DISEÑO DE PROCESOS INNOVADORES

LINDA YAZMIN MOLINA PEREZ

JAIVER ORLANDO MUÑOZ SERRANO

EJE 4 DISEÑO DE PROCESOS

DOCENTE. CARLOS ANDRES PEREZ RODRIGUEZ

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
ABRIL 2021
BOGOTA D.C.
LA COMUNICACIÓN EL ÉXITO DE UN PROCESO INNOVADOR
 INTRODUCCIÓN
A través del diseño de un proceso innovador, las empresas estudian y analizan los

métodos necesarios que permitan su evolución y plena participación en el mercado, organizando

de manera estratégica y proporcional sus procesos en pro del cumplimiento de su misión como

empresa. En la ejecución de los cambios propuestos para mejora continua de los procesos, se

comete un error y es la parte de comunicación de los cambios, estos deben ser informados a

todos los niveles de gestión de la organización. Si bien es cierto en la comunicación siempre se

presentan barreras, que no permiten que el mensaje llegue a su destino y cumpla su objetivo. En

esta actividad evidenciamos esas barreras de comunicación las cuales pueden traer pérdidas de

objetivos empresariales y pérdida de la ruta del cumplimiento de la misión y visión de la

organización y en igual manera veremos la solución al mismo.

Para analizar esta problemática, fue necesario basarnos en las encuestas realizadas en las

organizaciones, siendo estas ejecutadas en el eje 2 (IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS

EMPRESARIALES PARA DISEÑO DE PROCESOS). De estas dos empresas fue seleccionada

una (NOVAVENTA) para llevar a cabo del desarrollo de la actividad propuesta.

 OBJETIVOS

1. Revisar el desarrollo de la gestión de los procesos administrativos, analizando las

ventajas y/o desventajas que se pueden producir como consecuencia del cambio, al igual

que la orientación hacia el cumplimiento de los objetivos misionales de la organización.

2. Diseñar un proceso innovador, a partir del análisis del proceso seleccionado y desarrollar

estrategias de comunicación efectivas.

 PROBLEMA IDENTIFICADO

De manera general podemos decir que hay un error por parte de la organización en cuanto

a las estrategias de comunicación de los cambios efectuados, esto de conformidad con la

información recolectada y según las gráficas. Debemos entender que un porcentaje considerable

de los colaboradores quizás no entienden la necesidad del cambio y sí los afecta de manera

directa o indirecta, y qué aportes puede dar a su labor. Es por esto que la comunicación debe ser

precisa y concisa de manera que pueda ser entendida y acatada por los diferentes niveles

jerárquicos que conforman la organización. Se cree muchas veces que no es importante ni

necesario poner en conocimiento los cambios, y como consecuencia se crean fallas en el sistema

de gestión de los procesos por falta de información, causando pérdida del control, retrocesos, y

pérdida de tiempo valioso para la organización.

 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN

La empresa NOVAVENTA tiene debilidades en el momento de transmitir información

importante de manera que no permite que haya agilidad y toma oportuna de decisiones; la

comunicación asertiva es vital para las empresas y sus colaboradores. Las personas tienen una

forma distinta de percepción, si no hay claridad en lo que se quiere comunicar, el desarrollo de la

implementación de los cambios tendrán muchos inconvenientes y habrá deterioro de la eficiencia

en los procesos porque se crea un tipo confusión en la objetividad de los mismos. Si la empresa

quiere mantener su estandares de producción y/o servicios con alta calidad, debe tener en sus

proyecto de mejora, como prioridad cambiar sus estrategias de comunicación con sus

colaboradores, para que todo funcione en pro del mejoramiento continuo de la organización.

Es por esto que se debe diseñar un proceso innovador que no permita que haya espacio

para dudas y confusiones, sino que por el contrario sea tenido en cuenta la importancia de

comunicar de manera asertiva las decisiones de la alta gerencia. Para muchos la parte operativa

es la menos apreciada, pero los grandes empresarios comprenden que esta es la vida de la

empresa porque es el nivel que hace posible la puesta en marcha y el funcionamiento correcto de

la misma y es por esto que son empresa grandes y exitosas.

 JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA

Pensamos que mediante el análisis detallado, las formas de comunicación por parte de la

empresa NOVAVENTA, no son las más adecuadas puesto que a la hora de dar a conocer un

cambio en cualquiera de sus procesos, lo hacen por medio de sus coordinadores, quienes

comparten la información por los diferentes canales digitales que tienen a su disposición

(WhatsApp, correo institucional).

Los colaboradores al momento de procesar la información dada, si se generan dudas respecto a

los cambios estas no pueden ser resueltas con inmediatez, por que no se cuenta con el espacio o

la oportunidad de hacerlo; esto genera reprocesos y errores en el desarrollo de los procesos,

obteniendo como resultado pérdidas económicas y pérdida en los tiempos de ejecución de esos

nuevos proyectos en la organización.

 ACCIONES PARA EL DESARROLLO DE LA PROPUESTA

ACCIONES INSUMOS COSTOS TIEMPO DE

EJECUCIÓN

Realizar una reunión con - Sala de reuniones

los líderes de NOVAVENTA - Refrigerios
para comunicar los cambios - Proyector $ 370.000 48 Horas
a efectuar. - Conexión a internet
- Termómetro Digital
- Gel Antibacterial
- Alcohol

Realizar campañas
publicitarias digitales - Televisores NINGUNO 30 días
preparando al personal - Conexión internet (Activos
para los nuevos cambios. existentes en la
empresa)

Realizar una reunión con - Sala de reuniones

los colaboradores de - Refrigerios
NOVAVENTA para - Proyector $ 770.000 120 Horas
comunicar los cambios a - Conexión a internet
efectuar. - Termómetro Digital
- Gel Antibacterial
- Alcohol

Gestionar y aplicar - Encuesta Digital

encuestas al personal, para - Computadores (Activos
conocer la aceptación y - Celulares existentes en la 120 Horas
correcta ejecución de los - Conexión a internet empresa)
cambios.
 CONCLUSIONES

● Es importante conocer la aceptación por parte del personal al momento de ejecutar los

cambios realizados, existen personas que se resisten y esto genera demoras en los

procesos y muchas veces desmotivación esto afecta al rendimiento de la empresa.

● La comunicación asertiva en la empresa juega un papel importante, ya que es la clave

principal para el correcto funcionamiento de la gestión de procesos de la organización,

además de crear compromiso por parte de los colaboradores, genera un buen clima

laboral y un trabajo en equipo efectivo.

● El proyecto innovador ha sido planteado, con el fin de mejorar la comunicación entre el

área operativa de la empresa y la administrativa de la misma, con el fin de mejorar la

ejecución en nuevos procesos impartidos desde la gerencia de la compañía.

● Tener excelencia en el manejo de los canales de comunicación de la empresa, permite a

los colaboradores acoplarse de manera más oportuna a cambios dispuestos por la

organización.
 LECCIONES APRENDIDAS

● Comprendimos la importancia de los métodos de recolección de información ya sea para

investigación de mercados o diseño de procesos operativos. Estos aplicados de la forma

correcta arrojan información valiosa para la organización. En ellos conocemos lo que

quizás a simple vista no podemos ver.

● Se aclaró que un rediseño del proceso se genera a partir de mejorar procesos actuales, con

el fin de mejorar procesos que contribuyan al crecimiento de las organizaciones.

● La finalidad del diseño de procesos es darle ese plus a las organizaciones para que sean

más competitivas y tengan más oportunidades en el mercado y garantizar su prevalencia

sobre la competencia.

● Los procesos administrativos se crean con el propósito de dar cumplimiento a la misión y

visión de la organización, es por eso que la importancia del funcionamiento de los

mismos es tan alta y vital para poder cumplir con las exigencias de los clientes.

● La investigación de mercados es más que fundamental para conocer el medio en que se

debe desempeñar y que cualidades resaltar como organización, innovar en los bienes y

servicios para estar a nivel con la evolución de la tecnología y el mundo mismo.

