QQSCC

UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS
FACULTAD DE HUMANIDADES Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

CARRERA DE BIBLIOTECOLOGIA Y CIENCIAS DE LA
INFORMACIÓN
PROYECTO DE GRADO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
PARA EL DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIÓN,
POSTGRADO E INTERACCIÓN SOCIAL (DIPGIS)
PARA OPTAR AL TITULO DE

LICENCIATURA EN BIBLIOTECOLOGIA Y CIENCIAS DE LA
INFORMACIÓN
UNIVERSITARIAS: SANDRA ISABEL QUISPE QUIA

CLAUDIA EVELIN CALERNO ALIAGA
TUTOR: LIC. LORENA MARTINEZ QUINTEROS
LA PAZ – BOLIVIA
2016
Proyecto final de grado presentado el día martes 13 de diciembre de 2016, en
la Universidad Mayor de San Andrés de la ciudad de La Paz- Bolivia para
optar al grado académico de licenciadas en Ciencias de la Información con el
siguiente tribunal.
Ph D. Rocio Pinto Calderón
Lic. Armando Gutierrez
Lic. Freddy Rodriguez
Tutora: Lic. Lorena Martinez Quinteros
Freddy Luis Maidana

Director de carrera
DEDICATORIA
Sandra Isabel Quispe Quia .
A Dios por darme la dicha de tener esta vida en la cual me ha permitido desarrollarme
plenamente en todos los aspectos con mucha felicidad y amor.
A ti mi amor Jamshid por ser mi compañero en este trayecto, donde has demostrado ser
mi amigo y mi confidente; a mis hijos Nicole Faride y Jamshid Andres por convertirse en
mi inspiración y la fuerza, les dedico día a día mi amor y sacrificio, lo mejor de lo que soy y
de lo que deseo llegar a ser por y para ustedes.
A mí papá Emeterio y mi mamá Juanita por el apoyo, los consejos y respaldo en todo
momento. Ellos me han dado todo lo que soy como persona, valores, principios y
perseverancia para conseguir mis objetivos.
A mí querido hermano y su esposa que han sabido acompañarme en cada jornada, y a mi

sobrino Michael; igualmente al sobrino que viene en camino y a mi tía Catita por su
apoyo.
A todas las personas que me rodean a cada instante, pero sobre todo a mi familia
(Tirado – Quispe) hermosa y unida.
AGRADECIMIENTOS
A Dios: Por la vida que me ha brindado y por todo lo que me ha permitido ser y hacer.
Gracias por estar conmigo siempre.
A mi esposo e hijos: Por su amor y el apoyo incondicional en mis acciones y decisiones,

no solo en este proyecto, sino en todos los caminos y los momentos que tuvimos que
recorrer. ¡Los amo demasiado!
A mis Padres: Por apoyarme en todo momento y sobre todo por constituirse en un
excelente ejemplo de vida a seguir.
A mi amiga: Roxana Espinoza, quien se ha costituido en un pilar fundamental de mi vida,

porque sin ella las alegrías y tristezas no hubieran sido iguales, siempre recibí una
palabra de aliento que me ayudó a crecer y madurar.
A nuestra asesora: Lic. Lorena Martinez Quinteros, quien nos brindó su apoyo
durante la elaboración de este trabajo, por los consejos para el mejoramiento del mismo,
por su tiempo y dedicación.
A nuestros revisores: A la Ph.D. Rocio Pinto Calderón, al Lic. Freddy Rodriguez y

Lic. Armando Gutierrez, Gracias por su tiempo y por su valiosa participación en la
revisión de este trabajo lo cual contribuyo a la cualificación del mismo.
A nuestros docentes: Por sus enseñanzas para nuestra formación profesional.
Al Departamento de Investigación, Postgrado e Interacción Social: Por habernos

permitido realizar el presente Proyecto de Grado.
Sandra Isabel Quispe Quia.

AGRADECIMIENTOS
Claudia Evelin Calerno Aliaga
A nuestro señor Dios, a mis abuelos Raúl y Clotilde y tíos que estando en el cielo me
dieron fortaleza, ánimo y me ayudaron a seguir la meta de ser licenciada.
A mi mamá Betty e hijos Alexander e Ignacio que son el motor de mi vida para alcanzar
mis metas y seguir adelante.
A mi tutora Lic. Lorena Martinez quien con su sabiduría a sabido darnos las
herramientas para concluir el proyecto y al tribunal por brindarnos su tiempo y apoyo
disponibilidad y sugerencias.
A la Universidad y en especial a la Carrera de Bibliotecología por la formación
profesional que año tras año ha través de todos sus docentes han ido fortaleciendo mis
conocimientos.
Tambien quiero agradecer a la Lic. Marcela Inch Calvimonte que aunque este en el
cielo ha sido la persona que en un principio me ha motivado para que pueda ser una
Archivista en todos los sentidos y me ha inculcado que esta profesión es merecedora
de respeto y dedicación.
DEDICATORIA
Claudia Evelin Calerno
A mis queridos hijitos que con su amor al verme cada dia llenan de luz y guian mi camino,
haciendo me ver que tengo que luchar por ellos cada dia de mi vida.
A ellos dedico este trabajo para que cuando crezcan vean que la perseverancia nos
lleva al éxito.
Muchas gracias mis pequeños los amooooooooooooooooo……………………………………………..

INDICE DE CONTENIDOS
RESUMEN……………………………………………………………………….
CAPITULO I……………………………………………………………………...
GENERALIDADES………………………………………………………………1
1.1 INTRODUCCIÓN……………………………………………………………..1
1.2 ANTECEDENTES…………………………………………………………….2
1.3 JUSTIFICACIÓN………………………………………………………………3
1.4 DIAGNÓSTICO………………………………………………………………..5
1.5 PROBLEMÁTICA……………………………………………………………..9
1.6 OBJETIVOS…………………………………………………………………..11
1.6.1 OBJETIVO GENERAL…………………………………………....11
1.6.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS………………………………………12
1.6.3 METAS……………………………………………………………..12
1.6.4 LOCALIZACIÓN…………………………………………………..12
1.7 METODOLOGÍA……………………………………………………………...13
1.7.1 TIPO DE ESTUDIO………………………………………………..13
1.7.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN…………………………………13
1.7.3 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE LA
INFORMACIÓN…………………………………………………...14
1.8 DELIMITACIÓN DEL PROYECTO…………………………………………14
1.8.1 DELIMITACIÓN TEMÁTICA……………………………………14
1.8.2 DELIMITACIÓN ESPACIAL……………………………………..15
1.8.3 DELIMITACIÓN TEMPORAL…………………………………....15
1.9 BENEFICIARIOS……………………………………………………………..15
1.10 RECURSOS FINANCIEROS……………………………………………...15
1.11 RESULTADOS…………………………………………………………….16
CAPITULO II
MARCO TEORICO
2.1 ARCHIVO…………………………………………………………………………17
2.1.1 DOCUMENTO…………………………………………………………….18
2.1.2 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS……………………………………21
2.1.3 DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS DE OFICINA…………………...23
2.1.4 TIPOS DE DOCUMENTOS……………………………………………….25
2.1.5 OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS………………………………………..31
2.1.6 FUNCIONES ARCHIVISTICAS…………………………………………..33
2.2 GESTIÓN DE DOCUMENTOS……………………………………………………38
2.2.1 CARACTERISTICAS DE LA GESTION DE DOCUMENTOS………...40
2.2.2 PARTICIPANTES EN LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS…………….43
2.2.3 IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL……………..44
2.2.4 FASES DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVO………….45
2.2.5 MODELOS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS………………………...48
2.3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS…………………………………………….…51
2.3.1 CONCEPTO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS……………….….51
2.3.2 IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS RECTORES……………………….53

2.3.3 CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS………………56
2.3.4 SIMBOLOGIA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS…………………………………………………………...60
2.3.5 RELEVAMIENTO DE INFORMACIÓN………………………………..62
2.4 DIPGIS……………………………………………………………………………...63
2.4.1 LA CONSTITUCIÓN POLITICA DEL ESTADO Y LA ARCHIVISTICA……65
2.4.2 POLITICAS INSTITUCIONALES SOBRE DOCUMENTACIÓN….......66
2.4.3 TIPO DE ARCHIVOS Y GENERACIÓN DE DOCUMENTOS……...…67
2.4.4 FLUJO DE DOCUMENTACIÓN……………………………………..…69
2.5 MARCO LEGAL…………………………………………………………………...70
CAPITULO III
RESULTADOS DEL MARCO PRÁCTICO
3.1 DIAGNOSTICO…………………………………………………………………….76
3.1.1 DATOS GENERALES……………………………………………………76
3.1.2 ACCESO…………………………………………………………………..77
3.1.3 DIRECTOR DEL ARCHIVO……………………………………………..77
3.1.4 CLASIFICACIÓN DEL CENTRO DE ARCHIVO……………………….78
3.1.5 ESTRUCTURA DEL ARCHIVO………………………………………….79

3.1.6 CARACTERISTICAS FISICAS DEL ARCHIVO DIPGIS…………79
3.2 RESULTADOS DE LA ENTREVISTA A JEFES DE UNIDAD Y PERSONAL DE

MANDOS MEDIOS DEL DIPGIS………………………………………………....81
3.2.1 DATOS GENERALES……………………………………….……….81
3.2.2 GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN EL DIPGIS……………………..84
3.2.3 PRODUCCIÓN O ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS…………..90
3.2.4 CONSERVACIÓN Y USO DE DOCUMENTOS……………………..96
3.2.5 CONTROL Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS………………..101
3.2.6 FUNCIONES ESPECÍFICAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y OTROS

ASPECTOS………………………………………………………………….106
3.3 RESULTADOS DE LA ENTREVISTA AL PERSONAL OPERATIVO DEL DIPGIS..110
3.3.1 DATOS GENERALES DE LA MUESTRA DEL PERSONAL
OPERATIVO…………………………………………………………….111
3.3.2 DOCUMENTACIÓN QUE RECIBE Y EL ORIGEN DE LA MISMA…112
3.3.3 TIPO DE CORRESPONDENCIA GENERADA Y LUGAR DE DESTINO……113
3.3.4 ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN…………………………………….114
CAPITULO IV
PROPUESTA
4.1 OBJETIVO DE LA PROPUESTA…………………………………………………..116

4.2 IDENTIFICACIÓN Y DESARROLLO DE PROCESOS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL EN EL DIPGIS…………………………………………………….116
4.2.1 PROCEDIMIENTOS DE LA FASE DE ELABORACIÓN DE

DOCUMENTOS……………………………………………………………….117
4.2.2 PROCEDIMIENTOS DE LA FASE DE UTILIZACIÓN Y

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL DIPGIS…………………….132
4.2.3 PROCEDIMIENTOS DE LA FASE DE CONTROL DE DOCUMENTOS……163
4.3 DOCUMENTOS PROPUESTOS…………………………………………………..179
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 CONCLUSIONES…………………………………………………………………..187
5.2 RECOMENDACIONES…………………………………………………………….192
BIBLIOGRAFIA……………………………………………………………………….194
ANEXOS
ÍNDICE DE FIGURAS
Pág.
Figura Nº 1 Organigrama del DIPGIS 6
Figura Nº 2 Jerarquía de los conceptos básicos de documentos 20
Figura Nº 3 Funciones archivísticas 35
Figura Nº 4 Simbología para elaboración de flujogramas 61

ÍNDICE DE TABLAS Pág
Tabla 1 Tipos de documentos, según su pertenencia 19

Tabla 2 Modelos de Gestión Documental 48
Tabla 3 Muestra de entrevistados según antigüedad, en cantidad y
porcentaje 81
Tabla 4 Muestra de entrevistados según cargo, en cantidad y
porcentaje 82
Tabla 5 Muestra de entrevistados según unidad en la que trabaja, en
cantidad y porcentaje 83
Tabla 6 Muestra de entrevistados según cargo, en cantidad y
83
porcentaje
Tabla 7 Aspectos relacionados con la gestión de documentos, en
Tabla 8 Procesos de la gestión documental que se realizan en su
Unidad, en cantidad y porcentaje 86
Tabla 9 Documentación que maneja en cada proceso, en cantidad y
porcentaje 88
Tabla 10 Documentación originada o producida en su Unidad, en
Tabla 11 Recursos empleados en la generación de documentos, en
Tabla 12 Producción o elaboración de documentos 92
Tabla 13 De que unidades recibe información y documentación relativa
a la producción o elaboración de documentos, en cantidad y
porcentaje 93
Tabla 14 Actividades de otras unidades que ocasionan retraso en
relación a la producción o elaboración de documentos, en
Tabla 15 Tipo de documentación que origina mayores problemas en
producción o elaboración de documentos, en cantidad y
porcentaje 95
Tabla 16 Documentación originada en su Unidad, relacionada con 96
conservación y utilización de documentos, en cantidad y
porcentaje
Tabla 17 Recursos empleados en la conservación y uso de
documentos, en cantidad y porcentaje 97
Tabla 18 Unidades de las que recibe documentos e información para
conservación y uso, en cantidad y porcentaje 98
Tabla 19 Actividades de otras Unidades del DIPGIS que ocasionan
retraso en la conservación y uso, en cantidad y porcentaje 99
Tabla 20 Tipo de documentación o información que genera mayores
problemas a la conservación y uso de documentos, en
Tabla 21 Documentación sobre control y/o eliminación de documentos
que se originan en su Unidad, en cantidad y porcentaje 102
Tabla 22 Recursos empleados en el control y/o eliminación de
documentos de su Unidad, en cantidad y porcentaje 103
Tabla 23 Funciones específicas que se cumplen en su Unidad, según el
proceso de gestión documental, en cantidad y porcentaje 106
Tabla 24 Procedimiento específico sobre gestión documental, en
Tabla 25 Cómo se pueden mejorar los procedimientos, en cantidad y
porcentaje 108
Tabla 26 Políticas del DIPGIS en relación a la conservación de
documentos, en cantidad y porcentaje 109
Tabla 27 Documentación que recibe y de dónde procede, en cantidad y
porcentaje 111
Tabla 28 Formulario o registro para la recepción de documentos, en
Tabla 29 Documentación que se genera y a dónde deriva, en cantidad y
porcentaje 113
Tabla 30 Tipo de documentación que archiva, en cantidad y porcentaje 114
Tabla 31 Tipo de archivo, en cantidad y porcentaje 115
RESUMEN
El presente Proyecto de Grado, relacionado con un Manual de Procedimientos de

Gestión Documental para el Departamento de Investigación, Postgrado e
Interacción Social (DIPGIS), se encuentra dirigido a solucionar uno de los
problemas de mayor trascendencia para esta entidad como es la gestión
documental.1
En este sentido, el trabajo está constituido por una introducción al tema de estudio
en el contexto del DIPGIS, posteriormente se realiza una descripción de los
antecedentes de la Institución, justificación del tema de estudio, la problemática y
los objetivos del Proyecto, finalmente la metodología del Proyecto, su delimitación
temática, temporal y espacial.
En el segundo capítulo se desarrolla el marco teórico de la investigación,

fundamentando los principales conceptos que son analizados en el presente
Proyecto. Adicionalmente, se realiza una descripción y análisis del marco legal del
mismo, resaltando las principales normas relacionadas con la archivística y la
gestión documental.
Bajo los antecedentes teóricos y normativos se desarrolla un tercer capítulo en el

cual se realiza una descripción de los resultados obtenidos en la aplicación de
instrumentos de recolección de datos, así como el diagnóstico realizado a través
de la observación.
El cuarto capítulo es destinado al desarrollo de la propuesta, la cual consiste en el

Manual de Procedimientos en su parte narrativa, gráfica y de descripción
documental que sirven de soporte a la presente investigación.
1
La gestión documental es comprendida como el conjunto de procedimientos administrativos básico que son comunes y
necesarios para el tratamiento uniforme de los asuntos para la comunicación y la coordinación. Bolivia. Gaceta Oficial. RCP
Administrativos y de Comunicación de los Ministerios. Titulo 1, Cap. I. Art. 1. 1994.
Finalmente, en el quinto capítulo se desarrollan las principales conclusiones y
recomendaciones del presente proyecto de grado.
CAPÍTULO I
GENERALIDADES
1.1. INTRODUCCIÓN
El presente Proyecto de Grado se constituye en una necesidad básica para el

Departamento de Investigación, Postgrado e Interacción Social (DIPGIS) ya que el
mismo no cuenta con un Manual de Procedimientos para la gestión de
documentos, ocasionando que el personal de esta Institución aplique diferentes
procesos para el uso de la documentación generada en la Institución, en base a la
experiencia de sus funcionarios, y no basados en un procedimiento específico,
generando situaciones que ponen en riesgo la integridad y/o el buen
funcionamiento y manejo de la información, así como también con la conservación
de la documentación generada y recibida en esta Institución; aspectos estos que
deben ser concordantes con lo dispuesto en la Constitución Política del Estado en
su Artículo 99, parágrafo III, disposición legal que resalta la importancia de los
archivos en las diferentes entidades públicas del estado.
El Manual de Procedimientos será de gran beneficio para la institución porque

permitirá encaminarla hacia un desarrollo y mejoramiento en el cumplimento de las
actividades en todos los estamentos, logrando celeridad en los trámites así como
el uso, consulta y conservación de los documentos generados en la entidad,
estableciendo además responsables claramente identificados acerca del uso y
tenencia de la documentación generada por el DIPGIS, por este motivo a través
de la implementación de este instrumento normativo se brindará un mejor servicio
a la institución y a la Comunidad Universitaria.
En el presente documento se desarrolla el Manual de Procedimientos relacionado

con la Gestión documental para el DIPGIS.
1
1.2. ANTECEDENTES
El Departamento de Investigación, Postgrado e Interacción Social, fue constituido

en 1998, con la denominación de Comité Coordinador de la Investigación, Post-
Grado e Interacción Social (C-CIPGIS). Esta Institución fue creada en el Primer
Congreso Interno de la Universidad Mayor de San Andrés (UMSA), realizado en
octubre de 1988.
Al inicio de sus actividades el C-CIPGIS dependía del Consejo Académico

Universitario. En el transcurso de su existencia, durante sus primeros diez años de
vida el C-CIPGIS, fue adquiriendo importancia y trascendencia como unidad
coordinadora de las actividades de investigación, postgrado e interacción social de
la UMSA, por este motivo en 1998 se constituyó como DIPGIS (Departamento de
Investigación, Postgrado e Interacción Social), que actualmente depende del
Vicerrectorado.
Flores, (2011) al respecto señala que:
El DIPGIS, durante el transcurso de los últimos años ha venido desarrollando

labores importantes de apoyo en la coordinación, planificación y evaluación de
propuestas en el ámbito de la investigación científica y tecnológica, en los
programas de postgrado y en las actividades de interacción social de la
Universidad Mayor de San Andrés. (p. 43)
Además, de acuerdo a su Estatuto Orgánico, el DIPGIS (1988), “también

realiza actividades de planificación y ejecución de acciones destinadas al
apoyo y asesoramiento a las instancias superiores de decisión, unidades
académicas y centros especializados de la UMSA. Paralelamente, encamina
acciones destinadas a la difusión de los resultados de esas actividades.”
Un hito importante dentro de la vida institucional del DIPGIS, se dio en el año

2000, en el que se suscribió un acuerdo de cooperación entre la UMSA y la
2
Agencia de Cooperación Sueca ASDI/SAREC, dependiente del Gobierno de
Suecia. Este convenio tiene como finalidad el apoyo a las actividades de
investigación, mediante donaciones para efectivizar programas de Fortalecimiento
en Educación Superior y Desarrollo Universitario, en el marco de los planes y
políticas institucionales de la UMSA. Estas actividades son canalizadas y
ejecutadas a través del DIPGIS, que representa a la UMSA, en los aspectos
operativos del Programa de Cooperación Sueca (Acuerdo ASDI/DIPGIS, 2000).
Actualmente, el Departamento de Investigación, Postgrado e Interacción Social

(DIPGIS) planifica, coordina, promueve, hace seguimiento y propone la normativa
de las actividades de investigación, postgrado e interacción social. Es dependiente
del Vicerrectorado de la Universidad Mayor de San Andrés (UMSA).
Además, el DIPGIS realiza un trabajo estrecho con la comunidad de

investigadores de San Andrés, apoya a coordinadores y miembros de los
programas de maestría y profesionales de las unidades académicas preocupados
por fortalecer la relación de interacción universidad – sociedad.
1.3. JUSTIFICACIÓN
El diseño de un Manual de procedimientos es importante en una organización de

las características del DIPGIS porque contiene una descripción de las actividades
y tareas que deberán realizarse a través de las funciones que se desempeñaran
en cada unidad, área o departamento existente. El manual incluirá, además, los
puestos o unidades administrativas que intervendrán precisando su
responsabilidad y participación dentro del flujo informacional.
En la elaboración de este instrumento, se observaran tanto actividades críticas

que no son tomadas en cuenta por muchos funcionarios que deberán ser
desarrolladas como también aquellas labores que tendrán un grado de relevancia
en las tareas desempeñadas, es importante dado a que en él se incluirán
3
contenidos de información de los procesos según puestos de trabajo y su
implicación en la gestión documental.
Siendo el DIPGIS, una entidad de tipo académica y de investigación, requerirá que

las actividades de gestión documental sean monitoreadas con cautela dados los
procesos que en ella ocurrirán según los niveles de jerarquía. La estructura
orgánica del DIPGIS, comprende el funcionamiento e interrelacionamiento a nivel
de toda la Universidad Mayor de San Andrés, con todas las Facultades, Carreras e
Institutos de Investigación, además del Postgrado, que se encuentran involucrados
en la producción de conocimientos, mediante actividades de investigación e
interacción social.
En consecuencia, el DIPGIS tiene dificultades en el desarrollo de los

procedimientos relacionados con el manejo de la documentación, un porcentaje de
los problemas que enfrenta tienen que ver con procesos ejecutados de acuerdo al
criterio de cada funcionario de la Institución, los cuales requieren ser revisados y
rediseñados con miras a mejorar la eficiencia, el control y la productividad en el
uso de los recursos y la estandarización de los mismos.
La falta de un Manual de Procedimientos de Gestión Documental, dificulta el

acceso oportuno a la información generando fallas en los procesos, es importante
diseñar un manual, el cual pueda responder a la gestión e integración de los
documentos generados en la Institución, de acuerdo a un levantamiento de
información in situ, con el fin de optimizar actividades, tareas; orientadas a
incrementar la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos del DIPGIS, en
materia de gestión documental.
Este Proyecto de Grado estará basado en el diseño de un Manual de

Procedimientos el cual estará orientado a compilar la información que facilitará al
personal de la Institución el cumplimiento de las actividades y la forma como
deben ser desarrolladas.
4
Puede decirse que la utilidad del manual de procesos es múltiple, en virtud de ser
un instrumento que permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a
la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables
de su ejecución. Asimismo, auxiliará en la inducción al puesto de la Unidad de
Archivo brindándoles las herramientas necesarias para cumplir los procedimientos
archivísticos y lograr el adiestramiento y capacitación del personal de esta
Subunidad.
El presente Proyecto de Grado se justifica a través de la propuesta de un manual

de procedimientos que controle el manejo y flujo informacional de las series
documentales que son generadas en cada unidad como ser los registros
contables, proyectos de investigación, especialidades de post-grado y otros.
Este Manual deberá ser coherente, práctico y metódico, que pueda adaptarse a
las necesidades y requerimientos del Departamento de Investigación, Postgrado e
Interacción Social (DIPGIS), dando de esta manera un camino de solución que
facilite la gestión documental y sea confiable para el uso interno y externo.
1.4. DIAGNÓSTICO
La estructura del DIPGIS, está conformada por cuatro pilares, que son:
Investigación, Innovación, Postgrado e Interacción Social y las unidades de apoyo
que refuerzan las actividades estratégicas de los pilares.
La estructura organizacional está conformada por una Dirección Ejecutiva, de la

cual dependen las Unidades Gestoras de Investigación, Innovación, Postgrado e
Interacción Social, conformadas bajo estándares de calidad y mejora continua.
Adicionalmente, se cuenta con tres Ejes Transversales: Unidad Administrativa
Financiera, Unidad de Sistemas de Información y la Unidad de Comunicación,
Información y Difusión. Estas unidades brindan servicios de soporte administrativo
provisto por la Universidad Mayor de San Andrés (UMSA), para llevar a cabo el
5
cumplimiento de los objetivos institucionales. En la siguiente Figura se puede
observar el Organigrama del DIPGIS.
Figura Nº 1
Organigrama del DIPGIS
DIRECCIÓN
EJECUTIVA
GESTIÓN INTEGRAL Y
CALIDAD
UNIDAD DE UNIDAD DE UNIDAD DE

SISTEMAS DE COMUNICACIÓN, ADMINISTRACIÓN
INFORMACIÓN INFORMACIÓN Y FINANCIERA
DIFUSIÓN
UNIDAD DE UNIDAD DE
UNIDAD DE UNIDAD DE
INNOVACIÓN Y INTERACCIÓN
INVESTIGACIÓN POSTGRADO
DESARROLLO SOCIAL
Fuente: DIPGIS.
La Dirección Ejecutiva del DIPGIS, es responsable de planificar, organizar,

dirigir, controlar y ejecutar las actividades, proyectos y programas de investigación,
innovación, postgrado e interacción social.
Esta Direccion cuenta con una Unidad Administrativa Ejecutiva, que está
compuesta principalmente por su Director y las estructuras de soporte al ejecutivo
y es apoyado en sus funciones por un Asistente Ejecutivo, que es el responsable
de brindar apoyo permanente al Director en funciones como ser: preparar la
6
agenda, coordinar con las unidades internas, dar continuidad a las actividades del
DIPGIS, etc.
La Oficina de Gestión Integral y de Calidad está conformada por el Director del

DIPGIS, el Coordinador de Investigación, el Coordinador de Innovación y
Desarrollo, el Coordinador de Postgrado y el Coordinador de Interacción Social.
Este grupo es responsable de dirigir la implementación y la administración de la
mejora continua.
En cuanto a la Unidad de Investigación, esta actividad es financiada con

recursos nacionales e internacionales (por ejemplo: IDH, ASDI, COSUDE, etc.),
siendo la Unidad de Investigación la encargada de realizar la gestión eficaz y
eficiente de los recursos. El objetivo principal de la gestión de investigación será
promover la investigación acorde a los planes de desarrollo nacional,
departamental y municipal aportando al desarrollo del país.
La Unidad de Innovación y Desarrollo, es la encargada del desarrollo,

ejecución, implementación y transferencia de resultados obtenidos con los
proyectos de investigación y otras actividades inherentes a la innovación. El
trabajo se desarrolla de manera conjunta y coordinada entre los diferentes actores:
Estado, Sociedad, Empresa y Universidad, los cuales generan un ambiente
propicio para que se lleve a cabo la transferencia de tecnología y por ende la
innovación.
La Unidad de Postgrado es la responsable de la coordinación y control de la

implementación de los programas y proyectos de postgrado formulados por
facultades, unidades de postgrado, carreras e institutos. Asimismo, es responsable
de la formulación de reglamentos, normas y otras disposiciones en el marco de las
políticas y estrategias de postgrados universitario.
7
La Unidad de Interacción Social es responsable del fortalecimiento de la
vinculación entre la UMSA con el Estado, empresa y sociedad civil; por medio de
alianzas estratégicas y transferencia e incentivos de la producción intelectual
generada en la UMSA.
Las unidades transversales tienen las siguientes características:
 La Unidad de Sistemas de Información, responde a las necesidades de

la Unidad Gestora de Investigación, Innovación, Postgrado e Interacción
Social, mediante el uso de sistemas informáticos, clasificación de la
información, datos estadísticos, indicadores de ciencia y tecnología,
producción gráfica, apoyo técnico y logístico en las actividades
relacionadas al ámbito científico y tecnológico.
 El objetivo principal de la Unidad de Comunicación, Información y
Difusión, es el diseño y ejecución de las estrategias comunicacionales
orientadas a los objetivos del DIPGIS, para generar una imagen
institucional positiva ante la comunidad universitaria y la sociedad civil.
 La Unidad Administrativa y Financiera del DIPGIS, es la encargada de
la administración financiera y la emisión de estados financieros oportunos
para presentar la aplicación de los recursos de donación internacional.
En cuanto a la Subunidad de Archivo, Tiene una reciente creación desde

noviembre del 2014 y hasta esa fecha no existían funciones específicas ni
lineamientos a seguir.
Actualmente, la Subunidad de Archivo del DIPGIS, se encuentra conformada por

tres personas, un Responsable de Archivo y 2 Auxiliares para coadyuvar con el
trabajo, pero se hace notar que las mismas no tienen una formación académica
acorde a las necesidades institucionales por lo cual solo se constituyen en
personal de apoyo de la Subunidad.
8
El macroproceso que se realiza en esta Subunidad es: Archivo de documentos
generados por las Unidades de Investigación, Innovación, Postgrado e Interacción
Social del DIPGIS. Los principales subprocesos son los siguientes:
 Archivo de activos fijos,

 Archivo de proyectos de investigación.
 Archivo de Postgrado.
 Auditorías internas y externas.
 Centralización de la documentación de las unidades del DIPGIS.
 Empaste de documentos según gestión concluida.
 Organización de carpetas para archivos correspondientes a Investigación,
Innovación, Postgrado e Interacción Social.
 Préstamo de documentos en general.
 Recepción de archivo de documentos contables.
 Transferencia de documentos al archivo central de la UMSA.
 Recepción de archivo/documentos dirección del DIPGIS.
1.5. PROBLEMÁTICA
En el DIPGIS, (DIPGIS, 2015, p.26) “La gestión de la información se basa en el

desarrollo de actividades con el fin de controlar el ciclo de la información, su
almacenamiento y posterior recuperación.”
Dentro de la gestión de la información se encuentra la recopilación de la

documentación, la cual se clasifica de la siguiente manera:
 Información Interna, que es la documentación generada o recibida por las

diferentes unidades del DIPGIS.
 Información Externa, que es la documentación que cada Unidad Gestora
produce para el público, esta puede ser en forma de material de difusión
para dar a conocer las actividades, acontecimientos, eventos y/o talleres.
9
En el caso del DIPGIS, el objetivo de la gestión de la información es garantizar la
difusión del conocimiento generado en las actividades de investigación, llevadas
por la Institución, además de los conocimientos de innovación, postgrado e
interacción social.
Consideradas las características de las actividades llevadas a cabo en el DIPGIS,

se puede determinar que el problema de la Institución es que no cuenta con un
Manual de Procedimientos, que contribuya al mejor desempeño del personal que
trabaja en esta Institución, y de esta forma se puedan lograr de una manera más
eficiente y efectiva las metas y objetivos propuestos por el mismo.
Al no existir un Manual de Procedimientos, actualmente los procesos se realizan

de diferentes formas, de acuerdo al criterio de las personas que trabajan en la
Institución. Esta discrecionalidad, perjudica al objetivo final de la gestión de la
documentación de la entidad.
Adicionalmente, al no existir un procedimiento específico, para llevar a cabo los

diferentes procesos que se presentan en la gestión de documentos, la
responsabilidad por las diferentes actividades institucionales, referidas con la
gestión de la documentación, se encuentran dispersas, o no tienen responsables
claramente identificados.
Por ello, se considera de mucha importancia la implementación del Manual de

Procedimientos en el DIPGIS, ya que este instrumento permitirá que se regule el
trabajo dentro de esta Institución, mediante la normalización de las actividades
que debe cumplir el personal, así como también los procesos a seguir, además
que esto se convierte en un sistema de control y una herramienta de organización.
En relación a la implementación del Manual de Procedimientos, se hace posible

por cuanto existe el apoyo y la predisposición de todos los estamentos de la
institución para contar con este instrumento, esto facilita el trabajo de los
10
investigadores, además que es un requerimiento que mejorará sustancialmente el
trabajo de todo el personal de la Institución.
De acuerdo a lo descrito anteriormente, se puede llegar a una descripción del

problema bajo la siguiente interrogante:
¿La elaboración de un manual de procedimientos contribuirá a la gestión

documental en el Departamento de Investigación, Postgrado e Interacción
Social (DIPGIS)?
Las preguntas complementarias que surgen de la interrogante anterior son las

siguientes:
1. ¿Qué características debe tener el diagnóstico realizado en el DIPGIS, para

conocer al personal y la documentación generada y recibida por la
Subunidad de Archivo?
2. ¿En qué forma se realizan actualmente los procedimientos relacionados
con la gestión documental, en las actividades llevadas a cabo por el
personal del DIPGIS?
3. ¿Cuáles son los procesos relevantes en la gestión de la documentación en
el DIPGIS, que deben ser considerados para el desarrollo del Manual de
Procedimientos?
4. ¿Cuál es la importancia del Manual de Procedimientos en todas las áreas
del DIPGIS?
1.6. OBJETIVOS
1.6.1. OBJETIVO GENERAL
Dando cumplimiento al proceso de investigación y a las rigurosidades

metodológicas, planteamos el siguiente objetivo general:
11
Elaborar un Manual de Procedimientos de Gestión Documental para
reglamentar y controlar los procesos informacionales que se desarrollan en
el DIPGIS.
1.6.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Realizar un diagnóstico relacionado con el personal del DIPGIS, que genera

y recibe documentación relativa a los objetivos de la Institución.
2. Identificar los actuales procedimientos o prácticas empleadas en las
actividades llevadas a cabo por el personal del DIPGIS.
3. Identificar los procesos relevantes en la gestión de la documentación en el
DIPGIS, para que formen parte del Manual de Procedimientos.
4. Analizar la importancia del Manual de Procedimientos en todas las áreas
del DIPGIS.
5. Crear y sensibilizar el sentido de responsabilidad a los funcionarios del
DIPGIS sobre la importancia y el manejo del acervo documental.
1.6.3. METAS
 Contar con un Manual de Procedimientos de Gestión Documental para el

DIPGIS.
 Implementar el Manual de Procedimientos.
1.6.4. LOCALIZACIÓN
Av. 6 de Agosto Nº 2170 – Edificio Hoy piso 14.

