Diseño Plan Modelo Mantenimiento Edificios ICE

Diseño de un Plan
Modelo de Mantenimiento
para Edificios del ICE
Abstract Resumen
This document contains the procedures Se presentan en este documento los

used to design a Model Maintenance Plan for procedimientos utilizados para diseñar un Plan
buildings of the Instituto Costarricense de Modelo de Mantenimiento para edificios del
Electricidad (ICE). Instituto Costarricense de Electricidad (ICE).
The goal of this project is to document El objetivo de este proyecto es
the tools used to plan the building maintenance. It documentar las herramientas utilizadas para
is expected that the proposed design could be planificar el mantenimiento de edificios. Se
emulated and applied to other buildings. The espera que el diseño propuesto pueda ser
functionability of the system elaborated was emulado y aplicado a otros edificios del ICE. Para
based on the “Torre Z” building, which consists of demostrar el funcionamiento se toma como base
4 409 m2 of construction. It is located in San el edificio “Torre Z”, el cual consta de 4 409 m2 de
Pedro of Montes Oca, San Jose and houses construcción. Se ubica en zona de San Pedro de
administrative offices of the Division of Services Montes de Oca, San José y alberga oficinas
and Security Division of the ICE, in particular. administrativas de la División de Servicios y
The maintenance plan was focused in the División de Seguridad del ICE principalmente.
inclusion of preventive maintenance to a system El plan estaba enfocado en integrar el
that works totally corrective and in creating a tool mantenimiento preventivo a un sistema donde se
that allows the creation of historical maintenance trabaja de forma correctiva, además se centra en
records. crear una herramienta que permita generar
By means of maintenance cycles guides, históricos de mantenimiento.
periodic inspections, programmed interventions Mediante guías de ciclos de
and a system of database generation it is mantenimiento, inspecciones periódicas,
obtained a method to generate maintenance intervenciones programadas y un sistema
historical records (statistics). From these records generador de base de datos se obtuvo un método
it is possible to know the indexes of goods and para generar históricos de mantenimiento
services used to attend the needs of a building. (estadísticas). A partir de estos registros se
puede conocer los índices de bienes y servicios
Keywords: Maintenance, Buildings, utilizados para atender las necesidades de cada
Preventive, ICE. edificio.
Palabras clave: Mantenimiento, Edificios,

Preventivo, ICE.
Diseño de un Plan Modelo de
Mantenimiento para
Edificios del ICE
PABLO CAMACHO SALAZAR
Proyecto final de graduación para optar por el grado de

Licenciatura en Ingeniería en Construcción
Enero del 2009
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA

ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONSTRUCCIÓN
Contenido
PREFACIO .......................................................... 1
RESUMEN EJECUTIVO ..................................... 2
MARCO CONCEPTUAL ...................................... 5
METODOLOGÍA ................................................ 13
RESULTADOS .................................................. 16
ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS ................... 45
CONCLUSIONES .............................................. 49
RECOMENDACIONES ..................................... 51
APÉNDICES ...................................................... 52
ANEXOS............................................................ 53
REFERENCIAS ................................................. 54
4 DISEÑO DE UN PLAN MODELO DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS DEL ICE

Prefacio
La planificación del mantenimiento en edificios El objetivo de este proyecto es

puede evitar gastos innecesarios y pérdida de documentar la información y procedimientos
tiempo. Ya que la falta de esta implementación requeridos para establecer un plan de
conduce a edificios degradados prematuramente, mantenimiento preventivo/correctivo para
limitando así su vida útil y deteriorando la calidad edificios del ICE, tomando como base el edificio
de vida de quienes los habitan. “Torre Z”.
Es común encontrar que muchos Finalmente deseo agradecer a mis
administradores de edificios y jefes de padres por todo el apoyo incondicional brindado
mantenimiento trabajan únicamente de forma en los años de estudio y desarrollo de mi carrera.
correctiva, es decir realizando reparaciones A mis compañeros de casa Roosevelt por
solamente cuando se presentan fallas o el colaborar en todas las consultas realizadas que
deterioro de la estructura es avanzado, por ello el permitieron el avance y desarrollo de este
costo de realizar la actividad de reparación es proyecto. También agradecer a mi profesor guía
elevado, por eso se establecen los planes de el ingeniero Juan Carlos Coghi Montoya por
mantenimiento preventivo que permitan prever brindarme la dirección en la realización del
las fallas que puedan presentarse sin dejar de proyecto y ayuda en todas las consultas
lado que en algunos casos, se deberá trabajar de presentadas. A mi novia Tatiana por toda su
forma correctiva de todo modos. paciencia, ayuda y el apoyo brindado. A Esteban
La finalidad de este proyecto es brindarle Monge por la gran ayuda aportada en la
a la Dirección Administrativa de Bienes programación de Access. Finalmente agradecer a
Inmuebles (DABI) del ICE un documento técnico Dios por siempre darme la fortaleza para seguir
donde se muestren los procedimientos y adelante y por permitir el desarrollo de este
herramientas empleados para el diseño de un proyecto.
plan de mantenimiento, así obtener un modelo .
que se pueda emular y adaptar a los edificios que
administra.
La DABI es la encargada de velar por el
mantenimiento de los edificios del ICE,
actualmente no cuenta con un procedimiento
establecido que permita integrar mantenimiento
preventivo a los procesos de operación, además
nunca ha documentado los trabajos de
mantenimiento, por ello carece de registros
históricos. Resultado de esto es que no ha
establecido como calcular la cantidad de material
que requiere un edificio para cubrir sus
necesidades en el año.
El diseño del plan de mantenimiento se
enfocó en integrar procedimientos y herramientas
para implementar mantenimiento preventivo a los
edificios y generar históricos de mantenimiento
para así obtener índices de cantidad de material
que requiere un edificio para cubrir sus
necesidades.
DISEÑO DE UN PLAN MODELO DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS DEL ICE 1

Resumen ejecutivo
Un plan de mantenimiento (preventivo/correctivo) herramientas para planificar el mantenimiento
provee beneficios tanto a los usuarios del edificio están integradas en un sistema gestor de base de
como al encargado de administrar el datos. Para la realización de este proyecto se
mantenimiento, pues busca minimizar las fallas utiliza Microsoft Access. Éste permite realizar
prematuras de los elementos componentes de un consultas automatizadas de los reportes de
edificio, también anticipar que estas fallas se den mantenimiento y crear informes.
y poder atenderlas a tiempo. Para recopilar la información de las
El propósito de este informe es actividades de mantenimiento se elaboraron dos
documentar la base técnica, los procedimientos y tipos de formularios: uno para inspecciones y otro
herramientas necesarios para poner en marcha para intervenciones.
un plan de mantenimiento de edificios. Este plan Para que el plan de mantenimiento pueda
está enfocado para los edificios administrativos ser funcional se deben integrar todos los
del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE). procedimientos y herramientas de planificación
Se espera que el documento provea de como lo son las guías de ciclos de
un modelo para planificar y pueda ser emulado mantenimiento, inspecciones periódicas a los
por la Dirección Administrativa de Bienes elementos de un edificio y realizar intervenciones
Inmuebles (DABI) del ICE para adaptarlo y como resultado de un reporte de alguna
aplicarlo a los edificios que atiende. inspección. A su vez, estos reportes quedarán
Para lograr el diseño del plan de registrados en la base de datos para consultas
mantenimiento se debió realizar entrevistas con el posteriores.
personal involucrado en el mantenimiento de los El tema de planificación del
edificios. También se aplicaron entrevistas al mantenimiento puede ser de interés para que la
personal de mantenimiento de otras instituciones Escuela de Ingeniería en Construcción presente
como el Instituto Tecnológico de Costa Rica nuevos proyectos de investigación de este tema,
(ITCR), el Banco Nacional de Costa Rica (BNCR) pues existe poca documentación del tema
y la empresa Ingenierías Jorge Lizano y especialmente índices y estadísticas. Además
Asociados. Además se hizo una revisión actualmente el ritmo de la construcción ha
documental para proveer de base técnica a los empezado a disminuir debido a la crisis financiera
procedimientos y herramientas generados. actual, por lo que se debe dar mayor interés en
Para adaptar el plan de mantenimiento a conservar las edificaciones para que éstas
los edificios del ICE, se debe evaluar el método alcancen su vida útil de diseño.
de operar de la DABI, en este caso se evalúa el Además es de interés de la DABI obtener
Proceso de Ejecución Técnica del Servicio Zona un modelo con base técnica para transformar el
Sur. A partir de la evaluación y de una revisión modo de operación actual de atención de los
documental, se elabora una matriz de guías de edificios a uno que incluya planificación y
ciclos de mantenimiento preventivo. Esto se medidas preventivas.
obtiene de identificar deterioros y fallas más
comunes para la tipología de edificios del ICE,
tomando como base el edificio denominado
“Torre Z”.
Para resolver el conflicto que tiene la
DABI con respecto de la obtención de registros
históricos de mantenimiento, se crea una
herramienta para registrar los reportes de
mantenimiento de cada edificio y puedan ser
consultados de forma ágil y automatizada. Las

Introducción
En el 2002 la Sección de Mantenimiento del ICE mantenimiento preventivo1. El administrador de

que en ese momento se llamaba Oficina de edificios debe sopesar la cantidad de
Construcción y Mantenimiento de Edificios mantenimiento preventivo y correctivo brindada,
Amplía su alcance y se transforma en la porque, si bien es cierto, el costo de reparar
Dirección Administrativa de Bienes Inmuebles anticipadamente una falla es menor, el gasto
(DABI). Se crea para dotar al ICE de los bienes incurrido en la inversión de trabajar
inmuebles de uso general requerido para el preventivamente puede llegar a ser mayor a
2
desarrollo de su gestión, también optimizar el uso operar correctivamente .
del espacio físico de los inmuebles con una Para llevar a cabo un sistema de
estandarización de áreas y materiales, gestionar planificación se debe crear los procedimientos y
el desarrollo, ordenamiento y mantenimiento de herramientas necesarios para medir el
las edificaciones y terrenos propios arrendados comportamiento de un edificio. Para ello se
por el ICE. Por ello su función es atender las requiere de inspecciones periódicas, y a partir de
remodelaciones y solicitudes de mantenimiento ellas realizar las intervenciones requeridas
de los edificios administrativos y comerciales del (reparaciones, sustituciones, renovaciones y
ICE. Actualmente esta Dirección no ha podido limpieza). Es importante que
llevar a cabo un método que permita planificar el independientemente, de si una intervención se
mantenimiento de la infraestructura de los haya planificado o no, ésta se registre en una
edificios, esto ha repercutido en los cálculos de base de datos, para así generar registros
los presupuestos que requiere para operar, pues históricos de mantenimiento. Si éstos se llevan a
trabaja bajo el sistema del “día a día” cabo, a futuro se podrán obtener índices de la
(mantenimiento correctivo) por lo que debe cantidad de bienes y servicios demandados por
invertir más recursos en atender las estructuras cada edificio para cubrir sus necesidades de
pues este sistema conlleva mucha inversión de conservación, así poder estimar la cantidad y
tiempo y costo. monto requeridos para dar mantenimiento a las
Con el propósito de resolver el conflicto edificaciones.
que tiene la DABI para planificar el
mantenimiento se diseñó un plan de
mantenimiento (correctivo/preventivo). El Objetivo general
propósito es documentar la base técnica,
procedimientos y herramientas necesarios para
 Diseñar un plan de mantenimiento
implementar mantenimiento preventivo y generar
preventivo/correctivo que pueda servir de
registros históricos de mantenimiento de forma
modelo para que la DABI pueda emularlo.
integral.
Para realizar un plan de mantenimiento
se toman aspectos de mantenimiento preventivo Objetivos específicos
y correctivo, y el costo de oportunidad para
aplicar cada uno con el propósito de seleccionar  Identificar los principales elementos
el método menos costoso para atender las componentes de un edificio típico del ICE que
necesidades de cada edificio. La ley Sitter señala requieren de un mantenimiento preventivo y
que el mantenimiento correctivo puede llegar a la frecuencia con que debe dársele.
ser cinco veces más costoso que el
1
Do Lago, 1997
2
Matulionis & Freitag, 1990

 Inventariar, evaluar y priorizar los elementos No se toma en cuenta la cuantificación de
considerados en el mantenimiento preventivo la mano de obra por tarea utilizada en las
y correctivo del edificio “Torre Z”. actividades de mantenimiento, debido a que un
 Identificar las principales estructuras que procedimiento para cuantificar representaría un
pueden deteriorarse o fallar según su costo de inversión mayor (lo cual no es rentable).
importancia para el uso normal de la Sin embargo, el método propuesto sí permite
edificación. registrar el tiempo empleado en las diferentes
 Elaborar una matriz con los ciclos de intervenciones requeridas.
mantenimiento preventivo recomendados
para la tipología de edificio seleccionado.
 Elaborar un método que permita identificar
las principales fallas y deterioros que se
darían en un edificio que permitan llevar un
control del comportamiento de éste.
 Establecer una estructura para realizar la
implementación de las actividades del plan.
 Elaborar un procedimiento que pueda
aproximar los costos anuales para el
mantenimiento de edificios del ICE.
Limitaciones
El plazo para el desarrollo de este documento no
permitió extender su alcance a otros edificios.
La DABI al no tener registros de
mantenimiento y procedimientos establecidos de
planificación de mantenimiento, dificultó de
manera considerable la obtención de información
del modo de operación.
El modelo sólo presenta los
procedimientos y herramientas necesarios para
obtener registros de mantenimiento, pues para
generar resultados reales de éstos se requiere un
plazo mínimo de un año para que los datos
obtenidos puedan servir para planificar el
mantenimiento.
Exclusiones
No se incluyen en el plan propuesto los equipos

que componen un edificio como ascensores,
plantas de emergencia, etc, pues el
mantenimiento de estos elementos por lo general
esta a cargo de una empresa subcontratada la
cual se encarga de brindar el mantenimiento
preventivo respectivo, además el método para
mantener estos equipos escapa al alcance y
enfoque de este informe.

