Actividad Sharepoint

Por lo anterior, se propone la siguiente actividad:
1. Visualización de los siguientes videos:
¿Qué es SharePoint? - https://www.youtube.com/watch?v=FmYYPtSSp0A
Es un producto de Microsoft, creado especialmente para que las empresas y grupos de

colaboración en equipo puedan almacenar, organizar y compartir la información desde cualquier
lugar.
SharePoint hace exactamente lo mismo que una biblioteca, es un sitio compartido donde agrupar
varias bibliotecas de archivos y datos que se les pueden atribuir un número infinito de atributos,
tanto cuantitativos como cualitativos, que se llaman meta-datos.
Vamos a cambiar esa biblioteca de libros por una biblioteca de archivos, donde encontramos
archivos de Word, PDF, Power Point, Excel, entre otros. Cada uno de esos archivos también tiene
atributos, ya que un documento puede pertenecer a un departamento diferente, ser creado en
una fecha diferente, tener un autor distinto, etc.
Todos esos archivos son subidos por diferentes empleados de modo que al cabo de una semana
podemos tener más de mil documentos, pero SharePoint tiene un potente motor de filtro que te
permite crear vistas para tener todos tus documentos bien ordenados.
Algunas de las funcionalidades básicas que ofrece SharePoint son:
Opción 1- Se puede compartir el sitio con todos o algunos integrantes que se encuentren en
nuestra organización.
Opción 2- Se puede trabajar con fechas límites organizando las tareas en escala de tiempo y
calendario.
Opción 3- Se pueden agregar listas, bibliotecas y otras aplicaciones que pueden darle un mayor
potencial a nuestro sitio de grupos.
Opción 4- Esta parte es de maquillaje donde podemos cambiar el aspecto del sitio.
Opción 5- Aquí se establece el logotipo de la empresa con su respectiva descripción.
Opción 6- Aquí se pueden centralizar los correos electrónicos relacionados con el trabajo en
equipo que realicemos en este sitio.
También incluye un chat para resolver inquietudes o aportar información relevante al momento es
este sitio.
Ejemplo: Se puede tomar en Crome algún usuario para que acceda a mi información en este caso a
mi libro de Excel, me dirijo a sitio de grupo y en este apartado el usuario puede enviar su mensaje
para tener acceso al libro de Excel.
Revisando mi administrador me voy a inicio y en la opción comparta su sitio nos saldrá una cinta
amarilla donde nos notifica que se tiene una solicitud de acceso pendiente , el siguiente paso es
aprobar la solicitud y se marca el tipo de permiso que se va a otorgar y así se realiza el trabajo
compartido en tiempo real.
Resultado mayor productividad y eficiencia en nuestros proyectos.

SharePoint como Gestor Documental - https://www.youtube.com/watch?v=B6DDr1-3pjw
Ecosistema único e integrado de Office 365 en la nube, vinculado de manera natural a SharePoint
con herramientas empresariales como Outlook, Word, Planner, OneNote, OneDrive, etc.
Características:
° Historial de versiones, a veces las empresas u organizaciones no tienen un control de sus
documentos y SharePoint es útil en este tema.
° Indexación completa (título. contenido y metadatos) SharePoint por defecto trae algunos
metadatos se puede agregar alguna taxonomía adicional.
° Integración con ERP (caso SAP), cuentas por pagar, validar factura, legalizaciones se pueden
realizar.
° Flujos de aprobación y publicación de contenidos, SharePoint tare por defecto módulo de de
flujo de procesos y administración de contenidos, se pueden añadir componentes adicionales para
sacar el mayor uso.
° Directivas de retención y caducidad de documentos, se ajusta el contenido a as tablas de
retención o se puede añadir algunos flujos como migración de datos, eliminación de bibliotecas o
documentos.
° Firmas electrónicas de documentos, a través de mecanismos de identificación.
° Búsqueda de OCR o metadatos, depende de la infraestructura o de los servidores que tengamos
los que se dejaron para la búsqueda.
° Opciones para usuarios básicos y avanzados.
SharePoint en su versión online, permite crear soluciones a las empresas de manera fácil, ágil y
amplia .Se puede tener aplicaciones o listas personalizadas o formularios y se puede hacer gestión
a través del celular, tablet o de una computadora.
Aplicaciones en Gestión documental.
° Control de comunicaciones recibidas- registro, digitalización, generar consecutivo, etc.

