, etc.) que permitirán el mejor desarrollo
del evento.
 Crear imagen del evento, este debe ser llamativo y relacionado con el evento.
 Materiales.

Hay que tener en cuenta todo tipo de factor.

Posterior al evento
 Es importante determinar la cantidad de participantes al evento y su nivel de
satisfacción.
 Es importante recoger la opinión sobre el evento de los asistentes, para ver que
estuvo bien y que se puede mejorar. Algo muy útil es realizar encuestas,
proporcionar lista de chequeo a cada uno de los asistentes o realizar ronda de
preguntas.
 Las redes sociales también son una buena opción/alternativa, definiendo un
hashtag. A través de este se podrá medir el impacto del evento y cuantas
personas lo siguieron.

Entrega del informe

1. Para saber cómo se hace un informe, primero es importante despejar las dudas
sobre qué es un informe. De forma general, el informe es un texto sobre una
situación o un hecho en el que se describen las características o el desarrollo de
los mismos.
 Un informe debe ser elaborado con un lenguaje claro, preciso, concreto y
objetivo. Se debe evitar incluir apreciaciones personales haciendo uso de formas
verbales como: creo, pienso, me gustaría, deseo, etc., las cuales deben ser
sustituidas por otras como: se observa, se ha analizado, se procedió, etc.
 2. Debemos de tener claro cuál de los siguientes tipos de informe es el que vamos
a utilizar:

 El informe expositivo es una secuencia de hechos narrada sin análisis e

interpretaciones del autor, debe contener antecedentes que ayuden a
comprender lo que se narra, por ejemplo, la venta de productos en tiendas
comerciales.
 El informe interpretativo analiza las situaciones para sacar conclusiones y poder
dar las recomendaciones oportunas. Un ejemplo de este tipo de informes sería
realizar una evaluación sobre prácticas pedagógicas en una escuela.
 El informe demostrativo es el que se plantea después de un estudio. En este se
describen los pasos seguidos y las conclusiones obtenidas a partir de los
resultados.

3. Fases del informe:

 Fijar el objetivo.
 Seleccionar la información, analizarla, evaluar y verificar.
 Estructurar el informe, y proceder a trabajar en el mismo.

4. Para fijar el objetivo, hazte estas preguntas: ¿Para quién es el informe?, ¿cuál

es el uso que le va a dar?, ¿qué es lo que se quiere conocer?, ¿qué
conocimientos se tienen del tema? 

5. Define las actividades que vas a realizar para lograr los criterios de evaluación
propuestos. Determina las fuentes de la información, los recursos humanos y los
recursos materiales para extraer los datos. Después de esto concreta la
información en un documento.

6. Evalúa los datos y procede a verificar los mismos, consolida la información,

organiza y elabora el informe escrito.

7. La estructura del informe se divide en tres partes fundamentales:

 Introducción: La introducción de un informe es la primera vez que el lector

conocerá de la situación a tratar. Por ende, esta debe responder a las preguntas:
¿Qué suceso o tema es tratado en el informe?
¿Por qué se ha tratado esta situación?
¿Para qué o con qué objetivo se ha hecho esta investigación?
¿Con qué métodos o herramientas se ha elaborado la investigación?
 Desarrollo: Es la parte más importante del informe. Puede estar dividido por
partes en las que se describan los aspectos más importantes de la investigación.
 Además, debe explicar los métodos que se han seguido para obtener los
resultados y cómo se han utilizado.
 Conclusión: analiza de forma breve los resultados, haciendo un resumen de la
investigación y sugiriendo rumbos de acción a partir de los resultados obtenidos.
 Además, también es de suma importancia citar la bibliografía, en este se
pondrán las fuentes de la investigación. 

Recomendaciones generales:
 Redacta el informe de una forma objetiva.
 Menciona todos los datos posibles.
 Sé organizado.
 Describe con detalle cada paso seguido.
 Cita las fuentes de información que has consultado.
 Escribe párrafos cortos, claros, precisos y concretos.
 Expone la información de forma precisa.

Resumen del evento

En un resumen ha de aparecer la información más importante y clave para la
interpretación del mismo, de este modo el lector es capaz de juzgarlo rápidamente.

Elementos que componen un resumen

Esencialmente un resumen debe constar de una serie de elementos bien definidos,
aunque sea en un modo muy simplificado y sin dar demasiado detalle:
 El objeto de estudio, el elemento clave en la cual se va a base el estudio,
 Justificación, en el que se explica el porqué del estudio realizado. Cuáles son las
razones por las que se va a llevar a cabo el estudio.
 Los antecedentes o las teorías previas sostenidas que apoyan o contradicen la
finalidad del estudio.
 Descripción de la metodología que ha sido empleada para la investigación.
 Los resultados obtenidos durante la investigación
 Las conclusiones a las cuales se han alcanzado fruto de la investigación
En definitiva, un resumen debe sintetizar el argumento de la ponencia, contextualizar el
tema del cual trata el trabajo de investigación en el marco científico en el cual se
desarrolla el evento para cual se presenta. Además, debe indicar su relevancia para
una audiencia tanto nacional como internacional, y establecer su base teórica o
empírica.
Emplear frases claras y breves, evitando expresiones locales, sobre todo si el resumen
va ser presentado en un evento internacional, puesto que puede que no sean
comprendidas por algunos de los lectores.
Evitar el uso de las abreviaciones o acrónimos, con excepción de aquellas abreviaturas
aceptadas universalmente. En el caso de que el uso de las mismas sea necesarias,
debe de ser definidas la primera vez que aparecen en el abstract.
Pedir a una persona de confianza y que no sea involucrada en el estudio que lea el
resumen y que intente comprender la idea central que se quiere transmitir con el
mismo. De este modo, el autor del resumen puede hacerse una idea de si la
información proporcionada en el abstract representa correctamente el contenido del
trabajo realizado. Ello también le proporcionará críticas constructivas que le pueden
ayudar a mejorarlo.

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