Manual de interconectados

INTERCONECTADOS

Es la plataforma que tiene ARL SURA para gestionar nuestras órdenes de compra.

¡Sé que tengo unas ordenes e servicio de SURA!

¿Dónde las consulto?

1. Ingresa en: www.arlsura.com

2. Dar clic en iniciar sesión.
3. Si tienes clave ingresa con tu número de cédula y clave asignada.
4. Si aún no tienes la clave puedes solicitarla a través de esta ruta:
https://forms.office.com/r/p4QhYAeEcZ y selecciona la solicitud clave
interconectados.

Imágenes gráficas para realizar el ingreso

El usuario ingresa con número de cedula y clave “usando el teclado virtual”.

Clic en icono “Distribuidores”.

GESTIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA

En este ítem puedes gestionar las órdenes de compra.

¿Cómo puedo consultar y gestionar mis

órdenes de compra? Recuperar Orden

1. Clic gestión orden y recuperar Orden

2. Al dar clic en recuperar orden consulta por número de OC o por cualquier

otroparámetro de consulta que desee si no recuerda el número de OC.

3. Clic en el botón para recuperar las ordenes de servicio de

acuerdoa los parámetros seleccionados.
 4. Después de hacer la consulta, carga una nueva pantalla donde salen dos iconos,
uno para descargar el detalle que contiene la OC y el otro para
gestionar mi OC, es importante validar el detalle de la Orden de Compra para
identificar las cantidades, clasificación estén de forma correcta.

Ingresar Gestión

Es la opción donde puedo gestionar las llamadas NO efectivas que se hacen

a la empresacliente.

¿Por dónde ingreso la gestión si el contacto de la empresa cliente no

programa la visita oactividad?

Dar clic en botón de programar tareas.

En la parte inferior de la nueva pantalla se despliega un listado de OC de la

empresa pararealizar la gestión.

Selecciono la OC que quiero hacerle gestión y doy clic en el botón de ingresar gestión.

Se abre una ventana en la cual se deben seleccionar e ingresar los siguientes campos:

Para terminar el proceso se da clic en el botón

Nota: Este paso se debe realizar tantas veces NO haya una programación
con laempresa cliente.
Cita Manual

Es el proceso de programación de la OC, cuando se coordina la cita con la empresa.

¿Dónde debe de quedar registrada la programación de la visita de campo o informe?

Dar clic en botón de programar tareas.

Cuando cargue la nueva pantalla dar clic el botón Cita Manual.

Nota: Si la OC requiere informe se debe realizar una Cita manual por

separado, programando un bloque de horas campo y otro de informe.
“más información Inicio- Informe”.

Una vez programada la cita manual se habilita la opción para descargar el

formato de servicios de asesoría y/o capacitación que son soportes para el
proceso de facturación. Ten presente que el nombre de la tarea siempre
debe coincidir en todos los soportes que vas a remitir para facturación para
evitar devoluciones.
Se abre una ventana en la cual se deben seleccionar e ingresar los siguientes campos:Para

terminar el proceso se da clic en el botón

NOTA: Una vez finalizado, el bloque de hora o horas programadas aparecen en

la lista, desdeallí se puede ingresar el cumplimiento y se puede ingresar al
módulo de 360 después de ingresar el cumplimiento.

Ingresar Cumplimiento

Es el proceso que se realiza después de la programación para garantizar que

se cumplió la visita.

¿Por dónde ingreso el cumplimiento, si ya visité

la empresa?Hay dos formas de hacer el

proceso:

1. Cuando terminamos de programar la OC, podemos ingresar el cumplimiento de

una vez en el botón como se evidencia en el proceso e imagen
anterior.

