P-SST-01

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PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

P-SST-01

Cargo:
Aprobó: 12/09/2021
Representante
Legal
Fecha Aprobación Ult. Versión Firma
Cargo: 03/09/2021
Revisó: Representante
Fecha Revisión Ult. Versión Firma
Legal
Cargo:
03/09/2021
Elaboró: Encargado Del SG-
SST Fecha Elaboración o Cambio Ult. Versión Firma
CONTROL DE CAMBIOS
Versión Nueva
Cambios Efectuados al Documento Fecha de Aprobación Nueva Versión
Anterior Versión

Documento inicial 01 N.A 12/09/2021

Toda copia en PAPEL es un ¨Documento no Controlado¨ a Excepción del original, por favor asegúrese de que ésta es la
versión vigente del documento. La impresión o fotocopia, total o parcial, de su contenido, está restringida sin la
autorización expresa del Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión de SST.
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1. OBJETIVO

Establecer y mantener documentados los requisitos necesarios para redactar y controlar los documentos que
conforman el sistema de gestión de Seguridad y salud en el trabajo y ambiente de la empresa
SERVIAMBIENTALES LTDA.

2. ALCANCE

Aplica a las actividades relacionadas con la documentación, emisión y distribución de los documentos del
sistema de gestión de Seguridad y Salud en el trabajo.

3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Gerente General: Tiene la responsabilidad de aprobar todos los documentos generados para el buen
funcionamiento del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

Revisar cada uno de los documentos elaborados por el Encargado Del SG-SST, para la puesta en marcha del
sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

Tiene la autoridad para devolver un documento, que al revisar no cuente con los requerimientos necesarios
para lo que se pretenda documentar, ya sea un procedimiento, instructivo, programa guía, plan, formato Etc.

Tiene la autoridad para devolver un documento, que al revisar antes de su aprobación no cuente con los
requerimientos necesarios para lo que se pretenda documentar, ya sea un procedimiento, instructivo, programa
guía, plan, formato Etc.

Encargado Del SG-SST: Tiene como responsabilidad crear cada uno de los documentos que sean necesarios para
el diseño e implementación del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, como también la difusión
de los mismos.

Tiene la autoridad de determinar los criterios y disposiciones de este procedimiento y dar de baja cualquier
documento que deje de ser necesario para el funcionamiento del sistema.

4. DEFINICIONES

 Procedimiento: Una manera específica de efectuar la actividad. Manera de hacer o método práctico para
hacer algo.

 Revisión: Consiste en verificar que lo que está escrito corresponde con la realidad o con las condiciones
previstas o planificadas.

 Aprobación: Consiste en verificar que lo que se encuentra documentado corresponde con las políticas y/o
requisitos de calidad y constituye la autorización para continuar su aplicación.

 Copia no controlada: Son los documentos y datos emitidos fuera de la organización que no puedan ser
controlados.

Toda copia en PAPEL es un ¨Documento no Controlado¨ a Excepción del original, por favor asegúrese de que ésta es la
versión vigente del documento. La impresión o fotocopia, total o parcial, de su contenido, está restringida sin la
autorización expresa del Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión de SST.
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 Emisión: Acción y efecto de emitir de documento.

 Difusión: Divulgación de un documento

 Revisión: Examen de un documento para verificar su estado.

 Obsoleto: Documento fuera de uso.

 Documentador: Persona encargada del trámite de los documentos y su control

 Documento: Información y su medio de soporte

 Instrucciones e instructivos de trabajo: Son aquellos documentos que cubren una faceta de trabajo
indicada pero no desarrollada en un procedimiento, en forma detallada.

 Elaboró: Colabora en la trazabilidad documental y el reconocimiento de quién creó el documento.

 Revisó y aprobó: Consiste en verificar que lo que está escrito corresponde a los Objetivos de la
Organización y del sistema.

 Cambio a los documentos: Modificación practicada a un documento del sistema de gestión, originada por
mejoras en las actividades, cambio en la tecnología, acción correctiva, y en general por cualquier cambio
en el mismo.

  Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

desempeñadas.

Toda copia en PAPEL es un ¨Documento no Controlado¨ a Excepción del original, por favor asegúrese de que ésta es la
versión vigente del documento. La impresión o fotocopia, total o parcial, de su contenido, está restringida sin la
autorización expresa del Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión de SST.
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5. ACTIVIDADES

