Tablas Dinamicas
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Tablas Dinamicas
GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 4
TABLAS DINÁMICAS
Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero
también es una de las características que más usuarios de Excel se sienten
intimidados a utilizar.
Reportes flexibles
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel,
pero imagina la siguiente situación. Ya has creado un gran reporte que compara el
total de ventas en las diferentes regiones del país, pero ahora tus superiores han
pedido que hagas otro reporte que compare las ventas de cada región con los tipos
de productos vendidos. Y por si fuera poco, después de terminar el segundo reporte,
te piden un tercero para comparar las ventas de los productos pero ahora por cada
ciudad del país. Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear
los nuevos reportes.
Las tablas dinámicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de
maneras diferentes para poder obtener la información que necesitamos.
Supongamos que se tiene una tabla de datos que contiene mucha información sobre
las ventas de la compañía entre las cuales se encuentra una columna con los
productos de la empresa, también la ciudad donde se vende y las ventas
correspondientes para cada ciudad.
Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por
producto. Así que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y
sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Fecha: 03/09/2014
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
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Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos
que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla
dinámica:
Excel tomará todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupará
en la tabla dinámica, es decir, colocará los valores únicos de la columna de datos
eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas
de la tabla dinámica.
Así tendrás un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada
combinación obtendrás el total de ventas.
Filtro de informe. Los campos que se coloquen en esta área crearán filtros
para la tabla dinámica a través de los cuales podrás restringir la información
que ves en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer
entre las columnas y filas especificadas.
Etiquetas de columna. Esta área contiene los campos que se mostrarán
como columnas de la tabla dinámica.
Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla
dinámica.
Valores. Son los campos que se colocarán como las “celdas” de la tabla
dinámica y que serán totalizados para cada columna y fila.
Una vez especificados los campos para cada una de las áreas, la tabla
dinámica cobra vida. Puedes tener una tabla dinámica funcional con tan solo
especificar las columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una herramienta
para mejorar el análisis sobre los datos de la tabla dinámica.
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Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la
nueva tabla dinámica.
Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo
Tablas de la ficha Insertar.
Una vez que has creado una tabla dinámica, Excel permite aplicarle formato
fácilmente como si fuera una tabla de datos. La ficha Diseño incluye comandos
especiales para aplicar formato a una tabla dinámica.
La ficha Diseño es una ficha contextual, por lo que deberás seleccionar la tabla
dinámica para que se muestre.
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Puedes hacer clic en el botón Más del grupo Estilos de tabla dinámica para ver
todos los estilos disponibles. Con tan sólo elegir alguno de los estilos se aplicará
inmediatamente a la tabla dinámica.
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En esta ocasión te mostraré cómo dar formato rápidamente a los valores agrupados
de una tabla dinámica de manera de puedan tener el formato de número adecuado.
Solamente sigue los siguientes pasos:
Para dar formato a los valores numéricos debes hacer clic sobre el campo
correspondiente dentro del área Valores.
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Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado para
indicar que ese campo está siendo actualmente filtrado.
Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic
en el botón de filtrado y seleccionar la opción Borrar filtro de.
En primer lugar debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica y
posteriormente en la ficha Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar deberás
hacer clic sobre el comando Insertar Segmentación de datos.
En este cuadro deberás seleccionar los campos que deseas utilizar como filtros en
la tabla dinámica y Excel colocará un filtro para cada campo seleccionado:
Para filtrar la información de la tabla dinámica es suficiente con hacer clic sobre
cualquiera de las opciones del filtro.
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Podrás agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla dinámica,
lo cual te permitirá hacer un buen análisis de la información.
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Las tablas dinámicas son muy fáciles de manipular y de modificar. Excel permite
cambiar los campos de la tabla de una manera muy sencilla y reestructurar la
información con tan solo arrastrar los nuevos campos.
Si por alguna razón esta lista de campos no aparece en tu libro de Excel, debes
activarla con el comando Lista de campo que se encuentra dentro del grupo
Mostrar de la ficha Opciones.
Para remover un campo arrástralo fuera del área donde se encuentra y cuando el
puntero del ratón se convierta en una “X” suelta el botón del ratón para eliminar el
campo. Otra manera de eliminar el campo es haciendo clic sobre él y seleccionar la
opción Quitar campo.
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Para mover un campo ya existente hacia una nueva ubicación solamente arrástralo
de un área a otra o de igual manera selecciona cualquiera de las opciones de menú
que permiten mover el campo a cualquiera de las áreas disponibles: Mover al filtro
de informe, Mover a rótulos de fila, Mover a rótulos de columna o Mover a
valores.
Con este método puedes cambiar fácilmente las columnas por filas y viceversa.
Para cambiar la función que se utiliza en los valores resumidos debes hacer clic
sobre el campo de valor y seleccionar la opción de menú Configuración de campo
de valor:
Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla
dinámica y que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la
información. Con este tipo de gráfico podrás ayudar en la comprensión de los datos
de una tabla dinámica.
Para crear un gráfico dinámico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla
dinámica que servirá como base del gráfico y posteriormente hacer clic sobre el
comando Gráfico dinámico que se encuentra dentro del grupo Herramientas de la
ficha Opciones.
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Una vez que has seleccionado el gráfico adecuado Excel lo insertará en la hoja de
trabajo. Observa cómo el gráfico se modifica al momento de aplicar algún filtro sobre
la tabla dinámica:
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De igual manera puedes filtrar la información utilizando los botones de filtrado que
aparecen dentro delgráfico dinámico:
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Ya sea que muevas el gráfico a una nueva hoja de Excel o lo dejes en su ubicación
original puedes modificar su estilo con los comandos de la ficha Diseño,
Presentación y Formato:
Acepta los cambios y la tabla dinámica reflejará el nuevo rango de datos que has
especificado.