Tema X La Implantación

Nombre: Gabriel Yenssen
Apellido: Alcántara Ramírez
Matricula: 18-SAET-6-008
Asignatura: O&M en la Empresa
Profesora: Leandro Abreu Peña
Tema: La Implantación.
Fecha de entrega: 19/4/2021

TEMA X: LA IMPLATANCIÓN.
Importancia.
La implantación o puesta en práctica constituye uno de los

momentos más crítico
de todo sistema. Usted encontrará que el antiguo sistema
constituye un patrón de hábitos que han llegado a ser parte
integrante de la gente. Por tanto, el trabajo de analista en este
sentido puede considerarse difícil, ya que consiste
fundamentalmente en cambiar estos patrones de hábitos de las
gentes, tarea ésta que lógicamente no resultará fácil, ya que, si
usted no logra cambiar esos viejos hábitos, se va a encontrar con
que los detalles del viejo sistema y los del nuevo pronto se
mezclarán sin remedio.
Usted tiene un gran reto ante las personas involucradas en el

sistema, y este reto consiste en eliminar todo aquello del viejo
sistema, que hicieron propio. Su tarea consiste en implantar el
nuevo sistema y convertirlo en un patrón de hábitos.
Cada persona involucrada en el nuevo sistena diseñado debe saber

exactamente cuál es su papel en el nuevo sistema. Es conveniente
esa persona también conozca la otra parte del sistena. Una vez
transcurrido este período de aprendizaje, después de este cambio
de hábito la gente empezará a manejar el nuevo sistema con
mayor fluidez.
Como es normal debido a que se tiene que pasar por ese período
de asentamiento, la organización no percibirá de inmediato las
ventajas del nuevo sistema.
Presentación
Comenzaremos diciendo que un maestro es una persona que

puede presentar una
idea de modo tal que los demás lo entienda. Los ejecutivos no
"compran" nada por el mero hecho de que provenga de alguien de
la misma empresa, es necesario que el
escritor (Analista de Sistema) asiente claramente el valor en la
propuesta, siendo así el ejecutivo estará en disposición de
comprar.
El analista debe hacer de su propuesta una obra maestra de

enseñanza. Como escritor el analista debe hacer todo lo posible
por presentar la propuesta de modo que todos los beneficios
queden claros.
Pero, también deberán exponer las desventajas inherentes a la

acción que usted propone. Dado que en la mayoría de los casos es
probable que el lector de su propuesta sea un ejecutivo, usted
debe comprender que este señor está encargado de una Sección de
Trabajo de Organización el tiempo y el dinero.
Un Gerente desea sentir que tiene bajo control su parte de la

actividad sin importar cuanta gente le reporte a él, por esta razón
el escuchará cualquier plan que pueda mejorar su control. Si
escribe una propuesta de manera que atraiga el interés del
ejecutivo, hay más posibilidad de que tenga éxito en "venderle" el
plan.
Usted necesita convencer al ejecutivo de que debería aceptar su

recomendación. Existen cuatro pasos previos que deben tener
presente todo vendedor:
Captar atención
Despertar interés
Despertar deseo
Decisión (la persona compra).
Usted no escribe sólo por escribir. Siempre tiene un objetivo, este

cs el fin de la propuesta. Quiere que un ejecutivo decida. Ya sea
habladas o escritas, hay cuatro clases de palabras que venden las
palabras que venden las palabras que muestran.
Beneficios
Cualidades
Pérdidas
Desventajas.
El experto escritor de propuestas usa esas palabras vendedoras en

grupos de dos:
Combinación l .Beneficio, junto con cualidades
Combinación 2.Pérdida, junto con desventajas.
Si mucho de los que decidinnas debe ser positivo, entonces use la

primera combinación ; pero en contraste, la segunda combinación
es también poderosa y útil. Hasta aqui, esas cuatro ideas pueclen
parecer bastantes simples, pero usted no puede tomar
simplemente esas palabras que representan diversas ideas para
vender y colocarlas mecánicamente en su propuestas.
Las cualidades en camino de la venta, use la señales.