PASO A PASO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

 Como plantilla de elaboración de los documentos en

Word, se puede utilizar el documento presente P-SST-
02 Procedimiento Control De Documento.,
utilizando una copia, asegurándose que el Tipo y
tamaño de las fuentes (letras) sean el mismo para
todos los documentos en Word y así mantener su
uniformidad.
 Todos los procedimientos o instructivos deben ser
elaborados de forma clara y objetiva, de modo que
todas las personas involucradas no tengan
dificultades para su entendimiento y aplicación.
 Los conceptos serán precisos, evitando el uso de
expresiones como “el mayor”, “casi siempre”, “a
veces”, u otros términos que son ambiguos.
 Se utilizará un lenguaje sencillo, evitando términos y
redacciones rebuscadas, sofisticadas y técnicas, en
caso de ser utilizados, estos deben ser claramente
definidos y entendibles. Representante
 Los procedimientos, guías o instructivos serán Legal F- SST-03
Elaboración De
1 redactados y elaborados por el Encargado Del SG-SST, Control De
Documentos Encargado Del
contando con el apoyo del personal responsable de Asistencia
cada proceso y serán revisados por la Asistente SG-SST
Comercial y aprobados por el Representante Legal de
la empresa.
 Para indicar responsabilidades de las personas no se
emplearán nombres propios, sino cargos.
 En los procedimientos e instructivos se incluirán
cuando sea requerido los anexos necesarios que
sirvan de ejemplo para entender totalmente lo
descrito.
 La divulgación de cualquier procedimiento o
instructivo es responsabilidad del Encargado Del
SG-SST o la persona que este delegue, realizando
jornadas de divulgación de dicho documento
para conocimiento de las personas de las áreas
interesadas diligenciando el formato F- SST-03
Control De Asistencia, y este registro de
divulgación será almacenado en la AZ destinada
para tal fin.

2 Medios De  Medio magnético: Toda la documentación del Encargado Del R-SST-04

Toda copia en PAPEL es un ¨Documento no Controlado¨ a Excepción del original, por favor asegúrese de que ésta es la
versión vigente del documento. La impresión o fotocopia, total o parcial, de su contenido, está restringida sin la
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Sistema de Gestión SST se conservará en archivos del

programa del paquete Office (Word, o Excel, Power
Point), se mantendrán carpetas con los documentos
originales debidamente identificadas y controladas
(formatos, procedimientos, manuales, guía e
instructivos) en el Computador del Encargado Del SG-
SST, para garantizar sus actualizaciones, que los
documentos no sean dañados, alterados y que
permanezcan legibles y vigentes.
 Medio físico: Los documentos en medio Físico estarán
a disposición de cada jefe de área como soporte de
gestión, estos documentos en medio físicos una vez
impreso se consideran como copia no controlada. Los
Conservación
documentos físicos son los establecidos en cada uno Maestro De
De La de los procedimientos y en el listado maestro de SG-SST Documentos y
Documentación documentos establecidos en este procedimiento. Registros
O Datos  Protección de los documentos y registros: Los
documentos de consultas como procedimientos,
Guías, manuales e instructivos entre otros que son
propiedad de SERVIAMBIENTALES LTDA., serán
manejados en PDF y los Formatos en Word y Excel
tendrán la opción de ser editados, pero solo para
redactar la gestión de cada proceso.
 Solo el Encargado Del SG-SST mantendrá los
documentos originales para su actualización y
modificación requerida.

Nota: Se deben conservar los documentos que exige el

Decreto 1072 de 2015 en el Artículo 2.2.4.6.13. mínimo
por un periodo de 20 años.
3 Portada De Los Todos los procedimientos deberán contar con una Encargado Del Portada De
Documentos portada teniendo en cuenta el orden de los siguientes SG-SST Documentos
aspectos:

 Logo de la empresa
 Identificación del documento
 Fecha de Elaboración
 Fecha de Aprobación
 Código
 Versión
 Número de Páginas
 Título del documento
 Firmas, cargo y fecha de Elaboración, Revisión y
Aprobación
 Control de cambios

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Ejemplo: Portada De Este Documento “Página 1”

4 Descripción Del  Logo de la Empresa: Se deberá incluir el Logo de la Encargado Del Portada De
Contenido De empresa SERVIAMBIENTALES LTDA., en el lado SG-SST Documentos
La Portada De izquierdo del encabezado de página.
Los Documento  Identificación del Documento: Se colocará el nombre
del documento de manera clara, corta y fácilmente
identificable, por ejemplo: Procedimiento de Control
de Registros, Procedimiento de Acciones Correctivas
Etc.
 Fecha de Elaboración: Se debe indicar la fecha en la
cual se elabora el documento, estableciendo día, mes
y año. Por ejemplo. 16 de Julio de 2009.
 Fecha de Aprobación: Se debe indicar la fecha en la
que se realizó y/o modificó el documento,
estableciendo día, mes y año. Es decir que si el
documento es modificado se debe colocar la fecha
actual de aprobación, acorde con la versión.
 Código: Se indicará el código con el cual se identifica
el documento dentro del sistema de gestión SST de la
empresa. Dicha codificación se realizará de acuerdo a
los parámetros establecidos en este procedimiento.
 Versión: Se indicará la versión en la cual se encuentra
el documento. Esta iniciara en la versión 00 el cual
establece que desde la fecha de elaboración, el
documento NO ha presentado ninguna modificación.
Si este ha recibido modificaciones el número de la
versión cambiara y deberá ser igual a la establecida
en el cuadro de control de cambios.
 Numero de Paginas: Se indicara el número total de
las páginas que tiene el documento, junto con la
página actual de la hoja, en el formato Pág. X de Y,
establecido en el paquete de Word y Excel. Solo
llevaran paginación los documentos que lo requieran.
 Título del Documento: Se debe indicar el nombre y el
código del Documento para mayor identificación y
claridad del contenido del mismo.
 Pie de Página: Se debe incluir en la portada la nota
aclaratoria que indica que Toda copia en PAPEL es un
¨Documento no Controlado¨ a Excepción del original,
por favor asegúrese de que ésta es la versión vigente
del documento. La impresión o fotocopia, total o
parcial, de su contenido, está restringida sin la
autorización expresa del Representante de la
Dirección para el Sistema de Gestión de SST.
 Control De Cambios (Firmas cargo y fecha de