2. La otra opción es ingresar a la opción de ingresar cumplimiento que se encuentra

en el menú principal.
3. Consulta por número de OC o por cualquier otro parámetro de consulta que
desee si no recuerda el número de OC y dar clic en el botón

4. Después de hacer la consulta carga una nueva ventana donde le clic a la opción de
ingresar cumplimiento.

5. Al dar clic en ingresar cumplimiento se abre una nueva pantalla donde se visualiza
los datos de la programación, garantizo y diligencio que los datos del cumplimiento
sean correctos y por ultimo si hay contactos adicionales de la empresa que deseen
estar incluidos en la información del servicio se pueden incluir hasta tres personas.
Al terminar y garantizar que la información del cumplimiento este correcta le damos
al botón
6. Al darle clic al botón guardar nos sale un mensaje que no anuncia, “si estamos
seguros de guardar la información” si estamos seguros aceptamos las condiciones y
damos clic en el botón .
Si no estamos seguros de que la información este correcta le damos clic al
botóny verificamos nuevamente la información.

Nota: una vez se guarde el cumplimiento la OC pasará a un estado (parcialmente

ejecutado) donde se habilitará el botón para asociar el acta en 360.

7. Después de realizar el cumplimiento se nos habilitara el botón para realizar

elacta en la plataforma 360 donde daremos clic.

8. Al dar clic en el botón nos llevara a la nueva plataforma 360 que es el módulo de
diagnósticos e inspecciones donde realizaremos los siguientes pasos:
9. En la parte inferior de la página le daremos clic al botón
10. Después nos lleva una nueva pantalla donde yo puedo escoger la sede o crear la sede
donde se prestó el servicio.

Imagen para escoger las sedes si ya las has registrado con anterioridad.

Imagen para crear una sede si no sale en el listado, dar clic en administrar.

Al dar clic en la opción administrar nos sale una nueva ventana donde podemos
darle clic albotón crear.

Después de dar clic en crear nos sale una nueva pantalla, donde debemos
diligenciar elnombre, municipio y dirección de la sede (ver imagen).
 En el campo dirección es importante el botón de ubicación para que nos
calcule los campos de latitud y longitud. Si no nos carga información lo podemos
realizar manualmente buscando la información en internet.

Por ultimo diligenciamos la actividad económica de la sede y automáticamente nos

debe cargar el sector económico, si la sede es principal podemos cambiar la opción
que viene pordefecto en NO y cambiarla en SI.

Para garantizar que se cree la nueva sede damos al botón guardar y esta nos quedaría
habilitada para poderla usar.

11. Después de seleccionar la sede daremos clic al botón

donde seleccionaremos el tipo de acta que vamos a diagnosticar, ya sea capacitación
(acta capacitación) o asesoría (acta de entrega de servicios). Luego de seleccionar el
diagnostico damos clic en el botón CONFIRMAR.
12. Después nos llevara a una nueva pantalla donde debo diligenciar los temas tratados
de la capacitación, número de participantes y observaciones.

13. Luego de diligenciar la información anterior vamos al menú de la misma pantalla y

seleccionamos la opción de información para el acta.

14. Cuando damos clic en esa opción nos abre una nueva ventana donde diligenciamos
el código de la tarea (que lo tenemos en el detalle de la OC) objetivos, análisis de
seguridad en el trabajo, asesorado por, asistentes, compromisos del cliente y
compromisos de sura.
Empezamos agregando el código de tarea dando clic en el botón de agregar tarea y
cuando digitamos el código nos carga una lista desplegable donde podemos
seleccionar la tarea, producto y clasificación entregada.

La siguiente información como los objetivos y análisis de seguridad en eltrabajo son

a criterio del asesor.

En la opción de asesorado por debemos garantizar que la persona que sale ahí es
la misma de la programación que está en interconectados, de no ser así el acta al
finalizarla no va cargar ninguna información. Si sale una persona o asesor diferente
al de la programación

podemos usar el botón de y usamos el botón de

para que lainformación coincida en ambas partes.
Programación en Interconectados

Los últimos tres campos de asistentes, compromisos del cliente y compromisos de sura son
a criterio del asesor.
Si estamos seguros de que la información esta correcta le damos clic al botón de

La plataforma nos lleva nuevamente a la pantalla principal donde debemos garantizar que
toda la información diligenciada esta correcta y si es así damos clic en el botón

Al finalizar el proceso y recargar la información en Interconectados nos debe que la OC en

cita ejecutada y el estado del acta en exitoso.
Enviar Informes

Esta opción sirve para enviar los informes técnicos a las empresas clientes con previa
autorización del PPR.

