LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN

DESCRIPCIÓN Y PERFIL DEL PUESTO

1.- Datos de Identificación:

COMUNICACIÓN
Institución: Secretaría de Hidrocarburos Unidad / Proceso:
SOCIAL

Puesto: Recepcionista Codigo:

Nivel: PROFESIONAL Puntos: 320

Grupo
Ocupacional:
Servidor Público de Apoyo 1 Grado: 3

Rol del Puesto: SERVICIO

2.- Misión del Puesto:

Prestar apoyo en las tareas ejecutivas, administrativas y operacionales para lgorar el óptimo funcionamiento y rendimiento de
la unidad... () Atender de manera oportuna y eficiente al público a través de la central telefónica y personalmente,
manteniendo altos estándares de servicio al cliente.

3.- Actividades del Puesto:

Actividades del Puesto F CO CM Total

Mantener un registro de las personas que solicitan la entrada dentro de la

organización.
4 4 4 20

Responder, registrar y devolver las llamadas de teléfono así como de proporcionar

la información básica si es necesaria.
5 3 4 17

Actualizar las citas en el calendario así como mantener al día las reuniones y
agendas necesarias.
4 3 4 16

Servir a los visitantes, saludándolos, dándoles la bienvenida, y anunciándolos de

forma adecuada.
4 3 3 13

Monitorizar a las personas que entran y atraviesan las puertas de recepción,

administrar los pases de visitante si son necesarios, reportar de actividad 3 3 4 15
sospechosa en caso de ser detectada.

4.- Interfaz del Puesto

Interfaz

Actividades Esenciales Director de Talento Humano, Ministerio de Relaciones

Laborales, Unidades Administrativas, Equipo de Trabajo,
personal de la institución y ciudadanía en general.

Mantener un registro de las personas que solicitan la entrada dentro de la organización. Medios de comunicación.

Responder, registrar y devolver las llamadas de teléfono así como de proporcionar la

Medios de comunicación.
información básica si es necesaria.

Actualizar las citas en el calendario así como mantener al día las reuniones y agendas
Medios de comunicación. -Director de Comunicación Social
necesarias.

Servir a los visitantes, saludándolos, dándoles la bienvenida, y anunciándolos de forma

Director del área
adecuada.

Monitorizar a las personas que entran y atraviesan las puertas de recepción, administrar los
pases de visitante si son necesarios, reportar de actividad sospechosa en caso de ser Equipo de trabajo y servidores del área.
detectada.

0
 5.- Conocimientos Requeridos:

Actividades esenciales Conocimientos

Mantener un registro de las personas que solicitan la entrada dentro de la organización. Manejo de la información.

Responder, registrar y devolver las llamadas de teléfono así como de proporcionar la Publicidad, análisi de la información. Comunicación e
información básica si es necesaria. información.

Actualizar las citas en el calendario así como mantener al día las reuniones y agendas
Publicidad y Manejo de eventos.
necesarias.

Servir a los visitantes, saludándolos, dándoles la bienvenida, y anunciándolos de forma

Relaciones públicas.
adecuada.

Monitorizar a las personas que entran y atraviesan las puertas de recepción, administrar los
pases de visitante si son necesarios, reportar de actividad sospechosa en caso de ser Análisis de la información
detectada.

6.- Instrucción Formal Requerida:

Indique el área de
Especifique el número de años de
conocimientos formales
Nivel de Instrucción Formal estudio o los diplomas / títulos
(ejemplo, administración,
requeridos
economía, etc.).

Comunicación Social,
Segundo Nivel SI
Relaciones Públicas

7.- Experiencia Laboral Requerida:

Dimensiones de Experiencia Detalle

Tiempo de experiencia Hasta 1 año.

Especificidad de la experiencia Relacionada

Imagen corporativa, comunicación social. Protocolo,

Contenido de la experiencia
Relaciones Públicas, Redacción

8.- Destrezas Técnicas (específicas) Requeridas:

Relevancia
Destrezas Definición
Alta Media Baja

Es la capacidad de escuchar y comprender información

Comprensión oral o ideas presentadas. X

Obtener y cuidar el uso apropiado de equipos, locales,

Manejo de recursos materiales accesorios y materiales necesarios para realizar ciertas X
actividades.

