CASOS PRACTICOS EN

GESTION INTEGRADA
Presentación a la asignatura
La presente asignatura pretende reforzar los conceptos estudiados con anterioridad, dándole
un significado por medio del estudio del caso de una empresa, el cual permita asumir una
actitud analítica y creativa para explorar, analizar explicar y evaluar la situación de la
empresa objeto de estudio -dedicada al reciclaje de aceites usados- y realizar una
aproximación a lo que sería su sistema de gestión integrada de calidad, medio ambiente y
prevención de riesgos laborales.
En el caso práctico se detallan las condiciones iniciales de la empresa objeto de estudio, se
aplica la estructura del modelo de gestión por procesos y se presenta una aproximación a su
sistema de gestión integrada de calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales.
La descripción del sistema se agrupa básicamente en los siguientes apartados.
 Descripción y funcionamiento de la planta de reciclaje.
 Enfoque por procesos.
 Documentación del sistema.
 Responsabilidad de la dirección.
 Gerencia de recursos.
 Gerencia de procesos.
 Medición, análisis y mejora.
La asignatura consta de un capítulo en el cual se presenta el caso práctico "sistema de
gestión integrada en RECICOIL, S A", cuyo objetivo se considera en la tabla siguiente:
CAPÍTULO OBJETIVO RESUMEN DEL APORTACIÓN Y
PARTICULAR CAPÍTULO RESULTADO
CONSEGUIDO
Capítulo 1 Dar a conocer un caso Caso práctico de Conocimiento de la
práctico de integración de gestión integrada en metodología para la
sistemas de gestión: una empresa dedicada implantación de un sistema
calidad, medio ambiente y al reciclaje de aceite. de gestión integrada por
PRL por procesos. procesos en la empresa.

Capítulo 1
Casos prácticos en gestión Integrada
 OBJETIVO
Dar a conocer un caso práctico de integración de sistemas de gestión: calidad, medio
ambiente y PRL por procesos

1.1. INTRODUCCIÓN
RECICOIL, S.A es una empresa constituida en el año 1980 dedicada al reciclado de aceites
usados. Desde esa fecha, la planta ha experimentado un importante crecimiento debido a la
atención prestada al cliente y a la constante búsqueda e implantación de técnicas
innovadoras.

Su misión es proporcionar un valor añadido a los subproductos, que de otra manera

constituirían un peligro potencial para el suelo y las aguas.

Con el fin de alcanzar los objetivos y metas propuestos, RECICOIL, S.A desarrolla cuatro
grandes líneas estratégicas (operativa, comercial, de recursos humanos y financiera) y a su
vez, dentro de cada una de ellas, se subdividen otras líneas estratégicas propias, con sus
correspondientes proyectos asociados y fases.

Resulta evidente que no son pocas las dificultades que se presentan cuando se mantienen
sistemas de gestión independientes. A través de la modelación de un sistema integrado,
RECICOIL, S.A pretende generar una sinergia entre ellos que aproveche la unidad y
similitud del marco conceptual en el que se basan, y permita la unificación de visión y de
criterios de gestión.

La adopción de un sistema integrado de gestión de calidad, medio ambiente

y seguridad y salud laboral, nace de la necesidad de unificar, reducir y
optimizar esfuerzos para el diseño, implementación, mantenimiento y
certificación de dichos sistemas de gestión.

El objetivo de la gestión integrada es mantener una unidad conceptual y metodológica en el

diseño, implementación, mantenimiento, análisis y mejora de cada uno de los sistemas de
gestión, con el fin de consolidar los esfuerzos antes dispersos y brindar a la compañía, una
herramienta con una estructura coherente y dinámica que permita su aplicación a toda la
organización, en la forma que se considere más conveniente.

Este caso práctico es el resultado de un profundo análisis de cada uno de los sistemas en
forma independiente, conjugando sus elementos comunes y relacionando en forma
coherente aquellos que no lo son. Se toma como base para el diseño del Sistema Integrado
la estructura del modelo de gestión por procesos.

1.2. DESCRIPCIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA PLANTA DE

RECICLAJE
En la figura 1.1 se ilustra el proceso de funcionamiento de la planta de reciclado de aceite
usado y los productos obtenidos.

Figura 1.1: Descripción del proceso de re-refinado del aceite usado.

1.3. ENFOQUE POR PROCESOS

En la figura 1.2 se ilustra la relación entre los cuatro elementos principales de un sistema
de gestión por procesos: Responsabilidad de la Dirección, Gerencia de Recursos, Gerencia
de Procesos y Medición, análisis y mejora.
La diferencia fundamental respecto a otras metodologías radica en ver a la empresa como
un conjunto de procesos sistémicos (es decir, directa o indirectamente relacionados entre
sí), en los cuales las entradas y salidas de cada uno dependen y/o afectan las entradas y
salidas de otros.
 Figura 1.2: Modelo de gestión por procesos. Fuente: Montagud (2004).
Se observa también que el modelo se ajusta al ciclo de mejora continua (PHVA: Planear,
Hacer, Verificar, Ajustar).

1.4. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA

Para la gestión documental del sistema integrado, RECICOIL, S.A tiene una estructura
dividida en siete niveles:

Nivel 1: Manual del sistema integrado

Nivel 2: Planes de Gestión
Nivel 3: Programas
Nivel 4: Procedimientos e instrucciones documentados
Nivel 5: Requisitos legales y otras regulaciones
Nivel 6: Software
Nivel 7: Registros

La interrelación entre los diferentes documentos se ilustra en la figura 1.3.

Figura 1.3: Interrelación entre los documentos del sistema integrado. Fuente: Montagud
(2004).

1.4.1. Nivel 1: manual de gestión integrada

El Manual del sistema de gestión integrada contempla todas las actividades y procesos en
referencia a la calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud laboral, así como la
gestión de las partes interesadas (socios, clientes, trabajadores, proveedores,
administración, comunidades, entre otros) de RECICOIL, SA
Debe ser lo más simple y claro posible, y como mínimo, debería incluir los aspectos
mostrados en la tabla 1.1 (Abril, Enríquez y Sánchez, 2006).
I índice del manual VIII Compromiso de la Dirección
II Control de modificaciones del IX Planificación
manual
III Introducción X Funciones, responsabilidades y autoridad
IV Objeto y campo de aplicación XI Revisión por la Dirección
V Normas para consulta XII Relación de procedimientos del sistema de
gestión integrada
VI Definiciones XIII Instrucciones técnicas de trabajo
VII Política integrada XIV Registros del sistema de gestión integrada
Tabla 1.1. Aspectos contemplados en el Manual de Gestión Integrada.

El original del Manual de RECICOIL, S.A se archiva en la oficina de las Direcciones de

Calidad de División. La copia magnética de la revisión vigente está disponible en la red
interna. Cuando se presenten cambios que generen una nueva revisión, se siguen los
requisitos de elaboración/revisión/aprobación/actualización, expresados en el
procedimiento para el control de documentos y en el procedimiento para control de los
registros.

En la confección del Manual de gestión integrada de RECICOIL, S.A intervienen los

Directores de las diferentes disciplinas y se revisará y aprobará por los niveles superiores
respectivos.

El Manual será actualizado en la medida en que los resultados de los

diferentes niveles de revisión o los criterios de la Dirección, hagan explícita
esta necesidad. Por lo menos, deberá realizarse una revisión anual de este
documento.

1.4.2. Nivel 2: planes de gestión

RECICOIL, S.A elabora planes como una herramienta para la consecución de los objetivos
corporativos.

Los planes describen la relación entre el objetivo correspondiente, la organización asignada

a su ejecución y seguimiento, la secuencia de actividades definidas, la lista de
procedimientos e instrucciones aplicables y los reportes a ser generados.

El Plan deberá ser difundido a los responsables de implementarlo y controlarlo, y a todas

las funciones relacionadas.

Algunos ejemplos son: Plan de calidad de planta, Plan de implementación del sistema de
gestión integrada, Plan estratégico, Plan de manejo ambiental, entre otros.

1.4.3. Nivel 3: programas

Un programa es un documento controlado que describe el conjunto de actividades, recursos
y responsables destinados a lograr el cumplimiento de objetivos y metas específicos, en
plazos determinados.

Los programas son herramientas básicas para el funcionamiento eficiente y

dinámico del Sistema Integrado de RECICOIL, S.A.

Su edición, revisión, emisión e implementación, se desarrollará en la medida en que se

requiera, siendo responsabilidad del personal encargado de la consecución de los objetivos
referidos.

Los programas podrán considerarse superados según se cumplan los objetivos planteados.

1.4.4. Nivel 4: procedimientos e instrucciones documentados

Un procedimiento es un documento que describe el detalle de cómo se llevan a cabo los

procesos de la organización. Cubren tanto las actividades técnicas y operativas, como las de
gestión y apoyo.

Se diferencian tres clases de procedimientos, según el alcance de los mismos:

 Procedimientos de gestión: describen procesos estratégicos o procesos de apoyo.

Un procedimiento de gestión aplicará en forma general a todas las divisiones y
plantas. A través de ellos se busca la unificación de criterios de gestión, la
estandarización de los esquemas de comunicación y reporte, y la reducción de la
complejidad de la información.
 Procedimientos operativos: son los que describen las actividades directamente
relacionadas con las operaciones de producción, control y logística, entre otros.
 Instrucciones: una instrucción es un procedimiento de nivel inferior, desarrollado
para describir una actividad muy específica. El desarrollo de este tipo de
documentos estará a cargo tanto de las divisiones, como directamente de las plantas,
y será de su potestad tanto su redacción, como su difusión, implementación y
revisión.

Cada revisión, actualización y aprobación, debe registrarse y difundirse, para que siempre
se mantenga la última versión luego de ser aprobada. Adicionalmente, los procedimientos
técnicos que no son emitidos desde el Sistema Integrado que involucren aspectos de
calidad, ambientales o de seguridad industrial, deberán pasar por una revisión de los I
responsables de estas funciones.

Todos los procedimientos del Sistema Integrado de RECICOIL, S.A se pueden consultar a
través de la red, agrupados bajo una nomenclatura específica de acuerdo con los criterios de
codificación.
Dentro de la elaboración de los procedimientos ambientales se determinan, entre otros,
aspectos, objetivos, responsables, normas de referencia, descripción de las actividades, así
como los formatos que se pueden utilizar para darle un carácter sistemático a la aplicación
del procedimiento.

La revisión de este tipo de documentos se llevará a cabo:

 Cuando a través de procesos de auditoría y demás actividades de seguimiento, se
evidencie que:
 lo que está escrito no corresponde a lo que debe ser implementado en las
actividades de la empresa;
 los resultados obtenidos al aplicar lo escrito en el documento, no son
apropiados para cumplir los requisitos y políticas de la organización;
 Cuando se presenten cambios sustanciales en las políticas, objetivos o directrices de
la organización, que impliquen una modificación significativa en la implementación
o mantenimiento del sistema Integrado.
 Cuando se presenten cambios representativos en la legislación o demás regulaciones
aplicables a las actividades a las que haga referencia un determinado documento.

1.4.5. Nivel 5: requisitos legales y demás regulaciones

Son aquellos documentos externos que conforman el marco de regulación de las actividades
administrativas y operativas de la empresa. En este nivel de documentación se incluyen las
especificaciones de ingeniería.

1.4.6. Nivel 6: software

Es el conjunto de herramientas informáticas que apoyan la gestión de la organización. En

este nivel se incluye tanto el software externo, como el desarrollado por la empresa.

1.4.7. Nivel 7: registros

Los registros corresponden a toda aquella evidencia objetiva de las actividades
desarrolladas y los objetivos alcanzados. Se trata de información consignada en forma
escrita o magnética, que soporta la implementación del Sistema Integrado. Una vez
generados no se pueden modificar.
Son la base y fuente de información del sistema, y permiten interpretar y evaluar la gestión
de la organización.
Su existencia y mantenimiento, es responsabilidad de cada función.

1.5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

1.5.1. Compromiso de la dirección
La alta Dirección de RECICOIL, S.A hace patente su compromiso permanente con el
Sistema de Gestión de la Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional,
convencida del beneficio obtenido como consecuencia de la implantación.
En este sentido, en el proceso de planificación estratégica se asegura de involucrar a los
Directores de área y colaboradores, con el objeto de extender dicho compromiso a cada uno
de los miembros de la organización.
En definitiva, para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y los requisitos
adoptados por RECICOIL, S.A, la Gerencia se compromete a:
 Definir claramente las políticas del Sistema de Gestión Integrada, difundiéndolas a
través de los medios adecuados, para que todas las funciones internas y externas de la
organización se involucren, a su vez, en el cumplimiento de las mismas.
 Establecer una estructura organizacional en la que definir responsables del sistema
integrado con reporte directo.
 Destinar, de manera coherente, los recursos necesarios para la implementación y
mantenimiento del sistema, a través de partidas presupuestarias anuales claramente
definidas de acuerdo a las necesidades específicas.
 Participar activamente en el proceso de planificación integral de la gestión, en el cual
se definen los objetivos generales y específicos.
 Identificar las necesidades de formación del personal y establecer una gestión del
conocimiento y competencias, con el objetivo de se conviertan en la piedra
fundamental de mejora continua de los procesos de RECICOIL, S.A.
 Mantener revisiones periódicas del sistema integrado, de los resultados de la gestión
de cada uno de sus componentes y del funcionamiento de todos los niveles de
proceso.
 Promover la mejora continua de la organización y del Sistema de Gestión Integrada
en el marco legislativo, reglamentario y normativo.

1.5.2. Enfoque al cliente

Las políticas del sistema de gestión deben estar alineadas con el marco estratégico
corporativo, el cual se basa en el enfoque al cliente y en el logro de la satisfacción de sus
expectativas y necesidades.
Con este fin, se establece, conjuntamente con los propietarios de RECICOIL, S.A, el
enfoque que debe darse a las partes interesadas, incluyendo a contratistas, vecinos, clientes
internos y externos, entre otros.
El enfoque al cliente se evidencia en el mapa de procesos establecido por los propietarios
(ver apartado Anexos), donde se toman en consideración los requisitos, necesidades,
expectativas y la retroalimentación de todas las partes interesadas.

1.5.3. Política de calidad, medio ambiente, seguridad y salud ocupacional

La política del sistema de gestión integrada parte del compromiso de la alta Dirección de
RECICOIL, S.A y sirve de marco para el establecimiento de los objetivos a conseguir y
para la planificación del sistema de gestión integrada.
Dicha declaración de intenciones, firmada por el representante legal de RECICOIL, S.A,
consolida las políticas de calidad, medio ambiente, seguridad y salud ocupacional, siendo
aplicable a cada campo de gestión, según corresponda.
RECICOIL, S.A da a conocer la política de gestión integrada a todo el personal, a través de
los Directores y Jefes de Área, mediante:
 Los medios formales e informales.
 Su explicación en las charlas de inducción y reinducción.