Si ya garantizamos que la cita de informe está programada y ejecutada seguimos los

siguientes pasos para enviar cargar y enviar el informe.

1. Al dar clic en la opción de enviar informes podemos consultar con número de OC o con
el parámetro que desee.

2. Después de consultar la OC me sale la cita de informe programa y ejecutada, lista para

cargar y enviar el informe.
3. Selecciono la cita y le clic al botón ENVIAR INFORME.

4. Después de dar clic en enviar informe nos carga la siguiente pantalla, donde debo
diligenciar el tipo de informe, cargar el archivo, observaciones para ARL SURA, seleccionar
si requiero o no notificación de la aprobación del informe y por ultimo poner máximo
hasta tres contactos de la empresa que quieran tener información delinforme.

Tener en cuenta lo siguiente:

 Si seleccionas informe parcial, debes tener en cuenta que este no le llega a la empresa
cliente, como es parcial son entregables que va ir revisando el PPR para mirar el avance
que se tiene en la entrega del servicio. Esta opción se usa para OC con un saldo grande y
que se va entregar en un tiempo prolongado hasta entregar el informefinal.
 Si seleccionas informe final, este si lo puede visualizar la empresa con previa autorización
del PPR.
Nota: cualquiera de las dos opciones que utilices debe ser coordinada con el PPR paraque
este claro cómo deben ser los entregables a la empresa cliente.

Cuando vayas a cargar el informe y des clic en el botón

Tener en cuenta que si es un solo archivo (Word, Excel, PDF) lo puedes hacer, pero sies
más de un archivo debe ser en una carpeta .zip

Los archivos no pueden exceder un peso máximo de 30MB.

5. Cuando verifico que la información para del informe es correcta, doy clic en el botón

6. Cuando finaliza el proceso el sistema me notifica que se cargó exitosamente.

Nota: ¿Cómo verifico el estado del informe? en la próxima opción de INFORMACIÓN TAREAS
podemos ver el estado del informe (RECIBIDO, APROBADO, RECHAZADO).

Si el estado del informe es RECHAZADO puedo consultar las observaciones del rechazo en
la opción de ENVIAR INFORMES, cuando realices la modificación al informe que fue
rechazadopuedes volver a cargarlo con los pasos antes mencionados.

Información Tareas

Esta opción es muy importante para verificar el detalle y la gestión realizada de las OC.

Detalles
1. Fecha de aprobación, clasificación, contrato, empresa cliente de ARL SURA.
2. Estados de la OC (aprobado, cancelado, facturado).
3. Si requiere o tiene control de informe.
3. Costo unitario de la tarea, valor transporte (si tiene), valor viáticos (si tiene).
4. Profesional, prestador, contacto empresa (teléfono, municipio).
Gestión

1. Saber si está programada o ejecutada.

2. Saber el estado del informe (recibido, aprobado, rechazado), fecha de envío, fecha de
aprobación.

3. Saber en qué número de factura que está asociada y el estado de la factura (no enviada,
enviada, rechazada, transmitida).

4. Saber el estado del acta registrada en 360.

Nota: Recordemos que el estado del informe es diferente al estado de la OC.

Pueden hacer la consulta con número de OC como en las anteriores opciones. Al consultar
nos sale una opción para darle clic en el número de la OC.

Cuando le da clic al número de la OC subrayado en azul.

Detalle de la OC

Gestión de la OC

Y al darle clic al botón detalles podemos visualizar en otra ventana lo siguiente:

Intercambiar Prestador

En esta opción puedo cambiar el asesor inicial de la OC por otro asesor, ya sea
por disponibilidad de tiempo, por experticia con la empresa, por incapacidad
laboral, porque yano labora con el Aliado, etc.

1. Al dar clic en la opción de intercambiar prestador me van a cargar las siguientes opciones.

2. Después de diligenciar la oficina, con el número de cedula prestador de origen (es elasesor
viene en la OC inicialmente) y el número de cedula prestador destino (es el asesor que se
le pasar la OC).

