Primera edición: octubre 2011

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© Julio Juan Anaya Tejero

ISBN: 978-84-16462-07-0
Portada: Gerardo Domínguez

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Doña Mencia, 39
28011 Madrid

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cualquier medio sin la preceptiva autorización previa.
 Índice

CARTA AL LECTOR

PRIMERA PARTE
CONCEPTOS BÁSICOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES

Capítulo 1. El concepto moderno de almacén

Introducción
1. Contenido de la gestión de almacenes
2. El almacén como centro de producción
3. Tipología de los almacenes
4. Funciones, actividades y responsabilidades

Capítulo 2. Análisis previos de los productos almacenados

1. Características de los productos
2. Medios de contención habituales
3. Ventajas de la paletización
4. Sistemas de embalajes y empaquetado
5. Características de su demanda

Capítulo 3. Técnicas de manutención y almacenaje

Introducción
1. Sistemas de transporte interno
2. Sistemas convencionales de almacenaje
 3. Almacenes robotizados

Capítulo 4. Estructura y capacidad de almacenaje

1. Áreas funcionales y operativas
2. El concepto de capacidad de almacenaje

Capítulo 5. Procesos operativos

1. Conceptos previos
2. Flujos de entrada de productos
3. Flujos de salida de productos
4. Burocracia y procesos documentales
5. Los sistemas de pre y post-facturación
6. El control de inventarios

Capítulo 6. Costos de almacenaje y manipulación

1. Introducción
2. Naturaleza de los costos de almacenaje y manipulación
3. Coste unitario de almacenamiento
4. Cálculo del coste de almacenamiento por producto
5. Costes de posesión de los productos
6. Costes de manipulación

SEGUNDA PARTE
ORGANIZACIÓN Y DISEÑO DE ALMACENES

Capítulo 1. La ubicación física de los productos

1. Conceptos generales de organización
2. Zonificación y codificación de áreas de almacén
3. Sistema de ubicación de productos
4. Análisis de la actividad de los artículos
5. El lay-out de almacén en función de la actividad
Capítulo 2. Organización de los procesos
1. Conceptos previos
2. Análisis de procesos y ciclos operativos
3. El diagrama de procesos
4. Distribución en planta del flujo de materiales
4. Cálculo de medios requeridos
5. Cálculo de estándares de ejecución

Capítulo 3. Tratamiento de pedidos en el almacén

1. El concepto de picking en almacén
2. Potencial de mejora
3. Técnicas de picking empleadas
4. Sistemas basados en radiocontrol
5. La optimización del picking

Capítulo 4. Cálculo de la capacidad de almacenamiento requerida

1. Introducción
2. Evaluación del nivel de stock operativo
3. Número de huecos o estantes requeridos
4. Cálculo de m2 de almacenamiento necesarios

Capítulo 5. Adquisición de un almacén

1. Planteamiento del problema
2. Localización geográfica
3. Características constructivas requeridas
4. El diseño de un nuevo almacén

Capítulo 6. Informatización y robótica

1. El papel de la informática en los almacenes
2. La robotización del almacén
Capítulo 7. Productividad y rendimientos
1. La productividad del almacén
2. Concepto de productividad
3. Factores que aumentan la productividad
4. Componentes de la productividad
5. Capacidad efectiva diaria (C.E.D.)
6. Relación entre tecnología operativa, utilización y eficiencia
7. Productividad global del almacén

Capítulo 8. Indicadores de gestión en almacenes

1. Concepto de indicador de gestión
2. Cómo fijar los objetivos
3. Características de los indicadores de gestión
4. Formulación de indicadores de gestión
5. Publicación y seguimiento del plan
6. Principales ventajas

