1.

INTRODUCCIÓN

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 ÍNDICE
ANTECEDENTES ....................................................................................................................2

OBJETIVO.................................................................................................................................3

OBJETIVOS ACADÉMICOS.................................................................................................3

EXPECTATIVAS Y COMPETENCIAS................................................................................3

MOTIVACIONES PARA LA PRÁCTICA PROFESIONAL................................................3

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 RESUMEN EJECUTIVO

La modalidad del presente trabajo de profesionalización denominada Experiencia

Profesional, nos brinda la oportunidad como futuros profesionales en Administración
de Empresa, logramos mejorar nuestros conocimientos teóricos aplicándolos dentro de
la institución para poder participar de forma activa dentro de la misma; tomando
conciencia de la realidad que se vive día a día, desarrollando actividades que
contribuyen a nuestra formación como futuros profesionales, cumpliendo con la
pasantía en la “Institución de SEGIP” – Central Tarija.

El trabajo a continuación, está estructurado por cinco partes: La primera parte consta
con la introducción donde se describe brevemente los antecedentes de la empresa y los
objetivos de la realización de la pasantía en la institución de SEGIP.

La segunda parte describe las actividades realizada como pasantes en área de Archivos
como también en el área de Operaciones, en el cual se describe todo los que se
desarrollo en tres partes que son: todo lo que se desarrollo en el mes de Septiembre, en
el mes de Octubre y por último el mes de Noviembre.

En la tercera parte las propuestas o mejoras en las actividades desarrolladas que se pudo
implementar dentro del área asignada Entre las mejoras implementadas para estas
actividades durante este periodo se puede resaltar una plantilla Excel para el control y
registro de datos de los trabajadores, digitalización para procedimientos, diagrama de
flujo, contratación servicios de transporte.

En la cuarta se desarrolla el análisis de la experiencia de esta pasantía. En la quinta parte

se presentan las conclusiones y recomendaciones fundamentadas en la experiencia
obtenida durante el periodo de pasantía, con la finalidad de aportar en mejoras para la
empresa.

Y a continuación se presentan los anexos como respaldo del presente trabajo y el

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cumplimiento de esta pasantía. También la bibliografía utilizada.

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 ANTECEDENTES DE LA INSTITUCIÓN ¨SERVICIO GENERAL DE
IDENTIFICACIÓN PERSONAL – SEGIP¨ CENTRAL TARIJA

La declaración universal de derechos humanos establece en su artículo 6 que ¨todo ser humano
tiene derecho, en todas partes al reconocimiento a su personalidad jurídica¨. La constitución
política del estado plurinacional de Bolivia ordena en su artículo 14, parágrafo I que ¨ todo ser
humano tiene personalidad y capacidad jurídica con arreglo a las leyes y goza de los derechos,
libertades y garantías reconocidas por esta constitución, sin distinción alguna. Mediante ley N
145 de fecha 27 de junio del 2011 se crea el servicio general de identificación personal –
SEGIP como institución pública, descentralizada, con personalidad jurídica y patrimonio
propio, con capacidad administrativa, financiera, legal, técnica y operativa, bajo tuición de
ministerio de gobierno, con jurisdicción y competencia en todo el territorio del estado
plurinacional de Bolivia.

La Institución ¨Servicio General de Identificación Personal – SEGIP¨ central Tarija ubicada en

la Avenida integración barrio Guadalquivir, que a la vez cuenta con oficinas en el barrio
Lourdes y San Jorge II el cual dependen de la oficina central. Anteriormente la oficina central
de SEGIP Tarija se encontraba en la avenida circunvalación y en octubre del 2018 se
trasladaron a los previos del mega center ubicado en la Avenida integración, barrio
Guadalquivir, este traslado se debe a la firma de un convenio mediante el que se establece una
alianza publico privada donde el mega center le cedió tres oficinas en cada una de las plantas
de manera gratuita. Asimismo, el SEGIP es la única entidad pública facultada para otorgar la
cedula de identidad C.I, dentro y fuera del territorio nacional, crear, administrar, controlar,
mantener y precautelar el registro único de identificación – RUI, de las personas naturales a
efecto de su identificación y ejercicio de sus derechos, en el marco de la presente ley y la
constitución política del estado, y por mandato de la citada ley 145 SEGIP está facultado para
promover, gestionar y suscribir convenios con instituciones y entidades para el cumplimiento
de sus atribuciones.

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Otro de los servicios prestados por la institución, es la emisión de licencias para conducir, y a
pesar de haber establecido un reglamento técnico, se ve la necesidad de fortalecer la
normativa, toda vez que mientras no se consolide la administración del mismo, no se podrá
cumplir con la meta planteada en la ley No.145 sobre la creación de una escuela pública de
conductores de vehículos como una unidad del SEGELIC.

OBJETIVO

Aplicar los conocimientos adquiridos en la carrera, aprender y obtener habilidades de la

experiencia de trabajar en el área de Operaciones y en el área de Archivos de La Institución
¨Servicio General de Identificación Personal – SEGIP¨ Central Tarija.

OBJETIVOS ACADÉMICOS

 Potenciar la formación académica mediante el contacto directo del campo laboral.

 Poner en práctica los conocimiento y habilidades aprendidas durante la carrera.
 Fortalecer competencias para desempeñar responsabilidades profesionales en el
ámbito laboral.
 Consolidar una actitud de ética profesional relacionados con la disciplina y la
profesión.

 Fomentar potencialidades personales tales como innovación, creatividad, seguridad

y destreza en el desempeño profesional.

EXPECTATIVAS Y COMPETENCIAS

La modalidad del presente trabajo de profesionalización denominada Experiencia

Profesional nos brindara la oportunidad ideal para que, como futuros profesiones de la carrera
de Administración de Empresa, de esta manera logremos mejorar nuestros conocimientos
teóricos aplicándolos dentro la institución SEGIP, para poder participar de forma activa
dentro de la misma y tomando conciencia de la realidad que se vive día a día.

MOTIVACIONES PARA LA PRÁCTICA PROFESIONAL

La modalidad de Memoria de Experiencia Profesional, como vía para adquirir experiencia
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profesional y por no decir también experiencia laboral nos motivó a optar por esta
modalidad como requisito para obtener el grado académico de licenciatura en
Administración de Empresas, otra de nuestras motivaciones es poder lograr trabajar en la
institución de SEGIP y poder realizar nuestra pasantía en el área de Operaciones de dicha
institución.

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9
 MEMORIA
DE
EXPERIENCIA
PROFESIONAL

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2. MEMORIA DE EXPERIENCIA PROFESIONAL
Durante los tres meses de pasantía en la Institución SEGIP-Tarija realizamos varias
actividades como pasantes en el área de Operaciones a cargo de la Dra. Claudia Lía Alemán
Rojas, como en el área de Archivos bajo la supervisión de Remberto Do Santos Wunder
encargado de esta área; y dichas actividades se desarrollan a continuación.

Para el desarrollo de la pasantía en esta institución solicitamos de manera verbal y de manera

escrita mediante una carta de solicitud (Ver Anexo 1) elaborada en fecha 01-08-2019 por el
Director de la Carrera de Administración de Empresas el Lic. John Vaca para poder realizar
nuestra pasantía.