Marco Conceptual
con la época de construcción y los materiales que

Definición de se emplearon en su ejecución. (Arencibia, 2008).
La planificación del mantenimiento en
Mantenimiento edificios puede evitar gastos innecesarios y
pérdida de tiempo, pues la falta de esta
implementación, conduce a edificios degradados
La definición de mantenimiento ha sido prematuramente, limitando su vida útil y
ampliamente desarrollada por diversos autores deteriorando la calidad de vida de sus ocupantes.
debido a que existe la necesidad de conservar y (Riccucci, 2003).
mantener no sólo las edificaciones sino todo El proceso de deterioro de una edificación
aquello que pueda deteriorarse dentro de su vida se debe a la interacción de ésta con el medio, ya
útil. Según una recopilación realizada por que éstas se ven degradadas por elementos
Arencibia (2008) se puede extraer que: ambientales como cambios de temperatura, luz
“El mantenimiento no es más que los solar, humedad ambiental, lluvia, además del uso
trabajos que deben realizarse de forma mismo a través del tiempo (Quintana, 2004).
cíclica para la atención de equipos y de Riccucci (2003) señala que un plan de
los elementos componentes de las mantenimiento es necesario debido a que es una
construcciones con el fin de subsanar actividad constante durante la vida útil del
sus deficiencias y mantener de manera edificio, pues estos se deterioran con el paso del
eficaz los servicios que brinden con tiempo, con el maltrato y la falta de conservación.
énfasis especial de aquellas partes que Para ello se requiere una metodología con
por su uso continuado o por su fundamento técnico que permita establecer un
ubicación se encuentran más expuestos uso sostenible de los edificios y se pueda ejercer
al deterioro” (Arencibia, 2008, un control real sobre su comportamiento.
Mantenimiento de Edificaciones, 3).
Lo anterior se refiere a todas aquellas
actividades y tareas que se deben realizar de
forma constante y rutinaria, para conservarlo Clasificación
en adecuadas condiciones que permiten que
cumpla su vida útil. Existen diversas formas de clasificar el
mantenimiento de edificaciones atendiendo a
factores como el tipo de obra, el propietario del
inmueble y el momento en que se realiza el
Conceptos mismo (Arencibia, 2008). La clasificación más
práctica es desde el punto de vista del momento
fundamentales que se realiza el mantenimiento y, en ella, se
puede incluir los demás. En esta el
mantenimiento de edificios se clasifica en dos, el
El mantenimiento es la tarea que garantiza la preventivo y el correctivo.
prolongación de la vida útil de las edificaciones, al
evitar que con el deterioro queden inutilizables.
Las características del mantenimiento y las
reparaciones están en función de la tipología de
la edificación en sí y se relaciona estrechamente

Mantenimiento Preventivo uso mismo de la estructura y a su interacción con
el medio ambiente.
El mantenimiento preventivo es una actividad
destinada a evitar gastos mayores en los
edificios, especialmente en aquellos casos donde
se han realizado grandes inversiones. Busca Importancia de
prevenir que se den fallas y deterioros en las
estructuras, cuyo costo de reparación es más
elevado una vez que se presenten. También el
planificar
mantenimiento preventivo busca alargar la vida Un plan de mantenimiento (preventivo/correctivo)
útil de las obras civiles, y mejorar aspectos como para edificios provee beneficios para los usuarios
la estética y salubridad de las edificaciones. y propietarios de éste. Busca minimizar las fallas
(García, 2002). prematuras de los diferentes elementos
El objetivo del mantenimiento preventivo componentes de un edificio, protegiendo así la
es evitar que se produzcan fallas tempranas en inversión realizada. Prevenir fallas en la mayoría
los elementos que componen un edificio. Las de los casos es menos costoso que repararlas.
edificaciones pueden llegar a su vida útil Además implementando un plan ayuda a que los
esperada si se les brinda mantenimiento de forma distintos elementos del edificio alcancen su vida
adecuada, por tanto, es el principio fundamental útil de forma planificada. Por otro lado, una
en que se basa el mantenimiento preventivo. Es edificación bien conservada permite mantener
además el más recomendable, dado que trata de una imagen deseable de la empresa y contribuye
llevar una planificación integral que pueda hacer positivamente en la moral de los empleados
una asignación de recursos (mano de obra, (Matulionis & Freitag, 1990).
materiales, etc.) adecuada para conservarlo en Un edificio sin mantenimiento es
buen funcionamiento. En este sistema se trata de inseguro, por tanto, un plan de mantenimiento
llevar un proceso de inspecciones rutinarias y busca atacar las fallas y deterioros que
sistemáticas, además realizar algunas comprometen la seguridad del edificio y sus
correcciones menores que prevengan un ocupantes.
acelerado deterioro del inmueble (Matulionis & Una de las razones fundamentales por
Freitag, 1990). las cuales se debe realizar mantenimiento
planificado a los elementos que componen una
obra civil, son los gastos que genera, los cuales
Mantenimiento Correctivo repercuten en el presupuesto de operación del
inmueble. Arencibia (2008) señala que los costos
Por otro lado, el mantenimiento correctivo se de mantenimiento y uso de un edificio durante su
refiere a realizar acciones solamente cuando se vida útil pueden llegar a ser más importantes que
presentan fallas o el deterioro de la estructura es los de construcción o instalación, de hecho son
avanzado y se ha hecho visible (por lo general), más difíciles de prever pues en gran medida, el
causando molestias a los ocupantes del edificio, mantenimiento se hará de forma correctiva. La
además de que puede detener el uso normal de falta de mantenimiento de un inmueble
la infraestructura. ocasionará que a corto plazo deje de cumplir sus
En muchos de los casos el costo de funciones. Los costos de mantenimiento pueden
realizar la actividad de reparación o sustitución es disminuir conforme aumenta la planificación del
elevado, debido a que muchas de las mantenimiento. Estos costos pueden ser útiles en
correcciones que se realizan se pudieron prever y dos sentidos: evalúan los resultados internos de
evitar a tiempo, esto cuando el problema no tenía mantenimiento y comparan la inversión con los
mucha significancia. En resumen, el resultados obtenidos. Para conocer los costos de
mantenimiento correctivo se centra en atacar de mantenimiento se debe unir los conceptos
forma inmediata (por lo general) el problema administrativos y técnicos que expliquen el origen
cuando éste es visible o sus consecuencias se de los trabajos de mantenimiento, conocer
han hecho notorias. Esta acción no es planificada distribuciones internas, consumos puntuales,
sino que responde a una necesidad, producto del picos, partes intervenidas con frecuencia, causa

de fallas y encontrar la relación acción-causa- Fase de ejecución (construcción): Incluye toda
efecto. (Arencibia, 2008). medida fuera del proyecto, tomada durante la
Una demostración del grado de fase de construcción propiamente, se incluye la
relevancia que tienen los costos puede ser obra recién construida, implica un costo cinco
explicada con la “Ley de los cinco de Sitter”. Ésta veces superior al costo que representaría tomar
afirma que si se dividen las etapas de una medida equivalente en la fase de proyecto,
construcción y de uso de un edificio en cuatro para poder obtener el mismo nivel final de
períodos, que corresponden a las de etapas de protección, durabilidad o vida útil de la estructura.
diseño, la ejecución, mantenimiento preventivo (Do Lago, 1997).
efectuado antes de los tres primeros años y al
mantenimiento correctivo efectuado Fase de mantenimiento preventivo: Se refiere a
posteriormente al surgimiento de problemas, a toda medida tomada con antelación y previsión,
cada uno le corresponderá un costo que sigue durante el período de uso y mantenimiento de la
una progresión geométrica de razón cinco, como estructura. Se le asocia un costo cinco veces
lo muestra la Figura 1 (Do Lago, 1997). menor que aquel necesario para la corrección de
los problemas generados a partir de una
intervención no preventiva. A su vez, está
asociada a un costo 25 veces superior a aquel
que habría ocasionado una decisión de proyecto
para la obtención de mismo “grado” de protección
y durabilidad de la estructura (Do Lago, 1997).
Fase de mantenimiento correctivo: En este

periodo se encuentran los trabajos de reparación,
refuerzo y protección de las estructuras que ya
perdieron su vida útil de proyecto y presentan
manifestaciones patológicas, o sea, corrección de
problemas evidentes. A estas actividades se
puede asociar un costo 125 veces superior al
costo de las medidas que podrían y deberían
haber sido contempladas en la fase de diseño
que resultarían en el mismo nivel de durabilidad y
protección (Do Lago, 1997).
La ley de Sitter como lo expresa Do Lago
(1997) explica que el hecho de aplazar una
intervención significa aumentar los costos
directos en progresión geométrica de razón 5. Si
bien es cierto, las fases de diseño y construcción
Figura 1. Ley de evolución de los costos de Sitter. (Do Lago, no están directamente relacionadas con el uso y
1997).
mantenimiento de una edificación, sí destaca la
importancia que tiene el hecho de realizar
Fase de proyecto (diseño): Ésta se refiere a
acciones planificadas a tiempo. Pues generan
toda medida tomada a nivel de diseño con el
una disminución de gastos de operación y evitan
objetivo de aumentar la protección y la
que se desperdicie tiempo.
durabilidad de la estructura, como por ejemplo:
Los administradores de edificios y jefes
aumentar el espesor del recubrimiento de la
de mantenimiento usualmente no están en
armadura de refuerzo, reducir la relación
conocimiento del potencial real que tiene
agua/cemento del concreto, especificar
estructurar e implementar un plan de
tratamientos protectores superficiales, escoger
mantenimiento de forma efectiva (Matulionis &
detalles constructivos adecuados, entre otros.,
Freitag, 1990). Además es frecuente encontrar
esto implica un costo que puede ser asociado a
que simplemente se está de acuerdo con el
una unidad (1). (Do Lago, 1997).
presupuesto total asignado anualmente para el
mantenimiento de las edificaciones, sin que éste

haya realizado una evaluación técnica del estado programa de mantenimiento. Esto se evita si este
de los bienes de los cuales es responsable o está bien organizado y documentado.
hecho una división de las actividades que son Existen algunos puntos que se deben
vitales para conservar la integridad estructural. Si tomar en cuenta para estructurar el plan, estos
se hace puede justificar la concesión de un incluyen la revisión del grado de capacitación del
presupuesto aceptable acorde con las personal, qué áreas del inmueble son más
necesidades de la infraestructura, lo cual es susceptibles al deterioro, qué elementos del
deseable. (Miles, 1978). edificio son alta prioridad y establecer los
Los procedimientos de un plan de objetivos que se quieren alcanzar con el plan.
mantenimiento son aplicables a todos los Para desarrollar efectivamente un plan de
elementos componentes de la estructura del mantenimiento se debe seleccionar al
edificio, a los sistemas de ventilación y aire administrador del mantenimiento de los edificios,
acondicionado, eléctrico, mecánico, entre otros. quien debe ser experimentado, responsable y con
Si se monitorea el funcionamiento de estos criterio suficiente para desarrollar el plan.
sistemas y se detiene su degradación antes que (Matulionis & Freitag, 1990).
la falla esperada ocurra, se puede obtener un El primer paso para plantear
ahorro considerable de costos (Matulionis & adecuadamente un plan de mantenimiento de un
Freitag, 1990). edificio es conocer su uso y los elementos con
que está compuesto. Durante esta etapa es
importante obtener, los planos actualizados, así
como los registros de las reparaciones realizadas
Estructura de un si se tuviera registro de ello o si se han realizado.
Esto debido a que permite al desarrollador del
plan de plan darse una idea del comportamiento de la
estructura durante su periodo de uso. Este
estudio preliminar puede indicar qué elementos
mantenimiento de la estructura están deteriorándose y con qué
frecuencia. Además puede revelar cómo se han
Un plan de mantenimiento de edificios se refiere a venido tratando las fallas conforme éstas han
establecer procedimientos normalizados para aparecido. Una buena aproximación para
administrar las acciones, ya sean preventivas o empezar un plan de mantenimiento es rectificar
correctivas de un inmueble o grupo de éstos, con los problemas (si los hubiera) causados por
el propósito de atender mejor las necesidades defectos de diseño y construcción. Lo más
que presentan los elementos componentes de un deseable sería realizar una inspección final del
edificio. Para que el plan sea efectivo, debe ser proyecto una vez terminado, en busca de
continuo. El comportamiento de los sistemas del identificar aquellos elementos que tienen una
edificio y equipo deben ser monitoreados y degradación potencial arriba de la normal y
documentados continuamente. Los registros de realizar las modificaciones necesarias (Matulionis
mantenimiento proporcionan continuidad y & Freitag, 1990). Por lo general, esta inspección
dirección. (Matulionis & Freitag, 1990). no se realiza cuando la obra es terminada; sin
Desarrollar los registros de inspecciones embargo, si se desea establecer un plan de
e intervenciones lleva tiempo, así se debe mantenimiento adecuado a la edificación, debe
comenzar a registrar la información desde que se realizarse una inspección general (un
implementa la primera actividad del plan. La diagnóstico) del edificio donde se desea
continuidad depende también de la habilidad de implementar, el propósito de hacer esto es
la organización para obtener mano de obra realizar las reparaciones que permitan corregir las
calificada y administración capaz. Esto debido a fallas y el deterioro avanzado de los sistemas que
que si la información de un edificio no es lo componen.
registrada, si no que se designa a la memoria de
algunos individuos involucrados en las
actividades de mantenimiento, esta información
puede llegar a perderse y crear vacíos en el