° Registro de cuentas por pagar, SAP, órdenes de compra.
° Control de correspondencias emitidas.
° Expedientes de contratos, historias laborales, importaciones, etc.
° Solicitudes de clientes, PQRS.
° Formularios electrónicos- proyecto cero papel.
° Conexión power BL.
Para la gestión documental, basándose en permisos, permite:
Almacenar, organizar y compartir información desde cualquier dispositivo.

Acceder a dicha información rápidamente y de manera segura.
Control de versiones.
Crear documentos de Microsoft Office y guardarlos directamente en SharePoint.
Protección de contenido confidencial con permisos en el nivel del documento.
Acceso a documentos sin conexión a internet. Igualmente, permite otras funcionalidades para el
trabajo en equipo como: Crear espacios o sitios web (incluso ‘subsitios’ dentro del mismo espacio)
para el trabajo en grupo, donde colaborar, compartir contenidos y organizar el trabajo mediante
calendarios, tareas asociadas a usuarios, etc.
Extranet para compartir archivos de gran tamaño.
Colaboración y comunicación online entre equipos.
Compartir actualizaciones de estado e información detallada personal con compañeros de
trabajo.
Mantener a los equipos sincronizados.
Mantenerse al día de la información y las noticias de la institución.
Comunicación en tiempo real con los compañeros.
Capacitación Microsoft SharePoint

https://www.youtube.com/watch?v=VmPMdXNwW8E
2. Elaboración de un documento tipo ensayo, donde se resuelva la pregunta ¿Qué es

SharePoint?, así como indicar qué herramientas tiene SharePoint que puedan ser
usadas como parte de un sistema de gestión documental. (Extensión libre).
3. Elaboración de un documento tipo Manual, que nos indique el uso de SharePoint.
Haciendo énfasis en las funciones principales que permite el software. (Extensión
libre).

MANUAL DE SHAREPOINT PARA EL USUARIO.
SharePoint es una poderosa herramienta de colaboración destinada a optimizar tanto la

cooperación en tu equipo de trabajo como la gestión del conocimiento en las
organizaciones. Este tutorial te familiarizará con la interfaz, estructura y funciones básicas
de SharePoint. Descubrirás cómo organizar tu trabajo con la ayuda de listas, recordatorios
y carpetas. El tutorial te revelará también lo fácil que es sincronizar tus tareas y
calendarios gracias a la integración con Microsoft Outlook. No necesitas ningún tipo de
conocimiento previo para exprimir al máximo este tutorial.
Para acceder a SharePoint, debe primero iniciar sesión en Office 365. Esta página esta
encabezada por tres opciones ;inicio, outlooky sitio de grupo.Haga click sobre sitio de
grupo. SharePoint online se encuentra estructurado en tres principales
partes;listas,bibiliotecas,elementos web y vistas.
¿Como acceder a un sitio de SharePoint?

1- Escribir la dirección que el Adimistrador de SharePoint le proporcionó en el email de
bienvenida en el explorador o bien dar click directamente en él.
2- Aparecera la ventana de autenticación ej.
username: robertogutierrez
password: el del correo institucional
CONOZCA LA INTERFAZ GRÁFICA DE SHAREPOINT

1. Despliegue el usuario actual
2. barra de búsqueda
3. Arbol de sitio
4. Ligas de interés
5. Despliegue de anuncios e información
6. Calendario
Despliegue de anuncios e información.
En esta sección se mostrara infoemacion relevante del sitio, misma que puede ser
agreagada por los usuarios y el reponsable del sitio para hacer anuncios generales.
ARBOL DE SITIO
Muestra todas las bibliotecas de documentos y sus carpetas existentes. Para poder ver
las carpetas debe hacer clic en la pequeña flecha a la izquierda de la imagen. Para
dirigirse a la ubicación deseada solo basta con hacer clic en el teto correspondiente.
LIGAS DE INTERES.
Muestra enlaces útiles referentes al servicio o referencias relevantes para el proyecto en

el que estas trabajando.
DESPLIEGUE DE USUARIO ACTUAL.
Brinda la funcionalidad de saber quien es el usuario conectado en ese momento, y de

