Manual Contratos Externo

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SISTEMA DE REGISTRO DE CONTRATOS

Manual de Usuario - Usuario Externo

Versión 1.0.1

Gestión: 2020
GERENCIA NACIONAL
NUEVO SISTEMA DE REGISTRO DE CONTRATOS ADMINISTRATIVA FINANCIERA

SUBGERENCIA DE SISTEMAS
MANUAL DE USUARIO V.1.0.0
INFORMÁTICOS Y REDES

Contenido

1. Introducción 3

2. Antecedentes 3

3. Objetivo 3

4. Inicio 4
4.1. Portal 4
4.1. Ingreso al Sistema Usuario Registrador 6
4.1.1. Contratos 7
4.1.2. Remisiones 8
4.1.3. Reportes 9

5. Registro de Contratos 9
5.1.Modalidad de Contratación Menor 12
5.2. Modalidad de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo 14
5.3 Modalidad de Licitación Pública 15
5.4. Modalidad de Contratación Directa 16
5.5. Modalidad de Contratación por Excepción 17
5.6. Modalidad de Contratación por Desastres y/o Emergencias 18
5.7. Contratos Modificatorios 18
5.8. Contratista Estado 19
5.9. Dirección Estratégica De Reivindicación Marítima Silala Y Recursos Hídricos
Internacionales (DIREMAR) 21
5.10. Otros 22
5.11. Fideicomiso 23
5.12. Bonos Soberanos 24
5.13. Convenios Subsidiarios 25

6. Consolidación de Contratos 26

7. Remisión de Contratos 29

8. Contratos Desconsolidados 35

9. Contratos Reportados y no reportados 36


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1. Introducción
El nuevo Sistema de Registro de Contratos, permite al usuario registrar Contrataciones en las
modalidades: Contratación Menor, Apoyo Nacional a la Producción y Empleo (ANPE),
Licitación Pública, Contratación Directas, Contratación por Excepción, Contrataciones por
Desastres y/o Emergencias, Fideicomiso, Bonos Soberanos, Convenios Subsidiarios, ABEN,
DIREMAR, Contratos Modificatorios, Contratista Estado y Otros. A su vez el nuevo Sistema
incluye la posibilidad de subir los formularios individuales firmados digitalmente de los contratos
registrados.

Características y Requisitos del Sistema de Contratos


Características principales:
- El sistema permite subir los archivos que han sido descargados al momento de la
consolidación de un contrato con firma digital.
- Se puede visualizar los contratos con estados: Registrado (mismo que permite editar el
registro o consolidarlo), Consolidado (mismo que permite visualizar un resumen del
registro de contrato y descargar los contratos ya sea de forma tradicional o digital) y
Desconsolidados que nos permite que contratos han sido desconsolidados.
- Permite Remitir los contratos de forma mensual y bimensual.
- Genera reportes por un rango de fechas.

Requisitos:
- Conexión a internet
- Navegador Web Moderno con versiones mínimas (Chrome v54+, Firefox v63+, Safari
v10.1+, Opera v68+ y Microsoft Edge Chromium)

2. Antecedentes
El Sistema de Registro de Contratos fue desarrollado en base al antiguo sistema, además de
las nuevas políticas de uso de la Subcontraloria de Servicios Legales (SCSL en adelante) de la
Contraloría General del Estado. Por lo que su implementación permite mejorar el control y
revisión de los contratos registrados en sus distintas modalidades y etapas.

3. Objetivo
El objetivo del presente documento es proporcionar al usuario la información necesaria, útil,
además de una guía, que permita operar el Sistema de Registro de Contratos.
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4. Inicio

4.1. Portal
El ingreso al portal muestra la ventana de inicio del Sistema de Registro de Contratos:

Imagen 4.1.1. Pantalla Principal

El ingreso principal del Sistema de Registro de Contratos, para el rol de REGISTRO mismo que
se asignará a los usuarios de las entidades públicas para el registro de contratos, tiene la
siguiente estructura:

La cabecera principal tiene las siguientes opciones:

a) Ingresar:
Para ingresar al sistema debe iniciar sesión con el usuario y contraseña que habilita la
SCSL y confirmación de reCAPTCHA “no soy un robot”.
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Imagen 4.1.1.1. Inicio de Sesión

Una vez ingresado por primera vez, el sistema le pedirá que actualice su contraseña por
seguridad.
b) Contacto:
Indica la dirección, teléfono y casilla postal de las oficinas de la Contraloría General del
Estado tanto nacional como regionales.