 El grado de deterioro de un elemento en
Inspecciones 
el cual debe ser reparado.
El grado de deterioro en el cual un
Medir el comportamiento de un edificio es clave elemento debe ser sustituido.
en una buena administración de mantenimiento,
debido a que ingenieros y administradores Para especificar estos puntos es
dependen de datos (números) para trabajar. necesario establecer formularios que faciliten
Aquellas actividades que no son medidas estas inspecciones. Pueden ser elaborados por el
tienden a subestimarse (ya sea porque se piensa administrador de edificios si cuenta con la
que no pueden ser medidas o no vale la pena experiencia suficiente para ello y si se ocupara
hacerlo). Esto es lógico pues las actividades asistencia, se puede consultar guías y manuales
deben ser medibles si la planificación requiere ser que provean las directrices adecuadas para
cuantificada y las acciones monitoreadas y realizarlo.
evaluadas (Miles, 1978). Para diagnosticar el Independientemente de quien realice la
comportamiento de un edificio se deben realizar inspección, este debe ser capaz de seguir los
inspecciones con cierta periodicidad. Para procedimientos de inspección establecidos por el
hacerlo ha de establecer una guía para realizar administrador del edificio.
estas inspecciones con el fin de evitar que se Los procedimientos de inspección pueden
hagan al azar o algún elemento quede por fuera ser de interés para el personal propio de la
de la inspección. El administrador de empresa. Sin embargo, cualquier consultor
mantenimiento debe siempre procurar conservar externo debe ser capaz de seguir los
los estándares de mantenimiento y reparaciones procedimientos de inspección establecidos por la
lo más uniformes posible. La primera limitación empresa interesada, estos deben ser específicos
con la cual se debe lidiar es la diversidad de y claros. Preparar procedimientos detallados de
problemas que pueden causar que los materiales inspección puede generar una inversión de
componentes de un edificio comiencen a tiempo considerable, pero una vez establecidas
deteriorarse. Éstos incluyen las condiciones las instrucciones específicas son de gran ayuda y
climáticas, contaminación, ataque de insectos, requieren de una inversión de tiempo adicional
rayos ultravioleta, etc. Estos agentes rara vez menor a la inicial. (Matulionis & Freitag, 1990).
dañan un edificio de forma uniforme, peor si se le
suma el hecho de que los ocupantes hacen uso
del mismo de formas muy distintas. Es por eso
que los planes de mantenimiento y el Guías de ciclos de
presupuesto que es calculado a partir de ello, no
puede ser rígido, de ser necesario, el
administrador debe reestructurarlo y los recursos
mantenimiento
asignados con el fin adaptar el plan a las
Con el propósito de facilitar las inspecciones y
necesidades reales de la edificación (Miles,
que éstas se realicen como una actividad
1978).
uniforme y estandarizada, se requiere de guías
Para hacer esto la labor del administrador
de mantenimiento de los elementos componentes
de mantenimiento debe estar enfocada en
de un edificio que son de común deterioro. En
planear sistemáticamente las inspecciones de los
ellas se debe indicar la frecuencia recomendada
edificios de los cuales es responsable. Existen
con qué los elementos deben inspeccionarse o
cinco puntos claves que deberían especificarse
sustituirse, según sea el requerimiento. Por lo
en las inspecciones (Miles, 1978):
general, el administrador de edificios tiene algún
conocimiento de las frecuencias con que deben
 La frecuencia con que un edificio debe
inspeccionarse los diferentes elementos de un
inspeccionarse.
edificio. Existen además guías, manuales y textos
 Los elementos que deben que puede ayudar a establecer estos ciclos si no
inspeccionarse. se está seguro de como hacerlo. Por ejemplo, los
 El tipo de mantenimiento por realizar muros de mampostería generalmente se
como resultado de la inspección. inspeccionan una vez al año. Otros elementos

con mayor frecuencia debido al deterioro que La ventaja de establecer un sistema de registro y
presentan o por algún requerimiento de seguros. consulta de información, es que a partir de este
Una vez establecida una guía de ciclos de se puede establecer un punto de control para
mantenimiento se puede cambiar las frecuencias monitorear el progreso del plan de
dependiendo de las prioridades o en respuesta al mantenimiento. Cuando se ha cumplido algún
desarrollo de algún deterioro (Matulionis & objetivo del plan, debe registrarse. El soporte
Freitag, 1990). administrativo de un plan de mantenimiento
Los formularios de inspección, las depende de que se documente correctamente la
órdenes de trabajo (intervenciones) generadas a información. El administrador del edificio debe
partir de éstos y los ciclos de mantenimiento son supervisar y evaluar continuamente las labores
parte de la gestión de un plan de mantenimiento. del plan y debe verificar que el trabajo de campo
En ocasiones pueden ser la causa de que falle, reportado haya sido completado para que sea
pues demasiados formularios o mal elaborados ingresado en la base de datos. Además, la base
hacen que el proceso sea innecesariamente de datos permite consultar aquellos elementos
complejo para el personal. Éstos deben ser que requieren de acciones correctivas o
simples y flexibles para que puedan ser usados actividades frecuentes de mantenimiento, esto
fácilmente por el personal (Matulionis & Freitag, con el fin de que se pueda retroalimentar el plan y
1990). practicarle mejoras (Matulionis & Freitag, 1990).
Sistema de registro Métodos para

y consulta de ejecutar planes de
información mantenimiento
Toda la información obtenida de inspecciones, Dentro de una organización existen tres formas
intervenciones, actividades de mantenimiento para ejecutar planes de mantenimiento para
periódicas y las frecuencias de mantenimiento edificios: la primera es utilizando recursos propios
deben almacenarse en un formato accesible. de la organización, la segunda es mediante
Éste puede se tan simple como archivar en contrataciones externas y la tercera es la
carpetas todos los registros de mantenimiento combinación de las anteriores (ver Cuadro 1).
efectuados, hasta crear un sistema El método más eficiente para ejecutar el plan es
computarizado de registro y consulta. Para aquel donde se obtiene la productividad más alta.
proyectos pequeños un sistema manual puede La utilización de estos métodos será consultada y
funcionar efectivamente, para proyectos más decidida de forma óptima tomando en
grandes es necesario utilizar un sistema consideración el tiempo y el costo mismo,
computarizado. Además posee la ventaja de que además de las limitaciones propias de la
agiliza el procedimiento de registro y consulta de organización (Hegazy, 2006).
información, se le puede dar mejor seguimiento y
control a éste. (Matulionis & Freitag, 1990). Lo
ideal es crear un sistema computarizado, se
puede lograr elaborando una base de datos con
los registros generados del plan de
mantenimiento. Actualmente existen varios
sistemas gestores de bases de datos (SGBD),
entre los cuales se pueden citar algunos: Fox Pro,
MySQL, Oracle, Microsoft SQL Server, Microsoft
Access, entre otros.

CUADRO 1. MÉTODOS PARA EJECUTAR PLANES DE MANTENIMIENTO
Recursos propios Contrataciones externas Combinación de ambos
 Proyectos urgentes  Proyectos riesgosos  Para variedad de planes
 No hay tiempo para definir  Trabajos especializados de mantenimiento
Conveniente
alcances, redactar contratos y  Hay tiempo para definir  Grandes organizaciones

evaluar ofertas alcances, redactar
 Existe personal capacitado en contratos y evaluar ofertas
diseño y ejecución  No existe personal
capacitado en diseño y
ejecución
 Determinar el orden de  Determinar el orden de  Combina los retos de las
ejecución ejecución anteriores
 Estimar la cuadrilla necesaria  Administrar varias
 Programar las cuadrillas sin contrataciones
Retos
interrupción de trabajo  Coordinar entre los

 Administrar la carga de distintos equipos
trabajo de las cuadrillas involucrados
 Control del proyecto  Flujo de caja disponible
 Dificultad para administrar
cambios
 Excelente administración de  Excelente administración  Buena administración de
proyectos de contratos proyectos
Necesidades
 Una herramienta eficiente  Buena administración de  Buena administración de

para programar y controlar el proyectos contratos
proyecto  Una herramienta eficiente  Una herramienta
 Fuerza de trabajo flexible para administrar contratos, eficiente para los
flujo de caja y controlar el recursos propios y las
proyecto contrataciones externas
Fuente: (Hegazy, 2006)
que puede paralizar el trabajo de una sección del

Costo de inversión edificio (Matulionis & Freitag, 1990).
La interrelación de los costos de falla e
de mantenimiento inversión en mantenimiento preventivo y la
extensión de actividades de planificación se
muestran en la Figura 2. Ésta señala que cuanto
preventivo mayor sea la inversión de mantenimiento
preventivo, menos costosa es la corrección de
Muchos de los elementos componentes de un fallas y deterioros, hasta que llega un punto
edificio requieren de algunos años antes de ser donde el costo de planeamiento supera el costo
renovados, sustituidos o desechados. El costo del de reparación y sustitución. La tarea del
elemento incluye la inversión inicial de éste, así administrador de edificios es llegar a un punto
como los costos debido a los intereses de balance procurando siempre mantener los costos
préstamos, a la inflación, los impuestos y la al mínimo. Para establecer un punto balance se
ganancia perdida (costo de oportunidad) que debe asumir una vida útil del elemento evaluado,
pueden resultar de la falla del elemento, dado los costos que pueden incurrir, como inflación e
impuestos (Matulionis & Freitag, 1990).

Figura 2. Determinando el punto de equilibrio de mantenimiento preventivo. (Matulionis & Freitag, 1990).
Técnica “Justo a Aspectos Finales a

Tiempo” tomar en cuenta
El “Justo a Tiempo” es una técnica administrativa Es importante que una vez establecido un plan de
japonesa, que comenzó a ser usada en 1970 por mantenimiento, el administrador pueda demostrar
la empresa Toyota. con datos el alcance y los beneficios obtenidos
El objetivo de esta técnica es producir el con su implementación. Lo que típicamente se
mínimo número de unidades en las menores puede esperar es que el 80% de los problemas
cantidades posibles y en el último momento de un edificio son causados por un 20% de los
posible, eliminando así la existencia de elementos que los componen. Si se escoge
inventarios. (Hay, 2005). trabajar preventivamente algún elemento del
Esta técnica puede ser aplicada para la grupo del 20%, el administrador puede esperar
adquisición de materiales que ocupa un edificio una reducción de los problemas presentados.
para ser atendido en un lapso determinado de Un plan de mantenimiento eficiente
tiempo. requiere de una cuidadosa planeación,
Se puede generar contrataciones de organización e implementación. Para alcanzar los
“Justo a Tiempo” para proveer a un edificio de los beneficios de implementar uno, se debe asegurar
insumos necesarios, permitiendo así un ahorro en que los diferentes componentes del plan
los costos de almacenaje y deterioro de los funcionen de forma eficiente y armónica.
materiales. (Matulionis & Freitag, 1990).

Metodología
El diseño del plan modelo de mantenimiento para subdivide en varias subregiónes (San Pedro,
edificios administrativos del Instituto Cartago, Brunca y Atlántica) y además de varias
Costarricense de Electricidad (ICE), está áreas de apoyo. Cada coordinación de subregión
enfocado en crear los procedimientos y se encarga de la ejecución de los proyectos
herramientas necesarios para que se pueda (incluyendo el mantenimiento) de la región
poner en marcha un plan de mantenimiento correspondiente, mientras que las áreas de
preventivo/correctivo a los edificios y casas que apoyo tratan los asuntos administrativos y de
atiende la Dirección Administrativa de Bienes presupuesto.
Inmuebles (DABI), con el fin de que sea utilizado Durante la elaboración del plan de
como guía para emularlo y aplicarlo a mayor mantenimiento, paralelamente el Proceso de la
escala. Zona Sur se encontraba desarrollando un
Para efectos de ejemplificar el modo en proyecto de inventario de edificios con el fin de
que funciona el plan se tomó como base el crear un programa (software) que permitiera
edificio Torre Z, ubicado en Los Yoses de San consultar la cantidad y tipo de material que
Pedro de Montes de Oca en San José. Éste compone cada edificación. Además este
forma parte de un conjunto de edificios que programa contiene también información sobre las
conforman la Subregión de San Pedro, la cual es distribuciones de áreas útiles y comunes de las
atendida por el Proceso de Ejecución Técnica del edificaciones, y especificaciones de los equipos
Servicio Zona Sur, el cual es parte de la DABI. eléctricos y mecánicos de las instalaciones
Esta dirección esta compuesta por tres grandes El sistema de inventario es utilizado para
procesos los cuales se dividen la administración revisar los materiales civiles, eléctricos y de
de los edificios y terrenos utilizados por el ICE (ya cableado estructurado instalados en las
sean propios o arrendados) en todo el país. edificaciones. En este caso se verificó el de Torre
El primer paso para el elaborar el plan fue Z, el plan de mantenimiento se enfoca entonces
investigar el modo de operación del proceso en lo para que el sistema de inventario pueda servirle
se refiere al mantenimiento de los edificios, con el de complemento y se pueda aprovechar la
propósito de observar los procedimientos que se información del inventario como insumo del plan
realizan para atender las necesidades de un mismo.
edificio. Para ello se conversó con el personal del Por otro lado, con el propósito de
proceso, en especial con los coordinadores de las comprender qué otras herramientas e información
subregiones, quienes son los encargados de son necesarias para el diseño de un plan de
dirigir la ejecución de los trabajos de reparación y mantenimiento, se realizaron entrevistas con
remodelación principalmente. También se profesionales involucrados en esta actividad con
investigó el proceso administrativo que conlleva el objetivo de comparar los modos de operación y
el mantenimiento de los edificios de las funcionamiento, así éstos pudieran aportar ideas
subregiones, para ello se recopiló información de para estructurar el plan. Las entrevistas estaban
las actividades de mantenimiento cada subregión, enfocadas en obtener información sobre qué
como los informes de labores y gastos mensuales elementos son de común deterioro en una
(diciembre del 2007 a Junio del 2008). Lo anterior edificación, además de la frecuencia con que
con el propósito de observar si al edificio Torre Z deben establecerse los ciclos de mantenimiento,
se le habían hecho reparaciones o alguna así como las herramientas que se emplean para
modificación en la estructura. Por otro lado, se planificar el mantenimiento y los principales
estudió la estructura organizativa del proceso, problemas que enfrentan.
para el caso del Proceso de la Zona Sur se

