MF1325_1 - Operaciones auxiliares de almacenaje

1.1. Concepto y funciones del almacén

1.2. Tipología de almacenes

1.2.1. Por tipo de empresa y tamaño

1.2.2. Por tipo de mercancías

1.2.3. Por funciones

1.3. Diseño de un almacén

1.3.1. Lay-Out y plano del almacén

1.3.2. Disposición de las áreas

1.3.3. Zonas de trabajo

1.4. Flujo de mercancías en el almacén

1.4.1. El almacén y la cadena de suministro

1.4.2. El concepto de flujo de mercancías interno

1.4.3. Entradas y salidas de mercancías

1.4.4. Cargas y descargas

1.4.5. Cross-docking

1.1. Concepto y funciones del almacén

El concepto de almacén, a las personas que no trabajan en el sector de la logística les puede generar diferentes significados, en función, de los conocimientos o experiencias previas que hayan tenido en su vida. De tal forma, que no es lo mismo un almacén para productos de alimentación, que un almacén destinado a la guarda y custodia de enseres personales. Como tampoco, tienen las mismas características un almacén de productos químicos que un almacén de maquinaria para la construcción. Por ello, conviene señalar el concepto de almacén y sus funciones.

Etimológicamente, el concepto de almacén hace referencia a una instalación física concreta para guardar o albergar productos de diversa naturaleza, entendiéndose por ello, materiales, maquinarias, herramientas, mobiliario, etc.

Por tanto, el concepto de almacén se define como un espacio físico especialmente diseñado para llevar a cabo funciones de recepción, protección, manipulación, conservación y expedición de productos de la empresa, antes de que se produzca la administración, uso o venta del producto previamente almacenado.

Por tanto, el almacén se puede considerar como un centro de producción en el cual se llevan a cabo una serie de actividades. Estas actividades se detallan a continuación:

4Recogida de materiales.

4Preparación de los productos en función de las demandas comerciales, es decir, embalaje, etiquetados, etc.

4Ubicación física más adecuada de los productos.

4Selección de los productos para atender a los pedidos de los clientes (picking).

4Preparación del producto para la entrega.

4Carga en los camiones.

Las principales funciones que se llevan a cabo en todos los almacenes son las siguientes:

4Recepción de los productos: Esta función se compone a su vez tres fases (antes de la llegada del producto, llegada y después de la llegada del producto):

1Antes de la llegada del producto: Consiste en recopilar y disponer de toda la información relativa al producto que llega al almacén.

1Llegada del producto al almacén: El producto es trasladado a la zona de recepción para iniciar la verificación cuantitativa, es decir, comprobar que aquellas cantidades que han sido solicitadas del producto han llegado.

1Después de la llegada del producto: Tras la verificación cuantitativa, el producto es trasladado hasta el departamento de calidad, aquí se produce la comprobación de la calidad y/o funcionamiento del producto, observando si es optimo y se ajustan a los criterios exigidos. En el caso de no ajustarse, se produce la devolución del producto, por el contario si supera los controles previos, se produce el almacenaje en el área o espacio habilitado para la reserva.

La segunda de las funciones que se llevan a cabo en el almacén es el almacenaje y manutención, esta función se caracteriza por:

4Almacenaje y manutención

1Almacenaje: Es la principal actividad y la que mayor coste genera. Estos costes no aumentan ni suponen un incremento en el valor del producto. Siendo los principales costes los que a continuación se detallan:

•Maquinaria e instalaciones.

•Personal empleado.

•Costes financieros asociados al capital de los productos almacenados.

•Costes informáticos.

1Manutención: Consiste en el trabajo que realizan los empleados u operarios para acondicionar la mercancía, de tal forma, que se conserve en óptimas condiciones y así facilitar su posterior expedición.

4Preparación de pedido (picking o coger), significa literalmente la tarea de dirigirse hacia una zona específica del almacenaje y recoger aquella mercancía que se ha solicitado para un determinado pedido. Esta función conlleva importantes costes, por el personal y el tiempo necesario, ya que las tareas que tiene que realizar el operario son las que a continuación se detallan:

1El operario debe trasladarse a la zona concreta para localizar físicamente el producto.

1Reconocimiento del producto, bien visualmente o bien a través de algún tipo de codificación.

1Si no existen suficientes existencias, es necesario reflejarlos por escrito en el documento habilitado para ello (documento de picking).