Capítulo 9. Planificación operativa

1. Conceptos generales
2. Planteamiento del problema
Carta al lector
En mi larga vida profesional como consultor de Organización y
Logística, pocas veces he tratado algún problema de organización en una
empresa en la cual, de una forma directa o indirecta, no estuviesen
involucrados aspectos relacionados con el tema de la organización de los
almacenes.
En cualquier caso, el planteamiento empresarial siempre era el mismo.
“Hay que sustituir al jefe de almacén…”.
“Este muchacho de almacén está perdido…”.
“Creemos que el responsable del almacén no da la talla…”, etc.
Pocas veces se oían voces de apoyo al responsable de almacén para darle
la formación y los medios necesarios para poder cumplir de una forma
correcta con su cometido. Sólo la honradez y la capacidad de trabajo, junto
con la veteranía, son las armas de defensa que habitualmente posee el
responsable de almacén para el desarrollo de su cometido.
El problema reside en que en gran parte de las empresas de negocios,
sobre todo en las denominadas pymes, salvo honrosas excepciones, que
tienen ya un cierto desarrollo en el campo de la logística, el almacén ha sido
víctima de un crecimiento desmesurado sin que se haya tomado alguna
medida preventiva sobre las repercusiones que, a medio y largo plazo, tiene
esta situación en la estructura física y organizativa de los almacenes.
Si a esto le añadimos un problema crónico de falta de formación
profesional en el campo del almacenaje y la distribución física, ya tenemos
los ingredientes necesarios para llegar a una situación típica de descontrol.
Los síntomas son siempre los mismos:
 – Reclamaciones constantes de clientes por fallos en los plazos de
entrega prometidos.
– Devoluciones por error en el pedido suministrado o entregas
defectuosas.
– Falta de calidad en general en las entregas.
– Y sobre todo una continua demanda de información por parte de los
clientes relacionada con los pedidos cursados y aún no recibidos.

Con la presente obra pretendo suministrar al lector la información

necesaria para una evaluación apropiada de la situación de un almacén, así
como dotar a los responsables de los mismos de las herramientas básicas
necesarias para un correcto diseño y organización.
Conviene hacer la salvedad de que toda la normativa que se explica en la
presente obra se adapta tanto a la gran empresa, que dispone de amplias
instalaciones para el almacenaje y distribución física de sus productos
(recordemos que hay almacenes en los cuales entra el propio ferrocarril
dentro de la nave industrial, con instalaciones completamente robotizadas),
como a pequeños almacenes de industrias más modestas que disponen de un
local de unos de 300 m2.
Aunque, obviamente, a mayor dimensión del problema mejor será la
utilidad de los procedimientos recomendados.
Por cuestiones puramente didácticas, he decidido dividir la presente
publicación en dos partes. La primera, denominada CONCEPTOS BÁSICOS
DE LA GESTIÓN DE ALMACENES, tiene como misión dotar al lector de
todos aquellos elementos necesarios para comprender y enjuiciar la
problemática existente en el campo de la gestión de almacenaje y
distribución, así como compenetrarse con la importancia relativa que tiene
cada uno de los elementos y recursos disponibles en el mismo.
Conocer claramente los objetivos a cubrir dentro del campo de la gestión
de almacenes, así como las responsabilidades inherentes al cumplimiento de
su tarea, es otro de los objetivos básicos de esta primera parte.
La segunda parte, denominada ORGANIZACIÓN Y DISEÑO DE
ALMACENES, es más de carácter técnico, teniendo básicamente por misión
ilustrar de todas las herramientas básicas necesarias para un correcto
dimensionamiento y organización física de almacenes, así como dotar al
mismo de un tratamiento eficaz, racional y económico de todos los procesos
productivos de entrada y salida de materiales.
Al lector de esta segunda parte se le supone un conocimiento teórico-
práctico de la gestión de almacenes, si bien recomendamos que no subestime
la lectura de la primera parte, entre otras cosas por razón de conocer la
terminología empleada.
En mi opinión, el libro es suficientemente sencillo como para que
personas no iniciadas en el tema, puedan comprenderlo sin ningún problema,
y a su vez suficientemente amplio de conceptos como para que pueda servir
de guía a los diferentes responsables y especialistas que tratan este tema,
tanto a nivel de consultoría como de gestión logística.
Aquellos lectores que deseen profundizar algo más en los temas de
Gestión de los inventarios, distribución física propiamente dicha o
diagnóstico de problemas logísticos, les remito a la lectura de otras
publicaciones mías o de otros autores recomendadas por la Editorial ESIC.
PRIMERA PARTE
CONCEPTOS BÁSICOS DE LA GESTIÓN DE
ALMACENES
 Capítulo 1
El concepto moderno de almacén

