Manual Contratos Externo
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Manual Contratos Externo
Versión 1.0.1
Gestión: 2020
GERENCIA NACIONAL
NUEVO SISTEMA DE REGISTRO DE CONTRATOS ADMINISTRATIVA FINANCIERA
SUBGERENCIA DE SISTEMAS
MANUAL DE USUARIO V.1.0.0
INFORMÁTICOS Y REDES
Contenido
1. Introducción 3
2. Antecedentes 3
3. Objetivo 3
4. Inicio 4
4.1. Portal 4
4.1. Ingreso al Sistema Usuario Registrador 6
4.1.1. Contratos 7
4.1.2. Remisiones 8
4.1.3. Reportes 9
5. Registro de Contratos 9
5.1.Modalidad de Contratación Menor 12
5.2. Modalidad de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo 14
5.3 Modalidad de Licitación Pública 15
5.4. Modalidad de Contratación Directa 16
5.5. Modalidad de Contratación por Excepción 17
5.6. Modalidad de Contratación por Desastres y/o Emergencias 18
5.7. Contratos Modificatorios 18
5.8. Contratista Estado 19
5.9. Dirección Estratégica De Reivindicación Marítima Silala Y Recursos Hídricos
Internacionales (DIREMAR) 21
5.10. Otros 22
5.11. Fideicomiso 23
5.12. Bonos Soberanos 24
5.13. Convenios Subsidiarios 25
6. Consolidación de Contratos 26
7. Remisión de Contratos 29
8. Contratos Desconsolidados 35
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1. Introducción
El nuevo Sistema de Registro de Contratos, permite al usuario registrar Contrataciones en las
modalidades: Contratación Menor, Apoyo Nacional a la Producción y Empleo (ANPE),
Licitación Pública, Contratación Directas, Contratación por Excepción, Contrataciones por
Desastres y/o Emergencias, Fideicomiso, Bonos Soberanos, Convenios Subsidiarios, ABEN,
DIREMAR, Contratos Modificatorios, Contratista Estado y Otros. A su vez el nuevo Sistema
incluye la posibilidad de subir los formularios individuales firmados digitalmente de los contratos
registrados.
Requisitos:
- Conexión a internet
- Navegador Web Moderno con versiones mínimas (Chrome v54+, Firefox v63+, Safari
v10.1+, Opera v68+ y Microsoft Edge Chromium)
2. Antecedentes
El Sistema de Registro de Contratos fue desarrollado en base al antiguo sistema, además de
las nuevas políticas de uso de la Subcontraloria de Servicios Legales (SCSL en adelante) de la
Contraloría General del Estado. Por lo que su implementación permite mejorar el control y
revisión de los contratos registrados en sus distintas modalidades y etapas.
3. Objetivo
El objetivo del presente documento es proporcionar al usuario la información necesaria, útil,
además de una guía, que permita operar el Sistema de Registro de Contratos.
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4. Inicio
4.1. Portal
El ingreso al portal muestra la ventana de inicio del Sistema de Registro de Contratos:
El ingreso principal del Sistema de Registro de Contratos, para el rol de REGISTRO mismo que
se asignará a los usuarios de las entidades públicas para el registro de contratos, tiene la
siguiente estructura:
a) Ingresar:
Para ingresar al sistema debe iniciar sesión con el usuario y contraseña que habilita la
SCSL y confirmación de reCAPTCHA “no soy un robot”.
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Una vez ingresado por primera vez, el sistema le pedirá que actualice su contraseña por
seguridad.
b) Contacto:
Indica la dirección, teléfono y casilla postal de las oficinas de la Contraloría General del
Estado tanto nacional como regionales.
c) Preguntas Frecuentes:
Esta sección contiene las preguntas frecuentes para aclarar dudas a los usuarios,
seleccione alguna de las preguntas para ver las aclaraciones correspondientes.
