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DE GESTIÓN INTEGRAL Código: 1DS-GU-0006

Fecha: 18-08-2010
Guía para la gestión de seguro obligatorio y voluntario
POLICÍA NACIONAL Versión: 0

OBJETIVO: Facilitar a los beneficiaros el trámite para el pago del seguro de vida por parte
de la compañía aseguradora, suministrando y verificando la documentación legal exigida
para el reconocimiento oportuno de este beneficio.

ALCANCE: Esta guía es de aplicación en todos los servicios ofrecidos por la Policía
Nacional y los procesos involucrados en el desarrollo de los mismos, tanto en el nivel táctico,
como en el nivel operacional

Contenido de la Actividad

La presente guía permite contar con la información necesaria para orientar a los Jefes de
talento humano a nivel nacional y beneficiarios del personal fallecido, en la metodología y
requisitos necesarios para el pago de los seguros de vida, teniendo en cuenta los requisitos
exigidos por la NTCGP 1000:2009, MECI 1000:2008 e ISO 9001:2008.

Seguro de vida

El seguro de vida es un contrato, por el cual el asegurador se obliga, mediante el cobro de

una prima, a resarcir un daño o a pagar una suma de dinero al verificarse la eventualidad
prevista en el contrato en este caso el fallecimiento.

Seguro Obligatorio: Es el que por Ley, se otorga a la totalidad de los funcionarios de la Policía
Nacional en servicio activo.

Diligenciamiento formato

Formulario para:

 ingreso: únicamente para personal de alumnos, auxiliares regulares y bachilleres.

 actualización de datos: para personal profesional.

 fecha de diligenciamiento: corresponde al día, mes y año cuando el funcionario diligencia el

formato, la cual no debe superar ocho días calendario a la entrega del mismo ante la oficina
de talento humano.

 datos personales: Corresponde a los datos de identificación del funcionario, incluyendo

información básica de carácter institucional, cabe aclarar que en el campo de unidad policial a
la que pertenece debe indicarse unidad policial a la cual se encuentra adscrito (Ej: MECAL,
DEANT, DITAH, SUDIR, ESVEL, DINAE) y Dependencia es la Estación, Área o Grupo en el
cual se desempeña. (Ej: Estación Fontibón, Área Financiera, Grupo Novedades de nómina).

 designación de beneficiarios: se deben registrar las personas a quienes el funcionario

voluntariamente designa como beneficiarios, indicando el porcentaje para cada uno de ellos,
sin sobrepasar en su totalidad el 100%.
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 Firma y huella: se debe realizar cuando se haga entrega del formato al jefe de la oficina de
talento humano.

 Recibo, fecha, firma y postfirma jefe unidad de talento humano: Espacio que diligencia
el Jefe de la Oficina de Talento Humano.

Seguro Voluntario: Es aquel adquirido por el funcionario en servicio activo de la Policía Nacional,
para ser descontado por nómina de su salario.

Diligenciamiento formato:

Formulario para:

 Nuevo seguro: para el personal profesional que por primera vez de forma voluntaria adquiere
el seguro.

 Actualización de datos: se utiliza por parte del personal profesional para modificar la
información.

 Fecha de diligenciamiento: corresponde al día, mes y año cuando el funcionario diligencia el

formato, la cual no debe superar ocho días calendario a la entrega del mismo ante el jefe de
talento humano.

 Datos personales: corresponde a los datos de identificación del funcionario, incluyendo

información básica de carácter institucional, cabe aclarar que en el campo de unidad policial a
la que pertenece debe indicarse unidad policial a la cual se encuentra adscrito (ej. MECAL,
DEANT, DITAH, SUDIR, ESVEL, DINAE) y dependencia es la estación, área o grupo en el
cual se desempeña. (ej. estación fontibón, área financiera, grupo novedades de nómina).

 Designación de beneficiarios: se deben registrar las personas a quienes el funcionario

voluntariamente designa como beneficiarios, indicando el porcentaje para cada uno de ellos,
sin sobrepasar en su totalidad el 100%.