Señal 1. Atención. Probable que su lector estoy ocupado no se
siente en su oficina esperar que llegue a la propuesta de usted
tiene docenas de cosas distintas en su mente.
Usted tiene que tratar de captar la atención esto podría ser a través
de un título que prometa beneficio. Si usa un título de rutina como
“propuestas sobre” un nuevo sistema de “adquisición” en el no
promete ningún beneficio.
El título es lo primero que ve su lector menciona un beneficio

importante El beneficio puede abrirle los ojos al lector así pues
escriban su propuesta de modo que lleguen rápidamente a la señal
no. 1. Atención. Primero atraiga la atención con el título.
En segundo lugar inmediatamente después del título las primeras

10 palabras de la su propuesta le servirán para captar la atención
de su lector.
Señal 2. Interés. Una vez que esté seguro de su propuesta a traer a
la intención de elector llévelo a la segunda señal.
Ahora mismo, su propuesta está sujetando a su lector con el

delgado hilo de la atención. Ese hilo puede romperse fácilmente
pero recuerde que es uno de los mejores modos de despertar el
interés es mediante un hecho espectacular con un hecho
espectacular puede avanzar de la señal No. 2. interés a la señal
no. 3.
Señal No. 3. Deseo. Para despertar el deseo en el ejecutivo puede

hacerlo, señalando los beneficios y reforzando cada beneficio con
una cualidad propia de él. Este factor de cualidad hace más
creíble el beneficio.
Beneficio más cualidad = Deseo
En su propuesta, muestre las pérdidas actuales en el tiempo,

dinero o la pérdida por la insatisfacción de la clientela. Refuerce
esas ideas con las desventajas que eras causan, estas desventajas
podrían ser entre otras.
A) Maquinaria vieja
B) Mala distribución de la oficina
C) Empleado sin entrenamiento
D) Iluminación defectuosa
E) Métodos Obsoletos
F) Etc.
No hay nada mejor que usar la técnica antes y después. Esta es

una forma de presentación que todo el mundo entiende lleva el
mensaje con claridad.
Señal. No. 4. Decisión. Pídale al ejecutivo que decida, Consiga la

decisión en un tiempo definido.
Planeación
Una vez que ha conseguido la aprobación del proyecto, es
necesario coordinar una serie de tareas que garanticen una buena
planeación de la implementación.
Como ejemplos que se tareas podemos citar:
A) Ordenar máquinas
B) Adquirido nuevo equipo
C) Diseñar nuevos formularios
D) Desarrollar nuevas políticas
E) Etc.
En consecuencia la fecha de inicio de la implementación no podrá

ser antes de la fecha de entrega de esos equipos.
Parece una tabla de tiempo con una flecha el objetivo es el día en

que espera introducir el nuevo sistema.
Todos detalles que sea necesario tomarse en consideración para la

implementación debe de estar el tiempo en que se realizarán es
conveniente para ellos elaborar un cronograma o gráfico de grant.
Es decir un cronograma bien preparado constituye una
herramienta de gran ayuda para la implementación.
Planeación de implantación
sólo se puede esperar un éxito seguro para su plan si se han

planeado su implantación. Una vez conseguido la aprobación para
seguir adelante tiene mucho trabajo que hacer. Puede ser que
tenga que enfrentarse a los problemas de distribución de la oficina
así como los requerimientos de nuevo mobiliario, teléfono y otros
asuntos que llevarán tiempo resolver.
Al igual que con cualquier otro trabajo de programación la fecha

de implantación no podrá ser antes de la fecha de entrega del
equipo que se tarde más tiempo en conseguir.
No pierda el tiempo caminando de un lado al otro si sabe que su
sistema va a necesitar algunos desembolso de capital y esto
requiere de un formulario especial tenga entonces este formulario
a mano a fin de que cuando los ejecutivos en su asentimiento
puedan firmar de una vez esta forma de desembolsos
El programa maestro prepara un cronograma con una fecha

objetivo el objetivo es el día en que se espera introducir el nuevo
sistema. Trabajando hacia atrás desde el momento hasta el
presente elabore un cronograma completo.
Programe cada una de las actividades como son:
1. Ordenar, recibir, revisar cualesquiera equipos.

2. Imprimir y enviar las nuevas formas
3. Cambiar la distribución de La Oficina
4. Asegurar la provisión de papelería
5. Preparar los materiales para el entrenamiento
6. Secciones de entrenamiento. Dar a la gente tiempo para
prender. ¿cuantas secciones? ¿con qué frecuencia?
Son muchos los detalles que intervienen en la implantación

programe también las cosas pequeñas piense en cambiar de
lugares los escritorios los teléfonos prepare comunicados colocar
nuevas tomas de corrientes escribir descripciones de puesto
probar las hojas carbonizadas a las demás formas si omite una
sola cosa puede retrasar su fecha objetivo.
Programe cualquier cosa pero no lo haga de modo y si la imprenta

dice que puede tener listas sus formas en 30 días amplie el plazo a
40 días.
Entrenamiento a la gente que operará el sistema
Uno de su trabajo es de implantación consiste en ayudar a la gente

quienes van a parar a entender el nuevo plan.
Usted puede organizar secciones de entrenamiento en ellas
explicara la nueva forma así como la nueva ruta que seguirá
puede propiciar la formulación de preguntas y dar las respuestas.
Ponme en este anuncio algo de venta diga a todo el mundo porque