Imagen 4.1.1.2. Contactos

c) Preguntas Frecuentes:
Esta sección contiene las preguntas frecuentes para aclarar dudas a los usuarios,
seleccione alguna de las preguntas para ver las aclaraciones correspondientes.
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Imagen 4.1.1.3. Preguntas Frecuentes

4.1. Ingreso al Sistema Usuario Registrador


La ventana de ingreso al sistema muestra el siguiente menú:

Imagen 4.1.1. Menú del Usuario Registrador


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También muestra datos generales; cantidad de contratos mensuales y bimensuales no


remitidos

4.1.1. Contratos
Este módulo, permite al usuario ver la información de contratos registrados, consolidados y
desconsolidados, seleccionando la preferencia en el campo “Mostrar Contratos”.

Imagen 4.1.1.1. Filtro en lista de Contratos

En el menú “Filtro avanzado”, puede realizar búsquedas por rangos de fechas de registro en el
caso de que los contratos se encuentren Registrados o Consolidados, si los contratos se
encuentran Desconsolidados el buscador tomará en cuenta la fecha de la desconsolidación.

También puede realizar búsquedas por los campos de los registros a través del campo
“Búsqueda”.
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Imagen 4.1.1.2. Búsquedas de registros en la lista de Contratos

Para realizar el registro de contratos, se debe presionar el botón “NUEVO REGISTRO”,


ubicado a la derecha de la ventana, el cual permite seleccionar una modalidad en la que se
desea realizar el registro, sin embargo se explicará más adelante cómo se realiza el registro de
un contrato.

Imagen 4.1.1.3. Iniciando un nuevo Registro de Contrato

Respecto a los registros generados que no hubiesen sido consolidados serán dados de baja
automáticamente en el Sistema de Registro de Contratos en el plazo de 6 meses a partir de la
fecha de registro o desconsolidación.

4.1.2. Remisiones
El menú de remisiones permite realizar el envío de contratos consolidados (adjuntando el
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formulario individual firmado digitalmente de manera opcional) a la CGE, presionando el botón


de “NUEVA REMISIÓN” que se encuentra en la parte derecha de la ventana, cuya función se
detalla más adelante.

Imagen 4.1.2.1. Menú para una nueva Remisión

Este módulo también permite realizar el filtrado de remisiones por tipo, como se ve en la
siguiente imagen:
● Mensual, cuando se trate de Contrataciones Directas y por Excepción, o
● Bimensual, para todas las demás contrataciones a excepción de las mencionadas en la
remisión mensual.

Imagen 4.1.2.2. Remisiones efectuadas

4.1.3. Reportes
Permite acceder a la generación de reportes por un rango de fechas y tipo de reporte, que
selecciona entre Reportado y no Reportado, haciendo referencia a los contratos registrados o
desconsolidados, y los consolidados, respectivamente.
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Imagen 4.1.2.3. Contratos Reportados y no Reportados

5. Registro de Contratos
Para registrar un contrato ingrese al menú Contratos y presione el botón “NUEVO REGISTRO”,
a continuación seleccione la modalidad del contrato.

Imagen 5.1. Nuevo Registro de Contrato

Una vez seleccionada la modalidad, ingresa al formulario donde debe llenar con la información
del contrato que realiza la entidad a la que pertenece, asimismo aclarar que cada formulario
contiene distintos requerimientos de acuerdo a la modalidad.

Este sistema almacena la fecha del registro una vez se haya guardado el formulario, para ello
el sistema valida el llenado de campos indispensables marcados con un asterisco al final del
enunciado.

Respecto a las partes de los formularios, se tiene los siguientes:

● Datos de la Entidad: El sistema llena automáticamente los campos de acuerdo a la


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entidad a la que pertenece el usuario externo, sin embargo, si la entidad requiere


actualizar la información, deberá remitir la solicitud a la CGE para su actualización
correspondiente.