 Solicitud del cónyuge o compañero permanente: se diligencia por parte del personal
profesional cuyo estado civil comprometa una sociedad conyugal reconocida ante la institución
y se encuentre debidamente sistematizada.

 Primas mensuales: si únicamente se afilia el tomador puede seleccionar desde la opción uno
(1) hasta la diecisiete (17), cuando incluye a su cónyuge como afiliado puede elegir entre el
plan dieciocho (18) al treinta y cuatro (34).

 Firma y huella: se debe realizar cuando se haga entrega del formato al jefe de talento
humano.

 Recibo, fecha, firma y postfirma jefe unidad de talento humano: espacio que diligencia el
jefe de talento humano.
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Observaciones:

 El formato se declara nulo cuando se observe en su diligenciamiento tachones,

enmendaduras, borrones o inconsistencias en la información y su renovación debe realizarse
cada vez que la institución cambie de compañía aseguradora o el funcionario lo desee.

 El seguro de vida se cancela únicamente a los beneficiarios en caso de fallecimiento del

personal que se encuentra en servicio activo, como su nombre lo indica.

 Las copias del formato deben distribuirse acorde a como se señala es decir: Hoja de vida para
insertar en la hoja de vida, asegurado para el funcionario tomador y Compañía Aseguradora.

 El recibido de los formatos es una actividad indelegable del jefe de talento humano, quien con
su firma en todas las copias, avala la veracidad de la información.

 Los valores a cancelar están determinados por la vigencia de la póliza suscrita entre la
compañía aseguradora y la institución, los cuales varían de acuerdo a los cambios de entidad
aseguradora y se aprueban periódicamente a través de licitación pública.

Actualización en el sistema de información y administración para el talento humano “SIATH”

Previa verificación de la información contenida en el formato del seguro obligatorio y/o voluntario por
parte del jefe de talento humano, se responsabilizará al funcionario a cargo de grabar las novedades
en el “SIATH”, de actualizar en los términos establecidos los registros y descuentos
correspondientes, hecho para el cual debe constatar en la nómina la visualización de los descuentos
y en caso de presentarse alguna novedad debe quedar plasmada en el Acta de revisión mensual de
nómina, para su envío inmediato al Área de Administración Salarial de la Dirección de Talento
Humano, dependencia encargada de subsanar las novedades.

Observaciones:

 Realizar la actualización de la información en el sistema, con plazo sesenta (60) días

calendario a partir de la fecha de diligenciamiento del formato.

 Confrontar que el valor del descuento sea el correspondiente al seleccionado por el

funcionario tomador del seguro voluntario.

Acreditación, archivo e informe.

Cumplido el proceso de sistematización, el codificador de nómina hará entrega de los documentos

trabajados a hojas de vida para su respectivo archivo.
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Observaciones:

 En forma mensual y una vez cumplida la labor de control el jefe de talento humano, debe
enviar a la oficina seguros de vida de la Dirección de Talento Humano la relación del personal
que actualizo los formatos del seguro de vida obligatorio y/o voluntario.

Procedimiento

El proceso de reconocimiento y pago de los seguros de vida obligatorio y/o voluntario, como
indemnización por la muerte del personal en servicio activo, inicia desde el momento en que
se produce el siniestro, donde la unidad policial debe enviar la siguiente debe realizar el
siguiente procedimiento y enviar la siguiente documentación:

• Informar el fallecimiento: Este debe ser remitido por la unidad donde haya fallecido
el funcionario o donde se encuentre laborando, cumpliendo los siguientes parámetros
estableciendo quien, que, donde, cuando, como, porque, determinando fecha
fallecimiento, fecha de nacimiento, nombre completo, Numero de identificación, edad,
relato detallado de los hechos.