Es la capacidad de comunicar información o ideas en

Expresión oral forma hablada de manera clara y comprensible. X

Es la capacidad de comunicar información o ideas por

Expresión escrita escrito de modo que otros entiendan. X
 9.- Destrezas / Habilidades Conductuales (Generales):

Relevancia
Destrezas Definición
Alta Media Baja
Es el interés de cooperar y trabajar de manera
Trabajo en equipo coordinada con los demás. X

Implica un deseo de ayudar o de servir a los

demás satisfaciendo sus necesidades. Significa
Orientación de servicio focalizar los esfuerzos en el descubrimiento y la X
satisfacción de las necesidades de los clientes,
tanto internos como externos.

Es la habilidad de construir y mantener relaciones

Construcción de relaciones cordiales con personas internas o externas a la X
organización.

Es la habilidad para buscar y compartir información

útil, comprometiéndose con el aprendizaje. Incluye la
Aprendizaje continuo capacidad de aprovechar la experiencia de otros y la X
propia.

10.- Requerimientos de Selección y Capacitación

Requerimiento de Requerimiento de
Conocimientos / Destrezas
Selección Capacitación
Liste los Conocimientos
Manejo de la información. X

Publicidad, análisi de la información. Comunicación e información. X

Publicidad y Manejo de eventos. X

Relaciones públicas. X

Análisis de la información X X

0 X X

0 X

0 X

Liste la Instrucción Formal

Comunicación Social, Relaciones Públicas X

Liste el Contenido de la Experiencia

Imagen corporativa, comunicación social. Protocolo, Relaciones Públicas, Redacción X

Liste las Destrezas Técnicas

Comprensión oral X

Manejo de recursos materiales X

Expresión oral X

Expresión escrita X

0
Liste las Destrezas Conductuales
Trabajo en equipo X

Orientación de servicio X

Construcción de relaciones X

Aprendizaje continuo

11 Valoración del Puesto

COMPLEJIDAD DEL
COMPETENCIAS RESPONSABILIDAD
PUESTO
Habilidades Condiciones Toma de Rol del Control de
Instrucción formal Experiencia
Gestión Comunicación de trabajo decisiones puesto resultados

45 25 60 80 20 20 50 20

12 Capacitaciòn

Tendencias en el manejo de información de medios

ELABORADO
REVISADO POR: APROBADO POR:
REFORMADO

FECHA: FECHA: FECHA: FECHA:

2013cia
 Secretaría de Hidrocarburos

VALORACION Y CLASIFICACION DE PUESTOS

IDENTIFICACIÓN GENERAL
INSTITUCION: Secretaría de Hidrocarburos UNIDAD O PROCESO: COMUNICACIÓN SOCIAL
PUESTO: Recepcionista CÓDIGO: 0
PERFIL DE COMPETENCIAS DEL PUESTO
1. COMPETENCIAS
1.1 INSTRUCCIÓN FORMAL 1.2 EXPERIENCIA
Aprecia el nivel de experticia necesaria para el desarrollo eficiente del
Conjunto de conocimientos requeridos para el desempeño del puesto rol, atribuciones y responsabilidades del puesto.
adquiridos a traves de estudios formales.
Educación Básica NO PROFESIONALES
Bachiller X Servicios
Técnico Administrativo Hasta 6 meses X
Profesional - Tecnología Técnico De 6 mes a 1 año
Profesional - 4 años PROFESIONALES
Profesional - 5 años Ejecución de apoyo y tecnológico 2 años
Profesional - 6 años o más Ejecución de procesos 3 a 4 años
Diplomado Superior Ejecución y supervisión de procesos 5 a 6 años
Especialista Ejecución y coordinación de procesos 7 a 9 años
Maestría o PHD DIRECTIVO
Dirección de unidad organizacional 10 años o más

1.3 HABILIDADES DE GESTIÓN 1.4 HABILIDADES DE COMUNICACIÓN

Competencias que requiere el puesto y que son necesarias para

Competencias que permiten administrar los sistemas y procesos disponer, transferir y administración la información; a fin de sastifacer
organizacionales sobre la base del nivel de aplicación de la planificación, las necesidades del cliente interno y externo s .Valora trabajo en
organización, dirección y control. equipo, seguridad, firmeza,persuasión, orientación de servicio y facilita
las relaciones.
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
X X

2. COMPLEJIDAD DEL PUESTO

2.1. CONDICIONES DE TRABAJO 2.2. TOMA DE DECISIONES
Análisis de las condiciones ambientales y físicas que impliquen riesgos Es la capacidad de análisis de problemas y construcción de
ocupacionales, al que esta sujeto el puesto de trabajo, considerando entre alternativas de solución que orienten a cumplir la misión y objetivos
estos los ruidos de equipos, niveles de estrés y exposición a enfermedades. organizacionales. Valora conocimiento de la organización, innovación-
creatividad y solución de problemas.