Al ser el ICE una institución pública, se buscó de edificio utilizada por el ICE, con esto se
entrevistas con instituciones de este sector establecieron frecuencias recomendadas para
debido a que la manera de operación es similar inspecciones, limpieza y renovaciones como guía
en cierto modo, para ello se aplicaron entrevistas para la implementación del plan de
con personal del Departamento de Administración mantenimiento.
del Mantenimiento del Instituto Tecnológico de Con base en los ciclos de mantenimiento
Costa Rica y con la Oficina de Construcción y se elaboró un formulario para recopilar
Mantenimiento del Banco Nacional de Costa información sobre el estado de deterioro de los
Rica. De ellas se logran comprender las elementos que componen un edificio. Se
principales limitaciones y conflictos que enfrenta estructuró con el fin de que sea fácil de llenar por
el mantenimiento preventivo y la planificación del los inspectores a través de inspecciones visuales
mantenimiento. Por otro lado, con el fin obtener que permitan cuantificar el grado de deterioro de
un punto de vista del sector privado se realizó los distintos elementos. Para ello se investigó en
una entrevista también con personal de la la tipología encontrada, las fallas y deterioros
empresa Ingenierías Jorge Lizano & Asociados, más comunes y de mayor cuidado. Con realizar
ésta se dedica, entre otras actividades, al diseño inspecciones rutinarias se espera medir el
de planes de mantenimiento preventivo/correctivo comportamiento del deterioro de cada edificio,
para edificios. De esta entrevista se obtienen los para así tomar decisiones con respecto de las
requerimientos básicos de la estructura de un acciones de reparación, sustitución o renovación
plan de mantenimiento como por ejemplo la que requiera cada elemento, éstas deben
adaptación de inspecciones rutinarias para realizarse para anticipar la falla o evitar que el
analizar el comportamiento de cada edificio. deterioro alcance una etapa avanzada. Para ello
Una vez realizadas las entrevistas se también se crea un formulario para registrar las
analizan y documentan, para luego realizar una intervenciones que se requieran ya sea por
revisión documental de libros, revistas, tesis y resultado de una inspección realizada o por
artículos electrónicos que aportaran la base alguna solicitud de mantenimiento, con el
teórica para estructurar el plan de mantenimiento. propósito de cuantificar el volumen de
Una vez realizado esto se elaboran las guías de intervenciones realizadas a lo largo del año.
los ciclos de mantenimiento de los elementos de El hacerlo tiene dos propósitos por un
deterioro más comunes, para ello se investiga lado cuantificar las actividades que surgieron a
con personal de mantenimiento sobre los partir de solicitudes de mantenimiento para
síntomas de fallo y deterioro más frecuentes que analizar las causas de cada solicitud e incluirlas
se dan en los edificios del ICE. También se debió en las inspecciones para adaptarlas al
establecer la tipología de elementos (tipos de comportamiento real del edificio. El formulario de
pared, piso, cielos, etc) que componen un edificio intervenciones está adaptado para que se
ICE. Para ello se consultó conjuntamente el registren los materiales utilizados en la
sistema de inventario de edificios y las intervención así como la cantidad utilizada. El
especificaciones técnicas de los materiales objetivo es medir los materiales utilizados en los
utilizados en la remodelación y mantenimiento de diferentes elementos de cada edificio así como la
edificios, se obtuvieron de las especificaciones cantidad requerida en un año o algún otro
técnicas de una contratación externa que realizó período determinado. Realizarlo permite generar
otra dependencia del ICE para atender las estadísticas de los materiales por emplear para
necesidades de sus edificios, cabe destacar que cada edificio por año, por ello se puede preparar
esta dependencia no es atendida por la DABI. un presupuesto de los insumos que se ocuparán
Al evaluar el inventario y las para cada edificio en particular.
especificaciones técnicas se determinaron los Para brindar mayor funcionalidad al uso
principales elementos de deterioro que de las guías de mantenimiento y los formularios
componen los edificios adaptados para oficinas de inspecciones e intervenciones, así como que
administrativas del ICE. Para establecer las la información sea registrada y consultada con
frecuencias se tomó como base varios manuales facilidad, y dar seguimiento al plan de
de uso y mantenimiento de edificios, éstos se mantenimiento, se creó una de base de datos,
evaluaron y se realizó una síntesis de la integrando así todos formularios y guías en un
información, para luego adaptarlos a la tipología solo sistema que permita accesar a los registros

de forma ágil y automatizada. Para ello se utilizó
Microsoft Access el cual es un sistema gestor de
base de datos (SGBD), permite realizar diferentes
consultas con la información de los registros de la
base de datos y a partir de estos elaborar
informes. Con esta herramienta se logra un
método para obtener históricos de
mantenimiento, así como un procedimiento para
atender las edificaciones de forma más eficiente
en procura de administrar mejor los recursos, y
dar mayor seguimiento y control a las actividades
de mantenimiento.

Resultados
Parte del procedimiento para estructurar el plan

de mantenimiento propuesto se basó en
investigar la estructura y funcionamiento del
Evaluación del
Proceso de Ejecución Técnica del Servicio Zona
Sur de la Dirección Administrativa de Bienes
Proceso
Inmuebles (DABI). Este Proceso está dividido en
cuatro subregiones: San Pedro, Cartago, Brunca El procedimiento utilizado por el Proceso de la
y Atlántica (ver Figura 3). La función del Proceso Zona Sur para brindar mantenimiento es
es atender los edificios administrativos del ICE totalmente correctivo en lo que se refiere a
(como por ejemplo las agencias), ya sea propios atención de la infraestructura, sólo para la
o arrendados por concepto de uso. atención de equipos como ascensores, plantas
Entre los servicios que brinda se de emergencia, aires acondicionados, sistemas
encuentran los siguientes: contra incendio y UPS se aplica mantenimiento
preventivo, ya sea a cargo del o por
 Construcción de obra menor contrataciones externas. El Cuadro 2 presenta la
 Mantenimiento de la infraestructura y clasificación del mantenimiento brindado por el
equipos Proceso de la Zona Sur de la DABI.
 Acondicionamientos y distribuciones de
espacio Cuadro 2. TIPO DE MANTENIMIENTO
 Remodelaciones de la infraestructura REALIZADO
 Gestión de alquileres Mantenimiento Mantenimiento
 Pago de servicios públicos correctivo preventivo
 Gestión de servicios de limpieza  Infraestructura civil  Ascensores
 Instalación eléctrica  Plantas de
Proceso  Instalación emergencia
Zona Sur mecánica  Aires
 Cableado acondicionados
Subregión Subregión Subregión Subregión estructurado  Sistemas contra
Cartago San Pedro Brunca Atlántica incendio
Figura 3. División de las Subregiones que conforman el  UPS
Proceso de Ejecución Técnica Zona Sur de la DABI.
El procedimiento para la atención de las fallas y
A continuación, se detalla el procedimiento de deterioros se realiza con base en solicitudes de
operación empleado por el Proceso para atender mantenimiento a través del correo electrónico
los edificios de los cuales es responsable. institucional, el cual es el medio formal para
realizar dicha solicitud. Ésta es enviada al
coordinador de subregión correspondiente,
dependiendo de lo que indique la solicitud envía
el personal (cuadrilla) indicado a inspeccionar el
problema y repararlo si puede hacerlo de una
vez, sino debe reportar la situación encontrada y
definir los materiales, herramientas y

procedimiento necesarios para solucionar el encuentra el inventario de materiales para las
problema. actividades de atención de edificios. El material
Cada subregión posee materiales de las bodegas de los edificios proviene de los
almacenados de común deterioro como tubos de almacenes también. En caso de que en el
abasto, cacheras, sentaderos, tapas de inodoro, almacén no hubiere suficiente material, éste debe
lámparas incandescentes y fluorescentes, set del cotizarse y comprarse en el mercado. Para ello
tanque de inodoro, por citar algunos, en ciertos se requiere realizar una contratación de compra
de los edificios que atiende, principalmente de bienes y/o servicios, según sea la actividad
aquellos que demandan mucho mantenimiento. que se requiera realizar. El Cuadro 3 muestra los
Para reparaciones más grandes o que requieran montos a los que está sujeto el ICE para
de más material ha de solicitar una requisición de contrataciones, según la Ley de Contratación
material al almacén correspondiente, estos Administrativa.
almacenes son propiedad del ICE y en ellos se
CUADRO 3. MONTOS ESTABLECIDOS PARA CONTRATACIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS
Tipo de Contratación Monto (en colones)
Contratación Directa Hasta ¢42.300.000,00
Licitación Abreviada De ¢42.300.000,00 a ¢4.521.740.646,00
Licitación Pública A partir de ¢4.521.740.646,00
Fuente: (DABI, 2008)
Los conflictos que enfrenta la DABI es que no ha Como parte para mejorar la
podido convertir el procedimiento de administración de la información el Proceso de la
mantenimiento en una actividad planificada y Zona Sur, desarrolló un sistema de inventario de
normalizada porque las necesidades que edificios, consiste en crear una base de datos en
presenta la infraestructura se atienden conforme la cual se registra el inventario civil, eléctrico y de
se solicitan por los usuarios del edificio, por lo cableado estructurado de cada una, además este
que en repetidas ocasiones debido a la falta de contiene el detalle de áreas útiles, comunes y la
planeamiento, las fallas y deterioros presentados distribución de personal por departamento,
no han podido ser atendidos a tiempo y de forma planos del edificio y especificaciones de los
correcta, especialmente por falta de materiales equipos. El Cuadro 4 resume la forma de
para realizar reparaciones o sustituciones de operación actual del Proceso.
elementos, debido al retraso que produce realizar
los trámites de requisición de material.
A la DABI se le asigna anualmente un
presupuesto para operación. El monto destinado
para mantenimiento de los edificios es
aproximadamente un 15% del presupuesto, este
monto incluye el fondo de trabajo, cuyo propósito
es para pago de viáticos, servicios e imprevistos.
Sin embargo, debido a falta de planificación se ha
producido un exceso de uso de este fondo.
También actualmente no existen registros
históricos de mantenimiento, por lo cual no hay
estadísticas de la cantidad de material que
requiere una edificación para cubrir sus
necesidades. Para efectos de comprar material
en ocasiones, se ha tenido que comprar exceso
de éste.

CUADRO 4. OPERACIÓN ACTUAL DEL PROCESO
 Amplio personal técnico en diversas disciplinas.
 Se mantiene algunas existencias de materiales para atender necesidades inmediatas de la
Ventajas
infraestructura.
 Actualmente desarrollando el Sistema de Inventario de Edificios.
 Mantenimiento preventivo de equipos, especialmente por medio de contrataciones externas.
 Contrataciones externas de servicio limpieza de los edificios, esto permite una mejor atención de la
estructura.
 Exceso de uso del fondo de trabajo para realizar actividades de mantenimiento.
 Mantenimiento no planificado (falta de implementación de mantenimiento preventivo de la
infraestructura civil, instalaciones electromecánicas y cableado estructurado).
 Presupuesto de materiales para mantenimiento no es calculado con base en datos estadísticos.
Conflictos
 Carencia de registros históricos de mantenimiento.

 Atrasos en los proyectos por trámites de requisiciones y contrataciones (especialmente
licitaciones).
 No existe programación de actividades.
 Materiales almacenados en bodega durante mucho tiempo, no se pueden utilizar por deterioro de
éstos.
 Poco personal profesional a cargo de actividades que requieren de planificación y control con base
en criterio técnico.
 Implementación de procedimientos de mantenimiento preventivo.
Necesidades
 Herramienta para generar históricos de mantenimiento.

 Método para calcular el material utilizado por año para cada edificio por concepto de
mantenimiento de los diferentes elementos que lo componen.
 Estructura para coordinar las actividades de planificación.
Edificio Modelo
Para identificar los principales elementos
componentes de un edificio que habrán de ser
mantenidos con regularidad, se toma como base
el Edificio Torre Z (Figura 4). Éste reúne aspectos
típicos de la tipología de edificios atendidos por la
DABI. El inventario de esta edificación se
encuentra en el Anexo 1 de este informe. En el
Cuadro 5 se detallan los aspectos relevantes que
reúne el inmueble.
Figura 4. Edificio Torre Z.

CUADRO 5. CARACTERÍSTICAS DEL EDIFICIO TORRE Z
Estructura formada con marcos de concreto reforzado, con cerramientos de
Tipología: muro seco (gypsum) y ventanería de marcos de aluminio. El interior está
modulado con panelería para distribución de oficinas.
Área construcción: 4 409,00 m2
Área lote: 5 992,00 m2
Está adaptado para albergar oficinas administrativas principalmente de la
División de Servicios y la División de Seguridad del ICE y una porción de la
Uso:
planta baja fue cedida al Ministerio de Ambiente, Energía y
Telecomunicaciones.
Cantidad niveles Consta de seis pisos y dos sótanos.
Condición: El edificio es arrendado y aun le restan tres años de contrato.
Ubicación: Se ubica en Los Yoses de San Pedro.
CUADRO 6. ELEMENTOS
Guías de ciclos de IDENTIFICADOS
Ítem Elemento
mantenimiento 1 Paredes y acabados
2 Pisos
Para establecer las frecuencias de mantenimiento 3 Techo y red pluvial
se identificaron los principales elementos 4 Cielos
componentes de un edificio típico atendido por la 5 Estructuras de concreto reforzado
DABI que son de frecuente deterioro y, a su vez, 6 Puertas y ventanas
prioridad en caso de falla. Se tomó como base el 7 Red de agua potable
edificio Torre Z y se agregaron otros elementos
8 Grifería y loza sanitaria
comunes en la tipología de edificios para oficinas
9 Red sanitaria
administrativas del ICE. El Cuadro 6 muestra los
elementos identificados. Cada elemento integra Instalación eléctrica y de cableado
10
distintas estructuras. estructurado
Estos elementos son resultado de 11 Barandillas, rejas y persianas
agrupar varios tipos de elementos por categorías,
para facilitar las inspecciones e intervenciones
que se deban realizar. Los Cuadros 7 al 17
muestran las guías de mantenimiento elaboradas
para Torre Z y edificios ICE con condiciones
similares. En estos se incluyen los problemas
frecuentes y ciclos de mantenimiento preventivo
recomendado para cada elemento identificado.