1.1. Etapa de inducción

En fecha 01-08-2019 se llevo la carta de solicitud a la institución de SEGIP, una vez estando
ahí fuimos a hablar con la secretaria, que posteriormente nos derivo con la Lic. Daniela
encargada del área Legal y quien nos atendió y recibió nuestra carta de solicitud adjuntando
los siguientes requisitos exigidos por la institución de SEGIP Central -Tarija, entre ellos:

 Fotocopia de Carnet de Identidad

 Ficha académica sellada por UNADA
 Fotocopia de Matricula
 Curriculum Vitae u hoja de vida (Ver Anexo 2 )
 Carta de solicitud del postulante

Contando con la documentación solicitada entre muchos postulantes que querían hacer su
pasantía en esta institución, se nos selecciono a nosotros en función a los requisitos
presentados, de esta manera poder realizar nuestra pasantía como estudiantes de la carrera de
Administración de Empresas, que posteriormente se nos informo que las pasantías
comenzarían en los primeros días del mes de Septiembre y que llegarían los contratos desde la
Paz.

En fecha 02-09-2019 se nos llamo mediante una llamada telefónica por el Lic. Pavel para
presentarnos en el área RRHH. Durante los primeros días para dar inicio a nuestra pasantía,

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se nos informo y explico los deberes, obligaciones y recomendaciones que se deben cumplir
en la institución.

En esta etapa de inducción recibimos diversos tipos de información, para poder realizar las
actividades dentro de la Institución, por órdenes del Director de SEGIP Dr. Roberto Arce se
nos derivo al área de archivos por todo el mes de Septiembre y posteriormente derivarnos al
área de Operaciones. Se nos explico las reglas internas que tiene la institución:

 Prohibido el acceso a documentación sin autorización del responsable a cargo.

 Prohibido sacar documentación como ser legajos de terceras personas fuer de la
institución salvo hubiese una autorización del Director General.
 Prohibido ingresar artefactos (Ej. computadoras portátiles) salvo una solicitud
autorizada por el correspondiente de RRHH.
 Prohibido dar información del RUI a terceras personas salvo con una orden Judicial.
 Prohibido realizar trámites de cedulas de identidad , licencias y saneamientos.
 Prohibido recibir remuneraciones para realizar trámites del interesado.
 Prohibido recibir algún tipo de información ya sea vía Watsapp u otro medio de
comunicación fuera de la institución.

También se nos informo sobre los lineamientos de seguridad que tiene la Institución (área de
Operaciones) por el hecho que se manipula y se maneja mucha documentación; en este caso
sobre, la indumentaria que se debe utilizar:
 Guantes
 Barbijos
 Alcohol en Gel antivacterial
 Ambientador
 Desinfectante en Spray

Posteriormente se nos brindó una breve información por la área de RRHH de manera general
sobre la gestión en área de Operaciones y las funciones que se realizan en esta, así como
también las funciones que debíamos coadyuvar. Esta área se encuentra a cargo de la Dra.
Claudia Lía Alemán Rojas , encargada también de la tutoría de nosotros como estudiantes
que realizamos el trabajo de pasantía en el área de operaciones.

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2.2. ACTIVIDADES DEL MES DE SEPTIEMBRE
2.2.1. Verificación y digitalización de Documentación en el Área de Archivos

Una vez que nos aceptaron se nos explico que teníamos que rotar en todas las aéreas de la
institución, esto implicaba rotar el área de Archivos, en el área de Operaciones y en el área de
RRHH pero por órdenes del Director Roberto Arce que ya se menciono anteriormente se nos
derivo al área de Archivos, con los demás pasantes que eran de Economía para colaborar en
la verificación de certificados de Nacimiento en cumplimento de la Resolución
Administrativa SEGIP/DGE/No. 485/2018 Directiva 008/2019 (Verificación de
Certificados), que era a nivel nacional, todos los departamentos tenían que cumplir con la
verificación de certificados en el plazo determinado, de esta manera lo primero que se nos
indico fue la verificación de certificados de Nacimiento de julio 2007.

Por otra parte también se nos indico que todos los certificados de Nacimiento Originales,
certificados de Difusión, certificados de Matrimonio y Resoluciones Administrativas se tenían
que digitalizar escaneando cada certificado, es así que a continuación se detallara con más
detalle.
En el área de Archivos se nos explico algunas prohibiciones por el auxiliar de archivos
Remberto Do Santos Wunder entre ellos:

 Queda terminantemente prohibido remarcar los documentos, hacer en ellos

anotaciones, dobladuras y cualquier otra acción que afecte la conservación del
documento.
 No alterar el orden de los documentos que se encuentran en las cajas.
 Esta completamente prohibido fumar, consumir alimentos y bebidas en el ambiente del
archivo.
 Queda prohibido el uso de celulares y cámaras personales dentro del ambiente del
archivo, que pode en riesgo la integridad de la información siempre y cuando no haya
autorización de la autoridad competente.
 Cualquier reclamo, sugerencia o solicitud de carácter especial sobre e material objeto
de la consulta, deberá hacerse directamente ante el responsable de Archivos.

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2.2.2. Digitalizacion de Documentos
En fecha 02-09-19 como ya se menciono anteriormente , primeramente se nos asigno un
escritorio y un escáner (Ver Anexo 2) para cada pasante, además se nos dio guantes, barbijos
y material de escritorio lo cual eran necesarios para poder empezar con la digitalizar,
posteriormente se nos indico que certificados se tenía que digitalizar y estos mismos guardar
en una carpeta en el escritorio con nuestros nombres completos y la fecha del día que se
digitalizo. A continuación se detalla cada tipo de certificado que tenía que ser digitalizado:

 Digitalización de Certificados de Nacimiento Originales.

 Digitalización de Certificados de Matrimonio Originales.
 Digitalización de Certificados de Defunción Originales.
 Digitalización de Resoluciones Administrativas Originales.

Es así que se nos explico de manera explícita en qué consistía el trabajo a realizar, pues
consistió en digitalizar los certificados mencionados (Ver Anexo 3 ) pero solo originales y no
fotocopias, de esta manera se utilizo el escáner que el mismo se nos asigno a cada uno, una
vez escaneado los certificados se prosiguió a guardar en una Carpeta en el escritorio con el
número de Carnet de cada Usuario, este trabajo se realizo los primeras semanas del mes de
Septiembre.

Por otra parte en el caso de la digitalización de los certificados de nacimiento se encontraba

casos en que el usuario tenía dos certificados de nacimiento con fechas de emisión diferentes
por lo cual nos indico el AUXILIAR DE ARCHIVOS Remberto Do Santos Wunder que en
este caso se tenía que digitalizar ambos documentos pero al momento de subir al sistema se
los registraba con el número que le correspondía pero se le añadía el día, mes y año
correspondiente a cada certificado.

En ocasiones al momento de digitalizar la documentación se encontraba Resoluciones

Administrativas duplicadas o en ocasiones un usuario contaba con dos o tres Resoluciones
Administrativas, por lo cual nos indico el AUXILIAR DE ARCHIVOS Remberto Do Santos
Wunder, que en el caso de las Resoluciones Administrativas dobles o duplicadas se digitalizo
solo una Resolución Adm. y en el caso de las Resoluciones Adm. diferentes con el que
contaba el usuario se prosiguió a digitalizar ambas Resoluciones, pero al momento de subir al
sistema y registrar se lo guardo con el numero de cada resolución indicado.
14
Se nos explico que la digitalización es un proyecto que está haciendo la institución de Segip
con el fin de tener todos los documentos que presenta cada usuario por diferentes casos que se
presenta , y de esta manera poder acceder de manera inmediata en el sistema y buscar el
certificado que se necesite del usuario de acorde a la situación, si no fuere por la digitalización
buscar la documentación que se solicite es una tarea ineficiente por que el tiempo que lleva
encontrar dichos documentos es relativamente largo porque se tiene que buscar en todo el
almacén de Archivos y muchas veces se llega a confundir en la búsqueda del documento, por
esta razón se tomo la decisión de digitalizar todos los certificados de cada usuario con el fin de
que la búsqueda sea mucho más rápida y eficiente.