• Cambiar la condición laboral en el “SIATH”, (Pendiente Fallecido)

• Verificar si al funcionario fallecido le figura algún descuento por concepto de

seguro voluntario en el Sistema de Liquidación Salarial “LSI”: simultáneamente
se debe verificar en el Sistema de Información y Administración del Talento Humano,
“SIATH”, si tiene designados y registrados los beneficiarios del seguro de vida
voluntario, para lo cual se debe dirigir a la historia laboral y verificar que se encuentren
archivados los formatos originales del seguro de vida voluntario y enviara la
constancia del ultimo sueldo expedido por la tesorería.
• Enviar Fotocopia del original del último formato de seguro obligatorio y/o
voluntario: este formato deberá reposar en la historia laboral del funcionario y el Jefe
de Talento Humano deberá colocar una nota marginal que diga “es fiel copia tomada
del último original que reposa en la historia laboral del funcionario fallecido),
aclarando que por políticas de la Compañía Aseguradora, esta copia no deberá ser
escaneada.

• Enviara el registro civil de defunción, fotocopia de la cédula de ciudadanía, registro

civil de nacimiento del funcionario fallecido.

Documentación requerida para el beneficiario

Mayor de edad
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 Fotocopia de la cédula de ciudadanía

 Certificación bancaria
 Solicitud de pago (indicando dirección y teléfono)

Menor de edad

 Registro civil de nacimiento

 Carta de representación legal ante notaria
 Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal
 Certificación Bancaria del Representante legal

En caso de que no haya representante legal, se debe esperar que la autoridad

competente (Juzgado de familia o bienestar familiar) designe un guardador
total.

Observaciones:

 Cuando no haya formato de seguro de vida obligatorio y/o voluntario en la

historia laboral.
 No haya registrado beneficiarios
 El Beneficiario haya fallecido antes que el funcionario
 Cuando se encuentre mal diligenciado
 Cuando se torne ineficaz
 Cuando el formato no contenga los datos mínimos requeridos para formalizar la
reclamación.

El valor de la Indemnización del seguro obligatorio y/o voluntario, que presente

cualquiera de las novedades descritas anteriormente, será cancelado una vez
se emita la resolución de beneficiarios por parte del Área de Prestaciones
Sociales de la Policía Nacional.

Cuando no exista formato de seguro de vida obligatorio y/voluntario, se

expedirá una constancia donde se certifique que este no reposa en la historia
laboral.

Consideraciones generales:

De acuerdo al Código de Comercio en su Artículo 1081, el tiempo para reclamar un seguro

de vida es de años contados a partir del día del fallecimiento.
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Cuando el beneficiario es quien ha causado la muerte del funcionario y ha sido condenado

este perderá el derecho y el porcentaje se cancelara a los otros beneficiarios de Ley.

Pago seguro de vida por desaparecimiento:

El derecho a esta indemnización surge una vez se haya expedido el fallo por parte de
Autoridad competente declarando la muerte presunta del funcionario desaparecido, para lo
cual el jefe de talento humano de la unidad, una vez notifique de la resolución de retiro por
desaparecimiento a los beneficiarios del funcionario deberá allegar de manera inmediata:

 Copia de la Resolución de retiro por Desaparecimiento.

 Copia del último formato de seguro de vida obligatorio y/o voluntario con nota
marginal.
 Fotocopia de la cédula de ciudadanía del funcionario desaparecido.

Documentación requerida para el beneficiario

 Constancia de sueldo de la fecha en que fue retirado por Desaparecimiento el

funcionario.
 Fallo de autoridad competente donde se emita la muerte presunta
 Registro civil de defunción del funcionario desaparecido

Mayor de edad

 Fotocopia de la cédula de ciudadanía

 Certificación bancaria
 Solicitud de pago (indicando dirección y teléfono)

Menor de edad

 Registro civil de nacimiento

 Carta de representación legal ante notaria
 Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal
 Certificación Bancaria del Representante legal

En caso de que no haya representante legal, se debe esperar que la autoridad competente
(Juzgado de familia o bienestar familiar) designe un guardador total.
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Es de aclarar que se cancelara una vez se tenga el fallo por muerte presunta y el registro
civil de defunción.

Desvinculación seguro de vida voluntario

• Solicitud escrita dirigida al Jefe de Talento Humano de la Unidad.

• Pasará al codificador de Nomina para que realice la suspensión del descuento del
seguro de vida voluntario.
• Archivo de la solicitud en la Historia Laboral del funcionario

Normatividad

• Decreto Ley 410 de 1971 “Nuevo Código de Comercio”

• Art. 1081 “Prescripción de acciones”.