CUADRO 7. GUÍAS DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS ICE
GUÍA DE MANTENIMIENTO PARA PAREDES Y ACABADOS

CICLOS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO RECOMENDADOS
Actividad Frecuencia Descripción
Revisión general del estado de conservación de las paredes (interiores e
exteriores) del edificio incluyendo las paredes livianas, se revisa la
aparición de grietas, fisuras, huecos, deformaciones, desgaste,
6 meses
humedad, manchas, suciedad, etc.; así como la condición del acabado
Inspeccionar
de estas como el repello, revestimientos, enchapes y pintura (según sea
el caso).
Inspección del estado de remates, cornisas, balcones y salientes de la
1 año
fachada.
Limpieza de las paredes y divisiones interiores.
6 meses
Limpiar Limpieza de banquinas, cornisas y demás acabados.
2 años Limpieza general de las paredes exteriores.
Sustitución de las láminas y/o paneles que presenten deterioro
avanzado.
Renovar 5 años Repintado de la protección de los elementos metálicos accesibles de la
fachada.
Repintado de las paredes (según deterioro que presente).
DETERIOROS Y FALLAS FRECUENTES
 Grietas/Fisuras en los bloques y en la sisas
Pared rígida  Bloques quebrados o con huecos
(Mampostería de  Suciedad
Bloques de  Manchas (Degradación química del concreto o del acero de refuerzo)
Concreto)  Focos de Humedad/Hongos
 Deformaciones (alineamiento de pared o desplome)
 Reventaduras de las láminas
 Grietas/Fisuras (especialmente en la juntas)
Paredes Livianas  Suciedad
(Gypsum,  Manchas
Fibrolit, Durock y  Focos de Humedad/Hongos
panelería)  Deformaciones (alineamiento de pared o desplome)
 Desgaste de las láminas
 Despegue de las láminas
 Repello: grietas y fisuras, manchas, despegue
Acabados de
 Revestimientos y enchapes: grietas y fisuras, suciedad, manchas, despegue
Pared
 Pintura: abombamientos, despegues, manchas, desconchados 

GUÍA DE MANTENIMIENTO PARA PISOS

Revisión general del estado de conservación de los diferentes tipos de
piso del edificio, se revisa la aparición de grietas, fisuras, huecos,
Inspeccionar 6 meses despegues, desgaste, humedad, manchas, ralladuras, suciedad, etc.
(según sea el caso). Así como el deterioro del rodapié y otros acabados de
piso.
Limpieza y cepillado con productos antimanchas del piso vinílico.
1 semana Limpieza y cepillado con aspirador del piso alfombrado.
Limpieza del rodapié
Limpiar
Encerado de los pisos cerámicos.
6 meses Limpieza con agua a presión del piso lujado.
Abrillantado del piso de terrazo.
 Grietas/Fisuras
Piso (vinílico, de  Despegue de piezas(a excepción del lujado) 
terrazo,  Suciedad
cerámico y  Manchas
lujado)  Rayaduras/Desgaste 
 Humedad (en el caso del vinílico)
 Despegue de alfombra
 Humedad
Piso alfombrado
 Suciedad/Manchas
 Rasgaduras/Deshilache
 Reventaduras
 Despegue
Rodapié (PVC,
Madera, Hule)
 Humedad/Hongos
 Rayaduras/Desgaste

GUÍA DE MANTENIMIENTO PARA TECHO Y RED PLUVIAL

Revisión de aparición de goteras y de detectarse alguna su reparación
debe ser inmediata (Especialmente en estación lluviosa). 
Revisión de deformaciones o pérdida de agua en las canoas y bajantes, de
3 meses detectarse alguna falla se debe reparar de inmediato (Especialmente en
estación lluviosa). 
Revisión de estancamiento en las limahoyas y canoas debido acumulación
Inspeccionar de hojas u otros, de presentarse se debe limpiar de inmediato.
Revisión general del estado de conservación del techo y red pluvial, revisar
la cubierta, limahoyas, limatones, botaguas, cumbreras, canoas, bajantes
6 meses pluviales y las cajas de registro, se debe realizar una inspección antes de
que comience la época lluviosa para realizar las intervenciones que se
requieren para preparar la estructura y otra finalizando con el propósito de
observar el desempeño de este.
Limpieza externa e interna de las láminas transparentes de la cubierta.
3 meses
Limpiar Limpieza de las canoas.
1 año Limpieza de la cubierta de techo.
1 año Revisión y resocado de los anclajes de láminas de cubierta y canoas.
Sustitución de canoas deterioradas.
Renovar
5 años Sustitución de los bajantes deformados o rotos.
Repintado de la cubierta de techo.
 Roturas u orificios.
 Corrosión.
 Láminas mal traslapadas.
 Láminas sueltas debido a una mala sujeción a los clavadores y tornillos desocados.
 Deformación/hundimiento de la cubierta.
Cubierta  Pintura: suciedad, manchas, hongos, humedad, desconchados.
 Roturas u orificios
 Corrosión
 Mal anclaje (en cuanto a las canoas y bajantes se puede dar el desacople de
Limahoyas, uniones)
Limatones,  Deformaciones
Canoas,  Pintura: suciedad, manchas, hongos, humedad, desconchados.
Cumbreras y  Estancamientos producidos por acumulación de hojas u otros (en el caso de las
Botaguas limahoyas y canoas)
 Mal funcionamiento
Cajas de registro  Filtraciones
pluvial  Resquebrajamiento

GUÍA DE MANTENIMIENTO PARA CIELOS

Revisión general del estado de conservación de los diferentes tipos de
cielos del edificio, se revisa la aparición de fisuras, huecos, láminas
desacomodadas, pandeo, goteras, humedad, manchas, etc. (según sea el
Inspeccionar 6 meses
caso) Así como el deterioro de las cornisas y otros acabados de cielo, de
presentar algunos de estos síntomas se debe proceder a su reparación
inmediata.
Sustitución de las láminas de cielo que muestren deterioro avanzado.
Renovar 5 años
Repintado de los cielos (según deterioro que presenten).
Cielo suspendido  Láminas desacomodadas
(fibra mineral)  Focos de humedad
Cielo de  Suciedad
fibromineral
 Manchas (principalmente debido goteras o filtraciones).
antifuego
(gypsum) Cielo  Pandeo de la estructura de sujeción del cielo 
de fibrocemento  Pintura: abombamientos, despegues, manchas, desconchados.
(fibrolit)
 Flechas (deformación)
Cielo de losa  Suciedad
(concreto
reforzado)  Manchas
 Focos de Humedad/Hongos
 Repello: grietas y fisuras, manchas, despegue u otros.
 Reventaduras
 Despegue
Cornisas  Suciedad/Manchas
 Focos Humedad
 Rayaduras/Desgaste

GUÍA DE MANTENIMIENTO PARA ESTRUCTURAS

DE CONCRETO REFORZADO
Revisión general del estado de conservación de los diferentes elementos
estructurales de concreto reforzado del edificio (columnas y vigas), se
revisa la aparición de fisuras, grietas, huecos, flechas, humedad,
1 año
manchas, degradación química, suciedad, etc. (según sea el caso). En la
Inspeccionar mayoría de los casos se debe consultar a un experto sobre las causas de
estos síntomas y las intervenciones por realizar.
5 años Revisar la resistencia del concreto. (Consultar a un experto).
10 años Inspección del recubrimiento del concreto de las barras de acero.
(Consultar a un experto).
Renovar 5 años Renovación de las juntas estructurales en las zonas de sellado que se
encuentren deterioradas.
 Flechas (deformación)
 Suciedad
Columnas y
 Manchas
Vigas (Corona,
banquina,  Focos de Humedad/Hongos.
medianera)  Repello: grietas y fisuras, manchas, despegue u otros)
 Acabados como revestimientos y enchapes: grietas y fisuras, suciedad, manchas,
etc.
 Pintura: abombamientos, despegues, manchas, desconchados.

GUÍA DE MANTENIMIENTO PARA PUERTAS Y VENTANAS

Revisión general del estado de conservación de los distintos tipos de puertas y
cerraduras del edificio, se revisa la aparición de golpes, hundimientos grietas,
huecos, desplomes, humedad, hongos, manchas, suciedad, efectividad de cierre,
etc (según sea el caso).
Revisión general del estado de conservación de los distintos tipos de ventanas
(incluye vidrios, celosías y marcos), se revisa la aparición de golpes, hundimientos,
rayaduras grietas, huecos, desplomes, humedad, hongos, manchas, suciedad,
mecanismos de cierre, etc. (según sea el caso).
1 mes Limpieza integral de superficies expuestas de puertas y ventanas.
Limpieza de los canales y las perforaciones de desagüe de las ventanas y de las
Limpiar guías de los cerramientos tipo corredizo.
6 meses
Limpieza con producto abrillantador de los acabados de acero inoxidable y
galvanizados.
Lubricación de bisagras, pivotes y los brazos hidráulicos.
3 meses Lubricación de los elementos móviles de las ventanas y herrajes de celosía.
Lubricación de las cerraduras de las puertas con polvo grafitado (no usar aceite o
grasa).
Renovación del sellado de los vidrios con los marcos de las puertas.
Renovar Sustitución de las cerraduras fatigadas.
Pulido de las rayaduras y los golpes de las ventanas y del aluminio lacado.
5 años Renovación de los acabados (pintura, lacados y barnizados) de las puertas (según
sea el caso).
Renovación del tratamiento contra los insectos y los hongos de las puertas y
marcos de madera (según sea el caso).
Renovación del sellado de los marcos con la fachada.
 Deformación (Golpes, Hundimiento, etc).
Puerta de madera
sólida Puerta de
madera liviana  Suciedad/Manchas
(plywood,  Rayaduras/Desgaste
melamina,  Mal anclaje del marco de madera, aluminio o metal.
fibrocartón) Puerta
de marco de  Mal funcionamiento del cierre y de tope de las puertas.
aluminio y vidrio  Corrosión, y mal alineamiento de las bisagras).
Puerta metálica  Cerraduras fatigadas
Puerta de  Mal funcionamiento del brazo hidráulico
emergencia
 Mal ajuste del vidrio al marco, desajuste de la venilla(para la puerta de vidrio y aluminio)
Ventanas con
marco de madera  Rayaduras/Desgaste
Ventanas con  Vidrios quebrados o faltantes
marco de aluminio  Paletas quebradas o faltantes (celosías)
 Deterioro del herraje de las celosías y comprobación del mecanismo de cierre.

GUÍA DE MANTENIMIENTO PARA LA RED DE AGUA POTABLE

Revisión del estado del depósito de agua (si hay) se realiza detección de
fugas, además el vaciado y limpieza de éste, medición de la capacidad
efectiva del depósito de agua.
Revisión de la condición de las llaves de paso y chorro y demás válvulas y
accesorios componentes de la red, comprobación de apertura y cierre y
3 meses detección de fugas, ante desperfectos reparación o sustitución inmediata.
Revisión de las válvulas reductoras de presión, se debe comprobar el
funcionamiento de regulación.
Comprobar el funcionamiento de la red de suministro contra incendios.
Inspeccionar
Comprobar el funcionamiento del sistema hidroneumático (bombas, tanque
hidroneumático, etc).
Revisión general del estado de conservación y funcionamiento de la red de
suministro de agua potable, se revisan las tuberías, válvulas y accesorios
6 meses expuestos (visibles) con el propósito de detectar fugas y roturas, revisar los
anclajes y deterioro general.
Revisión de las tapas de concreto de las cajas de registro, posible
sustitución si se encuentran en mal estado.
1 año Realizar prueba de funcionamiento de las llaves de corte.
Limpiar las llaves de paso y lubricación del vástago. Si hay fugas en el
vástago cambiar la empaquetadura.
Limpiar 1 año Limpieza de las cajas de registro.
Limpieza de la red de agua potable debido a sedimentos producidos por el
agua e incrustaciones internas (Consultar a un experto).
Renovar 5 años Sustitución de llaves de paso, llaves de corte, válvulas de reductoras de
presión degradadas.
 Rotura de tubos
 Fugas
 Deterioro de los anclajes de las tubería expuesta
 Mal funcionamiento de las llaves de paso, llaves de chorro y demás válvulas y
Red de Agua
accesorios.
Potable
 Condición de otras válvulas y accesorios
 Suciedad en el tanque de almacenamiento de agua potable.
 Presión de suministro insuficiente
 Mal funcionamiento de la bomba(s) y el sistema hidroneumático.

GUÍA DE MANTENIMIENTO PARA GRIFERÍA Y LOZA SANITARIA

Revisar tapas de inodoro y sentaderos, ante rotura sustitución inmediata.
1 mes Comprobar el funcionamiento de todas las piezas de los inodoros,
inspección del tanque de agua.
Inspeccionar Revisión general del estado de conservación y funcionamiento de la
3 meses grifería y la loza sanitaria, se revisan las inodoros, mingitorios, lavatorios,
fregaderos, pilas y todos sus componentes con el propósito de detectar
fugas, roturas, manchas, suciedad, revisar los anclajes y deterioro general.
Limpiar 1 día Limpieza y desinfección de los lavatorios, orinales, inodoros, portarrollos y
toalleros.
Sustitución general de llaves de control, tubos de abasto, cacheras,
Renovar 5 años sifones, sentadero y tapas de inodoro por degradación de uso.
Sustitución general de los espejos por deterioro.
 Apariencia general, presencia de manchas, suciedad, rayadura del vitrificado u otros
 Rotura/fisuras
 Mal funcionamiento del sifón (Deterioro, fugas)
Lavatorios y  Mal funcionamiento de la llave de control (Deterioro, fugas)
Fregaderos/Pilas  Mal funcionamiento del tubo de abasto (Deterioro, fugas)
 Mal funcionamiento de las cachera (Rotura, fugas)
 Mal funcionamiento del desagüe (Deterioro, fugas) 
 Deterioro de los anclajes de los lavatorios.
 Rotura/fisuras
Mingitorios  Deterioro de los anclajes de los lavatorios.
 Fugas
 Fluxómetro: deterioro y mal funcionamiento.
 Rotura
 Deterioro de los anclajes (elementos de fijación inodoro-piso y inodoro-tanque)
Inodoros  Mal funcionamiento de la válvula de entrada

 Mal funcionamiento de la llave de control (Deterioro, fugas)
 Mal funcionamiento del tubo de abasto (Deterioro, fugas)
 Asiento y tapadera: suciedad, rotura, despegue u otros.
 Mal funcionamiento y deterioro del set de tanque del inodoro

GUÍA DE MANTENIMIENTO PARA RED SANITARIA

Revisión general del estado de conservación y funcionamiento de los
colectores, bajantes, cajas de registro, arquetas, trampas de grasa, con el
propósito de detectar fugas y roturas, revisar los anclajes y deterioro
general.
6 meses Limpieza de arquetas, trampa de grasa y cajas de registro.
Limpiar
1 año Limpieza del tanque séptico y drenajes.
Renovar 5 años Sustitución de los sumideros, bajantes y tuberías degradados.
 Rotura de tubos.
 Fugas.
 Deterioro de los anclajes de la tubería expuesta.
Red sanitaria  Mal funcionamiento y deterioro de la trampa de grasa.
 Mal funcionamiento y deterioro de las cajas de registro.
 Mal funcionamiento y deterioro de las arquetas.
 Mal del funcionamiento del tanque séptico y drenajes (Fugas, malos olores).