En fecha 03,04,05,06 del mes de septiembre se continúa con la digitalización de

documentación: certificados de nacimiento original, certificados de difuncion, sertificados de
matrimonio original y resoluciones administrativas original.

Cabe mencionar que en la digitalización de certificados se encontró un problema frecuente

con los escáner que se nos asigno, muchas veces los certificados se quedaban trabados en el
escáner y eran muy lentos si se quería avanzar, porque anteriormente la encargada de
Archivos la Dra. Tamara nos indico que tenias que avanzar lo más rápido posible haciendo
por día 3 cajas, cada caja contenía en promedio 100 certificados entre ellos, certificados de
Difusión, certificados de Matrimonio, certificados de Nacimiento y Resoluciones
administrativas, de esta manera se hablo con el encargado auxiliar DE ARCHIVOS Sr.
Remberto Do Santos que los escáner que se nos asigno no eran los adecuados para realizar de
manera rápida la digitalización, los problemas con los escáner eran frecuentes por lo que se
propuso poder conseguir los escáner adecuados para realizar una digitalización masiva y
poder avanzar mucho mas, pero el Sr. Remberto nos indico que no se cuenta con el
presupuesto necesario ni se tomo en cuenta el tipo de escáner que se necesitaba en este
proyecto, siendo así que se avanzo de manera lenta con la digitalización.

2.2.3. Verificación de Certificados de Nacimiento

En fecha 09-09-19 se dejo de digitalizar la documentacion y se procedio a la verificacion de
certifiicados de naciento al cumplimiento con la Resolución 807/2019 con una orden directa
de la Nacional de SEGIP desde la ciudad de La Paz, se procedió a la verificación de
Certificados de Nacimiento de todo el departamento de Tarija comenzando por Yacuiba, en el

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cual se nos asigno un escritorio a cada uno, siendo más explícitos contamos cada uno con una
computadora y Escáner para realizar la verificación.

En el cual se nos explico a cada uno lo que teníamos que hacer para realizar la verificación de
los certificados de nacimiento. Que consistía en verificar cada certificado de nacimiento del
usuario si contaba con el mismo o no, se nos dio un parámetro para la verificación solo eran
validos los certificados de nacimientos que eran del mes de Julio del 2009 en adelante, a
demás los certificados que eran hechos o realizados en maquinas de escribir, o hayan sido
llenadas a mano se les consideraba como invalido, por lo tanto se registraba en el sistema
como ''NO'' que el usuario no cuenta con certificado de nacimiento o de lo contrario si
cumplía con el parámetro de verificación se le registraba en el sistema como "SI" el usuario si
cuenta con certificado de nacimiento.

Por otra parte en la verificación también se encontraba dobles certificados de nacimiento del
usuario por lo cual se nos indico que se registra en el sistema el certificado de nacimiento con
fecha más próximo al actual, de esta manera se realizo la verificación de certificados de
nacimiento de Yacuiba que se concluyo en fecha 11/09/2019.

Una vez que se concluyo con la verificación de certificados de nacimiento de Yacuiba se

procedió con la verificación de Bermejo en fecha 12/09/2019, se puede decir que no hubo
ningún percance en la verificación se desarrollo de manera satisfactoria y se concluyo en
fecha 13/09/2019.

Finalmente en fecha 16/09/2019 se prosiguió con la ultima verificación de certificados de

nacimiento pero en este caso fue de la ciudad de Tarija, no hubo ninguna observación, la
verificación se desarrollo de manera satisfactoria, se concluyo en fecha 26/09/2019. Cabe
resaltar que en esta fecha se concluyo con tota la verificación del departamento de Tarija
incluyendo las regionales Bermejo, Yacuiba y Villamontes, siendo los primeros en concluir a
nivel Nacional, en este sentido fuimos felicitados por el AUXILIAR DE ARCHIVOS
Remento Do SantosWunder por la tarea concluida y el apoyo que le dimos como pasantes, sin
dejar demos que también recibimos felicitación de parte del Supervisor a nivel nacional de
Archivos por ser el primer departamento en concluir con la verificación.

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Para destacar, la Dra. Tamara encargada del área de Archivos nos informo la importancia de
realizar la verificación de la documentación lo cual no era una simulación si no algo real y de
mucha responsabilidad, en el cual se puede destacar la seriedad de realizar dicha verificación.

En fecha 26-09-19 una vez concluido con la verificacion total se nos asigno a realizar el
ordenaiento de documentación de licencias que consistió en:

 Primero se procedió a buscar toda la documentación de licencias que estas mismas son
generadas en el área de Operaciones por los operadores que luego se envían a
Archivos.
 Después de buscar toda la documentación se procedió a ordenar por fechas de
emisión.
 Luego una vez ordenado por fecha de emisión se procedió a adjuntar por meses, en
otras palabras se tenía la documentación ordenada por meses, en cada legajo se coloco
un Tiket con el nombre del mes correspondiente.
 Por último, una vez ordenado la documentación por fechas de emisión y por mes se
procedió a Archivarlos para cuando en algún momento se necesiten.

Búsqueda de TIP: En esta misma la se colaboro con los informes de búsqueda de TIP
(Tarjeta de identificación Personal) realizadas por el personal de archivos.
Esto se realiza cuando el usuario viene a sacar su Cedula de Identidad u otro tipo de trámite,
primeramente es atendido por la área de descarte quienes revisan toda la documentación del
usuario y se verifica si tiene la TIP en el sistema, en el caso que el TIP no esté en el sistema se
le deriva al usuario a la mesa 8, donde el encargado tiene que enviar una solicitud llenando un
formulario con las datos correspondientes que luego se lo envía mediante un correo
electrónico al encargado de Archivos que es la Dra. Tamara, una vez llegado el correo
electrónico se procede a la búsqueda física del TIP del usuario en el almacén donde están las
cajas debidamente ordenadas, luego de haber encontrado el TIP físicamente se procede a
digitalizar y luego subir al sistema que posteriormente se envía un correo electrónico
respondiendo a la solicitud.

2.2.4. Clasificación de las cajas de archivo en la estantería metálica.

Una vez que se realizo la verificación como también la digitalización de documentación, se
prosiguió a la ordenación de documentación en cada caja de archivo correspondiente según
17
numeración y rangos de cada caja que fue enumerada, posteriormente según el numero y
rango de cada caja de archivo se ordeno (Ver Anexo 4 ) y se los coloco en la estantería
metálica por bloques y estantes correspondiente.

Las razones por el que se realizo la clasificación y ordenación de las cajas de archivos fue con
el fin de identificar de manera cronológica, numéricamente y rápida si por algún caso se
necesita alguna documentación físicamente.

2.2.5. Verificaciones de TIP (Tarjeta de Identificación Personal) del usuario.

En fecha 27-09-19 ayudamos en la verificación del TIP ( Tarjeta de Identificación Personal)
del usuario solicitante, el cual se nos explico cómo realizar la verificación en el sistema, una
vez llegada la solicitud al correo que tiene cada operario del área de archivos, se prosigue a
buscar la TIP del usuario en las cajas de archivo que se encuentran en la estantería metálica,
una vez que se ubico la TIP (Ver Anexo ) se prosiguió a digitalizarlo y subirlo al sistema, de
manera que se respondió al correo describiendo que la TIP está en el sistema, esto se hace en
caso de que el solicitante quiera renovar su cedula de identidad, también cabe destacar que
solo tienen la TIP física aquellas personas que sacaron sus cedulas de identidad en la Policía
donde antes se emitía las cedulas de identidad.