Asimismo:
 Se evalúa su entendimiento mediante retroalimentación de las anteriores
actividades.
 Se mantiene y actualiza cuando se confrontan los resultados frente a los objetivos
previstos.

En el cuadro siguiente se plasma la política de gestión integrada de RECICOIL, SA

POLITICA DE GESTION INTEGRADA DE RECICOIL, S.A.

Nuestra política de gestión integrada está fundamentada en el compromiso de la alta
Dirección y la participación de todo el personal, para la mejora permanente de su labor.
En este sentido, la Dirección afirma el compromiso y responsabilidad con la
implementación, mantenimiento y mejora continua de un sistema integrado de gestión,
basado en que:
1. Los valores y filosofía con que opera nuestra organización, establecidos claramente
en la MISIÓN, son el camino guía para cada uno de quienes conformamos
RECICOIL, S.A.
2. Es pensamiento permanente de RECICOIL, S.A, que cada proyecto y producto
desarrollado para nuestros clientes, cumpla y supere sus expectativas de tiempo,
calidad, seguridad y coste.
3. Creemos firmemente que la excelencia en cada proyecto y producto se logra con la
participación de todo el equipo humano que conforma RECICOIL, S.A. El
mantener el entusiasmo diario y la imposición de retos de superación permanente,
son claves para este propósito y responsabilidad de cada líder.
4. La Seguridad es parte fundamental de nuestra labor, por lo cual nos
comprometemos a apoyar y cumplir las políticas y regulaciones relacionadas con la
preservación de la salud de nuestro personal.
5. El desarrollo de nuestra organización puede y debe caminar junto a la preservación
del medio ambiente, buscando no sólo el cumplimiento de la legislación,
regulaciones en vigor y otros requisitos, sino también la mejora continua de nuestro
desempeño ambiental.
6. El respeto por la naturaleza y la observación de los principios declarados
universalmente de prevención y control de la contaminación, serán mantenidos
como marco de referencia para el desarrollo de nuestras actividades.
7. Las cuestiones ambientales son una problemática común, por lo tanto, cada uno de
los miembros internos (trabajadores y colaboradores) y externos (proveedores y
subcontratistas), tienen el derecho y la obligación moral de participar en su
implantación y colaborar en su mantenimiento.
 Fdo: Carlos Martínez López
Gerente de RECICOIL, S.A.

El proceso aplicable a la política es el denominado "gestión integrada" (ver apartado

Anexos).
1.5.4. Planificación
La planificación del sistema de gestión integrada es otro de los pilares básicos juntamente
con el compromiso de la Dirección. Ésta queda reflejada en el proceso "planificación y
gestión de las operaciones" (ver apartado Anexos).
 La planificación se realiza cada vez que se produce alguna de las siguientes
circunstancias:
 Comienzo de cualquier nueva actividad o servicio de la empresa.
 Cambios en la tecnología empleada en el proceso productivo.
 Modificaciones en los métodos de trabajo.
 Reformas en la legislación aplicable a las actividades.
 Como resultado del análisis de comunicaciones internas o externas de RECICOIL,
S.A.

En la figura 1.4 se ilustra el esquema de planificación de la gestión integrada aplicado,

según la metodología de cascada de objetivos de Hoshin Kanri, citado por Montagud
(2005).

Figura 1.4: Planificación del Sistema de Gestión Integrada. Fuente: Hoshin Kanri, citado
por Montagud 2005.

En la imagen se puede observar como la planificación alcanza a todos los niveles de la

empresa, lo cual asegura el compromiso de todas las partes.
Las etapas del proceso de planificación son las siguientes:
 Identificación de aspectos de calidad, medio ambiente y seguridad y salud
ocupacional.
 Evaluación de los efectos asociados.
  Identificación, mantenimiento y actualización de requisitos legales, contractuales y
demás regulaciones.
 Planteamiento de objetivos y metas de la gestión de la calidad, medio ambiente y
seguridad y salud ocupacional.
 Diseño e implementación de planes y programas.
1.5.4.1. Identificación de aspectos de calidad, medio ambiente y seguridad
y salud ocupacional

El objetivo es identificar la parte de los procesos que afecta o puede afectar la calidad, el
medio ambiente y la seguridad y salud ocupacional.

Aquí se analizan los tres niveles de proceso de la organización determinando, en primer

lugar, los macro procesos y sus funciones.

Si bien los procesos estratégicos y de apoyo suelen ser comunes a muchas organizaciones,
la diferencia se hace patente en los procesos operativos, los cuales dependerán lógicamente
de las actividades que realice la empresa. De esta manera, se establecen los macro procesos
clave, sus inputs y sus outputs e interacciones con otros procesos, en otras palabras, el mapa
de procesos.

En la tabla 1.2 se muestran los procesos que sigue RECICOIL, S.A y una breve
descripción de sus funciones (ver apartado Anexos).

PROCESO MACROPROCESO FUNCIONES

Planificación estratégica Establece los lineamientos de gestión, formula
objetivos, toma de decisiones estratégicas y revisión
de la adecuación y eficacia del sistema de gestión.
Formulación estratégica Identifica y establece el mercado potencial para
RECICOIL,
S.A.
Realiza el análisis de factores internos y externos.
Establece las necesidades y expectativas de los
Procesos estratégicos clientes.
Gestión financiera Formula las políticas y procesos internos para la
disposición de recursos Lleva a cabo los balances y
presupuestos
Gestión del conocimiento Realiza la administración de personal. Establece los
requisitos de formación.
Gestión integrada Lleva a cabo la implementación, mantenimiento,
control, seguimiento, medición y mejora del sistema
de gestión integrado.
Comercialización y ventas Establece lazos comerciales con potenciales
clientes. Realiza la venta de servicios, cobros,
facturación y el establecimiento de requisitos para la
prestación del servicio.
Procesos de apoyo Planificación y gestión de Cumple y planifica la realización de los servicios
las operaciones ofertados y vendidos.
Solicita los recursos necesarios para el
cumplimiento de los requisitos establecidos.
Realiza la logística y seguimiento y control del
proceso, por ejemplo, del tratamiento del aceite
usado.
Gestión de Evalúa, selecciona y realiza el seguimiento a los
aprovisionamiento e proveedores. Busca las mejores opciones basadas en
infraestructura las políticas internas. Realizar las compras de
acuerdo a los requerimientos internos. Se asegura
que la compra cumpla con los requisitos
establecidos.
Recepción Procede a la descarga del aceite usado; análisis,
clasificación y rechazo del aceite contaminado por
PCBs u otros contaminantes
Acondicionamiento Procede al filtrado, centrifugado y precalentamiento
del aceite usado
Procesos operativos Pre tratamiento Procede a una primera destilación y al tratamiento
de las aguas residuales generadas
Tratamiento Procede a una segunda destilación y al tratamiento
de sales
Expedición Procede a la expedición de los productos
resultantes: asfaltos, aceites base para fabricar
lubricantes y fertilizantes
Tabla 1.2. Procesos que siguen RECICOIL, S.A y sus funciones. Fuente: adaptado de
Panozo (2008).

Una vez realizad o el mapa de procesos se procederá, p ara cada uno de los macro procesos,
a la identificación de los requisitos correspondientes según la disciplina, tal y como se
muestra en la tabla 1.3.

DISCIPLINA IDENTIFICACIÓN
Calidad Requisitos de los productos
Satisfacción del cliente
Medio Ambiente Identificación de aspectos e impactos ambientales
Identificación de requisitos legales
Seguridad y salud ocupacional Identificación de peligros
Identificación de requisitos legales
Tabla 1.3. Identificación de los requisitos correspondientes para cada uno de los procesos
de un Sistema de Gestión Integrada.

Cada uno de los macro procesos puede dividirse, a su vez, en nuevos procesos, hasta en
última instancia desglosar el proceso correspondiente en actividades (figura 1.5).
 Figura 1.5: Desglose del macroproceso
"pretratamiento".

Por ejemplo, en referencia a la disciplina ambiental, en la tabla 1.4 se muestran los aspectos
ambientales más frecuentes que tienen lugar durante las actividades del proceso
"tratamiento de las aguas residuales", procedentes del acondicionamiento y de las
operaciones de la primera destilación.

ASPECTO AMBIENTAL IMPACTO PUNTO DE GENERACIÓN

Derrame de aceite usado para las máquinas durante las Suelo/Agua Sala de máquinas
operaciones de mantenimiento
Depósito no segregado de papel, plástico y vidrio Suelo Oficina y almacenes
Vertido de agua residual no terminada de tratar Agua Tratamiento primario o
fisicoquímico
Vertido de compuestos químicos usados en los Agua Tratamiento primario o
tratamientos fisicoquímicos fisicoquímico
Vertido de fangos sin estabilizar Agua/Suelo Línea de fangos
Emisión de olores Atmósfera Líneas de agua y de fangos
Emisión de ruidos Personas Sala de máquinas
Gasto innecesario de agua Recursos Oficinas, vestuarios, jardines
naturales
Gasto innecesario de energía Recursos Oficinas
naturales
Tabla 1.4. Aspectos ambientales más comunes resultantes del proceso fisicoquímico de
tratamiento de las aguas residuales en la EDAR de RECICOIL, S.A.

Análogamente, en la tabla 1.5 se determinan los riesgos más comunes y sus causas, que
pueden afectar a la seguridad y salud de las personas durante las actividades del proceso de
tratamiento de las aguas residuales de RECICOIL, S.A.

RIESGOS MÁS COMUNES PELIGROS

Caídas de personas al mismo nivel  Por suelos resbaladizos o irregulares
Caídas de personas a distinto nivel  Aberturas en zonas colindantes a vías de circulación.
 Aberturas junto a zonas de trabajo.
 Acceso a fosos en condiciones inadecuadas.
  Balsas de tratamiento a nivel del suelo sin protección.
 Acceso a pasarelas de decantadores en movimiento o en mal
 estado.
 Circulación a través de cintas transportadoras.
 Ejecución de trabajos en altura.
 Utilización inadecuada de escaleras manuales y de escalas
 fijas de gato.
 Superficies de tránsito resbaladizas.
 Superficies de tránsito obstruidas.
 Irregularidades en el piso y pequeñas aberturas.
 Insuficiente iluminación general.
Caídas de personas al interior de las  Accesos por escaleras junto a tomillos de Arquímedes.
instalaciones  Trabajos en tanques de decantación.
 Trabajos en el fondo de balsas de decantación.
Caídas de cargas  Por mal estado de las mismas.
Atrapamientos y golpes por órganos  Partes móviles de maquinaría al descubierto.
móviles  Interferencias entre trabajos en una misma zona.
 Equipos en movimiento.
 Transmisiones de motores
Electrocuciones  Contacto eléctrico directo (con partes activas de la instalación
eléctrica)
 Contacto eléctrico indirecto (con masas puestas en tensión
accidentalmente)
Sobreesfuerzos físicos  Ejecución de trabajos en mantenimiento de equipos
 Acceso a zonas de trabajo mal diseñadas
Contaminaciones e intoxicaciones  Instalaciones dosificadoras de cloro.
 Otros gases en trabajos diversos en el interior de fosos y redes
de alcantarillado
 Exposición continuada en zonas de emanaciones
contaminantes.
 Por ingesta de agua sucia
Quemaduras  Incendio de residuos (trapos, aceite, etc.).
 Incendio de sustancias gaseosas.
 Incendios en equipos e instalaciones eléctricas.
 Explosión de gases.
 Contacto con sustancias corrosivas (quemaduras químicas).
 Contacto con equipos o tuberías a altas temperaturas
Afecciones cutáneas  Por contacto de la piel con el agua de tratamiento
Proyecciones de cuerpos extraños en  Trabajos de mecanización y/o eléctricos en taller.
ojos  Difusores soplantes.
 Partículas en suspensión.
Asfixia  Por carencia o escasez de oxígeno
 Tabla 1.5. Riesgos más comunes y sus causas durante las actividades del proceso de
tratamiento de aguas residuales de RECICOIL, S A

Por lo que respecta al ámbito de la calidad, dado que el efluente se emplea en procesos de
refrigeración de la propia planta, un aspecto a considerar sería el contenido en sales, con el
fin de no acelerar los procesos de corrosión en los equipos.

En este mismo contexto, otro aspecto, quizá más clarificador, son los requisitos que deben
cumplir los productos resultantes para lograr la satisfacción del cliente (tabla 1.6).

PRODUCTOS OBTENIDOS REQUISITOS DE CUMPLIMIENTO

Asfaltos Norma DIN 38 414 - S4
Aceites base para la fabricación de lubricantes Especificaciones ACEA-98
Fertilizantes Solución acuosa de KCI, concentrado 5-7%
Tabla 1.6. Requisitos de cumplimiento de los productos obtenidos del re-refinado del
aceite usado.
Fuente: datos extraídos de CATOR
Enlace web: http://www.cator-sa.eom/catala/3product/product2.htm#FERTILIZANTES

1.5.4.2. Evaluación de los efectos asociados

Una vez identificados los aspectos de calidad, medio ambiente y de segundad y salud
ocupacional para cada macro proceso, se procederá a desarrollar un análisis objetivo a
través de una valoración numérica para determinar las prioridades en la gestión.

Se puede entender la evaluación como el proceso mediante el cual se obtiene la

información necesaria, a fin de que el empresario pueda tomar una decisión apropiada sobre
el tipo de medidas a adoptar.

Los esfuerzos, recursos, acciones, entre otros, deberán enfocarse a aquellos

aspectos de calidad, medio ambiente y de seguridad y salud ocupacional
realmente significativos.

En la tabla 1.7 se muestra el esquema propuesto para la evaluación de los aspectos

identificados en cada una de las disciplinas.

DISCIPLINA IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN

Calidad Requisitos de los productos Satisfacción del Variables críticas, modos de fallos y
cliente efectos
Medio Ambiente Identificación de aspectos e impactos Evaluación de aspectos ambientales
ambientales significativos
Identificación de requisitos legales
Segundad y salud Identificación de peligros Identificación de Evaluación de riesgos
ocupacional requisitos legales
 Tabla 1.7. Evaluación de los aspectos identificados para cada una de las disciplinas.