Introducción
1. Contenido de la gestión de almacenes.
2. El almacén como centro de producción.
3. Tipología de los almacenes.
4. Funciones, responsabilidades y actividades.

OBJETIVO
En este capítulo, el lector tendrá una visión completa de la
misión, contenido y alcance de las diversas actividades
realizadas en un almacén, así como de las diferentes funciones
y responsabilidades inherentes a la gestión moderna de
almacenes.
Introducción
La palabra almacén, a las personas no introducidas en el tema, les puede
sugerir diferentes cosas en función de las experiencias o vivencias
profesionales que pudieran haber tenido en su vida. Así, por ejemplo, se
entiende fácilmente que no es lo mismo un almacén de productos
farmacéuticos para la distribución a farmacias, que un almacén de productos
industriales para la construcción, o un almacén destinado a la custodia y
guardería de muebles, por citar casos extremos. Como tampoco tienen los
mismos requerimientos un almacén de productos químicos que un almacén
de cerámica de construcción, por ejemplo.
En primer lugar, conviene señalar que, etimológicamente, la palabra
almacén sugiere una instalación específica para el albergue de productos de
diferente naturaleza (materiales, productos comerciales, herramientas u
utillaje en general, mobiliario, etc.); en definitiva, sería algo similar a lo que
en la lengua anglosajona se conoce como “warehouse”. Sin embargo, de
acuerdo con el enfoque que pretendo dar a esta publicación, nos vamos a
referir básicamente a almacenes que tienen como misión el albergar y
distribuir materiales y/o productos objeto de fabricación o comercialización
de acuerdo con los conceptos modernos de logística de distribución.
En definitiva, nos referimos fundamentalmente a la palabra anglosajona
“stores” o lugar donde físicamente se almacenan los stocks de productos
comerciales o industriales que posteriormente van a ser objeto de distribución
o transformación.
Me gustaría desde este momento hacer una distinción clara entre el
concepto de almacén y el de bodega, ya que este término se utiliza en algunos
países sudamericanos como sinónimo de almacén.
En España, el concepto de bodega, tiene dos acepciones
fundamentalmente: los bajos de una navío (bodega de un barco) o un lugar
con condiciones climáticas especiales que se dedica a la maduración o
crianza de ciertos productos como el vino o el queso. Evidentemente, para
nosotros esto no es un proceso de almacenaje, sino una fase final de un
proceso de elaboración. Cuando estos productos salen debidamente
empaquetados y etiquetados con destino a la distribución comercial, se
transforman en stocks y se albergan en un almacén.
Por último conviene mencionar que aunque, lógicamente, a efectos
didácticos nos vamos a referir a un almacén de ciertas dimensiones, propios
de la gran empresa, sin embargo los conceptos son completamente
asimilables y utilizables para un almacén de tipo medio o pequeño, típico de
las empresas denominadas pymes.
Los conceptos y tópicos a discutir son los mismos, si bien obviamente
sus necesidades varían en función del tamaño de la instalación requerida.