3. Doy clic el botón para buscar las OC que se pueden intercambiar entre los dos
asesores.

Nota: si hay alguna OC que no sale en el listado cuando hago la búsqueda o cuando la
busco puntualmente y no encuentra información, es porque los asesores no tienen el
mismo perfil tarifario o no están homologados en la misma tarea para entregar el servicio.
4. Cuando identificamos la OC que vamos a intercambiar la seleccionamos y damos clic

en el botón nos sale una notificación que nos dice que, si estamos
seguros, y si es así le damos clic en ACEPTAR para que haga el intercambio de OC.

POLITICAS DE VIAJE Y LEGALIZACIÓN DE GASTOS

 Debes realizar la solicitud a través de: https://forms.office.com/r/p4QhYAeEcZ y escoger

la solicitud que necesites ya sea direccionamiento de la política de viajes o solicitudes
de viáticos y gastos de viaje-adj.

 Se debe realizar por parte del aliado la solicitud de gastos de viaje en el formato
establecido para este proceso y con 10 días de anterioridad a la fecha del viaje.

 Se deberá adjuntar soportes anexos al formato de solicitud de gastos de viaje donde

se evidencien los gastos realizados (cuando aplique), los soportes deben ser
consistentes con los gastos de viaje solicitados.

 Siempre debes tener el aval del profesional en prevención de lo que solicitó el aliado
para luego ingresar los gastos de viaje al aplicativo.

 Se reconocerá alimentación cuando se use alojamiento y/o transporte aéreo.

 días consecutivos en la zona de prestación del servicio, es obligatorio anexar facturas

y soportes.
 Es importante tener en cuenta que no se asignan gastos de viaje cuando la empresa
cliente asuma el total de los gastos de viaje, situación que deberá ser informada a la
ARLSURA.
 Para gestionar los gastos de viaje la orden de compra siempre debe estar programada
por Interconectados, porque los gastos de viaje se ingresan por programación.
 Los tiquetes y alojamiento siempre se deben tramitar con BCD Travel, en casos
excepcionales se gestiona el reembolso por el módulo de gastos de viaje.
CARGA FACTURA Y SOPORTES

En esta opción puedo cargar las OC que ya fueron programadas, ejecutadas, se realizó el acta
en 360 (si es necesario por su servicio), si se envió el informe y está aprobado (si es necesario
por su servicio) a la pre factura.

Facturas No Enviadas

Nota: si en algún momento nos sale el siguiente mensaje por favor leerlo y tenerlo en cuenta
a la hora de facturar tus servicios.

1. Damos clic en la opción de facturas no enviadas y nos carga la siguiente pantalla.

2. Después de que nos cargue la pantalla damos clic en el botón NUEVO.

3. Al dar clic en el botón nuevo me carga una nueva pantalla, donde debo diligenciar el
número de factura y la fecha de envío de la factura.

Nota: El número de la pre factura siempre debe ser igual al número de la factura
electrónica o no electrónica y la fecha de la pre factura es la fecha de cuando se envíala
pre factura.
 Ejemplo1: si pusimos en la pre factura FACTARL21 tal cual debe ser ese número en la
factura (sin una letra, ni número, ni carácter especial adicional).

Ejemplo2: si empecé hacer mi pre factura el 17 de agosto, pero todavía no la voy a enviar
y voy a seguir cargando servicios para enviarla el 31 de agosto, la fecha de la prefactura no
se puede enviar con fecha del 17 de agosto, sino que debe quedar con la fecha del 31 de
agosto.

4. Después de garantizar que la información de la pre factura es correcta doy clic en el botón

. El sistema me notifica que se creó el encabezado de la pre factura

satisfactoriamente.

5. Cuando se guarda la información, nos sale el número de la pre factura, la fecha de

facturación y la fecha de ingreso.

6. Damos clic en el número de la factura para empezar a cargar los servicios que deseo
facturar.

7. Nos carga una nueva pantalla, donde desde el botón puedo

empezar a cargar las OC que ya están listas para cobrarle a ARL SURA.