Toda copia en PAPEL es un ¨Documento no Controlado¨ a Excepción del original, por favor asegúrese de que ésta es la
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Elaboración, Revisión y Aprobación): Se debe

evidenciar la firma, nombre y cargo de quien elabora
el documento, quien lo revisa y quien lo aprueba y la
relación de los cambios que sufra el documento (Por
lo menos los tres últimos cambios).

Para el cumplimiento de lo mencionado anteriormente,

se debe tomar como referencia la portada de este
documento.

En el contexto del documento se debe asegurar que el

documento lleve de manera secuencial la siguiente
estructura:

1. Objetivo: Espacio donde se define la razón de ser del

documento, el para que se elabora
Procedimiento
2. Alcance: Se refiere a las áreas o sectores en las cuales
s, Guías,
Contexto, el documento debe ejecutarse o tiene cobertura.
3. Responsabilidad y Autoridad: Son los cargos que Encargado Del Planes,
Cuerpo y
5 directamente tienen autoridad y responsabilidad de SG-SST documentos
Estructura, El
mantener actualizado, divulgado, implementado y en General
Documento
mantenido el documento. editados en
4. Definiciones: Ampliación de los términos o vocablos Word
empleados en el documento de ser necesario.
5. Descripción de Actividades: Formas específicas de
llevar a cabo una actividad o proceso, explicando los
paso a paso, la descripción de como se hace la
actividad, el responsable de su ejecución y los
registros que evidencian su cumplimiento.

Todo documento posee un código el cual se ubica en la

Codificación De parte superior derecha y consta de letras y números en Encargado Del Portada De
6
Documentos mayúscula y se elaboran de acuerdo al siguiente SG-SST Documentos
esquema descrito en el siguiente paso.

7 Orden El orden para la asignación del código sería el siguiente Encargado Del Portada De
Asignación del orden: SG-SST Documentos
Código a un
 Código del Sistema de gestión
Documento
 Tipo de Documento: (P = PROCEDIMIENTO, R =
REGISTRO, F = FORMATO)
 Seguido de la sigla SST que hace referencia al sistema
que se está documentando.
 Por último, el Numero consecutivo del documento de
apoyo Ejemplo: 01 – 02… Ejemplo:

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Formato Sistema Consecutivo

F SST 01
Se garantizará la identificación de los Documentos
Externos con la misma identificación impresa que
aparece en el documento cargando este documento en el R-SST-04
Codificación de proceso que corresponda, procedencia y origen, Encargado Del Maestro De
8 Documentos ubicación del documento, ya sea en físico y/o magnético. SG-SST Documentos y
Externos
En caso que el documento externo no contenga Registros
codificación se registra en el listado maestro de
documentos externo colocando N.A.

Para la solicitud de cambios o modificación de

documentos, la persona que lo requiera será responsable Solicitante Del
Solicitud De de solicitarlo al Encargado Del SG-SST, mediante el Cambio y/o F-SST-06
Creación Y/O diligenciamiento del Formato correspondiente para tal Modificación Solicitud De
9
Modificación fin. Una vez Aprobado el cambio se realiza la respectiva Cambios En
De Documentos modificación en el documento. Estos cambios deben ser Encargado Del SST
consignados en el cuadro control de cambio que posee SG-SST
cada documento.
Se mantendrá una Matriz para relacionar todos los
documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
R-SST-04
en el Trabajo, la cual se encuentra distribuida teniendo
Listado Maestro Encargado Del Maestro De
10 en cuenta el tipo de documento generado para el
De Documentos SG-SST Documentos y
desarrollo del Sistema de Gestión, estos pueden ser
Registros
Procedimientos, Documentos Generales, Formatos,
Programas, Externos entre otros.

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