1Coger y reflejar la cantidad de unidades retiradas.

1Trasladar al próximo punto de recogida para volver a repetir la operación.

1Transportar la mercancía hacía la zona la preparación de los pedidos.

1Descargar la mercancía.

1Volver al lugar de origen con el equipo.

4Expedición: consiste en preparar la mercancía de forma adecuada con el fin de que llegue en perfecta condiciones al cliente. La expedición de mercancías consiste en realizar las siguientes tareas:

1Embalaje de la mercancía.

1Precintado con el fin de garantizar su conservación.

1Correcto etiquetado que ayude a la identificación del producto.

1Emisión de la documentación informativa del producto.

4Organización y control de existencias: Se trata de una función basada en fijar una serie de criterios y formar de proceder en los siguientes aspectos:

1Disminuir los costes vinculados a las operaciones antes mencionadas.

1Reducir las distancias y los tiempos de acceso al producto.

1Realizar un control de productos con especiales características, es decir, temperatura adecuada, grado de peligrosidad, toxicidad del producto en caso de existir, etc.

1Seguimiento de la trazabilidad de los costes.

1.2. Tipología de almacenes

A continuación se muestran una clasificación de los tipos de almacenes, atendiendo para ello, a criterios como el tipo de empresa, su tamaño, el tipo de mercancías que albergan y/o las funciones que desempeñan.

1.2.1. Por tipo de empresa y tamaño

Los criterios y las clasificaciones que se emplean en los almacenes son diversos, es por ello, que se pueden considerar distintos tipos de almacenes en función de los objetivos comerciales que tengan, del sector industrial en el que se encuadren o por el tipo de mercancía que alberga en sus instalaciones.

A continuación vamos a clasificar los tipos de almacenes atendiendo a los siguientes criterios: por tipo de empresa y su tamaño, por el tipo de mercancía que alberga y por las funciones que desempeña.

Tipo de empresa: la actividad de almacenaje se puede clasificar atendiendo a tres modalidades de empresas:

4Empresas manufactureras: Son empresas dedicadas a transformar la materia prima que les llega en un producto terminado y apto para su distribución y venta. Como ejemplo, se pueden citar empresas destinadas a la fabricación de muebles, industrias del papel o la industrial textil.

En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de empresas manufactureras.

4Empresas distribuidoras: Son entidades encargadas de la distribución y abastecimiento de productos, materiales, alimentos, etc. a otras empresas, para que estas los comercialicen y así poder obtener beneficios.

4Tiendas de productos de consumo: Son establecimientos de fácil acceso en los que el consumidor puede adquirir los productos que se comercialicen en dicho establecimiento. Estos productos pueden ser de un mismo sector, una tienda de informática, donde la gama de productos se encuadra dentro de ese sector, o bien, un supermercado que tiene una mayor diversa de productos puestos a la venta.

En la siguiente imagen se recoge un ejemplo de tienda de productos de consumo, en ella se puede apreciar como los productos son del mismos sector, tal y como se comentaba con anterioridad.

En la siguiente imagen se recoge un ejemplo de un supermercado, en esta imagen se puede apreciar la diversas de productos de distintos sectores.

Los almacenes también pueden ser clasificados por el tamaño, siendo este uno de los aspectos esenciales a la hora de planificar y gestionar, ya que, una mala gestión en cuanto al tamaño del almacén puede conducir a un aumento en los costes.

El tamaño o dimensión de un almacén debe ser en función de dos aspectos esenciales. Estos aspectos son los que a continuación se muestran en el siguiente esquema:

La capacidad de un almacén se puede expresar en metros cuadrados o metros cúbicos de espacio. La opción que con mayor frecuencia se emplea es la de metros cúbicos, ya que, ofrece una mayor utilidad y aprovechamiento de los espacios, haciendo practicables aquellos espacios menos accesibles del almacén, como por ejemplo puede ser su altura.

1.2.2. Por el tipo de mercancías

Los almacenes también se pueden clasificar atendiendo al tipo de mercancías que albergan:

4Almacén para albergar herramientas y equipos: La persona encargada custodia la maquinaria y útiles que se prestan a los operarios de los distintos departamentos. Ejemplo de estas herramientas son: escaleras, percutores, taladradoras, brocas, etc.