 ANEXOS

La información recolectada y graficada a continuación se realizó con base en dos empresas:

Ministerio de Defensa Nacional y Novaventa. Si bien es cierto son empresas diferentes en su

razón social, puesto que Mindefensa es una entidad del estado y Novaventa una organización

comercial, pero también es cierto que las dos poseen una estructura jerárquica organizacional

establecida de la misma forma.

CUADRO GRÁFICA

1. Nombre o razón social de la empresa:

Empresa Cantidad Porcentaje

Ministerio De 10 50%
Defensa

Novaventa 10 50%

Total 20 100%

2. Actividad Económica:

Actividad Cantidad Porcentaje

Económica

Entidad del 10 50%

Estado

Comercial 10 50%

Total 20 100%
3. Ciudad

Ciudad Cantidad Porcentaje

Bogotá D.C 18 90%

Medellín 2 10%

Total 20 100%

4. ¿La empresa realiza gestión por procesos?

La empresa Cantidad Porcentaje

realiza
gestión…

SI 20 100%

NO 0 0%

Total 20 100%
 5. Indique cuales son los tres principales procesos que realiza su empresa:

6. De las siguientes características, cuales describen mejor el proceso que realiza su empresa:
7. ¿Estaría dispuesto a realizar un proyecto para el
diseño de un proceso innovador para su empresa?

¿Estaría dispuesto Cantidad Porcentaje

a realizar un
proyecto…

Si 10 50%

No 10 50%

Total 20 100%

8. ¿En su empresa se realizan los estudios y análisis

pertinentes a los procesos?

¿En su empresa se Cantidad Porcentaje

realizan los estudios
y análisis…

Si 20 100%

No 0 0%

Total 20 100%
9. ¿Existe un área encargada del desarrollo innovador
en su empresa?

¿Existe un área Cantidad Porcentaje

encargada del
desarrollo
innovador…

SI 19 90%

NO 1 10%

Total 20 100%

10. ¿Tiene usted conocimiento de los procesos que se

desarrollan en su dependencia?

¿Tiene usted Cantidad Porcentaje

conocimiento de
los procesos…

1 3 10%

2 4 10%

3 6 50%

4 7 30%

Total 20 100%
11. ¿Una vez ajustados o reformados los procesos se
comunican a los colaboradores de manera oportuna?

¿Una vez ajustados Cantidad Porcentaje

o reformados los
procesos…

1 1 5%

2 3 15%

3 10 50%

4 6 30%

Total 20 100%

Observando y analizando las gráficas podemos concluir lo siguiente:

1. El 100% de los colaboradores encuestados tienen conocimiento de la gestión por

procesos que se desarrolla en la empresa.

2. El 90% de los colaboradores ratifican que en su empresa existe un departamento de

desarrollo innovador.

3. El 50% de los colaboradores afirman que son informados a tiempo,sobre los cambios de

diseño realizados por la empresa.

4. El 35% de los colaboradores indican que tienen absoluto conocimiento del rol que ejerce

en su dependencia,mientras un 30% de los colaboradores aseguran no estar

completamente informados de sus funciones totales en el cargo ejercido, por lo tanto el

otro 35% de los colaboradores indican no tener conocimiento del tema.

5. El 50% de los colaboradores estarían dispuestos a diseñar un proceso de diseño

innovador para su empresa, mientras el otro 50% de los colaboradores no lo harían.

6. El 50% de los colaboradores aseguran que los diseños de su empresa están certificados y

documentados, mientras que el otro 50% de los colaboradores aseguran que los diseños

de proceso tienen un responsable y objetivos definidos.

7. el 100% de los colaboradores confirman que en sus empresas realizan estudios y análisis

pertinentes a los diseños de procesos.

8. El 80% de los colaboradores responden favorablemente acerca de sus conocimientos

sobre los procesos que son desarrollados en su dependencia, mientras que el 20% restante

afirman no conocer dichos procesos.

9. El 80% de los colaboradores afirman que se comunica de manera oportuna los ajustes

realizados a los procesos, mientras que el 20% restante responde que no se informa de

manera oportuna los ajustes a los procesos.