● Datos del Contrato: Se debe llenar con los datos propios del Contrato, Orden de
Compra u Orden de Servicio, para ello se tiene dos divisiones, la primera se debe llenar
los datos del Contratante (NIT, Nombre del Suscriptor, Documento de Identidad y
Cargo) y datos del Contratista, Proveedor o Consultor (NIT, Nombre de la Entidad o
Empresa Privada, Nombre del Representante Legal, Documento de Identidad)

Con el fin de registrar información válida el sistema realiza una contrastación de los
datos de personas con el SEGIP al introducir los datos del Contratante y Contratista, por
lo que es importante llenar correctamente los datos del Documento de Identidad. Para el
registro de Datos del Contrato debe seleccionar el Tipo de Documento:
● Cédula de Identidad, otorgada por el SEGIP.
● Cédula de Identidad de Extranjero, otorgada por el SEGIP.
● Documento Nacional de Identidad, se refiere al documento de identidad de
cualquier persona (nacional o extranjero) en este caso no se realiza la
contrastación mencionada.

Para la selección del Contratista: al seleccionar Entidad/Empresa Pública el sistema


listará los datos de las entidades registradas en la Contraloría General del Estado, por
el contrario si selecciona Empresa Privada, al introducir el número del NIT el sistema
obtiene datos de FUNDEMPRESA en el caso de no encontrarlas deberá registrarlas de
forma manual y por último, si selecciona Persona Natural/Consultor, el llenado de datos
será de forma manual.

Sobre el Objeto de Contratación, el usuario debe llenar este campo con la razón de ser
del acuerdo contractual que existe entre las partes, teniendo el debido cuidado de no
confundir con fracciones de la normativa que le permite realizar el contrato o la
justificación del mismo.

Respecto al Plazo de Contrato, el usuario debe llenar este campo refiriéndose al


período o duración del contrato, ya sea indicando un límite de fechas o días
contabilizados.

El Monto Total y Tipo de Cambio, son datos numéricos en el sistema del cual realiza
una interpretación literal para el primer caso, y un cálculo automático al tipo de moneda
de cambio, para el segundo.

El campo de Origen de Recursos debe contener la información acerca de dónde


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provienen los recursos económicos para la realización del contrato.

● Normativa Específica aplicada por la Entidad: en este apartado el usuario debe


llenar los datos sobre la Normativa que aplica para la realización del Contrato. En el
caso de las contrataciones Directas el sistema permite seleccionar entre el Decreto
Supremo N°0181 artículo 72 o de forma manual el usuario indique la norma aplicada, en
cambio para el caso de Contrataciones por Excepción, el sistema permite seleccionar el
artículo aplicado del Decreto Supremo N°0181 artículo 65. Para las demás modalidades
se debe llenar de forma manual la norma aplicada al contrato.

En la Justificación del Contrato, el usuario debe llenar con información precisa y


detallada de las razones que tiene quien solicite la prestación de servicios y compra de
bienes.

● Datos del Proceso de Contratación: El usuario debe llenar los datos del CUCE,
Certificación Presupuestaria, RUPE, AFP’s, Informe Técnico y Legal de la justificación
del Contrato, Resolución de Autorización de contratación y Datos adicionales, este
último el usuario verá si es pertinente mencionar.

● Archivo: El usuario debe llenar con información acerca del Nombre del Encargado y
Lugar del Archivo.

● Observaciones: Si el usuario viera pertinente realizar una observación al Contrato o a


la información registrada en el formulario.

5.1.Modalidad de Contratación Menor


Esta modalidad está destinada para la contrataciones de bienes y servicios, que se aplicará
cuando el monto de contratación sea igual o menor a Bs50.000.- (CINCUENTA MIL 00/100
BOLIVIANOS). Primeramente se llena el formulario con los campos requeridos:
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Imagen 5.1.1. Formulario - Registro de Contratación Menor

Posteriormente, una vez se guarde el formulario, el registro se enlista en la vista principal de


Contratos.

Imagen 5.1.2. Lista de contratos - Registro de Contratación Menor

5.2. Modalidad de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo


Modalidad para la contratación de bienes y servicios que permite la libre participación de un
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número indeterminado de proponentes, apoyando la producción y empleo a nivel nacional,


aplicable cuando el monto sea mayor a Bs 50.000.- (CINCUENTA MIL 00/100 BOLIVIANOS)
hasta Bs1.000.000.- (UN MILLÓN 00/100 BOLIVIANOS). La siguiente imagen muestra el
formulario de registro ANPE.

Imagen 5.2.1. Formulario - Registro de Contratación ANPE

5.3 Modalidad de Licitación Pública


Modalidad para la contratación de bienes y servicios que se aplicará cuando el monto sea
mayor a Bs1.000.000.- (UN MILLÓN 00/100 BOLIVIANOS) permitiendo la participación de un
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número indeterminado de proponentes.