Teléfono: 2442464 - 2443375
La Paz - Bolivia
E-mail: [email protected]
12
1.7. METODOLOGÍA
1.7.1. TIPO DE ESTUDIO
 Descriptivo 2 . El cual se utilizó para identificar los elementos y

características que causan deficiencias en la gestión documental y los
procedimientos que deberían aplicarse en el DIPGIS, para llegar a este
propósito.
 Explicativo 3. El presente estudio va más allá del estudio descriptivo, ya
que pretende explicar las causas que dan lugar al fenómeno analizado.
 Normativo. El tipo de estudio que se realizó está basado en normas y
reglamentos emitidos por entidades normativas que rigen a la Universidad y
al DIPGIS además de considerar la legislación archivística boliviana.
1.7.2. MÉTODO DE INVESTIGACIÓN
En la presente investigación se utilizó el método DEDUCTIVO, que es aquel

mediante el cual, se parte de teoría y principios generales como es la
Organización de Archivos y en especial, la formulación de Manuales de
Procedimientos, para aplicarlos en una realidad específica como es el
Departamento de Investigación, Postgrado e Interacción Social (DIPGIS).
2
Según Hernandez Sampieri (2006). Las investigaciones de tipo descriptiva consisten fundamentalmente en
caracterizar un fenómeno o situación concreta indicando sus rasgos más peculiares o diferenciadores.
El objetivo de la investigación descriptiva consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes
predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas.
3 Según Hernandez Sampieri (2006). La investigación explicativa intenta dar cuenta de un aspecto de la
realidad, explicando su significatividad dentro de una teoría de referencia, a la luz de leyes o generalizaciones
que dan cuenta de hechos o fenómenos que se producen en determinadas condiciones.
13
Por lo cual el diseño metodológico es una investigación acción, la cual se
constituye en una forma de indagación introspectiva colectiva cuyo objetivo es
resolver problemas sociales.4
1.7.3. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
1.7.3.1. TÉCNICAS
La información se obtuvo a través de la utilización de las siguientes técnicas de

recolección de información:
1. Entrevista. Al personal de archivo, autoridades y personal complementario

que participa en la recepción y generación de documentos relacionados con
la gestión documental en el DIPGIS.
2. Análisis y síntesis. De la información existente en el DIPGIS, que se
encuentra relacionada con la gestión documental.
1.7.3.2. INSTRUMENTOS
Los instrumentos empleados en la realización del Proyecto fueron los siguientes:
1. Guía de Entrevista. Consiste en una serie de preguntas, generalmente

abiertas, relacionadas con el tema de la investigación. Puede contener
filtros y/o complementaciones según el cargo.
2. Revisión documental. Clasificación y evaluación de la documentación
recibida y generada relacionadas con la gestión documental.
1.8. DELIMITACIÓN DEL PROYECTO
1.8.1. DELIMITACIÓN TEMÁTICA
El presente proyecto se enfocó en el siguiente tema:
4
Rodriguez, F. (1984). Introducción a la metodología de investigaciones sociales. La Habana: Política.
14
Desarrollo de un Manual de Procedimientos para el DIPGIS. Esto incluye el
desarrollo de procedimientos gráficos, narrativos y explicativos en detalle que
respondan a las necesidades y requerimientos de la organización, así como
también el resguardo y oportunidad de acceso a la información.
1.8.2. DELIMITACIÓN ESPACIAL
El estudio se llevó a cabo en el Departamento de Investigación, Postgrado e

Interacción Social (DIPGIS), dependiente del Vicerrectorado de la Universidad
Mayor de San Andres de la ciudad de La Paz.
1.8.3. DELIMITACIÓN TEMPORAL
La presente investigación tiene como referencia temporal el primer semestre de la

gestión 2016, tiempo en el cual se realizó las actividades investigativas inherentes
al objeto de estudio, culminando con la propuesta del Manual de Procedimientos
de Gestión Documental para el DIPGIS.
1.9. BENEFICIARIOS
Los beneficiarios directos una vez concluido el Manual serán el DIPGIS y el

personal de la entidad.
Los beneficiarios indirectos serán todos aquellos usuarios que requieran de la

información generada por el DIPGIS (Docentes Investigadores, Estudiantes
investigadores, División de Inventarios UMSA, Auditoria Interna UMSA, Auditorias
Externas y otros).
1.10. RECURSOS FINANCIEROS
Al constituirse este proyecto en una investigación social en beneficio del DIPGIS,

se contó con el apoyo necesario para la relevación de la información teniendo el
15
aval correspondiente de parte de la Dirección Ejecutiva de la entidad, quienes
otorgan todas las facilidades para la construcción del presente Manual.
El costo de la investigación es el siguiente:
RUBROS CANTIDAD TARIFA MONTO/Bs

Tiempo / horas 400 2000
Transporte 50 4 200
Fotocopias 1010 0,10 101
Impresiones 2163 0,50 1.081
Material de escritorio - - 100
Empaste 8 50 400
Capacitación 2 200 400
Total 5002
1.11. RESULTADOS
Con la viabilidad del proyecto se esperan los siguientes resultados:
 Estructuración total del Manual de Procedimientos bajo la correcta

administración de la Gestión Documental.
 Normalización de los Archivos de gestión de la entidad bajo lineamientos
archivísticos.
 Mejora del manejo documental desde la iniciación del flujo de la
información, hasta su llegada a la subunidad de Archivo.
16
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1. ARCHIVO
El concepto de archivo 5 ha ido evolucionando con el avance de la propia

Archivística y en cada momento ha recibido nuevas acepciones y matices, por lo
cual se debe señalar lo siguiente:
(Mundet, 1994, p.86) hace la siguiente referencia “existe una tendencia excesiva,
entre quienes tienen una idea cabal de lo que es un archivo, a considerar como tal
a depósitos de documentos arrumbados, desorganizados, cuando en puridad no
se les debería dar esa consideración”. Sin embargo, en el presente Proyecto, no
se considera necesario realizar una revisión de la evolución del concepto de
archivo debido a que esta es una etapa superada de la archivística.
Para Lodolini, (1990) archivo es el conjunto de documentos que se forman en

el ámbito de una persona física o jurídica (o un conjunto de oficinas o de
órganos de esta última) – o aun, añadamos, de una asociación de hecho – en
el curso del desarrollo de su actividad y, por tanto, ligados por un vínculo
necesario; los cuales, una vez perdido el interés para el desarrollo de la
actividad misma, han sido seleccionados para la conservación permanente
como bienes culturales. (p.21).
Según Mejía, (2006) Archivo es un “conjunto de documentos, sea cual fuere su

fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
5
Archivo proviene de la voz latina “archivum y éste a su vez del griego αρχεīον, residencia de los
magistrados.” (Cruz Mundet, 2011: 27).
17
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.”
(p.19)
Heredia, (1982), señala que:
Archivo es uno o más conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución
pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel
orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo
produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia. (pp. 59-60.)
Otros conceptos relacionados con archivo son:
 “Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por

una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
 Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información,
según los materiales empleados. Además de los archivos en papel
existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos,
orales y sonoros.
 Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer
de la documentación organizada, en tal forma que la información
institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al
ciudadano y como fuente de la historia.”
2.1.1. DOCUMENTO6
Documento de archivo o unidad de documentación simple, Ramírez, (2007, p. 38)

“es toda Información registrada en cualquier soporte, producida, recibida y
6
Documento proviene del latín documentum, derivado del verbo docere, enseñar, instruir, según el Diccionario
de Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos, se entiende por documento “la
combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para
consulta.” (Cruz Mundet, 2011: 27).
18
conservada por cualquier persona física o jurídica en el ejercicio de sus
competencias, o en el desarrollo de su actividad y funciones y que posee un
contenido, un contexto y una estructura que le otorgan calidad probatoria de
eventos y procesos.”
Según el citado autor, un documento puede tomar varias formas básicas, las
cuales se describen a continuación:
Tabla 1
Tipos de documentos, según su pertenencia
Concepto Definición
Documento Todo registro material de información con independencia del
soporte o medio en el que se encuentre y de los fines para
los que haya sido producido.
Expediente Asociación de documentos que se refieren a un mismo
asunto, tema o materia y que se integran en una sola unidad
de instalación (fólder, carpeta, legajo).
Serie documental Asociación de expedientes cuya creación y uso deriva del
desempeño de una misma función o atribución (una función
institucional puede dar lugar a la creación de varias series o
subseries, estas constituyen categorías subordinadas a la
Serie de la que forman parte, pero se singularizan por dar
cuenta de atribuciones específicas dentro de una función
mayor).
Archivo Conjuntos orgánicos y organizados de información. Conjunto
de documentos, cualesquiera sean sus fechas, sus formas o
sus soportes materiales, producidos o recibidos por personas
físicas o jurídicas, de derecho público o privado, en el
desempeño de sus actividades
Fuente: Ramírez, 2007, p. 37.
De acuerdo con la definición hecha, un documento puede ser, por tanto, un

disquete, una cinta, un CD, un DVD, o incluso puede ser también documento
aquél que sólo sea legible por máquina, como el microfilme o los documentos
electrónicos o digitales producidos en distintos formatos o de manera “virtual”.
También podría ser un documento un periódico, una revista, un libro. Incluso una
piedra, si tiene registrada información por la mano del hombre por así decirlo,
19
podría ser también un documento. Esta característica la tienen, por ejemplo, las
estelas Mayas o el Calendario Azteca. Un documento escrito a mano o mediante
la utilización de algún medio mecánico o electrónico responde también a la
definición previamente dada. Entre los diferentes conceptos que involucran a un
documento, se presenta más bien una relación de jerarquía y sistémica como se
puede observar en la siguiente figura:
Figura Nº 2
Jerarquía de los conceptos básicos de documentos
Según (Mundet, 2011, p.27), los elementos que caracterizan el documento son:
1. El soporte que le confiere corporeidad física, y puede ser desde una tablilla
de barro o hasta un disco óptico.
2. La información, es decir, la noticia que transmite.
20
3. El registro, o sea, la fijación de la información en el soporte, ya sea
mediante tinta, impulsos electromagnéticos u otro cualquiera.
El documento para Schellenberg, (1995), desde el punto de vista de la Archivística

tiene ciertos elementos diferenciados:
1. Carácter seriado: los documentos se producen uno a uno y con el paso del
tiempo constituyen series.
2. Génesis: se producen dentro de un proceso natural de actividad, surgen
como producto y reflejo de las tareas de su productor, no son algo ajeno a
él.
3. Exclusividad: la información que contiene rara vez se encuentra en otro
documento con idéntica extensión e intensidad, es exclusiva.
4. Interrelación: como principio general las piezas aisladas (documentos
sueltos) no tienen sentido o tienen muy poco, su razón de ser viene dada
por su pertenencia a un conjunto –la unidad archivística o expediente– y por
las relaciones establecidas entre sí (p. 123).
2.1.2. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
(Cuba, 2011, p. 49) La administración de archivos se identifica como una

política de archivos, que parte de la concepción de que el Archivo tiene su
origen en el mismo momento que nace o se produce documentos, que se
plasma en un conjunto de programaciones archivísticas desde diferentes
niveles.
De la misma manera nos señala que, la administración de archivos surge

como una “necesidad de establecer criterios, dar normas homogéneas,
establecer etapas que permitieran la realización gradual y sistemática de la
organización y de la descripción, de los fondos (administrativos e históricos),
para así poder acceder progresivamente a la información.”
21
Para (López, 2007, p.1) “la administración de archivos es un proceso que
contempla la planificación, la organización, la gestión y el control de archivos.”
López, (2007) La planificación de los archivos, se refiere esencialmente al proceso

de concepción o estructuración, en la que el experto en archivística define cómo
será el archivo, la información que debe contener, cómo se debe procesar la
recuperación de los documentos, la actualización del mismo, la secuencia de
documentos, etc. (p. 3)
(Cuba, 2011, pp. 58-59) La organización de archivos comprende la correcta

organización de los documentos, lo cual contribuye a una mayor
racionalización del trabajo. Un archivo organizado permite la rápida
localización y control de los documentos, además de ahorrar la duplicidad de
trabajos y los tiempos muertos buscando documentos que muchas veces no
se encuentran.
El autor añade que para la organización de un archivo se debe: “diferenciar

entre documentos propiamente de archivo y documentos de apoyo
informativos. Tanto unos como otros se organizan en el archivo de oficina,
pero con finalidad diferente, unos para su conservación y los segundos para
su eliminación, una vez que hayan perdido el valor informativo para el que se
crearon.”
(Sáiz, 2013, p.19) La gestión de archivos “consiste en una serie de pasos

interrelacionados, diseñados para asegurar la fácil identificación, organización,
acceso y mantenimiento de los archivos. Dado que hay fuertes conexiones
entre los diversos aspectos de la gestión de archivos, hay que planificar con
antelación para evitar tomar decisiones que limiten las opciones
posteriormente.”
22
Un concepto que relaciona a la gestión de archivos es la gestión del flujo de -
documentos. Al respecto (Sáiz, 2013, pp.67-68) señala que es “la unidad de
información que está integrada en la cadena documental mediante
operaciones de mantenimiento, de entrada y tratamiento y de salida y difusión
de los contenidos que se vayan generando.”
El control de archivos es “un conjunto de instrumentos de control que se aplican y

elaboran en la identificación y valoración de archivos. Estos instrumentos son:
ficheros de tipos documentales, repertorio de series, cuadro de clasificación,
registros topográficos; y en la valoración de archivos se aplican: registro de
entradas y salidas de documentos, relaciones de eliminación, informes, etc…”.
(Cuba, 2011, p. 83).
2.1.3. DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS DE OFICINA
El archivo de oficina (Herman, 2007. pp. 15) “está formado por los documentos
producidos o recibidos por una unidad administrativa en el desarrollo de las
funciones y actividades que tiene encomendadas. Corresponde a la primera
etapa de la vida de los documentos, y en ella deben permanecer mientras
dura la formación de los expedientes e incluso al terminar ésta, si las
necesidades de consulta por la propia unidad son continuas.”
(Cuba, 2011, pp.54-55) señala además que la característica esencial de los

archivos de oficina es que “son conjuntos orgánicos de documentos, que
responden a la actividad de la oficina productora. El documento de archivo
está relacionado con los que preceden, y los que le siguen, tienen carácter
seriado.”
Otras características de los archivos de oficina, mencionadas por el autor son:
1. “Son ejemplares únicos que reflejan la actuación para la resolución de un

asunto. Son originales, o tratados como tales.
23
2. Testimonian las actividades de la Institución en el cumplimiento de sus
fines.
3. Son portadores de derechos y deberes de la administración y de los
ciudadanos.
4. Son fuente primaria de información.
5. Tienen una serie de valores primarios (administrativo, legal, fiscal, jurídico),
como secundario (valor informativo e histórico).
6. Cumplido el plazo específico deben ser transferidos al Archivo Central.
7. Forman parte del Patrimonio Documental Institucional.”
López, señala que los principales archivos de oficina son:
1. Archivos de texto: Son aquellos que pueden contener cualquier clase de

datos y de tal manera que son “entendibles” por la gente. Los datos en un
archivo de texto se almacenan usando el código ASCII7, en el cual cada
carácter es representado por un simple byte. Debido a que los archivos de
texto utilizan el código ASCII, se pueden desplegar o imprimir.
2. Archivos Binarios: Son aquellos que almacenan los datos numéricos con su
representación binaria8. Pueden ser archivos que contienen instrucciones
en lenguaje máquina, listos para ser ejecutados. Por ejemplo, cuando
7
El código ASCII (siglas en ingles para American Standard Codefor Information Interchange, es
decir Código Americano Estándar para el intercambio de Información). Este código nació a partir de
reordenar y expandir el conjunto de símbolos y caracteres ya utilizados en aquel momento en
telegrafía por la compañía Bell. En un primer momento solo incluía letras mayúsculas y números,
pero en 1967 se agregaron las letras minúsculas y algunos caracteres de control, formando así lo
que se conoce como US-ASCII.
8
El código binario es el sistema numérico usado para la representación de textos, o procesadores
de instrucciones de computadora, utilizando el sistema binario (sistema numérico de dos dígitos, o
bit: el "0" /cerrado/ y el "1" /abierto/). En informática y telecomunicaciones, el código binario se
utiliza con variados métodos de codificación de datos, tales como cadenas de caracteres, o
cadenas de bits.
24
escribimos un programa en un lenguaje en particular (como C++, Pascal,
Fortran, etc.).
3. Archivo Maestro: Es un conjunto de registros relacionados con un aspecto
importante de las actividades de una organización. Por ejemplo, una
organización de manufactura puede tener un archivo maestro de nómina,
de clientes, personal, inventario, etc. Los archivos maestros son útiles solo
mientras se mantengan exactos y actualizados.
4. Archivo de Transacciones: Es un archivo con dos propósitos acumular
datos de los eventos al momento que ocurran y actualizar los archivos
maestros para reflejar los resultados de las transacciones actuales. El
término transacción se refiere a cualquier evento que afecte la organización
y sobre el cual se calculan los datos. Por ejemplo, compras, pagos,
contratar personal, pagar a empleados y registrar ventas.
5. Archivos de Reportes: Contiene datos que son formateados para su
presentación al usuario. Pueden imprimirse o desplegarse en la pantalla.
Regularmente son archivos temporales que se utilizan cuando el tiempo de
impresión no está disponible para todos los reportes producidos.
6. Archivos de Trabajo: Es un archivo temporal. No tiene las características de
Entrada/Salida de un archivo de transacciones o de reporte, ni las de largo
plazo del archivo maestro. Se utiliza regularmente para pasar datos creados
de un programa a otro.
7. Otro tipo de Archivos, son:
 Programas: Contiene instrucciones para procesar datos, ya sea

código fuente, ejecutables o compilados.
 Respaldos: Son copias de seguridad. (2011)
2.1.4. TIPOS DE DOCUMENTOS
Existen diferentes tipos de documentos para ser usados en la Organización,

algunos son para registrar la parte administrativa, otros lo referente a la prestación
25
del servicio y otros son productos de las actividades de la organización. Oporto
(2005).
1. Circular.
 Normas:
o Será emitida y firmada por el personal directivo. Las normas e

instrucciones que se establezcan a través de ella, tendrán
carácter de obligatoriedad para todo el personal.
o Son instrucciones temporales. La respectiva Circular deberá
indicar el período de vigencia establecido. De no ser factible
dicha indicación, se anulará oportunamente mediante la emisión
de una Circular que haga referencia a la Circular que se anula.
o Cada Supervisor debe comunicar y tratar el contenido de las
circulares con el personal a su cargo. Asimismo, son
responsables por la supervisión en cuanto a su cumplimiento y
control del archivo de las mismas.
 Usos:
o Dictar instrucciones de carácter permanente o temporal para todo

el personal.
o Hacer del conocimiento del personal las políticas adoptadas por
la Dirección.
o Establecer cambios parciales o generales en la estructura
organizativa.
 Distribución:
o Original: área emisora.
26
o Copias: Supervisores, quienes archivarán una copia para su
control e información y utilizarán la otra para conocimiento y
observación de sus subordinados.
2. Notificación.
 Normas:
o La comunicación establecida a través de la Notificación, tendrá

carácter obligatorio para todo el personal o para quien
expresamente se indique en la misma.
o Será emitida por Personal Directivo y/o Supervisores.
 Usos:
o Informaciones recibidas por otros institutos gubernamentales.

o Decretos o resoluciones del Ejecutivo Nacional.
o Noticias e informaciones de interés para la Organización.
o Aspectos de carácter preventivo sobre asuntos administrativos,
operativos, legales y otros.
o Nombramientos de funcionarios.
 Distribución:

control e información y utilizarán la otra para hacerla del
conocimiento y observación de sus subordinados.
27
3. Manuales, procedimientos e instructivos.
 Normas:
o Serán producidos por un Asesor de Calidad o cualquier otro,

previa autorización del Personal Directivo.
o Las políticas y normas contenidas en las circulares, se tendrá
como fundamento para realizar los ajustes operativos de los
sistemas vigentes o la emisión de nuevos manuales en los casos
que así se requieran.
o Cada supervisor que reciba un Manual, Instructivo o
Procedimiento, deberá dar a conocer y comentar con su personal
asignado el contenido de dicho instrumento.
o Las observaciones producidas por la aplicación de los mismos,
deben ser dirigidas por escrito al Asesor de Calidad o ente
emisor.
o Deben ser mantenidos bajo la custodia y responsabilidad de los
Supervisores a quienes se les entregan dichos instrumentos.
o Deben ser de libre consulta para el personal bajo su adscripción
que lo requiera.
o El responsable de la custodia de los manuales debe mantenerlos
actualizados, de acuerdo a las modificaciones, agregados o
sustituciones que oportunamente se hagan.
 Usos:
o Procedimientos, normas, relacionadas con el área de prestación

de servicios de la Organización, los cuales deben formar parte de
la documentación de la misma.
28
o Resaltar aspectos de carácter preventivo, correctivo sobre
asuntos administrativos, operativos, legales y otros del área en
cuestión.
 Distribución:

control e información y utilizarán la otra para hacerla del
conocimiento y observación de sus subordinados.
4. Memorando.
 Normas:
o Tienen carácter de comunicación formal entre una Línea de

mando a otra; en consecuencia, serán emitidos por los
Supervisores o representantes de la Línea.
o Toda respuesta a un Memorando, previamente cursado, deberá
referirse a la codificación del Memorando que se va a contestar.
 Usos:
o Instruir o informar dentro del área de actividades de cada

funcionario sobre actividades específicas, de acuerdo a las
atribuciones señaladas a cada quien y dentro de las normas y
disposiciones vigentes sobre la materia.
29
o Llamar la atención o poner sobre aviso al personal en las
diferentes materias originadas por las actividades normales.
o Servir de recordatorio de asuntos previamente tratados entre las
partes interesadas.
o Cualquier información de la que se desee dejar constancia
escrita.
 Distribución:
o Entre las partes.
5. Productos.
 Normas:
o Su existencia depende del tipo de organización, que se da

esencialmente en organizaciones de investigación, tecnología y
ciencias.
o Producto de convocatorias internas o abiertas para la
presentación de propuestas y desarrollo posterior de procesos de
investigación.
o Los temas de producción son parte de las políticas de la entidad
o temas prioritarios de interés institucional, social o público.
 Usos:
o Consulta para investigadores y/o miembros de la organización
(como estudiantes y docentes).
o Difusión entre beneficiarios de proyectos o programas sociales.
o Intercambio de experiencias.
 Distribución: Principalmente a usuarios públicos internos y/o
externos.
30
6. Correspondencia interna y externa
 Normas
o Es la documentación de interrelación entre las diferentes
unidades de una organización con otras unidades internas y,
la relación con otras organizaciones o entidades externas.
o Si bien es la documentación de mayor presencia en una
entidad, puede ser también a su vez la de menor significación
desde el punto de vista de la gestión documental.
 Usos
o Es la comunicación preferentemente escrita que puede ser
internas y externas.
o La información impresa en ellas puede ser de carácter general
o de carácter especifico, dependiendo del numero de
destinatarios a los que va dirigido.
 Distribución: A los destinatarios a quienes se dirige dicha
información.
2.1.5. OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS
De manera general, podemos señalar que el archivo es la memoria de una

organización, empresa y/o institución, en él se establecen los siguientes objetivos:
 Constituir un centro de información disponible en todo momento. La

documentación de una institución frecuentemente es consultada como base
informacional de los servidores públicos e instituciones privadas como
esencia de las actividades de la institución por esto debe archivarse en un
lugar determinado, con el fin de proporcionar oportunamente cualquier
información que se requiera.
 Asegurar una perfecta conservación de los documentos. Toda
documentación debe permanecer dentro de las máximas medidas de
31
seguridad para que no se deteriore por la acción de la humedad, fuego, aire
y evitar su deterioro, pero así mismo lograr una conservación preventiva
para no poner en riesgo la información.
 Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta e información. Si los
documentos están bien archivados, no se pierde tiempo al buscar el
documento solicitado, y se proporcionan los datos en forma oportuna.
 Mantener en reserva y/o custodia, bajo resguardos especiales
documentos legales como contratos, documentos privados, escrituras
públicas, etc. asi como los documentos de constitución y funcionamiento de
la institución.
De acuerdo (Cuba, 2011, pp. 73-74), menciona que los objetivos de los archivos
de oficina pueden ser definidos como:
 “Centralizar el acervo documental de la Institución, de acuerdo con sus

políticas de documentación.
 Reunir, clasificar, ordenar, seleccionar, describir, administrar, conservar y
facilitar los documentos producidos de acuerdo a los plazos definidos para
su conservación y/o destrucción.
 Elaborar instrumentos descriptivos y auxiliares necesarios para aumentar la
eficiencia y eficacia en el servicio público, preparando índices, guías e
inventarios.
 Mantener conservados los documentos organizados en cajas de cartón.
 Velar por la aplicación de políticas archivísticas para facilitar la consulta y
asesorar técnicamente al personal de la Institución, que labore en los
archivos de gestión.
 Recibir la documentación perteneciente a los archivos de gestión de cada
unidad que forme parte de la Institución.
32
 Coordinar con las Direcciones de otros departamentos de la entidad, para
la valoración y selección de los documentos, sin valor científico o cultural,
para su posterior eliminación.
 Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo y conservación
de los archivos de gestión de la Institución.
 Planificar y normalizar técnicamente, la labor de automatización de los
documentos del archivo.
 Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del
archivo central y de los archivos de gestión de la entidad.”
Siguiendo al Autor, señala que un archivo central, tiene los siguientes objetivos de
carácter general:
 Regular todo el acervo documental producido y recibido en la Institución, en

el cumplimiento de sus funciones, así como el asesoramiento en la
organización y administración de los archivos de gestión de cada unidad.
 Velar por la protección y conservación del Patrimonio documental de la
Institución.
También hace mención a los objetivos y funciones del archivo intermedio e

histórico, preponderando que en el intermedio se debe hacer mayor énfasis a la
valoración documental, para luego concluir con la transferencia de los mismos al
Archivo Histórico cuya fase es la culminación del ciclo vital de los archivos es decir
todos los documentos culminan su función administrativa para pasar a ser
documentos de consulta informativa o investigativa. (Cuba, 2011, pp. 25-26).
2.1.6. FUNCIONES ARCHIVISTICAS
Las funciones archivísticas según (Ramírez, 2007, p. 92) “con que se efectúan
en el que hacer cotidiano de las instituciones, constituyen actos concatenados
que se influyen recíprocamente, por lo que la ejecución de los mismos en los
33
diversos componentes de un Sistema Institucional de Archivos debe
efectuarse en forma integral y estandarizada. Para ello resulta esencial
diseñar, desarrollar, instrumentar y actualizar constantemente una serie de
instrumentos de control archivístico, así como un conjunto de criterios,
métodos y sistemas de trabajo que unifiquen normativamente el desempeño
de las actividades archivísticas a lo largo del ciclo vital de los documentos.”.
Ver Figura Nº 3.
El precitado autor señala que las principales funciones archivísticas son las
siguientes:
1. Producción e integración de la información archivística. No solamente

se refiere a la producción de documentos, debido a que (Ramírez, 2007, p.
84) “los archivos padecen un serio problema de explosión documental y las
causas que lo motivan, mismas que en todo plan estratégico de
Administración de Documentos deben atacarse frontalmente, a efecto de
favorecer una generación más controlada de documentos”.
34
Figura Nº 3
Funciones archivísticas
Además de combatir las causas de la excesiva producción de documentos, es

necesario atender otro problema consustancial a ella, asociado a la mala
integración y agrupación de la información documental. Los documentos, cuyo
contexto y contenido debería facilitar su agrupación en expedientes, carecen con
mucha frecuencia de la información básica que lo permita, de modo que al
producirse, no quedan integrados al expediente que les corresponde, y éstos, con
frecuencia también, en lugar de integrar la información de un solo asunto, tema o
35
materia o de un solo proceso de gestión, contienen “asuntos diversos” o
“generalidades” que impiden su identificación, agrupación y sistematización
eficiente, esto es, su correcta clasificación archivística. Ramírez, señala que: “esta
función consiste en el establecimiento de políticas claras en el manejo de la
documentación, con el objeto de inhibir la excesiva producción de documentos y
en el establecimiento de mecanismos y procedimientos operativos eficientes para
favorecer la correcta integración y agrupación de la información archivística.”
(Ramírez, 2007, p. 94).
2. Clasificación y ordenación archivística. (Ramírez, 2007, pp. 99-101). “La

clasificación archivística no es solamente una agrupación y separación de
“papeles” por sus similitudes o diferencias, sino un sistema que permite
aprovechar al máximo la información documental para el ejercicio de la
gestión pública. La clasificación archivística contribuye decididamente a la
normalización de todos los procesos de gestión documental, dado que
influye tanto en el campo de la descripción archivística como en el de la
valoración documental, y especialmente en la recuperación eficiente de la
información en cualquiera de las etapas de su ciclo vital.”
La clasificación archivística tiene como propósitos básicos, entre otros, los

siguientes:
 “Sistematizar y estandarizar, de acuerdo con su origen estructural y

funcional, la integración, codificación, ordenación, localización,
acceso y control de la documentación archivística, especialmente de
los expedientes como unidad básica de trabajo de la clasificación.
 Unificar los criterios de clasificación en todas las unidades
administrativas de una institución, estableciendo para cada una de
ellas códigos sencillos que reflejen su estructura orgánica.
 Incorporar para cada una de las series documentales que se
producen en las instituciones, un código clasificador que permita
36
identificarlas y darles un tratamiento sistemático, especialmente a los
expedientes asociados a ellas.
 Facilitar la ordenación y ubicación topográfica de los acervos
producidos en todas las unidades administrativas de una institución.
 Facilitar la localización y acceso a los expedientes por parte de sus
usuarios.”
3. Descripción documental. Siguiendo al autor se puede mencionar: “los

procesos e instrumentos de la descripción documental constituyen una de
las piedras angulares de la actividad archivística, influyente en forma
decisiva en la organización de los archivos y, sobre todo, en la vinculación
de éstos con sus usuarios tanto institucionales como sociales.”
La Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G), es una

muestra patente del grado de estandarización metodológica que a nivel mundial
distingue a los procesos de descripción archivística, especialmente en lo tocante a
los procesos de descripción de archivos históricos, si bien la descripción puede
realizarse desde el momento en que los documentos son producidos y a lo largo
de todo su ciclo vital.
4. Valoración y disposición. (Ramírez, 2007, pp.115-124).La valoración

documental dentro de la Administración de Documentos se concibe como
un proceso metodológico que hace posible, en la práctica, el desarrollo del
ciclo vital de los documentos, ya que facilita la circulación y transferencia de
la información documental en las diversas estructuras de un Sistema
Institucional de Archivos. La valoración permite también la selección de
documentos históricos, así como la depuración razonada de los materiales
documentales que no posean un valor secundario al que motivó su
creación.
37
Se ha dicho que la valoración de documentos es, en rigor, la otra cara de la
moneda de la clasificación. Así como ésta permite identificar, agrupar y
sistematizar a los expedientes y series documentales de cualquier
institución, la Valoración constituye un método de asignación de jerarquías
de los documentos, gracias a lo cual es posible identificar su valor
administrativo, legal y fiscal, así como sus valores históricos o permanentes.
Se considera que el término disposición documental, por su parte, “refiere al

destino sucesivo inmediato de los expedientes de cualquier serie dentro de
un Sistema Institucional de archivos. /…/”
5. Conservación, preservación y difusión archivística. La

conservación y preservación documental “constituyen un proceso de
singular relevancia para la Administración de Documentos. Teniendo en
cuenta que los archivos se encuentren clasificados, descritos y valorados, y
que su uso bajo esas condiciones puede potenciarse tanto a nivel
institucional como social, su protección como recurso para la administración
y como patrimonio histórico resulta fundamental. De ahí la necesidad
primaria de conservar y preservar la información archivística en las mejores
condiciones de uso al paso del tiempo, y la necesidad complementaria de
difundir la valiosa información contenida en los archivos (de una
determinada organización). /…/”
2.2. GESTIÓN DE DOCUMENTOS
2.2.1. CONCEPTO
Es importante analizar algunos aspectos de la gestión de documentos en archivos,

elemento fundamental de la teoría archivística y base del proceso metodológico en
que se sustenta esta disciplina como saber científico.
38
Una de las definiciones de mayor aceptación es la del Consejo Internacional de
Archivos (C.I.A.), para quien la gestión de documentos es según la (C.I.A., 2011)
“el área de gestión administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia
en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos.”. En
consecuencia, entendemos que la gestión de documentos se encarga de las
diversas operaciones metodológicas que conforman el tratamiento archivístico,
desde la creación de los documentos hasta su eliminación o transferencia.
La gestión documental, tal y como exponen (Mundet y Mikelarena, 1998, p.213)

“existen diez grandes razones para la puesta en marcha de un sistema de gestión
documental en una organización: dirigir la producción y el incremento de los
documentos, aminorar gastos, acrecentar la eficacia, adaptar las tecnologías,
proteger la custodia de los documentos, disminuir los conflictos jurídicos,
garantizar la información constitutiva de derecho, intervenir en la toma de
decisiones, custodiar la memoria corporativa, y favorecer la profesionalidad.”
Por su parte, (Casella, 2009, p. 5) define a la gestión de documentos como un

“conjunto de operaciones y de técnicas, integradas en la gestión administrativa
general, basadas en el análisis de la producción, la tramitación y los valores de los
documentos, que se destinan a la planificación, el control, el uso, la conservación
y la eliminación o la transferencia de los documentos a un archivo, con el objetivo
de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una gestión eficaz y rentable.”
(Heredia, 1993, p. 178). La gestión documental está ligada íntimamente a la

valoración de estos comprende la planificación, control, la dirección, la
organización, la promoción /…/ La eficacia del sistema se traducirá a la
obtención de calidad y cantidad de documentos producidos evitando la
acumulación irracional: la simplificación, eliminación sistematica, en
formación al dia”.
39
Actualmente, la definición de gestión documental de J.R. Cruz Mundet a la hora de
comentar la ISO 15489/2001, es la más aceptada en la que afirma que “el ámbito
lo constituyen los documentos, en todos los formatos y medios, creados o
recibidos por cualquier organización pública o privada en el desarrollo de sus
actividades o (sic) cualquier individuo obligado a crearlos y mantenerlos” (p. 67);
señala además que el objetivo de la misma es “dirigir la práctica de los archiveros
o la de cualquier persona que cree o utilice documentos en el transcurso de sus
actividades” (idem).
La (Norma ISO 15489, p. 4) se refiere a la gestión de documentos como “área de

gestión responsable de un control eficaz y sistémico de la creación, la recepción,
el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos incluidos los procesos
para la incorporación y mantener en forma de documentos la información y prueba
de las actividades y operación de la organización”
CARACTERISTICAS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
(Pels,1999, p. 111), señala que existen tres contextos teóricos en la gestión de

documentos
1. El contexto intelectual, basado en los principios intelectuales de la gestión

de documentos a los que Buckland se refiere son el principio de
procedencia y el ciclo vital de los documentos.
2. El contexto profesional reúne los siguientes aspectos:
 Los programas de gestión de documentos. Son de gran utilidad para

las entidades, dado que con ellos se puede controlar la
40
documentación que se genera y a disponer de la información
contenida en los mismos de forma eficaz. (Roberge, 1992).
 El Cuadro de Clasificación. La clasificación, como bien sabemos, es
una de las operaciones necesarias para la organización documental. A
este respecto hacemos nuestra la exposición de M. Roberge, para
quien dicho Cuadro es: “como una estructura jerárquica y lógica que
refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones
que generan la creación o la recepción de documentos. Se trata en
suma de un sistema que organiza intelectualmente la información y
que permite situar los documentos en sus relaciones los unos con los
otros para constituir eso que se llama generalmente expedientes”.
(1992)
 El Calendario de Conservación-Disposición. Decía Bautier, citado por
Peis, a comienzos de los años sesenta del siglo pasado, que el
archivero de conservador “se ha convertido en una suerte de
especialista de la eliminación: es el hombre que sabe destruir
documentos”. (Peis, 1979) En consecuencia, hay dos operaciones
archivísticas que deben ser realizadas para la creación de un sistema
de gestión de documentos: por un lado, la valoración documental que
sirve para discernir los valores intrínsecos de los documentos; y por
otro, la selección documental, por la cual se establece el curso de los
documentos a partir de su valor; esto es, los plazos de tiempo límite
para su conservación o destrucción. El resultado final es el calendario
de conservación - disposición.
 La descripción y recuperación. Constituye la parte culminante de la
gestión documental, y viene a coincidir en su finalidad con la de la
propia documentación: informar. Son variados los instrumentos
factibles de realizar. La normalización internacional − como las
diferentes versiones ISAD (G) (International Standard Archival
41
Description - General)9 − o, entre otros, los modelos de codificación
electrónica de instrumentos de descripción archivística − como la EAD
(Encoded Archival Description)10 − son cada vez más demandados.
 La formación de usuarios: el archivero debe planificar, atendiendo a
las diversas variables, la formación de los potenciales usuarios.
3. El contexto funcional es aquel que inserta la teoría de la gestión

documental en el contexto global de la organización. Siguiendo a Peis,
incluye los siguientes fundamentos:
 La gestión sistemática y sistémica de los documentos: sistemática,

en tanto que la gestión de los documentos debe quedar conectada
con las demás actividades de una organización, y sistémica por
cuanto se fundamenta en el concepto de sistema.
 Las políticas de información. Es evidente que, para una buena
aplicación de la gestión documental, debe haber una legislación que
la favorezca. Es conveniente recordar a (Rhoads 1983, pp. 21) con
sus cuatro niveles de implantación de la gestión de documentos a
partir del modelo norteamericano: a) Nivel mínimo: aquellos países
que cuentan con calendarios de conservación y cuadros de retención
que transfieren los documentos con valor secundario a los archivos
históricos; b) Nivel mínimo incrementado: países que añaden a los
componentes del nivel mínimo archivos intermedios; c) Nivel
intermedio: aquellos que incorporan otros programas, como diseño
y gestión de formularios, gestión de documentos activos, etc; y d)
Nivel óptimo: países que suman sistemas de gestión
automatizados, gestión de recursos, etc.
9
Norma Internacional General de Descripcion Archivistica.
10
Descripción Archivística Codificada.
42
2.2.3. PARTICIPANTES EN LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Los participantes de la gestión de documentos (ISO, 15489, 2001:

Responsabilidades) deberían definirse, asignarse y difundirse de modo oficial en
toda la organización. Siempre que se identifique una necesidad específica de
crear e incorporar al sistema metadatos 11 de gestión de documentos, debería
establecerse claramente quién es responsable para abordar la acción necesaria”.
Estas responsabilidades son un subconjunto de los roles y responsabilidades

establecidos para los procesos de trabajo y para los procesos de gestión de
documentos y deberían asignarse a todos los empleados de la organización que
creen, incorporen al sistema o gestión en metadatos. Esto incluye a los
responsables de la gestión de documentos, otros profesionales de la información,
a los ejecutivos, a los directivos, a los administradores de sistemas y a cualquier
otra persona que cree o capture documentos y sus metadatos asociados en el
desarrollo de sus actividades. El liderazgo específico, la responsabilidad y la
rendición de cuentas de la gestión de metadatos deberían asignarse a una
persona con un grado de autoridad apropiado dentro de la organización y
reflejarse en las descripciones de puestos de trabajo, en las políticas y en otras
declaraciones similares.
11
Según (Howe,1993), el término fue acuñado por Jack Myers en la década de los 60 para
describir conjuntos de datos. La primera acepción que se le dio (y actualmente la más extendida)
fue la de dato sobre el dato, ya que proporcionaban la información mínima necesaria para
identificar un recurso. En este mismo trabajo se afirma que puede incluir información descriptiva
sobre el contexto, calidad y condición o características del dato. Metadato es toda aquella
información descriptiva sobre el contexto, calidad, condición o características de un recurso, dato u
objeto que tiene la finalidad de facilitar su recuperación, autentificación, evaluación, preservación
y/o interoperabilidad.
43
Según la (ISO 15489, 2001), Tales responsabilidades incluyen lo siguiente:
1. Los responsables de la gestión de documentos se encargan de la fiabilidad,

autenticidad, disponibilidad e integridad de los datos asociados con los
documentos, así como de formar a los usuarios en la captura, gestión y uso
de metadatos. Participan en la definición de requisitos de los metadatos,
desarrollan las estrategias y políticas relacionadas, y controlan el proceso
de creación de metadatos.
2. Todos los empleados se encargan de que los datos de gestión de
documentos que son de su responsabilidad sean precisos y estén
completos.
3. Los directivos son responsables de asegurar que los controles internos
funcionen adecuadamente a fin de que clientes, auditores, tribunales y otros
usuarios autorizados puedan confiar en la información que produce la
organización. Los directivos son responsables de respaldar el uso de
metadatos para la gestión de documentos y las políticas relacionadas en
toda la organización.
4. El personal de tecnologías de la información es responsable de la fiabilidad,
la disponibilidad y la integridad de los sistemas utilizados para crear y
mantener documentos. A su vez, es responsable de asegurar que todos los
metadatos para la gestión de documentos estén vinculados a los
documentos a que se refieren y de que estos vínculos se mantengan.
2.2.4. IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Los avances parciales intrínsecos y sistemáticamente relacionados para la

implementación de la Gestión de Documentos, forman una serie de etapas
archivísticas, que se deben emprender para llevar a cabo el desarrollo de la
gestión documental. Estas etapas son:
44
Conforme a (Suárez, 2006, p. 90), que señala lo siguiente:
1. Primera etapa: Investigación preliminar sobre la institución y sus fuentes

documentales: Hace relación a la compilación de la información
institucional, es decir, a la evolución histórica de la entidad; a las
disposiciones legales y actos administrativos que regulan las funciones a
las normas que reflejan la creación y cambios estructurales de la entidad; a
la legislación, disposiciones y normas que afectan el desarrollo de las
funciones y procedimientos y a los programas, proyectos, planes de acción,
estadísticas e informes institucionales con el objeto de conocer la
organización y las funciones de la entidad.
2. Segunda Etapa: Estudio, Planeación y Evaluación de la Documentación
Institucional: Hace relación al estudio de la documentación, identificando
series, flujos y localización física de los documentos; proyección de
espacios físicos y recursos, descripción de sistemas, planeación de la
documentación, evaluación de la documentación, valoración y elaboración
de la Tabla de Retención Documental.
3. Tercera Etapa: Definición y adopción de un plan estratégico para el
sistema institucional de archivos, definición de políticas, estrategias,
programas y proyectos con miras a la aplicación de conceptos de Gestión
de Archivos.
2.2.5. FASES DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y DE ARCHIVO
(Rhoads, 1983), establece las tres fases básicas de la Gestión de Documentos,

los objetivos y los elementos o componentes de cada una de ellas, que se
describen a continuación.
45
2.2.5.1. Fase 1. Elaboración de documentos
Los objetivos de esta fase son:

 Evitar la producción de documentos no esenciales
 Disminuir el volumen de documentos generados
 Ampliar el uso y la utilidad de los documentos que son necesarios
 Asegurar el empleo adecuado de las técnicas reprográficas y de
automatización.
Los elementos específicos de la elaboración de documentos son:

 Elaboración de fichas y formularios
 Gestión de formularios
 Preparación y gestión de correspondencia
 Gestión de informes
Los Sistemas de gestión de información son de dos tipos

 Gestión de directrices
 Procedimiento de términos y de texto
2.2.5.2. Fase 2. Utilización y conservación de documentos

 Garantizar la disposición de la información y los documentos necesarios
para la organización.
 Reducir los costos de utilización de información y los documentos.
 Seleccionar el material auxiliar, equipos y lugar de almacenamiento de
los documentos adecuados a la naturaleza y frecuencia de uso.
Los componentes de esta fase son:

 Sistemas de archivo y de recuperación de información
 Gestión de archivos
46
 Gestión de correo y de telecomunicaciones
 Selección y gestión de copiadoras
 Análisis de Sistemas
 Programas de documentos esenciales
 Centro de archivos
2.2.5.3. Fase 3. Control y eliminación de documentos

 Determinar que documentos se justifica conservar en los archivos,
identificando los tiempos de retención.
 Establecer programas de selección, eliminación o transferencia.
Los elementos más importantes de la eliminación de documentos son:

 Identificación y descripción de las series documentales.
 Establecimiento de programas de conservación y eliminación de
documentos.
 Evaluación de documentos.
 Eliminación de documentos.
 Transferencia de documentos a los archivos.
(Suárez, 2006, p.91) Para la UNESCO y desde el punto de vista de la práctica la

Gestión Documental, es la “esfera de la gestión administrativa encaminada a
conseguir la economía y la eficiencia de las operaciones con vista a la creación,
mantenimiento y utilización y por último a la eliminación definitiva durante su ciclo
vital”.
(Suárez, 2006, p.92) considera además que: desde el punto de vista del manejo
de los archivos administrativos, Gestión Documental, “es un sistema que pretende
organizar y racionalizar la gestión de los fondos desde el mismo momento de la
producción de los documentos hasta su ingreso a los archivos nacionales,
47
interviniendo tanto en el trabajo de las oficinas y en los servicios administrativos en
las distintas etapas del tratamiento de los fondos.”
2.2.6. MODELOS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
De acuerdo a lo señalado por (Llanso, 2002, p.226) “existen dos clases o dos
grandes modelos de Gestión de Documentos y cada uno de ellos con dos
submodelos. El modelo norteamericano con los submodelos de EEUU y Québec
(Canadá) y el modelo europeo con los submodelos; el uno basado en registros
utilizados por los países germánicos, Italia e Inglaterra y otro el pre-archivo
utilizado en Francia”. Estos modelos se describen en la siguiente Tabla.
Tabla 2
Modelos de Gestión Documental
Fuente: Suárez, 2006: 75.
2.2.6.1. El Modelo de Gestión de Documentos Europeo
(Llanso 2002, p. 49), señala que dentro de este modelo se pueden distinguir sub-
modelos, que se describen a continuación:
48
I. El Modelo europeo: Submodelo basado en registros. Está
fundamentado según Llanso, en la utilización dada al registro. Los
sistemas de registro consisten en listados y sumarios de cada
documento creado o recibido por una dependencia, de acuerdo con un
sistema de clasificación y con el fin de agrupar documentos
individuales en archivos físicos con frecuencia los encargados de los
registros preparaban índices de esos archivos y documentos por
nombre, lugar y tema.
En Alemania y el resto de Europa la ordenación estaba bajo el control

de la oficina de registro. Hoy día se caracteriza el submodelo por la
parcelación de las responsabilidades en cuanto a los distintos tipos de
archivo según edad, siendo la de los archivos de oficina; de la propia
administración la cual tiene un personal especializado en la tarea de
organización de los documentos, que siguen siendo las oficinas de
registro, estas oficinas cuentan como en su origen, con la existencia
de un cuadro de clasificación establecido de ante mano (base del
sistema alemán), se destaca la importancia de la codificación en la
descripción y control de los documentos y expedientes.
II. El modelo europeo: Submodelo Preachivage: Este submodelo es

propio de Francia tiene su principio con el establecimiento del “primer
archivo nacional centralizado, creado en Francia en 1794. Bajo este
decreto los archivos nacionales franceses tuvieron jurisdicción sobre
todos los documentos conservados en los diferentes depósitos fueran
estos públicos o privados y también proclamaba el derecho al acceso,
resultando una especie de ley de derecho archivístico. Las políticas de
reconocimiento e importancia de los archivos dieron como resultado
tres relaciones importantes en el campo archivístico, las cuales fueron:
49
 Se establece una administración de archivos, nacional e
independiente.
 Se proclamó el principio de acceso público a los archivos, y
 Se reconoció la responsabilidad del estado sobre el cuidado de los
documentos valiosos del pasado.
Los funcionarios franceses adoptaron la práctica del principio de

procedencia, estableciendo que toda la documentación de un
departamento debía conservarse junta, pero no indicaron el orden en el
cual debía mantenerse dentro de cada departamento. A pesar de todas las
medidas archivísticas tomadas, el modelo de Gestión de Documentos
francés presta atención especial solo a los documentos de valor histórico.
No cuenta en la administración con ningún tipo de funcionario encargado
de la fase activa de archivo. Desde los archivos nacionales, existe un
personal destacado, mediante las misiones en los ministerios, que
pretende paliar el problema, por lo que resulta poco relevante la
participación de los archivos nacionales en la fase de creación de los
documentos y la actuación de los archivos de oficina, se limita a preservar
la documentación con valor permanente.
2.2.6.2. Modelo norteamericano de gestión de documentos
En este caso, (Llanso, 2002, p. 51), señala que existen dos submodelos de
gestión de documentos en el modelo norteamericano, estos son:
1. Submodelo de Estados Unidos. Nace de la necesidad de establecer

unas directrices y políticas para el tratamiento integral de los
documentos por lo que se genera un valioso soporte legal que permite
prestar atención a todo el ciclo vital de los documentos desde su
origen o planeamiento hasta su eliminación o conservación. En
general, el modelo norteamericano se rige por conceptos utilizados en
50
la vanguardia del que hacer archivístico. Los organismos
internacionales como la UNESCO y el Consejo Internacional de
Archivos han contribuido sobre manera a generalizar el concepto
Gestión de Documentos y divulgar el modelo norteamericano.
En el modelo norteamericano, submodelo de los Estados Unidos, la

Gestión de Documentos consiste en una política de estado, por lo
tanto, se encuentra totalmente integrada en el engranaje
administrativo federal, consistente en un modelo en donde prima el
factor rentabilidad al del patrimonio cultural, al problema de la inflación
de la producción documental se le ha hecho frente mediante la
confección de unas tablas de valoración y eliminación de la
documentación.
2. Submodelo de Québec (Canadá). En Québec, el desarrollo de la

Gestión de Documentos ha sido mucho más tardía (década de los
ochenta), como Estados Unidos tiene un soporte legal bien definido
que los respalda, pero a diferencia del interior son archivos nacionales
los que ejercen las funciones de control y tutela de los documentos en
todas sus etapas, en este modelo se destacan, la importancia de la
Gestión de Documentos semiactivos (fase intermedia), mediante el
establecimiento de los calendarios de conservación.
2.3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
2.3.1. CONCEPTO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Manual es un (Benjamín, 2001, p.16) “documento elaborado sistemáticamente en

el cual se indican las actividades, a ser cumplidas por los miembros de un
organismo y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea conjunta o
separadamente”
51
Por su parte (Duhat, 2007, p.43), define al manual como: "un documento que
contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre
historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se
consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo."
Por manual de procedimientos, (Álvarez, 2001, p. 18) “se debe entender la

colección sistemática de los procesos que indique al personal de una organización
las actividades a ser cumplidas y la forma como deben ser realizadas.”
El manual de procedimientos, tiene como propósito describir los procesos de la

empresa. Las rutinas de trabajo deben ser agrupadas de tal manera que faciliten
las consultas sobre el tema deseado y aseguren las orientaciones para ejecutar
adecuadamente las actividades en vigor.
El manual según (Benjamín, 2001, p. 39). “debe presentar una descripción

detallada de las rutinas de trabajo, acompañadas de los respectivos diagramas
que faciliten su percepción y retención, y del modelo de los formularios, con las
instrucciones para el diligenciamiento.”
Según (Linares, 2008, p. 56), el manual tiene como objetivos:
1. Coadyuvar a la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas

al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.
2. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo,
evitando la repetición de instrucciones.
3. Servir de medio de integración y orientación al personal nuevo, que facilite
su incorporación al trabajo.
4. Facilitar el aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
5. Ser un instrumento útil para la orientación e información al cliente. Facilitar
la supervisión y evaluación del trabajo.
6. Propiciar el mejoramiento de la productividad de la empresa.
52
Por otra parte, (Mejía, 2010, p. 78), señala que las principales ventajas de los
manuales pueden resumirse en:
1. Ayudan al incremento de la eficiencia, la calidad y la productividad.

2. Son una fuente importante y constante de información sobre los trabajos en
la empresa.
3. Aumentan la predisposición del personal para asumir responsabilidades.
4. Son un elemento importante de auditoria, control interno, revisión y
evaluación objetiva de las prácticas de trabajo institucionalizadas.
5. Representan una restricción a la improvisación que aparece en la empresa
de las más variadas formas.
6. Constituyen un instrumento efectivo de consulta, orientación y
entrenamiento.
7. Facilitan el proceso de hacer efectivas las normas, procesos y funciones
administrativas.
8. Evitan discusiones innecesarias y erradas.
9. Ayudan a fijar criterios y patrones, así como la uniformidad en la
terminología técnica. Con esto, facilita la normalización de las actividades
administrativas y productivas. Constituyen una memoria institucional.
2.3.2. IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS RECTORES
(Linares, 2008, p. 61), considera que en una organización frecuentemente se

convive e interactúa con muchos procesos los cuales imprimen la dinámica a cada
organización. Al reflexionar sobre la empresa como un sistema en constante
transformación se encuentran en los procesos los siguientes aspectos:
 Son mutuamente dependientes, ninguno existe sin la ayuda o intervención

del otro.
 Se interceptan los unos con los otros y se retroalimentan en forma
permanente.
53
 Se agregan valor entre sí.
 Tienen cabeza iniciación que puede ser a su vez la finalización o cola de
otros.
 Bien ejecutados facilitan la ejecución exitosa de los demás procesos.
 Cruzan líneas organizacionales, frecuentemente tienen que ver con más de
una dependencia.
 Algunos tienen un impacto más alto que otros sobre la organización y los
clientes.
(Mejía, 2003, p. 78), señala que los procesos rectores son: Procesos Claves de la
Unidad Estratégica de Actividad: Los procesos claves están definidos como los
procesos inherentes al producto o servicio y se caracterizan porque:
 Surgen en la actividad propia de la unidad.

 Guardan relación directa con los clientes.
 Generan de manera autónoma servicios o productos.
 Son propios de la estructura logística del negocio.
 Así, serán los relacionados con el cumplimiento de las funciones propias de
cada área, ejecutados directamente por la misma, de elevado impacto para
el logro de los objetivos.
Además, (Álvarez, 2001, p. 64) en su texto de referencia, distingue otros tipos de

procesos, como ser:
 Procesos Compartidos: Son vitales para las Unidades Estratégicas, pero

se ejecutan por las áreas de apoyo administrativo para más de un área de
actividad.
 Procesos de Soporte: Apoyan a la ejecución de los procesos claves y de
los compartidos, ejecutados también por las áreas de apoyo.
54
 Procesos Corporativos: Procesos comunes a toda la organización,
orientados a garantizar el desarrollo armónico del nivel corporativo y las
unidades de actividad.
(Mejia, 2003, p. 92), menciona que existe la siguiente clasificación de tareas

dentro de un determinado proceso:
 Tarea. Es la más pequeña acción ejecutada por una persona, que suele
terminarse en un plazo determinado.
 Actividad. Es específica y observable y contiene un verbo y un sustantivo.
 Tipos de tareas:
 Preventivas: Buscan que el trabajo se haga bien desde la primera

vez, entre estas tenemos:
- Educar
- Capacitar
- Dialogar
- Entender
- Actualizar
 Normativas: Estas aseguran que la actividad cumpla con las normas
y requerimientos establecidos, ejemplos:
- Visar.
- Auditar.
- Chequear
- Verificar.
- Medir.
- Contar.
- Comparar
- Confrontar.
 Correctivas: Estas desechan y corrigen las actividades que no
cumplencon los requerimientos, ejemplos:
55
- Rediseñar.
- Remediar.
- Revisar.
- Reprocesar.
- Reponer.
2.3.3. CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
(Mejía, 2010, pp. 88-93) El Manual de Procedimientos deberá contener los

siguientes apartados, así como un encabezado y pie de página en todo el
documento.
1. Portada. Es la identificación del manual y deberá contener los siguientes

datos:
 En la parte superior central, aparecerá el logo símbolo.

 En la parte central, se anotará el nombre completo del manual, por
procedimiento.
 En la parte inferior derecha y en orden jerárquico, se anotarán los
nombres de la Administración General, Administración Central y
Administración de Área (responsable de la elaboración de los
procedimientos); y en la parte inferior central, la fecha de elaboración
del manual: mes (con letra) y año (cuatro dígitos).
 Versión: Se deberá mantener un número consecutivo 1.0, 1.1., 1.2,
1.3, 1.4, 1.5, 1.6, 1.7, 1.8, 1.9, 2.0, 2.1, …2.9, 3.0, ...
2. Formato de “identificación de firma (s) de validación”. Para proceder al

registro del manual, el titular de la unidad administrativa responsable de la
emisión y aplicación del Manual de Procedimientos, instancia jurídica y/o
normativa de la unidad administrativa emisora del manual y el de la
Administración de Organización, deberán validarlo requisitando el formato.
56
3. Estilo de documento. Los manuales administrativos, deberán ser
sistematizados, capturados en el paquete Word para Windows (se sugiere
el uso de tablas con el fin de evitar la desconfiguración de la información),
con letra tipo Arial Narrow de 12 puntos u otra, según disposiciones internas
del nivel de Dirección Máxima.
4. Estructura. Contenido del manual de procedimientos. Está conformado

por:
 Índice. Es la relación de los apartados que integran el manual. La

paginación deberá ser progresiva y con numeración arábiga.
 Introducción. Es la presentación del manual al usuario, se sugiere
utilizar un lenguaje claro, conciso y como máximas dos cuartillas.
Toda introducción deberá contener:
o Fundamento legal bajo el cual se ha elaborado el manual.

o Propósito básico.
o Ámbito global de aplicación.
o La síntesis del contenido de los apartados del manual.
o El señalamiento de aquellas áreas que intervienen en la
elaboración del manual.
o Las observaciones y consideraciones de carácter general que se
juzguen convenientes, como por ejemplo la importancia de
mantener permanentemente actualizado el manual.
 Marco jurídico-administrativo. Es la base legal y administrativa que

fundamenta el ejercicio de las atribuciones de la Unidad
administrativa que emite el manual.
 Objetivo del procedimiento. Es el propósito que se pretende
alcanzar con el desarrollo de las actividades que integran el
57
procedimiento. Su contenido debe responder a los cuestionamientos
¿Qué se hace? y ¿Para qué se hace?
 Políticas de operación. Es un lineamiento interno de carácter
general que orienta la toma de decisiones en cuanto al desarrollo de
las actividades que se efectúan en cada unidad administrativa. Las
políticas de operación se desprenden de los ordenamientos jurídico-
administrativos y/o son definidas por el titular de la unidad
administrativa correspondiente, o por factores externos.
 Descripción de actividades. Es la descripcion secuencial de las
diferentes actividades del procedimiento. Para su narración se utiliza
un formato que contiene tres columnas: Unidad Responsable,
Actividad y Documentos Involucrados, cada una de ellas contendrá
su título propio, escrito con letra mayúscula, centrado, con negritas y
sombreado.
o El título: “Descripción de Actividades” deberá ir con letra

mayúscula centrado y con negritas; cuando la Descripción de
Actividades continúe en la página siguiente, se deberá agregar
(CONTINUACION). El nombre del procedimiento deberá
resaltarse en negritas y con letra mayúscula.
o En la columna de Unidad Responsable, se deberá especificar el
nombre de las áreas que intervienen en la ejecución de las
actividades. (No se deberán mencionar los puestos, ejemplo:
Administrador, Subadministrador, Jefe de Departamento).
Cuando una misma área sea responsable de realizar una serie
de actividades de manera continua, se anotará su nombre
únicamente en la primera de estas actividades con letras
mayúsculas y sin negritas.
58
o El nivel de responsabilidad descrito en la columna de Unidad
Responsable, será únicamente hasta el nivel de Jefatura de
Departamento.
o En la columna de Actividad, deberán describirse las
operaciones conforme se van desarrollando en el procedimiento
de principio a fin en forma secuencial, clara y precisa, es decir,
cómo, cuándo y dónde se ejecutan dichas actividades.
o Las actividades deberán ser escritas y resumidas con letras
mayúsculas y minúsculas, párrafo justificado y sin negritas. Así
mismo, deberá iniciarse cada una, con un verbo en presente de
la tercera persona (singular), estableciendo con claridad el
destino de los documentos generados dentro del procedimiento.
Asignar un número arábigo consecutivo a cada actividad, sin el
uso de decimales en el caso de toma de decisiones.
 Diagrama de flujo. Representa en forma gráfica la secuencia en que

se realizan las actividades de un procedimiento.
 Formas e instructivos de llenado. En caso de que alguna actividad

utilice formas o formularios a ser llenados en el proceso, deberá
elaborarse el instructivo de llenado correspondiente.
Las formas e instructivos de llenado, deberán ordenarse de acuerdo

a su aparición en la columna de Documentos Involucrados del o de
los procedimientos que integran el manual, identificándolos con
número de Anexo 1, 2, 3, etc., según corresponda e integrarse
después de cada procedimiento.
Cuando una forma se utilice en dos o más procedimientos, ésta

deberá incluirse en todos y cada uno de los procedimientos.
59
 Información adicional. La unidad administrativa podrá disponer de
apartado para señalar aspectos o conceptos complementarios al
manual, que no pudieran ser incluidos en los apartados que el índice
de forma específica contempla para la elaboración del manual.
 Control de cambios. Este apartado se podrá utilizar para Manuales
ya registrados siempre y cuando el registro no tenga una antigüedad
mayor a 6 meses, y para cambios mínimos entendiendo por éstos,
aquellos que no afecten de manera sustancial el contenido del
mismo, ejemplo, integración o modificación de un procedimiento, en
el caso de que el manual integre varias, modificaciones o
integraciones de una política y cambio de nomenclatura.
2.3.4. SIMBOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS
(Mejía, 2010, p. 96) sugiere la simbología denominada Diagrama de Bloques,

para la elaboración de los flujogramas de cada procedimientos.
60
Figura Nº 4
Simbología para elaboración de flujograma
Fuente: Mejia, 2010, p. 89
61
2.3.5. RELEVAMIENTO DE INFORMACIÓN
Un relevamiento (Mejía, 2010, pp. 92-199). “es una revisión, una investigación o
un estudio de algo. Lo que se hace al relevar, en este sentido, es registrar cierta
información que se detecta a partir de una observación.”
En el área de la administración, concretamente en lo que se refiere al análisis de

procedimientos, es habitual que se haga uso del término relevamiento. En este
caso, se define y caracteriza por los siguientes aspectos:
 Su objetivo no es otro que determinar la situación real y existente que hay

en un sistema concreto. De ahí que se convierta en una investigación
exhaustiva y detallada de todos y cada uno de los vértices de aquel, de la
organización en cuestión.
 Ese proceso puede durar entre un mes y mes y medio.
 Los métodos que se usarán por quienes llevan a cabo el relevamiento para
poder recoger y recopilar todos los documentos y la información pertinente
son muchos. No obstante, entre los más habituales están el cuestionario, la
entrevista personal, las estimaciones, la observación personal, la
realización de informes, las reuniones de trabajo y los muestreos.
Para poder llevar a cabo la citada operación es fundamental, que la persona o

personas encargadas de la misma establezcan lo que se da en llamar plan de
relevamiento. Este es un documento que se hace necesario que esté compuesto
de los dos siguientes apartados básicos: los antecedentes y la ejecución. En el
primer apartado, por ejemplo, se deben incluir tanto la identificación del problema
como la del contexto. Por otro lado, en el segundo, tienen que determinarse las
técnicas a utilizar, las prioridades o lo que será el establecimiento de las distintas
tareas a realizar.
62
2.4. DIPGIS
2.4.1. LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO Y LA ARCHIVISTICA
El Departamento de Investigación, Postgrado e Interacción Social (DIPGIS), es

una Unidad de Investigación dependiente de la Universidad Mayor de San Andrés
(UMSA), y consecuentemente se encuentra relacionada con la actividad
documentalista y archivística del Estado Plurinacional de Bolivia.
En la presente sección se analiza el tema de la Constitución Política del Estado y

sus disposiciones con respecto a los archivos públicos. La administración o
gestión cultural del patrimonio cultural establece una política que destina los
recursos económicos que generen (los componentes de ese patrimonio) para
atender prioritariamente a su conservación, preservación y promoción, como
señala el Art. 99 de la misma. (Oporto, 2012, p. 11) Incorpora al patrimonio de
Bolivia los componentes del patrimonio de las naciones y pueblos indígena
originario campesinos, es decir las formas testimoniales del progreso que han
alcanzado esas entidades políticas, antes ignoradas. Las formas de expresión
testimonial de los pueblos indígenas, se expresan por un conjunto de bienes
intangibles que incluyen las cosmovisiones, los conocimientos y la tecnología
tradicional. Son bienes expresados por medio de la literatura oral y las danzas,
fundamentalmente, con los que se exteriorizan para su aprovechamiento colectivo.
Por ello, “forma parte de la expresión e identidad del Estado”, como menciona el
Art. 100 en su parágrafo I.
El Art. 112, declara a los delitos contra el patrimonio del Estado, cometidos por
servidores públicos y por ello causen grave daño económico, “imprescriptibles y no
admiten régimen de inmunidad”. Es decir que, sin importar la condición y jerarquía
del servidor público, estos se someten a la justicia ordinaria para delitos de lesa
cultura. Siendo el concepto lato de patrimonio que se emplea en este artículo, el
concepto de lesa cultura se hace extensible a los tres componentes del Patrimonio
63
del Estado, es decir, el patrimonio natural, el patrimonio económico y el patrimonio
cultural. En el ámbito de la gestión del patrimonio, acorde con el modelo
autonómico y plural del Estado, reconoce la responsabilidad del Estado, de las
Gobernaciones, de los Municipios y de los Pueblos Indígenas.
En esta línea de análisis, el Art. 298 en su parágrafo II y numeral 25) establece:

Son competencias exclusivas del nivel central del Estado “Promoción de la cultura
y conservación del patrimonio cultural, histórico, artístico, monumental,
arquitectónico, arqueológico, paleontológico, científico, tangible intangible de
interés del nivel central del Estado”; numeral 27) “Centros de información y
documentación, archivos, bibliotecas, museos, hemerotecas y otros del nivel
central del Estado”.
Articulo 300 parágrafo I. Son competencias exclusivas de los gobiernos

departamentales autónomos, en su jurisdicción: numeral 19) “Promoción y
conservación de cultura, patrimonio cultural, histórico, artístico, monumental,
arquitectónico, arqueológico, paleontológico, científico, tangible e intangible
departamental”; numeral 28) “Centros de información y documentación, archivos,
bibliotecas, museos, hemerotecas y otros departamentales”.
Articulo 302 parágrafo I. Son competencias exclusivas de los gobiernos

municipales autónomos, en su jurisdicción: numeral 16) “Promoción y
conservación de cultura, patrimonio cultural, histórico, artístico, monumental,
arquitectónico, arqueológico, paleontológico, científico, tangible e intangible
municipal”; numeral 25) “Centros de información y documentación, archivos,
bibliotecas, museos, hemerotecas y otros municipales”.
Articulo 304 parágrafo I. Las autonomías indígenas originario campesinas podrán

ejercer las siguientes competencias exclusivas: numeral 10) “Patrimonio cultural,
tangible e intangible, resguardo, fomento y promoción de sus culturas, arte,
identidad, centros arqueológicos, lugares religiosos, culturales y museos”.
64
En suma, según (Oporto, 2012, p. 23). “al dejar atrás al viejo régimen republicano,
el Estado Plurinacional basa la eficacia de su sostenibilidad en el acceso pleno a
la información pública, habiendo incorporado nuevos y paradigmáticos derechos
constitucionales, como el acceso a la información pública de forma libre, un
remozado derecho de petición, el reconocimiento de los derechos de los pueblos
indígenas y un nuevo concepto de patrimonio del Estado, en los que incorpora al
patrimonio documental y cultural.”
2.4.2. MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
El Departamento de Investigación, Postgrado e Interacción Social (DIPGIS), tiene

como misión: (DIPGIS, 2015, p. 15) “planificar, coordinar, promover, evaluar,
hacer seguimiento y normar las actividades de investigación, postgrado e
interacción social de la UMSA; proponer la ejecución de políticas sobre estas
áreas; apoyar y asesorar a las instancias superiores universitarias, unidades
académicas y centros especializados; contribuir a la difusión de los resultados de
la actividad científica y tecnológica; así como ejecutar las gestiones
administrativas, económicas y financieras de programas y proyectos con apoyo de
la cooperación nacional o internacional.”
La visión del DIPGIS es “constituirse en una Unidad líder que satisfaga las
demandas de organización, coordinación, seguimiento y evaluación de las
políticas de investigación, postgrado e interacción social, articuladora de las
propuestas de investigación enfocadas al desarrollo y progreso del país y las
demandas de los sectores productivos, así como la generación de conocimiento.”
65
Los Objetivos del DIPGIS, son los siguientes: (DIPGIS, 1998)
1. “Coordinar, asesorar y planificar, la ejecución y evaluación de las

actividades de investigación, postgrado e interacción social con las
unidades académicas, e Institutos y Centros de Investigación.
2. Proponer y orientar políticas referidas a las actividades de investigación,
postgrado e interacción social.
3. Promover la integración entre la docencia, la investigación e interacción
social dentro del proceso de enseñanza-aprendizaje en las unidades
académicas.
4. Vincular el quehacer universitario a los problemas locales, regionales o
nacionales.”
2.4.3. POLÍTICAS INSTITUCIONALES SOBRE DOCUMENTACIÓN
La Universidad Mayor de San Andrés UMSA, (Flores, 2011, pp. 82-83) tiene
políticas relacionadas con la documentación e información que se produce y
maneja en esta Institución de Educación Superior. Estas políticas son las
siguientes:
1. “Políticas Institucionales de Acceso a la Información de la Universidad

Mayor de San Andrés (UMSA):
 Se determina la obligatoriedad de establecer Archivos de Gestión

correspondientes a los diferentes sistemas de administración de la
Universidad Mayor de San Andrés que sean accesibles, ordenados y
protegidos con el fin de transparentar la gestión de la administración
universitaria y tener así acceso oportuno a la información.
 El archivo Central de la Universidad Mayor de San Andrés, debe
centralizar toda la documentación de las diferentes unidades
administrativas y académicas.
66
2. Políticas del Departamento de Investigación, Postgrado e Interacción Social
(DIPGIS):
 La organización de la documentación que genera y recibe el

Departamento de Investigación, Postgrado e Interacción Social debe
basarse en principios y normas archivísticas, para tener un fácil acceso
a la documentación para la toma de decisiones.
 Las transferencias de la documentación que han perdido su vigencia
administrativa en el Departamento de Investigación, Postgrado e
Interacción Social, deben realizarse de acuerdo a plazos establecidos
en la Tabla de Retención de Series Documentales.
 El Departamento de Investigación, Postgrado e Interacción Social debe
garantizar la conservación y preservación de la documentación que
genera y recibe en su gestión administrativa.
 El Departamento de Investigación, Postgrado e Interacción Social debe
capacitar al personal involucrado en el manejo de la documentación
para garantizar un trabajo competente.”
2.4.4. TIPO DE ARCHIVOS Y GENERACIÓN DE DOCUMENTOS
Según el proyecto de grado: “Modelo de Organización del Archivo de Gestión del

Departamento de Investigacion, Post Grado e Interaccion Social DIPGIS”, en el
cual (Flores, 2011, pp. 64-74), señala que el (DIPGIS), genera y maneja tres tipos
de información o documentación, las cuales, a decir de la autora, se describen a
continuación:
1. Documentación Simple. Es toda aquella documentación conformada por

unidades documentales simples, lo que significa un solo documento o pieza
documental. Estos documentos están conformados principalmente por
correspondencia recibida y despachada.
67
A lo señalado precedentemente, se debe incluir que esta documentación
fue generada en las actividades de coordinación en las áreas de
investigación, postgrado e interacción social principalmente. El área de
innovación, de reciente creación, genera y maneja documentación simple
en menor proporción. Esta documentación se constituye en testimonio y
garantía documental de los actos administrativos ocurridos en el DIPGIS en
todos los años de funcionamiento.
La documentación simple está organizada de acuerdo a procedimientos

archivísticos básicos que está intentando superar prácticas anteriores al
2008, en la que se realizaba un manejo intuitivo, caracterizado por el
desorden de la documentación. Actualmente se considera que el 46% de
documentación simple es activa y un 54% de ésta es documentación
inactiva de una antigüedad de hasta 24 años.
2. Documentación compuesta. La cual está conformada por documentación

contable, como ser: comprobantes de ingresos y egresos, asientos
contables, cotizaciones, solicitudes de compra, cuadros comparativos de
precios, órdenes de compra, facturas, notas de conformidad, Balances,
Informes Financieros, Auditorías y otros realizados como consecuencia de
la ejecución de proyectos financiados por la Agencia de Cooperación Sueca
ASDI/SAREC.
Siguiendo al autor, se establece que el año 2008, se contaba con un total

de 1600 empastados de documentación de respaldo contable como ser
comprobantes de gastos y 162 carpetas que se encontraban en proceso de
empastado. Esta documentación se caracteriza por el registro de gastos en
las diferentes actividades llevadas a cabo por el DIPGIS y porque contiene
documentación de respaldo para las actividades llevadas a cabo en la
Institución.
68
La organización de los expedientes de comprobantes de ingresos y egresos
se realiza empleando un orden cronológico por gestiones, luego se
considera la Facultad y, finalmente el número de comprobante.
La documentación activa del DIPGIS, en el año 2008, representaba el 83%

y la inactiva 17%.
3. Documentación de apoyo informativo. Existe una gran variedad de

documentación de apoyo, sin embargo, la más importante se refiere a:
Memorias, Anuarios, Revistas, Boletines Oficiales, Libros y Periódicos
Institucionales.
2.4.5. FLUJO DE DOCUMENTACIÓN
El flujo de documentación en el DIPGIS, a decir d ela autora, se caracteriza por un

proceso continuo y creciente, producto de que esa Unidad interactúa con todas las
Facultades de la Universidad y además produce información y documentación
proveniente de sus propias actividades de investigación, postgrado e interacción
social.
Esta producción también ha sido creciente, por lo que el flujo de información

tiende a incrementarse permanentemente. Solamente en el período 2004 – 2008,
se ha producido un incremento de 244% en los tomos relacionados con la
documentación compuesta; mientras que en el período 2004 – 2009, en lo que se
refiere a la documentación simple, el crecimiento ha sido de 450%.
Es de esperar que este flujo de documentación haya crecido en el período 2009 –

2015, y en el futuro, todavía el incremento del flujo de documentación sea mayor,
por lo que un manual de procedimientos, es una herramienta que contribuirá al
manejo racional de documentos.
69
2.5. MARCO LEGAL
En esta sección se realiza un análisis de la normativa legal que se relaciona con la

temática de la presente investigación. Entre las principales disposiciones se tienen
las siguientes:
1. Constitución Política del Estado. Una lectura cuidadosa de los Títulos I

(Bases fundamentales del Estado) y II (Derechos fundamentales y
garantías) de la Constitución Política del Estado, nos permiten establecer
una relación muy directa de estas bases y derechos fundamentales y
civiles, con los servicios que prestan los servidores públicos, que están a
cargo de las documentaciones y archivos administrativos, y las
responsabilidades emergentes de ese desempeño.
Los derechos humanos y los derechos fundamentales están directamente

relacionados con los servicios que presta y facilita la Administración
Pública. Esos derechos latos, reconocidos como “facultades garantizadas
por el Estado”, devienen en derechos reconocidos por la Constitución, las
leyes y las convenciones internacionales, pero se concretan a través de
los “agentes del Estado” que son los que implementan las políticas de la
Administración Pública.
Este hecho cobra relevancia en el cumplimiento pleno del Capitulo

Tercero, Sección 1 Derechos Civiles, en el Art. 21, numeral 6 “Acceder a
la información, interpretarla, analizarla y comunicarla libremente de
manera individual y colectiva” y el Art. 24 “Toda persona tiene derecho a la
petición de manera individual o colectiva, sea oral o escrita, y a la obteción
de resupuesta formal y pronta. Para el ejercicio de este derecho no se
exigirá más requisito que la identificación del peticionario”. Pero la relación
va más allá del hecho lingüístico, pues en el texto constitucional se han
70
elevado a ese rango aspectos que en el antiguo régimen venían dados por
un procedimiento normativo o procedimental.
En lo que se refiere al Régimen de Responsabilidad por la función pública,

en el plano específico, el Art. 235 de la Constitución Política del Estado
Plurinacional, señala: “Son obligaciones de los servidores públicos:
1. Cumplir la constitución y las leyes.