8. Cuando damos clic en agregar detalle podemos consultar por OC o cualquier otro
parámetro que necesitemos (prestador, fecha de entrega, empresa, UEN).
9. Después de consultar la o las OC que requiero agregar a la pre factura, la o las selecciono
(si tiene transporte y/o viáticos) también lo o los selecciono y podemos iragregando la o
las OC a la pre factura.

10. Cuando terminamos de agregar los detalles de la o las OC a la pre factura debemos
garantizar que el valor total facturado este correcto y sea igual al de la factura; ya quesi
no coincide este valor facturado nos hacen devolución de la factura.

11. Si estoy seguro de que la pre factura y la factura coinciden en el número y valor,
procedemos a dar clic en el botón y luego la enviamos con el
botón . Si queremos saber el estado de nuestra factura lo
podemos hacer en la opción antes mencionada de INFORMACIÓN TAREAS.
Facturas Rechazadas

Si por algún motivo nos devuelven la factura, podemos ingresar a la opción de facturas
rechazadas.

• En esta opción me van salir las facturas que me devuelvan desde Gestion Integral de
Pagos (GIP), donde puedo visualizar la razón u observaciones de la devolución.

• Podemos reutilizar la pre factura, cuando utilizamos esta opción la pre factura pasa
nuevamente a FACTURAS NO ENVIADAS, para hacerle algún ajuste según el motivo de
devolución y así poderla enviar nuevamente.

• También se puede eliminar para crear una nueva.

• Recordemos que si la o las OC que asociamos a una pre factura no las reutilizamos o
eliminamos este siempre va quedar asociada a esa pre factura.
ARUS

Plataforma donde se cargan los soportes de facturación electrónica.

Ya realicé mi pre factura en interconectados ¿cómo puedo enviar mis factura y soportes?

Carga Soporte Facturación

Importante: Según el tipo de facturacion que uses debes seleccionar facturación electrónica

o facturación NO electrónica para evitar errores en la carga.

Clic cargar facturas y soportes y carga de soporte facturación.

Clic cargar facturas y soportes o carga de soportes factura electrónica.

Se trasladará una ventana en la cual debe seleccionar “Línea de negocio

Prevención de riesgos.”

Después puede arrastrar con el mouse del computador la capeta ZIP o clic en
ventana para ingresar los soportes luego clic a Cargar.
 Nota: Realizar un archivo .zip con todos los soportes por cada factura, sin
sub carpe-tas o contraseñas. (seleccionar las imágenes o pdf clic derecho
S.O MAC “comprimir” – S.O Windows “enviar a carpeta comprimida”)
Nombra el archivo con el número de la factura sin caracteres especiales.
Recuerda: Los soportes deben estar en blanco y negro (no a color), los
documentos deben ser escaneados (no tomar fotos).

Reporte del estado de facturas en ARUS

En este reporte puedes validar el estado de carga de las facturas. Puedes validar 40 minutos después
de realizada la carga, en este reporte se pueden verificar las cargas exitosas o con error y se puede
exportar en un archivo en Excel. Es importante se guarde el archivo en Excel como prueba de cargue
exitoso de la factura para posteriores seguimientos, debido a que este equivale al sello de recibido
de Sura.

Clic Reportes de facturas.

Clic icono reportes.

Se seleccionan los parámetros de consulta por fecha de aprobación para recuperar la

información deseada y clic a consultar.

Clic a exportar.
 Nota: el rango de búsqueda en fecha es máximo a 30días.

Estado de Cuenta: Esta posibilidad la encuentras en interconectados dentro del listado de las
opciones de gestiòn como Estado de Cuenta y te permite ver el estado de tus facturas ya sea
por numero de factura, fecha de las facturas (consolidado).

• Por número de factura: se coloca el numero de la factura y la fecha en el cual se radicó

la factura (no mayor a un mes) y se selecciona la opción generar informe descarga y
así se genera automáticamente el informe en formato Excel.

• Sin número de factura: la búsqueda en esta opción se realiza colocando el rango de

fecha, en el cual se radicó la factura (no mayor a un mes). Esta opción trae la
información de todas las facturas radicadas en ese rango de tiempo y puede hacer el
seguimiento al estado de las mismas Una vez seleccionada la opción de consulta, se
da click en generar informe el sistema descarga automático el informe en formato
Excel.