GUÍA DE MANTENIMIENTO PARA INSTALACIÓN ELECTRICA

Y CABLEADO ESTRUCTURADO
Revisión del estado y funcionalidad de los interruptores y tomacorrientes,
en caso de rotura o deterioro sustitución inmediata.
Revisión de luminarias fluorescentes, detección de iluminación oscilante
1 mes o fundida, roturas y sujeción, en caso de presentarse sustitución
inmediata.
Revisión de lámparas incandescentes (interiores y exteriores) y
fotoceldas, detección lámparas fundidas, rotura y sujeción, en caso de
presentarse sustitución inmediata.
Verificación del estado de las conexiones de las líneas de distribución
principal y secundaria, verificación de la continuidad eléctrica de la línea.
Inspeccionar En caso de deterioro reparación o sustitución inmediata.
1 año Revisión del estado y funcionamiento del tablero de distribución eléctrica.
Revisión del estado de las conexiones que se encuentran a la intemperie,
en caso de deterioro o mal funcionamiento reparaciones inmediatas.
Revisión general de la instalación de salidas de voz y datos, además de
la canaleta y el ducto de cableado.
Comprobación de las intensidades nominales de la instalación en
5 años
relación con la sección de los ductos y revisión del correcto
funcionamiento de los mecanismos de protección de las líneas.
Revisión del estado y funcionamiento de la red de puesta a tierra.
Limpieza de los apagadores, tomacorrientes y lámparas en general.
6 meses
Limpiar Limpieza de los rótulos y de la iluminación.
1 año Desmontaje y limpieza de los difusores de las lámparas fluorescentes.
Sustitución general de los tubos fluorescentes, balastros y demás
componentes de las luminarias fluorescentes que presenten deterioro.
Renovar 5 años
Sustitución general de las lámparas incandescentes (interiores y
exteriores) y fotoceldas.
 Rotura, despegue y suciedad de los apagadores.
 Rotura y despegue de los Plafones.
 Luminarias Incandescentes fundidas
Iluminación  Tubos fluorescentes fundidos
 Balastros fundidos o en mal funcionamiento.
 Rotura y mala sujeción lámparas fluorescentes e incandescentes.
 Rotura, fundición y mala sujeción de las Fotoceldas.
 Mal funcionamiento, rotura y suciedad de los tomacorrientes.
Instalación  Deterioro del anclaje ducto metálico para cableado estructurado.
Eléctrica y  Rotura, focos de humedad y mala sujeción de la canaleta.
Cableado  Mal funcionamiento, rotura y suciedad de las salidas de voz y datos.
Estructurado  Rasgos de sobrecalentamiento, deterioro de la integridad física y partes faltantes
del tablero de distribución eléctrico principal y secundarios.

GUÍA DE MANTENIMIENTO PARA BARANDILLAS, REJAS

Y PERSIANAS
Revisión general del estado de conservación de las rejas y barandillas de
acero y madera.
6 meses
Inspección del funcionamiento de los elementos móviles de las persianas
enrollables.
Inspeccionar
Revisión de la condición general de funcionamiento y deterioro de las
persianas.
1 año
Comprobación del estado de solidez, anclaje y fijación de las barandillas y
rejas.
Limpiar 6 meses Limpieza integral de las rejas, barandillas y persianas.
Sustitución de las cintas de las persianas enrollables.
Engrasado de las guías y del tambor de las persianas enrollables.
Renovar 3 años
Renovación del barniz de las barandillas de madera.
Renovación del esmalte de las barandillas de acero.
 Deterioro del anclaje y fijación de la barandillas y rejas
 Corrosión de la barandillas y rejas de acero
Barandillas, rejas  Rotura
y persianas  Deformaciones (hendiduras, golpes, pandeo).
 Pintura: abombamientos, despegues, manchas, desconchados.
 Mal funcionamiento y deterioro de las persianas.

experiencia del inspector decidir cómo clasificar
Formularios las fallas. Estas condiciones están dadas para
que se clasifique el deterioro propiamente según
el grado de desarrollo de éste y la importancia
que establece para que no se altere el uso
Inspecciones normal de las instalaciones. Una vez clasificada
la condición se procede a describir el porcentaje
Establecidas las frecuencias recomendadas con (%) que este deterioro representa de la cantidad
que un edificio se debe inspeccionar, se elaboró total inspeccionada. Así el inspector puede incluir
un formulario para recopilar datos de las fallas y alguna observación del problema encontrado si lo
deterioros de los elementos identificados para considera pertinente reportarlo.
edificios del ICE. Al final del formulario se incluye una
En este formulario (Figura 5) se indica el sección para que se registre el resumen de la
tipo de elemento por inspeccionar y los deterioros inspección, la cual debe indicar la condición
más comunes que presentan, para que puedan general del elemento inspeccionado, éste se
ser revisados visualmente a modo de detectar la puede clasificar en “Aceptable”, “Regular” y
aparición de alguno, luego se procede a clasificar “Deficiente, el Cuadro 18 muestra los parámetros
la condición del deterioro o falla (si es que existe para asignar la condición general al elemento
alguna). La condición puede ser “Ninguno”, inspeccionado.
“Leve” o “Grave”, y está sujeta al criterio y
CUADRO 18. PÁRAMETROS DE LA CONDICIÓN DE DETERIORO

Condición Descripción
No se presenta deterioro o fallas en el elemento o estas se presentan muy leves, sin
Aceptable
perjudicar la apariencia general de la estructura.
Se presenta deterioros o fallas de consideración, pero estos no perjudican el uso normal
Regular
del edificio o la seguridad de sus ocupantes.
Existen fallas y deterioros graves que impiden el uso normal del edificio o ponen en riesgo
Deficiente
la seguridad de sus ocupantes.
En el resumen de inspección se puede anotar si intervención, estas actividades pueden ser

se requiere de alguna intervención específica, en reparaciones, sustituciones, renovaciones y
este caso reparación, sustitución o renovación y limpieza, al igual que combinaciones de ellas.
limpieza. También si fuere del caso, debe indicar Se elaboró un formulario (Figura 6) para
un plazo para realizar dicha inspección a fin de poder recopilar información de las actividades
clasificar las urgentes de las que pueden ser realizadas. En este se registran los bienes y
programadas. servicios empleados en dicha actividad, así como
Toda la información que recopila el la cantidad utilizada y el precio de éstos. También
inspector va a estar sujeta al piso y cantidad se incluye el código armonizado; código que
inspeccionados. Estos datos junto con la fecha asigna el ICE para clasificar los materiales y
son importantes para llevar un control de las servicios que utiliza. En este formulario se debe
inspecciones y para darle seguimiento al indicar la cantidad atendida en la intervención, el
comportamiento del edificio. piso y la fecha de la actividad. Esto al igual que el
En el Apéndice 1 se encuentran 42 formulario de inspecciones para llevar el control y
formularios distintos para los tipos de elementos seguimiento de las actividades.
identificados.
Intervenciones
Una vez realizada una inspección, ésta va a
determinar si el elemento requiere de alguna

Registro de Inspecciones de Mantenimiento
Fecha: Inspector:
Subregión: Edificio:
Detalle de la Inspección
Nivel a Última Inspección Periódica
Elemento: Paredes y Acabados [ ]
inspeccionar: Inspección : Motivo (Preventiva)
Cantidad a Inspección:
Tipo: Pared de Gypsum Unidad: Solicitud de Mantenimiento [ ]
inspeccionar: (Correctivo)
Descripción:
Condición del Deterioro/Falla

Deterioro/Falla % Deterioro Observaciones
Ninguno Leve Grave
Grietas/Fisuras (juntas)
Suciedad/Manchas
Focos de Humedad/Hongos
Deformaciones (alineamiento de pared o desplome)
Desgaste de las láminas
Despegue de las láminas
Condición de los acabados de pared como

revestimientos, enchapes u otros (grietas y fisuras,
suciedad, manchas, etc)
Condición de la pintura (abombamientos, despegues,

manchas, desconchados u otros).
Otros: (Especificar)
Resumen de la Inspección
Sustitución/
Aceptable Regular Deficiente Ninguna Reparación Limpieza
Condición general: Intervención Requerida: Renovación
[ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ]
Ninguno Programable Urgente

Plazo Intervención: Indique plazo:
[ ] [ ] [ ]
Observaciones Generales:

Registro de Intervenciones de Mantenimiento
Fecha: Responsable:
Subregión: Edificio:
Detalle de la Actividad
Sustitución/
Activividad Ninguna Reparación Limpieza
Elemento: Nivel atendido: Renovación
Realizada : [ ] [ ] [ ]
[ ]
Cantidad
Tipo: Unidad:
atendida:
Descripción actividad:
Código Precio
Artículo No Descripción del material o servicio empleado Cantidad Unidad Total
Armonizado unitario
Resumen de la Actividad
Tiempo utilizado en la ejecución de la
Monto total:
actividad:
Solicitud de Mantenimiento
Mantenimiento Preventivo
Actividad realizada debido a: (Correctivo)
[ ] [ ]
Observaciones:
Figura 6. Formulario de intervenciones de mantenimiento para edificios.

Access. A continuación se detalla el
Sistema de funcionamiento del programa.
En la pantalla inicial (Figura 7) del sistema se
registro y consulta encuentran los diferentes procesos para
administrar el mantenimiento de edificios. Las
opciones que se puede seleccionar son las
Para llevar a cabo el registro de inspecciones, siguientes:
intervenciones, ciclos de mantenimiento,
deterioros y fallas, así como del personal de  Personal DABI – Zona Sur
mantenimiento del Proceso de la Zona Sur de la  Registro de Edificios
DABI, se utilizó un sistema gestor de base de  Registro Tipos de deterioro y fallas
datos para poder automatizar e integrar todos los  Registro ciclos de mantenimiento
procedimientos de mantenimiento en un
 Ingresar inspección
programa de cómputo, que permita registrar y
 Ingresar intervención realizada
consultar la información de manera eficiente.
Para ello se empleó el programa Microsoft  Programar inspecciones
 Programar intervenciones
Figura 7. Pantalla de inicio de la base de datos
En el registro del personal (Figura 8) se pueden número telefónico de cada empleado para que
observar las personas que trabajan en el sea fácil localizarlo. También se puede aplicar un
mantenimiento de edificios según su función, filtro a la información, si se desea revisar solo el
desde esta ventana se agregarían nuevos personal de alguna subregión en específico.
individuos, además cuenta con registro del

Figura 8. Ventana de registro de personal
Para ingresar inspecciones e intervenciones a un  Área de Lote y de Construcción

edificio, se verifica que este se encuentre en la  Ubicación
base de datos, si no se debe agregar primero  Condición del Edificio (Alquiler o Propio)
para asignarle los registros que le corresponden.  Arrendador (si aplica)
Para la ventana de ingreso de edificios (Figura 9),  Administrador del Edificio
se detalla información sobre el edificio:  Empresa a cargo del contrato de limpieza
 Descripción del uso del edificio
 Nombre del Edificio y Subregión a la que  Imágenes del Edificio
pertenece
 Cantidad de Niveles (Pisos)
 Tipo de plano que posee (Constructivo o
Arquitectónico)
Figura 9. Ingreso de edificios

En la Figura 10 se muestra la ventana utilizada recomendados de mantenimiento (Figura 11),
para registrar y verificar los tipos de deterioros y esta ventana se utiliza como consulta pero sus
fallas que puede presentar un determinado valores también pueden ser modificados a criterio
elemento. Además, se pueden incluir otros tipos del administrador de edificios. Se pueden incluir
de elementos con sus respectivos deterioros. más ítemes conforme se requiera para aumentar
Para planificar las actividades de el detalle de los ciclos.
mantenimiento se emplean los ciclos
Figura 10. Registro y consulta de deterioros y fallas
Figura 11. Guía de ciclos de mantenimiento

La Figura 12 muestra la ventana utilizada para El mismo sistema aplica para el registro
registrar inspecciones, ésta lleva el mismo de intervenciones (Figura 14). La información se
formato que el formulario de inspecciones, para ingresa con base en el formulario de
ingresar los resultados de una inspección los intervenciones, en cual se anotan el tipo, cantidad
tipos de elementos deben estar registrados, si no y precio de los bienes y servicios requeridos para
debe hacerse el registro en la ventana adaptada la intervención de mantenimiento realizada.
para tal fin, con el propósito de que no se Una vez que la base de datos tiene
ingresen registros duplicados o sin la información almacenado registros se pueden utilizar las
requerida. La opción programar inspecciones opciones de consulta e informe para obtener
(Figura 13) permite que el usuario programe una reportes de los datos ingresados. La Figura 15
fecha para realizar la siguiente inspección del muestra un ejemplo de reporte que se puede
elemento, puede referirse a las guías de ciclos de generar Microsoft Access para la obtención de
mantenimiento para programarla. información específica.
Figura 12. Ingreso de inspecciones
Figura 13. Programar Inspecciones