2. Cumplir con sus responsabilidades, de acuerdo con los principios de
la funció pública.
3. Prestara declaraciones juradas de bienes y rentas antes, durante y
después del ejercicio del cargo.
4. Rendir cuentas sobre las responsabilidades económicas, políticas,
técnicas y administrativas en el ejercicio de la función pública.
5. Respetar y proteger los bienes del estado y abstenerse de utilizarlos
para fines electorales u otros ajenos a la función pública”.
La responsabilidad por la función pública, antiguamente estaba regulada

por una tríada de leyes, a saber, la Ley 1178 (Administración y Control
Gubernamental), la Ley 2027 (Estatuto del Funcionario Público) y la Ley
2341 (Procedimiento Administrativo). La actual constitución ha consagrado
el régimen de la responsabilidad, en el Art. 113, que introduce la figura
jurídica de la responsabilidad ulterior del servidor público, por la vía de la
“acción de repetición contra la autoridad o servidor público responsable de
la acción u omisión que provocó el daño”.
Por su parte, el Art. 237, menciona como obligaciones para el ejercicio de la

función pública:
1. “Inventariar y custodiar en oficinas públicas los documentos propios

de la función pública, sin que puedan sustraerlos ni destruirlos. La ley
71
regulará el manejo de los archivos y las condiciones de destrucción
de los documentos públicos.
2. Guardar secreto respecto a las informaciones reservadas, que no
podrán ser comunicadas incluso después de haber cesado en las
funciones /…/”, incorporado anteriormente por la Ley 2027 (Ley del
Estatuto del Funcionario Público), introducido tambien por la Ley
2341 (Procedimiento Administrativo). La prohibición de la sustracción
o destrucción de los documentos a su cargo, vienen del Art. 223 del
antiguo Código Penal.
2. El Decreto Supremo 23934 de fecha 23 de diciembre de 1994, aprueba

el “REGLAMENTO COMÚN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Y DE COMUNICACIÓN DE LOS MINISTERIOS (RCP)”. Dicho cuerpo
normativo, regula los procedimientos administrativos básicos, que son
comunes a los ministerios y necesarios para el tratamiento uniforme de los
asuntos, para la comunicación y la coordinación. (Art. 1).
En el Art. 2º, se señala las finalidades del Reglamento Comun del

Procedimiento, que son:
a) La simplificación, armonización, racionalización y la homogeneización

de los procedimientos administrativos básicos;
b) La eliminación de discrecionalidades innecesarias;
c) La coordinación y la cooperación en actos administrativos, y
d) La comunicación eficaz con el resto del Sector Público, con el sector
privado y en general con toda persona jurídica o natural. El
Reglamento Común de Procedimiento tiene también por objetivos el
fortalecimiento, la jerarquización y revalorización de las
potencialidades de organización de los ministerios.
72
En el Art. 13º, se establece las funciones de la Unidad de Registro de
Correspondencia (URDC), de cada entidad, la cual registrará la
correspondencia según orden de llegada y lo hará al menos con los
siguientes datos: Número de registro de ingreso, que también será anotado
en la documentación recibida; fecha y hora de recepción; origen; referencia
o asunto; número de hojas; relación de documentos adjuntos y nombre del
primer destinatario. La URDC, en el caso de correspondencia confidencial,
utilizará para el registro la información que estuviera visible en el sobre de
remisión o su equivalente.
La URDC registrará por separado las entradas que se produjeran vía télex o
facsímil, para lo cual, aquellas dependencias receptoras de las mismas
harán llegar a la URDC diariamente hasta horas 17:00 una copia de sus
registros los cuales deberán contener los datos señalados.
La correspondencia será clasificada en: Corriente, confidencial, urgente,

personal, e impresos y otros (Art. 14º).
En cuanto a la ubicación y tenencia de expedientes, el Art. 31º, establece

las siguientes responsabilidades:
a) Las unidades básicas deberán estar en condiciones de

proporcionar en cualquier momento información tanto sobre el
estado de atención de cada asunto como sobre la ubicación del
expediente respectivo.
b) Será responsable de la tenencia e integridad del expediente:
 En general, el último destinatario del mismo, o la Unidad

Básica responsable de la atención.
 La Unidad Básica a la cual se lo hubiera trasladado o
traspasado.
73
 Si la atención se interrumpiera, considerándose "pendiente"
(Artículo 37. -"Pendiente...") al asunto, el responsable del
archivo de la Unidad Básica.
 Cerrado un asunto (art. 36), el encargado de archivo, activo o
no activo, según correspondiera.
c) (Documentos confidenciales) Todo funcionario público al que se

encargará la custodia y administración de documentos confidenciales
será responsable de su tenencia e integridad.
El Art. 48, se refiere al plan general de archivo deberá contener los planes
de archivo de las direcciones; éstos deberán ser elaborados bajo la
responsabilidad de cada director, quien, al efecto:
a) deberá tomar en cuenta la asignación de competencias y funciones

efectuada mediante el Manual de Organización, y
b) lo diseñará e implantará en coordinación con la Unidad de Desarrollo
de la organización (UDO). Las UDOs, para armonizar entre ministerios
el diseño de los planes de archivo, deberán compatibilizar la adopción
de criterios o lineamientos para elaborar o implantar dichos planes, y
deberán actuar de similar forma con los repositorios nacionales.
El jefe de la Unidad Básica será responsable también de la buena

administración y desarrollo del archivo de su repartición. (Art. 49).
Cuando un expediente fuera extraviado, la responsabilidad se establecerá

según el artículo 31 inciso b) descrito anteriromente.
3. En cuanto se refiere a la Ley Marcelo Quiroga Santa Cruz (LEY DE LUCHA

CONTRA LA CORRUPCIÓN, ENRIQUECIMIENTO ILICITO E
INVESTIGACIÓN DE FORTUANAS, el Art. 3 nos señala “La presente ley
tiene por finalidad la prevención, acabar con la impunidad en hechos de
74
corrupción y la efectiva lucha contra la corrupción, recuperación y
protección del patrimonio del estado con la participación activida de las
entidades públicas, privadas y la sociedad civil.
La defensa del Patrimonio del Estado se rige por la oblicación
consititucional que tiene toda boliviana o boliviano de precautelar y
resguardar el patrimonio del estado, denunciado todo acto o hecho de
corrupción”
4. Estatuto Orgánico de la Universidad Mayor de San Andrés. Según el

Art. 31 del Capítulo II (órganos asesores y de apoyo) del Título III (de los
órganos de decisión y gobierno), se crea el comité Coordinador de
Investigación, Postgrado e Interacción Social (CCIPGIS). Esta entidad es un
antecedente directo de Departamento de Investigación, Postgrado e
Interacción Social (DIPGIS), que es la instancia planificadora de ejecución,
seguimiento y evaluación de las actividades de investigación, postgrado e
interacción social de la UMSA.
5. De acuerdo al REGLAMENTO INTERNO DEL PERSONAL DE LA UMSA

(1990, p.6-14), en el Capitulo IX DE LOS DERECHOS, OBLIGACIONES Y
PREVISIONES, en el articulo 30, los incisos c), j) y h) nos muestra un
panorama de las obligaciones que debe tener todo funcionario público de la
UMSA, en cuanto al cuidado de la documentación y responsabilidad del
manejo de la misma.
Asimismo, en el Capitulo XVI, DEL REGIMEN DISCIPLINARIO, en su

articulo 73 de destitución se señalan “que todo funcionario será destituido
cuando altere, cuide o viole algún documento universitario, sea este de
valor académico o de índole administrativo /…/ tambien si pone en peligro
de destrucción, perdida o daño, bienes universitarios /…/”
75
CAPÍTULO III
RESULTADOS DEL MARCO PRÁCTICO
En el presente Capítulo se realiza la descripción y análisis de los resultados del

marco práctico que se basa en la revisión documental y en la sistematización de la
información recolectada mediante los instrumentos aplicados a la población o
sujetos de estudio.
El análisis se basa esencialmente en la entrevista en profundidad a Jefes de

Unidad y Personal de mandos medios del DIPGIS, sobre el Manual de
Procedimientos (ANEXO 1) y Entrevista al Personal Operativo del DIPGIS, sobre
manejo de documentos (ANEXO 2).
Las conclusiones del marco práctico toman en cuenta los Resultados de la

Entrevista en profundidad realizadas a Jefes de Unidad y Personal de mandos
medios del DIPGIS, sobre el Manual de Procedimientos (ANEXO 3), asi como
también los Resultados de la Entrevista al Personal Operativo del DIPGIS, sobre
manejo de documentos (ANEXO 4).
El análisis se realizará considerando aspectos cuantitativos y, especialmente,

cualitativos, del tema estudiado en la presente investigación. Para ello se analizan
los resultados por instrumento y dentro de cada instrumento por temas definidos
anteriormente, relacionados con la variable Gestión de Documentos.
3.1. DIAGNÓSTICO
En esta sección se realiza una descripción y análisis de las características de

organización de los archivos del DIPGIS. Este diagnóstico se ha realizado en base
a un análisis documental y mediante la observación de las instalaciones físicas de
los archivos de esta Institución.
76
3.1.1. DATOS GENERALES
Las características generales del archivo del DIPGIS, son las siguientes:
 Código del archivo: no tiene.

 Nombre del archivo: Archivo administrativo DIPGIS
 Nombre paralelo: no tiene
 Dirección: Piso 14, Edificio Hoy
 Teléfono: no tiene directo es el del DIPGIS.
 Correo electrónico: no tiene
 Horarios: horarios de oficina, similares a los de la institución (Universidad
Mayor de San Andrés – UMSA).
3.1.2. ACCESO
El acceso es restringido, solo puede ser de uso y consulta del personal interno del
DIPGIS. Sin embargo, también pueden acceder funcionarios y personal
especializado de las siguientes Instituciones y reparticiones de la Universidad:
 Departamento de Auditoría Interna de la UMSA.

 Asesoría Jurídica de la UMSA.
 División de Bienes e Inventarios de la UMSA.
 Institutos de investigación de la UMSA y post-grados UMSA
 Auditores externos
 Ministerios
3.1.3. DIRECTOR DEL ARCHIVO
Actualmente no se cuenta con un Director de Archivo en el DIPGIS, pero se tienen

3 responsables: 2 de ellas son personal eventual a contrato y 1 persona de planta.
77
3.1.4. CLASIFICACIÓN DEL CENTRO DE ARCHIVO
El Archivo del DIPGIS, es un archivo universitario administrativo de carácter

público de la UMSA.
En principio el archivo del DIPGIS, era administrado por cada oficina involucrada,
es decir: Unidades de postgrados, Institutos de Investigación, etc. A partir de la
gestión 2016 la documentación comienza a centralizarce en el archivo por
unidades dependientes del DIPGIS.
Hasta la gestión 2015, el archivo simplemente era un depósito de documentos. En

noviembre de 2015, con la llegada del personal, se empieza a estructurar el
archivo DIPGIS.
El objetivo del Archivo del DIPGIS es: preservar el patrimonio documental de las
áreas de investigación, postgrado e interacción social dependientes del DIPGIS
facilitando el acceso a la información generada y aplicando los procedimientos
archivísticos acordes con la normativa vigente.
La principal función es: la de facilitar la consulta de las distintas unidades

dependientes del DIPGIS.
Otras características del archivo analizado son las siguientes:
 Fundación: enero 2016.

 Organización: desde noviembre de 2015.
 Normas de fundación: el archivo DIPGIS, no cuenta con normas.
 Instrumentos de descripción. El archivo DIPGIS, no cuenta con ningún
instrumento, es decir no tiene guías, inventario, ni catálogo.
78
3.1.5. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO
El Archivo, forma parte de la estructura organizacional del DIPGIS.
En relación al soporte de servicios con los que cuenta el archivo del DIPGIS, se
tienen los siguientes:
 Servicios técnicos de informatización: no tiene.

 Servicio de fotografías: no cuenta.
 Servicio de reproducción digital: no cuenta.
 Servicio de fotocopias: Tiene, pero es de toda la institución no es propia.
 Biblioteca auxiliar: El archivo cuenta con una biblioteca auxiliar, que dispone
de aproximadamente 500 publicaciones.
 Descripción automatizada de los fondos documentales: no tiene.
 Condiciones de acceso: sin restricción al personal del DIPGIS, otras áreas
previa autorización del personal de Archivo.
 Condiciones de reproducción: se permiten fotocopias.
 Lenguaje de la documentación: castellano e inglés.
3.1.6. CARACTERÍSTICAS FÍSICAS DEL ARCHIVO DIPGIS
La documentación se encuentra en buenas condiciones de conservación pese a

los inconvenientes, que fue descrita en le Capítulo III Resultados del Marco
Práctico 3.1. Diagnóstico.
En cuanto a la existencia de originales, en el archivo del DIPGIS, una gran

mayoría esta compuesta por documentación original.
En cuanto al área de descripción de documentos, actualmente no se dispone de

reglas o normas de descripción, pero se organizó con criterios archivísticos.
79
Los sujetos productores de la documentación, son todos los funcionarios de las
unidades del DIPGIS.
El tipo de organización de la documentación archivada es organica – funcional.
El archivo se encuentra distribuido en dos áreas.
Área 1.- Tiene las siguientes características:
 4,52 m de largo X 2,83 de ancho.

 5 estantes metálicos de 4 baldas cada uno.
 16 cajas de archivo con documentos.
 588 empastes.
 4 estantes, donde se encuentran 485 empastes
 1 vitrina de 3 cuerpos con 103 empastes.
 1 vitrina de 2 cuerpos con 50 empastes.
 23 archivadores de palanca.
Área 2.- Cuenta con las siguientes características:
 6,70 m de largo X 2.83 m de ancho.

 3 vitrinas metálicas de 6 baldas.
 2 estantes de cuatro baldas.
 3 escritorios metalicos.
 3 equipos de computación
 1 impresora
 249 archivadores de palanca.
 31 empastes
 2 cajas de archivo
 1 Anilladora
 1 guillotina de papel
80
En total, entre las 2 áreas se tiene 272 archivadores de palanca con 669 empastes
y 18 cajas de archivo.
3.2. RESULTADOS DE LA ENTREVISTA A JEFES DE UNIDAD Y

PERSONAL DE MANDOS MEDIOS DEL DIPGIS
En esta sección se realiza una descripción y análisis de resultados de las

entrevistas aplicadas a Jefes y personal de mandos medios del DIPGIS.
3.2.1. DATOS GENERALES
De manera preliminar se describen las características generales de la información

obtenida de jefes y personal de mandos medios del DIPGIS, a quienes se aplicó la
entrevista.
La muestra se obtuvo de 11 personas, que se encuentran distribuidas en las

diferentes unidades y reparticiones del DIPGIS. Las características generales de la
muestra de estudio son las siguientes:
1. Antigüedad. La antigüedad del personal que conformó la muestra de

estudio tiene las siguientes caracterísiticas:
Tabla 3
Muestra de entrevistados según antigüedad, en cantidad y porcentaje
Antigüedad Frecuencia Porcentaje

Un año y medio 1 9,1%
Dos años y medio 2 18,2%
Tres años 2 18,2%
Cuatro años 2 18,2%
Catorce años 2 18,2%
Treinta años 2 18,2%
Total 11 100%
Fuente: Resultados de la entrevista a jefes y personal de mandos medios.
81
Estos resultados permiten observar que los jefes y personal de mandos
medios que fueron entrevistados en el DIPGIS, tienen un amplio rango de
permanencia en la Institución, por lo que la información obtenida permite
recoger datos de personas que conocen la intitución en sus diferentes etapas
de vida.
2. Cargo. Las personas que fueron entrevistadas, actualmente ocupan los

siguientes cargos en la institución:
Tabla 4
Muestra de entrevistados según cargo, en cantidad y porcentaje
Cargo Frecuencia Porcentaje

Archivista 1 9,1%
Contadora 1 9,1%
Financiera 1 9,1%
Asistente IDH 2 18,2%
Responsable de comunicación 2 18,2%
Asistente de Investigación 2 18,2%
Analista de interacción social 2 18,2%
Total 11 100%
Los entrevistados pertenecen a todas las unidades del DIPGIS, es decir:

Área Financiera, Archivo, Unidad de Investigación, Unidad de Postgrado,
Unidad de Innovación y Unidad de Interacción Social.
3. Unidad Administrativa a la que pertenecen. Los entrevistados

respondieron de la siguiente manera con respecto a la unidad administrativa
en la que desempeñan funciones.
82
Tabla 5
Muestra de entrevistados según unidad en la que trabaja, en cantidad y
porcentaje
Unidad administrativa en la que trabaja Frecuencia Porcentaje

Archivo DIPGIS 1 9,1%
Área Financiera DIPGIS 2 18,2%
IDH DIPGIS Investigación 2 18,2%
Unidad de Comunicación 2 18,2%
DIPGIS 2 18,2%
Unidad de Interacción social 2 18,2%
Total 11 100%
Como se puede observar, los entrevistados corresponden a las diferentes

áreas administrativas del DIPGIS. Llama la atención que los asistentes de
investigación señalen que pertenecen al DIPGIS y no asi a la Unidad en
que desempeñan funciones en el DIPGIS.
4. Unidad Administrativa de la que depende. Con respecto a la relación de

dependencia, los entrevistados respondieron de la siguiente manera:
Tabla 6
Muestra de entrevistados según cargo, en cantidad y porcentaje
Unidad administrativa de la que depende Frecuencia Porcentaje

Director de DIPGIS 3 27,3%
DIPGIS 5 45,5%
Vicerrectorado 1 9,1%
DIPGIS – Rectorado 1 9,1%
DIPGIS – Vicerrectorado 1 9,1%
Total 11 100%
La mayoría de los entrevistados respondieron que dependen del DIPGIS, en

general, sin mencionar la Unidad específica en la que trabajan. También se debe
83
resaltar que tres respuestas del área de Postgrado responden que no dependen
del DIPGIS, sino que se encuentran en relación de dependencia de otras
Unidades externas al DIPGIS, como ser Rectorado y Vicerrectorado.
5. Autoridad sobre. Ninguno de los entrevistados respondió que tenía

personal bajo su mando.
3.2.2. GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN EL DIPGIS
En esta sección se analiza la Gestión de Documentos de las áreas de

Investigación, Post Grado e Interaccion Social (DIPGIS), así como los procesos
que cumple el personal de esta Institución en lo referente a los procesos
involucrados en la gestión de documentos.
Pregunta 1 ¿Qué aspectos relacionados con la gestión de documentos del

DIPGIS se tramitan o realizan en su Unidad?
Es evidente que en cada Unidad Administrativa del DIPGIS, se tramita más de un

aspecto relacionado con la gestión documental.
En cada unidad administrativa del DIPGIS, se maneja a su vez un conjunto de

documentación concerniente a las actividades propias de cada Unidad. De esta
manera, por ejemplo, en la Unidad Financiera la documentación que se gestiona
hace referencia principalmente a aspectos contables y financieros, procesos de
contrataciones, adquisición de pasajes, otorgación de viáticos, procesos de
compras mayores y compras menores, asi como el pago ante el Serrvicio Nacional
de Impuestos y pago de consultores externos. Esta documentación a su vez es la
de mayor variación en el DIPGIS.
Por su parte, en la Unidad de Investigaciones del DIPGIS, se maneja una serie de

documentos relacionados con la investigación en la Universidad, especialmente
informes de actividades y planes de investigación. Ver Tabla 7.
84
Tabla 7
Aspectos relacionados con la gestión de documentos, en cantidad y
porcentaje
Aspectos de la gestión documental que se tramitan en su

Unidad Frecuencia Porcentaje
Transferencia de documentos al Archivo Central de la UMSA 1 9,1%
Compra de insumos y mobiliario 1 9,1%
Fondo de avance. 1 9,1%
Pasajes. 2 18,2%
Compras: mayores y menores. 2 18,2%
Proceso de contratación de servicios: becarios y consultores. 2 18,2%
Viáticos. 2 18,2%
Recibe documentación, notas, informes, resoluciones, proyectos,
seguimiento. 2 18,2%
Seguimiento a los proyectos IDH. 1 9,1%
Modificación de agendas. 1 9,1%
Notas informativas 2 18,2%
Informes de actividad del DIPGIS 2 18,2%
Revisión de la redacción de los informes en torno al DIPGIS 1 9,1%
Reporte anual de los proyectos de investigación 2 18,2%
Planes anuales de proyectos de investigación 2 18,2%
Minutas, acuerdos, resoluciones, agendas de actividades. 2 18,2%
Memorias, informes, notas, revistas, boletines, talleres y seminarios
y convenios para difundir 2 18,2%
Otros aspectos de la gestión documental que se llevan a cabo en la Unidad de

Investigación del DIPGIS son:
 El seguimiento a proyectos IDH,

 Informes de actividades del DIPGIS,
Por su parte, en la Unidad de interacción social, se tramitan varios tipos de

documentos como Memorias, informes, notas, revistas, boletines, talleres y
seminarios y convenios para su difusión entre los públicos internos y externos de
la UMSA.
85
Pregunta 2 ¿Qué procesos, relacionados con la gestión documental del
DIPGIS se realizan en su Unidad Administrativa?
Tabla 8
Procesos de la gestión documental que se realizan en su Unidad, en
cantidad y porcentaje
Unidad
Procesos de la gestión documental Frecuencia Porcentaje
Archivo
Clasificación. 1 9,1%
Archivo
Ordenamiento 1 9,1%
Archivo
Conservación 1 9,1%
Archivo
Notas 2 18,2%
Área
Certificación presupuestaria. Financiera 1 9,1%
Área
Solicitud de compra (solo para bienes y servicios). Financiera 1 9,1%
Comprobante de pago (factura, nota de remisión, nota de Área
conformidad) Financiera 1 9,1%
Área
Copias de cheques. Financiera 1 9,1%
Investigación
Procesos 1 9,1%
Investigación
Ampliación de plazos. 2 18,2%
Investigación
Nota de respuesta del encargado de IDH. 3 27,3%
Investigación
Informe y adjunta respuesta 1 9,1%
Investigación
Vicerrectorado. Postgrado 2 18,2%
Postgrado
Informes, 1 9,1%
Postgrado
Conocer las actividades 1 9,1%
Postgrado
Antecedentes de actividades 1 9,1%
Investigación
Remitir la documentación para revisión Postgrado 2 18,2%
Investigación
Monitoreo y seguimiento de proyectos de investigación. Postgrado 2 18,2%
Investigación
Registro de avances. Postgrado 2 18,2%
Interacción
Historia de cada caso. Social 1 9,1%
Interacción
Publicaciones, libros y artículos de los proyectos de investigación Social 1 9,1%
Para la firma de Convenios, se realizan reuniones de Interacción
coordinación. Social 1 9,1%
Interacción
Firma de Convenio (Antesala, Ej. Canal 7), Agenda de trabajos,
Social
Reuniones de Coordinación. 1 9,1%
Interacción
Memoria (talleres de exposiciones, grabaciones, consolida la
Social
información) 2 18,2%
Interacción
Informes de descargo de viajes. Social 1 9,1%
86
Como se puede observar, en cada Unidad del DIPGIS, se llevan a cabo diferentes
procesos relacionados con la gestión documental. En el caso de la Subunidad de
Archivo, los procesos que se llevan a cabo esencialmente, son los de clasificación,
ordenamiento y conservación de documentos, además de la elaboración de notas
de pedidos y respuestas a requerimientos. Este último proceso es común a casi
todas las áreas o unidades del DIPGIS, aunque muchas de las otras entidades no
lo especifican en sus respuestas.
En el caso del área financiera, se tienen procesos como ser los de certificación de
compra y recepción de solicitudes de compra. En esta área, se observa una
tendencia a confundir los procesos de gestión documental con los propios
documentos o con actividades específicas; este es el caso de la documentación
que mencionan como ser: comprobante de pago, copias de cheque, etc.
En la Unidad de Investigación se mencionan procesos varios como ser: ampliación

de plazos, elaboración de informes de avances de investigaciones, informes de
actividades (conocimiento y antecedentes de investigación, etc.).
En la Unidad de Postgrado, se cuenta con procesos relacionados con la revisión

de trabajos de grado, monitoreo y seguimiento de proyectos de investigación,
avances e historial de cada caso. En esta Unidad se maneja de manera indistinta
la expresión “proyectos de investigación”, siendo que en el caso de la Unidad de
Investigación se pueden referir a investigaciones académicas de largo plazo y/o
aplicación de tecnologías, etc., mientras que, en la Unidad de Postgrado, se
maneja esencialmente Trabajos de Grado.
En la Unidad de Interacción Social, se mencionan procesos como divulgación de

la investigación llevada a cabo en la UMSA., como ser: publicación de libros,
resultados de investigaciones, revistas, etc. También se menciona el proceso de
negociación de convenios, informes de descargo sobre gastos de viajes y
realización de talleres en relación a la divulgación de la investigación.
87
Pregunta 3 ¿Qué documentación maneja en cada proceso?
Tabla 9
Documentación que maneja en cada proceso, en cantidad y porcentaje
Unidad
Documentación que se maneja en los procesos Frecuencia Porcentaje
Dirección
Convenios, acuerdos 1 9,1%
Área Financiera
Comprobantes de pago 2 18,2%
Varias
Notas, circulares 3 27,3%
Varias
Formularios 2 18,2%
Área Financiera
Verificación presupuestaria 1 9,1%
Área Financiera
Formulario de solicitud de compras bs. y ss. 1 9,1%
Área Financiera
Carpeta, portada y proyecto, donador. 1 9,1%
Investigación
Agenda, modificación de agenda. 1 9,1%
Investigación
Informes. 1 9,1%
Investigación
Actas 1 9,1%
Investigación
Seguimiento. 1 9,1%
Informes de reuniones de acuerdo a la coordinación con esta Investigación
Unidad. 1 9,1%
En las reuniones de gabinete semanales se informa de las Investigación
actividades. 1 9,1%
Investigación
Reciben informes para dar a conocer. 1 9,1%
Varias
Planes 2 18,2%
Varias
Reportes 2 18,2%
Libros Investigación 1 9,1%
Investigación
Artículos 1 9,1%
Monitoreo Investigación 1 9,1%
Publicaciones Investigación 1 9,1%
Material bibliográfico de los proyectos Investigación 1 9,1%
Informes trimestrales, mensuales, de descargo de viajes, Interaccion
anexos. social 1 9,1%
Interaccion
Relación, comunicación social 1 9,1%
Postgrado
Resoluciones, proyectos de investigación de acuerdo al
requerimiento de investigación. 1 9,1%
Talleres, seminarios, conferencias, circulares, actas, revistas e Postgrado
investigaciones. 1 9,1%
Notas, Resoluciones, Proyectos. Postgrado 1 9,1%
Interaccion
Notas, invitaciones, programas, afiches, citaciones de
social
coordinación, actas, circulares 1 9,1%
Interaccion
Notas, material, para publicar insumos. social 1 9,1%
Interaccion
Informes de descargo, facturas, pasajes. social 1 9,1%
88
En la Tabla 7, se puede observar la gran variedad de documentos que se manejan
en las distintas unidades del DIPGIS, los cuales a su vez se encuentran
relacionados con los procesos de gestión documental que se llevan a cabo en las
Unidades Especializadas.
El tipo de documentación que se gestiona en el DIPGIS, tiene las siguientes

características:
 Correspondencia, conformada por notas de requerimiento de información o

documentación, notas de envío o traspaso de información o
documentación, invitaciones, circulares y convocatorias a reuniones.
 Documentación contable: facturas, comprobantes de pago, formularios,
documentos de descargo de gastos, pasajes, cotizaciones, registros, etc.
 Documentación financiera: informes financieros, balances, consolidados,
ejecución presupuestaria.
 Información de gestiones o negociaciones de acuerdos con organizaciones
de la Comunidad: convocatorias a reuniones, informes de reuniones,
reportes de acuerdos preliminares y convenios.
 Documentación de investigaciones: planes de proyectos, agendas,
seguimiento, monitoreo, informes de reuniones de coordinación, actas de
coordinación, documentos de investigación, libros, artículos, etc.
 Documentación de proyectos o trabajos de grado: carpetas de trabajos de
grado, documentos en revisión, documentos terminados, resoluciones,
material bibliográfico de proyectos.
 Documentación de divulgación o interacción social: material para
publicación, documentación de talleres, seminarios, conferencias, circulares
de divulgación, afiches, citaciones de coordinación, actas e informes de
comunicación.
Es evidente que gran parte de la documentación se puede dividir o diferenciar en

dos tipos. La primera es de carácter general, como es la documentación de
89
correspondencia, la documentación de negociación o gestión y la documentación
contable y financiera. En segundo lugar, se cuenta con información específica
sobre actividades relacionadas a cada Unidad especializada del DIPGIS, como es
la documentación de planificación, seguimiento y control de investigaciones;
documentación de seguimiento y control de proyectos de grado; y finalmente,
documentación de interacción social y divulgación.
3.2.3. PRODUCCIÓN O ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
En esta sección se analiza el proceso de producción o elaboración de

documentos, en las diferentes unidades del DIPGIS
Pregunta 4 ¿Qué documentación se origina o produce en su Unidad?
Tabla 10
Documentación originada o producida en su Unidad, en cantidad y
porcentaje
Documentación originada o producida en su Unidad Unidad Frecuencia Porcentaje

Notas de requerimiento y respuesta Dirección 2 18,2%
Ninguna Varias 4 36,4%
Informes de avance general Dirección 1 9,1%
Modificación de agendas con formularios. Varias 1 9,1%
Planes Varias 2 18,2%
Reportes Varias 2 18,2%
Libros Varias 2 18,2%
Artículos Varias 2 18,2%
Elaboración de Reglamentos, Guías Dirección 2 18,2%
Vinculación con la sociedad, municipios, sector privado.
Interacción
Social 2 18,2%
Como se puede observar, la mayoría de los entrevistados respondieron que no

generan ningún tipo de documentación relacionada con la producción o
elaboración de documentos en sus respectivas Unidades o Áreas.
90
Algunos de los entrevistados señalaron que originan notas de requerimiento y
respuesta, que sirven para viabilizar la producción o elaboración de documentos
en las Unidades del DIPGIS. Otros señalaron documentos específicos producidos
en sus unidades como son planes, reportes, libros, artículos, reglamentos y
convenios de vinculación con la sociedad, municipios y sector privado.
Pregunta 5 ¿Para realizar este trabajo emplea?
Tabla 11
Recursos empleados en la generación de documentos, en cantidad y
porcentaje
Unidad Frecuencia Porcentaje

Recursos empleados en la generación de
documentos
Elaboración de fichas y formularios Dirección 7 63,6%
Gestiona formularios Dirección 2 18,2%
Ninguno Secretaria 1 9,1%
Solicitando lo más relevante Dirección 1 9,1%
Total 11 100%
Fuente: Resultados de la Entrevista a jefes y personal de mandos medios.
La mayoría de los entrevistados respondieron que los recursos que emplean en la

generación de documentos es la elaboración o llenado de fichas y formularios. En
menor porcentaje respondieron que “gestiona formularios”, “solicitando lo más
relevante” o ninguna de las opciones listadas.
Esta pregunta fue complementada con otra relacionada con la forma en que
realiza este proceso. Las respuestas de los entrevistados son variables:
 Algunos coordinan con archivo, para generar nueva documentación que

permita realizar otras actividades, generalmente investigación y convenios
de interacción social.
 Otros se refieren a la gestión de correspondencia y empleando o llenando
formulario de actas. En el caso de la gestión de correspondencia, se refiere
91
al pedido de documentación, información, datos, resultados, etc., que
permita elaborar nuevos documentos.
Tabla 12
Producción o elaboración de documentos
¿Cómo realiza este trabajo? Unidad Frecuencia Porcentaje

Coordina con archivos Varias 2 18,2%
Gestiona correspondencia Secretaria 1 9,1%
Emplea formulario de actas Secretaria 1 9,1%
La Cooperación envía un formato, los Varias
analizamos y se los envía a los
coordinadores de proyectos. 2 18,2%
Plan de actividades Dirección 1 9,1%
Reporte de proyectos Dirección 1 9,1%
Informe final, informe financiero y formulario
de cierre Financiera 1 9,1%
Llenado de ficha Secretaria 1 9,1%
 Para otras actividades se requiere la participación de los representantes de

la Cooperación Sueca, que determina el tipo y características de la
investigación que se debe realizar.
 Otro entrevistado menciona que para la elaboración de documentos
emplean el plan de actividades y los reportes de proyectos.
 Otro de los entrevistados respondió que emplea el informe final, informe
financiero y formulario de cierre en la producción o elaboración de
documentos.
 Finalmente, otro de los entrevistados respondió que utiliza el “llenado de
fichas” para la producción de documentos.
Estas respuestas, si bien pueden reflejar algunos recursos que se emplean para la
producción de documentos, no reflejan con exactitud, los recursos que se emplean
en la producción o elaboración de documentos, pues hacen referencia a insumos
intermedios, dependiendo de las Unidades que conforman el DIPGIS.
92
Pregunta 6 ¿De qué unidades, recibe Ud. información y documentación
relativa al proceso de producción o elaboración de
documentos?
Tabla 13
De que unidades recibe información y documentación relativa a la
producción o elaboración de documentos, en cantidad y porcentaje
De qué unidades recibe documentación Unidad Frecuencia Porcentaje

De todas las unidades del DIPGIS. Varias 2 18,2%
Depto. de contabilidad Varias 4 36,4%
Depto. de presupuesto. Varias 2 18,2%
Contable
División Inventarios. Financiera 1 9,1%
Tesoro Universidad Dirección 2 18,2%
Consejo Universitario Dirección 2 18,2%
Inventarios. Varias 2 18,2%
Unidades externas e internas. Investigación 1 9,1%
No tiene relación con unidades internas del DIPGIS,
sino con carreras de la UMSA, Vice-rectorado. Investigación 1 9,1%
Recibe información externa, áreas descentralizadas,
decanos, vicerrectores, vicedecanos, direcciones,
institutos. Investigación 1 9,1%
Información de todos los responsables de áreas. Investigación 1 9,1%
Instituto de investigaciones (U.M.S.A.) Investigación 1 9,1%
Sistemas de información Varias 2 18,2%
Archivo Varias 2 18,2%
Dirección e
Cooperación de Programa ASDI investigación 2 18,2%
De las unidades de departamentos que realizan
interacción social Dirección 1 9,1%
Sociedades científicas Direccíon 2 18,2%
Departamentos de actividades de interacción social. Dirección 1 9,1%
Facultades y carreras. Dirección 1 9,1%
La información y documentación, relacionada con la producción y elaboración de

documentos que reciben las unidades del DIPGIS, proviene de dos fuentes:
internas del propio DIPGIS y fuentes externas como facultades y carreras de la
UMSA, Institutos de Investigación de la UMSA, Consejo Universitario, Tesoro
93
Universitario, Unidades de departamentos de la UMSA que realizan Interacción
Social, Vicerrectorado, Rectorado, Sociedades Científicas, Cooperación Sueca y
otras instituciones y organizaciones de la Sociedad.
Esta documentación varía en función de las atribuciones y/o responsabilidades de

cada Unidad del DIPGIS. Es importante observar que algunos de los
entrevistados, consideran que solamente tienen relación con reparticiones y
entidades externas al DIPGIS, lo cual puede significar que en algún momento la
información y documentación sea viabilizada directamente, sin que pase por
correspondencia o secretaría del DIPGIS.
Pregunta 7 ¿Qué actividades realizadas en otras unidades, le ocasionan

retraso en las tareas que se deben realizar en su Unidad, en
relación a la producción de documentos?
Tabla 14
Actividades de otras unidades que ocasionan retraso en relación a la
producción o elaboración de documentos, en cantidad y porcentaje
Actividades que ocasionan retraso en relación a

la producción de documentos Unidad Frecuencia Porcentaje
La entrega de documentos no se la realiza
oportunamente. La retienen por mucho tiempo. Archivo 1 9,1%
Retención de la documentación en Jefatura y Altos
Mandos Varias 2 9,1%
Internamente las unidades de áreas externas no
cumplen con las fechas. Archivo 1 9,1%
Institutos, carreras y/o facultades, coordinadores de
proyectos. Dirección 1 9,1%
Unidad de sistemas Dirección 1 9,1%
Institutos de investigación Dirección 2 18,2%
Coordinadores de proyectos de investigación Investigación 3 18,2%
Unidad de IDH – Proyectos de investigación. Investigación 1 9,1%
IDH, resultados de investigación. Investigación 1 9,1%
Según los entrevistados, el retraso de actividades en la producción o elaboración

de documentos se origina esencialmente en la “coordinación de proyectos”, que
94
afectan a por lo menos dos unidades del DIPGIS (Posgrado e Investigación).
También se menciona la retención de documentos en oficinas de Mandos
Superiores de la UMSA y el propio DIPGIS y los Institutos de Investigación.
Otro ámbito de retraso en la producción de documentos se encuentra en los

Institutos de Investigación de la UMSA, Unidad de Sistemas y en el incumplimiento
de fechas de parte de los ejecutores de investigaciones.
Pregunta 8 ¿Qué tipo de documentación origina mayores problemas en la

producción o elaboración de documentos?
Tabla 15
Tipo de documentación que origina mayores problemas en producción o
elaboración de documentos, en cantidad y porcentaje
documentación que retrasa la producción o

elaboración de documentos Unidad Frecuencia Porcentaje
Plazos de entrega de trabajos. Varias 6 54,5%
Trámites en otras unidades Varias 3 27,3%
Demora de Informes trimestrales. Varias 3 9,1%
Ampliación de plazos Dirección 1 9,1%
Institutos Dirección 1 9,1%
Según los entrevistados, la documentación que retrasa la producción o

elaboración de documentos en mayor medida son los plazos de entrega de
documentos que más que todo se refieren a los planes o cronogramas de
actividades de investigación.
Otro tipo de documentación que origina retrasos, la constituyen los trámites en

otras unidades del DIPGIS o de la UMSA, así como los informes trimestrales y los
informes o reportes de Institutos de investigación.
Finalmente, la ampliación de plazo, es otro factor que incide en la producción de

documentos.
95
3.2.4. CONSERVACIÓN Y USO DE DOCUMENTOS
En esta sección se analizan los procesos de conservación y uso de documentos

en las diferentes unidades del DIPGIS.
Pregunta 9 ¿Qué documentación sobre conservación y utilización de

documentos se origina en su Unidad?
Tabla 16
Documentación originada en su Unidad, relacionada con conservación y
utilización de documentos, en cantidad y porcentaje
Tipo de documentos que se origina en su Unidad para

uso y conservación Unidad Frecuencia Porcentaje
Ninguna. Investigación 1 9,1%
Toda la documentación es conservada en archivo bajo
normas. Archivo 1 9,1%
Se conserva la documentación en archivo. Archiivo 1 9,1%
Carpetas de correspondencia enviada y recibida. Varias 4 36,4%
Proyectos Investigación 1 9,1%
Informes Investigación 1 9,1%
Notas Secretaria 1 9,1%
Publicaciones en unidades académicas Interacción 1 9,1%
Archivos de publicaciones que llegan al DIPGIS Investigación 1 9,1%
Todo pasa a archivo Investigación 1 9,1%
Archivo DIPGIS Investigación 1 9,1%
Lo que se emplea frecuentemente lo digitalizan (Base de
Datos). Varias 2 18,2%
Lo que no se usa frecuentemente se manda a archivo. Dirección 1 9,1%
Informes, comprobantes Varias 2 18,2%
Proyectos de investigación que deberían conservarse Varias 3 27,3%
Convenios Interacción 1 9,1%
Fotocopias de documentación de descargo. Investigación 2 18,2%
En esta pregunta, las respuestas de los entrevistados se concentraron en

aspectos relacionados con la conservación de documentos más que con la
utilización de los mismos.
96
De esta manera, los principales documentos originados y conservados, son los
siguientes:
 Carpetas de correspondencia enviada y recibida.