Imagen 5.3.1. Formulario - Registro de Licitación Pública

5.4. Modalidad de Contratación Directa


Modalidad que permite la contratación directa de bienes y servicios sin límite de cuantía, única
y exclusivamente por las causales señaladas en el Artículo 72 de las presentes NB-SABS.
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Imagen 5.4.1. Formulario - Registro de Contratación Directa

5.5. Modalidad de Contratación por Excepción


Modalidad que permite la contratación de bienes y servicios, única y exclusivamente por las
causales de excepción señaladas en el Artículo 65 de las presentes NB-SABS.
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Imagen 5.5.1. Formulario - Registro de Contratación por Excepción

5.6. Modalidad de Contratación por Desastres y/o Emergencias


Modalidad que permite a las entidades públicas contratar bienes y servicios, única y
exclusivamente para enfrentar los desastres y/o emergencias nacionales, departamentales y
municipales, declaradas conforme a la Ley N° 2140, de 25 de octubre de 2000, para la
Reducción de Riesgos y Atención de Desastres.
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Imagen 5.6.1. Formulario - Registro de Contratación por Desastres y/o Emergencias

5.7. Contratos Modificatorios


Las modificaciones de un Contrato deben registrarse en cumplimiento del objeto de la
contratación.
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Imagen 5.7.1. Formulario - Registro de Contratos Modificatorios

5.8. Contratista Estado


Contratista Estado es una entidad pública que produce bienes o servicios bajo contrato para el
el sector privado o público.
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Imagen 5.8.1. Formulario - Registro de Contratista Estado

5.9. Agencia Boliviana de Energía Nuclear (ABEN)


La Agencia Boliviana de Energía Nuclear (ABEN) debe llenar sus registros para el fin solicitado
a la SCSL, en el siguiente formulario:
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Imagen 5.8.1. Formulario - ABEN

5.9. Dirección Estratégica De Reivindicación Marítima Silala Y Recursos


Hídricos Internacionales (DIREMAR)
La Dirección Estratégica De Reivindicación Marítima Silala Y Recursos Hídricos Internacionales
(DIREMAR) debe llenar sus registros para el fin solicitado a la SCSL, en el siguiente formulario:
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Imagen 5.9.1. Formulario - DIREMAR

5.10. Otros
Este módulo es aplicable cuando los contratos no recaen en otras modalidades
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Imagen 5.10.1. Formulario - Otros

5.11. Fideicomiso
El usuario externo debe registrar los siguientes tipos de Fideicomiso: Adenda, Constitución,
Extensión y Extinción.
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Imagen 5.11.1. Formulario - Fideicomiso

5.12. Bonos Soberanos


Se muestra la imagen del formulario para Bonos Soberanos
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Imagen 5.12.1. Formulario - Bonos Soberanos

5.13. Convenios Subsidiarios


Se muestra la imagen del formulario para Convenios Subsidiarios, donde se debe registrar
aquellos convenios establecidos entre el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas y las
entidades públicas, para la transferencia de recursos de crédito.
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Imagen 5.13.1. Formulario - Convenios Subsidiarios

6. Consolidación de Contratos
Una vez registrado el contrato, el sistema muestra la lista de registros con la siguiente
información:
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Imagen 6.1. Lista de Contratos

Esta lista también muestra las acciones que se habilitan cuando existe un registro, estas son
Editar, Consolidar y Eliminar.

Imagen 6.2. Acciones de un Registro

Para consolidar el registro de contrato presione el botón con candado verde, seguidamente el
sistema muestra la vista rápida del contrato, para una última revisión antes de consolidarlo, de
este modo una vez consolidado el registro no puede editarse ni eliminarse, tan solo descargar
el archivo del formulario individual, una vez consolidado el registro el sistema le asigna un único
código de contrato.
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Imagen 6.3. Confirmación para la consolidación del registro de contrato

Posteriormente, el usuario puede descargar el Formulario Individual en versión Digital, para


cuando se utilice la firma digital, y en versión tradicional para cuando se realice las rúbricas en
el mismo documento.
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Imagen 6.4. Descarga de Formulario de Contrato

Al consolidar el registro del contrato, el usuario tiene dos acciones ver el contenido del registro
que le mostrará el formulario que acaba de consolidar, y el documento PDF del
formulariotradicional y para firma digital.