En otro caso, cuando se realiza la verificación de la TIP del usuario y no se encuentra en

ninguna caja de archivo de la estantería se emite un informe (Ver Anexo 5) en el cual se
explica que la TIP no fue encontrada del usuario solicitante, con la fecha correspondiente y
ese informe se emite al área de operaciones. En fecha 30-09-19 se continuo con la
digitalizacion de documetacion ya mensionada.

2.3. ACTIVIDADES DEL MES DE OCTUBRE

2.3.1. Digitalización de Documentación en el Área de Archivos
En fecha 01-09-2019 se procedio con la colaboracion de digitalización de documentos ya
mencionado anteriormente en la área de Archivos para cumplir con la Resolución
Administrativa SEGIP/DGE/No. 485/2018 Directiva 008/2019 (Verificación de
Certificados), con una orden directa de la Nacional que se detalla a continuación con las
fechas que se colaboro el mes de octubre.

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2.3.1.1. Digitalización de Documentos.
En fechas 02, 03 y 04 del mes de octubre se prosedio con la digitalización de Certificados que
se mocionará a continuación:

 Digitalización de Certificados de Nacimiento Originales.

 Digitalización de Certificados de Matrimonio Originales.
 Digitalización de Certificados de Defunción Originales.
 Digitalización de Resoluciones Administrativas Originales.

Se nos explico de manera explícita en qué consistía el trabajo ha realizar, donde consistió en
digitalizar los certificados mencionados pero solo originales y no fotocopias de ningún
certificado, de esta manera se utilizo el escáner que el mismo se nos asigno a cada uno, una
vez escaneado los certificados se prosiguió a subir en el sistema con el número de Carnet de
cada Usuario, esto se llevo a cabo parte del mes de Septiembre.

Por otra parte en el caso de la digitalización de los certificados de nacimiento se encontraba

casos en que el usuario tenía dos certificados de nacimiento con fechas de emisión diferentes
por lo cual nos indico el AUXILIAR DE ARCHIVOS Remberto Do Santos Wunder que en
este caso se tenía que digitalizar ambos documentos pero al momento de subir al sistema se
los registraba con el número que le correspondía pero se le añadía el día, mes y año
correspondiente a cada certificado.

En ocasiones al momento de digitalizar la documentación se encontraba Resoluciones

Administrativas duplicadas o en ocasiones un usuario contaba con dos o tres Resoluciones
Administrativas, por lo cual nos indico el AUXILIAR DE ARCHIVOS Remberto Do Santos
Wunder, que en el caso de las Resoluciones Administrativas dobles o duplicadas se digitalizo
solo una Resolución Adm. y en el caso de las Resoluciones Adm. diferentes con el que
contaba el usuario se prosiguió a digitalizar ambas Resoluciones, pero al momento de subir al
sistema y registrar se lo guardo con el numero de cada resolución indicado.

Se nos explico que la digitalización es un proyecto que está haciendo la institución de Segip
con el fin de tener todos los documentos que presenta cada usuario por diferentes casos que se
presenta , y de esta manera poder acceder de manera inmediata en el sistema y buscar el
certificado que se necesite del usuario de acorde a la situación, si no fuere por la digitalización
19
buscar la documentación que se solicite es una tarea ineficiente por que el tiempo que lleva
encontrar dichos documentos es relativamente largo porque se tiene que buscar en todo el
almacén de Archivos y muchas veces se llega a confundir en la búsqueda del documento, por
esta razón se tomo la decisión de digitalizar todos los certificados de cada usuario con el fin de
que la búsqueda sea mucho más rápida y eficiente.

Sin dejar de mencionar el auxiliar de archivos Remberto Do Santos nos informo que en esta
área no se cuenta con el equipo suficiente que demanda el Área de Archivos, entre ellos: cada
funcionario que está en esta área no cuenta con los guardapolvos, lentes especiales, barbijos
especiales, etc. que es importante tenerlos y usarlos como parte de seguridad para la persona
debido que en esta área se cuenta con documentación muy antigua que constantemente se está
manipulando y más aun que se comenzó a digitalizar y verificar dota la documentación y se
manipulo de manera constate, el polvillo que emiten estos documentos a la larga puede llevar
a la persona que se enferme, en ocasiones nos informo que las cajas que contienen la
documentación que vienen desde las provincias como ser Bermejo, Villa montes y Yacuiba
llegan con eses de roedores.

Todo lo mencionado y la indumentaria necesaria que se necesita en esta área es

indispensable para evitar cualquier riesgo que se pueda dar y llegar a mayores consecuencias.

2.3.2. Tareas realizadas en el Área de Operaciones.

En el área de operaciones desarrollamos muchas actividades correspondientes, las cuales se
desarrollaron durante todo el mes de octubre, cabe resaltar que en este mes algunas fechas no
se pudo hacer nada por el tema coyuntural que vivió nuestro país, que nos impidió cumplir
con nuestra pasantía, pero se desarrollo muchas actividades en las cuales aprendimos hacer
bajo la supervisión de la doctora Claudia Alemán que lo detallamos a continuación de manera
cronológica.

2.3.2.1. Revisión de informes emitidos por los operadores.

En fecha 07-10-19 se reviso la documentación de cada operador que emite cedulas de
identidad y licencia de conducir donde se reviso los informes de manera detallada el cual
estaba compuesto por certificados de nacimiento, matrimonio, defunción, formularios S1, S2,
S5, S8, impresiones de TIP, resoluciones administrativas, títulos de profesión y entre otros que
presenta el usuario. A continuación se detallara en que consistió la verificación:

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Paso 1: Cada técnico Operador durante la jornada del trabajo deben reunir la documentación
de cada tramite separando Cedulas de Identidad y Licencias para Conducir, de acuerdo a los
requisitos exigidos por cada uno de ellos.

Paso 2: El técnico Operador tiene que realizar el foliado (o numeración correlativa de cada
expediente comenzando del No.1), se deben incluir todos los documentos correspondientes a
cada tramite de emisión de Cedulas de Identidad y Licencias de Conducir (Certificados,
resoluciones, informes u otros generados previamente), el foliado siempre se lo debe realizar
en la cara frontal y no así en el posterior ya que tiene que estar visibles y con bolígrafo
correspondientes para evitar cualquier borrón.

Paso 3: Cada Operador en la parte posterior de todos los certificados, en el extremo inferior
izquierdo se debe colocar las iniciales y sello del funcionario de descarte que recibió, y el sello
del operador que haya realizado el tramite.

Paso 4: Por último el operador emite el formulario No.1 con los respectivos documentos
(Certificados, informes, resoluciones y otros) que tiene que estar debidamente llenado con la
cantidad de documentación y al final de este formulario tiene que estar sellado y firmado por
el operador correspondiente.

Todo lo mencionado que no se cumpla con los sellos, foliado y que la cantidad de documentos
tienen que coincidir con la cantidad registrada en el formulario No.1 (Ver Anexo ) que es la
Hoja de control de entrega diaria de documentación del operador técnico, si no cuenta se
lo entrega todo el legajo al operario para que vuelva a revisarlo y corregirlo. EL objetivo
verificar que el informe presentado por cada operados este de acorde a los documentos
presentados por cada usuario, y así mismo que este clasificado en el orden del informe que se
presenta, en caso de que no coincida el informe con la documentación se procede a devolver
para su corrección a cada operario.