 Fotocopias de documentación de descargo.
 Digitalización de documentos, lo cual puede originar una base de datos.
 Carpetas de publicaciones del DIPGIS.
 Archivos de publicaciones del DIPGIS.
 Carpetas de Convenios
 Archivos de informes.
 Archivos de comprobantes.
 Remisión de documentos a Archivo del DIPGIS.
Asimismo, no se menciona ningún tipo de documentación acerca de la utilización

de documentos del DIPGIS, lo cual no significa que existan, o que no existan este
tipo de procedimientos. Sin embargo, en la propuesta será necesario plantearlos.
Pregunta 10 Para realizar este trabajo emplea:
Tabla 17
Recursos empleados en la conservación y uso de documentos, en cantidad
y porcentaje
Recursos que emplea en la conservación y uso de

documentos Unidad Frecuencia Porcentaje
Archiva y recupera información Archivo 6 54,5%
Ninguno Investigación 1 9,1%
Revisa archivos de documentos Archivo 1 9,1%
Verifica existencia de documentos Archivo 1 9,1%
Gestión de archivos Archivo 1 9,1%
Otros: SIGMA Varios 2 9,1%
Pasa a archivo no realiza conservación de documentos en
su Unidad Dirección 1 9,1%
97
La mayoría de los entrevistados respondió que en el caso de la conservación y
uso de documentos “archiva y recupera información”, respuesta que incluye tanto
al proceso de conservación de documentos como al proceso de utilización de los
mismos. La “gestión de archivos”, también considera ambos procesos.
En el caso de la revisión de archivos y la verificación de existencia de documentos

también se hace referencia al proceso de utilización de documentos.
En la categoría “otros”, se menciona el Sistema de Contabilidad SIGMA, como una

forma de consulta de información contable y financiera, que también refleja ambos
procesos: conservación y uso de documentos.
Finalmente, uno de los entrevistados respondió que en su Unidad no se realiza

conservación de documentos, ya que transfiere a la Unidad de Archivo.
Esta pregunta fue complementada con otra acerca de ¿cómo realiza este trabajo?
simplemente dos entrevistadas respondieron a esta consulta. Una de ellas señaló
que emplea el paquete contable SIGMA. La segunda respondió que emplea
fotografías de documentos para su archivo y posterior recuperación.
Pregunta 11 ¿De qué unidades, recibe Ud. información y documentación

sobre la conservación y utilización de documentos?
Tabla 18
Unidades de las que recibe documentos e información para conservación y
uso, en cantidad y porcentaje
Unidades de las que recibe documentación para
uso y conservación Unidad Frecuencia Porcentaje
De todas las unidades vía Archivo DIPGIS Varias 3 27,3%
De ninguna Varias 2 18,2%
Solamente de áreas externas de la UMSA. Investigación 2 18,2%
Unidades Académicas UMSA. Varias 2 18,2%
Otras Universidades Investigación 1 9,1%
Coordinación de proyectos Investigación 1 9,1%
98
Los entrevistados respondieron que reciben información y documentación para su
uso y conservación generalmente de todas las unidades del DIPGIS, vía Unidad
de Archivo, lo cual corresponde al proceso de uso de documentos, para fines
internos.
Otros entrevistados que conforman la mayoría, respondieron que reciben

información de áreas externas de la UMSA, de otras Universidades y de
Coordinación de Proyectos. Esta última opción hace referencia a una Unidad que
no existe en el DIPGIS, aunque es posible que se haga referencia a una relación
directa con coordinadores de proyectos, lo cual no corresponde porque en este
caso no se estaría dando una secuencia regular en el proceso de utilización de
documentos.
Pregunta 12 ¿Qué actividades realizadas en otras unidades administrativas,

le ocasionan retraso en las tareas que se deben realizar en su
Unidad, en relación a la conservación y/o utilización de
documentos?
Tabla 19
Actividades de otras Unidades del DIPGIS que ocasionan retraso en la
conservación y uso, en cantidad y porcentaje
Actividades de otras Unidades Administrativas

que generan retrasos Unidad Frecuencia Porcentaje
Plazos de entrega de trabajos Investigación 1 9,1%
No conservan documentación. Investigación 1 9,1%
Unidades internas del DIPGIS Archivo 1 9,1%
Las Unidades Académicas no facilitan una
información rápida. Archivo 1 9,1%
Secretaria Varias 2 18,2%
La mayoría de los entrevistados respondieron “ninguna” actividad de otras

Unidades del DIPGIS, ocasionan retraso en la conservación y utilización de
99
documentación. Sin embargo, otros entrevistados identificaron algunas actividades
que sí afectan y provocan retrasos en este proceso.
Una de las fuentes de retraso son las actividades de Secretaría de Dirección del
DIPGIS. Otras son: el incumplimiento de plazos de entrega de informes de
investigación, puesto que, al no presentar los correspondientes trabajos de
investigación, éstos no pueden estar disponibles para su correspondiente
procesamiento. Asi también señalaron que en sus unidades no se conserva la
documentacion, otros factores refieren al trabajo de las distintas Unidades del
DIPGIS y la demora en la entrega de documentación de parte de las Unidades
Académicas de la UMSA. Es decir, varias actividades de unidades internas del
DIPGIS y externas de la UMSA, afectan a la conservación y utilización de
documentos del DIPGIS.
Pregunta 13 ¿Qué tipo de documentación origina mayores problemas en la

conservación y/o utilización de documentos?
Tabla 20
Tipo de documentación o información que genera mayores problemas a la
conservación y uso de documentos, en cantidad y porcentaje
Tipo de documentación o información que genera

mayores problemas a la conservación y uso de
documentos Unidad Frecuencia Porcentaje
Plazos de entrega de trabajos Investigación 1 9,1%
No conservan documentación por tanto ninguna Investigación 1 9,1%
Para el 81,8% de los entrevistados, ningún tipo de documentación genera

problemas en la conservación y uso de documentos.
100
Uno de los entrevistados respondió que no se ocupan de la conservación de
documentos, por lo que ninguna documentación origina problemas. Sin embargo,
no hace referencia al proceso de utilización de documentos que requieren a su vez
para realizar otros trabajos.
Finalmente, otro de los entrevistados respondió que el tipo de documentación o

información que genera mayores problemas a la conservación y uso de
documentos, son los plazos de entrega de trabajos de investigación; lo cual
permite concluir que son los mismos productos del DIPGIS y el incumplimiento en
los plazos de entrega por parte de los investigadores, generan retrasos en los
trabajos que se deben realizar secuencialmente, una vez que los documentos de
investigación estén disponibles.
3.2.5. CONTROL Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
En esta sección se presentan y analizan los resultados de las entrevistas

aplicadas a jefes y personal de mandos medios del DIPGIS, en aquellos aspectos
relacionados con el proceso de Control y Eliminación de documentos.
101
Pregunta 14 ¿Qué documentación sobre control y/o eliminación de
documentos se origina en su Unidad?
Tabla 21
Documentación sobre control y/o eliminación de documentos que se
originan en su Unidad, en cantidad y porcentaje
Tipo de documentos que se origina en su

Unidad para control y eliminación Unidad Frecuencia Porcentaje
Se eliminan fotocopias excedentes. Archivo 1 9,1%
Se eliminan borradores Investigación 1 9,1%
No hacen eliminación de documentos. Varias 2 18,2%
Propuestas de proyectos que fueron rechazados.
Por ordenes de la Jefa que ya ni utilizaron. Investigación 1 9,1%
Proyectos que han sido desechados por la no
utilización de los mismos. Postgrado 1 9,1%
Todo se envía a Archivo Interacción 1 9,1%
Se conserva toda la documentación Varias 4 36,4%
Además se digitaliza los documentos. Archivo 1 9,1%
No hay eliminación. Archivo 1 9,1%
Envía al archivo solo el documento final Archivo 1 9,1%
En las respuestas de los entrevistados se puede observar una concentración

excesiva por aclarar que en sus unidades no se eliminan o destruyen documentos,
que se conserva todo o que envía la documentación a la Unidad de Archivo del
DIPGIS.
Los entrevistados que respondieron que se realiza eliminación de documentos se

refieren esencialmente a: 1) excedentes de fotocopias de documentos, 2)
borradores de documentos, 3) proyectos que fueron rechazados, según orden de
la Jefa de Unidad y 4) perfiles de proyectos descartados que no cumplen con
requisitos como para ser viabilizados para dotarles de recursos que permita llevar
adelante la investigación. Esto perfiles de proyectos, no cumplieron los requisitos
de las convocatorias realizadas, por lo cual no se consideran ni archivan, aunque
102
sería necesario tener una Base de Datos de estos para cotejar con nuevas
propuestas de investigación.
En relación al control de documentos, no se menciona documentación originada

en las Unidades del DIPGIS.
Pregunta 15 ¿Para realizar este trabajo emplea:
Tabla 22
Recursos empleados en el control y/o eliminación de documentos de su
Unidad, en cantidad y porcentaje
Recursos empleados en el proceso de control y

eliminación de documentos Unidad Frecuencia Porcentaje
Políticas de eliminación de documentos Archivo 1 9,1%
Políticas archivísticas Archivo 1 9,1%
Ninguna. No se elimina documentación Varios 7 63,6%
Evaluación de documentos Archivo 1 9,1%
Instrucciones de Jefes Archivo 1 9,1%
NS/NR Investigación 1 9,1%
Se conserva todo Varios 2 18,2%
Nuevamente se observa entre los entrevistados una preocupación excesiva por

demostrar que en sus respectivas unidades no se elimina documentación de
ningún tipo.
Dos de los entrevistados respondieron que realizan eliminación de documentos

considerando las políticas de eliminación de documentos y las políticas
archivísticas del DIPGIS, a lo cual tambien se debe añadir que dichas políticas no
son especificadas ni aclaradas por los entrevistados. Estas políticas establecen
que documentación se debe guardar en los archivos del DIPGIS y, cómo se las
debe conservar.
103
Otros entrevistados respondieron que la eliminación de documentos,
principalmente borradores de proyectos y proyectos no ejecutados, se realiza
previa evaluación de documentos y según instrucciones del Jefe de Unidad.
Ambas actividades señaladas en la categoría “otros”, son en realidad actividades
de control de documentos, que señalan que existe este proceso en algunas
unidades del DIPGIS, pero que no se ha especificado como tal, ante la excesiva
preocupación por mostrar que en sus unidades no se destruye documentación.
Esta pregunta fue complementada con otra. Solamente una persona respondió
que la eliminación de documentos se la realiza mediante la revisión de la
documentación verificando si se cuenta con documentos originales. El resto no
respondió a esta pregunta.
Pregunta 16 ¿De qué unidades, recibe Ud. información relacionada con el

proceso de control y/o eliminación de documentos?
En esta pregunta 10 de 11 entrevistados respondieron que no reciben

documentación relacionada con el proceso de control y/o eliminación de
documentos de ninguna de las unidades del DIPGIS. Otro de los entrevistados no
respondió a esta pregunta.
Estas respuestas muestran que, en lo referente a esta pregunta, los entrevistados

se inclinaron en su totalidad por demostrar que en sus unidades no se destruye
documentación, por lo que no la reciben para este propósito, de ninguna de las
unidades del DIPGIS. Es decir, no respondieron de manera específica la
información o documentación que reciben para su control.
Pregunta 17 ¿Qué actividades realizadas en otras unidades administrativas,

le ocasionan retraso en las tareas que se deben realizar en su
Unidad, en relación al control y/o eliminación de documentos?
104
Se observa que 9 de 11 entrevistados respondieron que ninguna de las
actividades que se realizan en otras unidades administrativas ocasiona retraso en
el proceso de control y/o eliminación de documentos. Además, dos de los
entrevistados no respondieron a esta pregunta.
Nuevamente los entrevistados respondieron pensando que en su Unidad no se

eliminan documentos, siendo lo correcto responder en relación al proceso de
control de documentación, que es parte de la gestión documental, y que no
necesariamente deriva en la destrucción de documentos, sino en la revisión de la
conformidad que debe tener una investigación o un proyecto de grado, desde el
punto de vista formal y de contenido.
Pregunta 18 ¿Qué tipo de documentación origina mayores problemas en el

control y/o eliminación de documentos?
En esta pregunta 10 de 11 entrevistados respondieron que “ninguna”

documentación origina problemas en el proceso de control y/o eliminación de
documentos. El Otro entrevistado no respondió a esta pregunta.
Estas respuestas confirman que los entrevistados se inclinaron en su totalidad por

demostrar que en sus unidades no se elimina documentación, por lo que
respondieron que ningún documento origina problemas en la eliminación de
documentos. Es decir, nuevamente no respondieron de manera específica la
información o documentación que genera problemas en el proceso de control de la
documentación del DIPGIS, como si este proceso no se llevará a cabo en sus
Unidades. Sin embargo, más adelante se podrá verificar que el proceso de control
de documentación se lleva a cabo en diferentes instancias del DIPGIS.
105
3.2.6. FUNCIONES ESPECÍFICAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y OTROS
ASPECTOS
Pregunta 19 ¿Qué tipo de funciones específicas se cumplen en su Unidad?
Tabla 23
Funciones específicasque se cumplen en su Unidad, según el proceso de
gestión documental, en cantidad y porcentaje
Funciones específicas de su Unidad Unidad Frecuencia Porcentaje
Conservación y uso de documentos
Autorización de uso Varias 2 18,2%
Archivo Varias 4 36,4%
Verificación Varias 4 36,4%
Control Varias 5 45,5%
Traspaso Varias 2 18,2%
Producción o elaboración de
documentos
Autorización Varias 2 18,2%
Verificación Varias 7 63,6%
Control Varias 5 45,5%
Traspaso Varias 4 36,4%
Otro (validación) Varias 2 18,2%
Control y eliminación de documentos
Autorización Archivo 1 9,1%
Verificación Archivo 1 9,1%
Como se puede observar en el Cuadro 23, los entrevistados respondieron que, en

sus respectivas unidades, se realizan diferentes actividades específicas
relacionadas con los procesos de gestión documental del DIPGIS, incluso en el
proceso de control y eliminación de documentos.
Sin embargo, el proceso de control y eliminación de documentos, al parecer, es el

que según los entrevistados se desarrolla en menor proporción en las diferentes
unidades y áreas especializadas del DIPGIS.
106
Pregunta 20 ¿Considera Ud. que actualmente existe procedimiento
específico sobre gestión documental relacionadas a la
conservación, producción, control y/o eliminación?
Tabla 24
Procedimiento específico sobre gestión documental, en cantidad y
porcentaje
Existe procedimiento específico
sobre gestión documental en Unidad Frecuencia Porcentaje
Conservación y uso de
documentos
SÍ Vairas 6 54,5%
NO Varias 3 27,3%
Producción o elaboración de
documentos:
SÍ Varias 3 27,3%
NO Varias 5 45,5%
Control y eliminación de
documentos
SÍ Archivo 1 9,1%
NO Varias 9 81,8%
Según los entrevistados, actualmente en el DIPGIS se cuentan con

procedimientos específicos en conservación y uso de documentos, y en menor
proporción en producción o elaboración de documentos.
Adicionalmente, los entrevistados respondieron en su mayoría que no cuentan con

procedimintos específicos en control y eliminación de documentos.
107
Pregunta 21 ¿Cómo se podría mejorar este proceso?
Tabla 25
Cómo se pueden mejorar los procedimientos, en cantidad y porcentaje
Cómo se podría mejorar este proceso Unidad Frecuencia Porcentaje
Actualización de procesos Varias 3 27,3%
Ha mejorado luego de la consultoria realizada
sobre Manual de Organizaciones Archivo 1 9,1%
NS/NR Investigación 1 9,1%
Se podría mejorar, pero no dice cómo Varias 5 45,5%
Aplicando técnicas de investigación Dirección 1 9,1%
Un porcentaje mayoritario de los entrevistados coincidió en que los procesos de

gestión documental se podrían mejorar, pero no especifican la forma. Además, un
27,3% señala que los procedimientos se pueden actualizar, introduciendo en su
planteamiento las fases de producción, conservación, control y/o eliminación de
documentos.
Finalmente, otros entrevistados consideran que los procesos del DIPGIS, han
mejorado, luego de la Consultoría sobre el “Manual de Organización”, llevada a
cabo por la Cooperación Sueca y que se puede mejorar aun más aplicando
técnicas de investigación. Uno de los entrevistados no respondió a esta pregunta.
108
Pregunta 22 ¿Qué políticas del DIPGIS conoce en relación a la conservación
de documentos?
Tabla 26
Políticas del DIPGIS en relación a la conservación de documentos, en
cantidad y porcentaje
Políticas del DIPGIS que conoce en
relación a la conservación de documentos Unidad Frecuencia Porcentaje
No conoce Varias 7 72,7%
Sí, pero no menciona Investigación 1 9,1%
No tiene Archivo 1 9,1%
Sí, para mejorar el sistema de archivo Varias 2 9,1%
La mayoría de los entrevistados no conoce ninguna política del DIPGIS sobre la

conservación de documentos. Solamente una persona considera que la Institución
cuenta con políticas sobre el tema, pero no menciona cuales son. Otro de los
entrevistados respondió que en el DIPGIS no se cuenta con estas políticas.
Finalmente, dos de los entrevistados respondieron que sí se cuenta con una

política de conservación de documentos en el DIPGIS y que se refiere a la mejora
del sistema de archivo del DIPGIS.
Pregunta 23 ¿Considera necesario un manual de procedimientos para

gestión documental en el DIPGIS?
El 100% de los entrevistados coinciden en señalar que es necesaria la elaboración

de un manual de procedimientos para gestión documental en el DIPGIS.
109
3.3. RESULTADOS DE LA ENTREVISTA AL PERSONAL OPERATIVO DEL
DIPGIS
3.3.1. DATOS GENERALES DE LA MUESTRA DEL PERSONAL OPERATIVO
Previamente se analizan algunas características generales del personal operativo

del DIPGIS.
1. Antigüedad. Un 50% del personal operativo que fue entrevistado, tiene una
antigüedad de 2 años en el DIPGIS, mientras que otro 50%, tiene una
antigüedad mayor a los 14 años en este Departamento.
2. Cargo. Entre los cargos del personal operativo se tiene: 2 Secretarias
Ejecutivas de Dirección del DIPGIS y 2 funcionarias en la Unidad de
Archivo.
3. Unidad Administrativa en la que trabajan. Una de las funcionarias se
desempeña como secretaria ejecutiva de la Dirección del DIPGIS, la otra
solamente señala que realiza funciones como secretaria del DIPGIS, lo que
se puede interpretar que además de trabajar con el Director del DIPGIS,
atiende a los Jefes de Unidad.
4. Unidad de la que depende. Las secretarias consideran apropiadamente
que son dependientes de la Dirección del DIPGIS. Una de las archivistas
considera que depende del Vicerrectorado de la UMSA y otra no respondió
a esta pregunta. En el caso de los archivistas se observa una falta de
identificación con la Subunidad de Archivo de la cual son dependientes.
110
3.3.2. DOCUMENTACIÓN QUE RECIBE Y EL ORIGEN DE LA MISMA
Tabla 27
Documentación que recibe y de dónde procede, en cantidad y porcentaje
Tipo de documento que recibe Unidad Frecuencia Porcentaje
Notas internas (DIPGIS) y externas (áreas Secretaría y
UMSA) auxilares Archivo 2 50%
Secretaría y
Resoluciones HCU, CAU y otros auxilares Archivo 2 50%
Informes internos y externos, Solicitudes de Secretaría y
pago auxilares Archivo 2 50%
citaciones, circulares, etc., internos y externos Secretaría y
auxilares Archivo 2 50%
Contable (ingresos, egresos) Auxiliares Archivo 1 25%
Proyectos, correspondencia Auxiliares Archivo 1 25%
Descargo, cargas bancarias, pago de impuestos Auxiliares Archivo 1 25%
Correspondencia DIPGIS e interacción social Auxiliares Archivo 1 25%
Diplomados, maestrías y especialidades Auxiliares Archivo 1 25%
Material bibliográfico (ej.: talleres, eventos, Auxiliares Archivo
seminarios, etc.) 1 25%
De dónde procede
Unidades internas del DIPGIS Secretaría y
Unidades externas de la UMSA Secretaría y
HCU – CAU Auxiliares Archivo 1 25%
Dirección Administrativa Financiera (DAF) Secretaría y
Secretaría General Auxiliares Archivo 1 25%
Dirección DIPGIS Auxiliares Archivo 1 25%
Postgrado Auxiliares Archivo 1 25%
Interacción social Auxiliares Archivo 1 25%
Fuente: Resultados de la entrevista a personal operativo.
Como se puede observar la Tabla 27 resume el tipo de información que se recibe

en el DIPGIS, desde la correspondencia, pasando por documentación institucional
como ser: resoluciones, citaciones, circulares, informes, documentación contable,
descargos, pago de impuestos, etc.; hasta productos como son investigaciones,
trabajos de grado de diplomados, maestrías y doctorados de la UMSA. Esta
información coincide plenamente con lo que brindaron los jefes y personal de
mandos medios en la entrevista.
111
El origen de este flujo de información proviene de dos fuentes: Fuentes internas
del DIPGIS, conformadas por correspondencia (solicitudes y respuestas), de
documentación contable, documentación sobre la Unidad de Investigación,
documentos de la Unidad de Posgrado y documentación de Interacción Social,
diferentes facultades y carreras de la UMSA y de Instituciones diversas de la
Comunidad. Además, se tiene las que provienen del Honorable Consejo
Universitario (HCU), Consejo Académico Universitario (CAU), Dirección
Administrativa y Financiera de la UMSA, Rectorado y Vicerrectorado. Las fuentes
externas son las que provienen de las entidades públicas, medios de comnicacion,
asi como también las entidades financieras y las embajadas diplomáticas.
De manera complementaria se preguntó al personal operativo si empleaba algún

formulario o registro para la recepción de documentos. Las respuestas fueron las
siguientes:
Tabla 28
Formulario o registro para la recepción de documentos, en cantidad y
porcentaje
Respuestas Unidad Frecuencia Porcentaje
Secretaría y
SÍ auxilares Archivo 3 75%
NO Secretaria 1 25%
Adjunta o llena
Planilla de préstamo Auxiliar de archivo 1 25%
Secretaría y
Planilla de sistemas auxilares Archivo 2 50%
Registro de correspondencia Secretaria 1 25%
Casi todo el personal operativo emplea algún formato o registro para la recepción
de documentos. El formato que se emplea en mayor proporción es la planilla de
sistemas y en menor grado, la planilla de préstamo y el registro de
correspondencia.
112
3.3.3. TIPO DE CORRESPONDENCIA GENERADA Y LUGAR DE DESTINO
Tabla 29
Documentación que se genera y a dónde deriva, en cantidad y porcentaje
Tipo de documento que genera Unidad Frecuencia Porcentaje

Elaboración de notas de requerimiento Secretaria 1 25%
Elaboración de notas de respuesta Secretaria 2 50%
Comprobante Auxiliar archivo 1 25%
Registro (incluye: glosa, Nº registro, Nº Auxiliar archivo
hojas y tipo de documento 1 25%
Elabora informe Auxiliar archivo 1 25%
Traspaso de documentos de gestiones Secretaria
pasadas 1 25%
A dónde envía
Rectorado Secretaria 2 50%
Vicerrectorado Secretaria 2 50%
Unidades Académicas de la UMSA Secretaria 1 25%
Unidades Administrativas de la UMSA Secretaria 1 25%
Instituciones, Ministerios, Gobiernos Secretaria
Municipales 2 50%
Secretaría General UMSA Auxiliar archivo 1 25%
Recursos Humanos UMSA Auxiliar archivo 1 25%
Archivo Central UMSA Auxiliar archivo 1 25%
NS/NR Auxiliar archivo 1 25%
Como se puede observar la documentación generada por el personal operativo es

principalmente la correspondencia de solicitud y respuesta a unidades internas del
DIPGIS y la UMSA; asi como a unidades externas tales como instituciones
públicas y privadas. En algún caso como en el de los archivos, pueden elaborar
informes o notas de traspaso de documentos. Algunos documentos específicos
generados son: comprobantes de pago, de compras, etc. y registros o listados de
documentos en los que se incluye glosa, Nº de registro, Nº de hojas y tipo de
documento.
Esta pregunta fue complementada con otra referida a la existencia de algún tipo
de formulario o correspondencia que se emplea para la generación o envío de
113
documentos tanto a unidades internas como externas. El 75% del personal
operativo respondió que utiliza estos formatos.
3.3.4. ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN
Tabla 30
Tipo de documentación que archiva, en cantidad y porcentaje
Tipo de documento que archiva Unidad Frecuencia Porcentaje

Correspondencia (recibida y Secretaría y
despachada) auxilares Archivo 4 100%
Resoluciones Secretaría y
Informes Secretaría y
Citaciones, circulares y otros Secretaría y
Hasta 2015 de unidades académicas
y administrativa. Igual el archivo
según organigrama 1 25%
Recibe y verifica que está completo Auxiliar Archivo 1 25%
Clasifica por tipo de documentos Auxiliar Archivo 1 25%
Trabajos de grado de diplomados, Auxiliar Archivo
maestrías y especialidades 1 25%
Realización de talleres Auxiliar Archivo 1 25%
El tipo de documentación que archiva el personal operativo tiene relación directa

con la documentación recibida y emitida desde las unidades y áreas de la UMSA
con instituciones externas. Además de la correspondencia, el personal operativo
archiva resoluciones, informes, citaciones, circulares, documentación sobre la
realización de talleres y trabajos de grado.
No todas las respuestas hacen referencia a la documentación recibida, es

importante además tomar en cuenta que los entrevistados especificaron algunas
actividades o tareas que realizan para llevar a cabo el trabajo de archivo, como es
la clasificación por tipo de documentos, y la verificación de que toda la
documentación esté completa, como en investigaciones y proyectos de grado.
114
Esta pregunta fue realizada en funcion al tipo de archivo empleado, por lo cual se
obtuvieron las siguientes respuestas:
Tabla 31
Tipo de archivo, en cantidad y porcentaje
Característica del archivo (cronológico, Unidad

alfabético, etc.) Frecuencia Porcentaje
Cronológico Secretaría y
auxilar Archivo 4 100%
Por tipo de documento Auxilar Archivo 1 25%
Por proyecto Auxilar Archivo
1 25%
Anulaciones por orden cronológico (ej. Pago Auxilar Archivo
de impuestos)
1 25%
Como se puede observar el 100% del personal operativo entrevistado emplea el

archivo cronológico, especialmente en lo que se refiere a correspondencia.
Adicionalmente, un 25% utiliza archivos por tipo de documento, junto al archivo
cronológico; y otro 25% archiva por proyecto.
115
CAPÍTULO IV
PROPUESTA
Una vez concluida la descripción y análisis de resultados, se procede al desarrollo

de la propuesta, que consiste en un Manual de Procedimientos de Gestión
Documental para normalizar y controlar los procesos informacionales que se
desarrollan en el Departamento de Investigación, Postgrado e Interacción Social
(DIPGIS).
La presente Propuesta se basa en los resultados de la investigación de campo, en

la cual se aplicaron instrumentos de recolección de información primaria de los
funcionarios que trabajan en esta Institución. Adicionalmente, la propuesta
considera las fases de la gestión documental, por lo que los procedimientos
desarrollados, se encuentran en relación directa con las fases de la gestión
documental que se realiza en el DIPGIS.
4.1. OBJETIVO DE LA PROPUESTA
El objetivo general de la propuesta es diseñar procedimientos de gestión

documental en el Departamento de Investigación, Postgrado e Interacción Social
(DIPGIS) para normalizar y controlar los procesos de información que se
desarrollan en esta Institución.
4.2. IDENTIFICACIÓN Y DESARROLLO DE PROCESOS DE GESTIÓN

DOCUMENTAL EN EL DIPGIS.
El Departamento de Investigación, Postgrado e Interacción Social (DIPGIS), es

una institución dependiente de la Universidad Mayor de San Andrés, que se
dedica a la planificación, ejecución y difusión de proyectos de investigación
universitaria, tanto a nivel de postgrado, como a nivel de carreras profesionales
que realizan investigaciones especializadas y, otras de carácter multidisciplinario,
116
en el que participan docentes y profesionales de diferentes ramas, además de
organizaciones sociales y grupos de beneficiarios de la sociedad.
Estas actividades de investigación generan un conjunto de conocimientos, algunos

de los cuales tienen características inéditas, que se encuentran en forma de
documentación que es archivada en las instalaciones del DIPGIS.
Las características de la documentación generada en el DIPGIS, forman parte de

un proceso de gestión documental, el cual es empleado en la presente propuesta
para el desarrollo de procedimientos.
4.2.1. PROCEDIMIENTOS DE LA FASE DE ELABORACIÓN DE

DOCUMENTOS.
Desde una perspectiva de gestión documental, en el DIPGIS, la fase de

elaboración de documentos, tiene los siguientes objetivos en el largo plazo:
• Evitar la producción de documentos innecesarios.

• Disminuir el volumen de documentos generados
• Ampliar el uso y la utilidad de los documentos que son necesarios
• Asegurar el empleo adecuado de las técnicas de reproducción gráficas y de
automatización.
Los elementos específicos de la elaboración de documentos en el DIPGIS, son los

siguientes:
• Elaboración de fichas y formularios

• Gestión de formularios
• Preparación y gestión de correspondencia
• Gestión de informes
117
Los procedimientos propuestos para la Fase de Elaboración de documentos en el
DIPGIS, son los siguientes:
1. Disminución del volumen de documentos generados. Para lo cual se debe

realizar un análisis de los procesos de producción documental en el DIPGIS,
con ello se debe establecer la información básica que debe ser impresa de
forma física; paralelamente al establecimiento de formatos alternativos de
archivo y consulta de información complementaria, de esta manera se podrá
optimizar el espacio físico destinado al archivo de documentos.
2. Anulación de documentación innecesaria. Este proceso se refiere a la
identificación de documentos repetidos o innecesarios que se pueden anular, o
varios tipos de documentos que por sus características y simplicidad se
pueden agrupar en uno solo.
3. Análisis de la utilidad de la documentación generada. Este proceso se
puede considerar altamente estratégico, porque se trata de analizar el aporte
de la documentación generada en los procesos de investigación del DIPGIS a
los objetivos del área que los genera. El resultado es la identificación de
procesos de investigación que no tienen valor agregado porque al no contribuir
a los objetivos de cada área, es necesario discontinuarlos tales como
proyectos de investigación que no cumplieron con los requisitos minimos
dentro del proceso de selección o proyecto no aplicables a la realidad nacional.
4. Generación de alternativas de archivamiento de documentos. Consiste en
la evaluación de los procesos de archivo con el propósito de identificar los
contenidos básicos necesarios impresos, disponibles en archivos y la
información complementaria necesaria, archivada en formato digital para su
futura consulta y revisión por los investigadores de la UMSA y otras
instituciones o investigadores individuales.
Estos procedimientos se desarrollan en las siguientes secciones:
118
Aprobado por:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Vicerrectorado
Departamento de Investigación Postgrado e Interacción Social
Unidad de Archivo
PROCEDIMIENTO FASE DE ELABORACIÓN Y/O PRODUCCIÓN CÓDIGO
DE DOCUMENTOS
GENERALIDADES:
• Evitar la producción de documentos innecesarios.
• Disminuir el volumen de documentos generados.
• Ampliar el uso y la utilidad de los documentos que son
OBJETIVO necesarios.
• Asegurar el empleo adecuado de las técnicas de reproducción
gráficas y de automatización.
Constitución Política del Estado

MARCO LEGAL / DS. 23934 RCP
NORMATIVO Normativa Internacional de Archivo.
Estatuto Orgánico del UMSA 1988
UMSA = Universidad Mayor de San Andrés
SIGLAS Y
DIPGIS = Departamento de Investigación, Postgrado e Interacción
ABREVIATURAS
Social
REGISTROS, 1. D-001 Anulación de documentación innecesaria.
FORMULARIOS 2. D-002 Digitalización de documentos.
O IMPRESOS DE
ENTRADA
PROVEEDOR Áreas y unidades administrativas del DIPGS
REGISTROS,
FORMULARIOS
O IMPRESOS DE
SALIDA
CLIENTE Áreas y unidades administrativas del DIPGIS
1. Director del DIPGIS
2. Responsable del Archivo
RESPONSABLES
3. Jefes de Áreas
4. Unidad de Sistemas de Información
TIEMPO Permanente
ESTIMADO DE
EJECUCIÓN
RECURRENCIA Constante
1. Comunicación Interna
ANEXOS
2. Formulario de control de entrega y recepción de documentación
Lugar y fecha de elaboración Número de versión Número de página

La Paz, octubre de 2016 1 119 de 13
119
Procedimiento 1: Disminución del volumen de documentación generada en
el DIPGIS.
Actividad Responsable Desarrollo

1 Director DIPGIS Instruye a encargado de archivo DIPGIS, realizar
el análisis para reducción de volumen de
documentación generada en una o varias áreas
del DIPGIS, o en algún trámite específico.
2 Responsable del Recibe instrucción. Analiza áreas o trámites
Archivo DIPGIS específicos.
Encuentra posible documentación generada
repetitiva o innecesaria.
Consulta con área que genera la documentación
3 Área (s) DIPGIS Recibe consulta, analiza propuesta de
disminución de documentación generada
En caso de que la propuesta no sea válida,
justifica la pertinencia de la documentación
repetitiva o innecesaria. Comunica a Archivo.
En caso de que la propuesta sea pertinente,
comunica su conformidad a Responsable del
Archivo DIPGIS, mediante nota, firmada por Jefe
de Área
4 Responsable del Recibe nota de aceptación de anulación de
Archivo DIPGIS documentación repetitiva o innecesaria, adjunta
nota de aceptación del Jefe de Área y remite toda
la documentación a la Dirección del DIPGIS.
Archiva copia de la Nota.
5 Dirección DIPGIS Recibe toda la documentación. Analiza. Si todo
está conforme, aprueba propuesta de disminución
de documentación repetitiva o innecesaria
mediante nota y envía para su aplicación a
Responsable del Archivo. Archiva copia de la
Nota.
6 Responsable del Recibe Nota de aceptación de disminución de
Archivo DIPGIS documentación repetitiva o innecesaria. Archiva
Original y comunica al Área respectiva.
120
Gráfico Procedimiento 1: Disminución del volumen de documentación
generada en el DIPGIS.
Actividad Dirección del DIPGIS Archivo DIPGIS Áreas del DIPGIS
Instruye a Responsable
1 del Archivo DIPGIS
análisis de disminución de
documentación
Recibe instrucción.
Analiza Áreas o Trámites
específicos.
2 Encuentra posible
documentación generada
Consulta.
Recibe consulta.
Analiza propuesta.
Propuesta
válida
NO
SÍ
1 SÍ
3
Comunica conformidad a
Responsable del Archivo
DIPGIS, mediante nota,
firmada por Jefe de Área.
1
Justifica la pertinencia de
la documentación
Comunica a Archivo.
Recibe, adjunta nota de

aceptación del Jefe de Área y
4 remite toda la documentación a
Dirección de DIPGIS.
Recibe documentación. Archivo copia

Analiza. de informe de
5 aceptación.
Conforme Corrección o
NO complementación
SÍ
Archiva Nota de
Aprueba propuesta
Recibe Nota de de aprobación y
Comunica a Archivo.
eliminación de documentos.
documentos
innecesarios.
6 Comunica a Área (s)
involucrada (s).
121
Procedimiento 2: Anulación de documentación innecesaria.

1 Director DIPGIS Instruye a Responsable del Archivo DIPGIS,
realizar el análisis para anulación de
documentación innecesaria generada en una o
varias áreas del DIPGIS, o en algún trámite
específico.
2 Responsable del Recibe instrucción. Analiza documentación de
Archivo DIPGIS áreas del DIPGIS o trámites específicos.
Identifica posible documentación generada no
esencial que puede ser anulada. Analiza y
elabora plan con argumentos.
Elabora Formato D-001, Anulación de
documentación innecesaria.
Consulta con área que genera la documentación
innecesaria.
3 Área (s) DIPGIS Recibe consulta, analiza propuesta.
En caso de que la propuesta no sea válida,
justifica la pertinencia de la documentación que
se pretende anular.
En caso de que la propuesta sea pertinente,
comunica su conformidad a Responsable de
Archivo DIPGIS, mediante nota, firmada por Jefe
de Área. Firma conformidad en Formato D-001.
4 Responsable del Recibe nota de aceptación de anulación de
Archivo DIPGIS documentación repetitiva o innecesaria, adjunta
nota de aceptación del Jefe de Área, Adjunta
Formato D-001 y remite toda la documentación a
Dirección de DIPGIS. Archiva copia de la Nota.
5 Dirección DIPGIS Dirección de DIPGIS. Recibe toda la
documentación. Analiza conformidad. Si todo está
conforme aprueba propuesta de anulación de
documentación innecesaria, mediante nota, firma
conformidad en Formato D-001 y envía para su
aplicación a Responsable de Archivo.
6 Responsable del Recibe Nota de aceptación de anulación de
Archivo DIPGIS documentación innecesaria.
Archiva Original, Archiva Formato D-001 y
comunica al Área respectiva.
122
Gráfico Procedimiento 2: Anulación de documentación innecesaria.
Actividad Dirección del DIPGIS Archivo DIPGIS Áreas del DIPGIS

Instruye a Responsable del
1 Archivo DIPGIS análisis de
anulación de documentación
innecesaria
Recibe instrucción.
Analiza Áreas o Trámites
específicos.
2 Encuentra posible
documentación que puede
ser anulada. Elabora
Formato D-001 – Anulación
de documentación
innecesaria. Consulta. Recibe consulta.
Analiza propuesta.
Propuesta
NO válida
SÍ
1 SÍ
3
Comunica conformidad a
Responsable de Archivo
DIPGIS, mediante nota,
firmada por Jefe de Área.
1
Justifica la pertinencia de
la documentación
innecesaria. Firma D-001
Comunica a Archivo.
Recibe, adjunta nota y Formato
D-001 y remite toda la
4 documentación a Dirección del
DIPGIS.
Recibe documentación. Archivo copia

Analiza. de nota de
5 aceptación.
Conforme Corrección o
NO complementación
SÍ
Aprueba propuesta. Firma Archiva Nota,

Recibe Nota de
D-001. Comunica a Archivo. D-001 y otros
anulación de
documentos.
documentos
innecesarios.
6 Comunica a Área (s)
involucrada (s).
123
Procedimiento 3: Análisis de la utilidad de la documentación generada.