poder salir del sitio cerrando la sesión.
BARRA DE BÚSQUEDA.
Permite realizar búsquedas de cualquier documento, librería, carpeta o lista dentro del
sitio ya ea por título, contenido o nombre de la carpeta.
OPERACIONES PARA USUARIOS CON PERMISO DE AUTOR.
5- CREAR BIBLIOTECAS DE DOCUMENTOS
1- Ir a contenido del sitio, esta opcion esta localizada en la parte izquierda de la pantalla
en el sitio.
2. Ir a la opcion agregar una aplicación.
3. Elegir la opción biblioteca de documentos.
4. En la pantalla que aparece se puede proceder a crear de manera rápida la nueva

biblioteca de documentos o bien también se tiene la opcion de especificar algunas
opciones a la misma:
a) Crear con la configuración default ( si opcion de guardar versiones de docimentos)
escribir el nombre y dar clic en crear.
b) Crear y configurar la opción de mantener versiones de los documentos, en la pantalla
dar click en opciones avanzadas.
Aparecera la siguiente paantalla donde se puede configurar la opcion de mantener

versiones de los documentos.
5.2 CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA LIBRERIA DE DOCUMENTOS.
El siguiente procedimiento aplica para cualquier libreria de documentos, lista( anuncios,

ligas de interes),calendario, etc.
1- Seleccionar la bibloteca o lista a la cual se le cambiara el nombre.
2- En la parte superior izquierda de la pantalla apareceran dos opciones, seleccionar
biblioteca o lista o calendario segun sea el caso.
3. En cualquiera de los casos se desplegara un menu de opciones, seleccionar

configuración de la lista o configuración de biblioteca.
4. En la pantalla de configuración en la seccion de configuración general, seleccionar la

opción nombre de la lista, descripción y navegación.
5. Cambiar el nombre y seleccionar guardar.

5.3 ELIMINAR UNA BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS .
El siguiente procedimiento aplica para cualquier libreria de docmuentos, lista ( anuncios,

ligas de interes), calendario, etc.
1- Seleccionar la biblioteca o lista a la cual se le cambiará el nombre.

2- En el menu superior izquierdo de la pantalla apareceran dos opciones, seleccionar
biblioteca o lista o calendario segun sea el caso.
3. En cualquiera de los casos se desplegara un menu de opciones, seleccionar

configuración de la lista o configuración de la biblioteca.
4. En la pantalla de configuración en la seccion de permisos y administración , seleccionar
la opción eliminar esta lista o elimknar esta biblioteca de documentos , segun sea el caso.
5. Aparecera un mensaje preguntando si esta seguro de eliminar la lista o biblioteca,

seleccionar ok o cancel según sea el caso.
6. CREAR UNA CARPETA

1. Posicionarse en la biblioteca de documentos donde se va a crear la nueva carpeta dar
click en el nombre de la carpeta de documentos .
2. Aparecera unmenu en nla parte superior izquierda de la pantalla, dar click en archivos
y posteriormente en nueva carpeta.
3. Escribir el nombre de la carpeta y dar click en guardar.
.
6. AGREGAR UN DOCUMENTO.
Existen dos maneras diferentes de agregar documentos individualmente ( uno a uno) a las
librerias de documentos y/o carpetas:
A traves de la opcion cargar documento.

1. Seleccionar la biblioteca de documentos donde se desea agregar el documento, en la
parte izquierda superior de la pantalla apareceran dos opciones, dar clock en archivos.
2. Se desplegara un menu de opciones, dar click en cargar documento.
3. En la pantalla dar click en browse.
4. Aparecera una pantalla de Windows para buscar en nuestra computadora local el

documento a cargar. Una ves localizado el archivodar click en open.
5. En la pantalla especificar el nombre de la carpeta ( si existe alguna) en donde se desea
cargar el documento y dar click en aceptar.
6.2 A TRAVES DE LA OPCION NUEVO DOCUMENTO .
1. Seleccionar la biblioteca de documentos donde se desea agregar el documento .

2. En el centro d ela pantalla dar click en Nuevo docuemento.
3. En la pantalla dar click en browse.

4. Aparecera una pantalla de Windows para buscar en nuestra computadora local el
documento a cargar. Una ves localizado el archivodar click en open.
5. En la pantalla especificar el nombre de la carpeta ( si existe alguna) en donde se desea

cargar el documento y dar click en aceptar.
6.3 A TRAVES DE LA OPCION ARRASTRAR ARCHIVOS AQUI.