se va a cambiar el sistema haga un resumen de todo beneficio que
cualquiera pueda obtener con el nuevo sistema lleve el
comunicado a la alta gerencia para que lo firme.
Ahora que este comunicado llega a las gentes que van a verse
afectadas en el momento adecuado. No lo envié demasiado
pronto, ya que ellos pueden haberse olvidado del asunto cuando
esté listo para implementar el sistema. Prográmelo.
Pero asegúrese de qué les llegue lo suficientemente pronto como

para que puedan prepararse para cualquier sección de
entrenamiento y estar listos para cooperar con usted y poner en
marcha el sistema.
Las Quejas
Su plan para el nuevo sistema puede ser excelente pero cuando lo

implante encontrará que tiene algunos defectos sin embargo hay
posibilidad de qué todo salga bien.
Además de las fallas en una zona que aparecía en el sistema

puede haber también algunos prospectos complicados estos son
creados por la gente que se sienten que es un error haber hecho el
cambio. Ellas utilizaran cualquier defecto que puedan encontrar
como argumento para abandonar el nuevo plan aún antes de que
se le implante.
Ponme en este anuncio algo de venta diga a todo el mundo porque
se va a cambiar el sistema haga un resumen de todo beneficio que
cualquiera pueda obtener con el nuevo sistema lleve el
comunicado a la alta gerencia para que lo firme.
Ahora que este comunicado llega a las gentes que van a verse
afectadas en el momento adecuado. No lo envié demasiado
pronto, ya que ellos pueden haberse olvidado del asunto cuando
esté listo para implementar el sistema. Prográmelo.
Pero asegúrese de qué les llegue lo suficientemente pronto como

para que puedan prepararse para cualquier sección de
entrenamiento y estar listos para cooperar con usted y poner en
marcha el sistema.
Las Quejas
Su plan para el nuevo sistema puede ser excelente pero cuando lo

implante encontrará que tiene algunos defectos sin embargo hay
posibilidad de qué todo salga bien.
Además de las fallas en una zona que aparecía en el sistema

puede haber también algunos prospectos complicados estos son
creados por la gente que se sienten que es un error haber hecho el
cambio. Ellas utilizaran cualquier defecto que puedan encontrar
como argumento para abandonar el nuevo plan aún antes de que
se le implante.
La curva de aprendizaje.
Cuando la gente comienza a manejar el sistema por vez primera la
productividad no aumentará disminuirá. Tome las precauciones
necesarias en su plan, para hacer frente a esta reducción.
La gente se acostumbra a trabajar el estilo antiguo.
Familiarizándose con la rutina, llegando a hacer el trabajo
rápidamente. Ahora tiene que aprender otra vez. En el nuevo
sistema, tienen que estar consciente de cada que dan.
Cuando la gente emprende un trabajo nuevo y desconocimiento,
baja su productividad hasta que vuelven a aprender y establecer
nuevos hábitos y ritmos de trabajo. Entonces su productividad
aumenta de acuerdo con la curva de aprendizaje.
CONCEPTO DE PLAN PILOTO.

Los tramites o procedimientos vigentes continúan en tanto se
lleva a cabo el estudio piloto. El estudio podrá indicar que se
necesita una formación mas extensa del personal o que los
formularios precisan de modificación. Un estudio piloto es útil en
los siguientes ejemplos:
 Examinar un nuevo sistemas o procedimientos, con el fin de
descubrir y eliminar problemas que pudieran en otro caso
pasarse por alto y no ser encontrados hasta que haya
comenzado a funcionar el sistema.
 Comprobar el uso de nuevos formularios, de parte del
personal que estará involucrado, etc.
Esta etapa, siempre que sea posible, debe efectuarse ya sea

parcialmente, o parcial ya globalmente, dependiendo de la
situación de se trate.
EJEMPLO. Implantar un nuevo procedimiento en una agencia A
y después dependiendo de los resultados se extiende a las
Agencias B,C,D,E Y E.
LA PUESTA EN MATCHA.
La puesta en marcha no es otra cosa que la comunicación
ejecutiva, transmitida a los empleados, ordenando oficialmente el
inicio de los nuevos sistemas y procedimientos.
La orden de poner en ejecución el nuevo diseño. Deberá en lo
posible, ser comunicada por escrito, a la vez que presidida por una
reunión especial. Debe intentarse de dar toda la solemnidad y
sobriedad posible a este acto, para que los empleados aprecien el
interés de las autoridades con respeto al inicio de la nueva etapa
en la institución.
ACTUALIZACION Y MANTENIMIENTO DE LOS

