Conceptualización y

Normativa Archivística para la

Organización Documental

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para la Organización Documental.

INTRODUCCIÓN

El presente material de estudio enfoca su propuesta de desarrollo temático hacia

los conocimientos requeridos dentro del campo de la archivística, específicamente
al estudio de su origen y evolución, a las cualidades que debe tener un archivo, a
su vigencia e importancia y a las cualidades que debe tener un archivista.

Tanto las empresas como las personas conocen que toda actividad o trámite
genera un documento, siendo importante, entonces, comprender las ventajas
de implementar un sistema de organización documental a través del archivo; los
primeros pasos en tal dirección, apuntan al conocimiento de su evolución histórica
y sus ventajas como instrumento de consulta y comprensión de la situación real
que se vivencia; igualmente, toda organización debe poner especial interés en la
elección del archivista, dadas las específicas condiciones de acción metódica y de
responsabilidad que exige tan importante labor.

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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN. ......................................................................................... 2

MAPA ......................................................................................................... 4

1. HISTORIA Y EVOLUCIÓN DE LOS ARCHIVOS. .............................. ...........5

1.1 Concepto de Archivo ............................................................................ 6

1.2 Importancia de los archivos. ................................................................ 6

2. CLASES DE ARCHIVO ......................................................................... 6

2.1 Según la Organización.................................................................. 6

2.2 Según su Uso............................................................................. 7

2.3 Según su Naturaleza. ................................................................. 7

2.4 Según su Ciclo Vital. .................................................................. 8

3. CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS .......................................................... 8

4. CUALIDADES DEL ARCHIVISTA. ........................................................... 9

5. CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS ....................................................10

6. ELEMENTOS DE ARCHIVO ........................................................................ .12

GLOSARIO .................................................................................................17

BIBLIOGRAFÍA. ................................................................................. .18

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1. HISTORIA Y EVOLUCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Es muy probable que la historia de los archivos se remonte al origen de la escritura,

suceso que liga al hombre con la comunicación y el surgimiento de instituciones. El
manejo de la información, entonces, tiene su punto de partida desde el comienzo de
la historia de la humanidad. Desde tiempos muy remotos fue tanta la información
que se logró reunir, que es posible que haya dado origen a la primera agrupación
de escritos bien organizados, los que se convirtieron en instrumento de control de
las riquezas y poder, en las civilizaciones posteriores.

Entre las culturas que más aportaron a este surgimiento

documental, se encuentran:

• Los egipcios, ya que estos reflejaban en los templos

del clérigo inscripciones dirigidas a la doctrina. Esto
también ocurría en China e India.
• Las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban por
escrito testamentos y otros documentos, en vestigios
en madera y mármol.
• Los arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus
escritos en pieles, en madera y mármol con
implementos metálicos, y en tablillas de arcilla
blanda para dejar escrituras con instrumentos en
forma de cuña.
A partir de dichas culturas se da inicio a la evolución
del archivo. Se tiene registro en los siglos XII y XIII
de los primeros indicios de documentación con carácter
financiero. Hacia el siglo XIV se encuentran archivos
bien estructurados y cumpliendo con algunos de los
requerimientos que rigen en la actualidad, como por
ejemplo su seguridad. Como muestra de ello, se puede
referenciar al archivo de la corona Real, el cual acude
a otra clase de soportes documentales como planos,
mapas y otros hallazgos importantes cronológicamente
hablando.

Hacia el siglo XV y XVI se identifica a España, en cabeza

de Carlos I, como centro pionero de los archivos.
Hacia los siglos XVII y XVIII se inicia una investigación
más detallada acerca de los archivos, en cuanto a su
importancia y a la diferenciación de su carácter general
y administrativo. Pero es realmente en el siglo XIX, al

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inicio de la revolución francesa, cuando se toma conciencia de la funcionalidad de

los archivos y la importancia de concentrar documentos en archivos nacionales, así
como, la necesidad de estudiar como archivista. Este reconocimiento es otorgado
por Napoleón, quien pretendió unificar los archivos de los países europeos en París.

Actualmente, en los países más desarrollados el interés por la investigación se

apoya en los archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado
que, ya no se poseen sólo documentos textuales, sino, otra clase de soportes
documentales. Es así como se incorpora tecnología que regula, a nivel general, el
manejo archivístico.

1.1 Concepto de archivo

Conjunto de documentos, sea cual fuere su

fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona
natural o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión.

1.2 Importancia de los archivos.

Los archivos son importantes para las

entidades, porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para la toma
de decisiones, debido a que la información
contenida sirve de testimonio para los
trámites que pueda requerir la empresa.

2. CLASES DE ARCHIVO

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las

etapas es decir, archivo de gestión, central o histórico.

2.1 Según la Organización

• Archivo centralizado: cuando una sola dependencia controla toda la documentación

de la organización.

• Archivo descentralizado: aquel que lleva cada una de las dependencias de la

organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico.

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• Archivo descentralizado con control descentralizado: este depósito de información

lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.
• Archivo descentralizado con control centralizado: este depósito de archivo
se maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo
descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo central.