2.3.2.2. Apoyo en la solicitud y verificación de firmas de los certificados médicos.

Se apoyo en la verificación de firmas de los certificados médicos que presenta el usuario que
quiere sacar su licencia de conducir de esta manera se explicara a continuación:

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 I. Primeramente el área de Descarte revisa toda la documentación que presenta el usuario
que quiera tramitar su licencia de conducir, una vez revisado todos los requisitos y los
datos correspondientes se los deriva al área de Operaciones.

II. En el área de Operaciones se procede a revisar y verificar en el sistema los siguientes

datos:
 Numero de Cedula de Identidad
 El nombre de la institución o Clínica que emitió el certificado médico.
 Nombre y apellidos del médico autorizado.
 Sello y firma del médico autorizado
 Nombre completo, apellido paterno, apellido materno del usuario
 La fecha en la que se emitió

III. Luego que se verifica los datos mencionados con el certificado médico físico que amos
tienen que coincidir con los datos, en el caso que no coincidieran se le informa al
usuario que pueda ir a modificar sus datos del certificado médico en la clínica que se le
emitió en este caso los habilitados para otorgar estos certificados son Prosalud,
Cabinete Medico de Transito y Cies, pero en caso de que los datos estén correctos
verificados en el sistema se procede a sellar y firmar por la encargada de Operaciones
a cargo de la Dra. Claudia Alemán, una vez que se procedió con el sello y la firma al
usuario se lo deriva al área de Extranjería que continua con el tramite correspondinte.
.

2.3.2.3. Apoyo en el trabajo de solicitud y verificación de firmas de los certificados de

prueba de habilidades de conducir.
En el transcurso del mes de octubre se colaboro con esta tarea y se detalla a continuacion:
Estos casos sucede cuando el usuario realiza o tramita su certificado de prueba de habilidad en
cualquier escuela de conduccion autorizada por SEGIP, entonces el apoyo que brindamos
comos pasantes es de enviar un correo solicitando la verificacion de firmas y nombre
completo del usuario al departamento o provinvia donde saco su certificado de prueba de
habilidad solo en caso si el usuario desea tramitar su licencia en otro departamento donde no
saco su certificado de prueba de habilidades de esa manera se puede corroborar su legitimidad
para su posterior tramite.
2.3.2.4. Brigada Móvil
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La institución de SEGIP cuenta con una brigada móvil el cual sirve para sacar cedulas de
identidad a personas con discapacidad, personas enfermas, o personas que están delicadas de
salud en el hospital, que estas mismas no pueden llegar hasta las oficinas de Segip con el que
cuenta la institución.

Como pasantes apoyamos en la brigada móvil en dos oportunidades acompañando al operario

designado para esta tarea, en fecha 10-10-19 fuimos al hospital San Juan de Dios y en fecha
15-10-19 fuimos a la FELCECE que se encuentra avenida Colon que a continuación se
detallara mejor:

 Primeramente llego la solicitud para emitir una cedula de identidad al Hospital San
Juan de Dios, una vez verificado la solicitud se procedió a preparar el equipo de
brigada móvil para ir hasta el lugar.

 Posteriormente en fecha 15/10/2019 llego otra solicitud para emitir una cedula de
identidad a un hombre de la tercera edad discapacitado, una vez revisado que la
solicitud este correcta se procedió a ir a la FELCECE con la brigada móvil donde se
encontraba la persona de la tercera edad. Se le solicito al subteniente para poder ir a la
celda donde se encontraba esta persona, una vez ahí se procedió a preparar el equipo
para emitir la cedula de identidad, una vez concluido con todo el procedimiento se le
pidió al familiar el cual estaba apoyando para que el señor de la tercera edad pueda
tener su cedula de identidad por primera vez una certificación otorgada por el Sereci
que el mismo le acreditaba para entregarle la cedula de identidad a su familiar.

 Una vez concluido se procedió a guardar todo el equipo de la brigada móvil, y

prosedio a retornar a la oficina central de SEGIP e emitir un informe del mismo.

2.3.2.5. Realización de solicitudes para la habilitación de pagos de licencias de conducir.

Cuando existe extravio o robo el usuario que requiera renobar su licencia de conducir, en
caso de su caducidad fuera igual o menor a tres meses se manda un correo a la central de la
Paz el cual tiene 48 horas para responder dicha solicitud dejando habilitado el pago en el
banco.

23
En caso de su caducidad fuera mayor a tres meses se manda un correo solicitando a la central
de la Paz la duplicidad, el cual tiene 48 horas para responder dicha solicitud dejando
habilitado el pago en el banco.
En fecha 16, 17,18 del mes de octubre se colaboro con la habilitacion de pagos de licencias de
conducir, cabe mencionar que en ocaciones llegan usuarios a reclamar que no se habilito el
pago pasado las 48 horas, en estos casos esenciales se los deriva con la encargada del area de
operaciones para que solicite mediante llamada directa al encargado que corresponda.

2.3.2.6. Apoyo con los informes de emisión de cedulas de identidad y licencias de

conducir de los operarios.
A continuacion se dellara en lo que se apoyo en los informes que emiten los operadores:
2.3.2.6.1. Informes de la Central-Segip
2.3.2.6.1.1. Informes Diarios
Finalizando el dia laboral de cada operador realiza su informe de la cantidad de cedulas de
identidad y licencia de conducir realizo, seguidamente se lo adjunta el informe de todos los
operadores para determinar que operador fue mas productivo en relacion alos demas, y por
ultimo determinar a cuatos usuarios se atendio al dia.
Como pasantes registramos en el sistema la cantidad de cedulas y licencias de conducir de
cada operador y determinar la productivudad, un vez registrado los datos se procede a
imprimir el informe para presentar a la encargada de Operaciones posteriormente a Direccion.
2.3.2.6.1.2. Informes Semanales
Cuando finaliza la semana se resliza el informe semanal de la misma manera registramos en el
sistema la cantidad de cedulas y licencias de conducir de cada operador y determinar la
productivudad, una vez registrado los datos se procede a imprimir el informe para presentar a
la encargada de Operaciones posteriormente a Direccion.
2.3.2.6.1.3. Informes Mensuales.
Al final del mes se resliza el informe muensual, adjuntando todos los informes semanales para
presentar a la encargada de Operaciones y posteriormente a Direccion que este mismo tiene
que madar este informe hacia la central que se encuentra en la cidad de la Paz, cabe reclacar
que en ocaciones viene la prensa consultando el infome de cuantos usuarios se llego atender.
2.3.2.6.2. Informes de las oficinas Desconcentradas (B lourdes San Jorge II )
La institucion de Segip cuenta con dos oficinas desconcentradas en el barrio Lurdes y el barrio
San Jorge II (al lado del mercado del Sur), que estos mismos emiten los informes de los
peradores a la ofocina central que acontinuacion se detalla mejor:

24
2.3.2.6.2.1. Informes Diarios
Una vez que envian los informes tanto del barrio Lurdes como del barrio San Jorge a la central
se procede a adjuntar el informe general diario que emite la central.