1. Contenido de la gestión de almacenes

Todos los esfuerzos realizados en logística para conseguir la excelencia
en el servicio al cliente, junto con una reducción drástica de los stocks, han
potenciado la necesidad de tener una organización eficaz en los almacenes,
constituyendo hoy en día, sin duda alguna, uno de los puntos neurálgicos más
importantes para una correcta política de distribución.
Los avances tecnológicos actuales, tanto en el campo de la manipulación
física de materiales como de las técnicas de almacenaje propiamente dichas,
junto con la aplicación extensiva de la informática o incluso la robótica, han
creado un campo de cultivo suficientemente sustancioso como para hacer que
los almacenes constituyan una de las áreas más tecnificadas dentro de la
llamada cadena logística de distribución.
Los tres parámetros en los cuales se fundamenta básicamente el servicio
comercial desde un punto de vista logístico son:

a) Disponibilidad de mercancías para su entrega inmediata al cliente.

b) Rapidez de entrega de la mercancía.
c) Fiabilidad en la fecha prometida de entrega al cliente.
 Podríamos decir que mientras la “disponibilidad” es fundamentalmente
responsabilidad directa del gestor de materiales, ya que es él el que tiene que
decidir el nivel de stocks requerido en los almacenes, la rapidez y fiabilidad
de las entregas dependen en gran medida de una correcta gestión de la
función de almacenaje y transporte.
En este orden de ideas, podríamos decir que el objetivo fundamental de
una correcta gestión de almacenes se basa en el principio de conseguir el
grado de servicio requerido por el mercado (por ejemplo, entregas en 24 ó 48
horas con una fiabilidad del 95%), a un nivel de costes aceptable para la
empresa.

FIGURA 1
OBJETIVO BÁSICO

Si tenemos en cuenta que, dentro de los gastos logísticos de una empresa,

la manipulación de los productos, en un almacén de los llamados
convencionales, representa una cifra en torno a un 48% de la totalidad de los
gastos que genera el mismo, es fácil comprender cómo la antigua figura del
jefe de almacén, al cual se le consideraba básicamente el custodio de los
productos, pasa a ser la de un manager capaz de conseguir los objetivos de
servicio previstos con la máxima eficacia y productividad.
De la misma manera que ha evolucionado su responsabilidad, las
exigencias de su perfil laboral también cambian; de tal forma que el jefe de
almacén ya no es sólo una persona con capacidad de trabajo demostrada,
honradez y fidelidad a la empresa, conocedora en profundidad de los
productos almacenados, y con cualidades especiales para el “manejo de
hombres”, como se decía anteriormente, sino que básicamente debe de ser un
“manager”, técnicamente preparado para saber optimizar la utilización de los
recursos tanto tecnológicos como humanos que tiene a su disposición con
objeto de dar el máximo servicio al mínimo coste posible. En consecuencia,
las cualidades personales de un responsable de almacén son muy similares a
las que hoy en día se exige a un director de fábrica.
En un almacén de los llamados convencionales, la distribución de gastos
podríamos centrarla aproximadamente en los siguientes términos (ver figura
2):

– 48%, gasto de personal.

– 42%, espacio ocupado.
– 10%, equipo.

FIGURA 2
ELEMENTOS DE COSTE EN ALMACÉN

Sin embargo, en la medida en que los almacenes evolucionan con

técnicas mas avanzadas (mecanización, robótica, etc.), la distribución de
gastos se invierte, adquiriendo más protagonismo los gastos de
mantenimiento del equipo, con disminución drástica de los gastos de
personal.
Como resumen de todo lo anterior, podríamos decir que un almacén debe
responder fundamentalmente a los requerimientos de un espacio
debidamente dimensionado, para una ubicación y manipulación eficiente
de materiales y mercancías, de tal manera que se consiga una máxima
utilización del volumen disponible con unos costes operacionales mínimos.
 Ambas palabras claves, dimensionamiento y eficiencia, nos llevan a dos
problemas fundamentales, que trataremos oportunamente:

a) Correcto diseño de almacenes (lay-out).

b) Tratamiento eficiente y eficaz de los procesos operativos de los
mismos (flujos de entrada y salida de productos).