• Art. 1142 “Beneficiarios Supletivos”.

• Art. 1143 “Muerte simultanea del asegurado y beneficiario”.

• Art. 1145 “Declaración de muerte presunta”.

• Art. 1146 “Designación y revocación de beneficiarios”.

• Art. 1150 “Perdida del derecho del beneficiario.

• Decreto Anual “Por el cual se fija los sueldos básicos de Oficiales, Suboficiales, Nivel
Ejecutivo, Agentes

• Directiva permanente 015 del 21 de mayo de 2010.

Glosario

Póliza: Es el instrumento probatorio por excelencia del contrato. Es aconsejable, leer

todas las cláusulas contenidas en el mismo para tener una información completa de
sus términos y condiciones

Tomador: Es la persona que obrando por cuenta propia o ajena, traslada los riesgos,
para asegurar un número determinado de personas y será el responsable del pago de
las primas. Para efectos de la presente contratación se configura como Tomador del
Seguro de Vida Grupo o Colectivo a la Policía Nacional.
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Beneficiarios del Seguro: Son las personas designadas por el asegurado para
recibir el valor del seguro, en caso de muerte de este.
La designación de los beneficiarios, para la Póliza de Vida Grupo o Colectivo, se
encuentra en cabeza del personal en servicio activo de la Policía Nacional, que entra
a formar parte de ésta. Si el asegurado no ha designado beneficiarios, cuando la
designación que ha hecho de éstos se torna ineficaz, o en aquellos eventos en los
que la designación queda sin efecto por cualquier causa o no se encuentra el formato
del Seguro de Vida Obligatorio y/o Voluntario los beneficiarios del Seguro de Vida
serán aquellos que supletivamente ha establecido la ley y se designarán mediante la
Resolución de Beneficiarios que emita el Área de Prestaciones Sociales de la Policía
Nacional.

Para los efectos de cambios de beneficiarios, se llevará a cabo mediante el

diligenciamiento de un nuevo formulario, y comenzará a surtir efecto, a partir de su
inclusión en la historia laboral del asegurado o de la recepción por parte de la Oficina
de Talento Humano de la Unidad donde labora el asegurado, una vez haya sido
verificado que el formato se encuentra bien diligenciado. No se tendrán en cuenta los
formularios que:

 No se encuentren en la historia laboral del funcionario o en la oficina de

Talento Humano de la Unidad donde labora el asegurado.
 Sean entregados por los familiares en el momento del fallecimiento.
 Sean diligenciados y remitidos a la aseguradora.

Grupo asegurable

Asegurados Obligatorios o Subsidiados: Personal en servicio activo de la Policía

Nacional, Oficiales, Suboficiales, Nivel Ejecutivo, Agentes, Personal no Uniformado,
Alféreces, Cadetes, Alumnos de las Escuelas de Formación, Auxiliares Bachilleres y
Auxiliares Regulares de la Policía Nacional.

Asegurados Voluntarios: Personal Activo de la Policía Nacional, así: Oficiales,

Suboficiales, Nivel Ejecutivo, Agentes, Personal No Uniformado, Auxiliares Bachilleres,
Auxiliares Regulares de la Policía Nacional, su cónyuge o compañero (a) permanente,
debiendo para el efecto pagar el 100% de la prima que individualmente le
corresponda.
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Puntos de control

1. Sistematización en Sistema de Información de seguros de vida “SISEG”.

2. Exigencia de la nota marginal de autenticación por parte de los jefes de talento

humano donde haga constar que el seguro enviado para tramite de pago es fiel copia
tomada del último formato de seguro de vida original que reposa en la historia laboral
del funcionario fallecido.

3. Validación de la información en la documentación física frente a los datos reportados

en el Sistema de Liquidación Salarial “LSI”, para efectos de verificar el descuento por
concepto de seguro de vida voluntario.

4. Revisión y firma de la jefatura del grupo de retiros y área de procedimientos de

personal.