1 Director del Realiza un requerimiento por escrito al Jefe de cada
DIPGIS Área del DIPGIS, relacionado con la preparación de
un informe de actividades del aporte de cada actividad
a los objetivos del Área y de la Institución.
Adicionalmente, el Director del DIPGIS, realiza
mediante carta un requerimiento de informe al
Responsable del Archivo DIPGIS, sobre el espacio y
la documentación que ocupa cada Área de la
Institución.
2 Jefes de Área Reciben requerimiento. Preparan informe solicitado y
envían a Dirección del DIPGIS.
3 Responsable del Recibe solicitud. Prepara informe solicitado y envían a
Archivo DIPGIS la Dirección del DIPGIS.
4 Director del Recibe informes de las diferentes Áreas del DIPGIS y
DIPGIS del Responsable del Archivo. Analiza documentación,
estableciendo la relación entre la documentación
generada por las diferentes actividades institucionales
llevadas a cabo en cada área y el aporte de las
mismas a los objetivos del DIPGIS.
El análisis se centra en criterios como ser:
 Vigencia de temáticas.
 Repetición de problemas analizados.
 Falta de efectividad en la difusión y socialización de actividades
de investigación.
 Aplicabilidad de los productos, especialmente en Trabajos de
Grado y resultados de las Investigaciones.
 Valor agregado en los productos de las diferentes Áreas de la
Institución.
En base a estos criterios de análisis de la
documentación generada en cada Área y los objetivos
de las mismas, el Director decide la utilidad de la
documentación generada en cada Área. Es de
esperar que esta decisión generalmente afecte a una
o varias actividades de cada Área del DIPGIS, no a
todas sus actividades.
En caso de identificar actividades de cada Área que
no contribuyan a los objetivos de la Institución, solicita
un informe complementario sobre estas actividades y
su razón de ser para continuar con la realización de
las mismas; en determinados casos, puede requerir
alternativas de solución para que estas actividades
recuperen su utilidad para la Institución.
Si el análisis da como resultado que la utilidad de la
documentación del Área respectiva contribuye a los
124
objetivos de la Institución y de la misma Área, se
comunica su conformidad al área respectiva y al
Archivo DIPGIS y/o a todas las Áreas de la Institución,
si fuera el caso.
5 Jefes de Área Recibe(n) las observaciones realizadas a determinada
documentación relativa de alguna(s) actividades
desarrolladas en un Área o Áreas determinada(s) de
la Institución, acerca del aporte de las mismas a los
objetivos del Área(s) involucradas y/o de la propia
Institución.
Analiza observaciones. Justifica la importancia de las
actividades observadas y de la documentación
derivada de las mismas; si fuera el caso proporciona
alternativas. Emite un informe dirigido a Dirección del
DIPGIS.
6 Director del Dirección del DIPGIS. Recibe informe complementario
DIPGIS del Área o Áreas involucradas. Analiza. Si considera
que la(s) justificación(es) es (son) válidas comunica
conformidad al Área(s) involucrada(s). Comunica y
envía a Archivo DIPGIS.
Si los argumentos no justifican las observaciones
realizadas, analiza alternativas; si las considera
viables ordena y comunica al Área respectiva y a
Archivo. Si no son viables ordena la discontinuación
de estas actividades y comunica al Área y Archivo
DIPGIS.
7 Responsable del Recibe comunicación y documentación. Archiva
Archivo DIPGIS informes y analiza y cuantifica los espacios
disponibles por la discontinuación de actividades
observadas.
125
Gráfico Procedimiento 3: Análisis de utilidad de la documentación generada.
Actividad Director del DIPGIS Jefes de Área Responsable del
Archivo
Realiza requerimiento a
1 Jefes de Área sobre la
utilidad de la documentación
sobre el aporte de cada
actividad a los objetivos del
Área y de la Institución.
Realiza requerimiento a
Archivo, sobre el espacio y Reciben requerimiento. Recibe requerimiento.
la documentación que Preparan informe solicitado. Preparan informe solicitado.
2, 3 ocupa cada actividad de
cada Área de la Institución.
Envían Informes de Área a Envía informe a Dirección
Dirección de DIPGIS. del DIPGIS.
Recibe Informes de Jefes

de Área y del Responsable
de Archivo.
Establece la relación entre la

documentación generada por las
diferentes actividades
institucionales llevadas a cabo en
cada área y el aporte de las mismas
a los objetivos del DIPGIS, en base
a criterio de análisis.
4
SÍ
Utilidad de
documentos
NO
Solicita informe
complementario sobre
utilidad de información
observada.
1
Comunica conformidad
sobre utilidad de
documentos al Área
involucrada y a Archivo.
Recibe comunicación de Recibe comunicación de

conformidad de utilidad de conformidad de utilidad de
documentación. documentación.
5
Archiva
informes
126
Actividad Director del DIPGIS Jefes de Área Responsable del
Archivo
Analiza observaciones. Justifica

la importancia de las actividades
5 observadas y de la
documentación derivada de las
mismas.
Si fuera el caso proporciona

alternativas. Emite un informe
dirigido a la Dirección del
DIPGIS.
Recibe informe
complementario del Área o
Áreas involucradas. Analiza.
6
Recibe comunicación de
Justificación
conformidad de utilidad de
valida SÍ
documentación.
NO
Analiza alternativas
SÍ
Son
viables
NO
Ordena la discontinuación de
estas actividades. Comunica
a Áreas y Archivo.
7
Recibe comunicación de la Recibe comunicación de la
discontinuación de discontinuación de
actividades observadas. actividades observadas y
documentación. Analiza y
cuantifica los espacios
disponibles por la
discontinuación de
actividades observadas.
Archiva
informes
127
Procedimiento 4. Generación de alternativas de archivo documental.
1 Director del Realiza requerimiento a Jefes de Área y Responsable
DIPGIS del Archivo acerca de la documentación que se puede
conservar en formato digital, en las diferentes
actividades realizadas por cada Área.
2 Jefes de Área Recibe requerimiento. Analiza documentación que
puede ser digitalizada en las diferentes actividades del
Área.
Identifica posible documentación que puede ser
digitalizada.
Elabora Informe preliminar. Coordina con Responsable
del Archivo.
3 Responsable del Recibe requerimiento. Analiza documentación que
Archivo puede ser digitalizada en diferentes Áreas del DIPGIS.
Identifica posible documentación que puede ser
digitalizada.
Elabora Informe preliminar. Coordina con cada Jefe de
Área.
Analizan y comparan propuestas. Seleccionan el tipo
de información que será digitalizada.
Elabora Formato D-002, Descripción de Información a
Digitalizar, o especificando motivos por los cuales esta
información será digitalizada. Firman D-002 y
beneficios para el archivo. Envía a Director.
4 Director del Recibe documentación. Analiza y verifica.
DIPGIS Si esta correcto, instruye a la Unidad de Sistemas de
Información, evaluar la mejor manera de digitalizar la
información involucrada. En caso contrario, devuelve al
Archivo DIPGIS.
5 Unidad de Analiza el requerimiento del Director del DIPGIS y la
Sistemas de documentación de respaldo. Emite informe sobre
Información digitalización de documentos, incluyendo equipos y
(DIPGIS) costos involucrados. Envía informes e información de
respaldo a Dirección.
6 Director del Recibe informe y analiza propuesta de digitalización de
DIPGIS documentos. Verifica presupuesto. En caso de que la
propuesta esté correctamente formulada dentro del
presupuesto, aprueba informe y comunica a Áreas y al
Archivo DIPGIS.
Caso contrario devuelve a la Unidad de Sistemas de
Información para su corrección.
7 Archivo DIPGIS Recibe informe de aprobación, comunica a Áreas
involucradas. Archiva informes y D-002.
128
Gráfico Procedimiento 4: Generación de alternativas de archivo documental.
Actividad Director DIPGIS Jefes de Área Responsable del Unidad de sistemas de

Archivo información
1 Realiza requerimiento a Jefes

de Área sobre la
documentación que se puede
conservar en formato digital, en
las diferentes actividades
realizadas por cada Área.
Reciben requerimiento. Analiza

documentación que puede ser
2 digitalizada en las diferentes
actividades del Área.
Identifica posible documentación

que puede ser digitalizada.
Elabora Informe preliminar.
Coordina con Responsable del
Archivo.
Reciben requerimiento. Analiza

3 documentación que puede ser
digitalizada en las diferentes
Áreas del DIPGIS.
Identifica posible documentación

que puede ser digitalizada.
Elabora Informe preliminar.
Coordina con Responsables de
Áreas.
129
Actividad Director del DIPGIS Jefes de Área Responsable del Unidad de sistemas de
2
Analizan y comparan
propuestas. Seleccionan el
tipo de documentación que
será digitalizada.
3
Elabora Formato D-002,
especificando motivos por los
cuales esta información será
digitalizada y beneficios para el
Archivo. Firman D-002. Envía a
Director del DIPGIS.
Recibe documentación. Analiza y
verifica.
4
NO
Está
correcto
SÍ
Instruye a la Unidad de
Sistemas de Información, 4
evaluar la mejor manera de
digitalizar la información
involucrada. Analiza requerimiento. Emite
informe sobre digitalización de
documentos, incluyendo equipos
Devuelve a Archivo del DIPGIS, y costos involucrados.
para su corrección.
5
Envía informes e información de
2 respaldo a Dirección.
130
Actividad Director del DIPGIS Jefes de Área Responsable del Unidad de sistemas de
6 Recibe informe y analiza

propuesta de digitalización de
documentos. Verifica
presupuesto.
NO
Propuesta
correcta
SÍ
Aprueba informe y comunica a

Áreas y Archivo DIPGIS.
Devuelve a Unidad de Sistemas

de Información para su
corrección.
Recibe informe de aprobación,

7 4 comunica a Áreas involucradas.
Archiva
informes y
D-002.
131
4.2.2. PROCEDIMIENTOS DE LA FASE DE UTILIZACIÓN Y CONSERVACIÓN
DE DOCUMENTOS EN EL DIPGIS.
Desde una perspectiva de la gestión documental, en el DIPGIS los objetivos de

esta fase son:
• Garantizar la disposición de la información y los documentos necesarios

generados en el DIPGIS, para la organización, estudiantes, docentes de la
UMSA, otras entidades dedicadas a la investigación e investigadores
particulares.
• Reducir los costos de utilización de información y los documentos.
• Planificar el material auxiliar, equipos y lugar de almacenamiento de los
documentos adecuados a la naturaleza y frecuencia de uso.
Los procedimientos propuestos para esta fase son los siguientes:
1. Planificación de ambientes para consulta, préstamo y uso de

documentos. Este procedimiento consiste en la previsión que debe tomar el
DIPGIS, para efectivizar una de sus funciones esenciales como es la difusión
de las actividades de investigación y la presentación de resultados de las
mismas.
2. Planificación de equipamiento e infraestructura para el archivo. Este
procedimiento se refiere al cálculo de equipamiento para la conservación de
documentación. Indirectamente, hace referencia a las necesidades de espacio
físico que tiene la Institución para seguir conservando la documentación que
tiene a su cargo.
3. Proceso de préstamo de documentos. Este procedimiento se refiere al
préstamo de documentos y la recuperación de los mismos, dejando
claramente establecido las personas y los cargos que autorizan dichos
préstamos, asi tambien se deben establecer a las personas, cargos e
132
instituciones (si fuera el caso) que se benefican con el prestamo de la
documentación.
4. Organización de archivos. Este procedimiento de tipo general establece, la
organización de los archivos del DIPGIS.
5. Facilitación de documentos a auditores externos. En este procedimiento
se viabiliza la otorgación de documentos, generalmente de tipo contable
administrativo, a los profesionales que eventualmente realizan auditorías en la
entidad, estableciendo además, el tiempo y la forma en que se realizará la
recuperación de dicha documentación.
6. Empaste de documentación. Este procedimiento consiste en el cumplimiento
efectivo de empaste de documentos de acuerdo a criterios archivísticos.
7. Archivo de documentación de proyectos de investigación. Es un proceso
general mediante el cual se procede al archivo de la documentación de
proyectos de investigación que son llevados a cabo y/o gestionados por las
instancias del DIPGIS.
8. Conservación de documentos. En este proceso se establecen las
condiciones de conservación de la documentación del DIPGIS, mediante un
proceso de revisión de condiciones del archivo, asi como de la conservación
de los documentos y del material bibliográfico.
9. Registro y conservación del material bibliográfico. En este proceso se
establecen las condiciones de conservación del material bibliográfico
disponible en el DIPGIS, que forma parte de investigaciones o donaciones
realizadas por otras reparticiones de la UMSA, asi como las generadas por
otras instituciones del ámbito local, regional o nacional.
133
Aprobado por:
Vicerrectorado
Unidad de Archivo
PROCEDIMIENTO FASE DE UTILIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE CÓDIGO

DOCUMENTOS
GENERALIDADES:
• Garantizar la disposición de la información y los documentos

necesarios generados en el DIPGIS, para la organización,
estudiantes, docentes de la UMSA, otras entidades dedicadas a
la investigación e investigadores particulares.
OBJETIVO • Reducir los costos de utilización de información y los
documentos.
• Planificar el material auxiliar, equipos y lugar de almacenamiento
de los documentos adecuados a la naturaleza y frecuencia de
uso.
Constitución Política del Estado 2009
MARCO LEGAL / DS. 23934 RCP
NORMATIVO Ley 2027 Estatuto del Funcionario Público
Ley 2341 Procedimiento Administrativo
SIGLAS Y
DIPGIS = Departamento de Investigación, Postgrado e Interacción
ABREVIATURAS
Social
REGISTROS, 1. Comunicación interna de solicitud de préstamo de documentos
FORMULARIOS 2. Nota de solicitud dirigida al Director del DIPGIS
O IMPRESOS DE
ENTRADA
Áreas y unidades solicitantes
Investigadores
PROVEEDOR
Auditores Externos
Empresa Encuadernadora
1. D-003 Boleta de necesidad de ambientes para consulta,
préstamo y uso de documentos
2. D-004 Requerimiento de Equipo para Archivo
REGISTROS,
3. D-005 Boleta de préstamos de documentos en instalaciones
FORMULARIOS
del DIPGIS
O IMPRESOS DE
4. D-006 Boleta de préstamos de documentos fuera de las
SALIDA
instalaciones del DIPGIS
5. D-007 Documentación facilitada a Auditores Externos
6. D-008 Empaste de documentos
Áreas y unidades administrativas del DIPGIS
CLIENTE
Auditores Externos
RESPONSABLES
134
3. Personal de Apoyo de Archivo
4. Unidad Administrativa Financiera
5. Auditores Externos
TIEMPO Permanente y de acuerdo a requerimiento y/o necesidad
ESTIMADO DE
EJECUCIÓN
RECURRENCIA Según requerimiento
ANEXOS
2. Inventario de documentos

135
Procedimiento 5. Planificación de ambientes para conservación, consulta,
préstamo y uso de documentos.
1 Director del A finales del tercer trimestre de la gestión, realiza
DIPGIS requerimiento al Responsable de Archivo acerca de la
necesidad de disponer de ambientes para la consulta,
préstamo y uso de documentos.
Este requerimiento, solicita que se especifique el área o
superficie necesaria para este propósito.
2 Responsable del Recibe requerimiento. Analiza volumen de
Archivo documentación y calcula la superficie necesaria
destinada a la consulta, préstamo y uso de
documentos.
Llena Formato D-003, Necesidad de ambientes para
consulta, préstamo y uso de documentos. Especifica el
área o superficie necesaria requerida para cada
propósito. Justifica la extensión determinada y el equipo
y mobiliario requerido. Envía a Director DIPGIS.
DIPGIS Si el requerimiento esta correcto y justificado, instruye a
la Unidad Administrativa Financiera, evaluar sobre la
mejor manera de contar con el espacio requerido. Caso
contrario devuelve al Archivo DIPGIS.
4 Unidad Analiza el requerimiento del Director de DIPGIS y la
Administrativa documentación de respaldo. Cotiza ambientes en
Financiera alquiler y disponibilidad en ambientes próximos a
(DIPGIS) oficinas del DIPGIS.
Cotiza equipo y mobiliario requerido.
Emite informe sobre disponibilidad de ambientes,
incluyendo costos de equipo y mobiliario involucrado.
Presenta tres alternativas para cada caso. Envía
informe y documentación de respaldo a Dirección.
5 Director del Recibe informe y documentación de respaldo. Revisa
DIPGIS alternativas de costos de alquiler, equipo y mobiliario.
Si la documentación es correcta, gestiona ante
autoridades para incorporación en Presupuesto de la
siguiente gestión. Comunica al Archivo DIPGIS.
Caso contrario devuelve a la Unidad Administrativa y
Financiera.
6 Archivo DIPGIS Recibe comunicación de alternativas elegidas y su
implantación en la próxima gestión. Archiva informes y
Formulario D-003.
136
Gráfico Procedimiento 5: Planificación de ambientes para conservación,
consulta, préstamo y uso de documentos.
Actividad Director del DIPGIS Responsable del Unidad Administrativa
Archivo Financiera (DIPGIS)
1 Realiza requerimiento al
acerca de la necesidad de
disponer de ambientes para
la consulta, préstamo y uso
de documentos.
1
..
Solicita que se especifique el
área o superficie necesaria
para este propósito. Analiza volumen de
2 documentación y calcula la
superficie necesaria destinada
a la consulta, préstamo y uso
de documentos.
Llena D-003, Necesidad de

ambientes para consulta,
préstamo y uso de
documentos. Especifica el
área o superficie necesaria
requerida para cada propósito.
Justifica.
Recibe documentación.
Analiza y verifica.
3
Existe
conformidad
NO
SÍ
Analiza el requerimiento del
4 Instruye a la Unidad
Director del DIPGIS y la
Administrativa Financiera,
documentación de respaldo.
evaluar sobre la mejor
Cotiza ambientes en alquiler
manera de contar con el
y disponibilidad en
espacio requerido
ambientes próximos a
oficinas de DIPGIS.
Devuelve al Archivo DIPGIS

para su corrección. Cotiza equipo y mobiliario
requerido.
3
1 Emite informe sobre
disponibilidad de ambientes,
incluyendo costos de equipo
y mobiliario involucrado.
Presenta tres alternativas
para cada caso.
137
Recibe informe y
5 Revisa alternativas de costos
de alquiler, equipo y
mobiliario.
SI Propuesta
correcta
NO
Devuelve a la Unidad
3
Administrativa y Finanaciera
1
para su corrección
Gestiona ante autoridades

6 para incorporación en
alternativas elegidas y su
Presupuesto de la
siguiente gestión. implantación en próxima
Comunica a Archivo gestión.
DIPGIS.
Archiva
informes y D-
003
138
Procedimiento 6. Planificación de equipamiento para archivo.
1 Director del A finales del tercer trimestre de la gestión, el Director
DIPGIS del DIPGIS, instruye al Responsable de Archivo, que
haga requerimiento de equipo, como ser:
 Estantes metálicos.
 Estantes cubiertos.
 Archivadores de palanca
 Herramientas.
 Equipos de computación.
 Insumos de almacenamiento digital y tinta para impresoras.
 Material de oficina (Hojas, boligrafos, etc.)
 Herramientas de oficina (engrampadoras, calculadoras,
perforadoras).
En este requerimiento, solicita que se especifique el
tipo de equipamiento, si fuera necesario.
2 Responsable del Recibe instrucción. Analiza volumen de documentación,
Archivo historial de aprovisionamiento, stocks de equipos, etc.,
y calcula la cantidad de equipamiento e insumos que se
requerirán.
Llena D-004, Requerimiento de Equipo para Archivo.
Especifica cantidad y calidad requerida. Justifica la
calidad requerida. Envía a Director del DIPGIS.
DIPGIS Si el requerimiento esta correcto y justificado, instruye a
la Unidad Administrativa Financiera, cotizar los insumos
y equipos requeridos. Si no devuelve al Archivo.
4 Unidad Analiza requerimiento de la Dirección, así como de la
Administrativa documentación de respaldo. Cotiza insumos y equipos
Financiera requeridos.
(DIPGIS) Emite informe sobre aprovisionamiento de equipos e
insumos para Archivo. Presenta tres alternativas para
cada caso (cotizaciones). Envía informe y
documentación de respaldo a la Dirección.
5 Director del Recibe informe y documentación de respaldo. Revisa
DIPGIS alternativas de costos de equipos e insumos.
Si la documentación es correcta. Incorpora adquisición
de Equipos e Insumos de Archivo en Presupuesto de la
siguiente gestión. Comunica a Archivo DIPGIS.
Caso contrario devuelve a la Unidad Administrativa y
Financiera para su corrección.
6 Archivo DIPGIS Recibe comunicación de alternativas elegidas para su
compra en próxima gestión. Archiva informes y D-004.
139
Gráfico Procedimiento 6: Planificación de equipamiento para archivo.
1 Instruye requerimiento a
Responsable del Archivo
acerca de la necesidad de
disponer de equipamiento e
insumos para el área de
Archivo.
..
Solicita por ítems
especificando cantidad y Recibe instrucción. Analiza
calidad requeridas. volumen de documentación,
2 historial de aprovisionamiento,
stocks de equipos, etc., y
calcula la cantidad de
equipamiento e insumos
requeridos. 1
Llena D-004, Requerimiento

de Equipo para Archivo.
Especifica cantidad y calidad
requerida. Justifica la calidad
requerida.
3 Recibe documentación.
Analiza y verifica.
Requerimiento
justificado
4
3
NO
SÍ
Analiza el requerimiento del
Instruye a la Unidad
Director de DIPGIS y la
Administrativa Financiera,
cotizar el equipamiento e
Cotiza insumos y equipo
insumos requeridos en el
requeridos.
área de Archivo
Devuelve a Archivo DIPGIS

Emite informe sobre
para su corrección.
requerimiento de equipos,
costos de equipos y
mobiliario involucrado.
1 Presenta tres alternativas
para cada caso.
140
Recibe informe y
5 Revisa alternativas de costos
de equipamiento.
SI
Propuesta
correcta
NO
Devuelve al Área
financiera para su 3
corrección 1
Incorpora adquisición de
6 Equipos e Insumos de
alternativas elegidas y su
Archivo en Presupuesto de la
siguiente gestión. Comunica implantación en próxima
a Archivo DIPGIS. gestión.
Archiva
informes y D-
004
141
Proceso 7: Proceso de préstamo de documentos.
1 Áreas del Como producto de las tareas de difusión de las
DIPGIS, otras actividades de investigación, los profesionales del
reparticiones DIPGIS, así como profesionales de otras reparticiones
de la UMSA e de la UMSA e investigadores en general, solicitan por
investigadores escrito préstamo de documentos a la Dirección.
2 Director del Recibe solicitud. Deriva al Archivo del DIPGIS.
DIPGIS
3 Archivo Recibe solicitud. Verifica la existencia de
DIPGIS documentación. Consulta motivo de préstamo.
Si el documento es requerido para consulta en sala por
un tiempo limitado, llena Formato D-005, Boleta de
préstamo de documentos en instalaciones del DIPGIS.
En el que se especifica:
 Fecha de Préstamo.
 Nombre del usuario.
 Entidad (si fuera el caso).
 Descripción del documento a consultar
 Cédula de identidad y
 Firma de Formato D-005
Si el préstamo de documentos es de 1 día a una
semana, llena Formato D-006, Préstamo de
Documentos fuera de Sala. Este formulario especifica:
 Fecha de préstamo.
 Lapso de tiempo del préstamo.
 Nombre del usuario.
 Entidad (si fuera el caso).
 Descripción del documento a consultar
 Fecha de devolución del documento.
 Cédula de identidad y
 Firma de Formato D-006.
Verifica datos y presta el Documento al Usuario.
4 Áreas del Proceso no relevado.
DIPGIS, otras Transcurrido el tiempo, luego de haber utilizado el
reparticiones documento, procede a la devolución del documento en
de la UMSA e instalaciones del Archivo del DIPGIS.
investigadores
5 Archivo Recibe documento prestado, verifica estado del mismo.
DIPGIS Si está correcto. Archiva D-005, D-006 y documento.
Caso contrario realiza Informe de devolución incorrecta
de documento al Director del DIPGIS, describiendo
daños. Registra usuario (o entidad) en Base de Datos,
para condicionar futuros préstamos.
142
Gráfico Procedimiento 7: Proceso de préstamo de documentos.
Actividad Áreas del DIPGIS, otras Dirección del DIPGIS Responsable del
reparticiones UMSA o Archivo
investigadores
1 Los investigadores de DIPGIS,

así como investigadores de
otras reparticiones de la UMSA
e investigadores en general,
solicitan por escrito préstamo
de documentos a la Dirección
del DIPGIS.
2 Recibe solicitud. Deriva al

Archivo DIPGIS.
Recibe solicitud. Verifica la
3 existencia de documentación.
Consulta motivo de préstamo
Préstamo en sala
NO
de DIPGIS
SÍ
Llena Formato D-005, Boleta
1 de préstamo de documentos
en instalaciones del DIPGIS.
Llena Formato D-006,

Proceso no Préstamo de Documentos
4 relevado. fuera de Sala. Verifica datos
y presta el documento.
1
Transcurrido el tiempo,
Recibe documento prestado,
luego de haber utilizado el
verifica Estado del mismo.
documento, procede a la
5 devolución del documento
en instalaciones del Archivo
del DIPGIS. NO
Buen estado del
documento
Archiva D- SÍ
005 y D-006.
Realiza Informe de devolución

incorrecta de documento al
Director DIPGIS, describiendo el
daño producido en el
Documento. Registra nombre del
usuario (o entidad si fuera el
caso) en Base de Datos, para
condicionar futuros préstamos.
143
Proceso 8: Organización de Archivos.
1 Áreas del Como producto de las actividades relacionadas con las
DIPGIS, propias Áreas de la Institución, las actividades
UMSA y otras relacionadas con otras reparticiones de la UMSA y otras
organizaciones organizaciones de la Comunidad, envían información y
documentación a la Dirección del DIPGIS.
2 Director del Recibe información y documentación de las diferentes
DIPGIS áreas del DIPGIS, de otras reparticiones de la UMSA y
organizaciones, vía Secretaria, previo registro de
ingreso de documentación. Deriva al Archivo DIPGIS.
De igual manera la información saliente, que consiste en
correspondencia y documentos, es enviada al Archivo
DIPGIS.
3 Archivo Recibe documentación e información. Registra.
DIPGIS Clasifica la información.
Elabora fichas de descripción de documentos.
Coloca Etiquetas a cada tipo de documentación.
Adjunta documentación complementaria.
Archiva por Áreas del DIPGIS, reparticiones de la UMSA
y organizaciones de la Comunidad.
Dentro de cada categoría se archiva de forma orgánico
funcional y por orden cronológico.
4 Archivo Recibe copia de la correspondencia enviada. Registra.
DIPGIS Clasifica la información y documentación.
Adjunta documentación complementaria.
Archiva por Área del DIPGIS, reparticiones de la UMSA
y organizaciones de la Comunidad.
Dentro de cada categoría se archiva de forma orgánico
funcional y por orden cronológico.
144
Gráfico Procedimiento 8: Organización de Archivos.
Actividad Áreas del DIPGIS, otras Dirección del DIPGIS Responsable del
reparticiones UMSA o Archivo
investigadores
1 Producto de las actividades

relacionadas con las propias
Áreas de la Institución, las
actividades relacionadas con
otras reparticiones de la UMSA y
otras organizaciones de la
Comunidad. Recibe información y
documentación de las
2 diferentes áreas del DIPGIS,
de otras reparticiones de la
UMSA y organizaciones, vía
Secretaria, previo registro de
ingreso de documentación.
Deriva al Archivo DIPGIS.
Recibe documentación de
ingreso a la Institución
saliente. Registra.
La correspondencia de
3 información saliente es
enviada a Archivo DIPGIS. Clasifica la información. Elabora
fichas de descripción de
documentos, coloca etiquetas a
cada tipo de documentación.
Archiva por Área de DIPGIS,

reparticiones de la UMSA y
organizaciones de la
Comunidad.
La Información y
documentación de cada
categoría (área o institución).
Archiva por orden

establecido.
4
Recibe copias de
correspondencia
despachada. Registra.
Clasifica información.
Adjunta documentación
complementaria.
Archiva por Área de DIPGIS,

Reparticiones de la UMSA y
Comunidad.
La Información y documentación
de cada categoría (área o
institución).
Archiva por orden

establecido.
145
Procedimiento 9: Facilitación de documentos a auditores externos.
1 Auditor Solicita documentación contable y no contable para
Externo realizar el trabajo de auditoría.
2 Director del Recibe solicitud. Deriva al Archivo DIPGIS.
DIPGIS
3 Archivo Recibe solicitud. Verifica la existencia de la
DIPGIS documentación.
Si está disponible elabora Formato D-007.
Documentación facilitada a Auditores Externos. De lo
contrario comunica al solicitante que la documentación
no está disponible.
En este documento se específica la documentación e
información facilitada al Auditor:
 Fecha de Préstamo.
 Nombre del Auditor Senior.
 Detalle de documentos prestados.
 Cantidad de hojas de cada documento.
El Auditor y el responsable de Archivo, firman D-007.
Si el Auditor requiere de información complementaria,
se procede a llenar la sección de información
complementaria facilitada en el Formato D-007. Este
formulario especifica:
 Fecha de préstamo.
 Nombre del Auditor Senior.
 Detalle de documentos prestados.
 Cantidad de hojas de cada expediente.
Verifica datos y presta Documentos al Auditor.
4 Auditor Proceso no relevado.
Externo Transcurrido el tiempo, luego de haber utilizado el
documento, procede a la devolución del documento en
instalaciones del Archivo del DIPGIS.
5 Archivo Recibe documento prestado, verifica Estado del mismo.
DIPGIS El Auditor firma en la sección de devolución de
documentos. Entrega copia de Formato D-007. Archiva
D-007.
Revisa documentación prestada. Si está conforme
firma recepción de devolución de documentación y
archiva documentos.
Caso contrario realiza Informe de devolución incorrecta
de documento al Director del DIPGIS, describiendo
información faltante o daño al Documento, para su
posterior recuperación.
146
Gráfico de Procedimiento 9: Facilitación de documentos a auditores
externos.
Actividad Auditor Externo Dirección del DIPGIS Archivo DIPGIS
1 Solicita documentación
contable y no contable para
realizar el trabajo de
auditoría.
Recibe solicitud. Deriva al

2 Archivo DIPGIS.
Recibe solicitud. Verifica la

3 existencia de documentación.
Consulta motivo de préstamo
Documentación
disponible NO
SÍ
Formato D-007,
Documentación facilitada a
Auditores Externos,
especificando todos los
datos requeridos.
4
El Auditor y el Responsable
del Archivo, firman D-007.
NO
Información
complementaria
SÍ
Llena sección información

complementaria en Formato
firman D-007.
Entrega documentación
solicitada.
5 Proceso no Comunica que la

relevado. documentación solicitada no
está disponible
147
Actividad Auditor Externo Dirección del DIPGIS Archivo DIPGIS
Recibe documento prestado,

5 Procede a la devolución del verifica Estado del mismo.
documento en instalaciones El Auditor firma en la sección
del Archivo del DIPGIS. de devolución de documentos.
Entrega copia de Formato D-
007.
Revisa documentación
devuelta por el auditor.
Información NO
completa
SÍ
Firma recepción de
devolución de
documentación.
Archiva documentación
y D-007.
Realiza Informe de
devolución incorrecta de
documento al Director del
DIPGIS, describiendo
información faltante o daño
al Documento, para su
posterior recuperación.
148
Procedimiento 10: Empaste de documentos
1 Responsable Clasifica correspondencia interna y externa, y otra
del Archivo documentación que se trabaje en páginas sueltas.
Clasifica la correspondencia interna, externa y otra
documentación.
Completa información faltante si fuera el caso
Evalúa necesidad de empaste, en la medida en que la
documentación sobrepasa volumen de páginas de
acuerdo a la organización de archivo (Procedimiento
8).
Mide la cantidad de fojas por tomos.
Elabora caratulas e índices.
Elabora Informe de la documentación a empastar al
Elabora Formato D-008, Empaste de Documentación.
2 Director del Recibe informe y deriva a Unidad Administrativa y
DIPGIS Financiera del DIPGIS.
3 Unidad Recibe informe y Formato D-008. Verifica
Administrativa y documentación.
Financiera del Si el informe es correcto. Cotiza servicio de
DIPGIS. empastado. Tres cotizaciones.
Selecciona la empresa que realiza servicio de
empastado.
Comunica al Responsable del Archivo.
Si el informe no es correcto devuelve al Responsable
del Archivo para su corrección.
4 Archivo DIPGIS Recibe información. Recibe comunicación. Coordina
con el servicio de empastado.
Archiva D-008 transitoriamente e informes.
Entrega documentación con inventario detallado.
5 Servicio de Recibe documentación.
empastado Proceso no relevado.
Coordina entrega de empastados con el Responsable
de Archivo.
6 Archivo DIPGIS Recibe documentación empastada.
Firma conformidad de entrega de empaste en Formato
D-008. El encargado del servicio de empaste también
firma entrega de empastados de acuerdo a lo
establecido en el contrato de servicios en Formato D-
008.
Coloca empastados en lugar designado previamente.
Archiva Formato D-008.
149
Gráfico Procedimiento 10: Empaste de documentos
Actividad Archivo DIPGIS Dirección del DIPGIS Unidad Administrativa
y Financiera DIPGIS.
1 Clasifica correspondencia
interna, externa y otra
documentación que se trabaje en
páginas sueltas.
Clasifica la correspondencia
interna, externa y otra
documentación.
Completa información faltante si
fuera el caso.
Evalúa necesidad de empaste,

en la medida en que la
documentación sobrepasa
volumen de páginas de acuerdo
a la organización de archivo
(Procedimiento 8).
Mide la cantidad de fojas por

tomos.
Elabora caratulas e índices.
Elabora Informe de la
documentación a empastar al
Elabora Formato D-008.
2 Recibe informe y deriva a
Unidad Administrativa y
Financiera del DIPGIS.
3
Recibe informe y Formato D-
008. Verifica documentación.
NO Informe
correcto
SÍ
Cotiza servicio de
empastado. Tres
cotizaciones.
Selecciona la empresa que

realiza servicio de
empastado.
150
Actividad Responsable del Servicio de Empaste Unidad Administrativa
Archivo DIPGIS y Financiera DIPGIS.
Comunica a Responsable
3 del Archivo.
Recibe información. Recibe

4 comunicación. Coordina con el
servicio de empastado.
Entrega documentación con

inventario detallado.
5
Recibe documentación para
empastar.
Archivo transitorio de Proceso no

informes y D-008. relevado
Coordina entrega de
empastados con encargado
de archivo.
Recibe documentación
6 empastada.
Firma conformidad de
entrega de empaste en
Formato D-008. El
encargado del servicio de
empaste también firma
entrega de empastados de
acuerdo a lo establecido en
Formato D-008.
Coloca empastados en lugar

designado previamente.
Archivo D-008
e informes.
151
Procedimiento 11: Archivo de documentación de proyectos de investigación

1 Área de Prepara perfil de investigación o en forma conjunta se
Investigación prepara proyecto de investigación junto a docentes e
del DIPGIS investigadores de la UMSA.
Añaden presupuesto de investigación, cronograma y
plan de investigación.
Remiten al Director de DIPGIS.
2 Director del Recibe perfil de investigación. Somete a evaluación
DIPGIS colegiada.
Proceso no relevado.
Si el perfil de investigación es aprobado se comunica
al área de investigación. Firma Acta de Aprobación de
Perfil de Investigación y Contrato en el caso de la
participación de investigadores externos. Comunica a
la Unidad Financiera desembolso de recursos.
Caso contrario se rechaza perfil de investigación o si
hubiera posibilidad de reformulación se devuelve al
Área de Investigación para su corrección.
3 Unidad Recibe documentación. Evalúa conformidad. Si todo
Administrativa esta correcto, desembolsa el adelanto correspondiente
Financiera de acuerdo a lo estipulado en presupuesto o en
contrato.
Caso contrario, devuelve al Área de Investigación para
su corrección o complementación de documentos.
4 Área de Recibe comunicación para iniciar proceso de
Investigación investigación. Recibe desembolso de adelanto.
del DIPGIS Proceso no relevado.
Periódicamente, realiza informes de avance de
investigación. Envía a Dirección.
5 Director del Recibe informes periódicos. Realiza seguimiento
DIPGIS periódico.
En caso de no existir irregularidades, comunica al Área
de Investigación que se continúe con la investigación,
hasta su conclusión.
Ordena pago parcial a Unidad de Administración y
Finanzas. Este proceso se repite de acuerdo al Plan
de Investigación, Presupuesto o Contrato, según el
número de pagos parciales acordados.
Caso contrario, devuelve al Área de Investigación para
su corrección.
152
6 Área de Recibe comunicación para continuar proceso de
Investigación investigación hasta su culminación. Recibe
del DIPGIS desembolso de pago parcial.
Al culminar la investigación, envía documentación a la
Dirección del DIPGIS. Adjunta:
 Perfil de investigación.
 Presupuesto de Investigación.
 Acta de Aprobación de investigación.
 Documentación de respaldo por gastos.
 Documento final de investigación.
7 Director del Recibe documento y documentación de respaldo.

DIPGIS Evalúa resultados cotejando con perfil y plan de
investigación.
En caso de no existir irregularidades, deriva
información y documentación contable-financiera a la
Unidad de Administración y Finanzas.
De lo contrario, devuelve al Área de Investigación para
que se subsanen deficiencias.
8 Unidad Recibe documentación. Evalúa documentación
Administrativa contable y de respaldo, compara con presupuesto y
Financiera plan de investigación.
Si todo está correcto realiza un informe financiero.
Comunica al Director del DIPGIS.
9 Director del Recibe Informe Financiero. Evalúa resultados.
DIPGIS En caso de no existir irregularidades, instruye pago o
desembolso final a investigadores externos.
En caso de haberse presentado irregularidades
devuelve a Unidad Administrativa Financiera para su
corrección.
10 Unidad Recibe documentación. Efectúa desembolso y entrega
Administrativa al Director de DIPGIS.
Financiera
11 Director del Recibe documentación de desembolso. Adjunta al
DIPGIS resto de la documentación y envía al Archivo del
DIPGIS.
12 Archivo DIPGIS Recibe documentación.
Registra. Evalúa si la documentación recibida está
completa.
En caso de que la documentación se encuentre
conforme, elabora fichas, coloca etiquetas y Archiva.
De lo contrario comunica al Area Financiera para que
se complete la documentación faltante.
153
Gráfico de Procedimiento 11: Archivo de documentación de proyectos de investigación
Actividad Área de Investigación del Director del DIPGIS Unidad Administrativa Archivo DIPGIS
DIPGIS Financiera (DIPGIS)
1 Prepara perfil de investigación o

en forma conjunta se prepara
Rechaza perfil o devuelve si
proyecto de investigación junto a
existe la posibilidad de
docentes e investigadores de la
reformulación.
UMSA.
Añaden presupuesto de
investigación, cronograma y plan
de investigación.
Remiten al Director del DIPGIS.
2 2 Recibe perfil de investigación.