2.3.2.6.2.2. Informes Semanales

Finalizada la semana se adjunta los informes diarios del barrio lurdes y San Jorge al informe
semanal en otra carpeta de excel para llevar un mejor control el cual es responsable la central-
SEGIP.
2.3.2.6.2.3. Informes Mensuales.
Los informes mensales de las desconcetradas se los adjunta al informe mensual de un
documento de excel y a la ves un documento de word para su impreción final que emite la
central-SEGIP para su presentacion al responsable de operaciones, posteriormente al director
y finalizando su presentacion al director general a nivel nacional.
2.3.2.6.3. Oficinas SEGIP regionales
La institucion de Segip cuenta con tres oficinas que stan en Bermejo, Yacuiva y Villa Montes,
que estos mismos emiten los informes de los operadores a la ofocina central que
acontinuacion se detalla mejor:
2.3.2.6.3.1. Informes Diarios
Una vez que llegan los informes por via correo electronico de Yacuiba, Bermejo y Villa
Montes se procede a adjuntar a los informes diarios de la central para llevar un mejor control
de produccion.

2.3.2.6.3.2. Informes Semanales

En los informes semanales se pasa los datos de los informes diarios a un documento de excel
que llegaron anteriormente para adjuntarlos y presentar el informe semanal.

2.3.2.6.3.3. Informes Mensuales

Los informes mensuales de las desconcetradas se los adjunta al informe mensual de la central
para emitir un unico informe departamental a la central general de la cuidad de La Paz.

2.3.2.6.4. Apoyo en Revisión del sistema RUI-SEGIP en el área de Descarte.

Primero se nos capacito como usar el sistema RUI-SEGIP, de los requisitos que se debe pedir
al asuario dependiendo el tipo de tramite que requiera realizar entre ellos:

25
  nuevos: se solicitaba certificado de nacimiento del usario al que se le otorgara la
cedula, fotocopia de cedula de identidad de los padres y boletas de pago con sello.
 Renovaciones: se solicitaba boletas de pago del banco.
 Reposiciones: se solicitaba boletas de pago del banco.
Posteriormente se colaboro con la atencion a los usarios para poder otorgarles una ficha y
sean atendidos con los operadores dependiendo el tramite que realizaban.

2.3.2.6.5. Búsqueda de Activos Fijos de la responsable departamental de Operaciones.

Se realizo la busqueda de los activos fijos del encargado de operaciones con la busqueda de
mas de 80 activos entre ellos ( banquetas, cpu, monitores, escritorios, televisores, entre otros),
durante 3 dias para presdentar un informe al encargado de almacenes

2.3.2.6.6. Apoyo en los tramites de nuevos Mayores y nuevos Menores

Se realizo tramites de nuevos mayores y nuevos menores con la delegacion de autiridad del
responsable departamental de operaciones para que posteriormente dio el visto bueno.
El cual consistia en llenar un formulario S1 con todos los datos del usuario que esta sacando
su cedula de identidad por primera ves.

2.3.2.6.7. Apoyo en la solicitud de Materiales requeridos por el área de Operaciones.

Se realizo la solicitud de materiales de escritorio de todos los operadores de la central,
desconsentradas y provincias al inicio de cada mes por tres meses continuos, donde se solicita
mediante sistema de almacen con el nombre de la responsable departamental de operaciones
Dra. Claudia Lia Aleman Rojas, una ves enviado la silicitud por sistemas se imprime tres
ejemplares de lo solicitado para constancia.
En fecha 22-10-19 ademas de colaborar con la solicitud de materiales se colaboro en la
revicion de la revicion de las hojas de control de entrega diaria del operador, se identifico
documentos que no contenian sello ni firma del operador el cual se tenia que devolver todo la
documentacion al operario correspondiente. De esta manera se concluyo todas las actividades
que realizamos en el mes de octubre, los dias restantes del mes no se trabajo con normalidad
en la institucion por los problemas coyunturales que se presento en nuestro pais.

2.4. INFORME DE ACTIVIDADES DEL MES DE NOVIEMBRE

26
2.4.1. Revisión de informes emitidos por los operadores.
En fecha 05-11-2019 se realizo la revisión de los informes de los operadores que emiten
cedulas de identidad y licencias de conducir, se reviso los informes de manera detallada el
cual compone por certificados de nacimiento originales, matrimonio, defunción, formularios
S1, S2, S5, S8, impresiones de TIP, resoluciones administrativas, títulos de profesión y entre
otros que presenta el usuario para los diferentes tipos de trámites que realiza SEGIP. A
continuación se detallara en que consistió la verificación de los informes de cada operador:

a. Certificado de nacimiento, matrimonio, difusión deben estar sellados para el operador

correspondiente.
b. Los formularios S1 de igual manera deben ser sellados por el operador.
c. Los formularios S2, S5, S8 y resoluciones administrativas deben estar bien foliados y
enumerado de atrás hacia adelante.

EL objetivo es verificar que el informe presentado por cada operador este de acorde a los
documentos presentados por cada usuario, estos deben estar llenados correctamente con los
datos de los usuarios y así mismo que este clasificado en el orden del informe que se
presenta, en caso no coincida el informe con la documentación se procede a devolver para su
corrección a cada operario, que posteriormente se registran en el informe diario de producción
de cada usuario la cantidad de cedulas de identidad emitidas y la cantidad de licencias
emitidas, una vez llenado al informe diario pasamos a llenar el informe mensual el cual solo
se detalla la cantidad de tramites nuevos, renovaciones, reposiciones, biometrizaciones
mayores de 18 años y menores de 18 años concluyendo con las licencias de conducir.

En fecha 06-11-19 se realizo los informes de las actividades realizadas como pasantes del mes
de octubre y se entrego para su revisión al encargado de Operaciones Dra. Claudia Alemán, al
encargado de archivos Sr. Remberto Dosantos, posteriormente entregado y revisado los
informes presentados se procedió al sello y firma correspondiente para luego hacer la entrega
al director departamental de SEGIP Roberto Arce Brozek quien da el visto bueno de los
informes entregados.

27
En fecha de 07-11-19 se concluyo con el informe mensual del mes de Octubre del
departamento de Tarija el cual incluye las oficinas regionales (Bermejo, Yacuiba y Villa
montes ) y desconcentradas ( B/ Lourdes y B/ San Jorge ), se detalla a continuación:
 Informe de la producción de cedulas de identidad.
 Informe de biometrizacion
 Informe de identidad cultural
 Informe de transgenero.
 Informe de brigadas móviles.
 Informe de modificaciones realizadas, error de operador.
 Informe de producción de licencias de conducir.
 Informe de supervisión de auto escuelas.
 Informe de saneamiento (área legal).

2.4.2. Apoyo en la solicitud y verificación de firmas de los certificados médicos.

Se apoyo en la verificación de firmas de los certificados médicos que presenta el usuario que
quiere sacar su licencia de conducir, de esta manera se tiene que corroborar su legitimidad.

Primeramente el usuario es atendido en el área de descarte donde se le verifica toda la

documentación necesario que el usuario debe presentar, posteriormente se le remite al área de
operaciones que está a cargo de la Doc. Claudia Aleman, fue ahí donde colaboramos como
pasantes para verificar los certificados médicos presentado por el usuario, primeramente se
entra al sistema que tiene Segip en el cual se procede a anotar el número de carnet del usuario,
donde el sistema busca al usuario automáticamente, una vez encontrado al usuario se procede
a verificar el nombre de la institución que emitió el certificado médico, luego se procede a
verificar el nombre del o la doctora encargado, luego se verifica el nombre completo y
apellidos del usuario, y finalmente se verifica la fecha en la que se emitió el certificado
médico y si está apto, todo lo mencionado tiene que coincidir con los certificados presentados
por el usuario, si coinciden se procede a sellar y firmar el certificado médico y se le remite al
área de descarte para que se le dé un tiket y luego sea atendió, de esta manera se realiza la
verificación de los certificados médicos.