4Almacén de materiales de repuestos: Alberga materiales complementarios y de repuestos que forman parte del producto final. Por ejemplo, en la fabricación de un coche, un almacén de materiales de repuestos almacena cajas de cambio.

En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de un almacén de repuestos:

4Almacén de materiales de desecho: En estos almacenes se guarda todas aquellas piezas o partes del producto que a juicio del departamento de calidad de la empresa no ha superado los controles de calidad y tampoco tienen una posible reparación. Ejemplo de ello puede ser la seguridad de los neumáticos, su adherencia etc.

4Almacén de mercancías de materias primas: En esta modalidad de almacén se custodia aquellas materias primas que empleará la cadena de producción para elaborar el producto final. Por ejemplo, los hilos en la industrial textil o la madera en la producción de muebles.

4Almacén de mercancías auxiliares: son aquellos espacios habilitados para guardar las mercancías que son auxiliares a la producción de un producto, pero que al mismo tiempo resultan indispensable para poder fabricarlos. Por ejemplo, para realizar la confección de una prenda de vestir requiere que algunas maquinas se encuentren bien engrasadas o con el combustible necesario para que puedan funcionar. Ese combustible o energía previa necesaria para su funcionamiento es lo que se alberga en estos almacenes auxiliares.

4Almacén de mercancías a granel: Son aquellos productos que se almacenan sin estar envasados, son depositados en montones. Por ejemplo, en productos de consumo los granos de café, la azúcar, y en materiales de construcción, el yeso o el cemento.

En la siguiente imagen se puede apreciar la estructura y capacidad de los almacenes habilitados para albergar las mercancías a granel.

4Almacén de mercancías liquidas: Para albergar este tipo de mercancías, no solo se requiere de la zona de almacenaje, sino una serie de componentes especiales que permiten ser albergados. Muestra de ello son los almacenes de mercancía liquida a granel sin envasar.

4Almacén de productos en proceso: Son los espacios que albergan materiales que aun no se ha terminado y se ha guardado intencionadamente de esta manera, son aquellos que se encuentran en proceso o semi-finalizados.

4Almacén de productos finalizados: Son los espacios habilitados por las empresas para albergar aquellos productos que ya se han finalizado. Por ejemplo guardar algún tipo de mobiliario hasta que el cliente lo requiere.

1.2.3. Por funciones

Atendiendo a las funciones que desempeñan los almacenes se pueden clasificar en:

4Almacenes de cargas: En estos almacenes se alberga una cantidad de productos, este puede ser de un mismo tipo o de distintas gama. La finalidad de estos almacenes es agruparlos en soporte como puede ser una estantería o palet, con el fin de facilitar su posterior localización para su futura expedición.

4Almacenes de devolución: A ellos llegan aquellos productos que han sido devueltos por los clientes. Dentro del mismo almacén estos productos se clasifican en reproceso, desperdicio o vuelta al almacén.

1.3. Diseño de un almacén

A continuación se muestran los principales aspectos que configuran el diseño de un almacén, tales como, la disposición física, distribución de las áreas o zonas de trabajo.

1.3.1. Lay-out y plano del almacén

Una vez visto el concepto, las funciones y los tipos de almacenajes, disponibles en función de la mercancía que se desee almacenar, es necesario explicar cómo se debe organizar internamente el almacén, es decir, como es necesario llevar a cabo su diseño con el fin de tener que hacer los menos movimientos posibles. Es por ello que en primer lugar vamos a analizar el Lay-out o disposición física del almacén.

El lay-out, hace referencia tanto a la disposición física de las diferentes áreas o zonas de trabajo del almacén, como a los elementos que lo configuran. Supone un proceso crucial de cara al futuro del almacén, ya que, un mal diseño supone un mal funcionamiento de forma permanente del almacén.

Realizar un correcto lay.out implica conseguir dos objetivos esenciales:

4Obtener un eficiente aprovechamiento del espacio. En un almacén, el espacio suele ser limitado, es por ello, que resulta necesario buscar una distribución lo más adecuada posible, con el fin de repartir lo mejor posible el espacio disponible.

4Conseguir el máximo índice de rotación posible. Un almacén debe diseñarse teniendo como meta que la mercancía rote (entre y salga) lo más fácilmente posible. Se debe evitar en todo momento movimientos improductivos y recorridos excesivos y sin sentido del producto.

