domingo, 7 de noviembre de 2021

Instituto Rosario Castellanos

Licenciatura Mercadotecnia y Ventas
Unidad 1: Introducción a la Ofimática.
Materia: Informática para los Negocios
Docente: Filiberto Rosales Bautista

Grupo: G113
Alumno: Rafael Centeno Mora
Matricula: IRC-21-1-03971

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Ofimática.

¿Qué es la ofimática? y ¿para qué sirve la ofimática en el

entorno laboral?

La ofimática se refiere al hardware, software y procesos colectivos que permiten la

automatización del procesamiento de la información y las tareas de comunicación
en una organización. Implica el uso de computadoras y software para digitalizar,
almacenar, procesar y comunicar la mayoría de las tareas y procesos de rutina en
una oficina estándar.

Por lo general, la automatización de oficinas requiere tener todo el hardware,

software y recursos de red para automatizar las tareas de nivel básico a avanzado
en un entorno de oficina. Una solución integral de automatización de oficinas
generalmente incluye:

• Computadoras para todos los empleados y / o personal de procesamiento de

datos
• Software que permite el procesamiento de textos, la creación de hojas de
cálculo, la gestión de cuentas y más
• Programas de conectividad a Internet y correo electrónico para enviar y
recibir mensajes de correo electrónico.
• Servicios de fax e impresión
• Comunicación instantánea

Los sistemas de automatización de oficinas también se utilizan a menudo para

rastrear datos a corto y largo plazo en el ámbito de los planes financieros, planes
de asignación de personal, gastos de marketing, compras de inventario y otros
aspectos del negocio. Los sistemas de gestión o programación de tareas supervisan
y controlan varios proyectos y actividades dentro de la oficina. Los sistemas de
gestión electrónica monitorean y controlan las actividades y tareas de la oficina a
través de cronogramas, ecuaciones de recursos y programación electrónica.

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 Computadora

Hardware

Placa base o Tarjetas de Red: Tarjeta grafica: Procesador: El Disco duro: La memoria de Monitor: Un Teclado y Mouse:
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Características de los softwares que se utilizan en la

ofimática.

Un sistema de automatización de oficinas es la herramienta que permite que los

datos se muevan de un sistema a otro por sí mismos sin intervención humana e
inexactitudes. Estas herramientas ayudan a las organizaciones a recopilar,
administrar y analizar de forma segura para realizar las tareas y los procesos
cotidianos. Optimiza y automatiza los procesos y procedimientos comerciales
existentes.

En la era digital actual, los sistemas de automatización de oficinas ofrecen una

variedad de beneficios para organizaciones de todos los tamaños. Los potentes
sistemas de automatización de oficinas reducen el esfuerzo manual y almacenan
una gran cantidad de datos en poco espacio. No solo agilizan las tareas diarias, sino
que también aceleran la recuperación de información. Además, estas herramientas
mejoran la visibilidad de los procesos y ayudan a las empresas a detectar fácilmente
los cuellos de botella.
Por otro lado, podría estar observando el flujo de datos por sí solo, eso es
automatización.

Algunas de las mayores ventajas de automatizar los flujos de trabajo de oficina

incluyen:

• Reducir el esfuerzo manual para completar tareas mundanas

• Reducir los errores manuales
• Reducir el tiempo de procesamiento de los artículos
• Obtener información sobre las métricas de rendimiento de los procesos
• Obtener una mayor visibilidad del proceso e identificar posibles cuellos de
botella
• Toma de decisiones comerciales sólidas basadas en datos

La automatización de oficinas agrega eficiencia a sus flujos de trabajo, pero debe

mirar más allá de los correos electrónicos y los formularios digitales para realmente
adoptarlos.