2.4.3. Apoyo en el trabajo de solicitud y verificación de firmas de los certificados de

prueba de habilidades de conducir.
28
En el transcurso del mes de octubre se colaboro con esta tarea y se detalla a continuacion:
Estos casos sucede cuando el usuario realiza o tramita su certificado de prueba de habilidad en
cualquier escuela de conduccion autorizada por SEGIP, entonces el apoyo que brindamos
comos pasantes es de enviar un correo solicitando la verificacion de firmas y nombre
completo del usuario al departamento o provinvia donde saco su certificado de prueba de
habilidad solo en caso si el usuario desea tramitar su licencia en otro departamento donde no
saco su certificado de prueba de habilidades de esa manera se puede corroborar su legitimidad
para su posterior tramite.

2.4.3. Colaboración con el informe de visualizaciones y cambio de grupo sanguíneo

En fecha 08-11-2019 se colaboro con los informes de visualizaciones, primeramente se

procede a escanear el certificado medico y la licencia de conducir ya sea de la categoría "A" o
"C" del usuario que se quiera visualizar, una vez realizado el escáner de cada documento
mencionado, se procede a llenar un formulario con los datos del usuario solicitante
especificando que se quiere visualizar la categoría que se requiera, luego de llenar el
formulario se adjuntando el certificado médico escaneado y se envía hacia la paz mediante un
correo electrónico la solicitud, generalmente ellos tienen 48 horas para responder y atender a
la solitud.

El informe de cambio de grupo sanguíneo se lo realiza cuando un operador por error confunde
el grupo sanguíneo del solicitante, por ejemplo, el certificado médico del usuario puede decir
tipo de sangre OH+ y en su licencia puede estar OH-, en estos caso se realiza el informe para
el cambio de grupo sanguíneo, el primer paso que se hace es escanear el certificado médico
del usuario, después se procede a llenar un formulario registrando los datos y especificado el
cambio de grupo sanguíneo, una vez llenado este formulario se elabora otro informe con los
datos del usuario y especificando el cambio de grupo sanguíneo que este mismo se tiene que
hacer sellar y firmar con la encargada de operaciones, una vez realizado todos los informes se
envía mediante un correo electrónico hacia la central La Paz Segip solicitando el cambio de
grupo sanguíneo del solicitante que ellos tienen 48 horas para responder a la solitud.

2.4.5. Realización de solicitudes para la habilitación de pagos de licencias de conducir.

Fue una de las actividades frecuentes que realizamos como pasantes, cuando existe extravió,
robo o el usuario que requiera renobar su licencia de conducir procede a solicitar que se le

29
habilite el pago, una vez solicitado se le manda al usuario con el encargado de licencias para
que se verifique la fecha de vencimiento, una vez verificado se procede a llenar un pequeño
formulario donde se registra el nombre del usuario, el tipo de licencia, el numero de carnet, y
finalmente la fecha de vencimiento, una vez llenado este formulario se le envía mediante un
correo electrónico hacia la central que está en la ciudad de La Paz que ellos tienen 48 horas
para responder y habilitar el pago, una vez realizado lo mencionado se le explica al usuario
que dentro de 48 horas estará habilitado para que pueda hacer su pago al banco
correspondiente.

En ocasiones los usuarios vienen a reclamar que pasado las 48 horas no pudieron hacer el
pago correspondiente, en este caso se les deriva a la encargado de operaciones, la cual realiza
una llanada hacia la central para que pueda hacer la habilitación de manera inmediata.

2.4.6. Apoyo con los informes de los operadores que emiten cedulas de identidad y
licencias de conducir

Se apoyo con los informes diarios, semanales y mensuales de la oficina central, regionales
(Bermejo, Yacuiba y Villa montes ) y desconcentradas ( B/ Lourdes y B/ San Jorge ), a
continuación se detalla:

2.4.6.1. Informes de la Central-Segip

 Informes Diarios
Finalizando el dia laboral de cada operador realiza su informe de la cantidad de cedulas de
identidad y licencia de conducir realizo, seguidamente se lo adjunta el informe de todos los
operadores para determinar que operador fue mas productivo en relacion alos demas, y por
ultimo determinar a cuatos usuarios se atendio al dia.
Como pasantes registramos en el sistema la cantidad de cedulas y licencias de conducir de
cada operador y determinar la productivudad, un vez registrado los datos se procede a
imprimir el informe para presentar a la encargada de Operaciones posteriormente a Direccion.
 Informes Semanales
Cuando finaliza la semana se resliza el informe semanal de la misma manera registramos en el
sistema la cantidad de cedulas y licencias de conducir de cada operador y determinar la
productivudad, una vez registrado los datos se procede a imprimir el informe para presentar a
la encargada de Operaciones posteriormente a Direccion.
30
  Informes Mensuales.
Al final del mes se resliza el informe muensual, adjuntando todos los informes semanales para
presentar a la encargada de Operaciones y posteriormente a Direccion que este mismo tiene
que madar este informe hacia la central que se encuentra en la cidad de la Paz, cabe reclacar
que en ocaciones viene la prensa consultando el infome de cuantos usuarios se llego atender.

2.4.6.2. Informes de las oficinas Desconcentradas (Barrio lourdes y San Jorge II )

La institucion de Segip cuenta con dos oficinas desconcentradas en el barrio Lurdes y el barrio
San Jorge II (al lado del mercado del Sur), que estos mismos emiten los informes de los
peradores a la ofocina central que acontinuacion se detalla mejor:

 Informes Diarios
Una vez que envian los informes tanto del barrio Lurdes como del barrio San Jorge a la central
se procede a adjuntar el informe general diario que emite la central.

 Informes Semanales
Finalizada la semana se adjunta los informes diarios del barrio lurdes y San Jorge al informe
semanal en otra carpeta de excel para llevar un mejor control el cual es responsable la central-
SEGIP.
 Informes Mensuales.
Los informes mensales de las desconcetradas se los adjunta al informe mensual de un
documento de excel y a la ves un documento de word para su impreción final que emite la
central-SEGIP para su presentacion al responsable de operaciones, posteriormente al director
y finalizando su presentacion al director general a nivel nacional.

2.4.6.3. Oficinas SEGIP Provincias

La institucion de Segip cuenta con tres oficinas que stan en Bermejo, Yacuiva y Villa Montes,
que estos mismos emiten los informes de los operadores a la ofocina central que
acontinuacion se detalla mejor:
 Informes Diarios

31
Una vez que llegan los informes por via correo electronico de Yacuiba, Bermejo y Villa
Montes se procede a adjuntar a los informes diarios de la central para llevar un mejor control
de produccion.

 Informes Semanales
En los informes semanales se pasa los datos de los informes diarios a un documento de excel
que llegaron anteriormente para adjuntarlos y presentar el informe semanal.

 Informes Mensuales
Los informes mensuales de las desconcetradas se los adjunta al informe mensual de la central
para emitir un unico informe departamental a la central general de la cuidad de La Paz.

2.4.6.4. Apoyo en Revisión del sistema RUI-SEGIP en el área de Descarte.

En el anterior mes se nos capacito como usar el sistema RUI-SEGIP, de los requisitos que se
debe pedir al asuario dependiendo el tipo de trámite que requiera, por ello por orden de la
encargada de operaciones nos pidió estar en el área de descarte para atender a los usuarios que
vienen hacer diferentes tramites entre ellos:

 nuevos: se solicitaba certificado de nacimiento del usuario, fotocopia de cedula de

identidad de los padres y boletas de pago con sello del encargado de caja que fue
atendido.
 Renovaciones: se solicitaba boletas de pago del banco.
 Reposiciones: se solicitaba boletas de pago del banco.