Siguiendo con el proceso "tratamiento de aguas residuales", como resultado de la

evaluación de los aspectos ambientales, surgieron como más significativos^:
 Vertido de agua residual no terminada de tratar.
 Vertido de fangos sin estabilizar.
 Vertido de compuestos químicos usados en los tratamientos fisicoquímicos.
 Derrame de aceite usado para las máquinas durante las operaciones de
mantenimiento.
Y en referencia a la evaluación de riesgos:
 Contaminaciones e intoxicaciones.
 Asfixias.
 Electrocuciones.
 Quemaduras.
 Caídas en el interior de las instalaciones.

1.5.4.3. Identificación, mantenimiento y actualización de requisitos

legales, contractuales y demás regulaciones

Desde la etapa de recepción hasta la disposición final de los productos, pasando por las de
acondicionamiento, pre tratamiento, etc., es necesario mantener identificados y puestos al
día todos aquellos requisitos legales (leyes, licencias y autorizaciones ambientales),
contractuales y demás regulaciones que deberán tenerse en cuenta.

Las actividades para conseguirlo se explicitan en el proceso de RECICOIL, S.A

"planificación y gestión de las operaciones", mencionado con anterioridad.

RECICOIL, S.A tiene subcontratado un servicio externo que le permite el acceso a la

legislación europea, estatal, autonómica y local, garantizando así una consulta actualizada
de todas las regulaciones ambientales y de seguridad y salud laboral aplicables a su
actividad.

Aunque no es el caso, si las exigencias legales de un país fueran poco

exigentes, RECICOIL, S.A debería cumplir como mínimo con las políticas
del Sistema de Gestión Integrada expresadas en el Manual.

De la misma forma, se mantienen bases de datos con las especificaciones de ingeniería, por
producto y por cliente, debidamente actualizadas.

1.5.4.4. Planteamiento de objetivos y metas del sistema de gestión

integrada

Una vez evaluados los aspectos ambientales y riesgos laborales, los más significativos
serán considerados como prioritarios dentro del programa de gestión ambiental, y a partir
de ellos, se determinarán los objetivos y metas adecuados para su total eliminación o
 máxima reducción posible. Los no significativos serán considerados en posteriores alcances
del Programa de Gestión.
Siguiendo con el ejemplo de la EDAR de RECICOIL, S.A, en el apartado Anexos se
ilustran los objetivos y metas establecidos a partir de los aspectos ambientales y riesgos
laborales más significativos encontrados.

1.5.4.5. Diseño e implementación de planes y programas de gestión

Los programas de gestión consisten en asignar a cada uno de los objetivos y metas un
programa específico de actuación en el que se especifiquen:
 Los resultados esperados.
 Los responsables, su formación y competencia.
 Los principales hitos.
 Plazos.
 Recursos materiales y económicos.
 Mecanismos de seguimiento y revisión del Programa.
 El sistema de información del Programa.

Para cada uno de los objetivos planteados en la revisión ambiental y de

segundad debe hacerse un programa de gestión que nos guiará para lograr
los objetivos marcados.

Siguiendo con el ejemplo de la EDAR de RECICOIL, S.A, en el apartado Anexos se ilustra

el programa ambiental relativo a la reducción del nivel de ruido.

1.5.5. Responsabilidad, autoridad, comunicación y consulta

En la empresa RECICOIL, S A., la alta Dirección delega en los Directores de calidad,

medio ambiente y prevención de riesgos toda la autoridad necesaria para la implementación
y despliegue de las políticas organizacionales, con el objeto de asegurar que éstas son
adecuadas a la realidad de las operaciones.

Cada uno de estos Directores pertenece al Comité de la disciplina correspondiente, en los

cuales se integran otros responsables (producción, mantenimiento, logística, entre otros).

Los Comités desarrollan estrategias de mejora continua y enlazan las estrategias

corporativas y el sistema de gestión integrada con las actividades operativas de la
organización.

Las funciones de cada uno de los Directores se muestran en la tabla 1.8.

RESPONSABILIDAD FUNCIONES
Director de calidad Reporta a la alta Dirección
Prepara, coordina, desarrolla, implementa y evalúa el sistema de gestión integrada
Colabora con la alta Dirección en la formulación de planes, programas y acciones
 estratégicas en el ámbito de la calidad y/o ambiental y la mantiene informada sobre
su desempeño
Colabora con el departamento de compras en el establecimiento, seguimiento y
control a los proveedores que suministren insumos, materiales y demás elementos
que involucren aspectos de calidad y/o ambientales, los cuales deberán cumplir con
todas las normas y regulaciones vigentes
Colabora con el área de ingeniería, en la definición de los parámetros y
especificaciones en la etapa de diseño de productos y procesos, y operación de los
equipos
Colabora con el Director de Medio Ambiente y el Director del Servicio de
Prevención en la implementación del Sistema de Gestión Integrada
Colabora en la revisión del planteamiento, seguimiento y cumplimiento de los
objetivos y metas
Director de medio Destina todos los recursos necesarios para la implementación del Sistema de
ambiente Gestión Integrada
Implementa y mantiene el Sistema de Gestión Integrada
Coordina con el Director de Calidad las actividades que tienen una repercusión en
el ámbito de la calidad y ambiental más significativas
Reporta al Director de Calidad sobre el funcionamiento del Sistema de Gestión
Integrada
Participa en la identificación de necesidades de formación y supervisión en la
implementación de los planes respectivos
Seguimiento de la formación, monitorizaciones y controles
Elabora programas y procedimientos específicos
Elabora los informes pertinentes requeridos por la organización, auditoría y/o el
cliente
Proporciona seguimiento a los sistemas de control
Define los esquemas de monitorización y medición requeridos
Controla los consumos
Analiza los resultados específicos de las gestiones de calidad, medio ambiente y
seguridad industrial
Da seguimiento a productos no conformes
Da seguimiento y analiza los accidentes e incidentes (medio ambiente y seguridad
industrial)
Da seguimiento y análisis a las quejas y reclamos del cliente y demás partes
interesadas
Verifica la implementación de acciones correctivas y preventivas
Verifica el cumplimiento de los requisitos técnicos del cliente
Verifica el cumplimiento de la legislación y demás regulaciones
Director del servicio de Reporta funcionalmente a la Dirección de Recursos Humanos y, operativamente, a
prevención la alta Dirección
Representa a la Dirección ante los trabajadores en el Comité de empresa, en lo
referente a higiene industrial y salud laboral
Colabora con la alta Dirección en la formulación de planes, programas y acciones
estratégicas concernientes a la gestión de seguridad y salud laboral y la mantiene
 informada sobre su desempeño
Colabora con el área de ingeniería en la definición de los parámetros y
especificaciones en la etapa de diseño de productos y procesos, y operación de los
equipos
Define, implementa y controla los planes de emergencia de las plantas
Colabora con el Director de Calidad y Medio Ambiente en la implementación del
Sistema Integrado en lo referente a seguridad y salud laboral
En la revisión del planteamiento, da seguimiento y cumplimiento de los objetivos y
metas
Tabla 1.8. Responsabilidades de los Directores de la empresa RECICOIL, S.A y sus
funciones.

El Director de Calidad se apoya en el Jefe de Calidad, cuyas funciones más específicas

están orientadas hacia el cliente (Montagud, 2005):
 Mantener y actualizar la documentación de calidad de la planta.
 Asegurar el cumplimiento de los requerimientos del cliente.
 Revisar especificaciones de calidad en el diseño.
 Desarrollar y coordinar la implementación de las instrucciones de inspección y
ensayo.
 Evaluar a los proveedores.
 Comprobar la idoneidad de los productos, procesos y diseños, con autoridad de
bloqueo.
 Mantenimiento de herramientas estadísticas.
 Generar informes para la alta Dirección y para el Director de calidad,
respectivamente.
 Gestionar las quejas y reclamaciones del cliente.
 Gestionar las no conformidades y acciones correctivas y preventivas.
 Gestionar los costos de la no calidad.
 Participar en la coordinación de las actividades de formación en calidad para la
planta.
 Mantenimiento de los indicadores de calidad.
 Representar los intereses del cliente a nivel calidad.

Y respecto al servicio post-venta:

 Gestiona los conflictos con el cliente relacionados con la calidad.
 Atención de quejas y reclamos del cliente.
 Visitas periódicas a los clientes.
 Atención de los representantes de los clientes.
 Análisis de las devoluciones.

Por otro lado, en la empresa RECICOIL, S.A existe un Sistema de Administración

Ambiental, cuyo personal no requiere de una formación ambiental específica para el
manejo de aspectos ambientales.

Las principales funciones del responsable de dicho sistema son (Montagud, 2005):
  Llevar registros y seguimiento de los sistemas de control.
 Inspección general de las áreas y zonas de la planta.
 Inspección del centro de acopio temporal de los residuos sólidos.
 transporte de residuos sólidos.
 Verificación de las regulaciones, permisos, licencias y resoluciones requeridas para el
transporte de residuos sólidos.
 Disposición final de los residuos sólidos.
 Inspección de los sitios de almacenamiento de sustancias líquidas peligrosas.
 Inspección de los subcontratistas que manipulen y utilicen sustancias peligrosas para
el desarrollo de sus trabajos.
 Verificación de planes de contingencia para cada subcontratista.
 Inspección y control de derrames producidos por la utilización de sustancias líquidas
especiales.
 Transporte y disposición final de los residuos especiales generados por la utilización
de sustancias peligrosas.
 Comparación y análisis de datos obtenidos de la monitorización y mediciones en el
marco de la legislación vigente.
 Realización de inspecciones periódicas a los subcontratistas que prestan los servicios
a la organización, de acuerdo con la actividad de cada empresa.

El sistema de administración ambiental está estrechamente relacionado con el Jefe de

Personal, el cual se asegurará de que el personal que realice actividades susceptibles de
producir un impacto a nivel de calidad, medio ambiente y/o de seguridad y salud laboral,
sea competente y tenga un entrenamiento adecuado. Asimismo, será el encargado de
diseñar, desarrollar y coordinar los planes de formación de la planta desde la identificación
de las I necesidades de formación.

Con este propósito se establece el macro proceso "Gestión del conocimiento" (ver apartado
Anexos), cuya función es elaborar e identificar las necesidades de formación del personal
en función de la autoridad y responsabilidad que se describe en cada uno de los
procedimientos y procesos del sistema de gestión.

Finalmente, existe un Responsable de Prevención, cuya preparación técnica no va más

allá de la sensibilización y conocimiento de los documentos aplicables a sus funciones
(Montagud, 2005):
 Llevar registros de control y seguimiento.
 Inspección general de las áreas y zonas de la planta.
 Inspección a los subcontratistas que desarrollen tareas dentro de las instalaciones de
la planta.
 Verificación de planes de emergencia.
 Control de utilización de elementos de protección personal.

Las responsabilidades y autoridad del personal de RECICOIL, S.A se establecen y

documentan en cada procedimiento, concretamente en el apartado de "Responsabilidades"
y en la descripción que se realiza mediante un diagrama de procesos.
En referencia a la comunicación, estará presente en todos los procesos del sistema integrado
y deberá seguir los requisitos contemplados en el procedimiento de comunicaciones.
Es fundamental para el funcionamiento óptimo del sistema de gestión
integrada que todas las funciones y niveles de RECICOIL, S.A informen y
sean informados de los aspectos del mismo que les son de aplicación.

RECICOIL, S.A cuenta con canales in temo s de comunicación con todas las dependencias
y I niveles estructurales y funcionales de la organización. Asimismo, está en permanente
contacto con el cliente y demás partes interesadas.

1.5.5.1. Comunicación interna

Los riesgos identificados, un nuevo procedimiento, las medidas de prevención y control, los
requisitos establecidos para la satisfacción del cliente y los contratistas, entre otros, se
comunican mediante capacitaciones, reuniones de trabajo y medios escritos físicos y
magnéticos y de telefonía.

RECICOIL, S.A establece que cualquier comunicación recibida debe contar

con una respuesta adecuada por parte del receptor y, de ser posible, hay que
documentarla.

RECICOIL, S.A dispone de procedimientos documentados para la recepción y atención de

las comunicaciones internas. Tanto los Directores de calidad, medio ambiente y de
seguridad y salud laboral, reportan a la alta Dirección (Montagud, 2005):
 Informes de seguimiento, objetivos y metas del sistema de gestión integrada.
 Informes de auditorías sobre el sistema de gestión integrada.
 Reportes de quejas y reclamos del cliente.
 Incidentes de calidad, medio ambiente y de seguridad y salud laboral respectivos.

RECICOIL, S.A dispone de carteleras donde se publica la información relacionada con la

gestión de calidad, medio ambiente y seguridad y salud ocupacional, que atañe a todas las
funciones. Esta información incluye las políticas de gestión, seguimiento de objetivos y
metas, implementación de planes y programas, procedimientos específicos, gestión y
control de emergencias, registros de no conformidad, etc.

1.5.5.2. Comunicación externa

RECICOIL, S.A mantiene activos los canales de comunicación con el cliente y demás
partes interesadas (administración, entes estatales y gubernamentales, comunidad, etc.),
para lograr el máximo entendimiento de sus necesidades, requerimientos e inquietudes.

Los canales de comunicación se adecúan de tal manera, que se pueda

comunicar la información necesaria en el lenguaje requerido por cada
cliente.
RECICOIL, S.A dispone de procedimientos documentados para la recepción y atención de
las comunicaciones externas.
Se incluyen los controles y el cumplimiento de objetivos establecidos para establecer
oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión
integrada.

La información de entrada para la revisión por la Dirección de RECICOIL, S.A se ilustra

en la figura 1.6 (Montagud, 2005).

Figura 1.6: Información de entrada para la revisión por la Dirección.

De todo este proceso, saldrán las conclusiones que, a su vez, servirán para plantear el
conjunto de actividades, planes y programas que formarán parte de la estrategia a
implementar en el período siguiente.

En la figura 1.7 se ilustra la información de salida del proceso de revisión por la

Dirección de RECICOIL, S.A (Montagud, 2005).

Figura 1.7: Información de salida para la revisión de la Dirección.

1.6. GERENCIA DE RECURSOS

Cada Departamento de RECICOIL, S.A elabora un informe anual de necesidades, con el
objeto de definir los recursos económicos, técnicos y humanos necesarios para el
cumplimiento de las políticas de la organización.

1.6.1. Recursos humanos

RECICOIL, S.A estructura la gestión de recursos humanos en cuatro procesos:

 Selección y calificación del personal.
 Administración de personal.
 Formación y desarrollo.
 Evaluación y seguimiento de personal.

1.6.1.1. Selección y calificación del personal

El cumplimiento de los requerimientos de los procesos de RECICOIL, S.A debe estar

garantizado por un equipo humano idóneo, con experiencia y competencia profesional. En
este sentido, la organización implementa un proceso de selección y calificación del
personal tendente a conseguir dicho objetivo.