Somete a evaluación colegiada.
Proceso no
relevado
NO
Está
correcto
SÍ
Si el perfil de investigación es
aprobado se comunica al área
de investigación. Firma Acta
de Aprobación de Perfil de
Investigación y Contrato en el
caso de la participación de
investigadores externos.
154
Comunica a la Unidad
Financiera desembolso de
recursos.
3 Recibe documentación.
Evalúa conformidad.
Está NO
correcto
2
SÍ
Desembolsa el adelanto
correspondiente de acuerdo a lo
estipulado en presupuesto o en
contrato.
4 Recibe comunicación para
continuar con la investigación.
Recibe desembolso inicial.
Proceso no
relevado 4
Periódicamente, realiza informes

de avance de investigación.
Envía a Dirección.
Recibe documentación. Evalúa

avances cotejando con perfil y
5 plan de investigación.
155
Proceso no
5 relevado
Existen SÍ
irregularidades
4
NO
Comunica a Área de
Investigación que se continúe
con la investigación, hasta su
Recibe comunicación para conclusión.
6 culminar la investigación.
Recibe desembolso de
adelanto.
Proceso no
6
relevado
Concluye investigación y envía

a Dirección del DIPGIS para su
evaluación final. Adjunta
documentación de descargo
7 Recibe documento final y
Evalúa.
156
Proceso no
7 relevado
Existen SÍ
irregularidades
6
NO
Deriva información y
documentación contable-
financiera a la Unidad de
Administración y Finanzas. Recibe documentación. Evalúa
8 documentación contable y de
respaldo, compara con
presupuesto y plan de
investigación.
Proceso no
relevado
NO
Existen SÍ
irregularidades
Realiza un informe financiero

positivo y remite al Director del
DIPGIS.
157
8
9 Recibe informe
financiero. Evalúa
Proceso no
relevado
Existen SÍ
irregularidades
6
NO
Instruye pago de saldo final a

investigadores externos, si fuera
el caso.
10 Recibe documentación. Efectúa
desembolso y entrega al
Director de DIPGIS.
Recibe documentación de
desembolso. Adjunta al resto de
11 la documentación y envía al
Archivo.
Recibe documentación.
12
Registra y Evalúa.
Comunica al Área NO
Documentación
Financiera
completa
documentación faltante
SÍ
Elabora y coloca
fichas y etiquetas.
Archiva
todo
158
Procedimiento 12: Conservación de documentos

1 Responsable Instruye a Auxiliar o Personal de Apoyo del Archivo
del Archivo DIPGIS, realizar revisión periódica del estado de los
DIPGIS documentos y mobiliario del DIPGIS en el propio
archivo.
2 Personal del Realiza inspección de archivos.
Apoyo de Si no encuentra documentación dañada o mobiliario
Archivo DIPGIS deteriorado, comunica verbalmente al Responsable del
Archivo.
Si se presentará daño de documentos o ausencia de
etiquetas y fichas de descripción de documentos.
Informa por escrito al Responsable del Archivo.
3 Responsable Recibe informe. Evalúa.
del Archivo Si los problemas de conservación de documentos se
DIPGIS refieren a la falta de tareas de tipo archivístico instruye
a personal de Apoyo a realizar trabajos
complementarios.
Si existe daño de la documentación debido a
problemas de almacenamiento de documentos,
mobiliario en mal estado, comunica a Dirección.
4 Dirección del Recibe comunicación, verifica problema y autoriza
DIPGIS reparación y/o compra de mobiliario adicional.
Comunica al Responsable del Archivo DIPGIS.
159
Gráfica de Procedimiento 12: Conservación de documentos
Actividad Responsable del Personal de Apoyo de Director del DIPGIS

Archivo DIPGIS Archivo DIPGIS
1 Instruye a Auxiliar o Personal

de Apoyo de Archivo DIPGIS,
realizar revisión periódica del
estado de los documentos del
DIPGIS en el propio archivo.
Realiza inspección de
2 archivos.
SI
Daños en
documentos
NO
Comunica verbalmente a
Responsable de Archivo.
Si se presentará daño de
documentos o en el
mobiliario o ausencia de
etiquetas y fichas de
descripción de documentos.
Informa por escrito al
3
Recibe informe. Evalúa.
Almacenamiento,
mobiliario
Tipo de daños
en documentos
Procesos
archivísticos
Instruye a personal de
Apoyo a realizar trabajos
complementarios.
Recibe comunicación,
4 verifica problema y autoriza
Comunica a Dirección
reparación y/o compra de
mobiliario adicional.
Comunica a Responsable de
Archivo
160
Procedimiento 13: Registro y conservación de material bibliográfico.

DIPGIS, UMSA propias Áreas de la Institución, las actividades
y otras relacionadas con otras reparticiones de la UMSA y
organizaciones otras organizaciones de la comunidad, envían material
bibliográfico a la Dirección del DIPGIS.
2 Director del Recibe material bibliográfico de las diferentes áreas
DIPGIS del DIPGIS, de otras reparticiones de la UMSA y
material bibliográfico. Deriva al Archivo DIPGIS.
3 Archivo DIPGIS Recibe material bibliográfico. Registra.
Clasifica material bibliográfico.
Elabora fichas de descripción de material bibliográfico.
Coloca Etiquetas a cada libro.
Deposita en mostradores por Áreas del DIPGIS,
Reparticiones de la UMSA y organizaciones de la
Comunidad.
Dentro de cada categoría, archiva por temática.
Evalúa estado de material bibliográfico.
Si está en buen estado deposita en su respectivo sitio.
Si el material bibliográfico se encuentra deteriorrado,
registra para incluirlo en próximo envío para registro y
conservación. Conexión con proceso de Empastado.
161
Gráfico de Procedimiento 13: Registro y conservación de material
bibliográfico.
Actividad Áreas del DIPGIS, Director del DIPGIS Archivo DIPGIS

UMSA y otras
organizaciones
Producto de las actividades

1 relacionadas con las propias Áreas
de la Institución, las actividades
relacionadas con otras
reparticiones de la UMSA y otras
organizaciones de la Comunidad,
envían material bibliográfico a la
2 Dirección del DIPGIS. Recibe material bibliográfico
de las diferentes áreas del
DIPGIS, de otras
organizaciones, vía
Secretaria
Registra y envía al
Responsable del Archivo.
Recibe material bibliográfico.
3
Clasifica material bibliográfico.
Elabora fichas de descripción
de material bibliográfico.

Deposita en mostradores por
Área de DIPGIS,
Reparticiones de la UMSA y
Comunidad.
Dentro de cada categoría,
archiva por temática.
Evalúa estado de material

bibliográfico.
SI
Buen
estado
NO
Conexión Registra para incluirlo en

proceso de próximo envío para empaste.
empastado
162
4.2.3. PROCEDIMIENTOS DE LA FASE DE CONTROL DE DOCUMENTOS
Los objetivos de esta fase, desde una perspectiva de la gestión documental en el

DIPGIS, son:
• Justificar la conservación de archivos, identificando los tiempos de retención.
• Establecer programas de selección, eliminación o transferencia.
Los procedimientos propuestos para esta fase son:

1. Identificación y descripción de documentos. En este proceso se
identifican y describen los documentos mediante la elaboración de fichas
archivísticas.
2. Transferencia de documentos al Archivo Central. Es el proceso de
cambio de custodia de la documentación del DIPGIS, al Archivo Central de la
UMSA, luego de haber permanecido por un período de cinco años en los
archivos del DIPGIS, de acuerdo a la normativa de la UMSA.
3. Destrucción de fotocopias y material no imprescindible. En este proceso
se establecen los pasos necesarios para proceder a la destrucción y/o
eliminación de fotocopias de documentos o información no imprescindible
que ya no se requiere en la Institución.
163
Aprobado por:
Vicerrectorado
Unidad de Archivo
PROCEDIMIENTO FASE DE CONTROL DE DOCUMENTOS CÓDIGO
GENERALIDADES:
• Justificar la conservación de archivos, identificando los
tiempos de retención.
OBJETIVO
• Establecer programas de selección, eliminación o
transferencia.
Constitución Política del Estado
MARCO LEGAL / Ley 2027 Estatuto del Funcionario Público
NORMATIVO Normativa Internacional de Archivo
SIGLAS Y DIPGIS = Departamento de Investigación, Postgrado e Interacción
ABREVIATURAS Social
AC = Archivo Central
REGISTROS, 1. Inventario de documentos
FORMULARIOS 2. Relación de entrega documentos al Archivo Central
O IMPRESOS DE 3. Informe del Comité de Valoración Documental sobre la
ENTRADA evaluación de documentos a eliminar.
PROVEEDOR Áreas y Unidades DIPGIS
REGISTROS, 1. Relación de entrega documentos al Archivo Central
FORMULARIOS 2. Relación de documentos innecesarios para su eliminación
O IMPRESOS DE
SALIDA
Áreas y unidades administrativas del DIPGIS
CLIENTE
RESPONSABLES 3. Jefes de Áreas
4. Personal de Apoyo Archivo
5. Jefe del Archivo Central UMSA
TIEMPO De acuerdo al volumen de documentos
ESTIMADO DE
EJECUCIÓN
De acuerdo a requerimiento y/o según Cuadro de Conservación de
RECURRENCIA
Documentos
ANEXOS
2. Relación de entrega de documentos al Archivo Central
164
Procedimiento 14: Identificación y descripción de documentos.

DIPGIS, UMSA propias Áreas de la Institución, las actividades
y otras relacionadas con otras reparticiones de la UMSA y
organizaciones otras organizaciones de la Comunidad, envían
documentos a Dirección del DIPGIS.
2 Director del Recibe documentos de las diferentes áreas del
DIPGIS DIPGIS, de otras reparticiones de la UMSA y
documentos. Deriva al Archivo DIPGIS.
3 Responsable Recibe documentos, Registra y Clasifica en:
Archivo DIPGIS  Documentación generada en Dirección DIPGIS.
 Proyectos de Investigación Programa
ASDI/UMSA.
 Documentación del proceso administrativo del
Área de Postgrado.
Área de Interacción Social.
Programa COSUDE-UMSA.
 Documentación de gestiones pasadas.
 Recepción de Tesis, PHD y Programa ASDI-
UMSA.
 Recolección material bibiliografico
Asigna trabajos a auxiliares de Archivo.
4 Auxiliar de Recibe trabajos asignados.
Archivo 1. Documentación generada en Dirección DIPGIS.
 Identifica procedencia y contenido de la
documentación.
 Clasifica por fondos, series, expedientes y
documentos sueltos.
 Ordena los documentos cronológicamente.
 Instala documentación en carpetas para su
buena conservación y acceso.
2. Proyectos de Investigación Programa
ASDI/UMSA, mediante sistema SICYT.
documentación.
 Clasifica por Facultades y Proyectos,
integran varios tipos de documentos, se
conservan originales y fotocopias.
165
3. Documentación del proceso administrativo del
Área de Postgrado.
documentación.
 Clasifica por Nivel de Especialidad
(Diplomado, Especialidad, Maestría y
Doctorado), se ordena siguiendo el trámite
administrativo. Se integran varios tipos de
documentos.
Área Financiera.
documentación (Ingreso, Egreso, Fondos en
Avance, Descargos, etc.)
 Clasifica por series, siguiendo el trámite
administrativo, se integran varios tipos de
procedimiento, conservan el original.
 Ordena los documentos numéricamente y
cronológicamente.
 Realiza el sellado de “CONTABILIZADO” a
los comprobantes de egreso del programa
FONDOS ASDI y COSUDE.
Programa COSUDE-UMSA.
documentación.
 Clasifica por fondos, series y expedientes.
6. Documentación de gestiones pasadas.
documentación.
 Clasifica por Facultades y Proyectos,
integran varios tipos de documentos, se
conservan originales y fotocopias.
 Elabora índices y caratulas.
 Ubica los documentos en cajas de archivo o
empaste.
7. Recepción de Tesis, PHD Y Programa ASDI-
166
UMSA:
 Identifica sobre la procedencia.
 Ingresa datos del material producido,
aproximadamente 30 campos (Título, autor,
idioma, palabras claves, país y otros).
 Revisa detenidamente el registro antes de la
certificación.
 Certifica la publicación de tesis.
8. Recolección de Series Periódicas:
 Identifica procedencia (Revistas, Periódicos
y Otros).
 Ingresa datos de las publicaciones
periódicas, aproximadamente 30 campos
(Título, autor, idioma, palabras claves, país).
 Realiza un resumen de la publicación en el
campo 83.
 Revisa el registro detalladamente.
 Se registra todos los artículos de la
publicación (aproximadamente 5 a 10
artículos).
 Certifica el material documentario producido.
9. Registro de monografías.
 Identifica procedencia.
 Ingresa datos de las monografías,
aproximadamente 30 campos (Título, autor,
idioma, palabras claves, país y otros).
 Realiza un resumen de la publicación en el
campo 83.
 Certifica la publicación de la monografía.
Pasan el trabajo a Encargado de Archivo.
5 Responsable Revisa trabajos designados. Evalúa.
del Archivo Si todo está conforme de acuerdo a Operaciones
DIPGIS designadas, devuelve a Auxiliar, para su archivo.
En caso de que el trabajo no se encuentre dentro de lo
establecido, devuelve a Auxiliar de Archivo para su
corrección o complementación.
167
Gráfico de Procedimiento 14: Identificación y descripción de documentos.
Actividad Áreas del DIPGIS, Director del DIPGIS Responsable del Auxiliares de Archivo
UMSA y otras Archivo DIPGIS DIPGIS
organizaciones
Producto de las actividades

1 relacionadas con las propias Áreas
de la Institución, las actividades
relacionadas con otras
reparticiones de la UMSA y otras
organizaciones de la Comunidad,
envían documentos a la Dirección
2 del DIPGIS. Recibe material producido
de las diferentes áreas del
DIPGIS, de otras
organizaciones, vía
Secretaria
Registra y envía a
3 Recibe material producido.
Clasifica documentos y
material producido.
Asigna trabajos a auxiliares de
Archivo DPIGIS.
4 Coloca Etiquetas a cada libro. Recibe trabajos asignados por
DIPGIS.
168
Actividad Áreas del DIPGIS, Director del DIPGIS Responsable del Auxiliares de Archivo
UMSA y otras Archivo DIPGIS DIPGIS
organizaciones
1. Documentación generada en
4 Dirección del DIPGIS:
 Identifica procedencia y
contenido de la documentación.
 Clasifica por fondos, series,
expedientes y documentos
sueltos.
 Ordena los documentos
cronológicamente.
• Instala documentación
en carpetas para su buena
conservación y acceso.
2. Investigación Programa
ASDI/UMSA, mediante sistema
SICYT:
 Clasifica por Facultades y
Proyectos, integran varios tipos
de documentos, se conservan
originales y fotocopias.
cronológicamente.
 Instala documentación en
carpetas para su buena
169
Actividad Áreas del DIPGIS, Director del DIPGIS Responsable Archivo Auxiliares de Archivo
UMSA y otras DIPGIS DIPGIS
organizaciones
2
4
3. Documentación del proceso
administrativo del Área de
Postgrado: Procesa:
 Identifica procedencia y contenido

de la documentación.
 Clasifica por Nivel de Especialidad
(Diplomado, Especialidad,
Maestría y Doctorado), ordena por
trámite administrativo.
 Ordena cronológicamente.
 Instala documentación en carpetas
para su buena conservación y
acceso y acceso.

administrativo del Área
Financiera. Procesa:
contenido de la documentación
 Clasifica por series, siguiendo el
trámite administrativo, conserva
original.
numérica y cronológicamente.
 Instala documentación en
carpetas para su buena
 Sella “CONTABILIZADO” a los
comprobantes de egreso del
programa ASDI y FONDOS
COSUDE, al programa COSUDE
170
organizaciones
3
4
administrativo del Programa
COSUDE-UMSA:
 Identifica procedencia y contenido

de la documentación.
 Clasifica por fondos, series y
expedientes.
cronológicamente.
 Instala documentación en carpetas
para su buena conservación y
acceso.
6. Documentación de gestiones
pasadas.
 Clasifica por Facultades y
Proyectos, integran varios tipos
de documentos, se conservan
originales y fotocopias.
cronológicamente.
 Elabora índices y caratulas
correspondientes.
 Ubica los documentos en cajas
de archivo o empaste
171
organizaciones
4
4
7. Recepción de Tesis, PHD Y
Programa ASDI-UMSA:
 Identifica la procedencia.
 Ingresa datos del material
producido, aproximadamente 30
campos (Título, autor, idioma,
palabras claves, país, etc.).
 Coloca portada.
 Revisa detenidamente el registro
antes de la certificación.
 Certifica la publicación de tesis.
8. Recolección de Serie
Periódica.
 Identifica procedencia (Revistas,

Periódicos y Otros).
 Ingresa datos de las publicaciones
periódicas, aproximadamente 30
campos (Título, autor, idioma,
palabras claves, país y otros).
 Realiza un resumen de la
publicación en el campo 83.
 Coloca portada del material
bibliográfico.
 Se registra todos los artículos de la
publicación (aproximadamente 5 a
10 artículos).
 Certifica el material bibliográfico.
172
organizaciones
5
4
9. Registro de monografía.
 Identifica procedencia.
 Ingresa datos de las
monografiás, aproximadamente
30 campos (Título, autor,
idioma, palabras claves, país,
ciudad y otros).
 Realiza un resumen de la
publicación en el campo 83.
 Coloca portada de la
moniografia.
 Revisa el registro
detalladamente.
 Certifica la publicación de la
monografía.

Pasan el trabajo a Responsable de

Archivo.
5
Revisa trabajos designados.
Evalúa.
NO
Conforme
SÍ
Devuelve a Auxiliar, para su

archivo.
Devuelve a Auxiliar, para su

corrección
173
Procedimiento 15: Transferencia de documentos al Archivo Central.

1 Archivo Establece políticas y normas de transferencia de
Central documentación al Archivo Central de la UMSA, que
UMSA incluyen:
 Definición fecha de transferencia.
 Forma de transferencia.
 Tipo de documentación.
 Contenidos según tipo de documentación.
Comunica a la Dirección de DIPGIS.
2 Director Recibe comunicación de políticas y normas de
DIPGIS transferencia de documentación al Archivo Central.
Solicita tranferencia de documentación. Comunica a
Archivo DIPGIS.
3 Responsable Recibe comunicación de Dirección de DIPGIS.
del Archivo Evalúa. Identifica la documentación para transferencia a
DIPGIS Archivo Central. Distribuye responsabilidades a auxiliares
de Archivo.
4 Auxiliares de Reciben instrucción del responsable de Archivo.
Archivo Acopian información para transferencia.
DIPGIS Realizan la foliación de documentos.
Realizan inventario detallado de la documentación a
transferir (tipo de documentación, cantidad, volumen.
gestión y fojas).
Comunica al Responsable de Archivo del DIPGIS.
5 Responsable Envía nota al Director del DIPGIS, informando sobre la
del Archivo documentación ha ser transferida al Archivo Central de la
DIPGIS UMSA.
6 Director del Envía nota remision al Archivo Central de la UMSA.
DIPGIS
7 Archivo Recibe nota.
Central Proceso no relevado.
UMSA Convoca a Responsables de Archivo DIPGIS, para
coordinación de transferencia.
8 Responsable Coordina detalle de la transferencia de documentación y
del Archivo recaba requisitos adicionales, con representante de
DIPGIS Archivo Central de la UMSA.
Revisa inventario, realiza inspección física de la
documentación a transferir.
Si todo esta correcto, ordena el traslado de la
documentación, con una Tabla de Relación de Entrega
(TRE) Anexo 5. De lo contrario instruye a los auxiliares de
Archivo DIPGIS, para corregir deficiencias
174
Gráfico de Procedimiento 15: Transferencia de documentos a Archivo Central.
Actividad Archivo Central UMSA Director del DIPGIS Responsable del Auxiliares de Archivo
Archivo DIPGIS DIPGIS
Establece políticas y normas de

1 transferencia de documentación a Recibe comunicación de
Archivo Central. Comunica a la políticas y normas de
Dirección del DIPGIS. transferencia de
2 documentación a Archivo
Central. Solicita
transferencia de
documentación. Comunica Recibe comunicación de la
3 al Archivo DIPGIS. Dirección del DIPGIS.
Evalúa. Identifica la
Comunica a Archivo documentación para
DIPGIS. transferencia a Archivo
Central. Distribuye
responsabilidades a
auxiliares de Archivo. Reciben instrucción del
responsable de Archivo.
4
Acopian información para
transferencia.
Realizan la foliación de
documentos.
Realizan inventario detallado
de la documentación a
transferir (tipo de
documentación, cantidad,
volumen. gestión y fojas).
Comunica a Responsable de
5 Archivo.
Envía nota al Director del
Recibe nota y
DIPGIS, informando sobre la
remite al
documentación ha ser
Archivo Central
transferida al Archivo Central
Reibe nota de la UMSA.
6
175
Actividad Archivo Central UMSA Director del DIPGIS Responsable Archivo Auxiliares de Archivo
DIPGIS DIPGIS
7 1
Convoca a Responsables de
Archivo DIPGIS, reunión para
coordinación de transferencia de
documentación. Comunica a
8 Responsable de Archivo DIPGIS. Coordina detalle de la
transferencia de
documentación y recaba
requisitos adicionales, con
representante de Archivo
Central de la UMSA.
Revisa inventario, realiza

inspección física de
documentación a transferir.
NO
Conforme
SÍ
Procede a ordenar el
traslado de la
documentación, mediante
TRE
Instruye a los auxiliares de

Archivo DIPGIS, para
corregir deficiencias.
176
Procedimiento 16: Destrucción de fotocopias y material innecesario.

1 Director Define políticas de destrucción de fotocopias y material
DIPGIS innecesario.
Comunica al Archivo DIPGIS.
2 Responsable Recibe comunicación de la Dirección del DIPGIS.
del Archivo Evalúa. Identifica las fotocopias y material innecesario a
DIPGIS destruir.
Comunica a Auxiliares de Archivo.
3 Auxiliares del Reciben instrucción del Responsable del Archivo.
Archivo Acopian fotocopias y material innecesario para su
DIPGIS destrucción.
Realizan inventario de fotocopias y material innecesario
para su destrucción.
Comunica al Responsable del Archivo.
4 Responsable Recibe comunicación de Auxiliar de Archivo del DIPGIS.
del Archivo Realiza inspección física. Evalúa. Si está correcto
DIPGIS procede a la destrucción de fotocopias y material
innecesario.
Si no está correcto, instruye a los auxiliares del archivo,
corregir desajustes.
177
Gráfico de Procedimiento 16: Destrucción de fotocopias y material
innecesario.
Actividad Director del DIPGIS Responsable del Auxiliares de Archivo

Archivo DIPGIS DIPGIS
Define políticas de destrucción de

1 fotocopias y material innecesario.
Comunica al Archivo DIPGIS. Recibe comunicación de la
Dirección de DIPGIS.
2 Evalúa. Identifica las
fotocopias y material
innecesario a destruir.
Comunica a Auxiliares de
Archivo.
3 Reciben instrucción del

Responsable del Archivo.
Acopian fotocopias y material

innecesario para su
destrucción.
Realizan inventario de
fotocopias y material
innecesario para su
destrucción.
Comunica al Responsable del
Archivo.
4 Recibe comunicación del
Auxiliar del Archivo del
DIPGIS.
Realiza inspección física.

Evalúa.
NO
Conforme
SI
Destrucción de fotocopias y
material innecesario.
Instruyea a los auxiliares

del archivo, corregir
desajustes.
178
4.3. DOCUMENTOS PROPUESTOS
En este punto se desarrollan los documentos propuestos en el Manual de

Procedimientos, presentado en la primera parte de la Propuesta.
La totalidad de los documentos propuestos, son formularios que tienen el

propósito de transparentar un determinado procedimiento. Estos formularios se
describen y desarrollan a continuación:
1. Formato D-001, Anulación de documentación no esencial. Este

Formulario permite identificar los documentos no esenciales, los motivos
por los cuales se prescinde de ellos y los procesos de sustitución o
readecuación de los mismos. El formato es el siguiente:
Formato D-001, Anulación de documentación no esencial
Área: __________________________ Documentación: ____________
Nº Tipo de documentación Motivos para su Sustitución, readecuación de

no esencial anulación la documentación
_________________________ _______________________
Responsable de Archivo Jefe de Área
Fecha: __/__/__ Fecha: __/__/__
179
La argumentación de la necesidad de anular cierto tipo de documentación la
realiza el Responsable de Archivo, en nota complementaria, consignando
en la columna 2 y 3, solamente resúmenes o reseñas de lo que se propone.
2. Formato D-002, Digitalización de Documentos. Este formulario se

emplea en la descripción y justificación de la documentación que se ve por
conveniente digitalizar. El formato es el siguiente:
Formato D-002, Digitalización de Documentos
Área: __________________________ Documentación: ____________
Nº Documentación a Motivos para su Ventajas de la digitalización

Digitalizar digitalización
_________________________ _______________________
Responsable de Archivo Jefe de Área
Fecha: __/__/__ Fecha: __/__/__
En la Columna 3 se establecen entre otras cosas las ventajas de la

digitalización, como ser: a) el ahorro de espacio en archivos, porque a
mediano y largo plazo esta documentación ya no será producida, b) la
facilidad de recuperación y consulta de dicha documentación por parte de
los usuarios.
El plan para la justificación de la digitalización de documentos, se realiza en

documento adjunto, de manera que en el Formato D-002, solamente figura
180
un resumen de motivos y ventajas de la digitalización de documentos en el
DIPGIS.
3. Formato D-003, Necesidad de ambientes para consulta, préstamo y

uso de documentos. Este Formato se emplea para la solicitud de dotación
de espacios para la consulta, préstamo y uso de documentos.
Evidentemente, no es un formato que se emplee con frecuencia, sino que
se lo utiliza para justificar la ampliación de ambientes destinados a la
consulta de documentación generada por el DIPGIS, que al ser una entidad
dedicada a la investigación, aun no ha puesto a disposición de la población
sus productos. El Formato es el siguiente:
Formato D-003, Necesidad de ambientes para consulta, préstamo y uso de

documentos
Gestión: _______________________ __ Fecha: ____________
1. Inmueble
Nº Propósito Área requerida (m2) Justificación
2. Mobiliario
Nº Tipo de mueble Descripción Costo aproximado
(Bs.)
_________________________
181
Las cotizaciones de los ítems figuran en documentación complementaria y
son presentadas para la evaluación respectiva en los procesos específicos
que conforman el procedimiento en forma de planes y propuestas con un
presupuesto. El Formato D-003, es empleado hasta el final del
procedimiento.
4. Formato D-004 Requerimiento de equipo para Archivo. Este Formato se

emplea para la solicitud de dotación de equipo para el Área de Archivo. Al
igual que el Formato D-003, no es un formato que se emplee con
frecuencia, pero en este caso este requerimiento puede ser semestral; se
utiliza para justificar la compra de muebles y equipo para el Archivo del
DIPGIS. El Formato es el siguiente:
Formato D-004, Requerimiento de equipo para Archivo.
Gestión: _______________________ __ Fecha: ____________
Nº Tipo de equipo Descripción Justificación
_________________________
Las cotizaciones de los equipos figuran en documentación complementaria

y son presentadas para la evaluación respectiva en los procesos
específicos que conforman el procedimiento en forma de planes y
propuestas con un presupuesto, para facilitar la decisión del Director del
DIPGIS. Además participa el Área Administrativa Financiera para la
182
verificación de costos. El Formato D-004, es empleado hasta el final del
procedimiento.
Formato D-005, Boleta de préstamo de documentos en instalaciones del

DIPGIS. Este Formato es empleado para el préstamo de documentos en
instalaciones del DIPGIS. El Formato es el siguiente:
Formato D-005, Boleta de préstamo de documentos en instalaciones del

DIPGIS
Encargado de Archivo: ________________________ Fecha: __/__/__
Nombre y Apellidos:
Entidad (si fuera el caso):
Descripción del documento para consulta:
C.I. Firma:
5. Formato D-006, Préstamo de Documentos fuera de Sala. Este Formato

es empleado para el préstamo de documentos fuera de las instalaciones del
DIPGIS, por un tiempo máximo de una semana. Este Formato tiene una
cantidad mayor de información del usuario, debido a que al llevar el
documento fuera del DIPGIS, se corre el riesgo de no devolución del mismo
por parte del usuario, por ello se debe consignar información para
identificarlo con precisión y poder ubicarlo en el domicilio u oficina. El
Formato es el siguiente:
183
Formato D-006, Boleta de préstamo de documentos fuera de las
instalaciones del DIPGIS
Encargado de Archivo: _________________
Fecha de préstamo: __/__/__ Fecha de devolución: __/__/__
Nombre y Apellidos:
Entidad (si fuera el caso):
Domicilio del usuario:
Teléfono: ___________ Celular: __________ Correo:
Descripción del documento para consulta:
C.I. Firma:
6. Formato D-007, Documentación facilitada a Auditores Externos. Este

formato sirve para el préstamo de documentos a los auditores externos.
Dada la cantidad de documentación que ellos pueden requerir, es necesario
establecer un formulario que refleje estas características. Adicionalmente,
se prevé la facilitación de documentación complementaria, que haga
posible un control detallado de todos los documentos contables, financieros
o de otra índole que pueden requerir los auditores o consultores. El formato
es el siguiente:
184
Formato D-007 Documentación facilitada a Auditores Externos
Encargado de Archivo: _________________ Fecha de préstamo: __/__/__
Nombre y Apellidos: Cargo:
Empresa Auditora:
Domicilio de la Empresa:
Detalle de documentación facilitada

Nº Documentación prestada Fojas
C.I. Firma:
Detalle de documentación Complementaria facilitada
Nº Documentación prestada Fojas
Nombre y C.I. Firma:

Fecha: __/__/__
Devolución de documentación
Nº Documentación Observaciones
Conforme: __ Firma Encargado Archivo:
No conforme: ____ Fecha: __/__/__
185
Formato D-008 Empaste de documentos
Responsable de Archivo: _________________
Fecha de entrega de documentación: __/__/__
Nombre de la empresa:
Responsable del empaste:
Domicilio de la empresa:
Detalle de documentación a empastar
Cant. Serie documental fojas Gestión Tamaño Especificaciones de Costo
empaste
tapas Color Grosor Títulos
de
empaste
Plazo de entrega:
Firma del Responsable de Archivo Firma Empresa de Encuadernación

Entrega de la documentación empastada
Descripción Observaciones
Conforme: __ Firma Responsable Archivo:
No conforme: ____ Fecha: __/__/__
186
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. CONCLUSIONES
Culminada la descripción y desarrollo de la propuesta, se exponen las

conclusiones de la presente investigación, las cuales se realizan en función a los
objetivos propuestos que se constituyeron en guía para el desarrollo de la
investigacion.
En este sentido, nos permitimos aludir nuestro objetivo general, el cual cual fue
definido en los siguientes términos: “Elaborar un Manual de Procedimientos de
Gestión Documental para normalizar y controlar los procesos
informacionales que se desarrollan en el DIPGIS.”
El Manual de Procedimientos propuesto tiene como fuentes, las fases de la

gestión documental y a la vez la practica cotidiana con la cual se realizada la
administración de la información y documetacion en instancias de DIPGIS; lo cual
significa que la propuesta ha incursionado en la formulación de procedimientos
archivisticos en aquellas fases de la gestión documental, aplicadas al objeto de
estudio.
La propuesta contiene 16 procedimientos y 8 formularios, para viabilizar los

distintos procesos formulados y propuestos en el presente Proyecto de Grado.
Estos procedimientos se han desarrollado de acuerdo a las fases de la gestión

documental, es decir, considerando las siguientes fases:
 Elaboración de documentos.
 Utilización y conservación de documentos.
 Control y destrucción de documentos.
187
En la fase de elaboración de documentos se han propuesto tres procedimientos
referidos a la disminución del volumen de documentos generados: a) anulación de
documentación innecesaria, b) análisis de la utilización de la información generada
y c) generación de alternativas de archivo documental.
En la fase de utilización y conservación de documentos se han propuesto 9

procedimientos, los cuales son: a) Planificación de ambientes para consulta,
préstamo y uso de documentos, b) Planificación de equipamiento e infraestructura,
c) Proceso de préstamo de documentos, d) Organización de archivos, e)
Facilitación de documentos a auditores, f) Empaste de la documentación, g)
Archivo de documentación de proyectos de investigación, h) Conservación de
documentos y i) Registro y conservación de material bibliográfico.
Los procedimientos propuestos en la fase de control de documentos son tres: a)

Identificación y descripción de documentos, b) Transferencia de documentos al
Archivo Central y c) Destrucción de fotocopias y material innecesario.
Algunos de estos procesos no son solamente operativos, sino también se los

puede considerar estratégicos, lo cual los convierte en parte de la gestión
documental. Y en gran parte de los casos, se llega a introducir procesos de
calidad en la gestión de archivos, a través de procesos de control y evaluación de
documentos, aplicados en su mayor parte por el Responsable del Archivo, en
directa coordinación con el Director del DIPGIS.
Otro aspecto relacionado con el Manual de Procedimientos, referente a la gestión

documental, es la organización de la Unidad de Archivo del DIPGIS; en la cual
debe imperar la existencia de un Responsable de Archivo que tiene autoridad de
mando sobre los Auxiliares de Archivo, porque de esta manera se identifica
claramente un responsable, solucionando de esta manera una de las deficiencias
más importantes que se encuentran, la cual es traducida como la existencia de
varios encargados que se hallan en un mismo nivel jerárquico, lo cual significa que
ninguno sea responsable de la gestión documental.
188
Las conclusiones sobre los objetivos específicos, son las siguientes:
1. Llevar a cabo un diagnóstico relacionado con el personal del DIPGIS, que

genera y recibe documentación relativa a los objetivos de la Institución.
El diagnóstico relacionado con el personal del DIPGIS, se ha cumplido en

su totalidad en el marco práctico, Capítulo 3, en las secciones 3.2.
Resultados de la entrevista a personal ejecutivo y 3.3. Resultados de la
entrevista a personal operativo.
Estos resultados han permitido obtener información cualitativa importante,

acerca del funcionamiento actual del Archivo del DIPGIS y los procesos
archivísticos que se llevan a cabo en esta Institución.
2. Identificar los actuales procedimientos o prácticas empleadas en las

actividades llevadas a cabo por el personal del DIPGIS.
Tal vez, lo más notable con respecto a este objetivo, es que las prácticas
llevadas a cabo por el personal del Archivo del DIPGIS, es excesiva porque
se concentran mas en temas de tipo operativo, dejando de lado aspectos o
procedimientos estratégicos de la gestión documental, tal como se puede
observar en la siguiente relación de procedimientos puntuales detectados
en el DIPGIS:
Recibe trabajos asignados.
 Documentación generada en la Dirección del DIPGIS.