TENER EN CUENTA ESTOS TIPS

¡Siempre! debemos revisar las OC antes de entregar el servicio.

Verifica: el producto, la tarea, clasificación (asesoría, capacitación, exámenes, mediciones),

cantidad (horas, unidades, puntos), transporte o viáticos (si se requieren) contacto,
observaciones.

Cuando la orden de compra se encuentra con requiere informe y control de informe, la orden
de compra no permite la facturación parcial si no que debe ser total es decir cuando termine
la ejecución total.

Si la OC requiere algún tipo de modificación hágaselo saber a tiempo al profesional de

prevención de riesgos (PPR) y si el autoriza la modificación, puedes realizar la solicitud a
través del formato: https://forms.office.com/r/p4QhYAeEcZ, en el formato selecciona la
solicitud que requiera modificación la OC.
Hay dos formas fáciles de consultar una OC en la opción de recuperar orden:

• Con el número de Orden de compra: es el parámetro más común y rápido para

consultar una OC sin tener que usar otro parámetro.

• Con rango de fechas: este parámetro busca por la fecha de aprobación de la OC (esta
fecha es cuando el PPR aprobó la OC).

Nota: el rango de fechas es solo de 6 meses, o sea que cuando hagan una consulta no se
pueden salir de este rango. También hay otros parámetros de consulta, pero les
recomendamos estos dos.

Si la consulta no arroja ningún resultado en la búsqueda lo más probable es:

• Que la OC este ejecutada o facturada, cuando la OC está totalmente ejecutada estano

sale en la opción recuperar orden

• Que la OC no esté aprobada, consultar con el PPR.

• Que la OC esta cancelada o se le bajo saldo, consultar con el Profesional en

Prevención.

• Diligenciar el acta durante o al finalizar la entrega del servicio con el cliente.

• Al diligenciar el acta se debe garantizar en 360 que en la opción donde dice asesoradopor
sea la misma persona (asesor) que está en la programación de interconectados; de no
hacerlo y finalizamos el proceso, no vamos a visualizar el acta.

• Es importante que diligencie todos los campos marcados como obligatorios.

• Si creamos una nueva sede en el acta y no nos carga la información de latitud y

longitud, nos podemos apoyar buscándola en internet.
• Gestionar correctamente las órdenes de compra en Interconectados (programaciones,
ejecuciones, actas, informes, soportes (de asistencia, transportes, viáticos) envío de pre
facturas.

• Soportes de asistencia donde se evidencie: número de OC, fecha, duración (hora de

inicio y fin de la capacitación), nombre del facilitador, lugar, nombre del producto y
tarea, nombre, número de cedula y firma de las personas que asistieron a la
capacitación.

• Si eres facturador electrónico usa esta opción: Fact. electrónica (XML) – Carga de
soportes.

• Si NO eres facturador electrónico usa esta opción: Fact. NO electrónica – Carga de

factura y soportes.

• Notificar cada Factura electrónica en el siguiente correo electrónico:

[email protected] (Recepción de Factura Electrónica Seguros de Vida NIT
890903790), de acuerdo a su operador de facturación electrónica y por ser Aliado de
Prevención con copia al e-mail [email protected]

• Los soportes deben estar en blanco y negro (no a color), los documentos deben ser
escaneados (no tomar fotos).

• Renombrar el archivo. Zip con el número de la factura sin caracteres especiales, ni

subcarpetas, ni contraseñas.

• Siempre enviar la prefectura por interconectados antes de subir los soportes a ARUS,si
por algún motivo se rechaza la pre factura, se vuelven a reenviar los soportes por ARUS,
importante que se realice la pre factura, subir soportes a ARUS y facturación electrónica
de forma simultánea.

• Enviar en la factura el detalle de los números de OC a facturar.

¡Debemos garantizar que la OC tenga lo necesario para entregar el servicio, para no presentar
inconvenientes en la gestión!
Línea de atención 018000 51 8888
Bogotá 601 4055911
Cali 602 3808938
Medellín 604 4444578
Desde tu celular #888

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