Figura 14. Registro de intervenciones.
Figura 15. Informe típico de una inspección realizada.

administrador de edificios esta enfocado en la
Estructura del plan actividad de planificación y control de las
necesidades de cada edificio y es quien lleva el
de mantenimiento seguimiento del plan de mantenimiento, por otro
lado el jefe de mantenimiento es quién coordina a
los técnicos para realizar las inspecciones e
Se establece la estructura organizativa para intervenciones necesarias para atender las
implementar el plan de mantenimiento para necesidades de cada edificio, su labor es más
edificios del ICE. Para que el plan de operativa que de planificación. Según la cantidad
mantenimiento pueda ser desarrollado se definen de edificios un administrador puede contar con
las figuras de administrador de edificios y jefe de varios jefes de mantenimiento, o puede asignar
mantenimiento, el Cuadro 19 presenta las uno por especialidad (civil, eléctrico, aire
funciones que deben desempeñar el acondicionados, equipos, etc).
administrador de edificios y el jefe de
mantenimiento. Es importante aclarar que el
CUADRO 19. FUNCIONES DEL PERSONAL DE MANTENIMIENTO

 Planificar el proceso por el cual se establecen los objetivos de trabajo.
 Manejar los recursos de una forma provechosa para poder alcanzar los
objetivos.
 Programar las actividades que deben realizarse en cada edificio.
Administrador de
 Evaluar las actividades de trabajo con el fin de que se realicen con orden y un
edificios
propósito.
 Monitorear los procesos de mantenimiento
 Visualizar los objetivos alcanzados y las posibles amenazas a los proyectos
para aplicar cambios a futuro.
 Coordinar la ejecución de los trabajos de mantenimiento.
 Revisar que la ejecución sea conforme con lo planificado.
Jefe de  Evaluar posibles conflictos que pongan en peligro el alcance de los objetivos e
mantenimiento informarlos a la administrador
 Supervisar y dirigir inspecciones de mantenimiento.
 Realizar reportes de las actividades realizadas.
La estructura para implementar el plan se El método para retroalimentar el plan de

muestra en la Figura 16. El esquema señala el mantenimiento a través del sistema de
procedimiento que sigue para obtener registros planificación integral se muestra en la Figura 17.
históricos de mantenimiento y así crear un Además la Figuras 18, 19 y 20, muestran
sistema de planificación integral. un diagrama de flujo el cuál describe el
Este sistema de planificación integral está procedimiento funcional del plan de
apoyado en el Sistema de Inventario de Edificios mantenimiento.
desarrollado por el Proceso de la Zona Sur.

Implementar un Plan de
Mantenimiento para Edificios
Se debe
Establecer monitoreo de los

procedimientos de
mantenimiento
Registro de Deterioros y
Registro de Inspecciones Registro de Personal Registro de Intervenciones
Fallas
Se integran a un sistema de
base de datos
Genera
Históricos de Mantenimiento
(estadísticas)
Se obtiene
Cuantificar la capacidad de Índices de bienes y Índices de Frecuencias de

atender y cubrir la servicios utilizados para deterioro y falla de
necesidades de los edificios atender necesidades reales elementos
Producto Final
Sistema Información Integral

para Planificación del
Mantenimiento de Edificios
Figura 16. Estructura para implementar el plan de mantenimiento

Sistema Información Integral
para Planificación del
Mantenimiento de Edificios
Retroalimenta Genera
Intervenciones generadas Programa de actividades

como resultado de las planificadas para cada
inspecciones edificio
Producto Establece
Inspecciones periódicas de
los elementos componentes
de un edificio
Figura 17. Ciclo que debe seguir un plan de mantenimiento

PLAN DE
MANTENIMIENTO PARA
EDIFICIOS
Mantenimiento Correctivo Mantenimiento Preventivo
Cada edificio posee un Cada edificio posee un

encargado de mantenimiento encargado de mantenimiento
Inspecciones Periódicas,
Clientes envían solicitud de
realizadas con base en
mantenimiento
ciclos predefinidos
Las solicitudes son

Inspecciones se realizan por
identificadas con un # de
medio de formularios
orden de trabajo
Solicitudes son distribuidas Según reporte de

entre los técnicos quienes inspecciones, se clasifican
evaluan los trabajos las prioridades
Se evalúan las prioridades

según reportes de
inspección
El trabajo es realizado
SI 1
por funcionarios DABI
NO
Se deben realizar
NO 3
intervenciones
2
SI
Figura 18. Procedimiento funcional del plan de mantenimiento.

1 2
Existencia de El encargado de la
materiales para intervención valora el trabajo
NO a realizar
realizar trabajo
solicitado
Se debe realizar compra de

material Según complejidad y costo
del trabajo a realizar se
SI utilizan los medios de
contratación legales
Hacer requisición de material

Generar cartel de compra de
(almacén o contratación
materiales
“justo a tiempo”)
Se realiza la contratación
Realizar coordinación de
traslado de material,
personal y horario de trabajo El encargado del contrato
verifica el trabajo finalizado
Ejecución de la intervención
requerida Se verifica con el cliente la
conformidad del trabajo
El encargado de la
intervención verifica el
trabajo finalizado Se realiza el pago a los
proveedores
El cliente firma la boleta de

recibido conforme 3
Se cierra el número de orden

y se procede con el siguiente
trabajo programado

3
Se registra la información en
la base de datos
Se realizan consultas a la
base de datos
Se evalúan los resultados de

aplicar el plan de
mantenimiento
Se realizan cambios y
mejoras al plan para ampliar
su alcance
El sistema de información integral para la parámetros para evaluar la atención brindada a

planificación de mantenimiento de edificios, los edificios a su cargo. El Cuadro 20 presenta la
provee de productos que permiten al información que se pueden obtener de aplicar un
administrador de edificios observar los beneficios plan de mantenimiento.
de un plan de mantenimiento y presentan
CUADRO 20. PRODUCTOS DE UN PLAN DE

MANTENIMIENTO
 Cuantificar el comportamiento de deterioro de un edificio a lo largo de
su vida útil.
 Costo por metro cuadrado (¢/m ) de mantenimiento para cada edificio.
2
 Cantidad y costo de bienes y servicios utilizados para atender las

necesidades de un edificio.
 Cantidad y costo de mantenimiento preventivo y correctivo empleado
para atender un edificio.
 Atender los deterioros y fallas de una edificación con anticipación, lo
que permite programar las actividades de mantenimiento haciendo un
mejor uso de los recursos disponibles.

Análisis de los resultados
Un plan de mantenimiento de edificios debe estar preventivo se refiere a planificar actividades de

sustentando tanto en información técnica como inspección e intervención con el objetivo de
en datos estadísticos sobre el comportamiento de adelantarse a la falla o deterioro de una
cada estructura. No se puede implementar uno si estructura o evitar que si éstas aparecen, no
no se cuenta con estos factores. Por un lado la logren un grado de desarrollo donde generan
información técnica aporta metodología para mayor costo de reparación. Esta parte del
administrar el mantenimiento y está enfocada en mantenimiento preventivo es muy funcional y su
establecer actividades normalizadas que propósito es controlar el comportamiento de la
permitan establecer procesos de planificación, infraestructura, está basada en la obtención de
coordinación y evaluación de los métodos información del edificio y tomar decisiones con
utilizados. Para que éstos funcionen se debe respecto del grado de deterioro presente.
tener datos (índices y estadísticas) de las También parte de trabajar preventivamente aplica
actividades de mantenimiento a fin de poder en intervenciones a la estructura en forma
evaluar el plan. Estos datos se obtienen de planificada y periódica, éstas van a depender en
mantener registros históricos de las actividades gran parte del presupuesto asignado para la
de mantenimiento de cada edificio. conservación de cada edificio, debido a que
Un plan de mantenimiento de edificios no pueden generar un costo de tiempo y dinero
debe basarse únicamente en trabajar de forma similar o superior al de haber trabajado
preventiva, si no que ha de involucrar elementos correctivamente en la falla. En estos casos el
de ambos lados, es decir, mantenimiento administrador debe evaluar si la actividad es
preventivo y correctivo, si se quiere atender de rentable realizarla o se puede dejar de lado y
forma eficiente la infraestructura. Esto por cuanto operar correctivamente cuando se presente algún
el costo de inversión de trabajar preventivamente deterioro.
puede llegar a superar el costo de operar La inversión de trabajar con
correctivamente3. Se puede observar si por mantenimiento preventivo y correctivo es muy
ejemplo en una edificación se han fundido varias subjetiva y depende en gran medida de las
lámparas incandescentes debido a que ya decisiones tomadas por el administrador de los
cumplieron su vida útil, si se trabajara en forma edificios, se debe tomar en cuenta que se cuenta
preventiva únicamente se debería cambiar todas un presupuesto asignado anualmente y, por lo
la lámparas del piso por nuevas, lo cual genera tanto, se debe hacer buen uso de este.
un costo mayor que el de trabajar Para lograr una buena asignación de
correctivamente, es decir cambiar únicamente las recursos se puede desglosar el presupuesto para
lámparas fundidas, en este caso el administrador mantenimiento en dos partes: uno para gastos de
de edificios debe tomar en cuenta que el uso de operación, el cual debe ser suficiente para cubrir
la luminarias es diferente en un edificio por lo cual las necesidades de los edificios y otro para
su vida útil es variable, entonces para realizar gastos de inversión. Este último puede incluir los
cualquier actividad se debe evaluar el costo de costos de mejorar el plan de mantenimiento así
oportunidad de cada opción. como actividades de mantenimiento preventivo
Lo más recomendable es no fijar los que se quieran realizar para mejorar la
conceptos de mantenimiento preventivo y conservación de la estructura sin que las fallas
correctivo por separado sino hacer que uno representen una amenaza para el uso normal de
trabaje para el otro y viceversa. El mantenimiento la estructura, es decir, que impida el desarrollo de
las actividades que realizan en ella.
3
Matulionis & Freitag, 1990

Para implementar correctamente un plan incluidos en contrataciones de este tipo, esto
de mantenimiento, se debe evaluar el modo de facilita el trámite para adquirir los materiales y
operación de la dependencia encargada de la obtener la cantidad requerida para cubrir las
conservación del inmueble. Se debe destacar las necesidades de los edificios. Esto evita que se
ventajas, conflictos y necesidades que posee, almacene mucho material en bodega que
dado el objetivo de desarrollar un plan que pueda representa un gasto de almacenaje y además un
mejorar la atención de las necesidades del posible deterioro con el tiempo y no se puedan
inmueble conforme con la capacidad y recursos utilizar.
que se disponga. Para el caso de Proceso de Para seleccionar que bienes y servicios
Ejecución Técnica del Servicio Zona Sur de la se incluyen en un cartel para una contratación de
DABI, el principal conflicto radica en la “Justo a Tiempo” se debe establecer la cantidad
incapacidad de poder calcular la cantidad de de material que requiere cada edificio para ser
material necesaria para ejecutar el mantenimiento atendido en un plazo determinado (usualmente
de los edificios. Dado que nunca se han un año), para ello se debe contar con registros
registrado las actividades de mantenimiento y, históricos de las actividades y materiales usados
por ende, no se tienen registros históricos de ello. en la mantención de cada uno. Una limitante de
Como ventaja se da que el departamento se ha un contrato de “Justo a tiempo” es que se debe
preocupado por dar solución a este conflicto, para establecer una buena relación con el proveedor o
ello desarrolló una herramienta que permite contratista, debido a que solo tiene a este para la
consultar información de cada edificio como adquisición del bien o servicio.
planos, áreas útiles y principalmente, el inventario El plan de mantenimiento propuesto está
de los elementos que los componen. Sin enfocado en obtener registros históricos de
embargo, no cuenta con índices de mantenimiento con base en inspecciones
mantenimiento por ello el sistema actualmente no periódicas para darle seguimiento al
provee solución para planificar propiamente el comportamiento de los elementos componentes
mantenimiento de los edificios. de un edificio, estas inspecciones se deben
De este conflicto se deriva que se deban realizar periódicamente. Para ello se utilizarían
utilizar los fondos de trabajo para operar y ello ha guías de ciclos de mantenimiento, para
conllevado un exceso de uso. Otra razón por la establecer frecuencias donde hacer inspecciones,
cuál se han venido empleando los fondos de así como intervenciones programadas como
trabajo para la compra de bienes y servicios, son renovaciones y limpieza.
los atrasos que produce generar un cartel para En el caso del edificio Torre Z se logra
realizar las contrataciones respectivas para identificar once elementos diferentes, los cuales
comprar material (en caso de que no hubiere en están agrupados de tal forma que facilitan las
el almacén). Igualmente se requiere de varios inspecciones, por ejemplo, para una inspección
trámites para obtener los bienes necesarios lo de pisos incluir la revisión de rodapié, si se
que conlleva gasto de tiempo, sumado al modo inspeccionan cielos se puede revisar cornisas.
de operación del Proceso el cuál es totalmente Para establecer qué deterioros y fallas
correctivo, generaría “cuellos de botella” en las presenta cada elemento se identifican los
reparaciones que se deben realizar, por lo síntomas más usuales de cada tipo de elemento,
general de urgencia. Esto sucede también aún con el propósito de ayudar al inspector a
cuando se ha comprado material para localizarlas visualmente, pero no implica que la
mantenimiento y se encuentra en el almacén, ya inspección se aplique únicamente para localizar
que el proceso de requisición de material no es estas, sino que también se puedan observar
inmediato, y genera retrasos en la adquisición de nuevas fallas y deterioros e incluirlos en futuras
los bienes. inspecciones.
Una forma de enfrentar este conflicto es Las frecuencias de mantenimiento se
implementando contrataciones de “Justo a basaron en recomendaciones de manuales de
Tiempo”, para los elementos de común deterioro mantenimiento de edificios y se han modificado
de una edificación y como la tipología de los para normalizarlas, como resultado las
edificios ICE es similar. Tipos de elementos como frecuencias para inspeccionar elementos como:
paneles de melamina, cielos de fibra mineral, paredes, cielos y pisos, por ejemplo, coinciden
láminas de gypsum, por citar algunos, pueden ser entre ellas, es decir, que en una sola inspección