1.6.1.2. Administración de personal

El proceso de administración del personal de RECICOIL, S.A engloba todas las actividades
referentes a nóminas, seguridad social, control de personal, entre otros, con el fin de
cumplir con las mínimas expectativas de los trabajadores de una manera eficiente.

1.6.1.3. Formación y desarrollo

Antes de ingresar a su puesto de trabajo, todo el personal de RECICOIL, S.A recibe una
formación en temas de seguridad, cuidado ambiental, control de emergencias de su sector,
seguimiento y autorización del Director de área.

El Jefe de Personal de RECICOIL, S.A, en coordinación con los Directores de área,

planifica, controla y realiza el seguimiento de las actividades de formación y desarrollo del
personal. Para ello se siguen los requisitos del proceso "Gestión del Conocimiento".

EI Plan de formación de RECICOIL, S.A se actualiza trimestralmente, con

el fin de garantizar que su enfoque se mantiene de acorde a los objetivos de
la empresa.

En dicho proceso, se especifican, tanto las actividades para identificar las necesidades de
formación y entrenamiento como la naturaleza de las actividades de formación en sí
mismas.

Identificación de las necesidades de formación

 Una vez establecidos los requisitos de competencia del personal y los cargos necesarios, se
determinarán las necesidades de formación del personal en base a los requisitos del puesto,
los conocimientos necesarios de prevención, mitigación y cuidado ambiental y de la I
seguridad y salud ocupacional, para luego establecer un plan de capacitación semestral
autorizado por la gerencia general. Posteriormente, se realizará una evaluación de la
eficacia de las acciones tomadas mediante un seguimiento al desempeño del personal.

El proceso de identificación de las necesidades de formación del personal de RECICOIL,

S.A corre a cargo de los Directores de las respectivas áreas en coordinación con el Jefe de
Personal. Este hecho se pondrá en conocimiento del Comité correspondiente, con el fin de
que estas necesidades queden cubiertas en el plan de formación o en las modificaciones del
mismo.

Las necesidades de formación de RECICOIL, S.A pueden versar sobre diferentes aspectos
(Montagud, 2004):

 Requerimientos específicos del puesto de trabajo.

 Requerimientos específicos del Sistema Integrado.
 Procesos de identificación y evaluación de aspectos y efectos asociados.
 Procesos de planteamiento de objetivos y metas de la gestión.
 Procesos de inspección, auditoría, revisión por la Dirección y demás actividades de
seguimiento.
 Requisitos legales y otras regulaciones.
 Solicitudes específicas.

Análogamente, dichas necesidades se desarrollan cuando se llevan a cabo modificaciones

en las actividades, procesos o procedimientos de la planta.

Actividades de formación

Los Directores de área coordinan con el Jefe de Personal la impartición de charlas de

inducción a todo el personal (incluyendo proveedores y subcontratistas), en la que se
abarcan temas generales que afectan a la gestión integrada de RECICOIL, S.A (tabla 1.9).

TEMAS OBJETIVOS DE ENSEÑANAZA

Políticas de gestión Dar a conocer las políticas de gestión de la organización
Sistema integrado Dar a conocer la existencia del sistema de gestión integrada,
funcionamiento básico e interrelación con todos los niveles
Compromiso Transmitir al personal la importancia de cumplir tanto la política como los
requisitos del sistema de gestión integrada en cuanto a indicaciones,
procedimientos, planes, entre otros
Responsabilidad Concienciar al personal en referencia a la responsabilidad de cada uno
respecto a la gestión de la calidad, medio ambiente y seguridad y salud
laboral en el desempeño de sus actividades
Actividades específicas Dar a conocer la importancia de seguir rigurosamente los procedimientos
 operativos y ambientales establecidos
Motivación Dar a conocer actividades que fomenten la motivación del personal
relacionadas con el sistema de gestión integrada
Formación en el puesto de trabajo Fomentar la importancia de mantener y lograr la polivalencia

Tabla 1.9. Temas de las actividades de formación y objetivos correspondientes.

1.6.1.4. Evaluación y seguimiento de personal

El Jefe de Personal de RECICOIL, S.A desarrolla el proceso de evaluación y seguimiento

de personal, en el que se proporcionan las directrices para desarrollar un análisis objetivo
de las actitudes y aptitudes del personal.

Con este fin, entre la documentación que RECICOIL, S.A mantendrá como registro se
encuentra (Panozo, 2008):
 Contrato de trabajo.
 Calificación.
 Inducción, comunicación de peligros, adiestramientos y evaluaciones.
 Entrenamientos, formación y capacitación.
 Curriculum Vitae actualizado.

1.6.2. Infraestructura y ambiente de trabajo

A partir de la implementación del sistema de gestión integrada, RECICOIL, S.A se asegura

que, antes de iniciar cualquier actividad, construcción, remodelación y ampliación, se
establezcan los requisitos necesarios, tanto legales como los asumidos por la propia
organización, para proporcionar y mantener condiciones adecuadas para la realización del
servicio, las necesidades del personal, el cuidado y protección del personal y el medio
ambiente.

En este contexto, se tendrá en cuenta (Montagud, 2005):

 La distribución de planta. En la ingeniería de procesos se desarrolla un análisis

detallado de diversos parámetros (distribución de la maquinaria, flujo de los
procesos, optimización de espacios, manipulación y flujo de materiales) con el fin
de determinar las necesidades y modificaciones correspondientes para garantizar la
optimización de los recursos físicos.
 Los planes de contingencia. Se tienen en cuenta en la fase de diseño y recogen el
conjunto de acciones a emprender en el caso de presentarse una contingencia
(paradas de maquinaria o planta por fallo de equipos, escasez de mano de obra,
materias primas o materiales, devoluciones de mercado, entre otros).
 El ambiente de trabajo. Se consideran las condiciones tanto físicas como humanas.
Respecto a las primeras, la iluminación, visibilidad, calidad del aire, utilización de
maquinaría, ergonomía, entre otras, deben tenerse en cuenta dentro de la
planificación del análisis de riesgos por parte del Jefe de Personal. Asimismo, es
 importante evaluar el resultado de las relaciones interpersonales, como fuente de
generación de conflictos
 La prevención de riesgos laborales. Ésta se tiene en cuenta desde el diseño del
producto y proceso. A partir de la planificación, se establecen planes, programas,
procedimientos y actividades a desarrollar.
 La limpieza de las instalaciones. Un punto muy importante para prevenir accidentes.
Se incluyen asimismo en la planificación del análisis de riesgos.

1.7. GERENCIA DE PROCESOS

1.7.1. Planificación de la realización del producto

RECICOIL, S.A desarrolla un Plan de Calidad de producto desde la propia etapa de diseño
de procesos, la cual especifica todos los procesos de realización del producto y los recursos
necesarios para la gestión de la calidad específica.

La planificación de la realización del producto o prestación del servicio se realiza en base a

los procesos establecidos por RECICOIL, S.A dentro de su mapa de procesos. A este
respecto, el proceso interno responsable de establecer y revisar los requisitos de
planificación lleva por título "planificación y gestión de las operaciones" (ver apartado
Anexos).

Antes de la realización del producto o prestación del servicio, se establecen previamente los
objetivos y políticas de gestión integrada, los requisitos legales y normativos y la
evaluación de riesgos que proporcionan la interacción interna y externa, los documentos,
los recursos específicos para el producto, el seguimiento y los controles específicos.

En el caso de que se produzcan cambios respecto a las condiciones de producción

inicialmente establecidas, se procede a revisar los AMFE de producto y de proceso que lo
requieran. Análogamente a las implicaciones referentes a la calidad, RECICOIL, S.A
revisará la evaluación de aspectos ambientales y la evaluación de riesgos laborales, con el
objeto de observar qué implicaciones han tenido los cambios en las condiciones de
producción sobre dichos aspectos.

1.7.2. Procesos relacionados con el cliente

RECICOIL, S.A identifica las necesidades y expectativas del cliente mediante el proceso de
"formulación estratégica", el cual servirá de base para el desarrollo del proceso de
planificación estratégica (ver apartado Anexos).

A partir de la identificación de necesidades, RECICOIL, S.A elabora un primer

anteproyecto de oferta, en el que se especifican todos los requisitos del producto (entrega y
post-venta, legales y reglamentarios, ambientales, de seguridad y salud laboral, técnicos,
económicos y otros especiales). Una vez obtenida la conformidad del cliente, se procede a
desarrollar la oferta definitiva.
Tal y como se ilustra en la figura 1.8, el procedimiento viene recogido en el proceso de
"comercialización y ventas" (ver apartado Anexos).

Figura 1.8: Proceso de presentación de ofertas. Fuente: Montagud, 2005.

RECICOIL, S.A establece en cada etapa del servicio la comunicación con el cliente,
incluyendo los cambios que puedan generarse en la ejecución del servicio planificado
mediante los medios escritos, orales, e informáticos con los que éste cuenta.

Deberá realizarse un seguimiento de la evolución de las ofertas, desde su

presentación hasta su adjudicación, como herramienta para el análisis y la
mejora continua.

1.7.3. Diseño y desarrollo

Al realizar trabajos contra normas o especificaciones ensayadas y previamente

desarrolladas y aprobadas por organismos Internacionales, como la Agencia EPA, se
declara el numeral 7.3 de la norma NB-ISO 9001 como un numeral de "exclusión"; por lo
tanto este capítulo no es aplicable a ABONO SRL.

1.7.4. Compras

RECICOIL, S.A realiza las compras mediante el proceso denominado "gestión de

infraestructura y aprovisionamiento" (ver apartado Anexos).

Las compras de materiales, productos y bienes de equipo se realizan de acuerdo con unas
determinadas especificaciones de calidad, incluyendo los requisitos legales
correspondientes.

No se permite la compra de materiales prohibidos o cuyas implicaciones

medioambientales o de segundad no se puedan controlar; los proveedores
de materiales o sustancias especiales y/o peligrosas, deberán adjuntar las
correspondientes fichas técnicas y de seguridad.
El proceso de compras de RECICOIL, S.A se divide en cuatro subprocesos (Montagud,
2005):
 Selección y calificación de proveedores. RECICOIL, S.A mantiene actualizado un
registro de proveedores homologados, requiriéndoles necesariamente como mínimo
la certificación de calidad ISO 9001 por una tercera parte acreditada, en sus
actividades correspondientes. Para aquellos que no presenten certificaciones de su
sistema de calidad, RECICOIL, S.A desarrolla un proceso de auditoría en el ámbito
de las compras. Otros requisitos requeridos por RECICOIL, S.A son.
 Evaluación de riesgos para el servicio.
 Permisos o licencias requeridas para el funcionamiento y cumplimiento
legal.
 Licencia ambiental, manual de seguridad aprobado por la autoridad
competente, u otros documentos legales para su funcionamiento.
 Otros requisitos de seguridad y salud ocupacional y medio ambiente.
 Seguimiento. RECICOIL, S.A mantiene un seguimiento permanente en todas las
etapas del diseño y fabricación de productos comprados. A tal efecto, existe un
procedimiento para el seguimiento de proveedores.
 Evaluación. RECICOIL, S.A mantiene un proceso de evaluación mensual del
comportamiento de sus proveedores, teniendo en cuenta:
 Reportes de no conformidad de productos, procesos o sistema.
 Quejas.
 Incumplimientos en las entregas.
Asimismo, no se permitirá la compra a proveedores cuya calificación incumpla
el procedimiento para la calificación de proveedores.
 Desarrollo. La función de calidad de compras de RECICOIL, S.A promueve la
implementación y mantenimiento de sistemas de gestión de calidad de los
proveedores, fomentando herramientas que permitan que éstos se acojan a los
criterios y esquemas establecidos.
Todo ello queda recogido en el procedimiento para el desarrollo de proveedores.

1.7.5. producción y prestación del servicio

Desde el diseño, RECICOIL, S.A identifica los procesos de reciclaje del aceite usado,
estableciendo las herramientas necesarias para asegurar que éstos se lleven a cabo en
condiciones controladas. Dichas herramientas son (Montagud, 2005):
 Flujos de proceso.
 Medios a utilizar.
 Métodos de trabajo.
 Especificación de controles.
 Mantenimiento de los medios de fabricación y control.

Análogamente, se definen los AMFES y los planes de control para cada producto y
proceso. En el plan de control se especifican:
 Controles utilizados en los procesos de fabricación.
 Métodos y procedimientos de seguimiento y control de las características
especiales.
  Cotas de control de características especiales.
 Acciones a implementar en caso de pérdida de la capacidad o estabilidad del
proceso.
 Criterios de aceptación.
 Requisitos preliminares de comportamiento de procesos (CMk, PPk).
 Descripción de pruebas y ensayos de material y de prestaciones.
 Sistemas y equipos de medición y control.

Los planes de control se revisan cuando se presentan cambios en las

condiciones de los procesos o en las características del producto.
1.7.5.1. Instrucciones de trabajo

RECICOIL, S.A garantiza la distribución de este tipo de instrucciones en los lugares de

trabajo y entre el personal directamente relacionado para la producción de cada uno de los
outputs.

1.7.5.2. Mantenimiento preventivo y predictivo

RECICOIL, S.A desarrolla, implementa y mantiene programas de mantenimiento acordes

con sus necesidades, así como el registro pertinente de estas actividades.

El mantenimiento preventivo afectará a las actividades que garanticen la estabilidad y

capacidad de los equipos (engrasado, estanqueidad de juntas, operaciones de limpieza, entre
otros).

Respecto al mantenimiento predictivo, éste se enfoca a la mejora continua de los equipos y

los procesos de producción; así, en la medida de lo posible, el proveedor presentará un
programa de pronóstico de análisis de vibraciones, temperaturas, etc., que determinarán el
recambio de la pieza antes de que se produzca su falla.

1.7.5.3. Programa de producción

Para cada uno de los productos, RECICOIL, S.A aporta el siguiente planning general de
producción que abarca, entre otros:

 Manejo de materiales.
 Flujo continuo de material.
 Stock intermedio.
 Espacio ocupado.
 Pruebas de errores / Poka Yoke.
 Ergonomía.
 Seguridad en el puesto de trabajo.
 Abastecimiento.

1.7.5.4. Identificación y trazabilidad

Tanto las materias primas como los productos se identifican adecuadamente. De esta
manera, cada lote y unidad individual de producto muestra unas señas de identificación
únicas, con referencia a la fecha de fabricación, número de lote o componentes.

Los planes de control se revisan cuando se presentan cambios en las

condiciones de los procesos o en las características del producto.

Las identificaciones pueden estar constituidas por etiquetas o marcas sobre los propios
materiales o sus empaques.
La trazabilidad permitirá:
 Identificar y separar rápidamente un lote de productos.
 Probar la conformidad del producto/proceso
 Ubicar y acceder a la información relativa al producto/proceso.