Imagen 6.5. Registro del Contrato Consolidado

7. Remisión de Contratos
La Remisión de Contratos se divide en Mensuales y Bimensuales con las temporalidades que
la normativa “Reglamento para el Registro, Reporte y Remisión de Contratos a la Contraloría
General del Estado” lo establece. Para la habilitación de la remisión de contrato, estos deben
estar consolidados, y seleccionar el mes que quiere remitir el usuario.
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Imagen 7.1. Nueva Remisión

Se debe aclarar que para las contrataciones Directas y por Excepción, ambas podrán ser
enviadas tanto en las remisiones mensuales como en las bimensuales, por lo que no es
necesario realizar un doble registro.

● Remisión Mensual, por el que se envía las Contrataciones Directas y por Excepción
como establece la normativa.
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Imagen 7.2. Remisión Mensual

● Remisión Bimensual, por el que se envía el registro de contratos en todas las


modalidades como establece la normativa.
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Imagen 7.3. Remisión Bimensual

Antes de realizar la remisión el sistema permite adjuntar el Formulario Individual firmado


digitalmente para cada registro, presionando el icono de una nube azul, el máximo de tamaño
soportado es de 5MB, sin embargo, el cargado del documento no es esencial para la remisión,
ya que podría realizar el envío de dicho formulario de forma física a la CGE.

Así también, tener en cuenta que el sistema genera el formulario individual para que se firme
digitalmente por alguna aplicación externa que la entidad vea conveniente (ej. la aplicación
FIDO de ADSIB), posteriormente cuando este formulario es cargado en el sistema se verifica
que el documento contenga la firma digital válida.

La siguiente imagen muestra una remisión bimensual con formularios individuales cargados al
sistema, en la misma se puede ver la columna de acciones donde se encuentran las opciones
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para ver el PDF cargado y eliminarlo en el caso de llegarse a equivocar con la subida del
mismo. Una vez que se tenga los documentos cargados al sistema se debe presionar el botón
REMITIR para enviar la remisión a la CGE.

Imagen 7.4. Remisión de registro de contratos con formularios cargados al sistema

Previo a la remisión el sistema solicita una confirmación e indica el tipo de remisión, el número
de contratos que se está remitiendo; debe llenar el detalle, que podría referirse al número de
nota que remite a la contraloría con los respaldos del contrato y en el caso de las remisiones
fuera de tiempo, debe agregar una justificación.
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Imagen 7.5. Confirmación de Remisión de contratos

Al remitir los contratos el sistema genera un Reporte Resumen, debe descargar el documento
presionando el botón DESCARGAR REPORTE RESUMEN, el mismo lleva un Código de
remisión por el cual la Contraloría General del Estado realizará la búsqueda para su revisión
correspondiente.

Imagen 7.6. Descarga del Reporte Resumen de una remisión

El reporte resumen muestra los siguientes datos:


● Entidad/Empresa Pública, nombre de la entidad contratante.
● Nivel de la Entidad, nivel institucional a la pertenece la entidad contratante.
● Código de remisión, código que genera el sistema y con el que se remite a la CGE.
● Fecha de remisión, fecha en la que se efectúa la remisión.
● Cantidad de contratos, número de contratos que contiene una remisión.
● Responsable de suscripción, responsable del registro de contratos.
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Imagen 7.7. Reporte Resumen de una remisión

8. Contratos Desconsolidados
La desconsolidación de los contratos se efectúa por el personal de la CGE, por dos motivos: A
solicitud de la entidad o por Error encontrado en la Verificación, posteriormente el usuario de la
entidad debe revisar el contrato a subsanar, corrigiendo los errores si los hubiese y volver a
consolidarlos. La siguiente imagen muestra un contrato desconsolidado en el menú Contratos
(puede filtrar el campo Mostrar contratos seleccionando la opción DESCONSOLIDADOS):
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Imagen 8.1. Lista de contratos Desconsolidados

Para poder remitir un contrato desconsolidado, previamente debe estar consolidado, y remitir el
mismo a la CGE en la siguiente remisión.

9. Contratos Reportados y no reportados


En esta opción ingresando al menú Reportes Externos a la opción reportados y no reportados,
se puede generar un reporte por rango de fechas y una opción de tipo de reporte:

Reportados: Aquellos contratos que han sido remitidos.


No reportados: Aquellos contratos que no han sido remitidos.

Se adiciona el rango de fechas, luego la opción que desea buscar y se visualiza el resultado, se
tiene la opción para generarlo en formato PDF presionando el botón “GENERAR REPORTE”.
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Imagen 9.1. Contratos Reportados y no Reportados


Por último el registro se subsana para .

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