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4.1.1. Contratos
Este módulo, permite al usuario ver la información de contratos registrados, consolidados y
desconsolidados, seleccionando la preferencia en el campo “Mostrar Contratos”.
En el menú “Filtro avanzado”, puede realizar búsquedas por rangos de fechas de registro en el
caso de que los contratos se encuentren Registrados o Consolidados, si los contratos se
encuentran Desconsolidados el buscador tomará en cuenta la fecha de la desconsolidación.
También puede realizar búsquedas por los campos de los registros a través del campo
“Búsqueda”.
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Respecto a los registros generados que no hubiesen sido consolidados serán dados de baja
automáticamente en el Sistema de Registro de Contratos en el plazo de 6 meses a partir de la
fecha de registro o desconsolidación.
4.1.2. Remisiones
El menú de remisiones permite realizar el envío de contratos consolidados (adjuntando el
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Este módulo también permite realizar el filtrado de remisiones por tipo, como se ve en la
siguiente imagen:
● Mensual, cuando se trate de Contrataciones Directas y por Excepción, o
● Bimensual, para todas las demás contrataciones a excepción de las mencionadas en la
remisión mensual.
4.1.3. Reportes
Permite acceder a la generación de reportes por un rango de fechas y tipo de reporte, que
selecciona entre Reportado y no Reportado, haciendo referencia a los contratos registrados o
desconsolidados, y los consolidados, respectivamente.
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5. Registro de Contratos
Para registrar un contrato ingrese al menú Contratos y presione el botón “NUEVO REGISTRO”,
a continuación seleccione la modalidad del contrato.
Una vez seleccionada la modalidad, ingresa al formulario donde debe llenar con la información
del contrato que realiza la entidad a la que pertenece, asimismo aclarar que cada formulario
contiene distintos requerimientos de acuerdo a la modalidad.
Este sistema almacena la fecha del registro una vez se haya guardado el formulario, para ello
el sistema valida el llenado de campos indispensables marcados con un asterisco al final del
enunciado.
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● Datos del Contrato: Se debe llenar con los datos propios del Contrato, Orden de
Compra u Orden de Servicio, para ello se tiene dos divisiones, la primera se debe llenar
los datos del Contratante (NIT, Nombre del Suscriptor, Documento de Identidad y
Cargo) y datos del Contratista, Proveedor o Consultor (NIT, Nombre de la Entidad o
Empresa Privada, Nombre del Representante Legal, Documento de Identidad)
Con el fin de registrar información válida el sistema realiza una contrastación de los
datos de personas con el SEGIP al introducir los datos del Contratante y Contratista, por
lo que es importante llenar correctamente los datos del Documento de Identidad. Para el
registro de Datos del Contrato debe seleccionar el Tipo de Documento:
● Cédula de Identidad, otorgada por el SEGIP.
● Cédula de Identidad de Extranjero, otorgada por el SEGIP.
● Documento Nacional de Identidad, se refiere al documento de identidad de
cualquier persona (nacional o extranjero) en este caso no se realiza la
contrastación mencionada.
Sobre el Objeto de Contratación, el usuario debe llenar este campo con la razón de ser
del acuerdo contractual que existe entre las partes, teniendo el debido cuidado de no
confundir con fracciones de la normativa que le permite realizar el contrato o la
justificación del mismo.
El Monto Total y Tipo de Cambio, son datos numéricos en el sistema del cual realiza
una interpretación literal para el primer caso, y un cálculo automático al tipo de moneda
de cambio, para el segundo.
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● Datos del Proceso de Contratación: El usuario debe llenar los datos del CUCE,
Certificación Presupuestaria, RUPE, AFP’s, Informe Técnico y Legal de la justificación
del Contrato, Resolución de Autorización de contratación y Datos adicionales, este
último el usuario verá si es pertinente mencionar.
● Archivo: El usuario debe llenar con información acerca del Nombre del Encargado y
Lugar del Archivo.