1.7.5.5. Materia prima suministrada por el cliente

Los aceites entregados por el cliente para su reciclaje se tratan, de acuerdo a los
procedimientos de RECICOIL, S.A, como propios. En consecuencia, están sujetos a todas
las rutinas definidas para su manipulación, almacenamiento, preservación y mantenimiento.

Las condiciones para la recogida del aceite son:

 Aceite industrial lubricante y no lubricante.
 Taladrinas.
 Compuestos aceitosos que contengan menos de un 50% de agua.
 Aceites que no contengan disolventes.
 Aceites que no contengan altos contenidos de cloro.
 Aceites que no contengan productos químicos fuera de los empleados en la
formulación de lubricantes.
 Aceites con menos de 50 ppm de PCB's/PCTs.

Si el cliente no está seguro de la composición del aceite, debe llevar la muestra a un

laboratorio homologado o bien a RECICOIL, S.A, para que sea analizado en sus
instalaciones.

1.7.5.6. Preservación del producto

RECICOIL, S.A proporciona las instrucciones necesarias para proteger los productos de un
trato inadecuado, utilización incorrecta, riesgo de deterioro y utilización no autorizada.

Las zonas de almacenamiento cumplen con las especificaciones definidas para la correcta
preservación del producto terminado. A este respecto, se revisan periódicamente los stocks
para garantizar su optimización.
Se deberán identificar, segregar y registrar todos aquellos productos finales obsoletos, con
el objeto de evitar su utilización o distribución.

1.7.5.7. Control operacional de medio ambiente y prevención de riesgos

laborales

RECICOIL, S.A, por medio del sistema de gestión integrada, desarrolla procedimientos
documentados para planificación de los procesos operativos de gestión ambiental y de
seguridad laboral, significativos en el desarrollo de las actividades productivas.
En base a los resultados obtenidos en la etapa de planificación, se formulan e implementan
planes, programas y acciones encaminados a prevenir, minimizar, corregir y mitigar los
impactos generados.

Para gestionar los aspectos ambientales y de seguridad laboral, RECICOIL, S.A mantiene,
desarrolla e implementa procedimientos apoyados por recurso humano, tecnológico y
financiero, para prevenir, mitigar, minimizar y compensar los impactos y riesgos
relacionados.

Adicionalmente, para desarrollar y llevar a cabo las acciones de prevención, corrección y

mitigación de impactos y riesgos identificados en los estudios preliminares, se podrá
requerir la adquisición de equipos, maquinarias, instrumentos y equipos de protección que
permiten satisfacer las necesidades y demandas a nivel ambiental y de seguridad industrial
de una planta, de cara a los requerimientos de la política, objetivos y metas de RECICOIL,
S.A, así como las normas y legislación vigentes.

Se establecen así dos procedimientos para el control operacional de la seguridad y salud de

los trabajadores y del medio ambiente: "Control de seguridad, salud ocupacional y aspectos
ambientales para actividades no rutinarias y contratadas", que establece los controles
temporales a actividades no rutinarias y las realizadas por contratistas, y "control de
seguridad y salud ocupacional y aspectos ambientales para actividades rutinarias", que
establece la realización de inspecciones de trabajo por parte del mismo personal, del Jefe de
Área y del Gerente a los puestos de trabajo rutinarios.

Es responsabilidad de las Direcciones de planta implementar, mantener y controlar los

procedimientos e instrucciones relacionados con la gestión ambiental y de seguridad
industrial, así como verificar su cumplimiento.

1.7.6. Control de los dispositivos de seguimiento y medición

RECICOIL, S.A cuenta con equipos de inspección, medición y pruebas, necesarios para
demostrar el cumplimiento de las condiciones establecidas a nivel de calidad, o para el
seguimiento de parámetros medioambientales o de seguridad y salud laboral.

En los casos que por especialidad o sofisticación no se cuente con recursos propios, se
subcontratan estas provisiones o se hace uso de los equipos propios del proveedor o
fabricante, siempre y cuando cumplan con las condiciones de capacidad, nivel de
calibración y exactitud. Dichas condiciones deben ser comprobadas a través de los
Certificados respectivos.

Previo al desarrollo de una actividad de inspección, medición o prueba, se cuenta con los
procedimientos específicos para el control, la calibración y el mantenimiento de los
equipos, así como para la determinación del nivel de incertidumbre y la consistencia con la
capacidad de medición requerida.
De igual manera, se tienen los certificados de calibración o patrón para aquellos elementos
que así lo requieran, documentos son mantenidos conjuntamente con la hoja de vida del
equipo, garantizando así su estado de funcionamiento.

El responsable de calidad de la actividad específica debe asegurarse que las herramientas,

instrumentos y otros equipos y elementos de inspección, medida y prueba, que sean
necesarios para desarrollar actividades que afecten la calidad, son del tipo, rango y
precisión para desarrollar las funciones requeridas.

El equipo se verifica en su calibración o calibrado para asegurar que se encuentra dentro de

las medidas de precisión y exactitud adecuadas. Se identifica con un número serial único, y
su calibración se realizará conforme a los procedimientos específicos del equipo. Los
patrones de referencia se establecen por el organismo nacional de certificación o por un
centro de calibración debidamente reconocido.

Cuando no se cuente con estos medios de comparación, se emplearán medios alternativos

como la comparación con terceros que se encuentren dentro de los términos de calibración.
En este caso, se debe documentar la base utilizada para la calibración.

El equipo se analiza periódicamente para prever la pérdida de precisión por su uso. La

periodicidad será establecida de acuerdo con el tipo de equipo y la intensidad de uso; por
ejemplo, los equipos que presenten daños o resultados cuestionables serán retirados
inmediatamente y ajustados lo más pronto posible.

Con el objeto de indicar el estado de calibrado de los equipos, se emplean

etiquetas, consignando en ellas la identificación del equipo (número de
serie), la fecha de calibración, la vigencia de la misma y el nombre de quien
realizó la calibración.

La calibración inicial se proporciona por el fabricante del equipo y, las siguientes, pueden
ser realizadas, bien sea por entidades técnicamente aprobadas para ello o por RECICOIL,
S.A, si se cuenta con los patrones adecuados para ello. En el primer caso, es necesaria la
entrega de un certificado y, en el segundo caso, se requiere el cumplimentado de un reporte
interno de calibración. Ambos tipos de documentos serán archivados con la hoja de vida del
elemento.

La organización de Aseguramiento de Calidad es responsable de mantener el registro de

calibraciones con todos los certificados relevantes, así como de velar por el buen manejo,
preservación y mantenimiento en condiciones ambientales estables que permitan mantener
su exactitud y aptitud para el uso.

Cuando se sospeche de mediciones o pruebas realizadas con equipos fuera de calibración,

es responsabilidad de los involucrados en la actividad solicitar al Director de Calidad una
nueva verificación, quien procederá a comparar los resultados obtenidos con la lectura
arrojada por otro equipo debidamente calibrado y en condiciones similares de medición.

Se seguirá la instrucción para la calibración y las instrucciones específicas de calibración de

equipos.

1.7.6.1. Requisitos aplicables al laboratorio

RECICOIL, S.A cuenta con instalaciones destinadas como laboratorios de inspección,

ensayos, pruebas de calidad y de calibración de equipos de medición y ensayo.

En el procedimiento general de laboratorio se especifica el alcance de las actividades del

laboratorio.

Se dispone de instrucciones específicas para todas las actividades de inspección, medición

y ensayo, en las que se relacionan los recursos requeridos, la competencia del personal, las
normas aplicables al proceso correspondiente, entre otros.

Cuando se utilicen instalaciones de laboratorio externo, se deberá garantizar que estos

cumplen con el alcance requerido por RECICOIL, S.A y por sus clientes, a través de:

 Aprobación explícita del cliente.

 Acreditación según ISO/IEC-17025 o su equivalente en el país de aplicación.

1.8 MEDICIÓN, ANALISIS Y MEJORA

1.8.1. Seguimiento y medición

Para garantizar un adecuado seguimiento y control de los procesos del Sistema de Gestión
Integrada, RECICOIL, S.A mantiene un sistema de fichas donde se describen los
subprocesos, el responsable, las entradas, las salidas, el conjunto de indicadores directos y
relacionados, los mecanismos de control y los documentos aplicables a cada proceso.

La correcta implementación de estas fichas, así como la ejecución de las actividades de

seguimiento y control de objetivos y metas, y el mantenimiento y actualización de la
información respectiva, permiten conocer el grado en que se han alcanzado los resultados
planificados.

Las actividades en este sentido, seguirán los requisitos del procedimiento general de
actividades de inspección, ensayo y seguimiento, clasificadas en:
 Inspección y control en recepción.
  Inspección y control durante la fabricación.
 Inspección y control finales.

Todas las inspecciones y ensayos se efectúan de acuerdo con instrucciones escritas que
indiquen, con el detalle necesario, el modo de efectuarlas, el equipo a utilizar, los criterios
de aceptación o rechazo y la forma de registrar los datos convenientes.
Incluso para las características controladas por atributos, deben existir instrucciones de
control que definan los criterios de aceptación (el criterio será "cero defectos"), así como su
registro.

El resultado de todas las inspecciones y ensayos finales se registran en los soportes

correspondientes previstos y deben permanecer debidamente ordenados y archivados para
facilitar su ulterior estudio o consulta.

Cuando se detecta algún tipo de desviación en los resultados esperados o en

las tendencias de los procesos, se toman las acciones correctivas adecuadas
para reconducir la situación.

RECICOIL, S.A establece procedimientos documentados para realizar el seguimiento,

medición y evaluación de las actividades y procesos claves en el control de la
contaminación de los recursos naturales del área de influencia de cada planta y en los
procesos de control de la gestión de seguridad industrial, con el fin de verificar el
cumplimiento de los objetivos y metas específicos trazados en la etapa de planificación.

Estos procedimientos incluirán los tipos de monitorización necesarios de acuerdo a: los

parámetros de mayor interés; el componente ambiental a analizar; la periodicidad; las
características de los muestreos y, adicionalmente, la manera de evaluarlos e interpretarlos
con respecto a las normas y regulaciones vigentes.

Por otro lado, RECICOIL, S.A cuenta con procedimientos documentados para la
calibración de equipos en caso de que una planta realice mediciones y análisis en forma
directa.

Los resultados obtenidos se cotejan con las normas, regulaciones y demás aspectos
ambientales vigentes que abarcan las operaciones específicas de una planta, para garantizar
su cumplimiento.

Si RECICOIL, S.A lo requiere, puede contar con los servicios de organismos idóneos
externos, para la realización de controles, monitorización y calibración de equipos, que
permitan garantizar la gestión a las partes interesadas.

1.8.1.1. Satisfacción del cliente

RECICOIL, S.A cuenta con canales de comunicación que permiten recoger información
proveniente del cliente a través de varios puntos de entrada, para analizarla y generar las
acciones correspondientes.
Se establece de esta manera un procedimiento para la medición de la satisfacción del
cliente, buscando conocer los aspectos positivos y negativos del servicio ejecutado.

Se define como queja o insatisfacción del cliente u otra parte interesada, la

opinión acerca del grado en el cual una transacción no ha satisfecho sus
necesidades y expectativas o ha afectado sus intereses.

RECICOIL, S.A cuenta con un procedimiento para la gestión de quejas del cliente y demás
partes interesadas, con el fin de unificar los criterios para su recepción, canalización,
distribución, análisis, atención, generación de acciones, seguimiento y cierre.

Asimismo, aparte de las fuentes de información mencionadas, para el análisis de la

satisfacción del cliente se tienen en cuenta:
 El desempeño de los procesos.
 Los costes por la aplicación de garantías.
 La variación de pedidos.
 Las devoluciones.
 Las incidencias en el servicio.
 Las no conformidades.

1.8.1.2. Auditoría interna

La Dirección utiliza, entre otros, los resultados anuales de las auditorías internas como base
para verificar el cumplimiento de las políticas de gestión.

RECICOIL, S.A establece la sistemática para la realización de auditorías internas bajo el

procedimiento de auditorías internas, que describe las funciones y responsabilidades para la
programación, planificación, ejecución y el establecimiento de medidas a partir de las
oportunidades de mejora determinadas.

EI Director de Calidad de RECICOIL, S.A establece anualmente un

calendario de auditoría interna, abarcando todos los elementos del sistema y
haciendo referencia a todas las áreas involucradas.

El responsable del proceso auditado debe revisar e investigar los hallazgos detectados en el
reporte, estableciendo un cronograma de actividades para su corrección, incluyendo cuando
sea necesario, cambios en los procesos y documentos pertinentes. Asimismo, cuando se
requiera, deberá responder el reporte de auditoría en el tiempo determinado.

El seguimiento estará a cargo del auditor líder a fin de:

 Obtener respuesta escrita al reporte de auditoría, cuando ésta es requerida.
 Evaluar si la respuesta es adecuada.
 Evaluar si las acciones correctivas y preventivas han sido identificadas y
programadas para cada no conformidad.
  Verificar que las acciones correctivas están acompañadas de un cronograma de
trabajo.
 Verificar la efectividad de las acciones emprendidas.
 Cerrar la auditoría si se cumplieron todas las actividades establecidas.
1.8.2. Control del producto no conforme

La gestión de este tipo de productos se lleva a cabo en RECICOIL, S.A de acuerdo a lo

especificado en el procedimiento para el producto no conforme.

1.8.2.1. Recepción del producto no conforme

La documentación que pertenezca a una entrega considerada no conforme será timbrada y

fechada con el código del receptor como "No conforme", utilizando la metodología
definida por RECICOIL, S.A.

En la zona de recepción existe un área de rechazo en la que se ubica el material recibido

como "No Conforme", debidamente identificado, indicando asimismo el motivo o
desacuerdo y la especificación/proceso/procedimiento relacionado.

Toda entrega que no corresponda a la especificación respectiva o que no vaya acompañada

de las certificaciones, informes, probetas, etc. exigidos y/o que no llegue con la desviación
autorizada por el Dpto. de Calidad de RECICOIL, S.A, será segregada en la zona de
rechazo.

1.8.2.2. Salida del área de rechazo

Una vez generado el correspondiente análisis causa-efecto, se deberá indicar el destino final
del aceite rechazado:
 Para llevar a un gestor autorizado.
 Para su clasificación y/o selección en las debidas u otras aplicaciones alternativas.
 Para su devolución al suministrador.
 Para su aceptación excepcional con desviación autorizada por el Dpto. de Calidad
de RECICOIL, S.A, sólo cuando sea posible, con el acuerdo del cliente.