1. En el sitio de SharePoint, seleccinar la bibilioteca donde se desea agregar el
docuemento.
2. Abrir un explorador de Windows y navegar hasta el directorio donde se encuentran los
archivos a cargar. Dar click en minimizar la ventana.
3. En el explorardor de Windows seleccionar los archivos que se desean cargar al sitio de
SharePoint.
4. Arrastrar los archivos a la opción arrastrar los archivos aqui y esperar que la carga de
los mismos termine.
6.4 ABRIR Y MODIFICAR UN DOCUMENTO
1. Localice el documento y dar click en el mismo.

2. Se abrira una pantalla de autenticacion donde es necesario volver a introducir su
informacion.
3. El documento se abrira en modo de solo lectura, si desea modificarlo debe habilitar el

modo de edicion dando click en editar documento.
4. Al finalizar las modificaciones correspondientes, dar click en guardar.

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1. Visualización de los siguientes videos:

¿Qué es SharePoint? - https://www.youtube.com/watch?v=FmYYPtSSp0A

Es un producto de Microsoft, creado especialmente para que las empresas y grupos de

Algunas de las funcionalidades básicas que ofrece SharePoint son:

Resultado mayor productividad y eficiencia en nuestros proyectos.

Aplicaciones en Gestión documental.

° Control de comunicaciones recibidas- registro, digitalización, generar consecutivo, etc.

Para la gestión documental, basándose en permisos, permite:

Almacenar, organizar y compartir información desde cualquier dispositivo.

Capacitación Microsoft SharePoint

2. Elaboración de un documento tipo ensayo, donde se resuelva la pregunta ¿Qué es

SharePoint es una poderosa herramienta de colaboración destinada a optimizar tanto la

¿Como acceder a un sitio de SharePoint?

CONOZCA LA INTERFAZ GRÁFICA DE SHAREPOINT

Muestra enlaces útiles referentes al servicio o referencias relevantes para el proyecto en

Brinda la funcionalidad de saber quien es el usuario conectado en ese momento, y de

OPERACIONES PARA USUARIOS CON PERMISO DE AUTOR.

5- CREAR BIBLIOTECAS DE DOCUMENTOS

3. Elegir la opción biblioteca de documentos.

4. En la pantalla que aparece se puede proceder a crear de manera rápida la nueva

Aparecera la siguiente paantalla donde se puede configurar la opcion de mantener

5.2 CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA LIBRERIA DE DOCUMENTOS.

El siguiente procedimiento aplica para cualquier libreria de documentos, lista( anuncios,

3. En cualquiera de los casos se desplegara un menu de opciones, seleccionar

4. En la pantalla de configuración en la seccion de configuración general, seleccionar la

5. Cambiar el nombre y seleccionar guardar.

El siguiente procedimiento aplica para cualquier libreria de docmuentos, lista ( anuncios,

1- Seleccionar la biblioteca o lista a la cual se le cambiará el nombre.

3. En cualquiera de los casos se desplegara un menu de opciones, seleccionar

5. Aparecera un mensaje preguntando si esta seguro de eliminar la lista o biblioteca,

6. CREAR UNA CARPETA

3. Escribir el nombre de la carpeta y dar click en guardar.

A traves de la opcion cargar documento.

2. Se desplegara un menu de opciones, dar click en cargar documento.

3. En la pantalla dar click en browse.

4. Aparecera una pantalla de Windows para buscar en nuestra computadora local el

6.2 A TRAVES DE LA OPCION NUEVO DOCUMENTO .

1. Seleccionar la biblioteca de documentos donde se desea agregar el documento .

3. En la pantalla dar click en browse.

5. En la pantalla especificar el nombre de la carpeta ( si existe alguna) en donde se desea

6.3 A TRAVES DE LA OPCION ARRASTRAR ARCHIVOS AQUI.

6.4 ABRIR Y MODIFICAR UN DOCUMENTO

1. Localice el documento y dar click en el mismo.

3. El documento se abrira en modo de solo lectura, si desea modificarlo debe habilitar el

4. Al finalizar las modificaciones correspondientes, dar click en guardar.

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