2.2 Según su Uso

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de

las etapas documentales, sujetándose a los requerimientos de la organización:

• Archivo activo: compuesto por documentos del

año actual o años anteriores, que se encuentren
en proceso de tramitación, como: historias
laborales, resoluciones, contratos y demás
documentos que se encuentren en el proceso
de consulta. Por tanto, es el que satisface
las necesidades de conservación y consulta
permanente.
• Archivo semiactivo: son los documentos que
varían en su periodo de conservación y su
consulta es menor.
• Archivo inactivo: son los documentos con
una durabilidad perpetua en el periodo de
conservación, de acuerdo con sus disposiciones
legales, fiscales, comerciales o históricas.

2.3 Según su Naturaleza:

Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de archivo:

• Archivo público: es todo documento que pertenece a las entidades del Estado.
• Archivo privado de interés público: son aquellos documentos que por su valor
histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.
• Archivo privado: son los documentos que pertenecen a personas naturales o
jurídicas

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2.4 Según su Ciclo Vital

• Archivo de gestión: corresponde a la documentación que se encuentra depositada

y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
• Archivo central: es la agrupación de documentos que han sido transferidos
por diferentes archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan
frecuente, pero siguen en vigencia.
• Archivo histórico: aquellos documentos que se transfieren desde el archivo
central al archivo de conservación permanente.

Transferencias Transferencia
Primarias Secundaria

Archivo de Archivo Archivo

Gestión Central Histórico

3. CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización,
de manera que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad
al contar con herramientas sustentables de la información generada, patrimonio
invaluable de conocimiento institucional.

Son características de los documentos que componen un archivo:

Económicos

Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas

de documentación.

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Simples

Identifica el contenido de la información de manera sencilla.

Funcionales

Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de

manera eficiente.

Exactos

La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para

evitar equivocaciones.

Técnicos

Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable,

para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.

4. CUALIDADES DEL ARCHIVISTA

En la actualidad, y como consecuencia de la sociedad globalizada que

es afectada por los grandes avances en las nuevas tecnologías de la
información y la comunicación, se reconoce el factor económico que
aporta la era de la información y el conocimiento. Esto trae como
consecuencia el surgimiento de nuevos valores agregados para el
profesional en archivística, exigiéndole una preparación continua
en procesos y procedimientos basados en herramienta
e instrumentos informáticos en los cuales se apoya la
ciencia documental hoy día.

Las características esenciales que deben acompañar la

acción eficaz del archivista, se resume en los siguientes
aspectos.

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Orden

Es el método que se utiliza para organizar los elementos y documentos, permitiendo

ejercer un control y ubicación de los mismos.

Responsabilidad

Es una tarea de dedicación y actualización.

Prontitud

Cuando se soliciten los archivos se deben encontrar inmediatamente —disponibilidad

inmediata de archivos—.

Cordialidad

El funcionario responsable del archivo debe generar buena disposición en el momento

de dar información en la búsqueda y suministro de los documentos.

Sigilo Profesional

Las personas que desarrollen funciones administrativas, secretariales o archivísticas,

deben ser reservadas en el manejo de la información por el grado de confidencialidad
que esta requiere.

Concentración

La ejecución de las actividades de archivo se debe realizar minuciosamente para

evitar errores, que no permiten lograr su funcionalidad.

5. CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra,

tal y como lo especifica el Archivo General de la Nación, en el artículo 7 de la Ley
General de Archivos de Colombia.

Los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción de competencias se clasifican

en:

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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Es un ente que regula las sanciones y responsabilidades del archivo, de acuerdo a

la pertinencia pública de cada una de sus entidades:

• Archivo general del departamento.

• Archivo general del municipio.
• Archivo general del distrito.

Territorialidad

Según el artículo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos desde

el punto de vista territorial, se clasifican en:

• Archivos de entidades del orden nacional.

• Archivos de entidades del orden departamental.
• Archivos de entidades del orden distrital.
• Archivos de entidades del orden metropolitano.
• Archivos de entidades del orden municipal.
• Archivos de entidades del orden local.
• Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.
• Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle.

Organización del Estado

Según el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los archivos desde el

punto de vista de la organización del estado, se clasifican en:

• Archivos de la rama ejecutiva.

• Archivos de la rama legislativa.
• Archivos de la rama judicial.
• Archivos de los organismos de orden de control.
• Archivos de los organismos autónomos.

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6. ELEMENTOS DE ARCHIVO

Archivadores

Muebles que facilitan la ubicación, búsqueda y consulta de información. Entre ellos

se encuentran los siguientes.

Archivador vertical

Se colocan junto al escritorio en oficinas pequeñas

para conservación y facilitar la consulta de los
documentos correspondientes al archivo de gestión.
Tiene de una a cinco gavetas.

Archivador horizontal

Facilita clasificar los documentos de forma horizontal

pero se encuentra generalmente cerrado. Las carpetas
que se utilizan se denominan carpetas colgantes.

Folderama

Facilita la conservación de los documentos en carpetas con guía

lateral. Se utilizan en las organizaciones para guardar las historias
laborales.

Archivador giratorio

Este archivador está constituido por hileras circulares. Además

están equipados con teléfonos para que los responsables del área
de trabajo suministren la información requerida.