1.8.2.3. Productos "No Conformes" en proceso

Todo producto "No Conforme" en proceso, almacenes, expedición, entre otros, se detecta e
identifica, señalizando la causa o motivo, para inmediatamente separarlo del circuito
normal, evitando la posibilidad de mezcla con los outputs correctos. Todo el personal está
implicado en la separación del material en "desacuerdo a especificación", en base a su
responsabilidad y formación.

En las secciones pertinentes se establecen zonas de rechazo en donde se ubican los

materiales no conformes.
La decisión y ejecución de la gestión del producto depositado en las zonas de rechazo se
agiliza al máximo.

Por otro lado, existe un registro de la no conformidad detectada y de las reparaciones

efectuadas para evidenciar el estado actual del producto.

1.8.2.4. Producto "No Conforme" entregado al cliente

El material dudoso o en desacuerdo a especificación procedente del cliente, se ubica en la

zona de rechazo de recepción para su análisis, decisión y ejecución.

En caso de detección en las instalaciones del cliente, RECICOIL, S.A prevé los métodos de
rápida reposición en buen estado y/o sustitución, según sea pertinente.

1.8.2.5. Plan de acciones correctoras

Todos los departamentos involucrados deben emprender acciones inmediatas debidamente

coordinadas. Dependiendo el alcance y características del problema detectado, las acciones
pueden ser:
 De contención: se buscará controlar el efecto negativo inmediato que el producto o
material no conforme genera en los procesos del cliente, hasta que se aplica una
solución definitiva.
 Correctiva a corto plazo: se pretenderá cubrir las urgencias y continuar el
suministro sin riesgos de calidad, eliminando el efecto a corto plazo generado para
el cliente.
 Correctiva a medio plazo: se pretenderá eliminar las causas aparentes del
problema.
 Correctiva a largo plazo: son las acciones para eliminar, de forma definitiva, las
causas reales detectadas; pueden precisar modificaciones importantes de proceso,
flujo, inversiones entre otros. El estado de avance de las acciones correctivas debe
ser monitorizado por el responsable de acción.

Los clientes deben ser informados inmediatamente en el caso que se haya

enviado un producto no conforme, y de igual manera, se comunicarán las
acciones pertinentes.

1.8.2.6. Examen y tratamiento de productos no conformes

Las desviaciones autorizadas a petición de los clientes son para outputs que, siendo
funcionales, incumplen los estándares de calidad de forma tolerable a efecto cliente o coste
interno.

A pesar de considerar la posibilidad de este tipo de situaciones, la autorización no debe ser

sistemática para evitar convivir con riesgo de futuros defectos o para autorizar la marcha o
continuidad de procesos descontrolados.
Las prisas y/o urgencias pueden generar fallos en otras áreas, programación o planificación,
mantenimiento etc., y no son justificante para entregas sin la calidad requerida.

Todas las funciones relacionadas deben intervenir y ayudar en el análisis,

búsqueda y aplicación de soluciones.

La información referente a productos no conformes deberá ser transmitida a todas las

funciones involucradas en su generación, análisis o solución.

Las instrucciones de reproceso deben ser accesibles.

1.8.2.7. Derogación de los servicios técnicos

Ningún producto no conforme puede ser liberado para su distribución. Cuando la no

conformidad pueda trascender al cliente, el Dpto. de Calidad solamente puede autorizar la
salida de la zona de rechazo si se cumplen los siguientes requisitos:
 Que la liberación esté plenamente identificada y que se genere la Declaración de
Calidad en la forma de petición de desviación emitida por el Departamento de
Calidad y ésta sea enviada al cliente si está previsto.
 Que el cliente acepte por escrito la partida afectada mediante una autorización de
desviación.

Se conservarán los registros de la caducidad de la derogación en términos de tiempo o

cantidad. Cuando expira la derogación debemos demostrar el cumplimiento con el original
o con los requerimientos modificados.

1.8.2.8. Preparación y respuesta ante emergencias

A partir de este documento, se prepara y se responde a emergencias ocurridas por diferentes

causas con el fin de proteger a la comunidad, los trabajadores, los recursos naturales y las
instalaciones.

El Plan de emergencias es un instrumento que permite identificar las fuentes de mayor

riesgo, así como las estrategias, recursos y procedimientos para controlar, minimizar y
corregir los impactos generados cuando una actividad está fuera de los límites de su normal
funcionamiento.

Los procedimientos documentados y programas desarrollados por la empresa, establecen

los requisitos básicos para el manejo de sustancias peligrosas que en determinado momento
puedan ocasionar contingencias y/o emergencias sobre el recurso humano, los recursos
naturales y las instalaciones dadas las características particulares de su manipulación,
almacenamiento y/o disposición.

Asimismo, se mantendrá un archivo actualizado con todas las fichas técnicas de los
productos especiales o peligrosos utilizados dentro de las instalaciones de la planta.
Estos planes de emergencias, así como los procedimientos y programas, son
transmitidos a través de actividades de formación.

También se llevarán a cabo actividades de formación a las personas involucradas con

actividades y labores que contemplen aspectos ambientales o de seguridad y salud laboral
que puedan generar emergencias.
Se revisarán y corregirán los procedimientos de preparación y respuesta ante emergencias
después de accidentes o situaciones críticas, de acuerdo a la interpretación posterior de los
hechos, con el fin de ajustarlos de acuerdo a la política ambiental de RECICOIL, S.A

Se debe mantener un programa de simulación de situaciones ambientales y de seguridad

industrial críticas, con el fin de verificar tanto el funcionamiento de planes y
procedimientos, como la capacidad del recurso humano para actuar de acuerdo a lo
proyectado.

Es responsabilidad del Jefe de Personal y su equipo desarrollar el análisis respectivo y

generar los planes de emergencias para cada una de las plantas, así como verificar a través
de actividades de seguimiento y auditoría, la implementación adecuada de los documentos
establecidos.

Se elabora el procedimiento de emergencias y evacuación, el cual describe a partir de la

evaluación de riesgos la respuesta que se realizará ante las situaciones de emergencia
potencial, describiendo el establecimiento de equipos de acción, la formación que deben
tener y las responsabilidades a asumir. Incorpora además la necesidad de realizar
simulacros de las situaciones de emergencia para mejorar el accionar interno.

1.8.3. Análisis de datos

El análisis de los datos se fundamenta en los resultados de los procesos del sistema de
gestión integrada, los cuales servirán para observar dónde pueden realizarse mejoras en el
sistema de gestión.

1.8.4. Mejora

La mejora del sistema de gestión integrado se observa a partir de la medición de la

eficiencia del sistema mediante el uso de la política, los objetivos, los resultados de las
auditorías, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión del
sistema.

Las acciones mejora se generan a dos niveles:

 Acciones de mejora corporativas: enfocadas a cubrir las oportunidades de mejora
en los procesos estratégicos y de soporte (recursos humanos, compras, venta y
posventa, diseño y desarrollo, etc.).
 Acciones de mejora específicas: enfocadas a cubrir las oportunidades de mejora en
los procesos operativos (producción, logística, mantenimiento, etc.).
 Por defecto, todas las acciones de mejora implementadas redundarán en el
incremento de la satisfacción del cliente y/o las partes interesadas.

Se establece el procedimiento de investigación de incidentes, para sistematizar la

identificación, investigación, análisis y toma de acciones de los casi accidentes y accidentes
producidos en el desarrollo de las actividades de RECICOIL, S.A.

Se establece el procedimiento acciones de mejora continua, para sistematizar la

identificación, la determinación de causas, la evaluación de acciones, el establecimiento de
responsabilidades, seguimiento, revisión, cierre y registró de las no conformidades reales o
potenciales y de mejora.

1.9. ANEXOS

1.9.1. Mapa de procesos

1.9.2. Identificación y evaluación de los aspectos ambientales

significativos y riesgos de la EDAR de RECICOIL, SA.

1.9.2.1. Evaluación de aspectos ambientales

Un aspecto ambiental es un elemento de las actividades, productos o servicios de una

organización, que puede interactuar con el medio ambiente (emisiones a la atmósfera,
vertidos, consumo de recursos naturales, gestión de residuos, etc.)

Para evaluar los aspectos ambientales podemos usar en Índice de Ponderación:

 I . P = G2 x O x f
donde G es la Gravedad:
0 Sin incidencia
1 Leve. Incidencia a medio-largo plazo e Impacto localizado con consecuencias leves
2 Medio. Incidencia a medio-largo plazo y graves al medio ambiente
3 Grave. Daños ambientales reversibles graves y con peligro para la vida
4 Muy grave. Daños ambientales irreversibles graves y/o peligro para la vida

Y O es la Ocurrencia:

0 Imposible 0%
1 Improbable <1% veces ó < 1 veces/año
2 Poco frecuente <10% veces ó 3 veces/año
3 Habitual <70% veces ó 12 veces/año
4 Siempre >70% veces

f define si el aspecto está regulado por la legislación:

f = 1 No está regulado
f = 1,5 Sí está regulado

Este índice ayudará a determinar qué aspectos son los más significativos y, por lo tanto, a
los que se debe prestar más atención.

ASPECTO AMBIENTAL IMPACTO PUNTO DE VALORACI I.P

GENERACION ÓN
G O Ley
Derrame de aceite usado para Suelo/agua Sala de máquinas 2 2 4.5 12
las máquinas durante las
operaciones de mantenimiento
Depósito no segregado de Suelo Oficina y almacenes 1 3 4.5 4.5
papel, plástico y vidrio
Vertido de agua residual no agua Pretratamiento y 3 1 4.5 13.5
terminada de tratar tratamientos primarios
y secundarios
Vertido de compuestos Agua Tratamientos 3 1 4.5 13.5
químicos usados en los
tratamientos (hipoclorito,
floculantes, nitrógeno...)
Vertido de fangos sin Agua/suelo Línea de fangos 3 1 4.5 13.5
estabilizar
Emisión de olores Atmósfera Líneas de agua y de 1 2 1 2
fangos
Emisión de ruido Personas Sala de máquinas 1 4 4.5 6
Gasto innecesario de agua Recursos Oficinas, vestuarios, 1 2 1 2
naturales jardines
 Gasto innecesario de energía. Recursos Oficinas 1 2 1 2
naturales

Se observa que los aspectos ambientales que ocasionan un mayor impacto sobre el medio
ambiente son, por este orden: los vertidos de aguas con un tratamiento incompleto
ocasionado por alguna incidencia; los vertidos de fangos sin estabilizar; los derrames de
sustancias químicas empleadas en los distintos tratamientos y, finalmente, aquellos de
aceites y lubricantes empleados durante las operaciones de mantenimiento de la
maquinaria.
1.9.2.2. Evaluación de riesgos

Se entiende por riesgo laboral la posibilidad de que un trabajador sufra un determinado

daño derivado del trabajo. Para clasificar un riesgo desde el punto de vista de su gravedad,
se valorará conjuntamente la probabilidad de que se produzca el daño y la severidad del
mismo.

Como datos de accidentabilidad en la EDAR de RECICOIL, S.A deben mencionarse:

 Más del 50% de los accidentes ocurren durante los procesos de mantenimiento y
conservación.
 Las manos son la principal zona del cuerpo lesionada.
 Los accidentes más frecuentes son las caídas al mismo nivel.
 La mayor parte de los accidentes sin baja son por choques con objetos inmóviles
durante trabajos de mantenimiento o en lugares angostos.

En la siguiente tabla se determinan los riesgos más comunes y las causas o peligros que los
provocan.

RIESGOS MAS COMUNES PELIGROS

Caídas de personas al mismo nivel  Por suelos resbaladizos o irregulares
Caídas de personas a distinto nivel  Aberturas en zonas colindantes a vías de circulación.
 Aberturas junto a zonas de trabajo.
 Acceso a fosos en condiciones inadecuadas.
 Balsas de tratamiento a nivel del suelo sin protección.
 Acceso a pasarelas de decantadores en movimiento o en mal
estado.
 Circulación a través de cintas transportadoras.
 Ejecución de trabajos en altura.
 Utilización inadecuada de escaleras manuales y de escalas fijas
de gato.
 Superficies de tránsito resbaladizas.
 Superficies de tránsito obstruidas.
 Irregularidades en el piso y pequeñas aberturas.
 Insuficiente iluminación general.
Caídas de personas al interior de las  Accesos por escaleras junto a tomillos de Arquímedes.
instalaciones  Trabajos en tanques de decantación.
 Trabajos en el fondo de balsas de decantación.
Caídas de cargas  Por mal estado de las mismas.
Atrapamientos y golpes por órganos  Partes móviles de maquinaría al descubierto.
móviles  Interferencias entre trabajos en una misma zona.
 Equipos en movimiento.
 Transmisiones de motores
Electrocuciones  Contacto eléctrico directo (con partes activas de la instalación
eléctrica)
 Contacto eléctrico indirecto (con masas puestas en tensión
accidentalmente)
Sobreesfuerzos físicos  Ejecución de trabajos en mantenimiento de equipos
 Acceso a zonas de trabajo mal diseñadas
Contaminaciones e intoxicaciones  Instalaciones dosificadoras de cloro.
 Otros gases en trabajos diversos en el interior de fosos y redes
de alcantarillado
 Exposición continuada en zonas de emanaciones
contaminantes.
 Por ingesta de agua sucia
Quemaduras  Incendio de residuos (trapos, aceite, etc.).
 Incendio de sustancias gaseosas.
 Incendios en equipos e instalaciones eléctricas.
 Explosión de gases.
 Contacto con sustancias corrosivas (quemaduras químicas).
 Contacto con equipos o tuberías a altas temperaturas.
Afecciones cutáneas  Por contacto de la piel con el agua de tratamiento
Proyecciones de cuerpos extraños en ojos  Trabajos de mecanización y/o eléctricos en taller.
 Difusores soplantes.
 Partículas en suspensión.
Asfixia  Por carencia o escasez de oxígeno

Estos riesgos también pueden evaluarse de forma que identifiquemos cuáles son más
prioritarios a la hora de establecer objetivos. Para evaluarlos, se establecerán unos niveles
de riesgo que dependerán de las consecuencias del daño y de la probabilidad de que ocurra
el hecho.

Si se realiza un cuadro cruzando los niveles de ambas características, se obtendrán los

niveles de riesgo (ver siguiente tabla).

CONSECUENCIAS
Ligeramente dañino Dañino Extremadamente dañino
Baja Riesgo trivial Riesgo tolerable Riesgo moderado
PROBABILIDAD Media Riesgo tolerable Riesgo moderado Riesgo importante
Alta Riesgo moderado Riesgo importante Riesgo intolerable

Los niveles de riesgos indicados en el cuadro anterior forman la base para decidir si se
requiere mejorar los controles existentes o implantar unos nuevos, así como la
temporización de las acciones.