SISTEMAS.
Otra de las actividades consideradas muy importantes son las que
se efectúan con el propósito de mantener siempre en plena
vigencia los sistemas y procedimientos que se están utilizando en
una unidad administrativa.
Muy equivocados están aquellos analistas que piensan que su
trabajo en un área específica termino al ponerse en marcha un
nuevo diseño. Es tan fuerte y sostenido el proceso de
transformación de las actividades que desarrollan las unidades
administrativas, que se hace casi indispensable crear o asignar a
un grupo de personas ciertas labores dedicadas a detectar o
promover estas modificaciones para que las incorporen a las
manuales del caso.
Resultaría muy largo de explicar el por que de los cambios que
día a día están sufriendo las unidades administrativas. Estos
cambios, que a veces ni siquiera se perciben sino hasta mucho
tiempo después de haberse producido, casi siempre se originan a
causa de las exigencias que se auto- imponen las autoridades
encargadas de la conducción de un país, o de un institución o de
una empresa.
El mantenimiento de contacto después de la implantación del
sistemas, debe existir entre el personal responsable de la
supervisión del trabajo y el área. El tiempo a mantener este
contacto permanentemente, dependerá de las circunstancias
reinantes, pero una vez el sistema marcha “sobre ruedas” los
miembros del personal supervisor empezaran a mostrar señales de
que desean se les deje en libertad para llevar a cabo sus propios
proyectos.
PERIODO DE SEGUIMIENTO.
Las finalidades de este seguimiento son:
 Para asegurar de que el tramite o método ha sido puesto en
marcha satisfactoriamente.
 Para asegurarse de que los trámites propuestos están siendo
cumplidos.
 Para eliminar la causa de los problemas que puedan surgir
inicialmente.
 Para instruir al personal como es preciso.
 Para hacer cualquier modificación que se pruebe necesaria.
 Para disponer del personal como dicten las circunstancias.
 Para medir los resultados logrados con respecto a los
esperados.
AUDITORIA Y LOS SISTEMAS.

Debido al dinamismo de las organizaciones, se requieren
mecanismos apropiados para velar por la correcta ejecución de los
trabajos. Por eso se hace necesario evaluar continuamente la
efectividad de los sistemas mediante auditorias que se practican a
estos, señalándose así las enmiendas de lugar para mantener
actualizados los sistemas.

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La implantación o puesta en práctica constituye uno de los

Usted tiene un gran reto ante las personas involucradas en el

Cada persona involucrada en el nuevo sistena diseñado debe saber

Comenzaremos diciendo que un maestro es una persona que

El analista debe hacer de su propuesta una obra maestra de

Pero, también deberán exponer las desventajas inherentes a la

Un Gerente desea sentir que tiene bajo control su parte de la

Usted necesita convencer al ejecutivo de que debería aceptar su

Usted no escribe sólo por escribir. Siempre tiene un objetivo, este

El experto escritor de propuestas usa esas palabras vendedoras en

Combinación l .Beneficio, junto con cualidades

Combinación 2.Pérdida, junto con desventajas.

Si mucho de los que decidinnas debe ser positivo, entonces use la

Las cualidades en camino de la venta, use la señales.

El título es lo primero que ve su lector menciona un beneficio

En segundo lugar inmediatamente después del título las primeras

Ahora mismo, su propuesta está sujetando a su lector con el

Señal No. 3. Deseo. Para despertar el deseo en el ejecutivo puede

Beneficio más cualidad = Deseo

En su propuesta, muestre las pérdidas actuales en el tiempo,

No hay nada mejor que usar la técnica antes y después. Esta es

Señal. No. 4. Decisión. Pídale al ejecutivo que decida, Consiga la

Como ejemplos que se tareas podemos citar:

En consecuencia la fecha de inicio de la implementación no podrá

Parece una tabla de tiempo con una flecha el objetivo es el día en

Todos detalles que sea necesario tomarse en consideración para la

sólo se puede esperar un éxito seguro para su plan si se han

Al igual que con cualquier otro trabajo de programación la fecha

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Programe cada una de las actividades como son:

1. Ordenar, recibir, revisar cualesquiera equipos.

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Programe cualquier cosa pero no lo haga de modo y si la imprenta

Entrenamiento a la gente que operará el sistema

Uno de su trabajo es de implantación consiste en ayudar a la gente

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Pero asegúrese de qué les llegue lo suficientemente pronto como

Su plan para el nuevo sistema puede ser excelente pero cuando lo

Además de las fallas en una zona que aparecía en el sistema

Pero asegúrese de qué les llegue lo suficientemente pronto como

Su plan para el nuevo sistema puede ser excelente pero cuando lo

Además de las fallas en una zona que aparecía en el sistema

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Esta etapa, siempre que sea posible, debe efectuarse ya sea

ACTUALIZACION Y MANTENIMIENTO DE LOS

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