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5.10. Otros
Este módulo es aplicable cuando los contratos no recaen en otras modalidades
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5.11. Fideicomiso
El usuario externo debe registrar los siguientes tipos de Fideicomiso: Adenda, Constitución,
Extensión y Extinción.
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6. Consolidación de Contratos
Una vez registrado el contrato, el sistema muestra la lista de registros con la siguiente
información:
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Esta lista también muestra las acciones que se habilitan cuando existe un registro, estas son
Editar, Consolidar y Eliminar.
Para consolidar el registro de contrato presione el botón con candado verde, seguidamente el
sistema muestra la vista rápida del contrato, para una última revisión antes de consolidarlo, de
este modo una vez consolidado el registro no puede editarse ni eliminarse, tan solo descargar
el archivo del formulario individual, una vez consolidado el registro el sistema le asigna un único
código de contrato.
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Al consolidar el registro del contrato, el usuario tiene dos acciones ver el contenido del registro
que le mostrará el formulario que acaba de consolidar, y el documento PDF del
formulariotradicional y para firma digital.
7. Remisión de Contratos
La Remisión de Contratos se divide en Mensuales y Bimensuales con las temporalidades que
la normativa “Reglamento para el Registro, Reporte y Remisión de Contratos a la Contraloría
General del Estado” lo establece. Para la habilitación de la remisión de contrato, estos deben
estar consolidados, y seleccionar el mes que quiere remitir el usuario.
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Se debe aclarar que para las contrataciones Directas y por Excepción, ambas podrán ser
enviadas tanto en las remisiones mensuales como en las bimensuales, por lo que no es
necesario realizar un doble registro.
● Remisión Mensual, por el que se envía las Contrataciones Directas y por Excepción
como establece la normativa.
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Así también, tener en cuenta que el sistema genera el formulario individual para que se firme
digitalmente por alguna aplicación externa que la entidad vea conveniente (ej. la aplicación
FIDO de ADSIB), posteriormente cuando este formulario es cargado en el sistema se verifica
que el documento contenga la firma digital válida.
La siguiente imagen muestra una remisión bimensual con formularios individuales cargados al
sistema, en la misma se puede ver la columna de acciones donde se encuentran las opciones
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para ver el PDF cargado y eliminarlo en el caso de llegarse a equivocar con la subida del
mismo. Una vez que se tenga los documentos cargados al sistema se debe presionar el botón
REMITIR para enviar la remisión a la CGE.
Previo a la remisión el sistema solicita una confirmación e indica el tipo de remisión, el número
de contratos que se está remitiendo; debe llenar el detalle, que podría referirse al número de
nota que remite a la contraloría con los respaldos del contrato y en el caso de las remisiones
fuera de tiempo, debe agregar una justificación.
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Al remitir los contratos el sistema genera un Reporte Resumen, debe descargar el documento
presionando el botón DESCARGAR REPORTE RESUMEN, el mismo lleva un Código de
remisión por el cual la Contraloría General del Estado realizará la búsqueda para su revisión
correspondiente.
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8. Contratos Desconsolidados
La desconsolidación de los contratos se efectúa por el personal de la CGE, por dos motivos: A
solicitud de la entidad o por Error encontrado en la Verificación, posteriormente el usuario de la
entidad debe revisar el contrato a subsanar, corrigiendo los errores si los hubiese y volver a
consolidarlos. La siguiente imagen muestra un contrato desconsolidado en el menú Contratos
(puede filtrar el campo Mostrar contratos seleccionando la opción DESCONSOLIDADOS):
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Para poder remitir un contrato desconsolidado, previamente debe estar consolidado, y remitir el
mismo a la CGE en la siguiente remisión.
Se adiciona el rango de fechas, luego la opción que desea buscar y se visualiza el resultado, se
tiene la opción para generarlo en formato PDF presionando el botón “GENERAR REPORTE”.
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