Para tramites nuevos se las la ficha RR

2.4.6.6. Comisión en la verificación del logotipo de la institución SEGIP
En fecha 18-11-2019 la encargada de Operación la Doc. Claudia Alemán nos autorizo realizar
la verificación de las diferentes instituciones que otorgan los certificados de prueba de
habilidades y certificados médicos que son requisitos para sacar la licencia de conducir.
Entre estas instituciones están:
 Prosalud
 Cies
32
  Gabinete Medico Transito
 Indianapolis
 Transito
 Gran Prix
 Olicar
 C.C.I. del Sur
 Tarija

En fecha 08-10-19 llego una orden por correo electrónico de la nacional SEGIP para todas las
oficinas departamentales indicando que ninguna institución autorizadas de las ya mencionadas
puede utilizar el logotipo de la institución SEGIP, ya sea en los baners o en algunos afiches
que utilizan estas instituciones, de esta manera por orden de la doc. Claudia Aleman
encargada del área de operaciones se nos comisiono para realizar la verificación. Para realizar
esta verificación se procedió a tomar fotografías de los baners, afiches, automóviles,
motocicletas y los ambientes de las instituciones para corroborar si se está cumpliendo con la
normativa vigente donde indica que ninguna institución puede utilizar el logotipo de SEGIP,
cabe mencionar que cada institución procedió a sellar el certificado de verificación para su
corroboración.

En fecha 19-11-19 se adjunto todas las fotografías tomadas de cada institución, Transito, Gran
Prix, Olicar, C.C.I. del Sur, Auto escuela Tarija, Indianápolis Gabinete Medico Transito, Cies
y Prosalud, para luego enviarlo con el informe respectivo hacia la Paz, se saco una copia de
todas las fotografía para luego archivarlas, de esta manera se cumplió con la normativa y el
plazo máximo de envió de este informe.

2.4.6.7. Apoyo en la elaboración de diapositivas para la capacitación de los operarios

En fecha 20-11-19 se apoyo con la elaboración de las diapositivas por orden de la encargada
de Operaciones Dra. Claudia Alemán, estas diapositivas se elaboraron con la finalidad de
capacitar a todos los operadores sobre el Manual de Procedimientos de Emisión de Cedulas de
Identidad, que este mismo sufre modificaciones desde la central la Paz SEGIP, por lo cual se
tiene que informar y capacitar a los operadores para que conozcan estos cambios y puedan
aplicarlos, por otra parte por información de la Dra. Claudia Alemán muchos operadores no

33
conocen en su totalidad el Manual de procedimientos, por esta razón se elaboro las
diapositivas con los puntos resaltantes e importantes que cada operador debe saber, además

2.4.6.7. Apoyo en la solicitud de Materiales requeridos por el área de Operaciones.

se realizo la solicitud de materiales de escritorio de todos los operadores de la central,
desconsentradas y provincias al inicio de cada mes por tres meses continuos, donde se solicita
mediante sistema de almacen con el nombre de la responsable departamental de operaciones
Dra. Claudia Lia Aleman Rojas, una ves enviado la silicitud por sistemas se imprime tres
ejemplares de lo solicitado para constancia.

34

34
PROPUESTA

35
3. PROPUESTAS O MEJORAS IMPLEMENTADAS
Después de la experiencia desarrollada en las actividades mencionadas anteriormente para
mejorar en el procedimiento de las mismas se emite las siguientes mejoras o propuestas.

3.1. Propuesta de Digitalización del TIP del usuario en el área de ARCHIVOS

La digitalización es un proceso que actualmente las organizaciones están tomando como

herramienta fundamental para gestionar sus tareas administrativas, la digitalización es una acción
que impacta positivamente tanto en el ahorro significativo de tiempo.
La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Son
muchas las organizaciones que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa
demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez
realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible.

Archivo moderno
Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para
agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor
temporal y permanente los organiza, describe, conserva y los pone al uso del productor del
documento y al usuario externo.

Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de la archivística los

cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de respeto al orden original,
Son fundamentales para la práctica archivística, pues estos principios permiten el mantenimiento
de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que el conjunto de la documentación
producida o recibida por personas físicas o jurídicas, organismos e instituciones públicas o
privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias.

El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se encuentren.

Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el devenir de las
organizaciones y de los individuos, de tal forma que la información contenida en los documentos
este al servicio del Estado, los investigadores y los ciudadanos.

Al desarrollar esta actividad como pasantes observamos el manejo de la documentación en el

área de Archivos de la institución SEGIP, donde se encuentra toda la documentación a nivel
departamental de cada uno de los usuarios que realizaron sus trámites en SEGIP, entre ellos se
encuentran:

 Certificado de Nacimiento
 Certificado de Matrimonio
  Certificado de Difusión
 Resoluciones Administrativas
 Título Profesional
 Formulario y/ o Informes exigidos en normativa Vigente (S1,S2,S5,S7,S8)
 Impresión del sistema TIP Digital
 Resoluciones Judiciales ( entregados por el usuario)
 Informes de Licencias (área de operaciones)

Cuando el área de Operaciones locita una TIP o varias de un usuario, el encargado de

operaciones envía un correo electrónico solicitando que suba la TIP al sistema, llenando un
formulario con las datos del usuario, una vez que llega el correo al área de Archivos el auxiliar
responsable de buscar y subir al sistema, se pudo observar que al momento de buscar la TIP
físicamente lleva mucho tiempo que en ocasiones el usuario que llega a realizar algún trámite se
le pide que vuela después de 24 horas, esto hace que muchas veces el cliente reclame por el
tiempo, ya que este mismo no disponen con el tiempo necesario de volver.

Cabe mencionar que en el momento de la búsqueda física de la TIP en ocasiones no se las puede
encontrar por la cantidad de documentación que se maneja en área de Archivos (Incluye
documentación de Yacuiba, Bermejo y Villamontes) que a veces se tiene que realizar dos
búsquedas para encontrar esto hace que se demore demasiado y la respuesta sea ineficiente.

Po esta razón la digitalización es un recurso informático útil para la gestión documental es la

digitalización, que consiste en la captura de la información y su transformación a formato digital,
para que se pueda manipular desde un ordenador. Es útil sobre todo para evitar la manipulación
de la documentación original, documentos históricos, en mal estado y para documentos de mucha
consulta y desde diferentes puestos de trabajo. Se pueden almacenar en formato de imagen, o en
formato de texto. Según la definición del Consejo Internacional de Archivos:

"la gestión de archivos es el estudio teórico práctico de los principios y procedimientos

concernientes a las funciones de archivos. En una definición más amplia, podemos decir que la
gestión de archivos está relacionada con la buena y controlada administración de la
información de una organización".

En el proceso de digitalización de documentos son los pasos mediante los que los registros
físicos, como texto e imágenes se convierten en formatos digitales. Según Telecon Business
Solutions los procedimientos que se tiene que realizar para la digitalización de documentación
son las siguientes:

1) Captura con Escáner  del documento físico.

2) Indexado de la información extraída del documento.

 3) Almacenamiento del documento y la información asociada para una posterior
búsqueda.

3.1.1. Captura con escáner del documento físico

Se propone contar con los escáner de digitalización masiva

3.1.2. Registrar la información extraída del documento

3.1.3. Almacenamiento del documento y la información.