Nomina Electrónica

Nomina electrónica – Obligados y requisitos
¿Qué es la nómina electrónica?

La nómina electrónica que debe ser enviada a la Dian y validada por esta, y hace referencia más
exactamente a la generación del soporte del pago de la nómina electrónica, de acuerdo a los
requerimientos técnicos exigidos por la Dian en la resolución 0013 de 11 de febrero de 2021.
La nómina como tal es generada por el aplicativo de nómina que tenga cada software contable, o
generada manualmente por cada empleador, procedimiento independiente a la generación de
soporte de pago electrónico que se envía a la Dian, que es de lo que trata la resolución 0013 de
2021.
Para tal efecto, el software de contabilidad o de liquidación de nómina integrará sus

módulos con la herramienta de la Dian para unificar el procedimiento de generación y
reporte como actualmente se hace con la facturación.
De esta forma, luego de liquidarse la nómina se genera el documento soporte de pago de
nómina que electrónica que será enviado a la Dian para su validación, y contendrá los
valores liquidados a cada empleado, según los requerimientos de la Dian en el anexo
técnico de la resolución 0013 de 2021.
Cómo se genera la nómina electrónica.

La generación del documento soporte de pago de nómina electrónica se debe hacer
mediante un software que cumpla con las condiciones técnica señaladas por la Dian, y que
debe estar validado y aprobado por esta.
Funciona igual que la factura electrónica, pudiéndose utilizar un software propio o
contratar con u proveedor tecnológico especializado que preste el servicio.
Así como sucedió con la facturación electrónica, en la nómina electrónica los distintos
softwares de contabilidad integrarán la nómina electrónica como un servicio adicional.
Obligados a generar la nómina electrónica.

Todo contribuyente que contrate personal mediante un contrato de trabajo está en la
obligación de generar la nómina electrónica, según el calendario de implementación fijado
en la resolución 0013 de 2021.
El artículo cuatro de la resolución 0013 de febrero 11 de 2021 señala lo siguiente respecto
a los obligados a generar la nómina electrónica:
«Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de

pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes
del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta
que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por
pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y
deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en
el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.»
La resolución no fija la obligación de acuerdo al número de trabajadores que tenga el

empleador, por tanto, desde 1 empleado surge tal obligación.
Lo que sí señala la resolución es que la obligación será para quienes requieran soportar los
costos y gastos relacionados con el pago de nómina, por lo que si un empleador no
declara renta no estaría obligado a generar la nómina electrónica.
Recordemos lo que señala la resolución en sus considerandos:
«Que en virtud de lo anterior, el soporte de pago de nómina electrónica se configura como

documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de
pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los
pagos a los pensionados a cargo del empleador.»
Es decir que solo es posible deducir los salarios y prestaciones sociales del impuesto a la
renta si se ha generado el soporte de pago de nómina electrónico.
Al tenor de lo señalado por el anexo técnico en los numerales 5.5.2 y 5.5.3, también se
deben reportar los contratos de aprendizaje, tanto si se está en la fase lectiva o práctica.
Periodo de generación de la nómina electrónica.

La nómina electrónica se debe generar mensualmente sin considerar el periodo de pago
del salario acordado con los trabajadores.
Señala el artículo 3 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021:
«El documento soporte de pago de nómina electrónica al que se refiere el artículo 2 de la

presente resolución, deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual,
independientemente de que el sujeto obligado, realice pagos en periodos diferentes o
inferiores al anteriormente indicado, es decir acumular la información relacionada con los
conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total
diferencia, respecto de los pagos o abonos en cuenta, derivados de la relación laboral o
legal y reglamentaria o de pensiones, correspondiente a las liquidaciones de nómina
realizadas en el mes inmediatamente anterior por parte de los respectivos sujetos
obligados al reporte, de Contenido de la nómina electrónica.»
Si el empleador paga quincenalmente o semanalmente debe acumular sus nóminas en el

mes respectivo para hacer el reporte mensual.
El plazo para enviar o reportar el soporte de pago de la nómina electrónica a la Dian, son
los 10 primeros días del mes siguiente al mes a reportar, según señala el artículo 8 de la
resolución 0013 del 11 de febrero de 2021:
«Los sujetos obligados de qué trata el artículo 4 de esta resolución, tendrán plazo para la
transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al
citado documento, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual
corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una
relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del
empleador, debiéndose generar la información-, de conformidad con lo señalado en el
artículo 3 de esta resolución, para efecto de que la Unidad Administrativa Especial
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN realice la validación del mismo.»
En razón a que la resolución no dice si son 10 días calendario o 10 días hábiles, se

entiende que son 10 días calendario.
Contenido de la nómina electrónica.