En la siguiente tabla se muestra un criterio sugerido como punto de partida para la toma de
decisión. Ésta también indica que los esfuerzos precisos para el control de los riesgos y la
urgencia con la que deben adoptarse las medidas de control, deben ser proporcionales al
riesgo.

RIESGO ACCIÓN Y TEMPORIZACIÓN

Trivial (T) No se requiere acción específica.
Tolerable (TO) No se necesita mejorar la acción preventiva. Sin embargo se deben considerar soluciones
más rentables o mejoras que no supongan una carga económica importante. Se requieren
comprobaciones periódicas para asegurar que se mantiene la eficacia de las medidas de
control.
Moderado (M) Se deben hacer esfuerzos para reducir el riesgo determinando las inversiones precisas. Las
medidas para reducir el riesgo deben implantarse en un período determinado Cuando el
riesgo moderado está asociado con consecuencias extremadamente dañinas, se precisará
una acción posterior para establecer, con más precisión, la probabilidad de daño como base
para determinar la necesidad de mejora de las medidas de control.
Importante (I) No debe comenzarse el trabajo hasta que se haya reducido el riesgo. Puede que se precisen
recursos considerables para controlar el riesgo. Cuando el riesgo corresponda a un trabajo
que se está realizando, debe remediarse el problema en un tiempo inferior al de los riesgos
moderados.
Intolerable (IN) No debe comenzar ni continuar el trabajo hasta que se reduzca el riesgo. Si no es posible
reducir el riesgo, incluso con recursos ilimitados, debe prohibirse el trabajo.

En la siguiente tabla se indican sombreados los riesgos significativos más comunes en la

EDAR de RECICOIL, SA

RIESGOS MÁS COMUNES NIVEL DE RIESGO

Caídas de personas al mismo nivel Tolerable
Caídas de personas a distinto nivel Moderado
Caídas de personas al interior de las instalaciones Importante
Caídas de cargas Moderado
Atrapamientos y golpes por órganos móviles Moderado
Electrocuciones Importante
Sobreesfuerzos físicos Tolerable
Contaminaciones e intoxicaciones Intolerable
 Quemaduras Importante
Afecciones cutáneas Moderado
Proyecciones de cuerpos extraños en ojos Moderado
Asfixia Intolerable

Se observa que los riesgos prioritarios a la hora de establecer objetivos son las
contaminaciones e intoxicaciones, las asfixias, las electrocuciones, quemaduras y caídas en
el interior de las instalaciones.
1.9.3. Establecimiento de objetivos y metas de RECICOIL, S.A

Los objetivos y metas de RECICOIL, S.A se establecen a partir de los aspectos ambientales
y riesgos laborales más significativos:
 Objetivo: propósito ambiental y/o de prevención general que la empresa se fija
como resultado de su política, a ser posible cuantificado
 Meta: exigencia de actuación más detallada y cuantificada, que se aplica
generalmente a más corto plazo y que permite la realización de los objetivos

En la siguiente tabla se establecen los objetivos y metas prioritarios del sistema de gestión
integrada para la EDAR de RECICOIL, S.A.

N° MEDIDAS DE VALOR VALOR FECHA PREVISTA RESPONSABLES OBSERVACIONES

OBJETIVO MEJORA INICIAL OBJETIVO
Inicie Cierre
Reducir del 1 Revisión cada semana — 10%
número de de la conducción de
vertidos de agua
aguas sin tratar Colocar compuertas
de seguridad
Reducir el 2 Recogida semanal de — 10%
número de los fangos por un
vertidos de gestor autorizado
fangos sin
esterilizar
Reducir el 3 Recogida en budines — 5%
vertido de para su posterior
aceite de la recogida por el gestor
maquinaria autorizado
4 En las salas con — 7%
máquinas ruidosas se
pondrán aislantes
Disminuir el acústicos
nivel de ruidos Toda persona que
 trabaje en zona de alto
nivel de ruido usará
los correspondiente
EPI's
5 Se elaborarán las — 5%
normas para la
revisión periódica de
Disminuir el los sistemas de
número de detección de gases
intoxicaciones Antes de entrar en un
y asfixias local cerrado o
escasamente ventilado
se comprobará, con un
detector de gases, que
no existen gases
tóxicos y/o que el
contenido en oxígeno
en el aire es suficiente
En áreas con riesgo de
presencia de gases
tóxicos o asfixiantes
nunca permanecerá
una persona sola
6 Los elementos de — 10%
maniobra eléctrica
(pulsadores,
interruptores, etc.)
deben protegerse
contra salpicaduras de
agua
La instalación y
cuadros de
Disminuir el distribución eléctrica
número de contarán con una
electrocucione protección diferencial
s de alta sensibilidad
(300 mA) para la
maquinaria y de muy
alta sensibilidad (30
mA) para la
iluminación
Los equipos eléctricos
portátiles serán de
doble aislante y. en
presencia de agua, se
empleará tensión de
seguridad de 24 V
Disminuir el 7 todas las pasarelas o — 10%
número de plataformas de trabajo
caídas a dispondrán de
distinto nivel barandilla
reglamentaria
Formación 8 Realizar cursos de — 7%
ambiental y de distintos niveles
prevención

1.9.4. Establecimiento de programas de gestión para RECICOIL, S.A

Los programas de gestión consisten en asignar a cada uno de los objetivos y metas un
programa específico de actuación en el que se especifiquen:

 Los resultados esperados

 Los responsables, su formación y competencia
 Los principales hitos
 Plazos
 Recursos materiales y económicos
 Mecanismos de seguimiento y revisión del Programa
 El sistema de información del Programa

Para cada uno de los objetivos planteados en la revisión ambiental y de seguridad debe
hacerse un programa de gestión que nos guiará para lograr los objetivos marcados. En la
siguiente tabla se proporciona un ejemplo de cómo sería un programa de gestión para uno
de los objetivos marcados:

Programa de gestión n° 4
Fecha de inicio: 10/04/2007 Fecha de revisión: 01/07/2007
Responsable: Resp. de medio ambiente y seguridad.
Objetivo: Reducir en un 7% el nivel de ruidos
Descripción general:
Día 01/03/07 La Dirección de la empresa, junto con el responsable de medio ambiente y
Seguridad y un gabinete de consultores se reúnen para determinar cuales van a ser las
actuaciones que hay que acometer para implantar el SIG.
Día 01/05/07 Tras realizar una revisión ambiental y de seguridad se constata que uno de
los puntos débiles es el nivel de ruidos tanto dentro de las salas de máquinas como en el
exterior. En la misma reunión se decide y aprueba por la junta directiva que se quiere
reducir en un 7% este ruido.
Día 02/05/07 Se decide que para disminuir el nivel de ruido en el ambiente y que no
moleste a los vecinos se van a colocar sistemas aislantes en todas las puertas y ventanas.
En la misma reunión también se decide que para evitar que este ruido sea perjudicial
para los trabajadores, estos deberán usar protectores auditivos si se sobrepasan los 80
dBA. Se recomienda el uso de cascos y no de tapones, ya que estos últimos deben
moldearse con los dedos y el trabajo de la depuradora es bastante sucio
Día 10/05/07 se comienzan los trámites para la colocación de los aislantes.
Día 15/05/06 Se realiza una charla con todos los trabajadores para fomentar el uso de
protectores auditivos.
Proceso de evaluación: Con periodicidad quincenal se hará un análisis del nivel de
ruido fuera y dentro de las instalaciones.
 Requisitos de formación: Uso de los EPI's en general.

1.9.5. Procedimientos

1.9.5.1. Control de documentos

Elab: Rev.: Apro:

Fecha: Fecha: Fecha:

1.9.5.1.1. Objetivos
Establecer la metodología para mantener bajo control y asegurar el acceso de los usuarios a
los documentos del Sistema de gestión de RECICOIL, S A

1.9.5.1.2. Alcance
Se aplica a toda actividad relacionada con la elaboración, revisión, distribución y control de
los documentos internos y externos vigentes y el control de los documentos obsoletos con
relación a los procesos del sistema de gestión.

1.9.5.1.3. Responsable

Gerente CSMA
Es el dueño del proceso, responsable de hacer el seguimiento y control del presente
procedimiento. Es responsable de mantener, codificar, distribuir, controlar los documentos
y resguardar los manuales y procedimientos internos originales.

Director de área
Los jefes de área son responsables de mantener legibles, divulgar entre sus dependientes y
resguardar las copias controladas.

Todo el personal
Son responsables de comunicar la existencia de documentos a cualquier persona que lo
desconozca, tienen la responsabilidad de comunicar la necesidad de documentar un
proceso, actividad o tarea y de brindar sugerencias para mejorar el sistema documental.

1.9.5.1.4. Definición

 Documento. Datos que poseen significado (información) y su medio de soporte

 Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.
 Procedimiento. Es la forma específica y documentada para llevar a cabo una
actividad o proceso. Si está documentado, se denomina "procedimiento
documentado".
 Instructivo. Descripción detallada de cómo realizar y registrar las tareas o
actividades (flujos, dibujos, fotos, videos, etc.)
  Formulario. Documento utilizado como modelo base para recabar información de
los procesos o realizar un resumen de los mismos.
 Procedimiento principal. Documento perteneciente al proceso principal para la
realización del servicio.
 Procedimiento secundario. Documento perteneciente a los procesos de apoyo para
el proceso principal.
 Procedimiento de Gestión. Procedimiento perteneciente a los procesos necesarios
para llevar a cabo los procesos de planificación, control, medición y mejora del
sistema de gestión.
 Copia Controlada. Copia de un documento, cuya versión actualizada, de acuerdo
con las necesidades del servicio o producto, es enviada al destinatario.
 Copia no controlada. Copia de un documento que se otorga para información
momentánea o, cuya versión actualizada, no requieren enviarse al destinatario.
 Dueño del proceso. Persona que es responsable por la ejecución correcta del
proceso, el cual tiene la facultad de requerir los recursos necesarios para alcanzar
los objetivos del proceso.

1.9.5.1.5. Condiciones generales:

1) Los documentos del sistema de calidad están clasificados en distintos niveles según
su importancia dentro del sistema de la calidad, presentados a continuación de
mayor a menor jerarquía:
 Manuales
 Procedimientos
 Instructivos
 Formularios
 Registros
2) Los procedimientos, se dividen y codifican como:
 Procedimiento principal, perteneciente al proceso de servicio, como ser:
preparación de celda, tratamiento, etc.
 Procedimiento secundario, perteneciente a los procesos de apoyo al
proceso principal, como ser: planificación y gestión de las operaciones,
comercialización y ventas, etc.
 Procedimiento de gestión, perteneciente a los procesos ayudan a la
consecución de objetivos, como ser: gestión integrada, gestión del
conocimiento, etc.
3) También se los clasifica según su procedencia:
 Procedencia Interna: Documentos elaborados a encargo de RECICOIL,
S.A por personal interno o externo.
 Procedencia Externa: Documentos elaborados por organismos externos
que no son aprobados por RECICOIL, S.A (como ser organismos
gubernamentales, internacionales y especialistas (fabricantes de equipos,
industrias, etc.) que expresan requisitos legales o los asumidos internamente,
pueden encontrarse en forma de: Leyes, Normas, Textos, Libros, Manuales,
etc.
 4) Los documentos pueden encontrarse impresos en papel o en formato electrónico.
5) La documentación del sistema de gestión emitida por RECICOIL, S.A se encuentra
accesible a todo el personal, mediante las copias controladas y la red informática.
6) Los documentos publicados en el sistema informático son considerados copias
controladas, garantizándose así su actualización inmediata.
7) Solo se imprime en papel un original que está bajo custodia del Gerente CSMA con
el llenado del cuadro de aprobación del documento y de entrega de copias
controladas.
8) Se otorgan copias de los documentos originales con sello de copia controlada a los
destinatarios que utilicen dicho documento.
9) Cualquier copia en otro medio electrónico o físico se considera copia no controlada.
10) Los documentos elaborados por el personal de la empresa están registrados y
codificados en la lista maestra A-F G 1-001, son clasificados como documentación
interna.
11) Los formularios para registros, listas, planes y programas se encuentran en la lista
maestra de formularios A-FGI-002, estos documentos tiene un procedimiento de
control especial A-PGI-002.
12) Los documentos externos como los manuales proporcionados por los fabricantes de
los equipos, normas, leyes, libros y otros se encuentran listados y manteniendo el
código externo, si tuviese, ó con código ADEG-(número correlativo) listados en la
lista A-FGI-003.
13) El equipo técnico es conformado por el responsable del documento, generalmente el
dueño del proceso, un representante de las áreas afectadas por el documento y otras
personas que sean requeridas por el dueño del proceso.
14) La persona designada para la revisión del documento será, de mayor a menor
prioridad, el jefe de área donde se encuentra el dueño del proceso, la personal de
jerarquía superior que no participe en su elaboración o cualquier otra persona
designada por el Gerente General.
15) Los documentos se elaboran de acuerdo a A-PGI-001-01, que detalla como realizar
el llenado correcto de un procedimiento.
16) Una vez aprobado el Gerente de CSMA es responsable de realizar una última
verificación del documento para posteriormente emitir el documento y solicitar su
capacitación (si así se requiriese).
17) La documentación externa se actualiza constantemente por medio de artículos de
prensa o información de la fuente externa, posteriormente se revisará cada semestre,
para certificar de que es la última versión.
18) A,
19) Toda documentación original se archiva, almacena y resguarda por 5 años como
mínimo a partir de su retiro.
20) Toda la documentación del Sistema de Gestión Integrado es propiedad de
RECICOIL, S.A por lo que su copia parcial o disposición debe realizarse con
autorización del Gerente de CSMA.

1.9.5.1.6. Desarrollo
1.9.5.1.7. Referencias.

NB-ISO 9001-2000 punto 4.2.3 a), b), c), d), e) f) y g)

NB-ISO 14001-2004 punto 4.4.5 a), b), c), d), e) f) y g)
NB-OHSAS 18001-2008 punto 4.4.4, 4.4.5 a), b), c), d), e) f) y g)
1.9.5.1.8. Registro de enmiendas y revisiones:

Rev. No. FECHA COMENTARIO

000 Documento original

1.9.5.1.9. Control copias controladas:

No FECHA ÁREA CANT. FIRMA RESP.

1.9.5.2. Control de registros:

Elab: Rev.: Apro:

Fecha: Fecha: Fecha:

1.9.5.2.1. Objetivos
Definir los controles necesarios para establecer y mantener los registros del sistema de
gestión, su identificación, almacenamiento, protección, recuperación y disposición.