La distribución en el plano de las zonas internas del almacén se denomina lay-out. Antes de llevar a cabo el Lay-out, es necesario definir la altura y el número de plantas que dispone el almacén. Esto se realizará siempre y cuando la empresa construya su propio almacén, en caso de encontrarse ya construido la empresa deberá adaptarse a los condicionantes del almacén.

A la disposición física de las diferentes áreas o zonas de trabajo del almacén, como a los elementos que lo configuran recibe el nombre de Lay-out

A continuación, en la siguiente imagen se muestra un ejemplo de Lay-out:

1.3.2. Disposición de las áreas

Tal y como se ha visto, una buena disposición del almacén condiciona el funcionamiento del mismo y conlleva una reducción en los costes asociados. Ejemplo de ello, son los almacenes que disponen de techos de gran altura o bien que tienen dos plantas, esta disposición permite disminuir la superficie necesaria de almacenaje, y con ello la reducción de los costes asociados al terreno. Sin embargo, es necesario mencionar que estos almacenes de doble altura tienen una contrapartida, los medios que se emplean para mover los productos, cuando estos se encuentran a grandes alturas, suelen ser más complejos y costosos, sin embargo, constituyen una posible solución para poder situar en el piso superior aquellas mercancías que no requieren demasiado movimiento.

Las distribuciones de plantas de almacenes que con mayor frecuencia se suelen emplear son:

4Diseño en U. Se utiliza solo un muelle tanto para la entrada como salida de productos. Aporta la ventaja de contar con las zonas de recepción y expedición de mercancías próximas, por tanto, puede ocuparse de ambas tareas el mismo operario y los medios de manipulación empleados también pueden ser los mismos.

4Diseño en línea recta. Si se adopta por un diseño de almacén en línea recta, se deben colocar los muelles de forma opuesta, de tal forma que aquellos de una misma categoría se sitúan en la entrada de mercancías y otros en las salidas de las mismas. Este diseño aporta múltiples ventajas en relación al diseño en U. Entre ellas, la más importante es que agiliza en gran medida en el transito interior de los productos, al producirse prácticamente en línea recta. Otra ventaja es que al tener muelles diferentes se pueden adaptar más fácilmente a los distintos medios de transportes. Por ejemplo la entrada de mercancías se realizan en vehículos ligeros y las salidas de productos se lleva a cabo en vehículos pesados.

Su principal desventaja es la falta de flexibilidad y adaptación del personal y la maquinaria, ya que, al encontrarse especializada en entradas y salidas no permite la adaptación del mismo personal y maquinaria como sucedía en el diseño en U. Tal y como se muestra en la siguiente imagen. Por tal genera un sobre coste importante a la empresa, ya que requiere disponer de doble personal, uno para cada tarea.

Tal y como se muestra en las imágenes anteriores la mayoría de almacenes se estructuran en estanterías, siendo estas de diferentes tipos en función de la mercancía que alberguen, de este modo están aquellas destinadas a soportar grandes pesos, otras a tener paquetería voluminosa, algunas pueden requerir de carretillas elevadoras, que estén paletizadas, etc.

Sea cual sea el tipo de estantería, éstas normalmente suelen ser metálicas y se distribuyen formando pasillos dentro del almacén.

Los pasillos que configuran el diseño de la zona de almacenaje deben reunir las siguientes características:

4Deben de ser rectos y no tener obstáculos (columnas o materiales).

4Permiten la comunicación directa entre las diferentes zonas del almacén.

4Contribuyen a dividir las zonas del almacén, de tal forma, que se generan subdivisiones de sectores , y las mercancías se encuentran separadas unas de otras.

4El ancho del pasillo, se establece en función de los medios de transportes que sean necesarios emplear.

4Los pasillos junto a la pared deben de evitarse, es decir, el ancho del pasillo debe ser el mismo para ambos lados, de lo contrario se perderá espacio y funcionalidad innecesariamente.

4Las estanterías que se coloquen en un área del almacén, deberán encontrarse orientadas hacía un mismo sentido (longitudinal o transversal), de contrario acarreará perdidas, puesto que, conllevan mayores costes de desplazamiento.

4Las intercesiones entre los pasillos deberán de ser mínimas con el fin de reducir los riesgos de colisiones entre los medios de transportes en el interior del almacén.

En relación a la distribución de los pasillos se puede optar por