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
X X

3.- RESPONSABILIDAD

3.1. ROL DEL PUESTO 3.2. CONTROL DE RESULTADOS

Examinar a traves del monitoreo, supervisión y evaluación de las

actividades, atribuciones y responsabilidades del puesto,
Acciones de gestión asignadas a los puestos, en los distintos procesos o
considerando el uso de los recursos asignados. Valora los niveles de
unidades organizacionales
contribución del puesto en la consecución de los productos y
servicios.
NO PROFESIONALES
Servicios
Administrativo X 1 2 3 4 5
Técnico X
PROFESIONALES
Ejecución de apoyo y tecnológico
Ejecución de procesos
Ejecución y supervisión de procesos
Ejecución y coordinación de proceso
DIRECTIVO
Dirección de unidad organizacional
 Secretaría de Hidrocarburos

VALORACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE PUESTOS

1.- DATOS GENERALES

INSTITUCION: Secretaría de Hidrocarburos UNIDAD O PROCESO COMUNICACIÓN SOCIAL
PUESTO: Recepcionista CODIGO: 0

2.1. INSTRUCCIÓN FORMACIÓN 2.2. EXPERIENCIA

Educación Básica NO PROFESIONALES

X Bachiller Servicios
Técnico X Administrativo Hasta 6 meses
Profesional - Tecnología Técnico De 6 mes a 1 añ
Profesional - 4 años PROFESIONALES
Profesional - 5 años Ejecución de apoyo y Tecnológico 1 año
Profesional - 6 años o más Ejecución de procesos 3 años
Diplomado Superior Ejecución y supervisión de procesos 5 años
Especialista Ejecución y coordinación de procesos6 años
Maestría o PHD DIRECTIVO
Dirección de unidad organizacional 10 años o más

2.3. HABILIDAD DE GESTIÓN 2.4. HABILIDAD DE COMUNICACIÓN

1 1
2 2
X 3 3
4 X 4
5 5

3.- COMPLEJIDAD DEL PUESTO

3.1. CONDICIONES DE TRABAJO 3.2. TOMA DE DECISIONES

X 1 X 1
2 2
3 3
4 4
5 5

4.- RESPONSABILIDAD
4.1. ROL DEL PUESTO 4.2. CONTROL DE RESULTADOS

NO PROFESIONAL
Servicios
X Administrativo
Técnico X 1
PROFESIONALES 2
Ejecución de apoyo y Tecnológico 3
Ejecución de procesos 4
Ejcución y supervisión de procesos 5
Ejcución y coordinación de procesos
DIRECTIVO
Dirección de unidad organizacional

5.- RANGOS DE PONDERACIÓN

Puntaje Total: 320 Grado: 3

Grupo Ocupacional:Servidor Público de Apoyo 1

6.- OBSERVACIONES

Fecha: 12 de July de 2021

.............................................................
............................................................... Máxima Autoridad ................................................................
Responsable de la Unidad o Proceso Responsable de Talento Humano
 DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS
Ministerio de Defensa Nacional
2. RELACIONES INTERNAS Y
1. DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO 5. INSTRUCCIÓN FORMAL REQUERIDA
EXTERNAS
Código: 0 INTERFAZ

Denominación: Recepcionista Nivel de Instrucción: Segundo Nivel

Nivel: NO PROFESIONAL
Director de Talento Humano, Ministerio
Unidad o Proceso: COMUNICACIÓN SOCIAL de Relaciones Laborales, Unidades
Administrativas, Equipo de Trabajo,
Titulo Requerido: SI
personal de la institución y ciudadanía
Rol: SERVICIO en general.