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Archivador mecánico

Es un mueble dinámico, en el cual se acopia

gran cantidad de documentos de acuerdo a
la clasificación interna de la organización.
Debido a su condición física permite de una
manera práctica la búsqueda y manipulación
de la información contenida en los
documentos.

Archivador electrónico

Es una herramienta de tipo ofimática que sirve para

recopilar la información de una manera ordenada utilizando
dispositivos ópticos, para su localización y enlace en las
debidas carpetas.

Estantes

Es una estructura metálica o de manera horizontal que tiene

como propósito de garantizar la conservación de la información
de los documentos.

Archivador rodante

Es un conjunto de estanterías metálicas agrupadas

con ruedas, que implementa un sistema versátil de
almacenamiento hermético de los documentos para
mayor accesibilidad y conservación de la información.

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Planoteca

Es una estructura en madera que tiene como

función almacenar planos y facilitar su consulta.

Biblioteca

Según el archivo general de la nación: “es la recepción, selección, ordenamiento,

fichaje, custodia y conservación del material bibliográfico, facilitando la consulta de
los investigadores y al público en general”.

Fototeca: es un organismo que se encarga de recolectar, conservar y consulta de

documentos fotográficos.

Mapoteca: es aquel lugar en el cual se guarda y conserva todo tipo de mapas.

Hemeroteca: es una estructura que se especializa en guardar, conservar y consultar

diarios, publicaciones, folletos y boletines, los cuales se pueden clasificar por tema,
país y fecha.

Sello Fechador

Es un elemento con imágenes grabadas y piezas móviles que

permiten modificar la fecha para marcarla sobre la superficie.

Gancho Seco o en relieve

Es una pieza metálica compuesta por grabados. Su

función es marcar los documentos e identificar y
protegerlos de las falsificaciones.

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Reloj Radicador

El reloj radicador es utilizado en la unidad de

correspondencia, para la recepción de las
comunicaciones, facilitando y agilizando la
radicación. La organización documental precisa de
un control que permita comprobar el recibo y trámite
de documentos generados por la organización, o
que han sido allegados a esta; evitando la evasión
de responsabilidades por parte de las personas
encargadas del recibo y despacho de documentos.

Gancho legajador plástico

Es un gancho plástico que permite fijar los documentos

que se encuentran contenidos en un legajo manteniendo
su conservación y evitando deterioro por oxidación.

Legajos

Son dos tapas de cartulina con gancho legajador,

para asegurar los documentos, preferiblemente en
materia desacidificada, para evitar el deterioro de los
documentos.

Cajas de Archivo

Estas cajas son prácticas para organizar en estanterías. Los documentos reposan
en ellas y sus cierres son laterales. Su registro en ellas facilita la búsqueda de la
información, además de la protección y conservación interna.

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Papelería

Los papeles más usados para la documentación son:

⚫ Tamaño Carta: empleado regularmente para las comunicaciones internas y

externas de la organización (clientes, proveedores).
⚫ Tamaño Oficio: empleado normalmente por su capacidad para la realización
de documentos de carácter jurídico (acuerdos, contratos, resoluciones).
⚫ Bond de 75 gr: generalmente empleado para fotocopias.

Instrumentos de medición en los archivos

Los siguientes aparatos son empleados para garantizar la calidad y conservación

en los documentos y demás soportes documentales que reposan en los archivos.

Termómetro

Busca identificar la temperatura ambiente y las

condiciones climáticas de las operaciones en el
recinto.

Higroscopio o Higrómetro

Estos aparatos miden tanto la temperatura como

la humedad, al mismo tiempo. En la actualidad son
sofisticadas máquinas prácticas de tipo digital.

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GLOSARIO

Archivo: conjunto de documentos generados como producto de una gestión, por lo

general institucional. Una vez cumplido su trámite se deben conservar.

Archivo de Gestión: comprende toda la documentación que es sometida a continua

utilización y consulta administrativa, por las oficinas productoras u otras que la
soliciten.

Archivo Central o Intermedio: se agrupan documentos transferidos por los

distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan
frecuente pero que siguen teniendo vigencia.

Archivo Histórico: es aquel al que se transfieren desde el archivo central los

documentos de archivo de conservación permanente.

Backup: una copia de seguridad o copia de respaldo. En tecnologías de la

información e informática es una copia de los datos originales que se realiza, con el
fin de disponer de un medio de recuperación en caso de su pérdida.

Legajo: son dos tapas de cartulina con gancho legajador, en donde se aseguran los
documentos de un mismo tema.

Usuario: personas que van en busca de una información que requieren. Los
encontramos internos y externos.

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BIBLIOGRAFÍA

ARCHIVO GENEREAL DE LA NACIÓN - COLOMBIA. (30 de Octubre de 2001).

ACUERDO 060 - PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES
OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADS QUE CUMPLEN
FUNCIONES PÚBLICAS. Recuperado el 28 de Septiembre de 2016.

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Recuperado el 28 de Septiembre de 2016.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. (2016). Banco Terminológico. Recuperado el

12 de Octubre de 2016.

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