El documento soporte de pago de nómina electrónica debe contener la siguiente
información según el artículo 5 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021:
1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina
electrónica.
2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT del

sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago
4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración

consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de

nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de
pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de

nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de
pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado
de nómina menos el valor total deducido de nómina.
9. El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA
ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la
información y contenido de que trata el presente artículo.
10. El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, utiliza
para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados
por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el «Anexo técnico
documento soporte de pago NÓMINA ELECTRÓNICA»
11. Fecha y hora de generación.
12. La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo
con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad
Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al
momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad,
integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
13. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del
proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.
14. En el método de pago se debe reportar si es en efectivo o mediante

pago bancario, y si es mediante el sistema bancario se debe informar el
banco, el tipo de cuenta y el número de la cuenta en la que se consigna
el salario de cada trabajador.
Plazo para la implementación de la nómina electrónica.

El artículo 6 de la resolución 013 del 11 de febrero de 2021, modificado por la
resolución 000037 del 2021, a la vez modificado por la resolución 000063 del 30
de julio de 2021, fija el plazo que tiene los empleadores para implementar la
nómina electrónica de acuerdo al número de empleados que tenga
Entre menos trabajadores más plazo se tiene para implementar la nómina electrónica.
El proceso de habilitación en la Dian de la nómina electrónica inicia para todos el 31 de

mayo de 2021, lo que el empleador debe hacer lo más pronto posible para tener
implementada la nómina dentro los plazos máximos que contempla la ley.
Los anteriores plazos aplican para los contribuyentes obligados a expedir factura
electrónica. Para el caso de los que no están obligados a expedir factura electrónica, el
plazo para implementar la nómina electrónica es hasta el 31 de mayo de 2022, y la
habilitación inicia el 31 de marzo de 2022.
Recuerde que para generar la nómina electrónica primero se debe habilitar el servicio en
la página de la Dian, para luego implementarla, lo que requiere un software propio o de
un proveedor tecnológico, la firma digital y configurar o parametrizar todo lo necesario
para que pueda empezar a enviar los documentos electrónicos de nómina.
En cuanto a las nuevas empresas o empleadores, estos cuentan con un plazo de 2 meses
desde que hacen el primer pago a sus trabajadores para iniciar el proceso de la nómina
electrónica.
La habilitación de la nómina electrónica debe gestionarse desde la fecha en que se hace el
primer pago, y a partir de esa fecha se tiene un plazo de 2 meses para hacer la
implementación definitiva.
Para los plazos entendemos que sólo se consideran los empleados vinculados mediante
contrato de trabajo, de aprendizaje o pensionados, de manera que no se tienen en cuenta
los contratistas vinculados mediante contrato de prestación de servicios.
Ya está disponible la opción para iniciar la habilitación de la nómina electrónica

desde el mismo micrositio de facturación electrónica, así que se puede iniciar el
proceso de inmediato sin esperar a que se venzan los plazos fijados por la Dian.
Reporte electrónico de pago por servicios.

En la nómina electrónica se reportan los pagos laborales derivados de un contrato de
trabajo, no los pagos derivados de un contrato de servicios ni comercial.
Los pagos que se realicen por concepto de servicios personales en virtud de un contrato
de prestación de servicios, se reportan a la Dian por medio de la factura electrónica que
deberá expedir el contratista, y so este no está obligado a facturar, se hace por medio del
documento equivalente a la factura (Documento soporte en adquisiciones efectuadas a
sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.), que se debe
adoptar a más tardar el 01 de julio de 2021 de acuerdo a la resolución 0012 del 9 de
febrero de 2021.

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Obligados a generar la nómina electrónica.

«Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de

La resolución no fija la obligación de acuerdo al número de trabajadores que tenga el

«Que en virtud de lo anterior, el soporte de pago de nómina electrónica se configura como

Periodo de generación de la nómina electrónica.

«El documento soporte de pago de nómina electrónica al que se refiere el artículo 2 de la

Si el empleador paga quincenalmente o semanalmente debe acumular sus nóminas en el

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14. En el método de pago se debe reportar si es en efectivo o mediante

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