Grupo
Ocupacional:
Servidor Público de Apoyo 1 Área de Conocimiento: Comunicación Social, Relaciones Públicas

2. MISIÓN 6. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA

Prestar apoyo en las tareas ejecutivas, administrativas y operacionales

para lgorar el óptimo funcionamiento y rendimiento de la unidad... () Tiempo de Experiencia: Hasta 1 año.
Atender de manera oportuna y eficiente al público a través de la central
telefónica y personalmente, manteniendo altos estándares de servicio al Especificidad de la experiencia: Imagen corporativa, comunicación social. Protocolo, Relaciones Públicas, Redacción
cliente.

3. ACTIVIDADES ESENCIALES 7. CONOCIMIENTOS 8. DESTREZAS / HABILIDADES

Mantener un registro de las personas que solicitan la entrada dentro de la

Manejo de la información. Comprensión oral / Trabajo en equipo
organización.

Responder, registrar y devolver las llamadas de teléfono así como de proporcionar Publicidad, análisi de la información. Comunicación e
Manejo de recursos materiales / Orientación de servicio
la información básica si es necesaria. información.

Actualizar las citas en el calendario así como mantener al día las reuniones y
Publicidad y Manejo de eventos. Expresión oral / Construcción de relaciones
agendas necesarias.

Servir a los visitantes, saludándolos, dándoles la bienvenida, y anunciándolos de

Relaciones públicas. Expresión escrita / Aprendizaje continuo
forma adecuada.

Monitorizar a las personas que entran y atraviesan las puertas de recepción,

administrar los pases de visitante si son necesarios, reportar de actividad Análisis de la información 0
sospechosa en caso de ser detectada.
 DESCRIPCIÓN Y PERFIL DEL PUESTO
2. RELACIONES INTERNAS Y
1. DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO 3. INSTRUCCIÓN FORMAL REQUERIDA
EXTERNAS
Código: 0
Interfaz Nivel de Instrucción: Segundo Nivel
Denominación del Puesto: Recepcionista

Nivel: PROFESIONAL

Proceso: COMUNICACIÓN SOCIAL Requiere Título: SI

Director de Talento Humano, Ministerio de
Rol: SERVICIO Relaciones Laborales, Unidades
Administrativas, Equipo de Trabajo,
Grupo Ocupacional: Servidor Público de Apoyo 1 personal de la institución y ciudadanía en
general.
Comunicación Social,
Grado: 3 Área de Conocimiento
Relaciones Públicas
Ámbito: Nacional

4. MISIÓN 5. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA

Tiempo de Experiencia: Hasta 1 año.

Prestar apoyo en las tareas ejecutivas, administrativas y operacionales para lgorar el óptimo funcionamiento y
rendimiento de la unidad... () Atender de manera oportuna y eficiente al público a través de la central telefónica
Imagen corporativa, comunicación social. Protocolo,
y personalmente, manteniendo altos estándares de servicio al cliente. Contenido de la Experiencia:
Relaciones Públicas, Redacción

6. ACTIVIDADES ESENCIALES 7. CONOCIMIENTOS 8. CAPACITACIÓN

Mantener un registro de las personas que solicitan la entrada dentro de la organización. Manejo de la información.

Responder, registrar y devolver las llamadas de teléfono así como de proporcionar la información básica si es Publicidad, análisi de la información. Comunicación e
necesaria. información.

Actualizar las citas en el calendario así como mantener al día las reuniones y agendas necesarias. Publicidad y Manejo de eventos. Tendencias en el manejo de información de medios

Servir a los visitantes, saludándolos, dándoles la bienvenida, y anunciándolos de forma adecuada. Relaciones públicas.

Monitorizar a las personas que entran y atraviesan las puertas de recepción, administrar los pases de visitante
Análisis de la información
si son necesarios, reportar de actividad sospechosa en caso de ser detectada.

9. COMPETENCIAS TÉCNICAS RELEVANCIA 10. COMPETENCIAS CONDUCTUALES RELEVANCIA

Comprensión oral ALTA Trabajo en equipo MEDIA

Manejo de recursos materiales MEDIA Orientación de servicio ALTA

Expresión oral ALTA Construcción de relaciones MEDIA

Expresión escrita ALTA Aprendizaje continuo BAJA

0 0

Formulario MRL-FI-01