se realiza el levantamiento total de esos cubrir las necesidades de los edificios. Por ende,
elementos, dado que es poco práctico establecer se puede obtener los índices de bienes y
frecuencias diferentes para cada elemento. Si servicios utilizados para atender las necesidades
esto se hace, generaría una gran cantidad de reales de cada edificio y los índices de
inspecciones solo para recopilar información de frecuencias de deterioro y fallas. El producto final
un único elemento, lo cual implicaría un gasto de éstos es un sistema de información integral
innecesario de recursos y tiempo. para la planificación del mantenimiento de
El levantamiento de la estructura debe edificios.
ser realizado por personal capacitado en Un plan de mantenimiento debe poseer la
mantenimiento de edificios y que conozca el capacidad de retroalimentarse, si no deja de ser
edificio por inspeccionar. Este debe hacerlo funcional. El sistema de información integral debe
minuciosamente con los diferentes elementos actualizarse frecuentemente, para ello se debe
que componen un edificio, con el fin de poder programar y realizar las actividades de
evaluar las causas de los problemas y mantenimiento siguiendo los lineamientos
recomendar posibles soluciones. establecidos en el plan, para luego registrarlos en
Para recopilar la información de las la base de datos. De igual forma todas aquellas
inspecciones se tiene un formulario que el actividades de mantenimiento no contempladas
inspector puede llenar rápidamente. Esta en el plan, es decir los trabajos correctivos,
herramienta funciona como un reporte de la deben registrarse en la base de datos con el
inspección y el propósito es cuantificar el propósito de que puedan ser incluidos en plan y
deterioro de la estructura, conforme con la permitan depurarlo y ampliar su alcance. Se debe
condición que se reporte, se puede tomar la mantener al día el Sistema de Inventario de
decisión de realizar alguna intervención o Edificios, especialmente cuando se le han
programar una. De igual forma si se realiza realizado modificaciones a la infraestructura, para
alguna intervención, existe también un formulario evitar trabajar con datos erróneos.
para registrar lo realizado. En este se recopila la Para permitir la retroalimentación se
información de las actividades realizadas así establece un ciclo que permite que la información
como la cantidad y precio de los bienes y generada de éste lo vuelva a alimentar, esto
servicios utilizados para la solución del problema permite que el Plan pueda ser afinado y
encontrado. Ambos formularios cuantifican las mejorado.
actividades del plan de mantenimiento y generan El alcance logrado del proyecto fue
registros históricos. obtener un procedimiento estándar para
Los reportes de las inspecciones e establecer el tipo de información requerida para
intervenciones deben ser almacenados para que implementar un plan de mantenimiento de
puedan ser monitoreados. Los datos que edificios. Este procedimiento señala las
contienen son utilizados para crear estadísticas herramientas que se pueden emplear para que
del modo de operación de la dependencia. Un pueda ser adaptado y emulado a otras
sistema gestor de base de datos como Microsoft edificaciones. Además genera un método para
Access prueba ser una herramienta útil para obtener históricos (estadísticas) de
registrar estos reportes, pues permite de manera mantenimiento que son el principal insumo para
ágil y automatizada consultar los registros de la estructurar un plan de mantenimiento, además
base de datos y generar reportes a partir de la realizando consultas a las bases de datos del
información consultada. Esta base de datos Sistema de Inventario de Edificios y el Sistema de
incluye el registro de los edificios atendidos, el Planificación y Control de Mantenimiento de
personal de mantenimiento y las guías de ciclos. Edificios, se puede obtener los costos por metro
Esto permite desde un programa de cómputo cuadrado de mantenimiento de cada edificio
integrar todos los procedimientos requeridos para atendido por la DABI y los elementos que
un plan de mantenimiento de edificios. generan mayor costo de mantención.
De esta forma se pueden realizar Entre las limitaciones del proyecto se
informes con los registros históricos de encuentra que mucha de la información requerida
mantenimiento mensual y anual de cada para un plan de mantenimiento no ha sido
inmueble, a partir de ello se cumple con el documentada. Además el plan no puede prever la
objetivo de cuantificar la capacidad de atender y

totalidad de fallas y deterioros que pueden darse
en una edificación.
Para tipologías diferentes al edificio Torre
Z se deben investigar los deterioros de los
elementos encontrados y establecer frecuencias
adecuadas para su inspección., además las
frecuencias de mantenimiento están adaptadas
para la subregión de San Pedro. Es necesario
establecer ciclos para las otras regiones
dependiendo de la ubicación, uso de las
instalaciones y clima de la zona. Además una
limitante de un plan de mantenimiento en general,
es que para obtener resultados fieles al
comportamiento de cada edificio, se requiere
llevar registros a largo plazo (como mínimo un
año). Para que la información generada de la
base de datos pueda ser funcional.
También para implementar un plan de
mantenimiento se requiere del interés y
capacidad del administrador de edificios para
establecerlo con una actividad normalizada.

Conclusiones
 El mantenimiento preventivo ayuda a comportamiento de las fallas y deterioros

reducir los costos de realizar de los diferentes elementos que
reparaciones a mayor escala, mientras el componen un edificio. Según el
costo de inversión de éste no supere el comportamiento se pueden programar
de la acción correctiva intervenciones para anticipar que una
falla o prever el grado de deterioro de un
 En un plan de mantenimiento se debe elemento no alcance un desarrollo
trabajar combinando acciones avanzado.
preventivas y correctivas, éstas van a
depender del costo de oportunidad que  Al igual que en las inspecciones existe un
generen cada una de ellas. formulario para recaudar la información
de las intervenciones (reparaciones,
 Con base en la experiencia del personal sustituciones/renovaciones y limpieza) de
de mantenimiento y manuales técnicos, mantenimiento. Éstas pueden ser
se pueden identificar los deterioros y programadas (preventivas) o por medio
fallas más comunes de los principales de solicitud de mantenimiento
elementos componentes del edificio Torre (correctivas).
Z y tipologías de edificios similares.
 Para obtener históricos de mantenimiento
 Las guías de ciclos de mantenimiento se debe establecer un monitoreo de los
para edificios prueban ser una procedimientos de mantenimiento, lo cual
herramienta útil para programar se logra con base en los registros de las
actividades y establecer las frecuencias inspecciones e intervenciones realizadas,
de mantenimiento, conforme al así como las fallas y deterioros
comportamiento de las fallas y deterioro encontrados y un registro del personal.
de un edificio.
 De los registros históricos de
 Una contratación de “Justo a Tiempo” mantenimiento se obtiene la capacidad
ayuda a agilizar el procedimiento para de cuantificar la atención y cubrimiento
atender las necesidades de los edificios. de las necesidades de los edificios,
Para que ésta sea funcional se debe además genera índices de la cantidad de
mantener una buena relación con los bienes y servicios utilizados para atender
proveedores y subcontratistas, además las necesidades de una edificación, así
es necesario establecer una cantidad como las frecuencias reales de deterioro
bastante aproximada de los bienes y y falla de elementos componentes de un
servicios que se van a contratar, para ello edificio.
se requiere de históricos (estadísticas) de
mantenimiento.  El sistema de información integral para la
planificación del mantenimiento de los
 La información de una inspección se edificios debe mantenerse actualizado
puede recopilar por medio de un para que el plan de mantenimiento sea
formulario, a la vez se convierte en un funcional, esto permite también ir
reporte de inspección. Al registrar varios afinando el alcance.
reportes se puede dar seguimiento al

 Un sistema gestor de base de datos
como Microsoft Access prueba ser
funcional y eficaz para crear un sistema
de planificación y control del
mantenimiento de los edificios, éste
permite ingresar registros, consultarlos y
crear informes de forma ágil y
automatizada.
 El sistema de inventario de edificios de la

DABI es una herramienta útil para
consultar información de los edificios
como el inventario, planos y áreas
principalmente, ésta debe complementar
al plan de mantenimiento de edificios.
 El costo anual de mantenimiento de un

edificio se obtiene al registrar reportes en
el sistema de información integral para la
planificación del mantenimiento, para ello
se debe primero implementar el plan de
mantenimiento.
 El plan puede ser evaluado tomando

como base las todas actividades de
inspección e intervención realizadas en
un plazo específico, mediante la cantidad
de acciones correctivas y preventivas
ejecutadas.

Recomendaciones
 Cuando se realizan las inspecciones permitan mejorar la planificación del

periódicas se deben programar la mantenimiento.
revisión de la mayoría de elementos que
conforman la estructura de cada piso,  A partir de la base de datos desarrollada
esto con el fin de recopilar la mayor en Microsoft Access se puede plantear el
cantidad de información posible y evitar proyecto de desarrollar un software de
realizar segundas inspecciones, las mantenimiento de edificios en una
cuales generan un gasto de recursos y plataforma más robusta, y que además
tiempo innecesario. permita realizar consultas a través de la
red.
 Cuando se ha recibido una solicitud de
mantenimiento y se vaya realizar la  Incorporar profesionales en ingeniería a
reparación o sustitución del elemento las labores que requieren de
dañado, el inspector debe revisar el resto planificación, estructuración y
de elementos que se ubican alrededor de coordinación del mantenimiento y las
la falla para determinar si se debe aplicar otras actividades que realiza el Proceso.
alguna otra intervención.
 Priorizar el uso de contratos de “Justo a

Tiempo” para aquellos materiales que se
deterioran si se mantiene almacenados
por mucho tiempo, es decir tienen un
período de vida útil limitado.
 Para edificios que se encuentran en

ubicaciones cercanas el uno del otro, se
programarían inspecciones periódicas en
la misma época, con el propósito de que,
en caso que se deban realizar
intervenciones, se puedan planificar y
traer material de los almacenes y
proveedores para trabajarlos en conjunto.
 Reducir el uso del fondo de trabajo para

comprar grandes cantidades de bienes y
servicios, usarlo para imprevistos y
actividades de emergencia.
 Establecer del presupuesto para

mantenimiento de edificios, un monto
para realizar proyectos de inversión que
DIAGRAMACIÓN PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES DE PROYECTOS DE GRADUACIÓN 51

Apéndices
 Apéndice 1: Formularios de
inspecciones.
 Apéndice 2: Minutas de
entrevistas.

Anexos
 Anexo 1: Inventario Torre Z.
DIAGRAMACIÓN PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES DE PROYECTOS DE GRADUACIÓN 53

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Palabras clave: Mantenimiento, Edificios,

PABLO CAMACHO SALAZAR

Proyecto final de graduación para optar por el grado de

Enero del 2009

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA

4 DISEÑO DE UN PLAN MODELO DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS DEL ICE

La planificación del mantenimiento en edificios El objetivo de este proyecto es

DISEÑO DE UN PLAN MODELO DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS DEL ICE 1

2 DISEÑO DE UN PLAN MODELO DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS DEL ICE

En el 2002 la Sección de Mantenimiento del ICE mantenimiento preventivo1. El administrador de

DISEÑO DE UN PLAN MODELO DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS DEL ICE 3

No se incluyen en el plan propuesto los equipos

4 DISEÑO DE UN PLAN MODELO DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS DEL ICE

con la época de construcción y los materiales que

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6 DISEÑO DE UN PLAN MODELO DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS DEL ICE

Fase de mantenimiento correctivo: En este

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8 DISEÑO DE UN PLAN MODELO DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS DEL ICE

DISEÑO DE UN PLAN MODELO DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS DEL ICE 9

Sistema de registro Métodos para

10 DISEÑO DE UN PLAN MODELO DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS DEL ICE

alcances, redactar contratos y  Hay tiempo para definir  Grandes organizaciones

interrupción de trabajo  Coordinar entre los

 Una herramienta eficiente  Buena administración de  Buena administración de

que puede paralizar el trabajo de una sección del

DISEÑO DE UN PLAN MODELO DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS DEL ICE 11

Técnica “Justo a Aspectos Finales a

12 DISEÑO DE UN PLAN MODELO DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS DEL ICE

DISEÑO DE UN PLAN MODELO DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS DEL ICE 13

14 DISEÑO DE UN PLAN MODELO DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS DEL ICE

DISEÑO DE UN PLAN MODELO DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS DEL ICE 15

Parte del procedimiento para estructurar el plan

16 DISEÑO DE UN PLAN MODELO DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS DEL ICE

CUADRO 3. MONTOS ESTABLECIDOS PARA CONTRATACIÓN DE

DISEÑO DE UN PLAN MODELO DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS DEL ICE 17

 Carencia de registros históricos de mantenimiento.

 Herramienta para generar históricos de mantenimiento.

Figura 4. Edificio Torre Z.

18 DISEÑO DE UN PLAN MODELO DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS DEL ICE

DISEÑO DE UN PLAN MODELO DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS DEL ICE 19

GUÍA DE MANTENIMIENTO PARA PAREDES Y ACABADOS

20 DISEÑO DE UN PLAN MODELO DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS DEL ICE

GUÍA DE MANTENIMIENTO PARA PISOS

DISEÑO DE UN PLAN MODELO DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS DEL ICE 21

GUÍA DE MANTENIMIENTO PARA TECHO Y RED PLUVIAL

22 DISEÑO DE UN PLAN MODELO DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS DEL ICE

GUÍA DE MANTENIMIENTO PARA CIELOS

DISEÑO DE UN PLAN MODELO DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS DEL ICE 23

GUÍA DE MANTENIMIENTO PARA ESTRUCTURAS

24 DISEÑO DE UN PLAN MODELO DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS DEL ICE

GUÍA DE MANTENIMIENTO PARA PUERTAS Y VENTANAS

DISEÑO DE UN PLAN MODELO DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS DEL ICE 25

GUÍA DE MANTENIMIENTO PARA LA RED DE AGUA POTABLE

26 DISEÑO DE UN PLAN MODELO DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS DEL ICE

GUÍA DE MANTENIMIENTO PARA GRIFERÍA Y LOZA SANITARIA

Inodoros  Mal funcionamiento de la válvula de entrada

DISEÑO DE UN PLAN MODELO DE MANTENIMIENTO PARA EDIFICIOS DEL ICE 27