Todos los Software Ofimático cuentan con herramientas, las cuales cumplen 5
funciones básicas: Diseñar, Crear, Manejar, Transportar y guardar archivos, datos
e información que normalmente sería utilizada dentro de una oficina. Si bien, existen

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unas “clases” de Softwares Ofimáticos que poseen características en común, cada

clase cuenta con una serie de herramientas distintivas

Las actividades que nosotros podemos realizar gracias a un Software Ofimática son
bastante variadas, gracias a que en la actualidad existen muchos Software y cada
uno posee un enfoque hacía un área distinta. Podemos escribir un texto y utilizarlo
para diversos usos, transferir unos datos de un lugar a otro e incluso crear una tabla
que presenta las características de un negocio como los activos, pasivos y nuestro
capital. Como tal, los Software Ofimático no han creado nuevas actividades, pero
han sido capaces de optimar y mejorar tareas que anteriormente eran consideradas
complejas o tediosas.

Dentro del mundo de los Software Ofimáticos estos suelen dividirse en grupos y
centrarse en cumplir una tarea en específico. Según la tarea que desea cumplir
creando y diseñan herramientas para facilitar el trabajo y cumplen ciertos
procedimientos para alcanzar el éxito en una labor. Entre los tipos de Software
Ofimático destacan:
Procesamiento de textos
Es un programa diseñado específicamente para la escritura de documentos o
simplemente texto, los cuales son guardados en formatos digitales normalmente en
una computadora. Estos tienen la actividad de crear y modificar el texto y
aparecieron como una nueva tecnología para reemplazar las máquinas de escribir.
Como principal ventaja sobre su antecesora destaca una mayor comodidad,
escritura más rápida y una versatilidad superior en casi todos los sentidos.

Hojas de cálculo
Son una clase de Software dedicado a crear una clase específica de documentos,
los cuales tienen como principal característica manejar de manera eficaz y
automática ciertos caracteres numéricos y alfanuméricos, los cuales se encuentran
cargados dentro de unas tablas. Dichas tablas poseen columnas y filas, las cuales
al juntarse crean celdas donde puede almacenase la información.

Herramientas de presentación multimedia

Son un tipo de Software Ofimático que nos permiten presenciar la información de
una manera distinta, utilizando herramientas que permiten crear diapositivas. Dentro
de la Ofimática son considerados programas sencillos, que únicamente requieren
tres herramientas para cumplir su función principal.

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Base de datos SGBD

Son todos aquellos Software dedicados a almacenar información dentro de si
mismos, además de otorgarnos la posibilidad de crear, modificar o eliminar todo el
contenido que posee resguardado. Esta clase de programas nos permiten no solo
guardar información, sino que también son capaces de transferirla a otra base de
datos. Podríamos decir que posee 2 funciones principales, una que es el
almacenamiento y otra que sería la organización, ya que los usuarios de una base
de datos podrán acceder de distintas formas a la información almacenada y podrán
usar las herramientas proporcionadas para organizar todos los datos a su gusto.

Las funciones que pueden ser realizas por un Software Ofimático en la actualidad
son casi infinitas, ya que debido a la gran variedad de programas que existen y las
herramientas que han sido diseñadas, ya es obvio que que la tecnología se ha
adueñado de todos los campos en la oficina.

Podemos escribir documentos, sacar cuentas, realizar una contabilidad, sacar

presupuestos, manejar personal, exponer ideas y cualquier otra cosa que se te
ocurra, los Software Ofimático ya son una tecnología dominante y es poco probable
que sean reemplazados en los próximos años.

Referencias:

(N.d.-a). Recuperado noviembre 7, 2021, de Inc.com website:

https://www.inc.com/encyclopedia/office-automation.html

(N.d.-b). Recuperado Noviembre 7, 2021, de Techopedia.com website:

https://www.techopedia.com/definition/4319/office-automation-oa

(N.d.-c). Recuperado Noviembre 7, 2021, de Kissflow.com website:

https://kissflow.com/workflow/workflow-automation/5-essentials-in-office-
automation/

(N.d.-d). Recuperado Noviembre 7, 2021, de Siaguanta.com website:

https://siaguanta.com/c-tecnologia/software-ofimatico/