1.9.5.2.2. Alcance
Se aplica a toda actividad relacionada con la emisión de registros dentro de los procesos
principales, secundarios y de gestión de las áreas administrativas, operativas y de gestión
que requieran mantener evidencia de su accionar.

1.9.5.2.3. Responsable
Dueño del proceso
Es responsable de aplicar, mantener, almacenar, resguardar, aprobar los registros destinados
a su área y de mantenerlos legibles y retenerlos en el tiempo.

Gerente de CSMA
Es responsable de realizar la codificación, indexación y revisión periódica del
almacenamiento, protección, recuperación y su retención en el tiempo de los registros del
sistema de gestión.

Personal de la organización
Son responsables de elaborar los formularios, de su correcto llenado, su conservación hasta
entregar al dueño del proceso.

1.9.5.2.4. Definición
1.9.5.2.4. Definición
 Documento. Datos que poseen significado (información) y su medio de soporte.
 Formulario. Documento utilizado como modelo base para recabar información de
los procesos o realizar un resumen de los mismos.
 Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
las actividades desempeñadas.
 Procedimiento principal. Documento perteneciente al proceso principal para la
realización del servicio.
 Procedimiento secundario. Documento perteneciente a los procesos de apoyo para
el proceso principal.
 Procedimiento de Gestión. Procedimiento perteneciente a los procesos necesarios
para llevar a cabo los procesos de planificación, control, medición y mejora del
sistema de gestión.
 Dueño del proceso. Persona que es responsable por la ejecución correcta del
proceso, el cual tiene la facultad de requerir los recursos necesarios para llegar al
objetivo del proceso.
 Identificación de registros. Forma en la cual se diferencia un registro de otro.
 Almacenamiento de registros. Lugar donde se ubican los registros que deben
conservarse como evidencia de las acciones realizadas.
 Protección de registros. Medidas asumidas para evitar el uso no autorizado de los
registros.
 Disposición de registros. Manera por la cual se da de baja o elimina los registros
manteniendo la confidencialidad de la información.

1.9.5.2.5. Condiciones generales:

1) Los registros del sistema de gestión deben ser identificados, resguardados de los
usos indebidos y las personas no autorizadas, almacenados por un tiempo mínimo
de 5 años y dispuestos previniendo el daño al medio ambiente y manteniendo la
confidencialidad de la información cuando sea necesario.
2) Los registros deben ser escritos con tinta, no se deben llenar con lápiz ni almacenar
en papel químico, estos deben ser copiados con tinta.
3) Todos los formularios utilizados para deben tener: el logo que identifica a la
empresa, el código de formulario, la revisión del formulario y la identificación
como única del registro.
4) La identificación del registro se realiza mediante un número correlativo, fecha de
realización o actualización, cargo, nombre o cualquier otra forma que la hiciese
única (puede tener uno o más diferenciadores), de modo que facilite la labor de
archivo del dueño del proceso.
5) Los registros pueden describir datos puntuales (como la recepción de residuos) o
pueden contener datos acumulativos (control ambiental de temperatura).
6) Existen registros que deben ser archivados sin errores ni tachaduras, está prohibido
su modificación sin la autorización del dueño del proceso, este punto se aclara en el
propio formulario.
7) Los registros llenados a mano, si son corregidos, deben mantener la legibilidad de la
sección modificada, se debe tachar con una línea media a lo largo de la descripción
a modificar y posteriormente escribir sobre o al lado de la modificación,
 aumentando la firma de quien modifica, solo puede ser la persona que registra o el
dueño del proceso. Cuando estas condiciones no se puedan cumplir se debe llenar
un nuevo formulario.
8) Cuando no se tenga un formulario adecuado para evidenciar la tarea o acción, se
debe tomar los datos en una hoja en blanco, conteniendo la fecha, firma y nombre
de la persona que registra. Si establece la necesidad de elaborar un nuevo
formulario, se procede de acuerdo a A-PGI-001.
9) El archivo de los registros debe realizarse de acuerdo a la facilidad de uso de los
mismos por el dueño del proceso, ya que algunos registros pueden archivarse juntos
por tratarse de una misma identificación, como es el caso del código de solicitud del
cliente.
10) Los registros externos se archivan, resguarda y dispone al igual que un registro
interno.

1.9.5.2.6. Desarrollo

1.9.5.2.7. Referencias.

NB-ISO 9001-2000 punto 4.2.4

NB-ISO 14001-2004 punto 4.4.5 y 4.5.3
NB-OHSAS 18001-2008 punto 4.4.5 y 4.5.3

1.9.5.2.8. Registro de enmiendas y revisiones:

Rev. No. FECHA COMENTARIO

000 Documento original

1.9.5.2.9. Control copias controladas:

No FECHA ÁREA CANT. FIRMA RESP.

1.9.5.3. Producto no conforme

Elab: Rev.: Apro:

Fecha: Fecha: Fecha:

1.9.5.3.1. Objetivos
Definir la sistemática para asegurar que el producto que no sea conforme con los requisitos
se identifican, controlan y se toman las acciones necesarias para prevenir su uso o entrega
no intencional hasta su corrección o concesión.

1.9.5.3.2. Alcance
Aplica a todos los procesos de la organización, incluyendo los procesos administrativos y
de apoyo, estén o no documentados.

1.9.5.3.3. Responsable
Gerente CSMA
Es el dueño del proceso; responsable de hacer el seguimiento y control del presente
procedimiento y de la acción implementada para eliminar el producto no conforme. Es
además responsable de determinar tendencias y analizar los registros.

Dueños de proceso
Son responsables de identificar y registrar el producto no conforme, tomar la acción
correctiva más adecuada y de enviar el formulario A-FGI-008 mensual al Gerente CSMA
para su verificación, control y análisis.

Todo el personal
Son responsables de comunicar cualquier indicio de incumplimiento que genere o pueda
generar un producto no conforme al dueño del proceso.

1.9.5.3.4. Definición
 No conformidad. Incumplimiento de un requisito especificado.
 Defecto. Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado
 Corrección. Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada
 Reproceso. Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los
requisitos.
 Reparación. Acción tomada sobre un producto no conforme para convertirlo en
aceptable para su utilización prevista
 Desecho. Acción tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso
inicialmente previsto.
 Permiso de desviación. Autorización para adaptarse de los requisitos originalmente
especificados de un producto antes de su realización.
 Concesión. Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con
los requisitos especificados.

1.9.5.3.5. Condiciones generales:

1) El producto no conforme puede desarrollarse en cualquier circunstancia, momento
y/o área de la organización.
2) Todo producto no conforme identificado detendrá su continuidad en el proceso en el
cual se desarrolla hasta que se realicen las evaluaciones y se tomen las acciones
pertinentes.
3) Cuando la magnitud del producto no conforme supere la autoridad del dueño del
proceso, este podrá solicitar la colaboración de otros jefes de área, incluyendo al
Gerente General, para su solución.
4) Ningún producto no conforme puede ser entregado al cliente hasta su verificación y
cierre.
5) La persona que autoriza la acción a tomar debe ser el dueño del proceso, jefe del
área, gerente CSMA o Gerente General.
6) Cuando se tenga confirmado un producto no conforme, del cual se entregó parte al
cliente, debe comunicarse inmediatamente al cliente.
7) Cualquier producto no conforme detectado por el cliente debe ser tratado como una
queja.

1.9.5.3.6. Desarrollo
1.9.5.3.7. Referencias.

NB-ISO 9001-2000 punto: 8.3 a), b) y c)

1.9.5.3.8. Registro de enmiendas y revisiones:

Rev. No. FECHA COMENTARIO
000 Documento original

1.9.5.3.9. Control copias controladas:

 No FECHA ÁREA CANT. FIRMA RESP.

1.9.5.4. Procedimiento de emergencia y evacuación

Elab: Rev.: Apro:

Fecha: Fecha: Fecha:

1.9.5.4.1. Objetivos
Establecer la sistemática para la identificación de situaciones de emergencia potencial que
puedan dañar la salud de las personas o impactar en el medio ambiente y de cómo
responder a los mismos.

1.9.5.4.2. Alcance
El presente procedimiento abarca a toda las instalaciones de la empresa, servicios que se
realizan en otras instalaciones, incluye las necesidades de las partes interesadas tales como
los servicios de emergencia y los vecinos.

1.9.5.4.3. Responsable
Gerente General
Dueño del presente procedimiento, es responsable de organizar la actuación frente a
situaciones de emergencia en: primeros auxilios, lucha contra incendios, comunicación
interna y externa y evacuación de los trabajadores.
Gerente CSMA
Es responsable de elaborar y actualizar los documentos relacionados a este procedimiento,
de programar y gestionar los simulacros acorde a los procedimientos de actuación en caso
de emergencia.
Jefes de área
Decidir la actuación en caso de riesgo grave e inminente, dando instrucciones al personal a
su cargo y asumiendo responsabilidades de emergencia del gerente general hasta su relevo.
Delegados de seguridad.
Responsable de revisar la elaboración y la aplicación correcta del presente procedimiento para
una emergencia de acuerdo a las leyes, reglamentos y disposiciones gubernamentales.
Todo el personal.
Son responsables de comunicar a su superior jerárquico cualquier situación de riesgo que
perciban, particularmente las situaciones de riesgo grave e inminente. Actuar conforme a
las normas y procesos establecidos.

1.9.5.4.4. Definición
 Seguridad y salud ocupacional (SySO). Condiciones y factores que afectan o
podrían afectar a la salud y la seguridad de los empleados o de otros trabajadores
(incluyendo a los trabajadores temporales y personal contratado) visitantes o
cualquier I otra persona en el lugar de trabajo.
  Riesgo. Combinación de la probabilidad de que ocurra un suceso o exposición 1
peligrosa y la severidad del daño o deterioro de la salud que puede causar el suceso
o exposición.
 Medio Ambiente. Entorno en el cual la organización opera, incluidos el aire, agua,
suelo, recursos naturales, flora, fauna, seres humanos y sus interrelaciones.
 Emergencia. Acontecimiento inesperado y súbito que trae como consecuencia
situaciones de peligro tanto para el trabajador, población externa como para las
instalaciones y medio ambiente
 Conato de emergencia. Situación de emergencia neutralizada con los medios
disponibles en el lugar donde se produce por el personal presente en el lugar, NO
requiere evacuación.
 Emergencia Parcial. Situación de emergencia que no puede ser neutralizada
inmediatamente que obliga al personal presente a solicitar ayuda de un grupo con
mayores medios.
 Emergencia general. Situación de emergencia que supera la capacidad de los medios
materiales y humanos establecidos en la planta, y obliga a alterar toda la
organización habitual sustituyéndola por otra de emergencia, solicitando ayuda del
exterior.
 Evacuación. Situación de emergencia que obliga a evacuar total o parcialmente a las
personas de forma ordenada y controlada.
 Lesión. Es la disfunción o detrimento corporal causado por un accidente o
enfermedad ocupacional. Las lesiones pueden ser leves, graves y fatales.
 Punto de Reunión. Lugar de encuentro ante una emergencia para salvaguardar la
integridad física.
 Equipo de alarma y evacuación "EAE". Equipo que dirige ordenadamente a las
personas hacia zonas de encuentro o lugares donde no exista peligro, verifica que
nadie se quede sin evacuar y auxilia a los heridos.
 Equipo de primera Intervención "EPI". Equipo que actúa directamente contra las
causas de la emergencia o contingencia con conocimientos básicos de actuación,
especialmente sobre lucha contra incendios.
 Equipo segunda Intervención "ESI". Equipo con formación y preparación más
intensiva que los EPI, cuentan con equipos y medios más adecuados para
intervención directa.
 Comando central de emergencia "CCE". Equipo encabezado por el gerente general,
que en caso de riesgo inminente asume el control de la emergencia, coordinando y
autorizando acciones, mantiene la comunicación interna y externa, toma las
decisiones para la evacuación parcial y total.

1.9.5.4.5. Condiciones generales:

1) La adecuación de equipos, instalaciones y documentos a los casos de potenciales
emergencias que puedan generarse en la realización de las actividades rutinarias de
la empresa es prioritario para precautelar la seguridad e integridad de las personas y
el medio ambiente.
2) Toda situación de riesgo que pueda generar una emergencia debe estudiarse para
establecer las medidas necesarias para eliminar, controlar y/o mitigarlo en la
evaluación de riesgos, tanto de personal propio como de contratistas.
 3) Cualquier nueva situación de riesgo que pueda generar una nueva emergencia debe
requerir una revisión de los documentos de actuación para asegurar que se
mantienen adecuados.
4) Cualquier situación de emergencia debe ser comunicado al jefe de área, el cual
asumirá como “Responsable del CCE”, tomando la autoridad y responsabilidad que
se le otorga hasta su relevo.
5) Cuando sea requerido por el cliente se elaborará registros de actuación del personal
de acuerdo a sus criterios y requisitos.
6) La evacuación de las personas se realizará de forma ordenada, de acuerdo a los
procedimientos e instructivos para abandonar su lugar de trabajo de manera que no
genere un riesgo aditivo o sinèrgico al inicial.
7) Todo el personal debe estar capacitado para eliminar un conato de emergencia en su
lugar de trabajo.
8) En caso de emergencia parcial o total el personal debe asumir sus funciones dentro
del equipo que le es asignado, con las responsabilidades y acciones establecidas en
A-FGI-017, esperando instrucciones del CCE.
9) Todas las áreas de la empresa contarán con un plano de las instalaciones hacia el
punto de encuentro más cercano, describiendo los recursos disponibles para uso en
caso de emergencia de acuerdo a AFGI-018, además de tener una lista con teléfonos
de emergencia cerca a los teléfonos de acuerdo a A-FGI-019.
10) Una emergencia se considera concluida cuando el daño real o potencial ha sido
controlado y eliminado, las personas heridas han sido evacuadas y/o recibido la
atención médica necesaria y se constate que las condiciones son seguras para
reiniciar las labores cotidianas
11) Los simulacros se establecen dentro del programa de gestión integrada y las
observaciones del mismo se anotarán en el formulario A-FGI-014.

1.9.5.4.6. Desarrollo
1.9.5.4.7. Referencias.

NB-OHSAS 18001-2008 punto 4.4.7.

NB-ISO 14001-2004 punto 4.4.7.
Ley 16998 Cap I, Art 6° 6); Cap II, Art 89° al 103°
1.9.5.4.8. Registro de enmiendas y revisiones:

Rev. No. FECHA COMENTARIO

000 Documento original

1.9.5.4.9. Control copias controladas:

No FECHA ÁREA CANT. FIRMA RESP.

1.9.6. Formularios

A continuación se muestran una serie de formularios empleados por RECICOIL, S.A