FIGURA 3
CONCEPTO DE ALMACÉN

2. El almacén como centro de producción

Un almacén se puede considerar como un centro de producción en el
cual se efectúan una serie de procesos relacionados con:

• Recepción de materiales.
• Adecuación, en su caso, de productos a los requerimientos
comerciales (embalajes, etiquetados, etc.).
• Almacenamiento de productos propiamente dicho (ubicación física).
• Selección de productos para atender a los pedidos de clientes o
fábrica (picking).
• Preparación de la expedición o entregas.
• Carga de camiones.

El almacén, al igual que una planta industrial, normalmente se compone

de un conjunto de departamentos o áreas de trabajo, que se pueden definir
como “instalaciones específicas de producción”, consistentes en una o más
personas y/o máquinas, que se pueden considerar como una unidad a efectos
de planificación de necesidades de capacidad y programación detallada de
operaciones. Por ejemplo, actividades de picking de productos, preparación
de pedidos, expediciones, etc.
Dentro de un área de trabajo se localizan los llamados puestos de
trabajo, que son ubicaciones específicas donde un operario realiza un
cometido concreto, con o sin ayuda de una máquina.
En almacenes pequeños la división física de áreas de trabajo queda un
tanto difuminada, así como el hecho de que el personal sea un tanto
polivalente, realizando diferentes funciones, lo cual no invalida el concepto
anterior, ya que virtualmente mantiene su existencia.
El problema logístico del almacén se plantea principalmente conseguir
una gestión correcta de los recursos empleados, evitando retrasos y colas de
espera, para minimizar así el tiempo total del proceso (rapidez en el servicio),
a la vez que reducimos los costes operacionales globales.
Todos estos conceptos se analizarán ampliamente en los capítulos 4 y 5
de esta publicación.

3. Tipología de los almacenes

Múltiples pueden ser las clasificaciones que se pueden hacer de los
almacenes en función de sus objetivos comerciales, sector industrial al que
pertenece, artículos que alberga, etc. Sin embargo, a efectos prácticos y desde
un punto de vista funcional, los vamos a clasificar en dos grandes grupos:

a) Almacenes industriales o fabriles, que tienen como misión albergar

las materias primas, componentes o semi-terminados de los
productos necesarios para atender a un determinado proceso de
producción.
b) Almacenes comerciales de productos terminados con destino al
mercado.
 Conviene señalar que, desde el punto de vista operativo y de
organización, pocas son las diferencias existentes entre ambos almacenes,
aunque obviamente presentan sus características diferenciales, mayormente
impuestas por la naturaleza de sus productos y la operativa del picking como
veremos oportunamente. Sin embargo, desde el punto de vista de gestión de
stocks o control de los inventarios, sí existen diferencias importantes, tanto en
los criterios de valoración como en las técnicas de control de inventarios
aplicables.
En la presente publicación nos vamos a referir fundamentalmente a los
almacenes comerciales, cuya filosofía de organización y gestión se puede
fácilmente extrapolar de forma discrecional al resto de almacenes.
En primer lugar, diremos que conviene distinguir entre el concepto
almacenar y stockar.
Almacenar es un concepto amplio que supone toda custodia de un
producto para un fin concreto, mientras que stockar (la creación de un stock)
es un concepto más restringido que implica el almacenamiento de un
producto para su venta o consumo posterior. En definitiva, el stock representa
una anticipación de la demanda.
Cuando una empresa trabaja con una política de fabricación para stocks,
está en definitiva “anticipando” su demanda con un doble objetivo:

– Dar un servicio rápido y fiable a sus clientes.

– Conseguir economías de escala en los procesos productivos.

Los almacenes dedicados, por ejemplo, a recogida de productos para su

reparación, consignación de material, depósitos auxiliares por falta de
espacio, etc., no tienen la consideración de punto de stocks.
A efectos de este análisis vamos a considerar las siguientes instalaciones:

A. Almacenes de productos terminados.

B. Almacenes centrales o reguladores.
C. Almacenes regionales o de aproximación.