 Proyectos de Investigación Programa ASDI/UMSA, mediante sistema
SICYT.
 Documentación del proceso administrativo del Área de Postgrado.
189
 Documentación del proceso administrativo del Área de Interacción
Social.
 Documentación del proceso administrativo del Programa COSUDE-
UMSA.
 Documentación de gestiones pasadas.
 Transferencia de documentación al Archivo Central.
 Facilitación de documentos a Auditores Externos.
 Empastado de documentos, etc.
 Recepción de Tesis, PHD y Programa ASDI-UMSA.
 Recolección de material bibliográfico.
 Descripción de la documentación y material bibliográfico.
Si bien estos documentos pueden considerarse importantes en la gestión

documental, son solamente parte de ella. Los procedimientos propuestos
completan de alguna manera la gestión documental.
3. Identificar los procesos relevantes en la gestión de la documentación en el

DIPGIS, para que formen parte del presente Manual de Procedimientos.
Los procesos más relevantes que se han encontrado en el diagnóstico se

refieren esencialmente al aspecto operativo de la gestión documental. Es
decir, los procedimientos de manejo de la correspondencia, organización
del Archivo DIPGIS, transferencia de documentos al Archivo Central de la
UMSA, recepción de documentación, libros, proyectos, tesis de doctorado,
etc.
Adicionalmente, el diagnóstico ha servido para identificar procedimientos

estratégicos relacionados con la gestión documental que no se realizan
actualmente, y son:
 Procesos de evaluación y optimización de documentos generados en

la Institución.
190
 Procesos de difusión efectiva de los resultados de las
investigaciones llevadas a cabo en el DIPGIS, a través de la
socialización a la población e investigadores, que deseen consultar
los resultados de estas investigaciones.
 Procesos de digitalización de documentos para una mejor
conservación y facilidad de consulta que pueden realizar potenciales
usuarios de los trabajos de investigación efectuados en el DIPGIS.
4. Analizar la importancia del Manual de Procedimientos en todas las áreas

del DIPGIS.
En el marco práctico se ha cumplido con este objetivo específico, porque se

preguntó acerca de la necesidad de contar con un Manual de
Procedimientos para la Gestión Documental en el DIPGIS. Los resultados
evidencian la necesidad de contar con esta herramienta práctica logística,
por las siguientes razones:
 Existencia de una sola forma establecida institucionalmente, para la

realización de actividades de gestión documental.
 Al tener establecidos procedimientos institucionalizados, se pretende
acabar con la discrecionalidad, fenómeno que se produce por la
existencia de varias formas de ejecutar un determinado
procedimiento y actuando por cuenta propia.
 También se deduce que la propuesta de procedimientos de gestión
documental, permite ampliar la visión del Responsable de Archivo
adémas de dar las directrices logísticas necesarias del manejo de la
documentación a los Auxiliares de esta área.
5. Crear y sensibilizar el sentido de responsabilidad en los funcionarios del

DIPGIS, así como sobre la importancia y el manejo del acervo documental.
191
En gran medida, la entrevista realizada al personal del DIPGIS, ha servido
para identificar los problemas referentes a la inexistencia de un manejo
adecuado de la gestión documental.
Es decir, la conservación eficiente de la documentación de esta entidad,

resulta beneficiosa para toda la población universitaria, instrumento que
debe ser actualizado de manera permanente conforme a los nuevos
criterios relacionados con la gestión documental.
5.2. RECOMENDACIONES
Considerando la importancia estratégica del DIPGIS, en la gestión documental, es

necesario que la propuesta goce de un respaldo pleno de la Alta Dirección; es
decir, del Directorio del DIPGIS, así como de las autoridades de la UMSA y
organizaciones sin fines de lucro que contribuyen al financiamiento de la
investigación en la UMSA.
Las actividades necesarias para llevar a cabo un proceso de gestión documental

en el DIPGIS, no es solo cuestión aislada de un departamento, sino que se
involucra a las diferentes áreas de la Institución, asimismo incide de manera
integral en la gestión documental de esta Institución, adicionalmente se deben
considerar aspectos preventivos y de calidad, así como el establecimiento de
procesos estratégicos. Este Manual de Procedimientos requiere de un proceso
especializado, planificado en varias etapas, reflejado en la propuesta, y que debe
ser realizado con la participación de ejecutivos de la Universidad y del DIPGIS.
La propuesta planteada en el presente proyecto de grado debe ser considerada de

vital importancia ya que el mismo optimiza el manejo de la gestión documental en
todas sus fases evitando así que la institución y la Unidad de Archivo sigan
teniendo problemas en la producción, conservación y control de la documentación;
por ello el presente manual, se constituye en un instrumento permanente de
192
consulta y optimización de las labores del DIGPIS proponiendo cumplir con tareas
y ejecutar procedimientos de manera ordenada, secuencial, cronológica y
metódica con el fin de conseguir objetivos determinados en el manejo de la
información.
193
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197
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Universidad Mayor de San Andrés. Estatuto Orgánico.
Universidad Mayor de San Andrés. (1990). Reglamento Interno del Personal de la

UMSA.
198
ANEXO 1
ENTREVISTA A JEFES DE UNIDAD Y PESONAL DE MANDOS MEDIOS DEL
DIPGIS SOBRE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ORIENTADOS A LA
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
La presente entrevista tiene fines estrictamente académicos, y serán procesados de manera
confidencial, por lo que se insinúa responder con la mayor veracidad posible.
ANTIGÜEDAD: _________________ CARGO: ________________________________________

UNIDAD ADMINISTRATIVA: ______________________________________________________
UNIDAD DE LA QUE DEPENDE: ___________________________________________________
AUTORIDAD SOBRE: ____________________________________________________________
1. ¿Qué aspectos relacionados con la gestión documentos del DIPGIS se tramitan o realizan en
su Unidad?
a) ___________________________________________________________________________
b) ___________________________________________________________________________
c) ___________________________________________________________________________
2. ¿Qué procesos, relacionados con la gestión documental del DIPGIS se realizan en su Unidad
Administrativa?
a) ________________________________________________________________________
b) ________________________________________________________________________
c) ________________________________________________________________________
d) ________________________________________________________________________
e) ________________________________________________________________________
3. ¿Qué documentación maneja en cada proceso?
a) ________________________________________________________________________
b) ________________________________________________________________________
c) ________________________________________________________________________
d) ________________________________________________________________________
e) ________________________________________________________________________
4. ¿Qué documentación se origina o produce en su Unidad?

a) ________________________________________________________________________
b) ________________________________________________________________________
c) ________________________________________________________________________
d) ________________________________________________________________________
5. ¿Para realizar este trabajo emplea:
Elaboración de fichas y formularios ( ) Gestiona formularios ( )

Preparación y gestión de correspondencia( ) Gestiona informes ( )
¿Cómo realiza este trabajo? ____________________________________________________
6. ¿De qué unidades, recibe Ud. información y documentación relativa al proceso de producción
o elaboración de documentos?
a) ________________________________________________________________________
b) ________________________________________________________________________
c) ________________________________________________________________________
7. ¿Qué actividades realizadas en otras unidades, le ocasionan retraso en las tareas que se
deben realizar en su Unidad, en relación a la producción de documentos?
a) ________________________________________________________________________
b) ________________________________________________________________________
c) ________________________________________________________________________
8. ¿Qué tipo de documentación origina mayores problemas en la producción o elaboración de

documentos?
Identidad de ejecutores ( ) b) Plazos de entrega de trabajos ( )

Desembolsos ( ) d) Trámites en otras Unidades ( )
Otros ___________________ ( )
9. ¿Qué documentación sobre conservación y utilización de documentos se origina en su

Unidad?
a) ________________________________________________________________________
b) ________________________________________________________________________
c) ________________________________________________________________________
d) ________________________________________________________________________
Archiva y recupera información ( ) Gestión de archivos ( )

Gestión de correo y de comunicaciones ( ) Revisa archivos de documentos ( )
Verifica existencia de documentos ( ) Otro __________________________ ( )

11. ¿De qué unidades, recibe Ud. información y documentación sobre la conservación y utilización
de documentos?
a) ________________________________________________________________________
b) ________________________________________________________________________
c) ________________________________________________________________________
12. ¿Qué actividades realizadas en otras unidades administrativas, le ocasionan retraso en las
tareas que se deben realizar en su Unidad, en relación a la conservación y/o utilización de
documentos?
a) ________________________________________________________________________
b) ________________________________________________________________________
c) ________________________________________________________________________
13. ¿Qué tipo de documentación origina mayores problemas en la conservación y/o utilización de
documentos?

Otros ___________________ ( )
14. ¿Qué documentación sobre control y/o eliminación de documentos se origina en su Unidad?
a) ________________________________________________________________________
b) ________________________________________________________________________
c) ________________________________________________________________________
d) ________________________________________________________________________
Evaluación de documentos ( ) Políticas de eliminación de documentos ( )

Disposición sobre transferencia a archivos ( ) Otro __________________________ ( )
16. ¿De qué unidades, recibe Ud. información relacionada con el proceso de control y/o
eliminación de documentos?
a) ________________________________________________________________________
b) ________________________________________________________________________
c) ________________________________________________________________________
17. ¿Qué actividades realizadas en otras unidades administrativas, le ocasionan retraso en las
tareas que se deben realizar en su Unidad, en relación al control u/o eliminación de
documentos?
a) ________________________________________________________________________
b) ________________________________________________________________________
c) ________________________________________________________________________
18. ¿Qué tipo de documentación origina mayores problemas en el control y/o eliminación de
documentos?

Otros ___________________ ( )
19. ¿Qué tipo de funciones específicas se cumplen en su Unidad? (Marcar con X, donde
corresponda?
Funciones Producción o elaboración Conservación y uso Control y

de documentos de documentos eliminación de
documentos
Autorización
Archivo
Verificación
Control
Traspaso
Otro (cuál)
20. ¿Considera Ud. que actualmente existe procedimiento específico sobre gestión documental
relacionados a la producción, conservación, control y/o eliminación?
(Conteste SÍ o NO, según corresponda)
Producción o elaboración Conservación y uso Control y
de documentos de documentos eliminación de
documentos
21. ¿Cómo se podría mejorar este proceso? ________________________________________
22. ¿Qué políticas del DIPGIS conoce en relación a la conservación de documentos?
23. ¿Considera necesario un manual de procedimientos para gestión documental en el DIPGIS?

¡GRACIAS!
ANEXO 2
ENTREVISTA A PERSONAL OPERATIVO DEL DIPGIS SOBRE MANEJO DE
DOCUMENTOS
La presente entrevista tiene fines estrictamente académicos, y serán procesados de manera
confidencial, por lo que se insinúa responder con la mayor veracidad posible.
ANTIGÜEDAD: _________________ CARGO: ________________________________________

UNIDAD ADMINISTRATIVA: ______________________________________________________
UNIDAD DE LA QUE DEPENDE: ___________________________________________________
1. ¿Qué tipo de documentación recibe y de dónde procede?

Tipo de documento que recibe De dónde procede
2. ¿Emplea algún formularioo formato de recepción de documentación?

SÍ ( ) NO ( )
(En caso de Sí), adjunte una copia o fotografía.
3. ¿Qué tipo de documentación genera y a dónde envía?

Tipo de documento que recibe A dónde envía
4. ¿Emplea algún formulario o formato de generación de documentos?

SÍ ( ) NO ( )
5. ¿Archiva algún tipo de documentación?, ¿cuál es la característica o forma de archivo?

Tipo de documento que archiva Característica del archivo (cronológico,
alfabético, etc.)
¡GRACIAS!
OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES
VARIABLE DIMENSIÓN INDICADORES
Gestión Procesos Producción de documentos
documental
Conservación de documentos
Utilización de documentos
Control de documentos
Eliminación de documentos
Funciones Autorización
Archivo
Verificación
Traspaso
Control
Documentación Registros contables
Cargos y descargos
Files
Productos de investigación
Correspondencia
Manual de Procesos Actuales prácticas

procedimientos
Necesidad de un manual
Importancia
ANEXO 3
RESULTADOS DE LA ENTREVISTA A JEFES DE UNIDAD Y PESONAL DE MANDOS MEDIOS DEL DIPGIS
SOBRE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ORIENTADOS A LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Nº Pregunta Entrevista 1 Entrevista 2 Entrevista 3
Antigüedad 1 año y medio 4 años 4 años
Cargo Archivista Contadora Dirección o Jefatura
Financiera
Unidad Administrativa Archivo DIPGIS Área Financiera-DIPGIS Área Financieras del
DIPGIS
Unidad Administrativa de la que depende Director DIPGIS Director DIPGIS Director DIPGIS
Autoridad sobre Ninguna Ninguna Ninguna
1 ¿Qué aspectos relacionados con la gestión 1) Transferencia de  Fondo de avance.  Compras, viáticos y
documentos del DIPGIS se tramitan o realizan en documentos al Archivo  Pasajes. pasajes.
su Unidad? Central de la UMSA  Compras mayores,
 Compras: mayores y
2) Compra de insumos y menores y servicios.
menores.
mobiliario
 Proceso de  Contratación de
contratación de consultores y
servicios: becarios y becarios.
consultores.
 Viáticos.
2 ¿Qué procesos, relacionados con la gestión  Clasificación.  Notas  Procesos
documental del DIPGIS se realizan en su Unidad  Ordenamiento  Certificación  Notas
Administrativa? presupuestaria.
 Conservación
 Solicitud de compra
(solo para bienes y
servicios.
 Comprobante de pago
(factura, nota de
remisión, nota de
conformidad)
 Copias de cheques.
3 ¿Qué documentación maneja en cada proceso?  Proyectos de La mencionada  Notas
investigación  Formularios
 Convenios, acuerdos  Verificación
 Comprobantes de presupuestaria
pago  Formulario de solicitud
 Notas, circulares de compras bs. y ss.
 Comprobante de
pago.
4 ¿Qué documentación se origina o produce en su  Notas Ninguna. Ninguna.
Unidad?
5 ¿Para realizar este trabajo emplea?  Elaboración de fichas  Elaboración de fichas  Elaboración de fichas
y formularios y formularios y formularios
 Gestiona formularios
6 ¿De qué unidades, recibe Ud. información y De todas las unidades del  Depto. de contabilidad  Contabilidad.
documentación relativa al proceso de producción DIPGIS.  Depto. de  Presupuestos.
o elaboración de documentos? presupuesto.  Inventarios.
 Div. Inventarios.  Tesoro universitario
 Tesoro Universidad  Unidades externas e
 Consejo Universitario internas.
 Consejo universitario
7 ¿Qué actividades realizadas en otras unidades, La entrega de  El coordinador no trae  Altos mandos que
le ocasionan retraso en las tareas que se deben documentos no se la en la fecha indicada. realizan retención de
realizar en su Unidad, en relación a la producción realiza oportunamente. La  Retención de la documentos.
de documentos? retienen por mucho documentación en
tiempo. Jefatura.
8 ¿Qué tipo de documentación origina mayores Plazos de entrega de  Trámites en otras  Trámites en otras
problemas en la producción o elaboración de trabajos. unidades unidades
documentos?
9 ¿Qué documentación sobre conservación y Ninguna. Toda la documentación  Se conserva la
utilización de documentos se origina en su es conservada en archivo documentación en
Unidad? bajo normas. archivo.
10 Para realizar este trabajo emplea: SIGMA  Archiva y recupera
información.
¿Cómo realizar este trabajo? Sistema de contabilidad
SIGMA
11 ¿De qué unidades, recibe Ud. información y Ninguna De las mencionadas vía De las mencionadas vía
documentación relativa al proceso de Archivo. Archivo.
conservación y utilización de documentos?
12 ¿Qué actividades realizadas en otras unidades Ninguna Ninguna Ninguna
administrativas, le ocasionan retraso en las
tareas que se deben realizar en su Unidad, en
relación a la conservación y/o utilización de
documentos?
13 ¿Qué tipo de documentación origina mayores  Plazos de entrega de No conservan Ninguna
problemas en la conservación y/o utilización de trabajos documentación.
documentos?
14 ¿Qué documentación sobre control y/o  Se eliminan fotocopias No hacen eliminación de No hay eliminación de
eliminación de documentos se origina en su excedentes. documentos. documentos.
Unidad?  Se eliminan borradores
15 ¿Para realizar este trabajo emplea:  Políticas de eliminación Ninguna Ninguna. No hay
de documentos. eliminación de archivos.
 Políticas archivísticas
¿Cómo realiza este trabajo?
Revisando si se cuenta
con el original.
16 ¿De qué unidades, recibe Ud. Relacionada con el Ninguna. Ninguna De ninguno.
proceso de control y/o eliminación de
documentos?
17 ¿Qué actividades realizadas en otras unidades Ninguna Ninguna Ninguna.
administrativas, le ocasionan retraso en las
tareas que se deben realizar en su Unidad, en
relación al control u/o eliminación de
documentos?
18 ¿Qué tipo de documentación origina mayores Ninguna Ninguna NS/NR
problemas en el control y/o eliminación de
documentos?
19 ¿Qué tipo de funciones específicas se cumplen Conservación y uso de Producción o elaboración Producción o elaboración
en su Unidad? (Marcar con X, donde documentos de documentos: de documentos:
corresponda?)  Archivo  Verificación  Verificación
 Verificación  Control  Control
 Control  Traspaso  Traspaso
 Traspaso  Otro (validación)  Otro (validación)
20 ¿Considera Ud. que actualmente existe SÍ: NO en los tres tipos de NO en los tres tipos de
procedimiento específico sobre gestión  Conservación y uso de proceso. proceso.
documental relacionadas a la producción, documentos.
conservación, control y/o eliminación en:
(Conteste SÍ o NO, según corresponda)? NO:
 Producción o
elaboración de
documentos.
 Control y eliminación
de documentos.
21 ¿Cómo se podría mejorar este proceso? Con cursos de NS/NM Ha mejorado
actualización.
22 ¿Qué políticas del DIPGIS conoce en relación a NO. Sí pero no menciona. No conoce
la conservación de documentos?
23 ¿Considera necesario un manual de SÍ SÍ SÍ.
procedimientos para gestión documental en el
DIPGIS?
Antigüedad 2 años y medio 2 años y medio 14
Cargo Asistente IDH Asistente IDH Responsable de
comunicación
Unidad Administrativa IDH-DIPGIS Investigación IDH-DIPGIS Investigación Unidad de comunicación
Unidad Administrativa de la que depende DIPGIS DIPGIS DIPGIS
1 ¿Qué aspectos relacionados con la gestión Recibe documentación,  Recibe documentación,  Notas informativas
documentos del DIPGIS se tramitan o realizan en notas, informes, notas, informes,  Informes de actividad
su Unidad? resoluciones, proyectos, resoluciones, proyectos
 Revisión de
seguimiento. de IDH.
documentos de
 Seguimiento a los difusión al exterior
proyectos IDH. (sintaxis).
 Modificación de
agendas.
2 ¿Qué procesos, relacionados con la gestión  Ampliación de plazos.  Ampliación de plazos.  Informes,
documental del DIPGIS se realizan en su Unidad  Nota de respuesta del  Nota de respuesta del  Comunicación de
Administrativa? encargado de IDH. encargado de IDH. actividades
 Informe y adjunta  Nota de respuesta  Documentación con
respuesta  Vicerrectorado. Hoja de Ruta
3 ¿Qué documentación maneja en cada proceso?  Notas, actas, cuadros.  Notas. Informes de reuniones de
 Carpeta, portada y  Informes. acuerdo a la coordinación
con esta Unidad.
proyecto, donador.  Actas
 Agenda, modificación  Seguimiento.
de agenda.
4 ¿Qué documentación se origina o produce en su Ninguna.  Nota de respuesta Ninguna
Unidad?  Informes de avance
general
 Modificación de
agendas con
formularios.
5 ¿Para realizar este trabajo emplea? Nada  Elaboración de fichas y Ninguna.
documentos.
¿Cómo realiza este trabajo? Informe final, informe Ficha
financiero y formulario de
cierre.
6 ¿De qué unidades, recibe Ud. información y No tiene relación con Recibe información Responsables de las
documentación relativa al proceso de producción o unidades internas del externa, áreas áreas.
elaboración de documentos? DIPGIS, sino con carreras descentralizadas,
de la UMSA, Vice- decanos, vicerrectores,
rectorado. vicedecanos, direcciones,
institutos.
7 ¿Qué actividades realizadas en otras unidades, le Internamente las Institutos, carreras y/o Unidad de sistemas
ocasionan retraso en las tareas que se deben unidades de áreas facultades, coordinadores
realizar en su Unidad, en relación a la producción externas no cumplen con de proyectos.
de documentos? las fechas.
8 ¿Qué tipo de documentación origina mayores  Plazos de entrega de Informes trimestrales.  Plazos de entrega de
problemas en la producción o elaboración de trabajos. trabajos.
documentos?  Demora de Informes  Trámites en otras
trimestrales. unidades.
 Ampliación de plazos
9 ¿Qué documentación sobre conservación y Notas, carpetas de  Proyectos  Correspondencia
utilización de documentos se origina en su Unidad? correspondencia enviada  Informes  Publicaciones en
y recibida.
 Notas unidades académicas
10 Para realizar este trabajo emplea:  Archiva y recupera  Archiva y recupera Pasar a archivo. No
información de base de información realizan conservación.
datos.
¿Cómo realizar este trabajo? Formularios, informes Base de datos. Archivo fotográfico o
trimestrales, formulario de audiovisual digitalizado.
verificación de agenda de
actividades.
11 ¿De qué unidades, recibe Ud. información y Solamente de áreas No, ninguna información.  Unidades académicas
documentación sobre la conservación y utilización externas de la UMSA.  Unidades externas
de documentos?
12 ¿Qué actividades realizadas en otras unidades Ninguna. Ninguna Unidades internas del
administrativas, le ocasionan retraso en las tareas DIPGIS
que se deben realizar en su Unidad, en relación a
la conservación y/o utilización de documentos?
13 ¿Qué tipo de documentación origina mayores Ninguna Ninguna Ninguna
problemas en la conservación y/o utilización de
documentos?
14 ¿Qué documentación sobre control y/o eliminación Propuestas de proyectos Proyectos que han sido Todo se guarda
de documentos se origina en su Unidad? que fueron rechazados. desechados por la no
Por ordenes de la Jefa utilización de los mismos.
que ya ni utilizaron.
15 ¿Para realizar este trabajo emplea:  Evaluación de  Instrucciones de jefes. Ninguno
documentos.

16 ¿De qué unidades, recibe Ud. información De ninguna De ninguna. De ninguna
relacionada con el proceso de control y/o
administrativas, le ocasionan retraso en las tareas
que se deben realizar en su Unidad, en relación al
control u/o eliminación de documentos?
documentos?
19 ¿Qué tipo de funciones específicas se cumplen en Producción o elaboración Producción o elaboración Producción o elaboración
su Unidad? (Marcar con X, donde corresponda?) de documentos de documentos de documentos
 Verificación  Verificación  Verificación de
 Control  Control contenidos
Conservación y uso de Conservación y uso de
documentos documentos
 Verificación  Archivo
 Control  Control
20 ¿Considera Ud. que actualmente existe Sólo en conservación y En conservación de En producción yo
procedimiento específico sobre gestión documental uso de documentos documentos elaboración de
en: (Conteste SÍ o NO, según corresponda)? documentos y en Control
y eliminación de
documentos
21 ¿Cómo se podría mejorar este proceso? No dice cómo, solo que No dice cómo, solo que No dice cómo, solo que
se podría mejorar se podría mejorar se podría mejorar
22 ¿Qué políticas del DIPGIS conoce en relación a la No. No No
conservación de documentos?
23 ¿Considera necesario un manual de Sí Sí Sí
DIPGIS?
Antigüedad 14 años 3 años 3 años
Cargo Responsable de la Asistente de investigación Asistente de investigación
comunicación
Unidad Administrativa Comunicación DIPGIS DIPGIS
Unidad Administrativa de la que depende DIPGIS Vicerrectorado DIPGIS – Rectorado
1 ¿Qué aspectos relacionados con la gestión  Notas informativas  Reporte anual de los  Reporte anual de los
documentos del DIPGIS se tramitan o realizan en  Informes de actividad proyectos de proyectos de
su Unidad? del DIPGIS investigación investigación
 Revisión de la  Planes anuales de  Planes anuales de
redacción de los proyectos de proyectos de
informes en torno al investigación investigación
DIPGIS  Minutas, acuerdos,  Minutas, acuerdos,
resoluciones, agendas de resoluciones, agendas
actividades. de actividades.
2 ¿Qué procesos, relacionados con la gestión  Conocer las  Monitoreo y seguimiento  Monitoreo y
documental del DIPGIS se realizan en su Unidad actividades de proyectos de seguimiento de
Administrativa?  Antecedentes de investigación. proyectos de
actividades  Registro de avances. investigación.
 Remitir la  Publicaciones, libros de  Registro de avances.
documentación para los proyectos de  Historia de cada caso.
revisión investigación  Publicaciones, libros y
artículos de los
proyectos de
investigación
3 ¿Qué documentación maneja en cada proceso?  En las reuniones de  Planes  Monitoreo
gabinete semanales  Reportes  Planes
se informa de las  Libros  Reportes
actividades.
 Artículos  Publicaciones
 Reciben informes
 Material bibliográfico de
para dar a conocer.
los proyectos
4 ¿Qué documentación origina o produce en su Ninguna.  Planes  Planes
Unidad?  Reportes  Reportes
 Libros  Libros
 Artículos  Artículos
5 ¿Para realizar este trabajo emplea?  Elaboración de fichas  Elaboración de fichas y  Elaboración de fichas
y formularios formularios y formularios
¿Cómo realiza este trabajo? Solicitando lo más La Cooperación envía un Con la Cooperación
relevante. formato, los analizamos y sueca. Plan de
se los envía a los actividades y reporte de
coordinadores de proyectos.
proyectos.
6 ¿De qué unidades, recibe Ud. información y De todas las áreas.  Área contable  Área contable
documentación relativa al proceso de producción o Información de todos los Administrativa-financiera Administrativa-
elaboración de documentos? responsables de áreas.  Instituto de financiera
investigaciones  Unidad de sistemas de
 Sistemas de información información
 Archivo  Archivo
 Cooperación de  Cooperación de
Programa ASDI Programa ASDI
 Institutos de
investigaciones UMSA
7 ¿Qué actividades realizadas en otras unidades, le Unidad de sistemas  Institutos de investigación  Institutos de
ocasionan retraso en las tareas que se deben  Coordinadores de investigación
realizar en su Unidad, en relación a la producción proyectos de  Coordinadores de
de documentos? investigación proyectos de
investigación
8 ¿Qué tipo de documentación origina mayores  Plazos de entrega de  Plazos de entrega de  Plazos de entrega de
problemas en la producción o elaboración de trabajos. trabajos. trabajos.
documentos?  Institutos  Institutos
9 ¿Qué documentación sobre conservación y  Correspondencia  De manera digital  Lo que se emplea
utilización de documentos se origina en su Unidad?  Publicaciones que  Archivo DIPGIS frecuentemente lo
llegan al DIPGIS digitalizan.
 Todo pasa a archivo  Lo que no se usa
frecuentemente se
manda a archivo.
10 Para realizar este trabajo emplea:  Archiva y recupera  Archiva y recupera  Archiva y recupera
información. información. información.
¿Cómo realizar este trabajo? Archivo de fotografías en
digital.
11 ¿De qué unidades, recibe Ud. información sobre la  Unidades Académicas  Archivo DIPGIS.  Archivo
conservación y utilización de documentos? UMSA.  Coordinación
 Ministerios
 Otras Universidades
12 ¿Qué actividades realizadas en otras unidades Las Unidades Ningún problema. Ninguna
administrativas, le ocasionan retraso en las tareas Académicas no facilitan
que se deben realizar en su Unidad, en relación a una información rápida.
problemas en la conservación y/o utilización de
documentos?
14 ¿Qué documentación sobre control y/o eliminación Todo se envía a Archivo Se conserva todo. Además No hay eliminación.
de documentos se origina en su Unidad? se digitaliza los
documentos.
15 ¿Para realizar este trabajo emplea: Ninguno de los NS/NC Ninguna
mencionados.

16 ¿De qué unidades, recibe Ud. información De ninguna Ninguna De ninguna
documentos?
19 ¿Qué tipo de funciones específicas se cumplen en Producción o elaboración Producción o elaboración Producción o elaboración
su Unidad? (Marcar con X, donde corresponda?) de documentos de documentos de documentos
 Verificación  Autorización  Autorización (compras)
 Control  Verificación  Verificación
 Control  Control
 Traspaso  Traspaso
Conservación y uso de
documentos
 Autorización de uso
Control y eliminación de
documentos
 Autorización
20 ¿Considera Ud. que actualmente existe Sí en producción o Sí en producción o Sí en producción o
procedimiento específico sobre gestión documental elaboración de elaboración de elaboración de
en: (Conteste SÍ o NO, según corresponda)? documentos y en la documentos. documentos y en la
conservación y uso de conservación y uso de
documentos documentos
21 ¿Cómo se podría mejorar este proceso? Mediante actualizaciones Se puede mejorar (no dice Sí (pero no dice cómo)
cómo)
22 ¿Qué políticas del DIPGIS conoce en relación a la No tiene No No
23 ¿Considera necesario un manual de Sí Sí Sí
DIPGIS?
Nº Pregunta Entrevista 10 Entrevista 11
Antigüedad 30 años 30 años
Cargo Analista de interacción social Analista de interacción social
Unidad Administrativa Interacción social Interacción social
Unidad Administrativa de la que depende DIPGIS DIPGIS-Vicerrectorado
Autoridad sobre
1 ¿Qué aspectos relacionados con la gestión  Memorias, informes, notas  Memorias, Convenios, Informes
documentos del DIPGIS se tramitan o realizan en  Revistas, boletines  Talleres, seminarios y conferencias
su Unidad?  Convenios  Revistas
Para difundir
2 ¿Qué procesos, relacionados con la gestión Para la firma de Convenios, se realizan  Firma de Convenio (Antesala, Ej.
documental del DIPGIS se realizan en su Unidad reuniones de coordinación. Canal 7), Agenda de trabajos,
Administrativa? Memoria: por ej.: una feria debe tener Reuniones de Coordinación.
respaldo.  Memorial (talleres de exposiciones,
grabaciones, consolida la información)
 Informes de descargo de viajes.
3 ¿Qué documentación maneja en cada proceso?  Informes trimestrales, mensuales, de  Notas, Resoluciones, Proyectos.
descargo de viajes, anexos.  Notas, invitaciones, programas,
 Relación, comunicación afiches, citaciones de coordinación,
 Resoluciones, proyectos de actas, circulares
investigación de acuerdo al  Talleres, seminarios
requerimiento de investigación.  Notas, material, para publicar
 Talleres, seminarios, conferencias, insumos.
circulares, actas, revistas e  Informes de descargo, facturas,
investigaciones. pasajes.
4 ¿Qué documentación se origina o produce en su  Reglamentos, guías  Vinculación con la sociedad
Unidad?  Vinculación con la sociedad,  Elaboración de reglamentos
municipios, sector privado.
5 ¿Para realizar este trabajo emplea?  Gestiona formularios.  Elaboración de fichas y formularios
¿Cómo realiza este trabajo? Se coordina con archivo y con el Se coordina con archivos.
sistema de correspondencia y el
formulario de actas.
6 ¿De qué unidades, recibe Ud. información y  Institutos de investigación.  Institutos de investigación
documentación relativa al proceso de producción o  De las unidades de departamentos  Departamentos de actividades de
elaboración de documentos? que realizan interacción social interacción social.
 Sociedades científicas  Sociedad de investigación
 Facultades y carreras.
7 ¿Qué actividades realizadas en otras unidades, le Unidad de IDH – Proyectos de IDH, resultados de investigación.
ocasionan retraso en las tareas que se deben investigación.
realizar en su Unidad, en relación a la producción
de documentos?
8 ¿Qué tipo de documentación origina mayores  Desembolsos  Desembolsos
problemas en la producción o elaboración de  Trámites en otras unidades
documentos?
9 ¿Qué documentación sobre conservación y  Con una fotocopia en el descargo.  Fotocopias de documentación de
utilización de documentos se origina en su Unidad?  Informes, comprobantes descargo.
 Proyectos de investigación que  Proyectos de investigación
deberían conservarse  Convenios
 Convenios  Informes
10 Para realizar este trabajo emplea:  Revisa archivos de documentos  Gestión de archivos
 Verifica existencia de documentos
¿Cómo realizar este trabajo?

11 ¿De qué unidades, recibe Ud. información y Archivo Coordina con la unidad de archivo
documentación sobre la conservación y utilización
de documentos?
12 ¿Qué actividades realizadas en otras unidades Secretaria Secretaria, porque no se devuelve o se
administrativas, le ocasionan retraso en las tareas queda en Dirección.
que se deben realizar en su Unidad, en relación a
13 ¿Qué tipo de documentación origina mayores  Plazo de entrega de trabajos.  Plazo de entrega de trabajos.
problemas en la conservación y/o utilización de  Desembolsos  Desembolsos
documentos?
14 ¿Qué documentación sobre control y/o eliminación No. se conserva todo.  Se conserva toda la documentación
de documentos se origina en su Unidad?  Envía al archivo solo el documento
final
15 ¿Para realizar este trabajo emplea:  Evaluación de documentos.  Evaluación de documentos.
¿Cómo realiza este trabajo? Pasar lo último. Descartar borradores
16 ¿De qué unidades, recibe Ud. información No. No elimina documentos.
17 ¿Qué actividades realizadas en otras unidades NS/NR NS/NR
18 ¿Qué tipo de documentación origina mayores Ninguna. Ningiuna
documentos?
19 ¿Qué tipo de funciones específicas se cumplen en Producción o elaboración de Producción o elaboración de documentos
su Unidad? (Marcar con X, donde corresponda?) documentos  Autorización
 Autorización Conservación y uso de documentos
Conservación y uso de documentos  Archivo
 Archivo Control y eliminación de documentos
 Verificación  Verificación
 Control
 Traspaso
20 ¿Considera Ud. que actualmente existe Sí en producción o elaboración de Sí en producción o elaboración de
procedimiento específico sobre gestión documental documentos y en la conservación y uso documentos y en la conservación y uso
relacionados a la producción, conservación, control de documentos de documentos
y/o eliminación (Conteste SÍ o NO, según
corresponda)?
21 ¿Cómo se podría mejorar este proceso? Actualizando normas y generando Técnicas de investigación.
técnicas y digitalización.
22 ¿Qué políticas del DIPGIS conoce en relación a la No No.
23 ¿Considera necesario un manual de Sí, para mejorar todo el sistema de Sí, para que mejore el sistema archivo.
procedimientos para gestión documental en el archivo.
DIPGIS?
ANEXO 4
RESULTADOS DE LA ENTREVISTA A PERSONAL OPERATIVO
Tipo de documento que recibe Frecuencia Porcentaje
Notas internas (DIPGIS) y externas (áreas UMSA) 2 50%
Resoluciones HCU, CAU y otros 2 50%
Informes internos y externos, Solicitudes de pago 2 50%
citaciones, circulares, etc., internos y externos 2 50%
Contable (ingresos, egresos) 1 25%
Proyectos, correspondencia 1 25%
Descargo, cargas bancarias, pago de impuestos 1 25%
Correspondencia DIPGIS e interacción social 1 25%
Diplomados, maestrías y especialidades 1 25%
Material bibliográfico (ej.: talleres, eventos,
seminarios, etc.) 1 25%
De dónde procede
Unidades internas del DIPGIS 3 75%
Unidades externas de la UMSA 2 50%
HCU – CAU 1 25%
Dirección Administrativa Financiera (DAF) 2 50%
Secretaría General 1 25%
Dirección DIPGIS 1 25%
Postgrado 1 25%
Interacción social 1 25%
Formulario que llena al momento de

recepcionar documentación Frecuencia Porcentaje
SÍ 3 75%
NO 1 25%
Adjunta o llena
Planilla de préstamo 1 25%
Planilla de sistemas 2 50%
Registro de correspondencia 1 25%
Tipo de documento que genera Frecuencia Porcentaje
Elaboración de notas de requerimiento 1 25%
Elaboración de notas de respuesta 2 50%
Comprobante 1 25%
Registro (incluye: glosa, Nº registro, Nº hojas y
tipo de documento 1 25%
Elabora informe 1 25%
Traspaso de documentos de gestiones pasadas 1 25%
A dónde envía
Rectorado 2 50%
Vicerrectorado 2 50%
Unidades Académicas de la UMSA 1 25%
Unidades Administrativas de la UMSA 1 25%
Instituciones, Ministerios, Gobiernos Municipales 2 50%
Secretaría General UMSA 1 25%
Recursos Humanos UMSA 1 25%
Archivo Central UMSA 1 25%
NS/NR 1 25%
Tipo de documento que archiva Frecuencia Porcentaje

Correspondencia (recibida y despachada) 4 100%
Resoluciones 4 100%
Informes 4 100%
Citaciones, circulares y otros 3 75%
Hasta 2015 de unidades académicas y
administrativa. Igual el archivo según organigrama 1 25%
Recibe y verifica que está completo 1 25%
Clasifica por tipo de documentos 1 25%
Trabajos de grado de diplomados, maestrías y
especialidades 1 25%
Realización de talleres 1 25%
Característica del archivo (cronológico,

Frecuencia Porcentaje
alfabético, etc.)
Cronológico 4 100%
Por tipo de documento 1 25%
Por proyecto 1 25%
Anulaciones por orden cronológico (ej. Pago de
impuestos) 1 25%
ANEXO 5
TABLA DE RELACIÓN DE ENTREGA
(TRE)
NOMBRE DE LA OFICINA:
SERIE DOCUMENTAL:
TITULO:
CODIGO DE LA SERIE:
No. DE TRANSFERENCIA:
No. FECHA DE CONTENIDO CARACTERISTICAS VOLUMENES Y FECHAS
TRANSFERENCIA FÍSICAS DE ENTREGA CANTIDADES EXTREMAS
DIRECTOR DIPGIS RESPONSABLE DE ARCHIVO DIPGIS RESPONSABLE ARCHIVO CENTRAL –

UMSA
ANEXO 6
FOTOS ARCHIVO DIPGIS

ANEXO 7
FOTO EQUIPO DIPGIS

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UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS

FACULTAD DE HUMANIDADES Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

PARA OPTAR AL TITULO DE

UNIVERSITARIAS: SANDRA ISABEL QUISPE QUIA

TUTOR: LIC. LORENA MARTINEZ QUINTEROS

Ph D. Rocio Pinto Calderón

Lic. Armando Gutierrez

Lic. Freddy Rodriguez

Tutora: Lic. Lorena Martinez Quinteros

Freddy Luis Maidana

Sandra Isabel Quispe Quia .

A mí querido hermano y su esposa que han sabido acompañarme en cada jornada, y a mi

A mi esposo e hijos: Por su amor y el apoyo incondicional en mis acciones y decisiones,

A mi amiga: Roxana Espinoza, quien se ha costituido en un pilar fundamental de mi vida,

A nuestros revisores: A la Ph.D. Rocio Pinto Calderón, al Lic. Freddy Rodriguez y

A nuestros docentes: Por sus enseñanzas para nuestra formación profesional.

Al Departamento de Investigación, Postgrado e Interacción Social: Por habernos

Sandra Isabel Quispe Quia.

Claudia Evelin Calerno Aliaga

dieron fortaleza, ánimo y me ayudaron a seguir la meta de ser licenciada.

mis metas y seguir adelante.

herramientas para concluir el proyecto y al tribunal por brindarnos su tiempo y apoyo

A la Universidad y en especial a la Carrera de Bibliotecología por la formación

Archivista en todos los sentidos y me ha inculcado que esta profesión es merecedora

Claudia Evelin Calerno

Muchas gracias mis pequeños los amooooooooooooooooo……………………………………………..

2.1.2 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS……………………………………21

2.1.3 DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS DE OFICINA…………………...23

2.1.4 TIPOS DE DOCUMENTOS……………………………………………….25

2.1.5 OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS………………………………………..31

2.1.6 FUNCIONES ARCHIVISTICAS…………………………………………..33

2.2 GESTIÓN DE DOCUMENTOS……………………………………………………38

2.2.1 CARACTERISTICAS DE LA GESTION DE DOCUMENTOS………...40

2.2.2 PARTICIPANTES EN LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS…………….43

2.2.3 IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL……………..44

2.2.4 FASES DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVO………….45

2.2.5 MODELOS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS………………………...48

2.3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS…………………………………………….…51

2.3.1 CONCEPTO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS……………….….51

2.3.2 IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS RECTORES……………………….53

2.3.4 SIMBOLOGIA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE

2.3.5 RELEVAMIENTO DE INFORMACIÓN………………………………..62

2.4.1 LA CONSTITUCIÓN POLITICA DEL ESTADO Y LA ARCHIVISTICA……65

2.4.2 POLITICAS INSTITUCIONALES SOBRE DOCUMENTACIÓN….......66

2.4.3 TIPO DE ARCHIVOS Y GENERACIÓN DE DOCUMENTOS……...…67

2.4.4 FLUJO DE DOCUMENTACIÓN……………………………………..…69

2.5 MARCO LEGAL…………………………………………………………………...70

RESULTADOS DEL MARCO PRÁCTICO

3.1.1 DATOS GENERALES……………………………………………………76

3.1.3 DIRECTOR DEL ARCHIVO……………………………………………..77

3.1.4 CLASIFICACIÓN DEL CENTRO DE ARCHIVO……………………….78

3.1.5 ESTRUCTURA DEL ARCHIVO………………………………………….79

3.2 RESULTADOS DE LA ENTREVISTA A JEFES DE UNIDAD Y PERSONAL DE

3.2.1 DATOS GENERALES……………………………………….……….81

3.2.2 GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN EL DIPGIS……………………..84

3.2.3 PRODUCCIÓN O ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS…………..90

3.2.4 CONSERVACIÓN Y USO DE DOCUMENTOS……………………..96

3.2.5 CONTROL Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS………………..101

3.2.6 FUNCIONES ESPECÍFICAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y OTROS